OA工作流设计（通用7篇）
OA工作流设计 篇1
0 引言
本文的实践基础是某大型国有企业的企业信息化系统建设项目。该企业是一家员工人数众多,结构体制完善,有深厚的企业文化以及良好发展前景的企业,是国内优秀大型国有企业的代表。该企业是国内进行企业信息化的先驱之一,信息化、国际化程度较高,因此对该企业的企业信息系统的研究与分析对研究大中型企业的企业信息化系统建设有着非常重要的意义。
本系统是采用Microsoft.NET平台开发的B/S模式企业信息系统。该系统实现了大型企业对办公系统信息化的需求,完成了企业内部之间的信息共享和系统集成,体现了基于.NET开发管理信息系统的强大优势和优越性能。
1 办公自动化系统应用现状分析
1.1 OA系统应用现状
随着计算机、电子以及通讯技术的高速发展,超宽网络、个人电脑以及商用电脑的普及,已经正式进入了信息时代。现在国内的大中型企业基本实现了不同程度的企业信息化运作,并且随着应用与需求不断增长和变化,企业也不断对其信息化系统进行完善和升级。
在企业推进信息化的过程中, 办公自动化(OA)一直都是其建设的核心。办公自动化和企业信息化不仅仅是在概念上相异,也并非简单的包含与被包含的关系。实际上,实现办公的自动化是推进企业信息化的一个重要手段。
早期的企业信息系统基于传统的关系型数据库,以结构化数据为主要处理和存储对象,只限于企业内部数据的计算和统计;随后由于网络的发展,建立起了以网络(Internet/Intranet)为中心,以非结构化数据的信息流或工作流为存储和处理对象的信息系统;而今的企业信息系统现在仍以网络为中心,以数据、信息所提炼的知识为主要处理内容,融入了现代的管理理论、知识和信息共享理念,基于统一的管理集成平台,涵盖企业管理的主要职能[1]。
由此可见,随着社会的发展,企业对信息技术的要求越来越高,对办公系统的自动化程度也要求越来越高。一个合格的大型办公自动化系统应能实现各种工作流程,以适应大型企业对各部门、各项目、各模块进行管理的要求。
1.2 工作流技术
OA系统采用了工作流技术作为系统的主要实现手段,工作流系统是其中的核心功能。
工作流的概念起源于生产制造业与办公自动化领域。1993年国际上成立了工作流管理联盟 (Workflow Management Coalition,WFMC) ,并给出了工作流定义:“工作流是一类能够完全或者部分执行的经营过程,它根据一系列过程规则、文档、信息或者任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。”工作流的目的是通过将工作分解成定义良好的任务、角色,按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控,达到提高办事效率、降低生产成本,提高企业生产经营管理水平和企业竞争力,实现现代企业经营过程重组、经营过程自动化[2]。
为了实现对业务过程的工作流管理,需要相应的软件系统的支撑,这种软件系统为工作流管理系统(Workflow Management System,WFMS)。工作流管理系统是一种在工作流形式化表示的驱动下,通过软件的执行而完成工作流定义、管理及执行的系统。其主要目标是对业务过程中各活动发生的先后次序及同活动相关的人力或信息资源的调用,进行管理而实现业务过程的自动化。
2 需求分析与方案设计
2.1 需求分析
对于大型企业,除了兼有一般企业所具有的基本特征之外,还有其自身的特点。下面以本系统所立足的企业分析其需求情况。
该企业组织架构庞大,员工人数众多。总公司下属驻各地市的分公司以及专业子公司共二十余个。分公司由不同的职能部门组成,某些部门还下设一些中心或办公室。全公司的员工人数超过2万人,每个员工有各自的职位、岗位。
公司各个行政事务处理、项目管理等有较为统一的管理和审批流程,同时各个分公司有各自规章制度以及办公习惯。该企业的日常审批主要包括公文审批、项目审批、合同审批、考勤休假审批等模块,需要对这些审批流程实现审批和流转。
根据这些特点,设计时需要保证系统的完整性和严谨性,同时又要考虑灵活性和可扩展性,以满足企业复杂及多变的需求。在系统角色上,应包含系统管理员、普通管理员及一般用户等角色,每种角色有各自不同的权限。各类流程的建模使用统一的方法,但具体实施时相互独立,各个分公司的模块都可以根据自身特点进行个性化开发配置。
2.2 系统设计分析
2.2.1 基于B/S模式的Web系统
本系统采用Browser/Server模式三层结构,即用户的Web浏览器、系统的Web服务器以及数据库服务器。用户通过客户端浏览器访问Web服务器。Web服务器通过ADO.NET与数据库服务器进行连接,获取到数据库服务器的处理结果后提交给客户端浏览器供用户查看[3]。
比起传统的C/S模式,采用B/S模式既方便用户使用,也利于系统开发以及升级维护。用户无论何时何地,只要有一台可以连接到Web服务器的电脑就可以访问办公系统,无需安装客户端。系统开发时也免去了客户端的开发和升级,缩短开发周期。
2.2.2 工作流模块
由于各种审批需要根据公司制度进行流程化的管理和审批,因此系统主要采用工作流技术,对各个审批流程进行系统实现。工作流保证了各种审批必须经过预先设定的环节,体现了企业规范化的管理制度。
根据各个分公司的自身特点和管理规范,各个审批的工作流在各个分公司使用独立的模块,每个模块可以分别开发和配置,不会相互制约。
2.2.3 帐号和角色
系统应涵盖全公司2万多员工,每个员工都有独立的OA账号,使用本系统必须通过帐号登录。
系统角色:用于区分修改、配置系统,查看、管控流程的权限。如系统管理员可以对系统做修改和配置,普通管理员可以对流程进行查看和管控,一般用户只能使用系统的功能以及权限内的内容查看。
流程角色:用于确定工作流中各个环节的处理人。应包括公司经理、部门经理、办公室或中心主任等职务角色,以及对应流程的专职角色(如合同管理员、部门公务等)。 理论上每个员工只有一个OA帐号,但每个帐号可以有多个角色。
3 系统实现方案
3.1 系统开发平台
为了实现整个庞大的系统的开发,专门开发了工作流服务平台(Workflow Service Platform)。系统的所有模块及功能的开发都将基于这个平台。
Workflow Service Platform是一个基于.NET Framework开发框架的流程应用平台。以打造高效、稳定的企业级的流程信息化平台为定位,为流程应用系统提供统一的流程服务,实现流程需求、建模、执行与监控、日志分析、流程优化五个步骤的滚动优化建设模式。
Workflow Service Platform系统架构如图1所示。
3.1.1 ASP.NET动态页面技术
流程的运行环境采用ASP.NET。ASP.NET是建立在公共语言运行库上的编程框架,可用于在服务器上生成功能强大的Web应用程序。
区别于以往的ASP即时解释程序,ASP.NET将程序在服务器端首次运行时便进行了编译,因此极大地提高了性能。同时因为ASP.NET是基于通用语言的编译运行的程序,因此它可以使用不同的语言来编写(如C#, VB,JVscript等),并且可以运行在不同的平台上[4]。
3.1.2 ADO.NET数据访问技术
传统的数据访问基础结构,如 ODBC、OLEDB和ADO等采用的都是连接数据访问模型,很容易耗尽服务器资源,导致系统性能低下。本系统采用ADO. NET数据访问模型,它引入了面向对象结构,采用与数据库断开连接的思想,具有很高的执行效率。
ADO.NET扩展丰富,支持结构松散的数据访问需求、多层Web应用程序及Web服务。它利用许多扩展丰富的对象模型,提供了采用多种方法用于解决一个特定问题的策略。通过支持对数据的松耦合访问,ADO.NET减少了与数据库的活动连接数目(即减少了多个用户争用数据库服务器上有限资源的可能性),从而实现了最大程度的数据共享[5]。
3.2 设计实例
有了一套完整的体系,就可以根据企业的实际需求来进行流程设计了。步骤主要包括:设计工作流程图以及流程流转中的办理人规则;流程节点中的可执行操作;业务表单页面以及页面上的业务逻辑等。
3.2.1 流程模型的建立
公文发文管理流程是最有代表性的工作流程,下面以一个简化的发文流程为例。首先在建模工具中建立如图2所示的流程图。
建立好流程图之后,需要为流程的路由和节点配置各种规则。
路由规则主要包括:①单路由,如拟稿人提交给部门经理时,只有一个路由可以选择;②多路由,如部门经理提交时可以选择到其他部门审核或提交公司总经理审批(可以根据公司具体业务规则设置互斥路由、必选路由或者缺省路由等);③自循环(转他人处理),将办理件提交给其他人处理而不进行节点跳转;④退回,任何一个环节都可以将办理件退回拟稿节点。
节点规则包括:①单人节点,如拟稿人、部门经理、公司经理等环节,每个节点只能有一个办理人;②多人节点,如其他部门审核节点,可以多个人同时处理,相互之间的处理不影响其他处理人。
3.2.2 用户界面
用户登录OA系统后,可在“待办事件”中打开提交到本人所处环节的待办页面。办理过后,输入必须的表单数据及办理意见即可提交到下一环节或者提交办结。对于发起角色,可在“新建文档”的菜单中选择所需的业务流程进行发起,处理方法同处理待办页面。流程处理的网页设计力求简洁美观、操作方便。根据客户对流程的要求设置各个数据项,各个项的内容在流程的各个环节中是否可见、是否可编辑都可以灵活配置。
理论上,公文处理单各个栏目仅在拟稿环节可编辑,在其他环节为只读。而审批意见则在对应的环节可编辑,其他环节为只读。而由页面可知,拟稿人对会签部门的选择会影响实际流程的行走路线,这些功能将通过首选项控件实现。
系统还提供如页面表单打印、附件上传和下载、WORD/PDF处理功能等。这些功能都嵌入到用户界面中,方便用户使用。
4 结束语
系统最终的开发完成能圆满地满足该企业对管理规范化、企业信息化的要求。本系统最多能允许10000个用户同时登陆,并能容纳5000个并发工作流事件,有着非常良好的性能。
基于.NET的信息系统开发在中小型企业中已经得到了广泛的应用,这次在大型的企业中的成功应用,证明了.NET技术的成熟与功能强大。工作流技术也在系统的开发中得到了很好的诠释与发挥。同时,这套系统的开发方法不仅仅实现了该企业对办公自动化的建设,也为其他大型企业的信息系统提供了很好的经验和借鉴,有着非常深刻的意义。
摘要：采用.NET平台技术为大型企业开发了一个B/S模式的办公自动化系统。项目根据大型企业的办公特点以及企业信息化要求,采用了工作流技术对办公中的所涉及的各种工作审批流程作为实现。系统的完成提高了该企业的工作效率,是大型企业办公自动化系统开发的一个典范。
关键词：办公自动化系统,.NET,工作流技术
参考文献
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OA工作流设计 篇2
以工作流为中心的办公自动化系统,包含了众多的实用功能和模块,以E-MAIL、文档数据库管理、群组协同工作等技术作支撑,实现了对人、事、文档和会议的自动化管理[4]。
一、后勤OA系统设计思路
由于后勤工作繁杂琐碎,服务内容和服务对象相对分散,在任务的传达、执行上效率偏低,对日常工作完整记录工作量大,管理服务人员信息反馈及查询统计也存在困难,从而影响了有效地开展后勤管理及服务工作。本系统根据后勤所属各部门的岗位职责,设计相应的部门表单和流程来配置部门模板,用户使用这些模板快速对接所需要的服务。通过这套系统,后勤管理服务部门和相关管理部门及用户有效地搭建信息传递桥梁,提高后勤服务效率和管理水平。本系统体系结构图如图1所示[5，6]。
二、主要功能模块设计
为了实现后勤OA系统的各项功能,系统主要功能模块如下:
1、表单制作模块
系统管理员可根据需求,将后勤所具备的各项服务功能通过制作表单,配置流程并可对每个节点人员赋予相应的处理权利,将表单发布为模板来实现。用户还可以新建表单,自由配置流程,可以对工作流进行全程跟踪、催办、 督办协同等处理,且在督办时还可以设置督办时间[7]。表单制作模块主要开发流程和参数说明如图2和表2所示。
2、数据查询统计模块
通过调用查询模板、统计模板可以实现按设定的预置条件或用户输入的条件查询和统计表单数据,形成报表打印输出,也可以图表方式展现表单的统计结果,增加展现的直观性。还可以对查询统计结果进行穿透查询,追查到原始单据与审批过程,从而实现组织行为管理过程的可追踪性[8]。
3、公文收发模块
公文收发包括发文管理和收文管理,发文管理包括拟文、部门领导审稿、单位领导办公室审稿以及单位领导签发文件,并自动产生发文号,形成红头文件[9，10]。主要公文参数模块如表3所示。
4、公共信息和知识管理模块
公共信息模块是为了实现单位内部信息公共讨论的模块。主要功能有:单位公告、单位新闻、单位讨论和单位信息。知识管理模块主要是共享本单位相关资料、文献成果的管理模块。主要功能有:知识中心、文档中心等。
5、信息提醒模块
设计的表单流程中的每个节点人员可以对表单输入处理意见,处理意见对发起人进行信息反馈。通过对设计的表单、协同、日程、计划、会议及公文通过设置督办或者催办的时间,到了设置的时间点,系统自动对用户进行提醒。 表单发起人根据表单的重要性还可以对发起表单下一协同节点的人进行发送手机短信,提醒下一节点的人抓紧处理协同。
6、数据维护模块
数据维护模块包括系统数据的日常管理,定期进行备份及升级功能,可以有效避免计算机因停电、死机、误操作、病毒感染对数据安全产出严重影响。当系统改造或数据库进行升级后,原有的数据可以再次导入,节约人力、财力等资源。
三、实现技术
为了实现后勤OA系统的开发,本系统采用了以下关键技术:
1、系统结构
系统结构采用Browser/Server(浏览器/ 服务器)结构,全网用户使用通用的多媒体浏览器就可进行信息访问和交流,简化了客户端和系统的开发和维护费用[11]。系统模块的部署、数据库的连接、用户权限分配、多用户登录等采用J2EE架构,J2EE架构具有良好的跨平台性,开发出来的系统不仅可以跨硬件、还可以跨操作系统,这些都大大降低了系统开发和维护的难度[12，13]。
2、系统加密登录技术
目前市面上各类系统登录基本上通过用户名和密码的方式进行认证登录,该种登录方式实现简单,但是对于一些安全级别较高的系统,该种方式的登录方式不能满足要求,用户名密码容易被窃取,导致相关信息的泄漏,降低系统整体安全性[14]。
针对后勤OA系统特点,采取用户名密码+ 硬件认证的方式进行登录,在分配给用户权限时,除了给用户分配一个唯一的用户名和密码外,再给用户分配一个硬件设备(密码狗),将该用户相关身份信息写入到硬件设备,写入的身份信息通过非对称加密算法进行了加密,通过该种方式,确保相关信息不被窃取。
四、结束语
OA系统的规划与设计 篇3
上海铁通作为一家新兴的电信运营商, 经过这些年的发展, 采用便捷高效、科学合理、系统严谨的办公自动化系统, 已是公司走向系统化、科学化管理的当务之急。
1、系统体系架构
1.1 体系架构
上海铁通作为中国铁通公司总部的下属分公司, 同时又是上海地区的管理部门, 这种承上启下的公司结构特点, 决定了OA系统的架构必然要同时兼顾总部OA系统和上海OA系统的双重特性。上海铁通OA系统应该是一个独立的、覆盖上海地区的办公自动化系统, 同时也是总部O A系统的组成和分支。
从总部OA系统来看, 以OA系统作为核心, 全国各个省分公司和总部的网运部、市场部、建设部等相关部门, 共同组成了树状的系统结构体系, 如图1所示。上海分公司仅仅是其中的一个组成部分。在这个树状的结构中, 虽然有着市场、运维等业务类型的区分, 但由于其核心仍然是行文流转, 信息发布, 也就是传统意义上的O A系统。
从上海O A系统来看, 以办公O A和运维OA为核心, 除所属各部门外, 还包含业务平台和数据平台。即除了原有的行文流转、信息发布等功能外, 还要对公司现有的其它业务平台和数据库进行数据上的采集、整理、分析操作, 并最终建设成为一个囊括各业务和系统的综合性平台, 如图2所示。
1.2 系统架构
如图3所示, 上海铁通办公自动化系统项目的业务主体包括办公OA和运维OA两个部分, 并以实现单点登陆的统一信息管理;有个性提醒、工作分类功能的“办公桌面”;随时服务、操作简单的“坐席服务”系统, 快速便捷、简化操作流程的“信息服务”四大子系统为主体, 通过SSO和门户信息平台的结合, 实现统一的用户和业务管理, 借助CA认证保证系统的信息安全, 通过虚拟呼叫坐席提供系统后台人工服务。
2、业务处理模型
2.1 数据流处理 (Dataflow process)
上海铁通OA系统中的运维OA部分, 连接了公司所属各种业务平台和系统数据平台, 如计费系统、网管系统、客服系统、营帐系统、代理商管理系统、资源管理系统、综合分析系统、财务系统等多种平台。OA系统本身不对数据作任何处理, 仅仅根据请求发起端的权限和需求, 至相应平台提取生成的数据和报表信息。如果请求内容是未加工或未完成的信息, 则返回请求内容不存在。如图4所示。
联, 且OA系统对所传递数据流的不作为性, 要求OA系统具有良好的兼容性、能够支持多种接口和数据格式、确保数据在传递过程中不丢失;对于大批量的数据传递能够进行数据的压缩, 以减少数据的传输量, 但不能影响原有数据的完整性;对于敏感数据, 要求能够进行加密处理, 确保数据安全。
此外, 数据流在系统中的传递过程中, 每步处理都需要有详细的处理日志, 以备查询;在整个处理过程中要提供正在处理过程中的状态信息, 并能实时监控处理状态。通过严格的权限等级制度, 监控数据流的传递过程, 禁止非权限用户访问、收集数据或报表信息。
2.2 工作流处理 (W o r k f l o w process)
工作流的处理包括工作流的设计和控制。
设计工作流首先要根据具体业务的实际情况制定相应的业务流程, 尽量优化业务流程, 减少中间环节, 根据业务流程分析出业务流程中需要携带的业务数据和处理这些业务数据的工作角色, 并指定这些数据流向的依据。并根据这些流程数据和工作角色指定相应流程环节的数据交互和流程环节的工作角色。根据实际的业务流程和相关环节, 指定相关的业务处理点和相应的调度规则。
工作流中环节的定义尽量简单实用, 而且要求完整, 保持独立性, 互不干扰。不要制定非常复杂的环节, 也不能把一个完整的环节拆分为多个环节, 更要避免环节与环节之间的不正常的交叉。
3、结论
民航系统OA网的设计与应用 篇4
办公自动化系统 (OA) 是企事业单位信息化建设的重要组成部分, 随着信息量的日益增加, 导致日常行政工作量增多, 手工和纸质这种传统的办公方式已经完全不能满足当前发展的需要。为提高日常行政工作效率, 研究开发一套适合单位实际需要的协同办公自动化系统显得尤为必要。
办公自动化 (OA) 是指利用现代化的办公设备、计算机技术、通信技术和互联网技术来代替传统的手工文书作业, 从而大幅度地提高办公效率和办公质量, 它是信息化发展的一个产物。办公自动化的实施给我们提供了一个新型的管理方式, 在办公自动化的过程中, 网络和数字设备的使用只是一个工具, 它解决的不是简单的现有业务网上复制, 而是通过信息技术对目前的工作形态和管理模式进行改造, 使其更适合信息时代的运行方式, 更深层次地变革流程体系和价值体系。随着信息技术的发展, 特别是互联网技术的普遍应用, 办公自动化系统的建设已成为提升一个单位工作效率和竞争力的重要因素。
民航系统是一个特殊的系统, 它的办公自动化系统的内容跟企业和政府单位有着很大的差别。它不但要求系统的高效, 也需要系统广泛, 方便其他接口的接入。它主要是根据信息的流向, 将各个单位联系成一个有机的整体。
2 民航OA网的内容及特点
任何一个网络系统的建设都离不开两大要素, 即整体的物理网络链路和网络上所承载的系统, 民航OA系统网络也是如此, 但特殊的行业也决定着其不同于一般OA网络系统, 它有着特有的网络结构和系统功能需求。
民航是一个发展速度快、高科技应用覆盖面积广泛、航空信息和数据相对集中的领域。该行业具有公文的种类多、数量多、流转部门多, 突发事件多, 保密信息多等特点。为适应这种工作环境, 支撑整个行业运转的办公自动化系统也应具备有相应的特性。在日常OA事务中最为重要的就是工作流, 它是整个民航系统处理行政事务的核心内容, 工作流就是一组员工为完成某一项任务所进行的所有工作与工作转交 (交互) 过程。在各机关, 很多公文需要多个业务处室会签, 多位领导审批。因此, 民航办公自动化系统的应用设计主线应围绕着各类公文审批、各类申请等日常办公业务展开。每一项工作以流程的形式, 由发起者 (如文件起草人) 发起流程, 经过本部门以及其他部门的处理 (如签署、会签) , 最终到达流程的终点 (如发出文件、归档入库) 。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的, 如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点, 如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。除本单位相关办公事项以外, 还有跟大区局之间的公文流转和工作协同, 实现地域与地域之间的OA互联。
在现代信息急速发展的大环境下, 任务型OA系统除满足本单位行政办公, 日常事务外, 要朝着服务型系统进行转化。近几年, 空中交通发展迅速, 航班量快速增长, 在当前空域航路紧张的环境下, 航班延误成了“家常便饭”。民航系统可开发接口面向大众, 实时告知空中交通信息, 如气象, 飞机在空中的大体位置 (如XX省上空) , 给旅客更为详细的航班信息, 这样既可以缓解当前旅客和航空公司由于航班延误而存在的紧张关系, 又可以让乘客合理安排等待时间处理其他事务。
3 民航OA网的需求分析及设计
3.1 民航OA网的系统需求
OA系统建设的系统功能包括日常办公、会议管理、公文处理、综合业务及其他相关功能。系统建设实施的范围为民航各级单位, 包括:机关、管制中心、技术支持等各部门, 以及和地区局OA系统的接口, OA系统用户涵盖所有员工。
3.1.1 公文处理
公文管理系统可以实现发文、收文的管理, 在统一的管理平台上实现跨区域、跨部门、跨业务的协同工作。
3.1.2 会议管理
实现会务信息、会议纪要、会议资源的统一安排和管理, 与工作流结合, 实现会议发起、会议审批、会议通知等流程自动化。
3.1.3 日常办公
日常办公主要指的是与个人相关的一系列工作行为, 主要包括电子邮件、消息提醒、通讯录等, 既要保证其简单快捷, 又要人性化, 让用户乐于使用。
3.1.4 信息平台接口
开发一个面向公众的接口, 将航班的实时情况对外界发布, 同时保证数据的安全性。
3.2 民航OA网设计原则
在OA网络体系下民航OA系统应采用当前办公自动化软件的主流技术和方案进行系统建设, 在系统产品选型和方案设计中应保证OA系统运行稳定、数据安全, 并要求系统拥有与单位实际办公流程相应的业务流、数据流和高效的处理速度, 以及良好的内、外部系统数据接口和数据接入。同时, 还应遵循以下原则:
3.2.1 标准化、规范化原则
OA系统要采用统一的软件系统平台、标准的访问协议、统一的用户界面, 保证其整体规划、功能完整、实施容易快捷、使用方便简洁、易于维护。在公文管理业务上, 计划采用民航统一的流程规则, 实现公文分布式的管理。
3.2.2 系统扩展能力
OA系统建好之后也是动态的, 在发展的过程中, 组织机构和管理流程都可能会发生较大变化, 系统的扩展能力和可升级能力显得非常重要。因此在设计时应充分考虑面对用户数量增加、地域延展、结构变化、流程改革, 以及新技术的发展带来的各项改变。
3.2.3 系统技术性能
OA系统设计要求从系统性能、系统可靠性、系统安全性、系统开放性、系统可移植性、系统易用性、输入输出、系统可维护性等方面论述相关措施。
4 民航OA网的实现及应用
通过以上对系统的需求分析我们可以看出, 民航OA网络体系对于一般OA网络体系而言, 除了在易用性、可移植性、人性化等方面要求外, 它在工作流和安全性上的要求非常高, 通过对比市面上的各种产品, 最终选择IBM的Lotus Notes/Domino为系统的核心架构。Lotus Notes/Domino是一个集通讯、协同和Internet技术于一身的综合平台, 具有优秀的工作流控制机制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制, 尤其适合于处理各种非结构化与半结构化的文档数据、建立工作流应用以及建立各类基于Web的应用。
4.1 民航OA网的实现
4.1.1
民航OA网整体网络结构图 (见图1)
4.1.2 民航OA系统功能结构图 (见图2)
OA系统主要功能公文管理会议管理 (会议室的申请, 审批) 日常办公外部接口收文管理 (包括阅文, 签批等) 发文管理 (包括起草, 改稿等) 电子邮件系统通讯录管理对外信息发布平台
4.2 民航OA网应用中的技术手段
4.2.1 系统开发使用C/S和B/S混合模式
Lotus Notes/Domino提供一种以客户端/服务器 (C/S) 和浏览器/服务器 (B/S) 相结合的结构, 开发实现民航OA网相应功能。传统的OA网络体系采用单一的C/S模式, 在运行中发现了C/S模式带来的一些问题, 例如客户端软件所在平台和地理位置差异所造成的日常维护不便, C/S客户端软件的操作复杂性所导致的系统的推广难度等。为了弥补C/S模式的这些不足, 进行了B/S模式的应用开发。在B/S模式下, 用户通过客户端即IE浏览器, 以B/S模式对系统进行访问和应用, 充分发挥了B/S模式客户端通用性强、灵活性高、应用范围广的优势, 达到了简化用户操作, 方便系统维护的目的。
另一方面, 系统管理员通过Lotus Notes客户端, 以C/S模式进行站点维护和系统管理, 发挥了Lotus Notes客户端在安全控制和批量数据交换方面的优势。
4.2.2 Notes文档型数据库
传统数据库系统一般适用于存储传统数据类型, 对特定的数据类型的数据存储效率不高。随着多媒体数据的不断发展和广泛应用, 高效存储和管理这些非传统数据的显得尤为重要。这些区别于传统数据类型的数据, 我们称作非结构化数据Notes文档, 其数据库系统正是一种能够存储和管理非结构化数据的文档数据库系统。在一般传统的数据库中, 内容信息被分割成比较离散的数据段, 而在Notes文档数据库中, 处理信息的基本单位是文档, 这种文档可以是比较复杂的类型而非结构化的单一属性。另外, Notes还可以提供其他复杂文本处理、多媒体文件类型处理、搜索、控制、链接等实用工具。与传统的数据库系统的管理手段相比, Notes的优势在于可以存储和管理各种多媒体数据, 这种优势在现在多媒体数据为主要内容的Web应用中是显而易见的, 也恰恰是基于B/S模型所需要的。
4.2.3 对外信息发布平台
对外信息发布平台是虽然不是一个新的概念, 但对民航系统而言, 提供我们上文中所述的服务是一项创新之举。它的实现分为三个部分, 信息采集部分、数据处理部分及信息发布部分。信息采集部分通过采集器将航行情报系统中的飞行数据采集到数据处理服务器, 由于民航客机在天空的实时位置是敏感信息, 我们通过服务器对数据进行处理, 得出如飞机在XX省上空, 飞机抵达本站时间, 天气或管制原因对航班影响等相关信息。信息发布部分我们可以通过各种渠道, 其中一个与短信服务器相连, 通过运营商将信息以短信的方式发送到旅客手中, 同时利用机场信息平台 (如大屏幕、机场广播等) 对外发布, 这样能够使旅客能够及时、准确的掌握自己的航班动态。
5 结束语
本文通过实例分析了办公自动化系统的设计与应用, 基于C/S和B/S混合模式实现的办公信息系统使公文流转、信息发布、查询和维护更加便利, 且应用范围易于扩展。在实际的使用过程中, 系统运转良好。相信该系统的功能在实际应用中将日渐成熟, 更加贴近用户的具体需求, 而其内在的功能和特性必将进一步完善, 为民航系统办公自动化带来良好的社会效益和经济效益。
摘要：本文对民航系统OA网的内容及特点进行了阐述, 对办公自动化系统的需求进行了分析, 规划了设计原则, 并阐述了系统方案的实现及其应用。
关键词：办公自动化需求分析,Lotus Notes/Domino,应用
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OA办公系统的开发与设计 篇5
OA办公系统(Office Automation),又称办公自动化系统。但是对于OA办公系统,并没有任何一个权威部门能够给出一个全面、准确的定义。因为OA办公系统是与计算机编程和网络通信相结合的一门学科,随着计算机相关技术的飞速发展,OA办公系统也随之不断更新换代,任何时刻给出的任何定义都是已经或者很快过时的,因此,OA办公系统可以笼统的看作是一个动态的概念。
OA办公系统是应企事业单位对无纸化办公需求的一种集中体现。把过去日常工作中的文件流转、事务申报等等事项,通过计算机,通过网络来实现,员工不必拿着厚厚的打印材料去不同的部门申报、盖章。
OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟,功能也由原先的行政办公信息服务,逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节,成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化,使得办公应用软件应具有更高更多的内涵,客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。
2 OA办公系统需求分析
此次OA办公系统的设计是应某管道公司委托设计,,构建面向内部的企业门户,初步实现了员工访问企业信息和应用的统一入口。通过企业门户建设,整合企业内部信息资源,实现处级、站级的横向信息共享和统一访问,为员工访问企业信息和应用提供统一入口,使其成为一个企业知识共享的中心,提高企业对信息和应用的利用能力;建立企业安全认证体系,实现安全认证及统一身份管理等;通过OA升级和改造,优化完善OA系统各项功能,充分满足广大员工日常办公、协作交流的需要。
主要完成如下功能:
1)系统管理:包括部门管理、用户管理、权限管理、日志管理、数据备份等功能。
2)隐患跟踪:分为站级隐患、处级隐患、观察项、上报明年计划项。按期完成隐患进行隐患整改、隐患审核、隐患评估等功能;未按期完成隐患小信封提醒。
3)公文流转:包括发文、收文、公文传阅等功能。
4)车辆管理:实现车辆统一调度功能。
5)施工计划管理:实现对施工计划的统一管理功能。
6)物资管理:实现站场、科室物资集中管理功能。
鉴于论文篇幅,本文仅简要介绍系统管理模块和施工计划管理模块的设计与实现。
3 系统管理模块
部门管理:
编辑单位基本信息;
对本单位的部门进行管理,可增加或删除部门。当删除部门,该部门下的员工被作为“自由人”,可编入其他部门;
部门可进行分级,即可包含子部门;
部门中可设定职务。
用户管理:
新建、删除用户,为用户选定部门及职务;
支持用户工作调动;
支持用户身兼多职;
用户密码初始化,密码可修改。
权限管理:
系统默认权限为初始设定,管理员可进行修改;
可针对某一用户进行权限的调整。
日志管理:
任何用户对系统的操作(包括添加、修改、删除等操作)均会被记录下来,供管理员查看;
可按时间顺序查看日志;
可分类查看日志;
数据备份:
数据备份功能可实现对系统数据的备份,保证数据的安全。当系统维护出现故障时,系统管理员可将系统恢复到最近备份数据当天的记录(数据自动备份的周期尽量短,最早的数据自行删除)。
自动备份功能,用户自定义备份日期和时间并指定备份路径,系统会自动将数据备份至指定驱动器;手工备份功能,用户可不定期的进行手工备份,可“一键备份”数据。
4 施工计划管理:
施工计划分为周计划和月计划两种。该功能可实现施工作业计划的汇总:
1)各二级单位及各专业的工程师每周四12点前上报下周施工计划,超过12点,系统关闭。系统小信封每周三自动提醒(各站指定用户),填写提交完成后,填写人不得修改,需向施工管理员申请。内容包括作业内容、作业性质、是否影响供气、开始时间、结束时间、联系电话等。
2)施工管理员可对所有的施工作业计划进行查看、修改,随时检查完成情况,并归档。超出结束时间的,系统自动在“变更原因”中修改为延期,管理员需重新填写“作业所需时间”(开始时间不变,结束时间顺延)。每周四12点后,小信封提醒审核。
3)对在计划时间内未完成的各项内容,各站及各专业要重新填写作业所需时间、计划开始时间、计划结束时间,并在备注栏内注明延期;计划管理员在确认无误后,提交河北输气管理处周施工作业计划。生产科计划管理员(设备专业工程师)施工计划管理员审核各专业及站场上报的周施工作业计划;
4)审核提交后,系统归档关闭,自动生成表格,确定保存位置,同时将自动生成表格转发到公司指定工程师(郭民),且小信封提醒将该表转发成功。各站、管道科、生产科各专业工程师填写施工作业计划提交后,可实现自动保存(以便今后查询),保存期一年,其它(综合表格、自动生成表格)保存期同为一年。
5 结论
OA发展到现在,其内涵已经发生了根本的转变,从最初的文档管理发展成为企业的信息化中心平台,可以说是完成了从一个士兵到将军的转变。目前对传统OA需求呼声最高的还是,希望能把OA扩展到手机上,公司管理者随时可以看到待审批事件。当然,这个转变从理念上说已经完成,但从应用上来说还刚刚开始,我们可以肯定的说,平台化的时代已经到来。
参考文献
[1]祁淑霞.企业OA系统的发展趋势[J].科技信息,2006(8).
[2]马振婴,郑磊.基于Lotus Domino/Notes与基于Microsoft Exchange Server平台OA系统开发技术的比较和研究[J].计算机应用研究,2003(9).
[3]唐婷.企业OA系统的分析与设计[J].成都电子机械高等专科学校学报.2005(3).
省集中OA系统的分级方案设计 篇6
中国人民银行广州分行 (以下简称“人行广州分行”) 经过长期的实践摸索, 结合总行关于“数据集中, 资源整合”的方针, 借助先进的技术手段及管理思想, 建设了一套集中部署、协同工作、实时监控、功能完善、技术先进的省集中OA系统, 实现了广东省内信息实时传达共享的基本目的。
早期, 省集中OA系统在满足机关以及省内中支现有业务需求的基础上, 实现了全省OA业务集中、部署集中和管理集中。随着用户数量的快速增加、公文业务数据的剧增, “集中管理”这种过于强调集中和控制的管理方式造成了中支不能及时解决公文数据、工作效率不高等问题, 不能很好地适应用户对业务快速处理的需求。
为了适应管理需要, 可考虑将系统管理权下放到中支, 以促进OA的高效办公。但下发管理权会导致集中管理、监督控制的力度大为削弱, 而中支应用环境和科技人员素质参差不齐, 系统运维和数据的安全性存在极大隐患。因此, 系统管理者只能寻找一种更为有效的途径, 使“分散经营与集中管理”都能实现, 并将两者很好地融合起来。
二、方案概述
人行广州分行下属机构是中支, 中支下属机构是县支行, 整个分行的组织架构为典型的树状架构。为适应树状组织架构和中支敏捷化管理的业务需求, 考虑到数据的完整性与安全性, 省集中OA系统在数据集中管理的基础上, 采用分级管理方案, 构建“分而不离”的协同办公网络。
通过逻辑上分库、分权等手段实现分级管理, 允许各级系统管理员管理自己的系统数据。OA系统定义了省级管理员和维护管理员两级系统管理员, 省级管理员拥有系统最高权限, 管理分行及分行所辖中支、县行的系统信息, 能够统一对系统中的权限进行分配;维护管理员管理中支及中支辖内县行的系统信息, 在本中支内部拥有最高权限。
三、方案设计
(一) 分库设计
省集中OA系统分解成20个小系统供中支、县支行使用。各小系统只在公共服务层共享相同的工具, 在应用层和界面层都是独立的, 互不干扰, 如图1所示。
从业务应用层开始, 进行分库的管理, 中支有各自的业务库;在界面层采用不同的设计, 中支可以选择各自独立的风格和功能。
为了满足数据库快速响应用户的需求, 保证各中支数据的安全性和完整性, 基于省集中OA系统框架实现各自独立的小系统, 采用了2种分库方式。
1. 层次和组织机构分库
从信息安全和保密角度出发, OA系统根据层次和组织结构划分数据库。从整体来说, 中支与县支行采用层次划分数据库, 即中支和县支行各自采用独立的数据库进行数据存储。中支一级按组织结构分库, 即中支独享各自的数据库。中支内部的业务数据又采用分数据库存放, 如人行韶关中支有独立的待办库、流程跟踪库、收发签等业务库。而省内所有县支行的数据采取统一存放、同一模块共享同一数据库的方式, 如省内所有县支行的发文存放在一个县行发文库。
2. 流转环节分库
为减轻业务数据库的内容负载, 保证数据处理的性能, OA系统分库存放办理中文件与办结文件, 中支、县支行办结后的公文保存到各自对应的历史数据库中, 即各中支对应各中支历史数据库, 县支行对应县支行历史数据库。
(二) 分权设计
分权管理从大的方面来看, 应该包括系统组织结构、人员、角色、权限等系统管理和文件管理两种权限管理。分权管理是一个很复杂的功能, 权限的分发和回收必须做到精准和安全。
1. 系统权限管理
省级管理员不仅能授权给维护管理员, 也可以授权给本系统内的所有用户。维护管理员为方便管理自己的系统数据, 除了可以设置本中支的基础数据 (部门数据、职务数据、人事数据等) 外, 也可以维护辖内县支行的系统数据, 如图2所示。
在省集中OA系统中, 维护管理员的日常运维管理是通过B/S方式来操作的。人员管理主要是指角色管理, 赋予用户相应的操作权限和职责。考虑到机关人员一人多岗现象, 系统允许维护管理员可以给单个用户设置不同的角色, 如维护管理员可以授权用户A拥有分办人角色、核稿岗和总发文岗等角色。
2. 文件权限管理
维护管理员根据工作需要, 设置本行的公文管理员。公文管理员可以进行数据维护和查询, 包括文件信息及文件的流程数据信息等。在文件流转过程中, 公文管理员可以实时监控文件的状态, 以及在应急时可以根据实际需要调整文件的流转方向, 具体涉及公文管理和运维管理两个模块, 操作如图3所示。
维护管理员和公文管理员互为补充, 能很好满足中支对OA系统的日常管理需求。省级员和中支的分级管理, 能够适应省集中OA系统的快速实施和应用推广。
四、总结
OA工作流设计 篇7
1.1 研究背景
随着通信技术、计算机技术和网络技术的高速发展, 学校无纸化办公是一个趋势, 它的有效使用有助于推动学校的发展。这无形中为学校的发展提供了一个崭新的机会。可以说, 自动化办公系统的合理使用, 将让学校的发展进入一个新的高度。
1.2 研究目标
开发的办公系统, 基于学校本身内部管理及发展需求, 不再局限于过去的办公室, 使学校各个部门教师之间即使相隔万里, 依然可以自由办公, 应用PHP、Mysql、Java开发实现学校办公自动化, 管理信息化。它是为学校量身定做的一个自动化办公系统。
2 系统设计
2.1 系统的整体设计
整个系统分为快速通知、公文流转、请假申请、签章申请、数据统计五个版块, 主要流程图, 见图1。
2.2 手机客户端设计
信息传输模块设计。思路:保证数据的安全性;确保用户操作的流畅性。设计:数据传输通过客户端加密 (Des128位通用算法) 后再发送给服务器, 服务器根据秘钥进行解密后再处理, 处理完成后加密发送给客户端, 客户解密后使用, 这样的一个流程就确保了数据在网络传输中的安全性;为让用户有很好的使用体验, 所以在数据的传输或者操作上不能出现等待时间过长、卡顿、无提示等有碍流畅体验的情况, 所以传输使用异步通信的方式, 下面是其函数实现的主体部分:
2.3 (服务器端:PHP) 设计
手机OA最大的优势就是能在任何地方接收到信息, 并及时处理, 所以在提醒方式上本系统做了3 种设计。
2.3.1 邮件提醒
2.3.2 推送通知
客服端在登录时把本机的识别码上传到服务器数据库, 在有新的业务逻辑产生时调用这个函数进行发送。Android:p ush Message To Single (CID, "Android开通了! ") :// 通过个推服务器统一发送。
2.3.3 短息通知
在没有网络的情况下, 如何将新的工作任务发给接收人将是本系统讨论的重点, 在某些极端情况下手机不能上网那么就只能通过手机短息的方式发送消息, 通过购买第三方的短息发送服务, 自定义发送函数如下:
3 结语
开发办公OA是立足当前学校现状, 旨在解决越来越快的信息需求并开启学校无纸化办公的新局面, 目的明确, 意义深远。本系统对部分关键问题进行了完善的可行性分析, 接着做了从概要设计到代码分析步骤, 能够满足正常的学校办公需求。本系统存在的不足:事务流程固定无法适用更为复杂的业务逻辑, 面对不同的学校存在一定的使用差异。改进方向:动态的设置流程已达到不同学校同样适用, 增强程序的健壮性。
摘要：在学校办公流程中, 公文、请假、签章和快速通知是使用极其频繁的, 但是使用纸质和网页的流程却存在许多弊端, 如无法高效的进行年终汇总和统计, 无法及时处理, 无法高效办结等, 本系统开发的初衷就是要高效和及时的解决这些问题。
关键词：Android,OA,Php,Msql
参考文献
[1]W.Jason Gilmore.PHP与My SQL程序设计[M].北京:人民邮电出版社, 2011.