工作档案管理制度（共8篇）
工作档案管理制度 篇1
第一条为了加强公司档案工作的管理，使其达到规范化、标准化、系统化的要求，充分发挥档案在维护企业合法权益及公司各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和北京市《档案法实施办法》等法律规章，制定本制度。
第二条公司档案是公司自成立以来在各项活动中形成的有保存价值的以各种载体形式真实记录的总和。其构成是：以基建（工程技术）档案为主体，包括文书、工程、市场、会计、经营、法律、设备、声像、实物等门类的档案。
第三条对公司各个门类、各种载体的档案必须坚持集中统一管理的原则，以确保档案的真实、完整和安全，利于档案信息的开发利用。
第四条公司档案工作由集团办公室主管。档案室设专职档案员一人，负责公司档案工作的日常管理。公司各部门配备一名兼职档案员，负责本部门各类文件材料的收集立卷归档工作。
第五条公司档案室在集团办公室的指导下独立开展档案工作。宣传、贯彻档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全公司档案工作各项规章制度，维护和保持公司档案的完整与安全，主动快捷地提供档案利用服务，使档案在公司各项工作中发挥应有的作用。
第六条档案室负责对集团公司各部门和各分公司文件材料的立卷和归档工作进行监督、指导和检查。
第七条档案工作人员要努力学习档案业务知识，恪守职业道德、不断提高业务素质和管理水平，认真做好档案管理工作。
档案借阅制度
第八条借阅档案，一般以借阅本部门工作形成的档案为主。借阅非本部门的档案，须经该部门领导或公司主管档案领导批准。
第九条查阅档案原件一般限在档案室内。如需借出则借阅期限一般不超过三天。到期不能归还者要及时说明原因，经允许后方可延期归还。
第十条如需提供档案复印（制）件，必须由申请部门经理签字后，并由办公室负责人签字后方可办理。重要档案的复印（制）需经相关部门领导或公司主管档案领导批准。
第十一条借阅人员必须负责维护档案的完整、安全与清洁，不得将档案材料擅自转借、复制、拆散、污损、涂改和加注标记。借阅档案要确保不遗失，不擅自带出本公司。
第十二条借阅时，档案人员应填写《借阅档案登记簿》，并对归还的案卷严格检查和清点，然后注销借阅。
第十三条外单位查阅档案时，须持单位介绍信，并由集团公司办公室或相关部门领导批准。各类（载体）档案不办理对外借阅。
第十四条对借阅中违反本规定，造成档案遗失、损坏、泄密的，档案管理人员应及时向主管领导报告，并追查责任，按集团公司《管理人员违规处理办法》进行处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：
（一）毁损、丢失或擅自销毁企业档案；
（二）擅自向外界提供、抄摘企业档案；
（三）涂改、伪造档案；
（四）未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。
档案保密制度
第十五条认真贯彻《档案法》，严格执行党和国家的保密政策、制度，维护国家和企业的机密，确保档案信息的绝对安全。
第十六条档案管理人员应忠于职守，严格遵守保密制度，保持高度的保密意识和良好职业道德。不允许擅自提供、抄录、公布档案内容。
第十七条严格执行档案借阅制度，无关人员不得进入档案库房。不得将借阅的档案擅自复制、摘抄或转借他人。
第十八条认真做好防火、防盗工作，确保档案机密不被盗、不泄密、不遭人为破坏。
第十九条准备销毁的档案经履行销毁手续后，应及时彻底地进行销毁，不准出卖或做他用。
第二十条定期清理检查档案，并做好记录。发现问题及时向有关部门及领导汇报。
档案保管制度
第二十一条全部档案必须按门类分别存放。各类档案及案卷的存放，按分类方案的规定和案卷目录的顺序自左向右、自上而下依次排列。
第二十二条档案装具符合国家标准，档案柜坚固耐用、摆放整齐、统一编号，便于管理与查找；归还的档案应随时放回原位，防止出现混乱和丢失。
第二十三条档案库房由档案室人员管理，其他人员禁止进入。
第二十四条库房内要保持适宜的温湿度：温度为摄氏14--24度，相对湿度为45--60％。当温湿度不适宜时应采取措施及时调节。每天有温湿度记录。
第二十五条库房内应保持严密、整洁，禁止存放与档案无关的物品。库房窗户应加挂窗帘防尘及防阳光直射档案材料；定期除尘；防虫防霉药剂应在有效期内使用。
第二十六条档案库房安装防盗门和护窗栏，门锁齐全有效。班前应检查库房门窗，班后要切断电源、锁好门窗，确认安全可靠后方可离开工作岗位。室内严禁吸烟和使用明火，并配置符合规定的灭火器材。
第二十七条每年对档案案卷进行一次全面检查。检查内容主要包括：库藏量、借阅量、移出量、销毁量以及档案保管状况等。认真做好检查记录。
案鉴定和销毁制度
第二十八条档案鉴定工作要贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，历史地全面地考察档案的价值和作用，准确判定档案保管期限，保证档案质量。
第二十九条档案鉴定工作在集团公司主管领导、相关业务部门负责人和档案室人员组成的档案鉴定小组主持下进行。
第三十条鉴定档案按档案室编制的《档案保管期限表》直接对案卷进行鉴定。如果一个案卷内文件内容密不可分而价值有所不同，则以其中最重要文件价值确定该案卷的保管期限。
第三十一条对已超过保管期限的档案，应重新进行鉴定工作，慎重确定其存毁。对仍有保存价值的应延长保管期限并做好相应调整；对确无利用价值的应履行严格的手续将其剔除销毁。
第三十二条销毁档案要严格履行审批手续。必须编制销毁清册，由鉴定人员签字，报集团公司领导审核批准后进行销毁。
第三十三条销毁档案时要严格执行保密制度，由两人监销，监销人应在销毁前认真清点核对，销毁后在销毁清册上签字，并注明销毁方式与日期。
第三十四条档案销毁工作结束后，应将销毁清册及时归档。其保管期限为15年。
档案统计制度
第三十五条做好集团公司档案的日常基本数量统计工作。通过案卷目录、分类目录、借阅登记等，准确、真实地记录档案及档案工作的状况，使基础工作规范化。
第三十六条做好每年的档案工作基本情况统计（包括室藏档案数量、归档情况、借阅档案人次卷次、专兼职档案人员基本情况、编研情况等）年报工作，保证数据准确，上报及时。
第三十七条依据档案登记，进行档案接收、鉴定、销毁、保管等情况的数量统计工作，并对档案的借阅利用及利用效果反馈进行统计。
第三十八条通过统计分析，掌握档案数量及档案管理情况的变化，及时发现问题，改进工作，不断提高档案管理工作水平。
第三十九条进行各项档案登记和统计时，要求使用耐久字迹材料书写。
第四十条有关的统计数据、材料未经领导批准不得擅自对外提供
文书档案归档制度
第四十一条归档范围
一、凡是反映集团公司各项经营活动和管理工作的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
二、集团公司《文书档案归档范围》是参考国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定，并结合集团公司实际情况制定的。第四十二条保管期限
文书档案保管期限分为永久、长期和短期三种。
长期为16--50年，短期为15年以下。
第四十三条归档时间
集团公司各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完毕的文件材料按分类、整理、立卷，于第二年3月底以前交公司档案室统一保管。
第四十四条归档文件材料的质量要求
一、各部门文件材料归档率应达到95%以上，完整率应达到100%。
二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、制表说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。
三、公司制发的文件应归档原件或正本。
四、字迹、印鉴清晰，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。
五、档案室与移交部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。
六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件可以作为资料保存。对确实没有保存价值的文件材料，经有关领导、部门和档案室审定后销毁处理。
附：
文书档案归档范围
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
（一）党群工作
１、上级党委颁发的需要执行的文件材料（包括外出开会带回来的）
２、党总支工作计划、总结
(1)党总支计划总结及重要专题汇报
(2)党总支半年总结、党办总结及较重要的专题汇报
(3)党办半年总结、一般的总结汇报材料
３、党总支委员会(包括党政联席会)会议记录
４、领导班子生活会记录
5、领导班子成员述职报告
6、党内统计年报
7、党内职务任免的文件材料
(1)任免党总支书记的决定
(2)任免党支部书记的决定
8、党组织关系介绍信
9、评选先进党支部、优秀党员的文件材料
10、党纪处分材料
11、纪检工作的文件、材料
12、有关党建、组宣、纪检、廉政等工作规章制度
13、有关公司党务工作的各类信息稿件
14、有关共青团工作的文件材料
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
（二）行政管理
１、上级机关颁发的文件材料
2、公司召开会议的文件材料
(1)工作会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报
告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料
(2)半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料
3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议记录、纪要、决定
4、公司工作计划、总结、报告
(1)、以上的(2)半年的、重要专题的及部门总结
(3)部门半年总结
5、公司(含以上的)发展规划
6、公司制定的规章制度
(1)公司章程、总经理工作条例等
(2)一般的制度、规定、办法等
7、公司制发的（包括与其它单位联合制发的）文件材料
(1)方针、政策性、重要业务问题的(2)事务性、有参考价值的8、公司的请示与上级的批复、分（子）公司的请示与公司的批复
(1)政策性、重要问题的
(2)一般事务性的9、公司签订的合同书、协议书、意向书等文件材料
(1)重要的或涉及较大资金额度的(2)有效期不超过三年的委托代理、服务合同等
10、干部任免的文件材料
(1)公司副总级行政领导
(2)公司所属部门和分（子）公司负责人
11、机构成立、撤并、名称更改、人员编制、启用印信、年检、变更等文件材料
(1)公司一级的(2)公司所属部门和分（子）公司的12、质量管理体系文件材料
(1)体系认证、审核认证证书等
(2)质量体系内部文件
13、计划任务责任书
14、公司在调查研究工作中形成的文件材料
(1)重要的综合成果、专题报告、方案、总结
(2)原始记录及一般性调查报告
15、公司财产、物资交接凭证
16、经济纠纷、诉讼材料等
(1)涉及数额较大或案情比较复杂的
(2)案情比较简单的17、奖励表彰、违纪处分、等级认证等文件材料
18、公司组织机构沿革、年鉴、大事记
19、公司编辑的能反映主要职能活动的出版物、光盘等
20、反映公司各项工作的各类信息、稿件
21、同级单位与本公司之间协商工作产生的文件材料
22、本部门制定行政、后勤等规章制度及岗位职责
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
（三）经营管理
1、公司对外投资的文件材料
(1)协议、决议、出资证明等
(2)被投资企业重要文件材料
(3)被投资企业一般文件材料
2、公司对外投资业务的方案、请示、批复
3、公司对外投资业务的规定、办法
4、公司对外投资广告合同等
5、市场调研报告、营销策划方案等
6、房屋大修（50万元以上）的报告、请示、批复
7、经济纠纷、诉讼材料等
(1)涉及资金数额较大或案情比较复杂的
(2)涉及资金数额较少或案情比较简单的8、成立、注销、撤并分（子）公司的文件材料
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
（四）财务会计
1、有关财务审计工作的请示、报告及批复
2、各项审计报告
3、财务工作报告（经济活动分析）
4、有关财务工作的报表、统计资料等（不含财务年报）
(1)综合或专项的、重要的(2)一般的
5、财务工作规章制度及岗位职责
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
（五）人力资源
1、有关人力资源业务工作的请示、报告及批复
2、公司职工名册
3、公司职工转调工作的行政、工资介绍信
4、公司部门经理、员工主管职务聘任的文件材料
5、干部、职工考核文件材料
6、干部、劳动工资统计报表
(1)、以上、专项、汇总的(2)半年、季度、月度的7、社会保险统计报表
(1)、决算、汇总的(2)半年、季度、月度的8、人事劳动工资等规章制度及岗位职责
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
（六）项目开发
1、集团公司有关开发项目的会议纪要、规定等
2、市场项目管理部和分（子）公司有关项目开发工作的请示、报告及批示（批复）
3、集团公司的建设计划文件
4、市场项目管理部和分（子）公司工程例会会议纪要
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
基建工程技术档案归档制度
第四十五条基建工程技术档案是集团公司档案的主体。它真实记录和反映了开发建设项目从前期规划到竣工验收、交付使用的全过程，是具有查考、利用价值的重要文件材料。基建工程技术档案包括基建文件、监理资料、施工资料及竣工图四部分。
第四十六条归档责任人
集团公司基建工程技术档案是由多部门、分阶段形成的。根据基建工程技术档案形成的特点，归档工作由相关单位或部门分别负责：
1、基建文件由集团公司基建办公室负责收集、整理和归档；
2、监理资料由监理单位设专人负责收集、整理并移交集团公司档案室；
3、施工资料由施工单位设专人负责汇总、编制并移交集团公司档案室；
4、竣工图由施工单位编制、立卷，集团公司基建办公室相关人员负责监督检查。
5、以上第2、3、4部分工程技术档案由集团公司基建办公室负责人审查签字后移交档案室。
第四十七条归档文件要求
1、归档的基建工程技术文件必须符合北京市建委、规委联合发布的《建筑工程资料管理规程》（dbj01-51-XX）的规定。做到收集齐全，资料真实、完整、有效，核对准确，签署完备并按规范整理、立卷，使用标准装具。
2、工程技术文件应归档原件，因各种原因不能归档原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字及日期时间。计算机形成的工程技术文件应采用内容打印，手工签名的方式。
3、凡采用施工蓝图改绘竣工图的，应使用反差明显的蓝图，竣工图图面应整洁清晰。
4、工程技术文件的书写材料应有利于长久保存。
5、归档份数：凡是需要归档的工程技术文件，一般归档一份，重要的或使用频繁的文件材料可归档两份。
第四十八条归档时间
工程技术文件材料应在各阶段工作完成后三个月内整理立卷完毕，向集团公司档案室移交。
第四十九条立卷方法
⑴基建文件（分为工程准备文件和竣工验收文件）按开发建设项目立卷；
监理资料、施工资料及竣工图等文件材料按该开发项目的施工项目立卷；
⑵档号按集团公司开发建设项目统一的名称代号编制；
⑶采用分阶段（小份）装订方法立卷。
第五十条保管期限
工程技术档案的保管期限全部为超长期。
附：
工程技术档案归档范围表
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
a、基建文件（0—6为工程准备文件，7—8为竣工验收文件）
a0现状调查资料：现状图，施工场地情况，地上物，地下管线情况等；
a1决策立项文件：项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、关于立项的会议纪要和领导批示、项目评估资料等；
a2建设用地、征地、拆迁文件：城镇建设用地批准书、建设用地规划许可证（附件、附图）、国有土地使用证、拆迁许可证等；
a3勘察、测绘、设计文件：工程（水文）地质勘察报告、初步设计图及说明、施工图设计及说明、设计计算书、施工图审查通知书等；
a4工程招投标及承包合同文件：勘察、设计、施工、监理招投标文件（工程招标书、投标文件、标底、评议结果、中标协议）、合同等；
a5工程开工文件：施工任务批准文件、修改工程施工图通知书、建设工程规划许可证（附件、附图）、建筑工程施工许可证、工程质量监督手续等；
a6商务文件：工程投资估算文件、工程设计概算、施工图预算、施工预算、工程结（决）算、交付使用固定资产清单等；
a7工程竣工验收及备案文件：建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、由规划、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件、建设工程规划验收合格文件等；
a8其他文件：合同约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的质量证明文件及进场报验文件、工程竣工总结、工程开工前原貌、竣工新貌照片、工程开工、施工、竣工的录像资料等。
b、监理资料（详见《建筑工程资料管理规程》（dbj01-51-XX））
b1监理管理资料
b2监理工作记录
b3竣工验收资料
b4其他资料
c、施工资料（详见《建筑工程资料管理规程》（dbj01-51-XX））
c0工程管理与验收资料
c1施工管理资料
c2施工技术资料
c3施工测量记录
c4施工物资资料
c5施工记录c6施工试验记录
c7施工质量验收记录
d、竣工图
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
会计档案管理制度
第五十一条为了加强公司会计档案管理，根据《会计档案管理办法》和《北京市会计档案管理办法实施细则》，结合集团公司实际情况，特制定本制度。
第五十二条会计档案是集团公司在开发建设经营活动中形成的会计核算专业材料，是连续、系统、综合地反映公司经济业务的重要历史记录，是明确经济责任、维护企业权益的重要凭据。
第五十三条会计档案是公司档案的重要组成部分，由公司档案室实行集中统一管理。会计档案工作的主管领导为财务总监。
第五十四条归档范围：
1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等；
５．正确填写案卷封面、卷内目录和备考表各项内容。特别注意按“三要素”原则写好案卷标题。
即：作者＋时间＋文件名称＝案卷标题
例：中油新兴2011年综合明细账
(三)会计报表的立卷方法
１．按立卷：年报与季报、月报因保管期限不同应分别组卷；
２．与会计报表同时形成的文字说明或财务分析，是会计报表的组成部分，应与报表合并立卷，排列在报表之前；
３．集团公司财务报表与分（子）公司上报的财务报表，可按保管期限分别装订或合订成卷，装订时注意折叠整齐、三孔一线；
４．每卷均需编写页号，正面写在右上角，背面写在左上角。可以用铅笔书写；
５．每卷应加案卷封面、封底、卷内目录和备考表。其填写要求，同第(二)---５条。
声像档案管理办法
第六十二条为规范和加强集团公司的声像档案管理，特制定本办法。
第六十三条本办法所称声像档案是指集团公司各部门或个人在开发建设、经营、管理等活动中直接形成的具有保存价值的以录音、录像、光盘及磁性载体、照片等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。
第六十四条声像档案是集团公司档案的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。公司各部门应树立及时收集、定期移交、科学使用的意识。
第六十五条收集范围：
1.党和国家领导人、上级领导及国际友人视察参观等；
2.集团公司的重要会议、大型活动、外事活动及主要职能活动等；
3.反映集团公司先进人物（部门）事迹、活动及集团公司荣获的奖杯、锦旗、奖状、证书、奖品等；
4.集团公司主要领导的工作照、标准照；
5.集团公司重要事件、事故等；
6.集团公司职工日常文体娱乐活动；7.基建工程建设前期准备阶段：建设前的原貌（包括原建筑物、构筑物及周围的环境）；重要的搬迁、拆除、场地平整情况；建设工程奠基、开工仪式，工程项目的招投标活动及重要合同的签字仪式；工程设计模型等；
8.工程建设施工阶段：建（构）筑物沉降、位移、倾斜、变形及防水、防腐处理；整体工程施工现场情况；隐蔽工程的施工安装及处理；结构、电气、消防、防雷及其它保证安全使用的工程设施；各种管线及设备安装工程；施工过程中新技术、新工艺、新材料的应用；主要的质量检查、安全检查、环境检查、验收活动（基础、地下、地上、主体工程）内容；
9.工程建设竣工阶段：工程竣工、验收仪式；竣工后建筑物内、外部不同角度的重要局部、全景以及夜景；反映工程获质量评审等级、颁奖活动及授予的奖杯、证书等内容。
第六十六条收集时间和方法
1.由于声像载体的特殊性，声像档案资料应由形成部门在拍摄后由兼职档案员及时整理并于一周内向档案室归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间；
2.工程建设声像资料由市场项目管理部随时收集，按工程建设的前期准备、施工、竣工阶段（参见本办法第四条7、8、9规定）向档案室移交。
3.档案室应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第六十七条收集要求
录音带、录像带、光盘、照片和文字说明要齐全、完整。
归档的声像资料必须是原版、原件，特殊情况下可接收复制件。
声像资料的内容要真实，原件与复制品要相符。
光盘不得有划痕、裂痕和变形，不得带有病毒，不得有打不开的文件或不完整的文件，应使用质地良好的a级盘片。
（一）照片档案
1.内容真实、准确、完整，主体明确、影像清晰、画面完整、色彩纯正，未加修饰剪裁；
2.使用数码相机拍摄，其影像不得进行后期加工。原始图像文件存储格式为无压缩的tiff格式。光学分辨率不得小于300万有效像素（不允许插值），影像尺寸不小于3mb；
3.数码照片档案的存储载体应为dvd文件盘。照片应以内容为单位，分别建立文件夹刻录制作。
（二）录像档案
1.主题要明确、内容连贯完整、图像清晰、镜头平稳。工程项目的录像资料应遵循施工顺序，保持画面、图像的有机联系；
2.要使用质地良好的录像带，带基不得有发霉、变形、掉磁及折损现象；
3.应归档第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（dvd或以上素质的格式）；
4.录像素材的记录格式为batecam或dvcam。素材带的存储载体可以是录像带，也可以是dvd视频盘；
5.录像的dvd视频盘，应采用ibp祯，mpeg－2的文件格式，码流小于9.8mb，图像信号分辨率为720×576。
（三）录音档案
1.录音带应声音清楚；
2.录音档案的存储载体应为cd金盘，文件格式为wav，也可以是盒式录音磁带；
3.录音磁带的带基不得有发霉、变形、掉磁及折损现象。
第六十八条声像档案的整理由摄录人员按本办法第四、五、六条进行，档案室指导、监督。
第六十九条声像档案分类、编号
（一）照片档案编号方法：
1.照片档案案卷号：照片档案目录号——案卷顺序号
2.卷内照片张号：案卷号——本卷流水号
（二）录音档案编号方法：
录音档案案卷目录号——录音带顺序号
（三）录像档案编号方法：
录像档案案卷目录号——录像带顺序号
第七十条文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示声像材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
(2)照片按自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带按盒编写文字说明；
(3)文字简洁、语言通顺；
(4)时间用8位阿拉伯数字表示，如2011.01.01。
第七十一条案卷要求
1.将内容具有相关联系的照片、录音、录像分别组成案卷；
2.照片以自然张为单位填写卷内目录；
3.录音、录像带以盒为单位填写案卷目录；
4.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第七十二条保管条件
1.存放声像档案的库房或装具应做到防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、防有害气体等；
2.库房的温度应控制在14-24℃，相对湿度应控制在45%-60%。
第七十三条录音、录像带、光盘应立放。
第七十四条对室存声像档案应每二年检查一次,发现问题要及时进行处理。
第七十五条对室存声像档案不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，并征得相关部门同意，报经主管领导审批，登记造册。
第七十六条做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
第七十七条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第七十八条严格遵守档案借阅制度。
第七十九条借阅声像档案原版一般限在档案室内，如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第八十条在不影响保密的前提下，可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用声像档案。
实物档案归档制度
第八十一条实物档案是指以各种材料为载体的能反映集团公司历史真实面貌、有保存和查考价值的特定物品。一般包括有关部门给予表彰并颁发的各种锦旗、奖杯（牌）、奖状、证书、奖品；印信实物；在工作交往过程中对方馈赠的纪念品、一般实物资料等。第八十二条归档要求
1、实物档案按件归档，按颁发、类型和保管期限编号登记，填写实物档案目录。
2、各部门在获得实物后，应保存附随实物的文字材料、包装材料，准确记载所获得实物的时间、事由、赠予人、被赠予人等信息，保持实物的整洁并妥善保管。
第八十三条实物档案材料的收集、整理、移交工作由各部门兼职档案员负责。
第八十四条归档时间
各部门于第二年3月底前向集团档案室移交。
设备档案归档制度
第八十五条设备档案是指集团公司使用的价值二万元以上的办公设备、车辆设备、视听设备等自申请购置、使用至报废（或终止使用）期间形成的各种文件材料，具体包括：
1.购置设备的申请、批复，设备技术材料、购买设备的谈判文件及订购协议或购货合同等；
2.产品合格证、使用说明、装箱清单、设备目录图册、照片；
3.设备安装调试记录、测试验收报告等；
4.设备运行记录；设备检查、保养、大小修记录；设备事故记录等；
5.设备报废、转让及终止使用的审批、鉴定材料。
第八十六条工程项目中的设备是该工程项目的组成部分，归入工程技术档案。
第八十七条设备档案按台（套）立卷归档。随机文件材料应及时清点，妥善保管，以保证归档文件材料的齐全完整。
第八十八条归档时间
随机文件材料自设备购买后一个月内向集团公司档案室移交。维修、保养、年检文件按移交。
第八十九条设备档案材料的收集、整理工作由集团办公室兼职档案员（资料员）负责。
第九十条设备档案保管期限一般为长期，于设备报废后满五年可销毁。
外出开会人员带回材料归档制度
第九十一条为了便于档案文件材料的集中管理，特对外出开会学习人员制定本规定。
第九十二条集团公司领导、部门负责人及业务干部外出开会、学习、考察等带回的文件材料在传达会议精神、汇报工作后，均应主动、及时送交集团公司办公室统一登记保存。
第九十三条需要在本部门业务工作中继续使用的材料，应在交办公室登记后，办理借阅手续或复印后使用复印件。
第九十四条档案室、兼职档案员（资料员）应及时督促有关领导协助做好此项工作，经常沟通情况，必要时请主管领导协助做好此项工作。
第九十五条外出开会带回的文件材料如有保存利用价值，按文书档案整理立卷，移交档案室保管。
电子文件归档管理办法
第九十六条为了加强对集团公司电子文件的归档管理，加速档案信息化建设，实现档案信息资源共享，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性，提升档案服务能力，特制定本办法。
第九十七条本办法所称的电子文件，是指microsoftofficeword、excel、wps以及其他文字处理软件所产生的文件。
第九十八条电子文件收集范围是指集团公司形成的、与应归档纸质档案相对应的、永久保存的电子文件。
第九十九条档案室负责对电子文件的归档管理工作进行检查和指导。
第一百条电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第一百零一条电子文件与归档纸质文件的收集工作于每年四月同时进行。
第一百零二条归档电子文件与归档纸质文件在公文格式和内容上应保持一致，电子文件名称必须与纸质文件题名一致。对归档的重要纸质文件草稿，如存在其对应的电子文件也应归档。
第一百零三条归档纸质文件与归档电子文件应注意其对应关系，除“一对一”对应关系、“无对应”关系（例如会议记录等）以外，应注意“一对多”即一份纸质文件对应多份电子文件的对应关系。
第一百零四条按纸质文件保管期限表对归档的电子文件进行分类、整理，确保电子文件的分类、立卷与相应的纸质归档文件保持一致。
第一百零五条对照档案目录对归档电子文件进行编号。其标准格式为：全宗号——目录号——案卷号——件号，即：001-01-0001-0001。
第一百零六条归档电子文件的移交形式可以通过存储载体传递或通过电子文件传输系统从网上交接。
第一百零七条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
第一百零八条归档电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子文件若加密，必须与解密软件和说明文件一同归档。
第一百零九条其他类型电子文件的归档管理可参照本办法。
工作档案管理制度 篇2
但信息化档案管理工作尚处于摸索阶段, 在处理一些基础工作时, 仍存在很多障碍。本文介绍了影响档案管理现代化进程的重要因素, 并提出相应的解决措施。
一、高校档案管理基础工作中主要问题
目前, 我国高校档案管理部门大都采用计算机进行档案管理, 但面对海量数据的管理工作, 效率却不令人满意。其原因在于信息处理过程中, 对于数据的输入格式以及准确性要求严格, 任何一点误差, 都会造成信息无法识别或无法处理, 甚至常常会出现错误的处理结果。因此做无用功, 降低了工作效率。此外, 信息收集工作要严格认真, 若出现不匹配, 则必须重新收集。这样的信息处理系统, 过于机械化, 令工作人员身心疲惫。
目前国内很多高校保存的档案十分复杂, 材料种类繁多, 很多更是时间久远。然而, 进行管理工作的部门人员很少, 很难对如此庞大的档案库进行详细分类管理。所以往往只是简单的保存, 同时为防止档案丢失, 会选择封存的方式。这使得档案现代化管理的实现存在难度。具体问题有以下几个方面:1.建国以来, 我国的档案管理标准每个时期都有所不同, 使得档案的管理工作更加复杂。很多档案都是一卷多册, 或缺少一些重要的标题, 增加了查找难度。此外很多档案的内容与标注并不一致, 参杂了其他人的基本信息。2.档案在编制的过程中, 工作人员经常会遗漏页码编写工作, 或按照不同的标准进行编写。这些档案即使缺损也很难被发现。除此之外, 标准的不统一, 也会造成混乱。3.很多档案采用的外观标准不同, 有的案宗内容过于冗杂, 而有些档案, 页数有少的可怜。这些档案都存在着问题, 前者内容复杂, 工作人员需花费大量的时间提炼出有价值的部分, 工作量大;后者有用的内容太少, 需要与当事人沟通, 添加新的相关资料, 这一过程需要花费很长时间。
二、建立标准化的工作程序, 提升档案基础工作管理
通过对建国以来档案管理工作的调查分析, 我们认识到, 只有实施标准化与规范化管理, 才能真正实现档案管理工作的现代化。因此在档案收集过程中, 必须严格执行统一的标准, 从而做到规范化与标准化, 在根本上提高高校档案管理的工作水平。
(一) 彻底核查过往档案, 精简档案信息
要想做到高校档案的现代化管理, 不仅需要对新增档案执行统一的标准, 还要全面核查过往档案, 将其中繁杂而无用的部分剔除, 并及时补充缺失的内容, 确保档案的简洁、标准。对于历史久远、甚至参杂了不少已过世人员档案的资料, 工作人员应将超出保管期限的档案及时清理掉, 为计算机管理工作减轻工作负担。
(二) 对档案实行规范化分类
工作人员需对卷宗冗杂的档案进行精简, 使其具有规范性。重新排序是要将相关内容归为一类, 标注统一的页码, 并重新制定目录, 以便于日后查找。
(三) 结合档案管理部门实际, 规范著录工作
计算机管理工作中, 档案电子目录是查找的重要依据之一。因此, 目录的制作是现代化档案管理工作的重要前提, 其直接关系到档案的查找效率。早在八六年的时候, 我国政府就已经颁布了《档案著录规则》, 这是著录工作最重要的依据。但由于各个高校的档案管理工作存在局限性, 为了更好的满足计算机管理技术的需求, 各个高校应在自身特点基础上, 制定出符合实际情况的著录细则。
(四) 档案题名规范化, 确保检索的准确性
建立档案的分类号查找只能查处档案的所在范围, 而不能做到精准查找。只有通过题名查找, 才能保证档案的查准率。因此在著录过程中, 要做到题名统一规范, 需遵循的原则是:机构要用统一的简称, 避免出现多个机构简称混淆, 以及统一题名中应具备的要素。结合计算机检索, 需要将题名中责任者、事由、文种, 必要时加上人名、地点和时间等要素, 都填写完整。若给出的题名要素部分缺失, 要进行补齐, 冗长部分要及时删减。
三、加快数据准备, 推进档案现代化管理进程
高校档案管理基础工作中的每个环节, 都需为计算机数据统计收集大量信息, 由于档案馆里保存的档案数量相当庞大, 其著录工作十分繁重, 情况十分复杂。若工作流程不具有科学性与规范性, 最终会导致计算机统计工作因缺乏充足的数据而失败, 而之前的大量工作将毫无价值, 直接影响到现代化档案管理工作的进程。在著录工作中, 应注意以下几点, 以确保著录工作高效快捷的完成。
(一) 分清轻重缓急, 循序渐进
档案管理的一个重要目的, 是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的, 是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低, 和是否开放等情况, 对所有卷宗进行排队, 将可开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这将加快档案管理计算机化的进程, 提高社会利用的效率。
(二) 分级次著录, 省时省力
在著录过程中, 可以将案卷分为三个层次进行著录, 即对反映问题单一或查考价值低的档案进行案卷分级著录;对文件涉及内容重复, 且排在一起的档案进行文件组合级著录;而对重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征, 还可以减少著录条目和录入条目, 节约了人力、财力又提高了效率。
(三) 分门别类, 充分利用档案原基础
对于案卷基础较好又具备全引目录的案卷, 可以直接在全引目录上分类标引, 而对于特殊形式的档案, 则可用计算机程序将人名、地址、时间, 用案卷目录直接录入, 然后统一给出分类号。这样的分门别类可以减少著录环节, 提高著录速度。
四、小结
高校档案管理工作的现代化管理, 大大提高了我国高校档案管理工作的效率, 从而降低了管理的成本。信息化的档案管理工作尚处于摸索阶段, 在实施中面对着很多困难。我们要不断加快制度改革, 促进现代化管理目标的实现。
参考文献
[1]邱戈红.信息技术在高校档案管理中的有效运用[J].办公室业务, 2012, 03.
[2]兰琴.浅议信息化时代高校档案管理的一些问题和对策[J].商业文化 (下半月) , 2012, 04.
[3]李小平.对加强高校档案管理现代化建设的思考[J].行政事业资产与财务, 2012, 04.
[4]吴热.论提高高校档案管理人员的素质[J].内蒙古财经学院学报 (综合版) , 2009, 01.
[5]许月英.探析《高等学校档案管理办法》对成人高校档案管理的影响[J].中国电力教育, 2010, 24.
[6]金江梅.浅谈信息化背景下高校档案管理工作现存问题及改善措施[J].黑龙江档案, 2012, 01.
[7]潘君.浅析成人高校档案管理的问题与创新[J].中小企业管理与科技 (下旬刊) , 2010, 07.
工作档案管理制度 篇3
我国档案管理基础工作究竟在哪些方面存在不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的、以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案管理基础工作普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范或有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的、按职能部门管辖权限组的、按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之综合档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看，目前，我国综合档案馆还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知，要想提高档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节，都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合档案馆，由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以，首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2.重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则，是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中，还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管，而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3.结合本馆实际，规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于每个档案馆的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以每个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求，制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4.统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，要根据《中国档案分类法》进行分类，再制定出一些具体细则。另外在分类的过程中，还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误，并且还应经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。
5.规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中，要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如市计划委员会简称为市计委，市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委。另外，还要统一题名中应具备的要素。结合计算机检索需要，在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐。如果题名冗长，则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。
三、加快数据准备，推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大，而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中，只要掌握了以下重点，便基本可以取得著录工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。
1.分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的，是为了提高档案的利用率。综合档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案，进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2.分级次著录，省时省力。在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一，或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理，不但能将揭示档案的主题内容和特征，而且可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
3.分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”“案件”等，则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
4.用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率。“主题词”虽然有规范统一的功效，同时，存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇“关键词”进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如，拟写关于厂房基础建设一事的关键词，有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时，统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能，把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅可以解决手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点，而且可以解决主题词的词义含量分属关系问题。
档案局档案管理工作汇报 篇4
一是提前介入，科学部署，确保换届档案的安全和完整。早在今年9月份，xx县档案局便主动和县组织部、民政部等相关部门联系，利用县组织部组织委员会议，进行档案工作培训;10月份召开全县乡镇、街道档案员会议，对乡镇、街道档案员进行业务培训;下发《xx县档案局关于加强县乡村换届选举档案工作的通知》，并通过网络、短信平台传达相应通知精神，旨在进一步提高各乡镇、街道对换届档案工作重要性认识，督促其加强换届档案工作的组织领导和管理，确保换届档案工作有人抓、有人管;做到换届档案应收尽收，无遗漏。
二是深入基层，上门服务，助推换届档案工作规范化。xx县档案局在换届档案工作中以“两学一做”学习教育活动为契机，不断转变工作作风和服务理念，变“要我服务”为“我要服务”。xx县档案局安排专人对换届选举工作进行跟踪指导和监督，并送服务上门，与重点乡镇、重点村进行业务对接;同时下发《县乡村换届选举工作文件材料归档范围及保管期限表》，明确换届档案收集、归档范围，确保换届选举工作中形成的文件材料制作规范，收集齐全，安全完整归档。
白云学校档案工作管理制度 篇5
1、档案人员必须坚持四项基本原则，忠于职守，热爱档案事业，树立良好的职业道德，努力学习业务，不断提高专业知识水平。
2、负责和监督、指导本校内部文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。
3、集中统一管理学校的全部档案，维护档案的完整与安全。
4、熟悉档案内容，了解需要，积极主动为本校各项工作服务，充分发挥档案的作用和效益。及时收集利用档案后产生了明显经济效益和社会效益的典型事例，并上报档案主管部门。
5、定期检查档案的保管状况，对破损或褪变的档案应及时抢救、修复，积极改善档案的保管条件。
6、会同有关部门对到期的档案进行鉴定，准确判定存毁。对确需销毁的档案，按规定逐一办好销毁前后的各种手续。
7、建立统计制度，对档案的收进，移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定报送档案工作基本情况统计表。
8、按规定向档案馆移交各类档案，档案人员工作变动时，必须按规定办理移交手续。
赤水市白云学校
安全工作档案制度 篇6
一、完善安全工作档案资料，要由安全工作联系人专人负责，凡上交的各种报告要盖学校章。
二、本学的安全档案要按档案管理要求按时分类整理好，档案要实行规范化打印和真实笔录相结合，制度、职责、检查表格要打印，检查、整改、会议等要笔录，安全档案最少要保存三年。
1、安全档案管理工作是一项科学的工作，是学校管理工作的重要组成部分，因此安全档案管理人员要有强烈的责任心，严格执行《中华人民共和国档案法》，迅速、准确、及时地将各类安全方面的信息、资料、文件归档。
2、档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。
3、各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。
4、档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。
5、室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。
6、严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。
工作档案管理制度 篇7
关键词：会计档案管理办法,会计凭证,账簿,会计报表,会计档案
2015年12月11日,由财政部部长楼继伟和国家档案局局长李明华共同签字发布新修订的《会计档案管理办法》(下称“新《办法》”)。《会计档案管理办法》紧跟科技发展形势,结合财经实际,对原《会计档案管理办法》进行了适当的修订和完善。在此。笔者根据自己学习体会,结合会计管理工作,对“新《办法》”的认识和会计档案管理工作谈一点粗浅认识。
一、与时俱进,“新《办法》”具有七大突破
(一)指明“新《办法》”制定依据,管理会计档案有法可依
“新《办法》”第一条指明,“为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法”。这里,不仅指出会计档案的“新《办法》”制定依据,有法可依,也说明“新《办法》”制定的重要性,为加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案提供法律支持。
(二)财政部和档案局联合发布,双方共同管理会计档案
“新《办法》”由中华人民共和国财政部和国家档案局双方制定,财政部部长和档案局局长共同签字、联合以共同令第79号文发布,共同管理会计档案管理办法,将共同解释相关条款。
“新《办法》”从财政部和国家档案局联合发布签字并发布规章的形式,为全国各地监督和指导会计档案管理提供了典范。并在第四条特别规定,“财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导”。财政部门和档案部门为共同管理会计档案办法,共同对会计档案工作实行监督和指导。
(三)重新界定会计档案,完善会计档案保管内容
“新《办法》”第三条规定,“本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案”。这里,不仅解释了会计档案的内涵,也从会计档案外延作出具体说明会计档案不仅包括一般会计档案资料,也包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案资料。
从会计档案的内容看,这次“新《办法》”突破了原《会计档案管理办法》的界定,从根本上指出会计档案不仅包括纸质会计凭证、会计账簿和会计报表,而是能够接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,同时也包括电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。这将为会计档案有关部门保管电子会计档案提供法律依据。
(四)规范电子会计档案,依法保管电子档案
如前所述,会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升,越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管,形成了大量电子会计档案,这就需要予以规范。那么,电子档案如何生成、如何归档,如何保管等继续规范内容就提上议事日程。
“新《办法》”第七条、第八条、第九条、第十二条、第十八条均对电子档案的电子会计档案的生成、归档和保管做出指导意见。
1.“新《办法》”第三条界定了电子会计档案的归属,说明电子会计档案也属于会计档案的一部分。
2.第七条规范了电子会计档案的保管方式,指出会计档案可以采用计算机、网络通信进行管理。
3.第八条规定了电子会计档案的生成,包括电子会计档案的取得、加工、整理,保管,以及如何销毁等。
4.第九条规定了电子会计档案的接收方式,并说明必须有规定的电子签名。5.第十二条规范了电子会计档案的移交方式及接受方式。
6.第十八条规范了电子会计档案的销毁方式等。
(五)结合财经实际,重新调整档案保管期限
“新《办法》”结合财经实际,重新调整档案保管期限如下:
1.会计档案期限分为永久和定期两大类时间。其中,定期分为3年期、5年期、15年期和25年期。“新《办法》”结合我国财经实践,适当对会计档案保管期限做了调整,将会计档案保管期限分别确定为10年期和30年期两档定期时间,只保留了“固定资产卡片“这一原始规定,仍然规定“固定资产报废清理后保管5年”的要求。
2.临时保管会计档案的规范。“新《办法》”特别指出,单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。
3.将纳税申报表作为会计档案首次规定保管期限。
(六)完善会计档案销毁程序,加强会计档案销毁处理
1.会计档案销毁的鉴定。“新《办法》”规定,单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,会计档案鉴定工作由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行,并形成会计档案鉴定意见书。
2.经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照规定程序销毁:(1)单位档案管理机构销毁会计档案时,应当编制会计档案销毁清册;(2)有关责任人和经办人员在会计档案销毁清册上签署意见;(3)有关纸质会计档案和电子会计档案的销毁规定;(4)不能销毁的会计档案处理方式。
(七)明确会计档案出境的管理,强化会计档案管理规定
“新《办法》”第二十五条规定,“单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行”。也就是说,会计档案及其复制件,不论原件还是数据源,凡需要出境的,不仅是须经会计档案管理部门审查同意,还需经国家相关部门审查同意。否则,不得带出境外。
二、学好“新《办法》”,抓紧落实刻不容缓
(一)组织学习“新《办法》”,贯彻落实“新《办法》”
1.采取各种形式,自觉学习“新《办法》”。“新《办法》”已经自2015年12月发布,并要求2016年1月1日实施。如何组织学习“新《办法》”,贯彻落实“新《办法》”不仅是会计人的头等大事,也是会计档案管理人的头等大事。各级财政部门和档案管理部门应立即行动起来,组织所有会计人员和档案管理人员共同学习“新《办法》”。学习“新《办法》”,可以自学,也可以以会带学,或者采用新闻媒体解读,也可以采用竞赛、说唱等形式学习,引导各部门、各单位的有关负责人和会计、档案工作人员准确理解和把握新《管理办法》的内容和要求。
2.对照“新《办法》”,找补会计档案。当前,正是落实“新《办法》”的好时机。“新《办法》”要求会计档案中保存5年、15年、25年的会计档案一律改为10年或30年。“新《办法》”要求单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。因此,这就要求一些准备销毁的会计档案如果有保存价值则要重新归档保管,甚至一些将要销毁的会计档案重新收齐、归档,另行保存。但是,我们也应该看到,一些会计档案中新内容,如电子数据,如纳税申报表等资料均作为会计档案管理。这就要求有关档案管理人员,包括会计人员根据“新《办法》”重新整理、补充和归档会计档案,重新修订本单位档案管理制度和有关人员岗位职责。
(二)规范会计档案,做好会计档案管理
1.规范会计档案的形成,便于会计档案管理。会计档案一般包括单位在开展各项经济业务活动中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料,单位在取得这些会计档案资料时,应做好会计档案日期的书写、会计档案文字的书写、会计档案数字的书写、会计档案摘要的书写及会计档案编号等工作。
2.规范会计档案的整理,便于会计档案的归档。每个年度终了,各单位应当对会计资料进行整理立卷,按照会计档案整理要求,统一分类、统一形式和统一管理。
3.规范会计档案保管,便于会计档案长期保存。会计档案形成后,先在会计部门保存一年,然后移交到档案部门作为会计档案长期保存;档案保管部门根据会计档案实际,包括纸质会计档案、电子会计档案等情况,采取必要措施,针对性、妥善保管;有关部门借阅会计档案时,严格根据会计档案借阅制度查阅会计档案。
4.规范会计档案销毁,防止意外丢失或泄密。有规定期限的会计档案到期后,一定要求专人进行会计档案鉴定,经鉴定符合会计档案销毁要求时,按照有关会计档案管理规定和程序,有步骤、有计划、有监销人和经办人、有销毁记录等,做好相关会计档案销毁工作。
参考文献
[1]刘洪学.规范与管理会计档案之我见[J].齐鲁珠坛,2016,1
工作档案管理制度 篇8
关键词：档案管理；基础工作；作用
一、引言
档案是在工作中较为常见的信息记录方式，其对工作方向的制定以及工作的正常开展都是非常关键的。档案管理的基础工作是其管理过程中必不可少的重要组成部分，也是管理工作能够得以科学发展的关键性影响因素。但是从现阶段我国档案管理基础工作开展的情况来看，其中还存在着一些问题，尤其是在信息技术不断发展的情况之下，存在的问题更加明显和突出，这对于档案管理工作的正常开展产生了极为巨大的阻碍。因此，明确档案管理基础工作的重要作用，针对现代档案管理基础工作的发展现状，对其进行合理地创新和改进是非常必要的，这也是保证档案管理工作得以快速发展的必要措施。
二、性质和作用
档案管理具有明显的服务性质，在实际的工作中并不能够直接产生物质回报，但是从社会发展的全局角度来看，档案管理工作是必不可少的，其提供的是对工作的支持和推动力量。档案管理基础工作是一项系统性较强的工作内容，它与其它管理工作之间是存在密切联系的。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。
进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。
三、提升我国目前档案管理基础工作的措施研究
我国目前在档案管理基础工作方面还需要作出进一步的提升，以确保其工作方式和工作内容能够满足现代档案管理工作的需求。针对在档案基础管理工作中存在的一些问题，本文提出了以下几方面的应对措施。
（一）加强档案管理工作
1、从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。
2、健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全的工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。
（二）提升档案基础工作的专业性
1、针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误现场，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等的规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。
2、进一步完善档案工作的设施设备，确保档案基础管理工作的“三个用房”：档案库房、办公用房、阅览及陈列室，以及“三个用具”：档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。
3、极对档案管理人员进行培训，提升他们的档案管理技能，积极推行人馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。
（三）加快档案基础工作的现代化步伐
计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大的提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，来进一步提升档案管理工作水平。加快档案基础工作的现代化步伐，首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，降低人工出错的概率，提升劳动效率和准确度。其次，应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
结束语：档案管理是一项专业性较强且对于社会发展非常重要的工作内容，同时，它也是需要工作人员能够为之付出巨大努力的工作。档案管理基础工作对于档案管理来说是非常必要的，是保证档案管理工作得以正常发展的重要因素。我国在档案管理基础工作方面还有所欠缺，着严重影响到了我国档案管理的整体发展水平。在现代社会快速发展的情况之下，针对珍贵的档案信息，必须坚强对其的科学管理，才能够真正实现为社会发展和进步做出积极贡献的理想和目标。
参考文献：