泛微oa开发及维护心得

泛微oa开发及维护心得（共3篇）

泛微oa开发及维护心得 篇1

协同OA结束了“一只笔、两张纸”的手工时代

温州某进出口贸易公司的总经理孔康，最近正琢磨着是不是该把自己用了好几年的万宝龙签字笔，当作礼物送给上小学的小外甥。自从08年底公司上马泛微协同OA系统后，孔康已经很久没有使用签字笔进行签字，以往需要他签字的文件，现在都能在OA系统上轻松解决。

这支万宝龙签字笔伴随着孔康，度过了数年“一张笔，两张纸”的手工时代，是公司运转的“头号审批员”。而目前它的寿终正寝，则是因为协同OA系统的到来。

一支笔的天下

孔康的签字笔曾经有过太多的风光。

5年前，孔康公司刚刚成立，共有员工10名。平时的合同、审批单等文件，都需要孔康的签字确认。碰到业务忙的时候，员工在孔康办公室门口排起了长队。一天下来，孔康甚至觉得手臂都是麻的。

随着业务的发展，公司的规模也逐渐扩大。到08年底，孔康的公司已经有员工超过50名，也重新租了一个更大的办公场地。虽然招了一个秘书，但是需要孔康确认的合同仍然有很多，一天之中会不停打断孔康的工作。加上业务繁忙，公司的打印用纸也急剧增加，许多呈报给他看的报表、意向单之类足足有十几页，看完之后大多失去了价值，结果是白白浪费。

孔康决定改变这一切。殊不知这一变化，首先影响的就是自己的万宝龙签字笔。

OA系统的“无纸笔时代”

孔康选择了泛微的协同办公OA系统，涵盖个人办公、企业管理、常用工具、实用信息库、系统设置和管理等功能，非常贴合孔康目前企业的实际需求。在泛微工作人员的培训下，孔康坚持企业规范管理、提高办公效率的核心思想，终于将OA系统完全落实。这套标准的办公自动化解决方案，已经为孔康的公司建立起一个便捷、规范的办公环境。

孔康由此带领公司进入了无纸办公时代。而率先下岗，则是万宝龙签字笔。孔康来不及缅怀这只笔。上马OA办公系统之后，孔康虽然不再成天忙于签字，但是需要他确认、关注的东西并没有少。而且OA系统使得每个人都很清楚自己的职责，并合理的分配工作时间，大大提高了工作效率。以前推动一个合同的签署往往需要3天时间，现在几乎一天就能确认。孔康的审批工具由笔换成了鼠标，业务繁忙的时候，鼠标经常点得噼啪作响。

跟签字笔一起休息的还有打印机。当然，它并没有像签字笔一样退役。因为实现无纸化办公，以前打印机面前经常出现的排队现象早已一去不复返，打印耗材的费用也随之减少。在月度总结的时候，行政总监在报告的时候甚至不相信自己的眼睛，因为上马OA系统后打印用纸竟然只有以前的1/6。

这些都是孔康期望看到的结果。

孔康最后没有把那只万宝龙的笔送人，而是精心包装好后放在办公室的书架上。对于他来说，这支一起打江山的笔，跟他有着不一般的感情。只不过他现在换了一个伙伴，那就是结束“一支笔、两张纸”收工时代的泛微协同OA系统。

大连到广州有多远？

（一）大连到广州有多远？协同OA跑赢纵贯线

大连到广州有多远？这个问题并不难回答，3000多公里的车程，由北向南，纵贯了大半个中国。这两座城市分别地处中国南北方的经济发达地区，每天都会有频繁的经济贸易往来。广州某建材公司销售小王对此便深有体会。

2005年，小王被广州总公司派往大连分部担任销售经理，凭借不凡的公关销售能力，小王迅速在大连打开了市场，接连谈下了几单生意。这让总公司欣喜不已，随即便调遣多名销售辅助小王工作，小王也因此晋升为了大连分公司销售总监。此时，一切的发展似乎都很顺利。一年之后，随着国内房地产市场继续走高，大连建材市场也得到了进一步的拓展，小王和他的团队自然不会放过这样的机会，项目如雨后春笋般一拥而上，总部自然颇为开心，坐等收钱。但好景不长，一次意外让此前的繁荣露出了背后的浮华。

当时，顺风顺水的小王刚刚拿下了一个足以令总公司激动不已的大型建筑工程项目。小王费尽周折，终于与客户达成共识，做好了一份双赢的合同。为了避免传真时字迹模糊，小王通过加急快递的方式将合同发往广州总部审批。发出数日后，由于日常杂物缠身，小王并没有及时跟总部确认。而在另一端的总部，鉴于从大连过来的合同较多，也没有对此合同加以重视，导致这份令人期待的合同深埋在了文件堆中。一周后，在客户的催问下，小王才匆匆向总部询问合同的审批情况。但得到的回答却令其大失所望，这份合同正在诸多小合同的陪伴下压在营销总监手里。但糟糕的还远不止这些，当营销总监迅速对该合同进行了审批后，发现总经理正在出差，合同仍要延迟确认。这让小王倍感无奈，但也只能听命行事，随即与客户进行了再次的沟通，这时的客户已经产生了不满情绪。

两三日过后，总经理回到广州总部，对小王的合同进行了审批，小王本以为终于可以拿下这笔大单了。但事与愿违，总经理对合同中的一些客户强加条款非常担心，要求小王与客户协调后做出更改，这时不仅是小王，连客户也被搞得筋疲力尽了，当小王再一次硬着头皮与客户进行了沟通之后，次日便接到了客户的最终回复：取消与小王所在建材公司的合作，项目交由大连当地的一家建材企业承接。

通过这次教训，广州总部也看到了自身在业务流程管理方面的不足，随即决定在公司内部搭建一套OA办公平台，以此来解决这个管理瓶颈。在经过了多次选型评估后，最终上马了泛微软件的协同管理系统。

目前，这套系统已经应用了将近两年，期间泛微还对系统功能进行了多次升级。通过泛微软件的矩阵结构，将这家建材公司的人、财、物、知识、客户和项目集中在了统一平台上，由此实现了企业内部的信息网状管理模式，达到业务间的高度关联和随需而应。尤其对于身处异地办公的小王来说，更是受益匪浅。看下刚刚过去的二月便可见一二，大连分公司共有20余份合同待总公司审批，通过泛微协同管理平台，销售人员只需登陆，将电子版合同以附件的形式发送给上一级审批者，并标注合同确认时限即可，随后的每日都可以随时登陆系统查看合同审批进度，如若有拖沓情况还可以通过平台直接发送催办提醒。而公司总经理也轻松许多，无论是出差或是外出开会，都可以抽时间上线查看待办事宜和待审批文件。这些都大大提高了这家广州建材公司的公文流转效率，小王也因此从销售总监跃升为大连分公司副总经理。

现在，如果谁要是问小王：大连距离广州究竟有多远？想必他会不屑地告诉你：近在咫尺。

（二）协同OA 大连到广州有多远？

某集团大连分公司员工曹瑾，将制定好的合同小心的放进快递信封里，并用手在封口处来回压了几次，来确认已经封口。他不停地叮嘱快递人员说：“这个件是三天能到广州吧？”直到快递人员再三跟他表示肯定，才挥手让人离去。

曹瑾的谨慎来源于信封里的合同。这是他花了2个月才搞定的一个客户，合同金额可以让他提前完成上半年的任务。客户跟他说需要在10天之内完成签署，这就意味着他需要在这十天之内完成大连-广州-大连的合同审批流程。这是他为什么如文章开头所表现的那般激动。

事情进行的很顺利，曹瑾在第7天收到了公司确认的合同。这个合同给曹瑾带来了一笔可观的奖金，但是也让他对这种长距离的合同快递深有阴影。不过在集团使用泛微e-cology系统之后，他的顾虑将不复存在。

难产的合同

对于许多企业的业务员来说，公司内部审批合同、文件的难度，有时候甚至比业务开拓还要大。审计、财务、总裁办，所有对合同有审批权的人，都得在合同上签上确认的名字。而一旦其中的某一位不在公司，那么这个合同就得往后拖延。很多本来可以成交的合同，却因为内部审批的不流畅而流产，给企业造成无谓的损失。

而曹瑾对此更是深有感触。因为总公司在广州，合同审批更是一件头疼的事。大连到广州，飞机需要5个小时，火车更是需要24小时以上，加上物流转运的时间，从大连分公司发的快递，最快也得2、3天才能到达广州总公司。而总公司那边还需要经过审计、业务经理、财务经理、总经理等好几级的审批，才能完成合同的确认。这样不仅降低工作效率，有时甚至还会让到手的合同也飞了。曹瑾就曾有过几次，因为合同迟迟确认不回来，客户转而跟别人合作的案例。

企业的跨区域战略，已经让传统工作流程跟不上节奏。如何减低“难产合同”出现的几率，是现代化企业面临的主要问题。大连到广州的“OA”距离

曹瑾已经切身体验到OA协同带来的便利。

现在他申请合同，只需要在OA系统上，提交合同审批表即可。在规定的时间之内，相关审批部门都会给予确认。曹瑾还能随时查看进度，如果发现某个环节迟迟不推进，他可以通过电话提醒相关负责人。整个流程下来，所需要的时间相比以前大大缩小，工作效率明显提高。

这一切都缘于泛微e-cology的e-Workflow功能。在e-Workflow的解决方案之下，各种简单到复杂的流程都可进行定义，如合同审批、订单流转、采购申请、任务安排等。这种电子化的流程，突破了各种边界，进行跨部门、跨企业的即时沟通，构造协作的环境。对于如曹瑾所在的创意集团来说，因为企业战略产生的跨区域经营，正是需要这种系统来进行协同，提高工作效率，增加效益。

对于曹瑾来说，大连到广州数千公里的物理距离，在使用e-cology之后，只是键盘和鼠标之间的差距而已了。

在目前高速运转的商业环境中，时间对于每个企业来说都是至关重要的因素。在不能改变物理距离的情况下，利用协同软件营造电子化的零距离，从而提高企业的运转效率，是一个有远见的企业的战略选择。

小行政也可运筹帷幄协同OA稳定后勤保障

刘芳是个幸运儿，刚刚大学毕业不久的她凭借着出色的英语能力在北京一家外企坐上了行政工作。这是一家刚刚进入中国市场不久的国外厨卫产品生产商，虽是外企，但在经济危机的影响下也不得不节衣缩食，在中国的发展也是步履维艰。

刘芳刚刚到岗便遇到了诸多的挑战，这家外企虽然来到中国不久，但以销售为主导的企业特点决定了他们需要一只庞大的销售团队作为支撑。刘芳发现，由于每日到职的新员工源源不断，不仅入职登记手续繁多，销售人员的公关、差旅报销，机票申请、办公设备领用等等诸多日常工作都给她带来了巨大的工作压力。

“小刘，我的报销款批下来了吗？”“小刘，前天让你订的机票订好了吗？”“我申请的笔记本怎么还没到货？”几乎每天，刘芳都在这些声音中忙得不可开交。一次，刘芳误将一名销售的几张差旅住宿发票夹到了他人的报销单据中，结果自不用多言了，不光“被害”同事黑脸了，更是受到了财务总监的责备。

如果说这还可以理解的话，那么随后发生的事情则让刘芳差点丢了工作。由于每天出差的销售人员很多，订票工作相当繁重。那是一个周一的上午，销售总监特地找到刘芳，要求她预订四张本周日晚上从北京到上海的火车票，并且尤其叮嘱这是一个公司非常重视的项目，下周一上午要与客户进行最终商议，因此千万要订准时间。而且一定要软卧，这次有总经理一同前往。刘芳接到任务后立即联系了卖票公司，但周日的票还没有出，需要再等三日左右。等待的三天中，刘芳如往常一样不断处理着剪不断理还乱的行政工作，到了出票的那天，刘芳早已经将周一的订票任务抛于九霄云外了。周五下班前，当销售总监来到刘芳面前取票时，刘芳一下子僵住了，脑子嗡的一下，半晌无语。急忙打电话订票却得知票已售空。无奈之下，只能增加成本，改订机票了。但偏偏机票也吃紧，没有同一班飞机的四张票，只能两两做伴，分拨到达。销售总监大为恼火，在回京后便建议总经理开除刘芳。好在总经理并没有急于下结论，在仔细分析了行政执行问题的始末后，总经理认为，首先是刘芳工作的失职，需要从工资中进行相应的惩罚；其次，对于庞大的行政工作量而言，公司内部缺乏一套有效的管理机制进行辅助。经历了这次**后，小刘对于日常的工作更加谨慎细致了，而公司也做出了相应的改变。他们选用了泛微软件的协同OA平台，希望可以凭借该系统梳理企业内部的日常办公流程。由于泛微协同OA平台简洁明朗的用户界面以及树状结构的功能菜单，刘芳和同事们很快便形成了使用习惯。

自从应用熟练后，刘芳每天都保持在平台的登录状态，随时会有提醒弹出，告诉她报销单据提交、订票等即时任务，一些重要的任务，销售人员会选择“紧急”等催办字样，让刘芳合理安排工作次序。对于令销售和刘芳都非常头疼的差旅报销，通过泛微协同管理应用平台，销售只需要将票据单号金额输入，系统自动生成合计费用及报销单，刘芳也再不会张冠李戴了。并且，原来杂乱的资产领取备案、离职入职备案都梳理得井井有条，通过输入关键字即可完成查找。而在系统中还增加了行政工作周汇报和下周计划，刘芳在每周五前都会做一次提交，上级也可以更加轻松地监督刘芳的工作情况，随时进行指导配合。

不仅如此，泛微协同OA平台通过融合知识管理，客户关系管理，项目管理，资产管理，财务管理，人力资源管理和工作流程管理，使企业日常运营得到了综合的梳理。现在，公司的业务运转效率提高了，团队协作执行力进一步加强，刘芳所在的公司开始逐步走上了正规化管理，而刘芳本人也得以在行政岗位上运筹帷幄了。

经济不景气费用控制不再糊里糊涂

（一）经济不景气 费用控制不再糊里糊涂

“这个季度的报销款怎么又这么多？！去两天上海花掉5000元？请这样的客户需要用1000元吗？！……”拿到费用报表的老王有些坐不住了。他是北京一家广告公司的老板，中等规模的企业在北京也算小有名气，客户群主要以IT领域为主，前两年，老王可是没少获利。

但自从08年经济危机到来后，许多IT企业的风投撤出了，再加上银行信贷从紧，都已经自身难保了，哪里还有预算去做广告投放。老王的广告公司业绩急转直下，不得不通过裁员、降薪等办法节衣缩食，争取熬过“寒冬”。

但事与愿违，裁员、降薪在企业“节支”上并没有太过明显的体现，反倒是日常不断的费用报销让老王如坐针毡。实际上，裁员也好，降薪也罢，都只是建立在表层的“节支”措施，并不能从根本上缓解企业的资金压力。通过各方咨询，老王也逐渐了解到了问题的本质，这好比一个病人，病在腠理时还可通过外用药物治疗，但当病入骨髓后，则必须从内而外进行综合的调养，才可根治。老王的广告公司便是由于长期以来粗放型的内部管理方式，导致“御寒”能力的低下。

于是，老王在朋友的推荐下，选用了泛微协同办公管理平台，实事证明，这套管理系统从根本上改变了公司的办公方式。老王每天都会登陆系统，查看每个员工的项目进展情况，并查收自己的待办事宜。在一些项目遇到阻力时，老王可以及时通过系统了解情况，随后提出指导方案。

最重要的是，日常支出变得更加可控了。原来，一些销售将额外的费用夹杂到报销单据中，出一趟差，项目成功与否暂且不谈，光是靠报销就能满足“灰色收入”。对于这些，老王心里清楚，但却无力控制。而通过泛微协同管理平台，每个员工都要清楚地填写费用的出处，通过随时查阅，老王可以迅速判断每笔支出的价值，对于不必要或者超支的行为可以及时规避。

不仅如此，老王的员工也从中尝到了不少甜头。以往，如果交际应酬，或是差旅费用花得多些，在报销的时候总是尴尬不已。而通过泛微协同管理系统的流程机制，员工可以清楚的看到自己的报销额度，并且，在报销申请提交后，可以随时查看报销流程的进度，如果资金紧张，还可以通过系统提出催办，这使员工对于日常办公的支出安心了许多。

“老板每月都会训斥我们乱花钱，员工每月都埋怨我们花钱少。”对于长期夹在管理层和基层中间的财务部门来说，泛微协同管理平台的搭建更是大大缓解了他们的压力。每笔报销都有据可查，如果超支，财务部门会通过系统进行控制。并且，详实的报销登记，以报表的形式直接发送给老板，免除了财务人员的后顾之忧。

企业知识缘何流失：离职了就别再来找我

21世纪什么最贵？人才！

这句广为流传的经典电影台词准确地概括了现代企业在市场竞争中所需具备的核心资本。但在全球一体化经济的今天，企业人才的流失率与日俱增，跳槽、挖角等现场已经司空见惯。据调查，大部分决定流出的人才都是站在个人利益的角度，是为寻找个人利益的更大变化而采取的行动，这样势必会对企业本身的稳定发展带来极大的危害。

王斌是上海一家中等规模的广告公司老板，人才流失问题便曾经令他头疼不已。2006年，王斌创立了这家广告公司，员工也只有区区5人，基本以应届大学毕业生组成。王斌一心想着如何培养这几个新手，日后成为自己的左膀右臂，不料刚刚过去半年的时间，最初的5人基本上已经换了一遍。就这样，在不断的人员流动中，王斌苦苦发展着自己的事业。

随着业务的拓展，王斌逐渐积累了较为雄厚的资本，于是在2007年开始了大举扩张，公司拥有了一支数十人的团队。但令王斌苦恼的是，人员流动频繁的情况始终没有得到有效解决，而这已经开始对公司的业务发展带来了阻碍。

以客服部为例，几个年轻的客服人员刚刚可以有序的处理客户反馈，衔接彼此业务，结果，用不到3个月就有人因为看到了更高的平台而选择跳槽，此前搭建一新的服务体系又将出现断点。这名客服人员的离职，从表面上看，会造成短期人力紧张的压力，但倘若深层剖析一下，便会发现一个企业的重大损失——知识。

每个人都有属于自己的知识体系，而每个公司也会带给员工新的知识，一旦有人离职，那么此人将带走他在原公司所学知识和资源，但公司却什么也没有留下，新员工又要重新学习积累，熟悉业务，找到正确的执行方式。这对于企业无疑是一种严重的内耗，是企业在保障长期稳定发展过程中的最大隐患之一。

于是，王斌在2008年初，决定选用泛微协同办公OA系统来解决企业在办公运营中的问题。而让他最为看重的，便是泛微协同办公管理平台(e-cology)中对于知识地图的应用。

知识地图是一种合理使用组织中知识的工具，因此在知识管理中占有重要的地位。泛微软件把企业或组织看作一个生命体，知识地图就好比这个生命体的记忆，它不是一个静止不变的实体，而是一个在不断进化和充实的活动的容器。知识地图搜集企业的关键知识并将之进行一定的合成，使企业的员工可以通过知识地图的导航来进行学习，并可以通过发现知识地图中新的知识之间的联系来进行创新。在e-cology平台的应用过程中，王斌发现，首先，知识地图可以通过工作和角色导航，来辅助新员工或者是重新分配工作的员工的培训。员工使用知识地图，可以很清晰了解自己在企业中的地位，明确权职，找到可以使用的资源，观察企业的其他部分，从而了解到整个企业是如何实际运作的。这大大提高了新员工的融入速度，并降低了培训成本。

其次，以往，员工出于业绩和升职的考虑，在公司内并不愿意与其他人更多分享自己的知识，而这种情况在人才流失后造成的弊端尤为显现。而泛微的知识地图很好的解决了这个问题。知识地图先期通过少数员工的现身说法，引起其他一些最初不愿意共享他们的知识的员工对知识地图产生兴趣，鼓励他们贡献自己的知识来进行共享，同时也在自己遇到问题时积极使用知识地图去找到合适的解决方案。通过长时间的潜移默化，知识共享文化也逐渐在王斌的广告公司中强化起来。

王斌颇有感触地用“人去楼不空”来形容知识地图在泛微协同办公管理平台中的应用。知识的积累和共享，使企业文化更具传承性和生命力，“离职了就别再来找我”已经成为了过去。21世纪什么最贵？知识！

泛微oa开发及维护心得 篇2

手工办文方式存在诸多弊端。办公室人员需要先起草文件、审批文件、印制文件、加盖公章, 再进行派送或发送传真给接收对象。其间需要进行大量的复印、装订工作, 派送需要花费较长的时间, 发传真还需电话确认对方是否收悉、文字是否清楚;对于重要的文件, 还需要接收人签字确认, 特殊情况下, 文件不能如期送达和签收。手工办文既费时、又费力, 同时还要耗费大量的纸张油墨等办公用品, 是一种不小的资源浪费。随着OA系统的广泛应用, 改手工办文为自动化办文, 是办公的发展方向。

点易OA系统应用当代信息技术将管理和服务进行集成, 提高了公文的流转效率。公文从生成到运转、发送、接收、归档全面实现电子化、无纸化。实现公文流转中的文件保护、个人签章、加盖公章、身份认证、印章验证、签收等要求, 确保公文传输的真实性、完整性、合法性。

点易OA系统根据电子公文传输系统的具体要求, 开发了发文和收文两大模块。发文工作流程包括起草、报批、版式文件的生成、文件盖章加密、公文分发;收文工作流程包括文件的签收、公文打印;系统还包括回执功能以及与其他信息交换平台之间的接口。

由于各个单位的具体情况不同, 收发文件的流程具有不同的特点, OA系统只提供了发文和收文模块和常用流程模板, 具体流程必须由具有管理员权限的用户来定义, 才能让收发文件功能动起来, 真正实现收发文件。

1 OA文件收发应用实践及二次开发

整个实践过程分为:单位统一安排布置项目计划、制作电子公章、设计流程图、设计表单、设计公文模板、发文操作调试、培训、推广、验收等环节。该文主要讨论工作流设置。

1.1 工作流设置

工作流是一个实用、灵活, 贴近办公需求的模块, 可以高效完成由多个人按照一定的步骤、顺序分工完成的工作任务。工作流设置包括设计表单和定义流程两部分。该文以恩师职业技术学院的“学院发文申请”为例, 其他流程定义方法相似, 其功能在“系统管理”项中。

1.1.1 设计表单

表单是业务流程中的数据载体, 是日常工作中的工作单、业务卡片等以纸张形式存在的单证在办公系统中的体现。表单的内容和用于填写信息的“字段”可由用户自己定义。设计表单的方法为:点击“新建表单”按钮指定表单名称, 保存后该表单即出现在“未分类表单”下的列表中。接下来通过表单智能设计器编辑表单字段, 进行表单设计。

在表单设计器中, 首先按表单需求制作表格, 填写相应的名称标识, 再添加相应的控件, 控件名称就是流程设计中需要用到的“可写字段”的名称。

1.1.2 定义流程

流程是日常工作中的业务办理过程在办公系统中的数字化体现, 流程的步骤也就是业务办理过程中的办理环节, 流程与流程的步骤是由用户自定义的, 该系统支持用户定义任意多个流程用以体现不同的业务或公文的办理过程。

为了便于对众多流程进行归类整理, 事先自定义流程类型。

定义流程的方法为先点击“新建流程”按钮, 然后指定表单和流程类型, 不同的流程可以指定相同的表单。流程类型分为“固定步骤流程”和“自由流程”两种。保存后需要编辑步骤, 点击流程名称列表中的“流程设计器”按钮进入流程设计界面。

在流程设计器中, 右击步骤, 弹出菜单对步骤进行设置, 空白处右击可添加步骤。

1.2 附件公文模板设计

真正的公文内容是以Word文档形式作为附件在工作流中传送的。为了保证所传公文与纸质公文外观高度一致, 将各种红头文件进行扫描, 通过PS图片处理, 得到与纸质文件高度一致的红头图片和线条图片, 通过插入到Word文档中得到电子版红头文件。

1.3 公章制作

将各部门公章清晰地加盖于干净的白纸上, 然后扫描图片, 通过PS图片处理, 得到与实际公章高度吻合的公章图片, 最后通过软件, 输入加密信息制作电子公章, 该加密信息在OA中能够验证公章的真伪, 以防公文造假。

1.4 收发文件操作

工作流设置完成, 以后就可以通过所设置的工作流进行文件收发。实际过程中应用工作流是在“公共事务”项中。新建对应的工作流程, 在表单中填入相应信息, 制作附件, 必要时加盖电子印章, 然后转到下一步, 相应的人员就会收到待办事项, 这样就可以一步一步得到完成。

1.5 过程中遇到的问题及处理

1.5.1 NTKO OFFICE文档控件版本冲突

收发文件的附件是Word文档, 必须通过NTKO OFFICE文档控件进行在线阅读, 点易OA所用NTKO OFFICE文档控件3.0是针对IE6浏览器的低版本, 不支持ie7以上版本, 因此必须将NTKO OFFICE文档控件升级为4.0。此组件在通达OA官方网站下载, 完全免费, 但组件内部是要验证OA软件中的组件使用许可的, 因此需要将webrootmodule下的oc文件夹中的页面反编译, 修改相应的许可, 使插件达到合法使用, 问题圆满解决。

1.5.2 不能装载文档控件

IE7以上的浏览器属于安全浏览器, 因此必须将OA网站设为受信任站点, 并设置为兼容视图, 问题得到解决。

2 实施效果总结

该院OA文件收发功能的成功上线, 带动了该院电子政务信息化改革的不断深入, 院方不断加大电子信息化建设的力度, 学生管理、工资发放、内部通知等都通过内部办公系统得以实现。截止2015年年底, 该院全面停止纸质公文, 全面实行公文电子化传输, 经过不断升级与改造, OA文件收发功能已经成为该院电子政务信息化系统中不可替代的部分, 得到了院领导以及各部门和职工的一致好评, 提高了办公效率, 节省了办公经费, 经济效益明显。

参考文献

[1]胡乐.浅谈高校OA系统在公文办理中的应用[J].2013 (4) :92-96.

[2]董天鹏.基于OA系统公文应用的设计与研究[J].信息通信, 2015 (9) :204.

泛微oa开发及维护心得 篇3

关键词:长庆石油;办公自动化;OA

中图分类号:TP317.4文献标识码:A文章编号:1006-8937(2009)10-0061-02

长庆石油勘探局办公自动化(OA)系统是长庆石油勘探局信息化建设规划中的一个重点项目和示范工程,做为该项目的主要实施和负责人员,笔者从系统的建设目标、实施背景、开发过程,到测试和运行中出现的主要问题及改进措施,做出了具体的描述和总结。同时,还对系统的功能模块和特点也做了概要介绍,最后对项目实施过程中出现的系列问题谈出了自己的体会和认识。

1项目开发目标

按照“传输网络化、信息资源化、决策科学化”的总体目标,为“长庆石油勘探局”各级领导、局机关办公人员及所属各二级单位间提供一个开放式的办公自动化应用平台,实现各部门之间信息资源共享,提高办事效率,为决策管理提供科学依据,这是长庆石油勘探局开发办公自动化(OA)系统的根本目的。为此,建成集公文流转、公共事务管理、辅助办公以及长庆石油勘探局与所属二级单位间的公文及信息传输等为一体的综合性办公系统是该

局信息化建设的一个重点项目和示范工程。

2功能模块和系统特点

2.1功能模块

该系统是在长庆石油勘探局日常办公模式的基础上,结合乙方软件开发公司历年来在各企事业单位OA的开发、实施经验,为长庆石油勘探局而定制开发的专用办公自动化系统。满足包括各机关处室在内的集公文流转、辅助办公、公共事务管理及决策信息等模块,实现与所属二级单位间的公文及信息传输的各项功能。

整个系统共有6个功能模块,50个栏目(其中41个应用栏目),共110个子栏目。基本能满足勘探局决策机关的办公需要,归类整理,大致可分为四种类型:

①办公类。包括公文处理、会议管理、值班、接待、信访、外事、保密、领导请销假等栏目。这部分主要满足领导机关的办公需要。②信息类。包括局领导主页、每日要闻、信息参考、数据浏览、战略研究、法律期刊、管理制度,这类栏目主要是为局领导办公提供必需的一些信息,供领导决策参考。③服务类。包括文件阅览、电子刊物、电子公告、图片管理、电子论坛、为您服务等栏目,主要是为使用者提供日常办公和生活方面的一些公共资源,增强系统的服务功能。④系统管理类。包括系统维护、系统帮助等。主要是对整个系统的管理和维护,由系统管理员掌握和应用,同时对操作者提供一些必须的帮助。

2.2系统特点

①基于纯J2EE平台方式开发,符合勘探局全局总体规划部署。②全面采用B/S体系结构(Browse/Server),完全免除客户端安装。③通过虚拟专用网(VPN),支持远程异地办公,使局、处两级领导能够在外享受OA系统的服务。④可定制出所需各类业务流程,能提供详尽的流程跟踪功能。⑤自动保存所有人员历次批注记录,能显示修改痕迹和修改内容。⑥提供用户待处理文件的红、黄、绿灯自动报警功能和紧急文件首页提示功能。⑦系统短消息(含语音)、电子邮件、手机短信三种方式的文件提醒方式。⑧可完成各类数据的动态发布,并实现与MS-WORD的无缝集成,可相互进行切换编辑,支持图片的即贴即显。

2.3系统构架及先进性

①系统体系构架:遵循Sun公司建议的J2EE-MVC模式,使得整个体系架构符合e时代企业应用的发展趋势。在实际开发中大量采用Java技术,例如:Servlet,JSPJavaBean,JDBC,JavaMail,XML等技术。

②系统层次结构:基于Oracle 平台,WEB应用服务器采用WebSphere;数据库服务采用ORACLE 9.0。系统层次结构从底至上依次为物理设备层、操作系统层、数据库层、应用软件层。

③该系统采用B/S模式的先进性:该系统采用纯 B/S 模式后,在安全性方面,采取了一系列web安全技术,确保纯B/S方式下的操作以及数据的安全;由于完全免除客户端安装,减少了繁重的维护工作、提高系统易用性;在网络畅通的前提下,支持远程异地办公,方便在外及时处理紧急事务;最大可能的优化流程和减少操作步骤,只要会上网,就会使用本办公自动化系统。

④采用在线编辑文档控件的先进性:采用基于web方式的在线文档编辑控件后,系统具有了电子签名(数字签名)、在线编辑、痕迹保留、电子印章、全文批注等功能。由于控件采用标准的HTTP上传协议,版本控制功能可以更精确的了解文件的历史改动。

⑤可视化的工作流自定义中间件的先进性:采用可视化的工作流自定义中间件后,系统管理员可以方便、直观地进行系统流程的编辑,减少了工作量。

⑥安全而又灵活的授权管理机制:“基于角色分配管理”的模块控制机制。首先,将各模块中各项权限,按各类具体人员的业务职能,归类到对应角色(权限==>角色)。之后,将具体人员划入所创建的角色,使之拥有该角色所对应的模块权限(人员==>角色)。这样做的优点是:既能够充分满足实际的模块权限分配需要,也可以减轻系统管理员维护工作量。

⑦最新的IBM和Oracle相关技术支持:该系统平台采用目前全球领先的IBM Websphere 5作为web服务器,Oracle 9i数据库系统作为后台数据存储,配合现在安全性最高,性能最强的J2EE构架体系,再加上IBM和Oracle相关最新技术的支持,使整个系统成为优秀的集先进性、灵活性、易维护性、安全性、开放性、模块化为一身的企业级知识管理信息系统。

3系统运行情况

系统自正式运行以来,每天在线用户数稳定在50余人左右,最多时达150余人。通过运行期间甲乙双方的努力,基本解决了系统中关键性和重要性的问题。如解决了系统中困扰用户已久的系统频繁死机、用户身份和权限识别混乱、公文流转编辑过程中死机等安全性和稳定性方面的问题。客户端通过下载安装中石油集团公司的专用文件阅读器,实现了与集团公司网上电子文件的对接。

4结 论

4.1软件的调研和招标工作是决定软件质量的关键

需求调研是系统开发的基础工作。OA系统的开发应用,是一种管理模式的变革,是一种工作流程的再造,其复杂性、艰巨性显而易见,做好需求调研,使OA系统既符合现代化办公的要求,又符合长庆石油勘探局的实际情况,至关重要。正是因为坚持从长庆石油勘探局办公系统的实际需要出发,改造流程、设计栏目、定制界面,才使它从一诞生就有石油味,长庆魂,得到办公人员的初步认可。

系统从2002年进入企业决策领导层的开发计划,到2003年7月确定中标公司,然后软件公司开发、测试,到2005年元月份正式投入使用,期间长达两年半就可以说明,一个适合本企业的能成功应用的软件不是一蹴而就的,其中的调研、招投标、开发、测试,直至能推广应用,其过程是漫长的,中途遇到的阻力也是不小的。这也从一个侧面告诉了领导和决策者,任何软件项目的开发不是按理想中人为设定的时间去完成的,软件项目有其许多不可确定和预知的因素。

4.2软件公司开发人员的素质和实施规范标准决定了软件的质量

在长庆石油勘探局OA的开发初期,乙方开发人员的素质和软件实施标准规范方面也出现了一些不应有的错误,这也或多或少地影响了软件的质量和进度。

例如开发人员过分依赖于用户测试后的意见来改进程序,而没有以软件开发人员应有的素质在诸如软件的易用性、可维护性、人性化设计上进行细致的自我预先测试,所以在软件某些模块的功能上不能达到让用户满意的程度。

另外,在开发前期,软件开发人员在对用户测试中提出的某些问题的解决过程中往往治标不治本,往往在解决某个问题后又导致新的问题的出现,或者为了消灭某个问题,而以降低系统的功能和易用性为代价。这与乙方的部分开发人员从业时间不长,经验不足有直接原因,但也和该公司的管理不细致和对软件的监督不力也有很大关系。

4.3领导的重视和用户的参与是软件能否成功运行的关键

领导重视是系统成功开发的前提。信息化建设投资大,效益显现于企业管理的变革之中,成败之间,荣辱相伴,风险极大,没有领导高度重视和大力支持,OA系统是不可能成功推广应用的。从软件开发开始,该局主管企业信息化建设局领导就经常过问和听取软件的开发汇报,在软件达到试运行的条件后,多次在局务会和生产会等场合要求各级领导和部门要重视软件的运行工作,并身先士卒,积极推广公文的网上流转。

各部门的积极参与和用户的大力支持是OA系统成功运行的重要条件。最了解办公系统的是参与办公的人员,最能发现问题的也是参与办公的人员。特别是在系统测试阶段,需要各部门的积极参与,如果仅靠软件开发人员是难以集思广益的。许多业务部门的人员从一开始的不配合到系统强制使用后逐渐的熟悉和喜欢上该系统,这其中有本职工作与OA测试的矛盾,困难重重,正是有了机关各部门的大力支持,积极参与测试,发现了许多问题,才使系统得以逐步完善。

4.4系统的顺利运行提高了企业的办公效率并带来了巨大的经济效益

通过正式运行,该局广大OA用户已从中得到了益处,许多用户已习惯于到办公室后的第一件事就是打开电脑,进入OA系统,查看待办文件,收发各种信息。使用OA系统后的最大好处就是实现了无纸化办公,过去处理文件时费工费力,一个文件签下来能让办事员跑断了腿,而且在流转过程要根据需要不停地修改,每修改一次就要重新打印纸质文件,造成了办公费用的巨大消耗。通过OA系统的实施,则完全杜绝了过去公文流转过程中的种种不便和浪费,现在网络已深入到企业的各级部门,用户在OA的“文件阅览”栏目中可以及时了解勘探局最新的文件和动态,这种变革带来的经济效益是巨大的、显而易见的。

参考文献:

[1] 陈欣办.公自动化系统的开发与应用[J].四川通信技术,2000,(6).