工程采购流程管理制度

工程采购流程管理制度（共9篇）

工程采购流程管理制度 篇1

工程设备、物资采购流程（实行）

一、为合理调配并合理使用工程设备、材料，保障工程项目顺利实施，特制订本流程。

二、市场部项目负责人与商务协调部、工程技术部、造价审算部在工程材料采购工作中分别承担相应责任，须及时处理工程中出现的问题。

三、项目施工过程中所需的设备及材料的采购均应实行本流程。

四、市场营销部项目负责人在与甲方签定正式的配电合同1个工作日内，工程技术部结合工程实际需要，编制需求计划，制定《设备、材料申请单》，提交造价审算部，提交的设备、材料的申请单包括但不仅限于：名称、数量、技术参数、到货时间等。

（1）项目有审批后的图纸：工程技术部按照图纸要求制定提交《设备、材料申请单》；

（2）项目无审批后的图纸：由市场营销人员提头，召集商务协调部、工程技术部、造价审算部成立临时的项目小组，进行各部门的技术交底，工程部根据会议精神确定大致的设备、材料技术参数、施工方案等。

五、造价审算部统筹考虑提出的设备、材料《设备、材料申请单》，按照公司《物资、设备、材料采购制度》进行采购并签订购销合同。

六、造价审算部根据审批确定材料采购计划，并将已采购的厂家联系

人提供给工程技术部项目负责人掌握，工程技术部项目负责人需与厂家取得直接联系。

工程采购流程管理制度 篇2

中国铁建电气化局集团有限公司 (以下简称集团) 作为我国铁路建设四电领域的主力军, 在四电系统集成物资设备供应采购, 特别是在电气化专业相关设备的采购标准、流程管理、供应商选择等方面进行了探索, 形成了一套高效的管理模式。即在铁道部有关部门的统一集中领导和建设单位规范监管下, 由集团四电系统集成部门牵头负责审定技术标准和采购标准, 设备物资部门履行归口管理和采购职责, 集成项目经理部具体实施, 其他相关部门参与支持。

1 严控采购标准

电气化铁路站后四电工程所需的相关设备主要有通信、信号、牵引供电、电力供电四大类专业设备。其中, 牵引供电专业主要有牵引供变电工程设备、接触网工程设备及零部件、SCADA工程设备及控制保护、安全监控设备等;电力供电专业包括10 k V高压开关柜、低压开关柜、10 k V变压器、调压器、微机保护及综合自动化、交直流电源设备、箱式变电站、远动被控终端、箱式电抗补偿器等。

这些设备都具有专用性、系统性的特点。因此, 在设备采购过程中, 特别是制定设备采购标准——《技术规格书》时, 必须按照铁道部和总体设计要求, 比照国内外先进、品质优良的设备标准, 选择“先进、成熟、经济、适用、可靠”并符合技术标准的产品采购、安装、上线。对牵引变压器、自耦变压器、GIS开关柜、高压隔离开关、断路器、电压及电流互感器等牵引供电专业关键设备的采购更是如此。

《技术规格书》作为设备采购的基础性技术文件, 是招标文件不可缺少的部分和实施采购行为的重要依据, 是设备采购标准的重要体现形式。无论是在合同内采购专用关键设备, 还是按甲控招标采购通用设备, 都建立了同各设计单位和建设单位的良好沟通、报告机制, 坚持不定期向铁道部运输局客专技术部汇报项目进展情况, 旨在全面实现设计意图、准确把握采购标准、及时稳定集成方案。在编制设备采购《技术规格书》过程中, 重点把握以下几个方面的内容。

(1) 明确采用的规范及标准。采购设备应满足铁道部批复的初步设计及工程招标文件规定的标准要求, 具有国家级CMA, CMC或国际权威检测机构的检测报告, 属生产许可证、制造特许证、国家3C认证生产和认证的产品, 应有相应证明文件。相关设备的制造、试验和验收除了应满足《技术规格书》要求外, 需考虑其最新版本的可能性。

(2) 明确相关设备招标范围。首先明确设备采购需求, 在此基础上提出随机备品备件及质保期结束后2年的备品备件、专用测试仪表和专用维修工具和试验设备计划。生产企业或投标人应提出建议书, 并免费提供随机备品备件。

(3) 明确采购报价要求。明确相关设备的基本费用、技术服务、备品备件、专用工具的报价, 以便对报价进行评审。

(4) 明确接口和服务范围。鉴于电气化铁路相关设备接口较多, 在采购中对负责协调和统一招标包件各设备之间接口的设备供应商予以明确, 要求投标人应保证设备间接口满足招标人提出的相关资料信息和技术联络会议要求;与既有及后续设备提供单位相互配合, 保证接口之间的兼容性。投标人应承诺在质量保证期内, 若备品备件数量不能满足实际需要时, 应继续增加备品备件直至质量保证期期满为止。

(5) 明确生产、供货计划和保证措施。要求投标人应在投标文件中提供满足《技术规格书》规定供货期要求的生产、供货计划和供货保障措施, 并书面承诺如不能满足施工需要, 招标人有权采取紧急措施, 另行采购以确保工程进度, 也可采取调整合同数量乃至终止合同措施, 由此造成的一切经济损失由投标人承担。对于超重大件设备 (如牵引变压器) , 则要求投标人充分考虑现场的运输条件, 承诺中标后将产品运输到最终安装地点的设备基础上, 并在投标时提供运输方案。

2 明确对设备供应商的要求

根据铁道部行业行政许可管理要求, 部分电气化铁路相关设备上线需获得铁道部的行政许可。这部分铁路相关设备供应商必须取得铁道部行政许可才能进入铁路物资供应市场。在选择电气化铁路设备供应商时, 除要求有法人资格、具有有效的ISO 9000体系认证证书、一定运营或供货业绩、无不良缺陷记录或质量事故、满足一定注册资金要求等条件外, 要优先选用国内知名企业、资金实力雄厚、信誉度高的知名品牌, 选择国内高端或中外合资企业的设备。具体采购工作中, 为实现设备的可靠性、适用性、综合性、科学性、安全性要求, 在选择供应商过程中, 重点按资质、业绩、技术、保供能力等几方面提出限制条件, 针对供应商的试验检验手段、产品质量控制、售中售后服务严格要求, 使供应商保证生产供货周期, 为设备安装、调试提供有力的技术支撑。

2.1 严格筛选设备供应商资格

在采购过程中, 对设备制造商的注册资本金、质量保证体系、经营规模、财务状况、产品认证和检验试验、供货业绩和投标人方式 (如生产企业、联合体或代理商) 等方面的约束性规定进行审查, 选择推荐有实力、满足采购要求的供应商或代理商。

严格审查供应商经营状况及供货业绩, 确保供应商具备相应的履约能力;严格审查产品的质量认证、权威的检验检测报告、技术响应条款, 确保产品能满足技术需求;严格审查制造商、供应商 (代理商) 信誉, 规避产品发生过质量责任事故和有经济纠纷、司法诉讼的供应商。

对设备供应商资格审查采取2种模式, 即资格预审和资格后审。目前有的建设单位推行“资格前审”方式, 即为保证招标质量, 由建设单位、监督部门或招标人在发售标书前, 对潜在投标人的资格证明文件进行审查, 防止不满足资格条件的投标人弄虚作假、鱼目混珠。该方式有一定效果, 但因缺乏法规依据, 不能替代资格预审和资格后审。

2.2 明确设备的接口方案

要求制造商和供应商的制造工艺、设备、材料满足技术要求, 对其产品在电气化工程的兼容性和适用性负责, 并明确其产品可能存在的接口设备及接口条件, 要求供应商在技术联络阶段主动与施工单位、相关接口设备厂家共同确定接口事宜, 并将接口方案送招标人、设计单位确认。

2.3 严格设备的检验试验

在设备的检验试验方面, 供应商应在合同签订前提出型式试验及出厂试验的内容、标准、方法报采购方确认。出厂试验内容及标准应满足有关IEC, 中国国家标准或经投标人确认的标准规定, 采购方有权审查及参加出厂试验, 试验完成后, 应将试验报告提交采购方, 在得到批准后方能出厂发运。

2.4 完善设备的售后服务

在设备售中售后服务中, 供应商应派遣技术熟练、称职的人员到设备安装现场进行技术服务。提供现场安装的技术指导、现场培训、现场调试, 提供现场验收试验、3个月试运行期间和质量保证期内的服务。

目前, 高速铁路设备物资的市场处于培育发展阶段, 国内供应商在关键设备的生产制造、核心技术研发方面与完全满足招标采购、系统集成、安装调试仍存在一定差距, 对供应商的管理监督工作应进一步强化。

3 细化采购流程

《铁路建设项目物资设备管理办法》 (铁建设[2006]83号文) 规定了现行铁路物资设备管理体制。该办法规定:铁路建设物资设备分为甲方供应物资设备、甲方控制物资设备和自购物资设备三类。甲方供应物资设备 (简称甲供设备) 是指在工程招标文件和合同中约定, 由铁道部或建设单位招标采购供应的专用物资设备。甲方控制物资设备 (简称甲控设备) 是指在工程招标文件和合同中约定, 在建设单位监督下工程承包单位采购的物资设备, 主要是指对工程质量、安全和造价有直接影响的大宗通用物资设备。自购物资设备是指在工程招标文件和合同中约定, 由工程承包单位自行采购的物资设备。

3.1 甲供设备

甲供物资设备按《铁路建设项目甲供物资设备目录》分为铁道部管理供应的设备和建设单位管理供应的设备两大类。甲供设备由铁道部或建设单位负责采购供应并承担价格风险, 具体按施工单位上报的设备需求计划采购供应。生产厂家供货给施工现场, 项目部负责收货、点验。甲供设备的质量、供货期出现问题后, 需要建设单位、施工单位、生产厂商三方协商方可解决。

3.2 甲控设备

甲控设备由施工单位作为责任主体在建设单位监督下进行公开招标采购, 建设单位负责确定供应商资格条件 (适合于资格后审方式) 或合格供应商 (适合于资格预审方式) , 监督招标、开标、评标、定标全过程, 并负责审批、决定招标计划和招标结果。甲控设备采购实质上由施工或集成单位实施并承担价格风险, 其主要流程包括:编报审批采购计划、发布招标公告、发售招标文件、修改和澄清招标文件、递交投标文件、确定评标委员会、开标、评标、定标、公布、招标结果、发布中标通知书、签订采购合同等流程。实践中, 招标包件划分原则的确定、技术规格书、招标文件特别是评标办法的评审工作是制约招标工作成败的关键。甲控设备招标采购程序从开始到签订合同一般需要1个月以上, 签订合同到厂家生产供货, 大部物资设备仍需要1个月左右, 对一些工期紧的项目造成一定影响。

3.3 专用和通用物资设备

为适应客运专线系统集成建设需要, 铁道部就客运专线系统集成物资设备招标采购有关事宜下发了《关于客运专线系统集成物资设备招标采购有关事宜的通知》 (铁建设函[2007]723号) , 规定系统集成物资设备 (涉及通信信号、牵引供电、运营调度、旅客服务、动车组检修等系统集成范畴内的物资设备) 分为专用物资设备和通用物资设备两大类, 统一纳入系统集成总承包招标范围, 与系统集成总承包一并招标, 具体分类按铁道部批准的划分原则确定。该办法要求在系统集成总承包合同中应明确约定专用物资设备的具体名称、规格、型号、生产供应厂家及供货价格等;当同一专用物资设备的生产厂家多于1个时, 该设备由招标人 (建设单位) 综合考虑质量、价格、服务等因素后确定。系统集成通用物资设备采购, 执行铁道部《铁路建设项目物资设备管理办法》 (铁建设[2006]83号) 等相关规定, 招标采购工作在铁道部运输局客专技术部组织指导下按甲控物资物资进行公开招标采购。

3.4 物资招标管理

近期, 铁道部先后下发了《关于印发铁路有形建设市场交易规则的通知》 (铁建设[2008]56号文) 、《关于进一步加强铁路建设有形市场管理和招标投标工作的通知》 (铁建设[2009]119号文) 、《关于进一步完善铁路工程招标投标工作的通知》 (建建[2009]275号文) 、《关于印发铁路有形建设市场管理办法的通知》 (铁建设[2010]39号文) , 制定了招标文件和资格预审文件标准化文本, 旨在进一步规范铁路设备物资招标采购工作, 从根本上维护招标人投标人利益和铁路有形市场交易秩序, 树立良好的公众形象, 为铁路快速发展服务。在今后的设备物资采购工作中, 应坚决按照铁道部统一部署和规定开展工作, 坚持招评标工作的公开、公平、公正原则, 把招投标法律法规落到实处。

4 结束语

要实现铁路发展战略, 践行“以人为本、服务运输、强本简末、系统优化、着眼发展”铁路建设理念, 保证设备结构安全和系统功能的实现, 客观上要求在电气化铁路相关设备采购过程中必须综合比选、严格把关;站在安全第一、人民利益高于一切的高度选择“先进、成熟、经济、适用、可靠”的符合设计技术标准的产品上线, 选择国内外先进、品质优良的设备采购安装使用, 为提高电气化铁路的装备技术水平做好各项工作。

安玉涛:中国铁建电气化局集团有限公司, 工程师,

完善政府采购招标管理流程 篇3

随着改革开放与社会经济的发展，我国政府的采购行为也在不断地发展，并取得了相当不错的成绩。但是，随着政府采购行为的进一步推进，我国政府采购的行为也出现了一系列的问题，阻碍了其进一步的发展。鉴于政府采购行为的规范与政府采购规模的扩大对节约国家资金具有非常关键的意义，笔者认为，对当前我国政府采购的招标管理流程这一课题进行相关的探讨具有非常重要的实践与时代意义。

一、政府采购招标行为的相关概述

随着我国政府采购行为的发展，政府采购的规模在不断地变大，政府采购的招标流程也在不断地得到完善，强化了国家财政支出的管理，提高了国家财政资金的使用效率，充分发挥出了采购市场在市场经济发展中的作用，防止了国有资产流失的现象，也进一步保护了政府采购的当事人的合法权利，维护了我国的国家利益与社会公共利益。同时，政府采购行为也有利于社会公平的发展，提高了我国政府的行政管理水平，从某种程度上很好地遏制了腐败现象的发生，促进我国政府廉政建设的进展。

二、我国政府采购招标管理存在的问题

随着我国对外开放的进一步推进与我国国家经济的进一步发展，虽然当前政府采购行为规模在不断地扩大，流程也更加规范，但是我国当前政府采购投标行为仍然存在很多问题。

1.府采购机构的设置不够规范

根据相关的法律规定，政府采购行为的管理与监督工作应该由财政部门下设的采购专门机构进行负责，而主管的财政部门不允许参加任何具体的采购行为。但实际上，我国政府的采购行为往往是由财政部门内部设置的机构进行管理，这样，财政部门往往要实行具体的采购行为与对采购行为进行管理双向的任务，容易导致财政部门出现越位与越职的现象。

2.政府采购招标的机制不够健全

一般来说，政府采购行为的最大要求是采购行为需要在一种公平、公正与公开的环境中进行，但是由于当前我国的政府采购的投标工作是处在一个初级发展的阶段，很多具体的程序都不够健全，专业化的发展水平也不够高。首先当前我国政府的采购投标行为缺乏一个统一的招标管理模式，也缺乏一支专业的专家评委队伍，招标的主体也不够明确；同时，也缺乏明确的机制来对采购行为中的招、投标行为进行相关的约束，导致在实际的采购行为中会出现很多不透明的虚假行为，对采购行为的公平、公正与公开性造成很大的影响。不但降低了政府采购行为的严谨性与规范性，也使得政府的采购行为难以达到高效的目标，降低了政府采购行为各项招、投标行为的运作效率。

3.政府采购招标的人才队伍不够专业

政府采购行为作为一项具有高标准、高要求的政府行为，要求政府采购的工作人员不仅要掌握专业的财经知识，同时也要掌握建筑工程、网络工程等专业知识与科学技能。同时，采购招标的人员还应该要懂得相关的法律法规与市场运作规律，以保证自己的采购行为能高效、规范地完成。但是我们不得不认识到，当前我国政府采购的招标工作还缺乏这样一支具有高素质的人才队伍，很多工作人员都从财政内部调剂而来，这些人员只是掌握了专业的财经知识，但对其他相关的知识却知之甚少，影响了采购行为的运作质量与工作效率。

4.政府采购招标的工作人员相互串通

在市场利益的驱使以及相关的法律监督体系缺乏的条件下，当前我国的政府采购投标当事人存在相互串通的现象。这些现象主要有以下一些表现形式：一是参加投标的公司会进行相互串通；二是如果由采购的单位指定某个招标的公司参加招投标活动，很容易出现腐败的现象；三是有一部分的投标参加公司会非法使用不同的法人来注册两个以上的公司参与投标；四是一些个别的领导会滥用权力，进行越位的操作，私下给采购的单位施加压力，进行违法的操作。

三、完善我国政府采购招标管理流程的措施探讨

1.构建一个完善的采购行为招投标法律体系

政府采购招标流程的规范进行首先必须要构建一套完善的体系作为支撑，以保障政府采购招标行为的主体能有法可依。而目前，我国现存的《政府采购法》虽然对政府采购行为有一定的规范性，但是存在法律不够健全，法规不够明确的缺陷，缺乏实际的可操作性。因此，当前我国必须要制定出政府采购行为的详细规则，对采购货物的招标办法进行细化，同时完善配套的投诉和质疑办法、专家咨询的管理办法以及采购人员的资格认证与考核办法，从而进一步完善当前我国政府采购行为的法律监督体系。

2.建立一个完善的采购招标行为运行机制

一个完善的采购招标行为运行机制是提高政府采购招标行为效益的必要条件。因此，政府的采购行为首先要注意加大对采购招标行为的宣传，按照相关的《投招标法》等法律进行规范的运行，使我国政府采购走上一条法制化和规范化的道路，以规范我国政府的采购行为，防止腐败现象的滋生，最终促进政府采购效益的提高。而要完善我国采购招标行为的运行机制就必须要做好以下几点：a.各级政府要强制推进招投标制度，促进公开投标活动的开展，强化投标采购行为的监督与管理；b.要选择合理的招投标运作流程，在坚持公平、公正、公开的竞争原则的基础上，力求使投标的流程规范化、细致化、严谨化与科学化，同时也要保证政府采购的行为受到社会公众、公证机关与监察机关的共同监督。

3.建立一支完善的采购招标队伍

建立一支完善的专家评委队伍是保证招投标工作效率的前提，高素质的专家评审队伍可以保证招投标工作在合法、规范的基础上，实现高水准与高层次的运行。而随着当前改革开放的进一步推进与政府采购业务的深入发展，我国政府的采购人员必须要不断地接受新的理论知识与技能的培训。因此，做好采购招标工作人员的培训工作具有非常重要的意义。首先，要对政府采购招标人员实行分类培训；其次，要加强采购人员理论与实际相结合的培训；再次，也不能忽略采购人员岗前岗后的重点培训；最后，建设一支具有较强的责任感、较高的道德水平，同时又熟悉相关商品性能的高素质队伍，以满足政府采购行为的强技术性要求。

4.积极借鉴国外先进的采购招标制度

政府的采购行为最初起源于欧洲，许多发达国家在漫长的实践与探索中已经形成了一套比较完善的政府采购招标制度。因此，针对我国当前出现的政府采购招标问题，我国应该要大胆地借鉴这些先进的经验，再与我国政府采购的招标行为进行具体的结合，对我国当前的政府采购制度进行有针对性的完善，进而促进我国政府采购投标制度的规范化发展。

四、结语

由以上可以看到，规范的政府采购招标管理流程可以大大提高我国财政资金的效益，进而维护我国的社会公共利益与国家利益。笔者认为，针对我国当前政府采购行为存在的诸如政府采购机构的设置不够规范、政府采购招标的机制不够健全、政府采购招标的人才队伍不够专业等问题，只要我们切实做好构建一个完善的采购行为招投标法律体系、建立一个完善的采购招标行为的运行机制、建立一支完善的采购招标队伍等相关方面的工作，就一定能顺利解决这些存在的问题，进而促进政府采购行为的规范，进一步完善我国政府的国家经济职能，提高我国财政资金的利用效益，从而更好地维护我国社会的公共利益与国家利益。

（作者单位：新乡市公共资源交易管理中心）

工程材料采购部工作流程 篇4

一、总则；

为使公司各项规章制度的为有效实施，各业务部门之间业务流程有效衔接，提高工作效率，确保工程材料采购工作的顺利进行，多、快、好、省的完成工程材料采购任务，特制定本程序。

二、制定依据；

根据公司现有的业务流程结合工程建设的实际需要而制订。

三、适用范围；

本工作流程适用于集团公司在工程建设中工程材料采购的全过程。

四、流程及要求 ；

（一）采购计划单的接收与要求

1、采购部负责接收由施工单位编制，经工程指挥部审核批准的工程材料采购计划，经采购部长针对采购计划的内容进行审核签字后转交采购员实施市场调查，并完成询价报批工作。

2、要求；

（1）采购计划单的内容要求完整，清晰，便于采购，成本分析 和结算。

（2）对内容不全，无法采购的计划予以退回，待补充完善后再实施下一步工作。

(二)询价、报批

1、采购人员接到计划后，立即进入市场询价工作，并将价格报

审计部门批准后方可采购。

2、同品种同规格的材料，采购金额超过20万元的，由采购部组织召集，审计部门有关领导，必要时请有关专业人员参加，实施招标采购。

3、采购价格经审批后，计划单审计部门留一份，采购员自留一份外由采购人员，转交给核算员2份，由核算员送达仓库主任一份，另一份为核算员到财务报销时，同时交财务做为依据。

（三）合同签订及付款

1、采购合同由采购员负责签订，由部长审核，如不需签合同的可直接采购。

2、已签订的合同由采购员将合同转交给核算员，由核算员按计划单及合同要求办理合同和清款单的会签，并到财务部门办理清款事宜（含未签合同，直接采购部分）。

（四）材料到货交接程序

1、采购员是材料到货第一知晓人，由采购员负责通知保管员，共同到现场接货，并将随货到场的文件资料移交给保管员统一保管，同时通知质检部门到场对材料质量进行验证，须过磅计量的通知保管过磅检斤。

如批量较大的要提前通知保管和工程部做好起重设备和人员的准备。

2、到货材料的质量经质检部门检验合格后由质检部门签字确认数量由保管人员签字确认。

3、到货材料出现不合格时由采购员负责与供方联系提出解决方

案。

（五）到货材料的入库，报销及善后处理。

材料采购计划经审计部门批准的价格是保管员办理暂估入库的依据，发票到后由采购员负责将发票转交给保管员，做最终完善确认后由保管员转交给核算员，由核算员到财务部门完成报销处理。如有货款多退少补时，余款由采购员负责催收，欠款由核算员根据合同规定或欠款情况与财务联系办理。

六、工程设备部分

根据上级领导的安排，按收到经招标确认的订货合同和技术协议，由采购部在合同中签字，并由核算员负责办理如下业务。

1、合同会签直至加盖合同章及技术协议加盖合同章的办理。

2、由核算员负责办理合同中规定的各项分期付款事宜。

3、核算员负责盖章后合同及技术协议的移交和寄发。

七、此程序经讨论能过并经批准确后实施

工程材料采购部

起草人：李贵臣

公司采购流程管理制度 篇5

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

一、目的

为保证公司日常办公事务及各现场工作的物资需要，提高采购工作的质量管理，特制定本管理规程。

二、范围

各部门工作所需的生产材料和辅料、小型机械和设备、备品备件、办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品、印制表格标牌以及设备维修所需的配件、材料等.三、职责

1.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。

2.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

3.负责公司生产所需材料的采购工作。

4.负责供应商的开发、管理及维护工作。

5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

6.大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。

7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。

8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。

9.做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

10.完成领导交办的其他工作。

四、人员配置及岗位分工

1.人员配置

采购部长一人，采购员二人，内勤一人。

2.分工

计划分为板材材料采购一人，垫片材料采购一人，零星及设备、模具采购一人，内勤一人（基础资料管理、体系、账务处理等）

五、程序

采购部在公司生产经营中担负着不可推卸的重要责任，采购工作的好坏，直接影响公司产品的质量、交期、成本等。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，降低成本最有效的方法。在整个采购过程中，采购部需要生产、技术、控制、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失误，为公司的整体发展做出各自的贡献。

（一）请购及其规定

1．请购单要填写完整，具体应包括以下要素：

（1）请购的部门；

（2）请购物品所属项目；

（3）请购的用途；

（4）请购的物品名；

（5）请购的物品数量；

（6）请购的物品规格；

（7）请购物品的样品、图片或详细参数资料（技术标准及使用要求）等；

（8）请购的物品的需求时间（使用时间）；

（9）请购如有特殊需要请备注；

（10）请购单填写人；

（11）请购部门主管；

（12）请购单审核人；

（13）仓库保管员；

（14）公司总经理。

2.计划单及其提报规定

（1）计划单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部；

（2）固定资产申购按照（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；

（3）日常零星采购按照公司印制的（月份材料使用计划）的格式填写提报；

（4）请购部门在提报计划单时，应要求采购部签字接收人，请购部门备份；

（5）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；

（6）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，并在计划单上写上说明。

（7）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

（8）计划单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

3.公司物资计划单的提报部门

（1）公司经营生产的物资由生产安全部提报材料需求计划（每月26日），期间如材料需求有变化，需加报材料使用追加计划。

（2）公司生活及办公的物资、固定资产、设备维修等零星材料，需使用部报月材料使用计划；

（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

（二）请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

（1）采购部在接收计划单时应检查计划单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查计划单是否经过公司领导审批；

（2）接收计划单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

（3）无仓库保管员核查、签字的请购物资不采购；

（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、计划单的分发规定

（1）对于计划单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

（2）对于紧急请购项目应优先处理；

（3）无法在请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3、采购周期的规定

（1）常规商品采购周期在 7 天时间；

（2）遇到紧急采购，应汇报公司领导采取快速优先采购的策略，紧急采购商品周期在 3 天时间；

（三）询价及其规定

1．询价应认真审阅计划单的品名、规格、数量，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；

2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3．对于紧急请购项目应优先处理；

4．所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则不能通过中间商询价；

5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

6．遇到重要的物资、设备或预估单次采购金额大于 10 万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报，并说明基本情况；

7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

8．除固定资产外单次采购金额在 1 万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在 1 万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在 20 万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在 100 万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；

9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所 需物资和项目的能力；

10.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

（四）比价、议价

1．对供应商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；

3．收到供应单位报价后应向公司领导汇报情况，设定目标或理想价格；

4． 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；

5．参考目标或理想价格与合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

（五）合同的签订及其规定。

1．合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立 的合同，受法律保护。

（1）合同正文应包含的要素

(2）合同名称、编号、签订时间、签订地点； 采购物品、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；包装要求； 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明； 付款方式； 交货日期； 质量保证期； 质量要求及规范； 违约责任和解决纠纷的办法； 双方的公司信息； 其他约定。

（3）合同签订及其规定

1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

3）为防止合同数量追加或追加无依据，采购时要求供货方提供报价清单；

4）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；

5）详细约定发票的提供时间及要求；

6）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等 ； 7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；

8）违约责任一定要详细、具体；

9）比价完毕后方可进行合同的签订工作；

10）合同签定应按照统一的格式进行巡签审查；

11）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；

12）签订的所有合同应及时报送财务部门并归档；

（七）付款及合同执行

1．付款规定

（1）所有已签订合同付款时应按照合同规定的付款；

（2）按照进度付款的采购物资必须确保质检合格方可付款；

（3）按照公司规定和合同约定达到付款条件时，该审批单巡签完毕后提交财务部付款；

（4）财务部门在接到付款审批单后应在 3 天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。

2．合同执行

(1)已签订合同由采购部负责采购人员负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；

（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握材料情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；

（八）验收与入库

1．报验

（1）供应商已经履行完毕的合同，材料进厂时采购部应及时的通知保管员进行验收；（2）对材料验收标准参照公司技术部门的相关要求执行；

（3）达到质检和报验条件的材料应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；

（4）质检部门在接到报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；

（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

2．入库

（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；

（2）材料在运达公司后采购部应及时通知保管员，由保管员及时安排卸货与搬运；

（3）质检部门未及时验收的材料，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；

（4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；

（5）外协加工件应按照原材料入库；

酒店采购管理制度及流程 篇6

为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，强调责任指标到人及提高工作效率，特制定本制度及操作流程。

一、酒店采购的基本要求：

1、所有授权范围的物品采购时，均需比较至少三家供货商的价格及品质，月结类物品每月每一类至少要有三家供货商提供的报价单；

2、采购人员对自己采购的物品价格及品质负责；

3、驻店采购员需每月一次针对较多使用的物品通过电话、传真、网络、外出调查等方式获取（包括非授权物品）价格信息，并整理成价格信息库，以书面报告形式上报酒店总办及酒店财务部；

4、所有供货商名片、报价单、合同等资料及样板必须登记归档并妥善管理，如有人员变动时按酒店管理公司移交手续进行移交资料；

5、驻店采购禁止采购任何未经正常有效审批人审批后申购单上的物品，保证手工经审批后的采购单与电脑下单一致，否则财务部将不予报销处理；

6、禁止使用部门自行采购物品或私自与供货商洽谈采购事宜；

7、驻店采购负责跟进各供货商的货款及时签批支付事宜，对到期的应付帐款，酒店财务部应及时支付，以建立酒店的良好形象。

二、物品采购监督要求：

1、所授权的物品，分为两类：A、供货商月结；B、直接到市场采购，授权生效时酒店必须成立《供货商评定小组》（由酒店总办、酒店采购、使用部门、酒店财务部组成），每月对各类物品进行分析（包括但不限于物品的用量、价格、品质等），将物品进行分类（制定供货商月结还是进行直接市场采购，最终要形成文件，由评定小组汇签确认，酒店财务部存档备查，并抄送一份酒店管理公司），部分物品可以先定直接市场采购，待条件成熟时转为供货商月结；

2、月结的供货商选定，采购对已经确定供货商月结的物品，应邀请至少三家供应商报价，由供货商评定小组进行价格及品质的比较和讨论，对各类月结物品选定供货商，各部门可分头组织进行市场调查，根据市场调查的价格，定期与供货商确认固定期间的供应价格，在此确认期间（时限长短根据当地市场情况，由评定小组决定），供货商将按此固定价格提供酒店所需材料（形成会议纪要，评定小组部门负责人进行汇签抄送酒店管理公司）；

3、酒店财务部制定仓存物品的采购线（即最高库存量及最低库存量，补仓不能超过最高库存量，储存不能低于最低库存量），由仓库人员编制，酒店财务成本会计根据以往该物品的使用量及经营情况进行合理分析，审定出各物品的采购线，财务负责人签名确认后，呈酒店总经理审批实施，审批后的文件由仓库及成本会计存档备查，并按实际情况定期进行更新，财务部对每次部门申购数量进行认真审核监督，避免因物品积压造成浪费；

4、酒店财务部对物品价格进行认真监督，必须每月组织人员对酒店各类物品进行不同市场的价格调查，每月一次通过电话、传真、网络、外出调查等方式获取酒店各类物品（包括非授权物品）的价格信息，并整理成价格信息库，以书面报告形式上报酒店总办，并抄送集团管理公司总办及集团财务部；

5、对正常物品的申购，酒店驻店采购接到单后必须1个工作日后回复意见，酒店财务部接到单后必须1个工作日后回复意见后报送到总办审批，对特殊物品或者对价格及品质有其他意见的，也必须在1个工作日后反馈意见给申请部门。

三、各类物品采购流程（该流程是针对授权范围内的物品，授权范围外的按以前流程操作）：

1、仓库补仓物品的采购流程：

该类物品主要指副食品类，如因酒店仓库硬件原因，该类物品的部分不能在仓

库保管，而在使用部门的二级仓库进行保管的，仓库直接把二级仓库收编管理，该类物品的补仓由仓库负责填单。

对仓库的每种存仓物品，应按本文件中的第二大点第3小点规定的流程设定合理的采购线。

A、上述物品的仓存量接近或者低于采购线时，应需要及时进行补充货仓里的存货；

B、仓库主管要填写一份“物品申购单”（见附件，对申购单中的每项内容必须如实

填写，如没有发生的则填“没有发生”）；

C、驻店采购按照申购单要求，在至少三家供货商中进行比较，选定相应供货商，把

三间供货商资料附在申购单后面（包括但不限于报价资料），由驻店采购在申购

单上签名确认，提出采购意见及注明可以到货日期；

D、酒店财务部成本会计签名加意见（如对价格及其他有问题的，必须立即跟采购人

员沟通，并立即给出建议方案），到酒店财务第一负责人签名确认；

E、酒店总经理进行审批后转由酒店采购进行实施购买。

2、鲜活食品冻品的采购流程（主要指蔬果类、肉食类）：

该类物品主要指蔬果类及肉食类，包括蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果等

物料的采购申请。

A、由各酒吧、各部门总厨或者主管（要有餐饮总监签名确认），根据当天经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交驻店采购（按照以前单据格式）；

B、酒店采购当天下午以电话下单（针对供货商月结）或者次日直接到市场采购。

C、酒店财务部成本会计与使用部门定期进行沟通，对上一日该类物品采购的数量进行检查（包括已使用及未使用的数量），如发现有较多剩余的，必须提供处理方

案及日后申购数量的建议，并报总办批示。

四、物品验收入仓及财务付款处理流程：

1、物品的申购单用纸质先走完申购审批流程；

2、纸质申购单流程审批完毕后，补仓部分及直拔部分申购单由仓库人员负责系统录入申

购单，其他部门申购部分由总办文员负责系统录入申购单，再由驻店采购文员从系统制定采购订单进行下单供货商或者自行市场采购（根据申购单批示要求内容操作）；

3、物品采购回来后，仓库必须根据纸质申购单与系统生成的收料单相核对无差异后，再

根据系统生成的收料单与使用部门进行货品验收，仓库再根据收货验收情况从系统打印入仓单；

4、入仓单（附有连同收料清单及发票）的审批流程：仓库制单人签名——采购人员签名

——财务部成本会计复核签名确认是否符合要求（包括但不限于申购物品数量、价格等）——酒店财务部负责人签名——酒店总经理签名审批——财务部根据与供货商协议进行付款；

5、属于直接到市场购买的，先由驻店采购借支采购备用金（具体金额根据酒店的规模及

业务量，报酒店管理公司审批），先由相关申请部门人员提出纸质采购申请，并须走纸质采购审批流程后，（营运物品可走酒店审批流程，除此以外的物品直购须走集团采购审批流程）再由总办文员录入申购单（暂不用做采购订单及仓库的收料单），仓库收货时根据收货的数量及单价开手写收货单，再做采购订单，其他操作按上述流程，以采购人员名义进行报销处理；

五、驻店采购对前期的机动采购制度描述的采购行为负责执行采购工作，一般情况下不能再

由使用部门自行采购（除总经理特批，但必须要流程表上注明特殊情况说明及物品报价）。

工程采购流程管理制度 篇7

医院医疗设备不仅是开展医疗、教学、科研工作的必备条件,也是医院现代化程度的一个重要标志, 是医院持续发展的重要保证[1]。随着医院医疗水平的不断提高,医疗设备的采购量逐年加大,高、精、尖医疗设备在各大医院被相继引进,使得医疗设备的购置成为医疗管理的重要内容[2]。为此,结合现有医疗设备采购流程的特征,合理借鉴其他领域先进的管理理论和技术,提出优化医疗设备采购流程的措施, 成为提高医疗设备采购效益的重要突破口。近年来一直为国内外制造业所采用的并行工程原理的技术,可以为我们提供有益启示[3]。

1医院医疗设备采购流程现状

目前,医疗设备采购总体流程大致采用的是“串行式”的工作流程,这种流程存在3点不足:(1)采购审批流程繁琐、订货周期长;(2)与临床科室缺乏沟通协调,采购的设备无法满足临床科室需求;(3)采购部门与供应商缺乏实质性接触,与供应商难以形成良好的战略合作伙伴关系,市场供应的设备、技术水平和发展动态信息滞后,影响采购决策。

从以上分析可以看出,目前采购审批环节多且信息化共享程度低。基于以上问题,医院运用并行工程(concurrent engineering,CE)管理思想对医疗设备采购流程进行了优化,不但提高了采购效率,满足了快速响应临床科室的需求,同时增强了医院的核心竞争力[4]。

2基于CE对医疗设备采购流程优化策略

并行工程是集成并行设计产品及相关过程(包括制造过程和支持过程)的系统方法[5],其围绕并行作业、整体协调的核心思想开展工作,具有周期短、 效益高的显著优点。CE主要强调将原来分别进行的工作在时间和空间上重叠、交叉,并利用信息的相互交流实现资源共享,其计划和控制都是依据获取的信息进行[6]。CE不像串行工程一样要求每一阶段达到最优,而是要求整体优化,这对单独的设计部门而言是不可能完成的,因此需要强调多部门合作,重视设备申请、论证、采购、安装、验收及报废等各个阶段的集成与优化,并及时交流、协调各阶段的工作进度, 以实现资源共享和互补[7]。

2.1加强信息化建设

CE以缩短产品开发周期、提高产品质量、降低成本为目标,把先进的管理思想和计算机集成技术结合起来,将多种类型信息集成在一起,实现信息最大化共享。信息共享是实现CE管理的基础,医疗设备采购各节点部门的协调运作也是建立在高质量信息传递与共享基础之上的,因此有效实施CE管理离不开信息平台的支持[8]。信息平台的建设可以推动CE管理的发展,可以节省时间,提高各部门间信息交换的准确性、及时性,从而提高医疗设备采购管理的运行效率。

2.1.1建立医院外部联系

医院的外部联系与内部联系同样重要,加强与供应商的信息交流,实现与供应商的集成,最大程度地提高采购效率。在订单制定和执行流程中,技术支持作为采购流程的重要组成部分,被纳入设计人员的职责范围[9]。当碰上技术方案探讨、澄清或出现技术问题以及方案变更等问题时,通常是采购人员作为使用科室设备负责人和供应商技术人员之间的沟通桥梁,负责传递双方的沟通以及技术方案的确定。 建立医院的外部联系之后,临床科室与供应商的技术人员可以直接通过邮件进行沟通,将沟通交流的相关邮件抄送给采购人员,以便采购人员能够随时掌握沟通进度进行下一步工作。按照现在的互联网技术,可将医院的信息系统和供应商的管理信息系统通过因特网连接至电子商务平台上。在医院和供应商自己具备成熟企业资源计划(enterprise resource planning,ERP)、管理信息系统(management information system,MIS)的情况下,电子商务利用因特网技术,通过Web服务实现信息平台集成、信息连接,使系统实现信息实时共享,以期达到信息传递并行的目的[9]。

2.1.2建立医院内部联系

针对临床科室多、与其沟通少的特点,我院依托信息技术,建立医疗设备运维管理系统,最大程度地实现设备采购全流程信息的实时查询与共享,以降低采购成本。通过医疗设备运维管理系统把医院采购流程中原本分离的采购计划、库存管理、供应商选择、合同签订、安装验收、成本管理等环节整合为一个整体,以实现关键数据能在第一时间内同时传递给使用科室,实现信息交互、数据共享最大化,节约信息传递成本。科室负责人可通过此平台实时查询本科室的设备购置预算的执行情况及相关细节,点击具体条目进入相应表单,可详细查看整个设备表单的信息及流转情况,如图1所示。如有疑问科室负责人可以在最短时间内将信息反馈给采购部门,采购部门则根据使用科室的需要及时调整工作,可避免由于缺乏使用科室的参与而导致采购的失误,有效提高使用科室的满意度,最大程度地降低退换货可能。

2.2简化结算审批程序

CE为了争取时间,强调在信息不完备的情况下也可以开始工作。办理入库结算时,采用CE办法,可以很大程度上减少结算审批环节,缩短审批时间。 按照现有采购流程,同一个项目需要多次审批,虽然器械管理委员会论证之后对于审批通过的设备都确定了一个批复号,但是该批复号基本只用于核对预算事宜。医院可在年初批复预算时,同时在项目运作环节(如进口申请表、采购计划表、委托代理协议等)依据批复号即可用印,在医院确标或签订合同等关键环节签字审批[10]。如此可大大缩短等待时间, 防止采购审批执行环节的重复审核和层层审批,同时可避免领导出差无法签字的情况出现。优化后的部分采购流程图———采购订单制定执行流程图如图2所示。

3医疗设备采购流程优化后的效果

3.1采购效率提高

医疗设备采购流程优化前,采购审批环节多、周期长、跨部门现象严重,从最开始的采购申报到最后的入库结算,花费了大量的时间用于传递文件和签字审批,最终影响了采购计划的贯彻和执行。医疗设备采购流程优化后,简化了各环节的手续,加强了部门间的交流沟通,打破了原有采购部门与院领导之间分割和串行情形,使信息采集工作更加快速、有效。

3.2实现与临床科室的集成

医疗设备采购流程优化前,临床科室如要了解采购的执行情况均需向采购部门相关人员询问,在串行式的设备采购流程中,不仅临床科室了解信息困难,而且增加了设备采购部门的附加工作量,影响了工作效率。医疗设备采购流程优化后,临床科室可以通过医疗设备运维管理系统平台实时共享科室购置设备的相关信息,包括供应商信息、合同进度、安装验收情况等具体信息,实现信息交互。

3.3加强与供应商的协同

医疗设备采购流程优化前,在订单前的技术澄清工作时,供应商提交的技术方案与原始需求信息存在偏差时,采购部将信息反馈给设备使用科室,科室将复核意见传递给采购部,采购部再将最终意见反馈给供应商,如此反复执行串行流程,采购部经常忙于信息跟踪及反馈,效率低下。医疗设备采购流程优化后, 使用科室设备负责人与供应商技术人员之间通过直接沟通平台共享信息,技术交流时间大大缩短,与供应商之间的协同合作随之加强,信息传递的准时性以及同步性得以实现,采购效率进一步得到提高。

4结语

工程采购流程管理制度 篇8

【关键词】合同管理；核电工程；设备采购；分析

引言

高效率、高质量的采购工作是保证项目顺利进行的重要的基础，工程建设必须搞好采购管理工作尤其是采购的合同管理，但是很多工程在设备采购过程中并没有重视这个问题，也没有聘请专业的合同管理人员，合同签订时比较鲁莽，这样就无法保证企业工程的经济效益甚至出现违法条例和纠纷的情况。

1.核电工程采购合同管理

核电工程中的采购合同总体上包括四部分签订合同、履行合同、解除或转让合同、关闭或终止合同，这四个部分是一脉相承，环环相扣的整体，从设备采购的前期谈判到签约执行，采购的合同管理是处于核心地位的。尤其在合同签订和履行阶段，合同签订前需要专门的合同管理人员对采购合同进行全面严谨的分析，在采购过程中防止追求利益最大化的商业经营者占空子；由于核电工程的设备物项繁杂、供货周期长等原因，合同在履行阶段最易出现问题和风险。要通过过程控制严格抓好合同管理，保证供货范围、技术规范和设备品牌、设备编码、标牌、铭牌、设备配件、技术资料的提交的完整性，备品配件、设备润滑油、设备等方面来仔細检查执行合同。

2.核电工程合同管理的内容

2.1保证供货内容全面、详细、完整

当前核电工程中的设备采购大多采用系统打包采购的方式，这样的方式在充分发挥优势的同时对采购合同的拟定也提出了更为严格的要求。打包采购的中全面系统性强，对所有设备、支架、相关附件、整个工艺工程中的所需要的仪表、硬件软件整体打包。进行采购合同拟定时需要对细节问题进行明确规定，如安装的配套附件、专用工具、预埋件以及各系统之间接口的约定，全面规定供货的边界，采购合同内容要求全面、详细、严谨、完整。

2.2全面规范技术设备和选择品牌

要控制设备的质量，保证设备性能，对技术设备进行全面规范很重要。当前采用的采购打包系统可能在对核心设备进行规定的同时对一些安装配件重视不足，材料采购上规定不够明晰，如球阀、排污阀、电池阀、隔离阀等配件没有明确要求，螺栓类的材料有不锈钢材料、碳钢材料之分，这个不同材料用起来差别都很大。品牌选择上也有很大讲究，不同厂家由于制造水平差异设计制造的不同品牌的设备性能差异明显，产地不同的同一品牌设备，质量也因地域差异而有所区别，国产品牌设备与进口品牌设备一定要清楚地做出描述。当前全球化的发展设备制造业也日益国际化，我国核电工程的发展对这方面的设备需求也越来越多，一些进口产品制造商借机打入国内市场，在国内设置了工厂和制造基地，利用国内的人力、场地节省了费用获得更多的盈利，但这些国产化后的相关设备价格出现差异时其质量也会不同或是质量下降。有的进口设备性能在使用上明显优于国产的，但出于盈利考虑一些供货方就会在未明确规定的情况下选择价格相对低廉的国产设备。在品牌选择上，要根据实际情况选择3、4家实力均衡的厂家对比，不要急于签订合同，这样做可以有效避免某些厂家因设备故障无法正常提供品牌设备的供货，或者因订单饱和无法及时排产的情况而耽搁工程的进展对项目带来不利影响的情况，厂家之间的竞争也会带来同一品牌不同厂家的价格不同，在合同最后签订时一定要保证产品性能，采购合同中一定要做出明确规定，避免供货发趁机牟利而使设备质量无法保证后期影响工程的进度。

2.3有序编码

采购的设备进行编码并在出厂前进行核实，保证设备有序也是采购合同的技术文件中需要体现出来的。因编码要求笼统、管理不严、程序缺乏等状况导致的编码混乱而影响工程的情况也时有发生，合同中要规定要求供货方根据合同要求进行编码、标牌和铭牌。为保证标牌统一有序，对标牌的形式、规格做出明确规定，在名牌填写上要求规范，设备编码位号一致。

2.4备品配件进行清单管理

采购合同中要将备品配件的型号、规格、图样详细信息进行描述，便于采购同时也有效弥补打包采购的缺陷。打包采购时供货商一般主要考虑提供主设备未统筹考虑系统配置内的备件和材料。需要在采购合同中以清单的形式尽量全面的列出备件，包括备件数量、比例、类型。

2.5提交具体设备的资料

在打包采购中要注重单个设备的技术规格和技术描述，目前一些完工资料中只能查询到机械部分的备件，对轴承的型号、尺寸图的信息都不明确，为避免对后续管理、设备造成不利影响尤其在完工资料中要对一些设备如泵的构造图、配备图进行资料完善，提供具体设备的资料。

2.6变更规范

减少后续扩建、异常情况的风险系数，不宜太早签订采购合同，因为设备采购阶段还是初步设计阶段，设计方案可能需要变更，变更严格按照规范来，供货厂家可能为了追求最大利益以优化设计为由节省材料、设备，这些对后续扩建异常情况的处理都是非常不利的。材料设备变更要严格控制，之前就有商家为了获得差价利润，会提出各种理由来更改一些部件或配件的数量、规格，比如设备批次不同原设备部件停产、或订单饱和的说辞；交货时间变更需进行提前约束，尤其是一些重要核心设备的供货一定要严格规定供货时间拒绝变更，尤其在临近交货期不得因工程的需求迫切就降低标准。

2.7规范设备保养

在工程开始以前设备还需经过调试，调试阶段设备会处于一种停备用状态，这个时候的保养不到位就会导致生锈腐蚀等问题的出现，尤其是在核电工程中，设备大多会存放在工程附近，这些工程大多位于海边或是一些开阔的地方，位于海边的设备极其容易受到湿润而盐度高的海风的侵蚀，保养不周等工程开始以后设备系统就无法正常运行。工程开始后对于一些不常用的设备的养护也很重要。养护需要一定的润滑油及其他养护设备，设备规格不同养护设备就不同，这些设备都需要供货商配套配备，以免后期工程开始后购买不便。

2.8设备采购验收

采购设备包装出厂前，合同中需申明要进行专门的验收减少后期麻烦。

3.结语

从以上的论述中可以看出采购合同的管理是一个复杂的问题，它涉及到采购设备的内容、品牌、配件、编码等方方面面，本文结合核电工程的采购合同管理的经验，为做好工程的采购合同管理提供全面详细的分析，希望为后续项目的采购起到一定借鉴作用。

参考文献

[1]张波.基于设备催交的电力建设工程设备采购合同管理的探究.城市建筑，2014-05-12.

采购招标流程及管理制度 篇9

第一章 总 则

第一条 为规范采购管理工作，保证物资采购质量，降低采购成本和费用，增加物资采购的透明度，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》，结合公司实际情况制定本办法。

第二章 适用范围

第二条 本制度适用于具备招标条件的、公司实际需要的工程项目、生产物资、办公用品、技术服务等采购。

1、同类型或单品种物资年用量采购值超过20万元的采取一年招标一次。

2、工程项目、物资采购总额在15万元以上的实行招标。

3、工程项目、物资采购总额在15万元以下5(8)万元以上的实行竞争性谈判采购。4、5(8)万元以下的零星物资采购采用审批制度直接采购不进行招标。

第三章 招标采购原则

第三条 遵循公开、公平、公正原则。

第四条 竞争原则。参加投标供应商必须有三家及三家以上有实力、信誉和服务良好的供应商。

第五条 遵循同质低价、同价质优的选择标准。

第六条 遵循及时、适用、合理、节约原则。由各物资需求科室，提供物资采购计划，提供拟采购物资的具体明细和质量技术要求、供货时间等。

第四章 组织实施

第七条 物资采购招标工作委托招标代理公司进行，并由办公室和监察科联合组织实施。

第八条 在实施招标前，由办公室根据各科室提供计划、要求，拟草有关招标文件，其计划、方案上报公司领导，经批准后组织实施。

第九条 监察科和物资需求科室负责采集供应商信息资源，其他科室也可提供供应商信息资源，以形成竞价机制，确保招标工作的实施。

第十条 供应商信息资源必须认真筛选，拟选参与竞标的供应商，必须具备一定生产规模，质保体系完善，招标人认同的厂家。对多次参加投标，报价持续偏高的厂家，逐步由新的符合条件的供应商取代参与投标竞价。

第十一条 委托招标公司进行具体招标事项，公司领导及相关科室负责人参与招标、评标工作。

第五章 招标采购形式

第十一条 物资招标采购可根据所需物资的品种、数量、使用时间、资金保证等情况，采取公开招标，邀请招标等形式。

第十二条 不具备上述两种形式招标的，需报请公司董事长或总经理批准，可实施竞争性谈判采购。

第十三条 竞争性谈判采购，必须实行多方询价，填写询价对比过程、结果及拟订供应商，以书面材料形式，报公司财务负责人、总经理、董事长审批后方可进行采购。

第六章 招标采购的工作程序

第十四条 招标准备工作

1、各科室根据本科室及生产单位物资使用需求，认真制定下阶段物资采购计划。

2、各科室所报物资采购计划，经分管领导审核，并报公司财务负责人、总经理、董事长审批后，报送办公室，由办公室制定招标计划。

3、办公室联合监察科制定招标实施计划，明确招标采购的具体形式，并由公司总经理、董事长审批后方可执行。

4、各科室所报物资采购计划中，采购物资的名称、规格型号、数量、技术要求、用途等参数应详细准确，不得弄虚作假，否则造成库存积压或因漏报、未报而影响生产造成损失的，追究该科室责任。

第十四条： 招标实施工作

1、采用公开招标、邀请招标形式采购。

1）由招标代理公司发布招标公告，对有意前来投标报名的供应商进行资格预审，拟定投标人。

2）对拟邀请参加投标的单位进行资格预审，按物资采购程序对其进行前期调研、评价，评价合格的供应商才具有投标资格，以书面形式（邮寄或传真）邀请其投标。

3）向接受邀请的单位发放标书（或招标说明）并负责答疑。4）接受并筛选投标文件，并按招标文件约定方式开标。5）按拟定的评标办法，筛选合格的投标书。

6）按评标办法中的定标方式定标，或与经评标合格的投标单位协商、谈判、确定中标供货单位。

2、采用竞争性谈判采购形式采购

1）对供应商按物资采购程序进行前期调研评价，进行资格预审，确定合格供应商，以邀请函的形式邀请合格供应商参加洽谈。

2）按拟定的评标标准结合所需物资质量供货期、付款等要求，从最低的报价依次进行评估、分析，按照统一标准，择优进行答疑，通过供需双方进一步磋商，最终确定中标供货单位。

第十五条：合同前评审

1、为避免评标过程中对投标方了解不够细致和签约时对合同条款研究不够透彻等造成的风险，由物资采购科室会同财务部门进行签约前的合同评审。

2、根据评审结果并报董事长批准后，方可向中标单位发出中标通知书，同时应将中标结果通知所有未中标的投标方（根据招标文件或招标说明中约定的方式通知）。

第十六条：合同的签约。合同评审通过后，须严格执行合同审批程序，最后由企业法人代表授权的委托代理人依据《中华人民共和国合同法》与中标单位签订物资购销合同，必要时可申请公证。

第七章 资料、样品存档及验收

第十七条：对物资招标采购过程中的有关文件、记录资料由办公室或监察科建档案保存。同时，对中标单位投标时提供的样品要做好妥善保管，以便为今后解决一些可能发生的问题提供依据。同时，供货验收过程中要检查所供产品与样品的符合性，要周期性进行抽查。

第八章 监察与处罚

第十八条 为保证招标采购取得预期目标，监察科应在招标前及招标过程中加强监督，可以考虑邀请纪检和公证处参加招标，避免造成损失的事后监督。对于招标采购过程中人为设置障碍的相关科室及人员，应责令其改正或上报董事会建议调离其工作岗位，造成重大经济损失的将依法处理。

第十九条：各科室采购物资必须认真执行本办法，不得走过场或作虚假记录，搞明招暗定，违者从重处罚。

第九章 附 则

第二十条：本办法自颁布之日起实行。

附：物资采购招标流程图

办公室 二〇一七年三月二日