光盘档案的寿命（精选6篇）
光盘档案的寿命 篇1
当前, 企事业单位的工作分工越来越细, 存放的资料不断增多, 存档时间逐步延长。党群工作、行政管理、基本建设、会议纪要、大事记等类的档案, 都需要长时间保存。而光盘由于其使用寿命较长的特点, 成了存放档案资料首选。
1 光盘的作用和特点
1.1 作用
光盘是利用激光原理进行读、写的设备, 是迅速发展的一种辅助存储器;可以存放各种文字、声音、图形、图像和动画等多媒体数字信息。由于光盘储存密度高, 可以储存相当于上万页A4纸的文件。
1.2 特点
使用寿命较长:一般归档级光盘寿命可达50年以上, 原因在于其非接触式的读写决定了它一次写入数据后读取时对介质几乎是无损耗的。易于保管和存放:光盘记载档案凭借其存储介质成本低、容量大、易携带、记录可靠, 其体积小, 对环境要求不高, 抗恶劣环境能力强, 不易霉烂、蛀虫、鼠咬, 即使在平常环境下也能长时间保存。易于读取和打印:光盘中的文件和资料, 可以利用计算机能够很方便地输出, 对一些档案资料还可以进行读取后打印输出。
2 光盘记载档案的使用及标识
在利用光盘记载档案时, 要进行文件资料的分类和整理, 根据储存文件资料的大小、重要程度、保存时间, 来选用可擦写的光盘或其它光盘。光盘刻录完成后要按照单位完成工作的先后和光盘形成的时间顺序进行编制分类记载。如:用dq表示党群工作类;用XZ表示行政管理类, 其余各类类似。为便于查找光盘中的资料, 可以根据表1所示。
记载为:①年度:记载档案的年份;②分类号:对某一工作类的记载。如行政管理档案资料, 用XZ来表示进行记载;③全宗号:记载工作类光盘起止号 (标识此工作类光盘的数量) ;④刻录人:记载刻录人员;⑤保管人:记载档案管理人员。按照上述进行制表填好后贴在光盘盒上面, 便于以后查阅档案资料
3 光盘档案的管理
企事业单位切实加强光盘档案的管理, 严格按照档案的管理制度, 加大管理力度。档案管理人员要认真抓好光盘档案管理的每个环节;同时, 做好以下几个方面的工作。
3.1 做好日常管理工作
一是注意光盘的取放。在提取光盘档案时, 要轻轻捏住它的两边, 小心取出。使用完毕后, 放回光盘档案盒, 要记住从光盘档案盒中取出光盘的位置, 以免光盘装错位置。二是配齐配套档案盒。根据本单位光盘档案的数量, 进行配齐配套档案盒。便于工作可应备用一些空档案盒。三在档案盒上进行标记。在光盘档案盒上, 标记好档案盒内存放光盘的数量、记载档案资料的内容、刻录人员、刻录时间等, 这样便于分类储存和管理。
3.2 保持盘面整洁
在每次取光盘时, 不要触摸光盘面、应该拿着光盘的外边缘, 避免汗渍、油渍和指纹落在光盘的信息区。不能用油性笔在光盘盘片上面直接写上标识, 油性笔里面的油墨随着时间的变迁, 会慢慢渗透到盘片的染料层里面, 导致光盘的永久性损坏;同时, 不要在光盘上贴标签, 光盘表面的异物会使光盘在高速旋转时失去平衡。正确的做法是在光盘盒上对光盘进行标识。
3.3 防止光盘的损伤
为要防止光盘的损伤, 以免造成光盘的损坏, 因此, 要做好以下几点。一是防暴晒。刻录盘要存放在不透阳光的档案室里, 如果在烈日下曝晒, 会引起染料的变异而导致光盘的报废。二是防潮湿。刻录盘片要存放在干燥通风的地方, 避免潮湿的环境影响盘片燃料发生变化。光盘因受天气、温度的影响, 表面有时会出现水气凝结, 使用前应取干净柔软的棉布将光盘表面轻轻擦拭, 以免造成光盘的损坏。三是防变形。在每次用完光盘后, 要把光盘档案盒放到光盘柜里, 光盘放置时, 要垂直摆放才不会变形, 若出现光盘变形, 可将其放在纸袋内, 纸袋上下各放玻璃板, 在玻璃板上方压5 kg的重物, 36 h后可恢复光盘的平整度。四是防划伤。光盘在临时放置时不要随意乱放, 而要将光面朝上。在放回档案盒时, 应检查光盘和档案盒内是否沾有异物, 以免有微小杂物划伤光盘表面。一旦划伤光盘表面, 就可能会引起读取错误, 甚至导致光盘完全毁坏。
3.4 光盘文件的保护
根据光盘档案存放的条件和存放时间, 防止储存的数据遭到外力和人为的破坏以及使用中的意外损伤等。还应该做到:对于一般文件, 除保存一份原始的可擦型光盘外, 还应在计算机的硬盘中存放档案资料备份;对于重要文件, 应刻录一份只读型光盘作备份, 并定期检查, 发现问题及时重新刻录, 最好的办法是制作原盘的副本提供利用。此外, 要避免不良的机械作用 (如压力、扭力、冲击、擦伤等) 引起介质结构变化失效;采用具有防磁、防潮、防静电等功能的储存柜, 以利长期保存。
4 结语
光盘记载档案有利于企事业单位记载管理档案, 企事业档案管理人员要按照光盘管理档案的要求, 抓好各项工作, 切实利用好光盘储存信息技术, 更好地服务于企事业单位。
谈光盘档案的安全保护 篇2
一、光盘的种类
目前, 光盘产品的品种较多, 规格和形式也不尽一致, 在光盘制造和使用方面, 国家尚未建立统一的技术标准和规范。根据光盘结构和记录方式等特点, 主要有以下几种类型:
1、按读写方式分类
(1) 只读型光盘
这是一种只供使用者读出信息而不能追加记录和擦除重写的光盘, 又称视频光盘或电视唱片。只读式光盘主要用于电视唱片和数字音频唱片, 可以获得高质量的图像和高保真度的音乐, 在计算机领域主要用于检索文献数据库或其他数据库, 也可用作计算机辅助教学等。
(2) 只写一次型光盘
只写一次型光盘, 又称写后直读型光盘。这种光盘可供用户写入信息, 写入后可以多次读出, 但只能写一次, 信息写入后不能修改。只写一次型光盘不仅可以进行电视画面影像记录, 也可进行数据和文字信息存储。目前这种光盘主要用于文献信息的存储等。
(3) 可擦除重写型光盘
这是一种可擦除记录信息, 并能重新写入信息的新式光盘。可擦除重写型光盘类似于磁盘, 是很有发展前途的计算机辅助存储器。
2、按光盘输入信息的特点分类
根据输入信息的特点不同, 光盘又可分为视频 (或音频) 光盘和数据光盘两种类型。视频光盘是以视频信号为输入信息进行模拟记录的光盘, 也叫电视唱片。数据光盘是以二进制数据为输入信息进行编码记录的光盘, 也叫激光唱片。
3、按光盘的尺寸分类
光盘盘片的形状与磁盘盘片相似。光盘盘片的直径有14英寸、12英寸、8英寸、5.25英寸、4.75英寸、3.5英寸等多种。14英寸大型光盘的容量在几千兆字节以上, 3.5英寸小型光盘容量也能达到1千兆字节。目前, 最常见的光盘直径有5.25英寸、4.75英寸、3.5英寸三种。
二、光盘的结构
光盘是一种利用激光进行信息存取的记录载体。在光盘的透明盘基上涂有记录介质, 在激光照射下记录介质产生物理变化 (烧坑、形变、相变、磁光效应等) , 并按照已定的信息表达方式———模拟信号或二进制数据信号, 将光信息记录下来。根据光盘结构特点, 光盘又分为单面记录光盘和双面记录光盘。
1、单面记录光盘
单面记录光盘是利用盘基一面进行信息存储的光盘。单面记录光盘由涂覆在盘基单面上的光反射层、记录层和保护层组成。
(1) 盘基
盘基是记录层和辅助层的支撑体, 厚度一般为1.2mm。光盘盘基通常用透明玻璃、塑料制成。玻璃盘基有普通玻璃和化学强化玻璃两种, 化学强化玻璃一般不易摔破。塑料盘基一般使用丙烯酸树脂塑料, 它比化学强化玻璃更为结实。
(2) 反射层
在透明盘基上镀有一层反射率很高的金属膜层, 这是用于信息读出和写入的光反射层。光盘的反射层大多为金属铝制成, 铝对激光的反射率高达95%以上。
(3) 记录层
记录层是用来记录激光信息的, 是光盘的核心部分。因此, 记录层的记录介质是光盘信息存储的关键材料。光盘记录层的厚度只有几μm。不同光盘类型, 其记录介质也不相同。按其用途, 光盘记录介质可分为两大类:一类是只写一次的记录介质;另一类是可擦除重写的记录介质。
1只写一次记录介质
这是一种记录信息不可擦除的, 只供一次记录的介质。只写一次记录介质主要是指一些金属合金和聚合物等材料。可用做记录介质的金属材料主要有碲、铋、锗、硒等。由于碲具有熔点较低、导热率小、光吸收率大、烧蚀性好等特点, 因此, 在“烧坑”记录的光盘记录介质中, 碲应用较为普遍。
由于碲化学稳定性差, 所以出现了各种合金材料、聚合物等新型记录介质。例如用于烧蚀记录的介质有碲的氧化物、碲碳合金、碲硒合金等。另外, 人们正在探讨非碲系列材料, 如金、铂合金等。
2可擦除重写记录介质
这是一种可对记录信息进行多次擦除、删改或更新记录内容的记录介质, 目前正在开发之中。近年来, 对这种记录介质的研制工作取得了重大进展, 出现了多种用于光盘记录的新型材料。例如, 具有磁光效应的铽铁合金和铽铁钴合金等磁光记录介质, 可从非晶态转化为晶态的砷硒硫锗合金等相变记录介质。记录在这些介质上的信息可任意擦除, 而且这些介质可以用来多次记录信息。
(4) 保护层
保护层是覆盖在记录层上面的一层透明薄膜, 由透明塑料制成。在保护层与记录层之间留有一定空隙, 保护层和空隙用来保护记录层和记录信息, 使之免受周围大气中腐蚀性物质, 尤其是水蒸气的有害影响, 更主要的是可使颗粒状物质等远离记录层, 从而减少灰尘微粒、指印、划痕等对读出信号质量的影响。
2、双面记录光盘
双面记录光盘是利用盘基两面进行信息存储的光盘。以菲利浦公司制造的“空气夹心饼”为例, 这种光盘由两片直径为30cm的透明强化玻璃圆盘组合而成, 在圆盘中心和外缘部位处, 利用垫圈将两圆盘隔开, 中间形成密封空腔。在两圆盘的内盘面上分别涂覆有记录介质薄膜———碲。这是一种用于一次写入的直读式光盘。在两圆盘记录介质层上分别预刻有宽0.6μm、深0.07μm、槽距1.67μm的螺旋状沟槽。记录时, 光盘做匀速转动, 使激光光斑沿沟槽移动并在沟槽内烧坑记录。在每一面圆盘分别含有4~5万圈沟槽轨道和若干扇区, 每一扇区沟槽内包含128个信息段。在记录存储内容的同时, 还可在每个信息段记录检索代码, 以便对存储内容进行随机检索。
三、光盘档案的安全保护
光盘档案以准确、形象、生动的信息记录方式和便于检索、海量存储等无可比拟的优越性受到人们的青睐。但又以不易保存, 一旦出错, 满盘皆无的风险, 警告人们必须加强安全保护。笔者认为, 规范环境条件和严格管理程序是关键。
1、规范环境条件
(1) 适宜的温湿度
光盘保存环境的温湿度是影响光盘使用寿命最重要的因素之一。实验证明, 不适宜的温、湿度会加速各种有害因素对它的作用, 减少光盘载体寿命, 尤其是高温、高湿破坏更为严重。温度过高会加速记录层金属薄膜氧化, 引起盘基和记录层变形, 降低光盘信息读写灵敏度、播放对比度及信噪比。温度过低, 则会使光盘保护层的机械强度下降, 脆性增加, 影响光盘寿命。湿度过大会引起光盘载体保护层水解、生斑, 保护层一旦受到破坏, 记录层就容易被氧化, 甚至被腐蚀, 造成光盘毁损。湿度过低对光盘载体也有不利影响, 如使用时易产生静电吸附空气中尘埃而损坏载体, 长期处在低湿条件下, 易使光盘盘基变脆等。因此, 适宜的温、湿度对光盘保存十分重要。为达到保存要求, 保存光盘的环境最好采用恒温恒湿自动调节装置。光盘保存环境的适宜温度为摄氏20℃、相对湿度为45%。
此外, 还应避免温度急剧变化, 因为光盘是多层载体材料, 不同层其制成材料热膨胀系数不同, 环境温度急剧变化会引起光盘扭曲变形, 甚至导致各层之间的剥离, 所以光盘应避免温湿度急剧变化的环境下使用, 即保存环境与使用环境的温湿度有差异时, 不要立即使用, 在新、旧环境转换过程中应有一个过度平衡时间, 否则突然变化的环境会影响其寿命。一般温差为5摄氏度时, 其平衡时间不应少于半小时。
(2) 防止强光照射
光线不仅影响记录层数据出错, 而且还会使磁性载体材料发生氧化反应, 加速盘基老化。尤其是紫外线对光盘档案的破坏力更大, 紫外线的能量足以破坏磁性载体中剩磁的稳定性, 导致信号衰减, 影响光盘记录信息读写效果。所以, 光盘的保存要注意避光。一方面, 要控制自然光直射库房;另一方面, 要减少库房内人工光源对光盘的破坏, 尽可能不让人造光源与光盘接近。
(3) 保持库房清洁
灰尘和有害气体能影响光盘信息的读写效果, 促使光盘记录层金属薄膜的氧化、酸蚀和各种化学反应, 加速光盘老化。因此, 光盘在保存时, 要保持环境清洁, 不要用手和其他物体直接接触盘片的信息, 使用后的光盘应放入盘盒中储存, 避免长时间暴露在空气中遭受灰尘、有害物质的侵蚀。
2、严格管理程序
(1) 对入库光盘要进行认真检查, 只有符合保管要求的光盘档案才能接收入库。
(2) 库房管理人员应随时掌握库内光盘档案的保存状况, 了解不同保存时间光盘的变化情况, 对检查中发现的问题及时进行处理, 并做好记录。
(3) 光盘档案存放时, 应以竖直方式放在盒内, 确保不被挤压, 禁止用夹子、橡皮筋等捆夹光盘, 以免造成光盘介质的损坏和变形。储存柜应具有防潮、防磁、防静电等功能。
(4) 光盘档案使用时, 应轻拿轻放, 严禁抛摔, 避免相互磕碰, 杜绝锐利物与光盘接触。因为光盘的信息存储量大, 记录密度高, 记录轨迹之间的距离很窄, 只有1.6微米左右, 即使光盘上只有一个针孔大小的损伤, 也会带来大量信息丢失。
(5) 由于光盘不能长期保存, 为了保护光盘档案信息不被丢失, 正常情况下, 每隔10~15年应复制一次。
摘要：光盘以其体积小, 记录密度高, 存储量大, 易与计算机结合, 输入、检索和复制方便快捷, 成本低廉, 适用范围广等优点, 使其作为一种新型档案存储介质, 被越来越多的档案部门所接受。但光盘究竟有多长寿命, 目前国内还没有准确数据。因为光盘信息存储载体出现较晚, 人们关注光盘制造工艺、存储容量、读写方式较多, 而对影响光盘的安全因素研究较少。本文简要阐述了光盘的种类、结构, 以及安全保护对策。
关键词：光盘档案,种类,结构,安全保护
参考文献
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光盘档案的寿命 篇3
关键词：缩微胶片档案,磁性载体档案,光盘档案
引言
在历史的长河中, 纸质档案曾经一度占据着档案研究的舞台。但是, 随着社会历史和科学技术的不断发展, 缩微胶片档案、磁性载体档案、光盘档案等新型载体档案相继出现, 大大拓展了档案研究的新视角。由于这些档案载体的记录方式具有特殊性, 传统的纸质档案的研究方法已无法适应新的研究要求。因此, 比较研究上述三种新型载体档案的特点、寿命影响因素及保护对策, 进而有针对性地进行档案保护工作, 使档案信息长久保存下去, 显得很有必要。
1. 缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案基本概述
缩微胶片档案的形成采用的是缩微技术。缩微技术是一种利用摄影的方法, 利用感光技术, 通过化学物物质的反应变化, 经过冲洗加工, 把经过编排和整理的原始文件缩小记录在感光胶片上, 形成缩微胶片档案, 最后利用检索、显示、复制等手段提供利用, 并对缩微胶片档案进行妥善处理的技术方法。
磁性载体档案的形成采用的是磁记录技术。磁记录是利用磁质材料为媒介记录、贮存和传递声图信息的, 包括音频、视频、图文等不同形式的信息记录方式。其工作原理是利用强磁材料将转变为电信号的声音、数字或图像等信息输入 (写入) 、记录、存储到磁记录介质中, 需要时又将这些信息从记录介质中输出 (读出) 为电信号, 再转变为原来输入的声音、图像或数字信息。
光盘档案的形成采用的是光盘技术。光盘技术是20世纪70年代开发的一项激光信息存储新技术, 它是多种新技术发展的综合成果。它利用激光技术在特制的盘片 (玻璃、塑料等) 上形成凹槽, 并将信息转化成二进制的数据预铸在盘片表面, 通过激光扫描, 利用凹槽处与平面处反射光的光程差, 加以识别二进制数据并将其转换为可读的信息。采用光盘技术生成的档案称为光盘档案。
2. 缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案的特点比较
2.1 共同点
首先, 三种档案的载体, 较其之前档案载体的信息存储容量都有显著提高。比如:缩微胶片与其之前的纸张相比, 一本1000页16开的书, 用6张缩微平片就可以容纳, 装在一个信封中就可以邮寄, 十分方便。磁性档案载体的出现对档案信息的存储容量进行大幅扩容, 一张软磁盘可以承载的档案信息等同于几百张缩微胶片所存储的信息。当前, 光盘的档案信息存储容量最大, 一张普通的700MB的D-R的光盘可存贮的信息相当于480张3.5英寸软磁盘存贮的信息量。
其次, 阅读的依赖性。无论是缩微胶片档案、磁性载体档案还是光盘档案, 用肉眼是无法直接进行阅读的, 尤其是磁性载体档案和光盘档案, 其信息与载体是分离的, 因此, 必须借助于专门的阅读设备如:缩微胶片阅读器、计算机、放音机等才能够顺利读取。
再次, 三种档案的载体都会面临技术的过时。缩微技术已出现一百多年, 成熟可靠, 但是面对新技术的冲击, 尤其是近几年光盘技术的出现, 还是淡出了档案保存载体的舞台, 现在多数的档案馆 (室) 保存的缩微胶片档案只是在缩微技术盛行时遗留下来的, 大多数单位已经不再采用缩微技术。而磁性载体因其不稳定性, 也很快被光盘技术所取代。随着现代科学技术的高速发展, 新的存储载体定会出现, 以光盘存储档案的方法届时也会被取代。
2.2 不同点
首先, 档案信息存储寿命不同。缩微胶片档案的存储寿命经过证明最为长久。据美国KODAK公司1997年初技术报告公布的测试数据, 缩微胶片的保存期限为1000年。虽然笔者对此期限并不十分肯定, 但其寿命长久却是一个不争的事实。现在涤纶片的预期寿命可在500年以上, 而且历史已经证明缩微胶片可保存近百年。由于磁性材料极易受环境的影响, 电脑磁盘存储数据由于自身的缺陷或外界因素如震动、冲击、撞击、摔落、电源故障以及温湿度等环境因素、甚至闪电都会造成磁盘上数据的损失, 也是造成其寿命不会长久的原因。光盘档案的寿命介于磁性档案载体与缩微胶片档案之间, 美国国家媒体实验室等权威机构在理想情况下测得光盘的寿命最多200年, 但是绝对理想的档案保存环境是很难存在的, 从现实来看, 一般光盘档案的寿命只有5年。
其次, 档案信息存储类型不同。缩微胶片只能够存储静态的档案信息, 如文字、图片等, 磁性载体档案、光盘档案的信息类型丰富多样, 可以有文字信息、图片信息、音频信息甚至视频信息。
再次, 档案信息的凭证作用不同。缩微模拟影像保真度高, 信息一旦记录便难以改动、删除, 因此, 目前许多国家和地区包括我国在内都认可缩微胶片档案的凭证作用和法律效力。而磁性载体档案信息、光盘档案信息的易受损性, 使其法律凭证作用不能得到肯定, 这也是近年来法律界、档案界较为关注的问题, 尤其是很多专家学者认为光盘存储的档案不具备法律凭证效力。正如美国国家档案与文件管理局《关于数字图像与光盘数据贮存系统的报告》中所说:“联邦法院更愿意接受机构在日常事务处理过程中形成的档案原件作为证据”。
最后, 检索效率不同。缩微胶片档案的读取依靠缩微阅读器, 只能单张查找, 不具备快速检索的功能, 而磁性载体档案和光盘档案通过计算机检索, 甚至通过远程传输, 可以达到快速检索档案信息的目的, 并且查全率、查准率较高。
3. 缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案的寿命影响因素比较
3.1 共同点
对于缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案来说, 温湿度是其共同面临的大敌。如缩微胶片中的明胶易吸水膨胀, 降低感光胶片乳剂层的机械强度, 也会降低银盐胶片上影像的清晰程度;录音带、录像带在潮湿的环境下, 带基容易变形, 磁粉粘度发生变化, 出现信号失真的现象;温湿度也会影响光盘染料层的性能以及各层之间的粘合度, 造成染料层与透明层的脱落。同时, 不适当的温湿度环境为霉菌的繁殖创造了有利环境, 使得磁性载体档案、缩微胶片档案和光盘档案生霉, 严重时造成档案信息的全部消失。此外, 机械损伤也是三种档案寿命的共同影响因素。因为三种档案的载体材料主要是化学合成材料和磁性材料, 容易受到外力的作用而产生机械磨损。
3.2 不同点
三种档案的载体, 有的是化学合成材料, 有的是磁性材料。对于缩微胶片档案, 其显影、定影过程中使用了化学药品, 如果显影、定影过程结束之后没有及时清洗掉剩余的药液, 将会对缩微胶片档案产生不利的影响;对于磁性载体档案, 应该注意防磁, 外磁场的影响会使档案信息在记录层内磁化, 产生新的磁迹, 干扰或减弱原信息磁迹的重现, 使原有的剩磁感应减弱、紊乱甚至消失, 致使信息无法识别, 影响磁记录档案信息的利用;而光盘档案由于依赖于计算机读取信息, 很容易受到病毒的影响。
4. 缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案的保护对策比较
4.1 相同点
首先, 高度重视环境的温湿度影响。上文已经提到, 温湿度对任何载体的档案都具有重要影响, 因为生成霉菌的微生物的生命活动与温湿度有密切的关系。如果档案保存的温湿度不符合规定的要求, 就会给霉菌的生成创造条件。无论是低温、中温, 还是高温微生物, 即使在低温条件下处于休眠状态, 代谢活动几乎全部停止, 生长繁殖受到抑制, 但仍能存活, 一旦遇到合适的环境就可以迅速的繁殖生长。因此, 在保管工作中要引起高度重视。缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案上生长的霉菌多属于中温性的, 最适温度为25℃-37℃, 如果把温度控制在20℃以下, 相对湿度控制在60%以下, 则可以有效的抑制霉菌的繁殖。
其次, 做好防尘工作。灰尘是固体颗粒状物质, 多带有棱角, 落在缩微胶片档案、磁性载体档案或是光盘档案上, 在使用的过程中都会造成档案的机械磨损, 影响档案信息的读取。此外, 灰尘中含有酸性化学物质, 当其粘附在缩微胶片档案、磁性载体档案或是光盘档案上时, 会直接危害胶片的乳剂层、磁性载体档案的带基和光盘档案的记录层。因此, 档案工作人员要扎实做好防尘工作。
再次, 要求注意防光。光线尤其是紫外光对缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案都有较大的影响。光盘中的染料易见光分解, 造成档案信息的毁坏;光线不仅能以热的形式加剧磁性载体档案中磁分子的热运动, 来改变原磁化状态、软化磁层或加快带基的形变, 而且光线中的紫外线能强烈老化底基、粘结剂等高分子制成材料, 造成档案信息的损毁;缩微胶片中的明胶受到光线照射时, 因温度升高而熔化, 使得胶片产生粘连现象。因此, 要求做好档案的防光工作。
最后, 需要防止机械磨损。由于缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案易被划伤、磨损, 会影响档案信息的读取, 所以, 防止机械磨损也是对它们进行保护的一个共同点。
4.2 不同点
由于缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案的形成原理不同, 使得在对其保护工作中也会有一些差异。
首先, 由于磁性载体档案利用了铁磁材料在撤去外磁场后能保留一部分剩余磁性的特点, 在对磁性载体档案的保护中应该注意防磁工作。而这一点是缩微胶片档案和光盘档案防护工作不需要的。
其次, 由于光盘档案和磁性载体档案保存寿命短, 需要对其进行定期复制以延长其寿命, 而缩微胶片档案的保存寿命较长, 上百年甚至几百年, 所以不需要进行定期复制。
再次, 由于缩微胶片档案是利用化学物质的感光原理而形成的, 因此在对其保护中必须注意残留化学物质的不利影响, 比如作为定影液的硫代硫酸纳, 会与空气中的CO2发生反应, 生成硫和亚硫酸, 影响缩微胶片档案的寿命。而磁性载体档案和光盘档案的形成采用计算机技术, 没有化学成分的参加, 在保护中不用考虑化学成分对其形成的影响。
最后, 磁性载体档案和光盘档案易受病毒的影响, 一旦感染病毒, 其信息将会遭到破坏。缩微胶片档案不依赖于计算机读取, 因此不会受到病毒的影响。这也是缩微胶片档案较之磁性载体档案和光盘档案的优越性之一。
5. 结语
综上所述, 通过对缩微胶片档案、磁性载体档案与光盘档案的特点、寿命影响因素及保护对策进行分析比较得知:这三种档案的保护条件较为复杂, 应该引起各档案馆 (室) 的高度重视。在实际工作中, 我们要对其相似的管理方法进行经验总结, 针对其存在的差异进行有区别的保护。有条件的单位, 可以加强与科研院校合作, 有针对性地对其进行实验研究, 提出更加完善的保护对策, 最大限度的延长这些档案的寿命。
参考文献
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光盘档案的寿命 篇4
一、档案整理环节中存在的问题
档案整理工作, 就是将零乱的和需要进一步条理化的档案, 进行基本的分类、组合、排列和编目, 组成有序的体系。档案通过整理, 才能为档案的保护、统计和检索提供基本的单位和完整的体系, 便于维护档案的完整与安全。但是, 在档案整理过程中, 整理人员由于受到一些外界因素的干扰和影响, 注重速度与数量, 忽视质量和后果, 直接导致在进行组卷、装订、盖章编号、卷盒选择过程中, 档案原件受到致命性破坏与污染。
1. 组卷方法不科学。
组卷是整理工作中比较重要的环节之一, 操作不当很可能对档案原件造成重大毁坏。组卷过程中, 整理人员面对的是载体规格不一、纸张变黄发脆、缺角错页、成堆码放的零散档案, 若不严格遵循档案整理的有关规定, 进行科学地分类、装订、确定其保管期限, 就会影响到档案的寿命。有些档案整理人员存在着多一事不如少一事的惰性思想, 缺乏耐心细致的工作作风, 造成分类不准确、装订压字、档号章倒盖、档号章内容填错, 甚至撕破纸张、页码排序混乱的现象, 这是发生人为损害档案最严重的阶段。
2. 装订方法不规范。
装订在档案整理环节中看似简单, 但装订压字、撕破档案的现象是相当严重的。一是在拆除濒危档案的金属品时, 方式方法不得当, 粗心蛮干而撕裂档案;二是为了赶速度, 图省事, 而采取贯通装订的方法, 大大破坏了纸张的质量;三是装订的针距过密, 对传统的缝纫机不进行改装, 又不及时调整针距, 这种现象对档案纸张破坏性最大。四是不考虑档案纸张厚薄、页数多少, 一律进行装订而造成的压字现象较为严重。
3. 盖章编号不统一。
在档案整理过程中, 档号章加盖位置不当也会造成纸张的污染。一是在加盖档号章时, 档号章用油的多少有很大差别, 印油用多了迅即装卷盒会直接污染档案, 印油用少了字迹会不清楚;二是将档号章加盖在有文字的地方, 既污染了档案, 又影响了利用。三是由于档号章盖错方向而需重新加盖影响了档案的美观;四是填写档号章内容时, 由于书写用力过大而划破档案。
4. 卷盒选择不合适。
卷盒大小的正确选择与保护档案有着极其重要的关系。组卷过程也是考验每个整档人员能力和水平的过程, 在进行档案组卷时, 应考虑到将一组互有联系的档案尽量放在一个或若干个卷盒内, 保证每个卷盒的厚薄适中。但在档案整理过程中, 一些整理人员只考虑某一方面的因素, 不考虑档案数量的多少, 尽量将一组互有联系的档案装在一个卷盒内, 这样必然会造成卷盒过薄和过厚的现象, 而一个卷盒装的过多或过少, 都会导致在管理和调阅过程中的磨损, 造成档案的损坏。
二、档案整理环节中采取的措施与对策
严格地讲, 档案的形成与收集从机关档案室就已经开始, 然后到整理、归档直至鉴定的过程, 是档案的最原始面貌得以展现的过程, 也是档案原貌最易受损的阶段。这个时期会有许多不规范操作和人为损坏的行为给档案原件造成前端致命性的损伤, 如何解决好此阶段和档案在整理环节中存在的诸多问题, 使档案免遭损坏, 我认为应着重从以下几个方面采取相应的保护措施与对策:
1. 组卷方法要科学。
一些综合性的档案馆, 保存的历史档案与零散档案较多, 由于种种历史原因, 上世纪80年代前未对其进行系统整理, 在整理这些纸张破损、字迹扩散、载体大小不一的档案时, 一要轻拿轻放, 坚决杜绝不按规章而违规操作;二要及时复制。防止档案信息永久性丢失;三要整齐划一。对载体大小不一的档案和附表、地图进行规范合理的折叠, 不能随意折叠以免二次损伤。
2. 装订整齐要美观。
对档案进行装订是组卷中一个必不可少的步骤, 装订一定要讲求科学和美观。一是装订前首先要使用起钉器去掉档案上的金属品 (精装和平装等书本式的档案除外) , 并将锈蚀的金属品清理干净后再行进行装订;二是档案要以件为单位装订, 对数量过多、过厚和精装、平装等不便装订在一起的可单独装订, 凡遇到原档案页码混乱、有倒页的问题时应及时给予纠正;三是档案过厚需用线绳装订的, 应尽量利用原孔, 线的粗细要适当, 一般采取3点或4点一线左侧装订, 左侧没有装订位置时, 可在上端装订。需用线装订的档案, 针距控制在0.5CM为宜, 上下留1CM的位置, 切忌上下贯通;四是装订要牢固, 保持档案的原貌, 整齐美观, 不倒页, 不压字, 不损坏档案, 不影响阅读;五是一旦发现破损、纸张老化的档案不宜装订时及时登记, 送裱糊室修裱后归入相应位置, 而对字迹不牢固的档案要进行复制、加固后和原件一同归档。
3. 盖章编号要统一。
通常情况下, 文字图表档案应逐件在左上角加盖档号章、填写档号章内容, 如左上角没位置时, 可加盖在其它适当位置。为防止档号章加盖与填写内容时造成对档案的污染, 一是要做到档号章不宜蘸油过多, 印油过多的话会直接浸染档案;二是加盖档号章前, 先观察一下加盖档号章的位置, 不要将档号章加盖在有文字的地方;三是防止倒盖档号章。经验证明, 将档号章作以标记, 使整理人员能直接辨别档号章的方向而防止倒盖;四是在填写档号章内容时, 要视纸张质量选择合适的铅笔型号, 书写时用力要均匀, 不要因书写用力过大而划破档案;五是整理人员要经常保持良好的卫生习惯, 保持档号章手柄的干净与卫生;六是档号章项目填写结束后, 待印油晾干后再装进卷盒。
4. 卷盒选择要适当。
浅谈影响档案寿命的主要因素 篇5
档案纸张的耐久性、字迹的耐久性及光、空气污染等要素是对档案的危害。是档案工作者为保护档案、延长档案寿命进行讨论和研究的问题。
一、纸质档案耐久性——纸张
保护枝术的任务是设法减缓档案制成材料的损坏速度,最大限度地延长档案的寿命。为了达到这个目的,首先应了解和研究档案制成材料的耐久性。
档案制材料的耐久性,是指在保护和使用过程中,档案制成材料抵抗外界理化因素的损坏和保持原来理化性能的能力。抵抗外界理化因素的损坏和保持原来理化性能的能力强,该制成材料耐用久性就好;反之,耐久性就差。档案制成材料耐用久性的好坏是决定档案寿命的重要因素。因此,我们在购买纸张的时候:第一,要了解纸张的种类与特点;第二,要根据不同的使用情况购买不同品种以及不同等级的纸张;第三、要在考虑纸张的种类及等级外,还应选用合适的定量;第四、要重视白纸和空白表格等材料的妥善保管。为了我们的档案经久耐用利于保存,各档案部门应及时向领导建意购买档案用纸的科学性,使我们档案的寿命延长。
二、纸质档案耐久性——字迹
人们通常把纸质档案中记录信息的材料称为字迹材料。常见的档案字迹材料的墨和墨汁、墨水、油墨、复写纸、圆珠笔、铅笔、印泥、印台油、科技图纸中的各种线条、静电复印件、传真件、打印件等字迹材料。这些字迹材料的耐久性直接关系到档案寿命的长短,因为失去字迹或线条的档案只是“一纸空文”,就没有什么利用价值了。有些档案字迹因发生退色扩散而变得模糊不清,也严重影响档案的利用。因此,在研究纸质档案耐久性时,必须了解和研究这些字迹的组成,性质及影响其耐久性的因素,以便在档案形成之前,合理选用文件的书写材料,在档案材料形成之后采用科学的方法保护档案字迹,以利延长档案的寿命。
档案字迹的成分及其耐久性。墨是我国使用的书写材料,约公元前两千七百年左右,我国就出现了墨。墨的主要成分是碳墨、动物胶和防腐剂。墨和墨汁的色素成分均为碳黑。碳黑的化学性质十分稳定,耐水、耐光、耐热和耐化学药品等,是最耐久的色素成分。墨和墨汁的粘合剂为动物胶和虫胶,它们干燥后都能结膜而固定字迹,同时,借助溶剂水被纸张仟维吸收进一步固定字迹,因此,墨和墨汁是最耐久的字迹材料。
三、光、空气污染对档案的危害
光和空气污染都能通过一定的方式破坏档案,由于各自不同的特性,它们对档案危害方式、危害程度有较大的差异,对档案材料的作用机理及规律也有很大的不同,这种危害还与档案材料密切相关,不同材料在光、空气污染作用下的不同的表现和变化规律。
光对纸张档案的危害。光不仅改变纸张的色泽,同时降低纸张的强度,影响档案材料的耐久性。光破坏档案材料,不仅作用于纸张中的纤维素,而且对木素、半纤维素等其他成分破坏作用更大。在破坏纸张的各种光中,253.7nm的紫外线对档案材料的损伤最大;其他波长的光则借助于纸张中填料、杂质的能量传递作用,促使纤维素分子链断裂,从而破坏纸质档案材料的结构,缩短档案的使用寿命。
光赋予字迹一定的颜色。光照字迹后,通过了迹材料对光的吸收、反射及透射而表现出色泽;光的作用又能改变字迹色素结构,破坏字迹现有色泽的稳定性,使字迹使褪色。字迹色素(染料)吸收光的能量后,分子被激发到高能级(激发态),发生光化学反应;高能激发分子还与基态氧发生能量的转移,使基态氧转变成激发态氧,发生光氧化作用,字迹的色素(如染料)结构被破坏,使字迹褪色而降低档案的使用价值。
空气污染对档案的危害。空气污染严重破坏档案,影响档案的利用与保存,因此了解空气污染的形成及地档案的危害性,有效地抑制空气污染程度和减轻对档案的破坏作用,将有利于档案的使用价值与耐久性。空气污染对纸档案的破坏是严重的,它不仅降低纸张的机械强度与物理性能,而且对档案记录的字迹材料也有很大的危害性。各种空气污染物虽然危害档案的程度有一定差别,但都会使其档案材料大分子的聚合度下降,化学结构改变,对档案产生破坏作用。
从影响字迹耐久性的上述因素看,为了保护好档案字迹,延长档案的寿命,改变这种不良环境,克服对档案的危害,具体措施包括:(1)对环境的空气交流采取空气过滤和净化处理;(2)避免在不当时机(空气污染严重的时候)与周围空气进行交换;(3)加强环境的密闭性;(4)对环境进行除尘及吸收有害气体的处理,并防止室内墙壁、地面的表面起尘。
参考文献
[1]杨小红.中国档案史.辽宁大学出版社,2002.
光盘档案的寿命 篇6
1.1 档案检索与信息输出
缩微技术:检索较慢, 输出费时。一般情况下, 胶片是以张或卷为单位进行编目, 这样查阅时必然要翻阅大量的卡片, 效率很低。缩微的输出是利用显示阅读器和还原复印等设备, 费时, 费力。
光盘技术:检索快速、准确, 输出灵活、方便。利用计算机对光盘进行档案数据的检索, 可谓快速、准确、方便。利用快速检索功能, 可以在几秒钟之内, 对几万数据进行查询。在查询中, 可以根据自己的需求, 提出查询的具体名称, 也可提出需查询的大致名称, 或几个名称进行组合。可进行模糊检索, 使检索变得更加灵活、方便。
光盘的输出更加方便、准确。存在光盘中的文件和图纸可利用计算机很方便地输出, 对一些数据还可以进行统计后打印输出。输出可以利用各种输出设备, 如针式打印机、喷墨打印机、激光印字机等。现在由于采用了高质量喷墨打印机而不是绘图仪, 使输出图纸的精度和速度大为提高。
1.2 凭证作用与法律效力
缩微技术:缩微品具有法律效力, 可作凭证使用。《档案法实施办法》对档案缩微品的法律地位作了规定:“各级各类档案馆提供利用的档案, 应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其它复制形式的档案, 载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的, 具有与档案原件同等的效力。”世界上有些国家和地区, 允许缩微品作为法律上的原始证据, 如:日本、美国、澳大利亚、加拿大、英格兰、苏格兰、德国、意大利等国。
光盘技术:法律效力有待探讨, 限制光盘取代档案原件。光盘的法律效力目前处于探讨阶段。有人认为光盘技术是将原件上的文字、图像经处理后以数字形式存储, 容易在输入输出时被删改, 故光盘存储的档案不具有法律凭证效力。正如美国国家档案与文件管理局《关于数字图像与光盘数据贮存系统的报告》中所说:“联邦法院更愿意接受机构在日常事物处理过程中形成的档案原件作为证据”。加拿大的有关章程也提到, 数字图像版本的可信度与档案原件本身并非完全一致。美国大多数政府档案馆限制数字图像技术用于永久保存的公共档案。
2 档案存储工作中缩微技术与光盘技术的对比分析
2.1 设备投资与技术要求
缩微技术:设备投资大, 使用技术复杂。一套完整的缩微设备需要投资约一百多万元, 用房面积约近100平方米。缩微工作中, 拍照、成像、阅读、拷贝等工序要求技术高、精度高, 需要专业技术人员或经专门培训过的工作人员才能操作。
光盘技术:设备简单, 易推广普及。光盘技术对设备的要求不高, 在一般档案馆现有计算机设备上再附加一些设施即可。光盘管理系统具有很强的实用性, 其功能设计完全可以依据档案工作的实际需要及人们利用档案的习惯, 整个系统可以紧密结合实际。光盘管理系统使用方便, 采用菜单式人机对话方式, 操作人员稍加培训, 即可按照提示进行操作。
2.2 复制存储与成品保存
缩微技术:复制工艺过程复杂, 缩微品保存条件要求苛刻。缩微拍摄的工艺过程较为复杂, 要求很高, 需要工作人员长时间的操作练习。在复制过程中, 人、设备、材料、操作方法、环境等因素及每一个环节都影响缩微胶片质量。从理论上来说, 缩微品可以长期保存, 但缩微品保存条件要求相当苛刻。缩微品库房环境温湿度必须保持在一定范围内, 还要定期卷片防止发生粘连。
光盘技术:录入快速、精确, 保管方便、简单。光盘技术的复制录入较为简单, 只需稍加培训就可操作。目前录入手段应用较多的是光电扫描仪。它可以将档案原件以图象方式输入到光盘中去。扫描仪最大的特点是快速、精确。
光盘存储密度高, 体积小, 对环境要求不高, 抗恶劣环境能力强, 即使在平常环境下也能长期保管。
3 缩微技术与光盘技术的发展前景
缩微技术在保存期限、法律效力、标准化等方面优于光盘技术, 具有顽强的生命力。
与光盘技术相比, 缩微技术是一项成熟的应用技术, 已实现标准化、规范化, 不少国家不仅用它管理档案、资料、图书、情报, 它还被广泛应用于办公室工作和出版发行等工作。
缩微品的保存期限较长。据有关材料记载:“国外有关试验结果表明, 在一定的条件下, 缩微胶片寿命可达500年以上”, 也有的说一般可保存100到150年。光盘技术发展至今, 对其保存期限说法不一。有人断言其寿命为10-20年, 有人称可长期保存。但多数专家认为光盘保存信息期限为10年以上。不同种类的光盘寿命也不尽相同。所以, 在今后一段时间内, 缩微技术还将因存储方面的优越性继续存在下去, 和光盘技术一起促进我国档案管理现代化的发展。
现在35mm卷式缩微品多采用编码法。16mm卷式缩微品的检索方式大多采用闪现法、编码法和光点法。闪现法就是拍摄时在案卷与案卷之间利用空格及案卷号标识分隔指示, 可供手工检索使用;编码法是将全盘缩微品的影像用大流水号编排, 既可供手工检索也可供机器自动检索使用;而全部采用单光点, 每一光点对应一个编号, 指示一幅影像, 专供机器自动检索使用。目前使用的16mm缩微摄影机主要是美能达DR1600、佳能CF100、贝尔好三种, 它们都具有光点和数据检索系统。由于光点检索需要专门的设备, 所以一般采用闪现法和编码法进行检索较为适宜。我们利用档案的检索工具和详尽、准确的拍摄记录, 在案卷目录、卷内目录和机检目录上分别注明缩微号, 以此作出方便快捷的缩微品检索工具。另外, 我们还可以视具体情况编制新的检索工具, 以满足缩微品提供利用的需要。
如果条件成熟, 即拥有计算机辅助检索缩微品设备和完备的计算机索引目录, 我们就可以利用CAR系统进行缩微品的检索, 就是通过计算机提供的胶片存储地址, 从胶片存储器内提取胶片, 在检索阅读机上进行胶片影像的检索, 从而实现缩微品的自动检索。
光盘技术发展咄咄逼人, 应用前景广阔。光盘技术的技术优越性是缩微技术无法与之相提并论的。目前, 光盘技术的技术优势正以咄咄逼人之势迅猛发展。
光盘是兼有数字记录和模拟记录优点的存储介质, 不仅可以记录数据, 还可以记录声音、图像等各类档案, 不仅可以存储档案目录, 而且可以存储档案全文、档案原件如照片、图片、录像带、录音带等, 能很好地解决对声像等不同载体档案的一体化管理, 可节省人、财、物, 还可加大开发利用档案信息的广度和深度。
光盘技术应用于档案管理, 可实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流、远距离传输及档案工作的现代化管理。可以对档案实行原文管理, 在不动用原文的情况下, 实现档案的查询、复制和利用。能保持档案原貌, 扫描后的图纸能够无失真的显示和输出, 且在页码上也和原档案一致。检索快速准确、灵活多样, 且可实现模糊检索。统计功能齐全, 可进行各种馆藏统计和档案利用统计。能够输出档案管理所需的各类卡片、目录及报表图等。
光盘的应用将加速档案管理现代化进程, 实现对不同载体档案的一体化管理, 有利于档案管理、开发和利用。随着现代计算机技术日新月异的发展, 光盘技术的更高密度、小型化和降低价格是不可逆转的趋势。其长寿耐用、统一标准问题也可望逐步解决。总之, 光盘技术是一种很有发展前途的现代信息存储和利用技术, 它在档案管理现代化进程中有广阔的应用前景。
参考文献
[1]《中华人民共和国档案法》
[2]《中华人民共和国档案法实施办法》