公共档案

公共档案（共12篇）

公共档案 篇1

一、引言

根据《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知 》 (人社部发[2014]90 号) , 公共就业和人才服务机构隶属于各级政府人力资源社会保障部门, 在以人事档案为主的基本公共服务方面, 主要服务于流动人员, 提供档案接转、档案材料收集、整理和保管、依据档案记载出具相关证明、政审 (考察) 服务及党员组织关系的接转等业务。

成都人才档案公共服务主要服务于流动人员, 档案公共服务流程是依据现有政策规定对某项服务设定相应办理程序, 流动人员依规定提出申请, 成都人才档案相关职能部门依规审核, 给出符合或者不符合向该流动人员提供某项档案公共服务的过程。

档案公共服务流程优化, 其实质是档案公共服务与时俱进, 适应经济社会发展变化, 以政策法规依据, 以群众需求为中心, 简化优化业务办理流程的过程。 其理论渊源主要来自于新公共管理运动。 20 世纪80 年代, 新公共管理运动的倡导者将企业领域的管理办法引入政府领域。 20 世纪90 年代美国哈默、钱皮两人提出企业领域的业务流程优化, 出发点是面向顾客, 以顾客需求为核心, 对原有流程进行根本性改造和设计。 随着企业领域流程优化实践的日益成熟, 以英、美为代表西方国家将这一理论引入公共管理领域, 我国也开始了电子政务、政务大厅模式的流程优化理论研究与实践探索。

随着信息化技术的不断发展, 电子政务、 政务大厅模式流程优化手段需要不断革新。 2015 年3 月李克强总理政府工作报告提出“‘互联网+’行动计划”概念, 7 月 《关于积极推进 “互联网+”行动计划的指导意见》中提出 “互联网+便民服务”。 国家信息中心的周民等研究者倡导通过“互联网+”建立政务外网新理念, 促进电子政务全新转变。 王兰成等从挖掘利用互联网大数据角度研究促进档案公共服务优化。可见“互联网+”对于公共服务不再是模糊概念, 而是深度挖掘互联网技术潜力, 推进公共服务优化的新方式。

二、成都人才公共服务流程模式简介

新世纪以来, 成都人才利用互联网进行档案公共服务流程优化分为两个阶段, 第一阶段起始于2011年网上办事大厅项目建设, 第二阶段起始于2015年网上公共服务平台建设。

(一) 第一阶段办事大厅模式简介

2011开通成都人才网网上办事大厅 (http://www. rc114. com/) , 进行档案公共服务政策、办事程序网上公告、档案查询、合同续签、党费缴纳, 这一阶段档案公共服务是网上公告+现场办理为主的模式。现场办理是仿照政务中心模式, 将提供档案公共服务有关的部门, 诸如代理部、档案部和党工部抽调人员集中在一楼大厅办事窗口。

以档案转递为例, 公众申请该服务, 可先通过网上公告了解该项业务的办理条件、所需资料和办理流程, 然后携带资料到现场办理。 现场办理过程中, 档案转递业务被档案部和代理部分割, 分别服务于高校毕业生和人事代理人员。代理部受理的代理人员档案转递之后需要转交档案部做进一步审核、寄送。这样, 同一种业务分属不同部门, 最终都要经过档案部审核, 实际上增加了业务受理的层级。 这样的流程实质还是以部门为中心, 以串联形式在各部门间顺次流转, 前一个部门的工作结果成为下一个部门展开工作的前提, 任何一个环节的中断则意味着这一轮的流程终结。实际办事过程中可能由于资料不完整、 公章问题等使得审核不通过, 将导致服务程序复杂, 服务对象多次往返, 浪费资金和时间。

( 二) 第二阶段网上公共服务平台模式简介

第二阶段档案公共服务流程优化针对网上环节做出了根本性的突破。 2015年网上公共服务平台 (http://s.rc114.com/) 开通, 对内部业务网、 外网、 自动化办公系统进行整合, 如图2-1 所示。 通过互联网信息系统审核申请资料, 较之网上公告有了根本性的突破。

优化后的流程充分体现以服务对象为导向的流程优化理念。 对公众而言, 网上审批需要公众从政务外网上填写相关信息, 由信息系统进行逻辑预审, 再通过网络发送给专门的业务部门受理, 待各项材料经过相应部门审核通过后, 再携带相关的纸质材料到现场核实取件, 一次性办理相关业务。 对部门工作人员而言, 业务流程从外网转移到内部专网, 计算机自动筛选信息发送给对应部门受理, 部门工作人员将公众提交资料进行审核, 审核通过后, 信息分流, 一端联通外网告知服务对象, 一端联通窗口部门员工。 减少公众申请服务的审批手续, 杜绝各部门之间推诿扯皮, 大大提高了业务受理中的决策、回应能力, 塑造便民高效工作形象。

流程优化过程中互联网只是手段, 关键在于对现有流程的重新设计与整合。 在现场办理环节中, 档案公共服务彻底改变部门为中心的流程设计, 对原有职能部门业务、人员进行调整, 将代理部档案相关公共服务业务及工作人员纳入档案部统一管理, 打破业务部门分割, 实现以业务为导向的流程设计转变。 这样, 公共服务业务链条完整, 公众通过网络审核后可以由档案部直接进行公共服务提供, 缩减办事层级, 简化办事流程, 便民高效。

三、进一步优化公共服务流程工作的设想

(一) 增强互联网意识, 提供更便民的服务

“ 互联网+ ” 模式中传统公共服务领域中互联网的潜力将进一步释放, “+”不是简单的形式相加, 传统公共服务业务在线化。如成都人才档案公共服务政策等在网上公告, 互联网更像是传声筒。 在线化只是互联网发展的某一个阶段的特性, 如今越来越多的互联网公司和实体行业开始注重线上线下的结合, 强调O2O理念。实际上, 互联网在各个领域、各类行业应用, 带来的是整个社会基础架构的变化, 利用“互联网+”进行公共服务流程优化的过程中, 重要的是利用互联网过程中衍生的数据。

1. 利用互联网发掘公众偏好

利用好“互联网+”这个动力引擎助推流程优化, 这一过程中最重要的一点是挖掘用户数据的价值, 掌握公众需求。知道公众的需求, 前提是根据公众网络数据, 如访问时段、登陆时长、搜索内容、跳转记录、 应用文档的下载量和服务评论情况等进行数据的收集、分析和整合, 从而总结出用户的网站访问习惯及个人偏好, 这有利于及时调整策略, 提供多样化、个性化的人才公共服务, 针对不同的流动人员群体进行公共服务信息推介, 转变单一被动的业务受理为主动双向互动公共服务。

2. 利用互联网助力解决公民办事最后一公里问题

公众通过网上公共服务平台实现了申请资料的一次性审核, 依然需要持有文书资料到现场大厅进行业务办理。由于人才服务中心的公共服务以流动人员 (非公企业和社会组织聘用人员、未就业高校毕业生等) 为主要对象, 通过网上审核后, 不论其身居何地都要到成都人才现场服务大厅提交相关资料审核、 取件。 网上审核+现场办理这种优化后的流程依然是串联式单线办公模式。

虽然网上审批省时便民, 但是服务对象还需往返现场服务大厅, 模仿成熟互联网购物公司如京东等, 将现场办公迁移到网络平台, 实现网上办公和现场办公双轨并行的并联式办理模式。 实现网上审核结束之后, 近距离的公众可以直接窗口取件或者远距离的公众可以享受直接邮寄, 解决民众办事 “最后一公里”的问题。 目前, 成都人才正在开发档案公共服务中存档证明服务等网上办结功能。 该功能实现后, 服务对象通过网上审核后, 可以直接在网上平台打印带验证条码及查询网站提醒的存档证明, 不需到现场进行办理。

(二) 完善资金配套, 做好档案公共服务基础建设

1. 建设高素质人才队伍

21 世纪人才是最重要的资源, 夯实档案公共服务基础首先需要一批高素质的工作团队。 一方面可以直接引进档案公共服务专业人才, 另一方面可以对已有的档案管理人员加强业务培训, 这就需要做好资金支持。 2014 年底, 国家五部委联合下发的 《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知 》中明确:自2015 年1 月1 日起, 取消收取人事关系及档案保管费等, 各地要将相关经费纳入同级财政预算。 据了解, 2015 年同级财政并未安排相关工作经费, 档案公共服务成本主要由成都人才有限责任公司承担。

2. 做好互联网基础设施建设

开展互联网档案公共服务, 需要加强局域网建设, 实现内外网对接, 需要逐步配备自助服务设备、数据库服务器、邮件服务器、备份服务器、维护数据安全的防火墙、杀毒软件等软硬件, 这些需要巨大的资金投入。尤其是在档案管理纳入免费公共服务之后, 以往的收费项目取消, 政府人才服务机构收入下降的情况下, 要做好互联网档案公共服务提供, 急需通过政府购买、财政经费保障或者经费补助等形式完善人才资金配套, 为公共服务流程优化提供资金支持。

总而言之, 互联网给档案公共服务流程优化带来契机, 这个机遇就是利用现代互联网技术, 将档案公共服务的提供变得更加高效便捷。基层档案公共服务部门可以抓住机遇, 将互联网作为重要变革方向, 提高网络意识, 加大资金投入, 在实践中探索互联网档案公共服务流程优化和制度建设。

参考文献

[1]周民, 吕品.“互联网+”政务外网——新时期国家电子政务外网发展思路[J].电子政务, 2015 (08) .

[2]董克用.优化政府服务的五大要点[J].国家行政学院学报, 2015 (04) .

[3]王兰成, 黄永勤.大数据背景下档案社会化媒体信息的挖掘与利用探析[J].档案学研究, 2015 (06) .

[4]中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知[S/OL]. (2014-12-10) .http://www.mohrss.gov.cn/gkml/xxgk/201412/t20141215_146304.htm.

[5]2015年政府工作报告[S/OL]. (2015-03-05) .http://lianghui.people.com.cn/2015npc/n/2015/0305/c394298-26642056.html.

[6]国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见[S/OL]. (2015-07-05) .http://news.xinhuanet.com/zgjx/2015-07/05/c_134382951.htm.

[7]刘金婷.“互联网+”内涵浅议[J].中国科技术语, 2015 (03) .

[8]宁家骏.“互联网+”行动计划的实施背景、内涵及主要内容[J].电子政务, 2015 (06) .

公共档案 篇2

摘 要：本文在论证综合档案馆即是公共档案馆基础上，分析目前我国公共档案馆功能缺失的原因，并提出相应解决对策。

关键词：公共档案馆综合档案馆档案服务

公共档案馆的提法由来已久，但是其很多问题都还处于探索阶段，比如公共档案馆的涵义、作用等等，并未形成完全一致的观点。笔者仅就实现地区公共档案馆功能的可行性措施，浅陈己见。

一、公共档案馆及其功能

(一)公共档案馆与综合档案馆

公共档案馆是由国家中央或地方政府管理、资助和支持的，免费为社会公众服务的档案馆。它可以是为一般群众服务，也可以是为某一特定群体如学者、军队、工人、农民、儿童等服务的。我国的公共档案馆来源于综合档案馆。1955年，国务院批准建立中华人民共和国档案馆，此后，地方各级档案馆相继建立。1987年《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)颁布，从法律上明确了我国国家档案馆的公共档案馆性质，各级国家综合档案馆被明确赋予公共档案馆的职能。《档案法》规定：“中央和县级以上的各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构。”

[1]可以看出，作为以构建全面反映社会历史面貌，覆盖人民大众的馆藏资源为内核，以面向社会公众提供公益性精神文化产品及服务，满足人民大众对文化精神生活的多种需求为宗旨的国家综合档案馆，其本质属性和发展定位就是公共档案馆。省、自治区、直辖市档案馆应当是各省、自治区、直辖市的公共档案馆，地(州)市档案馆应是各地(州)市的公共档案馆，区(县)档案馆是各区(县)的公共档案馆，行业档案馆是各行业内的公共档案馆。这也符合公共档案馆具有多类型性的特点，即公共档案馆有中央的和地方的，有综合性的和专门性的。

进入新世纪，公共档案馆的建设得到了我国政府的高度重视。，国务院《政府工作报告》要求“加强图书馆、博物馆、文化馆、科技馆、档案馆等公共文化和体育设施建设。”这是国家首次明确将档案馆列入公共文化设施进行建设。，全国档案局(馆)长会议提出，要把档案馆建成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心。[2]档案馆社会服务功能的逐步拓展，预示着我国建设公共档案馆的决心和毅力。建设公共档案馆不仅是适应我国社会转型、全面建设小康社会的内在需求，也是推进民主政治、政府信息公开的客观要求，还是传播先进文化、拓展档案馆的`服务功能、实现我国档案事业跨越式发展的现实需要。

(二)公共档案馆的功能

对于公共档案馆的功能，各位研究学者的表述不尽相同。“上海市档案馆刘南山馆长认为，档案馆不仅应该成为学者的资料宝库，作家的灵感圣殿，教师、学生的第二课堂，还应该成为收藏爱好者的会聚场所，影视工作者的拍摄基地，学术流派的论剑讲坛，休闲一族的旅游胜景，市民节假日的驻足福地，乃至家庭亲子教育和情侣约会、谈心、寻找感觉的高雅去处。”[3]刘馆长的描述为公共档案馆的社会角色形象塑造了一副美好的理想蓝图。笔者以为，公共档案馆在承担为本地区公众提供档案文献资源查阅与咨询服务、提供档案证明等基本服务功能的同时，还需要承担区域内档案文献信息加工和资源共享、档案业务指导与培训等高层次职能，这才是公共档案馆应有的功能。进而，在发挥公共档案馆应有功能的基础上，构建覆盖全社会的、普遍均等的、惠及全民的公共档案馆服务网络体系。

二、目前公共档案馆功能缺位的原因

国际档案理事会城市档案馆委员会主席阿尔贝勒奇说过，按照国际标准，一个优秀的城市档案馆应当必备三个条件：一是位于市中心，市民容易接近，方便查档;二是现代化程度高，可以通过互联网和其他先进技术手段为用户提供便捷的服务;三是同市民生活紧密相关，能帮助他们了解城市发展的历史。[1]时至今日，我国真正意义上的公共档案馆仍是凤毛麟角，除了上海、深圳、广东等发达地区已出现象上海市档案馆、广东省档案馆、深圳市档案馆这样的公共档案馆雏形。多数地区的综合档案馆离真正的公共档案馆还有很大的差距，集中表现在档案馆的标志性不强，无论从选址、设计布局还是功能建设来说，都没有很好体现以人为本的思想;文化性不高，馆藏档案内容单一、结构不合理，不能全面反映社会深厚的历史文化底蕴;公共性不足，开放力度不够，据统计，目前我国综合档案馆中，能公开提供给社会公众利用的已开放档案数量大约只占整个馆藏档案总数的一半左右，有的仅有三分之一。且服务方式单一，社会整体的档案意识比较薄弱。即使有的档案馆呈现出一定意义上的公共档案馆状态，但也大多是“设施孤岛”，尚未形成完善的服务体系。制约公共档案馆服务体系的形成和功能有效发挥的因素很多，主要有以下两个方面：其一，客观上是公共档案馆管理体制造成的障碍。

目前的档案馆管理体制可以概括为垂直分级管理的行政体制和分灶吃饭的财政体制，这就严重阻碍了跨级、跨区的公共档案馆服务体系的形成。各馆分属不同的地方政府，彼此在人、财、物上都没有隶属和管理关系，上级馆对于本地区基层馆也仅具有业务指导关系，其号召力大打折扣。其二，主观上是公共档案馆本身意识不强。由于大多数档案馆财政经费拮据，困难重重，馆长考虑最多的是如何使本馆摆脱困境，在地区档案馆事业发展方面想法不多，有些即使有所想法也会被认定为劳民伤财而不得不放弃。这直接影响了公共档案馆功能的发挥。而出现上述状况的根本原因在于具体地区的大小差异及当地政府投入的不同，各地区公共档案馆的状况及存档量相对会有很大的差别。就全国来说，总体财政投入匮乏，我国公共档案馆建设远远落后于发达国家。

三、实现公共档案馆应有功能的对策

档案馆服务体系建设离不开公共档案馆。《公共图书馆标准》认为“开展公共图书馆服务的任何行政单位在为使用者提供图书资料方面都无法做到自给自足”，“各图书馆行政单位之间、公共图书馆与其他类型图书馆之间开展协作”。同样的，开展公共档案馆服务的任何单位在为利用者提供档案资料方面也无法做到自给自足，各级各类档案馆之间必须开展充分协作。因此，让档案馆形成网络体系，是实现公共档案馆社会功能的必由之路，也是公共档案馆事业发展的基本规律。 (一)以馆长联席会议制度主导公共档案馆工作

譬如以省、市或行业为单位，每年召开两至三次公共档案馆馆长会议。如年初召开全市公共档案馆工作会议，市档案馆编制全年工作要点和任务安排表，作为各馆年度工作计划的依据;7月份召开全市公共档案馆半年工作调度会议，由各馆介绍上半年工作情况和下半年打算，市馆对全市性工作进行统一调度，找出问题，分析原因，研讨对策;年底召开全市公共档案馆全年工作总结汇报会，总结工作成绩与存在的不足，提出来年努力的方向。要保证联席会议制度一直得以坚持，才能确保公共档案馆工作的全面推进和相对平衡发展。

(二)以学会为平台促进各类档案馆协调合作

省、市档案学会要定期召开会员代表大会，确保会务工作逐步制度化和规范化。具体操作如下：每年召开一次理事会议、一次常务理事会议、至少两次理事长办公会议，每季度编印一期会刊。以学会为平台，抓住学术交流、行业服务和科普阅读三条主线，组织多种多样的跨系统的学术研讨、业务交流、馆际合作，使全省、全市各级各类档案馆的合作意识、共享意识明显增强，为推进整体公共档案馆事业的发展奠定基础。

(三)以竭诚之心服务基层档案馆(室)

公共档案馆要尽力帮助解决关系档案工作人员切身利益的问题，如为基层普通档案工作者解答职称评审的有关问题，指导撰写论文并修改论文等;支持和帮助县级以下档案馆(室)开展基层档案管理员的业务培训，经常深入基层档案馆(室)开展业务辅导;学会每年还可以举办一次文体比赛或考察活动，促进会员间交流学习。

(四)以倡导调查研究推动科研学术水平提高

除了积极发动档案工作者们参加全国性档案学术征文活动外，各地区、各行业每年可组织开展本地区、本行业档案学术征文及评选活动或档案学理论研讨会等。评选出优秀论文，在表彰会上由获奖论文作者作专题发言;请专家对征文活动及获奖论文进行述评。还可以不定期邀请档案学界的专家、教授来讲学，指导学术研究和专业论文写作。出台鼓励和奖励办法，倡导对学术成果和服务成果进行奖励，将对档案馆界的理论研究在客观上起到巨大的引导和推动作用。

(五)以承办和参与全国性档案活动及开展重点工作扩大影响

比如积极响应全国档案馆宣传月活动，使档案馆走出“象牙塔”，促进公共档案馆与百姓“零距离”、“无障碍”接触。此外还可以借助开展文化共享工程建设等使档案馆逐渐步入社会公共文化空间领域。

(六)以文化兴国、文化强市为契机，努力推进公共档案馆服务体系建设

现在，国家乃至许多地方政府都提出了“文化兴国”、“文化强市”的战略理念与发展规划，还有开展“公共服务进社区”等工程，为公共档案馆抓住机会和多渠道促进公共档案馆服务网络的逐步完善奠定了坚实的政策基础。

综上所述，在目前情况下，公共档案馆应以超越本馆的视野和战略，为本地区乃至全国档案馆服务体系建设和档案事业的全面发展做出力所能及的贡献。

参考文献：

[1]对我国公共档案馆建设的背景研究[EB/OL]. http：//www.yhda.net/Html/Doc/713_1.html.

[2]公共档案馆与综合档案馆是一回事吗?[EB/ OL].http：//blog.163.com/zhw_1357/blog/static/ 60836181133256109/.

[3]张晓霞.中美档案馆比较――以档案馆的公共性为切入点[J].档案与建设， .(4).

公共图书馆档案管理工作刍议 篇3

【关键词】公共图书馆；档案管理；策略

一、公共图书馆档案管理的重要性

从本质上来说，我们要想将公共图书馆当中的档案完整的保留下来，就必须要对其进行强有力的档案管理。公共图书馆的档案管理，是查史和工作参考的保障。公共图书馆档案是研究图书馆发展和评估的第一手资料，现代化图书馆部门众多，职能各异，每个部门的活动记录都是体现不同时期图书馆发展的枝节脉络，为每四年一次的公共图书馆评估定级积累详实可靠的资料，为图书馆管理者提供参考。详细和完整的档案资料，也为广大课题研究者、馆史撰写者、学术研究者进行检索和查阅提供了方便。科学规范管理的基础。

二、公共图书馆档案管理的问题

1.档案管理制度缺失。现阶段，我国大部分的公共图书馆都是一些年代久远的老馆，早期档案工作相对单纯，只有党政、人事、财务及业务之分，且因没有专职档案人员，档案意识不够，档案在收集、鉴定、整理、归档等工作环节缺乏相应的制度[1]。幼档案收集不完整、整理不规范。

2.档案散失比较严重。从本质上来讲，档案具有明显的原始记录性，并且其主要是以纸质文档为主，但由于档案意识不足，许多应归档的文件分别由不同经办人自行保管，档案收集工作不到位，档案人员移交工作不规范，档案保管不善或者人为损毁等，纸质档案散失严重。在电子信息化快速发展的今天，传统的档案管理模式已经无法满足人们的需求。

三、公共图书馆档案管理策略

1.规范档案的管理制度。为了能够更好的规范公共图书馆的档案管理，来促使档案管理的规范化与标准化，逐步实现档案数字化、信息化，提高图书馆档案的服务水平，就必须依据《档案法》，按照公共图书馆档案保存要求和国家图书馆评估标准，制定归档范围、归档时间、档案移交、档案整理细则、档案的存放和保护制度等规范化标准，加强档案管理工作制度建设，由专职档案人员管理，制定相应档案管理制度，各部门兼任档案管理人员积极做好日常收集工作，制度要统一收集时间、收集范围、鉴定方式，要制定整理分类方案，提出保管措施，进一步规范流程管理。

2.促进档案管理一体化。随着社会的发展，传统的档案管理设备与技术已经难以满足档案管理工作的实际需求，图书馆档案管理系统也需要更新、升级，帮助图书馆档案工作者快速有效地进行档案管理。图书馆应不断更新、完善檔案管理工作的基础设备设施，如设置专门档案室，购置密集架、专用档案盒、档案装订机器等；同时采用先进的技术手段管理档案，充分利用文档管理系统，从收集到保管上保证档案管理的规范性、系统性和完整性。因此，图书馆的档案负责人应随时关注市场上已经开始使用的新技术、新设备，通过各种渠道，及时引进，并组织档案人员学习、使用，更新原有的档案管理系统，为档案工作者需加强信息技术管理和运用的能力提供最优的平台，使其更好地管理档案，为档案开发利用创造条件。

3.加大管理资金的投入。随着社会的发展，传统的档案管理设备与技术已经难以满足档案管理工作的实际需求，图书馆档案管理系统也需要更新、升级，帮助图书馆档案工作者快速有效地进行档案管理。图书馆应不断更新、完善档案管理工作的基础设备设施，如设置专门档案室，购置密集架、专用档案盒、档案装订机器等；同时采用先进的技术手段管理档案，充分利用文档管理系统，从收集到保管上保证档案管理的规范性、系统性和完整性。因此，图书馆的档案负责人应随时关注市场上已经开始使用的新技术、新设备，通过各种渠道，及时引进，并组织档案人员学习、使用，更新原有的档案管理系统，为档案工作者需加强信息技术管理和运用的能力提供最优的平台，使其更好地管理档案，为档案开发利用创造条件。

4.建立高质的管理队伍。档案管理人员的综合素质，往往能够直接影响到档案管理工作的质量与水平。图书馆档案工作者应提高公关服务意识，增强服务主动性，积极与各部门沟通协调。图书馆可以根据自身的实际情况，对档案部门的人员进行专业、专题的知识培训，使其不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，使档案人员进一步提高自身专业知识水平，更好地适应图书馆和社会的需要。

四、结语

总而言之，为了能够更好的发挥公共图书馆的功能性，就要求公共图书馆的档案部门必须要与其他部门进行充分的配合，并通过结合实际的情况，来为其提供更加高质量的图书馆服务。要加强单位内外档案、资料的收集、开发、利用工作，准确把握信息服务方向，使档案工作成为公共图书馆各项活动必不可少的支撑，促进图书馆服务质量和管理水平的提高。

【参考文献】

[1]马月丽.公共图书馆档案管理工作探究[J].陕西档案，2015，02：39

公共档案 篇4

一、档案信息服务均等化的有关概述

档案信息服务均等化的实质是指档案信息的公平, 主要表现为档案信息资源的公平配置和档案信息的公平获取, 是对“建立覆盖人民群众的档案资源体系”和“建立方便人民群众的档案利用体系”的实践观照和逻辑体认。档案信息资源的公平配置和档案信息的公平获取是档案信息服务均等化的两个主要内容。档案信息资源的公平配置, 一方面是实体档案资源的配置, 另一方面是虚拟档案资源的配置。实体档案资源就公共档案馆而言, 主要是指馆藏档案资源, 包括馆藏实体资源和馆藏数字资源。这是目前我国档案信息资源的主要所在, 分散在我国各级各类公共档案馆中;虚拟档案资源是随着计算机技术、通讯技术和网络技术的发展而产生的海量电子档案信息资源, 这些虚拟资源以计算机、网络等为平台, 分布于拥有计算机、网络技术和硬件条件的公共档案馆, 并在安全权限设置和安全监管体系之下实现档案信息的保管和利用。档案信息资源公平配置是档案信息服务均等的基础和前提, 没有档案信息资源的公平配置, 档案信息的公平获取将是空中楼阁。

二、公共档案馆在推进档案信息服务均等化中的优势

(一) 政策优势。

我国在保障公民的基本文化权利上已进入实质性阶段, 公共档案馆作为公共文化服务体系, 特别是社会信息化建设的重要骨干, 发挥着其他公共文化机构无与伦比的作用。国家政策面的支持是公共档案馆推进档案信息服务均等化的重要保障。

(二) 资源优势。

公共档案馆是人类文化遗产的重要承载者, 是人类社会的记忆库。自新中国成立以来, 我国陆续建立起了各级各类公共档案馆近5000家, 馆藏资源涉及从古至今、从中央到地方、从传统载体档案到现代声像档案等特殊载体的多种类型档案, 信息量和信息价值无法估算。而这些资源正是推进档案信息服务均等化的牢固基石。

(三) 技术优势。

在《全国档案信息化建设纲要》的指导和推动下, 档案信息化建设发展迅速, 电子文件中心遍地开花, 馆藏档案数字化稳步进行, 数字档案馆建设如火如荼, 中央和地方公共档案馆都建立了自己的门户网站, 网上档案资源日益丰富。随着计算机、通讯和网络技术的发展, 档案馆信息服务已经打破时空限制, 为档案信息服务的均等化铺平了道路。

(四) 人才优势。

公共档案馆有着稳定和优质的人才队伍, 他们拥有过硬的业务能力、较高的信息素养和职业道德水平, 能够为推进档案信息服务均等化提供强大的智力支持和组织保证。

三、推进公共档案馆档案信息服务均等化的策略

(一) 建立健全公民权利保障机制, 确保公众档案信息资源公平获取。

面对档案信息的提供者和传播者, 公众处于相对弱势的地位, 社会公众档案信息获取权利的实现需要有成文的法律法规来保障。政策是先导, 法律是保障。国家法律法规部门应积极制定档案信息服务均等化相关的法律法规, 保证公民正当档案信息的知情权和平等获取权。档案行政管理部门也应结合公共档案馆的性质、地位和功能, 合理制定公众公平获取档案信息的相关制度, 让公众无忧。

(二) 加强公共档案馆服务意识和服务能力的培训, 树立档案信息服务以人为本的基本理念。

随着社会主义市场经济的发展和“买方市场”的形成, 公共档案馆服务意识逐渐增强。在网络环境下, 为维护档案信息完整、安全, 便于为社会各方面提供高效信息服务, 公共档案馆工作人员需要不断学习更新, 拥有更高素质, 以便应对服务中遇到的各种新知识、新技术问题。培训是加强公共档案馆服务意识和服务能力的重要工具。通过培训, 在强化服务意识, 树立“以人为本”理念的同时, 提高信息服务的技能, 并促使相关人员主动改进档案信息服务的方式方法, 提高创新能力。

(三) 建立稳定资金来源, 多渠道筹措, 确保档案信息服务均等化的优质高效、可持续发展。

公共卫生健康档案自查自纠报告1 篇5

公共卫生中健康档案工作自查自纠

报

告

达县卫生局：

按照县卫生局关于公共卫生里面健康档案建立的相关要求，我院组织全院职工学习了《达县卫生局转发卫生部关于安徽省怀远县“虚假健康档案事件”有关情况的通报的通知》，并相互发言讨论下一步工作措施，会后针对我乡健康档案建立进行了自查活动，现将自查情况汇报如下：

一、目前开展的情况：

1、辖区基本情况：辖区共设5个行政村，2个社区，常住人口1.2万余人。乡卫生院共有10人，4人从事专兼职公共卫生工作；设立了公共卫生科，实行模块管理，分工负责；潘勇负责全面工作，杨洪负责健康档案的管理指导工作。村卫生站共有15人，全部从事公共卫生工作。

2、建档数量：我院目前为居民建档共6872份，其中65岁以上老年人建档1275份，0-6岁儿童建档536份，其中0-36月儿童306份，孕产妇建档65份，高血压270人，糖尿病17人，其它慢病50人，精神病人57人。

3、工作思路和模式：乡村两级共同完成，村卫生站负责信息采集，建档宣传，乡卫生院负责指导、分析、归纳汇总、保管等。

具体形式是由站长组织，通过社长通知，卫生院监督，深入到院落、门户，对照户口薄，集中进行健康档案的建立；或事先电话告知，参照新农合基本信息，先建档，后入户，再解释宣传，发放建档信息卡。我乡望水垭村和青竹村卫生站在建档过程中，就采取了这种深入院落的形式。而其他村卫生站多采用先建档，后告知的形式。

4、制度及设备建设：制定了档案管理、调取、查阅、存贮制度并上墙。配备了专用电脑、电视、DVD影碟机、档案柜、档案盒、体重秤等设施，以不同的内容充实着健康档案对档案。实行了健康档案的分村、分社、分户管理，对档案盒进行标示、档案袋编号，按顺序存放。

5、经费划拨：我院对公共卫生资金实行收支专账管理，截止目前财政划拨到我院的公共卫生经费已经全部到位，已支付各村卫生站4万元，剩下部分留作考核，所有支出均用于基本公共卫生服务，并留有原始凭证。无截留、挪用公共卫生经费现象存在。

二、存在的问题：

1、档案信息采集真实性不高

以前主要是通过参照新农合基本信息先建档，事后告知的形式，对采集的信息真实性不高，多少带有猜、估、推的主管臆断，即使确有此情，但缺乏诊断依据报告书的支撑。之后又采取了体检重点人群并为之建档，获得了第一手资料，真实性进一步提升，但这种形式使健康档案信息采集受到限制，从而影响建档的数量和质量。从临床诊疗中着手，采集信息建档，这种方法的运用还不够。

2、对重点人群的建档并未深入。有个别的重点人群，尚未建档，但居然还纳入了管理人群中，体现出对档案的管理缺系统性、归纳性。

3、档案信息未及时更新。由于条件限制，各种因素的影响，对慢病追踪、随访时的数据及患者就诊时的信息未及时添加与更新，因此不能动态的反映居民的健康状况。还未充分体现出健康档案的价值，存在为建档而建档，4、人员结构素质不合理。一是专职人员较少，基本素质参差不齐，不能满足现代公共卫生需求；二是部分医务人员意识淡薄，重医轻防，未认识到公共卫生的重要性，不能积极地参与到公共卫生工作中来；甚至说公共卫生人员没做什么事情，用在工作上的时间上少，不能与业务人员扑在写病历上相提并论。

5、档案内基本信息采集，字迹潦草，填写破格；健康体检后，部分体检表上未做健康评价和指导，给人的表现是为体检而体检，没有深刻领悟基本公共卫生的精髓，而放入档案内。极少数档案的建立，群众并未知晓，更谈不上自愿，存在造假的嫌疑。

6、对建好的档案和归入档案内的一些基本内容，未做科学的的数据统计、分析、归纳，因此，对有些工作的方法欠妥，点子不多、措施不当、效果不佳，反应不好。前后工作思路安排缺乏科学的统筹，使得一些工作反反复复，增加了劳动量，意见颇多。

三、解决存在问题对策和思考

1、健康档案的建立方面

1）采用健康体检与日常医疗相结合的形式，鼓励临床医生在诊治过程中积极的提供患者就诊信息，主动地为未建档居民建立健康档案。并将公共卫生服务情况其纳入年终考核，与奖金挂钩，以提高医务人员参与积极性。

2）采取重点监督，上门随访的形式，对档案的建立进行询问，发现造假，严格按照制度惩处。实行访视双向签字的形式，来进一步规范档案的真实性。

2、健康档案动态管理方面

1)为居民建立健康信息卡，以便群众主动联系管理人员更新信息，同时根据死亡记录卡、传染病报告卡、孕产妇访视卡等多种形式更新档案内容。

2)规定一定数量的门诊接诊记录的书写、慢病的筛查，定期收集，归入档案、纳入管理。

3）对门诊、住院就诊病人，收集有意义和价值的检查报告书，复印后原件返还本人，将复印件归入个人档案内，来充实档案内容。

4）进一步优化双向转诊制度，将收集到的检查报告书充实到档案内。

3、加强人员培训，强化服务意识方面

1）加强本院及乡村医生的知识和技能培训，以村卫生站公共卫生基本内容为内容，采取先自学，后开会提问阐述，再测试的形式来培训，让每一位医务人员熟练掌握自己的本职工作和建档程序，认识到公共卫生的重要性和必要性。

2）采取召开讨论的形式，进行工作经验交流，相互学习，取长补短，达到共同进步的目的。

公共档案 篇6

关键词：档案馆；社会价值；公共空间；公共服务

档案馆已发展成为保存人类历史记忆并提供利用的责任承担者，其社会性属性决定了它是人类社会发展进程中的一种公共资源，承担着人际交往、思想交流的重任，同时它作为公益性文化事业机构，更是公共产品的重要载体以及服务于社会公众的文化阵地，肩负着文化传承、文化传播、文化熏陶的重要使命。因此，在当前我国公共文化服务建设不断强化以及文化强国战略稳步推进的大背景下，必须充分地认识到档案馆在社会文化服务中所具备的文化底蕴，并且充分发挥其作为公共空间的存在价值，体现其社会性、公共性、文化性与开放性，为我国社会文化的全方位发展贡献其应有的文化力量。

1 档案馆公共空间的社会价值

档案馆作为一种公益性文化事业机构，或者说作为一种公共性制度安排，[1]其社会价值在一定程度上是由社会需要来决定的，在不同的时期档案馆会表现出不同的社会价值。随着我国经济改革巨大成就的取得，社会文化发展已成为当前社会焦点。因此，档案馆作为公共空间的社会价值日益成为关注的重心所在，那么，其作为公共空间具备哪些层面的价值呢？

1.1 促进社会民主政治建设的社会价值。随着档案馆公共属性的不断凸显，档案馆已成为社会民主政治发展的标志之一，它在民主社会的社会公众领域话语和社会公众领域决策中发挥着不可替代的重要作用，其与社会公众的政治权利及个人权利有着千丝万缕的联系。特别是随着《中华人民共和国政府信息公开条例》的实施，档案馆已成为社会公众参与民主政治的不二选择，尤其是在保障社会公众知情权的实现方面，极大地体现了档案馆促进社会民主政治建设的社会价值。因为档案馆是社会公众获取政府相关信息的主要渠道，能够使社会公众知晓政府决策的程序、进程以及事件发展的来龙去脉。这一方面为社会公众自己的决策提供了依据，更好地实现了其对自身的规划，另一方面消除了由于信息不畅而带来的误解，避免了政府与社会公众之间对立矛盾的产生，并且，社会公众还可以在了解事情真相后通过正常渠道为政府相关决策建言献策。这样一来，不但促进了社会问题的科学解决，极大地引导社会公众参与到政府的决策之中来，发挥了社会公众的力量，更是促进社会民主政治建设，真正体现了人民民主的政治理念。因此，我们可以看到，档案馆作为公共空间通过引导社会公众的政治参与以及化解社会矛盾来促进社会文明进步，实现社会民主政治建设的社会价值。

1.2 促进社会公共文化发展的社会价值。文化已成为一个单位、一个行业以及一个国家的社会软实力的象征。因此，如何来塑造自身文化并提升自身的文化魅力，以及如何来融入社会文化并促进社会文化建设，并在这种双赢互动战略中实现其社会文化价值，已成为各种社会文化主体不得不着重考虑的问题。档案馆作为一个文化事业机构在促进社会公共文化发展的过程中有着独特的社会文化底蕴，有着其他文化主体不可替代的社会价值。首先，“档案馆本质上是一种文化的存在”，[2]它的出现本身就意味着一种新文化的产生，它代表了一种文化现象。应该说，档案馆与其他文化主体相比，在文化的沉淀、传承、传播等方面有着很大的优势与价值。其次，随着经济的发展以及资源的丰富，在物质层面满足之后，社会公众的社会需求必然就会向精神文化层面发展。人们走进档案馆已可能不仅仅是为了查阅档案而来，也有可能是为了寻求心灵的片刻安宁或是试图为漂泊的心灵寻找可以根植的家园。从中可以看到，档案馆就不只是特定文化环境下的文化产物了，它正在以其特有的方式向社会展示着一种全新的社会文化现象，即休闲文化。最后，我国当前正在大力开展公共文化服务体系的建设，希望为社会公众建成一个科学且合理的文化环境，并且，随着文化强国战略的实施，这些有利的环境为档案馆促进社会公共文化发展的社会价值实现提供了千载难逢的机会。

1.3 促进社会信息公平利用的社会价值。信息已成为当今社会里人们工作生活中最为重要的资源之一，然而由于信息的获取渠道、获取成本，以及对信息资源的掌握等社会元素的存在，导致社会公众在得到与发出信息时有很大的差异，信息利用中的各种不公平现象时常出现，特别是那些“时效性”强的信息资源更是时常发生。这一方面有来自作为信息接收方的社会公众的原因，如其对信息索取方法、渠道、能力及需求的表述等方面存在问题，导致无法顺利获得其想要的信息，如文化水平不高的农村居民以及有身体缺陷的弱势群体。另一方面，也有可能是来自信息的掌控者、发布者或传播者的原因导致信息利用中出现不公平现象，如其未提供适合的信息获取途径、方式，以及未能针对不同的社会公众群体进行差异化服务或者未能提供必要的帮助手段。面对这些不公平与不公正的现象，作为社会公共空间并且掌控着最多政府信息资源的档案馆，必须发挥其公共空间的社会价值并主动地承担起其相应的社会责任，使信息能够得到公平与公正传递。[3]因为，如果档案馆能够做到公平、公正地面向社会开展档案信息资源服务，那么必将极大地起到促进社会信息公平利用的示范效应，实现促进社会信息公平利用的目的，使档案馆在承担其社会责任的过程中发挥其相应的社会价值。

2 档案馆公共空间社会价值的实现策略

档案馆作为一个“自明性”公共空间，对于促进社会和谐发展以及促进社会公众素质提升都有着十分重要的价值，但我们也应该看到，档案馆作为公共空间的这些价值力量并不是一个自我实现的过程，需要我们为其提供相应的推动力。

2.1 重视档案馆标志性存在意义的塑造。档案馆作为一个沉淀文化、传承文明的社会元素，其厚重的历史感向社会传递的应该是一种自信、一种荣耀。它作为公共空间的重要组成部分，其设计的结构、总体的布局以及对其自身内涵的定位应该能够反映其所在区域的文化模式、文化品位、文化水准以及文化的地域特色。重视档案馆的标志性存在意义，一方面，它能体现一座城市的历史以及体现一座城市的文化底蕴，反映一座城市的精神面貌与道德风尚。另一方面，它也能更好地吸引社会注意力，引起社会媒体、社会公众的关注，使其作为公共空间的意义得到不断强化与认同，并在这种强化与认同中使其社会价值得到不断实现。因此，为了实现档案馆的标志性存在意义，在对档案馆的设计、装修及外形的选择中，一方面，尽量把一些档案元素嵌入其中，如把“档案袋”、“档案盒”等以“放大”的形态在档案馆设计与装修中加以体现，另一方面，把当地的一些地域性文化、地域性人物甚至地域性传说等文化元素反映在建筑物中，从而充分体现档案馆建筑的“唯一”性、文化性的标志性存在意义。图书馆界在体现其建筑独特性方面已经取得了令人耳目一新的效果，如国家图书馆大楼就是以“书”、“书架”、“书桌”为元素的建构体，使其很好地与其他建筑有了明显的区分与识别。应该说重视对档案馆的标志性存在意义的塑造，必将对档案馆公共空间的社会价值起到推波助澜的作用。

2.2 重视档案馆公共文化空间理念的培育。如果说重视档案馆标志性存在意义的塑造是对公共空间的审美与视觉景观创造，那么，重视档案馆公共文化空间理念的培育则是对档案馆公共空间作为有意义的文化场域的塑造，更是“作为人们活动和交往平台，作为维系社会文化意识促进社会和谐的重要空间媒介的意义”。[4]现代档案馆正在以开放的姿态迎接八方来客，它已不仅仅是一个获取档案信息资源的物理空间概念，它正在向一个集查阅、休闲、娱乐、交流为一体的公共文化空间发展。通过这个空间使档案馆的历史得以“复活”，使“死文化”变成“活力量”，成为社会“文化化人”的动力源泉。而且，不同文化背景与不同生活方式的人们在这里得到文化的交流与思想的碰撞，“接受着塑造人心灵的、规范人价值取向的、提升人素质的文化的熏陶”。[5]因此，档案馆要改变过去以“资源”为中心的管理理念，树立起以“利用者”为中心的文化服务理念，拓展档案馆的文化表现力，充分培育起档案馆作为公共文化空间的存在意义。首先，举办一些具有地域特色的公益性文化活动，如“定期邀请一些档案专家或文化学者，为公众举办各类知识讲座，宣传、普及档案文化知识。也可组织用户论坛、用户讲演比赛、名家讲坛、文化沙龙、学术研讨会，引导公众利用档案、阅读档案作品”。[6]北京档案馆举办的“京城讲坛”系列文化讲座“档案见证北京”就是一个非常成功的案例。其次，举办一些艺术文化氛围的展览活动，如档案馆历史文化档案珍品展、名人档案展、名人书画展与摄影展以及社会公众收藏展等，这些活动不但丰富了档案馆的文化种类，同时也进一步增强了档案馆的文化内涵。最后，开辟一定的休闲、娱乐的文化空间，使档案馆文化呈现出一种开放性、多样性，真正体现档案馆作为公共文化空间的海纳百川般的气度与胸怀。

2.3 重视档案馆公共服务中信息技术的采用。创造了具有吸引力的视觉效果以及培育了以“人与文化”为中心的公共文化空间理念后，服务手段的创新以及服务能力的提升就是档案馆公共空间社会价值实现还需要考虑的问题。而在当前环境中，信息技术已触及了社会的每一个角落，特别是随着终端用户技术、即时通讯技术的运用，档案馆与社会公众之间的互动与接触已变得如此容易。首先，充分发挥与社会公众日常接触最为频繁的信息技术的运用。随着Web2.0技术的发展与成熟，社会公众对公共信息的获取已变得方便与快捷，如微信技术、微博技术、QQ软件等，为档案利用者随时随地利用档案提供了便利与可能。其次，档案馆应该充分运用数据库技术。根据社会公众的需求以及其自身馆藏的特点，做到大力开发各种形式的数字信息资源，并制作成相应的资源库，如目录数据库、索引数据库、全文数据库、专题数据库等，使社会公众足不出户就能够领略到历史文化资源的魅力。再次，档案馆还可以运用相关多媒体技术，把档案数字资源制作成不同格式多媒体资源，如“文本型”、“图像型”、“图表型”、“动画型”、“音频型”及“视频型”等，这不仅可以适应不同的社会群体需要，也可以让社会公众更加形象且直观地了解档案所隐含的文化。最后，档案馆还可以利用网络技术，通过档案网站开展一些“在线讲座”、“在线论坛”与“在线沙龙”、“在线研讨”等网上公共文化活动，通过这些活动来服务由于时间或空间受到限制而无法到档案馆去参加相关活动的社会公众，使他们也能够领略到档案历史文化的魅力。通过这些信息技术的运用，一方面，可以提升档案馆的服务能力与服务手段，另一方面，也可以使档案馆文化在信息技术的推动下惠及更多的社会公众，使其公共空间的场域意义得到更大的延伸。

2.4 重视档案馆档案主题文化活动的开展。档案馆作为公共空间的社会价值实现不仅仅是通过“引进来”，还可以其他形式的文化创新服务，通过主动地“走出去”的方式拓展档案馆的公共空间范畴，使其社会价值的多样化实现。如档案馆可以通过举办“档案馆开放日”、“国际档案日”、“档案在你身边”、“档案走进校园”、“档案走进社区”等以档案展览为载体的主题文化活动，通过向社会公众发放活动宣传册、活动手册、环保袋等，悬挂宣传横幅等来进行宣传。另外，档案馆也可以借助于电视节目覆盖面广的优势，开展一些专题电视节目的拍摄，把一些珍贵的档案或历史事件通过录制或拍摄一些历史剧、爱国主义影视以及以专家访谈的形式，提供给社会公众利用，如北京卫视开办的《档案》栏目。当然，档案馆也可以通过报刊等传统媒体开展一些具有文艺性、文学性的专栏节目，如江苏省档案馆与南京市《扬子晚报》合办的《档案穿越》专版；南昌市档案馆与《江西晨报》合办的《档案解密》专栏，都属于这种主题文化活动的类型，应该来讲都取得了不错的效果。通过这些档案主题文化活动使档案馆公共空间社会价值延伸到社会公众的身边。可以说，正是因为借助于这些档案主题文化活动，极大地促进档案馆文化向社会文化的发展，同时也极大地延伸了档案馆公共空间的范畴，激发了档案馆的活力，实现了档案馆社会价值由“引进来”的实现方式到“引进来”和“走出去”双管齐下的实现方式转变。

*本文系国家社会科学基金青年项目：公共文化服务体系中公共档案馆发展战略研究（项目批准号：12CTQ035）

参考文献：

[1] 周林兴，罗辉. 公共档案馆服务的制度分析及政策启示[J].山西档案，2006（5）：22～24.

[2] 周林兴.论档案馆的文化自觉[J].山西档案，2010（6）：14～17.

[3] 韩振英.基于信息公平的档案信息服务体系的构建[J].档案学研究，2009（4）：24～27.

[4] 陈竹，叶珉.西方城市公共空间理论——探索全面的公共空间理念[J].城市规划，2009（6）：59～65.

[5] 王丽珺，李雪琴.论图书馆公共文化空间的价值理性回归[J]. 晋图学刊，2014（1）：1～4.

[6] 王培三.档案馆构建公共文化空间的有效方式[J].北京档案，2013（1）：36～37.

档案馆网络公共关系初探 篇7

一、档案馆网络公关的含义

目前, 学术界对于档案馆网络公共关系尚无研究, 通过借鉴图书馆学等相关学科网络公共关系的研究并结合档案馆的自身实际, 笔者认为:档案馆网络公共关系是指档案馆为了塑造自身形象, 借助互联网络等在电子空间中实现组织和公众之间双向互动式的交流、沟通、劝说, 从而获得公众理解与合作, 实现档案馆工作目标的一种管理活动。从广义而言, 档案馆在网络上进行的所有旨在提升组织形象的行为都属于档案馆网络公关的范畴。在档案馆网络公共关系中, 档案馆是网络公关的主体, 其代表是档案馆网络公关人员。档案馆网络公关的客体指的是网上受众, 即网络上与档案馆有实际和潜在利害关系或者是相互影响的个人和群体的总和。

二、档案馆网络公关的特点

1. 档案馆网络公关的无障碍性。

囿于时空的限制, 传统的档案馆公共关系的开展往往局限于一定的时间及空间范围, 因此档案馆公共关系受众的广泛分布与快速流动使得传统公共关系的效果十分有限。而在网络平台上开展档案馆公共关系则可以突破时空的限制, 实现档案馆公共关系24小时面向全球范围不间断进行, 从而大大减少了档案馆公共关系的障碍。

2. 档案馆网络公关的便捷性。

在传统的档案馆公共关系中, 档案馆公关人员往往借助新闻媒介开展公关活动, 但档案馆的公关活动能否被新闻媒体报道, 会受到很多因素的影响, 如与新闻媒介的关系是否融洽、档案馆公关活动新闻价值的大小、当前新闻媒介报道的趋向等, 公关活动的效果很难尽如人意。而在网络公关中, 档案馆可以利用档案网站、档案论坛、即时通信、E-mail等手段打破传统公关活动利用新闻媒介的局限性, 从而使档案馆能够按照自己的本来目的去影响目标受众, 实现公关关系的本来目标, 公众也可以远在万里之外而零时差地参与到档案馆的公共关系中去。

3. 档案馆网络公关的成本低廉性。

理论上讲, 在网络背景下, 只要建立起相关的网络公关平台, 档案馆就可以做到公关活动的“一次建设, 重复利用”, 完全消除过去每次公关活动均需投入大量资金的弊端, 从而使档案馆因经费捉襟见肘而不得不减少甚至放弃必要的公关活动的现象不复存在。而对于公关客体而言, 免费获得信息内容、低廉的边际成本 (如上网费等) 也使得受众参与档案馆公关活动的热情大为增加。

4. 档案馆网络公关的交互性。

在传统的档案馆公共关系中, 公关活动大多为单向制, 公关活动的客体处于一种消极被动的地位, 既无法主动选择公关活动内容及方式, 也很难对档案馆的公关活动作出积极地反馈, 这就使得档案馆的公关效果无法保证。而在网络公共关系中, 档案馆公关人员可以利用档案网站、档案论坛、即时通信等手段吸引公众参与到档案馆的公关活动中来。公众也可以针对档案馆的公关活动在网络上发表自己的看法、提出自己的建议及其他反馈等, 从而实现档案馆公共关系的良性发展。正如尼葛洛庞帝所言:“在网络上, 每个人都可以是一个没有执照的电台。”[1]

5. 档案馆网络公关的针对性。

传统的档案馆公共关系中多采用“一对多”的公关模式, 由于受媒介限制和个人兴趣的影响, 公关活动的效能大大降低, 而在网络平台上, 档案馆可以实现公关活动的“窄播”甚至“一对一”的个体公关。根据用户的不同需要, 档案馆可以提供“量身定制”的个性化信息服务, 甚至利用“推送”技术, 将用户需要的信息直接传送到客户端, 这样传播目标更明确, 传播内容更深入, 传播效果也更明显。

三、档案馆开展网络公关的必要性

1. 档案馆网络公关是适应互联网迅速发展的客观需要。

据中国互联网络信息中心 (CNNIC) 2008年7月24日发布的《第22次中国互联网络发展状况统计报告》显示, 截至2008年6月底, 我国网民数量达到了2.53亿, 首次超越美国, 居世界第一位。著名未来学家托夫勒在《力量的转移》一书中指出, 未来生产和生活方式的核心是网络, 谁控制了网络, 谁就是未来的主人。作为党和国家的科学文化事业机构、科学研究和各方面利用档案史料的中心, 各级各类档案馆更应积极开展网络公关, 从而改变档案馆传统形象, 提升档案馆的社会地位。

2. 档案馆网络公关是提升档案馆形象的必然选择。

受历史传统和工作性质的影响, 一直以来我国档案馆都给人一种神秘、陌生的印象, 很多人终其一生也未曾与档案馆打过交道, 更别提什么形象了。而在网络环境下, 档案馆网络公关可以克服传统公关的不足, 迸发出前所未有的活力。以英国国家档案馆为例, “在线展厅…充分集教育、文化、娱乐、休闲于一体, 不仅有效扩展了档案信息服务的方式, 更为重要的是宣传了档案, 吸引了世界范围内更多的人关注英国国家档案馆及其丰富的馆藏。”[2]

3. 档案馆网络公关是提升档案馆工作水平的内在要求。

公关活动是一种谋求公众理解和支持的活动, 因而档案馆所提供的旨在促进档案馆与公众关系的各种服务, 如档案网上开放、在线展厅、在线检索等很大程度上也是一种公关方式, 即服务性公关。在网络大发展的背景下, 档案馆工作水平要想有一个质的提高, 档案馆的服务要想得到公众的认可, 就必须高度重视这种网络公关的开展, 做好馆藏资源的数字化和档案网上开放工作, 以网上公关活动的开展来带动和提升档案馆的工作水平。

四、档案馆网络公共关系的发展策略

1. 公关策划。

在公共关系活动中, 调查是了解情况, 找准目标, 制订实施计划以及评估效果的基础。在我国的档案馆事业中, 经常存在着不顾实际一窝蜂建设的现象。因此在档案馆网络公关的发展过程中, 必须注重调查, 如档案馆的资源状况、档案馆的公共形象、社会对档案馆网络公关的需求、网络公关受众的构成状况等, 从而实现有针对性和目的性的网络公关。调查完成以后, 就应根据调查结果有针对性地进行系统分析, 进而运用系统论、控制论、信息论及公共关系学等相关知识进行公关策划, 如档案馆网络公关的资金来源、技术保障、实施方案等内容。在网络公关策划的过程中, 档案馆应特别注意网络公关活动的整体性、独创性、灵活性及可行性等, 从而更好地促进公关活动的实施。

2. 网站建设。

网络是档案馆的窗口, 是档案馆网络公关的主要阵地, 因而加强档案馆网站建设就显得尤为重要。在档案馆网站建设的过程中, 要注意以下两点:一要体现便民原则。受传统观念的影响, 我国现有的档案网站大多内容简单, 服务粗糙。一方面, 公众很难找到自己真正想要看到的有关信息;另一方面, 公众的网上要求也很难得到满足, 这就极大地影响了档案馆的形象。因而在档案网站建设上, 我们应努力由“展示型”向“服务型”转变, 树立以用户为中心的信息服务理念。一方面, 档案网站要体现出实用性, 如页面简洁、资源丰富、支持链接、检索能力强等;另一方面, 档案网站应主动服务, 针对不同的受众采取不同的服务策略、服务方式及服务内容等, 真正做到用户至上, 服务第一。二要体现特色原则。传统的档案网站类目设计基本雷同、内容简单划一, 缺乏鲜明的特色和个性, 难以吸引普通民众的兴趣。在档案馆网络公关中, 我们应特别注意体现档案网站的特色。一方面, 在档案馆网络中, 我们应多陈列一些地方特色文化资源, 如地方史志、风土人情、旅游景点介绍等, 多提供一些与老百姓关系密切的婚姻、房产、知青等民生档案;另一方面, 档案网站的服务应体现特色, 如网络个性化服务等。

3. 公关实施。

档案网站建立起来后, 就要不断深化管理, 积极开展公关活动。首先, 通过新闻媒体、网络传播媒介等工具不断地宣传档案网站等, 尽可能地将与档案馆有现实或潜在关系的受众吸引到档案网站上来, 从而更好地开展公关活动。这些受众包括两类, 一类是围绕网上阅读权益形成的垂直网络群体, 如社会公众、政府部门、新闻媒体等;另一类是围绕共建共享的横向网络群体, 如各兄弟档案馆、社会团体、行业协会等具有协调关系的组织机构。其次, 安排相关人员负责档案网站、论坛等的管理工作, 如网站栏目的维护、网络数据的备份、网络信息审核等。管理人员既应包括档案馆公关人员、高校档案师生、档案行政管理人员, 也应积极鼓励对档案及档案公关感兴趣的其他人士参与管理, 从而更好地促进公关活动的开展。不容忽视的是, 在档案馆网络公关时, 应高度重视网络公关人员的素质, 塑造良好的公关形象。最后, 网络公关活动的开展, 这是档案馆网络公关的中心环节。具体而言, 档案馆网络公关人员应积极在网上发布相关信息, 吸引受众浏览与讨论, 并根据讨论结果进行反馈, 引导受众将注意力集中到档案馆及档案馆公关活动上来。必要时可根据社会重大事件策划相关的公关活动如网上问卷、网上征文等, 抓住时机, 站在档案馆的角度, 利用社会对事件的高度关注, 积极扩大档案馆的影响, 提升档案馆的形象。在开展网络公关时, 应特别注意发挥意见领袖的作用, 让意见领袖去影响其他参与者, 从而传播良好的档案馆形象。

4. 风险控制。

由于软硬件及人为因素等多方面的原因, 档案馆在开展网络公关的过程中, 难免会遇到各种风险, 网络环境的开放性、复杂性与多变性对档案馆网络公关的风险控制提出了更高的要求。 (1) 网络平台安全。这主要是指对档案馆公关活动网上平台的技术要求。作为展示档案馆形象的网络窗口, 档案网站、论坛等相关平台应保证高稳定性和安全性。具体而言, 应该做到:建设高质量的网络平台, 安排专人定时进行后台检测与维护工作, 更新信息的自动备份和系统备份等数据备份工作等。 (2) 危机公关。这是风险控制的主要内容, 即指网络公关人员针对档案馆所面临的一些实际或潜在危机所进行的交流、沟通、劝说活动。在档案馆危机公关中, 利用网络以诚相待, 争取主动, 与公众进行积极的传播交流, 对于重新树立和巩固档案馆的良好形象具有重要意义。以对档案部门形象产生恶劣影响的罗彩霞事件为例[3], 相关档案馆可通过网络宣传学籍档案的保管及调动制度、学生档案与个人工作及生活的关系、罗彩霞档案的原件照片及事件经过等, 化解公众疑虑, 进而通过罗彩霞事件大讨论、档案工作成果网上展等活动来重新获取公众的信任。

网络公共关系是一门极具活力的管理科学和艺术, 档案馆应有效地利用网络环境来开展公共关系活动, 使档案馆及其服务能够更为广泛地被社会所了解, 更多地被社会所利用, 使人们更好地了解档案的价值, 从而进一步提升档案馆的认知度和美誉度, 进而促进档案事业的更好发展。

参考文献

[1]尼葛洛庞帝.数字化生存[M].海南出版社.1997版.

[2]朱兰兰.英国国家档案馆网站信息服务的特点[J]档案学通讯, 2010 (5) .

档案信息资源公共服务能力探析 篇8

一、档案信息资源公共服务能力的创新理解

1. 档案信息资源的概念阐述。

从档案到信息, 从信息到信息资源, 从档案信息到档案信息资源, 档案信息资源这一概念经历了一个漫长的发展过程。这其中最具代表性的研究观点有两个:一是陈永生、田炳珍在其《档案信息资源开发利用及其效益研究》中, 深刻论述了档案信息资源论的产生, 提出“认识档案信息资源需要以信息及信息资源概念为基准”, 阐述了“档案”与“信息资源”的关系, 并在此基础上更是提出了档案信息成为资源的三大条件, 即有用性、规模性、系统化管理。二是潘连根在《档案信息资源相关概念》一文中明确提出了档案信息资源的定义。他认为档案信息资源有狭义和广义之分, 狭义的档案信息资源主要是指档案信息内容本身;而广义的档案信息资源则既包括档案信息本身, 又包括有关提供档案信息的设施、设备、组织、人员、资金等其他资源。综合上述两种观点的同时借鉴档案信息论的相关知识, 认为档案信息资源也应有狭义和广义之分。狭义的档案信息资源是指来源于档案的, 达到一定规模并经过加工处理的有序化、系统化的有用信息的集合。广义的档案信息资源是指从档案信息转变为档案信息资源这一过程中所有档案信息活动要素的集合。

2. 何为公共服务能力。

目前, 学术界对于公共服务能力并没有一个权威的概念。通过百度百科的检索, 我们知道所谓公共服务能力, 简单地说, 就是公共服务主体能否意识到公共服务客体的需求并及时提供公共服务以及提供公共服务的水平。确切地说, 公共服务能力是指公共服务主体为生产和提供优质的公共服务产品以满足公共服务客体的公共服务需求而具备的技能、技术和技巧。还有一种说法是主要针对政府及公务人员来定义公共服务能力, 即公共服务能力就是指政府、非政府公共部门以及公务人员等利用公共资源为社会提供服务的能力。其中公共服务提供的主体包括政府、非政府公共部门, 客体是公共资源, 服务对象是社会。

3. 档案信息资源公共服务能力的创新定义。

档案信息是来源于档案的, 达到一定规模并经过加工处理的有序化、系统化的有用信息的集合。它具备了创造性、规模性、可开发性三大条件, 其最终目的是提供利用, 本质上是一种公共资源。结合关于公共服务能力的表述, 我们得到如下结论:档案信息资源是公共服务主体为满足客体需求而提供的服务产品, 它是公共服务能力效果的直接体现。众所周知, 档案馆既是档案信息资源的收集、加工、存储机构, 同时也是档案信息资源提供利用的主要场所。由此, 笔者认为:档案信息资源的公共服务能力是指档案信息资源作为公共服务产品, 在档案馆满足利用者信息需求过程中所体现出的服务技能、水平和效果。

二、加强档案信息资源公共服务能力的必然性

随着档案事业的不断发展, 社会公众的档案信息需求呈现出飞速增长的态势, 对档案信息服务的要求也越来越高。面对客观形势的诸多要求, 加强档案信息资源的公共服务能力已势在必行。

1. 加强档案信息资源公共服务能力是档案工作转型、创新、发展的迫切需要。

档案行业引入计算机网络技术以后, 新的档案载体不断涌现, 与之相对应的管理技术不断更新, 档案的服务方式不断扩展, 服务内容不断升级。根据数字档案馆和网络服务发展对现代档案工作的要求, 档案馆必须及时转变观念, 加强档案信息资源公共服务能力建设的全面转变与创新, 才能适应社会的环境变化要求, 使档案工作得到可持续的发展[3]。

2. 加强档案信息资源公共服务能力是满足公众信息需求飞速增长的重要举措。

如今的人们生活在一个充满信息的时代, 不论是公共服务机构还是每个普通百姓对档案信息的需求都在不断拓展。可以说对档案信息的需求涵盖到了社会生活各个领域, 且呈现出愈演愈烈的持续增长趋势。社会公众这种日益增长的档案信息需求, 也在客观上要求必须把加强档案信息公共服务能力的建设作为实现档案信息资源利用价值的重要举措, 认真加以落实。

三、提升档案信息资源公共服务能力的实效性探索

现阶段, 档案信息资源正在不断突破传统保密观念和封闭半封闭服务方式的影响, 社会公众对档案信息资源公共服务能力重要性的认识不断提高, 但提升档案信息资源的公共服务能力是一项复杂的系统工程, 需要从信息资源质量、公共服务意识、公共服务方式这三个方面加以改善。

1. 注重档案信息资源质量建设。

现有的关于“档案信息资源评估”的研究中, 关注更多的是档案信息资源的“量态”。对档案信息资源的“质态”涉足甚少。而决定档案信息资源价值的往往并不是量, 而是质。档案信息资源的质量是开展档案信息资源公共服务的前提保障, 不容忽视, 直接关系到公共服务的最终效果。 (1) 影响档案信息资源质量的因素。市场经济社会, 对于某种产品或服务的评价取决于用户, 产品质量直接影响用户的认同度和满意度。档案信息资源的性质是服务产品, 存在的价值就是被用户所利用。那么对档案资源信息质量的评估, 也应该从用户的角度来进行。对于档案信息资源的用户来说, 获取及消化所取得的档案信息资源的全过程都会影响其对档案信息资源质量的判定和最终的利用效果。因此, 提升档案信息资源公共服务能力的第一步就是站在利用者的角度, 充分考虑档案信息自身的质量、档案信息资源的分布、档案信息资源的生产机构、档案信息资源提供服务的技术手段、利用者的主观评价等众多影响档案信息资源质量的因素。 (2) 档案信息资源质量的评价指标。站在用户的角度去评价档案信息资源的质量, 评价指标必须要围绕“效用”来设定, 带有一定的主观性和动态性。常规的质量评价指标包括如下几点。 (1) 可信赖性是指档案信息资源所收录的信息是否满足档案信息的质量要求。 (2) 匹配性是指用户需要的档案信息资源与获取的档案信息资源有多大的匹配度。 (3) 有用性是指用户所获取的档案信息资源对实现其利用目的有多大的帮助。 (4) 及时性, 是指用户获取所需档案信息资源的速度与档案信息资源的更新速度, 能让用户了解掌握最新、最及时的信息的档案信息资源系统。 (5) 便利性, 主要是对档案信息资源的组织结构、技术手段、检索途径等方面的评价。 (3) 档案信息资源质量的评价方法。对档案信息资源的质量作出准确评价, 必须以评价指标为基本参照, 可以定性方法为主, 根据不同的指标采用不同的方法。比如可信赖性, 就可以从准确性、真实性、可靠性、权威性、信息加工层次、相关性等方面作出评价;匹配性, 可以从档案信息资源的覆盖率和收录量作出评价;有用性、及时性、便利性、服务质量等指标可用设计问卷调查法、用户评价或打分的形式进行评价。

2. 改变服务意识树立人本理念。

服务意识的转变与创新是提升档案信息资源公共服务能力的思想保证。如果不在观念上解决问题, 就难以在行动上有所作为。档案信息资源的管理者必须加强公共服务意识, 在档案信息资源公共服务的过程中树立以人为本的理念。在深刻认识档案信息资源公共服务能力重要性的基础上, 突出人在档案信息公共服务中的地位。一方面, 要真正树立服务至上的理念, 把服务对象的需求作为档案信息资源建设的第一需求, 增强主动服务意识, 变单一、被动的服务为超前、主动、全方位的服务, 把档案馆建立成真正的档案信息资源“集散地”和社会公众共享档案信息资源的“目的地”。另一方面, 要坚持不懈地加强队伍建设。引入竞争机制、激励机制、轮训机制, 把档案工作人员队伍素质提升到一个新的水平, 更好地满足档案信息资源利用者的服务需求。

3. 建立集中服务机构拓展服务内容与方式。

(1) 建立集中型的档案信息资源利用机构。档案信息资源的馆藏容量、利用环境、利用方式和内容是提升档案信息资源的公共服务能力的关键因素。目前, 档案公共服务能力提高的因素之一是馆藏档案信息资源贫乏、门类不全, 无法满足社会各界的查询需求。可尝试按照方便有效的原则, 坚持以集聚档案资源为目的, 创新档案接收体制, 将原来分散在各部门的专业档案在档案中心进行资源整合、归类和优化, 建设档案信息资源集中保管中心, 真正实现“进一家门查阅”、“盖一个章证明”、“上一个网浏览”的现代化、一体化服务。 (2) 搭建档案公开信息和远程公共服务平台。在服务的内容与方式上, 要紧跟网络通讯技术和数字档案馆发展的步伐, 积极尝试档案信息服务与先进信息技术的进一步结合。搭建公开信息和开放档案远程利用公共服务平台, 让利用者足不出户就可以享受所需的档案信息服务, 逐步实现横跨地域与档案馆际的多样化、便民化档案公共服务。

参考文献

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[3]吕真真.档案信息资源质量评价研究[J].兰台世界, 2009 (8) .

完善突发公共安全事件档案管理 篇9

1 采取措施:完善突发公共安全事件档案的管理

完善突发公共安全事件档案管理, 是社会发展的必然趋势和现实要求, 也是档案工作向纵深发展的有利条件和重要基础。对于各级档案部门来说, 必须从实际出发, 采取有效措施, 加大突发公共安全事件档案管理的力度, 完善对突发公共安全事件档案的管理。

1.1 健全档案法律法规, 将突发公共安全事件档案管理纳入法制化的轨道。

我国档案工作的法律、法规在突发公共安全事件档案方面还缺少具体的规定。但这种情况不会长期存在下去, 将会在今后的档案工作实践中逐步得到解决。当前, 各级档案部门的工作重点是:利用各种机会向社会各方面施展档案工作的影响, 力争把档案工作的相关业务管理规范要求纳入各级突发公共安全事件应急预案和应急管理体系之中, 争取国家决策部门尽早制定与之配套的法律法规;同时, 在档案部门加强相关规范制度的建立与完善, 力争早日形成突发公共安全事件的档案管理机制与网络, 加大监督、检查的力度, 把突发公共安全事件档案管理纳入制度化、法制化发展的轨道。

1.2 提高社会档案意识, 加强对突发公共安全事件档案管理的组织领导。

突发公共安全事件档案是一种重要的信息资源, 其在总结经验教训、强化监督机制、开展警示教育及沟通交流信息等方面具有不可替代的重要作用。各级档案部门要结合当前社会普遍开展的公共安全教育活动, 利用社会公众对突发公共安全事件极易造成灾难后果的敏感、重视心理, 加强宣传、增强社会档案意识, 积极争取各方面的重视和支持, 建立、健全机构和人员, 协调关系, 明确职责, 落实对突发公共安全事件档案工作的组织领导。

1.3 提高档案干部素质, 为完善突发公共安全事件档案管理奠定基础。

完善突发公共安全事件档案管理, 离不开档案工作者的劳动与付出。一支作风精良、业务娴熟的档案干部队伍对于完善突发公共安全事件档案管理是必不可少的。要从整体上提高档案干部队伍素质, 提高突发公共安全事件档案的科学管理水平, 建立突发公共安全事件档案实体管理、信息开发、信息反馈机制及相应的管理工作队伍, 做到“集中、有序、质量、安全”, 保证合理利用, 确保突发公共安全事件档案经济效益与社会效益的有效结合, 为充分发挥突发公共安全事件档案的重要作用创造条件。

1.4 加强档案科学研究, 保障突发公共安全事件档案管理工作的有序开展。

突发公共事件安全档案存在着收集范围有限、内容不够齐全、整理有待规范、保管与利用的方法等诸多问题, 均需做深入的研究探讨。要从根本上解决这些问题, 就必须结合公共安全领域与档案工作的具体特点、形成规律等, 加大档案科研的力度, 形成适合突发公共安全事件档案科学管理的理论体系, 指导突发公共安全事件档案的整理、收藏、检索和开发利用等业务工作, 充分发挥理论的指导作用, 使突发公共安全事件档案管理日渐科学合理, 不断得到完善与提高。

2 规范管理:实现突发公共安全事件档案的功能

纵观业已发生的突发公共安全事件, 可以得出这样的结论:所有的突发公共安全事件都具有“类型复杂、不易控制;猝不及防、难以预测;长期潜伏、危害严重;连锁共振、波及广泛”的共性特征。客观上使突发公共安全事件档案在管理的诸多环节上与传统的文书、科技、专业档案相比较而不同的特殊之处, 给规范突发公共安全事件档案的科学管理带来一定难度, 应当引起注意:

2.1 突发公共安全事件产生领域、类型、规模各不相同, 所形成的突发公共安全事件档案在内容、形式、载体、数量及材料来源等方面均会有较大差异, 尤其是突发公共安全事件档案往往涉及到一些不宜公开的内容。

因此, 在突发公共安全事件档案管理中必须注意处理好保密的关系问题, 始终坚持将公开的与不宜公开的档案材料进行分别整理;必须注意处理好材料来源问题, 始终坚持将记录突发公共安全事件的档案材料与为分析事故原因等而收集的相关资料分别进行整理;必须注意处理好档案保管条件的要求问题, 始终坚持将不同载体形式的档案材料分别整理的原则。

2.2 突发公共安全事件将会在何时、何地、何种情况下发生都极具不确定性、且其发展演变的进程往往带有不依人的主观意志为转移的特点。这就无疑在客观上陡增了收集、形成突发公共安全事件档案材料的难度。

因而, 各级档案业务部门必须改变以往习惯于常态运行机制下的档案收集、形成等管理模式, 以高度的责任心和使命感, 采取切实有效的措施, 加大收集形成突发公共安全事件档案的力度:注意采用事前、事中及事后收集形成有关档案材料相结合的方法, 扩大收集的时间跨度;注意打破机构、职能的限制, 及时向特定突发公共安全事件的当事人、目击者收集相关材料, 拓宽收集的范围领域。只有这样, 才有可能真正形成、积累有价值的档案, 进而为完善突发公共安全事件档案管理、保障社会各方面查考利用需要奠定良好的基础。这一点对于熟悉常态运行机制下的各级档案部门来说, 不能不引起特别的关注。

2.3 受突发公共安全事件自身特点的影响, 突发公共安全事件档案的现实效用极强, 必须加大其现实效用发挥的措施力度, 实现突发公共安全事件档案的功能作用。为此, 各级档案部门、尤其是具体的档案业务部门必须注意在处理好利用与保密关系的同时, 抓紧研究落实利用突发公共安全事件档案的制度、办法, 以更好地拓宽开发利用突发公共安全事件档案的渠道, 充分合理地发挥突发公共安全事件档案的作用, 最大限度地实现突发公共安全事件档案的价值, 及时有效地满足社会各方面对突发公共安全事件档案的利用需求。

摘要：完善突发公共安全事件档案管理, 是社会发展的必然趋势和现实要求, 也是档案工作向纵深发展的有利条件和重要基础。现就完善突发公共安全事件档案管理工作进行分析。

浅议档案公共服务能力的提升 篇10

一、提高认识, 强化档案服务理念

思想是行动的先导, 思想观念的提高是档案公共服务能力提升的前提, 没有思想认识的提高, 就没有档案公共服务能力的提升。强化档案服务理念是全面提升档案公共服务能力的的重要一环, 也是提升档案公共服务能力的关键因素。每一名档案工作人员都要明确档案部门是服务者, 服务对象是广大公众, 其所作所为将直接关系到广大公众的迫切要求, 忽视广大公众对档案公共服务的利益就意味着档案部门的失职。我们只有强化了档案公共服务的理念, 具备了这样的信条和理念, 提升档案公共服务能力才不会纸上谈兵, 水中望月。可通过报刊杂志、广播电视、专题讲座、知识竞赛等多种行之有效的形式加强宣传, 扩大档案工作的知名度和社会渗透力, 让更多的人了解、关心档案, 进而让更多的人参与、支持和利用档案。我们要解放思想、转变观念, 树立正确的、全新的档案服务理念, 提高档案服务质量, 让档案工作面向社会、面向人民群众, 为经济社会发展提供全方位、多层次、高水平的服务, 使档案工作更好地为社会服务、为政治服务、为经济服务、为领导服务、为人民群众服务。

二、转变职能, 使档案部门成为公共服务的示范窗口

提升档案公共服务能力, 离不开档案部门职能的转变, 它可以推动档案部门从一种被动姿态变成一种积极行为, 进而更好地履行职能, 从而达到提升档案公共服务质量的目的。在新形势下, 各级档案部门要将职能重心转移到公共服务上来, 这是档案部门公共服务能力提升的必要条件。只有档案部门职能转变到位, 才能为档案部门强化公共服务职能以及动员社会力量的参与、合作铺平道路, 也才能为档案部门公共服务能力的提升创造好的环境。因此, 为了保障档案公共服务的有效增长, 构建完善的档案社会服务体系, 档案部门职能要从以“保管职能”为重心以“公共服务职能”为重心转变, 实现由重管理向重服务的转变。在实现这一转变的过程中, 要真正体现出档案管理职能的公共服务取向, 尤其要把档案公共服务摆在更加突出的位置, 将档案部门有限的资金投入到公共服务手段的优化、公共服务环境的改善、公共服务条件的创造、公共服务方式的创新等方面上来, 以求为公众提供高质量和高水平的档案服务, 使档案部门成为公共服务的示范窗口, 让公众对档案部门有一个良好的口碑。

三、加强收集, 丰富档案公共服务的信息资源

必须更新传统的档案资源建设的做法, 改变档案信息资源匮乏、内容及类型单一的弊端, 树立大档案、大信息、大服务的意识, 充分发挥档案在信息资源中的主导地位和作用, 重视档案收藏的优化, 加强档案信息资源建设, 用全新的眼光发现档案, 用有效的方法积累档案, 逐步达到档案收藏丰富和改善结构的目的。要不断拓宽馆室藏范围, 丰富档案信息资源, 以便为利用者提供更优质的服务。高质量的馆室藏是档案部门生存和服务之本, 要在抓好职责范围内档案材料收集的同时, 加强对体现党和国家方针政策的重大活动、重大项目和重大事件等档案材料, 特别是新的专业档案、新的载体档案和体现本地区、本部门“名、优、土、特、新”等具有地方特色的档案资料的收集归档, 做到应建尽建、应归尽归、应收尽收, 努力构造一个门类齐全、结构合理、内容丰富、有地方特色的档案资源体系, 打造高品位档案资源库, 为档案公共服务提供取之不竭、用之不尽的信息资源。

四、创新手段, 不断拓展档案服务的渠道

公共档案 篇11

关键词：公共档案馆；建设；综述

近些年，国内不少地区都在开展建设公共档案馆的行动，公共档案馆的研究也受到了学术界的广泛关注。从以往的文献看，关于公共档案馆某一方面的研究很多，综述性质的文章较少。而关于公共档案馆各方面的研究，又都可以纳入公共档案馆建设这一问题上。因此，本文欲将公共档案馆建设的外延扩大，以其作为研究对象，欲通过文献综述的形式来分析公共档案馆研究的现状。

1资料统计与分析

笔者以中国期刊全文数据库为检索源，以公共档案馆为篇名，将检索年限设置为2001年～2011年，共检索到289篇文章。经筛选、去重，得到有效文章172篇。其年份的分布情况如下表所示：

由表可知，关于我国公共档案馆建设的研究总体呈上升后逐步稳定的一个趋势，这与我国近些年大力倡导公共档案馆建设有关。172篇文章中，有158篇能找到作者的所在单位。其中，档案局馆（包含档案室）发表34篇，占总数的21.5%，高校师生发表110篇，占69.6%，其他组织发表14篇，占8.9%。由此可见，我国公共档案馆研究的主体是档案局馆和高校师生。

2公共档案馆建设研究的主要问题

我国对公共档案馆的研究始于上世纪80年代，主要是对国外公共档案馆的介绍，直到2001年才有第一篇关于我国公共档案馆建设的文章。2001年以后，尤其是从2005年开始，我国的公共档案馆研究热度逐渐增加，主题也日趋多元化。笔者经过分析，将我国的公共档案馆建设粗分为公共档案馆内涵、公共档案馆建设的重点、公共档案馆的社会功能、公共档案馆建设的宏观对策以及公共档案馆建设与政府责任之间的关系五个方面。

2.1公共档案馆的内涵。关于公共档案馆的内涵，宗培岭认为，公共档案馆在内容上包括馆藏资源公共化、信息传播途径多样化与档案利用社会化三个方面[1]。潘玉民认为，现在所讲的公共档案馆就是国家档案馆，只不过将为公众和社会的需要和利益服务放在档案馆一切工作的首位，成为档案馆建设的出发点和归宿点[2]。郭红解认为，公共档案馆是由国家和政府设立并管理，资源属于国家和社会全体公民并为全体公民所共享[3]。各位学者对公共档案馆内涵的界定虽然表述上略有差异，但是，对公共档案馆实质的认识却是一致的，那就是由国家设立，资源属于国家和全体人民，主要职责是为公众服务。由此看来，各级国家档案馆就是公共档案馆的前身。而建设公共档案馆实际上是适应社会转型、推进民主政治和传播文化的客观需求，也是体现国家档案馆的性质、拓展档案馆服务功能的内在需求[4]。

2.2公共档案馆建设的重点。实现国家档案馆向公共档案馆的转型，需要以人为本的理念、公共性的馆藏、面向社会的服务等作保障，这也是公共档案馆建设的重中之重。

公共档案馆建设的理念是指公共档案馆建设中应遵循的原则或是价值取向，这是近年来在以人为本的社会环境下兴起的。曹兴华认为，公共档案馆应引入CIS理念以打造自身的品牌形象，创造良好的发展和服务环境，从而表现出符合社会价值观要求的一面[5]。程结晶、彭小芹提出，公共档案馆要以用户感知价值为导向，构建自身的核心能力，真正履行为民服务的宗旨 [6]。张锐则认为“普惠与均等”应作为公共档案馆履行职能的价值取向[7]。李灵风老师强调，突破传统权利因素的禁锢，转而关注公民权利的保障与实现成为国家档案馆的价值取向，而这一价值取向当以公民权利为核心、以全体公众为服务对象，以公益性为主要特征[8]。可以看出，几位学者在公共档案馆建设的价值取向上都强调要“以人为本”，这也就是公共档案馆建设的核心理念。

馆藏建设是公共档案馆建设的基础，建设真正意义上的公共档案馆首先要构建社会公众需求的馆藏。目前，我国档案馆各项功能的发挥上表现出力不从心，其中，很重要的原因就在于馆藏单一问题。主要表现在：所保存的档案以政务档案为主，民生档案数量少；纸质档案为主，数字化程度不高；档案信息以一次信息为主，综合加工的少[9]。因此，公共档案馆的馆藏建设上要遵循社会性、开放性、文化性等原则[10]。而在实际的操作中保证收集范围从以党政机关为主向以公共部门为主转变；加强微观层面的社会档案资源的接收和收集；积极整合资源，实现档案馆公共信息服务功能的最大化[11]。

公共档案馆为公众提供优质有效的服务是其建设的终极目标。现代公共档案馆的整个运行机制应是面向服务的，虽有为国家和社会保存历史记忆的基本职能，但实质也是一种服务。因此，要构建服务主导型的公共档案馆模式[12]。周林兴认为，公共档案馆不仅是一种机构，更是一种制度，是政府提供公共文化服务的制度安排之一[13]。在服务的原则上，有学者提出，档案服务的社会化、均等化问题。其中，档案服务的社会化需要服务观念的突围，馆藏资源的合理构建、共知共享以及合理的利用政策与策略作保障[14]。而档案服务的均等化，表现为档案信息资源的公平配置与公平获取[15]。在服务方式上，相对于传统的被动服务，近些年，更强调主动服务的重要性。档案馆网站、档案手机报、档案官方微博的建立，也正在改变着人们利用档案的方式，也使得档案信息服务的范围更广。

2.3公共档案馆的社会功能。公共档案馆的社会功能有基本功能与延伸功能之分。基本功能是指档案馆对档案的接收保管、提供利用和档案研究等方面，是相对固定的。相对于基本功能，档案馆的延伸功能是动态的、多维的，它包括信息传播、社会教育等多方面[16]。本文所言的社会功能主要是公共档案馆的延伸功能。通过文献分析，笔者发现，近些年，研究最多的为以下两个方面：

一是保障公民的信息公平、缩小数字鸿沟。首先，公共档案馆在保障公民信息公平上具有独特的资源优势。其次，公共档案馆属于国家的公共服务部门，在法理上也要求其为公众提供有效的信息[17]。在保障公民信息公平、缩小数字鸿沟上，公共档案馆在信息资源、信息服务、信息法律法规、信息基础设施、信息教育等方面，具有促进信息公平的作用[18]。不过，我国中、东、西部在档案馆建设、信息基础设施建设、人员信息素质以及公共服务水平方面存在着较大的差距，这些也制约着公共档案馆在促进信息公平中的作用[19]。

二是文化方面的功能与责任。公共档案馆作为文化事业机构，汇集着具有重要文化内容与历史内涵的档案，是社会文化的宝库与集聚地[20]。潘玉民认为，公共档案馆的文化责任也就是公共档案馆承担应当承担的文化建设责任，完成应当完成的文化使命。它包括文化传承、文化服务、文化传播、文化教育、文化交流、文化构建等方面的责任[21]。周林兴认为，公共档案馆作为建设公共文化服务体系的重要组成部分，应承担提升公民文化素养的职责、保存社会记忆的职责、维护社会公平公正的职责以及提升国家凝聚力的职责[22]。黄振原等则认为，公共档案馆保障的是公民的档案文化权利，从公众的角度上讲，主要表现在享受文化服务的权利 [23]。值得特别强调的是，公共档案馆的社会记忆功能，它真实记录了国家、政府的兴衰变迁，却忽视了对普通公众的个人记忆。诚然，国家记忆很重要，但档案需要给普通公众提供一种根源感、地方感和集体记忆[24]。因此，对于公共档案馆而言，由国家档案模式向社会模式转变尤为重要。

2.4公共档案馆建设的宏观对策。为公共档案馆的建设提出宏观对策是很多文章的题中之义。不少文章在分析公共档案馆建设的现状后，都会重点阐述建设公共档案馆的具体措施。如，李国庆认为要从观念的转变、法制的完善、服务手段和方式的创新、经费的恰当投入以及管理体制和运作模式的改革五个方面推进公共档案馆建设和健康发展[25]。再如，曹航认为，推进公共档案馆建设首先要树立“开放、亲民”的公共服务理念，然后，努力构建平民化的馆藏结构，最后，是满足社会需要、服务民生[26]。笔者经分析总结得出目前我国公共档案馆建设的主要五大策略：一是观念上的更新：建设公共档案馆，观念要先行，要树立开放、亲民、服务的公共服务观念。二是要加强法制建设：将公共档案馆名称、性质等列入档案的法律法规，保障公共档案馆的合法地位。三是要建立面向社会的档案资源体系，加强对关系民生、文化等方面档案资源的收集。四是优化服务，创新服务方式和服务手段。五是技术的提高以及高素质档案人才的引进。尤其在人才的方面，要解决三个层面人才资源建设的问题，即领导人才建设问题、业务人才建设问题以及技术人才建设问题[27]。

2.5公共档案馆建设与政府责任之间的关系。公共档案馆建设是社会公共事业的一部分，法理上，要求政府保证公共档案馆的健康发展[28]。这种责任，包括认识公共档案馆的价值定位、赋予公共档案馆法理上的保障和依据，以及给予经济支持和制度保障从而促进公共档案馆在全国各地的均等发展等[29]。只有政府在公共档案馆建设中不缺位，公共档案馆才能真正实现其在促进社会和谐、公正、民主中的作用。

3总结

从2001年到2011年，我国关注与研究公共档案馆建设的学者逐年增加，理论研究也逐渐趋于成熟，这为我国公共档案馆的发展提供了坚实的理论基础。然而，受各方面情况的制约，建设公共档案馆还有很长的路要走。笔者认为，政府的大力支持、档案机构的全力行动以及社会公众的普遍认可才能构建真正的公共档案馆。

参考文献

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公共档案馆信息服务职能的深化 篇12

关键词：公共档案馆,信息服务,服务职能

自1938年英国颁布《公共档案法》成立了世界上第一个公共档案馆以来, 公共档案馆开始进入人们的视线, 国内外档案学界对公共档案馆内涵及如何建设公共档案馆等问题的讨论也逐步展开。我国的公共档案馆各方面建设起步较晚, 2002年通过的《深圳经济特区档案与文件收集利用》是我国档案法规中首次明确界定公共档案馆的范围及其基本职责。可以说, 我国公共档案馆还处于发展的初级阶段, 各项职能还不完善。尤其是随着网络技术的不断发展, 网络档案信息需求不断加大, 虽然很多公共档案馆都建立了档案网站和数字档案馆, 但由于受到制度设施人员的限制并没有发挥出应有的作用。公共档案馆的信息服务职能是其基本职能之一。随着我国市场经济体制的建立与完善, 档案馆不可避免地将被卷入市场经济的大潮之中, 成为社会公众共有的档案信息资源“集散地”和社会公众共享档案信息资源的“目的地”。同时, 随着政府信息公开的实行, 既有利于公共档案馆公共服务能力的提高, 也对其信息服务提出了更高的要求。公共档案馆作为政府信息公开的前沿阵地, 承担的不仅是保存国家历史文化记忆的责任, 更重要的是要充分发挥出其文化传承和信息服务的职能, 紧跟社会发展和公众需求步伐, 真正从社会需求出发, 提高信息服务能力。

一、公共档案馆及其信息服务解析

1. 公共档案馆。

在我国, 档案馆是依法保管档案和管理档案工作的机构。作为永久保管档案的基地, 档案馆既是党和国家的科学文化事业机构, 又是科学研究和各方面利用档案史料的中心。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》中对我国档案馆的分类, 我国档案馆主要可分为各级国家档案馆、专业档案馆 (含专门档案馆、部门档案馆) 和企事业档案馆三大类。一般我们所说的公共档案馆包括了国家档案馆和专业档案馆。因此, 公共档案馆可以理解为由国家或地方政府设立的, 以保存公共档案资源为主体, 并向社会公众开放的档案馆。其内涵主要表现在三个方面:一是, 由国家或地方政府设立保证了档案馆的公共性, 以政府财政支出为其经济来源而设立的档案馆属于国家科学文化事业机构, 是为提高公共科学文化服务的。二是, 馆藏资源的公共性体现了公共档案馆的本质特征。馆藏资源是公共档案馆存在的物质基础, 其公共性体现了为社会服务的本质特征。三是, 向社会公众开放是档案事业发展的必然要求, 也是公共档案馆建设的最终目的。

2. 公共档案馆信息服务。

信息服务是信息管理活动的出发点和归宿, 是信息管理学研究的重要内容和领域, 是用不同的方式向用户提供所需信息的一项活动。信息服务的最终目的是为用户提供有价值的信息满足用户的信息需求。公共档案馆的信息服务与图书馆及其他信息服务不同的是, 档案馆提供的是最原始、有效的信息, 也可以说是一种凭证。档案馆在原始档案的基础上进行有效信息的开发利用, 对档案信息进行有序化的收集是档案信息服务的一个重要方面。另一方面, 对档案用户及其信息需求进行研究, 以便为他们提供更及时、全面、有效的档案信息。公共档案馆作为国家科学文化事业中心, 为公众提供档案信息服务是其最根本的职能。保存档案的目的是利用, 通过为用户提供档案信息使档案价值得到充分发挥是档案工作人员一直需要努力的目标。随着由“国家模式”向“社会模式”的转变, 必然促使公共档案馆在服务理念、服务方式、服务内容等方面发生巨大变化。公共档案馆要不断扩大其面向公众的信息服务内容, 拓展信息服务范围, 充分发挥档案的价值, 推动社会经济的向前发展。总之, 在信息技术和政府信息公开双重作用下, 公共档案馆信息服务职能的深化已是势在必行的。

二、公共档案馆信息服务职能深化的价值分析

1. 体现公共档案馆的核心价值。

公共档案馆的根本特征是全方位向社会提供服务, 使馆藏档案资源为全体公民所共享。公共档案馆的信息服务是以馆藏资源为基础、以为公众提供档案信息服务为目的的规范化服务体系。公共档案馆信息服务职能的深化就是要创造有利于档案信息开发和便于信息用户利用档案信息的服务环境, 提供多种信息服务路径, 充分发挥档案各个方面的作用, 服务于经济社会的发展。公共档案馆是社会公众获得历史知识和科学文化的场所, 以为公众利用档案提供更优质的服务为理念, 真正体现了公共档案馆的核心价值。

2. 保障信息公平, 消除信息鸿沟。

由于经济发展不平衡、时空限制等原因造成的信息失衡不仅制约了社会经济的发展, 还隐藏着社会不稳定因素。保障信息公平是促进经济社会稳定发展的重要前提。公共档案馆不仅是政府机关不可缺少的管理工具, 又是为人类保存文化遗产与为社会提供集体记忆的“记忆仓库”, 更是信息的专门提供者、传播者, 它们有使公民实现信息公平的独特优势。公共档案馆通过发布记录历史原貌的档案信息和利用网络降低用户成本等方式保障信息公平。同时, 加快信息基础设施的建设, 畅通信息渠道也在一定程度上保障了信息的公平。

3. 推动政府信息公开, 促进社会和谐。

我国现正处于政治体制改革的关键时期, 政府信息公开是民主政治发展的必然要求。公共档案馆作为政府信息资源管理的主要部门, 是政府推行信息公开的重要平台。公众通过政府公开的现行文件了解政府工作并实行强有力的监督。公共档案馆为公众利用现行文件创造优质的环境, 使档案信息资源的利用更加方便易行, 保障了每个公民的知情权, 在为社会公众了解历史、服务现实、规划未来、维护和保障全体公民的各项民主权益等方面起到积极的作用。深化公共档案馆的信息服务职能, 有助于保证公众利用档案信息的公平性, 有利于社会的公平和稳定, 促进社会和谐。

三、公共档案馆信息服务职能深化的路径

1. 引入价值创新观念。

价值创新是指以满足顾客需求为目的, 不断提供不同于以往的、更高层次的产品或者服务, 从而使本企业的产品或服务相对于竞争者而言, 能给顾客创造更高的效用。公共档案馆作为公共服务部门需要随着时代的发展进行价值创新, 尤其是在信息时代, 只有在价值创新的基础上才能真正与时俱进, 为社会公众提供优质的档案信息服务。吕元智在《基于价值创新的公共档案馆信息服务模式研究》一文中探讨了在公共档案馆信息服务中应用价值创新模式的意义, 该模式以用户价值为核心, 本质在于积极主动地为用户创造新价值。可理解为, 该模式的应用是对以用户价值为核心的理念的重申。公共档案馆引入价值创新观念既是与社会发展相适应的要求, 也是深化其信息服务职能的一个重要方面。

2. 加强文化传承和信息传播功能。

档案的本质属性是原始记录性, 与其他种类信息相比, 更具有历史事实的凭证价值。公共档案馆是保存社会历史档案的场所, 从某种意义上讲, 它保存的是整个国家民族的历史文化记忆, 承担的是文化传承的重大责任。一个档案馆之所以能成为公共档案馆, 最基本的特征之一就是馆藏内容具有社会性。因此, 公共档案馆要扩大馆藏来源, 使所保存的档案能够体现社会政治经济发展的方方面面, 不断增强文化传承功能。同时, 随着信息时代的到来, 档案不再是某个社会阶层的附属物, 而应该为社会发展服务。政府信息公开更是为公共档案馆的信息传播提供了独特的条件, 公共档案馆要充分利用政府的信息资源, 一方面为公众提供大量的有效信息, 另一方面, 以此为契机建设公共档案馆为真正的公众信息“集散地”。

3. 建立档案信息化服务系统。

随着信息技术不断发展, 档案信息利用不再是单一的档案原件或复制件的利用, 档案也不仅仅只具有凭证和历史文化作用, 而是对将档案内容经过整理、存取、加工等过程之后形成的深层次档案信息的利用。尤其是随着档案网站和数字档案馆的不断建立, 数字档案信息的增多更要求档案部门要建立相应的档案信息化服务系统。档案信息化服务系统的建立是档案信息服务职能深化的表现, 依然以提供档案信息为社会利用为目的, 并对档案内容进行深层次的挖掘, 以满足社会发展对信息的需求。档案信息化服务系统包括档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子档案管理、档案目录数据库等内容。

4. 建立服务反馈机制。

建立公共档案馆的信息服务反馈机制是促进档案工作发展的重要手段, 也是连接档案馆与信息用户的桥梁, 有利于档案馆与信息用户的双向沟通。在这个过程中档案部门发现自身的不足进而不断完善, 档案用户则通过意见反馈的方式表达自己的需求, 在档案部门改进的同时得到满足。建立档案信息服务反馈机制还有利于改变长久以来社会对档案部门的认识。建立信息服务反馈机制是对公共档案馆信息服务职能的深化, 根据反馈意见建立符合公众需求的档案馆。公共档案馆根据自身发展需要建立评价体系, 以此督促档案部门做好自身工作并不断改进, 在社会前进的大潮中谋得自身的发展。

参考文献

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[2]冯惠玲.档案学概论[M].中国人民大学出版社, 2006.

[3]宗培岭.公共档案馆建设若干基本问题探讨 (一) [J].浙江档案, 2006 (7) .