秘书实务操作题

秘书实务操作题（精选4篇）

秘书实务操作题 篇1

谈一谈会议时间长短的问题：会议时间超过两个小时或者涉及的问题太多，会议效率都会下降。如果议程要求的时间很长，那么可以安排一系列的短时间会议。对待很长的报告，可以要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，但在口头报告时必须只涉及最重要的项目或者只是那些需要集体进行讨论的事项。

会议议程编制的原则1按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序2每个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示出来

会议值班工作的主要内容1值班电话记录。主要包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。2值班接待记录。主要记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方式等内容。3值班日记。主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记，使接班人员保持工作的连续性。做好信息传递。及时将重要或需要紧急处理的信息向有关人员通报。值班工作制度 信息处理制度

2、岗位责任制度

3、交接班制度

值班工作的主要任务1在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。2要加强与会议无关人员出入会场的控制，特别是像新产品鉴定会等保密性较强的会议更不能让外人随意进出。3手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联系、请示。4要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。5要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。6必要时，要负责监督和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。7做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。8必要时，应建立主管领导带班制度。

为会议记录做好准备工作1准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。2准备好录音机和录音笔补充手工记录。3要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，在需要核对相关数据和事实时随时使用。4在开会之前提前到达会场，安排好做会议记录的地方，迅速做出一张与会人员的座位表，便于识别会议上的发言人5提前参阅一下其他的会议记录，揣摩一下其行文结构、细节内容。6再利用录音机的同时，必须手工记录，这样不仅整理记录的速度快，而且可以防止录音机中途出故障而漏掉内容。

会议记录的内容1会议描述。包括会议类型、时间、地点、日期2与会者姓名。主席的名字在最前面，办事人员的名字在最后面3缺席者请假条 4宣读上次会议记录 5由会议记录中产生的问题 6通讯情况 7一般事务8其他事务9下次会议日期10主席签名、记录人员签名 反馈会议信息的要求1会议的信息反馈要注意点面结合，正负反馈结合，不仅要看到成就，更要收集会议未能有效解决的问题和议而未决的事项。2会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象3充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。反馈会议信息工作程序1布置会议信息收集工作2会议信息的搜集渠道的选择和建设3建立定期的会议信息反馈制度4做好会议信息的反馈汇报工作5抓好会议反馈信息的落实工作 收集会议文件资料的要求1确定会议文件资料的收集范围2收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全3选择收集文件渠道，运用收集文件资料的不同方式方法4与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续5收集整理过程中要注意保密

需收集的文件资料1会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件2会议期间产生的文件。包括决定、决议、提案、会议记录、会议简报等3会后产生的文件。包括会议纪要，传达提纲、会议新闻报道等 会议文件的立卷归档含义：会议文件资料的立卷归档是指会议结束后根据会议文件的内在联系加以整理，分门别类的组成一个或一套案卷，归入档案。这是将现行会议文件转化为档案的重要步骤，是档案工作的基础。意义：1保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。2保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。3保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。4保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

会议财务管理应遵循的原则

1、遵守制度，严格手续

2、量入为出，收支平衡

3、精打细算，厉行节约

完善会议决定事项的催办制度

①会议决定事项催办的意义和目的：使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办事项，长期推诿、拖延，工作效率低下；或从部门利益出发采取消极态度，故意不办。②检查催办工作要求做到：明确催办人员；健全登记制度，建立催办登记簿，定期记载催办事项的进展状况；建立汇报制度，汇报催办事项的落实情况。要建立会议决定事项催办的汇报制度、登记制度等。登记制度应该设置会议决定事项传达催办登记表。③会议决定事项催办方式: 1发文催办。催办文件上需要写明要求贯彻执行的决定、决议的内容和条文；写明办理要求、办理时限。并要求将办理结果及时书面汇报。2电话催办。优点：可以直接找到执行的当事人；双向沟通。3派员催办。派员催办比电话催办更为直接，是一种面对面的催办形式。4约请承办部门来人汇报。④会议决定事项催办的基本程序: 对会议决定事项传达→根据催办与登记制度进行催办→进行反馈。

接待计划的主要内容1确定接待规格。即确定本次接待有哪些高层管理者出面、其他陪同者、住宿、用车、餐饮的规格等。2日程安排。包括来访的起止时间、每天的活动内容等。一般以表格的形式列出。3经费预算。包括工作经费，住宿费，餐饮费，劳务费，交通费，参观、游览、娱乐费用，礼品费，宣传、公关费用，其他费用。4工作人员。根据接待规格和活动内容确定工作人员的构成和数量。接待计划的工作程序（1）了解掌握背景资料（2）草拟接待计划（3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况（5）报请上司审批

注意事项（1）遵守本单位接待的规章制度（2）了解来宾的饮食习惯（3）做好保密工作 印章颁发与启用印章启用前的准备①选定印章的启用时间②提前向有关单位发出正式启用的通知并附上印模③填写“印模卡”一式两份（一份留存，一份交上级备案）④在印章启用通知所规定的生效日之前，所刻印章不得使用。印章颁发与启用的要点①为安全起见，取公章应实行双人同行制。②取回公章后，立即交办公室负责人拆封检验，制定专人保管。③使用单位启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门。上级主管部门和使用单位都要把印模和启用日期的材料立卷归档，永久保存。

商务旅行计划内容（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排；（2）出差线路，住宿安排；

（3）会晤计划；（4）交通工具的选择；（5）携带的文件；（6）上司和接待人的特别要求；

（7）上司旅行区域的天气状况；（8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等；（9）差旅费用；（10）上司住宅电话号码。

商务费用报销的工作步骤1申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途和金额等情况，并亲自鉴定。2该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。3一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款，一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。4在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符，并应盖有出具发票单位的财务章。5商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销表”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。6如果实施商务工作时，计划的费用还不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可以得到报销。

上司临时交办事项的特点意义：①有利于减轻上司工作负担，提高上司工作效率②有利于检出上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事 特点：①广泛性 ②临时性 ③具体性 ④紧迫性 上司临时交办事项的范围 文书工作事项 会务工作事项 信访工作事项 信息工作事项 调研工作事项 督查工作事项 联络工作事项 协调工作事项 接待工作事项 其他工作事项

数码相机与传统相机区别1感光不同 2存储介质不同 3图像质量不同 4输入输出方式不同 注意事项 1数码相机不适宜拍摄自然风光2拍摄时尽量靠近被摄物体3取景要准确4在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光

刻录机主要性能指标1数据传输速度 2缓存容量 3兼容性

刻录机使用的注意事项（1）安装时注意散热（2）保持清洁（3）避免刻录机长时间工作

（4）刻录过程中尽量不要执行其他程序，不要对刻录机面板按键进行操作，不要随意关闭刻录软件（5）及时取出盘片

阅读筛选信息资料的方法1留意标题

2、复印、裁剪

3、摘记

4、标记说明

信息筛选的要求1要分析信息需求，选择对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息 2带有倾向性、动向性或突发性的信息3能预见未来发展趋势、能为决策提供超前服务的信息4剔除虚假、过时、重复、缺少实际内容的信息

筛选信息的程序1看来源

2、看标题

3、看正文

4、决定取舍

文书校对的内容1校订清样上的错字、漏字、多字2规范字体、字号3检查版式、标题是否端正、页码是否连贯，行、字距离是否均匀，版面是否美观4检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误5检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处 文书校对的要求1把握原则，仔细校对2认真仔细，一丝不苟

3、校对文稿时正确使用校对符号

4、校对一般要进行一校、二校、三校3个校次

文书传阅的要求1迅速、准确地文书送达阅文人2文书的传阅要区分内容的轻重缓急和职责分工3传阅的顺次是从管理层到一般人员

传阅的方式1开辟阅文室

2、会议集中传达

3、复印文书副本

4、利用内部刊物

5、利用现代化技术手段与通讯设备

文书传阅的注意事项1严格传阅范围

2、严禁文件横传

3、调控文件运行

4、履行必须的传阅手续

5、选择合适的阅文方式

档案鉴定工作的要求1逐件、逐页阅读档案内容

2、综合分析文件的各方面特征

3、结合档案的需求判定档案价值

分析档案的价值1分析档案来源（看档案的形成者）2分析档案的内容，分析档案内容的重要性、独特性与时效性3分析档案的形式特征，看文件名称和外形特征4分析档案的技术因素，看档案内容的技术水平5分析档案的功能因素6分析档案差生时间，文件产生的时间越早越珍贵

 备忘录：备忘录 发给：XX 发自：钟苗 时间 主题 内容

 请示：腾达公司关于实施员工持股计划的请示

市国有资产管理局：

根据政策规定，本公司作为..拟实行..现将有关事项请示如下：

以上请示妥否，请批示

XXXX年X月X日（印章）

宏远公司2009年第二次总经理办公会议程表

宏远公司2009年第二次总经理办公会定于2009年2月5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1．如何开展公司2009年第一次春季商品的促销活动。2…

第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。

总经理办公室

2009年1月30日

（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。）







 电子邮件：1．电子邮件格式正确 2… 函：华荣公司人力资源部关于丁小强人事调查的函特此函达，请予复函。复函：××公司人事部关于丁小强同志情况的复函特此函复。意向书：

意向书

××市星城汽车制造厂（以下简称甲方）与宏远汽车股份有限公司（台商，以下简称乙方），经过友好协商，双方本着平等互利的原则，达成初步合作意向，主要内容如下： 一、十、未尽事宜，双方将在各方上级批准后，再行具体协商。

甲方乙方

××市星城汽车制造厂宏远汽车股份有限公司

（印章）（印章）

代表：×××（签名）代表：×××（签名）

代表：×××（签名）代表：×××（签名）

 ××××年×月×日××××年×月×日 提纲：

XX经理：应您的要求我拟写了说明提纲，请您审阅后提出意见：钟苗 XXXX年X月X日  接站牌 ：XX公司接自XX（城市名称）来XX（城市名称）客人（车次/航班次）XXX先生/女士

XXX公司

 名片：

单位名称（含部门）可有公司logo

XXX（姓名）职务（职称）

单位地址个人手机

单位电话个人邮件地址

单位邮编

会议通知邀请函

尊敬的客户：为了..敬请回复并光临。附：会议日程及路线图

天地公司（印章）X年X月X日

回执

请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地公司大厦行政部钟苗。

邮编电话口我公司参加此次会议，参加人数：口我公司不能参加此次会议。

姓名：公司：

秘书实务操作题 篇2

备 忘 录

至：行政经理 自：高叶 主题：远程会议筹备方案的特点和如何检查会议筹备工作 日期：

内容：

1、远程会议筹备方案特点

（1）远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、交流更加直接、简短的优点（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

2、做好会务筹备情况检查的方法有两种：（1）听取会议筹备人员的汇报1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。

②新的工作模式（06,11）

一、参考答案：（15分）（P101兼职和定期合同制)

1、可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。

2、采用在家工作模式的优势有：（1）工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。（2）能把往返办公室花费的时间用在工作上。（3）有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。（4）减少高峰期交通拥挤，减少交通污染。（5）工作人员也能减少交通费用。

3、采用定期合同制工作模式的优势有：（1）能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。（2）能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。（3）只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用。（4）有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。（5）所聘用人员工作有动力，效率高。

③文书审核（2007年11月）电子邮件

收件人：liuming@sina.com 发件人：gaoye @126.com 主题：文书审核工作P208

1．明确审核范围例行或事务性的文书不必审核 2.确定是否需要行文……

公文审核（行政机关称为审核，党的机关称为校核）是在公文签发之前所进行的校正、修改、加工和核对的工作。切实做好这项工作，对于提高公文质量、控制公文数量，节省各级领导者用于审阅批改公文的时间和精力，有着重要的作用。审核具有全面性。无论公文内容还是公文形式都在核查之列，以下几个方面为其重点： 1．报批程序是否符合规定——把好报批关； 2．是否确需行文——把好发文关；3．主题是否鲜明，内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，是否同现行有关公文相衔接，所提措施和办法是否切实可行，选用的材料是否准确真实——把好内容关； 4．涉及有关部门职权范围的事项是否经过协调并取得一致意见——把好协调关； 5．结构是否合理，字句是否妥帖，语言是否精练，标点符号是否正确，人名、地名、数字、计量单位、时间、引文是否准确规范——把好文字关； 6．格式要素是否齐全，密级标注是否恰当，标题是否完整，主送机关是否规范，落款是否准确，印发传达范围是否明确——把好格式关；7．文种选用是否符合规定——把好文种关。④会议的筹备方案的内容P2 筹备机构的人员分工(07,11/ 07,5)

一、会议筹备方案的内容包括： 1．确定会议主题和议题2．确定会议名称3．确定会议议程4．确定时间和地点5．确定会议所需的设备和工具6．确定会议文件的范围及印制和复制7.确定会议与会代表的组成8．确定会议经费预算9．确定会议住宿和餐饮安排10．确定会议筹备机构和人员分工（各项工作负责人、各项活动的推进时间。

二、会议筹备小组的分工

TEAM组负责人职责 总指挥（或秘书长）整个活动的总负责、总协调

副总指挥（或副秘书长）协助总指挥，负责常务工作

宣传策划组会议形式、发奖形式、奖品

礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划

会务组负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等

秘书组会议内容的策划、发言稿的跟

踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编

会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报

⑤新闻发布会准备工作(08,11)同会议筹备方案的内容：P2(同上)

⑥不同办公设备采购方式的优缺点和采购步骤P138（08,11）

获得设备使用权主要有两种方式：购买、租用

1.购买 优点：设备柜购买者所偶，使用方便。缺点：一次性付款费用高，保修期过后需额外支出维修费，设备可能很快会过时。

2.租用 优点：初期费用低，可以用不断获得的利润进行补偿，不需额外维修费，新设备上市可随时更换升级。缺点：如租期长，费用较多可能超过购买费用。在租赁合同到期前终止合同，违约金很高。采购步骤：1提出购买申请2审批，落实经费3招标，选择供应商4签订供货合同5货物入库6支付货款 ⑦档案利用工作的方式和利用工作的要求P214(08,11)

档案利用工作方式：

1.阅览室提供利用。2档案外借。3制发档案复制本。4制发档案证明。5提供咨询服务。6印发目录。7档案展览。

2.利用工作的要求：1依法开展利用工作。2主动、及时开展利用工作。3不断完善档案服务方式和手段。4掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。

⑧检查的主要内容P12和原则形成备忘录(09年5月,08,5)

1、参考答案及评分说明 备 忘 录

至：行政经理 自：高叶

主题：会务筹备情况检查的主要内容 日期：××年×月×日

内容：

一、会务筹备情况检查的主要内容

1．准备是否充分必须逐项检查。2．会议期间能否排除各种干扰3．环境条件与用品准备。4．文件材料准备5．会场布置情况的检查检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫及设备、措施是否完善，以及进场、退场路线的安排。6．保卫工作的检查确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。7．检查的其他内容

二、应注意的问题（或原则）

1．全面周到，注重细节，逐项落实。2．眼见为实，实地检验。

⑨编制采购预算的一般程序P144(09年5月,2008年5月, 2007年11月)参考答案：

1．确定预算的核算基数2．进行市场调研3．确定采购产品的种类及型号价格4．编写预算方案5．征求意见，完善方案

10.团队出访的准备工作主要有：

1、首先要明确这次团队出访的内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量、希望邀请单位做哪些准备工作等。

2、其次要做好团队出访前的准备与组织工作（1）拟定出访方案；（2）确定出访人员，进行编组，制成名单；（3）为团队所有成员办理各种出国手续；（4）编制旅程表；（5）召开全体出访人员预备会。主要内容有：A、强调此行的目的、要求；B、介绍并说明准备工作的进展情况；C、对旅行目的地风土人情、衣、食、住、行的说明与介绍；D、提醒携带的人个必备

品（包括护照、签证、黄皮书、身份证、机票等）E、有关团队标志、出访方案和日程安排表的分发；F、领队及所有成员的自我介绍；

G、提醒出发当天的集合方式、地点、时间和航班班次及起飞时间等。（6）与邀请单位联系使其有所准备；（7）指定专人负责做好订房和订票工作；（8）做好文件资料及必备衣物的准备；（9）采用恰当方式准备好出访经费。

11主题：正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素

内容：1.价格和费用 ⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格 ⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商 ⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金

2.质量和交货 ⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商 ⑶比较供应商交货的时间 ⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠

3.服务和位置 ⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式 ⑵供应商所在地点方便联络和交货

4.安全和可靠性⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货 ⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等 ⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性

12关于紧急情况的预防措施和应对措施教育的建议：

1、紧急情况的预防措施

紧急情况通常指发生的事情是不可预见的或突发的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。每一个组织有责任保证在其办公地点的工作人员、来访者的工作安全，使所有紧急情况的危险最小化。预防紧急情况的措施有：

（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中清楚、详细地记录发生可疑不明物品或恐怖活动，出现火灾、人员受伤、突发疾病时的具体处理程序；（2）用上述紧急情况程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训；

（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应的布告，让所有人员了解有情况发生时如何疏散和急救员的姓名；（4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动；（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦出现情况，由他们担当处理；（6）保证配备相关的设备和资源，以随时处理紧急情况，如报警装置、灭火器、急救包等；（7）保证定期检查和更新设备，如报警装置、灭火器、急救包的定期检查和维护。

2、紧急情况的应对措施

（1）可疑不明物品等的威胁。如果发生可疑不明物品、炸弹威胁等情况，应立即使用相应的疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门应完全打开，以减少玻璃飞溅的危险；工作人员如有可能应该拿走自己的个人物品，以能够检查余下的可疑物品；根据情况用扫描设备检查险情。

秘书实务操作题 篇3

用友T3：陕西、河南（部分地区）、湖南、山东（不含青岛）、深圳、云南、安徽、上海、北京、广东（部分地区）、河北、天津、辽宁（吉林含金蝶版本）、内蒙、江苏、甘肃、黑龙江

金蝶：贵州、广西、重庆、海南、河南（部分地区）、湖北、四川、广东（部分地区）

天顿：宁波、浙江、中央国家机关

思诺：福建、江西

金算盘：吉林

秘书实务 篇4

从办好文、办好会、办好事的职业要求看秘书人员应具备哪些能力、素养？

何谓秘书？秘书是一种职务名称，他是掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。从秘书定义来看，秘书的基本职能是办理事务、协调关系、辅助决策、综合服务。这四项基本职能又决定了秘书工作的基本内容——常规业务、领导决策服务和办公室日常事务，也就是我们通常说的——秘书人员要办文、办会、办事。

秘书不仅是职务名称，更是社会职业，从办好文、办好会、办好事的职业要求来看，秘书人员必须得具备一些能力和素养才能胜任这个工作。

一、秘书需要具备的整体能力和素养

（一）秘书具备的能力

1、秘书人员要具备灵活机智的沟通协调能力

沟通协调具有较强的综合性、艺术性和技术性。秘书要具备处理上下左右、各部门之间各种关系的能力，努力创造一个宽松的外部工作环境。部门之间的协调沟通更要善于听取不同意见，求同存异，善于协调和尊重他人；在灵活性的基础上，要坚持各方利益不受侵害的原则，各种事务办理要重视依据留存，以免出现不必要的麻烦。

2、秘书人员要具备敏锐干练的信息处理能力

信息技术发展带来现代秘书和传统秘书的极大区别。面对当今信息量的飞速增长，秘书人员必须要有强烈的信息意识，对信息有敏锐的感受力和判断力，主动识别潜在信息源，并能在纷繁的信息中去粗取精、去伪存真，形成一种主动发现、搜集、过滤、处理、反馈、运用各种有用信息的习惯；同时还要具备信息技术的应用能力，具有信息选择能力、信息处理能力、信息的运用能力。

秘书人员非常有必要提高办公自动化软件使用水平和掌握新型自动化办公设备（如传真机、数码相机、复印件等）的技术，尤其是WORD、EXCEL等软件的使用要非常熟悉。这会极大提高办公效率。

3、秘书人员要具备持之以恒的自我学习能力

一个称职的、成功的秘书人员应该是一个“通才”和“杂家”，不仅要学习专业知识，还要学习辅助管理知识，不断调整、更新自己的知识结构。秘书人员不及时汲取新的营养，看问题、写公文、办事情都是老一套，无法在新的形势下有效的开着管理工作。

4、秘书人员要具备自我可控的情绪调适能力

良好的情绪自我控制是建立良好人际关系的基础，秘书最主要的工作是服务领导，这就需要秘书人员具备较高的心理素质，具有良好的适应能力，正确处理好各方面的人际关系，调节自己的情绪，在日常工作中要沉着、宽容、耐心、冷静、豁达，善于控制自己的感情冲动，始终保持乐观向上、热情诚恳的心态，从容不迫、不卑不亢的风度，能够正确的处理好工作中的各种矛盾。

（二）秘书具备的素养

素养是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系和行为准则。职业素养是同人们的职业活动相联系，具有自身职业特征的道德准则和规范。秘书人员的职业素养是秘书工作者个人在政治、思想品格、作风、知识技能等方面经过锻炼学习达到的水平、能力和境界。

1、秘书人员应该具备政治素养

秘书工作是一项政治工作很强的工作。因此秘书人员首先要有好的政治素养。一是要在政治上与党中央保持高度一致，主要是坚持是党的基本路线、方针不动摇。二是要有较高的马列主义理论水平和政策水平，秘书人员工作经常涉及大量理论问题和政策问题，所以在工作中要着重学习马克思主义哲学，重点掌握唯物辩证法，掌握马克思主义的基本原理，并且能够运用这些去指导工作，处理矛盾做出决策。三是要有淡泊明志、乐于奉献的崇高境界，秘书人员是做辅助工作的工作者，不追求名利地位，不计较个人得失，甘当幕后英雄，通过卓有成效的工作，为全面建成小康社会，实现中国梦贡献自己的一份力量。

2、秘书人员应该具备职业道德素养

职业道德可以通过人们的信念习惯和社会舆论起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度，从而促使从业人员不断增强职业道德观念，不断提高服务水平。秘书人员要做到忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚谨慎，办事公道，服务热情；遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；恪守信用，严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努力提高思想，掌握科学文化知识；钻研业务，掌握秘书工作各项技能。

3、秘书人员应该具备知识能力素养

当今是知识经济时代，随着全球化的日益发展，国际交往日益频繁，秘书人员的知识要求越来越高，秘书人员必须在实践中不断拓展自己的知识和更新知识结构。一是要具有基础知识储备。秘书工作基本知识是秘书人员飞翔的“翅膀”，也是秘书人员成长过程中的“阶梯”，不仅要掌握社会科学基础知识，还要有自然科学知识，这是秘书人员知识的基本层次。二是要具有秘书工作的专业知识，及时收集，了解世界各国的风俗禁忌，外交礼仪，中国正在并长期参与国际经济发展，参与国际竞争，这就要求我们秘书人员要面对挑战，转变观念，行为规范，知识常新。三是要具有其他工作相关知识，秘书工作繁琐，涉及面广，为了适应工作和时代要求，在日常工作尽可能多的掌握熟悉专业以外的知识，法学、公共关系学、传播学、领导科学、经济学、心理学等等学科。

4、秘书人员应该具备心理素养

秘书人员服务部门多，结交人员广，人际关系相对复杂，而且要常常协助各类行政领导对工作中遇到的矛盾和困难进行合理分析，如果没有较强的心理承受能力，就难以应付工作中所出现的各种情况，产生心理上的不适应。所以秘书人员要具有较强的心里素养。

二、秘书办好文的能力和素养

秘书工作繁琐，能力素养要求高，秘书工作者除了满足综合能力和素养外，在办文中也有独特的能力和素养要求。

（一）秘书办好文的能力

1、调研能力

领导的主要工作是管理和决策，秘书人员辅助领导工作，就需要有一定的调研能力，给领导提供多种方案参考。而调研的目的是获得系统客观的收集信息研究数据，为决策提供多种方案。

2、独立驾驭语言的能力

语言文字是公文的第一要素。在公文中，议事说理，表情达意都需借助于文字才能发挥作用。因此，公文写作者必须具有较好的文字功底，具备独立驾驭语言文字的能力，使公文主题鲜明、观点正确、论证合理、论据充分，使人一读就懂，一听就明，便于理解执行。

3、独立解决问题的办事能力

公文写作人员除了具备基本能力，更要有实务能力。秘书职业的敏感性就是不断发现问题、提出问题，要有“防患于未然”的忧患意识，要有强烈的责任感和敏锐的洞察力，然后通过全方位、多角度的观察视角并综合分析问题，最后有针对性与技巧性的独立解决问题，完成公务活动的最终落脚点。

（二）秘书办好文的素养

1、管理素养

公文写作者要具备现代管理的基本理念和理论知识，掌握公共管理的原则与技巧，在思想品格、气质能力、作风态度等方面符合现代管理者的基本要求。要树立管理就是服务的基本理念。

2、法律素养

公文写作者要具备基本法律意识和法律知识，了解国家的法律、法规，能够运用相关的法律、法规指导自己的公文写作实践。要树立依法治国和依法行政的基本理念，正确处理权与法的关系，正确处理领导人个人意志与法律之间的冲突。

3、政策素养

公文写作者要了解并熟悉相关领域的政策规定，掌握政策制定和政策执行的基本原理和方法。要注意把握时代敏感性和政策敏锐度，注意政策的连续性和变动性，注意法律与政策的关系。

三、秘书办好事的能力和素养

（一）秘书办好事的能力

1、理解和领会能力

办事大多在人与人的交往中进行，要办好事情，须准确而迅速的摸清交办者的想法，如果是上级交办的事情，则要全面、正确领会领导意图。

2、分析判断能力

秘书每天要办的事情常常是千头万绪，这就需要有一定的 分析判断能力，把各种事情合理归类，加以梳理，分清主次缓急、难易远近，并驾轻就熟的分别办好。

3、应变能力

办事的方案、计划，往往赶不上现实变化，需要部分修正或者推倒重来。在实际工作中，许多事情若死守条条框框，往往行不通，须把原则性和灵活性相结合，在不违反原则的前提下变通处理。

（二）秘书办好事的素养

1、秘书办事要有“清、慎、勤”的政治素养

秘书人员办事要公正廉洁、两袖清风，做到“清”；办事要周密考虑、谨言慎行，做到“慎”；办事要勤奋好学、刻苦上进，做到“勤”。只有具备这样的政治素养，才能更高效的开展工作。

2、秘书办事要有良好的作风素养

秘书的特殊性工作，不仅要埋头苦干，更要有良好的作风素养，坚持做到不自恃、不自负、不自诩、不自卑、不自以为是。只有具备良好的作风素养才能有良好的群众基础，才能更好的解决工作中的各种矛盾。

3、秘书办事要有自我约束的思想素养

秘书人员办事是在领导授权下办事，办事过程中要有自我约束的思想素养。要经常检查自己思想、工作情况，做事要到位、不离位、不越位，力求做到“参与而不干预、协助而不越权、服务而不盲从、尊重而不恭维、补台而不拆台”。

四、秘书办好会的能力和素养

会议是事先约定有组织、有目的的聚众会晤。既然有了会议，自然就有会务组织工作，对秘书人员办好会议也有它相应的能力和素养要求。

（一）秘书办好会的能力

1、处理突发事件的公关能力

秘书人员是辅助领导工作，实现要做好准备工作，必须得更多的了解客户，在会务工作的前期准备中，与客户提前取得联系，在这个过程中充分发挥公关能力尤其重要；在会务准备中有许多突发状况更需要我们秘书人员具有处理突发事件的公关能力。

2、统揽全局协调各方的能力

每一件工作想要完成，需要很多部门配合，具有统揽全局、协调各方的能力就可以早点发现工作节点在哪，配合困难在哪，将工作中的矛盾可以及时解决，为后续会务工作解决问题奠定基础。

（二）秘书办好会的素养

1、高水平的服务素养

会务工作是复杂而又有调理的工作，从事前准备，会中主持，再到会后评估都要有高水平的服务质量得到参会着的肯定。大到外场服饰和礼仪，严密的安保措施，小到微笑礼貌谈吐都对秘书人员有着具体要求，也需要我们秘书人员具备这种素养。

2、强有力的心理素养

秘书人员尤其是复杂会务工作的秘书人员，事物多任务重，容易有情绪波动，因此需要强有力的心理素质，要求我们豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、甘于清贫、独立坚韧等多元的心理自我调适能力和素养。