电子商务工作管理

电子商务工作管理（共12篇）

电子商务工作管理 篇1

自我国加入世界贸易组织后, 众多企业纷纷实行技术战略政策, 积极推广自身企业的对外运营业务。在增强业务交流的过程中, 我国电子商务行业得到了快速发展, 电子商务为电力物资管理工作带来了很多的便利和先进手段。伴随着全球化的脚步不断加快, 在电力物资领域中, 电子商务愈来愈发挥着关键作用。电子商务是利用线上形式实现了互联网平台的信息推广与交换, 从而达到商品交易的目的, 采取了电子数据交换、电子邮件、网上社交平台、电子转账以及支付安全认证等多种数字信息技术手段, 实现了业务交易在线交接形式。对于电力物资管理工作来说, 电子商务系统中的多个信息化技术能够发挥更加高效的集成效应, 实现电力物资的及时反馈和整合。下面针对电子商务对电力物资管理工作的影响、存在问题以及解决问题的对策进行详细探讨。

1 电力物资管理中存在的问题

1.1 管理机制不够完善

目前我国电力行业的发展速度较快, 造成行业中各个种类工程项目中的电力物资管理工作水平良莠不齐, 随着电力工程规模不断扩大, 电力物资管理工作的难度也逐渐增大。但是在硬性标准提升的同时, 软性要求却没有完善起来, 在电力工程项目日益发展的同时, 电力物资管理工作却没有相应地建设起来, 造成电力物资管理滞后, 因此出现了管理机制导致经济效益较差的现象[1]。

1.2 电力物资管理效率低下

在电力物资管理系统中, 内部功能模块又细分了多个管理分支, 其过于重合的电力物资信息分支管理影响了管理效率, 一个模块下分多种管理分支, 一旦管理中出现信息不准确, 当电力数据进入集成端口后便会经过一系列管理, 并且不能同步管理, 那么这就造成了电力物资对信息的管理和传递效率都非常低下, 物资的运输和流通时间过长, 影响了企业的经济效益, 不利于电力物资企业的长远发展。

1.3 数据统计时间过长

电力物资管理系统中有一项至关重要的管理手段为电力数据统计, 对电力数据传输过程中的所有数据进行统计, 以便得出真实的信息供使用者使用。但是在目前应用的电力物资管理系统中, 盘点时间、数据统计时间都很长, 电力物资企业由于涉及大量的电力输入输出, 在盘点集成电力数据时如果时间过长, 则会直接影响经济效益, 增加管理人员的工作量同时效率降低, 并且会在盘点过程中记录错误的信息。由于数据统计时间过长, 通常对某一区域的信息进行数据统计时都要保证数据的真实性和完整性, 这便延长了数据统计的时间, 造成经济损失, 也违背了电力物资管理系统的管理宗旨。

2 电子商务在电力物资管理中的应用优势

2.1 我国首先是一个人口数量十分庞大的国家, 对物资的需求也十分强烈, 并且我国地大物博, 电力运输必须通过电力物资公司的信息终端。我国社会正处在快速发展的阶段, 市场经济的推动使电力物资企业拥有了广阔的发展空间, 而电子商务会给予电力物资企业更好的发展平台, 利用信息化技术完成更加高效、快速的电力物资管理, 保障了管理工作的效率和准确性[2]。

2.2 一些电力物资公司逐渐地使用电子商务在电力物资管理工作中, 通过信息输入、电力配送、完成输出等工作进行同步流程, 使电力物资企业节约了电力物资管理成本。并且, 我国在全世界范围内的信息革命浪潮中紧紧抓住机遇, 将电力物资管理系统与电子商务系统进行有效融合, 从而建立电力物资企业的内部局域网络, 实现线上形式的电力物资集成与分配, 大大提升了电力物资管理工作的便利性, 实现有序化地发展[3]。

2.3 电子商务能够利用现有的信息资源, 延长电力物资服务, 特别是针对电力运输、集成、分配、信息记录等核心功能, 电子商务能进一步保障电力物资管理服务的延长项目。随着网络信息技术的发展, 电子商务会为电力物资企业带来更加先进的管理技术和开放平台, 比如很多电力物资公司的电力物资管理系统中有了“在线服务”和“信息共享”服务, 为电力物资公司在供应链市场中的地位给予很大程度的稳定, 提升了企业的竞争力, 完善了电力物资管理系统。

3 电力物资管理工作对电子商务需求分析

3.1 市场需求变化, 电力物资管理需要信息技术的支撑

随着信息化技术不断发展, 电力物资管理工作需要适应市场需求的变化, 进一步迎合信息化平台的发展模式。电子商务作为一种运营方式和商业活动模式, 为电力物资管理工作提供了更加规范性和高速性的电力物资管理服务, 而电力物资企业要想进一步提升市场竞争力和产业链集成效应, 也必须抓住信息化技术平台, 利用电子商务作为新形势的运营手段, 来满足电力物资管理工作的程序化要求和规范化要求[4]。

3.2 电力物资采购业务中, 需要电子商务手段实现多方协同

在电力物资管理系统的整体运行中, 为了满足采购业务与后续业务实现无缝对接, 要对各个部门人员进行相互协调和沟通, 以此来满足机构内部的信息畅通。通过应用电子商务进行电力物资管理, 能够有效调节不同部门或者不同级别之间的信息传递, 保障了采购业务的有效进行。同时, 由于电力物资管理工作需要适应不同的需求对象和环境, 电子商务能够有效提升电力物资的环境适应性, 对不同对象的要求和业务的需要都能提出更加详细的解决方案。

3.3 电子商务能够完成电力物资信息共享

由于市场需求不断转变, 对电力信息和物资的各项指标标准都要实行公开化和开放化, 因此, 对于建立一个开放化的电力物资管理平台是亟须解决的问题。电子商务能够有效为电力物资管理工作提供一个流畅、快速、绿色的电力信息和电力物资数据的共享平台, 实现各方需求的即时传递, 从而完成电力物资信息的共享。并且, 电子商务系统能够为电力物资管理工作提供技术支持, 实现电力物资的自动集成, 从而利用自动化技术实现智能化数据分析, 这是电力物资企业实现跨越式发展的必要保障和必经之路。

4 电子商务在电力物资管理工作的具体应用

在电力物资管理工作的建设中, 要从具体电子商务的应用技术入手, 其中包括了GPS技术的有效应用、RFID技术的准确实施以及HTML技术的高度利用, 从三个电子商务的技术层面入手, 提升电力物资企业对电子商务体系的灵活运用, 保障电子商务网络基础设施的建设, 从而推动电力物资管理工作实现高效化和快速化。下面从电子商务具体技术的三个方面作为切入点, 探讨电子商务在电力物资管理工作中具体应用及重要影响[5]。

4.1 电子商务系统中GPS网络技术在电力物资管理中的应用。GPS是全球定位系统, 应用在电力物资管理系统中, 其具有全球性、多功能性、定位导航性、全天候性的优势, 可以为电力物资企业节省很多电力物资采购及传输成本, 并且提升了基于电力物资管理的电子商务平台管理效能。GPS网络技术的应用十分广泛, 在电力物资企业的电子商务管理系统中, 应用GPS网络技术, 主要在于电力端口导航和定位方面, 使电子商务平台中的电力物资信息更加准确和快速, 因此, 应该继续积极地提升GPS网络技术在电力物资管理体系中的具体应用。在现代化电力物资管理中引入GPS, 全天候跟踪电力物资传输状态, 对每个物资的集成点进行扫描和调配, 从而将具体电力物资信息的变更及时反馈到电子交易平台中, 实现数据信息的实时更新, 保障了客户对传输过程的全面了解, 从而也节省了调度人员的开支, 还能够提高电力物资的使用率, 通过GPS全球定位系统, 能够保证运输车辆司机的安全, 对车辆所处位置实时监控, 保障了网络平台信息的及时性, 实现电子商务信息的快速整合。

4.2 在电力物资管理工作中, 加强电子商务系统对RFID网络技术的应用, 从而保障网络基础建设更加坚实可靠。该技术是利用无线射频进行识别和获取数据的技术之一, 目前已经有很多领域使用该技术。RFID具有可读写性, 并且能够防止非法存储智能芯片在其他地方出现, 例如RFID是获取数据的一项重要技术, 当智能芯片在电力设备、电力信息记载器、集装箱、托盘、智能识别ID、电力产品等包装上均会获取一定的重要数据信息。通过RFID的可读写性对数据获取后进行操作, 类似于目前超市中使用的条形码。对于电力物资企业来说, RFID技术有着很好的作用展示平台, 利用RFID网络技术实现对产品在交易和运输过程中的实时追踪, 很大程度上保障了电力物资的信息安全, 可以看出RFID的功能十分强大。当前国际电子商务组织机构以及各国政府都在积极地推广RFID技术, 并且制定了相关的标准和政策。之所以RFID技术能够在社会上得到推广应用, 是由于其拥有其他技术不具备的优势, 不受空间限制, 能够通过无线快速追踪物资实时的状态和数据变化。在工作时, RFID通过识别器在方圆百米内会显示RFID标签并且识别。RFID识别器具有绝对高速移动的特点, 无须通过接触货物便可以进行数据采集, 并且可以自动识别和管理。因此, 电子商务在商品包装上使用RFID网络技术, 能很大程度地节省人力、提高工作效率, 保障电子商务网络系统实现信息的即时反馈, 因此RFID网络技术的应用在电力物资管理工作中十分重要。

4.3 利用HTML网络技术在电力物资管理系统中的应用, 以此来提升电力物资企业的网络集成化和信息广泛传播。HTML是Web领域重要的技术提升, HTML网络技术能够使例如Adobe的Flach、Microsoft的Silverlight和Sun的Java FX等软件以插件方式存在RIA技术。HTML规范将覆盖高Web上的音视频、图像、文字等领域, 通过使用HTML技术, 播放音视频、本地存储、浏览等功能。针对电力物资企业在信息管理系统的性能较差以及软硬件配备不合理、运行环境达不到要求的弊端, 使用HTML技术能够解决管理系统的性能问题。目前支持HTML技术的浏览器有多个, 在支持HTML的浏览器下, 建立更加高效的电子商务平台, 使电力物资管理工作性能有效提升, 数据存储时间、检索时间都得到了有效提高。

5 结论

综上所述, 电子商务作为近几年新兴的一种运营方式, 席卷着全球, 使众多行业的经营模式都得到了日新月异的变化。目前, 电子商务作为众多行业中的主要运营发展新形势盎然挺进, 也是时代进步、业务发展历程的必经之路。以电力物资管理工作为例, 电力物资企业要想在全国乃至全世界的经济市场中站稳脚跟, 就必须牢牢把握住电子商务赋予的机遇, 不断提升自身企业电力物资管理工作的能力, 建立健全电子商务体系, 使得电商与客户之间、电商与电力物资之间、电商与电商之间实现无缝对接, 从而促进经济效益最大化。并且, 伴随着全球化的脚步不断加快, 在电力物资这个领域中, 电子商务发挥着愈来愈关键的作用。因此, 总的来说, 要不断提升电子商务在电力物资管理工作中的作用, 形成规模化、集约化、系统化的电力物资电子商务系统, 促进电力物资企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

参考文献

[1]云星五.电子商务在电力物资管理信息系统的应用[J].内蒙古科技与经济, 2012 (4) :74-75.

[2]付建光.电子商务在电力物资管理中的应用与作用[J].内蒙古科技与经济, 2012 (3) :45-46.

[3]刘聪, 李子强.电力物资管理中电子商务的应用研究[J].计算机光盘软件与应用, 2012 (4) :5-6.

[4]王志强.浅谈电子商务在电力物资管理工作中的运用[J].黑龙江科技信息, 2013 (7) :152.

[5]黄维勇.浅谈电子商务在电力物资管理工作中的运用[J].中国市场, 2012 (45) :84, 103.

电子商务工作管理 篇2

（一）流程图1.产品验收与入库：(1）产品到货后，收货人员应合理安排卸货；审核送货单据和实物的数量、状态及规格是否合符采购要求，如符合，签单并搬运到指定的区域。(2）统计员及时打印条码，交与收货人员贴

（一）流程图

1.产品验收与入库：

(1）产品到货后，收货人员应合理安排卸货；审核送货单据和实物的数量、状态及规格是否合符采购要求，如符合，签单并搬运到指定的区域。

(2）统计员及时打印条码，交与收货人员贴，标签须与账、物相符。

(3）将供应商的送货单转换成本公司的入库单，入库单要有仓库主管和保管人签字；并及时交与统计员，及时入账，在入库的当日办理相关入库手续，将入库单财务联传交财务；（统计人员及时通知审核人员审核系统单据，入账）

(4）通知质检人员对物料进行检验。(5）产品经检验后，库管根据质检签署的意见进行分类归整：①不合格品归整后统一放置在一起，与合格品进行完全隔离，做好标识，并汇总后上报；并开出移库单，并交接单据，由统计员做系统移库。②合格品放至相应的库位。

(6）产品入库后，上报数量给部门主管，由部门主管做淘宝上架及发布入库通知。2.与其他部门衔接：

(1）新品与产品部：仓储部收到的新品应及时办理相关入库手续，办完手续的当天由仓储部主管及时通知产品部取样拍照。物流部准备好拍照样品，并填写好调拨单（提货人及仓储主管签字）（附一，调拨单注明日期、款号、尺码、颜色、数量、是否延期等内容，调拨单仓管员及统计员各一联），统计员系统做系统移库。同时仓储部测量尺寸（附二，一式两份，一份提供产品部，一份仓储部留底），保证货物能尽快上架。

(2）拍照样品的回收：产品部拍照完后须尽快归还提取货物，做好货品交接工作，并由产品部做系统移库工作，仓储部统计员做系统移库审核。超过7天，需要办理延期手续，否则，仓储部要求收回产品。(3）清理囤货：为了提高货物的周转速度，仓储部应定期清理销售为客户预留的货物，如销售无特殊说明，囤货超过7天则视为放弃处理，所囤货物进入正常销售流程。统计员每天对系统前7天的所以有出库单进行清理，删除。并把清理单据的数据补上架。3.货物存储与防护：

(1）应提供符合要求的场所和环境贮存产品，要求通风、干燥、防尘等，并配备适量的防火设备。(2）产品要按定要求整齐摆放，分类别、状态、批次进行管理，标识应清楚规范，货物同一款原则上只允许一箱（包）打开。必须确保现场物料包装完整无损。所有人员必须在库房人员确认的情况下，方可将产品取离库房现场。

(3）相关的库管应有计划的进行产品循环盘点，及时了解库存情况，将贮存过程中发现损坏的产品立即从库房中剔除、隔离，并报填写相应的单据进行处理。（盘点单，移仓单，拨废单）4.货物调拨：

根据产品销售情况是时对仓库物料进行合理调拨。

(1）A仓管员是时根据销售需求，合理安排A库存，然后按库存需求开出调拨，通知B仓管员调货。(2）B仓管人员收到调拨通知后，及时按单调拨物料。立时调拨到A仓库，并跟A仓管员进行物料交接，并双方签名确认。

(3）调拨单据A、B仓管员各一份，一份交统计员，统计员及时根据调拨单及时在系统做仓位调整。5.产品发放

（1）打单员审核客户付款情况，确定已经付款，打单员打出快递单和出库单。（2）库管员发料，应保证认真、及时、准确的态度，做到到见单作业，严格按单发货，发完后立即完善发料手续，与统计员进行单据交接，统计员并于当日内进行对系统单据进行审核，做到日清日结，保证帐实一致性；

（3）发料应遵循“先进先出”原则，由此来杜绝因发放产品程序不规范造成产品产生质变而给公司造成的经济损失。6.退货与换货

（1）销售过程中，因质量问题、规格型号、颜色与订单不符等客观原因，需要退换货物的，可凭发货单及实物办理退换手续，退换货物须经质检核查及仓储部主管审核确认；若非质量原因，由客户人为造成的损坏恕不退换。

（2）货物收回后，仓库人员（统计员）需及时将货物归位。所有次品退货由收货人员，统一集中退回给相应的供应商，开次品退厂单，并及时与统计员进行单据交接，统计员及时做系统退货。（生产厂家送货的，做到一日一清，采购的零星货物做到一星期一退）。7.账务处理：

（1）为保证帐务处理的及时性、规范性、准确性，确保帐务相符，要求帐务必做到日清日结；（2）所有有效单据必须是按规定的各货物环节的人员签字确认后方可进行帐务处理；

（3）单据填制必须清晰、明了、规范，保证准确性，填写好的信息一般不允许更改，确须更改只能采用划改（能辨别改前信息）并由更改者签署全名及更改日期；

（4）各类单据须及时归集并安全保管，每月月底相关做帐人员需对当月的单据进行清理汇总，装订成册，妥善保存，便于核查和追溯。

8.补货计划：仓储部根据发货量及仓库备货量，每日提出补货计划，提交总经办或采购部审批。

9.补货到货通告：总经办或采购部对补货货物一下订单，就在公司内部群里立即通知销售部及仓储部。仓储部收到补货货物，清点无误后，办理相关入库手续，上架销售，同时在公司内部群里通知产品部和销售部。附1 退货与换货 1.退供应商：

(1)对于来料经质检检验有部分不合格的,由质检部检验员将当批不合格件从整批料件中挑出并隔离开,做好不合格标识，等待供应商来退货。对当月不能及时清退的厂家,库管应报出清单给采购部及财务部,由其督促厂家尽快退货。

(2)发货过程中发现的不合格品,要求打包人员必须将退货品牌、物料编码、型号、名称、数量、注明清楚,备注清楚不合格原因，退货人员（统计员）根据现场物料清点并做出清单（移库单）,及时对淘宝出售商品做相应数量的下架。根据清单及时做系统移库，将不合格物料及时移到次品仓库。2.销售退回：售后人员填写退货单，仓库人员（统计员）确定货物已经退回，清点数量，签收，通知质检人员检验，确定质量问题性质，确定可退的，由质检人员签字，单据交统计，由统计人员审核系统退货单，并通知下一环节入账退款。

3.销售换货：售后人员填写退货单，仓库人员（统计员）确定货物已经退回，清点数量，签收，通知质检人员检验，确定质量问题性质，确定可换的，由质检人员签字，单据交统计，并由统计员通知发货，通知打单员打出发货单（备注换货），收统计员签字方可发货。附2商品管理

1）新到的货品，仓储部验收当天，由仓储部主管向全体人员群发到货通知（写明款号、货物名称），仓储部当天内须办完入库归位手续；成功入库后，仓储部主管在产品部群发完成入库通知（写明款号、货物名称），延误损失须由仓储主管负责。

2）仓储部完成入库后，通知产品部取样拍照的同时，通知质检员取物测量尺寸，测量尺寸注明款号、货物名称，质检员须于收到通知当日或者次日测好尺寸并交于产品部。

3）自仓储部发出入库完成通知后，产品部依据仓储主管通知中注明的款号、名称进入系统查询，可查看该款号所有颜色，填写出货单到仓库取货，出货单须写明款号、颜色、尺码、数量、提货人；产品部自仓储部发出入库完成通知后，须在3天内完成摄影、制图、发布工作。4）热销品补货：

仓储部收到热销品补货当天，由仓储部主管向全体人员群发到货通知（写明款号、货物名称），仓储部当天须办完入库归位手续并上架，上架成功后，仓储部主管同时向销售部组、产品部及淘宝商品页面管理人员发布热销品补货已上架通知。

附3质检要求

浅析电子档案管理的工作要点 篇3

[关键词]电子档案；管理；传统方式；工作要点

一、电子档案管理体系

1、集中统一管理电子档案 现在的各个单位在办公的时候，基本实现自动化，也是因为这个原因，出现了更多的电子档案，但是档案需要签署之后才能进行保存，可是大多数原有电子档案，还是留在最初形成的部门，其中有大量的档案没有被归档，仍属于分散状态。这种状态与档案发展不符，因此各单位要对电子档案有效的管理。如果没有条件可以为电子档案创造条件，将所有分散的档案集中，在最后统一的管理。统一管理主要是为了方便，电子信息的搜索，也简化了人们利用电子信息的步骤，还能方便各个单位对电子档案的规划。各个单位在管理电子档案的时候，要有一个统一的管理方式，在此基础上建立管理制度，以便能够对电子档案统一管理，然后开发利用档案，这样也可以让电子档案保持完整。而统一的管理也能让管理部门节省管理的花销，同时还能加强与其他部门的交流。各部门以及各单位对电子档案的管理不是强调形式的统一，而是要求本质上实现统一管理。2、纸质档案和电子档案双套归档。现在很多的电子档案在归档的时候，都向纸质档案转化，然后以纸质档案的形式保存。主要是因为电子档案还是存在一些不足，尤其是管理技术以及方法上，有着一定的缺陷，而且点在档案的管理需要使用到管理设备，但是很多的单位并没有管理设备，因此只能转化成纸质档案。尽管目前为止还是没有找到一个恰当的方式，可以彻底的解决这个问题，但是采用两者双套归档的方式还有有效的。这种双套保存的方式在很长一段时间内都会存在。这并不是重复的工作，只是不能避免的现象。采用这种归档的方式即使没有强大的技术水平支持，管理人员也不能随便的将所保存的档案变为纸质档案，仍旧保留电子档案的形式进行保存。双套归档的形式有合理性，但是还是有不利的一面，用这种方式归档，就要需要使用两种管理系统，而且这；两种系统之间还有有一定的联系。纸质档案的目录中，也要有电子档案中的有关信息，例如存在的地质以及方式等，还有档案的编號。而且电子档案的信息要与纸质档案的信息保持一致，一方的信息要更改，另一方也要随之改变，这无形之中增加了档案管理的工作量。

二、电子档案的管理原则

1、规范性原则。管理电子档案需要几个原则，其中最基本的原则是规范性，而且这个原则也可以保证电子档案在日后的时候，有效的利用。在规范性的原则下管理电子档案工作要有一定的工作标准，并且这个标准最好可以与国际的标准相同，在管理的时候，也要有技术模式，采用的格式是文本格式。电子档案在提供服务的时候，需要利用网络来实现档案的传递，因此在网络上对电子档案的整理都要符合规定，而且传递的标准也是统一的。通过这种方式可以提高电子档案的利用率，以免在存储或者是转换的时候，浪费资源，在规范性的原则基础上，才能实现档案的信息化。2、可靠性原则。对于电子档案而言，可靠性是其发展的动力，人们对电子档案还存有质疑主要是因为电子档案还有不确定以及不可靠性。因此人们可以更改电子档案，而且档案在更改之后，没有任何的痕迹，人们很难判断，该档案是否被更改。而且在控制电子档案上使用的是特殊的技术，人们不能保证所有的电子档案都是可靠的。在提高电子档案的可靠性上，管理人员做了和很多的努力。技术手段是提高可靠性的一个必要手段，除了技术之外，国家也颁布了有关的法律，在管理电子档案的时候，坚持严格的管理制度，封堵一切存在的管理漏洞，保证电子档案在收集以及保存上都要做到真实有效。此外，在整理档案以及鉴定的环节，要有备份，以免档案失真，从而保证档案的可靠性。3、效率原则。由于档案工作有难度，因此在对其的管理上，要保证管理的效率。首先，在开始管理工作的时候，要综合分析研究管理工作，然后确定一套有效的管理方案，管理方案中要有工作流程以及管理方式，使得管理工作能够有一定的效率。同时对电子系统加工，使其成为推动档案信息的一个助力。在对电子系统建设的时候，投入的较多，但是大多数都是一次性投入，而且取得效益长远。

三、电子文件的归档

1、归档要求 （1） 归档的电子文件应齐全完整， 凡是归档范围内的文件均应及时归档， 不得分散保存。（2） 归档的电子文件应经过一定的整理和编辑， 并划分保管期限。整理工作由文件形成部门具体负责， 整理方案由档案部门统一决定。（3） 档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定， 各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交， 档案部门检查后归档保存。2、归档范围 由于电子文件产生与利用的环境的特殊性， 其归档范围与其它介质档案相比有不同的特点。电子文件归档范围不仅包括文件本身， 而且对产生电子文件的支持文件、数据文件及其它有关文件一并归档。（1）支持性文件， 指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件和各种命令及设备运行所需要的操作系统。（2） 数据文件， 指各种数据材料。由于数据在不断地变化、更新， 应对原始数据每隔一段时间定期拷贝， 并将拷贝文件归档。（3） 与电子文件有关的各种纸质文件，主要有： 产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；电子文件形成过程中产生的一些纸质文件， 如设计任务书、程序框图、技术鉴定材料等；重要的保管期限长的电子文件的纸质载体打印件以及文件的不同稿本。

四、结束语

也许现在很多单位的电子档案管理体制，以及相关模式技术的研究仍旧停留在表象和起步的阶段。然而我们有理由相信，在今后的工作中随着系统的完善和推广应用展开、知识管理技术以及理论研究的进步，我们的档案管理技术将更加成熟和完善。

参考文献

[1]潘志立.流程管理在电子档案管理系统中的应用研究[D].中南大学，2013.

[2]董智康.电子档案管理系统的分析与设计[D].厦门大学，2013

作者简介

电子档案管理工作探析 篇4

一、电子档案管理与传统档案管理的区别

1. 电子档案的归档时间与传统档案不同。

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，文件形成后，由文书部门收集立卷后向档案部门移交，一般一年归档一次。而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接在计算机上修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用数码签名封签认证。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。

2. 电子档案的归档方式与传统档案不同。

由于对电子文件原始凭证性的辨别十分复杂而困难，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，以保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，从而保证电子文件的法律凭证地位。

3. 电子档案在保存条件和环境要求上与传统档案不同。

电子档案对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。电子档案载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门应在接到电子档案后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储在计算机磁盘或光盘中，并打印出一份纸质档案备存。

4. 电子档案的分类、编目等管理方式与传统档案不同。

由于电子文件的特殊性可以达到文件一级的管理，档案部门在接收到文件的同时，给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时，还可以编制多角度、全方位的检索工具以方便检索查询信息，用户只需给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5. 电子档案查询利用方式和传统档案不同。

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或数字档案馆的会员，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，会员就可以通过远程登录等方式，查询有关的电子档案信息。

二、加强电子档案管理的有效对策

1. 规范公文制作和控制程序。

对形成的新的公文档案要指定一个终端，各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

2. 建立电子档案数据库和电子档案管理系统。

电子档案的优势在于可快速便捷地检索和利用，但只有借助计算机等现代化设备和科学的管理系统、齐全完备的档案数据库才能实现。因此，应建立并完善电子档案管理系统，并着重加强电子档案数据库建设。数据库至少应建立两个：档案目录数据库和档案文献数据库。

3. 严格电子档案的归档管理。

一是重视原稿。对电子文件采取很好的保护措施，杜绝随意对原稿进行增、删、改等操作，文件定稿打印输出后，草稿应保留。二是确定范围。电子文件的产生，不仅要靠硬件平台支持还要靠软件平台支持。软件平台即操作系统和产生电子文件的应用系统。因此，档案部门对本单位普遍应用的操作系统软件、应用系统软件应留有备份，对于特殊的应用系统产生的电子文件在电子文件归档的同时，系统软件应一并归档保存。三是强化鉴定。电子文件的鉴定，是对其价值的判定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，有些单位对归档电子文件不做辨别鉴定，将计算机上所有的文件都存到光盘上。这样归档，一方面是达不到去伪存真、去杂存精的目的;另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给电子文件归档管理带来诸多不便。

4. 健全电子档案查阅管理制度。

严格制定电子档案查阅制度，不得超越权限利用。封存的一般只用于与拷贝件核对校验，不能对外提供利用，以保证电子档案的原始性。对外提供利用的电子档案应为只读性文件，需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份等方法进行加密管理。计算机系统应尽量采用先进技术加强对用户权限的管理，确保档案信息的安全。

5. 加强电子档案软硬件设施管理。

要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17～20℃之间，相对湿度保持在35～40%之间，并强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保电子档案信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

6. 重视电子档案管理人员的培养。

电子档案管理工作经验总结 篇5

篇)

随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。

一、电子文件归档前的准备工作分析

充分做好电子文件归档前的各项

准备工作是实现高效电子档案管理thldl.org.cn的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的准确性。但是，由于部分工程的工期较为紧张，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与工作时效产生矛盾。所以，可以采用先进的计算机技术手段，将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。

由于一个工程可能形成成千上万个电子文件，倘若规章制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，浪费人力财力的现象，甚至会导致文件归档

混乱，输出的产品为次品，造成工程质量事故和严重的经济损失。因此，做好电子文件归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。

二、电子文件归档过程中应注意的问题分析

在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件，有ecel表格、world文件、扫描形成的tif文件等等。并且，这些文件大都在工程设计正式开始之前形成，不仅涉及面广，而且内容繁杂，给电子归档带来一定的困难。为了使这些电子文件有条理地归档，文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据，从而提高这些电子文件的归档率。

对于cad电子文件的归档可以采用dwg格式，因为这种格式可以在cad中直接打开，接受直观检查，尤其是对档案标识的检查，而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都非常重要。同时，对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正，大大提高cad出图合格率。但它也存在着一定的问题，如劳动强度大、费时费工等。

对于plt格式的文件，恰巧与dwg格式的文件优缺点相反。plt格式的文件在归档时图像不能直观显示，但是文件内容保持不变，不随阅读、输出平台的改变而改变。

对于pdf格式的文件，其一般为只读模式，不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版，有一定的保护知识产权的作用。

三、电子文件归档后的检查验收工作分析

电子文件是形成纸质文件的源头，而对归档电子文件的检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面，兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括：一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是，需要注意的一点是，电子文件对设备及其标准有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题，例如使用的字形存在差异；同种字形但是版本有所区别；电子图正常，但是归档后部分文字发生串位、变形，甚至出现乱码。

以钢结构的电子图为例，如果使用日本的制图软件，而不加专有字形，那

么二级钢筋符号就会全部丢失。此外，许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本，这样也会为电子档案管理工作带来一些问题。例如，由cad14到cad，各种版本的软件都在使用。但是，如果利用低版本的电子图在高版本中作图，则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中，如果部件实体的外围轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此，采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最后关口的重要任务。

四、电子文件修改后的归档工作分析

在工程设计单位内部，各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图

纸会审工作，以适应各种变化，例如施工现场出现的新情况、客户方提出的新要求等。这其中必然会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前，大多数单位采用的是保留最终版本的方式，即以第二次修改的版本覆盖起初版本，以第三次修改的版本覆盖第二次的版本，这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程，如土耳其工程中，每次电子图的修改版本都加以归档保存，编号为abc等，借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是，由于两次修改之间的时间间隔难以确定，之前修改的图纸已达到施工现场，纸质文件与变更通知单一旦收集不完整，就会导致电子文件和纸质文件的不一致。由此可见，如果直接采用覆盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程，可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。

综上所述，电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不可或缺的重要

组成部分。在此之前，过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间，现在则只需要半年甚至更短的时间，而人力资源却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺流程及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品，劳动效率和产品质量也将得到成倍的提高。所有这些成效的取得都离不开电子档案管理带来的便利。在充分认识到电子档案管理成效的基础上，我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节，包括归档前的准备工作、不同格式、不同类型文件归档时应注意的问题，电子文件归档后的验收检查工作以及电子文件修改后的归档工作等等，将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。

近年来，随着我国电子信息技术产生快速发展，税务部门的办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，税务部门许多日常工作

和管理业务可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。于是随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。

一、电子文件定义

及其特点综述

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：

1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；

2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；

4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁

性等条件的要求很高。

二、电子文件与传统税务档案的区别

电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档

案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附

件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可

以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件

甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊

性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

四、电子文件在税务档案管理中的运用

做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所

以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。

使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

档案管理工作经验

档案能够充分展现工作的成果，对已完成的工作留下痕迹，并为以后的工作提供历史资料，是工作管理的宝贵组织过程资产。如何能够管理运用好这些资料，使已存档文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一个

重要工作，现将档案管理经验介绍如下：

首先，梳理资料类型，建立科学的查询目录。因实际工作需要，目前很多工作文档等都还是纸质文件，这造成科技资料繁多且杂乱。根据日常使用规律，将存档资料分为呈批申请类、设备采购类、生产运行类、日常管理类等，并根据分类将每份档案登记台账。

其次，对已完工的资料进行及时入库存档，同时为避免档案的丢失，对借出的资料进行登记，并定期梳理出借时间，对长期借出的档案进行催还，以免借出时间过久，造成的档案丢失。

最后，定期检查资料室，将已满五年的档案进行打包整理，保持档案资料柜的整洁明了。

持之以恒，贵在坚持。条条大路通罗马，对档案管理的方法有很多，但能够管理好的关键都是坚持。科技档案的管理是一个长期细致的工作，只有坚持不懈，才能够将每份档案都管理好。

电子档案图书馆管理工作职责

一、接受学校现代教育领导小组领导，在教科室指导下开展现代教育电子档案图书馆管理工作。

二、加强电子档案图书管理学习, 提高管理水平，严格按照《国家公文处理办法》及时、准确地做好文件图书的积累、保管、整理、归档、立卷、移交工作。

三、钻研业务，熟悉资源内容，根据学校课程安排，编录电子档案图书和参考资源检索目录，保证学科教师教学使用。

四、依据师生教学要求，提出图书资源购买需求，负责新入图书资源编录存档立卷，向学校师生公示、开放，有效提供图书资源参考。

五、指导学科教师和学生正确使用电子图书资源，注重图书资源的良好保养与维护，养成良好的使用习惯，用后归架还卷。

六、建立学校电子档案图书借阅制度，科学完善档案图书资源借阅手续，落实归还时间，按时归还入档。

七、电子档案图书管理人员工作调动，要严格办理交接手续，交清电子档案图书资源，保证资料不得流失。

八、负责电子档案图书资源防火、防盗、防潮、防鼠等日常保洁工作，做到图书、资源、地面、墙壁、门窗无尘光洁，保证档案图书资源良好使用。

渠县有庆镇第一中心小学

电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、签署、发布以及收文办

理等，都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所

以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。

传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在

衔接上的真空地带和减少重复性作业。

一、电子档案管理的原则

1.1“前端控制”原则

考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就

应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。

1.2“全程管理”原则

根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。

二、电子公文的真实性保障

判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来

真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：

2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施

一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。

谈电子档案管理工作的重要性 篇6

关键词：电子档案;管理;计算机;电子文件

随着计算机技术和网络的普及和快速发展，人类社会进入一个全新的时代——信息时代，信息化是人类社会继工业化之后的一次新的产业革命，将实现社会生产力的新的飞跃。电子计算机在各个领域 的应用愈加普遍，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。党政机关部门、企事业单位等对信息资源的利用和依赖逐步加强，由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，党政机关部门、企事业单位在工作和生产活动中，过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像资料等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了大量的电子公文、图书、图形图像资料等，这些都是属于电子文件，具有档案保存价值的电子文件，必须要归档保护。电子文件如何监管？电子档案如何管理和开发利用？是当前档案人员努力探索的热点问题。

电子文件归档后即形成电子档案。电子文件与电子档案是计算机为核心的信息技术的产物。电子档案是用于存储党政机关、相关企事业、设计单位实施办公自动化系统运行过程中产生的有保存价值的电子文件信息。由于自动化程度的不断提高，各机关事业单位保存的纸质档案材料的不断增多，纸质档案数字信息的处理难度不断加大，这就要求我们将不同表现形式的纸质档案信息，通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息，借用计算机和互联网来进行档案信息的管理和档案信息的传输，这就需要我们必须努力强化电子文件档案管理工作。

一、由于电子文件的特殊属性和表现形式，决定在电子文件档案的归档和管理工作中，为档案管理工作带来新的课题和诸多难题

电子文件如何监管？电子档案如何管理和开发利用？是当前档案人员努力探索的热点问题

（一）掌握电子文件的特性，做好电子档案管理工作

（二）电子文件的整理

（三）电子文件的归档

二、电子档案与传统纸质档案的保存形式不同，但二者互为补充

在保管上电子档案与纸质档案在保管上的差异，电子档案管理应遵循档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录形式是数字化序列。任何电子档案，当使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备，它不能离开这种生成环境和设备而单独存在，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的信息内容。电子档案的长期保存，却是非常困难，需要有不断更新的技术和设备作保障。

电子文件归档及电子档案管理需要有技术和设备，电子档案的生命周期是由电子档案内容而定，而保证电子档案生命周期的存在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。所以说，电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，从这个意义上说，也可把电子档案管理称为“电子档案技术工程”。

电子档案与传统的的纸质档案互为补充，电子档案与传统的的纸质档案相同之处在于：他们都是国家机关、企、事业单位以及个人从事一系列活动直接形成的的对国家和社会具有保存价值的历史记录。应遵循收集整理鉴定利用统计等的档案管理基本原则。电子档案虽然同样具有为用户或利用者提供档案信息和参考咨询服务的作用和功能，甚至服务技术更先进，水平效率更高，但由于电子档案存在各种局限性，将无法将传统档案取而代之。两者将长期共存，互为补充。

三、搞好电子档案载体的存放环境和安全保密

由于电子文件档案的不稳定性，怎样保证挡案信息的完整、真实、安全，作好电子文件档案的维护和保管工作，显得非常重要。①搞好电子档案载体的存放环境;②做好备份工作;③做好安全保密工作首先，防止电脑网络上“黑客”们的攻击;④对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件。

四、转变观念，克服因循守旧思想，做好电子档案的管理

（1）是思想观念障碍;（2）是控制手段障碍;（3）是设备技术障碍;（4）是保管方法障碍;（5）是利用需求障碍

我们是要转变观念，接受新技术。学习科学发展观，贯彻以人为本的战略，提高主管档案的领导及档案者对电子文档的认识，探索其规律，总结经验，适当时普遍展开;关注计算机新技术与档案工作的结合。电子文档的管理工作在很多方面还存在着问题，尤其是在文件的形成过程，其真实性、原始性、法律效应及网上利用的安全问题等问题，还有待计算机技术、网络技术及通信技术的进一步发展;把档案的电子化管理，档案信息数字化，作为档案工作中的一个新课题，探索和研究在新形势下档案管理的新内容，开展档案现代化管理，减轻档案人员的劳动强度，提高了工作效率，使档案管理工作更好地为企业设计生产服务。

五、做好电子档案管理的重要意义

电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义和深远的历史意义，实现文档一体化管理有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档，即文件信息处理结束后自动向电子文件档案管理部门提交。这样将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理;减少重复劳动，降低数据处理成本;实现信息资源共享，集中管理，传统的档案管理模式中，各单位的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。避免有的专业人员独自享受设计成果，其他专业人员需要时，利用起来不方便;制订标准、制度，保障数据的安全，对电子文件信息进行统一规范管理，只有这样才能确立管理文件信息的权威，充分发挥电子文件档案的在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化;充分利用信息资源，为单位的经营决策和设计生产服务，为吉林电力勘测设计院的专业设计人员提供快捷方便、更好更有效的服务，提高电子文件信息的利用率，实现吉林省电力勘测设计院电子文件档案信息资源共享的最大化。

参考文献：

[1]《纸质档案数字化技术规范》 DA/T31-2005

[2]《电子文件归档与管理规范》

[3]张文浩，《国企CAD电子文件管理模式研究》

电子档案管理工作研究 篇7

一、电子档案管理工作存在的问题

(一) 电子档案管理制度不健全。电子档案管理职责不明确, 电子档案管理的制度不健全, 或有制度但执行得差, 管理不规范, 无章可循, 不利于电子档案管理工作的开展。在管理上方法不恰当, 比较随意, 缺乏严谨性。这都是因为管理制度不完善造成的。

(二) 电子档案开发利用不够。电子档案的开发利用, 不同于传统档案的开发利用, 将会面临着一系列新问题。由于我们在这方面缺乏经验, 所以开发利用工作做得还不够。随着办公自动化的不断深入, 好多单位将会实现无纸办公, 所有的情况、决策、信息都存储在网络中, 人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序, 也方便了利用, 但是一旦网络突然瘫痪或被毁, 如出现“黑客”问题, 遇到病毒问题或其他方面的故障, 电子档案可能会在一瞬间同时消失, 造成难以弥补的损失。

(三) 档案管理人员素质不高。电子档案的管理需要的一定的管理理论和技术方法。我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员, 都能管理电子档案;也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员, 都可以管理电子档案。电子档案的管理, 要求档案管理人员不仅要具备电子档案管理知识, 还必须具备良好的计算机知识。然而目前, 档案部门缺乏既懂电子档案管理知识又熟悉计算机专业技术的复合型人才, 这在客观上制约了电子档案管理工作的开展。因此, 提高档案管理人员素质是当务之急。

二、做好电子档案管理工作的策略

(一) 建立规范的电子档案管理制度。各档案管理单位应根据电子档案管理规范, 并结合本单位实际情况, 制定一套切实可行的电子档案管理制度, 一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范, 细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施, 特别要重视电子档案安全措施的实施, 以确保电子档案的安全性与完整性;三是统一电子档案管理标准。标准规范化是电子档案管理的重要基础之一。要规范电子档案形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节, 做到有章可循。制定电子档案管理制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任;归档时机应适合本单位工作实际;归档电子文件的责任签署应明确;注意电子文件的动态管理问题。

(二) 加大电子档案开发利用的力度。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便, 更具实用性。一是开发平台的选择。建立档案馆 (室) 网页, 开展网上利用服务。随着档案馆 (室) 内部局域网的建立, 档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页, 积极组织上网数据和信息, 使档案管理服务系统联上企事业单位网站, 实现档案信息的网上检索, 为用户提供更好的服务。二是硬件要求。各档案部门的计算机在处理大量各类档案信息的同时, 又要互相进行数据通信, 所以硬件必须具备相应的需求条件。三是电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作, 已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是, 许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了, 因此, 档案部门可以改变传统工作模式, 在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口, 在第一时间将其收集到, 并在档案馆 (室) 的服务器上归档。四是数据的备份及安全性保护。档案数据是珍贵的数据资源, 为避免出现系统对数据资源的破坏, 应用系统必须能定期对数据进行备份, 以便于数据信息被破坏后的恢复。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中, 安全性保护非常重要, 并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法, 即使用权鉴别, 也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等, 对存取控制权的鉴别, 档案本身的保密程度不同, 开放程序也不同, 应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制, 对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度, 确定提供利用载体的方法, 使用者按照使用权限使用载体拷贝, 由计算机确认是否合法, 并按期回收, 同时通过网络传输电子档案, 同一份材料可以同时为多人利用, 也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。

(三) 建立复合型档案管理队伍。电子档案需要专业的人员通过技术设备对其进行管理, 这也就对档案管理人员提出更高的要求, 不但要对电子文件的特征与电子档案的全程规范非常熟悉, 还要对计算机系统网络安全的防护知识加以掌握, 这样才能保证电子档案信息的安全性、完整性。同时, 为了能够满足现代化的发展趋势, 档案工作者还应当具有对电子档案信息进行分析处理并提供比较高水平的电子档案查询服务的能力, 进一步提高电子档案管理工作的水平和质量。

参考文献

[1] .赵晏.浅谈加强电子档案管理[J].商业文化 (学术版) , 2009.12

学校电子档案管理工作浅述 篇8

一、电子档案较之纸质档案在管理上的优势

1. 操作容易, 效率高。

纸质档案管理需要大量的人力投入, 而电子档案通过计算机管理, 计算机的信息处理能力更加强大, 极大地提高了工作效率。不仅如此, 电子文档的输入整理简单易学, 不需要过多的专业知识积累。而且电脑是一种机械式的操作管理, 不容易出现错误, 提高了档案信息的可靠性, 保障了电子档案信息的安全。

2. 成本低廉, 污染少。

这里成本低廉主要是指在电子文档的正常输入、保存管理中所花费的成本。并不包含前期的计算机设备以及网络建设所需的成本。相比于传统的纸质文档管理, 电子文档管理不需要实实在在的纸张抄写和保存, 只需要虚拟的表格和文档进行输入和保存, 节约了成本。在此基础上, 因为少了纸张的消耗, 减少了对环境的污染;电子文档管理所需要的存放空间小, 也减少了污染。

3. 交流方便, 沟通好。

用电子文档保存的信息可以随时复制, 随时打印。通过计算机网络还可以即时进行分享与交流, 使得文档的传递与信息的交流更加方便, 利于沟通学习, 利于工作管理。特别是进行远距离资料传递时, 电子文档依靠强大的信息高速公路可以很快实现异地远距离传送。

二、学校电子档案管理存在的问题

1. 安全性能差, 信息易泄露。

安全性低, 信息容易泄露是学校电子档案管理中最为突出的问题。首先, 这是由电子文档自身的特性所决定的, 因为电子文档的存放具有不固定性, 可以随时进行移动与复制, 再加上其承载的载体具有可转换性, 使得电子档案的安全性不高。其次, 网络系统的不稳定性也会导致电子文档的泄露, 甚至丢失。其原因主要来自两个方面:一个方面是由于网络系统的开放性, 学校的电子档案管理系统可能受到“黑客”的袭击, 从而导致信息的泄露;另一方面是由于网络病毒的侵害, 轻则是保存的电子档案丢失, 重则可以使整个学校的网络系统瘫痪影响日常工作。

2. 文档格式多, 信息不完整。

因为电子文档的机械性, 一旦在批量文件输入的过程中出现错误, 将会导致所有的电子档案出现相同的问题, 影响的范围广, 从而会导致信息的失真以及不完整。而在这样的基础之上, 电子文档还存在多种多样的格式, 每一种格式之间的信息存在不对称性, 而这种信息的不对称性主要体现在信息格式不一样上。而且在不同格式进行相互转化的过程中, 由于转化的时候需要软件进行配合, 一旦所需软件出现差错, 信息就很容易出现丢失导致信息的不完整。再者电子文档的草稿与终稿在形式上并没有多大的区别, 在进行保存时, 如果整理人员没有进行准确的分类, 就容易出现混淆, 也会使得电子文档的信息不完整, 从而影响档案管理工作的顺利开展。

3. 归档制度乱, 标准不统一。

由于学校缺乏有效的档案管理机制, 各个学院的档案存放标准不一样。而且由于很多档案资料对电子文档的格式要求不一样, 就使得电子档案在统一进行归档管理时, 不能进行一致的划分, 导致信息混乱。这不利于不同学校之间进行交流合作, 也不利于电子档案的日常管理。

三、学校电子档案管理的实施对策

1. 进一步加强电子档案管理的硬件设施建设。

一套好的信息安全管理设备是提高信息安全度的物质条件, 是做好信息保护工作的基础。首先, 要定时对软硬件设施进行更新升级工作以及做好电子信息的备份工作;其次, 要设置电子档案读写权限, 及时对系统进行病毒扫描, 预防病毒感染。

2. 完善电子文档归档制度。

因为电子文档的格式多种多样, 来源也是丰富多彩。不仅包括学生的信息, 日常的教学资料;还有学校的活动总结, 财政支出情况等。对于如此多的电子文档收集工作, 必须通过合理的制度进行约束, 建立统一的归档标准。严格遵守电子文档查阅制度, 对上传下载的安全等级进行监控以及设置访问权限。这样才能保证学校电子档案保存的完整、准确并且呈系统化的管理, 也有利于信息安全。严格制定对电子文档复制、传递、拷贝的登记手续, 做到谁泄露, 谁负责, 明确责任归属制度。

3. 提高电子档案管理队伍的专业素养以及职业道德。

电子档案管理人员需要具备专业的素养, 应具备档案业务知识和较好的实际操作能力, 以及熟练的计算机软件操作能力和网络技术运用的技能, 这样才能更好的进行电子档案管理工作。与此同时, 良好的职业道德也是电子档案管理人员应该具备的。这是对于每一个从业人员的最低要求, 良好的职业道德才能确保你热爱这份工作, 会敬岗爱业, 恪尽职守。

参考文献

[1] .山树红.谈如何实现学校电子档案的高效管理与利用.广东档案, 2010.6

[2] .杨素琴.学校电子档案管理初探.陕西档案, 2012.4

电子商务工作管理 篇9

进行电子文件归档时, 要根据本单位实际工作情况及工作要求开展, 结合信息来源, 来选择使用电子文件归档, 实现办公自动化。电子文件使用虽方便快捷, 但稳定性差, 所以选择归档的贮存方式也极为重要。

一、电子文件的特点

电子文件不同于纸质文件可以直接阅读传递, 必须配合电子设备运行才能达到其使用目的, 即便如此, 相对于纸质文件却突显出了更大的优越性。电子文件的使用对人员传阅备份, 检索查询, 提高工作效率等是毋庸置疑的, 它可以借由电子设备进行迅速、有效、批量的修改整序、复制传递。电子文件管理由电子设备进行储存备份, 不必担心如同纸质档案的长时间重复使用所造成的磨损, 也不必占用一定的空间去存放管理, 降低了管理成本, 减轻了管理人员的劳动量, 提高了工作效率。但同时电子文件也存在一定的安全隐患, 对于管理人员需不断提高管理水平, 做好加密备份等防护措施。

二、建立电子文件归档相关制度及流程

电子文件从接收信息、立卷、整理录入涉及到各个部门的人员, 从信息来源说, 有业务部门负责人、信息录入人员及计算机技术人员等, 要将这多方面的电子文件收集归档, 必须建立相应的归档制度及管理制度, 制定出规范的工作流程及考核制度, 根据档案整理规范与分类建档规范明确电子文件归档范围, 要求各部门兼职档案管理员在纸质文件归档的同时, 也要归一份电子文件, 保证电子文件及时归档。对已归档的电子文件要采取有效的技术措施, 以确保信息的原始性、真实性、完整性。并且要有相关部门对其进行检查、考核, 使归档人员有章可依, 使电子归档工作有条不紊的开展。

三、电子文件的归档和管理

1、电子文件的归档存贮

电子文件与纸质档案的载体不同, 电子文件对保存空间要求不高, 但环境的温度、湿度、防磁性等条件对其影响却很大, 并且易损坏, 所以选择归档方式极为重要, 目前有光盘、电脑硬盘、移动硬盘、网络硬盘等方式, 经实践证明, 运用光盘贮存, 遇到质量较差的光盘, 会影响文件的可读, 而且光盘也有保质期, 并非是一种永久性的贮存方式。为避免数据丢失, 必须对电子档案进行登记编号, 定期检测及备份, 来确保电子档案信息的有效性, 定期检测应根据电子档案建立的时间进行。首先是外观检查, 确认光盘表面有无划痕、损坏、涂层有无霉斑出现等, 然后再对光盘上的信息进行读写校验。出现差错的, 须及时进行地有效的更改。

另一种简便而安全的方式是采用网络移交归档, 将办公自动化系统与档案管理系统对接, 由文书部门借助办公自动化系统将发布的各种类别的、办结后的红头文件选择性的点击归档, 就会归入档案系统中相应文书预归档库, 再由档案部门整理归档。

目前, 东风汽车有限公司推广应用的PDE档案管理软件就完全具备了这种功能, 除每个专职档案管理人员安装这种软件外, 档案形成部门的兼职档案员也可以安装, 并利用软件向档案部门移交电子档案到软件的预归档库, 再由档案员根据要求进行分类整理后, 由档案员进行全部归入正式库。

2、电子文件的借出

档案管理系统和办公自动化系统的对接应用, 大大方便了电子文件的借用, 各类档案通过数字化扫描后, 全部挂接到档案管理软件中, 而利用者只需通过进入办公系统, 点击档案借阅, 就可以凭借赋予相应的查阅权限, 向档案部门申请查阅需要的档案, 由档案人员网上批准后才能查阅, 而没有权限的部门则不能查阅。申报流程中, 每一个环节审批完毕后即自动交入下一个流程并给予必要提醒。当哪个环节审批不合格, 系统则自动将资料发回申报部门进行重审, 当哪个环节有所延误时, 系统可通过实时的监控进行自动督办及提醒业务, 从而确保各项工作环节的衔接紧密、流程清晰。这一管理模式既对整个单位的档案实施了严密的安全保护, 又简化了申报查阅档案、权限审批的复杂环节, 还达到了异地使用, 既方便了使用者, 也为档案的安全利用提供了必要的保障。

3、电子文件的信息化管理

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力, 从而推动社会进步的历史过程。信息化管理是管理人员借助现代信息化工具, 有效利用人力、物力、财力等资源进行的高效的管理过程。

电子文件的信息化管理, 可以理解为利用电子设备将文件进行数字化处理后经由办公自动化系统进行一系列上传、查阅、传递等动作的管理过程。在这个过程中, 对电子文件的操作本质上和对纸质文件的操作是性质相同的, 并更加规范和完善。电子文件不可以被修改原始信息, 并由管理人员上传到办公自动化系统中去, 送达给指定利用者、或是利用者需提出申请方可查阅或填报内容, 并在系统中进行下一步操作。电子文件利用时, 系统会自动记录和统计利用者操作记录。

4、电子文件的安全与防范

基于网络的办公自动化管理身处开放、自由的发展环境之中, 很容易受到病毒、黑客的攻击, 使网络漏洞给档案管理工作埋下巨大的安全隐患, 一旦系统崩溃, 重要的档案管理资料, 尤其是涉及国家秘密的档案资料, 将会被破坏、篡改甚至丢失, 造成的损失是无法挽回的。因此, 构建档案管理工作保障体系, 确保电子文件的行政有效性和法律凭证性是很多单位面临的重要问题。

因此首先必须对重要程序和数据进行备份, 其次要保证运行文件的系统安全, 定期进行病毒检测和消除;人员管理方面应明确负责人职责、管理员职责、利用人审查条件, 严格权限管理, 定期进行安全评估等, 这就要求制定相应的系统运行、数据及文件安全管理制度以及应急预案, 从而达到安全规范管理的目的。

结束语

随着信息化步伐加快, 电子文件发展必将与时俱进, 呈现高效、快捷、安全等特点, 这必将对现有电子文件管理方式方法带来挑战, 也必将对档案工作者提出更高要求, 但是, 只要我们坚定信心、勇于创新, 就一定能在磨练中成长, 在成长中为企业经营发展彰显价值。

摘要：本文主要对电子文件的特点及主要类型、管理流程、办公自动化系统里的电子文件的如何进行、查询、利用、管理、归档等方面进行了深入细致的研究, 并且结合自己的工作实际对电子文件归档、流程管理、安全防护、使用价值提出了自己的见解。

电子产品质量管理工作探讨 篇10

1 电子产品质量管理阶段的工作内容、特征和重点

1.1 电子产品质量管理各阶段的主要工作内容

根据现阶段国内对于电子产品的质量要求及质量管理工作的具体特点, 对电子产品质量管理工作主要集中在四个方面, 分别为:方案设计阶段的质量管理、工程研制阶段的质量管理、设计定型阶段的质量管理及生产定型阶段的质量管理。其中, 第一阶段的质量管理工作的主要内容为:参加相关质量管理文件的编制、评审及相关的修改工作, 并监督质量计划的实施, 同时也应当对原理样机进行性能等多方面的检查和测试。第二阶段的主要工作内容为:制定出质量控制文件及整个质量控制文件所需的相关记录, 参与详细设计评审、生产工艺评审及质量评审, 参与外包产品的验收。第三阶段的主要工作内容为:参加电磁兼容试验、可靠性鉴定试验、装机运行试验等大型试验, 同时参与关键工序及控制点的评审工作等。第四阶段的主要工作内容为:负责对生产过程、检验过程和试验过程的质量控制, 建立FRACAS系统, 对发现的产品故障进行监督整改等。

1.2 电子产品质量管理各阶段的重点

1.2.1 电子产品方案阶段的工作重点

方案阶段质量管理的重点是结合电子产品具体特点制定质量管理计划, 提出全面的管理要求及必要的评审工作, 也应当给出规定的相关责任及权限, 以及两者之间的相互关系和整个电子产品最终应达到的最终质量目标。

1.2.2 电子产品工程研制阶段的工作重点

电子产品工程研制阶段的工作重点为把握好整个质量控制的关键性阶段, 规定出明确的电子产品质量管理设计、供方、节点及必要的检验和试验工作, 制定出电子产品正样机的环境试验大纲及联试大纲等, 同时也应当对整个电子产品质量管理计划在该阶段的实施进行全面的监控, 对实现的情况进行检查。

1.2.3 电子产品设计定性阶段的质量管理的重点

电子产品设计定性阶段的质量管理工作重点为全面做好对于质量管理计划的实施工作, 保证电子产品质量实现相关的性能等。制定出电子产品设计定性阶段的质量策划工作, 制定出电子产品的质量管理文件, 同时监督质量管理文件具体的实施过程, 最后采取质量审查、质量复查以及全面的电子产品科研生产大检查的方式对整个电子产品设计定性阶段进行全面的检查。

1.2.4 电子产品生产定性阶段质量管理的重点

生产定型阶段的质量管理的重点为制定出电子产品生产定性阶段的质量控制计划, 制定出完善的生产定性阶段的环境试验报告, 加强对于各个阶段的控制与策划工作, 保证该阶段的质量计划应达到电子产品所需的质量控制的目标, 对整个产品的生产过程、审批过程及电子产品的交付过程中进行全面的控制工作。

2 质量管理技术人员在各阶段质量管理中起到的作用

2.1 方案阶段的作用

首先在方案阶段, 质量管理技术人员应当参与到整个方案的评审、验收及实验的过程当中;同时, 全面的对电子产品在质量技术方案在该阶段的实施进行全面的监督, 对整个阶段内部的电子产品的可靠性、维修性及安全性等方面做好质量管理工作, 对于其中出现的问题提出建设性的要求, 并监督相关方面做好整改工作。

2.2 工程研制阶段的作用

在工程研制阶段, 质量管理技术人员应参与到整个技术文件的会签及评审工作当中, 对整个电子产品的工艺设计、结构设计以及产品质量进行全面的评审及检测工作。如果在该阶段发现电子产品的性能指标或者相关的参数指标不能够满足原先设计文件的要求, 质量管理技术人员应严格把关, 不能使整个工作进入到下一个环节。

2.3 设计定性阶段的作用

在设计定性阶段, 质量管理技术人员应该严把该环节产品设计的质量关, 在电子产品设计的评审、验证、生产控制及确认实验的过程中严把质量关, 发挥其自身监督管理作用。如果发现电子产品设计开发不满足相关要求, 则可要求重新设计。

2.4 生产产品定型阶段的作用

最后在生产产品的定型阶段, 质量管理技术人员应该做到全面的监督及质量把关作用。并对相关的实物产品进行全面的质量抽检, 做好相关的抽检检验工作, 对于其中发现的问题, 管理人员应组织设计工艺人员进行全面的校核, 对出现问题的原因进行深入的分析, 拿出全面的整改意见, 并做好后续试验工作, 当试验产品的质量通过质量检测之后, 才能进行全面的生产的开工, 严格把握产品的实物质量关, 全面的保证整个工作的质量。

3 电子产品质量管理工作对质量管理技术人员的条件要求

电子产品是一种技术含量较高的产业, 因此在对电子产品进行质量管理的过程中, 应抽调整体素质较高, 能力较强的管理人员履行该方面的工作, 对于其能力方面的要求为以下两方面。首先, 必须是对电子产品的具体生产过程有较好的了解, 并具备全面的质量管理工作素养, 责任性较强, 对电子产品整体的功能、性能及相关的验收准则有着较为全面和非常熟悉的了解。其次, 对于能力的要求可以从管理人员的教育水平或者培训水平进行把关, 在教育或者培训水平过关的条件下, 对其整体的技术水平及质量管理的经验水平进行全方位的考核, 不断提升质量管理技术人员的整体素质。

4 结语

随着我国市场经济的再次发展, 电子产品在人们日常生活中扮有的角色将会越来越重要, 这就要求相关的单位和个人在进行电子产品质量管理的过程中, 全面认识到自身的责任和义务不断的提升自身的电子产品质量管理水平。

参考文献

[1]肖均, 曾其勇, 王坤, 等.电子产品质量与标准化对地区经济的影响调查研究——以浙江省慈溪市和鄞州市为例[J].电子质量, 2010 (10) :49-52.

[2]马怀祖.自主创新, 与时俱进, 在电子产品的质量园地辛勤开拓、耕耘——五所半个世纪技术发展道路回顾[J].电子产品可靠性与环境试验, 2005 (S1) :1-7.

电子商务工作管理 篇11

【关键词】电子科学；工程科研；管理

一、电子科学技术工程的应用

电子科学技术工程在社会各个领域具有十分广泛的应用价值，在应用过程中利用现代信息技术在不同领域的管理的最大化，增强自身在该领域的竞争能力。尤其是在国际市场竞争过程中，利用电子科学技术工程管理其优点主要体现在以下几个方面：

（一）电子科学技术工程管理能够提高管理水平

目前，在国内企业中市场竞争是十分激烈的，企业在市场竞争过程中要想获得竞争的效益最大化，必须依靠科学技术。例如，在建筑工程领域，施工企业获得最高经济效益的最为重要的决定性因素就是施工质量，因此，在建筑工程领域，很多施工企业都让人为只要能够接到项目工程就能够实现效益的最大化，并且这种观念在很多企业中普遍存在，从而导致了新技术在建筑企业中的应用程度较低。现阶段，过去传统的经营管理理念已经跟不上时代发展的步伐，建筑施工企业及时在竞标过程中中标了一个项目，在不使用计算机信息技术工程进行管理，其经济效益很难得到较大的提高。做好企业管理，才能切实降低企业的成本，要想提高经济效益和竞争力，关键在于电子科学技术工程的应用程度。

（二）采用电子科学技术工程管理能够切实提高管理的效率

目前，我国很多企业在参与到工作协调和信息脚力时依然采用传统的管理方式和模式，其办事的效率十分低。这其中主要的原因在于企业中能够熟练使用信息技术设备的工作人员较少。主要的企业管理人员，特别是企业的领导人员对计算机技术、互联网技术的应用发展的重要性认识不高，从而没有积极的进行应用，因此，在企业竞争和发展过程中，为了提高办事的效率，提高企业管理的效能，增强企业领导对电子科学技术应用的重要性认识十分重要。

（三）采用电子科学技术工程管理能够提高企业的竞争力

最近几年，我国的计算机信息技术在不断的发展和进步，信息化管理已经成为了社会各个领域进行管理的重要方式和手段。但是现阶段，我国企业的信息化管理的意识还不是很强，需要我们借鉴国际上的经验，采用国际化标准开展管理，并对不同行业的计算机信息技术管理进行规范。为提高我国产业的市场竞争力提高技术保障。此外，我们在发展电子科学技术工程过程中，还要积极的借鉴西方国家的计算机信息技术的成功经验，强化信息技术的不同管理职能。在社会领域应该积极的普及电子科学技术，使其成为各个领域处理工程的辅助工具，同时，在不同的领域还应该积极的应用先进的电子科学技术成果，这对合理的运用计算机信息技术具有十分重要的现实性意义。

二、信息技术对工程项目管理的影响

近年来，随着集成电路技术的迅猛发展以及计算机处理芯片各方面功能的不断增强，计算机的整体性能显著提升。从管理层面上看，信息技术具有着其它技术不可替代的作用，它的合理运用从根本上改变了企业的管理模式和工作方式，同时，还使企业的组织模式逐步相横向联系增加、系统集成的体系转变。互联网为人们提供了一个交流与沟通最为方便的平台，它使得交易成本大幅度降低、沟通时间显著缩短，尤其是在供应链一体化以及信息自由共享的背景下，真正实现了工程项目各方利益最大化的目标。在信息技术不断发展的过程中，其与工程项目管理的融合始终都在继续，可以说信息技术现已渗透至工程项目管理的各个方面，在工程管理的诸多环节当中，都能够看到计算机软件的应用。信息技术的在工程管理中的运用，使管理工作发生了很多改变，其不但改变了工程建设行业的机制和体制。同时，还改变了其组织模式、管理思想和方法。正是因为信息技术的运用，使得工程管理出现了很多新的变化，工程项目管理正逐步朝着网络化、数字化的方向发展。

三、管理在科研工作中的作用

（一）管理者的素质

1.综合素质。现代管理人员应具备使命感、责任感、进取心、积极性、信较性、诚实、忍耐、热情、公平、勇气等品质；要具备思维决定能力、规划能力、判断能力、创造能力、洞察能力、劝说能力、对人的理解能力、解决问题的能力、调动下级积极性的能力、培养下级的能力等；同时还要随着实践的发展和形势的变化不断更新观念，建立适合于市场经济的公平意识、竞争愈识、开放愈识、风险惫识、效益意识、法制意识、机遇惫识等。

2.机遇意识。管理者需要强化机遇意识，以适应国际竞争日趋激烈的形势，实现其既定目标。机遇是偶然的，也是必然的，能否抓住机遇，关系到事业的兴衰。

3.法律意识。管理要依法进行，要求人们增强法律意识，尽可能避免法制功能不到位造成法制真空和以权谋私、权钱交易、权权交易等腐败现象的发生。

4.经济意识。增强激励意识，就是要有能够全面调动人的积极性的意识。一个良性管理机制的形成和运作，是最终实现科技快速发展的必由之路，也是科研机构整体规划实施、实现的保证条件。

（二）管理制度及模式的作用

1.科学的管理制度是基础。运用系统的、科学的规章制度实施管理，能保证科研工作的有序进行。公开公平的规章制度，明确各级人员的职贵，起到相互监督、相互约束的作用。奖惩分明，人人平等，有利于调动科研人员的积极性。

2.管理模式在于充分调动人的积极性。在强制管理的同时要努力营造一个能够充分发挥科研人员潜能的环境，在强调尊重人、理解人、关心人、培养人的基础上，激发其发自内心的贯彻执行规章制度的自觉性，这样就能达到一加一大于二的效应。自我管理、自我控制、换发员工的觉悟是最好的管理。人力资源的潜能也只有在“人人受重视、人人受尊重”的文化氛围中才能充分发挥出来，才能形成最佳管理效能。

四、结束语

本文重点对电子科学技术和工程管理展开研究，工程管理是长期存在于我们的日常生活中的，尤其是各大公司及事业单位，对于每一个国家任务或者公司业务都相当于一个工程，如果将一个工程按时、安全和完整的实施，是我们所关心的问题。然而随着电子科学技术的发展和在工程管理中的应用，工程管理发生了各种变化，企业需要根据实际情况，科学运用电子技术到工程管理之中，进而提高工作效率，对企业的发展有着深远的影响。

参考文献：

[1]张禹峤.电子信息科技与技术专业课程的改革与实践[J].黑龙江科学，2014（03）.

[2]王照.工程管理中电子科学技术的运用[J].信息与电脑（理论版），2012，07：142-143.

[3]肖猛.电子信息与科学技术在现代工程管理中的应用[J].城市建设理论研究（电子版），2012，18

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医院电子阅览室管理工作探讨 篇12

一、医院电子阅览室的功能

作为医院图书馆的重要组成部分, 电子阅览室的基本功能是全方位、多功能地提供医护人员所需的信息, 既指能提供互联网上的相关信息, 还指能提供大量的多媒体教学软件, 方便多媒体教学。

1. 教学功能。

对于一部分医护人员而言, 电子阅览室还是陌生的事物, 他们对计算机基础知识掌握地不够, 不能灵活运用计算机的各项功能得心应手地进行信息检索。无论是信息检索还是资料阅读, 对他们而言, 都需要一个由陌生到熟悉的过程, 这就需要对这些医护人员进行检索方法的培训。另外, 互联网上的信息多而杂乱, 因此, 要加强对医护人员的培训, 开展各式各样的学习班, 提高医护人员的学习效率, 也提高阅览室的利用率。

2. 文献信息检索功能。

医院电子阅览室的重要功能之一就是为医护人员提供文献信息检索服务。电子阅览室能提供丰富的互联网信息, 使医护人员根据自身需要进行文献检索, 为其科研、技术攻关、撰写论文、了解国内外医疗业最新动态提供帮助, 进而提高其医疗水平和科研水平。

3. 其他功能。

根据自身特点, 医院电子阅览室可以开发出更多功能, 提供更加丰富多样的服务, 如文件的扫描、下载等, 从而为医护人员提供多种媒体资料, 满足医护人员的多层次需要。

二、医院电子阅览室管理工作的内容

医院电子阅览室的出现为医护人员提供了学习新知识和新理论、查阅资料的快捷方式和进行培训的空间, 有着传统阅览室无可比拟的优势。但作为高科技新型阅览室, 与传统阅览室相比, 对医院电子阅览室的安全维护和管理的难度也相对较高。医院电子阅览室的管理工作主要有以下几个方面。

1. 硬件管理。

由于各种原因, 医院电子阅览室中的计算机硬件可能会出现不能正常使用的情况, 从而直接影响医护人员对信息的正常查询。因此, 必须采取各种措施保证医院电子阅览室中计算机硬件设施的正常运行, 为医护人员查询电子信息提供基本保障。在日常工作中, 要加强对计算机硬件的检测和维修, 同时还应采取一定的教育措施, 使阅览室使用者与管理者一同维护室内环境和计算机硬件设施, 形成共同使用、共同维护的良好风气。

2. 软件管理。

医护人员在使用计算机查阅资料时, 常常会用到一些特殊的工具软件。为方便医护人员进行信息查询, 电子阅览室管理人员可在计算机上预先安装常用的办公软件和必要的工具软件, 为医护人员提供更优质的服务。另外, 管理人员应经常检查这些软件是否能正常运行, 并根据需要进行必要的软件升级。

3. 工作人员管理。

电子阅览室是通过计算机、通信、网络设备为读者提供电子型文献的场所, 集电子型文献检索、阅览、服务为一体, 并以光盘服务器、网络服务器和工作站为支撑, 具有现代化、多功能的特点, 因此, 现代化的医院电子阅览室对其管理人员也提出了更高的要求, 需要其不仅具备敬业精神和良好的服务意识, 还要掌握一定的计算机知识和实际操作能力, 并熟悉电子阅览室内计算机及其他电子设备的使用特性;具备一定的医学知识, 达到一定的医学水平, 能根据医院的专业特点不断为阅览室充实各种医学学习资料;掌握一定的计算机维修技能, 能维护电子阅览室内计算机设备的正常运行, 及时排除使用过程中出现的各种电脑故障, 以保证电子阅览室的正常开放。

4. 管理制度建设。

要建立完备的医院电子阅览室, 不仅要配备先进的设备和优秀的管理人员, 还要具有一套科学完善的电子阅览室管理制度, 且后者是医院电子阅览室正常运转的保证。因此, 应制定电子阅览室管理制度, 并在实践中对其不断完善, 使阅览室的各项工作都有章可循。

三、医院电子阅览室管理工作中存在的问题及解决措施

1. 部分医疗机构不能充分认识到电子阅览室的作用和意义, 对其建设不够重视, 导致其管理混乱, 甚至出现一些医院的电子阅览室形同虚设的现象。电子阅览室在满足医护人员对知识的渴望、提高医院的医疗水平等方面意义重大, 医院应认识到电子阅览室的作用, 重视其发展, 加大对其的建设投入, 引入先进的管理理念, 制订电子阅览室管理制度、上机须知等, 规范医务人员的使用行为, 明确电子阅览室管理人员的职责和工作内容, 有效利用电子阅览室。