实体档案（共8篇）
实体档案 篇1
我国的档案分类有着悠久的历史, 自商代开始收集、保存和利用档案以来, 分类作为揭示、组织和管理档案的一种方法, 是档案学的一个重要研究内容。档案分类就是依据一定的标准, 按照档案来源、时间、内容等的异同点, 对档案进行有层次的区分, 并组成一定的体系。
一、档案分类
1. 档案实体分类, 亦称为保管分类或排架分类, 档案实体分类
是实实在在地对每一份档案文件划分或组成保管单位, 使档案文件从无序到有序, 固定其排放位置, 即对档案的分类排架与分类整理。档案实体分类包括三个层次。
(1) 国家档案全宗的分类。这是对国家全部档案进行的最高层次的分类, 是按照档案的若干重要属性 (形成机关的级别属性、历史时期属性、专业部门属性、档案制成材料属性等) , 从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如, 我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆;按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆;按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆;按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。
(2) 档案馆馆藏档案的分类。这是对一个档案馆全部档案的分类, 一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同, 可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如, 我国各地方综合性档案馆, 首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案;建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群等。
(3) 全宗内档案的分类。这是对一个全宗的全部档案的分类, 一般是按组织机构、时间、形式、问题等特征进行分类。例如, 一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部等若干类;一个企业的全部档案可以按照职能分为行政管理类、业务管理类、基本建设类、会计类等。
2. 档案信息分类, 亦称为条目分类、目录分类或检索分类, 档
案信息分类是将每一份档案文件或每一个保管单位乃至所含的信息内容, 著录成条目, 然后再对条目进行分类, 即对档案的分类编目与分类检索。为了建立统一的档案检索系统, 我国于1987年出版了《中国档案分类法》, 并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》, 作为全国通用的档案分类标准。以《中国档案分类法》为例, 它的第一级类目是按照政治、文化、经济的顺序分为A中国共产党党务、B国家政务总类、C政法、D军事、E外交、F政协、民主党派、群众团体, G文化、教育、卫生、体育, H科学研究、J计划、经济管理, K财政、金融, L贸易、旅游, M农业、林业、水利, N工业、P交通、Q邮电、R城乡建设、建筑业, S环境保护、土地管理, T海洋、气象、地震、测绘, U标准、计量、专利, 共十九大类。在政治上, 它概括了国家的全部职能;在文化上, 它与人类知识分类是一致的, 反映了一切知识门类;在经济上, 它反映了经济的各个领域。
二、档案实体分类与档案信息分类的相同点
1. 分类对象相同。
实体分类和信息分类都是以档案为对象。实体分类是对一件件档案划分类别, 信息分类是对档案文件或案卷著录成的条目划分类别, 它虽然不是直接对档案文件的分类, 但条目是相应文件或案卷的缩影, 所以, 信息分类对象也是档案。
2. 分类目标相同。
实体分类与信息分类, 都是为了揭示档案的内容和成分, 将其系统地组织起来, 实现对档案的科学管理和合理利用。
3. 两种分类都包括划分和归类等工作, 一般应遵循逻辑原则。
三、档案实体分类与档案信息分类的区别
1. 分类范围不同。
实体分类只限在一馆所藏的档案范围内进行, 其中档案的分类整理, 大都限于一个全宗之内。而信息分类, 一般都超越全宗甚至档案馆、档案室的界限, 在更大的范围内进行。为了全面开发档案信息资源, 充分发挥档案的作用, 实现档案资源共享, 可以在全国或一定地区内, 进行统一编目, 组织目录中心。我国从20世纪80年代开始, 在国家档案局的统一规划和组织下, 以中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆为主分别筹建了革命历史, 明、清和民国档案资料目录中心。
2. 分类标准不同。
实体分类主要是遵循档案的形成规律, 维护档案之间的有机联系, 用历史的方法来划分和集中档案。这种分类采取的是来源原则, 即作为一个机构、组织或个人在职能活动中积累起来的全部种类的文件, 应当作为一个单独的整体集中保存, 不同来源的档案不能混合, 以档案的来源作为分类的主要依据和标准。整理档案中采用的全宗原则, 将一个全宗的档案看作一个有机整体;全宗内档案以年度、组织机构等客观存在为标准进行分类;保持文件之间历史联系的立卷原则等, 都主要是根据档案的形成规律和特点来确定的, 多年来的实践充分证明, 这些原则和方法对于档案实体的分类是科学的、适用的。信息分类以档案内容记述和反映的国家机构、社会组织的职能分工为主要分类标准, 我国目前正在使用的档案信息分类标准是国家档案局编写出版的《中国档案分类法》, 它是一部具有中国特色的分类法, 从我国档案信息资源构成的实际出发, 分类法能够容纳各个历史时期、各项社会实践活动所形成的各类档案。
3. 实施阶段和具体做法不同。
实体分类在整理阶段完成, 属于整理工作的内容, 其具体做法是:现行机关在拟制立卷类目时首先要选择本机关采用的分类方法, 确定分类方案, 然后在类目下确定案卷的条款, 立好的案卷应根据分类方案的层次和顺序进行排架, 并据此编制案卷目录。机关档案移交给档案馆后, 档案馆对档案实体的分类主要表现为根据立档单位的情况区分全宗、编制全宗号以及进行全宗排列。至此, 每一件档案便有了完整、固定的档号和最终的排架位置;信息分类是在编目阶段完成的, 属于检索工作的内容, 其具体做法是:对一份文件、一个案卷通过分析题名、审读正文等方法将其主题及其诸因素分析出来后, 根据《中国档案分类法》准确判断类别, 按照分类规则进行标引, 然后对其进行系统排列, 如给予分类号等, 将其编制成分类目录。
4. 作用不同。
档案实体分类使档案文件从初始的凌乱状态有序化为合理科学、层次分明的单线排列, 是档案整理工作中的重要环节, 全宗内的档案只有经过分类, 才能进行立卷、排列和编目, 档案实体分类对于现行机关平时的立卷归档和档案馆 (室) 的案卷整理排列、编目和上架, 都有着现实意义。档案信息分类是对档案信息进行分类并使信息有序化, 方便用户对档案的检索利用, 满足社会各方面对档案信息资料的需求和利用。
档案实体分类和档案信息分类既有同一性, 又有差异性, 两法应该并存, 各展所长。
参考文献
[1]陈智为等.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2008.
[2]中国档案分类法编委会.档案分类文集[M].北京:档案出版社, 1990.
[3]冯惠玲.谈谈档案的两种分类.[J].图书情报知识, 1989 (3) .
实体档案 篇2
关键词：档案 扫描 实体 安全 管理
档案数字化扫描是新时期档案馆业务工作中的一项重要任务，是延长档案寿命，减少档案磨损，方便档案利用的重要举措。在档案数字化扫描过程中，档案加工的周期长、任务重、要求严，档案实体要经历出库、整理、拆卷、扫描、录入、装订、入库等一系列工序，由于数字化扫描一般都是外包工程，所以保证档案实体安全的任务尤为重要。
一、建立完善的管理制度是档案实体安全最可靠的保障
档案实现数字化是一个浩大复杂的工程，稍有疏忽，就有可能对档案实体安全造成威胁，所以，保证档案实体安全是档案数字化扫描工作中一项重要任务，为之建立完善有效的管理制度显得尤为重要。
东城区档案馆从2010年初启动档案数字化扫描工程。在参观走访其他区县档案馆，学习借鉴别人经验的基础上，东城区档案馆制定了《档案扫描过程中对档案实体的安全管理规定》，这个规定在后来的工作实践中不断得到补充完善，最终形成了《档案扫描过程中对档案实体的安全要求》，确定了档案管理人员的工作规范，提出了档案出入库手续要求以及出库档案的数量控制要求，对档案扫描公司员工提出对档案实体及档案信息内容上的安全要求。如：档案在扫描过程中不允许任何人员擅自将档案带离扫描场所，防止档案丢失；严禁发生勾划、涂抹、撕损、剪切等人为性破坏档案的行为，要维护档案的原貌：不允许工作人员擅自拍照、抄录、复印扫描的档案：在扫描档案过程中工作人员要轻拿轻放，尽量减少磨损，不允许在档案旁吸烟、摆放水杯、喝水、吃食物及存放易燃易爆物；当有事需要离开房间时，要将档案存放档案柜并锁好：桌面不得随意摆放档案。同时，东城区档案馆与扫描公司签订了档案保密责任书，要求公司负责对员工进行档案信息保密及档案安全意识的培训。
二、把档案安全意识贯彻到数字化扫描工作的各个环节
1.档案出库前检查
数字化扫描工作程序的第一项就是档案出库前检查，进行这项工作的目的就是要了解档案实体在出库前是一种什么状态。档案出库前检查，主要是检查档案是否有破损，是否有页码错误，是否有非扫描件，是否有非纸质件，以及案卷的总页数是多少。将检查的结果记入数字化扫描档案数据库中。在这个数据库里设置了档号、档案出库前检查情况、是否有非扫描件，出库前页数，出库单号、出库日期，这部分要在档案出库前做好登记，随着档案的出库将数据库移交给扫描公司，在档案扫描完毕返回档案库房时，扫描公司还要将此批次加工档案的数据库返回给档案局，同时填写：档案入库日期、入库页数、是否修改卷内题名、是否有非扫描页，是否有重编页码，档案修补页号及其他。档案入库后，在经过档案局专设的数字化扫描档案实体检查人员的检查后，登记入数据库：档案实体检查情况、检查人。通过这样一个完整的数据库可以了解每一卷档案在经过数字化扫描后具体有了哪些变化，了解档案修补情况和扫描情况。
2.严格的档案出入库手续
依照《扫描档案出入库登记要求》，档案出入库必须严格执行档案出入库登记制度，要求库房管理人员每天提前做好扫描档案的出库准备工作，确保出库的档案数量准确，手续齐备；要求档案出库时库房管理人员要在《扫描档案出入库登记表》中做好调出登记，相关人员要签字确认：要求档案归还库时库房管理人员要与扫描工作人员认真核对档案的数量和档案实体状况，并登记在《扫描档案出入库登记表》中，相关人员要签字确认，确保还库的档案齐全、完整等等。
3.档案扫描过程中监控
一方面，数字化扫描公司在工作间安装有监控摄像头，随时监控档案实体在各个工序流转情况，监控员工的工作状态；另一方面，档案馆内相关的工作人员也随时深入扫描工作间，检查扫描工作环境中是否有不合乎档案规定的地方，比如，不得放置水杯、水壶和食品；检查操作人员的工作程序是否规范，比如，是否有粗暴拆、扯、撕档案的行为。由于有些档案原有一部分页是粘合的，扫描比较麻烦，怕个别员工贪图速度，粗暴对待档案。
4.档案入库后严查
扫描完毕的档案在清点完毕办理完入库手续后，还要进行一项工作，就是对入库的档案进行实体检查。检查的方法是：查看全部卷，清点每一页。检查的内容是：是否有丢漏重编页码：编制的页码是否合乎要求：档案的装订是否合乎标准；是否有不按原装订孔装订档案的现象；卷内目录的题名、页号是否修改、修改后是否重新标注了案卷封皮：是否有档案修补。
三、在数字化扫描档案中应该注意的安全问题
1.减少档案周转天数、出库数量，增加档案出库批次
由于在档案扫描过程中档案周转需要时间，档案完成扫描又需要很多道工作程序，所以通常情况下，如果加工扫描人员有20人，正常情况下每天扫描完成量在8千到1万页左右，每天流转在加工场地的档案就在6-8万页，大约有1000到1500卷，周转期在一至三周，而档案的加工场所不在库区，扫描工作环境因为有大量的设备及人员存在，相对库房的保管条件恶劣的多，这样对档案安全很不利，所以，要按照扫描公司的工作能力，及时调整控制档案的出库量，减少档案在库外的周转期以及周转量，采取增加出库批次是保护档案的必要手段。
2.减少档案连续扫描的次数
实践证明，多次连续扫描对纸张的物理性能有很大的影响。纸质档案在连续经过数次扫描后，纸张的强度以及耐折度都会大幅下降。加之很多档案之前都经历过复印机等光源照射必然对档案产生了很大损伤，所以经常建议扫描公司尽量提高档案一次扫描的成功率，减少重复性的扫描。
3.减少档案装订次数
能不拆卷扫描的档案尽量不拆，拆了也尽量不重拆再装订。档案的反复装订会对档案实体造成很大的损害。
4.规范档案整理，随时协调问题
规范档案整理，是档案数字化扫描工作中的一项重要工作，也是直接关系到档案实体完整性的重要环节。在档案数字化扫描过程中，由于档案产生的年代不同，档案产生的行业部门不同，档案所属的全宗不同，所以很多档案带有时代烙印和行业特点，很多老档案整理不规范，纸张规格不一、版式不一、装订不一，扫描过程中就会出现各式各样的问题。比如编页码问题。原来的档案由于版式不一样，页码的编写位置就有很大出入。对于这样的档案东城区档案馆通常采取尊重原著，只要编码不错就尽量不修改重编，这样就可以减少对档案的涂改。东城区档案馆不允许整理人员使用橡皮擦改页号，防备万一不小心涂破档案，只允许使用2B或HB的铅笔在需要重新编写新的页码时轻划错误的页码，在旁边写上新的页码。档案拆订时，要求轻拉慢拽，必要时剪断装订线，减轻装订线对档案的磨损：档案装订时必须原孔装回，尽量采取三针装订法，即：使用三个针，分别从三个孔同时装订，这样可以减少、减轻线绳对档案的拉扯。
5.保持扫描加工人员稳定性
扫描人员流动性很大，新从业者多，当加工人员熟悉工作程序后，往往不是经常被抽调到公司的其他项目，就是跳槽离开。人员不稳必然造成工作熟练不稳定。当从业者不熟悉工作程序时容易对档案造成不必要的损伤。公司的人员稳定档案馆不好把控，但是档案馆有责任对带班人员以及新人必要的告诫，以达到保护档案的目的。
档案数字化扫描是功在现代，利在千秋的宏伟大事，保护档案是我们进行此项工作的原本意愿。在档案实体经历进出库房、编页整理、扫描拆装，经历光和热的洗礼之中，保护好档案实体安全的意义就尤为重要。档案安全既体现在工作细节之中，也体现在可靠地制度保障之上，更体现在档案工作者拳拳责任之心理。
实体档案 篇3
一、什么是虚拟档案卷
虚拟卷是档案信息存储的一种介体, 一种方式。虚拟卷可以是数据库备份、存储池备份、客户机节点备份、归档、或空间管理的数据、从源服务器上的存储池迁移的客户、EXPORT和IMPORT命令可移动的任何数据。目前, 计算机技术在企事业单位的广泛应用, 提高了工作效率, 同时也产生了大量的非纸质载体档案, 档案内容以数字化形式存在, 载体类型随着计算机技术的发展而发展, 主要有:一是移动硬盘。二是光盘———只读光盘CD-ROM、可写光盘CD-R、可擦写光盘CD-RW、磁光盘MO, DVD盘。其容量一般在600MB以上, 甚至几个GB。这些数字化了的档案, 在使用中是高效的, 但其近于苛刻的保管条件以及形态各异的尺寸给我们的库房管理带来了麻烦, 甚至混乱。存储虚拟化将可用存储空间分为虚拟卷而不受诸如磁盘驱动器、RAID子系统等实际存储元件的物理布局或拓扑结构的限制。通常情况下, 虚拟卷呈现给操作系统一种物理磁盘的抽象, 使操作系统像使用磁盘一样使用。
二、虚拟档案与实体档案的关系
1. 虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体, 是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动, 只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节, 这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端, 以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
2. 虚拟档案是在实体档案的基础上产生的。档案虚拟化及信息开发离不开档案实体支撑, 档案实体管理是档案虚拟化及信息开发实现的手段, 因此, 整个档案管理工作的基础和重点仍是档案实体管理。
3. 从档案实体管理到虚拟的信息管理发展的过程中, 不同阶段之间是不能截然分开的, 而是前后延续、相互依存、互补的过程, 实体管理是档案信息虚拟管理的前提和基础。一般地, 数字化了的档案都有对应的纸质载体档案存在, 但它们并不适宜在同一库房保存, 应当分库房存放, 所以必须建立纸质载体档案与数字化档案之间的联系。其实, 数字化了的档案可以看作一种非纸质载体档案。在传统的档案管理中, 也存在着大量的非纸质载体档案, 例如照片、底片、音像带等, 我们的管理方法同样是分库房存放, 只是在管理中使用了同一个档号。由此产生了“虚拟案卷”的概念:按照信息内容组织在一起的多种载体的文件的有机集合。这样, 在一个案卷下可以存在不同载体的档案实体, 而各种载体的档案只不过是卷内目录中的一个“文件”。特种载体可能需要分库房存放, 但不必分别编目。
三、实体档案虚拟化的内涵、方法及作用
“实体档案虚拟化”是指将档案馆保存的传统介质的档案, 根据需要进行虚拟化处理, 形成虚拟档案资源的过程。以纸张、磁存储、光盘、硬盘等为存贮介质的档案材料, 用计算机、扫描设备、图像处理等现代化信息技术转换产生图片文件或影音文件, 并运用虚拟存储管理技术将图片和元数据索引字段存贮于光盘库、移动硬盘等大容量的存贮介质上, 通过全文识别 (OCR) 等技术达到图片或文件相匹配, 使之能够通过各种方便的查询途径, 迅速检索出所需要的档案材料。虚拟的档案信息, 可以通过办公局域网、校园网等虚拟空间实现高效便捷的提供利用。
实体档案虚拟化在档案工作中, 可以起到多方面的作用。一是挽救历史档案。档案馆保存的一些价值珍贵的历史档案, 因年代久远, 出现老化甚至破损的现象, 档案虚拟化后, 可以有效地通过信息载体将原始内容和原貌保存下来, 便于流传百世。二是可以提高档案检索的速度。档案虚拟化后, 查找档案的检索时间显著加快, 便捷高效。三是提高档案查全率、查准率, 解决信息查找困难的问题。档案虚拟化后, 可通过计算机进行模糊检索, 避免由于利用者提供的信息不准, 导致漏查、误查和大量调卷的现象。四是有效保证了档案实体的安全。档案虚拟化后, 普通的信息查询可在计算机上直接查阅, 无需调阅档案原件, 避免翻阅案卷造成的物理磨损和复印对档案原件的损害。五是对部分字迹已开始模糊褪变的档案, 能够在虚拟化过程中, 对字迹变淡部分进行局部加深, 起到修复档案的作用。
参考文献
[1] .许昉.高校室藏档案数字化工作的实践与思考[J].档案与建设, 2010.7
学校档案实体分类及其管理方法 篇4
关键词：学校档案,实体分类,管理办法
学校档案管理工作对于学校的发展有着重要意义, 不仅是学校管理水平的体现, 还是学校综合能力的体现。档案的分类与管理是学校档案管理工作的难点和重点。对学校档案如何进行分类, 进行分类的标准是什么以及如何管理学校的档案都是学校档案管理工作者需要思考和研究的问题。随着教育事业的发展和信息化社会的到来, 学校的档案在数量上明显增加, 形式和内容上也发生了改变, 如何做到做好对档案的分类与管理是当下的重要任务。
一、什么是档案实体分类
所谓档案实体分类就是指依照档案的内容、时间、来源对档案进行分类, 这样就可以有效地的对档案进行排列, 按一定顺序来进行编号排列, 从而固定档案的位置, 实体分类是档案分类中最基本的一种分类方式。
二、档案分类面临的问题
首先, 学校里各种类型的专题和文件资料在不断的增加, 需要进行归档的材料越来越多, 如果仍然用传统的分类方法分为文书和教学两种档案, 对于现有的材料进行分类和归档将非常的困难, 而且传统的分类方式在管理时布局不具备系统指导理论。所以实体档案的管理方法不能有效的管理专门档案;其次, 学校的档案管理过程中, 管理者经常把学校的主体材料和部分来源分到专业档案一类, 这样为档案的管理工作带来了很大的不便, 在以后的档案查询时需要计费大量的时间来寻找, 也不利于对档案材料进行保管, 开发和利用, 无法保障档案的安全性。最后, 学校在实体分类中出现混乱的现象会给档案资料的开发管理带来不利影响, 很容易在档案的开发与管理中发生错误。因而, 为了避免这种现象的出现, 学校要有条理的进行档案实体分类, 采用科学的实体分类管理方式。
三、学校档案实体分类的管理方法
(一) 熟练掌握分类管理的概念
要想提高学校档案的分类与管理, 首先要充分的认识和了解到什么是档案分类管理。一般而言, 档案在内容上是相互包含和涉及的, 不同的档案从不同的角度来看待事物, 反映事物的性质各有不同。这样就可以根据档案的性质, 对档案进行有效的分类和管理。对档案进行实体分类主要是固定档案的位置, 减少不同档案间出现交叉的现象, 保管和利用好档案资料。因而, 学校一定要加强档案管理者和工作人员对概念的学习和认识, 提高自己的知识素养和能力, 做好学校档案的分类与管理工作。
(二) 学会鉴别档案的价值
学校的档案管理工作者要学会运用全面的观点来鉴别档案的价值。在档案归档时, 档案部门要依据档案材料的分类目标来建档, 按照档案的形式和内涵来划分档案。需要注意不同的档案可能会有比较明显的相关性, 因而在进行档案选择时, 要运用全面的观点来把握档案间的关联性, 并对档案的特征进行有效的分析, 综合判断档案的价值。档案的分类与管理人员在工作中要注意以学校的实际需要为主, 不能只考虑到当前学校和档案的需要, 要从长远的角度来考虑档案与社会需要, 从效益目的角度发出, 分析判断档案是否具有保存价值以及需要的财力与物力, 对有价值的档案进行保存。
(三) 保证档案的管理与使用
在对学校档案进行分类管理过程中, 要考虑到档案的实际保存以及使用的情况。因为不同载体不同形式的档案保存的要求也各有不同, 为了保障档案的更长的保存时间, 需要将形式或是载体一样的档案进行集中式的保存, 对内容具有关联性的档案资料分别进行保存, 这样就可以对档案进行有效的组合管理。此外, 在对档案进行管理与收藏时考虑到大多数档案使用者的需要, 在分类过程中经常会对档案实行便捷式分类。
结语
随着教育事业的不断发展, 对学校的管理工作越来越重视, 要求也越来越严格, 特别是对学校的档案管理工作的要求愈加严格。学校档案的分类与管理一直都是学校档案管理工作中的主要工作。传统的分类方法在档案的使用中已经出现了很多弊端, 实体分类法是适应当下学校档案发展要求的分类方法。但在档案的实体分类中仍有问题出现, 这就需要对实体分类进行有效的完善, 加强对档案的实体分类管理。
参考文献
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[4]陈美容.试论学校档案管理对校园文化建设的贡献意义[J].经济与社会发展研究, 2014 (09) .
实体档案 篇5
一、馆藏档案利用中实体安全存在的问题
1、馆藏档案外借,危及档案实体安全
虽然档案馆(室)有馆藏档案一般不外借的规定,但由于工作的需要,在完善借阅手续后,从档案馆(室)借出馆藏档案。虽然借阅者或借阅单位对外借档案的实体安全作出了承诺,但是利用外借档案的少数员工习惯在档案原件上勾划、圈点、折叠、撕裂,对档案原卷任意拆卷、拆卷后卷内文件随意排列,档案案卷随意放置,使档案卷皮破损、沾染污渍。由于档案外借的时间少则几天,多则几月,有的外借员工或单位不顾档案馆(室)工作人员的多次催促,用后不及时归还,导致外借档案久借不还,如果双方都把外借档案的事情遗忘了,就会造成外借档案案卷下落不明或遗失。
2、馆藏档案原件重复利用,加剧档案实体损坏
不同利用者为满足不同的利用需求,往往需要查阅馆藏档案的同一案卷或同一文件,利用者就需要对同一档案原件进行多次重复翻阅、重复复印,使档案原件磨损、褪色、毛边、破损。
3、一些不该提供利用的档案信息提供了利用
档案记载着大量的信息,有些档案涉及到企业的秘密。在馆藏档案利用过程中,由于少数档案人员档案保密意识不强,不注重涉密档案的严格控制和管理,造成档案涉密信息失泄密。
4、个别利用者企图涂改、撕毁、窃取、伪造档案实体
个别利用者为了达到自己的利益需求,在利用档案过程中,企图撕毁、窃取、涂改、伪造档案实体,践踏档案的原始凭证属性。
二、确保馆藏档案利用中实体安全的对策
1、加强档案利用中档案实体安全意识教育
担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的实体安全负有直接责任,必须具备较高的素质。一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,要有档案利用安全是馆藏档案安全的生命线的档案保护意识,要有对历史负责、对企业负责的责任意识;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉馆藏档案内容,熟悉档案利用规章制度;三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验和新问题,从中把握利用工作的规律;四是要有敏锐的观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理馆藏档案利用中出现的新情况、新问题。
2、建立和完善档案利用安全机制
档案馆(室)应根据新形势下档案利用工作的新特点,对现有的查档须知、档案借(查)阅制度、外借制度、复制制度、保密制度等规章制度进行认真清理、深入梳理,并根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及档案原件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。在建立完善档案利用规章制度的同时,还应落实档案利用安全责任制,签订档案利用安全承诺书,采取各种奖惩办法,把相关人员在档案利用安全方面的表现同他的个人利益挂钩,建立档案利用安全检查记录,定期总结、按时排查档案利用过程中危及档案实体安全的因素,使档案利用安全事故发生后可以进行追溯性检查甚至追回档案。
企业在制定规章制度和标准时,应将档案工作纳入企业管理的各个环节,提出相应的责任要求。企业档案工作制度应包括:企业档案管理规定、分管领导责任制、部门文件材料形成、积累与归档的职责及档案考核机制,档案管理应急预案等,应明确体现“三纳入”、“四参加”、“五同步”的要求。企业档案管理制度应依据国家、行业有关档案工作的法规、标准,结合本企业实际情况制定。(1)文件材料归档制度。应明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档要求以及控制归档质量的措施。文件形成、归档责任。(2)档案保管制度。应明确档案保管工作原则和制度、各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查、对受损档案的处置办法、库房管理职责与要求。(3)档案鉴定销毁制度。应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定原则、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。(4)档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法,规定查(借)阅档案的权限和审批手续,及查(借)阅和归(催)还档案的要求。(5)档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担保密的责任。(6)电子文件管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。(7)档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责,档案管理系统软件、硬件的操作要求。
要维护企业档案的安全,对企业档案进行很好的管理和保护,要加强保密工作,严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生,严守企业档案中所含的涉密事项,保护知识产权,维护企业的合法权益。档案用房应按国家档案管理规定,配备档案工作所需的办公室、库房、阅览室,有条件的单位应实行库房、阅览室、办公室三分开。档案库房应按档案保护要求配备如温湿度计、除湿机、防磁柜、吸尘器、灭火器等设施,确保库房具备防火、防盗、防光、防潮、防有害气体、防尘、防有害生物等功能,以保证档案的安全管理。档案库房建筑应符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)的要求,库房楼面均部荷载应为5KN/㎡,采用密集架时,不应小于12KN/㎡,或按实际需要确定。库房面积应能满足企业发展的需要,留有二十年以上档案存储扩容的余地。档案现代化管理,应配备计算机、打印机(复印机)、扫描仪等设备设施,采用档案管理软件,以满足企业现代化管理的需求。档案装具配备应符合档案保护的要求,纸质档案采用密集架存放,非纸质载体档案应根据保管需要选择有专用保护功能的柜架设施。
从以往教训看,档案安全出问题,有规章制度不完善的原因,但更重要的原因是制度执行不力。今后,要在完善制度体系的同时,切实加大制度执行力度。坚决避免那种只把制度讲在嘴上、写在纸上、挂在墙上的现象。有了制度必须执行,决不能变通,不能因为工作忙就图省事,不能因为是熟人就走形式,不能因为是领导就搞特殊,不能因为这样那样的客观原因就不执行。在制度的执行上决不能护短。今后在管理上出了问题,不仅要追究当事人的责任,而且要追究领导的责任,特别是对那些包庇护短、纵容违纪的领导干部,更要予以严肃追究。要加强督查工作,经常对档案管理情况进行检查,发现问题及时纠正,发现漏洞及时堵塞,切实确保档案安全。
目前,我公司已建立了14种1.3万字的档案管理制度,使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循,职责明确。
3、档案利用监管到位
档案利用中档案实体安全监管是做好档案利用过程中档案实体安全的一项重要办法,它能有效地发现并制止、纠正档案利用过程中不利于档案实体安全的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的实体安全。在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,把握其心理和思想动机,加强重点监护。做好利用监管还要做到三勤:一是嘴勤,勤宣传利用档案的制度和规定,勤和利用者交谈,把握其利用目的和动机;二是眼勤,勤观察动态,置每个利用者于视线之中;三是手勤脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。对外借档案应建立专门登记簿,在借出时间到期时,应及时催收,督促借出单位或员工按期归还外借档案。
4、加快馆藏档案数字化进程,有效保护档案原件
目前,馆藏档案数字化是保护档案原件的有效方法,它能有效提高馆藏档案检索速度,减少档案原件的利用次数,最大限度地延长馆藏档案寿命,因此,档案馆(室)应尽力争取企业对档案数字化加工的投入,加大档案数字化力度,为有效维护馆藏档案实体安全奠定基础。
所谓完备的档案检索体系,不仅包括传统形式的案卷目录、全引目录、专题目录等等,而且包括高覆盖率的计算机目录检索系统和全文检索系统。计算机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现,即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库,实现档案目录的自动化管理;而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一,通过建立全文数据库,将所收集的档案全文(包括文字、图像、数据、代码)进行数字化处理,并把档案全文信息输入数据库,利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相关档案信息。利用者只需点击鼠标便可以了解到综合档案室的馆藏情况。将原先书本形式的案卷目录、全引目录或专题目录通过网页的形式发布;将档案目录数据库或档案全文数据库通过电子档案管理系统与局域网相连接,可以进一步满足利用者的档案利用服务需求,通过这一方式延伸档案服务渠道,一方面使得利用者可以不受时间和地域的限制,及时获取自己所需要的档案信息;另一方面也可以使得潜在的利用者进一步了解综合档案室的馆藏情况。
档案管理现代化是企业发展的需要,也是档案自身建设的需要。1992年开始,我公司就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统,结合我公司已经实行的办公自动化(OA)系统的单轨运行,制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图像管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划,并逐步加以实施。我公司已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络,开发应用了包括文书档案、科技图书、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能,使授权用户可以上网查询所需信息,全公司各类文件的管理形成了完整的微机管理体系,基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络,自建厂以来的科技档案也已著录进计算机,档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理,科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在,我公司综合档案科每位档案人员配备IBM液晶显示屏幕微机一台,激光打印机6台,光盘存储器1台,文件扫描仪1台。档案微机管理已与公司MIS系统联网,公司领导以及有关职能部室均可按照管理权限,在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。
(1)基于LOTUS NOTES档案管理系统
我公司的档案管理系统是办公自动化系统的一个子系统,该系统基于Lotus Notes系统平台,不但具有跨平台使用、混合性复合文档等特点,而且提供了强大的网络计算功能。
科技档案管理是档案管理系统的重要模块,它主要提供了:文件录入、文件修改、文件删除、公文转储、辅助立卷、文件编号、手工组卷、案卷修改、案卷删除、合卷、拆卷、案卷编号、打印表格等功能,它的应用确实给我们带来诸多的便利,不仅帮助我们对归档资料进行迅速地分类、组卷、归档,而且能使我们随时了解室藏量;不仅把我们从手工抄录的繁忙劳动中解放出来,而且为案卷质量的提高及检索工具的编制创造了良好的条件,同时,为档案信息资源的开发利用也奠定了坚实的物质基础。然而,随着计算机技术的发展,各部门对档案电子化管理的要求也日益提高,原有的档案管理软件远远满足不了各类专业人员的需求,主要表现在以下两点:
1只能做到目录管理,未能达到全公司信息共享。(目前文书档案已达到全息管理信息共享)
2档案管理中非常重要的一个工作就是对档案的检索。基于LOTUS NOTES档案管理系统科技档案未有达到全息管理,用户需要查阅档案只有到档案室进行查阅。当今科学技术飞速发展,信息、物质、能量已成为衡量一个企业发展程度和科学技术水平的标志。为此,档案工作必须打破以前的固有模式,采用现代化的管理手段,使档案成为一种重要的信息资源,为现代化建设服务。
档案信息管理自动化,是多媒体计算机、光电扫描仪、光盘机通讯网络等高新技术,将载体有纸张、胶片和磁性记录介质的档案转换成电子信息,建立起一个能对档案文献和档案目录中图、文、声各种形态的一、二次信息存贮、处理、检输出复制,融档案保护与信息处理于一体并能实现信息近、远程传递。在一定意义上讲,档案管理技术与设备自动化是档案工作现代化的基础标志,计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础。利用计算机及光盘技术对档案进行存贮、处理、检索、输出,目前已由探索变成了现实。在江苏省电力系统中已经在连云港供电局、无锡供电局、扬州供电局、苏州供电局等单位完成了工程图档系统的实施,并获得了用户的好评。并且,它与电力系统基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。
(2)电子档案管理系统在我公司的应用
我公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统,清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统,是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件,它采用客户机 / 服务器方式,实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接,避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段,将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象,经过净化处理压缩后存入光盘,充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUSNOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据,与此电子图像自动对应,网络用户在WINDOWS环境下,应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统,公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。
2014年1月24日,我公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行,包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息,并集成了其他生产和设备管理系统数据,方便了设备资料查阅和管理,提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案(基建档案、设备档案)已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里,公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。
三、企业档案信息资源的开发利用
早在1984年,邓小平同志就提出:“开发信息资源,服务四化建设。”信息时代的到来,知识和信息越来越成为比资产更重要的资源。企业档案是一种重要的信息资源,企业要壮大竞争实力,振兴发展,就要大力开发利用档案信息资源,从企业档案信息中获取有价值的东西。例如:我公司积极开发利用档案信息资源,主动为企业、为生产、为一线服务,取得了显著的成绩。
1、开发利用档案,给企业带来明显的经济效益
我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案,我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案,利用科技档案卷次共800余卷,从1997年至2001年,先后对8台机组进行了现代化技术改造,改造后的机组各项经济技术指标,达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造,不仅延长了机组的寿命,使老机组焕发了青春,而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平,增强了企业实力,对于企业参与市场竞争,迎接新世纪挑战,无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中,以汽机通流部分改造为重点,对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造,热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调,使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高,并取得明显的综合经济效益。
2、发挥档案的依据凭证作用,取得经济和社会效益
例如国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策,促进企业可持续发展,根据国华电力发展规划,决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组,并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前,关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批,机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中,档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案,并以档案为重要依据,编制机组拆除方案,使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中,作为购买方的山东金佰生物技术有限公司,把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案,表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全,并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交,能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据,使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见,完整齐全并管理良好的档案,在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则,1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥,使机组设备变废为宝,为企业赢得了可观的经济效益。再如国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策,决定关停拆除老机组建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组 (上大压小)建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖,我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查,专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法(2013版)最新标准,对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查,相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日,中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查,专家们高度肯定了我公司2×1000MW机组(上大压小)建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组(上大压小) 建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求,通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中,我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案,档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。再又如为了减少二氧化硫排放量,保护大气环境,完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划,我公司在#7、#8机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有价值的科技档案,为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、#8机组安装脱硫装置后,每年可减少二氧化硫排放12145吨,脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率,烟尘排放浓度可进一步降低,改善当地大气环境质量,因此项目具有显著的环保效益。再再又如2000年10月,山西省某煤矿二位同志来我公司要求查阅1995年和1996年两笔煤款未收到,要求徐州发电厂支付此款。我公司财务部同志来到综合档案科查1995年度(431—1、8、9、17)、1996年度(431—6、7)燃料明细帐及1995年度 (433—199、200)、1996年度(433—3、4、5、6、37、99、149)会计凭证档案,我公司分别于1995、1996年度向对方已付过款,使对方承认了此款已汇出这一事实。为我公司挽回了经济损失。
3、提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用
如2002年12月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及 #1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等(0300-8030-1、8、9),为领导关于我公司机组扩建提供了参考。再如1997年我公司编写《徐州发电厂志》,厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料(89-073-45、92-601-01、02等)编写厂志共查阅各种档案案卷202卷次,复印资料近5000张,为厂志的顺利完成立下汗马功劳。
4、围绕企业生产经营工作做好资料汇编
我们坚持调查研究,确立实用、可行的编研课题,做好经常性的资料汇编工作,满足企业生产经营各项管理需要。几年来,我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《生产经济统计指标分析》、《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》、《安全经济指标分析》等22种165万字的编研材料,其中,通用性编研资料17种,深层次编研资料5种,同时还编制了检索工具28种161册,对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。如《电气设备铭牌手册》、《征地文件汇编》等,都成为了管理人员日常办公离不开的工具,深受工程技术人员的欢迎。2000年我厂获得了“江苏省企事业单位档案编研成果”三等奖,2002年获得了“江苏省档案利用效益优秀单位”,2005年获得了“江苏省企事业单位档案编研成果”二等奖。近年来,我公司累计利用档案材料7000多卷次,创直接经济效益2亿多元,而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性,解决了多起经济纠纷,创造了良好的社会效益。
摘要：随着社会主义市场经济的稳步推进,档案资源的价值日益为企业、社会所认知,档案利用需求日益丰富,档案利用者数量迅速增长,危及档案实体安全的因素也日益增加。本文探讨馆藏档案利用中实体安全存在的问题及对策。
试论档案的信息集中与实体分布 篇6
一、档案的实体集中与信息集中
档案资源的集中是档案工作的常态,即便是在那些采取分散式档案事业管理体制的国家,档案也需要某种程度的集中管理。我国是档案大国,馆藏档案的数量大,档案的集中统一管理势所必然。新中国成立后,档案工作从机关范围向全国规模发展,1956 年4 月,国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出,“档案工作的基本原则是集中统一管理国家档案,维护档案的完整与安全,便于国家各项工作的利用。”1987 年9 月通过的《档案法》明确规定“,中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构”“,对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。”从上下文语境和产生的时代背景来看,这些法规所提及的档案集中管理是指档案的实体集中。档案的实体集中有其理论依据———来源原则“,尊重来源、尊重档案全宗完整性”要求同一个立档单位的档案必须集中到档案部门进行统一管理,否则,档案的有机联系就会被破坏,来源原则是档案实体集中的坚实理论基础。从具体的操作形式来看,档案的实体集中主要是档案部门对档案进行的收集、整理、保管等一系列实体管理工作。
进入信息时代,档案信息的利用数量越来越大,传播范围越来越广,与此同时,档案资源的集中在深度和广度上不断拓宽。除了各类档案资源传统意义上的实体集中之外,档案资源的信息集中变得十分重要。毫无疑问,档案信息化是信息时代档案事业发展最为重要的战略目标之一,从某种意义上讲,档案信息化就是指档案资源的管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心的转变过程,在此过程中,数字档案资源库和数字档案馆成为全新的档案信息集中模式,它们改变了我们对档案领域人类记忆存储模式的理解。数字档案资源库通过对档案信息的数字化和集约化管理,实现了档案资源的高效存取,目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、专题数据库等档案信息集中模式正在不断完善,并在各级各类档案馆发挥着日益重要的作用。2010 年发布的《数字档案馆建设指南》认为,数字档案馆是各级各类档案馆运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。有的学者指出,数字档案馆实际上是一个超大规模的、分布式的电子文件和档案信息系统[1]。数字档案馆实现了对档案信息资源大规模的集成,大大提升了档案信息集中的深度和广度。
档案的实体集中与信息集中是密切关联的,实体集中在某种程度上也意味着信息的集中,在前信息化时代,档案的实体集中与信息集中很难分离,信息时代则不然,发达国家的一些案例向我们展示了这方面的进展。始建于2002 年的加州在线档案馆(简称OAC)集成了加州150 多所文化机构的资源,形成了一个庞大的信息资源库。OAC是一个向社会公众免费提供著录信息的入口,这些著录信息来自包括全加州150 余所图书馆、特殊馆藏机构、档案馆、历史学会和博物馆的原始收藏,这些珍贵的原始收藏包括艺术作品、手稿、文件、历史照片、音频、视频等。2002 年10 月建成的苏格兰高等教育档案信息资源网(简称GASHE),是档案信息资源目录数据库网上检索与利用的一项工程,集成了苏格兰地区10 余所高校的档案信息资源,提供一站式的档案信息网络检索与利用服务,有效促进了苏格兰地区档案信息资源的共享。由此可见,充分利用现代信息技术,在实体集中与信息集中之间寻求一种新的协同模式,能够大大提高档案信息资源的利用与共享水平,取得很好的社会效益。
二、档案实体集中面临的困境
为了适应党和国家各项事业的发展需要,应对新形势下档案工作面临的机遇和挑战,近年来国家档案局重新部署了档案事业的发展思路,各级国家档案馆的功能被定位为“五位一体”的新型国家档案馆,档案工作将努力实现“两个转变”,构建“三个体系”,并提出了建设“档案强国”的构想。这是档案工作理论体系的创新,也是新形势下当代中国档案事业的发展方向。为了完成这一系列转变,核心任务是构建新的档案资源体系,从根本上解决各级国家档案馆馆藏门类单一,馆藏结构不合理的现状,提升档案馆为社会、为经济建设服务的能力。鉴于档案资源建设是一项长期而艰巨的基础性工作,国家对此进行了政策引导。国家档案局先后出台的8、9、10 号令等相关文件,对档案资源建设提出了新的要求。不久前,中央两办发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》又对档案资源建设问题提出更高的要求。
《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局第9 号令)重新调整了档案馆收集档案的范围“,本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围”。“经协商同意,综合档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案。”中央两办发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》强调“各级国家档案馆要积极接收各类民生档案,把民生档案纳入国家档案资源体系。”显然,接收各类民生档案进馆成为各级国家档案馆优化馆藏结构的重要举措。由于民生档案的外延非常宽广,诸如社会保障、劳动就业、计划生育、婚姻、房产、户藉管理等等都应归入民生档案的范畴,这样一来,如果国家档案局9 号令和中央两办《意见》的相关规定能够得到充分落实和执行,各级国家档案馆接收档案的种类和数量大大增加了。
随着档案接收范围的扩大,资源的大集中保管面临突出的难题。难题之一是档案部门保管能力的有限性和档案接收范围迅速扩大产生的矛盾。改革开放以来,我国各级国家档案馆的软硬件设施均有大幅度的提升,但档案馆编制有限、库房面积有限的矛盾仍然很突出。如2011 年省、地、县三级国家档案馆馆藏总量已达3.3 亿卷,相比1987 年已经增长了5 倍,但人员编制仅为19383 人,仅增长了20%多,有的档案馆馆藏数量成倍增加后,人员比过去甚至不增反减[2]。档案馆的库房也有类似的情况,以上海为例,上海属于我国经济发达地区,但各级国家档案馆的库房并不宽裕。在上海的浦东新区,各部委办、局机关、开发区、直属单位、街镇、国企等一级指导单位共130 余家,而目前浦东新区综合档案馆的库房已接近饱和状态,新馆还在筹建过程中,各基层单位档案室条件也远远不能满足庞大的档案增量。据我们调查发现,许多区域性综合档案馆在不同程度上都面临着上述困境。难题之二是档案资源的管理分散、难以管控和档案资源互联共享需求日益提高产生的矛盾。随着电子政务工作的逐步深入,各条线各专业部门都各自形成了独立的政务平台系统,各类民生档案信息、专业审批信息等存在于各专项系统平台内,并由各形成单位分别保管、维护和利用,管控难度大,成本高,而共享利用效率不尽人意。
三、构建档案资源信息集中与实体分布的新模式
我们认为,随着我国经济社会的快速发展,各级国家档案馆接收档案数量逐年增加,符合社会发展规律,也符合档案工作自身的发展规律。此外,我国各级综合档案馆的馆藏的确需要做出面向民生的调整,以提升其新形势下的社会服务能力。按照国家档案局的规划,到2020 年全国各级综合档案馆馆藏总量将比2010 年翻一番,民生档案达到馆藏的60%左右,以实现档案资源体系实现对民生、对社会的“全覆盖”[3]。这种努力方向无疑是正确的,但我们必须认真研究当前档案管理实践中出现上述问题,尝试找到解决问题的办法。在经过调查研究的基础上,我们提出以下建设性的意见,供档案部门参考。
1.尝试民生档案的实体分布管理模式。实行国家档案资源统一管理是我们既定的方针,必须加以坚持。这有利于打破各自为阵、分散封闭的档案管理格局,有利于档案资源的集约化管理,也有利于档案信息资源的开发利用。而就民生档案而言,实施集中统一管理有较大难度,这是因为民生档案外延宽泛,种类繁多,来源多样。在国家档案局9 号令和中央两办发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》出台之前,区县级综合档案馆主要接收同级党政机关、社会团体等机构和组织10 年前形成的永久和长期保管的文书档案、会计档案和为数不多的科技档案,与群众利益密切相关的、群众利用率高的档案,如就业、社保、计生、户藉管理、婚姻登记、房产等民生领域中形成的档案分别保存在各职能部门。民生档案专业性强,是各职能部门在工作中自然形成的,有其特定的形成规律。如果我们简单地强求民生档案的集中,要求民生档案都集中到综合档案馆保存,可能会违背民生档案的形成规律,也会陡然加大综合档案馆的工作量,使其难以胜任。我们认为,对民生档案的管理没有必要过分强求集中,可以按专业条线实行集中统一管理,尝试民生档案的实体分布管理模式,并由数字档案馆系统对分布的民生档案信息资源进行信息集成。
2.构建档案资源集中与分布系统平台。针对大数据化档案资源管控难度大,档案部门管控能力不足的问题,我们认为,应当充分利用当今先进的信息技术,探索档案资源的集中与分布式相结合的管理模式,建设集成化信息技术平台,打破档案馆之间、档案馆与档案室之间信息互联共享的障碍,实现档案数字化信息的大集中和档案实体信息的大分布,以便更好地贯彻档案的集中统一管理原则,提高档案资源的共享利用能力。针对各类大量分散在各职能部门的档案信息资源,可通过信息集成共享的手段进行数据交换,整合原有系统,搭建档案资源集中与分布式可控系统平台,突破档案馆与档案馆之间(A2A)、档案馆与档案室之间(A2O)信息互联共享的障碍,并将档案馆与社区的信息互联共享延伸至社会(A2S),包括企业、事业单位、社区等,建设智慧档案馆,实现传统与电子档案资源的集中统一管理。近两年在上海出现了一种新的档案信息资源集成模式,即由区档案局和民营的档案信息技术服务公司牵头建设云平台,将以云计算技术为主、以网格计算、分布式数据存储、动态负载等为核心的技术整合应用到档案管理领域。这种由民营档案信息技术服务公司搭建公有云平台,提供专业、高效、低成本一揽子档案服务社会化平台的档案信息资源集成模式,具有广阔的推广应用前景,值得档案部门借鉴。
3.提升数字档案馆整合档案信息的能力。在现有条件下,提升档案资源共享的方案包括集中式和分布式两种,集中式的优点是管理方便、数据集中,缺点是需要的中心数据库容量巨大,软硬件投入较大,而且不能充分利用各结点的计算、存储资源。就目前的现状来看,大部分档案馆都拥有较为成熟的信息系统,并且积累了丰富的数据资源,这都为实现分布式的档案信息共享打下了基础[4]。从发达国家的经验来看,区域性的档案信息资源集成与共享平台的搭建,未来会成为中国档案信息化建设的下一个亮点。虽然目前我国档案信息资源信息集成还没能达到这种水平,但随着档案信息化水平的进一步提高,相关标准规范的统一和完善,以及各级档案馆间交流合作的深入,这种深层次的信息资源整合方式会成为主流。为此,可借鉴发达国家的成功经验,对前文述及的加州在线档案馆(OAC)、苏格兰高等教育档案信息资源网(简称GASHE)等的技术路线、运行机制等展开前瞻性的深入研究,进一步提升数字档案馆整合档案信息的能力。
摘要：分析当前档案资源建设面临的两种突出矛盾,即档案部门保管能力的有限性和档案收集范围迅速扩大产生的矛盾;档案资源的管理分散、难以管控和档案资源互联共享需求日益提高产生的矛盾,提出构建档案资源信息集中与实体分布新模式的政策建议。
关键词：档案,信息集中,实体,分布
参考文献
[1]王芳.数字档案馆学[M],中国人民大学出版社,2010.
[2]杨冬权.关于增加各级国家档案馆人员编制的提案全文[N].《中国档案报》2013-3-7(1).
[3]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话(2012-12-25)http://www.wdjj.cn/info/info_2739.htm.
实体档案 篇7
1 高校档案数字化过程中档案实体与信息安全的威胁因素
1.1 管理因素
由于天然的滞后性, 档案工作在学校工作中常常处于默默无闻的地位, 虽然高校档案数字化工作在开展之初一般都有专人负责, 但大都没有成立专门的档案数字化工作协调领导机构。没有强有力的领导机构, 就会给档案数字化工作的进行带来诸多不安全因素, 例如在制订规范的工作方案和制度方面, 对数字化工作场地的监管方面, 档案出库、前处理、还档和数字档案信息的存储方面都容易出现纰露, 一旦出现差错将会给档案实体和档案信息的安全造成严重的损害。
1.2 人为因素
对于一些历史比较悠久的高校, 馆 (室) 藏档案数量庞大, 如果仅靠档案部门自主完成, 历时会比较久, 因此, 很多高校就将档案数字化委托外包加工。虽然委托外包加工有成本低、见效快很多优点, 但由于档案数字化承建单位人员的流动性大以及责任意识不强, 往往会出现档案原件的丢失以及信息的泄密。例如, 近年来, 教育部加大了对假学历的打击力度, 开展了学历认证, 学历认证中很重要的一个条件就是由毕业学校提供学生当年入学的录取审批表以及学籍表。面对众多的毕业生, 高校档案部门就在不断地为毕业的学生查找、调阅、复印录取审批表和学籍表, 这一工作非常繁琐。为了提高效率, 高校档案部门会优先将这些档案数字化。由于录取审批表和学籍表一般是装订成册的, 所以在数字化过程中必须拆装, 扫描结束后如果工作人员责任心不强, 很容易出现档案原件丢失现象。作为学生在校学习的重要凭证一旦丢失, 将会造成严重的后果。
1.3 技术因素
信息技术虽然发展很快, 但在高校档案部门的应用水平还较低, 如数字水印技术、数字签名技术等都没能深入利用, 这样就容易使档案在数字化的过程中, 一些档案信息要素被有意无意地更改。数字信息一旦变更, 将不留痕迹, 难以辨别, 无法恢复。另外, 数字档案的存取和利用对存储介质和计算机系统有较大的依赖性, 高校档案数字化后要不断地进行迁移, 在迁移的过程中, 信息容易丢失, 数字档案的真实性和完整性就得不到保障。
2 应对措施
2.1 加强管理, 形成长效机制
高校档案数字化是一项长期工作, 它不仅需要档案工作者长期不懈的努力, 更需要领导的重视和协调。首先, 学校领导要用科学发展的眼光审视档案在学校发展中的地位和作用, 充分认识档案数字化的深远意义, 在人、财、物等方面保障档案数字化工作正常开展, 并不断加快步伐。[1]其次, 需要加强高校档案数字化工作的宏观管理, 建立健全组织机构, 由一名主管校领导牵头负责此项工作, 成立专门的档案数字化协调机构。第三, 建立健全管理制度体系。完善的管理制度是保证高校档案数字化安全的重要措施。要建立和逐步完善各工作岗位的责任制, 细化数字化工作过程中各工序间的档案交接手续, 加强对数字化承接单位及人员的安全保密管理和采取各种安全保密措施。[2]最后, 要设立合理的工作流程。科学合理的工作流程能确保档案原件在数字化过程中不损坏、不丢失以及档案信息的安全。一般来说, 这个流程可以设定提卷、前处理 (文档分解、校对页号) 、数字化、校对、还档、文档检验、文档装订、全面质量检查等环节。
2.2 提升工作人员素质
档案数字化是一项专业性很强的工作, 对高校档案工作人员提出了很高的要求, 档案工作人员不仅要责任心强, 工作认真、负责、细心, 还要勇于面对挑战, 主动学习信息技术, 探索信息技术与档案学的融合与应用。[3]对于馆藏档案数量众多的高校来说, 需要委托外包加工, 那么在和数字化承建单位签订协议时, 要对加工人员提出严格要求, 工作人员要严格遵守有关档案法律法规, 熟练掌握相关设备和软件的使用, 并且要严格按照数字化工作流程进行工作。
2.3 慎重利用相关技术
以数字化档案的文件格式为例, 一般情况下通过扫描仪处理后, 数字档案的文件格式以JPEG、TIFF为主, 两者各有优势, JPEG格式占用空间小, 但图像质量不太好, TIFF图像质量好, 但占用空间大。从档案原始性的特点出发, 选用PDF格式比较好, 它可以将文字、字型、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形图像封装在一个文件中, 又易于存储传输, 最主要的是它能逼真地再现档案原貌且不易被改动, 这些优点使它更能胜任数字化档案的文件格式。因此, 在档案数字化过程中, 我们要慎重地选用新技术, 尽量利用成熟、已被大家认可的技术, 确保档案实体和信息的安全。
2.4 指定专门数字化加工场所
高校档案数字化工作首先必须在档案馆指定的场所进行, 并且档案不得带离学校。其次, 加工场所应安装监控设备, 并派人实行全过程监管, 无论是自行组织加工, 还是委托外包加工, 在加工场所抣应安装监控设备, 并由业主单位派人实行全过程监管。[4]第三, 要制订严格的人员出入制度, 严禁无关人员进入数字化加工场所。最后, 要加装消防系统、防盗报警系统以及磁干扰设备等, 并且要针对自然灾害制定防范措施, 以便发生自然灾害时能最大限度减少档案损毁以及档案信息的安全。
2.5 加强加工设备和网络的管理
为了保证数字化后的档案信息保密、安全, 数字化加工场所的设备和网络应保持独立, 不得与单位办公网络或互联网连接与共享, 加工场所的所有计算机及网络严禁上互联网。加工场所出于工作的需要, 可以建立局域网络, 但该网络必须独立, 不能和单位的办公网络以及互联网连接, 这样可以防止档案信息通过互联网向外传播。同时, 加工场所的所有设备不能留信息出口, 这样可以防止工作人员私下复制档案信息, 确保信息不外泄。
3 结语
总之, 高校档案数字化是一项长期、艰巨的任务, 我们只有加强管理, 规范开展, 慎重对待, 才能保证档案原件与档案信息的安全。惟其如此, 高校档案信息化才能有一个坚实的基础, 高校档案才能充分发挥其作用。
摘要：近年来, 高校档案数字化作为开发和利用档案信息资源的基础和前提, 已获得了长足发展。但是, 在高校档案数字化的过程中, 原件的丢失、污染、破损以及档案信息的删除、篡改都威胁着档案实体和信息的安全。因此, 保证数字化过程中档案实体和档案信息的安全, 就成了高校档案数字化工作中应当考虑的重要问题。
关键词：高校档案,数字化,安全
参考文献
[1]许昉.高校室藏档案数字化工作的实践与思考[J].档案与建设, 2010, (7) :17~18
[2]邓小军.数字化加工档案原件与信息安全的管理[J].中国档案, 2010, (8) :51~53
[3]许昉.高校室藏档案数字化工作的实践与思考[J].档案与建设, 2010, (7) :17~18
实体档案 篇8
一、传统人事档案管理存在的问题
1、对档案的重视度差
没有充分认识到人事档案的重要性, 人事档案管理意识淡漠, 所以档案的管理工作出现了懒散的局面;或者是由于人事档案管理意识的单薄, 而缺少档案管理硬件设备, 从而使档案管理的工作没有做好。
2、管理素质太低或者管理人员配备
人事档案管理的管理员素太低, 再加上人事档案的管理是一项复杂、琐碎的工作, 具有极强的连续性, 素质低的话, 就有可能不能充分认识到人事档案的重要程度, 没有进行准确的分类管理, 这就影响了分类的统一性原则, 也不便于以后的档案查阅。档案管理人员配备不足或者是不得力的话, 同样也有可能造成档案的管理工作混乱, 致使人事档案的正常管理工作不能正常运行。
3、实体管理占用一定的范围空间
传统档案的实体管理, 就是将每个人的个人人事档案, 以纸质文档进行的材料存储, 随着时间的推移与人事的调动等, 人事档案也会随着增加, 占用的空间也随之增加。
4、管理、查找不便
虽然实体档案在管理的时候也要进行分类, 但是在管理上越多的档案就越难管理, 越多的档案在查阅的时候, 消耗的时间也就越长, 传统实体档案管理不便于档案的管理与查阅。
5、可信度不高
人事档案失真现象也是比较严重的, 有私心的某些人想要对自己的人事档案进行造假, 这样就使人事档案严重失真。
二、人事档案管理向信息化管理的改革
(一) 向信息化管理改革的必然性
笔者在前部分分析了传统人事档案管理存在的问题, 鉴于以上原因, 人事档案管理的改革是必然的, 重点是向哪个方向的改革。
档案的信息化管理, 是改变传统的档案管理模式, 将信息化管理应用到档案管理当中去, 使档案的管理可以更加科学化, 更加系统化。档案的信息化管理可以提高档案的管理效率, 降低档案的管理成本, 同时便于档案的查阅, 减少人力、物力的消耗。档案的信化管理, 就是运用信息技术, 将档案管理的所有流程以及相关的工作进行有效管理与控制, 也是使单位或者企业实现网络化、信息化的一个步骤。
(二) 信息化管理中可能出现的问题
1、信息化意识不够强
当组织或者机构的管理者的信息化意识不强, 对档案的信息化管理工作不够重视, 就不会认识到档案信息化管理的重要性, 及时实行了向信息化管理的改革, 也不会顺利的进行, 更不会对人事档案管理有任何作用。
2、信息安全系统不够健全
每个人的人事档案都具有保密性, 信息的安全问题就显得尤为重要。如果, 信息安全出现问题, 就使人事档案的安全性失去了保障。
3、出现资源建设与人才建设不协调
如果在组织单位没有系统的关于资源建设与人才建设的规划, 更谈不上对二者的投入。没有人力资源做保证, 就没有长远发展的生命力。
(三) 改革的具体措施
1、加强对人事档案管理的认识
提高从领导级别到下属员工所有人对人事档案管理的认识, 以利于档案管理工作的顺利进行, 并且要提高从事档案管理的工作人员的素质与能力水平, 增加档案管理人员的服务意识, 要勤劳肯干、有奉献精神。
2、对信息网络管理的建立
信息化管理, 就是要将计算机与网络技术应用到人事档案的管理工作中, 计算机技术的应用标志着人事档案向信息化管理的改革, 也是改革的必要条件, 这就要求管理模式的先进性, 要建立规范有效、科学的档案信息管理体系, 将先进的计算机技术应用到档案的信息化管理之中, 提高人事档案的管理水平与管理效率。
3、建立完善的档案管理制度
一个完善的管理制度是工作顺利进行的保证, 人事档案管理工作也是如此。在以前传统档案管理制度的基础上, 综合考虑多方面因素, 不断完善档案的管理制度, 使档案管理工作顺利进行有一个良好的保障。
三、结束语
人事档案是对一个人从事人事活动的一种记录, 虽然我国的人事档案管理制度还不够完善, 需要改革与创新, 但是相信在所有相关从业人员的共同努力之下, 一定会有一个很好的发展前景, 而信息化管理方向的改革是一种很好的选择。
参考文献
[1]安胜男:《浅谈人事档案管理存在的问题及改进对策》, 《黑龙江档案》, 2010 (03) 。
[3]刘琴:《人事档案管理研究述评及趋势展望》, 《档案学研究》, 2011 (05) 。
[3]刘英、杜清玲:《加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权》, 《兰台世界》, 2010 (02) 。
[4]王艳、黄晓艳:《现代人事档案管理问题浅析》, 《中国科技信息》, 2010 (04) 。
[5]余虎:《人事档案管理现状和改革的思考》, 《中小企业管理与科技 (上旬刊) 》, 2010 (02) 。