公共档案馆社会责任

公共档案馆社会责任（精选12篇）

公共档案馆社会责任 篇1

构建社会主义和谐社会的伟大实践, 要求各级政府部门强化社会管理和公共服务职能。这是在新的历史条件下各级政府部门所面临的一项战略任务。认真履行公共服务职能, 深化档案信息服务, 对于全面贯彻科学发展观, 加快档案馆由“国家模式”向“社会模式”的转变进程, 建设公共档案馆、提高公共档案馆的、为建设和谐社会提供档案信息服务支撑具有重要意义。

所谓公共档案馆信息服务能力建设, 就是档案馆坚持从人民群众的根本利益和现实需求出发, 全心全意地为人民群众提供档案信息服务;以解决民生问题为基本着眼点, 在履行为党和政府决策服务、为社会经济发展服务职能的同时, 为社会公众提供更多更好的档案信息“产品”和档案信息服务。以面向社会公众的信息服务, 为落实科学发展观、促进经济社会和人的全面发展、构建和谐社会提供档案信息保障。

1 建设公共档案馆是由档案馆本质属性决定的必然发展趋势

随着社会的不断进步, 档案馆由“国家模式”向“社会模式”转变的趋势日渐明显。以往带有“神秘色彩”的档案馆渐渐撩开掩映在头上的面纱, 开始面向社会公众提供档案信息服务并向公共服务型档案馆的方向转化, 面向社会公众开展档案信息服务的领域得到不断拓展, 成为公共档案馆工作的鲜明特色。

从本质上分析, 公共档案馆同样具有党和政府机关的性质。其“立馆之基”在于为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务。“三个服务”职能之间相辅相成、互为依托、不容偏废。但必须注意到:“三个服务”职能之间也存在着复杂的关系。特别是公共档案馆脱胎于传统的综合档案馆, 强调其公共性, 并不意味着标新立异地全盘否定档案馆固有的本质属性与基本职能。事实上, 公共档案馆在构建和谐社会的伟大进程中为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务同为社会公众服务之间并不存在矛盾:党和政府的科学决策、社会经济的快速发展完全符合人民群众的根本利益需求;而社会公众的根本利益需求则是党和政府科学决策的基本着眼点和社会经济发展的重要基础。由此可以说, 公共档案馆是在传统的综合档案馆基础上发展起来的, 其面向社会公众的档案信息服务方向是对传统档案馆履行信息服务职能的延伸与放大。在建设公共档案馆、确定其信息服务发展战略定位时, 必须在指导思想上破除以往过分强调档案馆的机要性、保密性特点, 因循守旧、档案信息服务领域狭小受限的束缚;又要在坚持尊重档案馆机要性、保密性特点的同时, 发挥档案馆公益性、公共性优势。坚持“三个服务”共存并重的原则:一方面要超越对于为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务过分倚重的思维定式;另一方面还要在有效履行为社会公众服务职能的前提下, 实现履行“三个服务”职能之间的合理平衡。

2 建设公共档案馆对于构建和谐社会的伟大实践具有重要意义

档案馆肩负着积累、保存“社会历史记录”的重任, 掌握着大量的信息资源, 并以其独有功能成为连接档案信息与社会公众的纽带, 处于社会档案信息“支配者”、“供给者”的特殊位置。同时, 伴随着我国工业化、城镇化、市场化、国际化步伐的日益加快和改革开放进程的继续深入, 社会结构、经济体制、利益格局、思想观念都发生了深刻变化, 使影响到构建和谐社会的问题显著增多, 客观上要求档案馆必须积极配合建立服务型政府的需要, 加大履行为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务职能的力度, 切实解决好以往档案馆履行“三个服务”职能过程中面向社会公众服务明显滞后的缺憾, 努力实现档案馆履行“三个服务”职能之间的合理平衡。使公共档案馆拓宽关注社会发展和解决民生问题的视野与服务领域, 达到档案信息的社会共享与开发利用。以此为促进社会公平正义, 增强社会创造活力, 保持社会安定有序, 有效推动和谐社会建设步伐提供优质高效的档案信息服务。

3 建设公共档案馆是深化档案工作改革的重要举措

多年来, 特别是近几年来, 各级各类档案馆在围绕自身改革和开展档案信息服务方面采取了一系列措施, 并取得了显著成效。但在档案馆履行“三个服务”职能的合理平衡、加大面向社会公众的档案信息服务方面所面临的任务依然繁重而艰巨, 一定程度上影响了档案馆社会领域服务职能的合理实现。所以, 必须改变传统档案馆服务政治、经济领域的职能较强, 服务社会公众领域的职能较弱;档案管理功能建设较强, 信息服务功能建设较弱的种种弊端, 进一步深化公共档案馆自身改革。使档案工作改革、特别是公共档案馆信息服务能力建设更加适应“科学发展观”的理念与“构建和谐社会”的目标要求。坚持从公共档案馆体制建设入手, 力求在服务理念、服务方式、服务内容等方面发生巨大变化。同时, 深入研究公共档案馆履行职责的具体方式与途径, 即探讨确定公共档案馆在社会公共服务与社会管理中的角色定位问题, 将公共档案馆的信息服务领域扩展到更为广阔的社会空间。

摘要：认真履行公共服务职能, 深化档案信息服务, 对于全面贯彻科学发展观, 加快档案馆由“国家模式”向“社会模式”的转变进程, 建设公共档案馆、提高公共档案馆的、为建设和谐社会提供档案信息服务支撑具有重要意义。

关键词：公共档案馆,信息服务,和谐社会

参考文献

[1]刘金树.关于公共档案馆服务方向的思考[N].中国档案报, 2007, 1, 11.

[2]张锐.构建和谐社会视野下的档案信息服务[J].档案学研究, 2005, 6.

[3]孙爱萍.非国有档案信息资源管理研究[J].档案学通讯, 2005, 1.

[4]王改娇.公民利用档案的权利研究[J].档案学通讯, 2006, 3.

公共档案馆社会责任 篇2

公共管理视阈下档案服务社会化的理念主要有三个方面，分别为公平服务理念、公共责任理念以及全面发展的理念[2]。首先是公平服务理念。公共服务中的一个重要组成部分就是公平服务理念，这一理念的存在主要是为了将档案服务中的不平等现象进行消除。在实际的档案服务社会化中，为了更好地体现公共服务的特点，档案管理人员必须严格遵守档案管理中的相关制度，如果存在需要进行开放的档案必须及时地进行开放，并且社会公众有权进行查阅。在进行档案服务社会化的工作中，档案管理工作人员不能出现区别对待的情况，必须严格按照相应的工作标准、制度等进行工作，如果相应的资料不允许公开，就必须禁止向外提供相关的信息，除非国家方面紧急需要;第二是公共责任理念。档案管理发展的原动力就是社会责任。这一理念是档案管理的前提和基础。目前的档案管理工作与以往传统的档案管理工作从责任范围和程度上都有着显著的差异。从程度方面来说，目前的档案管理工作更加注重责任的承担问题，因为目前的档案管理工作的不管从信息方面还是数量方面都越来越多，并且逐渐趋于系统性，对管理的时效性也在不断地强化。从责任范围来说，传统的档案管理工作仅仅针对政府工作进行，当前的档案管理工作已经在向人民群众以及社会事业方向发展。最后是全面发展理念。档案管理工作的发展需要从社会各项事业的发展进行展开，不能依旧沿用以往的资源建设方式，只针对政府行政管理工作进行。工作对象也有所改变，传统的档案管理工作面向的是政府工作人员，而目前的档案管理的发展，则是面向人民群众。

公共档案馆社会责任 篇3

关键词：档案机构；购买服务；行政法规制

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出，推广政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买；规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务。[1]这为公共档案机构向社会组织购买服务奠定了政策基础，也标志着公共档案机构购买社会服务将在全国推行。本文试以行政法制的基本原则，对公共档案机构购买社会服务的行政法规制进行探析，以期为优化公共档案机构购买社会服务提供建议。

1 概述

1.1 公共档案机构购买社会服务属于行政行为。“根据行政法原理，行政行为是指行政主体依法实施的能够直接或间接引起行政法律效果的行为。”[2]公共档案机构购买社会服务是公共档案机构以政府公共财政为基础，运用行政权力，根据《政府采购法》，对社会组织或非营利组织实施的产生法律效果的行政行为。公共档案机构作为购买主体，既要对购买的项目或范围作出行政规划，也要对承接主体进行必要的行政指导和行政监督。如果公共档案机构行为出现违法或不作为，还应该接受行政问责。公共档案机构购买社会服务涉及的三维法律关系，即公共档案机构与服务对象、公共档案机构与社会组织以及社会组织与服务对象之间的法律关系。“政府与社会组织之间由于政府兼有意思表达者（决定购买）、监督管理者（实施过程）、评估制裁者（实施结果），因而具有公法属性。而社会组织与服务对象之间属于政府代理人与第三人的关系，虽然具私法关系属性却带公法色彩”。[3]公共档案机构购买社会服务是政府购买公共服务的一部分，因此，公共档案机构购买社会服务属于应该接受行政法规制的行政行为。

1.2 对公共档案机构购买社会服务规制是行政法治原则的必然要求。行政法治原则强调公共档案机构的一切活动必须遵守法律。行政行为的内容要符合法律的目的和要求，行为形式必须符合法律规定，行为作出也必须符合法定程序，行政行为一经作出对行政主体本身也有拘束力。公共档案机构购买社会服务的目标在于形成与经济社会发展相适应、高效合理的档案公共社会服务资源配置体系和供给体系。因而，“对其加以有效的行政法规制，是确保实现控制行政权、保护服务承接者和广大优质公共服务供给的必要途径。”[4]

1.3 公共档案机构购买社会服务应该接受行政法的规制。由于公共档案机构购买社会服务具有连接公共档案机构与社会组织的特殊属性，也决定了公共档案机构购买社会服务的价值导向以及购买行为本身的规范性对于社会组织的示范效应要比其他公共档案机构行为更加直接、更具有影响力。为此，公共档案机构购买社会服务的方式、方法、价值偏好、范围、程序和效果都应该纳入规制和价值引领的范畴。

2 公共档案机构购买社会服务之主体资格的规制

推进公共档案机构购买社会服务法治化建设，必须厘定购买双方关系的主体资格。

2.1 购买主体。公共档案机构向社会力量购买社会服务的主体是各级档案行政管理机关和各级各类国家档案馆以及由公共财政负担的独立档案管理机构，这与《政府采购法》第15条规定的采购人范围是一致的，对于购买主体是档案行政管理机关当然无可争议。但是，对于各级各类国家档案馆以及由公共财政负担的独立档案管理机构这类公益服务事业单位能否作为购买主体，有学者就提出质疑：“从事公益服务的事业单位，如公立医院、公立学校等，是政府设立的提供特定公共服务的主体，不宜在作为购买服务的主体。”防止这些单位一边拿着财政资金，一边通过购买服务做“甩手掌柜”。[5]“因此，地方政府应依据现行法律法规，制定实施细则，区分哪些事业单位和团体组织具有购买主体资格。”[6]

2.2 承接主体。国务院《关于政府向社会力量购买服务的指导意见》规定承接政府（公共档案机构）购买社会服务的主体包括依法在民政部门登记成立或经国务院批准免于登记的社会组织，以及依法在工商管理或行业主管部门登记成立的企业、机构等社会力量，并没有规定明确具体的资格要件。因此，“在我国推行公共服务供给转型，必须首先注重社会组织参与社会治理的理念，培育独立、专业化、多类型的非营利社会组织。首先要通过立法或政策支持非营利组织的发展；其次要清理政府主办的社会组织，提高各种非营利组织的自主地位；最后还要明确承接社会服务的社会组织的资质条件，并规范其行为。”[7]

3 公共档案机构购买社会服务的程序规制

我国现阶段的公共档案机构购买社会服务程序还是处在无章可循的状态，没有一个明确的法律法规来规制公共档案机构购买社会服务的程序。所以，公共档案机构购买社会服务急需通过立法来规制公共档案机构购买社会服务的相关程序，如制定计划、资格审查、订立合同、监督管理和信息公开等。

3.1 制定计划。各地公共档案机构应该根据自身情况制定本地区的档案公共社会服务发展计划，通过专家考核论证后，设立拟购买的档案公共社会服务项目。相关公共档案机构应该根据公共档案机构的计划和立项，确定本年度购买档案公共社会服务的范围，刊印《公共档案机构购买社会服务目录》，在目录中明确公共档案机构购本年度要购买哪些档案公共社会服务。在公示档案公共社会服务的购买范围时，需要把握以下几点：第一，依法公示。第二，符合公众需求。在购买内容的选择上，尽量选择公众所需的项目。第三，适应经济发展。公共档案机构购买社会服务的内容是一个动态的范畴，随着市场经济的发展，公共档案机构履行职能的方式也在变化，以前没纳入购买范围的档案公共社会服务，可能现在就可以被列入购买范围。

3.2 资格审查。资格审查是公共档案机构购买社会服务活动的前置程序，即对申请参加公共档案机构购买社会服务项目的社会组织进行的资质考核。为了保证社会组织具备项目所需的专业能力和经济能力，需要考核以下项目：其一，是否是依法成立的法人单位或社会团体；其二，注册资本是否达到要求；其三，是否有档案公共社会服务项目所需的专业人员；其四，有无违纪记录等。资格审查程序是十分必要的，因为目前能提供档案公共社会服务的社会组织尚处于发展阶段，档案公共社会服务市场还不成熟，要防止没有资质或能力不足的社会组织以次充好、滥竽充数。

3.3 订立合同。公共档案机构购买社会服务要根据《中华人民共和国合同法》的相关规定订立合同，该合同需要双方当事人达成合意后才能成立。在合同订立的过程中要明确双方的权利义务，合同的主要内容要包括：服务内容、服务期限、服务费用、支付方式、违约责任、评估检测方法和争议解决方式等事项。合同当事人根据合同的内容来履行各自的职责，根据合同的完成情况获取报酬或承担责任。公共档案机构购买社会服务契约化有以下好处：一是保护各方的权利；二是提高公共档案机构购买社会服务效率；三是推进公共档案机构购买社会服务的法治进程。还应逐步推行统一的档案公共社会服务购买范本，强化公共档案机构购买社会服务合同的监督管理。

3.4 合同监管。合同监管是基于公共档案机构购买社会服务合同的特殊性，公共档案机构要对合同的实施和完成情况给与监督和管理。合同监管应该包括两个方面内容：一方面是针对合同本身的监督管理，在订立合同的过程中，要聘请专业的律师事务所对合同的内容和风险出具法律意见书，条件允许的还可以聘请专家进行论证，针对签订好的合同要进行存档管理；另一方面是针对合同履行的监督管理，由于档案公共社会服务涉及的是公共档案事业，公共档案机构有职责对对合同的履行情况予以监督，对违反合同约定的行为进行管理。

3.5 绩效评估。绩效评估机制有两层含义：其一，对公共档案机构购买社会服务中的各环节进行评估，以提高购买档案公共社会服务的效率；其二，对社会组织所提供的档案公共服务质量进行评估。公共档案机构购买社会服务程序中应该设立绩效评估机制，对公共档案机构购买社会服务的项目评估可分为为“优秀”“良好”“合格”“不合格”。对于评估为“优秀”和“良好”的可优先承接公共档案机构同类购买社会服务项目，评估结果还可作为社会组织评级的重要依据。对“不合格”的服务项目，则承担相应的违约责任，两年内不得承接公共档案机构购买的社会服务项目。

3.6 信息公开。随着政务信息公开机制的深化，人民群众需要了解公共档案机构购买社会服务的全过程，政务信息公开为老百姓提供了一个了解公共档案机构购买社会服务信息的渠道。依据《政府信息公开条例》的有关规定，要及时、全面、主动公开公共档案机构购买社会服务的相关信息，在国家指定的媒体或网络平台上公示公共档案机构购买社会服务的信息，如供应方的资质证明、招投标情况、财政资金使用情况、项目完成效果、绩效评估结果等，有涉及商业秘密的信息除外。信息公开后的相关文件要建立完善的备案和档案管理制度，以便日后的查询和责任落实工作。

*本文系2015年度河南省档案局科技项目计划《档案安全风险第三方评估研究》（项目编号：2015-R-24）阶段成果。

参考文献：

[1]中共中央办公厅国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案上作的意见[Z].中办发[2014]15号，2014.

[2]胡建淼，金伟峰.行政法与行政诉讼法[M].北京：高等教育出版社，2012：99.

[3]胡朝阳.政府购买服务的法律调整体系探析[J].学海，2014（4）.

[4][6][7]孔令兵，王海立.政府购买社会服务的行政法规制[J].广东行政学院学报，2015（4）：55～60.

[5]刘昆.贯彻落实三中全会精神大力推广政府购买服务[N].人民日报，2014-02-10（16）.

档案馆网络公共关系初探 篇4

一、档案馆网络公关的含义

目前, 学术界对于档案馆网络公共关系尚无研究, 通过借鉴图书馆学等相关学科网络公共关系的研究并结合档案馆的自身实际, 笔者认为:档案馆网络公共关系是指档案馆为了塑造自身形象, 借助互联网络等在电子空间中实现组织和公众之间双向互动式的交流、沟通、劝说, 从而获得公众理解与合作, 实现档案馆工作目标的一种管理活动。从广义而言, 档案馆在网络上进行的所有旨在提升组织形象的行为都属于档案馆网络公关的范畴。在档案馆网络公共关系中, 档案馆是网络公关的主体, 其代表是档案馆网络公关人员。档案馆网络公关的客体指的是网上受众, 即网络上与档案馆有实际和潜在利害关系或者是相互影响的个人和群体的总和。

二、档案馆网络公关的特点

1. 档案馆网络公关的无障碍性。

囿于时空的限制, 传统的档案馆公共关系的开展往往局限于一定的时间及空间范围, 因此档案馆公共关系受众的广泛分布与快速流动使得传统公共关系的效果十分有限。而在网络平台上开展档案馆公共关系则可以突破时空的限制, 实现档案馆公共关系24小时面向全球范围不间断进行, 从而大大减少了档案馆公共关系的障碍。

2. 档案馆网络公关的便捷性。

在传统的档案馆公共关系中, 档案馆公关人员往往借助新闻媒介开展公关活动, 但档案馆的公关活动能否被新闻媒体报道, 会受到很多因素的影响, 如与新闻媒介的关系是否融洽、档案馆公关活动新闻价值的大小、当前新闻媒介报道的趋向等, 公关活动的效果很难尽如人意。而在网络公关中, 档案馆可以利用档案网站、档案论坛、即时通信、E-mail等手段打破传统公关活动利用新闻媒介的局限性, 从而使档案馆能够按照自己的本来目的去影响目标受众, 实现公关关系的本来目标, 公众也可以远在万里之外而零时差地参与到档案馆的公共关系中去。

3. 档案馆网络公关的成本低廉性。

理论上讲, 在网络背景下, 只要建立起相关的网络公关平台, 档案馆就可以做到公关活动的“一次建设, 重复利用”, 完全消除过去每次公关活动均需投入大量资金的弊端, 从而使档案馆因经费捉襟见肘而不得不减少甚至放弃必要的公关活动的现象不复存在。而对于公关客体而言, 免费获得信息内容、低廉的边际成本 (如上网费等) 也使得受众参与档案馆公关活动的热情大为增加。

4. 档案馆网络公关的交互性。

在传统的档案馆公共关系中, 公关活动大多为单向制, 公关活动的客体处于一种消极被动的地位, 既无法主动选择公关活动内容及方式, 也很难对档案馆的公关活动作出积极地反馈, 这就使得档案馆的公关效果无法保证。而在网络公共关系中, 档案馆公关人员可以利用档案网站、档案论坛、即时通信等手段吸引公众参与到档案馆的公关活动中来。公众也可以针对档案馆的公关活动在网络上发表自己的看法、提出自己的建议及其他反馈等, 从而实现档案馆公共关系的良性发展。正如尼葛洛庞帝所言:“在网络上, 每个人都可以是一个没有执照的电台。”[1]

5. 档案馆网络公关的针对性。

传统的档案馆公共关系中多采用“一对多”的公关模式, 由于受媒介限制和个人兴趣的影响, 公关活动的效能大大降低, 而在网络平台上, 档案馆可以实现公关活动的“窄播”甚至“一对一”的个体公关。根据用户的不同需要, 档案馆可以提供“量身定制”的个性化信息服务, 甚至利用“推送”技术, 将用户需要的信息直接传送到客户端, 这样传播目标更明确, 传播内容更深入, 传播效果也更明显。

三、档案馆开展网络公关的必要性

1. 档案馆网络公关是适应互联网迅速发展的客观需要。

据中国互联网络信息中心 (CNNIC) 2008年7月24日发布的《第22次中国互联网络发展状况统计报告》显示, 截至2008年6月底, 我国网民数量达到了2.53亿, 首次超越美国, 居世界第一位。著名未来学家托夫勒在《力量的转移》一书中指出, 未来生产和生活方式的核心是网络, 谁控制了网络, 谁就是未来的主人。作为党和国家的科学文化事业机构、科学研究和各方面利用档案史料的中心, 各级各类档案馆更应积极开展网络公关, 从而改变档案馆传统形象, 提升档案馆的社会地位。

2. 档案馆网络公关是提升档案馆形象的必然选择。

受历史传统和工作性质的影响, 一直以来我国档案馆都给人一种神秘、陌生的印象, 很多人终其一生也未曾与档案馆打过交道, 更别提什么形象了。而在网络环境下, 档案馆网络公关可以克服传统公关的不足, 迸发出前所未有的活力。以英国国家档案馆为例, “在线展厅…充分集教育、文化、娱乐、休闲于一体, 不仅有效扩展了档案信息服务的方式, 更为重要的是宣传了档案, 吸引了世界范围内更多的人关注英国国家档案馆及其丰富的馆藏。”[2]

3. 档案馆网络公关是提升档案馆工作水平的内在要求。

公关活动是一种谋求公众理解和支持的活动, 因而档案馆所提供的旨在促进档案馆与公众关系的各种服务, 如档案网上开放、在线展厅、在线检索等很大程度上也是一种公关方式, 即服务性公关。在网络大发展的背景下, 档案馆工作水平要想有一个质的提高, 档案馆的服务要想得到公众的认可, 就必须高度重视这种网络公关的开展, 做好馆藏资源的数字化和档案网上开放工作, 以网上公关活动的开展来带动和提升档案馆的工作水平。

四、档案馆网络公共关系的发展策略

1. 公关策划。

在公共关系活动中, 调查是了解情况, 找准目标, 制订实施计划以及评估效果的基础。在我国的档案馆事业中, 经常存在着不顾实际一窝蜂建设的现象。因此在档案馆网络公关的发展过程中, 必须注重调查, 如档案馆的资源状况、档案馆的公共形象、社会对档案馆网络公关的需求、网络公关受众的构成状况等, 从而实现有针对性和目的性的网络公关。调查完成以后, 就应根据调查结果有针对性地进行系统分析, 进而运用系统论、控制论、信息论及公共关系学等相关知识进行公关策划, 如档案馆网络公关的资金来源、技术保障、实施方案等内容。在网络公关策划的过程中, 档案馆应特别注意网络公关活动的整体性、独创性、灵活性及可行性等, 从而更好地促进公关活动的实施。

2. 网站建设。

网络是档案馆的窗口, 是档案馆网络公关的主要阵地, 因而加强档案馆网站建设就显得尤为重要。在档案馆网站建设的过程中, 要注意以下两点:一要体现便民原则。受传统观念的影响, 我国现有的档案网站大多内容简单, 服务粗糙。一方面, 公众很难找到自己真正想要看到的有关信息;另一方面, 公众的网上要求也很难得到满足, 这就极大地影响了档案馆的形象。因而在档案网站建设上, 我们应努力由“展示型”向“服务型”转变, 树立以用户为中心的信息服务理念。一方面, 档案网站要体现出实用性, 如页面简洁、资源丰富、支持链接、检索能力强等;另一方面, 档案网站应主动服务, 针对不同的受众采取不同的服务策略、服务方式及服务内容等, 真正做到用户至上, 服务第一。二要体现特色原则。传统的档案网站类目设计基本雷同、内容简单划一, 缺乏鲜明的特色和个性, 难以吸引普通民众的兴趣。在档案馆网络公关中, 我们应特别注意体现档案网站的特色。一方面, 在档案馆网络中, 我们应多陈列一些地方特色文化资源, 如地方史志、风土人情、旅游景点介绍等, 多提供一些与老百姓关系密切的婚姻、房产、知青等民生档案;另一方面, 档案网站的服务应体现特色, 如网络个性化服务等。

3. 公关实施。

档案网站建立起来后, 就要不断深化管理, 积极开展公关活动。首先, 通过新闻媒体、网络传播媒介等工具不断地宣传档案网站等, 尽可能地将与档案馆有现实或潜在关系的受众吸引到档案网站上来, 从而更好地开展公关活动。这些受众包括两类, 一类是围绕网上阅读权益形成的垂直网络群体, 如社会公众、政府部门、新闻媒体等;另一类是围绕共建共享的横向网络群体, 如各兄弟档案馆、社会团体、行业协会等具有协调关系的组织机构。其次, 安排相关人员负责档案网站、论坛等的管理工作, 如网站栏目的维护、网络数据的备份、网络信息审核等。管理人员既应包括档案馆公关人员、高校档案师生、档案行政管理人员, 也应积极鼓励对档案及档案公关感兴趣的其他人士参与管理, 从而更好地促进公关活动的开展。不容忽视的是, 在档案馆网络公关时, 应高度重视网络公关人员的素质, 塑造良好的公关形象。最后, 网络公关活动的开展, 这是档案馆网络公关的中心环节。具体而言, 档案馆网络公关人员应积极在网上发布相关信息, 吸引受众浏览与讨论, 并根据讨论结果进行反馈, 引导受众将注意力集中到档案馆及档案馆公关活动上来。必要时可根据社会重大事件策划相关的公关活动如网上问卷、网上征文等, 抓住时机, 站在档案馆的角度, 利用社会对事件的高度关注, 积极扩大档案馆的影响, 提升档案馆的形象。在开展网络公关时, 应特别注意发挥意见领袖的作用, 让意见领袖去影响其他参与者, 从而传播良好的档案馆形象。

4. 风险控制。

由于软硬件及人为因素等多方面的原因, 档案馆在开展网络公关的过程中, 难免会遇到各种风险, 网络环境的开放性、复杂性与多变性对档案馆网络公关的风险控制提出了更高的要求。 (1) 网络平台安全。这主要是指对档案馆公关活动网上平台的技术要求。作为展示档案馆形象的网络窗口, 档案网站、论坛等相关平台应保证高稳定性和安全性。具体而言, 应该做到:建设高质量的网络平台, 安排专人定时进行后台检测与维护工作, 更新信息的自动备份和系统备份等数据备份工作等。 (2) 危机公关。这是风险控制的主要内容, 即指网络公关人员针对档案馆所面临的一些实际或潜在危机所进行的交流、沟通、劝说活动。在档案馆危机公关中, 利用网络以诚相待, 争取主动, 与公众进行积极的传播交流, 对于重新树立和巩固档案馆的良好形象具有重要意义。以对档案部门形象产生恶劣影响的罗彩霞事件为例[3], 相关档案馆可通过网络宣传学籍档案的保管及调动制度、学生档案与个人工作及生活的关系、罗彩霞档案的原件照片及事件经过等, 化解公众疑虑, 进而通过罗彩霞事件大讨论、档案工作成果网上展等活动来重新获取公众的信任。

网络公共关系是一门极具活力的管理科学和艺术, 档案馆应有效地利用网络环境来开展公共关系活动, 使档案馆及其服务能够更为广泛地被社会所了解, 更多地被社会所利用, 使人们更好地了解档案的价值, 从而进一步提升档案馆的认知度和美誉度, 进而促进档案事业的更好发展。

参考文献

[1]尼葛洛庞帝.数字化生存[M].海南出版社.1997版.

[2]朱兰兰.英国国家档案馆网站信息服务的特点[J]档案学通讯, 2010 (5) .

公共档案馆社会责任 篇5

1.1公民文化权利及其实现的条件性

1966年12月16日第二十一届联合国代表大会通过了《经济、社会、文化权利国际公约》(以下简称《公约》)，并开放给各国签署、批准和加人。我国于签署此公约，2月全国人大常委会批准加人此公约。《公约》第一次在世界范围内以具有法律约束力的条约形式确立了经济、社会、文化权利，并第一次援引《世界人权宣言》，强调了经济、社会、文化权利与公民权利、政治权利的同等重要性及不可分割性。根据《公约》第十五条对文化权利的描述，有学者认为，公民文化权利主要包括四个方面的内容:一是享受文化成果的权利，二是参与文化活动的权利，三是开展文化创造的权利，四是文化创作成果得到保护的权利。

《公约》虽然明确了公民应享有的文化权利，但同其他权利相比，文化权利容易被人们忽视，因为“与公民权利、政治权利不同，文化权利的实现需要强有力的国家干预，需要大量投资，只能通过经济增长来创造条件而逐渐实现。也就是说，公民文化权利的实现是需要政府创造一定的条件的。正如《公约》的第二条第一款描述:“每一缔约国家应尽最大能力承担个别采取步骤，或经由国际援助和合作，特别是经济和技术方面的援助和合作，采取步骤，以使用一切适当方法，尤其包括立法方法，逐渐达到本公约中所承认的权利的充分实现。”赵宴群博士认为，“文化权利的实现主要需具备四个方面的条件:经济条件、政治条件、社会条件和思想条件。公民文化权利实现的条件性要求政府承担起保障公民文化权利的义务，明确政府在保障公民文化权利中的责任。

1.2公共文化服务-一-保障公民文化权利实现的根本途径

党的十六大提出“要加强政府对文化公益事业扶持的力度，为人民群众提供良好的公共文化服务”。《“十一五”时期文化发展规划纲要》将加强公共文化服务作为下一步文化建设的重要组成部分，这是国家首次明确提出公共文化服务的概念。此后，公共文化服务一词被频繁地拿来讨论。公共文化服务，简单地说就是提供公共文化产品，满足公众文俗寿求的活动和过程。公共文化服务是社会公共服务的重要组成部分，是政府履行公共服务职能的本质要求。公共文化服务具有公共性、公益性、文化性等特点。

尽管学术界至今对公共文化服务的界定没有统一的.认识，更没有形成系统的理论体系及成果，但是有一点是不容置疑的，那就是，各界都认为公共文化服务的目的是为了保护公民的文化权利。中国社会科学院文化研究中心张晓明、李河同志认为，“一般而言，市场经济社会需要‘公共文化服务’的存在，是为了保护公民基本文化权利，满足公共文化需求。”俞楠博士指出，“实现公民文化权利，满足公民的精神文化需求是提供公共文化服务的首要目的。徐世王同志认为，公共文化服务“就其核心内涵和本质内容而言，它是公民文化权利在我国文化工作实践中的具体体现形式”。保护公民文化权利是公共文化服务的动力，提供公共文化服务是保护公民文化权利的根本途径，公共文化服务的目的就是要维护公民的文化权利，满足公众的文化需求。

2权利的呼唤与责任的担当:档案馆公共文化服务释义

公民文化权利的实现需要政府承担起相应的义务，提供各方面的条件。档案馆作为政府出资设立的科学文化事业机构，提供公共文化服务，保护公民文化权利，是其不可推卸的文化责任。然而，受档案事业“国家模式”的影响，档案馆文化服务长期处于自我封闭的状态，普通公民无法与政府部门一样享受公平的档案文化服务，这与公民文化权利的实质背道而驰。随着公民民主意识的觉醒，档案文化诉求的增多，档案馆传统文化服务观念与公众的日益增长的档案利用需求的矛盾将更加突出，因此，档案馆只有积极开展公共文化服务才能在政治民主化和社会发展的进程中发挥应有的作用。

2.1提供公共文化服务是档案馆履行科学文化事业机构职责与保障公民文化权利的统一

文化事业单位的一般定义是:在文化领域从事研究创作、精神产品生产和文化公共服务的组织机构。文化事业单位的主要职责就是为社会提供公共文化服务，从而保护公民的文化权利，正如有识之士所言:“所有文化事业，其根本宗旨都是为了保障公民的文化权利。”可见，文化事业单位提供公共文化服务这是文化事业单位的本质要求，也是文化事业单位生存和发展的基础。

不可置疑，档案馆是文化事业单位的重要组成部分。《档案工作基本术语》中指出，档案馆是“集中管理档案的文化事业机构”;《档案馆工作通则》也明确界定档案馆为“党和国家的科学文化事业机构”;《中华人民共和国档案法》规定:“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。作为科学文化事业机构，档案馆在保障公民文化权利方面有不可推卸的责任，而开展公共文化服务就是档案馆保障公民文化权力的根本途径，因此，档案馆履行科学文化事业机构职责与保障公民的文化权利统一于其公共文化服务之中。

在九届全国人大五次会议上朱铭基总理《政府工作报告》中作出“加强图书馆、博物馆、文化馆、档案馆等公共文化和体育设施建设”的指示，这非常明确地指出了档案馆的公共文化性质，为档案馆事业的正确定位和今后发展指明了正确方向。首先，档案馆要克服传统行政心理的制约，大力倡导服务型心理。档案馆工作人员必须认识到档案馆作为科学文化事业机构所承担的文化责任。其次，档案馆要不断提高公共文化服务能力。档案馆要加强基础设施建设，整合馆藏的档案资源，并充分利用信息技术提高档案利用服务能力。

2.2档案馆公共文化服务的内涵

探讨档案馆的公共文化服务，要先明确档案馆的公共性与文化性。首先，档案馆具有公共性。公共行政学一般把社会生活领域分为公共领域和私人领域，其中满足公共领域需求的产品带有非竞争性和非排他性，由于私营组织提供公共产品服务是没有动力的，公共物品只能由公共组织来承担。档案馆作为科学文化事业机构，是为社会提供档案服务的公共组织。作为档案馆公共服务内容的档案具有一定的非竞争性和非排他性，是一种公共产品。其次，档案馆具有文化性。“档案馆性质是以文化性为核心构成的一个体系，在档案馆的本质属性一文化性之下，还包含有多重属性。”档案馆的文化性包括:档案的内容与载体具有文化性、档案工作具有文化性以及档案馆自身具有文化性。由于兼具公共性与文化性，档案馆可以成为提供公共文化服务的主体。

基于以上分析，笔者认为，档案馆的公共文化服务就是档案馆以保障公民文化权利、满足公众档案文化需求为目的，向社会和公众提供档案文化产品与档案文化服务的活动和过程。其内涵可以从以下几个方面进行界定:

一是服务对象是大众而不是小众。长期以来，受传统观念、服务水平等因素的影响，档案馆的服务对象还是主要停留在各级党政机关。随着档案馆由改革开放初期的封闭、半封闭到开放的初步转型，特别是档案馆“四位一体”功能定位的确立，档案馆的服务对象逐步扩展到全体社会公众。档案馆提供公共文化服务正是这种转变的重要体现。

二是服务内容具有公共性与文化性。档案馆公共服务以档案为服务内容，档案拥有公共物品属性，档案的利用具有非排他性和非竞争性，即一个利用者在利用档案时无法排斥他人对档案的利用而且排斥他人利用是没有必要的，档案馆无法也没必要通过市场价格系统调节公众对档案的利用。同时，档案具有文化属性。档案是在特定的文化状态下产生的，档案的内容与载体都具有文化性。

三是服务目的是维护公民文化权利。档案馆之所以通过各种途径传播档案文化，是因为公众具有档案文化需求，而档案文化需求来源于公民文化权利的确立。公民的文化权利呼唤档案馆开展公共文化服务，满足公众文化需求，维护公民文化权利是档案馆公共文化服务的根本目的。

公共档案馆社会责任 篇6

摘 要：公共档案馆信息服务绩效测评包括绩效指标体系构建和测评研究方法的选择。文章总结了档案专家和学者提出的绩效测评案例方法，指出绩效测评的难点在于绩效指标的确定和测评研究方法的选择，并从绩效测评把握的原则、绩效指标确定和测评方法等方面提出了档案信息服务绩效测评的对策。

关键词：公共档案馆：绩效测评：指标体系：测评方法

Abstract： Construction of performance index and choice of evaluation research methods are included in Public archives information service.Based on performance evaluation methods introduced by archive experts and scholars，the authors summarize that performance evaluation difficulty point lies in determination of performance index and evaluation methods.and proposes the countermeasure of archival information service performance evaluation through three aspects： upholding performance evaluation principle， determining performance indexes and evaluation method.

Keywords： Public archives；Performance evaluation；Index system；Evaluation method

档案机构作为社会公共文化服务机构和图书馆、博物馆等具有同样的社会地位，也同样具有知识文化服务的社会职能。然而，档案机构却一直以馆藏的保密性作为其“神圣”的职责而履行其“保管者”和“保管场地”的职责，却无法实现其潜在的知识信息服务的社会价值。本世纪以来，档案信息服务社会化的呼声越来越大，各公共档案馆都不同程度上实现了档案信息的开放服务。而这种开放服务的效果如何，成效如何，产生的经济效益和社会效益如何，这需要一个客观、公平、公正、标准、科学的评价体系来衡量和评估。

1 公共档案馆信息服务绩效测评难点

在对档案信息服务社会化绩效的测定中，通常有定量分析方法（Quantitative analysis methodology）和定性分析方法（Qualitative analysis methodology）。定性分析方法由于基于人的主观判断，不可避免地会受到评判者主观认识的影响，因此，目前对档案信息服务绩效测评越来越强调引入定量分析方法，其中数学工具在对实际问题的抽象和简化中起着重要的作用。

1.1 测评指标难以确定。从科学的角度来讲，测评指标如果单凭一个或几个人，甚至一个机构就确定下来，其科学性难以让人信服。科学的指标体系需要集中很多人甚至多个机构的智慧，才具有一定的权威性和普适性。

潘积仁[1]（2005）对评价指标总结出5个一级指标，28个二级指标，共同构成了档案信息服务绩效的评价体系；王永坚[2]（1997）从档案管理综合效益角度出发，把档案业务管理的六个环节作为收益评价指标，并对6个收益评价指标细分为档案归档率、利用效果登记率等14个考察二级指标；王薇、王汉华[3]（1996）借鉴美国史密斯研究院档案馆馆长威廉··W·莫斯的档案效益评价指标，确定业务经费、直线排架长、专职等效人员、利用者日常借阅次数四项测评指标来对档案馆间效益进行对比分析；罗洪恩[4]（1995）认为档案机构属于负效益部门，根据档案事业投资占事业投资比例、具体单个档案馆经费占档案事业经费比例、单个档案馆有效业务经费占整个档案馆所得经费比例、行政经费等数据分析，总结出档案所得经费、行政经费、事业投资总量、档案六个环节经费理想分配系数、档案六个环节经费实际分配系数5个一级指标、12个二级指标；贾拥民、邱彩芳[5]（2001）在收益—成本模型构建中，确定了边际收益、边际成本、时间成本、用户素质、易获取性五个影响档案利用的测评指标因子；李明[6]（2007）在评价档案利用效益时强调注意除了经济效益指标外，还应注重社会档案意识效益、档案宣传效益指标；卞昭玲[7]（2005）移植Robert Kaplan和David Norton的平衡记分法（Balanced Scorecard），对档案信息服务组织绩效评估初步确定了4个一级指标（财务、顾客、组织内部执行和学习与成长），10个二级指标（如，服务价值、服务成本、用户满意度、创新能力、服务效率等）；管先海[8]（2000）通过劳动收益与劳动成本之比来探讨档案机构的效益，确定成本指标为人员工资、馆舍投入、设备投入、档案业务费和一般物质性消耗投入，收益指标为档案资料利用人次、咨询服务人次、参观档案陈列和展览人次、档案馆培训人次。

建立和确定统一的档案信息服务绩效测评指标尽管很难，原因就在于测评主体是以经济效益为主要考量目标，还是以社会效益为主要考量目标，不同的考量目标，所选择考核的指标体系会有所不同，其指标权值也会不同。客观地讲，档案馆的经济效益要得以准确量化是比较难以操作和实现的，因为档案所发生的经济效益由于其多重性、长期性和滞效性而难以量化。相对而言档案的社会效益的收益量化就更加困难，比较认同的做法就是针对档案馆内部工作来考察档案信息的服务成效，建立围绕档案馆内部工作环节及其延伸各种考核测评指标体系。

1.2 绩效测评方法难以确定。通过对所掌握的文献调研，目前，对公共档案馆社会化绩效测评的方法大多是移植和借用管理学、经济学的测评研究方法。如，平衡记分法，Delphi（德尔菲）法，360度绩效评估法，关键绩效指标评估法，成本—收益法，负效益系数法，层次分析法，经济效益对比分析法等[9][10][11]。

平衡记分法运用于档案信息服务组织的绩效测评。具体方法：将每一个指标的实际值与目标值相比较，得到个体指数，加权平均后，算出综合指数。其难点是权值属主观性评判，很难把握，因此，权值的确定一般由专家小组共同确定。Delphi法重点将绩效考核的背景材料及绩效考核指标数据交由档案专家打分，从而形成定性的档案绩效考核结果。其难点在于专家选择的科学性和测评周期把控，科学的测评需要专家们经过至少三个轮回，最后形成趋同性意见。

360度绩效评估法的优点是比较全面地进行评估，易于作出比较公正的评价，同时通过反馈可以促进工作能力，也有利于团队建设和沟通。它的缺点是因为来自各方面的评估，工作量比较大。关键绩效评估法强调考核工作的主要精力要放在影响档案信息服务的关键的结果和关键的过程上，考核工作一定要围绕关键绩效指标展开。

成本—收益法，经济效益对比分析法，边际收益和边际成本法，都侧重从档案成本角度来分析档案效益，其优点是利用档案实践中客观量化的数据通过构造具体的公式来推算考察对象的具体效益，但其缺点是对于定性数据缺乏量化考核。

负效益系数法测定档案工作绩效，其测定的预设条件是档案工作的六个业务环节的理想投入已知的情况下（在实际操作中理想投入系数需要科学测定），负效益系数法的难点就是对工作环节指标的理想投资系数的确定。

层次分析法通过构造判断矩阵计算出档案效益影响因素的指标特征向量值。其优点是通过专家评判，将定性问题进行定量化权重转换，且考虑因素较全面，构造绩效评估体系可操作性强，缺点是专家对评估指标确定及对评估指标的权重评价带有一定的主观性。

2 公共档案馆信息服务绩效测评对策

推动公共档案馆信息服务绩效测评，其实质是唤醒全社会民众档案利用意识，推动公共档案馆档案信息服务向社会开放。因此，在开展公共档案馆信息服务绩效测评时应坚持促进档案事业发展原则，坚持促进向社会开放原则。绩效评估目的在于促进公共档案馆发展，至少有两方面的作用：一方面，通过评估找出差距，引起政府对档案事业的投入，另一方面，通过档案馆间的横向绩效比较，有效激励档案馆社会开放利用的积极性。

2.1 确定统一绩效评估指标体系。同一地区各级公共档案馆在进行档案信息绩效测评时，必须采用统一的绩效测评指标体系，只有统一标准，绩效测评才有意义和可比性。现实中，专家和实践者探讨和摸索出很多种绩效评估指标，综观所有的绩效测评体系指标，评估指标体系的核心指标都涉及以下三个方面：一是基础性指标，二是馆藏性指标，三是开放与利用性指标。基础性指标包括档案馆人员编制、学历专业、继续教育和技术职称，档案事业费投入，馆舍面积、设备条件等二级指标。馆藏性指标包括馆藏档案数量、馆藏资料、档案手工目录、档案机读目录等二级指标。开放与利用性指标包括开放“‘建国前”档案的数量、“‘建国后”档案的数量，开放档案目录，年度利用档案人次，年度利用资料人次，参观档案展览人次，年度访问档案网站人次等二级指标。如果指标体系中单纯追逐三方面的某一方面，忽视另外方面的指标群作用，这种评估指标体系测评结果将不会全面，不利于引导档案馆事业的全面发展，也不利于馆藏建设和档案信息服务的可持续性发展。当然，在强调档案开放与向社会提供利用的现代社会，在构建档案信息服务绩效测评体系时，应着重研究档案开放与利用的测评指标研究，加大开放与利用性指标在整个绩效评估指标体系中绩效分值比重，体现“档案是为了用”的利用理念。

2.2 采用科学简便实用的绩效测评方法。统一绩效评估指标体系标准后，就需要对这些定性指标和定量指标进行分析，采用什么样的绩效测评方法，就会得出什么样的绩效测评结果。不同的绩效测评方法所得出的测评结果是不具可比性的。

每种绩效测评方法均有其科学性，但操作的简单性并不是每种方法都能具备。因此，简单性、科学性和易操作性的绩效测评方法不但能省去很多不必要的麻烦和周折，也确实可以有效测评档案信息服务绩效情况。由于档案工作涉及很多工作环节，且每一工作环节相互之间有着紧密联系，因此，应用层次分析法和Delphi法两种方法相结合的方法来测评档案信息服务绩效，在实践操作中具有可行性和科学性。可行性是利用层次分析法的指标分层得到各层级的具体指标，再用Delphi法对各层指标值赋以权值，一般采用5分法对指标进行打分取值。如，通过Delphi法专家对基础性指标、馆藏性指标及开放与利用性指标权重经过研究确定为“0.2”、“0.3”、“0.5”，基础性指标包含档案馆人员编制，学历专业情况，继续教育和职称情况，事业费投入、馆舍和设备情况四个二级指标，其权重值分别为“0.1”、“0.2”、“0.2”、“0.5”，依次专家给出权重，计算出三级指标权重值，计算公式为：“三级指标合并权重=一级指标权重×二级指标权重×三级指标权重”，根据专家所打分值最后计算出考核指标值得分，然后累加得出绩效考评总分值。具体见下表：

此种绩效测评方法的关键是构建出一套科学的、得到大多数公共档案馆认可的绩效考核指标体系，这种认可包括考核指标、考核指标权重、考核打分标准依据的科学性和实践性认同。

3 结论

公共档案馆信息服务绩效评价指标体系和评价方法的不统一，并不说明档案信息服务绩效不能进行有效评价。所有的绩效评价指标和评价方法由于参考的指标体系不一样，评价研究使用的方法不一样，但其绩效评价结果总能在档案信息服务实践中得到一致性检验。正是由于档案馆的绩效属性存在着社会效益与经济效益，宏观效益与微观效益，正面效益与影子效益等多种特征，所以，在进行档案信息服务绩效评价时关键是对各类绩效考核指标权重的科学测定，而这种科学测定必须建立在定性和定量之间权衡基础之上，执行科学测定专家范围应包括档案实践工作者、档案馆上级领导、档案学专业学者、档案用户、社会知名人士等。

﹡本文系国家社会科学基金课题2013年度立项项目“公共档案馆档案信息服务社会化绩效评价研究”（项目号：13BTQ061）成果之一。

参考文献：

[1]潘积仁.论建立档案机构绩效评估体系[J].中国档案，2005（6）：20～21.

[2]王永坚.档案管理效益评价指标体系初探[J].档案与建设，1997（7）：18～20.

[3]王薇，王汉华.论档案馆经济效益的对比分析[J].湖北档案，1996（7）：9～10.

[4]罗洪恩.试用负效益系数法评判档案工作效益——兼论档案馆工作效益及其评判标准[J].档案与建设，1995（1）：37～38.

[5]贾拥民，邱彩芳.档案利用的收益——成本模型及其应用[J].档案学研究，2001（6）：29～33.

[6]李明.试论评价档案利用效益的途径[J].兰台世界，2007（18）：39～40.

[7]卞昭玲.试论档案信息服务组织的绩效评估[J].档案学通讯，2005（2）：12～14.

[8]管先海.档案馆效益计量方法探索[J].湖北档案，2000（10）：15～16.

[9]骈文景.关于档案效益计算方法的一点思考[J].四川档案，2006（3）：44～45.

[10]吕元智.我国公共档案馆服务效益评价研究现状分析[J].档案学研究，2010（2）：40～44.

[11]刘明.档案信息服务绩效评估初探[J].湖北档案，2007（8）：16～18.

公共档案馆数字化建设研究 篇7

一、巩固技术防护

(一) 维护安全。在信息安全方面, 要保证公共档案馆的数字化成果的安全性, 保证网上数据和存储器中的机密数据不以非正当方式泄露;要保证其完整性, 确保数据不受未经授权的改动, 即信息从发出的信源无失真地、完整地到达接受的信宿;要保证其具有可用性, 保证信息和信息系统确实为合法用户所用, 防止由于计算机病毒或人为因素造成系统的拒绝服务, 或者为非法者所用;保证其具有认证性, 保证信息及其来源的真实性可以经认证而得到认可;保证其具有可控性, 对信息和信息系统实施安全监控管理, 防止非经控制地利用信息和信息系统。

(二) 统一标准, 规范技术。注重公共档案馆数字化标准规范的相互借鉴和引用。公共档案馆数字化建设要遵循相关标准和规范, 落实电子政务和档案信息化的相互要求, 形成一体化的管理模式。我国公共档案馆数字化建设必须要充分考虑到我国现有的情况, 要在已有的信息基础设施之上建设通用性强的标准, 实现更高层次信息服务协议的统一, 从而解决异构系统间的互操作问题。

(三) 准确鉴定。为了将容量密集、基础状况良好、组合科学的馆藏档案进行数字化, 鉴定工作应遵循以下原则:一是精炼原则。数字化工程投入巨大的人力、物力和财力, 为了使这些工作更具有价值并体现效益, 要求提供数字化的公共档案必须有比较大的容量, 要求工作人员在进行鉴定工作时, 要剔除重复和无价值的文件, 使经过鉴定后的档案组合合理精炼, 集中地反映历史活动的真貌。二是存史原则, 即剔除文件应以是否违背历史作衡量标准, 要求在进行数字化鉴定过程中不能一味地为精炼而精炼, 还必须慎重考虑不能将那些记录和反映生动历史过程和历史真实的文件剔除。

二、增强法律保护

(一) 对档案著作权进行法律保护。要成功地实现公共档案馆的数字化, 不仅要熟悉我国著作权法, 还要知晓当前国际上有关知识产权的法律规定。在建设公共档案馆数字化过程中, 必须首先理解和掌握我国的著作权法, 并在此基础上把著作权法运用于实践。在版权所属方面, 传统档案作品被数字化, 实际上是将该作品以数字化代码形式固定在磁盘或光盘上, 改变的只是作品的表现和载体形式, 作品的独创性与可复制性不会由于其被转换成数字编码形式而丧失。因此, 对传统档案作品数字化后产生的数字化档案作品仍受到版权法保护, 版权属于原权利人, 而不归公共档案馆, 公共档案馆在版权方面仍忠于原权利人, 不得侵占以致发生法律纠纷。在构建和更新公共档案馆数据库已经进行网络信息传播过程中, 当利用他人享有著作权的作品时, 必须首先征求著作权人的同意和按约支付报酬。

(二) 对公共档案馆的数字化成果的知识产权进行法律保护。公共档案馆数字化建设中, 对其中涉及到知识产权的档案进行数字化过程中应防止侵权行为发生。为了最大限度地控制和防止侵权行为, 保护产权人的正当权益, 必须严格制定法律法规, 设立相应的机构, 监督网络环境下知识产品的合法利用, 同时还要依靠全体公民思想的提高和法制观念的增强, 只有多管齐下, 才有可能处理好知识产权保护这一问题。

(三) 解决数字档案的法律凭证问题。国际上采取两方面的措施:一是技术手段, 例如对转化为数字档案前的电子文件进行加密处理等;二是管理措施, 主要是用法规性文件与标准组成一个贯穿电子文件从生成、运作到归档全过程的“安全通道”, 保证数字档案真实性和可靠性。

三、完善网站建设

(一) 加快公共档案信息数字化进程, 提高网站信息的含金量。公共档案信息数字化工程庞大, 不管是已建成的网站还是正在建的网站, 都应高度重视公共档案信息数字化建设工作, 尤其在现有的纸质档案的处理上, 要通过扫描、翻拍等技术将档案信息数字化;对于将要进馆的档案要加强其电子文档的收集管理, 形成网站建设所需的海量数字信息。

(二) 加强档案信息数字化编研。提供公共档案馆网站所需的档案信息, 强调数字化思维, 有针对性地对原始档案信息进行专题编研, 形成内容精炼、主题鲜明的二次文献, 不但完成了档案馆每年业务工作中的编研任务, 更为网站提供了富有趣味性的文章。

(三) 丰富网站栏目, 提升公共档案馆网站整体水平。建立数字化网站的宗旨就是多渠道、多形式地实现档案资源的网络共享, 更好地为利用者提供档案数字化服务。决定网站水平高低的重要因素之一是网站栏目的设置, 许多水平较高的档案网站, 不仅内容丰富, 栏目特色也独具匠心。

(四) 创新网站设计风格。优化网站界面, 凸显数字化表达方式。网站的设计风格要突出特色, 画面要生动活泼, 寓知识性、趣味性于一体, 突出其新颖的界面和设计的人性化。目前, 网上的档案信息绝大多数还是比较单一的文字和图像信息, 而这种静止的信息已经难以满足用户的需求, 这就需要依靠先进的多媒体技术、止静态的信息动起来。

参考文献

[1].杨翠.基于数字时代的档案网站建设反思[J].黑龙江档案, 2010.6

公共档案馆信息服务职能的深化 篇8

关键词：公共档案馆,信息服务,服务职能

自1938年英国颁布《公共档案法》成立了世界上第一个公共档案馆以来, 公共档案馆开始进入人们的视线, 国内外档案学界对公共档案馆内涵及如何建设公共档案馆等问题的讨论也逐步展开。我国的公共档案馆各方面建设起步较晚, 2002年通过的《深圳经济特区档案与文件收集利用》是我国档案法规中首次明确界定公共档案馆的范围及其基本职责。可以说, 我国公共档案馆还处于发展的初级阶段, 各项职能还不完善。尤其是随着网络技术的不断发展, 网络档案信息需求不断加大, 虽然很多公共档案馆都建立了档案网站和数字档案馆, 但由于受到制度设施人员的限制并没有发挥出应有的作用。公共档案馆的信息服务职能是其基本职能之一。随着我国市场经济体制的建立与完善, 档案馆不可避免地将被卷入市场经济的大潮之中, 成为社会公众共有的档案信息资源“集散地”和社会公众共享档案信息资源的“目的地”。同时, 随着政府信息公开的实行, 既有利于公共档案馆公共服务能力的提高, 也对其信息服务提出了更高的要求。公共档案馆作为政府信息公开的前沿阵地, 承担的不仅是保存国家历史文化记忆的责任, 更重要的是要充分发挥出其文化传承和信息服务的职能, 紧跟社会发展和公众需求步伐, 真正从社会需求出发, 提高信息服务能力。

一、公共档案馆及其信息服务解析

1. 公共档案馆。

在我国, 档案馆是依法保管档案和管理档案工作的机构。作为永久保管档案的基地, 档案馆既是党和国家的科学文化事业机构, 又是科学研究和各方面利用档案史料的中心。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》中对我国档案馆的分类, 我国档案馆主要可分为各级国家档案馆、专业档案馆 (含专门档案馆、部门档案馆) 和企事业档案馆三大类。一般我们所说的公共档案馆包括了国家档案馆和专业档案馆。因此, 公共档案馆可以理解为由国家或地方政府设立的, 以保存公共档案资源为主体, 并向社会公众开放的档案馆。其内涵主要表现在三个方面:一是, 由国家或地方政府设立保证了档案馆的公共性, 以政府财政支出为其经济来源而设立的档案馆属于国家科学文化事业机构, 是为提高公共科学文化服务的。二是, 馆藏资源的公共性体现了公共档案馆的本质特征。馆藏资源是公共档案馆存在的物质基础, 其公共性体现了为社会服务的本质特征。三是, 向社会公众开放是档案事业发展的必然要求, 也是公共档案馆建设的最终目的。

2. 公共档案馆信息服务。

信息服务是信息管理活动的出发点和归宿, 是信息管理学研究的重要内容和领域, 是用不同的方式向用户提供所需信息的一项活动。信息服务的最终目的是为用户提供有价值的信息满足用户的信息需求。公共档案馆的信息服务与图书馆及其他信息服务不同的是, 档案馆提供的是最原始、有效的信息, 也可以说是一种凭证。档案馆在原始档案的基础上进行有效信息的开发利用, 对档案信息进行有序化的收集是档案信息服务的一个重要方面。另一方面, 对档案用户及其信息需求进行研究, 以便为他们提供更及时、全面、有效的档案信息。公共档案馆作为国家科学文化事业中心, 为公众提供档案信息服务是其最根本的职能。保存档案的目的是利用, 通过为用户提供档案信息使档案价值得到充分发挥是档案工作人员一直需要努力的目标。随着由“国家模式”向“社会模式”的转变, 必然促使公共档案馆在服务理念、服务方式、服务内容等方面发生巨大变化。公共档案馆要不断扩大其面向公众的信息服务内容, 拓展信息服务范围, 充分发挥档案的价值, 推动社会经济的向前发展。总之, 在信息技术和政府信息公开双重作用下, 公共档案馆信息服务职能的深化已是势在必行的。

二、公共档案馆信息服务职能深化的价值分析

1. 体现公共档案馆的核心价值。

公共档案馆的根本特征是全方位向社会提供服务, 使馆藏档案资源为全体公民所共享。公共档案馆的信息服务是以馆藏资源为基础、以为公众提供档案信息服务为目的的规范化服务体系。公共档案馆信息服务职能的深化就是要创造有利于档案信息开发和便于信息用户利用档案信息的服务环境, 提供多种信息服务路径, 充分发挥档案各个方面的作用, 服务于经济社会的发展。公共档案馆是社会公众获得历史知识和科学文化的场所, 以为公众利用档案提供更优质的服务为理念, 真正体现了公共档案馆的核心价值。

2. 保障信息公平, 消除信息鸿沟。

由于经济发展不平衡、时空限制等原因造成的信息失衡不仅制约了社会经济的发展, 还隐藏着社会不稳定因素。保障信息公平是促进经济社会稳定发展的重要前提。公共档案馆不仅是政府机关不可缺少的管理工具, 又是为人类保存文化遗产与为社会提供集体记忆的“记忆仓库”, 更是信息的专门提供者、传播者, 它们有使公民实现信息公平的独特优势。公共档案馆通过发布记录历史原貌的档案信息和利用网络降低用户成本等方式保障信息公平。同时, 加快信息基础设施的建设, 畅通信息渠道也在一定程度上保障了信息的公平。

3. 推动政府信息公开, 促进社会和谐。

我国现正处于政治体制改革的关键时期, 政府信息公开是民主政治发展的必然要求。公共档案馆作为政府信息资源管理的主要部门, 是政府推行信息公开的重要平台。公众通过政府公开的现行文件了解政府工作并实行强有力的监督。公共档案馆为公众利用现行文件创造优质的环境, 使档案信息资源的利用更加方便易行, 保障了每个公民的知情权, 在为社会公众了解历史、服务现实、规划未来、维护和保障全体公民的各项民主权益等方面起到积极的作用。深化公共档案馆的信息服务职能, 有助于保证公众利用档案信息的公平性, 有利于社会的公平和稳定, 促进社会和谐。

三、公共档案馆信息服务职能深化的路径

1. 引入价值创新观念。

价值创新是指以满足顾客需求为目的, 不断提供不同于以往的、更高层次的产品或者服务, 从而使本企业的产品或服务相对于竞争者而言, 能给顾客创造更高的效用。公共档案馆作为公共服务部门需要随着时代的发展进行价值创新, 尤其是在信息时代, 只有在价值创新的基础上才能真正与时俱进, 为社会公众提供优质的档案信息服务。吕元智在《基于价值创新的公共档案馆信息服务模式研究》一文中探讨了在公共档案馆信息服务中应用价值创新模式的意义, 该模式以用户价值为核心, 本质在于积极主动地为用户创造新价值。可理解为, 该模式的应用是对以用户价值为核心的理念的重申。公共档案馆引入价值创新观念既是与社会发展相适应的要求, 也是深化其信息服务职能的一个重要方面。

2. 加强文化传承和信息传播功能。

档案的本质属性是原始记录性, 与其他种类信息相比, 更具有历史事实的凭证价值。公共档案馆是保存社会历史档案的场所, 从某种意义上讲, 它保存的是整个国家民族的历史文化记忆, 承担的是文化传承的重大责任。一个档案馆之所以能成为公共档案馆, 最基本的特征之一就是馆藏内容具有社会性。因此, 公共档案馆要扩大馆藏来源, 使所保存的档案能够体现社会政治经济发展的方方面面, 不断增强文化传承功能。同时, 随着信息时代的到来, 档案不再是某个社会阶层的附属物, 而应该为社会发展服务。政府信息公开更是为公共档案馆的信息传播提供了独特的条件, 公共档案馆要充分利用政府的信息资源, 一方面为公众提供大量的有效信息, 另一方面, 以此为契机建设公共档案馆为真正的公众信息“集散地”。

3. 建立档案信息化服务系统。

随着信息技术不断发展, 档案信息利用不再是单一的档案原件或复制件的利用, 档案也不仅仅只具有凭证和历史文化作用, 而是对将档案内容经过整理、存取、加工等过程之后形成的深层次档案信息的利用。尤其是随着档案网站和数字档案馆的不断建立, 数字档案信息的增多更要求档案部门要建立相应的档案信息化服务系统。档案信息化服务系统的建立是档案信息服务职能深化的表现, 依然以提供档案信息为社会利用为目的, 并对档案内容进行深层次的挖掘, 以满足社会发展对信息的需求。档案信息化服务系统包括档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子档案管理、档案目录数据库等内容。

4. 建立服务反馈机制。

建立公共档案馆的信息服务反馈机制是促进档案工作发展的重要手段, 也是连接档案馆与信息用户的桥梁, 有利于档案馆与信息用户的双向沟通。在这个过程中档案部门发现自身的不足进而不断完善, 档案用户则通过意见反馈的方式表达自己的需求, 在档案部门改进的同时得到满足。建立档案信息服务反馈机制还有利于改变长久以来社会对档案部门的认识。建立信息服务反馈机制是对公共档案馆信息服务职能的深化, 根据反馈意见建立符合公众需求的档案馆。公共档案馆根据自身发展需要建立评价体系, 以此督促档案部门做好自身工作并不断改进, 在社会前进的大潮中谋得自身的发展。

参考文献

[1]张锐.加强档案馆公共服务能力建设的若干思考[J].山西档案, 2006 (2) .

[2]冯惠玲.档案学概论[M].中国人民大学出版社, 2006.

[3]宗培岭.公共档案馆建设若干基本问题探讨 (一) [J].浙江档案, 2006 (7) .

对我国公共档案馆建设的思考 篇9

关键词：公共档案馆,建设,公共关系,视角

近年来, 产生于西方且盛行欧美两百余年的公共档案馆思想对我国档案馆建设产生了相当的影响。公共档案馆不但在理论界受到关注, 而且在档案馆建设实践领域也刮起一股“热风”, 一些经济发达地区率先进行公共档案馆建设的尝试。然而, 档案馆建设实践领域这股公共档案馆建设“热风”却并没有按照一些学者预期的那样, 吹遍全国。本文拟立足于近年我国公共档案馆建设的实践, 从公共关系视角出发, 思考建设中的理论热而实践冷的问题, 探寻对我国公共档案馆建设更经济、有效的公共关系模式和策略。

一、我国公共档案馆建设的内涵

我国公共档案馆的建设具有其特定的内涵, 应该从其产生的背景进行挖掘分析。

1. 我国公共档案馆产生的背景。

我国公共档案馆是受西方公共档案馆理论和实践的启发, 受我国民主与法制建设的进步和公民权利逐渐受重视的社会潮流的激发而产生。公共档案馆的最早出现, 学界认为是1789年法国资产阶级大革命以后。1790年9月, 法国颁布了《国家档案馆条例》, 规定档案馆实行对社会、公众开放的原则, 由此标志公共档案馆的诞生。随后, 这种思想风行欧美, 到如今, 欧美各个国家档案馆已成为其公共档案馆的主体。然而公共档案馆的思想开始影响我国档案馆的建设, 并在学界成为研究领域的一个新热点等诸多现象, 除了受到18世纪国外公共档案馆思想的影响之外, 更得益于近年来民主与法制建设的进步和公民权利逐渐受重视的社会潮流。

这股潮流源起于1980年中共中央做出的开放历史档案的决定。在1998年, 政府信息公开作为立法研究课题立项, 随后, 《政府信息公开条例》经历了十年破冰期。在这一过程中, 公民要求信息公开的意识与呼声日强, 公民信息权利逐步得到重视和保障。到2002年, 国务院在其《政府工作报告》中要求:“加强图书馆、博物馆、文化馆、科技馆、档案馆等公共文化和体育设施建设。”国家明确将档案馆列入公共文化设施进行建设, 档案馆的公共性得到凸显。2004年, 全国档案局 (馆) 长会议提出, 要把档案馆建成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心[1]。在西方公共档案馆理论思想和实践基础影响下, 在我国民主法制建设和公民权利提升的潮流中, 我国的公共档案馆产生了。

2. 我国公共档案馆建设的内涵。

国家各级综合档案馆原就是具备公共性的, 是我国公共档案馆建设的物质基础。国家综合档案馆应该成为公共档案馆的主体。可以说, 公共档案馆是应该由国家设立并管理的, 有保障公民利用档案信息权利的制度安排的, 为社会公众提供服务的综合档案馆。随着民主法制的健全和国家对公民权利的重视以及档案馆自身建设发展提高到一定程度, 国家各级档案馆都会朝着公共档案馆的方向转化, 转化到一定的程度, 达到一定标准之后, 他们都是公共档案馆。这里的标准可以从以下两个方面的来考量, 一方面是综合档案馆对社会公众开放提供档案信息的公共性程度;一方面是综合档案馆对社会公众提供的同档案有关的休闲娱乐服务的公共性程度。我国公共档案馆建设内涵就在于强化综合档案馆的公共性, 以适应民主法制建设的需要和社会的需求。

从公共关系视角来解释我国公共档案馆建设内涵, 就是改善、融洽、密切综合档案馆同社会公众的关系。“公共关系”一词是由英文“Public Relations”翻译而来的, 中文可译为“公共关系”或“公众关系”, 是指组织机构与公众环境之间的沟通与传播关系[2]。档案馆的公共关系就是指档案馆同社会公众之间的沟通与传播关系。

二、对我国公共档案馆建设现状的分析

我国公共档案馆的实际建设领域虽已有一些建设成果, 但同理论界的探讨热潮相比还显冷清。

1. 近年来公共档案馆建设范例分析。

近年来, 一些经济发达地区在公共档案馆的建设方面已经做了有益的探索, 下面试举几例: (1) 天津泰达档案馆。2003年, 政府投入3亿元建成旨在提供公共信息和文化服务的泰达档案馆、泰达图书馆。正在从传统档案馆向公共档案馆转型过程中的泰达 (天津开发区) 档案馆, 作为区域信息中心和文化中心的载体, 在诠释区域历史、展示区域文明、提供凭证信息、保障公众权益等方面, 发挥了独特作用[3]。 (2) 上海外滩档案馆。2004年4月23日, 位于上海市中山东二路9号的上海市档案馆外滩新馆缤纷开馆, 闪亮面世。该馆在传统档案馆职能基础之上新增了展览教育、社会课堂、咨询利用、市场服务、学术交流、文化休闲、旅游观光等休闲娱乐服务职能[4]。 (3) 广东省档案馆新馆。2004年6月, 由广东省投资2.6亿元建成了保存档案史料、利用档案史料、展示历史进程, 对人民群众开放的社会教育场所的新馆, 其新馆的硬件设施可支持档案展览、学术交流、文化休闲活动等[4]。

以上是国内几个经济发达地区进行的公共档案馆建设的探索情况, 笔者拟立足于此, 管窥我国公共档案馆建设的现状。这几个城市在进行公共档案馆建设方式上, 都不约而同的采取了另辟新馆的方式来进行, 使公共档案馆走出了政府的“深宅大院”, 走向了社会公众。而且, 公共档案馆在综合档案馆的职能基础上增加了新的职能, 拓宽了服务范围。然而, 这只是在少数经济发达地区的探索, 放眼全国, 多数地区在公共档案馆的建设方面进展并不大。

2. 对我国公共档案馆建设现状基于公共关系视角的分析。

从公共关系视角来看这种另辟新地建设公共档案馆、增加档案馆职能、拓宽服务范围的行为, 可以视作档案馆———公共关系主体, 在通过拓展传播途径、拓宽传播口径的方法, 加大对社会公众———公共关系客体公共关系活动力度的行为。然而这种另辟新地建设公共档案馆的公关方式, 其成本对于档案馆来说可谓不菲, 尤其对于经济欠发达地区的公共档案馆建设, 更是相当大的一个阻滞因素。笔者认为我国综合档案馆向公共档案馆的转型建设, 应该寻求更经济有效的公共关系模式和策略。

三、改善我国综合档案馆的公共关系, 促进公共档案馆建设

公共档案馆起源于西方, 在欧美盛行了几百年, 近年来又对我国的档案馆建设产生了相当的影响, 在理论界受到关注并引起广泛讨论热潮, 在档案馆建设实践领域也引发关注, 部分国家档案馆的公共服务职能更是借此契机得到了拓展。影响我国公共档案馆建设的因素有很多, 作者在此仅针对档案馆的公共关系做一探索, 从公共关系视角探寻建设我国公共档案馆建设更经济有效的建设道路。综合档案馆是我国公共档案馆的主体, 促进我国公共档案馆建设, 笔者认为还应该从积极改善我国综合档案馆的公共关系做起。

1. 明确我国公共档案馆建设的内涵, 重视综合档案馆的公共关系。

改善我国综合档案馆的公共关系, 是拓展我国综合档案馆职能和服务公共性的关键。要改善我国综合档案馆的公共关系, 就需要对综合档案馆的公共关系给予充分的重视, 这要基于对我国公共档案馆建设的内涵有明确认识。我国公共档案馆建设的内涵就在于强化综合档案馆的公共性, 以适应民主法制建设的需要和社会公众的需求。在明确认识强化综合档案馆的公共性, 以适应民主法制建设的需要和社会公众的需求这个我国公共档案馆建设内涵的基础上, 才能对综合档案馆公共关系的重要性有正确的认识, 才会重视综合档案馆的公共关系, 才有可能改善我国综合档案馆的公共关系, 促进我国公共档案馆建设。

2. 寻求档案馆公共关系新模式, 从根本上改善综合档案馆的公共关系。

寻求档案馆公共关系新模式, 不仅仅需要基于对公共关系专业科学的认识和重视, 还需要拓宽眼界, 走多方合作的道路。

(1) 专业规范地认识公共关系, 重视在公关活动中的创新。改善综合档案馆的公共关系, 档案馆的公共关系活动就要做到既专业规范又有所创新。创新不是简单的点子, 而是基于对组织的深刻了解, 更是源于对社会“大势”的精准把握, 创新还渗透着对公共关系的专业认识。专业人士要求从公共关系活动策划之始就牢牢把握住“公共档案馆”这个品牌定位, 在策略上有效地融入社会热点主题, 从而较好地解决传统与时代主题之间的互动关系。在网络传播的新时代, 还要在传统媒介和新媒介直接按进行整合, 以有效提高品牌的口碑效应。

(2) 跳出“档案圈”, 寻求联合公关伙伴。改善综合档案馆的公共关系, 要跳出“档案圈”, 可以寻求诸如网站媒体或其他类型的单位或组织作为公共伙伴, 走联合公关的道路, 已达到优势互补。档案馆传播的是公共服务性信息, 企业组织传播的是商业信息, 可以根据组织的特点和局限性开展合作, 以达到有效的多方受益的联合传播效果。这样做的优势在于商业信息和公共服务信息可以实现有机融合。单一地宣传档案馆信息, 公共关系活动的规模和形式都要受其经济条件和信息性质的制约与限制, 其公共受众面也会受制约, 不易引起受众的广泛关注, 很难达到理想的公关效果。同时, 如果单一的宣传单个企业组织的信息, 是以个体的传播利益为目标, 其本质是商业的, 可能会引起受众的抗拒。将两者有机结合, 辅以档案馆这个事业单位的参与, 将传播信息定性为“服务性”信息, 对于档案馆这种事业组织来说具有传播利益, 可以降低公关成本, 拓宽受众范围;对于企业组织来说同样具有传播利益, 其商业传播目标可以被隐含地予以达成。

3. 建立公共关系活动绩效评价与反馈机制, 有效测评档案馆的公共关系活动。

改善我国综合档案馆的公共关系, 还需要建立针对公共档案馆公共关系活动的绩效评价与反馈机制。以此作为了解与掌握档案馆公共关系活动效果的手段, 并及时对其活动效果加以反馈, 才可以有效地测评档案馆的公共关系活动, 促进综合档案馆向公共档案馆的转化。具体的评价体系与反馈机制需在改善档案馆公共关系活动基础上做进一步的探索。

参考文献

[1]郭红解.析公共档案馆[J].中国档案, 2007 (2) .

[2]线路.公共关系.http://baike.baidu.com/view/20950.htm?fr=ala0, 2009-11-23.

[3]黄丽萍.构建公共档案馆[J].中国档案, 2006 (3) .

我国档案馆外部公共关系建设研究 篇10

一、以多样的宣传吸引公众

首先, 要综合采用多种手段。在对报刊、电视、广播、网络、研讨会等传统形式广泛运用的同时, 档案馆可采取一些更能让多数公众接受的途径, 如城市广场滚动屏幕的宣传、超市收银小票背面的推广宣传、公交候车亭的灯箱宣传等, 这样的宣传不仅覆盖面广, 成本也相对低廉。其次, 要把握好公关宣传的契机。档案馆可抓住当前国内或本区域内贴近民众的重大事件进行宣传推广, 或利用社会名流的广泛影响力提高公关宣传力度。再次, 注意宣传活动与公众的互动性。档案馆如果一味地进行单向的信息传播, 将很难产生预期的宣传效果, 而双向互动才会达到档案公关宣传的最佳状态。在档案馆公关宣传中, 通过倾听来获取公众的反馈信息和评价信息, 并进行相应的分析, 是公关宣传持久有效开展不可或缺的方式。

二、以优质的“产品”满足公众

档案馆具有独特的信息资源, 把这些资源转化为符合公众口味的“产品”, 是档案馆开展公共关系活动的物质基础。首先, 丰富馆藏。馆藏结构不合理已成为制约档案馆工作开展的瓶颈之一, 我们应从现在做起, 在调研、统计等基础上, 制定合理的馆藏调整策略, 以用户需求为中心, 逐步形成完善的馆藏结构, 变“政府记忆”为“社会记忆”。其次, 推出“产品”。档案馆应以用户需求为主导, 时刻关注民生、贴近公众、突出热点, 通过多层次、多形式、独创性、系列化的开发与编研, 来满足社会各界公众不断变化的需求。如北京市档案馆在2009年新中国成立60周年之际, 从平常百姓的生活入手, 编纂出版了以图文展示共和国60年百姓生活变迁的史料性作品《中国生活记忆——建国60年民生往事》, 赢得了公众的好评。由此可见, 只有坚持“顾客至上”的“优质产品”, 才能使广大公众自愿“选择”它、坚持“使用”它, 档案馆的良好形象才能不断深入人心。最后, 合理开放。档案馆还需要积极进行档案开放工作, 将所保存的可以公开的和保密期满的档案, 分期分批地向社会开放, 使公众充分享受查阅、利用档案的权利, 让公众形象地认识到档案和档案工作的重要价值, 赢得其对档案馆的长期关注与支持。

三、以良好的服务留住公众

目前, 我国多数档案馆仍处于“等客上门”的被动服务状态, 服务方式单一, 服务手段落后, 影响了档案馆的公众形象与地位。要想使档案的价值得以充分发挥, 就必须以良好的服务吸引并留住公众。首先, 要树立服务理念。档案馆要进行科学的服务定位, 在明确并细分用户的基础上, 以用户为中心, 变被动服务为主动服务。档案工作者应认清自身的责任和义务, 既要做合格的“保管员”, 又要做优秀的“传播者”。其次, 要拓展服务方式。现代信息技术的飞速发展为档案工作提供了更广阔的空间, 在继承与发扬传统服务方式优势的同时, 我们应该积极利用先进的技术, 不断开拓创新, 以更方便快捷的服务方式满足公众, 留住公众。如通过数字档案馆建设消除时间、空间障碍, 最大限度地实现档案信息共享;档案馆网站运用web2.0技术, 实现与公众的互动。再次, 要提高服务效率。服务效率的提高同样有赖于先进技术, 尤其是网络技术。档案馆工作人员应积极学习, 不断更新自身的知识结构, 提升自身的综合素质和专业技能, 适应社会的发展, 开展更高效的工作。

四、以真实的反馈维系公众

重“产品”、靠服务、借宣传, 是促进档案馆外部公共关系建设的有效手段, 但要赢得公众的长期关注与支持, 还需要建立公众信息反馈机制。公众需要档案馆提供什么样的档案、开展什么样的服务, 档案馆在哪些方面需要改进, 今后的发展重点是什么, 这些问题只有在收集、分析了公众的反馈信息的基础上才能得以解决。同时, 信息反馈在一定程度上也使档案馆真正把社会公众的要求当作工作的重心, 避免了工作中的盲目性和被动性。可以说, 公众的信息反馈是档案馆维系公众的长久动力。在这一点上, 我们需要明确以下几个问题。第一, 由谁反馈?毫无疑问, 利用档案馆信息资源的当前用户是档案馆获取反馈信息的主要对象;同时, 从更大的角度来看, 档案馆的潜在用户、各类媒体、社会各界都会对档案馆的工作进行直接或间接的评价, 这些都是反馈信息的收集对象。第二, 档案馆怎样获取反馈信息?收集公众反馈信息的渠道很多, 我们可以通过问卷调查、直接询问、利用情况统计、召开利用者座谈会、设立档案利用反馈意见箱等方式获取, 也可以利用网络进行统计、调查来获取信息。同时, 信息反馈工作也要重视质量, 做到灵敏、迅速、准确、有力。第三, 档案馆如何分析、处理公众的信息反馈?获取信息不是目的, 档案馆需要对此进行分析, 最终解决公关问题。其中, 公众对档案资源和信息服务的利用需求、对档案工作人员的意见、对档案馆工作的建议以及对档案馆形象的整体评价都是重点分析的内容。

总之, 档案馆的公共关系“无处不在, 无时不有”, 贯穿档案馆的整个生存和发展过程, 档案馆做好公共关系工作具有重要意义。我们应恰当运用公共关系的原则与方法, “内外兼修”, 为档案馆营造和谐的外部环境、形成最佳的社会舆论氛围, 树立良好的社会形象, 以赢得社会公众的了解、信任、支持与合作, 促进档案馆事业的长远发展。

参考文献

[1].张克非.公共关系学.北京:高等教育出版社, 2007.48

[2].丁宇.现代档案馆形象策划与设计[J].活力, 2010.4

[3].李颖.档案馆开放的理性思考[J].北京档案, 2004.8

公共档案馆社会责任 篇11

关键词：电子服务 公共服务 档案网站

1美国电子公共服务内容的分析

美国50个州档案馆具有特色的电子公共服务主要包括家谱档案、公共计划、数字档案馆、RSS、网上商店、社会媒体、网站地图，如图1所示。

1.1家谱档案（Genealogy resource/Family history）

美国家谱档案利用的火热从其档案网站上可见一般。每个州都设有家谱利用专栏，名称虽然不尽相同，比如加利福尼亚州（California）是“家族史资源”（Family history resources）①、堪萨斯州（Kansas）是“家谱”（Genealogy）②，但内容基本相同，都有出生、死亡、婚姻、财产、家族成员、个人业绩、人口普查、土地普查等几个类别。网站上有详尽的检索帮助、研究指南，有些还开通了在线讨论小组，以便交流。各州家谱资源的组织不只局限于本州范围，还提供其他州的家谱资源链接，资源种类则除了档案以外，还有图书等其他出版物。

1.2公共计划（Public program）

“公共计划”是为提高公众的档案意识而开展的一系列面向公众的活动。它不仅可以提高档案利用率，也能带动公众发现和保护档案，因而美国各州档案机构十分重视开展公共计划。各州的计划丰富多彩大致可以归为两类：一类是面向普通大众的一般计划，另一类是面向学校师生的教育计划。

（1）面向普通大众

针对所有的公民，因而参与人群十分广泛，影响最大的活动是档案周/月（Archives week/month）。自1979年国际档案理事会建议开展档案周活动以来，美国各州的档案周活动如火如荼。发展到后来，一些地区和州将活动由一周延长至一个月。活动主要是在州和地区范围内举办，举办的时间各州不一，多数是在每年的10月份，具体的时间多结合当地的重大事件或特殊纪念日来选择。活动通常包含海报、展览、讲座、开放参观和讲习班等。

（2）面向学校师生

档案因其原生性而与图书等资源区别开来，成为历史教育的最佳资源。利用档案资源开展学校历史教育，增强学生对民族历史文化的了解，增强民族自豪感，进而增强民族凝聚力。

美国各州制定的教育计划包括为历史教学提供资源和借助档案资源开展历史研究活动。在资源方面，美国各州档案机构有专门的人员从事教学资源编辑工作，这些网络教学资源包括：与课程相关的各种载体的原始档案资料，如在线展览、课程计划、课程习题、在线历史知识测试等。比如马里兰州（Maryland）的“老师和学生”栏目下提供了学习奴隶制历史的专题档案和其他教学用档案资源③，为学习历史提供了便捷地途径。此外，网站还为教师提供了交流互动渠道，教师可以上传自己的教学作品。在这类活动中，历史日（History day）是影响较为深远的。历史日（History day）旨在鼓励特定年龄范围内的学生利用包括档案资源在内的历史文化资源从事指定主题的研究，研究成果以论文、演讲、海报等各种方式呈现④。

1.3数字档案馆（ Digital Archive）

包括Alaska、Alabama、Georgia在内的11个州建设了数字档案馆。它们为用户提供统一的检索界面。这些数字档案馆按照类别组织资源，建设各种专题资源库，为用户利用档案提供支持。提供的资源既包括文字材料、图片、照片，还有音像档案；既有政府文件，也有私人文件；既有原始档案，也有档案出版物；既有综合性的资源库，也有诸如家谱、一战、退伍军人这样的专题数据库，可谓包罗万象。

数字档案馆的检索界面大多比较友好，设计赏心悦目。以亚拉巴马州（Alabama）为例，该州数字档案馆（ADAH Digital Archives）首页顶端是导航栏，可以实现与州主页的快速切换，站名下方是检索区，检索区下方的资源区是该页的主体部分，它分为左右两个部分，左边是资源图片，右边是资源库名称和资源的简要介绍⑤，整个页面布局合理、简洁明快。

多数网站不仅设置了专门的检索窗口，用户只要点击感兴趣的资源即可实现利用。除了简单检索以外，还提供高级检索，提高检索精度。仍以Alabama数字档案馆为例，在它的高级检索页面上，用户可以利用“包含以下全部字词”、“包含以下完整字句”、“包含至少一个下列字词”和“不包括以下字词”实现对检索结果的限定，此外，为了提高响应速度和查准率，该州数字档案馆还提供多种检索字段供用户选择⑥。

提高搜索精确度的另一个途径是提高个性化的搜索。Alabama、 Alaska和Oklahoma数字档案馆特别推出了“Preferences”和“My favourites”， 前者用于设置网页显示项目、页面风格、背景色、文本色、链接色等页面属性，后者则为用户收藏、管理感兴趣的档案藏品提供帮助，通过后者用户可以收藏喜欢的档案藏品、管理收藏、比较同类档案、以幻灯片形式浏览同类档案等。这种量体裁衣式的个性化服务充分体现了以用户满意为中心的理念。

此外，多数网站还提供贴心的利用帮助。数字档案馆的服务对象主要是未受过专业检索训练的普通人，如果不提供相关的培训，则很难让他们享受到在线检索的便利和乐趣。为此，州数字档案馆特别设置了帮助（Help）栏目，手把手的教给利用者浏览资源、高级检索、查看检索结果、更改网页显示项目等功能的用法。所采用的方式则是文字介绍配上图片说明。

1.4 RSS（Really Simple Syndication）

RSS是某一站点用来和其它站点之间共享内容的一种简易方式，也叫聚合内容。一般用于网站定期向用户传送即时更新的内容，为用户提供其事先定制内容的标题，文摘和获取全文的网址，并自动更新。用户借助支在不打开网站页面的情况下就可以阅读传送的网站内容。美国有超过半数的州档案馆网站上提供了RSS服务，如印第安纳州就提供RSS Feeds服务⑦，用户可以根据自己的兴趣通过定制获取众多机构最新的信息，点击订阅按钮就可以定制自己需要的相关专题信息，网站还列出了RSS阅读器的链接以供用户下载，为用户提供了极大的便利。

1.5网上商店(Online Store)

在电子商务蓬勃发展的今天，档案馆借助电子商务实现档案信息服务的商品化、市场化，不仅为利用者获取档案信息带来极大的便利，还可以有效地拓展档案馆功能。美国一些州的档案馆迅速抓住此契机，比如Ohio、South Carolina、Wisconsin，在网站上设有在线商店，出售档案复制件和与之相关的图书、服饰、饰品、小礼品、CD、DVD等商品。网站按类组织商品，提供商品的图片、简要介绍、价格，并支持网上交易，提供送货上门。

1.6社会媒体（Social media）

为了更好的为用户服务，每个网站都提供多种途径的交流渠道，并专门开设反馈通道，收集用户的意见。由于Web2.0社会媒体工具在美国十分流行，因此档案机构利用YouTube、Facebook、Twitter、Blog等社会媒体发布服务信息，与用户的交流是十分普遍的。

1.7网站地图(Site Map)

一般网站的内容都相当庞大，大众很容易迷失其中，不知如何取其所需。网站地图是对网站内的各级类目进行条理性地组织，建立多级目录，以方便用户对整个网站的全貌有大致了解。每条目录都与相应内容建立链接，用户可以直接点击进入相关网页。

2 对我国开展电子公共服务的借鉴

在充分调研的基础上，经过综合分析和深入思考，笔者认为我国省市级档案馆开展电子公共服务，可以从以下几方面借鉴：

2.1加强数字档案馆建设，注重民生档案收集，丰富服务内容

数字档案馆是信息时代的产物，其在资源存储、资源管理和资源利用方面的功能是传统的档案机构无法相比的，尤其是在利用服务方面，数字档案馆突破了传统的到馆服务模式，创建了网络环境下电子服务的新模式。因此，开展数字档案馆建设便显得尤为重要了。我国省市级档案馆在建设数字档案馆的时候，要注重借鉴美国数字档案馆在资源建设、检索界面设计、检索途径提供、检索功能实现、个性化服务设计、利用帮助支持等方面的优点。尤其是在资源建设方面，不仅要重视馆藏资源的数字化转换，而且要专注于各种专题资源库的建设。通过建设专题资源库，支撑数字档案馆的电子服务，满足利用者的个性化需求。

专题资源库的建设应体现“以民为本”，特别注重与民众联系最紧密的民生档案资源库的建设。近年来我国的民生档案资源体系虽然已经初步建成，但是民生档案专题数据库还比较缺乏，只有辽宁、浙江、重庆等建设了民生档案专题库，距离能够提供全面的民生档案电子化利用服务的目标还比较远。

家谱档案资源的建设也应引起我们的重视，家谱档案是寻根溯源的依据，也是研究历史变迁的重要凭证。虽然家谱档案在内容方面与民生档案有所交叉，但是鉴于家谱档案的独特性，将其作为独立的专题加以建设是十分必要的。

2.2开展公共计划，拓宽服务范围

档案服务社会化是将档案服务推向社会，使其具有普遍社会意义的过程。通过这一过程，档案部门将服务范围由党政机关扩大至普通民众，在服务方式上实现由被动服务向主动服务的转变。美国各州普遍开展的公共计划便是档案服务社会化理念的体现。在当前强调档案服务“以人为本”的大背景下，制定详细的公共计划显得尤为重要，这是档案机构吸引公众关注、树立良好的公共形象的重要途径。除了要制定面向一般公众的计划以外，还应制定面向师生的教育计划，以充分发挥档案这种原生资源在学校历史教育中的作用。为此，档案馆应探索出一套行之有效的网络服务模式，实现从资源组织、资源呈现、教学计划编制到历史研究活动组织全过程的网络化应用，使档案馆真正发挥爱国主义教育基地的作用。

2.3提供个性化服务，创新服务方式

服务内容和形式的设立应注重用户的需求和利用，根据不同用户的重点需求，开展不同层次、多种类型的个性化服务，使以人为本落到实处。美国档案馆网站的RSS Feeds服务就是个性化服务的重要形式，用户可以根据自己的兴趣，有选择性地订阅需要的信息。网站地图也充分体现了网站建设的人性化。纵观我国的档案网站，RSS订阅服务只有江苏、天津、杭州的档案馆网站提供，且可订阅的信息种类较少。网站地图也只有江苏、北京、武汉等地设有。可以看出我国的服务方式仍比较传统和单一，这直接影响了档案对用户的吸引力。

因此，为了充分实现档案信息资源的价值，档案馆应集思广益积极引进新颖或独特的服务方式，打破传统的局限，为用户提供多种多样的服务方式，并注意结合每个用户个性化的需求，提供针对不同类型用户的利用服务，实现服务的大众化。档案网站的设计应以用户的利用需求为目标，以检索的便利性为导向，使档案网站服务型的功能定位更突出。

2.4增进与用户交流，提高服务质量

为全面了解用户的服务需求，档案馆需加强与利用者之间的互动，网站应提供多种途径的沟通渠道，这不仅有助于用户及时向工作人员反映利用中遇到的问题以及需求，同时便于收集用户的反馈意见，以利于档案工作者改进工作，提高服务质量，为用户提供更全面、完善的服务。

纵观美国档案网站的交流渠道，除了电话、电子邮箱等，还提供facebook、MSN、Blog等多种互动方式，用户可以随时与档案工作人员取得联系，由此拓宽了交流渠道、提高了与用户的互动程度。同时根据不同类型用户，不同的利用内容和层次，设置了不同的检索入口，使用户更有效、方便地获取所需。如马里兰州(Maryland)将用户分为大众、家族历史学家、教师和学生、政府机构。点击进入这些分类链接，可以进入为不同档案利用者准备的页面，在这些页面中介绍了网站为该类用户提供的信息、服务，以及怎样获得所需的信息等。而放眼我国档案网站的交流渠道，用户只能通过传统的电话、电子邮箱、在线提问等方式向档案部门传达自身需求，不同的检索入口更是尚未引入，交流途径十分有限。因此，为了畅通交流渠道，及时收集反馈信息，我国应开通更多途径的交流方式。

2.5引进电子商务，拓展服务功能

在美国档案馆如火如荼地进行电子商务活动的同时，我国档案馆对电子商务却无人问津。虽然档案馆所提供的大部分网上信息是免费的，用户可以自由浏览和下载，但也有不少资源是需要有偿获得的，如某些档案的复制件、编研成品、电子出版物等，因此，设立网上商店是十分必要的。电子商务的引进，可以为用户远程获取这些档案信息及其周边产品提供了便利，同时可以为档案馆带来一定收益，使档案工作者的劳动效益得到量化，有助于提高工作效率，促进档案信息化的发展。

但档案馆作为非盈利性机构，网站中的电子商务应侧重于档案信息资源的开发利用，摒弃纯商业性的宣传、推销活动，在维护网站公益性、文化性和服务性的同时，使档案馆网站成为获取档案电子出版物的重要渠道。

参考文献：

① Family history resources[EB/OL].[2011-5-13]http://www.sos.ca.gov/archives/collections.

② Genealogy[EB/OL].[2011-5-13]http://www.kshs.org/portal_genealogy.

③Teachers and Students[EB/OL].[2011-5-16].

http://www.msa.md.gov/msa/homepage/html/teachers.html.

④ Pennsylvania History Day[EB/OL]. [2011.5.18].

http://www.portal.state.pa.us/portal/server.pt/community/public_programs/1586/pennsylvania_history_day/259912.

⑤ ADAH Digital Archives[EB/OL].[2011-5-18].http://www.digital.archives.alabama.gov.

⑥ADAH Digital Archives[EB/OL].[2011-5-16].http://www.digital.archives.alabama.gov.

公共档案馆社会责任 篇12

档案馆范式体现的是一种价值理念,是包含档案馆自身属性定义、功能定位、管理模式、管理手段的整体。自新中国成立国家档案馆以来,我国各级各类档案馆历经几十年的发展变化,从属性定位、管理模式到功能定位等许多方面都发生了变迁。随着近年来公共文化服务体系建设的开展,在国家各类宏观政策文件的表述中,已经将档案馆同图书馆、博物馆、美术馆、文化馆等并列为公共文化机构,肯定了其公共服务的属性;档案馆自身的管理模式则由国家模式向社会模式转型,即由主要为国家党政机关提供利用服务的国家档案馆转变为更加“开放”、“亲民”的公共档案馆;档案馆的社会功能也由行政保管服务占主体转向为文化服务占主体,从档案馆的选址、档案建筑的设计到档案馆的结构布局、 活动设置都体现了为公众提供文化服务的主导理念。从档案馆的属性定位、管理模式及功能定位上都体现出公共文化服务的价值理念,公共文化服务成为当前档案馆管理主流范式。

二、档案馆公共文化服务范式的培育

1.档案馆公共文化服务范式的政府培育———基于政府责任的视角。政府责任理念主张,公共行政官员即便是在涉及复杂价值判断和重叠规范的情况下,也能够并且应该为了公共利益而为公民服务,将公共管理者的角色定位为引导者、服务员和使者。也就是说,政府部门不仅要充当提供公共产品和服务的角色,还要充当公共服务和产品提供过程中的协调者、调解者甚至是仲裁者的角色。政府需要通过多种手段培育一个有利于档案馆融入公共文化服务体系的文化空间。(1)适时进行档案馆体制改革。随着2005年以来国家公共文化服务体系建设工作的全面开展,图书馆、博物馆、文化馆、科技馆等切切实实地走进了百姓生活,成为公众文化休闲的重要活动场所,而档案馆自身虽然也做了诸多努力,但其公众认知度和美誉度依然有限。究其根本原因,就在于“局馆合一”的管理体制的弊端。因此,变革档案管理体制,正确划分档案局、档案馆的隶属关系,使其在各自上级部门的领导下,有效发挥档案局的行政管理监督职能,充分实现档案馆公共文化服务功能,是政府在档案馆公共文化服务范式培育中首当其冲的责任。 (2)合理进行档案馆网规划。档案馆公共文化服务是一个系统工程,政府要保障档案馆文化产品和服务的全民共享,就必须在档案馆网层级设计、档案馆选址、档案建筑风格、档案服务等方面进行合理的规划和引导。政府在进行规划引导时,既要力争档案馆网层级合理,保证档案文化服务实现全民普惠和共享,又要确保档案部门结构平衡,使综合档案馆与专门档案馆比例协调,实体档案馆与数字档案馆均衡发展,公共档案馆与其他公共文化机构齐头并进。(3)适当进行相关政策倾斜。公共文化服务这一档案工作的宗旨不仅要体现在政府工作的报告规划、方针路线中,更应该体现在档案部门的法律法规条文中,使公共文化服务在法律的框架内有序开展。同时,档案文献的有效保护、馆藏档案的数字化利用、新型档案馆的建设等,都需要一定程度的资金投入,只有争取到更多的财政支持,才能保证档案馆公共文化服务的顺利开展。档案部门可以借助各级财政投入非物质文化遗产保护的契机,为档案馆争取更多的资金支持。(4)稳步建立服务竞争机制。 档案馆因其保管的文献资源的原始性和证据性,导致其所创造加工的文化产品及其所提供的服务具有垄断性特征,因此缺少了通过改善馆藏和服务而争取目标群体的竞争意识,这一点是其与其他文化机构的本质区别。要想抑制这种信息资源垄断性所带来的弊端,政府应该逐步建立档案馆公共文化服务的竞争机制。第一, 通过私人档案馆建设提升资源竞争意识。国家应当鼓励私人收藏档案资料,鼓励有条件的个人建立私人档案馆。第二,通过专门档案馆建设提升服务竞争意识。很多时候,档案馆缺乏的不是馆藏资源,而是针对用户需求的服务。档案馆需要这种主动服务、定题服务的竞争意识。第三,以相关文化服务场馆为参照,营造部门竞争机制。国家应当通过授予荣誉称号和加大投入的方法扶持和奖励社会效益发挥良好的文化服务机构,形成同类部门之间的横向竞争甚至不同部门之间的交叉竞争。

2.档案馆公共文化服务范式的组织培育———基于机构责任的视角。机构责任即指档案馆自身在公共文化服务范式培育中应当承担的义务,它是范式培育的主体和核心。对组织的发展和进步起到关键作用的就是组织文化,因为它涉及组织的价值观、行为方式以及发展方向。档案馆自身可以通过培育先进理念来塑造组织文化,实现组织层面的文化自觉。(1)培育公共服务理念。美国国家档案馆前任馆长温斯坦这样说:公共服务是我们的核心使命;为每一位公民、为所有政府机构和公务人员,为总统、国会以及法院提供档案服务,是我们的工作重心。我国档案馆也应该由国家模式、政府模式逐渐过渡到社会模式,将提供服务的对象扩大到全体公民,以保障全体公民文化权利作为基点,提供满足公众需求的文化服务。公共服务理念要求档案馆以用户需求为导向,因时因事因地制宜,开发公众亟需的档案产品和服务;要求档案馆以用户参与为目标,扩大其公众影响力,实现档案文化成果的社会共享和创造;要求档案馆以用户满意为追求,重视对服务效果的追踪和反馈,及时调整服务手段。(2)培育拓延理念。早在2006年,我国就有学者提出“拓延服务”[1]229的概念,英文对应词为 “outreach”,它包含了外展、推广、外联、延伸服务等含义,内涵要比我国常用的“档案宣传”丰富得多。世界上一些国家的档案馆制订相应的公共政策和计划,专门设置公共关系部门或官员,采取多种措施和手段,以帮助公民了解档案与自身的关系,实现档案拓延。[2]15首先,档案拓延服务要关注基层。基层档案工作基础设施薄弱,服务手段相对落后,档案意识亟待提高,在开展党的群众路线教育实践之际,档案服务应该向县乡、社区、家庭深入拓展。其次, 档案拓延要针对目标群体。对于政府部门,重在展示档案对于民主执政、顺利决策的重大意义;对于公共机构和组织,重在宣传档案对于记录社会生活、文化传承的重要性;对于学者和研究人员, 重在倡导档案对于保存历史、研究创新的价值;对于教育部门,重在表明档案对于爱国主义、传统文化的普及意义;对于普通公众, 重在引导档案对于民生权益、行政监督的保护作用。最后,档案拓延要充分利用多种形式。在各种新媒体层出不穷的今天,档案馆要追随时代发展,抓住电子政务建设的大好时机,充分利用传统媒体之外的网络、微博、移动终端等推送信息,提供服务。(3)培育协同合作理念。档案馆同其他机构协同合作能够促进部门资源的共享,发挥不同部门的服务优势,取长补短,提高公共服务的水平。首先,开展不同区域、不同层级、不同专业档案馆的合作。可以弥补馆藏资源不足,充实服务内容;可以提供异地档案证明,节约用户的时间经济成本,提高服务效率;可以学习经验,增进交流, 促进我国档案事业的科学和可持续发展。其次,开展与不同文化机构的跨部门合作。档案馆、图书馆、博物馆等保管着类似的馆藏资料,作为公共文化机构,都承担着保存历史记忆、传承人类文明的重要作用,都能够为来馆者提供教育、体验和休闲服务,而三者的服务方式和手段也有诸多相同之处,在馆藏资源大量数字化的现实下,三者的协同合作愈发必要和可能。最后,开展同不同性质组织的跨行业合作,产生更大的社会效益。档案馆同企业合作可以根据企业业务特点提供全方位、全过程的档案服务,推动企业开发新产品,提高企业经济收益;同高校合作可以挖掘档案信息资源,实现科研创新,拓展教育功能;同传媒合作,既可以积累媒体档案资源,又可以借力媒体实现档案服务宣传,实现双赢。(4) 培育均等理念。新公共服务理念倡导的是共享式治理,公共文化成果由全体公民共享和使用,也就是不论身份地位年龄职业,文化机构都应该提供无差别的服务。没有任何人可以享受特权,也没有任何人可以遭到歧视。在这个方面,图书馆可以作为档案馆的典范。图书馆最大限度地关注到读者当中的弱势群体,设置视障阅览室、儿童阅览室,开展农家书屋,照顾低学历群体的需求, 体现出了文化机构的人文关怀和普惠均等。

3.档案馆公共文化服务范式的社会培育———基于公民责任的视角。新公共服务理论重视公民资格,公民的社会身份,强调社会责任,倡导以公民身份积极主动地参与管理。对于保障公民基本文化权利,提供公共文化服务的档案馆来说,全体公民也要承担相应的责任来维护公共利益。社会力量可以通过多种方式构筑有利于档案馆提供公共文化服务的文化生态。(1)发展档案中介机构。美国著名档案专家迈克尔·库克曾言:“并不是每一个产生文件的组织都能够为文件的管理提供恰当的服务;因此,如果有档案馆存在并且能利用的话,那就必须从外面获得档案工作者的服务。以后也将一直会这样,对非国家档案馆来说,如果确立公开提供档案服务的形式,愿意并且能够为那些不能或不愿自行管理的个人或机构管理档案,那就尤其是一种贡献。”在我国档案中介机构主要是指依靠社会力量兴办的独立经营、自负盈亏的为企业、 社会、组织和个人提供全方位档案服务的机构。随着越来越多的组织和个人选择档案中介机构服务,其服务品质和效果会在一定程度上影响到档案部门的整体服务形象。规范、公正、守信的档案中介机构可以成为档案馆服务的有益补充,成为档案事业发展的 “助推器”。将实力雄厚、资质优良的档案中介机构进行整合,实现规范化管理,将能够提升档案业务外包服务的规模化经营力度。 (2)推动行业协会自律。随着政府机构改革进程的深入,档案行政管理部门不能再简单地管理档案工作了,将一些管不了、管不好的事务逐步转移和委托给行业协会这样的组织是大势所趋。档案行业协会通常由社会力量发起,能够团结广大会员,推动行业自律,能够促进沟通、维护权益,最终提升档案服务的品质。(3)壮大档案志愿者队伍。志愿者服务是一项立足社会,关心国家,关注公民的公益事业。作为公益文化事业机构的档案馆,要更多吸纳社会公众的力量,建设志愿服务群体,充实档案服务。而社会公众在享受社会文化成果的同时,也有义务通过自己的力量回报社会, 承担社会责任。对于档案部门来说,大学生群体、社区工作人员、 退休人员可以积极参与志愿服务,进行档案服务的宣传、档案法规的科普、档案利用的指导、家庭档案的交流等。

摘要：档案馆公共文化服务范式已经成为当前时期的档案馆管理范式,基于政府责任、机构责任、公民责任的视角,可以通过政府培育机制、组织培育机制及社会培育机制进行档案馆公共文化服务范式的培育。