外宾接待

外宾接待（精选3篇）

外宾接待 篇1

近年来，以北京大学人民医院为代表的一流大学医院的国际交流活动日益频繁，外事管理也遇到了新的问题和挑战，而医院外事管理的生命力就在于创新[1]。近两年来，本院对外事工作不断探索和改革，尤其在外宾接待工作方面有了不少的经验和体会。要想进行高层次、高规格的国际交流与合作，必须先有一个很好的“人气”和“根基”。而做好外宾接待工作就是为了凝聚“人气”和奠定“根基”[2]。

1 通过标准化、细节化的外宾接待服务，加强外宾对本院的了解与认同，逐步树立国际化医院的品牌形象

本院每年都会接待几十批、上百人次的国际和港澳台来访的个人或学术团体。本着“外事无小事”的原则，本办公室从2008年开始采用标准化的接待流程，将其分为接待前准备、接待具体任务分工以及接待后随访等三个环节、21项内容来逐一部署和落实。在采用标准化接待流程之前，本办公室的接待中曾出现过没有确定车位、未通知照相室等疏漏，而采用标准化流程之后至今，接待工作基本杜绝了疏漏。2009年，笔者办公室又先后借鉴了卫生部、北京大学国合部、北大医学部国合处等的外事接待的经验与程序，进一步规范了标准化的外事接待议程(英文版)和外事参观路线。2010年，本办公室还将礼品赠送单独登记，对礼品进行定期展示，以宣传本院的对外交流工作。2011年，本办公室将医院的英文介绍和院史馆的英文讲解稿进行了全新的增删和修改，并请外教审稿。外事接待人员均可以用流利的英语为外宾介绍人民医院近百年的悠久历史和发展现状。2012年笔者办公室更新了馈赠外宾的礼品。礼品从前几年单一的丝巾、领带发展成为现在种类丰富并充分体现中华文化和本院悠久历史的真丝绢画、书法、青花瓷鼠标垫、水晶镇纸、京剧脸谱优盘等，深受来访外宾的喜爱和欣赏。因此，笔者认为标准化、细节化的外宾接待服务会大大提高工作效率，减少出错的几率，减轻接待压力，提高外宾接待水平，加强来访外宾对本院的了解与认同，逐步树立国际化医院的品牌形象。

2 通过外事联络员制度为科室培养对外交流人才，加强科室对外交流的能力，协助国合办更好地开展外宾接待工作

本院采取了独特的外事联络员制度来增强各临床科室的对外交流能力，并使之更好地配合医院的各项国际交流活动。具体做法是：由各科室选派1名英语口语好、对外事工作积极热心的青年医生，作为该科国际交流活动的主要联系人，协助科主任和国际合作办公室的工作。国合办在接待外宾之前，根据外宾的医学背景和专业，联系对口科室的外事联络员参与接待，更好地让外宾了解本院的专业水平，并且更直接、迅速地建立科室与国外的联系。从2009-2012年，本院已选出两代外事联络员，发掘了一批能力强、业务精、工作勤的青年科室骨干，为医院的国际交流合作工作做出了积极而有效的贡献，很多外事联络员在参与接待的同时，与来访教授建立了联系，并在其邀请下赴国外参观进修，学习国外的先进技术。

3 加强与科室、处室的沟通与协作，建立服务型的外事接待作风

国际合作办公室是医院的管理部门，同时也具有为其他科室(处室)服务的职能。为此，国合办与各临床科室和职能处室保持及时的沟通与协作，科室或处室自己组织的国际交流活动都会得到国合办及时、大力的支持与协助。各科室邀请的来访外宾首先都要在国合办登记，国合办会根据来访外宾的特点，提供具体的服务。国合办工作人员以服务医院、服务科室的责任感，对科室和处室的国际交流与外宾接待工作提供充分、有条不紊的筹备、组织及后续服务。

4 建立访问教授制度，使来访的知名教授更好地为本院发展做贡献

本院每年都有来自世界各地的知名教授来访，本办公室对其中学术成就卓著，且对本院有很大贡献的教授授予本院访问教授荣誉称号。仅2011年度本院就聘请了4位著名外籍教授为本院访问教授。他们的讲学深受医生和学生们的欢迎，反响热烈。本院领导与他们在科研、教学等多方面的合作前景进行了实质性的洽谈，并取得了积极的成果。这些访问教授都表示会继续致力于与本院进行互惠互利的合作。此项制度加强了本院与国际上知名大学、医院的联系，可以更及时地了解和掌握各项先进技术及最新进展，对今后医院的国际化发展有着重要意义。

5 构建医院的国际化文化，更好地进行外宾接待工作，也为更广泛的国际交流奠定基础

医院的文化作为员工恪守的价值观念与行为规范，对塑造医院的形象和公众对医院的认知起到重要作用[3]。医院内先进的国际化文化建设，有利于本办公室更好地进行外宾接待工作，并对医院的发展和进步起到积极的促进作用。⑴修改、完善医院英文标识、英文网站、英文简介。为了更好地为国际友人服务，本院2008年在北京市卫生局外语标识的基础上，重新修订了全院的中英文标识、医院简介，并设立了医院的英文网站，以方便外国患者的查询和就诊。这些双语标识，充分满足了医院标识文化以人为本的基本要素[4]，又具有鲜明的医院特色，也展示了本院的国际化水平。2010-2012年，本办公室又对医院内所有的温馨提示进行了双语翻译，并做到与时俱进、随时检查、月月更新，最大限度地做到与国际接轨，方便国际患者与外宾就医、参观。医院的英文介绍和英文网站的修改和完善是本办公室目前工作的另一重点，将会增强来访外宾对本院的认知与欣赏，扩大本院的国际影响力。⑵通过各种英语培训活动，提高本院窗口服务人员对外接待与服务的能力。自2008年奥运年至今，本院多次对窗口服务人员进行英语培训和外事知识、外事礼仪的普及，并开设了高级、初级两个培训班，方便不同程度的员工学习，普遍提高了窗口服务人员的英语水平和接待能力。

通过近年来的工作改进，笔者认识到外事管理的工作要依靠细致周到的外宾接待服务来奠定对外交流与合作的基础；通过帮助科室建立广泛的对外联系，辅助以外事联络员制度、访问教授称号制度等来进一步扩展对外交流的渠道。然而，如何进一步有计划、有组织地开展更深层次的国际交流与合作，还需要进行继续探索和努力。

参考文献

[1]申光,石小燕,马燕.试论医院外事工作管理体制创新[J].中华医院管理杂志,2005,21(10):718-720.

[2]张罗姣.浅谈对外交流在医院建设中的作用[J].中华医院管理杂志,2003,19(5):186-187.

[3]路建明,康小明,马汉青.医院文化建设是优化医院道德环境的主题选择[J].中华医院管理杂志,2006,22(12):803-806.

[4]张青,朱士俊.医院标识文化要体现以人为本[J].中华医院管理杂志,2005,21(6):426-428.

外宾接待 篇2

1、Welcome to the Guangdong Foreign Businessmen Club/Hotel.欢迎光临外商活动中心。

2、Welcome to our restaurant.欢迎光临我们酒店。

3、We’re glad to see you again.我们很高兴能再见到您。询问/征询：

1、May I have your name, please? 请问您叫什么名字？

2、Your initials, please? 请问您的名字首写字母？

3、May I have your first name? 请告诉我您的名字。

4、May I take your order now? 我现在为您下单好吗？

5、May I have your room number? 请您告诉我您的房间号，好吗？

6、May I have your signature, sir?……here please.先生，请您把名字签这儿，好吗？

7、May I know who I’m talking with?(打电话时用)请问您是哪位？

8、May I ask who is next? 请问下一位是哪位？

9、May I be of service, madam? 请问这位夫人，我能为您做些什么？

10、May I recommend our……, sir? 先生，我能为您推荐我们……

11、May I help you with……madam? 夫人，我能帮您做……

12、Would you like me to book a ……for you? 需要我为您订……

13、Would you like to sit by the window? 您喜欢坐在靠窗边的位置吗？

14、Would you like to have a cup of tea? 来杯茶如何？

15、Is there anything else I can do for you, madam? 这儿需要我帮忙吗？

16、How about a…… 您觉得……怎样？ 祝愿/祝福：

1、Have a pleasant stay at our hotel, sir.愿您在我们中心，一切顺心开心。

2、Have a pleasant stay with us, madam.夫人，愿您和我们在一起开开心心。

3、Have a nice day!祝您今天一切都好！

4、Have a pleasant evening.愿您拥有一个愉快的晚上。

5、Have a good weekend!周末愉快！

6、Have a good day.祝您今天一切都好！

7、Enjoy your stay/day.愿您在这儿玩得开心。对一般祝愿的回答：

1、You too, Mr…… 也希望您也一样……

2、The same to you, sir/madam.也希望您也一样。致谢：

1、Thank you.谢谢。

2、Thank you very much.非常感谢。

3、Thank you for telling us.感谢您的慷慨陈词。

4、Thank you for your compliment.谢谢您的赞美。

5、Thank you for coming.感谢您的到来。

6、Thank you for calling.谢谢您打电话给我。

7、Thank you for waiting.谢谢您在此等我。

8、Thank you for being so understanding.理解万岁。

9、That’s very kind of you.Thank you very much.非常感谢。对致谢的回答

1、You are welcome.不用谢。

2、With pleasure.这是我的荣幸。

3、My pleasure.这是我们荣幸。

4、Thank you.谢谢。

5、Glad to be of service.Please feel free to contact us anytime.很高兴能为您服务，有需要请随时联系我们。致歉：

1、Excuse me.不好意思，打扰了。

2、I’m awfully sorry.我感到十分的抱歉。

3、I beg your pardon, sir.先生，您能再说一次吗？

4、Excuse me for interrupting.(不得不打扰客人时)不好意思，打扰了。

5、Sorry to have bothered you.不好意思，打扰了。

6、I’m very sorry.There could have been a mistake.I do apologize.非常抱歉，这儿肯定是出错了。真的对不起。

7、I’m sorry.Would you excuse me, please.对不起。您能原谅我吗？

8、I’m sorry.I’m being called.对不起，我得接个电话。

9、I’m sorry to have kept you waiting, sir.很抱歉，让您等了我这么久。

10、I’m sorry.The house/restaurant is fully booked.很抱歉。中心已经客满了。

11、I’m sorry.We have run out of.我感到十分抱歉。我们把……都用完了。对道歉的回答：

1、That’s all right.没关系。

2、It doesn’t matter.没关系。指示：

1、Let me show you.让我告诉您。

2、This way, please.这边请。

3、Please dial “0”, sir.先生，请按“0”

4、It will be on your right hand side.You won’t miss it.它在您的右手边，您一定能够找到的。

5、Go straight ahead.直走。

6、Go down to the lobby.往下走到大堂。

7、Please take the lift to the 3rd floor.请您乘电梯到三楼。

8、Turn left/right at the first corner.请在第一个转弯角转左/右。提示：

1、Here you are(递东西时)给您。

2、Here we are.(到目的地)我们到了。

3、There comes the taxi.(有的士来时)有部的士来啦。

4、There he is.(发现要找的人时)他在那。

5、Be aware of the ceiling, sir.当心天花板，先生。表示安慰：

1、Don’t worry, madam.We’ll see to it.夫人，别担心。我们会照顾它的。

2、I’ll look into the matter.我会调查这件事的。

3、I’ll be with you in a moment.我会很您在一起的。

4、There is no hurry, sir.Take your time.先生，时间充足，请您慢慢……

5、It won’t be too long, sir.先生，不会花您太多的时间。

6、Please take you time, madam.夫人，不用急，请您……

7、We’ll let you know as soon as there is any available.如果真的还有空房，我们会尽快通知您。

8、I’ll report it to my manager.我将向我的经理汇报。表示乐意效劳：

1、Very good, sir.I’ll be glad to help.非常好，先生。我很乐意帮您。

2、Certainly, madam.I’ll be happy to do it.当然，我很乐意去做这件事。

3、Yes, I will.是的。我很乐意去做这件事。

4、Yes, certainly, just leave it to us, sir.当然。您就将这件事留给我们去做吧。

5、Glad to be of service.Please feel free to contact us anytime.很高兴为您服务。有需要请随时通知我们。

6、My name is , if there is anything I can do for you, just let

me know.我的名字是……，如果有事需要我帮忙请告诉我。表示婉拒：

1、I’m afraid such information is confidential.很抱歉。这是保密资料。

2、That’s very kind of you, but no, thank you.你真好，但我真的不需要。谢谢。

3、That won’t be necessary, sir, but thank you all the same.先生，这完全不需要。但我依然要感谢你。

4、I’m afraid we cannot do that.很抱歉。我帮不到你。肯定答复：

1、Certainly, sir, I will bring it to you right away.当然，先生，我立刻把它拿来给您。

2、We do have available.我们保证……切实可用。未肯定时的答复：

1、I’m sorry I cannot guarantee, but I’ll do my best.对不起，我不能保证，但我一定会尽我全力去做。

2、I’m sorry, madam, I’m not sure, but I’ll ask my manager/the

chef about it for you.对不起，夫人，我不能确定，但我将会问我的经理/厨师。

3、If you wait a moment, sir, I’ll try to find out.先生，您稍等片刻。我将调查清楚。否定的答复：

1、I’m sorry, there is no discount.对不起，我们不提供折扣。

2、I’m sorry, madam, I’m afraid we don’t have any available.对不起，夫人，恐怕我们没有可用的房间了。表示高兴：

1、My pleasure, I’m happy everything was to your satisfaction.这是我的荣幸，我很高兴一切都能令您满意。

2、I’m glad to hear that.我很高兴听您这么说。表示遗憾：

1、I’m sorry to hear that.我感到很遗憾。

2、It’s a great pity.太可惜了。表示关怀：

1、Did you have a nice trip? 旅途愉快吗？

2、Are you all right, sir? 先生，一切可好？

3、I hope you did not hurt yourself.我希望您不要伤害自己。

4、Would you like to see the doctor? 去医院看看医生，好吗？

5、I hope you feel better now.我希望您现在感到舒服些。表示谦让：

1、After you, sir.先生，您先。

2、You first, sir.您先走。请让路：

1、Excuse me, please.不好意思，请让让。

2、May I come through, please? 请问能让我过吗？ 表示同意：

1、That’s true.那是真的。

2、Absolutely, sir.绝对是的，先生。

3、Exactly, sir.千真万确，先生。表示不同意：

1、Not really.It’s good value for the price.并不是这样的。它确实物有所值。表示明白：

1、Yes, I see, sir.先生，我明白。表示不明白：

1、Could you speak slowly, please? 您能说慢些吗？

2、I’m sorry, I don’t quite understand.Should I get the manager?

很抱歉，我不是很明白。我能让我经理过来吗？

3、Pardon?

请您再说一遍好吗？ 告别语：

1、Good-bye, and have a nice trip.再见，祝您一路顺风。

2、Thank you for coming.感谢您的光临。

3、Sorry, I have to go.Nice talking with you.对不起，我不得不走了。很您谈话很开心。

4、We all look forward to serving you again.我们期待能再次服务您。

5、Hope you enjoyed staying with us.希望您能和我们一起度过愉快的时光。Name of Hotel’s Departments 酒店部门名称 Accounting Department 财务部 Night Club 夜总会 Lobby bar 大堂吧 Music bar 音乐吧

Beauty salon 美容中心 Business centre 商务中心 Cashier’s 收银处

Chinese restaurant 中餐厅 Coffee shop 咖啡厅

Engineering department 工程部

Food and beverage department 餐饮部 Front office reception 前台办公室 Housekeeping department 客房部 Laundry 洗衣部

Recreation department 娱乐部 Reservation 订房部 Room service 送餐部

Security department 保安部

Human resource department 人力资源部 Training department 培训部 Western restaurant 西餐厅 Executive Office 行政办公室

Public& Sales department 市场推广部 Function room 宴会厅 Conference room 会议室 中心主楼分布：

First floor: reception/front desk 接待处/前台 Business centre 商务中心 F/O cashier 前台收银

The paradise sauna 丽池芬兰浴 Ticket counter 票务处 Mayfair café 美华阁啡厅 Lobby 大堂

Lobby bar 大堂吧 Music bar 音乐吧

Second floor: the celebrity night club 君豪夜总会 F&B Reservation desk 餐饮预定台 Third floor: Chinese restaurant 中餐厅 Ritzy palace 富丽宫

Four floor: fitness centre 健康中心 Indoor swimming pool 室外泳池 Snooker room 桌球室

The stylist/beauty saloon 美容美发中心 Operator 总机

礼仪学习-接待外宾 篇3

随着国际交往的日益频繁，各国领导人、政府官员、公职人员、社会知名人士、企业家之间的互访活动大量增加。这些访问包括正式的国事访问、友好访问、工作访问、考察访问、各种业务访问，以及顺道访问、非正式的私人访问，等等。除了双边的访问活动以外，还有许多多边性质的国际会议、会晤以及其他国际活动。因此，世界上许多国家都要经常接待来自其他国家的大量外宾。如何做好接待工作，当好东道主，是礼宾交往中重要课题。

在接待外宾过程中经常遇到的一些礼仪程序和不同方式的活动，如迎送、宴请、会见、会谈等，我们在前面已经谈到的是与接待工作直接有关的一些其他问题。

关于邀请的方式。外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。邀请一般应以局面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时，为了表示客气，也可请被邀者在他认为“方便的时候”来访，或将时间留待以后“另行商定”。

实际上，访问也并不一定都是由东道国一方首先提出，在有些情况下，是双方协商的结果。有的访问安排是由有关的协议事先约定；有的是当面口头邀请在先，然后再补送书面邀请函件；有的是通过外交途径商定访问事宜；也有的是来访者有访问的愿望，主动向东道国作出某种表示，经双方磋商同意，然后再作正式安排。还有的访问是作为一种“回访”的方式进行。总之，可以视不同情况，灵活运用。

有些国家对邀请外国领导人来访，做出了某些规定。例如，我国规定，应邀来访的国家元首、政府首脑访华天数一般以5天为限，最长不超过7天。其抵京日期，应避开中方的节假日和星期天。如因航班等原因实难避开，则抵京当日中方不安排正式活动。关于接待外宾的费用，国际上比较通行的做法是，来访者的国际旅费由来访者自己负担，在抵达东道国国境后的住宿交通等，由东道主招待。告别宴会或答谢宴会的费用，由来访者自理。但费用问题也可由双方通过协商决定。例如，对某些外宾安排自费来访，东道主除付设宴招待的费用外，全部住宿交通费均由来访者自行负担。还有的国家因财力所限，对来访代表团有人数限制，或在邀请时，即言明邀请的人数，超出部分的人员，费用自理。据俄罗斯《消息报》1995年月日1月3日报道，外国总统访俄，俄方只负担12~15人的费用，俄总统出访，对方也是这么办。随领导人来访的企业家、记者等的费用一般自理；专机机组人员的费用，除双方民航有互惠协定外，一般亦应自理。

为了搞好接待，在外宾抵达以前，就应做好充分的准备工作。首先，要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先提供。重要国宾来访，其随访人员中，有正式随行人员（或代表团团员）和工作人员之分，而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。此外，有的国家领导人来访，随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清楚，以便由有关单位做好相应的接待准备。

对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。

拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间，可经由民航部门密切掌握。

访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后，可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。日程安排的好坏，对访问成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问，既要使日程安排符合礼议规格的一般要求，又要避免使人感到所有这类访问都千篇一律。在拟订日程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素：1.访问的目的和性质；2.访问者的愿望；3.访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系；4.访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访问更具特色；5.来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度；6.代表团其他成员的特殊要求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行排一些有意义的活动。除了以上因素以外，主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素，事先应当同有关 的办公室联系好。

日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人有时在宾馆里无所事事，会感到受冷遇；活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。要保持日程安排适当平衡确非易事。为了让客人在有限的时间内，多看一些东西，多接触一些人，常常容易把日程排得太满，没有轻松休息的时间。美国前总统艾森豪威尔谈起英国女王紧张的访美日程时说：“她们一定希望有时间休息安静一下。……如果任何助手敢把我的日程安排得像她们的那样（紧张），我就要把他解雇。”

有些大型代表团来访，为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动。有的次要活动，可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累。

接待规格的高低，体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度，来访者对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌握

接待规格的高低常常从各方面表现出来。例如，宴会规模的大小，出席宴会的主方人员的身份；某些礼仪活动的隆重程度等，甚至有时住房和交通工具的安排，也会被人视为接待规格高低的反映。因此，对于同一级别的国宾，应保持大体上差不多的接待规格，以免给人以厚此薄彼的感觉。而对于某些在政治上或两国关系上有特殊需要的国宾给以“破格”的接待，则可能会收到明显的效果。

埃尔默·普利施科在其所著《首脑外交》一书中，描景。由于美英的传统关系和女王的特殊身份，她受到了美方特别隆重热情的接待。普利施科写道：“在女王繁忙日程上的主要活动有25项以上。每时每刻都有安排。……重大活动包括4次国宴、3次正式午宴、4次招待会和1次皇家授勋仪式。”“第一天晚上，总

统设国宴招待英国君主。宴会菜肴包括：冷冻菠萝、杏仁奶油汤、煎鱼片、烤小鸭、加白兰地酒的果仁冰淇淋和4种酒。近百人的晚宴用的是艾森豪威尔的餐具，餐具上有一道宽纯金镶边，复杂的圆凸雕饰，中间有金色的总统印徽。女王戴着亚历山大女王的宝石头饰……总统佩带女王父亲授予的、令人羡慕的荣誉勋章。”“第三天晚上，女王在英国大使馆为艾森豪威尔总统夫妇举行国宴，有80名客人，晚宴用的加冕宴会瓷餐具是特意从白金汉宫带来的。加拿大黑色哨兵乐队表演风笛助兴，他们身着绯红色配有黄铜纽扣的上衣、墨绿格子花呢短裙，鞋上有白色鞋罩。”报纸报道了这次访问的许多细节。美国国务卿称这次访问使两国之间紧密的历史联系更为“热烈、充满省略和举足轻重”。

接待规格虽然可以从多方面反映出来，但领导人的接见尤其重要。由谁接见，谈得怎么样，都是人们所关注的热点。有时候，东道国的主要领导人不在首都，来宾亦愿特意去外地会见。所以，在拟订接待计划和安排活动日程时，对领导人的接见，要给予特别的重视。

各国对来访外宾，尤其是国宾的安全，都特别重视。有些国家在重要国宾来访时，采取特别的安全警戒措施。这是因为东道国政府有责任保证客人在其境内逗留期间的人身安全。按照国际上通常的做法，国宾来访，自入境之时起，其安全保卫的责任，就落在东道国肩上。东道国政府应同来访国政府配合，精心制定保护他们的计划，包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品尝、交通安全以及其他一切必要的技术和预防性措施。礼宾部门在考虑日程和活动现场的安排时，也应将安全因素考虑在内。

有的国家为了做好本国领导人出访期间的安全保卫工作，还事先派本国安全部门的负责人前往访问国打前站，以便同东道国有关部门交流情况，勘察现场，交换意见，进行合作。

为了做好外宾的医疗保健工作，应采取相应的医护措施。重要国宾，由指定医院派专门医生和护士随团照应。

外宾来访期间的生活接待十分重要。住房、坐车、生活起居，要尽量使其舒适、方便、安全，饮食应当可口。住地应当选择在环境优美安静的地段，以便使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。国事访问一般以住国宾馆、高级饭店为多，这些地方设备好，服务周到有经验。也有的国家为了讲究礼仪规格而安排来宾住在王宫、别墅等地方。元首住地应升来访国的国旗或元首旗。住房的分配，身边工作人员，如秘书、译员、近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的房间。对代表团中的高级官员亦应妥善安排。除非不得已的情况，单身汉亦应安排单独房间，而不要安排单身汉两人合住。住房可由东道主安排分配后，再征求客人意见；也可将房间位置图提前交给对方，请对方自行安排。

常年有外宾居住的高级宾馆、饭店，都应把搞好生活接待、不断提高服务质量作为其孜孜不倦的奋斗目标，不但要配备先进的生活设备，而且要有优质的服务。对客人要细致周到、体贴温馨，于细微处见精神。有一位纽约商人是泰国曼谷东方饭店的常客，有一次他在星期五住进这家饭店，发现饭店把他的房间安排在二

楼靠近楼梯的地方，他见此深受感动，因为基于宗教的缘由，他在星期五不能搭乘电梯。事情虽小，其情可嘉。

对于外宾的坐车，应在外宾到达前将车辆编号，做上明显的标记，按礼宾顺序安排他们坐车。大型代表团，可安排部分工作人员乘大轿车，这样行动会更方便。

住房号和坐车号应在外宾下飞机后，印发通知外宾使他们易于找到自己的坐车和房间，避免现场出现混乱。

关于饮食，应按外宾的习惯和爱好，尽量搞好。还应按外宾习惯，在房间内准备一些饮料、水果等，供其随时取用。

对于气候的变化应密切注意，防止因天气突变影响访问的顺利进行。60年代，朝鲜崔庸健委员长访华，到达东长春时群众夹道欢迎，恰逢飘泼大雨，周总理陪同贵宾乘敞篷车行进，虽然为崔庸健打了伞，但周总理看见几十万群众冒雨热情欢迎，始终不肯打伞，领导和群众都挨了雨淋，这种事情应尽量避免。

对于外宾在访问过程中的反应和意见，应及时了解，并迅速转达到有关领导和部门。由于外宾访问的时间不长，活动又很紧张，如不及时了解外宾的反应，就可能来不及解决所反映的问题加以解决，有助于使访问获得圆满成功。

对于外宾访问的情况，应通过新闻媒介及时加以报道。为此，要同新闻单位保持密切联系，必要时还可以举行记者招待会。对于记者的采访活动，应适当加以管理。对随团来访的记者、摄影记者、广播电视记者等的采访活动、通讯以及生活等，均应由有关的新闻单位给以必要的关心和协助。如报界要发表来访领导人的简历、照片等，可事先通过外交途径向对方索要。

对于来宾国家的国旗（元首旗）的旗样和制作说明，国歌的乐谱可以通过外交途径向对方索要。此外，还要收集一些来访国的乐曲，供奏席间乐及晚会表演时用。

国宾来访，一般都要送礼给东道国的领导人和工作人员，东道国亦相应赠礼答谢。领导人互赠礼品，可在会见时当面致送，也可通过礼宾工作人员转交；给一般随行人员和工作人员的礼品，则可收礼宾人员转交。送礼要避免千篇一律，重复雷同，因此对每次来访国宾的礼物，应有所记载，以备日后查阅。送给来访国宾的礼物，应争取随专机带走。如无专机，则一般不宜赠送大件易碎难运的礼品，以便于宾客作为随身行李运走。

国宾来访，有的将驻在东道国的大使亦正式列入随行人员或代表团团员名单。这样，接待时就应把大使作为正式随行人员列入代表团名单，接待时亦应按通常礼仪，安排大使参加某些正式活动，如会见、宴会等。欢迎宴会还应邀请使馆主要外交官员参加。来访国家领导人去外地活动，如该国大使提出陪同前往，亦应加以安排。经贸、文化、体育及军事方面的代表团来访有些官方正式活动，应邀请该国驻当地的商务、文化参赞或武官参加。车速访问，有的国家提前派先遣组

来洽谈访问的具体安排，东道国礼宾部门应予接待。

我国做法是，外国国家元首来访，我驻该国的大使可以提前或陪同来宾回国，参加接待工作。有时，外国政府首来访，亦可作此安排。这不但有利于沟通情况，做好接待工作；而且有利于我驻外大使在访问结束返馆后，在当地开展工作。这也是符合一般国际礼仪的做法，其他国家也有类似做法。

来访国宾去首都以外的其他城市访问，交通工具一般应由东道国安排。外国元首、政府首脑一般安排乘坐专机或火车专列，也有乘包机或火车上加挂专用车厢的。其他一般代表团乘坐班机。公路交通发达的国家，也可视情况乘汽车。

国家元、政府首脑去外地，均由政府派其他高级官员陪同前往。当地的市长、省长举行欢迎宴会，致欢迎词，来访的主宾或其他主要官员答词。省、市长一般应陪同参观访问。政治性会谈一般在首都举行，个别情况下也在外地举行的。著名的中美《上海公报》就是最终在上海谈定并公布的。