数字化外包

数字化外包（共4篇）

数字化外包 篇1

业务外包 (outsourcing) 是源于工业企业的一种创新经营管理方法。它是将一些传统上由组织内部人员负责的非核心业务以外加工方式包给专业、高效的服务提供商, 以充分利用组织外部最优秀的专业化资源, 从而降低成本、提高效率、增强自身的竞争力的一种管理策略[1]。外包思想始于20世纪80年代末的美国, 1990年Gary Hamel和C.K.Prahaoad在一篇题为《企业的核心竞争力》的文章中, 第一次提出了“外包”这个概念。

随着档案信息化建设的逐步展开, 大多数档案部门, 由于自身技术力量有限, 很难顺利进行有关档案信息化内容的建设, 都不同程度的进行了信息技术外包 (IT outsourcing) 。常见的信息技术外包涉及信息技术应用开发和维护、通信网络管理、数据中心的运作、信息系统的开发和维护、备份和灾难恢复、信息技术培训等。地方高校档案部门在面临现代信息技术所带来的机遇与挑战时, 选择信息技术外包不失为一种新的尝试和有益的探索, 而且随着地方高校办学规模的扩大, 高校档案事业的发展, 高校OA系统的运行对档案信息化的要求, 以及档案数字化巨大的工作量, 档案部门人员、设备紧缺等因素, 档案信息化业务外包的紧迫性和必要性日益突出。

一、地方高校档案数字化业务外包的内容

地方高校档案数字化, 包括档案数据库建设、管理, 档案网络、网站建设与维护, 软件开发与设计, 计算机、网络硬件设备的管理与维护, 缩微设备的管理与维护等内容。具体操作起来有以下几个方面:

1. 档案数字化的前期准备工作。

由于地方高校档案绝大部分是由各个部门的兼职档案员整理立卷的, 案卷质量参差不齐, 所以在确定要数字化的档案案卷以后, 要对案卷认真地检查一遍。比如:有遇到装订比较深的, 遮住文字或者比较厚不易扫描的案卷, 要先拆卷;检查卷内档案内容, 如果没有页码的, 要将页码标上, 以免卷内页码在扫描、著录的过程中发生混乱。

2. 档案数字化处理的文件格式要求。

对档案进行扫描后形成的图像的存储要选择占空间少, 存储、浏览快捷方便, 后期也有利于网上的信息传输和提供利用的文件格式, 以便与地方高校的学校OA系统相衔接。

3. 数字化档案的编辑和著录规范。

在著录时依照《档案著录规则》 (DA/T18) 的标准, 著录格式力求做到统一规范, 能够准确地检索利用。比如:照片档案著录清楚了, 检索时就可以将相同事件或主题的文档和照片一同展示出来。

4. 数字化档案的存储和备份。

对于纸质档案数字化转换以后, 检验合格的完整数据库应及时进行备份, 刻录光盘或存储于能脱机保存的载体上。备份过程中也应检查备份的质量, 检查图像文件能否打开, 图像信息是否完整、文件数是否准确等。数据备份后应在载体上标注好文件内容、类别、存入日期及磁盘标号等, 如需保密的还要标明密级[3]。

5. 档案数据库的关联和验收。

将档案数字化过程中产生的目录数据库和全文数据库进行技术上的关联, 注意档号、文件名、页数、图像总数等著录项目上达到一致, 通过每一份图像文件名与档案目录数据库中该份文件档号的一致性和唯一性, 建立一一对应关系。

6. 数字化后档案实体的处理。

将拆了的案卷重新装订, 要保持原貌, 因为涉及流程统一的问题, 这个工作也应该由外包公司来做。

二、地方高校档案数字化外包的风险

档案部门业务外包存在一定的风险和弊端:

1. 外包档案的保密问题。

地方高校档案数字化业务外包涉及多个方面, 不可走外包极端, 否则, 将导致馆藏档案文献的泄密和档案部门公益性的减弱, 使档案部门丧失其保存文化遗产的功能。

2. 外包商不能很好地提供服务的风险。

这个风险来源于两方面, 一方面信息服务商不能很好地理解档案部门的业务需求而引致的风险。这主要是由于档案部门与服务商之间缺乏必要的沟通而造成对服务需求的不同理解。另一方面则是信息服务商的不确定性引致的风险。信息服务商的不确定性涉及服务商的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、经营策略、管理思维等方面。如果服务商的职员间缺乏团队合作精神, 组织结构杂乱, 即使它拥有对高新技术深入理解的专家和超群的管理人员, 信息技术项目外包给这样的公司也会存在很大的风险[2]。

3. 数字化外包的管理问题。

一般情况下, 用户在外包调研、决策、评价、外包商选择、合同谈判、合同验收等不同阶段, 成立的临时性机构, 处理相应外包业务, 赋予模糊的决策权限和管理权限, 与其他机构协调能力差, 制定合同不全面, 且执行不到位;多数用户容易忽视外包项目实施过程中的监督作用, 管理组织的不稳定性, 影响了项目质量和进度, 削弱双方的合作和信任基础。

4. 档案人员学习和创新能力的削弱。

档案部门将档案数字化外包之后, 虽然弥补了本部门人员在技术上的不足, 但同时也失去了获得关键技能的机会, 档案部门人员可能忽视对外包部分技术的研究和掌握, 限制内部人员的实践机会, 因而有可能阻碍新技术和业务的结合, 削弱档案部门的学习和创新能力, 引起他们对自身地位和未来发展的焦虑, 影响档案部门服务工作质量。这就违背了档案部门最初实行业务外包的初衷。

三、地方高校实施档案数字化外包的策略

地方高校档案部门实施业务外包必须确立全新的管理理念, 要有战略眼光、追求变革和相互信任的胸怀, 要建立充分的评估和监测机制。实施档案部门数字化业务外包是一个科学管理的过程。

1. 确定业务外包内容。

地方高校档案部门实施档案数字化的第一步, 便是选择外包的内容。地方高校档案部门应根据主要工作目标和自身的情况确定外包的内容, 制定方案, 统筹安排档案数字化的先后顺序。此外, 密级档案一定慎用业务外包方式, 可采取传统的档案保存方式, 或者由档案部门工作人员对之进行数字化。

2. 选择业务外包商。

考虑选择哪里的外包商、是选择一个外包商还是选择多个外包商以及选择外包商的依据等问题都是要慎重考虑的。地方高校档案部门在选择信息技术外包服务提供商时, 必须对服务商支持外包业务的技术能力、关键人员的业务能力、业务处理的操作和控制能力、服务商的财务状况、对新技术的研制与开发能力等进行全面评估, 选择业务能力强、信誉好的服务商。选择业务外包是双方的事情, 如何评估自己的需求、选择外包商、签合同、控制质量、定价等是一个很复杂、很慎重的事情。选择外包服务商时, 地方高校档案部门要认真听取内部与外部专家的意见, 这支专家队伍至少要覆盖档案、法律、人力资源及财务等领域。

3. 加强对业务外包的管理。

档案部门业务外包的管理是一个复杂的过程, 具体而言, 地方高校档案部门要从技术开发者和业务实施者向业务技术应用管理者和鉴别者转变。

首先, 制定适合的信息技术外包合同。合同必须明确服务边界和具有一定的灵活性, 合同须明确指出服务范围, 以便服务商明确自己的职责, 同时, 外包合同应具有充分的弹性以允许在技术和操作方面进行改革或应对技术;合同必须明确赔偿责任与争端解决程序, 声明档案部门对各种资源, 如信息、硬件、软件等安全性和机密性的要求, 制定偶发事件的应对计划, 保留稽核权利和终止合同的权利。一般情况下, 由于多种不确定因素的存在, 外包合同不宜签的时间过长, 以已有的档案部门数字化外包的经验来看, 以三年为宜。

其次, 有效地监督信息技术服务商。在外包合同执行期间, 档案部门应重视对服务商的持续监督, 应成立由各方面专家组成的监管组, 定期和不定期地对服务商的情况进行监督, 以及时发现问题, 采取措施, 减少风险, 监管组应将监管中发现的问题记录存档, 以便更好地管理外包关系, 也给日后的外包实践提供参考。

4. 加强档案部门的学习与创新能力。

档案部门加强对信息技术的学习, 以外出培训或者引进专家讲学的方式, 使档案部门的工作人员获得与信息技术接触的机会, 使得他们切身体会到信息技术的利用价值并且发现新的信息技术, 增加对信息技术的了解, 一方面能保证信息技术外包合同签订的合理性, 保证有效地对信息技术外包过程进行评估, 对信息服务商进行监督。另一方面, 能加快新技术与档案业务的结合, 最大限度地发挥信息技术外包的效能。`

档案部门业务外包是一种新型的管理理念与方式, 它不仅是一种技术手段, 同时也是一种管理手段与管理策略, 是档案部门摆脱目前经费短缺、人力有限、技术落后困境的有效方法。它促进了档案部门资源的合理配置, 提高了档案部门的工作效率。数字化业务外包工作在档案部门中的广泛推广和应用, 要求寻找一种适合我国地方高校档案事业发展的业务外包策略, 突破地方高校档案事业发展的“瓶颈”, 为我国档案事业的发展探寻一条新路。

摘要：本文通过对地方高校档案数字化业务外包的内容及其风险的分析, 提出地方高校档案数字化业务外包的具体策略。

关键词：档案数字化,业务外包,风险,策略

参考文献

[1]黄力.档案部门信息技术外包潜在风险及防范[J].档案时空, 2004 (8) .

[2]孙丽婷.浅析档案部门业务外包的可行性与风险性[J].兰台世界, 2008 (9) .

[3]张小亚.高校历史档案数字化发展与实践探讨[J].陕西档案, 2008. (4) .

高校档案数字化外包过程管理探析 篇2

一、档案数字化加工工作外包前的准备阶段

1. 摸清家底、熟悉馆藏档案。

数字化加工项目实施之前, 档案馆工作人员首先必须对馆藏档案的情况进行详细的摸底评估, 对档案的种类、数量、案卷质量以及档案的整理方法、著录方法、档号编制方法等进行详细了解, 做到对馆藏档案的情况心中有数, 从而制定科学的数字化建设实施方案。同济大学历史悠久, 其档案馆馆藏档案涵盖各合并院校的档案共8个全宗, 种类丰富、总量巨大、各年代的案卷质量参差不齐, 馆藏档案的情况较复杂, 数字化加工的工作量和难度相对较大。

2. 制定详细的档案数字化加工实施方案、制度及规范。

在摸清家底的情况下, 根据各校、各馆的具体情况, 因地制宜地制定馆藏档案数字化建设方案。比如, 同济大学档案馆馆藏有建校一百多年以来的党群、行政、教学、科研等十个类别的档案共19万余卷, 鉴于馆藏档案数量巨大、人员配置有限, 因此, 采取了“外包与自建相结合, 以外包为主”的数字化建设方案。与此同时, 档案馆先后制定了《同济大学档案数字化操作规范》、《同济大学数字化著录标准》及《同济大学档案馆安全管理规范》等一系列规章制度, 以保证档案数字化加工工作井然有序地开展。

3. 确定档案数字化外包加工对象及范围。

高校档案馆的服务对象主要是学校各职能部门及广大师生和校友, 如果要在短时间内将全部馆藏档案数字化是不可能实现的, 因此, 可选择那些形成时间早、使用价值大、利用效率高、保管期限长的馆藏档案先进行数字化加工, 以提高档案的服务利用率。为抢救并有效保护历史档案, 同济大学档案馆以外包的形式首先对1949年以前产生的珍贵的同济历史档案及学校部分基建图纸进行了数字化加工工作。2011年6月同济大学档案馆正式启动“同济数字记忆工程”, 完成馆藏档案中党群、行政类档案共152万页的数字化加工工作。计划对教学类档案、校史类档案, 如学籍卡片、录取名册、成绩大表、《同济报》等利用率较高的档案陆续开展数字化加工二期、三期工程。

4. 深度调研, 选好外包承建单位。

数字化外包合作伙伴的选择关系到档案数字化批量加工的质量、进度、安全及档案馆内部配备跟踪管理人员的数量等诸多方面, 某种程度上可以说外包承建单位的选择对整个数字化加工项目的顺利进展以及加工成果的质量起着决定性作用, 合理评估档案馆自身需求、选择合适的外包承建单位、协商合理的加工价格、签订加工合同、控制加工质量等都是需要慎重考虑的事情。同济大学档案馆项目招标前夕, 馆领导亲自率领相关工作人员, 深入加工现场对上海市多家较有实力的档案数字化外包公司进行实地调研和考察, 经过严格的资格审查、能力审查及经验审查, 同济大学馆藏档案数字化加工项目面向全市招标, 最后选择了综合实力雄厚、拥有专业的档案数字化加工背景的外包单位。

二、数字化外包加工阶段

1. 指导、协助调卷及还卷。

软硬件设备及加工团队人员到位后, 档案数字化加工从调卷流程开始, 该流程也是保证档案实体安全的重要环节, 为此, 需要制定相应的“馆藏档案数字化调、还卷交接表”, 表内记录应包括调卷日期、调卷档号、调卷册数、还卷日期、还卷册数、备注等信息, 每次交接都需要借卷和发卷的双方负责人逐卷清点后签字确认, 以保证档案数量的完整与准确。

2. 参与实体档案的整理工作。

实体档案的拆卷整理流程是档案数字化加工的基础过程, 整理流程的质量直接影响和决定后面各加工流程的进度和质量。同一类档案由于年代不同, 其载体质量和整理质量也不尽相同, 特别是年代久远的档案资料, 存在纸张变黄变脆、字迹模糊、破损、繁体字难以识别等问题, 而且特殊的历史原因造成不同年代档案, 甚至同一年代档案经由不同的人员整理的方法也不尽相同等极不规范的情况, 这些都给档案实体整理的质量和进度增加了很多难度。为此, 就需要档案馆的项目主管人员深入到实体档案的整理流程, 针对具体问题及时提出解决方法, 并且进行逐卷排查, 如发现缺号、跳号、乱码、卷内目录和内容不符以及无卷内目录等存在问题的案卷, 则针对具体问题重新进行二次整理, 这样可以一定程度上降低整理的难度, 确实把好案卷整理质量关。

3. 监督数字化加工各流程的进度。

档案数字化加工包括“调卷→整理→扫描→还卷→质检→著录→总检→挂接→备份”等流程, 各环节之间前后承接, 相互影响, 其中整理、扫描、著录环节的进度是整个流程的主体部分, 影响各流程进度的因素很多, 例如:实体案卷的质量较差, 案卷纸张薄、脆、大小不一, 纸张粘连严重, 扫描影像模糊不清等等。加工过程中, 如果出现某一流程的进度滞后, 则需要建设单位和外包单位双方的协调与配合, 合理规划人员配置, 增加滞后流程的加工人手, 必要时将常规的一班工作制划分为早晚两班, 以保证数字化加工的整体进度。

4. 抽检数字化加工各流程的质量。

质量是永恒的主题”, 因此, 任何阶段都不能放松对数字化加工质量的把关, 质量监督首先从抽检各流程样本开始, 档案馆项目负责人可选取不同年度不同类型的样本进行抽检。第一, 整理流程主要检查:页码是否是流水号, 有无缺号、跳号等现象、卷内目录是否标准, 有无题名与页码不一致、缺少起止页码、缺少条目信息等;第二, 扫描流程主要检查:影像是否清晰、是否歪斜、是否白边过大、是否折页、是否完整等;第三, 质检流程主要检查:是否有错检、漏检等;第四, 著录流程主要检查:各著录项是否符合标准、著录信息是否准确等等。总之, 质量控制的触角要深入到档案数字化加工的每一个环节、每一个细节, 这样才能及时防止和纠正错误, 避免或减少加工后期出现返工现象。

三、数字化外包收尾阶段

1. 做好系统对接工作。

系统对接是指将数字化外包承办单位内部使用的著录系统与影像管理系统与建设单位档案馆的档案管理系统匹配和对接。其中, 档案类目的划分和著录项的匹配和对接尤为关键, 直接关系到数字化的加工成果能否准确地在档案管理系统中得到反映并有效利用。

同济大学档案馆在“馆藏档案数字化加工一期项目”中, 为确保各著录项对接的准确无误, 根据档案馆所使用的“南大之星”档案管理系统, 制定出了《同济大学档案管理系统著录标准》, 分别对案卷级著录项和文件级著录项的著录要求以及注意事项加以明确规定, 例如:

[一级类目]:党委 (DW)

[二级类目]:1994年以前

[三级类目]:空白不填

[全宗号]:2

[实体分类号]:年度-分类, 如:1956-DW (“-”为西文状态下“减号”)

[案卷/盒号]:不留空位, 是几就录几, 如:1、9、18、25

[保管期限]:下拉框选项为永久、长期、短期, 按照实体档案封面上的保管期限录入

……

2. 做好数据上传挂接工作。

为保证数字化成果的及时应用, 将纸质档案扫描影像数据与档案管理系统中的对应目录数据进行连接, 以目录数据库为依据, 将每一份文件扫描所得的一个或多个影像合并存储为一个或多个PDF文件 (为提高系统中文件打开速度, 将一个较大的文件可拆分为若干文件) , 使用SQL语言将图像文件批量挂接到相对应的案卷及文件级目录, 确保图像文件与目录数据库建立一一对应的关系, 在档案管理系统中实现“全文浏览、下载、打印”。

3. 做好数据校验工作。

在进行数据上传、挂接过程中, 档案馆项目管理人员需要再次进行数据的校验工作, 进行目录和电子文件挂接校验, 如错误率超出1%, 则要求数字化承建单位重新检验数据质量, 重新挂接。

4. 做好数据备份工作。

为保证档案数据的安全性, 必须要及时做好档案数字化信息的备份工作, 备份数据应同时备份配套编辑和读取软件。同济大学档案馆在此次数字化加工项目中, 采用了原始电子文件移动硬盘和光盘双套载体备份。备份的数据采取原始纸质档案扫描件、加水印、PDF三种格式同时备份的策略, 目录数据库、原文数据库每半年在档案管理系统数据库所在的服务器备份一次, DVD光盘异地备份。数据备份后按照《电子文件归档与管理规范》进行编目和保管, 利于查找和管理。

至此, 档案数字化外包加工项目工作取得了阶段性的成绩, 如何将项目成果尽快投入使用, 如何更加细致地进一步完善数字化前处理工作, 将是今后数字化加工工作的难题和攻克方向, 只有不断深入并且实现案卷及文件的全文检索与识别, 才能真正把档案的数字化成果落到实处, 完全有效地利用起来。

摘要：本文将高校档案馆馆藏档案数字化外包工作划分为准备阶段、加工阶段和收尾验收三个阶段, 结合“同济大学馆藏档案数字化加工一期项目”的具体实施, 对各加工流程进行深入探析并提出相应实施策略。

关键词：高校档案,数字化,外包,过程管理

参考文献

[1]王学平.浅谈我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯, 2011 (6) .

[2]吴绪成.档案馆档案数字化前处理工作研究[J].档案学研究, 2006 (2) .

[3]张瑞菊.高职院校传统档案数字化业务外包工作研究[J].云南档案, 2010 (3) .

数字化外包 篇3

一、数字化外包是实现馆藏档案数字化转换的有效途径

1. 本单位条件的局限性。

对许多高校档案馆来说, 馆藏纸质档案数字化转换工作是一项浩繁工程, 如果依靠本单位现有员工自行完成, 会存在较大困难。分析我校情况如下:第一, 数字化转换的工作量巨大。学校在一百多年办学过程中, 由于馆藏纸质档案年复一年的积累, 如今已数量庞大, 初步统计, 选择其中一部分可以产生较大效益的档案, 如利用率高、珍贵、年代久远和特色档案等, 先行进行数字化转换, 至少也有一百万页之多。对如此数量庞大的档案, 每页要按一定技术标准进行扫描、录入对应的文件名等操作, 其工作量巨大。第二, 现有人员工作量已饱和。学校在人员编制及配备上, 对非教学人员控制很紧, 档案馆现有人员工作量是对应着现有常规工作配备的, 主要工作任务是完成每年新产生纸质和电子档案的归档、现有馆藏档案的管理、为学校各项工作提供利用以及相关业务指导、培训等工作, 没有额外人力开展大量馆藏档案数字化工作。第三, 数字化完成时间难以保证。由于数字化工作较强的现代化技术处理性质, 对习惯于传统管理方式的档案工作人员, 尤其是档案馆普遍年龄层次较大的中老年人来说, 具有较大的难度, 必然会工作效率不高, 在相当长时间内见不到应用效果, 从而失去开展数字化工作的意义。另外, 数字化转换的一些高分辨率设备需要购置, 也会产生一定费用。显然, 对于像我校这样馆藏量大、档案人员工作量饱和的高校, 不具备自行进行馆藏档案数字化转换工作的条件。

2. 外包是实现馆藏档案数字化转换的有效途径。

档案数字化外包就是采取商业化的运行模式, 将本单位馆藏纸质档案数字化转换工作承包给专业公司, 由他们派出有专业技术和技能的人员、配备专用设备, 在规定时间内, 按要求完成数字化相关工作任务。相对于本单位自行完成的数字化转换工作, 外包工作具有如下优点:第一, 不影响档案馆常规工作的质量和进度。数字化外包可以避免分散本单位大量人力, 使现有人员专心于档案馆常规工作, 集中精力、保质保量地做好每年新产生纸质和电子档案的同步归档、馆藏档案管理和利用服务等工作, 从而避免因还馆藏档案数字化的“老账”, 而欠下新档案归档质量问题的“新债”情况。第二, 工程周期短, 见效快。外包公司是专门从事该工种的专业公司, 人员是经过培训的熟练工, 具有一定的从业经验, 工作中可以省去初期调试和适应等阶段;并且公司性质、管理体制决定其用人机制机动灵活, 管理采取岗位责任制以及半军事化、流程化工作方式, 可以实行计件工资等激励机制, 因此工作效率高。第三, 采取数字化全程外包, 可使许多技术和管理内容都包含在承包范围内, 由外包公司承担, 比如数字化过程中质量和进度控制;数字化后档案信息与档案管理系统实现集成、发布和检索利用服务;系统运行与维护;网络化存储、数据备份等方面工作。出现问题时, 责任分明, 不存在互相推诿情况, 处理简单。第四, 设备资源可以得到有效利用。数字化外包设备均由外包公司提供, 做完后可供其他项目使用, 这样就节省了本单位购置大量数字化设备的开支, 并能有效避免数字化工程结束后设备闲置的浪费。

二、档案数字化外包工作的实施及需注意的问题

确定馆藏纸质档案数字化工作采取外包方式后, 必须做好档案数字化外包的前期准备、数字化过程中纸质档案的安全控制和检查监督、数字化过程中电子档案质量控制和检查验收等工作, 以保证这项工作高质量、高效率地完成。

1. 档案数字化外包的前期准备工作。

(1) 制订规划, 明确工作方案。在充分了解和认识馆藏档案数字化系统建设的复杂程度和技术要求之后, 根据馆藏档案内容、数量、利用需求和资金等情况, 要做好馆藏档案数字化系统建设外包规划, 拟订工作方案。规划方案内容应包括数字化加工对象和范围的确定、数字化加工处理过程中的安全和质量控制应采取的方法与策略等, 以确保系统建设能够持续进行, 以及数字化后档案信息能够被充分利用, 见到实效。在确定数字化加工对象和范围时, 要考虑到馆藏量大、内容广和利用率不平衡等情况, 采取有重点、有步骤地进行。选择优先进行数字化转换的对象时, 要着重于档案保护和利用, 遵循以下原则:第一, 查阅频繁、利用率高的档案优先。如高校学生成绩册、招生录取名册档案等, 它们在毕业生就业、考研、出国深造、职称评聘时频繁、大量地被利用;第二, 珍贵档案、产生年代久远已濒临损坏的档案和本单位特色馆藏档案优先。这些档案先行数字化后, 可以尽早在利用时使用电子版本代替档案原件, 既提高了查档速度, 又避免利用时因反复翻阅造成对档案原件的损害, 达到提高工作效率和尽早保护档案的目的。 (2) 公开招标, 慎选外包专业公司。外包公司是数字化的直接执行人, 它的信誉度、管理水平、技术力量、所雇用的操作人员的素质以及接受培训是否到位等情况直接关系到数字化质量和应用成败, 必须慎重选择。选择档案数字化外包专业公司要看公司在软件、信息安全、质量管理体系等领域获得的资质证书情况, 档案信息化领域工程经验, 工程实施人员情况, 信息安全管理制度及技术应用, 档案信息化产品等方面加以综合考虑。其中工程实施人员情况包括两部分, 第一, 工程技术人员的技术水平和实践经验, 能够随时处理和解决扫描电子影像数据、索引信息对应, 与系统挂接, 软件运行、点击查询以及存储备份等过程中各种问题。第二, 扫描操作人员素质方面。扫描操作人员必须接受过电子扫描、计算机应用和档案专业基本知识和技能培训, 能熟练地应用计算机、扫描仪, 并很好地掌握影像的清晰度、分辨率的控制等技能, 使扫描电子影像各项指标达到最佳效果。由于档案扫描不同于普通材料扫描, 需要档案工作的特殊职业要求, 应有档案的珍贵意识, 操作中维护好纸质历史档案安全, 不可遗失、损坏;具备档案的保密意识, 不可携带出办公室、复印和向外泄露档案内容;操作人员还要有档案拆卷、重新整理排列和装订的档案业务工作技能。除此之外, 扫描操作人员应有一定的从事该专业工作经验, 这样可以使操作更加熟练、有序, 少走弯路, 少返工, 从而减少对纸质档案的损害。 (3) 订立合同, 维护合法权益。合同是项目承包双方履行义务、维护利益的书面承诺形式。在双方发生纠纷时, 合同起到维护合法权益的作用, 承包合同也是质量验收的依据。订立合同时要考虑周全, 明确详细要求。合同内容应包括承包的标的、数量、质量、报酬、承包方式、材料的提供、履行期限、验收标准和方法等。对承包方开展和完成工作的要求应当写入合同条款中, 如:工作期间接受委托人必要的监督检查;完成工作后, 向委托人交付工作成果、必要的技术资料和质量证明, 并接受委托人对该成果验收;妥善保管委托人提供的材料以及完成的工作成果;按照委托人的要求保守秘密, 不得留存复制品或技术资料等各项, 使档案安全和外包工程质量受到法律保护。

2. 数字化过程中纸质档案的安全把关和检查监督工作。

数字化转换外包中, 馆藏纸质档案安全不可忽视, 必须高度重视。档案的安全包括两方面, 一是档案实体的安全。档案与图书、资料的最大区别在于它是孤本, 遗失或损坏将无法替补, 具有珍贵性;二是, 档案信息的安全。非开放档案都是内部资料, 具有一定的保密性, 不得向外泄露内容。这些特殊要求除向外包公司提出, 详细明确在合同中, 并且在具体数字化实施过程中, 还需要我们档案馆自己采取具体措施, 加以把关、检查监督, 杜绝安全问题出现, 确保馆藏档案实体和信息安全。实际工作中, 需要在以下几个工作环节中加以把关和检查监督: (1) 提取档案时办理清点交接手续, 分清责任。在本单位工作人员从库中取出一批档案后, 与工程外包人员当面逐卷清点数目, 双方签字交接。明确从他们接受档案到归还注销期间, 如出现遗失、损坏等情况均由他们负责, 从而增强外包单位及人员对档案安全的责任意识。 (2) 经常检查、监督拆卷和扫描工作过程。及时检查、监督操作程序是否规范、有序, 拆卷是否小心、仔细, 避免损坏纸张, 尤其对年代久远、纸质材料已变脆、韧性小的档案, 操作更应小心谨慎;扫描时按顺序逐页拿取、摆放, 防止混乱和遗失。 (3) 扫描后恢复原样。完成扫描任务后, 及时将每卷档案按原顺序排列, 重新装订, 保证质量。 (4) 办理归还清点和注销手续。一批档案扫描完成后, 与借出时一样, 双方逐卷清点, 没问题后注销, 再领出下一批档案, 严格把好档案安全关。

3. 数字化过程中电子档案质量控制和检查验收工作。

电子影像数据和索引信息的质量, 关系到数字化的成败。影响电子影像数据和索引信息质量的因素很多, 操作员的技术、技能、经验自身客观条件等因素, 也有主观因素影响, 比如外包公司管理实行的是计件工资制, 多劳多得, 有的操作员为了追求数量, 急功近利, 而忽视了质量问题, 甚至操作马虎、不按要求和规范操作, 使质量得不到保证。这就需要我们以主人翁的责任心, 把好质量关。具体应在如下几个方面进行质量控制和检查验收: (1) 确保电子档案不失真。电子档案内容的真实性、完整性、有效性是数字化最基本的质量要求, 数字化扫描加工稍不仔细, 就会出现电子档案内容失真现象。我们如果不从工程一开始就在细节上严格要求, 平时经常检查监督, 规范质量, 发现问题及时整改, 而是等到工程全部完成后总体验收, 到时候, 就很可能会因问题积累而造成大批返工。这种结果虽然承包方受到损失, 浪费了人力和时间, 我们也同样会遭受一定的损失, 比如增加了纸质档案出入库拿取、清点的工作量;工期延长;档案原件因再次扫描而受到进一步损害等等, 因此我们应尽早控制质量, 把问题消灭在萌芽状态, 避免造成不必要的损失。具体扫描操作时, 如果纸张未摆放平;有皱褶、折叠的纸张未展开或未完全展开;超薄、变脆纸张和有损坏现象的老档案;扫描借助透明夹膜时, 裂开、损坏的位置未对齐;纸张大于A3的档案, 如基建图纸, 分块扫描后, 拼接加工操作不仔细等, 都会造成档案内容失真。 (2) 注意防止扫描漏页和重复扫描现象。 (3) 调整扫描影像的分辨率、亮度和斜度等, 确保电子影像清晰。由于档案纸质材料质量、规格不同, 有复印纸、文稿纸、新闻纸、毛边纸、宣纸等;文字有打印、蜡刻、手写等;还有字迹深浅、颜色不同;字体和大小的区别等, 操作员应认真监控扫描图像, 适时调整分辨率、亮度等;扫描后根据具体情况对电子影像加工处理要到位, 对扫描时没有摆正的, 或本身档案纸张、字迹歪斜的, 要进行斜度调整;加工时还要除去电子影像中的非档案内容, 如墨渍、划痕等, 以达到最佳效果。 (4) 电子影像的文件名录入准确, 及时校对, 不准确的文件名会导致电子档案检索失败。 (5) 电子档案质量验收时, 要用多种检索方式对电子档案进行抽检, 以保证网上检索、调卷、阅卷的成功率和准确率。 (6) 电子数据安全保存和备份的验收。电子档案数据保存和备份是档案数字化最后一道程序, 也是档案数字化外包工作的一种成果形式。出于安全因素考虑, 经过验收合格的电子影像应采取脱机方式备份保存, 备份载体应选择DVD一次性写光盘, 并实行双套或三套制。备份后要进行数据检验, 检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等, 发现问题及时更正和补救, 把好质量关。

参考文献

数字化外包 篇4

扫描外包是一种数字加工的交钥匙服务, 企业只需提供扫描场地, 由外包服务商提供扫描设备、扫描软件、扫描人员并对文档/图档进行加工处理, 并在指定的时间内完成扫描任务。为了对扫描外包服务有更多的了解, 本刊采访了北京紫光图文系统有限公司的董事长裴嵩。

北京紫光图文系统由中国著名的清华大学校属高科技企业紫光股份有限公司 (UNIS) 以及全球最大的专业图文服务公司———American Reprographics Company (ARC) 在中国联合投资创建的合资公司, 注册资金1亿人民币, 是中国图文行业最大的投资项目。依托紫光股份和ARC庞大的客户群体及强大的技术实力, 紫光图文致力于发展高端环保的图文服务, 9月份在北京举办的2011中国档案信息化推进大会暨交流展上, 紫光图文针对档案信息化的发展提出了扫描加工外包服务的一体化文件解决方案, 展示了助推中国档案信息化进程的强大实力。

以下是访谈内容:记者简称“记”, 裴嵩董事长简称“裴”

记:裴总, 您好, 据我了解, 紫光图文以前的业务是以设备销售为主, 而近年来逐渐转变为以服务为主。

裴:是的。设备销售市场近年来面临的一个严峻挑战是产品技术日趋成熟, 产品同质化现象严重。各家的产品都差不多, 市场竞争的主要手段变成了打价格战。无论是厂商还是代理商的利润都不断下降。在这种环境下大家都需要考虑如何能避免同质化, 怎么做能够给用户带来更多附加价值从而给厂商产生更高利润回报。能够比较好地解决这个问题的方法是向服务型的业务转型, 扫描加工服务我们称为Managing Scanning Service, 简称就是“MSS”, 是紫光图文其中一个服务型业务。

记:扫描外包和客户自行扫描相比, 有什么优点?

裴:近几年用户的IT设备的使用方式出现很大变化, 很多用户开始接受服务外包的理念, 将原来传统的自己买设备, 自己养人操作维护管理的做法逐步转向把相关工作外包给专业的服务商来做。由原来的买设备变成了如今的买服务。这种模式可以帮助用户降低成本, 提高效率, 聚焦核心业务, 提高工作质量。

记:您可以举个例子具体说明一下吗?

裴:比如我们为一家建筑设计院做扫描加工服务, 这家设计院希望可以将设计图纸电子化, 方便新设计师随时调用。但是如果自行扫描, 扫描人手不足, 效率低下;如果外发扫描, 成本又太高, 并且无法保证信息的安全性。最后由我们派驻了现场服务小组, 图纸不离开客户单位, 3个月就完成了过去5年积压的存量图纸, 扫描费用节约了50%以上。

记:您刚才提到可以到现场进行扫描加工服务, 但是有些单位没有专门的档案室, 办公场地也比较小, 无法进行现场作业。

裴:除了驻地服务的模式外, 也可以在我们的图文生产中心完成所有扫描项目, 送到客户单位。如果客户有需要的话, 我们还可以将所有电子文件根据项目结构存储在我们的项目文档管理系统中, 供客户团队在线浏览。

记:贵公司在扫描加工过程中面对最多的是什么样的文件?

裴:目前主要的扫描对象有两类:设计院、能源、电力、建筑工程行业一般以工程图纸为主;图书馆、档案馆、学校、金融单位则是档案、书籍一类的文件比较普遍。

记:目前市场上有很多家做扫描加工服务的公司, 紫光图文在这方面有什么优势吗?

裴:外包服务模式在国内刚刚起步, 然而这种服务模式的优点是非常明显的, 在国外已经非常普遍。紫光图文在品牌、规模、资源以及技术等综合实力方面相对较强, 尤其是紫光图文是紫光股份与美国上市公司ARC的合资公司。我们既有对本土市场的了解和长期积累下来的客户资源, 又可以利用ARC所拥有的领先的服务模式和技术能力。这种综合能力和资源是我们的优势。并且我们专业的扫描加工团队有着严格的流程管理和丰富的影像文档扫描经验, 特有的高速扫描管理软件、档案管理系统和防外泄系统可以使客户在短时间内享受高效、高质、安全的数字化档案管理所带来的方便快捷。

记:那么客户对贵公司提供的服务反馈如何?