档案的社会功能

档案的社会功能（通用12篇）

档案的社会功能 篇1

辽宁省档案局孙成德局长指出:“档案文化是国家和民族文明传承的不竭源泉, 是历史确立的精神坐标, 是社会发展的接续基因。”[1]1档案是人类社会活动的产物, 档案文化反映的不只是“物”与“物”之间 (档案与档案) 的关系或者“物”与“人”之间 (档案与人) 的关系, 而是社会中人与人之间的关系, 蕴含着一股特殊的文化力量。英国人类社会学家、功能学派大师马林若夫斯基提出:“文化是包括一套工具及一套风俗——人体的或心灵的习惯, 它们都是直接的或间接的满足人类的需要。一切文化要素, 若我们的看法是对的, 一定都是对的, 一定都是活动着, 发生作用, 而且是有效的。”[2]1档案文化的社会功能随着人类历史的发展而不断演变着, 在不同历史阶段都发挥着重要的作用。

一、档案文化社会功能的历史演变

档案在远古时以“结绳记事”、“刻木为契”的形式出现在人类历史上, 殷商时称“典”、“册”, 西周时称“中”, 春秋时称“简”、“案牍”、“帛书”, 秦汉时称作“典籍”, 清以后改称“档案”。从名称变化来看,

的。但在实际中, 查档收费成为了阻碍更多利用者“亲近”档案馆的一道屏障。广州市档案馆查档收费标准为查询每件收费5元, 如需复制、邮寄等还需另付成本费用;而某地的档案利用收费规定中房产、地籍档案等涉及财务、产权的每件收费50元。诚然, 政府机构为公民提供公共服务的过程中, 需要运行维护成本, 从法律的角度讲, 收取适当的工本费是合理的。但是在目前图书馆、博物馆、文化馆等其他文化场馆完全免费、零门槛进入的宏大形势下, 档案馆查档收费的规定似乎有些“另类”。

2. 基本性。

公共档案馆提供的公共文化服务要力争覆盖全社会, 让全体人民享受到档案文化产品和服务。公共档案馆不能只面对专家、学者等研究型的利用群体, 还应该考虑到基层群众的需求, 流动人口的需求, 不同年龄、学历等群体的需求。比如各地档案馆积极征集的房产档案、知青档案、农民工档案等就是迎合了不同人的不同需求。在美国, NARA就将档案用户细分为普通公众、系谱学者和家谱档案利用者、退伍军人及其家庭利用者、教育者与学生、研究者、文件管理者、档案保管者与档案专家、信息安全专家、联邦政府职员、国会医院、出版业者和新闻记者, 顾及各个层面[2]68。档案馆公共文化服务的基本性还体现在馆内的设备设施要能满足用户各种基本的需求。在国外有的档案馆为来馆者提供类似于图书馆的自习区, 并设有免费停车场和休息室、自动售货机等, 有的档案馆为了方便读者很多档案资料是开架阅览的, 比如图书资料、图像照片等。

3. 均等性。

由于经济发展的不平衡, 公共档案馆的建设在我国同样存在着地区差异, 其特点也表现为在经济发达地区、东部地区档案发展至今经历的演化过程一直没有停止过。档案作为人类文明的真实记录, 既是文化的载体又是文化的成果。动态的社会历史过程中, 档案文化的社会功能也随着社会发展不断发生变化。

档案从一开始就与社会生活密切相连, 形影不分。唐代李鼎祚在《周易集解》中转引《九家易》的记载:“古之无文字, 其为约盟之事, 事大大其绳, 事小小其绳。”[3]古代的中国鄂伦春人把马鬃绳打结挂在房梁上作为家谱的记录, 一代人打一个结。只要看鄂伦春人家中房梁上的绳子的结数就可以知道这户人家繁衍了几代人。恩格斯说过:“人类社会从铁矿的冶炼开始, 并由于文字的发明及其应用于文献记录而过渡到文明时代。”[4]211877年在两河流域发现的“拉格什档案库” (Lagash Archives) 是古代苏美尔人建立的神庙档案库, 其中许多档案记录了当时的经济活动情况。这表明甚至早在公元前4000年人类档案已经涉及经济范畴。19世纪末在伊拉克境内的太阳神沙玛什神庙发现了一个古巴比伦人建立的档案图书馆 (Archives-Liberary of the Temple in Shamash) , 考古学家在

思想观念转换更新及时, 能够与时俱进, 政府财政支持的力度也比较大, 公民接受程度也比较高。均等性还体现在不同档案用户利用的公平性上。档案馆提供的公共文化服务要照顾到有关弱势群体的利益。在现阶段, 弱势群体是指在经济政治上不具有话语权、缺乏相应的信息素养、知识和学历水平较低的外务工人员、低收入人群、身体机能有障碍的人群等。针对这类人群档案馆要提供相应的技术指导、免费网络查询设备、服务收费的减免、试听障碍人士阅览室等。

4. 便利性。

人们在认知对象的选择上, 往往遵循“可近性”与“易用性”的原则, 在选择文化产品和服务时同样如此。档案馆要想更大程度上提供公共文化产品就要在“便利性”上作足文章。首先, 从建筑选址来说, 位于政府大院或偏远一隅的档案馆自然让人望而却步, 要想吸引更多的用户和市民, 首先要选址在交通便利、环境适宜的区域。国内上海市档案馆新馆选址外滩、广东省档案馆新馆建于CBD中心区就是很好的尝试。其次, 便利性体现在服务的提供方式上。新技术的应用和新媒体的发展使档案服务的提供方式存在了多种可能。档案馆网站提供的目录信息及全文信息、网上展览、咨询等大大节约了用户的时间和成本, 也增强了用户的参与和互动。第五媒体“智能手机”的迅速普及又给档案产品的宣传和服务提供了机会。档案馆可以通过手机博客为用户提供档案信息定制服务, 不仅能够提供文本信息, 还能提供多媒体信息。

参考文献

[1]陈威.公共文化服务体系研究[M].深圳:深圳报业集团出版社, 2006.

[2]赵屹, 陈晓辉.可资借鉴的国外档案网站特色分析[J], 档案管理, 2010 (1) .★本文为国家社科基金项目“面向社会的档案信息资源规划研究” (项目编号:11CTQ032) 及黑龙江省文化厅艺术科学规划项目“档案馆在公共文化服务体系中的定位与功能研究” (项目编号11D011) 之研究成果。

★作者徐海静为黑龙江大学信息管理学院讲师, 中国人民大学在读博士。

文物中找到迄今为止发现的人类最早的关于天文学的档案记录。殷商后期 (公元前14—前11世纪) 的甲骨是中国现存最早的文字档案, 其记载内容包罗万象, 涵盖当时的天文、历法、世系、战争、农业等。从以上资料来看, 世界几个古代文明的档案涉及了人类几乎一切文明活动的真实记录。“档案的的开发利用还可以使档案信息增值, 增加档案信息的数值, 并使之成为一种更加具有现实使用意义和历史长远使用意义的宝贵资源。”[5]71档案文化是人类文化的一个重要组成部分, 通过研究其在不同历史阶段的社会功能, 能够提高人们的档案文化意识, 推动档案文化自身的繁荣发展。

二、当前档案文化的基本社会功能

我国著名的档案学家吴宝康教授曾经说过, “档案必须利用, 通过利用来充分发挥其作用, 为社会服务, 并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密地联系起来, 实现档案的自身价值。”[6]11档案是人类一切活动的记录, 档案文化是人类文化的一个重要组成部分, 在当前人类社会政治、经济、军事和科技等方面发挥着独特的作用, 为社会事业提供服务。

1. 政治功能。

档案文化的社会功能在当前世界的政治生活中发挥着重要的作用。特别是由于国家的重视, 档案工作者的文化自觉和文化自信日益提高, 主动介入国家和人民的政治生活中, 其作用日益彰显。首先, 档案为国家间明确疆界提供佐证。中国国土辽阔, 拥有宽广的海域。长期以来, 一些国家出于各种企图不时以各种理由、行径侵犯我国南海诸岛海疆。对南海争端问题, 中国政府一贯主张外交上以和平方式解决, 同时以各种实证向全世界人民证明我国拥有对南海地区的主权。东汉时期一本《异物志》里提到:“涨海崎头, 水浅而多磁石。”《异物志》的作者杨孚是东汉南海郡人, 当时的南海郡下辖今天的广东、广西省部分地区, 书中的“涨海”就是指南海, “崎头”指南海诸岛。海道针经《顺风相送》, 是明朝一本航海导航手册, 其中就提到“钓鱼屿”一词。历史上琉球国 (曾长期向明政府称番纳贡, 明朝嘉靖年间陈侃受命到琉球册封琉球世子, 返国后写了《使琉球录》, 文中记载:“九日, 隐隐见一小山, 乃小琉球也。十日, 南风甚迅, 舟行如飞;然顺流而下, 亦不甚动。过平嘉山, 过钓鱼屿, 过黄毛屿, 过赤屿……十一日夕, 见古米山, 乃属琉球者;夷人歌舞于舟, 喜达于家。”文中专门注明:“琉球国, 在福建泉州之东海岛中, 其朝贡, 由福建以达于京师……本朝洪武中, 其国分为三:曰中山王、山南王、山北王;皆遣使朝贡。”[7]24这些史籍档案都证明中国政府很早就将钓鱼岛列入我国疆域。其次, 为国家稳定和民族团结提供支持。2008年拉萨“[3]14”严重暴力犯罪事件发生后, 中央档案馆迅速反应, 在国家档案局网站上以视频形式公布了《从历代档案看西藏是中国不可分割的一部分》等5个专题档案, 有力地证明西藏自古就是中国不可分割的一部分。档案部门的主动出击, 令那些企图扰乱西藏和平的人自动退却。2011年, 中宣部等部委利用庆祝西藏和平解放60周年的契机, 联合举办了“西藏和平解放60年成就展”, 成为对外宣传西藏政治、经济、文化和社会建设杰出成就的窗口。光是在北京民族文化宫举办的现场展览吸引了十多万国外人士前来观看;通过互联网新媒体平台在中国网络电视台上线的网上展览, 更是为档案部门开展档案文化传播, 弘扬民族团结的主旋律树立了一个成功的典范。第三, 为推进社会主义民主法治建设提供平台。政府信息公开是我国加强对行政权力的监督, 建设社会主义民主法治的一项重要工作。档案有能力也有义务在这方面作出应有的贡献。档案部门利用自身优势协助政府部门对《政府信息公开条例》规定应该公开的文件进行整档并建立公开目录, 建设电子信息查询系统, 开设现行文件查阅中心, 甚至建立专门的公众档案馆, 为政府搭建起一个有效运转的信息平台。

2. 经济功能。

档案是人类智慧的结晶, 在今天的经济建设中发挥着巨大的作用。一是围绕中心工作, 为各类重大项目提供支持。如三峡水电站是中国有史以来最大型的工程项目, 1994年工程开工, 当年三峡工程总公司就成立档案处, 1998年正式设立档案馆, 使这项历史工程在一开始就严格执行国家重大工程档案整理规范, 为今后水电站的安全运行和规范管理保留了宝贵的资料。二是为经济体制改革的深化提供保障。随着我国改革的进一步深化, 土地管理制度改革、国有企业改制、集体林权改革等都是关系到国家、集体和个人利益的重要大事, 由于各种历史原因, 在改革的具体过程中难免会出现一些纠纷和矛盾, 这时候档案就能发挥出独特的“裁判”作用。

3. 科技功能。

一是复用科技档案的蕴含信息。如城市地下管线涉及供水、排水、供热、电信、电力等众多不同单位, 是一个非常庞大、复杂的工程系统。过去由于每个施工 (使用) 单位各不相谋、各行其是, 导致施工杂乱无章, 事故层出不穷。当前城市管理部门已经意识到城市地下管线管理必须采纳现代的管理方法。他们采取了先进的地质勘查、测绘手段, 引进了电子信息、地理信息系统 (GIS) 等现代化技术, 而这些现代化管理平台的有效运转都是建立在无数地下管道档案数据的基础之上的。二是利用科技档案解决法律纠纷问题。随着我国城镇化和城市改造的深入, 有些人大肆违法搭建房屋, 企图鱼目混珠谋取个人利益。为了解决这个问题, 国土资源和城市管理部门利用遥感卫星技术, 将土地卫星图档案与地面规划图进行对照, 违法建筑顿时“原形毕露”, 有效地解决了一些复杂的纠纷问题。三是促进科学数据共享, 提高科技整体水平。科学数据不应该仅属于个人或组织所有, 而是要成为一个全国甚至全世界共同的资源。“我国自2001年启动第一个试点—气象科学数据共享试点以来, 在资源环境、农业、人口与健康、基础与前沿等领域共24个部门开展了科学数据共享工作, 已经初具规模, 为科学研究和政府决策提供了坚实的支撑, 有力地促进了我国科技创新和社会的发展。”[9]

2005年王刚同志在中央档案馆国家档案局调研时指出:“档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作, 全国档案工作者都要自觉地以开发档案工作的社会服务功能为己任。”[10]5档案文化事业是社会主义先进文化建设的一个重要组成部分, 在当前的社会主义建设中发挥着重大作用。加强档案文化研究, 特别是加强研究和开发档案文化的社会功能, 有助于提升档案文化在我国公共文化服务体系中的地位, 有助于推进我国社会经济建设, 推动社会主义文化大繁荣大发展。

参考文献

[1]孙成德.推动档案文化发展和繁荣[J].兰台世界, 2011 (8上) .

[2]马林若夫斯基.费孝通等译.文化论[M].中国民间文艺出版社, 1987.

[3]《周易集解》 (卷十五)

[4]马克思恩格斯选集 (四卷) .家庭·私有制和国家的起源[M].人民出版社, 1972.

[5]王英玮.档案文化论[M].北京:人民出版社, 1998.

[6]吴健.以马克思主义为指导建设和发展中国档案学[J].档案与建设, 1998 (11) .

[7]陈侃.使琉球录[M].北京:商务印书馆, 1937.

[8]全国十二所重点师范大学编写.教育学基础[M].教育科学出版社, 2008.12.

[9]气象科学数据共享试点工作初见成效.[EB/OL].http://www.most.gov.cn/ztzl/kjzg60/kjzg60hhcj/kjzg60jcyj/200909/t20090911_72832.htm.

[10]王天泉.王刚在中央档案馆国家档案馆调研纪实[J].中国档案, 2005 (10) .

档案的社会功能 篇2

一、高校档案的文化意蕴

1.高校档案是校园文化形成的基础

校园文化是大学精神之所在，集中体现了大学的办学理念，是大学在长期的办学过程中的积累和沉淀。它体现在大学的各个角落，无论是教学、科研、管理还是服务等各个方面，无不散发着校园文化的气息。校园文化中的精神文化更是影响和制约着整个高校的发展。档案是文化的源泉，是文明进步的产物。高校档案承载了高校发展的整个历史，客观真实的记录了学校教学、科研、管理、服务等各方面的文化成果，是全体师生经过几代努力实践所产生的实践经验和智慧的结晶。如在长期的办学治学历史过程中积淀下来的各具特色的良好校训就是校园文化的产物，这些文化产物随着时间的推移，都陈列于高校各个时期的各类档案中。因此，我们认为高校档案在形成发展过程中蕴育了校园文化，并在其发展过程中影响了校园文化建设的效果。

2.高校档案是校园文化传承的重要载体

高校档案文化具有真实性、客观性、广泛性、创新性与积淀性的特点。高校档案完整而客观的记录了高校在长期的办学过程中形成的物质财富和精神财富。发挥高校档案文化的作用，不应局限于提供原始档案文件及材料，更为重要的是要从中整理、归纳提炼出具有价值的档案资源，服务于高校校园文化建设。高校的档案文化在积淀高校文化传统、传承高校校园文化精神方面具有重要作用。

翔实而丰富的学校档案，对于弘扬学校文化传统，提升大学文化精神具有重要作用。如四川大学的“海纳百川，有容乃大”，中山大学的“博学、审问、慎思、明辨、笃信”，南华大学的“明德博学，求是致远”，等等都是大学精神、作风的反映。这些珍贵的档案资料有助于弘扬大学精神，提升大学文化，有助于激发师生员工爱国爱校的热情、凝聚师生员工的斗志，从而为学校的科学发展提供强大的精神动力，促进校园文化的弘扬与传承。

打造有特色的高校校园文化成为越来越多高校文化建设的目标。打造有特色的高校校园文化就意味着要更加忠实于学校的历史渊源、学校办学特色和培养目标，这些历史的“印记”会潜移默化地影响师生员工的教学、科研、管理等各个方面，并成为师生员工活动的一个显著特性。这些独具魅力的特色在高校档案中都有体现，那些能反映学校特色并体现学校特色特征的特色档案是发展特色校园文化的重要载体。如特色团学活动档案、特色学科档案等。这些珍贵的档案从不同的角度、不同的方面反映了学校的特色文化以及人文精神，形成了独具特色的校园文化氛围，对于传承特色鲜明的校园文化建设具有重要作用。

二、高校档案文化具有丰富的育人资源

高校档案真实而客观地记录了学校创建发展的历史，记录着学校的办学理念和办学思想，记录着学校党建和思想政治教育的各项成果。高校档案馆经过长期的积累和保存，累积了大量的珍贵档案史料，这些档案史料都是丰富的思想政治教育资源。学校创建的历史是对大学生进行爱国、爱校教育的生动教材，学校办学理念和办学思想是提升大学生对学校理性认识的重要资源，学校党建和思想政治教育的各项成绩的展出是激励大学生成长成才、努力进取的重要资源。档案馆的这些丰富的思想政治教育资源是珍贵的精神财富，是对大学生进行爱国主义、集体主义教育的生动素材。这些档案素材，真实深刻、富有说服力和感染力，能很好的激发大学生的爱国、爱校情感和发愤图强、报效祖国和母校的责任感和使命感。高校档案具有的这种原始性、客观性、真实性，正是它区别于其他思想政治教育资源之处，也是利用档案对大学生进行思想政治教育的一大优势。

1.高校档案中蕴含丰富的知识

高校档案资源中，包含学校的科学技术发明、出版的学术专著等知识含量高的文化资源。这些文化资源不仅具有史料价值，也蕴藏着丰富的文化价值和审美价值。不定期组织不同年级的学生到档案馆参观，如新生刚进校时组织他们去档案馆参观，不仅能使他们学到历史知识，还能使他们受到科学文化知识的熏陶。高校可以将档案馆办成文化教育基地，利用档案馆中的科研成果、科学技术发明、学术专著等信息，激发学生求知的欲望和创造热情。

2.高校档案中蕴含丰富的思想道德教育内容

大学教育的目标是把大学生培养成为中国特色社会主义事业合格建设者和可靠接班人。这就需要大学生不仅仅掌握文化知识，还需要对其进行思想道德教育，有助于将其打造成“又红又专”的合格人才。高校档案以其客观性、真实性、广泛性为主要特征，内容涵盖了高校发展历程、高校教学、科研、管理、服务等各方面的信息，其中反映专家、学者科研成就的论文、专著、成果、荣誉及优秀校友的题词等，都能激励大学生的爱国爱校热情，增强荣誉感、责任感和使命感。这样，高校档案就不仅仅是存在于档案馆中，而是走进了课堂、走进了学生头脑，达到了对学生进行道德教育的目的。 “

三、高校档案的文化育人功能研究现状

目前，国内外的专家和学者对高校档案的研究主要集中在四个方面：一是从高校档案的文化属性来论述，主要阐述高校档案的文化内涵与特征、文化价值、文化功能及体现和实现途径。二是从高校档案与校园文化建设的关系及作用来论述，认为高校档案是校园文化形成的基础、是校园文化传承的载体、是校园文化发展的支撑，其作用体现为凝聚作用、样板作用、陶冶作用和警示作用，并从服务观念、服务手段和管理模式等方面探索了开辟档案文化服务高校校园文化的新途径。三是从高校档案在构建和谐校园中的作用来论述，从高校档案工作与和谐校园的关系出发，探索出其在构建和谐校园中的作用为增强主动服务意识、强化现代管理理念、加快开发高校档案信息资源、发挥提供决策依据作用、发挥档案的教育功能、促进和谐校园文化建设。四是从育人手段与途径、育人内涵与形式论述了高校档案的育人功能，强调教学科研档案育人、档案信息育人和馆藏档案育人，达到“以史励志”、“以人为镜”、“以境育人”、“以规导行”和“勤奋好学”的目的。

综上所述，学者对于档案文化育人的研究取得了一定的成果，但也存在诸多不足：档案文化育人的时代感不强、与大学生思想政治教育结合不够紧密等。所有的研究都是论述积累与沉淀后的高校档案文化的育人功能，没有强调高校档案文化的时代性与现时性，没有紧密结合社会主义核心价值和大学生思想政治教育，没有紧密结合大学生思想道德素质提升工程。

四、高校档案文化之现代育人功能

1.文化导向功能

高校是各种文化集中碰撞的场所，各种新思想、新观念层出不穷，大学生正处于世界观、人生观、价值观形成的重要阶段。他们缺乏辨别能力，更容易受到各种错误思潮的影响和冲击，在文化多元背景下，大学生常常感到无所适从，如果不能及时有效的加以引导，势必导致他们中的部分人迷失方向、迷失自我。高校档案以自己独特的文化，为大学生营造了一个积极向上的、高层次的文化氛围。这样一种文化氛围对于大学生提升自己的思想意识、树立正确的世界观、人生观、价值观具有潜移默化的重要作用。

十年树木，百年树人。高校档案中清楚的记录了老一辈知识分子呕心沥血、努力进取、献身教育事业的感人事迹，记录了培养教育学生的各种先进事迹材料。这些珍贵的史料真实的再现了学校发展、变迁、壮大的变化过程，再现了老一代先辈的爱国主义精神和对教育事业的贡献。以史为鉴，大学生在档案馆中耳濡目染，是进行爱国、爱校教育的最好的例证和范本。在档案的海洋里，我们可以充分挖掘档案的人文精髓和科学精髓，运用多种方式展现学校精神和特色，突显学校历史和在历史发展中取得的各项成就，让师生员工知晓学校历史，了解学校成就，增强师生员工的荣誉感、责任感和使命感，激发主人翁意识，抵制不良心理，营造充满宽容理解、尊重他人、关爱他人、真诚合作的文化氛围以及崇尚学术、追求真理的良好学术氛围。

2.知识传承教育功能

高校知识传承的主渠道是课堂，但档案的知识传承教育作用同样不可忽视。高校历史发展的各个阶段都凝聚着几代高校人的拼搏和奋斗，所有这些都能在高校档案中反映出来，对大学生起到教育和激励作用。高校档案以其广泛性，客观真实的记录了学校在教学、科研、管理、服务过程中所取得的各项成绩，是一个知识丰富、涵盖面广的第二课堂。档案中的信息元素经过利用者的分析、加工、组合，重新构成了信息单元，这个过程就是知识的再生过程。高校应重视档案的知识再生功能，善于从中发掘知识宝藏，采取多种方式、探索多种学习途径，积极发挥档案的知识传承功能。

高校档案是高校几代教职员工的集体智慧结晶，有着取之不尽、用之不竭的知识财富，是爱校教育的历史宝库。高校档案因其原始性、直观性、客观性、知识性和内容丰富、信息量大的优点成为对大学生进行教育的生动素材。如档案馆中记载的专家学者的发明专利、著作、获奖证书等，这就是一门无声的课堂，因其客观生动性，比课堂上的苍白说教效果会更好，更有利于让学生受到刻苦学习和勤奋钻研氛围的熏陶。因此，高校档案在知识传播与创新教育、科研能力教育、激励功能方面有着特殊而深远的作用。

3.精神陶冶功能

校园文化的作用不在于让人接受固定、呆板的教育方式，而在于通过生动、活泼、丰富的学习和文化活动，使人学会主动摄取文化价值，获得人生意义的全面体验，进而陶冶自己的人格和灵魂。在这个意义上，档案馆一方面创造了一个启迪智慧、陶冶心灵的场所，以馆风、文化传统、价值观念等方式，表现出一种高度的观念形态。另一方面，与此相协调的优美、整洁、有序的学习环境，优美、高雅的育人环境，及体现富有教育内涵的人文环境，又对置身其中的每个人起着培养审美情趣、陶冶道德情操和规范行为品德的作用。这种指导和陶冶作用，既无影无形，又无所不在。到处都能体现一所学校独特的人文气息和发展史，学生身处其中，就会在无形中受到渗透，对学生的综合素质能起到潜移默化的熏陶作用，让学校的教师和学生都能感同身受，感受到和谐、文明、积极向上的人文氛围。

档案的社会功能 篇3

一、高校档案社会化服务的功能及其实现优势

高校档案服务社会化，就是高校档案部门为满足社会各个领域对高校信息的日益增长需求，将隐藏静态的档案信息开发成系统的、有价值的动态的知识信息，为社会服务。

（一）当前高校档案的社会服务功能。高校档案有别于其他行业的档案，其自身的独特性，显示出其具有特定的工作范围和更大的利用价值。除社会记忆功能这一基本功能外，还具有这样一些功能：（1）文化记忆功能。随着人们对人文精神的日益关注以及社会发展对文化需求的增强，文化记忆功能将成为档案馆在新时期发展的又一亮点，它将在很大程度上增加档案服务的附加值。（2）决策参考功能。档案囊括了各个方面，是学校信息的重要载体，可以作为分析、比较和评价的依据，可以作为决策的直接论据来源，还可以作为预测未来的背景材料。（3）查证咨询的功能。查证接待是档案馆对外服务的重要内容，也是一项传统工作。（4）学术交流功能。档案的开放可以吸引众多的学者和研究人员到档案馆来利用档案，进行学术研究。档案馆将成为文化交流的窗口和纽带，这将提升档案馆的文化含量，提高档案馆的史料开发水平。（5）市场服务功能。市场经济条件下，社会对档案工作的服务需求日益增大，档案馆可以为社会提供档案整理、毕业生档案寄存、招生就业咨询、在校学生成绩查询等服务。（6）展览教育功能。档案展览是公布档案，展示历史，资政育人的重要方式，以其真实性、直观性感化着读者，是档案馆发挥社会教育作用的主要形式。档案馆可以结合学校的中心工作，通过对“立体档案”和“实物档案”重要资源的精心组合、巧妙设计，定期举办高规格、不同层面的档案展览，生动、真实地再现高校发展和艰苦创业的历程和所取得的成就，展示学校的精神风貌。

（二）高校档案服务社会化的主要优势。一是信息资源优势。高校档案与社会一般机构相比，具有得天独厚的优势。馆藏保存大量的具有很高价值的教学、科研档案信息，它汇集了优秀的科学文化成果。科技知识只有与科技人员和劳动者相结合才能转化为生产力。高校档案馆通过向社会提供科技档案信息服务，将大量的专业知识、科学技术传播给社会成员，供他们学习、实验、研究时参考借鉴。二是人才优势。高校档案馆普遍拥有一支高素质的人才队伍。他们大多具有中、高级专业技术职称或系统的档案专业知识的高学历人才；具有一定的科研能力和较强的信息收集、加工、处理能力。高素质的人才队伍是开发馆藏信息资源，开展社会化服务的重要保证。

二、高校档案馆服务社会化的实现途径

（一）强化高校档案服务社会发展的意识和社会化服务理念。长期以来，高校档案馆的封闭式管理造成信息资源的巨大浪费，阻碍了自身的发展。在社会信息化的宏观背景下，高校档案人员要主动出击，开拓创新，突破旧观念、旧传统的束缚，打破围墙界限，树立开放观念，把馆藏信息资源看成是全民共同财富，为社会公众提供及时的档案信息服务。不仅要服务本单位的教学、科研等各项工作，更要关注社会经济建设的发展进程，寻找和发现高校档案工作满足社会需求的切入点和结合部，展示高校档案馆的作用。只有这样，才能改变传统档案馆在公众中的封闭形象，从而激发广大群众潜在的各种利用需求，达到充分发挥档案价值的目的。

（二）建设具有本馆特色的数据库。高校档案馆要进行社会化服务，必须根据学校的专业特点，有选择、有重点地建立齐全完整、内容丰富，能从不同层面反映学校历史全貌的特色馆藏。因此，要拓宽档案收集渠道，重点收集反映本校重大活动、重点建设项目和重大科研项目等各方面情况的原始材料。如教学档案、科研档案、名人档案、照片档案等等。同时，建设具有高校档案信息特色的各类数据库，如建立以社会各用人单位为服务对象的学籍档案数据库，用于鉴别学生毕业证、学位证的真伪；建立以在校生和毕业生为服务对象的学生成绩档案数据库，为毕业生求职、升学、留学等提供快捷方便的服务；建立以在校生为服务对象的学位论文专题数据库，为学生完成毕业设计服务；建立以高校科研项目应用者为服务对象的科研成果档案数据库，为科研成果转化提供针对性服务。这样，通过自身特色化建设，使馆藏信息资源更为丰富，为进行社会化服务提供信息保障。

（三）确立社会化服务目标。高校档案馆在面向本校教学科研及管理服务的同时，要确立为社会公众提供档案信息服务的目标，并成为档案馆任务和职能之一，列入档案馆的量化考核管理指標中。为此，要从根本上制定出具体的措施来开展社会化服务。如馆舍环境、设备是否合理、舒适；利用手续是否简化。对已经开放的档案应该尽可能地提供给用户利用避免在用户利用条件、利用手续方面有诸多的限制；在服务时间上作适当调整，推行午间查档制度、双休日预约制度等等，使档案馆社会化服务目标，在社会公众的支持下得以积极、有效开展。

（四）充分利用网络提供社会化服务。建立信息网络平台，开展档案网上服务，实现档案馆馆藏资源的共享，是实现档案馆服务社会化的重要途径。高校档案馆应积极采用现代计算机技术和通信手段，建设内容丰富、功能齐全、充满个性化的网站。网站建设过程中，应更多地为访问者考虑，真正做到以人为本。利用服务手段要与时俱进，完善档案数字化建设，扩大网上档案检索目录、文件的开放率；同时，要积极争取学校经费支持，在人、财物上加大投入，加快网络化建设进程。这样，通过网站这一平台的建立，将档案馆知识含量较高的科技成果、技术信息等全文上网服务满足公众需求，开办档案信息查询利用窗口，提供档案网上检索利用，定期公布开放档案目录和全文信息，主动提供公益性信息服务，最大限度地实现档案信息的社会共享。

（五）重视档案信息增值服务工作。要加大对档案信息内容的研究和开发力度，把档案信息内容转变为档案信息知识。一方面充分利用档案部门现有的编研人才，一方面积极支持社会力量对已公布档案信息内容进行研究和开发，努力提高档案信息资源开发利用的深度。

（六）开展多样化的服务形式。公众利用档案不同于学校开展公务活动利用档案。高校档案部门要开展形式多样化的服务，一是不仅要提供一次档案信息，还要提供各类二次、三次文献。根据馆藏资源的实际，针对社会的需求，经过整合加工挖掘出具有馆藏特色信息加工品，如《现行文件汇编》、《专业文件汇编》、《科研成果简介》、《专利项目简介》等，满足公众的需求。二是在利用档案信息服务范围上，突破旧格局，开展多层次、全方位的信息服务。如通过传真、邮寄、电话以及网络等多种形式开展学历鉴定服务；利用档案馆现有的物质条件，开展毕业证、学位证、成绩及其他材料翻译、代办、代寄档案证明等辅助性服务。三是定期举办档案展览。根据学校教学科研任务的需要及社会公众的需求，档案部门要挖掘馆藏，将利用者喜闻乐见的如学校历年来的教学科研成果等以举办展览的形式，图文并茂地向社会展示，实现档案与社会的对接。

（七）积极开展联合协作的信息服务。高校档案馆要实现社会化服务，必须改变关起门来自己做事的习惯，拓展档案馆服务功能，与其他信息机构开展协作服务。借助计算机、网络等现代化技术与设备，通过协作机制合理地调配各信息服务单位的资源，共同解决面临的信息需求问题。如与其他高校或社会的图书馆、博物馆开展业务合作，共同扩大影响，实现资源共享；与政府部门、宣传部门合作举办档案展览；与研究部门合作开展档案专题编研等。积极有效的社会协作将为档案馆带来自身无法获得的社会资源，更好地推动高校档案馆服务的社会化。

总之，扩展高校档案馆的社会服务功能，既是高校发展与档案建设工作的要求，又是档案工作自身发展的需要。高校只有通过档案工作机制的不断创新，才能使高校的社会服务功能不断拓展，从而使档案事业获得可持续性的发展。

参考文献

[1]游群凤.透析档案编研的文化功能[J].档案学通讯，2009，（5）.

[2]任欣欣.彰显城市档案馆的文化魅力[J].中国档案，2010，（1）.

[3]陈东宝.高校档案服务社会化问题探讨[J].兰台世界，2011（4）.

档案的社会功能 篇4

关键词：档案文献,编纂,社会记忆建构,功能分析

笔者就档案文献编纂的社会功能谈一些自己的看法。

一、档案文献编纂研究的新视野

作为档案工作重要组成部分的档案文献编纂公布活动, 虽然目前尚缺乏关于其社会记忆重构功能的直接记述, 但从其有目的、有意识性的行为看, 无疑在建构社会记忆的过程中发挥着重要作用。透过我国古代历朝诏令、奏议、典章制度的编撰颁行, 近代四大史料新发现后的整理公布以及新中国建立后在重大历史纪念活动中档案的公开展览, 我们会对档案文献编纂对社会记忆的建构作用有更直观的感性认识。在某种程度上, 档案文献编纂的记忆建构功能既是隐形的, 又是显形的。说其隐形是因为我们以往未能以此视野来观察;说其显形, 是因为它一直在塑造着我们的记忆, 从古至今不断延续。

20世纪90年代以后, 随着“世界记忆工程”的全球推进、电子文件大量生成以及社会科学领域对“社会记忆”研究的深化, 档案的“记忆”属性被重新“激活”。档案界深刻认识到档案对保护人类共同记忆、对认识个人及民族的身份所起到的至关重要的作用以及档案职业在建构和保护社会记忆中的重要的历史责任。档案界不仅积极参与“世界记忆工程”, 采取各种行动保护本国及本民族人类记忆的社会记忆, 同时也在诸多重大的国际学术事项中共同探讨档案记忆。从社会记忆的角度研究档案及其管理活动, 一方面, 使我们获得了对档案的属性、功能、价值等的新的意义诠释;另一方面, 也使我们重新考问在档案管理中档案工作者应收集和储存哪些记忆。

二、档案文献编纂在社会记忆建构中的特点

社会记忆研究的开创者法国社会学家莫里斯·哈布瓦赫指出:集体记忆不是一个既定的概念, 而是一个社会建构的概念。过去是一种社会建构, 这种社会建构如果不是全部, 那么也主要是由现在的关注所形塑的, 即社会记忆在不同历史时期所分别体现出来的对过去的各种看法, 都是由现在的信仰、兴趣、愿望形塑的。档案文献编纂活动既是社会记忆建构的过程, 又是社会记忆建构的结果。在编纂活动中, 必然要根据时下的意识形态、权利关系、伦理道德对材料进行选择取舍, 凸显符合现实要求的素材, 而剔除有违现实利益和政治愿望的内容。由编纂活动所形成的文本构成了权利与利益、历史与现实共谋的产物, 正如我国台湾学者王明坷先生所言:“我们以文字记录保存的‘史料’, 只是这些‘过去事实’中很小的一部分。它们是一些被选择组织, 甚至被改变与虚构的‘过去’。因此, 一篇文字史料不能简单的被视为‘客观史实’的载体, 正确地说, 它们是人们各种主观情感、偏见以及社会权利关系下的社会记忆产物。”由此观之, 档案文献编纂与其他一切社会记忆的行为一样, 在本质上是立足现在而对过去的一种重构。透过其与现实的情境, 才能更深刻地理解编纂活动中的每一细节。

依赖于既有的记忆文本构筑新的记忆文本, 档案文献编纂也有其自身特点, 即有组织的再建构性。这种有组织的再建构性有两种表现。一方面, 在微观层次上表现为对档案记忆信息的再组织、再加工。档案工作不仅仅是记录、保存文化行为, 也从事文化行为。从社会记忆的角度看, 档案的收集、鉴定、整理工作本身也是社会记忆的建构行为。因此, 当加拿大著名历史学家乔伊·帕尔提醒史学家注意“历史设释始于他们在档案馆阅览室打开档案盒的那一刻”时, T·库克则出语惊人地指出“实际上, 现实情景远比帕尔描述的令人震惊, 主要的历史解释行为并非发生在史学家打开档案盒之时, 而是在档案工作者装盒之际, 在于另外98%被销毁的未装进档案盒的文件的潜在的影响。”编纂建构重新激活、整合记忆信息, 构建新的记忆体, 使记忆信息更符合现实需要。另一方面, 在宏观层次上, “有组织”的记忆建构是与有组织忘却相对应的。保罗·康纳顿在《社会如何记忆》中指出:在集权统治下, 可怕的不仅在于侵犯人的尊严, 还在于通过有组织的忘却, 全面剥夺臣民的记忆, 而造成人们无法真实见证过去的恐惧。与此相比, 档案文献编纂公布应该是统治者有意识、有计划、有组织地激活和建构记忆的行为, 是国家政权配合主流文化的传播和民族传统而进行的有目的的再建构行为。认为历史文献作为一种记忆的传递媒介, 它所传递的信息有时并非客观的历史真实, 而是主观的、选择性的历史记忆, 往往是特定人群、阶层在特定的时空背景下选择、重组他们认为重要的“过去”, 以合理化社会现实而留下的。后现代主义的批判, 虽然能促使我们审慎地对待历史编纂, 关注一些多元的、边缘的现象, 有意识地将边缘者、“另类”、失败者与成功者一视同仁, 给他们一席之地, 并努力实现从以国家为基础的司法——行政档案话语向以更广的公共政策和公共利用为基础的社会——文化档案话语的转变, 但它并不能否认档案文献的编纂在国家、民族认同中的意义, 它使民族具有超强的再生能力。在中华民族的形成、发展强大的过程中, 档案文献编纂功不可没。

三、共同记忆, 克服遗忘, 充分发挥档案文献编纂的记忆建构功能

20世纪60年代以后, 随着福柯等大批后现代理论家有创建性研究成果的问世, 后现代主义理论逐渐发展成为一股强大的潮流, “后现代社会理论”以反思、批判或否定近现代主流文化、理论基础、思维方式等为取向, “代表了一种对社会理论基本预设的巨大攻击”。在后现代的历史学中, 存在着对现代性的历史编纂与历史文献的批评。

在一个与过去的事件和事物有因果联系的脉络中体验现在的世界, 从而, 当我们体验现在的时候, 会参照我们未曾体验的事件和事物。“任何社会秩序下的参与者必须具有一个共同的记忆。对于过去社会的记忆在何种程度上有分歧, 其成员就在何种程度上不能共享经验或者设想。”档案记录是人类在社会活动中生成的, 通过人类发明的符号系统 (文字、图像、声音等) 传递和保存下来独立于人的身体之外的记忆形态, 或称之为“刻写记忆”, 它对于人类文明的传承和维护共同生活世界具有不容否定的意义。“一个没有档案的世界, 是一个没有记忆、没有文化、没有法律、没有历史的世界”。

档案的社会功能 篇5

1、档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。

2、档案数字化的主要内容

①利用我司先进的计算机研发能力和核心技术人员对档案目录的数字化，建立档案目录数据库。目录数据库一旦建成，可不分地区，不分时区，在任何情况下被授权人员可进行方便，快捷的操作。

②各型载体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。影像数据库等流煤体不再象传统纸质档案，占用大量资源，可轻松实现存储，传送，从而提高档案检索，查阅，打印，下载等效率。

3、档案数字化总体设计

需求分析与设备考察阶段：调查馆局档藏情况和存放情况，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，确定项目要求，根据需求考察当前各种高速扫描系统的集成解决方案。在需求分析阶段我们特别注意这么几个问题： a、档案数字化设备配置计划的成套性。b、档案数字化设备的配套性，也就是文档扫描仪和数字照相机优缺点对比，通过不断的实践，我们觉得数字照相机更加适应我们的工作。c、档案数字化项目硬件与软件的集成性。d、档案数字化方案与业主需求的适应性。总之，考虑到档案信息数字化要经过一个较长的过程，因此我们从实际需要和长远打算出发，力求确保电脑、照相机、操作人员等设施人员数量的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。

系统实验阶段：2015年初，项目方开始招标。我司按要求进行政府投标，中标后我方领导核心与技术人员立即与项目方管理团队进行业务沟通，确定业主方实际的需求组织业务、然后成立睢宁县国土资源局档案数字化项目部，以我院领导为核心、技术骨干为具体实施人员，正式开始实验阶段的工作，新购进了12台电脑微机，5台高性能A3平板激光扫描仪，一台工作站服务器，设备安装调试完毕。技术部研发人员在与睢宁县国土资源局领导沟通后，确定在档案前期整理拆卷、档案扫描、质量检查、扫描文件管理、后期装订挂接等全过程的协调配合问题，并探讨在高速系统下如何解决某些技术问题。有效测试后，对整体系统流程和配套软件、数据库的性能有更进一步的了解，在项目的运作模式和系统管理等方面积累了更深的经验，同时，也锻炼了一支技术过硬的队伍，为系统的正式运行打下了基础。

项目实施阶段：本项目是一个长期、流程化运作的系统，从建立开始就必须确保能长期高速、稳定运行。在系统的开发与研究方面有一个时间周期，现把工作计划分为以下几个阶段： ①、系统总体方案框架设计：

2014年12月—2015年01月，完成系统总体框架，生成详细可行性分析报告，及相关配套业务标准、各类管理制度。②、系统建立：

2014年12月—2015年01月，系统建立，包括：硬件配置及软件的开发。③、系统试运行：

2015年1月—2015年1月。④、系统正式运行：

2015年2月起，系统正式运行。

4、档案数字化实现的功能

①档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是现行电子文件归档与电子档案管理。

②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴、代替原件使用，保护档案原件。⑵、数字化副本异地保存，输出磁盘、磁带供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。⑶、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。⑶“时间”不再受限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

论档案行政指导的功能 篇6

关键词：档案行政指导；档案行政管理机关；档案行政相对人；功能

1 引言

档案行政指导，指档案行政管理机关在其法定的职责或其所管理的档案事务范围内，为实现一定的档案事务管理目的，适时灵活地依据法律、法规、规章和政策，以指导、劝告、提醒、建议、协商、制定和发布指导性政策、提供技术指导和帮助等非强制性方式，引导公民、法人和其他组织作出或者不作出某种行为的活动。档案行政指导也是依法治档、依法行政的重要组成部分，其在档案行政管理依法行政中将日益发挥积极的作用。因此，探讨档案行政指导的功能，有目的地去加以实践运用，以充分发挥档案行政指导的作用则成为各级档案行政管理部门和学术界研究的一个新课题。

2 档案行政指导的功能

2.1 档案行政指导的平衡协调功能。“平衡作为现代行政法的基本精神，具有极其丰富的内涵”，[1]而《档案法》是一部行政法，档案行政指导作为《档案法》的一项基本内容，自然秉承了这一精神，并在档案行政指导的具体功能上体现出来。

2.1.1 档案行政管理机关与档案行政相对人的双赢互动。传统的档案行政管理是以行政手段为主的管理方式，其行政手段一般以单方性、强制性为特征，档案行政相对人常常处于被动的、服从的地位，其与处于相对优势的档案行政管理机关形成相对紧张的对抗关系，两者之间的关系是不平衡的，也不协调。而作为依法治档下的档案依法行政管理理念的档案行政指导则力图将档案行政相对人放在平等的地位上，以求用温和的、协商的方式达成共识、取得合作。由于档案行政指导不具有强制属性，而是以完全尊重档案行政相对人的自我判断和自我选择的方式取得预期管理目标，其平衡和协调功能是显而易见的。“随着服务型政府的确立，行政主体与行政相对人之间也逐步建立起一种和谐、相对平等的行政关系，而行政指导制度的建立与完善有利于这种关系的形成和发展。”[2]“档案行政管理机关利用所具有的档案专业知识、政策、信息等优越条件，采取非命令式的积极行政手段，能较好地协调和平衡公共利益与私人利益、效率与公平等不同利益和目标的关系，还能对被指导者尤其是新型社会经济组织的档案工作起到协调和平衡作用。”[3]

2.1.2.原则与规则的协调一致。档案行政指导的依据不仅包括法律法规，而且还包括符合法律原则的更加有弹性的宽泛的规范技术标准等。只要档案行政指导不与法律原则相冲突就可为之。“从现代行政法体系看，技术规则渗入到行政法规范中已经成为一个不可逆转的事实。”[4]“因此，技术标准的入规是省级档案行政管理机构的‘立法之责”，[5]其入规的技术标准也是档案行政指导的依据。而没有入规的规范技术标准等，同样也都是档案行政指导的依据。对档案行政指导的这种最为宽泛的法治约束，与档案行政指导在现实中所起到的作用是相一致的。从档案行政管理机关与档案行政相对人以及档案工作的特殊性来看，对于档案行政指导而言，法治精神和法治理念的制约显然要比严格的法律本本更为适宜。

2.2 档案行政指导的补充替代功能。档案行政指导之所以有补充替代功能，是因为相对稳定或已显滞后的档案法律与动态发展着的档案事业的发展现实之间存在着差距。法律无论制定得如何细致缜密，都是永远滞后于社会生活的，因而制定法律的速度是永远赶不上社会发展速度的。档案行政指导最重要的功能就在于它能够贴近档案社会生活，对快速变化的客观世界具有灵敏的反应。档案行政指导能够以档案行政管理目标为导向而不单单以规则为导向的特点，恰恰可以在档案法律与档案事业之间搭起一座桥梁。档案行政指导措施可以及时调整经济与社会生活加速发展过程中出现的档案“立法滞后”和“法律缺位”的现象，而且，可通过先行采取档案行政指导措施来替代档案法律强制手段进行调整，以期更为及时有效地实现档案行政管理的目标。档案行政指导的这一功能主要体现在如下两个方面：

2.2.1 由于经济与社会快速发展，档案领域的扩大，同时也使档案事务更加繁杂，而档案法律由于受立法成本、档案法所调整的社会关系发展程度、档案立法者的认识水平等限制，具有明显的滞后性，于是就出现了档案“立法滞后”和“法律缺位”的现象，因此及时灵活地采取档案行政指导措施予以调整，以补充档案法律手段之不足，就成为客观的要求。档案行政管理机关可以采取灵活的档案行政指导手段达到协调档案事业的目的。如，随着我国社会主义市场经济体制的建立和发展，出现了大量的非公有制企业，但对非公有制企业档案事务的管理，在档案法律中几乎是“空白”。而档案行政指导的这一功能，“已在北京市档案局对非公有制企业进行的档案行政管理中得到很好的体现。2004年开始的对非公有制企业档案管理工作的监管工作中，档案行政管理部门采取的是引导的方式，不同于过去对机关、团体、事业单位的业务指导，也没有完全照搬管理国有企业档案工作的做法，而是在摸清非公有制企业规模、类型的基础上提供档案服务。在具体实施时，北京市档案局采用的是与北京市工商业联合会联合印发《北京市非公有制企业档案管理指南》的方式，之所以采用‘指南这样的词汇，体现了自主建档、坚守商业秘密、无偿指导、建档标准不搞一刀切等原则，得到了非公有制企业的普遍认同，并取得了很好的行政效果”。[6]

2.2.2 已有关于作出档案行政命令行为的具体法律规定，但采用法律强制手段尚不必要或不及时，或成本太高、效果较差、后遗问题较多，在此情况下也可通过“弱行为前置”的方式，即先行采取档案行政指导措施（属于弱行为），来替代法律强制手段（属于强行为）进行调整，以期更有效地实现档案行政管理目标。“对于某些行政事项，虽有作出行政处理，采取强制行政手段的法律依据，但呆板地采取强制性措施可能会导致某些负效应（摩擦、抵触、行政诉讼），如果用行政指导这种‘软力量、‘软约束来替代强制措施会达到殊途同归的效果，而且成本会更低。”[7]如，有些集体或个人所保存的对国家和社会具有保存价值的档案，其没有妥善保管，有可能导致档案严重损毁和不安全，违反了《档案法》的相关规定，档案行政管理机关的工作人员可先采取说明解释、说服、教育告诫等档案行政指导方式向其做工作，如果最终仍未能奏效（这毕竟已是少数的情况），再采取相应的“代为保管等确保档案完整和安全”的强制性手段措施。

2.3 档案行政指导的协商疏通功能。社会生活的多元主体之间的利益矛盾和冲突是难免的，在现在快速发展和变革时代，这种利益矛盾和冲突有增无减，因此需要通过各种渠道和手段来予以协商、疏导、疏通，而行政指导正是这样一种比较灵活有效的协商疏通手段。具体而言，档案行政指导的这一功能体现在以下两个方面：

2.3.1 档案行政指导有利于保障各方的权益，协商疏通各方之间的关系。档案行政管理机关利用所具有的政策、信息等优越条件，运用档案行政指导，通过协商、劝告、调停的方式，可以解决档案所有者与档案利用者之间，档案所有者与档案保管者之间，档案利用者与档案保管者之间的矛盾、纠纷、冲突，有助于维护档案所有者、利用者和保管者的合法权益，从而起到协商疏通档案事务各方之间关系的功能。

2.3.2 档案行政指导充分体现了构建以人为本的和谐社会的要求。档案“行政指导是一种非强制性的‘柔性行为，它的实行注重与行政相对人的相互沟通和协调配合，并且必须获得行政相对人的同意或协助，这种行为方式与‘刚性的行政法律行为相比更容易被人接受，也更符合大众心理和社会需求，从而提高行政相对人自觉守法的意识，使档案行政管理部门与行政相对人之间形成一种相对融洽的合作关系”，[8]体现了构建以人为本和谐社会的要求。

2.4 档案行政指导的引导促进功能。行政指导的特点之一是具有利益诱导性或综合引导性、示范性。由于行政指导行为不具有强制性，就更需要以内容的合理性作为吸引和劝导行政相对人作出预期行为的内在机制。传统的行政行为以强制和惩罚为手段使行政相对人因胆怯而守法，而行政指导则以期望和说服为手段使行政相对人自愿听从而使法律得到遵守。目前，人们对行政管理规范的遵守，并不是出自惧怕与畏罚，绝大多数的行政相对人之所以服从法律是出于他们自身趋利避害的需要，同时其日益提高的是非观念、法律意识和道德水准等，也是他们自觉选择的内在动力。

由于行政机关掌握知识、信息、政策等方面的优越性，行政指导更具有一种导向和促进作用，能够合理引导、影响相对人的行为选择。特别是在现代社会主义市场经济条件下，行政机关与行政相对人之间更多地具有一种平等协商、相互尊重的关系，前者不能随意向后者发号施令，更不能随意支配后者的行为和单方剥夺后者的权利；而需要采取柔和的行政指导措施则才可起到引导、影响相对人的行为选择之作用，以增进和保护社会公益，促进社会主义市场经济和社会秩序的健康顺利发展。

档案行政管理部门是档案事业的主管机构，承担着对档案事业实行“统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导”的职能，在档案知识、信息、政策的掌握上具有不可替代的主体优越性，档案行政管理部门如通过档案行政指导将其掌握的信息传授给档案行政相对人，将会有效引导和促进档案事业又好又快发展。

2.5 档案行政指导的目标提升功能。档案行政管理的目的就是管好那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织及个人与之相关的档案事务，更好地为社会主义现代化建设服务。但是，由于种种原因，为社会主义现代化建设服务的档案事务并没有达到理想的状态。而且，即使采取强硬的档案行政执法措施，也不可能在短时间内就从较差的状态迅速过渡到较好的状态。常规性的档案行政管理需要采取较为缓和的、逐步推进的法律手段和措施去引导档案行政相对人改变管理和利用档案信息资源的行为方式，以达到档案行政相对人能够将做好档案工作自然地融入到日常工作和生产中。档案行政指导因采取比较柔和的操作方式，在尊重档案行政相对人的选择基础上实现档案行政管理机关与档案行政相对人的有效沟通，而将规范的档案管理思想与法律制度指示给相对人，并以非强制性的方式引导其行为，推进档案事业的发展，因而档案行政指导在档案行政管理目标的提升方面发挥了巨大的作用。

在发挥档案行政指导的目标提升功能方面，档案行政管理部门做了大量的工作。如，各地档案行政管理部门开展的由档案行政相对人自愿选择的机关档案工作规范化管理认证、企业科技事业单位档案工作规范化管理认证、档案信息化建设示范单位测评、数字档案室等级评估、社会主义新农村建设档案工作示范乡（镇、街道办事处）村（居委会）测评等，以及上文说的《北京市非公有制企业档案管理指南》，这些档案行政指导措施，极大地推动了档案行政管理目标的提升。

2.6 档案行政指导的预防抑制功能。法律虽也具有预防抑制功能，但对于一般的大众而言，是一种深深藏在惩罚功能之后、只能靠体悟和推断才能获得的认识。这一点对于常规的行政处罚而言，同样如此。相比之下，行政指导的预防抑制功能显得非常明了：首先，行政指导将行政目的和意图明白地表达出来，通过解释法的真实意图从而让相对人明白，法律希望他做什么和不做什么；而行政处罚只是将行政法的外缘界限廓清，仅警告相对人不要过线，过线则罚，但在红线之内可以做什么，则没有明确的指示。可见，行政指导将行政法预防抑制功能放在第一位，而将惩罚功能放在第二位。其次，行政指导是一种具体行为方式的指示，它明确地将行为的方式和预期结果告诉相对人，从而给人们的工作生活指引了方向。行政指导的这种处理方式虽像打预防针一样简单，但省却了事后补救的繁琐。

行政指导对于可能发生的损害经济秩序和社会公益的行为，可以起到防患于未然的预防作用。对于刚萌芽的损害行为，则可起到防微杜渐的抑制作用。在损害社会利益的行为尚处于酝酿和萌芽状态或初现弊端时，最宜采用行政指导这种不具有国家强制力的积极行政方式进行调整。“在经济利益多元化的社会中，社会利益群体之间存在着为增加自身利益而损害别人利益即存在着利益冲突的可能性。在这些可能性尚处于萌芽状态之时，采用行政指导（主要是调整性指导）这种积极、主动而又非强制性的方式进行调控，可以起到防患于未然的作用，这要比冲突、损害发生后的事后补救无疑好处甚多。”[9]

档案行政指导能有效地预防抑制档案违法行为。如，档案行政指导中的告诫制度，可以通过对处于违法萌芽状态或轻微违法尚未对他人或社会公益造成危害的行为的及时警示，督促档案行政相对人及时改正错误，避免进入立案调查等档案行政处罚程序。因为，“档案违法行为大多是由于档案行政相对人对档案工作不重视，档案管理制度不完善，档案工作人员理论水平差、业务能力低、责任心不强、对档案法律法规、工作内容和标准不了解等原因造成的。这些完全可以在违法行为没有形成或尚处于萌芽状态时，利用行政指导的方式予以消除，以做到防微杜渐、防患于未然”。[10]

3 结语

档案行政指导是一种十分有效的现代行政管理方式，也是依法治档、档案依法行政的重要组成部分，它具有多方面的现实功能。档案行政指导强调用档案事务的无限性去填补档案法律的局限性和相对滞后性；档案行政指导用协商和参与的方式整合社会档案意识，使档案意识在社会现实中真正生根发芽、茁壮成长；在法律的事后补救功能和事先防范功能的选择上，档案行政指导显然在向积极预防的方向上迈进。总之，档案行政指导在协调各种档案事务关系当中，显示出主动、灵活、积极、多样的特点，它的功能是全面而柔性温和的，这更有利于对档案事务的管理，应该引起档案界的重视与研究。

*本文为国家社科基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）阶段成果。

参考文献：

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[8][10]林琳，刘巍.档案行政指导工作浅析[J].黑龙江档案，2011（3）：66.

浅谈如何实现档案馆的社会功能 篇7

一、提高全社会对档案馆社会功能的认识

档案馆的性质和职能决定其具有广泛的社会功能, 不仅具有保存和积累国家档案资源的功能, 还具有向社会传播档案信息, 为社会的政治、经济、科学、文化等各方面服务的功能, 是面向社会、面向公众、为本地区广大群众服务的信息中心和文化阵地。由于历史和社会环境等因素的影响, 档案馆的社会功能在社会政治、经济、文化事业发展和人民群众生产生活等方面的应有作用并未得到应有的社会认知和认可。因此, 一要加大对档案馆工作的宣传力度。档案馆应借助新闻媒体的力量, 利用广播、电视、报纸、网络等宣传媒介开展多形式、多层次的宣传活动, 通过对档案法律法规、档案馆职能作用、工作成果、社会价值和服务功能等的有效宣传, 提高档案馆的社会认知度。二要做好档案的开放工作。做好档案开放工作, 是保证档案馆社会功能得以实现的一个有效方式, 可以在一定程度上提高档案馆的知名度和社会认知度。在无损国家和个人利益的前提下, 将档案通过一定的形式向社会公众公布, 以最大限度地发挥档案的价值。三要做好档案服务工作。档案馆社会功能的实现主要体现在档案服务的职能上, 档案服务质量的高低直接影响档案馆社会功能的发挥。因此, 档案馆必须改变坐等利用者上门的被动服务方式, 结合当前的中心工作提供主动服务, 如根据馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询, 或向政府决策机构、有关部门提供有价值的馆藏档案信息和编研成果等。

二、加强档案资源建设

档案资源的有效建设是实现档案馆社会功能的物质基础, 档案馆应下大力气加强馆藏档案资源建设。首先, 应加大收集力度, 丰富馆藏。要防止种类的单一, 不仅要收集党政机关的文书档案, 还要收集各职能部门主要业务职能活动而形成的专业档案, 特别是要加强对本地区的自然资源、生态环境和涉及人的档案资料的收集;要防止载体单一, 除对纸质档案的收集外, 还应重视对照片、录音、录像、光盘等不同载体形式档案的收集;要防止内容单一, 不仅要收集党政会议记录、年度工作计划、总结、综合报表、调查报告、请示批复等公务性账内文件, 还要对反映具体业务工作开展和发展变化形成的各方面账外文件进行收集;要走特色之路, 馆藏档案不仅要全面揭示本地区的历史面貌, 还要着重反映本地区的地方特色, 反映当地的工农业生产、土特产品、文化教育、科学研究、自然资源、名胜古迹、人文景观、风俗习惯等。其次, 在丰富馆藏的基础上, 合理、适度地对现有馆藏进行优化, 处理好馆藏档案数量与质量的关系, 确保档案资源建设的整体质量。

三、做好档案编研工作

编研工作是档案开发利用的较高形式, 是开发馆藏档案信息资源的重要手段, 编研工作水平的高低直接影响到档案馆社会功能的发挥, 影响到馆藏档案的利用价值。一要加强编研力量。只有在机构设置、人员配备和职能安排上加强编研力量, 增加必要的人力、物力、财力, 为编研工作创造良好的外部环境, 才能保证编研工作的正常开展。二要提高编研产品质量。只有编纂出具有较高使用价值、实用性与时效性较强、易于传播使用的编研成果, 才能体现编研工作在档案馆社会功能的实现上发挥作用。提高编研产品的质量, 要求编研工作者本着对历史负责的态度和实用的原则, 认真钻研业务, 开展深层次的研究工作, 挖掘档案价值, 多出编研成果, 为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。如可以面向历史选题, 开发本地区悠久厚重的历史文化;可以配合重大活动选题, 联合拍摄文献纪录片、编纂出版文献图集、举办图片展等;可以围绕领导决策选题, 提供高质量的调研报告、资料选编等;可以就企业信息选题, 开发科技信息帮助企业引进先进的产品, 开发经济信息为企业结构调整服务, 开发市场信息为企业提供营销机会, 开发法律信息为企业维护合法权益服务等。三要做好跟踪服务工作。编研工作者要根据社会需要做好跟踪服务工作, 把过去的、现在的科研成果汇集起来, 经过综合分析整理、精心加工, 提供给科研人员, 使他们及时了解掌握国内外最新的科技方面的新工艺、新技术、新成果及市场动态, 从而确定所拟项目要达到的技术水平、市场目标、成本目标和质量目标, 避免走弯路。

四、实现档案馆工作信息化管理

如何提高档案馆的社会服务功能 篇8

1 存在的问题

从目前档案馆工作的现状来看, 其社会服务功能还亟待增强。存在两个方面的问题:

1.1 服务功能不健全, 利用率不高。

1.1.1 利用效率不高。

目前, 我们的档案馆从档案的利用范围来看更多的是为领导机关服务, 为社会公众提供档案服务的比例很小。普遍存在着利用者进出档案馆大门麻烦、手工检索繁琐、服务设施不完善、阅览环境杂乱等一系列问题, 这就导致了档案利用效率的降低, 令有些利用者望而却步。这与国外档案馆的利用率无法相提并论。

1.1.2 利用方式单一。

对于许多档案馆来说坐等利用者上门采取被动服务是主要的服务方式。而结合本区域内的中心工作提供主动服务:针对馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式仍然是“写在纸上挂在嘴上”没有真正付诸实施。

1.1.3 馆藏匮乏。

面向公众为社会提供档案服务必须有丰富的馆藏作为后盾。从目前来看尤其是区县级档案馆的馆藏匮乏是影响其社会功能发挥的重要因素。从馆藏结构上看虽称得上“门类齐全”但通常只被领导机关利用的文书档案占大多数, 科技档案、声像档案等却很少。从档案内容上看真正具有查考价值的档案实在不多可为社会公众所用的档案就更少了。

1.1.4 编研工作缺乏成效。

档案馆编研工作起步较晚。截止目前虽有一定数量的编研产品但大部分为应付升级达标匆匆而就质量不高实用性不强利用范围狭窄利用效果不显著。因此编研工作没有发挥其应有的作用。

1.2 社会宣传不到位, 公众认知程度差。

档案部门虽然每年都开展一些宣传活动, 但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的, 对档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外我国的档案工作者历来崇尚“默默无闻”档案馆工作人员更是如此, 只满足于踏踏实实地做好本职工作, 头脑中缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识, 从而影响到社会对档案馆的认知程度。

2 改革措施

上述问题都在不同程度上妨碍了档案馆社会功能的实现。要改变现有状况充分发挥档案馆社会功能应在以下两方面下功夫。

2.1 搞好广泛宣传, 扩大社会知名度。

档案馆若想实现其社会功能, 第一步是要提高它在人们心目中的认知程度, 把自己宣传出去, 要采取灵活多样的方式做好组织宣传工作。以下方法都可以运用:

2.1.1 常规性宣传。

各级档案馆应抓住每一个机会向社会展示自己。可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。

2.1.2 借助新闻媒体的力量进行宣传。

电台、电视台、报纸等新闻媒体是宣传档案馆的最佳场所, 是沟通档案馆与社会公众的一座桥梁。档案馆与新闻工作者团结协作采取“广而告之”的方式向公众宣传档案馆及档案馆工作成果, 介绍馆藏档案内容, 势必会收到良好的效果。

2.1.3 创办刊物加强宣传。

档案馆可创办刊物在自己的宣传媒介上设立园地, 公布馆藏档案目录及馆藏档案史料、登载档案内容简介、介绍档案馆知识, 并在一定范围内发行以达到宣传档案馆的目的。

2.1.4 设立宣传栏。

档案馆在自家门前或选择适宜场地长期设立宣传栏, 将档案馆工作、馆藏档案内容定期介绍给公众也是一种行之有效的办法, 可大大加深社会公众对档案馆的认知程度。

除上述几种方法, 外档案馆还可根据中国的传统习俗在各类节日期间印制明信片、贺年片、日历卡等免费向社会公众散发, 尽可能地宣传档案馆工作。

2.1.5 另外, 开展档案馆宣传工作应遵循长期

性的原则, 那种“轰轰烈烈一天、默默无闻一年”的做法是收不到多少成效的。

2.2 加强档案馆基础性工作, 扩大服务范围。

档案馆的社会功能要体现以人为本的理念, 档案馆要成为党为人民服务的窗口, 要把整个社会和全体公众作为自己的服务对象。做好馆内各项业务工作是使档案馆社会功能得以发挥的重要因素。

2.2.1 丰富馆藏质量。

多少年来由于国情的限制、认识的不足以及有关法规的不完善“丰富馆藏”被片面地理解为只是馆藏数量的增加。量的多少成为档案馆是否壮大的标志, 甚至被作为档案馆增编进人的条件从而导致了馆藏量的大幅度增加大部分无价值的档案被冠以“永久”、“长期”之美名多年藏于库内留之无用弃之可惜既无助于档案价值的发挥也给档案鉴定工作造成了很大的困难。因此丰富馆藏必须克服重量不重质的缺陷在修改、完善有关规定的基础上将确实具有保存价值的档案收集进馆。

2.2.2 做好档案征集工作。

征集是档案收集工作的主要方式也是丰富馆藏的重要途径。从实践上看征集工作不像接收工作那样受进馆年限的限制在时间的掌握上具有灵活性。另外征集工作范围较广不只是面对领导机关还要面向社会。所以通过征集方式进馆的档案从价值上来说更具有社会性这就为档案馆发挥社会功能奠定了基础。开展征集工作是很艰难的它要求征集人员必须具有强烈的责任心和极大的工作热情, 要有正确判定被征集档案价值的能力要及时收集有关信息确定征集目标, 要掌握一定的心理学知识正确处理与被征集者的关系还要将征集工作作为一项经常性、长期性、连续性的工作只有这样才能保证征集工作的有效开展。

2.2.3 做好档案开放工作。

档案开放就是在无损国家和个人利益的前题下将档案向社会公众开放以最大限度地发挥档案的价值。开放档案时应严格依照档案法及有关法规认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案必须向社会开放另外应做好开放档案的宣传工作通过发布公告等方式向社会公众公布开放档案目录介绍开放档案内容以便社会公众知晓为开放档案之利用创造条件。

2.2.4 提高编研工作水平。

编研工作是档案利用工作的较高形式是开发馆藏档案信息资源的重要手段其水平的高低直接影响到档案馆社会功能的发挥。一方面要加强编研力量。编研工作开展起来周期长见效慢因此在一些档案馆未得到领导的高度重视, 无论在机构的设置上、人员的配备上还是职能的安排上都存在着问题在一定程度上给编研工作的开发增加了难度。只有加强编研力量增加人、财、物的投入为编研工作开展创造良好的外部条件才能保证编研工作的正常开展不断提高编研工作的水平;另一方面提高编研产品质量。撰写出具有较高使用价值实用性较强易于传播的编研成品才能说明编研工作在档案馆社会功能的实现中发挥了应有的作用。提高编研产品的质量要求编研人员必须坚持实用性的原则。这一原则应贯穿编研工作的整个过程。

2.2.5 运用电子计算机参与档案馆的管理与利用工作。

电子计算机的高效、准确有助于实现档案馆的社会功能。从目前来看应努力做到以下两点:第一, 实现电子计算机检索提高工作效率。第二, 建立信息联网实现档案信息资源共享。

2.2.6 提高档案管理工作人员的素质。

提高档案管理人员的综合素质是实现档案馆的社会化功能至关重要。一是要钻研业务提高工作水平。档案馆工作人员作为国家财富的保存者、守护者、档案馆的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务开展深层次的研究工作发挥档案的价值为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任;二是要塑造新时期档案馆工作者的新形象。现在的档案馆工作人员已不是过去的“看摊者”、“守门人”了。新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会把自己的知识、才学奉献给社会同时将新的形象展示给社会。笔者认为档案馆工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情档案馆工作者应不断增加自身的学识提高自身的修养陶冶自身的情操以自己的博学以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重从而提高档案馆的社会地位更好地实现档案馆的社会功能。

摘要：实现档案事业与经济建设和社会的协调发展是档案工作服务于社会、发展自身的客观需求。提高档案馆社会服务功能的途径是:搞好广泛宣传, 扩大社会知名度;加强档案馆基础性工作, 扩大服务范围。

档案的社会功能 篇9

关键词：学籍档案,服务功能,管理对策

一、高校学籍档案的特征

高校学籍档案是大学生被录入高校后的高考成绩、学籍表、在校学习成绩、获奖情况、毕业证书登记及毕业派遣等诸多方面信息的真实记录和反映, 是学生在校学习的重要个人信息记录。学生学习成绩表是大学生在校期间学习成绩的记录。学生毕 (结) 业证、学位证登记表是对学生学历学位教育结果状况的信息记录。上述信息做为大学生在校学习生活的信息记录, 为他们在未来的继续教育、就业及社会保障服务等方面做证明具有意义。高校学籍档案具有如下基本特征:

1. 高校学籍档案具有真实性特征。

高校档案是由不同的学生管理单位, 根据高校教育管理规定, 在大学生入学的不同阶段, 对学生学籍档案材料分别整理汇编而成。如招生部门根据本地区的招生计划及本高校的招生简章, 与本地区教育部门协调共同完成招生工作, 在工作过程中形成新生录取方面的学籍档案。学生成绩档案及毕业证、学位证登记表等学籍档案是由教务处、各院系在学生成绩管理过程和毕业登统过程中形成的关于学生成绩表、毕业证登记等方面的学籍档案。由于它们是在学生录取, 学生成绩管理、学生毕业登统过程中形成并归纳整理出来的文档, 故具有原始性、真实性。

2.高校学籍档案内容具有多样性特征。高校学籍档案内容丰富, 材料多样, 包含新生录取登记表、学生成绩登记表、学生在校期间获奖材料、四六级英语考试成绩、学生毕业证学位证登记、毕业生学籍等多方面内容材料, 是记录学生高校生活材料的综合体。

3.高校学籍档案形成具有分散性特征。高校学籍档案的材料由不同的职能部门分别形成。如招生部门形成:新生录取档案, 教务部门形成学生成绩表、毕业生登记表等档案, 学生管理部门形成学生的各种奖惩记录档案, 各院系形成学生学籍登记等学籍档案。校档案馆 (室) 综合管理全校学籍档案, 并提供档案利用服务。

4.高校学籍档案利用的频繁性特征。高校学籍档案是高校利用频率最高的档案。学生在继续升学、就业、出国留学活动中需要查阅并出示学习成绩表、毕业证中 (英) 文证明等证明材料。目前在社会保障活动中有些需要社会化存档者和一些即将退休人员在整理退休材料时也需查阅补办相关学籍档案材料, 以提供其相关毕业和分派遣证等方面的证明。另外还有一些毕业证书学位证书丢失者在评职称等需要时, 也要求补办学历学位证明等等。诸多方面的需求, 使学生档案得到频繁利用。

高校学籍档案诸多特点中, 真实性是它的首要特征, 决定了高校学籍档案的其他特征, 也决定了它作为信用凭证材料, 能够起到服务学校管理和服务社会的双重作用。

二、高校学籍档案的服务功能

概括地讲, 学校学籍档案具有服务校内外的两方面功能。高校学籍档案服务校内是指:一方面学籍档案是供高校内部各职能部门查阅关于学生学籍等方面的情况, 另一方面是给在校学生的继续升学、出国留学时为相关单位提供证明。服务校外是指:为已经毕业的学生提供在高考录取证明、研究生录取证明, 本科或研究生成绩单, 毕业证学位证证明及毕业分配或派遣证明等。具体看, 学籍档案具有以下几方面的功能:

1. 学籍档案服务学校职能部门的功能。

学籍档案是高校教学管理部门和学生管理部门对学生管理过程中形成的原始材料, 是对学校学生在校期间综合信息的反映。学籍档案服务学校职能部门的功能, 是指学籍档案为学校职能部门提供查询服务的功能。第一, 学籍档案为教学管理服务。学籍档案管理与教学管理工作紧密相连, 相互促进。一方面, 学籍档案是学校教学与管理工作结果的详细记录, 如历年成绩记载、学籍变动、毕业证书登统等真实地记载在学籍档案中;另一方面, 学籍档案中的记录反过来为教学和管理工作的提高提供了数据支持, 学籍档案的记录可以反映出一段时间内学院教学水平的来源与去向、学生的培养层次、学校教育教学改革的方向及教学管理工作的水平。职能部门通过查询调取学籍档案资料, 分析数据, 为制定新的计划、规划查询依据。如通过教学质量检查或教学水平评估材料, 从中随机抽取学生成绩做调查统计, 发现当前工作的不足, 及时调整制定新的教学计划, 促进教学质量的进一步提高。第二, 学籍档案为学生管理服务。学籍档案记录了学生多方面情况, 如学生年龄、出身, 家庭主要成员和所从事的职业、职务, 家庭经济情况以及本人成长经历等。学生管理部门的老师从中可以了解学生的成长环境, 所受到的影响和成长中可能出现的各种问题, 以便及时加以正确引导, 从而促进了学生管理工作的顺利进行。第三, 学籍档案为学校发展提供信息支持。学籍档案的动态形成过程及静态实证材料分析, 直接为学校的改革发展提供依据。如毕业生的毕业去向, 直接反映了社会对大学生的需求状况, 为高校专业调整和学校发展提供原始信息。

2. 学籍档案服务在校大学生的功能。

学籍档案是大学生在校成长全部过程的真实材料记载。在校大学生在出国留学或就业时都要向相关部门提供学籍档案材料。如在校学生在出国留学时需提供学生入学时的高考成绩、在校学习成绩单等;用人单位在与毕业生签约时, 用人单位要核实学生的毕业证和学位证, 以确认学生身份, 避免假学历学位滥竽充数。学籍材料的归档及未来的信用凭证作用, 对在校生也影响颇深, 对督促和激励学生努力学习和锻炼有积极的意义。

3.学籍档案服务毕业生、服务社会的功能。高校毕业生在就业后, 对学籍档案也有很多需求。主要表现在如下方面: (1) 国外就业的毕业生在继续求学时, 要求高校提供他在国内高校就读的学习成绩, 学历学位材料。 (2) 国内毕业生在就业后, 在职称评定时被要求高校提供毕业证、学位证材料对其毕业证、学位证加以认证。 (3) 毕业生毕业证结业证不慎丢失, 补办相关证件, 要根据毕业生的学籍档案材料, 提取其毕业证学位证等材料加以认证。 (4) 毕业生在办理退休时社会保障部门要确认其工龄时, 需要查阅学籍档案材料, 提取他的毕业就业派遣证等方面的证明, 对其毕业情况加以认证。高校学籍档案服务毕业生的这些社会功能, 对学生能否继续完成升学、再就业、计算工资工龄等有重要影响。学籍档案服务社会的功能在当前市场经济的条件下, 社会保障日益完善的社会环境下, 保障个人合法权益, 具有重要的现实意义。学籍档案服务学校职能部门、服务在校生的功能是学籍档案的基本职能, 学籍档案服务毕业生是学籍档案服务社会的重要内容, 也是学籍档案日益被社会重视的重要表现。学籍档案服务社会的功能要求高校的学籍档案管理要立足现实, 重温历史, 加强学籍档案的整理和补救工作, 以期更好地实现学籍档案的社会化服务。

三、完善学籍档案管理提高学籍档案服务质量

学籍档案管理是一个动态的管理过程, 既承上启下, 又继往开来。在档案管理中存在旧问题, 不利于新时期学籍档案服务社会的新要求;新时期学籍档案服务社会功能的强化, 又要求高校档案管理不断创新。

(一) 目前学籍档案管理过程中存在的问题

学籍档案是学生被高校录取、在学校学习、从高校毕业及分配或派遣等一系列个人信息记录, 作为其为社会服务的信用凭证, 其内容是否先进, 是否便于查询, 对于高校档案能否高效便捷地为学生提供服务关系重大。在高校档案管理过程中恰恰出现了相关的问题, 具体表现在以下几个方面:

1.受历史条件限制, 学籍档案材料内容不完整。由于历史的原因或管理不完善, 造成学籍档案不完备。缺少学籍档案实证材料。再如由于管理不完善, 相关部门或院系归档不全, 造成学籍档案信息不完备等等。

2. 受管理部门的影响, 学籍档案记录不规范。

比如, 毕业生成绩单, 应有三个部门的公章:学生所在院系, 教务处及院系主管领导的名章。如由于某些部门疏忽, 致使学生成绩单会缺少其中的某个印章, 使学生成绩公信度受到影响。再如, 毕业学籍表应记载学生从入学到毕业的全部信息材料。院系在档案形成过程中, 记录不规范, 缺少学生在校的某些信息, 使学生在利用学籍档案时要增加其他部门的附加材料加以佐证, 导致服务水平降低。

3. 受计算机管理系统限制, 学籍档案管理手段不先进, 电子化程度不高。

受档案电子化程度的影响, 有些学校的学籍档案没有进入到电子查询阶段, 靠人工查询, 费时费力, 不利于纸质档案的保管, 也影响服务质量的提高。

4. 受高校档案馆水平建设的限制, 档案收集和整理不到位。

由于有些高校的档案管理依然是档案室的水平, 档案员数量少档案员自身管理水平限制, 使学籍档案收集、档案整理、管理工作不到位, 也会影响学籍档案服务社会的质量。

发现问题是解决问题的前题, 研究对策是解决问题的最好方法, 我们要从现实存在的问题出发, 不断研究档案管理的理论和实践, 提高服务质量。

(二) 加强高校学籍档案管理, 提高高校学籍档案服务社会的质量

1.加强档案队伍建设, 不断提高学籍档案工作人员的素质。学籍档案管理人员必须认真学习高校档案管理办法, 提高自身的思想素质和业务水平。学籍档案管理人员要有定期的岗位素质培训, 进行档案管理专业知识的系统学习和专业技术培训, 提高档案管理人员的专业水平;加强档案管理人员的思想教育, 提高对学籍档案管理工作的地位和作用的认识。

2.建立学籍档案管理体系, 健全管理制度。实行实体化管理体制, 高校可根据实际情况, 明确规定以学籍管理部门为依托, 建立以院、系 (部) 单位为支点的学籍管理体系;明确学籍管理部门的档案管理人员, 各院系的教学人员为兼职的档案员, 全力辅助学籍管理部门完成学籍档案的收集、整理、归档等工作, 为全面管理学籍档案提供可靠的组织保证。健全学籍档案管理制度, 学籍档案制度必须掌握学籍管理的原则, 既要严格执行学籍档案的法规, 又要以对学生高度负责的态度, 做到以事实为依据, 以管理制度为准绳, 做到有章可循, 有据可依。

3.加快学籍档案管理的现代化、信息化进程。学籍档案管理的现代化是以信息为基础的, 要实现档案管理的现代化, 首先要实现管理思想的现代化。学籍管理人员要充分认识到学籍档案工作在市场经济建设中的作用, 以灵活多样的形式, 开展多种形式的服务。其次, 管理方法的现代化。高校应根据实际情况, 把计算机手段运用到学籍档案的管理中, 建立学籍档案数据库, 运用计算机系统查询、打印服务系统, 提高工作效率。

综上所述, 学籍档案管理作为高校档案工作的一个组成部分, 应当在实践中不断摸索, 总结经验, 让档案信息真正能及时有效地为社会提供服务, 使档案开发工作逐步走上规范化、制度化、科学化的轨道。

参考文献

[1]李玉萍.高校学籍档案管理的问题与对策分析[J].齐齐哈尔医学院学报, 2008, 29 (17) .

[2]苏兰英.论高职高专院校学籍管理的改革[J].漯河职业技术学院学报, 2008, (1) .

档案的社会功能 篇10

一、利用率低、利用范围狭窄

从我调查的情况来看, 目前大多数档案馆的年利用人次、卷次是不尽人意的与国外档案馆的利用率无法相提并论, 从档案的利用范围来看更多的是为领导机关服务为社会公众提供档案服务的比例很小。

二、社会对档案馆的认知程度差

人们对档案馆的性质、地位及其工作职能几乎一无所知。那么究竟是什么原因影响了人们对档案馆的认知程度阻碍了档案馆社会功能的实现呢, 笔者认为有以下几点:

(一) 档案馆宣传工作没有到位。

近几年档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动。但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的对档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外我国的档案工作者历来崇尚“默默无闻”档案馆工作人员, 更是如此只满足于踏踏实实地做好本职工作, 头脑中缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识, 从而影响到社会对档案馆的认知程度。

(二) 服务水平不高。

档案馆功能的实现主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到档案馆社会功能的发挥。目前大多数档案馆的服务水平尚有待提高。

上述问题都在不同程度上妨碍了档案馆社会功能的实现。要改变现有状况, 充分发挥档案馆社会功能, 笔者认为应在以下几个方面下功夫。

三、采取灵活多样的方式开展档案馆宣传工作

(一) 组织宣传活动。

近几年档案工作开展的有声有色, 面向公众而进行的形式不一样的宣传活动此起彼伏。个级档案馆应抓住每一个机会向社会展示自己。可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以致举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案的认识。

(二) 借助新闻媒体的力量进行宣传。

电台、电视台、报纸等新闻媒体是宣传档案馆的最佳场所, 是沟通档案馆于社会公众的一座桥梁。档案馆于新闻工作者团结协作, 采取“广而告之”的方式向公众宣传档案馆及档案馆工作成果介绍管藏档案内容势必会收到良好的效果。

(三) 创办刊物, 加强宣传。

档案馆可创办刊物在自己的宣传媒体上设立园地公布馆藏档案目录及馆藏档案史料、登载档案内容简介、介绍档案馆知识并在一定范围内发行以达到宣传档案馆的目的。

除上述几种方法外档案馆还可根据中国的传统习俗在各类节日期间印制明信片、贺年卡、日历卡等免费向社会公众散发尽可能地宣传档案馆工作。

笔者认为开展多种多样的宣传应遵循长期性的原则那种“轰轰烈烈一天默默无闻一年”的做法是收不到多少成效的。

四、做好档案馆各项业务工作充分发挥档案馆社会功能

档案馆为社会提供服务是档案价值得以实现从而发挥其社会功能要通过各项业务工作的良好运转才能得以实现。因此做好馆内各项业务工作是使档案馆社会功能得以发挥的前提。

(一) 丰富馆藏、创造条件。

没有丰富的馆藏“实现档案馆社会功能”就成为一句空谈。丰富馆藏任重而道远, 因而也一直是档案馆工作者乃至专家、学者关注的焦点。

(二) 做好档案开放工作。

档案开放就是在无损国家和个人利益的前提下将档案向社会公众开放以最大限度地发挥档案的价值。所以做好开放工作是保证档案社会功能得以实现的一个主要方面。开放档案时应严格依照档案法及有关法规认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案必须向社会开放另外应做好开放档案的宣传工作通过发布公告等方式向社会公众开放档案目录介绍开放档案内容以便社会公众知晓为开放档案之利用创造条件。

(三) 提高编研工作水平。

编研工作是档案利用工作的较高形式是开发馆藏档案信息资源的重要手段其水平的高低直接影响的档案馆社会功能的发挥。笔者认为应做到以下两点

1. 加强编研力量。

编研工作开展起来周期长见效慢因此在一些档案馆未得到领导的高度重视。无论在机构的设置上、人员的配备上还是职能的安排上都存在着问题在一定程度上给编研工作的开发增加了难度。只有加强编研力量增加人、财、物的投入为编研工作开展创造良好的外部条件才能保证编研工作的正常开展不断提高编研工作的水平。

2. 提高编研产品质量。

撰写出货具有较高使用价值实用性较强易于传播的编研成品才能说明编研工作在档案馆社会功能的实现中发挥了应有的作用。提高编研产品的质量要求编研人员必须坚持实用性的原则。这一原则应贯穿编研工作的整个过程。

三、进一步提高档案馆工作人员的素质

档案馆工作人员是否具备较高的素质在发挥档案馆社会功能中起着决定性的作用。提高素质应做到以下两点:

(一) 钻研业务提高工作水平。档案管工作人员作为国家财富的保存者、守护者、档案馆的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务开展深层次的研究工作发挥档案的价值为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。

教师业务电子档案的优势及功能 篇11

教师业务电子档案，就是借助现代技术的网络平台，将教师的教学经历（过程）记录在案，组成教师业务电子文本。由于网络平台的技术特点，教师业务电子文本档案就具有了纸页档案不可替代的许多优势。为了提高学校教育、教学管理水平，运用以现代信息技术为支撑的网络化的电子文本管理模式，改革传统的教师业务档案的纸页文本管理手段，有助于教师逐步确立积累意识、反思意识、学习意识、研究意识，促进教师专业的迅速成长。教师业务电子档案的建立，是档案管理的一次革命，也是现代学校一个重要的管理软件。

一、教师业务电子档案

教师业务档案以电子文本的形式为载体，分为教师个人基本信息、教学工作、班主任工作、教研工作等几个模块。

模块1 教师个人基本信息，其内容：姓名、年龄、教龄、职称、职务、履历、学历、进修（业务进修）。

模块2 教师教学工作，其内容：任教学科与班级、教学工作计划及小结、教学成绩（含期中期末考试成绩）、组织学生参加各项活动获奖成果、教师在个项教学竞赛获奖、教学论文获奖及教师获得各项荣誉称号等。

模块3 班主任工作，其内容：教育工作计划及小结、教育活动设计与实施、教育效果、班级工作随笔及感想、论文等。

模块4 教研工作，其内容：个人专业发展计划、课题研究、教学反思、教学随笔及感想、教学论文、教学风格（教学经验）等。

二、电子档案的优势

教师业务电子档案是采用现代信息技术的网络化的电子文本管理模式，与传统的纸页式教师业务档案比较，显现出它在评价方面的绝对优势。

（1）阅读对象。纸页档案阅读者为学校管理人员，而电子档案阅读者为教师本人、管理者和教师同行。

（2）评价主体。纸页档案评价者为学校管理人员，而电子档案评价者为教师本人、管理群体和教师同行。

（3）评价方式。纸页档案评价方式为终极性评价，而电子档案可以成为形成性、发展性评价方式。

（4）评价标准。纸页档案评价标准是人为确定，不够客观，而电子档案评价标准是约定俗成，可以做到比较公正科学。

（5）评价结果。纸页档案评价结果是有隐秘性，不易受到监督，而电子档案的评价结果具有公开性，受到公众监督。

三、电子档案的功能

教师业务电子档案是建立在现代技术的网络平台上，具有信息大、信息传递快、阅读量大、阅读面广，派生出评价公正、科学等许多功能。

（1）教师成长记录。电子档案就是教师专业成长的记录。它记载着教师在专业成长过程中的收获与困惑，感悟与感动，智能与情感，自我评价与他人评价，一个教师的电子档案就是一段教师成长历程的缩影。教师电子档案是教师工作和思想的“博物馆”，展示着他们的成果、经历和梦想；教师电子档案就像一面镜子，虽然有时会有些扭曲，但更多的时候是对“自我”的一种真实反映。

（2）自我学习工具。教师业务电子档案就是教师自我反思的“引擎”。教师电子档案的建设过程（充实过程）其实就是一个反思学习，表现学习和优化学习的过程。阅读教师业务电子档案，能够促进教师再度审视和反思自己在教学中存在问题，以及当初预设的教学目标和计划解决问题，执行计划和实现目标所采取的种种策略。教师电子档案的建设就是要培养教师善于反思、勤于发现、追求卓越的学习习惯。因此，教师电子档案的建设过程比最终的结果更有意义。

（3）成长激励手段。教师业务电子档案记录了教师个人丰富的职业信息，特别是他们在教育教学经历中的成就和进步。由于教师电子档案的内容是公开的，教师教学成果的共享、教育教学资源的共享，以及教师个人专业发展上的差异，促使教师经常相互阅读浏览网上资料、信息，借鉴同伴的教学经验及成果。这样就会激励教师不断超越自我。同时，教师之间还会公开评价谁的工作好、业绩多，并会相互推荐浏览，教师之间就可以找到自己与同伴之间的差距，特别是教学骨干感到了压力，教师群体中自然形成了“你行，我也能行”的激励氛围，从而使每位教师受到激励并不断争取更大的进步，取得更多的成绩。

（4）感受成功途径。教师电子档案很重要的一部分就是教师展示自己在教育教学领域取得的优异成绩，精彩作品，并诉说（记载）着自己教育教学工作、职业生活的心路历程。这些展示给公众（同行）的是自己最光辉、灿烂的一面。获得公众（同行）的学习、敬佩，得到内心的满足，体验了工作的快乐，享受成功的喜悦，满足了成就感。因此，电子档案制作过程就是教师感受成长的足迹和体验成果的快乐过程。

（5）多元评价功能。教师电子档案记录着教师对教学目标和标准以及对学校目标的理解，教师对自我教学的反思性评价，教师创新的教学设计案例，教师管理者和指导专家的建议与评价等。这一切构成了一个多元化的评价体系。

a.评价的格局：教师档案建立在网络平台，评价对象为教师本人、教师同行和管理者。共同评价的多元评价格局对教师工作业绩的评价更加公正与透明。

b.评价的方式：教师专业化发展的电子档案是自然形成的，它比较真实地反映一个教师专业成长的轨迹，其记录和评价的过程受到公开督促，因为评价方式是形成性发展性评价。

c.评价的标准：由于教师电子档案阅读对象为全体教师，评价对象也是全体教师。这样的评价结果有很强的说服力，也奠定了鉴别教师工作成效的公平性、公正性和可比性的基础。

（6）管理服务作用。教师电子档案的设置与运用是学校管理思维方式的创新，在现代学校管理中有以下作用：

a.可以完善和健全学校各项校本研究制度和教师奖励制度。

b.可以帮助教师建立发展计划，满足教师发展需求，为教师发展起到积极作用。

c.可以为管理者提供公正评价教师的依据。

d.可以为学校制定发展计划提供可靠的资料依据，为全面提升学校管理奠定扎实的基础。

档案的社会功能 篇12

关键词：档案馆,社会服务,功能

当前,我国经济发展迅速,人均GDP已经突破7000美元,达到中等收入国家水平。科学技术的进步、物质生活水平的提高,人们对于文化的需求也日趋增加。现如今,到电影院看电影,到大剧院欣赏歌剧,到博物馆、美术馆参观游览已成为人们日常生活中不可或缺的一部分。时任国家档案局局长杨冬权在2009年的全国档案局长馆长会议上曾提出,“广大人民群众在解决温饱以后的文化、休闲、维权等活动更需要档案服务”。鉴于此,作为我国文化机构的各级档案馆也应积极转型,和博物馆、美术馆一道为社会公众提供高质量的文化服务,满足社会公众日益增长的文化需求。

一、当前我国档案馆社会服务功能现状

本文选取部分省级档案馆和部分市、县级档案馆作为考察对象并对其进行网络调研(作为考察样本的档案馆选取标准为:东部地区、中部地区、西部地区各选取两个省级档案馆和两个市、县级档案馆),通过访问这些档案馆的档案网站以及查阅相关资料,来对其社会服务功能进行分析,下图是对各档案馆服务情况的简要说明。

基于上图可以看出,我国的档案馆社会服务功能与档案馆的级别以及档案馆所在地区的经济发展水平有着密切的联系,不同级别、不同地区的档案馆在社会服务功能方面差异较大。

对于省级档案馆来说,绝大多数省级档案馆建设水平较高,这些档案馆的面积普遍都在几万平方米,阅览区环境幽雅,内设电子阅览室以及计算机等现代化档案查询及检索设备,并设有档案展厅,对馆内具有历史文化价值的档案进行展出,供人们参观。在馆藏方面,省级档案馆馆藏量普遍达到百万卷,馆藏档案内容丰富,数字化程度高。在信息化方面,省级档案馆均已建立档案网站,网站内容丰富、更新速度快,注重网上互动,访问量较大,普遍超过百万人次。沿海发达地区的档案馆网站甚至开设了手机版和多种语言的版面,方便手机用户和国外用户及时了解相关信息。这说明了省级档案馆作为我国级别较高的档案馆,综合实力较强,社会影响力大,对我国的档案工作起到了示范及引领作用。以广东省档案馆为例,广东省档案馆新馆于2004年建成并投入使用,总建筑面积44385平方米,共25层。新馆建筑设计匠心独具,将岭南文化与现代文化相融合,凸显了广州历史与现代相交融的城市风格,馆外绿地、雕塑、喷泉交相辉映,彰显了现代化公共档案馆的人文关怀。广东省档案馆设有一千多平方米的中央大厅,大厅内布置了大型浮雕《岭南春秋》,并且设计了富有创意的“开放空间”,给人以开放、包容之感①。一至三层为馆内的档案展厅,展厅内定期举办档案展览等活动,展出极具历史文化价值和地方特色的档案,吸引了大量群众前来参观。档案馆阅览室设施齐全,配备各种现代化设备,方便来访者查询档案,并安排志愿者提供咨询服务,在档案网站建设方面,广东省档案馆不仅注重网页设计、信息更新等基础方面,并且还开通了网上查档、网上咨询以及手机上网查阅等服务,使人们能够随时随地享受档案馆带来的便利服务。

对于市、县级档案馆来说,虽然数量众多,分布广泛,但建设水平参差不齐,地域差异尤其明显。东部发达地区如江苏、浙江、福建、广东等市、县级档案馆大多有着一流的建设水平和服务质量,其综合实力可与省档案馆相媲美。中西部部分欠发达地区的档案馆情况则不容乐观,这些档案馆不仅在建筑品质上无法与东部发达地区的档案馆比较,在地理位置上也大多处于政府机关大院的角落或城市的偏僻地段,社会关注程度较低。部分贫困县档案馆馆内设备老旧、落后,甚至还停留在人工查找、整理的阶段。此外,部分欠发达地区档案馆档案网站页面制作较为简单,样式传统,内容更新慢,甚至有些链接打开后没有显示相应内容。档案馆与社会交流过少,互动性较差,对社会公众缺乏吸引力。

二、我国档案馆在社会服务功能方面存在的问题

(一)部分档案馆相关配套设施不足。

就目前我国档案馆建筑水平来说,欠发达地区的档案馆大多由老旧建筑简单改造而成,感观较差,文化韵味不高,内部的建筑格局也不符合档案馆的建筑标准。档案馆内部阅览室空间狭小,光线昏暗,甚至没有单独的阅览区域供人们查阅档案;阅览室缺少计算机等现代化的档案检索设备,检索工具原始简陋,缺少维护,甚至让人无法长时间停留查档。

(二)部分档案馆开放程度和服务能力仍有待提高。

提高档案馆的开放程度和服务能力是档案馆增强自身实力,获得社会认可和提高知名度的有效途径,就目前实际情况来看,我国的国家级和省级档案馆开放程度和服务能力较强,基本上适应了社会发展的需求,但部分基层档案馆的开放程度和服务能力仍有待提高。这些档案馆存在的问题主要包括:部分档案馆馆库面积偏小,馆藏资源数量较少,结构单一,信息资源体系不健全,服务面小,无法满足不同用户的需求,无法为广大档案利用者提供较为完整、准确的档案信息;部分档案馆档案整理鉴定工作滞后,开放档案数量少,很多理应到期开放的档案仍不及时开放,档案统计和整理工作不系统、不到位,对于有重要价值的档案缺少复制品;档案查询档案难度较大,查全率、查准率不高,有用信息少,信息价值低,降低了人们利用档案的积极性;部分档案馆只重视档案收集,不重视档案借阅工作,借阅服务工作不完善;部分档案馆缺乏网络技术人才,网站服务能力较低,信息更新不及时,甚至无法实现网上查询档案信息②。

(三)部分档案馆服务意识缺失,缺乏人性化服务。

随着社会的快速发展,查询档案、利用档案的人群逐渐增多,档案馆的服务态度和工作人员的行为举止也越来越受到档案利用者的关注。目前,我国很多综合档案馆都在转变服务理念上下了功夫,很多档案馆都在创新服务手段,使档案服务工作更具有新意。但也有部分档案馆服务工作做得不到位,比如,有些档案馆内的档案阅览室缺少人性化设计,对档案利用者缺乏人文关怀;部分档案馆陈旧的档案服务理念尚未完全改变,依然采用“等客上门”的工作方式,缺少网上预约查档、电话预约查档等便民服务项目;部分档案馆在接待来访者时,依然存在被动服务现象,并且提供的档案信息缺乏深度,缺乏系统性。

三、档案馆在社会服务功能方面存在问题的原因分析

(一)档案馆自身因素。

档案馆自身因素是导致目前部分档案馆在社会服务功能方面存在欠缺的主要原因,也是当前部分档案馆亟须解决的主要矛盾。档案馆的自身因素主要包括档案馆的工作机制、档案馆的馆藏资源、档案馆的技术和人才因素。

就档案馆的工作机制来说,由于目前档案馆实行的是“局馆合一”的行政管理体制,使得档案馆无论在管理或者服务上都难以去除行政的色彩,这就形成了国家档案主管部门下达什么样的政策,各级档案馆就执行什么样政策的被动工作方式。在这种管理模式之下,档案馆很难在社会服务方面有自己的创新。而且,有些档案馆自身的服务意识并不是很强,不能够主动去和社会进行交流互动,造成档案馆收集社会意见和建议的渠道较少,无法及时获知社会公众对档案信息的需求,由此导致了档案馆自身很难纠正自己在社会服务功能上的缺陷,长此以往,必然不能不能良好的服务效果,自然也不能赢得社会的认同。

就档案馆的馆藏资源来说,由于目前档案馆行政管理色彩依然很浓重,很多档案馆过于注重收集政府机关及企事业单位的有关日常工作方面的档案,而轻视有关社会生活方面档案的收集,造成档案馆馆藏档案体系不完整、内容单一、载体类型单一、档案重复率高。此外,有些档案馆为单纯增加馆藏量而盲目收集档案,大量收集内容重复的档案,且很少对馆藏档案进行鉴定和销毁,造成了档案馆“只进不出”的局面。这些问题的存在,造成了档案馆显得不够“亲民”,和普通群众产生距离感,缺乏对社会公众吸引力。

就档案馆的技术和人才的角度来说,目前,部分档案馆存在新技术应用缺乏、专业人才数量不足、缺乏复合型人才、人才严重流失等情况。对其进行深层次的原因分析可以看出,长期以来档案馆对于人才的重要性认识不足,人力资源开发意识比较淡薄,习惯于传统的人事管理方法,只重视人员编制管理,轻视人才的培养和发展,人员管理方式陈旧、僵化,缺乏切实有效的档案专业人才培养机制,没能建立起一支专业技术过硬的人才队伍;档案馆工作人员缺少创新意识,满足于传统经验,墨守成规,不能主动利用网络通信、物联网等新技术,缺少超前意识,对当前档案界的发展动态及前沿成果了解甚少。并且,由于目前档案馆在社会认知程度、创新及发展机会等方面不如一些著名的公司企业,使得专业技术人才在档案馆无法充分展示自身的才华,很少能体会到工作的成就感,造成了很多有能力的人才心里失衡,出现了人才流失的情况。这些原因,直接导致了部分档案馆在技术和人才方面存在缺陷,影响了档案馆社会服务功能的发挥,成了当前部分档案馆发展前进中的包袱。

(二)社会因素。

社会环境因素影响着档案馆自身,从而影响到档案馆的社会服务水平。社会因素主要包括国家和社会对档案馆的资金投入和社会公众对档案馆的认知程度。

就国家和社会对档案馆的资金投入来说,虽然国家和地方各级政府对档案馆的投入不断增加,但实际的资金投入并不能够完全支持档案馆各项功能的充分发挥,档案馆很多服务创新的设想由于资金的制约而被迫减缓甚至停滞。在中西部欠发达地区,由于当地的档案馆本身基础差,再加之当地的经济条件不能支持档案馆的改造和设备更新,部分档案馆房屋老旧、设备简陋,有些甚至连基本的维护花费、员工工资支出都难以为继。此外,由于档案工作的效益具有隐蔽性和滞后性,投入后在短期内难以看到直接的回报,因而难以广泛吸引社会资本。对档案馆的资金投入不足影响了档案工作,制约了档案馆社会服务功能的进一步发挥,不利于档案馆的长远发展。

就社会公众对档案馆的认知程度来说,目前,社会对档案馆的认知程度并不高,社会档案意识即人们对档案和档案工作的总体认识也不很深入,档案也没能普遍走近群众生活,其价值和用途也没能被社会充分认识。这造成了人们对档案工作不重视,在经济建设和科研方面遇到了难题也意识不到可以通过查询相关档案来解决。社会上存在的这种对档案工作不冷不热的态度,反过来影响了档案工作的质量和水平,限制了档案事业的进一步发展。

四、提升我国档案馆社会服务功能的建议

(一)改善档案馆软硬件条件,提升社会服务能力。

在信息时代,档案馆应成为知识的宝库和信息交流传播的中心,这就要求我国各级各类档案馆要顺应时代发展的需求,积极改进自身存在的不足,以此增强自身的实力。

1. 改善档案馆的硬件条件。

从硬件方面来说,创建高质量的档案馆应主要从档案馆的建筑水平和档案馆内部的阅览环境这两个方面进行提升改造,使其更具艺术感和人性化。

一是档案馆的建筑水平。档案馆作为承载一个地区记忆的场所,是一个地区历史和人文的积淀,所以档案部门一定要结合当地的历史文化,力求档案馆与当地的历史和文化相融合。在建设新馆或对原有档案馆进行提升改造的过程中,尤其要注重档案馆建筑的外形,要使其富有艺术气息,让人过目不忘,同时,档案馆的建筑外形还要充分考虑周围建筑的形态,使之既能突出档案馆的亮点,又能与周围的环境协调统一。对于新规划建设的档案馆可以聘请有能力的设计团队来对档案馆建筑进行综合设计,力求建设成为精品工程,对于已经建成且尚在使用中的档案馆可以采用修改建筑外立面的方法进行补救,以提升其视觉效果③。

二是档案馆内部的阅览环境。对于档案馆内部阅览区域环境的设计要兼具实用性和艺术性,要体现出档案馆的“开放型”和“服务型”,即阅览区域的设计应符合人性化的设计理念,符合社会广大用户的需求。在设施配备方面要更加全面,要考虑档案利用者的需要。在不违背档案馆建筑规范的情况下,档案馆阅览区域的内部装修和整体布置上应更具有文化艺术的氛围。此外,档案馆还应在馆内设置档案展厅,用于定期展出馆内具有历史文化价值的档案,这样做既能吸引社会公众的关注,又能提升档案馆的文化品位。

2. 改善档案馆的软件条件。

从软件方面来说,“软件”就是指档案馆的软实力,主要涉及档案馆人才队伍建设和管理方式这两个方面。

一是档案馆人才队伍建设。人才是一种宝贵的资源,是档案馆发展的重要推动力量,随着网络信息技术的飞速发展,档案馆的工作方式也在不断地变化,档案馆对人才的需求也日益强烈。因此,推进档案馆人才队伍建设就显得尤为重要。第一,档案馆要能够吸引人才,档案馆作为社会信息资源的集散地,要通过提升自身的综合实力,树立起自身的品牌,显示其自身应有的社会价值,从而提升自身对人才的吸引力。第二,档案馆要能够培养人才,作为档案馆,要想建立一支专业技术过硬的人才队伍,仅仅依靠外界的人才输入是远远不够的,更重要的是自己拥有“造血”的能力,能够培养一批为自身开展档案工作所用的专业人才。第三,档案馆要能够留住人才,档案馆要以人性化的管理体制凝聚人,要结合自身的实际情况,建立能够激励人才,尊重创新的管理制度和管理方式,同时,还要根据工作中的实际情况,因人制宜,合理利用人才,让人才处于相应的职位,获得相应的待遇。要因岗择人,人尽其才,将人才放在能使他们发挥最大作用的岗位上,让其更多地从事有关科研和创新方面的工作,发挥其创造性的积极性,实现其自身的价值④。通过这些做法,可以使档案馆产生凝聚力,使档案专业人才找到归属感,使其愿意为档案馆贡献自己的智慧,愿意为创建高水平的公共档案馆出谋划策。

二是档案馆管理方式的转变。当前档案馆内部传统的管理方式已能不适应社会的快速发展,转变管理方式就成了各级各类档案馆工作的重点,而这其中针对档案工作的评价正是其内部管理的核心环节。对档案馆档案工作的评价既要包括对其功能和作用发挥方面的直观评价,又要包括对其工作性质和工作能力的抽象评价;既要包括对档案馆馆藏数量和馆内设施等硬件水平方面的评价,又要包括对档案馆业务水平和管理水平方面的评价,此外,还应通过社会公众的反馈意见对档案馆进行综合评价,收集社会公众对档案馆设施人性化程度、档案馆整体运行状况等方面意见和建议,以此对档案馆进行综合考评。这样,通过改进档案馆的评价体系来促进其管理方式的转变,提升档案馆的服务能力,创建真正的服务型档案馆。

(二)提高档案馆开放程度,转变社会服务理念。

提高档案馆的开放程度,一要树立开放的思维,二要树立主动服务的意识。树立开放思维,要求档案馆在工作中严格按照《中华人民共和国档案法》以及《档案法实施办法》的规定,定期向社会公众开放档案,在开放档案的过程中要做到该开放的必须开放,绝不不刻意拖延,力求使社会公众享受到档案开放的便利。在档案提供利用过程中,档案馆工作人员要以热情的态度接待来访者,时时刻刻为来访者提供便利。树立主动服务的意识,要求档案馆明确自身定位,树立服务观念。在服务态度上,档案馆工作人员在接待来访者时态度要热情,“想群众之所想,急群众之所急”,把来访者需要解决的事情当作自己的事情来办,力求使来访者满意而归。在人员考核上,档案馆要确立服务型管理机制,对档案馆工作人员的服务水平进行量化考核,唤起档案工作人员主动服务的意识,此外,档案馆还要加强与机关、企业、事业单位以及社会团体建立密切的联系,对其工作要积极协助,以此来树立档案馆自身的服务形象,为创建具有较高社会服务水平的档案馆奠定基础。

(三)创新档案馆服务方式,提高社会服务质量。

作为档案馆,要想赢得社会的认可,只具备优雅整洁的阅览环境和高端的设施设备还远远不够,更重要的是通过独具特色的、具有创新性的服务使来访者留下美好的印象。当前,我国许多大型档案馆均在服务方式上有所创新,推出了各类反应自身特色的服务,不同程度地满足了社会的需求。就目前来说,档案馆可以通过以下几点措施实现服务创新,提高服务质量。

1. 主动向社会公布联系方式,开展电话及网上预约查档服务。

档案馆可以将档案馆相关服务窗口的联系方式向社会公布,并开展电话预约查档和网上预约查档服务,将档案服务工作和人们的日常通信相结合,融入人们的日常生活之中,让人们在享受便捷的同时享受高质量的档案服务。

2. 积极开展档案编研活动,向社会传播档案编研成果。

档案馆作为国家和社会的文化事业机构,理应承担起传承历史文化的责任。为此,档案馆应根据本馆的馆藏数量和馆藏结构等实际情况,有针对性地开展档案编研活动,并积极向社会传播档案编研成果。档案馆可以将档案编研成果借助于报纸、杂志、广播、电视、网络等传播速度快、覆盖范围广的大众传媒在社会上进行广泛宣传,此外,档案馆还可以联系电视台,针对有重大社会影响力和重要历史价值的档案编研成果拍摄专题片或纪录片,并在黄金时间进行播出,以提高收视率。

3. 建立档案网站,利用档案网站设置网上展厅。

档案馆要想得到社会的广泛关注,就要学会利用网络来宣传自己,要在档案网站的建设上下功夫。对于档案网站的建设,要用心对待,要从社会公众的需求出发,注重档案网站的页面设计和实用功能。档案网站的主页应活泼大方,具有吸引力,要体现出本档案馆的特色,让人过目不忘。主页上设置的各种链接要全面而有条理,使访问该网站的人能够及时找到想要查询的信息。档案网站在设计时还要注重其互动性,可以设置网上展厅,将展览搬到网上,进行同步展览,并利用三维动画制作技术,还原展览现场的效果,使人产生身临其境的感受。这样,人们不用特意出门奔波到档案馆,在家就可以看到原汁原味的档案展览,不仅不会受档案馆作息时间的限制,而且会更具有趣味性。此外,档案网站上还应设置群众反馈的功能,如“公众咨询”“网上留言”等互动平台,及时收集来自社会公众的意见建议,以便更好地改进自身工作。

4. 设置档案馆活动空间,定期举办富有特色的档案活动。

当前,档案馆需要打破自身长期以来形成的“低调”和“默默无闻”的形象,改变“酒香不怕巷子深”的思维方式。档案馆可以根据实际情况,开展丰富多彩的具有创新性的活动,来吸引社会公众的注意力,如,利用馆藏档案资源定期举办艺术展览、利用档案人员的专业知识,现场展示档案保护和修复技术等等。这样,充分调动馆内一切有利因素,提升公共档案馆的社会服务水平。

5. 举办家庭档案展览,吸引社会公众积极参与。

档案馆要想赢得人们的青睐,就要与社会紧密联系起来,关注群众的日常生活。具体说来,档案馆可以定期举办家庭档案展览,鼓励社会公众提供家庭老照片、书信、日记等能记录家庭生活变迁的物证,为提供档案的家庭免费进行档案整理、保养及修复等工作,积极与社会互动,吸引群众广泛参与,这样既能勾起人们对过去生活的回忆和对美好未来的憧憬,使群众产生共鸣,又能在与群众的互动交流中展现档案馆开放、亲民的良好形象。

五、结束语

提升档案馆社会服务功能,创建高水平高质量的案馆,是推进新时期档案工作快速发展、提升档案馆综合实力、树立档案馆良好社会形象的必由之路,也是目前档案馆和档案学界共同努力的方向。当前,我国经济社会发展进入了一个新的历史阶段,档案学研究也同样充满着机遇和挑战。我们有理由相信,在我们的共同努力下,档案馆的社会服务水平一定会有质的飞跃,档案馆的明天将更加灿烂辉煌!

注释

1曹国昌,车晓明,王东育.大堂浮雕壁画《岭南春秋》[J].广东档案,2004(3).

2陈辉.改创新阶段档案公共服务转型策略探析[J].档案学研究,2015(2).

3杨剑云.公共档案馆人性化服务的构建[J].档案天地,2014(3).