Excel的应用技巧（共12篇）
Excel的应用技巧 篇1
一、引言
Excel作为Office办公软件之一, 是各行各业办公中使用率最高的数据处理软件。由于其具有强大的数据管理功能、大量的内部集成函数功能、完美的图表制作功能和可嵌入的VBA编程功能, 使不同层次的办公人员都能够快速接受并使用Excel。办公人员根据自己的认知层次和业务需求, 对Excel在办公中的应用很快有了自己的心得和体会。作为高校办公人员, Excel的应用必不可少, 要在长期的工作中积累一些关于Excel快速办公的应用技巧。
二、Excel办公功能的分类与说明
在办公过程中, 按照办公过程, 将对如下功能进行逐一介绍。一是多个工作簿同时保存与同时打开功能 (保存工作区) ;二是数据的浏览 (冻结窗口) 、编辑 (Office剪贴板) 功能;三是数据录入规范性和准确性的提示与限制功能 (数据有效性) ;四是数据筛选功能 (自动筛选) ;五是快捷设置打印功能 (分页视图和打印标题行) 。
三、Excel办公过程中的功能介绍
(一) 保存工作区功能。在日常办公过程中, 经常会遇到将多个Excel工作薄内不同的工作表进行汇总, 或者使用多个工作簿内不同的表格信息制作另一个工作表, 但是在工作表没有完成情况下, 下班时间到了或者临时需要整理其他工作, 希望有一个功能, 即记住本次打开的所有工作薄, 下次接着整理未完待续的工作表, 这时保存工作区功能就会用到。工作区文件的扩展名为xlw, 点[文件]→[保存工作区], 在文件名文本框写一个易记的名字, 选择一个易记的保存路径, 下次接着完成工作表任务时, 只要打开这个工作区文件, 所涉及的所有文件都被打开, 并且按保存时方式排列窗口。这样就省去接着完成任务时挨个寻找相关工作薄的时间。
(二) 数据的浏览、编辑功能。
1.冻结窗口功能。在进行Excel表格浏览的过程中, 经常会遇到由于数据行列信息较多, 导致标题行或标题列信息看不见。为了查看标题行列信息每次翻来覆去拖曳滚动条, 导致工作效率下降。解决的办法就是使用冻结窗口功能。具体操作是选中某一单元格 (这个单元格上方为标题行信息, 左侧为标题列信息) , 然后点击[窗口]→[冻结窗口], 此时再进行拖曳滚动条操作时, 就会永远显示标题行和标题列的信息。
2.Office剪贴板功能。在Excel工作表进行复制粘贴的时候, 经常会遇到由于进行了表格其他操作, 导致复制的信息消失而使粘贴功能失效, 只能再一次重复复制粘贴操作。为了防止这种工作的重复性, 可以打开[Office剪贴板], 利用它进行复制粘贴工作, 节省由于复制信息丢失而导致的重复工作。
(三) 数据有效性功能。在通知各教研室或各系内分管人员进行表格输入的时候, 往往由于个人的操作习惯不同使输入的信息变化多端。在汇总操作的时候总是要进行不同程度的修改, 因此有必要使各分管人员的输入规则保持一致。此时就需要用到数据有效性功能。
1.批注功能。只要在“输入信息”选项页内输入相关信息, 则在设定区域的任意单元格内均会显示相关的提示信息。
2.规范数据输入功能。如果某一区域单元格内输入的信息存在一定的规律, 则均可在数据有效性内设置, 甚至强制输入者输入备选的几个内容之一。
图1的操作步骤是先选中职称这一列, 然后点击[数据]菜单, 再点击[有效性], 出现如下对话框, 在“允许”下拉框内选中“序列”, 然后在“来源”内输入相应的职称名字, 注意职称名字之间一定要用英文半角逗号隔开。如图2所示。
然后点击“输入信息”选项页, 按图示输入相关内容, 点击确定后, 当选中职称一列内的任意单元格均会出现图3的效果。
(四) 自动筛选功能。在办公过程中, 经常会遇到数据的筛选问题, 特别是存在3个以上筛选条件时, 自动筛选功能就会显出其功效。具体操作为先选中数据区域内任意单元格 (或者直接选中数据区域的标题行) , 点击菜单中的[数据]→[筛选], 选中[自动筛选], 这时标题行会出现下拉按钮, 每个下拉按钮会对应着下拉框, 下拉框内是该筛选列的所有筛选条件。进行过筛选操作的列, 下拉按钮的黑色三角就会变为蓝色三角。如图4所示。
需要指出的是, 在每一个下拉框中有一个“自定义”筛选条件, 此筛选条件可以使用“*”和“?”通配符进行模糊筛选。使用“*”时, 代表任意长度任意字符的匹配, “?”代表任意一个字符的模糊匹配。其操作框如下, 当前筛选条件为筛选出前两个字是“专业”, 后面是任意字符的课程类别。
筛选完毕后, 如果需要将筛选结果复制到另一个工作表内或者此工作表的其他区域, 直接选中筛选结果, 进行复制粘贴操作即可。
(五) 快捷设置打印功能。
1.打印标题行功能。在打印表格过程中, 如果表格行数在一页之内打印不完, 会在另一张纸上接着打印, 但相应的标题行信息缺失, 领导在进行文件审核时总会不停前后翻阅, 因此需要相关功能在设置后每页都打印相关的标题行。这一功能在Excel中[页面设置]→[工作表]选项页内, 如图6所示。
如果需要每次打印顶端标题行, 可以点击[顶端标题行 (R) ]后的, 选择相应的行即可, 当然也可以手动输入, 格式为“$起始行号:$终止行号”, 行号一定为英文半角数字。
2.分页视图功能。在打印工作表时, 经常会遇到由于打印列数过多或打印内容过多, 使打印区不能在一页纸上打印出来, 于是采用各种办法调整纸张页边距、列宽、字号等, 浪费很多时间。解决办法就是点击[视图]→[分页视图], 这时会看到工作表内多出了横纵蓝线分割的区域, 并在分割区域内的中间位置有浅灰色的“第几页”字样, 把光标移到相应蓝线位置, 待光标变为“”样式进行拖曳, 就可以完成打印页面的缩放功能。
四、结语
对Excel多文件的打开与保存, 浏览与编辑、数据的规范输入、数据筛选以及打印设置的介绍涵盖了Excel办公的整个过程, 属于熟练办公过程中的技巧性操作。当然, Excel的功能远不止上述内容, 但掌握这几种比较实用的操作技巧, 会在办公过程中节省很多时间, 提高工作效率。因此对于刚刚接触Excel的办公人员, 掌握这几种方法是十分必要的。
参考文献
[1]刘平.Excel在办公中的高级应用初探[J].电脑知识与技术, 2010
[2]徐东雨, 李静.利用Excel进行医学统计多元回归分析[J].医学信息, 2005
[3]李爱荣, 王平, 武富礼, 王立龙.Excel在高效处理地质数据中的运用[J].江汉石油职工大学学报, 2012
Excel的应用技巧 篇2
本小节就来解决这些问题。
说明：为了方便想一起进行下面操作的读者朋友，文章末尾提供原文件(“修改图表类型 (原始文件)”)供大家下载参考。 ，朋友们可以先下载它到本地电脑，然后打开它和下面的步骤一同操作。
一、 修改图表的类型
当图表创建完成以后，如果需要修改图表的类型，直接调用“图表类型”命令即可。
1. 打开“修改图表类型(原始文件)”工作薄文件，进入“修改图表类型”工作表，可以看到一个已经创建好的图表，使用的类型是“柱形图”。
2. 假设我们的目标是想把该图表的类型该为“折线图”。用鼠标单击图表边缘，图表的四周出现了八个黑色的小方块，表示选中了图表。｝
3. 这时单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表类型”命令(也可以选择菜单“图表→图表类型”命令)，打开“图表类型”对话框。在这里选择需要的图表类型和子类型，单击“确定”按钮完成修改(图 1)。
从这个操作中可以看到，当图表创建完成后，需要修改它的图表类型是相当方便的。
二、在一个图表中使用两种图表类型
有时候，为了更好地表达自己的观点，可能需要在一个图表中使用两种或者以上的图表类型。在这种情况下，需要理解：使用不同的图表类型是针对不同的数据系列而言的。因此在具体操作时，要注意选择恰当数据系列进行图表类型的修改。下面通过实际例子中，我们希望把“实际销售量”数据系列的图表类型修改为“折线图”。
1. 进入“组合使用图表类型”工作表，可以看到一个已经创建完成的图表，两个数据系列都使用的是柱形图表类型(图 2)。
2. 为了修改系列“实际销售量”的图表类型，下面我们要先选中系列“实际销售量”。用鼠标单击任何一个代表实际销售量的棕色柱形图，可以看到四个棕色柱形图中间都出现了一个绿色小方块(图 3)，同时可以在编辑窗口左上方的名称框中看到“系列‘实际…’”(图 4)，表明系列“实际销售量”已经被选中。
说明：在图表中进行单击选择操作后，可以通过名称框查看到底选中了图表中的什么对象。
3. 在系列“实际销售量”被选中的情况下，把鼠标指针放在其中一个棕色柱形图上，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表类型”命令(图 5)，打开“图表类型”对话框。
Excel的应用技巧 篇3
我们身边有两类微软Excel用户：一类用户会制作精美、神奇的图表；另一类用户则光羡慕别人会制作精美的图表、懂得高级数据分析以及貌似神奇的公式和宏技巧。如果掌握了本文介绍的11项必备的Excel技巧，保准你也能迅速成为第一类大神级用户。
1. Vlookup
Vlookup可以帮助你汇集分散在不同Excel工作表和工作簿上的数据，并将那些工作表放到一个中央位置，创建报表和摘要。
不妨假设你在处理零售商店里面的产品。每个产品通常都有一个独特的库存编号，你可以使用该编号作为Vlookup的参考点。Vlookup公式将该编号与另一个工作表中的对应编号匹配起来，那样你就能将产品的描述、价格、库存数量及其他数据轻松汇集到当前工作簿。
调用公式菜单中的Vlookup公式，输入含有参考号的单元格（1）。然后，输入你需要调用数据的那个工作表或工作簿的单元格范围（2）、所寻找的数据的列号（3）；如果你想要搜索最近的数据，就输入True，如果需要精确匹配，则输入False（4）。
2. 创建图表
想创建一个图表，将数据输入到Excel表格中，标注列标题（1），然后依次选择Inset（插入）、Chart（图表）、Chart Type（图表类型）。Excel 2013甚至包含一个Recommended Charts（推荐图表）部分（3），布局基于你所处理的数据类型。创建了一般形式的图表后，打开Chart Tools（图表工具）菜单，即可对图表进行定制。你会在那些菜单中发现可供使用的选项，其数量多得惊人。
3. IF和IFERROR公式
IF和IFERROR是Excel中两种最实用的IF公式类型。IF公式让你可以使用这种条件公式：某个条件为真时，以一种方式计算；该条件为假时，则以另一种方式计算。比如说，你只要这么做：如果C列中的分数高于80，就让单元格报告“Pass”（通过），如果分数为79分或更低，就让单元格报告“Fail”（不及格），因而就能找出在考试中得分超过80分的学生。
IFERROR是标准IF格式的一个变种。如果你所要使用的公式返回错误，它允许你返回某个值（或空值）。比如说，如果你针对另一个工作表或表格运行Vlookup，只要Vlookup无法找到参考值，IFERROR公式就会让字段显示空白。
4. 数据透视表
数据透视表实际上就是一种摘要表，让你可以根据输入的参考点，执行计数、求平均值、求和及其他运算。Excel 2013添加了Recommended PivotTablets（推荐透视表），这将令你更容易创建显示所需数据的表格。
比如说，想统计图表中多少人通过和不及格，将Pass/Fail列放入Row Labels（行标签）选项卡（1），然后再填入数据透视表中的Values（值）部分（2）。它在默认情况下会使用正确的摘要类型（这里是“count”[计数]），但你也可以根据实际情况选择Values下拉框中其他的那些函数（3）。你还可以创建按类别汇总数据的子表格，比如按性别汇总通过/不及格的人数。
5. 数据透视图
数据透视图由数据透视表和传统的Excel图表组合而成，它让你可以以一种易于编制摘要的方式，快速、轻松地查看复杂的数据集。数据透视图有许多与传统图表一样的功能，有数据系列、类别等内容，不过它们添加了交互式过滤器，那样你就可以仔细浏览数据子集了。
Excel 2013添加了Recommended PivotCharts（推荐数据透视图），你可以从工具栏的Insert（插入）选项卡Charts（图表）区中的Recommended PivotCharts（推荐数据透视图）图标下面调出“推荐数据透视图”窗口来。你只要将鼠标指针悬浮在该选项上方，就可以预览该图表。若想手动创建一个数据透视图，选择Insert（插入）选项卡上的PivotChart（数据透视图）图标。
6. 快速填充
快速填充很可能是你在Excel 2013中最受用的新功能，它解决了该软件最烦人的问题之一：如何迅速从合并单元格获取所需的那部分信息。在过去，比如在带“名字在前，姓氏在后”格式名称的列中处理数据时，你只好手动输入每个数据，或者找一个很复杂的变通办法来解决问题。
假设你在Excel 2013中处理人员姓名字段。只要将第一个人的名字填入到你正处理的那个人旁边的字段（1），然后依次选择Home、Fill（填充）、Flash Fill（快速填充）（2）。之后，Excel就会自动提取录入到现有字段中的其他所有人的名字，并用它们来填充新字段。
7. 快速分析
Excel 2013新的快速分析工具减少了基于简单数据集创建图表所需要的时间。你选择好数据后，页面右下角附近就会出现一个图标（1）。点击该图标，即可调出快速分析菜单（2）。
该菜单提供了诸多工具，可用于制作格式、图表、总计、表格和迷你图。只要将鼠标指针悬浮在每个选项上方，就能生成相应选项的实时预览图。
8. Power View
Power View是一种交互式数据浏览和可视化工具，可以从外部数据文件汇集并分析大量数据。在Excel 2013中，依次选择Insert（插入）、Reports（报表），即可使用Power View（2）。
使用Power View创建的报表随时可用于演示，提供阅读模式和全屏演示模式。你甚至可以将交互式报表导出到PowerPoint。微软网站上的Business Intelligence（商业智能）教程（go.pcworld.com/exceltutor）提供了更详细的功能使用方法，可以帮助你迅速成长为BI领域的数据专家。
9. 条件格式
就大多数表格而言，Excel全面的条件格式功能让用户很容易找出关注的数据。这项功能位于任务栏中的Home选项卡（1）。选择想要格式化的单元格范围，点击Conditional Formatting（条件格式）下拉框（2）。Highlight Cells Rules（突出显示单元格规则）子菜单（3）提供了你可能最常使用的功能特性。
10. 列、行转换
有时你可能想把某项数据从竖排的列格式转换成横排的行格式，或者将行格式转换成列格式。为此，只要复制你想要转置的那一行或那一列，鼠标右击目标单元格，选择Paste Special（特殊粘贴）。然后，勾选随后出现的弹出窗口底部标以Transpose（行列转置）的复选框，并点击OK（确定）。Excel就会处理剩下的所有操作。当然，这一技巧，也可以用在其他版本的Excel中，只是之前它被称为“选择性粘贴”。
11. 方便、实用的键盘快捷键
此外，这8个键盘快捷键也特别适合快速浏览Excel电子表格以及在Excel中执行其他各项常见任务，值得各位Excel高手牢记。
基于Excel的批量打印应用 篇4
随着现代计算机技术的飞速发展, 计算机在军休工作中也得到了广泛的应用, 明信片和贺卡计算机打印就是其中之一。每年春节前, 军休所要为几百个军休干部寄明信片和贺卡, 以前往往是采用手工填写或者一张张打印, 要花好长时间, 而且数据不易保存到了第二年还得重新填写。怎样才能发挥计算机的优势, 提高新年贺卡编写打印的效率, 是计算机应用中需要解决的一个问题。实际上利用Excel的一些查询与引用函数的功能, 能更好地发挥计算机技术的优势, 以实现批量打印新年贺卡设计。
二、设计思路
制作好明信片模板, 然后通过数据源如Excel提供的数据, 将每条记录分别读入并显示到模板上, 再实现批量打印的目的。本设计完全是采用Excel表格处理软件来制作明信片模板, 并利用Excel查询与引用函数把数据源与模板结合起来进行明信片的编辑和批量打印。
三、Excel查询与引用函数简介
1、引用的作用
在Excel中引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域, 并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用, 可以在公式中使用工作表不同部分的数据, 或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。
2、引用的含义
引用有以下几种含义:
外部引用:不同工作簿中的单元格的引用称为外部引用。
远程引用:引用其它程序中的数据称为远程引用。
相对引用:在创建公式时, 单元格或单元格区域的引用通常是相对于包含公式的单元格的相对位置。
绝对引用:如果在复制公式时不希望Excel调整引用, 那么请使用绝对引用。即加入美元符号, 如$A$1。
3、引用的表示方法
关于引用有两种表示的方法, 即A1和R1C1引用样式。
(1) 引用样式一 (默认) :A1
A1的引用样式是Excel的默认引用类型。这种类型引用字母标志列 (从A到IV, 共256列) 和数字标志行 (从1到65536) 。这些字母和数字被称为行和列标题。如果要引用单元格, 请顺序输入列字母和行数字。例如, C25引用了列C和行25交*处的单元格。如果要引用单元格区域, 请输入区域左上角单元格的引用、冒号 (:) 和区域右下角单元格的引用, 如A20:C35。
(2) 引用样式二:R1C1
在R1C1引用样式中, Excel使用"R"加行数字和"C"加列数字来指示单元格的位置。例如, 单元格绝对引用R1C1与A1引用样式中的绝对引用$A$1等价。如果活动单元格是A1, 则单元格相对引用R[1]C[1]将引用下面一行和右边一列的单元格, 或是B2。
4、VLOOKUP函数
LOOKUP函数可以返回向量 (单行区域或单列区域) 或数组中的数值。此系列函数用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值, 并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。当比较值位于数据表的首行, 并且要查找下面给定行中的数据时, 使用函数HLOOKUP。当比较值位于要进行数据查找的左边一列时, 使用函数VLOOKUP。本设计就是采用VLOOKUP函数的应用。
5、VLOOKUP函数语法形式
VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值, 并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。
当比较值位于要进行数据查找的左边一列时, 请使用函数VLOOKUP。
语法形式为:
VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
其中, Lookup_value表示要查找的值, 它必须位于自定义查找区域的最左列。Lookup_value可以为数值、引用或文字串。
Table_array查找的区域, 用于查找数据的区域, 上面的查找值必须位于这个区域的最左列。可以使用对区域或区域名称的引用。
Col_index_num为相对列号。最左列为1, 其右边一列为2, 依此类推.
Range_lookup为一逻辑值, 指明函数VLOOKUP查找时是精确匹配, 还是近似匹配。
VLOOKUP函数可以根据搜索区域内最左列的值, 去查找区域内其它列的数据, 并返回该列的数据, 对于字母来说, 搜索时不分大小写。所以, 函数VLOOKUP的查找可以达到两种目的:一是精确的查找。二是近似的查找。
(1) 精确查找
根据区域最左列的值, 对其它列的数据进行精确的查找。以创建工资表与工资条为例, 如图1所示。
在B21格中输入公式=VLOOKUP ($A21, $A$3:$H$12, 2, FALSE)
语法解释:在$A$3:$H$12范围内 (即工资表中) 精确找出与A21单元格相符的行, 并将该行中第二列的内容计入单元格中。
(2) 近似的查找
根据定义区域最左列的值, 对其它列数据进行不精确值的查找。以按照项目总额不同提取相应比例的奖金为例, 如图2所示
第一步, 建立一个项目总额与奖金比例的对照表, 如图6所示。项目总额的数字均为大于情况。, 以此类推。
假定某项目的项目总额为13000元, 即项目总额在10000~20000元时, 奖金比例为5%, 在B11格中输入公式=VLOOKUP (A11, $A$4:$B$8, 2, TRUE) , 即可求得具体的奖金比例为5%。
四、实现步骤
1、创建数据源
首先建立一个Excel文件, 将文件中Sheet1命名为通讯录, 然后在通讯录表格建立三个字段:编号、地址、姓名、邮编, 分别输入数据, 如图3所示。在设置邮政编码时, 需要注意, 因为Excel中没法进行字间距的设置, 打印出来的邮编不能对应到相应的方框中, 所以在邮政编码每一位要占一个单元格。
2、创建明信片模板
将文件中Sheet2命名为明信片, 然后根据所用明信片的格式大小, 调整好单元格之间的间距, 并将祝福语、发信人等不变的内容输入。然后再把有变化的单元格中输入公式 (下图圈出的位置) , 如图4所示:
H1是输入编号的地方。H4单元格的公式是“=VLOOKUP (H1, 通讯录!A3:I119, 2, FALSE) ”, 该公式的意思是根据H1单元格的内容, 在通讯录的A3到I119单元格的范围内按照第一列进行垂直查询, 把查到相同内容的单元格右侧的第2个单元格的内容显示在H4。同理我们再分别设置好H5、A1、B1、C1、D1、E1、F1单元格的公式。
3、模板设计技巧
在设计明信片模板时, 如何做到输入内容刚好打印在明信片的指定位置, 如邮编刚好要打印在方框内。这需要测量明信片的尺寸, 设置好纸张大小, 然后用A4纸打印, 把然后将A4纸与明信片重合, 比对文字与空白的位移误差, 再相应调整单元格距离。经过反复比对几次, 可以使明信片模板与明信片完全重合。
4、打印明信片
打印明信片时需要将H1中的编号设置成白色, 这样打印出来的明信片就看不见编号了。然后对H1中的编号进行修改, 就可以查询到相应编号人员的信息, 将明信片放入打印机打印即可。特别注意打印机最好选择针式打印机, 厚度可调节, 不会出现卡纸。
五、VBA的应用
Visual Basic for Applications (VBA) 是Visual Basic的一种宏语言, 可以用EXCEL的VBA宏语言来使EXCEL自动化。在本设计中可以使多个步骤的手工操作通过执行VBA代码可以迅速的实现批量打印。
在前面明信片模板设计的基础上, 通过加入VBA宏语言进行批量打印明信片, 在N2、N3中分别输入开始序号、结束序号, 以其后面的O2、O3单元格作为批量打印通知书的起始序号, 接着单击“开发工具”菜单, 单击“控件”功能区中的“插入”选项, 在弹出的控件列表中, 选择“Active X控件”中的命令按钮, 将其拖动到M3单元格的下面。
接着右击此按钮控件, 在弹出的右键快捷菜单中, 选择“属性”命令, 在随之弹出的“属性”对话框中, 将此按钮控件的“Caption”属性, 即按钮标题修改为“批量打印明信片”。然后还是右击此按钮控件, 选择“查看代码”命令, 在弹出的VBA编辑窗口中输入以下批量打印命令:
Private Sub Command Button1_Click ()
For i=Range ("o2") To Range ("o3")
Range ("m3") =i
Active Sheet.Print Out
Next
End Sub
输入完毕后, 关闭此VBA编辑框, 单击“控件”功能区中的“设计模式”选项, 以退出设计模式, 然后选择下通知书的打印区域, 最后在O2、O3单元格中输入需要批量打印明信片的起始序号, 如1~100, 最后单击“批量打印明信片”按钮, 就可以立即打印出所需要的所需要的100位军休干部的明信片。
六、结束语
至此, 已经完成了有固定格式的明信片批量打印模板工具。这样做的好处是:每次打印相同明信片时, 只需要更改Excel数据源中的数据, 打印不同贺卡时, 只需调整一下明信片格式大小, 不用再次输入庞大的数据。在Excel中, VBA也提供了广大可自由发挥的空间, 可以用VBA编制适合自己专用的程序, 更好发挥地计算机数据处理的功能为我们服务, 大大提高了工作效率。
摘要：在日常工作中, 用复制、粘贴的老办法, 逐一修改、打印明信片贺卡, 是一件非常繁琐的事情。本文针对如何把基于每个军休干部的通讯录, 通过Excel查询函数自动生成相对应的数据, 利用Excel中VBA代码来实现批量打印, 提高工作效率。
关键词：Excel,函数,VBA,批量打印
参考文献
[1]崔晓宏.用VBA批量实现复制和打印任务[J]《.电脑编程技巧与维护》2010.2.P86~P89.
Excel的应用技巧 篇5
如果在排序前就预先知道可能需要保持表格在排序前的状态，可以在表格的左侧或右侧插入一列空白列，并填充一组连续的数字。在如图所示的表格中，A列就是新插入的列，用于记录表格的现有次序。
图1 Excel表格
现在，无论对怎样的表格进行排序，只要最后以A列为标准做一次升序排序，就能够返回表格的原始次序，
Excel在会计工作中的应用 篇6
【关键词】 Excel 会计工作 账簿 函数
随着社会经济和计算机技术的不断发展，企业会计信息化成为必然趋势。但是许多中小企业目前仍然拒绝使用财务软件，没有实现会计信息化。究其原因，主要是财务软件的“高级化”很难应付形形色色的中小企业的业务需要。另外，软件购置和维护开支较高，也是不可忽视的问题。是否能够利用一种通俗易懂的计算机软件工具来处理中小企业的会计业务成为了必须。Excel电子表格软件是Office软件组的核心应用程序之一，它功能强大，操作简单，适用范围广，普遍应用于报表处理、数学运算、工程计算、财务处理、统计分析、图表制作等各个方面。因此，可以利用该软件实现对会计数据的分析。
一、Excel在会计工作应用中的优缺点
1、优点
（1）使用方便，用户参与程度高。Excel账务处理系统没有使用复杂的程序代码，除了Excel自带函数的调用有些难度外，其他地方都是日常电子表格应用，由于制作界面、内容都是开放式的，用户可以轻松上手，门槛很低，即使是初学计算机的人也能很快掌握。（2）是开发快速。Excel可以撇开制作界面这道工序，它有现成的功能，再借助简单易学的VBA，可很快开发完成；（3）维护简单。软件的开发并不是一步到位，还要不断维护。不管是专门的财务软件迁是用编程语占自己研究开发的小软件 需要软件工程师来维护，而Excel借助于简单易学的VBA就可以进行维护。（4）合理进行报表进整理。模板在设置过程中，或报表在编制过程中，经常要发生修改，这就会使报表的文件显得很大。在Excel中，可以在报表格式或模板设计好后，把单张的报表另存到一个地方。这样就使文件变小，运行起来也快多了。（5）合理使用函数。Excel提供了丰富的函数，正确使用函数，不仅可以保证数字的准确，而且可以提高工作效率。（6）成本低廉。Excel账务处理系统的功能基本能满足中小企业日常会计业务处理的需要，但源文件是开放性的，可以自由使用修改，系统对软硬平台的要求很低，企业实现会计信息化只须很少的软硬件投入即可。
2、缺点
（1）功能较少。由于Excel自身条件的制约，Excel账务处理系统的功能较少，只能处理一些常见业务，对于大型企业复杂的业务处理显得力不从心，因此，它仅适合中小企业使用。（2）专业维护较为困难。虽然源文件是开放性的，操作简单，维护方便，但对一些计算机应用基础较弱中小企业及其会计人员来说，没有技术人员的维护。在出现变化时很容易陷入困境，因此，Excel账务处理系统适合有一定计算机应用能力的中小企业会计人员使用。
二、Excel在会计工作中的应用措施
1、账簿的登记
设置账簿是为了把企业多而分散的会计凭证加以归类整理，以便管理。企业的账簿主要有现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账，企业账簿的填制方法都很相似，下面就以现金日记账为例来加以说明，现金日记账是根据收、付款凭证按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登记的，用EXCEL来登记现金日记账时，只要按日期的先后顺序从收、付款凭证中把相关内容复制到现金日记账中即可，由于EXCEL不能复制形状不同的区域，所以我们要把收、付款凭证中的相关区域设置得和现金日记账中的相关区域一致，即要复制的单元格个数和目标单元格个数应一致。启动Excel后，自动生成一个名为bookl的工作簿，在工作簿中默认有三个工作表sheetl、sheet2、sheet3，用户可以根据需要增减，我们可以把bookl重命名为“XX账簿”，把工作表重命名为“付款凭证”、“收款凭证”、“转账凭证”、“银行存款日记账”、“试算平衡表”、“损益表”等。这样，一个工作簿就相当于一个账簿，各工作表就是该账簿的相关内容。
2、数据的保护
在财务工作中，除了财务工作人员外，其他人是不能修改财务数据的，怎样才能避免非财务人员对数据的修改呢? EXCEL提供了多级数据保护功能，通过这些功能，你可以设置工作簿的打开权限、工作表中的数据或工作薄的结构进行加密保护，防止别人查看或更改数据，设置打开权限的步骤为：（1）单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令。（2）单击“工具”菜单上的”常规选项”。（3）在“打开权限密码”编辑框中，键入密码，在“重新输入密码”编辑框中重新键人密码，然后单击“确定”按钮。（4）单击“保存”按钮。（5）如果有回应提示，单击“是”按钮，用打开的工作簿替换现有工作簿。
3、数据的共享
会计工作是按照严格的岗位责任制来进行的，在财会机构内部合理分工，使每一项会计工作都由专人负责，这时必然要面临如何把这些由专人负责的分散数据合并到一个统一的工作薄上，与及追踪各项数据是由何人在何时编辑填制的问题。具体实现方法如下：（1）由综合会计组的财会人员建立一个定制的工作薄（即账本），里面设计好各分会计组所需的相关工作表（即账页）框架。（2）将该工作薄设置为共享工作薄。这一步骤为后继操作做好准备，是实现数据合并和追踪数据来源的前提，设置共享工作簿的步骤为单击“工具”菜单，选择“共享工作簿”命令，然后单击“编辑”选项卡，“选择”允许多用户同时编辑，同时允许“工作簿合并”复选框，然后单击”确定”，出现提示时，保存工作簿。
三、Excel在会计工作中的应用实例
1、会计数据计算
某企业要开办一分公司，估计需要人民币100000元的投资，并预算今后5年的净收益分别为20000、25000、30000、35000、40000元，要求计算该投资项目的内部收益率。打开Excel，在A1-A6单元格中分别输入-100000、20000、25000、30000、35000、40000。然后把光标移到A7单元格中，点击工具栏中的。“fx”函数按钮，在弹出的对话框中选择函数IRR，再点击确定，就会弹出内部收益率（IRR）计算对话框，在Values框中输入A1：A6 后，我们要的计算结果——内部收益率（IRR）即可显示出来，其最后结果为0.134531083，四舍五入后为13.45%。
2、辅助决策分析
某工厂生产中需要某种原料，该原料可通过外购和自制两种方式取得。决定外购成本的因素主要有：外购单价和所需数量；决定自制成本的因素则有：追加的自制成本、单位材料费用、单位变动费用、所需数量。打开Excel，在A1：A9分别输入“所需数量、单价、外购成本总计、追加的固定资产、单位材料、单位人工、间接费用、自制成本总计”作栏目，B3=B1-kB2，B8=B6+（B7+B8+B91-kB1），B9=IF（B4>B10）。最后，利用得到的数据绘制出适当的曲线，这样用户就可以很轻松的获取有关的决策信息了。而且，当某些变量的值发生变化时，用户可以直接调整表中的数据得到相关的结论。
总之，Excel已被成功地应用到会计工作中，不仅解决了会计核算本身问题，更加方便了人们对会计数据的进一步利用。相信Excel的充分利用与推广必将会对中国的经济管理水平的提升起到促进作用，使中国的会计电算化工作有可能进入与国际水平相当的发展阶段。
【参考文献】
[1] 樊斌、赵志坚：会计信息化基础-Excel高级应用[M]．人民邮电出版社，2008．
[2] 钟爱军：利用EXCEL实现商品进销存的自动统计[J]．中国会计电算化，2001（9）．
[3] 钟爱军：Excel在会计电算化应用中如何实现工作表之间数据的动态更新[J]．中国会计电算化，2002（7）．
[4] 许必建：会计核算网络化初探[J].商业会计，2000（2）.
Excel数据排序与筛选的应用 篇7
关键词：电子表格,排序,筛选
Microsoft Office办公软件是现代办公软件的首选, 也是计算机技能型人才培养的必选技能。其中的Excel虽然没有Access的功能强大, 但以其界面友好、操作简单、通用性强等优点, 广泛应用在人事管理、档案管理、学生管理以及招生、记账等诸多方面。
Excel就是电子表格, 以二维的简单表格管理数据, 同时提供的简单的数据库管理模式, 最突出的方便之处, 除了丰富而强大的公式计算之外, 就是数据的排序与筛选。
如何在庞大的数据信息中, 快速找到和检索出所需的信息, 一直是困扰数据统计的难题, 通过合理应用Excel的排序与筛选功能就能够基本满足日常工作的需要。
1 排序
通常把相关的信息用一行来表示, 在Excel中也将每一行看做一条记录, 通过排序功能, 可以实现根据某一列进行升序或降序的排列, 我们把这一列称之为关键字, 当然也可以同时设置在这一内容相同时按照哪一列排序, 软件共允许同时设置三个关键, 分别称为第一、二和三关键字。另外, 也可以选择是否有标题行, 这个视情况而定, 通常把第一行作为标题行。如果标题行不在第一行或者各列占用标题的行数不同, 则需要在排序前选中要排序的区域, 这里要强调的是要选中所有的列, 否则将会改变原有的行之间的数据对应关系。因此, 没有特殊要求的情况下, 可以不选中排序区域, 这样将对整张工作表进行排序。例如, 在计算机实验室, 学生通过教学软件签到, 很容易转换为excel表格, 如图1所示, 我们可以使用数据菜单下的排序命令, 再设置如图2所示排序对话框, 完成根据machno (机器号) 、time (登陆时间) 和name (姓名) 进行排序。
2 筛选
筛选就是根据一定的条件, 把需要的数据分离出来。Excel提供了两种筛选方式, 分别称为自动筛选和高级筛选。
2.1 自动筛选
自动筛选应用在比较简单的单一条件中。使用时需要选择筛选的区域, 并将区域的最上边一行作为标题行, 如果不指定筛选区域, 仍以整张工作表为操作对象, 并以第一行作为标题行。执行“数据”菜单下“筛选”命令的下的“自动筛选”命令。标题行的每一列右侧都出现一个下拉按钮, 单击这个按钮就可以设置筛选条件了, 其中列出了这列出现所有值, 要找和哪一个相同的值直接选择即可, 若进行范围筛选, 则要选择“自定义”。例如要求8:00之前要到位, 则8:00之后签到的就算迟到, 要筛选迟到的人, 只需要在图1 的数据表中设置筛选签到时间在8:00 之后的即可, 其自定义自动筛选方式对话框如图3所示, 也可以通过“与”和“或”设置较复杂的筛选条件, 比较容易理解, 这里不再举例。
2.2 高级筛选
高级筛选可以完成条件复杂的筛选, 其筛选条件不能直接提供, 而是要有一个条件区域, 条件区域和数据区域的标题需要相同, 另外, 多字段间的条件若为“与”关系, 则写在一行, 多字段间的条件若为“或”关系, 则写在下一行。筛选后的数据可以复制到指定区域, 也可以在原位置上显示。比如说实验室的计算机摆放是无序的, 虽然拿到了签到表, 知道了机器号和名字, 但不能知道对应哪一个人。为了解决这个问题, 我们实现准备了一份计算机的分布表, 七行八列的摆放, 我们分别用十位表示行, 用个位表示列, 部分内容如图4所示。这样很容易通过编号对应签名机器和使用的人。
然而, 此表不能和签到表一一对应, 原因在于整个实验室所有的机器不是每次都恰好有人用, 所以签到表中只是部分机器, 这样为了能够合并数据, 需要从编号表中筛选出已经签到的数据, 这就要用到高级筛选, 因为签到的机器对于一列数据都是“或”的关系, 所以要放置在不同的行, 恰好就是签到得到的数据, 所以把签到表的machno列复制到编号表中, 作为筛选的条件, 筛选对话框如图5所示。这样就可以在标号表中筛选出所有签到的机器了。
最后, 把签到机器的编号复制到签到表里, 就可以很清楚知道每个人所在的位置了, 其最终的数据表图6所示。这里为了保证数据的一一对应关系, 要注意筛选的数目是否与提供的个数相等, 另外两个表要事先按照同一个不重复的数据列排序, 在本例当中就可以选择machno来排序。另外, 并列条件的高级筛选也可以通过多次设置自动筛选来实现, 这里就不再举例了。
2.3 模糊筛选
在筛选中, 可以用“?”代表一个字符, 用“*”代表任意多个字符, 如图2所示。这样通过一个相等的条件也可以筛选出多条信息, 这里姑且称之为模糊筛选。Excel中, 这种查询主要针对与字符串设置的, 对于数字开头的信息支持不够, 因此在需要时, 可以使用CONCATENATE函数把数字开头的列前加上统一的字母。例如将编号列前统计加上字母z, 如图7所示。假设要查看使用第4列机器的人, 就可以筛选出编号第二位是4的数据, 其自定义筛选对话框如图8 所示及结果如图8所示。
总而言之, 通过合理运用Excel的排序和筛选可以完成比较复杂的数据管理, 但要注意考虑筛选的条件和排序的关键字等, 以免获得错误的信息。
参考文献
[1]姜海晨, 吴保荣, 王哲.计算机应用基础实例导航[M].北京:中国铁道出版社, 2009.8
VBA在Excel中的应用 篇8
财务软件的应用显著提高了工作效率,大大减轻了财务人员的工作强度,这得益于财务软件实现了数据录入、 处理与输出一体化。然而,在详细处理数据方面,财务软件的部分功能与当下的管理工作要求依旧脱节。基于此, Excel在财务处理中广泛应用,其人性化的功能设计与灵活的操作填补了普通会计软件的不足[1]。然而,Excel也有其自身缺点:由于每个操作都要人工完成,对于重复性的工作,难免会造成繁重的工作与冗余。
利用VBA对Excel进行二次开发,即将重复操作编程运行,可以有效避免多次人为操作带来的失误,显著提高工作效率与质量。
1VBA应用
1.1VBA介绍
VBA全称Visual Basic For Applications,是Visual Basic的一部分,是在某些应用程序中内置的编程语言[2]。 与Visual Basic不同的是,VBA需要一个应用程序作为载体才能运 行,而VB则可以创 建独立的 应用程序。VBA通过自定义程序,将宿主应用程序的某些操作自动化,为解决重复操作问题提供了一个良好方案。
1.2 Excel VBA
一般来说,VBA是内嵌在Office中,增强Office软件使用功能的程序语言。如今,VBA应用已经逐步涉及到Word(WordBasic)、Excel(ExcelBasic)、Access(AccessBasic)和PowerPoint(PowerPointBasic),并且在Outlook中也开发了Visual Basic Scripting Edition语言,这些语言统称为VB for Application。
利用VBA在Excel中编写相应的语言,可创建数据处理方案,对数据进行详细处理和系统分析。Excel软件中既有的功能操作,包括数据录入界面、工作表的基本操作等可以直接使用。
2VBA在Excel中的应用优势
基于VBA功能实现Word中的应用,可实现以下功能:1创建报表。实时报表的编写方法虽然众多,但是程序步骤相当繁琐,报表功能 也受到很 多限制。通过应用VBA的编写程序,报表的生成会方便很多[3];2对数据进行复杂的操作和分析。各单位工资表的处理既重要又繁琐,如果使用VBA程序对Excel功能进行拓展,编写个人所得税税款计算程序,就会减少会计人员的录入与核对工作量,提高Excel的利用效率和空间;3使重复工作自动化。例如:教师在判断学生成绩等级时,不需要重复比对成绩与等级之间的换算,只需输入下面的代码即可:
VBA内嵌Excel优势如下:
(1)Excel作为Office中运用较为广泛的一款软件,其本身功能全面,兼有数据编辑、处理与文件打印等,使用者能够轻松掌握Excel的基本操 作方法与 功能运用,VBA的加入显著提高了财务工作效率。
(2)除了上述功能外,Excel内涵大量数据运算与函数分析程序,VBA内嵌后将更有助于提高数据处理效率。
(3)VBA的内嵌操作可在多个数据库之间交换运用, 利于数据的沟通与交流。同时,VBA简单的操作方法容易掌握,利于推广普及。如果利用其它程序编写语言,通常都需要搭建好基本的功能操作例如数据的导入、处理与导出等,而以Excel为载体的VBA开发,则因为Excel本身已经具备的基本操作,大大节省了开发时间,提高了工作效率。
3Excel-VBA开发
3.1开发环境
在Office按钮中,选择Excel选项,在常用选项下选中“在功能中显示‘开发工具’选项卡”,或者按快捷键Alt +F11即可进入。
安全性设置:在信任中心中,选择信任中心设置,启用所有宏。
3.2VBE应用
进入VBE编辑器后,就能编写 有关低界 面后程序。 VBE编辑器主要包括以下内容:1代码窗口。编写及查 看VBA代码;2对象窗口。设定窗体界面(如果使用了窗体的话),设定窗体各个控件布局;3对象浏览器。查看所有对象库、特定对象或工程,包括所有的对象列表及每个对象的成员列表;4工程资源 管理器。管理工程 中的模块、类模块与窗体,可以很容易地在代码与对象之间切换; 5属性窗口。可设定很多对象相关属性,简单到只要用鼠标选择即可;6工具箱。在插入窗体后,可以从工具箱添加各种控件;7立即窗口。其主要工作是:在开发过程中, 用Debug.Print输出的内容就在此显示;当代码是Break模式时,查看对象和变量的状态。
3.3开发过程
在开发具体业务程序时,需要考虑以下问题:1使用者,决定了程序的操作难度及界面感观;2数据来源和保存地方,决定了程序的结构;3如何操作,将决定程序的界面和细节;4数据处理结果,最终决定程序的价值。
4VBA应用领域实例
以基于Excel-VBA的自动阅卷反馈系统为例。
传统的计算机技能操作考试首先是由教师在计算机上提供试题文本和素材文件,然后由学生上机操作答题, 最后由教师一一阅卷 评分,这种考试 方式存在 组织时间 长、耗费人力物力多等不足。Excel软件使用是计算机课程最重要的实验教学环节之一,在Excel实验系统和考试系统中实现自动阅卷,对提高学生学习效果和减轻教师工作量都有很大帮助[4]。
Excel有一些操作,答案并不唯一,如果不进行适当的处理,很容易出现误判、漏判。解决这个问题的思路是:预先创建一个数据库,记录下本 次需要批 阅的所有 考核项目、考核区域、考核知识点等信息,再做好试卷的标准答案。批阅时按数据库中的批阅项目将学生解答与标准答案进行比对,从而判断解答的对错。目前许多开发工具都可以针对Excel进行操作。但Excel和其它Office软件都自带了一个开发环境,在此环境中开发完全可以满足本项目要求,而且Excel所提供的宏录制功能可以一字不改地将录制的代码移植到程序中,便于对象和属性获得以及代码编制,调试程序时也免除了在多个软件中来回切换。另外,本项目使用的数据量很小。Excel本身就是一个数据库软件,完全可以存放批阅所需的数据。批阅结果的输出可以存放在其它数据库中,但查看不方便,软件移植性差。 程序中采用Excel工作表存放批阅结果数据,师生可以很方便地利用Excel所提供的筛选、分类汇总、数据透视表等强大的数据统计功能了解批阅结果。具体如下:
启动Excel批阅程序,打开【Excel批阅】对话框。设置班级、标准文档(即试卷名)、学生作业文档目录。点击 【开始批阅】按钮后,自动批阅试卷中的所有学生文档。程序先打开本试卷的标准解答文档,再遍历所有学生作业文档并进行批阅。主要代码如下:
读取文件夹上所有答卷文件:
5结语
Excel的应用技巧 篇9
关键词：‘宏’,BOM,EXCEL
0 引言
EXCEL表对于大多数办公一族而言,并不陌生,该软件在统计功能上非常的强大,可以很方便的随时对数据进行统计和筛选,满足工作簿表内和表与表之间的求和、计数功能。EXCEL表还有个比较强大的功能是实现单元格之间的互相引用,当某个单元格内容更改时,引用该单元格的数据可以随着原始单元格的变化而变化。另外EXCEL表还一个很重要的功能就是‘宏’录制功能,可以通过VB语言对表格内的数据处理工作进行事前定义,减少繁琐的操作步骤,同时提高数据整理工作效率。本人正是利用这个‘宏’功能,应用在现有的产品数据清单数据的对比上,大大的提高了一系列数据整理工作效率,满足现在的工作需要。
1 BOM表检查思路在EXCEL‘宏’运用上实现
对于很多上了ERP系统的制造业而言,由于ERP是面向生产的大型信息化管理系统,而ERP运行的核心是MRP,而生产BOM是MRP的重要数据来源,BOM表的搭建是一项较为复杂的工程,首先数据是阶梯式的管理,层次关系是一阶一阶累加起来的,形成立体的三维效果,这样的组建工作为了更好的在组件与组件之间互相引用,减少数据的重复录入,减少庞大的数据量,如果由每个工程人员搭建,稍有不慎将破坏数据结构,造成死循环等一系列引用该数据的产品结构发生致命的错误,严重影响后续的生产使用,出于安全性考虑,一般需要专人负责维护,维护人员一方面需要加强对组BOM结构的了解,另一方面需要在数据转换进系统前对数据进行事前的整理,同时对重要关注的零部件进行检查,以达到满足生产正常使用的目的。
要做好BOM表清单的检查,我们一般先将这个操作步骤在EXCEL中进行事前录制,首先要规范表中各标题栏的命名,并按照各种条件设置参数要求:
(1)对生产BOM关键物料的检查要求
基本思想:先确定在BOM表需要检查的关键物料,如售后配件、易损件等,通过单位等条件作为检索依据,以达到对重要关键物料的事前管理;
a.先将整个表的格式及字体设置,在物料名称列中自动筛选,检查信号使用公式等于空白提取数据,其它都使用在名称列中包含关键物料;如检查辅料,在此列中包含“辅料”或“套”,第一行至最后一行数据,Rows("1:1").Select Range(Selection,Selection.End(xlDown)).Select,这样就能把所有的都显示出来,不会丢失数据,把提取的数据从头到尾复制,粘贴到分类工作表上;再根据内容给每个检查的物料进行定置行号,检查下一个物料,最后用公式IF(R[2]C[-1]="""",""无"",IF(R[2]C[-1]<>"""",""有""))自动检测如有物料显示有,没有显示无;(2)把整个表的制造件用蓝色标出,虚拟件自动筛选管路与壳管为‘是’与‘否’的用不同颜色填充;
b.工作流程图
结果:分为四个工作表(报表、分类、售后配件、易损件),将需要检查的物料用宏录制,在分类工作表中列出N项检查,将有问题的列出,在C列用公式自动检测如有物料显示有,没有显示无;在工作表中把制造件和采购件,虚拟件为是与否的用不同颜色标出,方便核查;另售后配件及易损件用二个工作表列出,几秒便可检查有问题的数据,由原始的人工检查改为计算机自动核查,工作效率提高90%以上,通用于产品共性物料的检查,是BOM表建立之前为生产提前纠错的一种有效方法;
(2)对比生产BOM清单的检查要求
基本思想:依据事先编制的‘宏’,对BOM表差异进行检查,包括对照EBOM与MBOM的检查,可以找出差异,调整层次结构,满足数据转换到ERP系统。
a.第一个宏为先将二个表的格式及字体统一设置,在物料代码列中去空格及从第二个字符提取,使用公式为TRIM(MID(RC[3],2,18)),再排序,使用EXACT(RC[1],R[1]C[1])把相同的编码找出来,然后手动将相同的复制到后面二个工作表上,剩余的不同的编码就可以对比了;第二个宏是将层+物料代码为基准,使用VLOOKUP(RC[-1],kkkk,1,FALSE)将原文档的数据,提取到系统工作表上,然后使用IF函数,如果相同就是TRUE,否则是FALSE,没有找到的是#A,这样就完成了10个物料的一一对比;第三个宏目的是把有相同代码的二个表进行上下排序,浅蓝色的代表设计文档;
b.工作流程图
结果:分为四个工作表(原文档、系统、相原文档、相系统),在系统工作表上,二个表可以对‘代码、位置、物料名称、代号、数量、单位、类型、物料组’作对比,在原文档工作表上,原设计文档可以与系统报表的‘代码、售后配件、易损件’作对比,将录制三个宏(第一个宏将整合二个表的物料代码,格式设置、第二个宏后对比核查、第三个宏是把有相同代码的二个表进行上下排序);
操作:运行宏必须按照顺序,先从第一个到最后一个(AA———BB———CC),运行完第一个宏后,手动把物料代码相同的(TRUE)的取出来,复制到另外二个表(相原文档相系统)上,不需要标题;运行完第二个宏后,就可以查看有问题的数据,运行完第三个宏后:如果数据量不多的情况,可以手工检查,如果相原文档表与相系统上的数据很多,第三个宏不执行,重新导入到模板上,重复以上操作即可。以往新旧明细对照检查是二份清单每条每个的查看,现也成了新明细及对照明细必备的检查工具之一;
(3)对MES集成信息的检查要求
基本思想:主要为了满足生产BOM清单与MES集成过程,我们提前对ERP系统进行的数据检查,查关键物料的加工工序属性定义是否维护正确,ERP与MES二个系统的物料编码所对应属性有没有设对,工序号是否正确,数据是否一致等;
a.先将整个表的格式及字体设置,在物料名称列中自动筛选,检查关键物料;在此列中包含关键物料,第一行至最后一行数据,Rows("1:1").Select Range(Selection,Selection.End(xlDown)).Select,这样就能把所有的都显示出来,不会丢失数据,把提取的数据从头到尾复制,粘贴到分类工作表上;为了检查物料的属性,是否已实施MES、是否条形码管理、是否加工艺流程、任务等,把包含Criteria1="=*已实施MES*"提取出来,在已实施MES工作表上检查;最后检查ERP与MES二个系统的数据是否一致,将所有的工序提取出来;
b.操作流程图
结果:分为四个工作表(报表、分类、已实施MES、工序),在分类中检查,每个物料出现的个数及物料的工序,在已实施MES表中检查:工序为0的,查看物料名称,它们的正确性;在工序表中检查ERP与MES二个系统的物料编码所对应属性,数量,是否一致;
2 结束语
Excel应用技巧探析 篇10
1、Excel在日常工作中的应用
Excel是Microsoft公司Office的组成部分, 专门用于数据处理和报表制作。现在几乎每一台机器都安装了这个软件包, 使其使用起来更为便捷。它具有的以下特点和功能是:
(1) 强大的表格处理功能。Excel具有简便和灵活的制表功能, 表格中数据一旦建好勾稽关系, 就会自动刷新。 (2) 强大的绘图和图形处理功能。Excel的强大绘图和图形处理功能实现了表、图、文三者的结合, 有利于管理人员进行决策。 (3) 丰富的函数。Excel提供了大量的函数, 包括财务函数和统计函数, 可进行复杂的数学计算、财务分析、统计等, 数据处理能力非常强大。 (4) 支持数学模型, 提供多样的分析工具和决策功能。 (5) 使用外部数据功能。Excel可以读取和输出多种格式的数据文件, 可以从很多数据源包括会计软件的数据库中引入数据, 节省获取基础数据的时间, 提高效率和减少错误。
Excel在表格制作方面相比Word等软件的表格处理功能各有所长, 而它的数据处理功能却异常强大, 相比Access等数据库软件, 它又有和Office中的组件Word、Power Point一样具有易学易用的特点。
在日常工作中的会计、文秘、外经外贸、经济管理等人员对Excel软件中的制表的使用已经十分普遍, 即使在行政日常工作中的日常事务处理、企业会议安排、文书档案管理、客户服务管理、行政规划、招聘管理、员工考勤管理、经费与财产物资管理、后勤服务管理等方面也有广泛应用。它还是各单位中高级管理人员进行数据分析决策的首选工具。就笔者在各类企业和行政事业单位的调研来看, 他们的数据处理大部分都是使用Excel。
所以学好Excel软件, 进一步提高Excel软件使用的水平, 胜任未来的工作, 是高职学生走入职场的必备工具。
2、Excel在高职院校中教学的地位现状
现有部分高职学院的财会类专业和统计类专业开设了《Excel应用》这门课程, 也有部分教师将Excel引入了数学、财务管理、统计学等教学中。大部分学校和专业仅将其作为计算机应用基础中的一部分, 按照等级考试的要求进行教学。
还有的学校领导和教师认为计算机作为普及性的工具早已进入家庭, 大部分的学生都会使用计算机。所以对计算机的教学投入不足, 体现在课时开设不够, 学生上机练习安排不足。一个学期十几堂课, 教师需要讲授多个计算机软件的应用。
还有的教师不清楚职场中计算机软件应用的范围和深度, 以为不过是用Word打打字排排版, 用Excel制制表而已, 教学方法“纸上谈兵”, 学生兴趣不大。
Excel教学中不过是讲一讲数据录入、格式编排, 函数和公式讲讲求和、求平均、条件函数等, 数据处理、图表制作演示一下。实际工作中应用最广泛的数据查询、引用等函数和数据透视表基本上不涉及。
这些做法导致学生对于计算机课程重要性的认识不够深刻, 觉得计算机课程枯燥乏味, 使得一些学生在上课时, 偷偷的玩电脑游戏, 或是聊QQ、浏览网页等。因为计算机课程的特殊性, 对于平时的作业, 采取蒙混过关的方式, 让其他同学帮助其完成。
在计算机类专业中, 教师和学生普遍轻视Excel的学习, 重计算机语言的学习, 数据处理言必数据库。工作后才发现程序设计等少有需要, 数据处理大多还是使用Excel等, 而他们掌握的技能技巧近乎白痴, 不得不由单位重新培训或自行学习。
3、在高职教育中要提高对Excel的认识, 加强Excel的教学
首先, 高职学院的领导和教师要对学生职业核心能力的构成重新认识, 对职场能力中的信息处理和分析判断能力进行分析, 了解和掌握各类单位在计算机应用中软件需求和应用的深度, 合理安排各类软件的学习时间分布及学习程度。
Excel在职场中应用广泛且应用能力要求较高, 应在相关数据处理较多的专业, 如:财会、统计、信息管理等专业开设专门的课程进行教学。在其他各类专业相关课程中引入Excel, 如数学、企业管理、财务管理、人事档案管理等。
其次, 在Excel教学中, 要引进基于工作过程的教学理念, 采用案例式教学, 不但教给学生解决问题的方法, 更应启发学生的思路, 利用学生网络应用较好的特点, 启发学生通过网络查询寻找一题多解, 激发学生的兴趣和自学能力, 为学生工作后的问题多样性和问题复杂化培养出相应的能力。
在Excel教学内容的深度上, 要通过案例充分展示Excel的工作能力和实际工作中的需求, 强调掌握相关能力必备的Excel基础, 让学生有学习的自觉性, 让学生真正地认识到问题, 并热爱计算机学习。
4、结语
综上所述, 在高职教育中学校和教师要始终从学生职业能力培养的角度来认识Excel, 不因它的教学深度而在教学中轻视它;使学生不因它的易学而忽视它。同时, 教师要注重自身素质的提高, 不断的学习总结, 掌握Excel各版本提供给我们的不同功能, 才能适应新认识下的教学要求, 培养出真正具备社会所需求素质的学生。
参考文献
[1]廖榕芳, 廖樵影.浅析商务经济类高等数学教材引入Excel软件的必要性.
[2]王芳.职业核心能力在财会专业《excel应用》课程中的渗透尝试.
Excel的应用技巧 篇11
关键词：任务；问题；完成任务；任务驱动法
中图分类号：G632 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2014）23-342-01
一、导入新课环节
首先，新课程导入：提出任务，先展示任务的结果（样本的答案），再看现有的已知条件，然后分析问题，并且搭建已知到未知的桥梁。利用授课教师自制的PPT课件，在多媒体教室演示。例如：展示表1：美化后的表格（样本的答案），再展示表2：刚录入完数据的表格，提出把表2美化成表1的任务。引发学生的兴趣和好奇心，怎样才能表2美化成表1的效果，将学生激活，调动学生的积极性，促使学生有求知的欲望，想解决问题完成任务。
特别提示：提出的任务要具有典型性和代表性。
任务：根据下列要求，制作表格，最终取得表1（美化后的表格）的效果，并保存为“美化后的表格”。1、录入数据，完成表2（刚录入完数据的表格）的制作。2、设置标题格式：字体：华文行楷，字号：20，粗体，跨列居中；底纹：红色。3、设置表头和表格左端2列格式：按样文设置居中或跨列居中；表头2行底纹：浅红。4、设置数据格式：“概率”2列数据设置为百分比格式，右对齐；“利润”2列数据设置为会计专用格式，应用货币符号，右对齐。
二、讲授新课环节
讲授新课的目标是传授新知识新技能。依据任务的待解决方案，授课教师能够水到渠成地引入新课的知识点，即完成任务所涉及的新知识，同时提出本节课的学习任务，学习要求、应掌握的知识点、重点和难点以及相应的具体操作步骤。在解决问题的过程中，展示具体的操作步骤，同时要求学生将新知识点和具体的操作步骤记录下来，以便他们以后做题时查看。另外，解决提出的任务时，针对具体的应用案例，要与学生一起分析新旧知识点的连接，收集学生的疑问，逐个并且逐步地克服障碍，最终实现样本答案。
三、上机实践环节
学生上机实践（实训环节）：“面对老师提出的问题（任务）——分析问题——（必要时老师可以引导学生并且给予提示）技术支持 ——（学生思考）涉及的知识点和具体操作步骤 ——自拟解决方案 ——具体实施——与（样本的答案）结果对照 ——总结操作的过程——反思（还有其他的解决方案，寻求最佳解决办法，提高解决问题的效率，怎样实现快速而且准确的解决问题）”。
特别提示：习题的选择和设计；不同难度层次的问题（仅考核本节内容的掌握情况）；综合型的问题；与现实生活和工作实际相结合的问题；问题的提出应该遵循由易到难，由简到繁的原则。
四、复习环节
1、同一材料合理地用不同形式呈现，用不同的例子讲解，以便使得学生有温故而知新的感觉，能够产生新异感，再次调动学生的积极性，并且有利于学生从各个不同的方面去仔细思考某一个问题、现象，便于全面理解。
2、复习不是面面俱到，平均使用力量，而应是查漏补缺，着重在重点、难点和学生易出错处下工夫，提高复习的针对性。针对IF（）函数的调用以及函数的嵌套，老师就以习题为例，引领学生分析问题，提示学生解决问题的方法，攻克学生解题过程中遇到的障碍，阐述具体的操作步骤，演示操作，直到学生听明白、掌握方法、学会操作解决问题为止。
3、复习不是原地踏步，做同一水平的循环，而应是对知识进行系统的梳理、整理，使零散、孤立的知识形成网络，使学生产生新的认识与理解。
EXCEL在水泥生产中的应用 篇12
众所周知，熟料的三率值对熟料的强度影响非常大，就此我们利用Excel的数据分析功能对熟料的三率值与熟料的强度关系进行了统计分析，通过数据分析寻找三率值与强度的关系，选择适合我厂实际生产的最佳率值。
1 具体步骤
(1)首先将KH (A2:A60)、n (B2:B60)、P (C2:C60)、强度(D2:D60)分四列，依次将数据填好，然后在“Excel工作表”的“菜单”栏单击“工具”选项，在下拉菜单中单击“数据分析”选项，弹出“数据分析”的“分析工具”选项框，从中选中“回归”分析工具。此时注意：如果在“工具”菜单中没有出现“数据分析”命令，必须在“Excel工作表”中安装“分析工具库”。即在“工具”菜单中，单击“加载宏”命令。放入office安装盘或在硬盘中准备好安装程序，然后在“当前加载宏”的对话框中选中“分析工具库”，单击“确定”按钮，“数据分析”工具就加载完成。单击“确定”后，弹出“分析工具”中的“回归”分析对话框。如图1所示。
(2)现在只需要在“回归”分析对话框中输入相应的数据并确定相关的选项即可。首先，单击“Y值输入区域(Y)：”点击右边的红色箭头，折叠对话框，然后用鼠标选中强度Y值($D$2：$D$60)。单击折叠对话框，回到“分析工具”的“回归”分析对话框。用同样的方法单击“x值输入区域(x)：”右边的红色箭头，折叠对话框，然后用鼠标选中KH、n、Px值($A$2：$C$60)。再次单击折叠对话框，回到“分析工具”的“回归”分析对话框。在“回归分析对话框”中除了在“Y值输入区域”因变量数据区域的引用和在“x值输入区域”输入对自变量数据区域的引用外，还有一些根据分析的需要所作的选项。
(3)检查“回归分析对话框”中的各个选项，然后单击“确定”按钮，系统在默认情况下，在当前工作簿中插入新工作表，这样回归分析的计算结果就计算出来了。
(4)根据计算结果分析确定x与y之间的相关关系, 回归分析工具可以得出许多统计指标以及根据需要生成的相关图表。如图2所示。
这里我们只选择相关系数作为判断x与y之间是否存在显著线性相关的相关关系的依据。技术指标判断决定系数R Square，此值愈趋近于1，样本的各个观测值就愈接近回归直线，说明反映样本的各个观测值拟合回归议程的紧密程度高。本回归分析的计算结果的“回归统计”栏中的决定系数R Square为0.962479622，接近于1，故说明x与y之间具有显著的线性相关关系。
2 构造回归模型
通过以上分析，我们可以认为变量x与y之间有着显著的线性关系。进而从回归分析的“计算结果”栏中读取截距(Intercept) 0.561836468和斜率(X Variabl) 34.57117626、9.639052922、-0.304747196，并构造回归模型：y=0.561836468+34.57117626*KH+9.639052922*n-0.304747196*P，利用该回归分析模型，计算熟料的28天强度，然后用计算值减去实测值得到误差值，再用误差值比上实测值乘以100，得到相对误差，将相对误差大于±5%的异常剔除后再重新进行回归，这样线性关系就会很好，再重新建立回归分析模型。
3 结束语
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