考勤统计论文

2024-05-13

考勤统计论文（精选2篇）

考勤统计论文篇1

指纹打卡系统是各单位为营造良好的办公氛围,规范办公秩序而通过指纹录入记录考勤时间的管理系统。由于各单位制定考勤的规则不同,且随着员工数量的增多以及用户行为的增加,数据往往呈现“爆炸式”的增长,具有“多、乱、脏”的特点。传统的人工统计方式不仅费时费力,而且效率低下。因此如何快速的对考勤数据进行自动化统计,是相关业务人员的一项难题。本文以实际应用为牵引,介绍了一种基于EXCEL的考勤数据处理统计方法,该方法适用于办公人员快速学习,对于实际数据统计类问题也能起到借鉴作用,从而节约时间、提高工作效率。

1 EXCEL 基础

Excel是微软公司的办公组件之一,主要用于进行各种数据处理、统计分析和辅助决策 ,包含了很多的公式函数用于计算,同时还提供了类似数据库技术的数据处理功能,功能十分强大。

1.1 函数基础

函数是Excel中具有一个独立功能的算法或算法的组合,其实就是一种已经定义好的计算方法“模块”[1]。Excel的函数有很多个,功能也各异,对指纹考勤数据进行统计主要用到下列几个函数模块。

1) And函数

语法结构:And(Logical1,Logical2),用来检查是否所以参数均为true,如果所有参数均为真,则返回真。

2) Countif函数

语法结构:Countif(range,criteria),用来计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。第一个参数range代表要计算其中非空单元格数目的区域,其中range指定的范围只能是一个连续的区域［2］。第二个参数criteria可以是以数字、表达式或文本形式定义的条件。

3) If函数

语法结构:If(Logical_test,Value_if_true, Value_if_false),用来判断一个条件是否满足,如果满足返回第一个值,不满足则返回另外一个值。第一个参数Logical_test,可以是任何一个可判断为TRUE或FALSE的数值或表达式,第二个参数value_if_true,是当Logical_test为TRUE时的返回值。如果忽略,则返回TRUE,其中EXCEL 2003最多可以嵌套7层,EXCEL 2007之后,IF最多可以嵌套64层［3］。

1.2 Excel的数据处理

Excel中的数据处理包括数据排序、数据筛选、数据分类汇总以及数据透视表等功能。数据的排序可以升序、降序、自定义排序;数据筛选则可以自动筛选、自定义筛选、高级筛选,其中自动筛选一般适合单一条件,自定义筛选适合符合条件(与、或),高级筛选功能最强,可以多字段,并可以采用复合条件;数据分类汇总,可以根据关键字进行分类和汇总;数据透视表,可以对多个字段,从不同角度和不同视角进行汇总,且汇总后的表格可以进行编辑和套用格式等[4]。

2 考勤数据分析

某部为加强办公秩序方便员工打卡,在办公楼前东西两侧安装两部指纹机,规定上午08:30之前打卡,为正常签到,晚于08:30打卡算迟到,上午考勤即为无效考勤,下午16:00之后打卡为正常下班,早于16:00打卡即为早退,亦下午考勤无效。机关每月集中进行一次数据采集,并统计和备份员工当月有效的考勤数据,用于当月和当年的考评。

数据采集后的考勤表实际是一张EXCEL数据清单[5],如图1所示。

对数据清单进行数据处理时需要把清单看做是一个数据库,数据清单中的行相当于数据库中的记录,行标题相当于记录名;列相当于数据库中的字段,列标题相当于数据库中的字段名,字段的数据类型则是对应的单元格格式类型。EXCEL中单元格的格式有很多种,但最终可以把数据类型归纳为数值、文本、日期时间以及逻辑型数据四类[6]。考勤清单中,标题栏的“部门名称”、“姓名”、“职工编号”、“指纹登记号”、“刷卡日期”、“刷卡时间”为字段,数据类型分别是文本型、文本型、数值型、数值型和日期时间型。每个人每天的打卡数据则为记录。

对两部卡机的数据清单合并(字段、记录格式相同,只需简单的全选、复制粘贴即可合并)后进行数据分析,发现个人用户存在有时候上午和下午分别在不同卡机上打卡,且由于卡机原因,有时会有重复记录的情况,如下图所示。

考勤数据的统计其实就是对F列中当天有价值数据的统计,需要对数据进行清洗。对于表中重复的记录,数据处理时必须删除相同记录;同一天的不同卡机上产生的不同数据记录则需要保留;F列字段中的数据则需要进行有价值数据提取,即数据抽取;整个考勤数据的具体处理流程如图3所示。

3 指纹数据处理统计

3.1 记录的数据清洗

数据清洗是在数据仓库、数据库中去除冗余、清除噪音、消除错误和不一致数据的过程,包括对数据的删除、添加、分解、重组等[7],是将多余重复的数据筛选清除,将缺失的数据补充完整,并将错误的数据纠正或删除。EXCEL中对重复项的删除方法可以有菜单操作、排序删除以及筛选删除三种方法,但对重复记录的删除则需要排序、公式、筛选相结合,具体操作步骤如下。

STEP 1:对记录通过姓名和刷卡时间排序,如图4所示。通过排序,可以快速排列相同记录以及个人同一天内的不同卡机考勤记录,便于判断哪些记录重复要筛除,哪些记录保留,图2所示。

STEP 2:添加G列,设置字段名为“筛重”,用于判断筛选出每条不重复的记录。对于考勤记录表中重复的记录去重可以利用内置的IF函数进行判断,返回值为文本型数据“重复”或“不重复”。

在G2单元格中添加公式=IF(AND(E2=E1,C2=C1,F2=F1),"重复","不重复"),经过排序之后,个人同一天的相同记录以及不同卡机产生的记录都有序的排在一起,只需判断下一条记录的职工编号、刷卡时间、刷卡记录这三个字段是否一样即可判断记录是否与上一条记录重复,如果重复返回值为重复,否则返回不重复。

STEP 3:利用公式的复制,向下拖动填充柄,判断每条记录是否与上一条记录重复。

STEP 4:利用数据筛选功能,对记录进行“无重复”数据筛选,筛选出真正的需要统计的有效记录表。

3.2 记录的回收

筛选出不重复的记录之后,并不能直接进行数据处理。因为筛选实际只是把重复的记录隐藏,如图7所示。要数据处理则需要将真正的记录提取出来,回收到一张新的数据表中。具体步骤如下:

STEP 1:选中要复制的区域;

STEP 2:点击菜单:编辑—定位—定位条件—可见单元格—确定,图8所示;

STEP 3:复制粘贴至Sheet2,.此时Sheet2中就是我们真正需要进行处理的有效记录。

3.3 字段的数据抽取

最终的数据统计是统计F列字段中的有效数据。筛选后的有效记录并不是真正的“数据”,对于指纹数据有价值的数据是个人每天每次符合规则的数据,即上午“08:30”之前的一次有效数据,与下午“16:00”以后的一次有效数据,需要把价值数据抽取出来。数据抽取,是指保留原数据表中某些字段的部分信息,组合为一个新字段。可以是截取某一字段的部分信息(字段分列);也可以是将某几个字段合并为一个新字段(字段合并);还可以是将原数据表没有但其他数据表中有的字段有效地匹配过来(字段匹配)。对F列中的指纹“价值数据”进行抽取是截取字段中的部分信息,即字段分列。

STEP 1:选中F列,对考勤数据时间以“;”进行分列,返回至H到L列,完成对有效数据的抽取,如图9所示。

3.4 数据统计

Step 1:由于在筛选后的无重复记录表中考勤统计只要统计出每个人每天上午08:30之前有效的一次考勤与当天下午04:30之后的一次考勤,则需要判断并计算出08:30之前的重复打卡次数,04:00之后得重复打卡次数以及中间时段的无效打卡次数。添加字段M列为无效考勤次数,N列上午重复次数,O列为下午重复次数字段,P列为全天有效考勤次数字段,由于打卡次数的统计返回值是一个数值型,所以把相应返回列的单元格格式设置为数值型。

无效的打卡数据计算公式为=COUNTIF(H2:L2,">08:30")-COUNTIF(H2:L2,">=16:00"),即可计算出08:30至16:00之间打了多少次无效卡,而上午重复的打卡次数公式为=IF(COUNTIF(H2:L2,"<=08:30")>1,COUNTIF(H2:L2,"<=08:30")-1,0),即判断只要在08:30(包含)之前打卡次数大于1就有重复,此时返回在08:30(包含)之前的打卡次数减1(上午有效的重复打卡计数),否则返回0,也就是上午并没有重复打卡。下午16:00之后的重复打卡亦是同理,具体公式为IF(COUNTIF(H2:L2,">=16:00")>1,COUNTIF(H2:L2,">=16:00")-1,0)。

Step 2:计算出P列当天有效的打卡次数,具体公式为=COUNTIF(H2:L2,"<=08:30")+COUNTIF(H2:L2,">=16:00")-N2-O2,即统计出全天合乎条件的打卡次数,减去上午和下午的重复次数。

Step 3:利用公式的复制,向下拖动填充柄,判断每条记录中当天有效的考勤次数。

Step 4:最后根据个人唯一的ID号,用数据透视表(将“姓名”拖至行字段,“全天有效打卡”拖至列字段)统计出当月个人的有效打卡次数。

4 小结

Excel是一款功能十分强大的办公软件,同时亦是使用最为广泛的软件,集成了很多函数模块以及数据处理功能。本文仅利用Excel的数据分析功能,只对考勤数据进行一种规则统计做出了相应的介绍,其实基于EXCEL进行数据统计可以应用在很多方面。对于办公人员,掌握Excel数据管理的基本功能,便可轻松解决数据统计和处理问题,使得实际工作中繁琐、复杂的运算简单化。