档案的社会作用

档案的社会作用（精选12篇）

档案的社会作用 篇1

档案是人类智慧的源泉, 是社会文明的思想宝库, 是科学研究不可缺少的第一手资料, 借助珍贵的档案资料研究和解决实际问题, 可以减少人力、物力和财力的浪费, 不断提高工作效率。只有为社会提供优质服务才能使档案价值得以实现, 充分发挥其社会功能。

1 档案社会作用的表现

1.1 档案是社会文明进步的重要标志。

从历史的角度看, 档案是历史的记录, 通过档案可以摸清历史脉络, 了解重要史实, 从历史的发展和演变中总结经验, 吸取教训, 探索历史发展规律。从现实的角度看, 档案是当今社会发展的真实写照, 它记录了党和国家在经济建设、社会建设等方面的路线、方针、政策, 让老百姓有广泛的知情权、参与权;档案是人类智慧的源泉, 是社会文明的思想宝库, 是科学研究不可缺少的第一手资料, 借助珍贵的档案资料研究和解决实际问题, 可以减少人力、物力和财力的浪费, 不断提高工作效率。

1.2 档案是社会宣传教育的生动资料。

档案不仅记录了人们生产活动的全过程, 而且还凝结了人们在各种社会活动中积累的经验智慧, 是进行革命传统教育和爱国主义教育的生动素材。在社会发生深刻变革、信息传播途径日益多样化的新形势下, 我们要通过各种宣传渠道传播文化, 统一人们的思想和行动, 充分发挥档案在意识形态领域中的重要作用, 切实把档案馆 (室) 办成爱国主义教育基地, 通过举办档案图片展览、编辑出版图书、发表纪念文章等人民群众喜闻乐见的形式, 开展内容丰富的教育活动, 加深人们对历史文化的认识, 增强民族意识、团结意识和发展意识, 增强中华民族的身心力和凝聚力, 促进社会和谐发展。档案社会作用的拓展。

1.3 档案是服务党和国家工作大局的重要参考。

服务党和国家工作大局就是把为社会经济建设、政治建设、文化建设、构建和谐社会服务摆在档案工作的突出位置, 做好经济领域的档案工作, 规范企业档案管理, 积极建立有利于民营企业发展的档案工作管理制度, 使档案工作更好地为国民经济快速发展服务, 为和谐社会建设服务。同时, 我们还要紧扣人民群众目前最关心的“三农”、社会治安、社会保障体制、协调城乡发展、人口资源环境等问题, 做好档案服务工作。

1.4 档案是实行对外开放、扩大对外交往的重要工具。

档案是国家信息资源的重要组成部分。在改革开放和对外交往的过程中, 通过对各种档案资料的综合分析、加工, 发挥档案资源的信息交流、社会共享作用, 客观、公正、真实地展示我国社会主义建设事业取得的巨大成就, 展现中华民族的伟大力量, 对扩大与世界各国交流和合作, 增强与世界各国人民的团结和友谊, 将起到积极的作用。首先, 要建立档案信息网, 将有关档案信息, 如经济类、社会管理类、公共服务类、科普类方面的信息网上公布, 使用户方便、快捷地查询到所需的档案信息。其次, 要加大档案资源开放力度, 满足对外文化交往需求。近几年, 为扩大双边关系, 多数国家以举办文化年的形式, 加强两国之间的文化交往。如中澳两国共同挖掘档案史料, 编辑出版的《莫理循在中国》等书籍, 对追寻历史足迹、扩大两国人民的文化交流和失去世界和平起到了重要作用。

2 提升档案社会作用的有效措施

档案馆 (室) 只有为社会提供优质服务才能使档案价值得以实现, 充分发挥其社会功能。为此, 我们要切实加强档案基础业务建设和档案开发利用工作, 为档案社会作用的发挥创造前提条件。

2.1 加大档案收集力度, 丰富馆藏种类。

馆藏是服务之本, 是提供利用的前提和基础。只有具备丰富合理的馆藏, 才能充分发挥档案的作用, 满足不同用户的需求。多年来, 由于各种原因, 接收进馆的档案大多是各级机关的文书档案, 内容比较单一。要想方设法改变这一现状, 就要努力丰富馆藏。一要在摸清现有馆藏的基础, 对所属单位的历史和现状进行深人了解, 制定切实可行的收集方案。尽可能把反映单位中心工作、重要活动、重大事件的各类新型载体档案收集齐全。二是要加大宣传力度, 增强立档单位和机关人员的档案意识。通过开通档案信息网、举办档案展览、专题研讨、召开座谈会等多种形式, 扩大档案工作的影响, 力争做到业务工作开展到哪里, 档案工作就延伸到哪里。同时, 加强对档案人员专业知识的教育培训, 经常督促检查各单位档案收集和归档情况, 尤其是关注未经档案室登记的各类文件材料, 争取将应收集的档案一卷不漏地全部收上来。三是要选派专业人员全方位、多角度、多途径、多方式地搞好收集工作。在征得领导同意的情况下, 档案部门应该主动参与、全程跟踪各项重大活动, 掌握第一手材料。同时, 进一步加强馆际之间的互相交流, 交换档案资料, 弥补馆藏不足, 丰富馆藏档案种类。

2.2 做好档案资源开发利用工作。

开发利用档案信息资源是档案部门建设和发展的主要途径, 档案部门可通过档案信息的开发利用为经济建设和社会和谐进一步方面提供决策依据, 进一步拓展服务空间, 在保证机密信息案例的前提下, 把开发出来的信息资源及时传递, 使档案信息最大程度地发挥经济效益与社会效益, 尽快转化为现实的生产力。为此, 一要做好开放工作。除馆内年满30年的档案要见期向社会开放外, 根据《档案法实施办法》的有关规定, 还可将经济、科学、技术、文化等方面的档案适时向社会开放。二要做好编研工作, 把“死”档案变成“活”资料, 最大限度地满足社会对档案信息的需求, 更好地为经济建设和社会各项事业服务。三要做好开放档案的宣传工作, 通过多种方式向社会公众公布档案目录和档案全文, 为档案的开发利用创造条件。

档案的社会作用 篇2

姓名：袁满

学号：1501100106

班级：汉语1001班

档案与人类文明的产生、发展相伴，并随着社会文明程度的提高和对档案利用需求的增长，越来越深入地渗透到人类活动的方方面面。档案是人类社会各项实践活动的真实纪录，全面地反映了人类认识自然、改造自然和认识社会、改造社会的历史过程，体现了人类社会的发展与进步。江泽民同志指出： “我们党领导人民进行革命、建设和改革的历史，是一部蕴含和体现马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论的活生生的教科书。”显然，这部教科书是党的历史档案记载的。借助档案，我们能够很好地了解过去，把握现在和预见未来。

人类在长期的实践中，积累了丰富的档案资料。档案成为人们进行研究历史现象、寻找事物发展规律的可靠依据，这对于当前和未来的社会生活和经济建设很有借鉴意义。

通过档案，我们可以探寻历史发展的轨迹，了解中华民族辉煌的过去，吸收传统文化的精华，学习历史上志士仁人的高尚节操，感受中华民族历尽劫难而生生不息、不断发展的强大活力。借助于档案，后人可以充分利用前人的成果，实现科学技术创新，最大限度地为发展生产力服务。大量事实说明，档案在技术革新、科学研究、成果转化、技术转让等活动中具有重要作用，是提高科技水平，加快经济发展的重要因素。

研究历史档案有助于解决现实生活中的问题。毛泽东指出： “如果不把党的历史搞清楚，不把党在历史上所走的路搞清楚，便不能把事情办得更好。”例如湖南省石门县档案馆，2004 年为长江水利设计委、曙辉公司和明星水电公司等几家为兴建皂市水利枢纽工程和来石门投资兴建小水电站的外资企业提供了石门万分之一地形图、石门行政区划图及相关档案资料共 58 份。这些档案为投资商节约前期勘测设计费用 120 多万元，节省勘测设计时间近300 余天。由此不难看出，档案作为一种以特殊的资源，在社会经济生活中发挥着重要作用。

作为一种深厚的文化积淀，档案承载着人类文明的优秀成果，对人类文明的传承、创新和发展具有重要作用。档案是在社会历史、文化及经济建设各个领域起到不可替代的作用，创造出巨大的价值。

一、档案的历史价值。

记录历史是档案的第一价值。档案是历史发展的真实记录，这种记录具有原始性、真实性，全面地反映了人民认识自然改造自然和推动经济社会发展的历史进程。档案物化并延伸了人类的记忆，成为联系过去、现在和未来的历史信息纽带。中华五千年文明史，世代相传，没有间断，在这其中浩如烟海的档案资料发挥着独特的价值和作用。

二、档案的文化价值。

传承文化是档案的重要价值。档案记载着一个地方文化的优秀成果，对地方文化的传承、创新和发展具有重要作用。如无锡市档案馆保存的薛怀成、钱钟书、顾毓秀等名人档案、荣氏、唐氏、杨氏等族谱以及江泽民题词等大量的档案精品蕴含着极其丰富的文化内涵，是优秀文化的结晶，是今天我们建设“创新无锡幸福无锡”，创建全国文明城市，发掘文化底蕴的重要渠道。

三、档案的社会价值。

档案具有多方面的社会价值。利用馆藏档案中蕴含的极其丰富而宝贵的爱国主义教育资源，创建爱国主义教育基地，向青少年学生进行爱国主义教育。开展档案查阅服务，为外来投资企业提供信息，为下

乡知青、下岗职工查证工龄，解决养老保险，为单位、部门编史修志提供原始资料。收集现行文件，按保密规定，向社会开放“法规性文件”，把党和政府的政策送到人民的手中，促进政务公开，切实维护人民群众的利益。在城乡社区建立档案室，规范社区文件资料的管理，帮助社区提高管理水平，为社区的组织建设、党员管理、社会治安、综合治理、计划生育等各项工作提供规范、真实、有效地凭据，有利于社会稳定，促进社会统筹发展。

四、档案的经济价值。

档案的经济价值被专家们喻为“铁皮柜中解放出来的生产力”，在当前经济社会的发展中发挥着重要作用。在馆藏档案中蕴含着丰富的经济信息，历史沿革、行业兴衰、产业发展、企业存亡等方面的档案资料，对于一个地方的企业都是重要的信息资源。在重点工程建设中，规范化管理档案资料和充分利用档案资料可以提高管理效益，大大降低投资成本。在企业破产转制工作中，大量的产品研发、技术设备、市场营销、财务会计资料，是企业的无形资产，应依法保全档案资料的经济价值和利用权益。利用好档案，还可以帮助农民专业合作组织和农产品行业协会，掌握市场信息，规范基础管理，提高社会信誉，吸引外来投资，在农业发展、农民致富上发挥作用。档案在民营经济的发展、高新技术开发区和农业科技园区的建设等经济建设的各个重要方面都发挥着重要的作用，具有潜在的经济价值。档案在社会的各个领域都有着不可替代的作用，为社会发展创造出巨大的经济价值。

档案在当今社会中发挥着重要的作用，主要表现在：

1、档案是机关行政管理和业务工作的查考凭据。

档案查询是机关工作中不可缺少的辅助工具，是处理业务和履行职能的重要手段，要熟悉机关工作的情况、规划决策、处理事务就必须查考和利用档案。

2、档案是生产活动的参考依据。

档案，可以为社会建设提供重要的依据和参考资料，特别是科技档案更是作为企业现代化生产和科学管理的重要条件，在企业经营管理和提高生产力方面发挥着巨大的作用。、档案是科学研究的基础和条件。

在科学研究中，档案一方面能提供原始的记录供直接借鉴，另一方面能提供大量的实验和观察中概括的基础材料供间接参考。科学研究工作的发展要在不断地总结前人研究的成果基础上，吸取有益的经验教圳，才能少走很多弯路。

4、档案是宣传教育的生动素材。

档案的内容极其丰富，是著书立说、文艺创作、举办各种展览和进行爱国主义教育的生动素材，具有较强的说服力和感染力。

档案的作用可概括为两个基本方面，即档案的凭证作用和档案的参考作用。档案原始记录的特性决定了档案的凭证作用，它具有法律上的权威性，具有其他文献所不能代替的作用。档案的凭证作用是由档案的形成的特点和自身特点所决定的。其一，从档案的形成看，它是原始形态的记录品，是当时、当地、当事人留下的，未经过任何人改动的最为原始形态的记录，比较真实地记录了当时人们的思想和活动，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的可靠性强，是令人信服的证据。其二，档案保留着真切的历史痕迹，从档案自身的物质体态 上看，它保留了当事人的历史真迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签名或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这些都是档案具有凭据作用的证明。

“察往知来，视兹故帙”，是对档案的参考作用的高度概括。由于人类社会活动的多样性，所以档案所记录的信息和知识也是极其丰富的。档案中有成功的经验，也有失败的教训；有思想观点，也有实验观察数据；有社会变革，也有生产的发展。与图书情报资料相比，档案的参考作用具有较大的可靠性。档案是原始记录，历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它要比其他资料来源更加可靠。

作为档案工作者，必须以“三个代表”重要思想为指导，不断强化自身的素质，及时完善知识结构，加强现代化知识的学习，不仅必须具有一定的科学文化素质、相当的档案专业知识和技能，还要懂得相关专业技术知识和计算机等现代化管理技能。要端正服务态度，积极工作，努力培养敬业精神和职业道德，增强使命感和责任感。认清形势的变化，从工作大局出发，紧跟时代的步伐，解放思想，转变观念，树立市场经济意识，勇于实践，开拓创新。只有这样，才能充分地发挥档案在现代社会中的巨大作用。

档案的社会作用 篇3

【关键词】住房保障；档案管理；社会保障工作

近年来，我市大力加强住房保障工作力度，保障性住房建设规模逐年扩大。以经济适用房、廉租房和公租房（在建）为主体的住房保障体系日趋完善，由此产生的住房保障档案也在不断增加。如何利用现代信息技术对住房保障档案信息进行保管和利用，不断提高住房保障体系的信息化水平，增强住房保障档案规范化管理，提升住房保障工作效率，显得尤为必要。

一、住房保障档案自身特点要求信息化管理

（一）住房保障档案具有动态性

住房保障工作的管理方式决定了住房保障档案具有动态性的特点。由于保障对象家庭收入、财产、住房面积、人口等基本情况不断变化，为加强监督管理，住房保障机构需定期对住户情况进行年检，并更新档案；根据经济发展水平和保障能力，申请和保障标准不断调整；随着社会发展和市场环境的变化，住房保障形式和制度也会不断发展和完善等，只有通过信息化的管理手段，才能把这些动态性的资料记录下来，完整的归档。因此，住房保障档案的动态性要求对其实现信息化管理。

（二）住房保障档案具有实用性

保障性住房管理是一个系统工程，准入门槛的设定、申请材料的判（改：认）定、申请人资格的审查、退出机制的完善等都需要一连串的档案数据作为依据。社会不断发展（加上此内容），保障性住房在发生产权变更、产权纠纷、住房拆迁、住房改变用途等情况时，都需要查询住房保障档案，因而，住房保障档案具有实用性的特点。实现保障性住房档案的信息化工作，能够避免实体档案的损坏或丢失，提高工作效率和服务质量。因此，住房保障档案的实用性要求对其实现信息化管理。

（三）住房保障档案具有关联性

住房保障档案具有关联性的特点。住房保障档案的关联性主要有三个方面：一是同一批保障性住房房源档案共用一套或几套原始材料，存在很强的相关性；二是由于存在价格补差、产权变更等情况，同一权利人的住房资料可能存在于多份档案中；三是保障性住房届满进入二、三级市场后，将产生新的房地产权属档案。住房保障档案的关联性会造成住房保障档案中多套房屋共用一套公用资料、同一个权利人的住房资料也可能存在于多份档案中的现象，只有通过信息化技术才能将各类材料建立起关联，从而系统、准确地反映房屋的状况。因此，住房保障档案的关联性要求对其实现信息化管理。

二、住房保障档案管理工作的意义

建立健全住房保障档案管理工作，会有效地补充社会保障工作的进行。有利于解决社会保障工作进行过程中所遇到的实际问题，并维护社会保障对象的切身利益，以促进国家和社会的进一步发展。

优化住房保障档案管理工作，是社会保障工作顺利进行的重要保证。住房保障档案管理工作是社会保障工作中的重要组成部分，住房保障档案的规范管理和保存，会高效地解决社会保障工作的住房领域中所遇到的问题。为社会保障工作的顺利进行铺设了道路。

优化住房保障档案管理工作，是切实维护社会保障对象利益的重要工作内容。在住房保障档案中，记录着该地区社会保障对象的大量的真实的资料信息。是保证社会保障对象享受和使用各项合法权益的重要的真实凭证。保证住房保障档案管理工作的顺利进行，是建立健全社会保障工作的重要方法，是维护人民群众合法权益的重要凭证。

优化住房保障档案管理工作，是提高社会保障工作部门工作效率的重要手段之一。因为社会保障对象的居所并不是具有固定性，所以住房保障的档案记录必须根据实际情况进行更改。只有保证住房保障档案管理工作的高质量进行，才能使社会保障工作全面、有序、科学、高效开展。

优化住房保障档案管理工作，对积累和丰富档案信息资源和加大社会记忆具有重要的历史意义。通过对住房保障档案的整理与分析，探究其规律和发展方向，总结在管理工作进行过程中的经验教训，为以后的社会保障工作顺利进行搭建结实的桥梁。

三、对我市住房保障档案信息化管理的几点思考

（一）根据住房保障档案特点，确定档案内容

根据《住房保障档案管理办法》及保障性住房管理工作实际，住房保障档案具体内容初定如下：

1.住房保障对象档案，申请材料：包括申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况证明；审核材料：包括审核表，审核部门对申请人提供的申请材料审核记录；实施保障材料：包括轮候记录、实施保障通知书、房屋租赁合同、房屋买卖合同、货币补贴协议等相关材料；动态管理材料：包括对住房保障对象基本情况和住房、收入、财产状况等定期或者不定期的审核材料，变更或者终止保障等动态变更材料。

2.住房保障房源档案，情况材料：包括房屋来源和权属证明材料，房屋地址、所属项目或者小区名称、保障性住房类别、房号、户型、面积等情况记录材料；使用管理情况材料：包括房屋承租人、租赁期限、租金标准、租金收缴，房屋购置人、购置价格、产权份额，租售转换、上市交易，房屋入住、退出交接手续等情况记录材料。

（二）开发专用软件，加强档案数字化加工

目前我市住房保障档案信息化管理系统仍使用市档案局统一要求的软件，电子档案以Excel条录形式展现（改为：以Excel条录形式展现的电子档案），实际查找仍需翻阅纸质档案，给档案的查阅带来很多不便。因此，急需更新档案管理软件系统，对档案的数字化处理，将其转化为计算机可以识别和处理的数字信息。保障性住房档案的数字化按处理方式主要分为纸质档案数字化和音频视频资料数字化。对于普通的纸质档案，可利用扫描仪进行处理；对于音频视频档案，可通过模数转换软件将连续的模拟量转换成离散的数字信息。

（三）提高档案工作人员的自身素质

住房保障档案管理的现代化始终仍需要依赖档案工作人员去实现。人的素质的高低决定着档案管理的水平，是档案信息化建设的关键所在，特别是档案管理进入信息化阶段，对档案工作人员提出了更高、更严的要求。作为一个档案工作者首先应该具有较高的政治思想觉悟、良好的职业道德严谨的工作作风和良好的职业道德，树立创新意识、竞争意识，以《档案法》为依据和准则，全身心地投入到档案工作中去，扎实做好本职工作，使档案信息资源发挥其更大的作用。

【参考文献】

[1]刘丰，王磊.保障性住房档案的数字化管理[J].山西档案，2008（5）：38-40.

发挥档案工作社会作用的思考 篇4

档案是人类社会各项实践活动的真实记录, 是社会的宝贵财富, 人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护人类社会生活的真实面貌的永恒的事业。档案工作深深植根于人类社会生活, 与人类社会发展同步, 并随着社会文明程度的提高, 越来越深入社会生活的各个方面, 在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。档案工作是“保存国家记忆”的重要工程, 作为一种深厚的历史积淀, 档案是联系过去、现在和未来的信息纽带。

档案工作是为时代写历史、为文明传薪火的崇高事业。随着改革开放的不断深入和经济社会的快速发展, 档案工作已经渗透到各个方面, 新时期档案工作的地位和作用日益突出。新形势新任务, 为档案事业发展提供了广阔空间和有利条件, 也对做好档案工作提出了新的更高要求。广大档案工作者要进一步强化机遇意识、大局意识, 切实增强做好新时期档案工作的责任感、使命感, 更加自觉地把档案工作融入到加速社会发展的伟大实践中去, 更好地服务经济社会发展和人民群众需要, 推进档案事业科学发展, 不断取得新的成就。

档案服务是档案工作的根本任务, 也是档案工作的永恒主题。档案部门和广大档案工作者要围绕发展大局和群众需要, 找准切入点, 变被动服务为主动服务, 变事后服务为事前服务, 变封闭服务为开放服务, 使档案工作的服务方式更为灵活, 服务范围更为广泛, 服务成效更为显著, 充分体现档案工作的服务价值。

二、档案工作发挥作用的措施

档案工作思路的创新。创新是一切事业发展壮大的不竭动力, 也是推动档案工作不断进步的活水源泉。当前, 随着市场经济和信息技术的快速发展, 档案主体、档案载体和档案服务需求都发生了明显变化, 档案管理工作也面临许多新情况新问题。只有不断创新、大胆实践, 才能适应发展新形势, 开创档案事业新局面。

做好档案资源体系建设。现代社会档案资源内容不断丰富, 档案产生的方式不断增多。要不断扩大征集范围, 多形式、多层次、多渠道地收集各类档案资料, 确保立档单位应建尽建、所有档案应归尽归。对于档案表现形式、收藏方式等, 要时刻随着经济社会发展而进行跟踪研究。过去我们纯粹就是纸质档案, 现在产生了大量的声像档案特别是电子文件, 档案部门要以敏锐的视角, 及时捕捉和管理好这些新产生的档案。使档案资源更好的反映过去的历史和当今的现实。加强各方协调, 加强具体指导, 抓好工作部署, 推进重点工作的开展, 解决档案事业发展中遇到的实际问题。

强化档案安全体系建设。要加大对档案安全的宣传教育力度, 通过举办讲座、报告会、知识竞赛、展览或观看录像等形式, 普及档案安全知识, 提高档案安全意识。要经常开展档案安全培训, 提高档案安全技能和水平, 培养一支责任意识强、技术水平高、业务素质好, 能确保各环节档案安全保密的专业队伍, 为档案安全提供人才支撑。开展督查, 发生安全责任事故的, 要严肃处理, 依法追究责任人和相关领导的责任。落实整改措施, 强化内部管理, 及时排除各种保密安全措施隐患, 把档案安全保密落到实处, 确保档案安全工作万无一失。

开展档案行政执法。切实履行职责, 严格依法监督各部门的档案工作, 依法行政, 严格执法, 严肃查处各类违反档案法律法规的行为, 要进一步建立健全有法必依, 执法必严、违法必究的法制化管理模式, 推动档案事业朝法制化、规范化方向健康发展。加快推进档案信息化建设。强化信息化在档案事业科学发展中的支撑和助推作用, 加快档案信息化建设步伐, 推进传统档案工作的信息化应用和现代化改造, 努力实现档案存储数字化、档案管理自动化、档案利用网络化。要以数字档案馆室建设为重点, 全面提升档案信息化综合能力, 更好的发挥档案在经济社会建设中的基础作用。

加强档案干部队伍建设。聘一些经验丰富的老同志, 带一批年富力强的接班人, 对档案工作长远发展意义重大。稳定中年人, 这些人属于承上启下的一代人, 有些已经成为本单位业务骨干, 发挥他们的聪明才智, 以增强档案工作凝聚力。努力培养年轻人, 让他们早成才, 快成才, 顶起档案事业一片蓝天, 是档案事业发展的百年大计。大力开展思想政治工作, 使档案人才树立正确的人生观、世界观、价值观, 立志为档案工作贡献出自己的才华。政策向人才倾斜, 如破格提拔青年人才, 使他们早日走上领导岗位, 使符合条件的人获得中高级职称, 激励他们的工作热情。建立起合理的培训机制, 由档案行政部门牵头对现岗人员进行普遍轮训, 整合开发和利用档案人才信息资源, 适应档案管理工作需求。

参考文献

[1]龙凤时.探讨如何做好档案管理工作[J].办公室业务.2012.13

档案信息电子化的作用 篇5

摘 要：电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，提高了档案信息的时效性，改变了信息加工工作受经费限制的局面，并可使档案信息顺利地与最新技术接轨，

所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子文件对档案业务管理工作的影响是深远的。

在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设的发展就是档案信息化的推进，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆(室)对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的.时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。出版手工编研信息成果需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”，

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

鉴于人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2、解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

3、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

论档案的价值与作用 篇6

关键词：档案；使用价值；现实意义

每个国家和各类型企业事业单位年年岁岁保持保存档案的传统和管理模式，传给后人或者后续事业，是因为档案有其不可替代的作用和价值。在专业的档案学科和档案管理工作术语中，其的价值和作用，经常被作为基本等同的概念理解和使用，但从严格的科学意义上看，这两个概念既有联系，又有差别。档案的价值指档案对国家、企事业单位组织或者个人的有用性。它是档案使用者及其使用需求与客体，即各不同时代产生的各种类型、载体、内容的档案之间的关系范畴。档案价值作为一种关系论，是主体需要和客体属性的统一和结合。主体的需要是构成档案价值的前提条件，而客体的属性是构成价值的客观基础。当客体属性满足主体需求时便形成价值关系，两者都不能单独决定档案的价值。档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用，档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。

从关系属性而言，二者都属于主客体之间的关系范畴，但价值具有较高的抽象性，作用则是比较且蚀的。也就是说，“价值”通常是从总体上、一般意义上表示档案的有益性、有用性，而“作用”往往是从具体的、个别的意义上表述档案的有益'性、有用性，可以看做是价值的体现和扩展。一般说来，价值具有比较稳定的特征，而作用则可以根据社会的发展、需求的变化呈现出多种形式。

此外，价值一般是指档案所发挥的积极作用，是主体需求对客体属性的肯定，而作用则可以包括正、负两个方面。因此，尽管档案的价值和作用有着极为密切的联系，但在进行理论研究时，还是应该将二者区别开来，分别进行论述。档案作用问题可以属于档案价值理论的研究范畴，但二者的涵义、特征是有差异的。古今中外对档案价值和作用曾有各种各样的看法。，有的学者偏重客体研究，有的学者则偏重主体研究。但是二者实际上都包含了档案及其属性、主体及其需要（或社会需要）两个方面，因为失去其中任何一个方面都无法构成档案的价值。对于档案的作用，不同研究者、利用者的认识也不尽相同。黄彝仲编著的《档案管理之理论与实际》（1947）一书中说：“档案之功用，多因观点与立场不同，持论见解互有差异，各以其自己之主观，强调其作用。历史学家视档案为史料，可供编篡史籍之根据与参考。收藏家视档案为古物。行政家则视档案为治事之工具，对档案价值与作用的研究需要辩证的、多维的视角，需要从主体和客体的统一性、从抽象和具体的不同层面来把握，才能得出科学、全面、深刻的认识。这里所讲的档案价值基于哲学价值概念，是指从各种具体的价值形态和价值现象中抽象、概括出来的一般的、普遍的价值。经济学中的劳动价值指的是人的劳动创造的劳动产品的价值，主要限制在商品的范围之内，是一种交换价值。哲学价值与经济价值的关系是一般与特殊的关系，哲学价值是普遍价值。档案价值是档案学中的重要理论问题，它涉及档案价值的一般概念、档案价值的结构形态、档案价值的评价标准和方法、实现档案价值的规律性等一系列问题。搞清楚这些问题，是理解档案和档案管理活动的前提。

当前的档案管理工作中主要有四个大问题：一是存放档案的地方，即档案室。也有人简称是库房。很多的单位档案室库房阴暗潮湿，太过简陋，致使很多的材料的书面文字字迹模糊不清楚，甚至纸张变色、变质；或者是纸质档案遭到虫子、老鼠的蛀咬；二是工作人员的问题。很多单位的档案室是后勤中心，都是些关系户，需要照顾的人员，或年纪大的，或身体弱的，或带着孩子的，这些人员没有专业的知识，没有人关注和注重管理，因而更不会合理的利用和存留档案，白白浪费人力物力。三是档案的混乱无章。大多的单位和企业都比较注重技术，机器和人员的功用，忽略了档案的价值，不能对其进行科学的管理。使一些好的经验和材料无法发挥更大的引导作用。四是很少有人能了解档案对单位的重大作用。

我们需要积极、耐心地宣传档案的重要性，争取各级领导的重视，尽快改变当前档案工作中存在的落后状况，充分发挥档案在社会主义现代化建设中的作用。同时还要告诫人们轻视或忽视档案作用会给我们的事业带来严重的损失。 刑法第二百八十二条第一款规定：“以窃取、刺探、收买方法，非法获取国家秘密的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上七年以下有期徒刑。”此条规定的非法获取国家秘密罪，是指以窃取、刺探、收买等方法，非法获取国家秘密的行为。

《中华人民共和国档案法》第二十四条第二款：“在利用档案馆的档案中，有前款第一项“损毁、丢失属于国家所有的档案的；”由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款造成损失的，责令赔偿损失。”“在利用档案馆的档案中，有前款第二项“擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的，”由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。”第二十九条 ：“违反《档案法》和本办法，造成档案损失的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失。” 大同矿务局晋华宫矿由于平时对科技档案不重视，1983年10月在南山延伸井的施工中将积满泥水的97米井筒误认为实体岩层，以致发生透水事故，造成两人死亡，给国家造成180多万元的经济损失。

继承和发挥历史的作用，并不是说让我们照抄前辈的缩影。古人说：“迷往事，思来者”、“往知来”“以史为鉴”，我们要剔除历史的糟粕，汲取其精华，不断的指引我们今天的工作，减少迷路和弯路。

参考文献：

[1]张贵华.档案价值定义述论[J].档案学研究，2003（01）.

[2]王先发.困惑与思考——对文件与档案双重价值论的若干思考[J].档案管理，2007（01）.

[3]刘东斌.档案形成在前说对档案价值的解读——六论档案形成在前[J].档案管理，2008（03）.

浅谈高校档案社会服务功能的作用 篇7

一、坚持科学发展观, 充分发挥高校档案的社会服务功能

高校档案的社会服务功能, 简单地说就是指高校档案不仅供形成档案的各院系、部门和个人使用, 而且多形式、多渠道地向社会提供使用, 包括档案原件、各种形式的档案复印件和由档案内容形成的信息材料等。拓展高校档案的社会服务功能就是要逐步树立高校档案面向社会的效益观, 不断强化档案馆的决策咨询、宣传教育、信息传播、考证利用、学术交流、技术服务, 乃至文化休闲、辅助融资等服务功能, 努力建成开放型、研究型、智能型的高校档案馆工作体系。这既是高校档案馆的基本职能, 也符合高校档案自身发展的规律, 更是依法治档的必然要求。由此可见, 高校各项事业的发展, 如果没有档案工作的配合和参与是不可想象的。但由于档案工作是学校教学、科研、管理等活动的重点, 其功能、作用的发挥具有相对滞后性, 在未开发利用之前, 其宝贵财富价值处于隐性状态, 不容易为人们所认识, 所以在实际工作中往往容易因短视行为而被忽视。

二、高校档案的社会服务功能是档案工作自身发展的需要

随着经济、信息、科技和人才竞争的日益全球化, 高校在整个国民经济发展中所占的地位日渐提高。作为重要信息资源的高校档案, 其价值越来越被社会所认同, 其服务领域也由原来的高校内部逐步向社会诸多领域发展, 表现尤为突出的是广大毕业生、社会用人和认证单位对学籍档案的利用愈来愈旺, 要求也愈来愈高;学校教学和科研方面的成果信息也日益得到社会和企事业单位的关注, 使高校档案在发挥高校人才培养、促进科技发展、为社会服务三大功能方面的作用与日俱增。

三、拓展高校档案社会服务功能的全面协调可持续发展的要求

长期以来, 由于受传统思想观念的影响以及其他各种因素的制约, 高校档案馆社会竞争意识, 参与意识比较淡薄, 工作四平八稳, 缺乏积极主动服务的意识, 不求有功、但求无过的思想占主导地位, 导致高校档案的社会服务功能的发挥与信息社会的发展趋势不相适应, 主要表现为两个方面:一是许多高校档案馆只重视基础的保管工作, 没有把馆藏内容宣传到师生员工中去, 更不用说面向全社会, 致使本校的师生根本不知道档案部门究竟保存有什么东西, 所以也就不能结合自己的工作或学习的需要去档案部门查找有关资料, 也更不用说社会上的一些利用者了;二是高校档案馆不重视对档案利用取得的社会效益和经济效益进行宣传, 以致许多人不知道高校档案馆所具有的双重职能, 只以为档案部门是保管仓库, 是闲设机构、消耗部门, 不会产生任何的经济效益和社会效益, 使得高校档案工作社会服务功能的拓展困难重重。

四、坚持“突出特色服务”是高校档案工作的出发点和落脚点

高校档案服务社会的重点应根据高校学生以及围绕教学和学生工作而进行的相关行政事务工作的特点和实际需要, 提供特色服务:首先是高校信息服务。集中所有有关上级下发的文件和学校历年来形成的文件及学校各方面的最新统计数据等, 开展现行文件服务。其次是学生自然情况的信息服务。可将历届毕业生的姓名、出生年月、入学时间、所学专业等信息集中在一起, 以备查询。第三是学生成绩的档案信息服务。这是针对学生在继续进修、择业过程中向学校档案部门索取成绩证明应提供的原始凭证服务, 也是目前高校教学档案信息服务的热点。当然, 在提供特色服务时应注意保护个人隐私权, 根据《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》, 高校档案馆可以结合本校的实际情况, 进一步审定开放档案范围, 除了教职工、学生的人事档案、学籍档案外, 对涉及个人家庭出身、个人简历、各种评价等内容的机要档案, 应严格控制开放。需要强调的是, 高等学校的所有学生都应当享有隐私权, 每个学生在校读书期间的学习成绩、操守表现、违规记录等与个人隐私有关的档案, 应按机要档案进行管理。高校档案馆不得将学生在校读书期间形成的隐私材料透露给无关工作需要的人或机构, 只能提供给需要知情的合法的利用者。

五、信息化建设是拓展高校档案社会服务功能的而必然趋势

高校档案馆既是高校的一个内部机构, 又是一个面向社会的高校信息平台, 自然应纳入学校自动化信息管理网络。因此, 应积极开发和利用国家教委推荐的、与《高校学校档案部门业务建设规范》配套的计算机档案管理系统, 提高开发利用档案信息资源的能力;同时, 计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。尽可能选用容量较大、档次较高的计算机, 软件编程语言为关系型数据库系统, 输出设备为较为先进的打字机和其他多媒体设备, 以保证档案网络化、数字化管理的需要。

为了促进高校档案社会服务功能的拓展, 高校档案部门还应努力通过网络技术家迷离档案信息网站, 在网页中细化档案指南、馆藏介绍、档案法律法规等项目, 增设能够反映档案个性特征的栏目。如馆内珍藏、研究成果的发布、展览信息、征集范围的通告等等, 加强同利用者之间的联系, 这样既能激发利用者档案意识, 了解档案信息的类型, 还能使档案部门能迅速地针对利用者的要求做出相应的对策。同时, 借助高校档案信息网站, 高校档案信息部门还可把握不同时期社会各方面的中心工作和动向, 结合档案部门的实际, 确定不同时期档案信息开发的重点, 定期向社会推出专题展览, 自觉扩大档案部门的社会接触面。

总之, 高校档案社会服务功能坚持“以人为本”, 促进高校档案事业“全面、协调、可持续发展”是科学发展观对高校档案工作提出的新要求, 我们要按照科学发展观的要求去认识和对待档案工作。为开创高校档案工作社会服务功能的新局面而努力奋斗。

参考文献

[1]刘天菊.浅谈高校档案人员的素质问题[J].湖北民族学院学报 (医学版) , 1998.

档案的社会作用 篇8

1.封闭时期。在我国奴隶社会和封建社会, 档案工作是封闭系统, 古代统治者把档案看成是君主权力的象征, 是政治中枢的机密对档案实行严格的控制, 档案的利用完全处于封闭状态。具有利用范围狭小, 利用档案目的简单, 围绕统治的需要, 档案主要用于政务查考和修史编志。

2.档案利用的过渡时期。我国档案利用从封闭到开放经历了一个世纪的过渡时期从清末开始, 档案利用出现了向社会开放的趋势。1870年出版的《政治官报》作为汇编公布档案文件的正式公报, 是档案利用从封闭向开放发展的一个标志。

3.从新中国成立到开改革开放前的近三十年。新中国成立后, 档案工作得到了较快发展, 建立了各级各类档案馆, 档案馆不仅是收藏档案的基地, 也是广泛组织档案信息交流为社会服务的中心。

4.档案利用的开放时期。档案的开放利用真正被提到议事日程还是七十年代末, 党的十一届三中全会以后。以开放历史档案为起点, 逐步深入发展。

二、政府信息公开的发展历程

政府信息公开是现代政府管理的必然选择, 政府信息公开是政府信息化的一个契机, 我国的政府信息公开的发展经历了一个由萌芽到成熟的发展过程。

1.萌芽时期。改革开放之初, 在政府信息公开还没有被确定为一项制度执行时, 我国沿海一些地方 (如广州) 为了树立自己的形象, 吸引外商投资, 就注意到要使外商了解自己, 主动公开一些与外商投资有关的政策、文件。1987年中共十三大报告提出“提高领导机关的开放程度, 重大事情让人民知道, 重大问题经人民讨论”。

2.发展时期。1993年启动的“三金工程”, 其重点是建筑信息化的基础设施, 为政府信息化进行物质准备。1996年中央纪委明确提出, 要实行政务公开制度。1999年被定为我国“政府上网年”, 提出我国信息化首先从政府信息化着手, 这标志着国家在进一步加强基础设施投入的同时, 在全国范围内吹响了政府信息化的号角, 政府信息化进入了一个全面发展的重要时期。

3.成熟时期。2002年在中央大力提倡下, 继村务公开全面推行后, 电子政务和“信息化发展十五规划”的公布, 标志着政府信息化进程正在快速推进。

三、档案利用的现状

(一) 为资政决策提供依据

美国档案学者谢伦伯格认为, 档案是一个政府借以完成其工作的基本行政工具, 它是政府机构赖以建立的基础。任何一个国家、机构或单位无论是制定国家的方针政策, 或是处理每一件具体事务, 都应该有理有据, 而这个“据”就是制定政策和事物的本来面貌, 它就存在于档案之中。所以若要保证工作的顺利进行, 常常需要从档案中查考先前的记载, 从中获得依据和重要的参考信息。档案是机关以往工作活动的原始记录, 它对于机关领导和工作人员熟悉情况, 总结经验, 制定计划, 处理问题等具有重要的参考价值, 因此档案在资政决策方面具有不可替代的作用。

(二) 为公民生活提供公共凭证

常说“空口无凭, 立字为据”。这里所说的“字”, 往往指的是文书, 指的是档案。可见, 从日常生活中人们就体察到档案的凭证作用。档案的凭证作用, 是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。

1. 利用档案维护社会的稳定, 落实国家的各项政策, 为解决土地、房屋等产权纠纷以及划定地界等提供凭证。由于档案具有真实性、原始性, 具有其他任何材料不可替代的依据和凭证作用, 所以它有极强的法律效益。

2. 维护公民和法人单位的合法权益, 利用档案为公民提供个人出生、婚姻、财产、学历、工龄等方面的公证材料, 为监督合同、契约、协议的执行提供依据。因为在档案中有关立法性质的文件规定了各种社会关系、国家关系、经济关系和政治关系的组成;契约、合同、协议等社会团体、个人之间交往中形成的文件, 记载了各方承担的政治、经济、劳务等方面的权利和义务。当在这些问题上发生疑问、争执、纠纷时, 档案最能说明权益的归属, 具有无可辩驳的证据作用。

(三) 传承历史的功能

档案作为一种历史记录, 借助于一定的记录符号将人类活动的真实场景和过程记录于一定的载体之上。人类从野蛮到文明经历了一个漫长的过程, 档案作为人类文明的记忆工具, 它同其它社会事物一样, 有一个孕育、发生与发展的过程。在当今时代, 每时每刻都有无数的信息产生, 信息是一种特殊的资源。档案编研是以档案文献为文化客体, 以满足社会利用档案信息的需要为主要目的, 通过对档案信息内容的研究、选择、转录、加工过程, 使之成为社会文化系统的一个组成部分的文化活动。只靠孤本的档案和一处保管方式, 难以千古无失。编印档案编研成果和以档案为基础的资料, 不仅发行量大而且存放点多, 即使遇有不测, 也会此失彼存, 能够辗转流传。迄今我国保存下来相当数量古代的和近代的档案史料, 就是有力的证明。通过开展编研工作即保护了档案原件, 又使档案所记载的历史文化得于长远流传, 有效地服务于社会。

四、为经济建设提供信息

档案作为历史的记录, 纵跨古今许多历史阶段, 横穿自然和社会的各个领域。记录了人们改造客观世界和主观世界的实践过程, 涉及了生产经营、金融贸易、工程设计等等诸多方面, 在每一个业务领域中都发挥了重要的凭证和参考作用。档案记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训, 它既是生产活动的记录, 又是继续进行生产建设的必要条件。无论是管理性档案还是科学技术档案, 总的说来, 都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况, 都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督等可资借鉴的情报信息, 对制订经济计划, 检查和总结生产情况, 推广先进生产技术和管理经验, 以及预防灾害等等, 都有可靠的查考价值。

上述现状表明档案利用在社会生活的很多方面都有体现, 不仅为各级领导和各部门决策、制定规划、计划、宣传教育、落实政策各方面工作提供参考和依据, 也为学术研究、教育教学提供服务。

参考文献

档案的社会作用 篇9

1 档案信息资源管理社会化的建设模式

档案信息资源管理社会化, 是指在档案信息资源管理与服务过程中, 改变既往一切均由政府“统包统管”的传统模式与方法, 充分调动社会各方面的力量参与其中。在努力强化国家综合档案馆建设的同时, 有目的、有条件地将档案信息资源管理的诸多职能通过协调合作、委托代理等方式向社会进行转移, 达到借助社会力量节省资金投入、扩大服务范围、提高工作效率的目的。

档案信息资源管理社会化, 有助于逐步培育形成档案信息资源共建共享、自主管理的良性循环机制, 缩减档案信息资源管理的运行成本、提高档案工作公共设施作用效率, 可以更好地为档案馆实现履行社会公共服务的基本功能, 扩大档案信息资源的社会“流通”、“覆盖”范围为档案事业的可持续发展奠定坚实基础。就目前的发展现状分析, 除各级各类国家综合档案馆这种极具公共性的档案信息资源主导管理模式外, 主要还有以下档案信息资源管理社会化的辅助管理模式:

1.1 共建共享模式———即通过某种形式或机制将社会急需的、

分散保存在不同领域、行业、部门的档案信息资源进行系统整合, 形成集约化的档案信息管理体系, 供社会各方面共同享用, 使档案信息资源得到充分的开发与利用;

1.2 委托代理模式———即有条件、有选择地将部分难以通过正

常“流通”渠道进入各级各类档案馆进行管理的档案信息资源委托给社会化的专业管理机构进行管理与开发, 并形成制度、使之接受地方档案行政管理部门的监督指导, 达到扩大档案信息资源的社会辐射面, 使档案信息资源的作用效能实现最大化的目的;

1.3 自主管理模式———即由公民个人或公民自治组织接受政府

档案行政管理部门的业务指导、建立具有某种形式的社会“自治”机构, 接受地方档案行政管理部门的业务指导, 形成“藏档于民”、“自我管理”档案信息资源的管理模式, 达到有效减轻社会、政府投入负担、提高社会公众生活的质量、丰富社会档案信息资源、在一定程度上满足社会公众档案信息需求的目的。

大量的实践表明:在经济社会发展的现阶段, 如果仍然采取单纯依靠政府“统包统管”的方法, 继续实行将数量浩大、内容丰富、类型复杂、载体多样的档案信息资源一概纳入各级国家综合档案馆的管理体系之中, 既不符合经济社会发展的现实、也不可能得到社会的普遍认同, 还将成为桎梏档案事业健康发展的“枷锁”。可见, 档案信息资源管理社会化是有效改变上述现象、完善档案信息资源管理的基本选择。

2 档案信息资源管理社会化的作用绩效

档案信息资源管理社会化建设, 并非取消或降低档案馆的作用功能。档案信息资源管理社会化具有强烈的“互动”要求, 通过社会化管理所形成的“互动”机制, 可以增强社会参与意识, 起到“削枝强干”、强化国家档案馆在档案信息资源管理与档案信息资源利用领域主导地位的重要作用。档案信息资源管理社会化除提倡社会各方面建立起不同体制、多门类的档案信息资源管理社会化模式与管理“实体”之外, 更为重要的是还要广泛动员社会各方面的力量参与到档案馆的建设之中, 强化档案馆业务能力、完善档案馆服务手段、促进档案馆事业发展等均具有极强的作用绩效。

2.1 有利于实现档案馆服务方式转变、拓宽服务范围

档案馆以往在服务方向定位上片面地强调为党和政府的科学决策服务、为经济发展服务, 忽视了为社会公众服务的职能建设, 实际上将档案馆变成了政府的“附庸”机构, 不仅制约了档案事业的全方位发展, 也桎梏了档案馆面向社会公众、开展公共服务的领域范围。导致档案馆难以适应社会公众日益增长的档案信息利用需求。档案信息资源管理社会化, 有利于档案馆在服务理念、服务方式、服务领域等方面进行变革, 从强化档案信息管理、拓展公共服务领域需要出发, 调动档案馆与社会两方面的积极性和参与意识:促进档案馆及时了解、掌握社会档案信息需求变化的“脉搏”, 有针对性地开展档案馆业务实践活动, 从而实现档案馆服务方式的转变、拓展档案信息服务范围、更好履行档案馆基本职责的目的。

2.2 有利于保障档案馆经费投入、扩大经费来源

档案馆主要是通过获取政府的财力投入来达到维系自身存在与履行职能的需要, 这种档案馆经费来源的“一边倒”倾向似乎已经成为传统档案馆发展建设中的一条“铁定法则”, 而被长期地保持下来。档案馆经费来源渠道单一、捉襟见肘, 使相当一部分档案馆陷于开展工作举步维艰的窘迫境地, 严重妨碍了档案馆事业的发展。这种状况已经不能适应市场经济条件下档案事业的发展需要, 必须进行有效的变革。档案信息资源管理社会化, 有利于档案馆拓宽经费来源渠道, 从而加大档案馆档案信息资源开发工作的力度, 便于使档案馆为社会发展提供更多优质高效的档案信息服务支持

2.3 有利于档案馆参与社会建设、有针对性地开展档案服务

档案价值的实现存在着滞后性、隐蔽性等不利因素;而档案馆主要采取“预测”的方式确定开展服务的方向、对象, 导致服务的准确性、针对性、有效性受到“抑制”、效果难如人意。档案信息资源管理社会化, 可以有效的“激活”社会公众自觉接受和主动参与管理档案信息及档案信息服务的积极性, 有利于消除档案本身所带来的某些不利因素的影响, 使档案馆的档案信息服务工作更具针对性、准确性与实效性。

摘要：档案信息资源管理社会化关系到档案部门开展社会服务的功能定位、关系到各级档案部门对档案信息资源管理的参与支配程度。本文论述了档案信息资源管理社会化的建设模式与作用绩效。

档案的社会作用 篇10

1 教学档案的特点

1.1 教学档案的独立性。

教学档案是高校在教学、科研活动中形成的有工作对象、工作任务和效果的一套完整记录材料, 具有相对的独立性, 并有密切的因果关系。如在教学方面, 从原始的教材 (讲义) 、试题到成果性的教材、毕业设计、论文等;在科研方面从实践性的教改方案, 到理论性的论著。这些独立系统的教学资料为教学档案工作奠定了基础。1.2教学档案的分散性。高校的教学档案虽然主要来源于教务处, 但其它各工作部门如学工处, 各院系和各教研室教师在教学、科研等活动中形成了不少教学档案。如教材、讲义、教案等原始稿。1.3教学档案的载体多样性。高校教学档案不仅内容丰富、广泛, 而且载体形式也有多种多样, 除文字、图表、照片外, 还有录音带、教学录相带、幻灯片等, 其规格、大小也不尽相同。1.4教学档案的时间交叉性。教学档案的文件材料不能同步归档。一般来说, 教学管理活动中所形成的文件材料基本是按年度归档的, 这部分文件材料一般在次年的年初就可以归档, 而教学实践活动中所形成的文件材料大多是按学年归档的, 这部分文件材料要在一个学年结束后才可以归档, 即在次年的下半年归档。

另外, 教学档案还具有成套性、周期性、延续性等特点, 这些都是与教学活动的基本特征分不开的。

2 教学档案的作用

2.1 教学实践中的促进作用。

教学档案是教与学活动的真实历史记录。教学档案种类很多。如学生的成绩单、期末试卷、期终总结分析等相关档案, 使我们能全面了解学生的学习态度、专业知识掌握的程度、思想动态等方面的情况。期末考试后的分析总结报告能让老师了解本学期学生成绩的变动。教师在教研活动中总结的教学经验, 对教学的建议等, 可以提高教师并且更好地为教学服务。教学档案不仅可以为教学提供有益的参考, 而且也是检验教学效果的依据, 每学期的期中教学质量检查结果, 期末的教学质量反馈信息、试卷分析等, 都反映了各门课程教与学的情况, 这类档案能够使教师不断地改进教学, 对提高教师的授课质量和教学效果具有积极作用。2.2教学管理中的凭证作用。教学档案来自于教学实践, 教学活动怎样开展, 教学管理工作如何进行, 各种教学计划、教师教学文件、各类试卷、学生成绩、教学检查、教学评价、教师工作量核算等有关信息都以书面材料存放在教学档案中。比如想查学生几学期以来的外语成绩, 只需找出纸介版成绩单就能知道具体分数。再如教师评定职称, 进行教学质量评估等工作, 需要总结以往的工作实绩, 核算以前的教学工作量, 因时间长, 记不清了, 所以得找教学档案中的课表来帮忙, 这就给老师与管理者带来了很大方便。可见, 教学档案在教学管理工作中的凭证作用不会根据任何人的主观愿望而有所改变, 它是一种参考的历史痕迹。2.3教学评估中的鉴定作用。高校教学评估是保证教学质量的重要措施, 它通过系统地搜集高校教学过程中的主要信息, 准确地了解实际情况, 并进行科学的分析, 对高校的教学水平、教学效果作出评估, 从而为高校的教学改革提供依据。健全的教学档案是教学水平和教学质量评估的重要依据, 如2006年教育部对我校进行评估, 评估的内容包括教学文件、教学质量、教学办法、教学效果等多项教学指标, 其中大部分指标都要通过阅读相关的教学档案进行评价, 学院也提供了04、05届毕业生中各专业的人数以及他们在校期间的学习成绩、所学课程等教学档案, 评估组肯定了学院的教学质量。2.4为毕业生提供学籍证明。对于学生来说, 教学档案中的学生学籍管理材料是最为重要的原始证明材料, 学生毕业以后工作调转、出国留学、报考研究生等, 都需要用到这些档案材料。近年来, 随着“出国热”、“考研热”的盛行, 毕业生中需要办理成绩证明、学历证明的人员不断增多, 而教学档案可为他们提供最真实、原始的学籍证明。2.5教学档案为改革教学方法提供素材。教学方法的好坏, 直接影响到教学质量的高低, 也影响到教师的教与学生学的积极性。好的教学方法, 不仅可以使教师教得轻松, 还能使学生学得愉快, 其效果可想而知。通过教学档案, 可以革除以往教学方法的弊病, 发扬以往教学方法的优点, 收到事半功倍的效果。2.6可以为社会辨别证件真伪提供帮助。近年来伪造的高校毕业文凭越来越多, 成为一大社会公害。社会越来越多地需要高校证明某毕业证是否为该校毕业证。录取花名册和学籍档案是证明这个学生是否为本校毕业生的最有力证据。运用教学档案, 我们可以有效地证明毕业证的真伪, 维护学校的声誉。

3 教学档案的管理

教学档案管理是教学管理的重要组成部分, 应实行“三纳入”、“四同步”, 即:纳入教学计划、规划, 纳入教学管理制度, 纳入各级人员岗位责任制, 作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出其归档证明同步。鉴于这样的工作基本原则, 对教学档案的管理提出以下建议:

3.1 学校领导尤其是分管教学工作的校领导和

教学管理部门的负责人要提高对教学档案管理的认识, 将之纳入学校整体发展规则;在研究各项教学改革的同时也应研究教学档案工作的改革, 把教学档案的管理作为教学管理工作的一个重要组成部分, 在人、财、物三个方面予以支持;建立完整的归档制度和实施办法, 应作为教学工作的重要一环来抓。事实上, 教学档案管理工作最根本的目的是为学校教学工作上水平、上台阶服务的, 它本身也反映出一所学校教学管理的水平, 因此, 很有必要把这项工作抓好。学校及基层领导重视, 是做好教学档案工作的前提。3.2要加强对从事教学工作的教师的档案观念宣传工作, 不断提高他们的档案意识, 使他们了解教学档案必须实行集中统一管理, 确保其完整、准确、系统和安全, 便于开发和利用。教师形成的教学档案材料, 既是教师个人的成果, 也是学校教学工作成果;做好教学档案工作不仅仅是档案工作人员和教学管理人员的事情, 也与广大教师有密切的关系。因此, 需要广大教师与档案工作者、教学管理人员通力合作, 互相配合, 这是作好教学档案工作尤其重要的条件。3.3教学管理人员和学校档案工作专 (兼) 职人员要提高业务水平, 增强教学档案材料收集的主动性。要做好教学档案工作, 更重要的是教学档案管理人员和学校档案工作人员的业务水平和工作态度。教学档案是涉及面广, 工作比较复杂, 质量要求严格的一项工作。由于教学档案专业性强, 教学管理人员和学校档案工作人员不仅要掌握档案专业所应具备的专业知识, 还应尽可能多地了解各专业知识, 认识到教学工作的重要性, 把教学档案管理工作真正作为自己的工作职责, 增强教学档案材料收集的主动性, 认真做好教学档案的立卷、归档、管理, 而不能守株待兔, 以“你交我收”的态度去对待。3.4要建立切实可行, 符合高校教学特点的教学档案管理制度。档案部门和教学管理部门应共同根据高等学校档案工作规范, 结合本校档案工作特点, 对学校的教学档案管理制订有关的规章制度。如:对教学档案的归档范围、归档时间、保管期限、组卷方法等作出具体可操作的规定, 便于共同遵守执行。同时建立各级岗位责任制, 从主管领导到具体工作人员, 使大家有章可循。

参考文献

[1]高等学校档案实体分类法.国家教委.1993颁布.

[2]高等学校档案工作规范国家教委.1993颁布.

[3]邓少兴, 陈智为.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 1999.

档案的社会作用 篇11

【关键词】档案管理；数据库建立；作用

在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的，数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。

1.档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分，便于对档案进行多角度的灵活定位；历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征，有助于完整理解档案内容，这也是档案數据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上，在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的，彼此是不可取代的。

2.全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

2.1全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

2.2自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础

自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。

自由来源原则等理论为城建档案数据库、项目档案数据库等专门档案数据库的出现提供了理论基础。它们以逻辑全宗为单位进行创建，符合其管理要求。

3.逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。比如视图在数据库理论中有个绰号叫“虚表”，就形象地表达了视图具有的逻辑力量，它可以将用户关心的属性从若干个基本表中抽取出来进行组合，满足用户的查询和使用要求。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。

4.电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。

与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。美国当代著名的电子文件管理专家戴维?比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”

档案的社会作用 篇12

1电子档案对于档案工作的重要性

1.1信息时代发展的需要

长期以来,由于种种客观原因,计算机技术在单位档案工作中没有发挥其应有的作用和价值,档案利用需求与档案所能提供的单位档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决,造成单位档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。

1.2参与国际竞争与交流的需要

数字化单位档案管理不仅是档案部门在工作方式上的创新,更是参与国家信息高速公路的具体体现,它不仅可以充分发挥其信息优势,以多种语言、文字积极传播中国悠久、灿烂的历史文化,而且有利于营造良好的社会发展国际环境,促进国家经济建设的发展。

1.3改善单位档案管理工作,提高单位档案工作社会地位的需要

电子档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用,从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革,最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享,发挥档案信息的增值作用,从而实现档案事业的跨越式发展,进一步发挥和提升单位档案工作在信息化社会中的地位和作用。

2电子档案的实现基础

首先我们要明确一下电子档案的概念,电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。从概念中我们就不难看出电子档案的实现是需要一定基础的,我们必须满足电子档案的基础建设需要才能够在实际工作中应用电子档案技术。下面笔者首先来分析一下电子档案的实现基础。

2.1计算机的应用是实现电子档案的首要基础

电子档案首先最离不开的就是计算机技术的支持,电子档案的建立需要专门的电子档案管理系统,其内容本身也需要利用计算机当中的硬盘或光盘进行刻录和存储。电子档案的建立必须有计算机对其进行支持,电子档案与无纸化全自动办公是想对应的,计算机是无纸笔全自动办公的先决条件,因此档案部门应当先行购买与电子档案系统相匹配的计算机,来完成电子档案建设基础的第一步。

2.2网络建设是电子档案的第二基础

电子档案的建立是离不开网络支持的,尤其是在云时代当中实体存储正在被大数据云存储所替代因此在这样的情况下电子档案也要与时俱进利用云存储来将大量的电子档案信息存储到租用的云服务器当中。除此之外,电子档案的建立一个主要的目的就是方便档案利用者进行应用,而对电子档案进行应用的方式只有两种:一种是直接对电子档案进行拷贝和复制,另一种则是通过网络进行资源共享。因此电子档案想要被更好的利用就离不开网络的支持,并且网络的架设应当分为两部分,一部分是组织单位的内部网络用来进行档案文件的收集、归档等工作,另一部分则是外网链接其最大的作用在于对档案资源的共享。

2.3档案管理人员的电子档案技术培训师是电子档案的另一重要基础

前面无论是计算机的配备还是网络的架设都只是电子档案建立基础当中的客观基础,而档案管理人员对于计算机和网络的应用培训则是电子档案最主要的主观基础,只有档案管理人员可以熟练地操作电子档案管理系统并且懂得对网络的应用才可以最大程度上发挥电子档案的作用。对于档案管理工作人员的培训师提高电子档案管理和应用水平的不二选择,只有让档案管理人员彻底掌握电子档案的管理和应用方法才可以使得电子档案的建立具有意义。

3电子档案在档案工作中的作用

3.1有利于实现资源共享

在档案管理工作中采取电子信息化的管理模式,有利于充分发挥信息网络技术的作用,在一定程度上能推动档案管理的体制化与信息化,促进资源的合理共享。与此同时,也能够促进档案翻阅、档案查找以及档案编码等档案相关工作便利性的增强。而随着信息网络以及科学技术更深层次的改革与推进,电子档案管理逐渐从不同的角度出发,严格依照不同的档案管理情况进行档案查阅、档案资料分类、档案优化等。

3.2电子信息化管理模式可以确保档案检索的准确性以及有效性

过去的档案管理工作都是采取传统的手工管理模式,档案管理人员对于档案查阅、档案分类与整理等相关的档案管理工作都是通过人工的方式进行的,因此工作效率非常低,并且工作中出现的误差也特别多。而现在,通过采取各种先进的相关网络技术设备,将档案管理人员从过去纯手工的管理方式中转变为依靠先进的科学技术,在档案管理工作中采取了电子信息化的管理模式,促进了档案管理的工作效率得到了大幅度的提高,并且数字化的网络管理系统,具有比较完善的检索方式,不仅有高级检索还有专业检索等,并且对于广大档案管理人员而言,在一定程度上,减轻了档案管理工作的压力,推动相关档案管理工作水平更深层次的提高。

结束语

电子档案的建立是社会的需要也是档案工作本身的需要。电子档案的建设是需要一定基础的同时其作用也是非常显著的。电子档案建设是有利于我国目前信息化的需求和群众多元化的需要的,在电子档案建设的过程中,作为一名档案管理人员应当充分地利用电子档案的优越性从而更好地服务于档案的需求者,并且也应当承担起推进档案电子化的任务。

参考文献

[1]周萍.浅论电子档案的管理研究[J].办公室业务,2012(9).