教务档案（精选9篇）
教务档案 篇1
0 引言
高校教务处是组织教学的重要管理机构,教务档案管理是教务处工作的有机组成部分,教务档案作为教学管理工作的历史记录,是为校领导、管理人员、教师和学生提供政策性、指导性、连续性、发展性和使用性的依据。随着教育事业的发展和高校教育、教学改革的深入以及教学水平指标体系的设立,教务档案的管理在教学中发挥着重要的作用。
1 建设和加强高校教务档案管理的重要作用
1.1 教务档案工作是学校管理工作中的一个重要的组成部分,并对学校的教学管理工作有很大的促进作用
学校最重要的工作是教学,而在学校的其他一切工作都是为学校的教学工作所服务的。在学校管理中,教学管理是学校管理的重点,而教务档案管理能够提高教学管理的水平,是为进行教育教学工作、提高教学质量、培养高质量的人才提供服务的。
1.2 教育工作者的工作需要要求我们必须加强对教务档案管理的建设
教务档案是广大教育工作者进行教学管理的重要工具,这个工具时刻遵循着党的方针政策,维护着教务管理体系的稳定和发展,发挥桥梁和纽带作用,为做好各项教学管理工作的提供保障。
1.3 教务档案管理的建设水平直接影响到教学质量的好坏
教学质量问题是学校发展教学的重要问题。提高学校的教学质量是广大教育工作者进行教学管理工作的目标之一,学校的一切教学工作都是为了教学质量的提高和高素质人才的培养,学校教育水平和教学质量的提高是学校一切工作的出发点和最终目的。对教务档案汇集的教学质量检查、教学质量分析、教学质量监控以及教学质量评估奠定良好的基础。
1.4 加强对教务档案管理的建设是学校教学工作正常运行的有力保证
学校是一个有机整体,学校管理是一套体系,学校的各系都拥有着各自的管理方式,而教学工作是学校管理的重要部分,因此教务档案管理的建设水平影响着学校日常教学工作的进行,教务档案是学校管理工作的一个方面,教务档案工作是学校教学工作正常运行的前提,而教务档案就是教务工作的基础。
2 高校教务档案管理的业务范畴
高校教务档案管理是指在教学管理中为校领导、主管部门、师生服务等各种活动中所形成的具有价值的报表图表、计算材料、照片、录音带、录像带、影碟、文字材料等。将这些材料集中起来能够形成一所学校,对学校的教学质量工程、教学管理和校园文化建设起极大的促进作用。高校教务档案管理包括:(1)教务队伍建设管理档案。内容有:教务人员的人事材料,个人履历表,发表学术论文、着作登计,晋级与职务职称的考核、聘任及奖惩材料等。(2)教务部门建设管理档案。包括:学校教育事业发展、专业设置、教学计划、教学大纲的执行和完成情况、教学改革等措施和规划,监控教学体系、对教学过程和学习过程各个环节的质量提出目标管理的举措等。(3)教学工作基本建设管理档案。主要有:教师个人学历、学位、履历、职称、教龄材料,教师发表学术论文、着作、科研教学成果材料,全校教师人数总表,学校师资队伍建设规划与现状材料等。(4)学籍管理档案。包括:学生家庭情况、毕业学校、高考成绩、身体状况、个人特长以及进校后学习、思想道德、奖惩状况材料,学生每学期注册登记表、毕业证书、肄业证书、结业证书、学位证书的统计、审核、颁发和证书遗失的补证登记材料以及电子注册材料等。(5)教学研究与质量管理档案。主要包括:学校教育事业发展规划和实施状况,教学工作计划、教学大纲计划,关于课程体系、教学内容、教学方法与手段、人才培养模式等教学研究与改革材料,教师教学质量评估标准和评估报告,学生学风状况调查材料等。(6)教学计划实施与教学运行管理档案。主要包括:开课计划安排表、校历表,各类专业课程的组织安排表,全国大学生英语、计算机等级考试的计划安排表和成绩表,各种大学生竞赛的组织计划安排表,考试题库建设与管理材料等。(7)教材统计、预订、信息反馈管理档案。主要包括:教材管理实施规定文件,教材订购安排计划,学校各专业各门课程的学生人数统计汇总表,教师用书登记表,预定教材(公共课、基础课、专业课、必修课、选修课)数据材料,预订教材依据《教材用书汇编》、《自编教材征订目录》等。
3 实现教务档案管理的科学化、规范化应采取的措施
要做好教务档案管理工作,仅仅有对教务档案工作的重要性的认识、管理人员的满腔热情、较高的素质和道德修养等还不够,还要根据教务档案管理工作的特点,利用先进的科学技术手段不断进行科学的档案管理措施探索。
3.1 要更新观念,确立适合的档案管理模式
积极参与教务工作管理活动,及时掌握教学发展动态,找准切人点,有针对性地研究开发档案信息资源,实现档案资源的最佳配置,走出一条档案管理新路。
3.2 建立健全教务档案组织管理机构
学校领导应明确教务档案工作的重要性,把教务档案纳入制度化管理轨道,是做好这项工作必要的组织保障。
3.3 实现教务档案管理的办公自动化
充分利用现代化的技术设备,解决档案服务的时效问题,提高工作的质量和效率。建立高校教务信息服务系统。在网络环境下进行传播和交流,使教务管理人员和教师可在校园网上查询所需文件材料。
3.4 重视提高教务档案管理人员素质
教务档案管理工作的特殊性决定了从事教务管理工作人员应该具备的特殊素质,教务管理工作人员不仅要具有强烈的事业心和历史责任感、具有实事求是、甘为人梯的奉献精神,而且,在知识经济高速发展的今天,要求档案管理人员应具备职业道德和一定的现代科学知识、现代科学管理素质,精通档案专业知识,了解国内外教务管理的历史发展情况和发展态势,学习和掌握现代办公自动化知识和外语知识,为国家教育事业的改革和发展做出贡献。
参考文献
[1]彭卫民.关于高校教务档案管理的几点思考[J].江苏高教,2001,(6).
[2]成玉兰.高校教学档案的管理[J].档案时空,2003,(10).
[3]王少军.高等院校教学档案的科学管理与利用[J].大连民族学院学报,2004,(2).
教务档案 篇2
一、填空题（1空1.5分，共3分）
1、集体和个人寄存于档案馆和其他单位的档案，任何单位或者个人不得擅自公布，如需公布必须征得档案所有者的同意。
2、《重庆市义务教育阶段学生学籍管理办法》中，在缓学、免学问题上规定，对对义务教育阶段具有学习能力的学生不得办理缓学、免学。
二、选择题（1-2题为单选题，3-4小题为多选题，每题2分，共8分）
1、在义务教育阶段，学生因故不能按期到校报到注册，学生家长(监护人)须凭有关单位证明向学校申请延期注册，延期时间不超过（C）。
A、一周B、15天C、一个月
2、集体和个人有价值的档案，严禁严禁私自卖给或者赠送给（B）外国人。
A、中国人B、外国人C、他人
3、随时可向社会开放的档案类型有（ABD）等
A、经济B、科学C、安全D、文化 经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放
4、对极少数错误较严重的学生，且教育不改的，视其情节轻重，分别给予（ABC）等处分。确因错误性质严重的，可送工读校进行教育。
A、警告B、记过C、留校查看D、勒令退学
三、论述题【10分】
1、《重庆市学籍管理办法》关于义务教育阶段学生的休学、复学是如何规定的？ 答：（1）休学条件，即以下情况可以申请休学：①学生因病无法坚持正常学习；②暂不宜在校继续学习超过三个月以上的；③或因出国探亲、自费留学等原因，需暂时中断学习的。【3分】
（2）申请休学的程序：应由学生家长（监护人）向学校提出书面申请，出具区县级以上医院疾病诊断书或其他有效证明，经学校研究同意，方可办理休学手续，发给休学证书。休学期间学校保留学生学籍。【2分】
（3）条休学期限一般为一学年；出国探亲或留学的，休学期限不超过二学年。【2分】
浅析高校教务档案管理工作 篇3
教务档案一般是指高校以教务处为主的管理职能部门在教学管理过程中间接和直接累积所形成的文字素材、数据信息、音像资源等资料, 它是教学内容、方法、途径和效果的真实记录, 是具有保存、查证、挖掘和再利用的信息资源, 高校教务档案为提高教学管理工作的效率和进行教学评估研究等提供重要条件和依据。教务档案一般包括三种类型:教育教学档案、教师档案、学生档案。教务档案还具有周期性、专业性及分散性等一般档案不具备的特点。
二高校教务档案管理工作的重要性
高校教务档案是学校在教学过程中形成的具有保存价值的各种资料的历史纪录, 是全体师生和教学管理者的劳动成果和智慧结晶。微观上它记录了教学过程的每个细节和各个环节, 宏观上则反映了高校的整体规模、教学质量、师资力量及办学水平。高校教务档案工作水平是衡量一个高校的整体管理水平、综合素质的标准之一, 在高校的发展改革和进步提高中, 起到了不可取代的重要作用。
档案的独特在于它的可利用性、延续性及历史性, 学校的教务档案也不例外, 学校教学发展、教学深化改革和教学水平的提高都离不开档案管理工作。为贯彻党的十八大和十八届三中全会精神, 落实教育规划纲要, 切实推进高等教育内涵式发展, 提高本科教学水平和人才培养质量, 教育部已下发通知, 决定从2014~2018年, 开展普通高等学校本科教学工作审核评估, 涉及教学水平、教学资源以及教学质量保障等方面, 这也意味着对于教务档案管理工作也提出了更新更高的要求。目前, 高校的教务档案已在教学管理、教学研究等工作中发挥了重要作用, 但也存在不少管理问题, 为满足高等教育、高校发展的需要, 应当认真解决。
三教务档案管理中的问题分析
1. 人为因素
首先, 许多教务管理人员对档案工作认识不足, 意识不到档案的重要意义, 难免会造成资料收集不全。有不少教务管理人员认为档案管理应该由专人负责, 所以不重视材料的收集和归档工作;相反有部分人员认为归档材料很重要, 高利用率的材料归档后会给工作带来麻烦, 或认为档案可有可无, 造成材料的缺失或者不完整, 影响开展后续工作。此外, 由于对资料归档的重要性宣传力度不够, 迫使档案工作处于被动地位。
2. 技术因素
资料存档的价值在于为今后所用, 但是由于档案人员对档案信息的挖掘和再利用力度不够, 存在重管轻用的思想, 使得大部分资料归档后处于闲置状态。教务工作比较琐碎繁杂, 常常会将归档作为一项工作而忽略了归档本身的价值和意义, 因此在归档后只是做一些查阅、核对等机械工作。其实高校教务档案具有极高的开发利用价值, 能够为教学提供可信的信息, 为教学评估研究提供真实的依据, 更能为高校改革与建设提供决策参考, 能够展示典型榜样材料, 发挥正面激励与引导作用。
四教务档案管理的有效措施思考
1. 加强人员的意识及责任感
教务档案管理是教学管理工作的一部分, 从事教务管理工作的每名工作人员都应该积极做好这项工作。要让学校档案管理工作有章可循, 档案工作就必须以档案学理论为指导, 认真学习和研究档案学的理论。《中华人民共和国档案法》等法律法规的出台, 给档案工作提供了科学依据。学校应以此为依据, 制定管理细则, 规定管理范畴、落实责任制等。在加强宣传学习的同时, 也要提高档案管理人员的素质。在知识经济高速发展的时代, 要求档案管理人员应具备职业道德和现代科学管理知识, 了解国内外教育管理的历史发展情况和发展态势。因此要注重提高每个教务管理人员的责任感, 加强过程管理意识, 保存有利用价值的材料, 为下一步档案工作夯实基础;同时, 教务部门档案管理人员要向各科室明确各自的归档范围, 定期及时提示归档期限, 经常检查档案的收集整理情况;按照集中统一管理档案的原则, 档案员要负责把在教学活动中形成的分散在各科室以及个人手中应归档的教学文件材料按时全部归档。然而, 不少教师和教学管理人员档案意识较为淡薄, 这就要求学校充分重视档案管理的再教育, 以及宣传活动, 让他们更新观念, 积极参与。有针对性地研究开发档案信息资源, 实现档案资源的最佳配置, 这样大家都能理解支持并协助管理人员做好档案工作。档案管理责任制能够有效地将这项工作细化, 有利于执行, 能够从制度上保证教务档案长期有效地收集和保存。
2. 运用科学的方法及手段
随着信息技术迅速的发展、高校校园网的普及, 为教务档案的计算机和网络管理提供了硬件支持。许多高校在档案的现代化管理方面都做了有效地尝试, 通过构建网上档案服务平台, 为更多的用户提供服务。网络作为资源共享的一种良好形式, 是目前非常重要的手段, 教务管理工作人员以及教师可以在校园网档案系统中查询所需要的文件材料, 可以有效节约时间。因此, 要想提高利用效率, 就必须要实现档案信息的数字化和网络化, 可以从以下几方面入手: (1) 已有档案目录数字化, 可以建立教务信息服务以及目录查询系统; (2) 在学校尚未实现文档一体化管理以前, 对学校在教务管理中产生的电子档案, 对其中公开的信息进行全过程跟踪记录, 对每份文件的修改、存储、传送等各项操作进行实时登记, 最后建成各类数据库; (3) 对高利用率、具有参考价值的纸质档案, 可以通过扫描、录入等方式转化为数字化的档案信息, 建成各类全文数据库、多媒体数据库。同时, 在电子归档目录“备注”项中标明纸质文件的档案号, 在能够解决归档文件资源共享的同时, 能够确保数据准确, 并将这些数据库通过网络开始服务。虽然离实现还需要很长一段时间, 但是也可以将此作为努力方向之一。
3. 加强教务档案开发及利用
档案的开发及利用是档案管理最重要的环节。较低层次的开发及利用是制定具体措施要求工作人员主动服务, 如成绩查询;较高层次的开发及利用则是在管理模式上的变革, 从注重静态管理转变成重视档案本身所承载的信息以及潜在信息之间的联系的动态管理。通过数据统计与分析, 针对性地开发教学信息的内涵。因此, 档案人员首先要解放思想, 更新观念, 摆脱封闭的档案管理机制, 主动参与教务管理活动, 加强各类教务档案的编研工作, 对档案进行系统加工整理, 变被动服务为主动服务。高等学校在坚持教学与科研相辅相成的理念的同时, 各阶段都会有阶段性的重点工作, 如我校的“实践教学建设年”、学校审核评估工作等。在开展类似建设活动与评估活动中, 教务档案就发挥了优势作用, 根据各阶段的重点工作, 有针对性地收集和整理资料, 及时提供帮助。并且在规章制度允许的范围内, 高校档案可以按照规定向全校和社会开放, 在办理合法手续后, 最大限度地加大档案的开放程度, 进一步提高档案的利用率。
综上所述, 我们应该清楚地意识到教务档案管理工作在高校教学管理中的重要性, 无论是管理方面还是利用效果方面, 都是教学管理中不可或缺的重要组成部分。面对教育内涵式发展的新形势, 我们不但要有开拓进取的精神, 还要具备较强的专业水平和综合能力, 不断提升管理人员的责任感, 能够体会到教学档案管理工作的中心就是服务于教学科研、服务于高校发展和高校教学工作。
摘要：本文论述了高校教务档案的内涵及重要性, 指出了在高校教务档案管理中所存在的问题, 并有针对性地提出了解决问题的具体措施。
关键词：教务档案,档案管理,管理措施
参考文献
[1]巫彩云.高校教务档案管理与改革浅议[J].镇江高专学报, 2009 (2) :65~67
[2]杨军.高校教务档案管理思考[J].科技情报开发与经济, 2009 (14) :169~170
[3]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报, 2007 (6) :63~65
教务档案 篇4
[摘 要]基层党校教务档案自身就是一项比较复杂的工作，而在新形势下，由于对于基层党校教务档案管理工作提出的要求更多，因而，如何加强基层党校教务档案管理问题成为了当下党校领域研究的一个重点问题。本文主要阐述了基层党校教务档案管理存在的问题，并对如何加强党校教务档案管理对策进行了一定的研究，希望能够为党校教务档案管理的相关工作水平的提高而提供一些有价值的参考意见。
[关键词]基层党校;教务档案;管理
党校教务档案管理是党校日常工作中十分重要的一个组成部分，同时也是一种必备的材料。然而，在新形势下，党校教务档案管理工作还存在着一定的问题，不利于党校的发展。所以，对于如何加强基层党校教务档案管理问题的研究是十分有必要的。我国档案管理工作的相关领域虽然对党校教务档案管理进行了一定的研究，并且其研究在实践中的应用也取得了很多的成果，然而，在新形势下，现有的研究已经不能满足发展的需要。因此，在今后的党校发展中，要加强对档案管理问题的研究和重视，进而促进党校教务档案管理工作的提高。
一、基层党校教务档案管理存在的问题
在新形势下，基层党校教务档案管理在多个方面都存在着一定的问题，但是总结起来，主要体现在以下几个方面：
(一)档案管理缺乏规范性
目前，教务档案的管理工作往往得不到学校领导的重视，工作人员对档案管理工作也缺乏足够认识，各科室没有专职的档案管理人员，档案材料收集不齐全、不规范，有些科室只重视纸质档案，而忽视其他介质档案。而且，随着学校的发展，教学不再限于课堂讲授，还广泛开展了公开课，论文研讨，下乡调研，教学互动尝试等活动，所形成的教学档案数量增多，载体也日益多样化。
(二)档案管理内容缺乏系统性
开办党校的最终目的是进行我党理论和工作的宣传以及对党员进行党性知识教育，党校教育的结果应该被记录在案并且形成系统，有助于党校进行教育总结。但是，现实的情况是有些班次的材料在办班结束后没有及时移交给档案管理人员或因种种原因不慎丢失;有些教师科研成果，只报送论文题目，没有按时把科研成果复印存档，导致工作衔接不到位，造成科研成果丢失;有些党员教育工作你开展得很好、效果也十分明显，但是这些教育总结资料并没有形成系统的档案资料被保存下来。
(三)档案管理信息缺乏共享性
保守秘密是档案管理人员的神圣职责，党校教务档案中包含了大量党校学员的个人信息，这些是必须加以保密的档案内容，第一文库网但党校教务档案中也包含了很多可以被利用与其他党务工作中的资料，例如对学习班教学效果的总结、党校开办过程中产生的问题及解决方法的.探讨等，这些资料如果能够被有效利用，则可以有效提高党校的办学效率。
二、加强党校教务档案管理的对策
(一)建章立制，规范教务档案的收集整理制度
进行党校教务档案信息化就是要对档案管理工作进行制度建设，以健全的档案收集和整理制度作为档案信息化建设的根本。党校档案管理工作部门需要做的是，在《档案法》的基础上，根据国家档案局有关规定，结合新的管理方式，档案网络信息化的要求及学校当前实际，制定和完善教务档案管理的规章制度。具体包括制定和完善教学档案、教师业务档案、学员学籍档案、科研成果档案、基层党校活动档案以及其他档案管理实施细则，特别是要制定声像档案、电子档案管理的实施细则，并对档案的收集、整理、保管、利用等环节做出具体规定，使档案管理进入规范化、制度化、程序化轨道。
(二)更新观念，努力实现教务档案管理信息化
随着电子政务在快速发展，各级立档单位所产生的电子文件与电子档案正逐步取代传统载体的纸质档案，档案是否有能力接收和安全保管越来越多的电子文件与电子档案等新型载体档案，已成为衡量档案事业发展阶段的新的标准，档案信息化势在必行。这就要求学校的档案工作者要更新理念，调整思路，切实领悟到教务档案信息化对档案管理工作的实际作用、观察并了解到教务档案的应用对档案信息化建设的迫切需求，从自身的档案工作观念更新出发，将将档案管理的实际操作从手工建档的工作中解脱出来，以“件”为单位整理教务档案，利用计算机录入教务档案信息，建立教务档案信息数据库，实现络化管理和利用。
(三)严守秘密，处理好教务档案的开发利用与保密的关系
在教务档案的开发利用过程中，要坚持档案工作的保密原则，完善保密制度。同时也要正确处理好所有权、隐私权的关系，档案的开发开放不能危害学校集体的安全和利益，不得侵犯教师和学员的合法权益，对教务档案中诸如有关教师基本情况，对教师的评价、奖惩情况，学员的基本情况等内容应加以保密。要公开上网的，要经过学校认真审核。但对于那些可以及时开放的档案信息，也要及时上网，避免造成信息利用价值的损失，从而使档案的利用向广泛、纵深发展，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，也使档案的社会功能得到充分发挥。
事实上，党校教务档案管理工作存在的问题是多方面的，所以，对于其加强管理措施的研究也就可以从多个方面进行考虑。而以上仅仅只是对党校教务档案管理问题的几个方面的研究，并且每一个方面的研究都还比较粗略，所以，仅仅凭借这些研究来促进党校教务档案管理工作的提高是远远不够的。因此，对于该课题的研究还需要党校档案管理领域的专业人士进行进一步的研究和探索。
三、结语
综上所述，加强基层党校教务档案管理问题的研究对于党校今后的发展以及多方面的进步都有着不可忽视的重要作用。然而，党校教务档案管理工作涉及的方面很多，所以要想提高相关方面的工作也是比较繁杂的，再加之我国党校档案管理领域对于其管理问题的研究还没有达到一定的深度，因而不利于档案工作的发展和进步。所以，在今后的党校发展中，要加强对教务档案管理问题的重视和研究，并且要从党校教务档案管理的多个方面、多个角度进行分析，从而研究出更具有创新性的、能够推动党校不断发展的管理措施和方法。
参考文献：
[1]王和红.市级党校信息化建设初探[J].天水行政学院学报.(06)
[2]本刊讯.加快党校建设打造一流学府赵乐秦书记唐琮沅市长到市委党校建设工地调研[J].中共桂林市委党校学报.2014(04)
高职院校教务处教学档案管理 篇5
高职院校教务处是学校教学核心的管理部门,同时也是学校教学档案的存储部门。教务处的一般正常职责是负责学校教学管理文件和教学管理规章制度的建设工作。根据专业人才培养方案,负责全校的教学运行与管理工作。负责学校教学水平评估和年度教学工作报告的起草工作。负责教师教学工作量的审核工作。负责全校课程建设及与课程建设相关的项目建设与管理工作。负责教改与教研工作的组织与管理。负责各级教学成果奖的组织、评选、推荐和成果认定工作。负责全校教材建设与管理工作。负责学校实践教学基地建设整体规划的制定工作。负责学校实践教学基地建设与管理工作。负责校级以上各类与教学相关的竞赛组织与管理工作。负责学校教学管理委员会日常工作。建立和保持与本部门工作业务相关的学会、协会、研究会的联系与沟通。完成上级主管部门和学校交办的其他工作。
这么多的教学工作,教学档案同样是门类非常多,非常复杂。而且各个二级学院的教学档案最终都会汇总到教务处,需要教务处对这些教学档案加以科学的、分门别类的管理,以备日后随时查询。教务处的科室比较多,其中教学档案的种类也相应地复杂一些。比如教务处的教务科,主要负责学生校内期末考试、校外的大学英语四六级考试、教师的调课等,这些教学档案都是学生非常关心也是必须随时查询的,所以更加要分门别类地整理好。再比如教研科主要针对的是教师,比如教师的教学工作量、教学计划、各类教学成果的评审档案,这些重要的教学档案用于探究教学改革的有效方案和学校将来的评估。不管是教研科、教材科、教务科,还是教务处的其他科室,都有利用档案资料的需求,因此,进行科学合理的档案建立,能够方便各科室利用所需资料,所以说教务处教学档案的建立与管理具有重要意义。
2 教务处教学档案建立的规则和意义
高职院校教务处的建立,不论对于教务处自身,还是各二级学院,甚至于学校都有着重要的意义。然而这些重要意义的背后还有着档案建立自身需要遵守的规则。
其一,教务处档案是学校各个部门汇总的集合,来源非常广泛,不仅包括教务处自身的教学档案,还有各个二级学院的教学档案,其他行政职能部门的文件,涉及到教师、学生各个方面,可以说囊括了学校的各个层次,这些档案如果缺乏有效的分类、保存,可想而知学校的教学会变得多么的混乱。
其二,教学档案的时间也有其自身的特点。即阶段性和不稳定性。所谓的阶段性是指教学档案不是每天每时每刻都有新的档案进入到教务处,而是集中在特定的某一个阶段。比如学生期末考试的成绩会在学期末大量进入,学生大学英语四六级考试成绩会在特定的时间进入。如果教务处没有对这些档案进行规范化的保存,那么档案很可能会丢失,造成损失和教学事故。①教学档案的不稳定性指的是教学档案的时间不是一成不变的、确定的,而是可变的、不稳定的、流动的,所以一旦教学档案进入教务处,就需要档案管理人员按照规定进行整理,以便更好地管理教学档案。
其三,高职院校的教学档案具有鲜明的专业特色。高职院校专业众多、特色鲜明,各专业的教学档案都有其自身的特点和价值,对学校的教学改革具有重要作用。基于此,这些教学档案要按照专业和类别进行整理,这样才能为各二级学院提供了解本专业自身特点的研究材料。基于以上三点,教务处教学档案的建立有其自身的特点和规则,不仅仅因为教学档案本身的繁杂多样化,更重要的是因为这些教学档案在一定的时间之内或者很长的一段时间之内具有非常重要的价值,对于学校的教学改革同样有着重要的参考价值。
3 信息时代档案管理创新
随着社会的发展,信息时代的到来,为档案管理提供了新的契机。教务处的档案不再用以往陈旧的、落后的方式来管理,取而代之的是从信息化、自动化的角度来管理档案,不但节省时间,而且大大提高教务处档案管理人员的工作效率,使其从繁杂的档案管理中解放出来。②
数据的爆炸式增长超乎人们的想象。据预计,2020 年全球以电子形式存储的数据量将达35ZB,是2009 年全球存储量的40 倍。而在2010 年年底,根据IDC的统计,全球数据量已经达到了120 万PB。③这个庞大数据要求现代高职院校教务处的教学档案管理从业人员需要更新观念,实现档案管理科学化、信息化的转变与发展。
3.1 改变思想观念
教务处本身是学校的一线“生产”部门,其职责就是为学校的教师和学生服务的,而以前高职院校教务处的档案管理更加看重的是如何管理,基本没有涉及到服务这个概念。信息时代的到来对于档案管理也是一个重要的挑战和新的机遇。要想让这些教学档案更快更好地得到保存和处理,就必须使得信息有效快速传播出去,这样才能实现教学档案的价值。教学档案的管理需要从“重管理、轻服务”转变成“服务与管理并重”,这样才能适应学校的发展和社会的需求。有了这样的理念,教务处档案管理可以从服务范围和服务措施来着手。所谓服务范围,既包括学校各个部门,又要包括学生和学生的家长。所谓的服务措施指的是教学档案可以实现多样化的操作,比如教务处可以在教务处网站的首页上建立教学档案室,这样教师、学生可以从中获取自己想要查询的档案,这样节省了双方的时间。④另外还可以在某一个时间段中开通教务处教学档案网上在线解答功能,教师、学生需要的档案不用再到教务处进行复印,而是可以在线提问,教务处档案管理人员在线解答,网上服务可以有效解决教师和学生的档案要求,对想要的信息提交申请,就可以足不出户得到想要的资料,十分方便。
3.2 完善档案管理的规章制度
教务处教学档案管理需要得到学校自上而下的重视,学校也应该配套完善的教学档案管理规章制度来确保教学档案管理的规范化和合理化。教学档案规章制度的拟定需要教务处人员的全程参与,根据教务处工作的特点来制定相应的规章制度。经过学校初步拟定后,形成一个操作性和实用性强的对学校发展有利的教学档案管理制度。反之如果没有学校规章制度作为后盾,教务处档案人员对相关工作就不会予以充分的重视,那么教学档案管理同样也得不到很好的发展。因此,健全规章制度对于有效管理教学档案发挥重要的作用。在规章制度的保障下,教学档案的建立和管理工作中出现的纰漏将会大大减少,确保教学档案管理工作得以高质量的完成。
3.3 转变档案管理者的角色
随着大数据时代的到来,高职院校的迅猛发展,对于教学档案工作来说挑战和机遇是并存的。对于高职院校来说,如何培养出一批专业性强的教学档案管理人员,是一个不可忽视的课题。⑤对于教学档案管理者自身来说,要想适应时代的发展,就要不断地更新自己的知识体系,以备在教学档案管理工作中,以与时俱进的思想来为教学工作服务。
4 结语
通过以上的论述可以看出,在现代高职院校中,教务处教学档案有着举足轻重的作用,教务处教学档案管理的科学化、信息化具有重要意义。教学档案管理对于学校的教学工作有着深远的影响,同时也是促进学校教学顺利进行的重要保障。随着大数据时代的到来,教学档案管理工作也要有所创新,要与时俱进,变得更加人性化,不断提高教务处教学档案管理的地位,更好地为高职院校的师生服务。
注释
113石冬梅.大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].现代商业.
22 施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商界论坛.
34 张晓阳高校教学档案管理和利用工作的几点设想[J].陕西档案,2009(3):37.
教务档案 篇6
学校教务档案管理工作体现了学校档案管理工作的水平、效率和质量, 同时也肩负着学校发展历史、校园文化维护的重要作用, 因此对学校的长远发展影响举足轻重。学校教务档案的作用主要有以下几个方面。
第一, 学校教务档案是学校的根本所在, 教务档案记录着学校发展历史, 传承者学校的校园文化、管理文化, 保存着学校优质课堂记录、师生履历资料等等, 为学校以后的发展奠定了良好的基础。
第二, 给管理者提供良好的信息资源, 教务档案管理在学校档案管理中占有重要地位, 对于学校的科学管理非常重要, 良好的教务档案管理在人事任命、校园发展规划等方面为为管理者提供快速有效的第一手资料, 帮助领导快速有效的做出决策, 同时档案室的教学档案、会计档案、基建档案、干部人事、学籍档案档案等都是学校非常宝贵的资料。
第三, 为学校的教学管理提供依据, 在制定学科、专业发展规划、教学计划和各项管理制度等工作都要依靠教学档案, 为工作人员提供了大量的资料, 帮助其完成系统、完整的规划, 同时, 为了提高规划的科学性和合理性, 需要对管理制度进行丰富和完善, 保证管理制度有较强的可操作性, 使其在工作中发挥积极的促进作用。
第四, 为教师的职称评定提供便利条件, 同时为校友提供在校期间的证明材料。例如在教师需要评聘职称的时候, 教务档案能够将教师在学校教学过程中涉及的多种基础材料完整的提供出来, 例如教师的科研成果、平时的教学质量调查问卷、有效的教学改革成果文件等。除此之外, 个别毕业生由于多种原因, 丢失了有效的毕业文件, 需要查阅相关在校档案才能补发毕业证。还有的毕业生由于出国需要, 会在出国前调阅在校成绩。所以, 学校的教务档案为教师和校友提供了有效的支持。
第五, 为学校教学科研工作的开展提供了重要的数据支持。在学校的发展中, 教学科研工作是重要的工作内容。要想搞好教学科研工作, 就要有效了解学校的教学科研历史, 并重点做好信息搜集工作, 保证学校的教学科研工作能够有丰富的素材, 以及权威的现场调查报告。从这一角度来看, 教学档案管理在学校中具有重要作用。
二、学校教务档案管理面临的问题
(一) 学校教务档案管理缺乏先进理念和方法
目前, 学校的整体管理应该提升档次, 各项管理都应该与时俱进, 应用先进的管理理念。在确保教务档案材料完整、准确归档之前, 实行超前管理。同时, 信息技术快速发展, 对教务档案管理提供了良好的便捷通道, 但相当一部分学校档案管理部门扔处在纸质办公阶段, 缺乏相对先进的管理设备, 致使教务档案管理效率低下, 作用发挥受到限制。
(二) 材料收录不全, 准确度低难以保证
当前教务档案收集不全, 比如学生升、留、休、复、转、退等学籍变更与发文, 信息收录不全, 学生奖惩信息、试卷信息库保存不完整;学校行政管理中, 形成的有价值的文字、图表、数据等没有进行保存;在教学管理中, 形成的声相盘、教学记录、成绩单、教学大纲等收录不全。
(三) 教务档案分类不清晰, 材料参考性不强
一般来说, 教务档案管理可分为行政档案管理、教学档案管理和学籍档案。应在教务实践过程, 将各类教务档案管理资料及时分类保存管理, 保证材料放的舒心, 用的方便。材料内容参考性不强, 材料内容空洞, 描述片面、雷同。有些材料空洞的政治术语多, 前后内容重复, 鉴定语简单、空洞。
三、解决学校教务档案管理工作面临问题不仅需要提高认识, 转变观念, 还应采取以下几个方面的举措, 以发挥学校档案室的重要职能
(一) 加强领导, 提高业务水平, 抓好教务
在学校的管理工作中, 应将教务档案的管理当作领导工作的重要部分, 应在学校领导的职务分工上将教务档案当作一项具体的工作内容。例如可以形成学校主管副校长主抓、其余职能科室和职能人员为辅助的管理体系, 保证学校的教务档案管理工作取得实效。同时, 学校应该根据教务档案管理实际, 制定《档案利用制度》、《档案管理工作规定》等工作制度, 进一步完善教务档案管理体系。
同时应以以优秀的教务档案管理者工作人员带动其他工作者, 提高整体业务素质, 齐头并进, 打造强有力地团队, 推动学校其他科室档案管理工作的健康发展。
(二) 保证充足的资金投入, 提高教务档案的硬件设施水平
在学校的教务档案的管理中, 硬件设施关系到教务档案的整体管理质量。在学校教务档案管理中, 单独的档案保管室是必须具备的, 此外还需要多种配套设备, 用以对档案进行保护, 既保证了档案的安全, 同时也提高了档案的管理质量和档案的调阅效率。
(三) 认真、全面搜集资料, 教务档案工作是一项积累性工作
要对档案收集提前布置, 教务档案涉及面广, 同广大师生都有直接关系, 应该全面管理。同时, 还要号召广大师生对学校的教务档案管理予以支持, 保证教务档案能够有准确的信息资源作为保证。
(四) 管理实现现代化
拓宽教务档案管理收集的领域, 随着社会科技的进步, 教务档案管理的现代化、信息化已是新时期教务档案事业发展的重要方向, 一方面利用现代化高科技手段提高教务档案管理的工作效率。另一方面利用现代化管理手段将管理教务档案信息便于保存、查找方便, 提高了教务档案资料的使用利用率, 让他们亲身体验到教务档案信息的价值, 促使他们更积极主动地配合教务档案部门做好档案工作。
(五) 以科学教育为中心
发挥教务档案服务作用, 教务档案管理是从实践中摸索出来的, 是教育活动的结晶, 因此, 教务档案最终必须要回到教育实际中去, 以教育实践为中心, 管理教务档案。教务档案要服务于社会和学校, 其一, 要服务于教学, 不断充实的各种教学资料, 同时建立快捷有效的使用方法, 服务于教育工作者;其二, 要服务于教育机构和社会, 将丰富多样的适用的教务档案通过互联网共享, 让给多的人得到教务档案信息的帮助;其三, 教务档案管理工作服务于教育体系, 建立健全、高效的教务档案管理工作可推动教育事业良好的向前发展。
由此可见, 在学校管理中, 教务档案管理是重要的工作内容, 不但关系到学校管理的质量, 同时也对学校建设产生了重要影响。因此, 我们除了要对教务档案管理引起足够的重视之外, 还要强化教务档案管理手段, 全面提高教务档案管理制, 满足学校建设需要。
摘要：学校教务档案管理状况直接反映了学校教务管理水平, 教务档案管理是学校科研教学、教务管理的重要组成部分, 本文就当前教务档案的作用结合学校教务档案管理现状, 就当前学校教务档案管理所面临的突出问题, 对学校教务档案管理水平提升展开论述。
关键词：作用,管理,提升,档案方法
参考文献
[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J].镇江高专学报.
教务档案 篇7
一院系教务档案管理的现状及存在的问题
1 档案管理人员对档案工作的重视不足, 缺乏归档意识
目前, 大多数高校院系档案员均为兼职档案员, 从事的主要工作并不是档案管理工作, 在档案管理方面投入的精力较少, 而且较多档案员是为了应付上级指派的任务临时担任兼职档案员, 并未接受过系统的档案专业知识和技能培训, 仅能在低水平的层面上按“想当然”的办法进行管理, 对档案管理工作缺乏一个基本的系统认识。此外, 由于档案的使用频率不高, 存放的空间有限, 多数档案因短时间内不被用到而被随意存放, 档案管理工作者忽视了对教务文档的积累、归档, 管理意识较为淡薄, 很大程度上限制了档案管理的发展。
2 院系教务档案标准化、规范化工作有待提高
调查中发现, 约40%的院系教务档案管理不规范, 教务文档资料收集不齐全, 材料缺失情况严重[2], 特别是遇到部门人员调动或办公室搬迁等, 往往造成有些重要资料或者有保存查考价值的资料散落丢失, 导致有些该用的资料无从查证, 影响了日常工作的连接性。纸质存档材料格式不规范, 缺乏分类与编目, 没有及时做好材料的销毁工作, 而电子文档缺乏必要的鉴定与整理, 无法充分发挥便捷、迅速查找和利用的功能。纸质档案材料的存放较为凌乱, 如个别院系将学生考卷按课程分类捆扎后存放, 极易出现遗失遗漏的现象, 保存档案的光盘、磁碟等材料也得不到妥善的保管, 容易丧失作为存档价值的意义。
3尚未充分利用电子档案管理软件资源
随着社会的进步和科技的发展, 档案管理也逐渐智能化, 较为先进的电子档案管理软件也相继开发出来, 具有公文管理, 档案的立卷、编目、检索、查询以及统计等功能[3], 不仅可以使档案管理人员摆脱部分繁重的手工操作, 而且还能使档案查询更为简便, 用途更为广泛。装备电子档案管理软件后管理员只需要根据软件提示要求将材料录入或扫描进数据库即可, 日后查阅起来省时又省力, 可以大大提高工作效率, 节省了人力物力。但现阶段较多高校档案管理人员并未接受过专业培训, 对软件使用并不熟悉, 没有认识到软件带来的优越性, 加之部分管理员怕麻烦, 缺乏耐心, 认为档案管理并不重要, 而且使用频率也不高, 导致档案管理软件的作用的发挥在很大程度上被限制。
二对优化档案管理的建议
1增强档案管理人员的管理意识, 提高档案管理人员的综合素质
高校应重视档案管理工作, 大力宣传档案管理的重要性, 增强档案管理人员的服务意识。档案管理人员不仅要有高度的责任感, 自觉意识到所从事工作的重要性, 将做好档案工作看成自己应尽的义务, 还要有吃苦耐劳、乐于奉献的精神[4], 必须树立一种良好的职业道德。此外, 档案管理人员还要有扎实的档案管理的理论知识和实践技能, 尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此, 档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识, 开拓视野, 加强对外交流, 及时获取国内外先进档案管理动态, 优化知识结构, 提高综合素质, 才能做好教务档案管理工作, 真正提高自身的素质和管理水平。在档案管理人员加强自我能力提高的同时, 高校应多渠道多方位地为管理人员提供各种学习和交流机会, 如开展座谈交流会、邀请专家开设讲座、参观并学习其他优秀院校的教务档案管理工作, 真正做到“走出去, 引进来”, 提高档案管理人员的综合素质。
有效的档案管理工作, 能够为高校的教学创造良好的外部环境。首先, 档案管理有利于整个学校管理工作的规范, 这就包括对学生学籍档案的管理, 对教师个人履历的管理, 使学生在高校学习的过程中的成长有一个明确的记录, 同时也能够确保师资力量的优秀。学生和老师是高校教学工作中的主要参与者, 通过档案管理使得二者在高校这个环境中有归属感和责任感, 有利于教学水准和学习兴趣的提高。其次, 档案管理能够保留大量的科研学术资料, 这种专业资料的保留和归档, 无论是对于学生还是对于教师都是一种知识的财富。通过档案管理保留下来的这些资料, 对于后来的教学工作有着重要的意义, 它是一个学校构建可见科研学术氛围的一个重要历程。高校教学不仅仅是一般知识的传授, 它有一个更重要的职责就是引导学生勇于创新, 高校教学的目的是为社会培养和输送更多的具有创造性的人才, 这就需要高校重视自身科研活动的建设, 只有在浓郁的学术科研氛围中培养出来的学生, 才可能掌握更加专业和全面的学科知识。这是档案管理服务于教学工作的另一个直接体现。
2 进一步完善档案管理制度, 切实加强档案管理
为使高校档案管理工作有章可循, 档案管理工作必须以档案学理论为指导, 严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律、法规, 并结合《普通高等学校档案管理办法》等规定, 进一步完善档案管理制度, 确立院、系两级档案管理体制, 明确院、系两级管理权限与责任。另外, 根据学校相关教学档案管理规定, 务必做好教务档案的收集、整理、分类、归档、编研和管理工作, 将教务档案管理工作纳入常规工作的范畴, 保证院系教务文件资料及时、完整地归档, 定时做好材料的鉴定、销毁工作, 严格执行档案归档、借阅等管理制度, 确保院系教务档案材料的完整性, 保证教务档案的开发利用价值, 进一步明确院系在教务档案管理的职责, 使院系教务档案管理真正走上制度化、规范化的道路。
3 掌握现代化管理技能, 运用现代化技术, 充分利用高校档案管理软件资源
教学档案的管理应与时俱进, 重要的是将“死档案”变成“活档案”, 将“文字档案”变成“电子档案”。电子计算机技术在档案管理中的运用, 可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作, 能将文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来[5], 而充分运用此现代化科技手段和先进操作管理技术, 有效发挥其效能, 都迫切需要档案管理工作者去了解并掌握这些技能。档案管理数字化及信息化是信息社会对档案工作的要求, 也是档案工作的必然方向。档案的整理工作繁琐, 重复劳动多, 劳动强度大, 而利用计算机等现代化手段, 则可以收到事半功倍的效果。档案管理人员应该克服怕麻烦的心理因素, 耐心学习如何使用档案管理软件, 这样既丰富了档案管理知识, 又加强了现代化管理技能, 更为以后更加方便快捷地服务于教学工作打下了良好的基础。
高校档案的现代化管理, 有一个重要的内容就是高校档案的信息化建设。信息化建设是信息科学技术革命给档案管理工作带来的冲击和挑战, 传统的档案管理工作必须在时代的潮流下重视自身信息化的建设, 高科技元素的加入是信息化建设的显著特征。高校档案管理工作的信息化建设, 要从以下几个方面来着手:第一, 在档案管理工作中推行计算机的使用。无论是日常的教学工作还是学校的其他管理工作, 计算机已经成为使用的常见设备, 档案管理工作要做到为教学服务, 在硬件设施和使用工具上首先应该与其他的教学工作和管理工作相配套。第二, 自动识别技术的使用。计算机设备只是一种硬件设施的需求, 信息化建设除了要对硬件设备进行完善以外, 还需要技术的提升, 自动识别技术是档案管理工作今后会大范围使用的一种技术, 这种技术能够有效地提升档案管理的工作效率, 并且使整个管理工作更加规范, 查找起来更加精准, 能够更好地为广大的学生和老师服务。现代化的档案管理工作能够有利于高校教学水平的进步, 在新形势下, 高校教学水平的进步也必须重视对各种新技术、多媒体的教学应用, 档案管理工作的现代化, 能够提供给教学工作内容更为丰富的资料, 特别是大量数字资料的提供, 能够使教学工作的开展更具有时代性。高校教学水平的提高需要多方面的共同努力, 现代化的档案管理工作能够有效地促进这一目的的达成。
4 充分调动档案管理工作者的主动性, 变被动管理为主动管理, 提升档案信息化管理水平
首先, 要求管理人员应主动加强档案管理专业理论知识学习, 提高自身的素质和管理能力。其次, 档案管理与存档、归档应当双向沟通:档案管理者要变被动查阅为主动服务, 及时提醒存档者办理相关手续, 还要定期更新, 及时补充信息, 建立健全登记制度, 确定服务范畴。只有积极寻求向“主动管理”的角色转变, 逐步由“经验型管理”向“研究型管理”过渡, 勇于探索新的管理手段, 才能真正从本质上提高教务档案管理能力。
参考文献
[1]王新星, 等.浅谈教育部本科评估对高校学院级档案管理工作的促进[J].中国高等医学教育, 2007 (1) :76-77.
[2]陆宝君.以评估为契机强化高校院系教务档案管理[J].兰台世界, 2007 (12) :49-50.
[3]张晓, 汤莉华.问题与对策:论高校档案网站建设[J].中国高教研究.2006 (3) :72-73.
[4]叶建国.论高校教务档案管理[J].辽宁行政学院学报, 2007 (11) :77-78.
教务档案 篇8
一、远程开放教育教务档案电子化的优势作用
教务档案管理电子化就是在传统档案管理经验和形式基础上, 结合电子文件自身的特点, 采用先进的计算机和网络技术, 有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论, 对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理, 从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。 (1) 教务档案管理电子化, 有利于减轻教务管理人员的劳动强度, 提高工作效率。 (2) 教务档案管理电子化, 既能使管理者实现快速、多途径的全文检索, 又能为全系统教务教学工作提供真实、准确、快捷的档案信息服务, 适应了现代管理和信息社会的发展。 (3) 教务档案管理电子化, 管理者可以根据需要建立文件之间的多维联系, 只要在检索软件中标明纸质文件 (档案) 的存放位置, 便可借助先进的文件检索功能迅速查到所需的纸质文件档案。 (4) 教务档案管理电子化, 不仅对保存场地的面积要求不高, 又可节省原有档案管理的设施与经费, 这是传统的档案管理方式和方法已经无法适应的。 (5) 教务档案管理电子化, 可以实现对档案的统一规划管理, 并通过高质备份提升档案安全性。 (6) 教务档案管理电子化, 各级教务管理人员只要利用获取的登录密码, 就可以在不同的地点和时间通过计算机网络系统对同一档案的数字影像进行浏览, 既能省时省力, 提高管理效率, 又可以减少与原始纸质档案的接触, 避免许多不安全因素。 (7) 教务档案管理电子化, 可以有效地实现档案数字影像在系统内部网上平台的远程传输, 既能加强教务部门对各分校、厅局工作站、直属教学点的综合监管效率和交流力度, 又能实现部分业务档案电子化影像资料的社会开放, 从一定意义上讲, 这对学校发展、社会各行业机构以至个人发展会产生一定的经济效益。基于以上认识, 加强教务档案管理电子化是档案工作创新的一个可供选择的出路。因此, 远程开放教育教务档案的电子化对全面推动远程开放教育的管理工作具有极其重要的现实意义。
二、远程开放教育教务档案的现状与需求
以陕西广播电视大学远程开放教育教务档案为例, 截止2008年12月1日, 远程开放教育系统在校生为106800名, 分布在全省10个地市分校、7所厅局工作站和25家直属教学点, 涉及本科专业17个、专科专业25个, 目前学员必修和选修课程合计达980门。据不完全统计, 各分校、厅局工作站和直属教学点共有各类业务档案约1900多卷, 上级行政及业务主管部门教育教学指导与管理文件1330余卷, 已毕业学员档案约22万份, 各种考试试题及答案档案库存3万余套, 网上专业及课程教学文本资源5600余篇, 自建与引进网络课程及多媒体教学课件380余部, 校内外专兼职教师900余名。面对这么浩瀚的档案平台, 任何一项检索活动的操作都需要相当的人力、物力、财力投入。尤其是文字档案专人化的管理, 使档案检索的渠道极为狭窄, 我们经常会面临一人不在, 工作放置的尴尬局面。透视开放教育教务档案工作的基本现状, 要实现远程开放教育的跨越式发展, 就必须正视现实, 立足现代科技手段, 逐步实现教务各项工作档案材料的电子化管理, 为整个远程开放教育的大发展提供定性与定量分析的可靠依据。 (1) 教务文件的影像化、电子化以及检索快捷化的有效实现是远程开放教育教务管理秩序规范化的首要目标; (2) 招生工作宣传、新生资格审查与注册、学员学籍管理与毕业审核的科学化运作, 既要体现时效性, 又要体现准确性; (3) 教学计划的编制与教师课程管理的规范化, 既要满足学生的自主化学习需要, 又要体现教学管理工作的科学化; (4) 考试工作常规化与创新化的有机结合是考试工作改革的基本趋势, 但这些工作材料档案的电子化是确保考试环节顺利完成并创新发展的前提。由此可见, 教务管理系统电子化的实施不但迫切, 而且急需通过多种渠道予以解决。
三、远程开放教育教务档案电子化的创新思考
1. 教务管理人员的意识心理是推广与普及档案电子化的先决条件。
作为远程教育管理的教务部门, 往往都是学校日常工作的重要窗口和形象的重要标志。所以, 全体教务管理人员认识、掌握、熟练操作电子档案是每位领导与科员的基本素质, 每位管理人员, 首先必须高度重视档案工作电子化的推广与普及工作, 把教务档案工作摆在日常教务教学管理工作的重要议事日程上, 认识到教务档案电子化对工作创新的重要性。作为领导者, 在工作中要尽可能地为管理者营造通过电子档案进行管理的良好氛围, 使他们体验到科学化的管理所带来的方便与快捷, 从而喜欢、热爱电子化的档案操作过程与管理方式。
2. 专题培训与实践训练是教务档案电子化的助推器。
面对众多的教务管理者, 各种管理软件的使用方法不可能人人尽知。尤其是在我国教育程度不很发达的今天, 教务管理部门的管理者几乎没有电子档案专业的毕业人员, 这就给档案工作的普及与推广带来了一定的不利因素。所以, 管理者必须采取多种途径与措施开展培训与训练工作。教务部门可以选拔或重点培养一些计算机知识较好、协作精神好、吃苦精神强、有责任心、具有一定档案专业知识和实际工作能力的同志担任推广与辅导工作, 使每一位管理者在学与用的互动过程中实现档案的电子化管理与操作, 从而逐步提高教务管理工作者档案管理专业知识和信息技术能力, 养成严谨、科学、实事求是的工作作风, 确保教务部门各项业务的正常开展。
3. 档案管理规章制度是教务档案电子化运行的根本保证。
由于档案工作的复杂性, 在教务档案管理中电子化的优越性不言而知。但电子档案的缺陷近些年来也受到了许多管理者的关注。因此, 建立教务管理电子化运行的管理制度显得尤为重要, 我们必须以制度的形式确保电子档案的高效运作。事实上, 对远程开放教育的教务管理来说, 目前学籍与成绩的管理基本上都是系统软件在进行操作。但由于各自运行中的优势与不足不能相对形成互补, 尤其是软件自身的缺陷, 在操作中的不正常现象时有发生。加之人为性因素的介入可能在系统管理中出现一些意想不到的结果。基于以上原因, 要求我们加强制度建设, 使管理者在新的管理思想、新的管理模式、新的管理对象和新的管理空间中进行规范化管理。必要时可以建立电子档案备份制度, 防止一些意外问题的发生。目前, 广播电视大学“电子数据档案的备份工作制度”就是一个有效的管理制度, 他可以使管理者及时和完整的进行备份, 防止不可抗拒的原因使大量电子数据丢失, 而造成无法挽回的损失。
4. 拓展多种形式的保存载体是教务管理电子化的有效手段。
在远程开放教育教务管理中, 我们主张拓展多种形式的保存载体, 以方便教务管理、部门管理、系统管理、个人管理、交叉管理的便捷与高效。 (1) 在教务管理环境较好的情况下, 通过光盘或移动专用硬盘的方式备份保存, 同时保存所有的对应的纸质档案, 发挥两种档案形式的优点, 避免工作中的意外差错。 (2) 利用网络邮件以及提供的网盘空间进行部分档案的存储, 这种形式可以使管理者不受时间与地点的限制, 在需要时只要通过网络就可实现档案的查询与检索。 (3) 教务管理部门可以通过网络平台模块或网页链接形式进行档案存储, 既能扩大适用范围, 又能确保档案内容的真实性。 (4) 采用多媒体课件的形式进行部分档案的管理。这种管理存储, 既可以体现内容的真实性, 又可以通过声音、视频、动画等形式帮助人们愉悦地对档案进行查询与检索。因此, 开发多媒体课件进行档案管理是目前比较超前的一种理念, 其发展潜力与优势在今后的档案管理电子化进程中一定会受到人们的青睐。
总之, 远程开放教育的档案管理相对于普通高等教育的档案管理有着很大的特殊性, 对教务管理者来说的确是一项较为烦琐但又具有挑战性的工作, 在教务档案的管理中引入电子化手段是有效解决这一问题的关键所在, 它可以使教务工作的每一个环节逐步实现简化与简便的目标。探索开放教育教务档案的电子化管理, 是全面推动与加快发展我国远程开放教育的基本手段之一, 近10年的开放教育发展历史表明, 作为全世界人数最多、规模最大的全国广播电视大学办学系统, 只有不断创新教务工作的电子化管理思路, 才能在充分挖掘有限人力、物力和财力的前提下, 方便而快捷地管理好远程开放教育的各种教务教学活动, 努力实现人才培养与人才选拔的电子化管理。
摘要：本文分析了远程开放教育教务档案电子化的优势、现状与需求, 并阐述了创新远程开放教育教务档案电子化的措施。
教务档案 篇9
学校教务档案是衡量学校综合教研管理水平的重要材料,是学校各项管理工作的真实写照,凝聚了学校教职员工的智慧,可以真实、客观反映出学校的教学质量。作为新时期的档案管理人员,要不断加强档案管理的能力,及时解决在教务档案管理中遇到的各种问题。本文就新时期如何加强学校教务档案管理工作提出自己的几点认识,以供借鉴。
一、学校档案管理的作用和意义简述
近年来,随着教育改革的不断深入,我国的教育教育事业迎来了快速的发展,与此同时,对教育系统提出了更高的标准和要求。一方面,新的发展时期,学校更加重视硬件建设、师资力量、学生综合素质等客观因素;另一方面,学校更加重视校园文化建设。
这种情况下,学校教务档案是历史的一面镜子,记录着学校的历史和现在,更是承载着学校未来的发展,是学校建设发展过程中的依据和证明,作为学校宝贵的资料,有着科学文化的历史属性。学校档案的特点决定了其功能呈现出面向教育教学中心工作,服务全体师生的特征。跟学校图书资料相比,学校档案具有更大的利用价值。学校的教务档案作为教学实践中形成的重要内容,反映了学校教育管理、工作方式、组织机构及校园文化等等方面的内容。随着学校教育教学活动的发展,学校档案作为第一手资料,综合说明了学校的全部活动和精神面貌,是一所学校教学成果的缩影。或者说,一所学校的优良学风的形成,学校档案起到了重要的意义,是全校师生智慧的结晶。
总之,学校教务档案管理工作和学校文化建设之间存在密不可分的关系,学校应把档案室建成学校文化建设的基础,使学校成为社会主义文化建设的基地。
二、新时期关于加强学校教务档案管理工作的措施及建议
(一)健全档案管理制度,形成规范管理的体系
一套完善的档案管理工作制度是做好档案管理工作的重要前提。新时期的档案管理是建立在信息技术、良好分工基础之上的。学校教务档案管理工作作为一个复杂的管理系统,单单依靠技术是不行的,需要制订和贯彻各项标准来实现科学规范的管理,形成一个有机、统一的整体,以保障档案管理各项工作有条不紊地进行。
因此,在我校档案管理工作中,我们会制定相关档案管理的各项制度。档案管理制度会使学校的档案管理工作做到有章可循,能够有效地保障档案管理工作质量,有效促进档案管理工作顺利开展。如在档案管理中,我们要严格做到归档要有标准和范围,各个部门都要积极参与和配合,将相关有价值的资料能够及时收集,做到档案资料的准确性的完整性,在档案管理过程中涉及到的人员做到奖罚分明,能够充分体现教务档案管理制度的权威性,从细节上来把控档案的各项工作目标。
(二)强化了档案管理职能职责
忠于职守、热爱管理档案工作、创新钻研是作为一名学校档案管理人员应该具备的职能和责任。一方面,在日常档案管理工作中,要按时、有效地做好学校各项材料的整理、收集和统计工作,以高度责任感来维护学校档案资料的完整性,做好档案材料的保护和防护工作。另一方面,在汇编档案材料时,要严格遵守保密制度,确保档案机密资料不泄露,未经分管领导批准的文件,必须经领导批准,才可以公开查阅。各种不同载体的材料必须有原则地进行归档,保证资料质量,装订美观,确保档案的整洁性和耐久性。
(三)提高和加强档案管理意识
教务档案管理工作是学校教学水平好坏的重要前提和条件,受到学校领导的高度重视。
调查发现,一些学校档案管理工作存在很多漏洞和问题,当需要查找某些档案资料时,往往一头雾水。剖其原因,一是学校管理层对档案管理工作没有足够的认识,片面地认为学校做好科研和育人两项工作就可以,从而忽视了教务档案管理工作,不能够从档案管理工作中总结有效的教育经验。鉴于此,我校在档案管理工作过程中,将教务档案管理工作列入议事日程,建立健全组织管理机构,并不断加强档案管理工作的宣传力度,提高学校全员做好档案管理工作的意识。首先,加强《档案法》的宣传力度,通过举办档案相关的知识竞赛、讲座等来提高全体教职员工的档案管理工作的意识,形成人人重视档案管理工作的良好氛围,并且能够自觉维护教务档案管理工作的开展。
(四)提高档案管理工作人员的工作素养
档案管理工作很大程度上,取决于档案管理人员的工作能力和素养。作为新时期的档案管理工作人员更要跟上时代发展的步伐,能够及时掌握档案管理知识与技能,提高自身工作能力,开拓档案管理工作的创新意识。
在日常的工作中,我们不断加强档案工作人员的自身素质与工作能力,通过组织一些自学、培训等活动,使档案工作人员能够熟悉和了解档案管理工作环节和要求,从而有效提高档案管理质量,掌握科学有效的档案管理方法,从而提高档案管理的有效价值。同时,我们不断探索新的档案管理新模式,以更科学的工作方法为档案管理工作服务,从而为提高学校整体教学水平提供更好的资源。
作为档案管理工作人员应该意识到,档案整理的目的在于有效利用档案资料,是为了更好地为教育和教学服务,不合理的收集和整理,将会把一些有用的教务资源变成“死档案”,失去其应有的价值。为此,档案管理人员在档案收集过程中要加强档案的开发利用,体现档案工作的实效性和价值性。档案工作人员一方面要做好档案的收集、整理、保管、鉴定等方面的工作,另一方面做好编研、检索、编目等工作,此外加强档案保管的工作,随时为利用者提供有价值的档案资料。
(五)与时俱进,运用信息化管理方法
随着信息时代的到来,给我们学校档案管理工作提出了新的要求。因此,在学校档案管理工作中,我们要恰当地运用科技手段创新工作方法,从而有效提高学校档案管理工作的水平和效率,以实现学校教务档案的信息化管理。档案管理信息化指的是利用计算机软件系统,将学校教学资源与社会资源信息实现有效的整合,建立一个科研一体、开放丰富的信息资源平台,将文字、图片、录音、影像资料能够统一收集和存储,实现数字化管理。信息化档案管理模式一方面可以更方便、快捷地实现交流,大大促进学校的科学有效管理,提高学校的教学水平、管理水平,还能使各部门在交流的同时,提高学校整体教研水平,不仅大大降低档案管理成本,还可以加快信息的资源共享,使部分档案资料成为师生员工可以共享的知识财富,从而营造一个智能化的教学环境。
除此之外,在不断加强档案信息化管理的同时,也要注意原始档案的保存,注重防火、防尘、防虫、为档案室增加必要的配备,以便于教务档案工作顺利地开展。
(六)优化档案管理的服务水平
档案管理工作具有服务性、管理性、保密性等特点,负责档案管理的工作人员要始终贯彻落实科学发展观,认真做好基础工作,把握好源头,推动档案管理服务水平迈上新的台阶。另一方面要狠抓细节,要在收集、整理、保存等各个环节做到细致认真,建立完善的档案调用和保存的工作机制,进一步提升档案资料“查、借、用、阅”的工作效率,促进档案工作向规范化、制度化、标准化的发展,以实现更好更便捷地为学校持续健康发展提供优质的服务。
此外,作为学校档案管理人员要具备爱岗敬业的态度和决心,明确档案接待工作的主要任务和根本目的。在日常工作接待中,注意文明用语,要耐心细致地解答前来查找资料师生的提问,高度重视档案管理中的服务接待工作细节,充分发挥档案管理工作的职能和价值,提供专业的档案管理服务,在沟通过程中,使师生感受到便捷和温暖。
三、结论
实践证明,学校档案管理工作对于推动教育改革、提高教育质量、规范管理、开展教学研究、展示学校的风采,展现文化和历程具有重大的推动作用,提高档案工作服务能力建设既是贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神的重要内容,又是推动我国档案事业健康发展的重要动力。
在新的历史发展时期,学校的教务档案管理工作应当与时俱进,积极地适应信息化时代的发展需要,强化专业服务水平,贯彻落实科学发展观,完善服务功能,端正服务的态度,提供优质高效的服务,为学校教务档案管理工作提供优质服务,自觉、主动地提高档案服务工作意识和能力,以认真负责的精神整理和收集各种资料,严格规范整理方法,提高档案利用率,转变观念,牢牢紧紧抓住创新,在工作中激发活力,更好地为学校实现更好更快发展做出应有的贡献。
参考文献
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