OA协同管理平台

OA协同管理平台（共9篇）

OA协同管理平台 篇1

OA协同管理平台在很多行业以及企业内的使用都非常普遍, 随着其进入政务部门后, 这极大的改善了我国政务部门的工作方法与工作理念, 让整体的工作效率得到显著提升。 政务部门应当深化对于OA协同管理平台的开发利用, 这对于提升政务部门的工作实效将会是极大推动。

1我国政务信息化的发展阶段

对于我国的政务信息化, 其基本的发展进程为以下的三个阶段:

第一阶段是以提高个人工作效率为目的, 在计算机的应用方面桌面字处划工具已经是个人办公工具软件阶段的代表。 第二阶段是用关系数据库技术做代表, 这个阶段大致上实施了部门级别的数据处理、公文处理等, 而且这一阶段的显著特点就是使用了B/S体系结构。 第三阶段是建立在Internet技术标准的应用平台上, 这个平台现在已经涉及到部门内部、部门之间, 甚至发展到行业的系统内部, 这些都肯定了Internet技术的进步。 总结这些之后就可以看出, 电子政务的使用特色上和之前的办公自动化系统有着很大的差别, 虽然在一些应用上两者有着紧密的联系, 但是在应用侧重面、用户群体和自身的技术等因素上, 都有着本质上的差别。 基本上来看, 用户可以在电子政务上自由使用办公自动化技术, 电子政务在政府办公自动化的运用上意义更为广泛, 也可以说是正对社会的政府办公自动化。 现在, 在Internet使用上, Web服务器和网站政府部门都可以独立的建造, 对一些简单的网上业务, 政府部门也可以自行的操作。 但是存在的问题是各各单位在信息化建设中各自的技术能力参差不齐, 并且所具有的经验也是长短不一, 使得电子政务还没有达到预期的效果。 有的政府部门已经使用了办公自动化, 先是从内部进行, 再向单位发展为交错的办公自动化系统, 通过这样的引导来逐步走向电子政务。

2 OA协同管理平台的效用

2.1促进办事效率的提升。 OA协同管理平台在电子政务中的使用效益有很多直观的体现, 其中最明显的一点就是能够极大的促进办事效率的提升。 首先, OA协同管理平台很好的实现了资源的汇集, 并且将很多相关部门有效的联系在一起, 这极大的提升了部门间沟通协作的整体效率, 让很多事情在操作起来都更为简单。 另一方面, OA协同管理平台自身也是一个很好的资源搜集与存储的地方, 能够让很多重要信息得以保存, 并且对于很多事情的处理一般流程有明确的依据, 这些都会让很多实际事务操作起来更加规范直观, 这也是让办事效率能够有显著提升的原因所在。

2.2降低劳动强度, 节省经费开支。 OA协同管理平台的出现能够极大的降低员工的劳动强度, 并且可以节省很多实际的经费支出, 这也是其应用优越性的一种体现。OA协同管理平台的应用可以让很多实际工作在线上执行, 不需要人们到处奔波, 各部门间在互联网平台上就能够进行非常清晰明确的沟通与协作, 这会让很多实际失误的处理效率更高, 也极大的节省了一笔经费开支。

2.3更好的服务社会大众。 OA协同管理平台同样能够服务于广大社会群众, 这也是这一信息平台的优越性的体现。 有了这个平台后, 人们的很多办事申请、信息咨询等都可以在网络上实现, 甚至可以借助OA协同管理平台自行办理一些简单的业务。 这和传统的办事方法与办事流程相比是一个极大的飞跃, 不仅让办事效率得到了本质提升, 群众享受到的服务也更加人性化。

2.4提升政务人员的技能素养和工作效率。 OA协同管理平台的出现对于提升政务人员的专业技能素养及工作效率同样是一个极大的推进。 首先, 政务人员要不断加强学习, 要适应这种新的办公模式与办公环境, 这对于政务人员自身的专业化素养将会是极大的提升。 同时, 有了这个平台后员工的工作理念与工作方式也会逐渐发生转变, 工作效率的改善是OA协同管理平台的一个极大的贡献。

3完善OA协同管理平台的策略

3.1推动精确化管理的实现。 OA协同管理平台的确能够极大的提升政务工作的整体实效性, 并且能够带给广大群众更好的服务。 然而, 在我国的政府体系中, OA协同管理平台的应用还处于初级阶段, 仍然有很多需要探索与完善的地方。 首先, 推动精确化管理的实现是OA协同管理平台应用中应当有的一个完善方向。 当下的很多政务部门在信息平台的应用上仍然较为粗线条, 对于很多可以开发利用的细化功能也没有充分利用到。 政务部门应当有这样的意识, 并且在不断的探索实践中促进精细化管理的实现, 这将会更大的发挥OA协同管理平台的积极效用。

3.2提升部门间的协同管理能力。 OA协同管理平台的一个显著功效便是深化了各部门间的有效联系, 让部门间的交流合作更加轻松顺畅。 然而, 在我国的很多政府部门内部各个相关部门间的协作交流还没有到达十分深化的目标, 这也是阻碍OA协同管理平台的功效得以发挥的一个因素。 由此可见, 深化部门间的协同管理能力非常重要, 这样才能够更好的体现OA协同管理平台的优越性。

3.3充分发挥OA协同管理平台的优越性。 OA协同管理平台是非常系统而全面的一个工作平台, 其可以挖掘的功效以及可以利用的资源非常庞大, 政务部门要充分发挥OA协同管理平台的优越性, 要对于那些潜在的功能进行进一步开发利用, 这样才能够更好的让OA协同管理平台辅助具体工作的有效展开。

结束语

OA协同管理平台引入我国政务部门后, 让政务部门的工作方式与工作效率都得到了极大改善, 并且能够带给广大群众更好的服务。 政务部门要充分发挥OA协同管理平台的优越性, 要对于那些潜在的功能进行进一步开发利用, 这将会更大的发挥OA协同管理平台的积极效用。

摘要：OA协同管理平台引入我国政务部门后, 让政务部门的工作方式与工作效率都得到了极大改善, 并且能够带给广大群众更好的服务。本文分析了我国政务信息化的发展阶段, 论述了OA协同管理平台的效用, 提出了完善OA协同管理平台的策略。

关键词：OA协同管理平台,电子政务,应用

参考文献

[1]刘庆龙, 王东昱.关于创建电子政务实验室的理性思考[J].实验技术与管理, 2003 (2) .

[2]王首炳.积极推行电子政务提高政府服务水平[J].安徽科技, 2003 (12) .

[3]陈拂晓.我国电子政务建设的机遇挑战及其对策[J].测绘科学, 2003 (1) .

[4]王惠斌, 仇民田, 石巍.电子政务的发展、评测与技术[J].河南科技, 2003 (10) .

[5]刘晓, 于向云.浅谈电子政务建设[J].河南气象, 2003 (3) .

[6]李满红.推进山西省电子政务发展之我见[J].科技情报开发与经济, 2003 (1) .

OA协同管理平台 篇2

相同点--CRM、OA、协同办公平台

-都不涉及管理企业内部帐务，比如进销存、财务;

-都强调办公和协同;

-都涉及“客户管理”的功能;

-都是企业办公、提高效率的办公平台。

差异化--CRM、OA、协同办公平台

第一，“有灵魂”VS“工具”

OA和协同办公平台，大多强调“无纸化办公”、也强调协同;他们只是简单的把“手工劳动或者手工流程”电脑化，只是把他当成一个提高效率的“工具”而已。

CRM，强调的“管理”和“运营”，不仅仅是“无纸化”，更重要的是“内部协同”、“流程(比如，老板知道员工的业务情况，哪些是不错的，那些业务出了问题)”和“执行力”等;同时，CRM，强调了“目标-行动-成果”的管理思路，它涉及企业很多管理要素，它是以管理要素为核心的、“有灵魂的”系统，而不是“死板的工具”，

第二，“以客户为导向”VS“客户是一部分管理要素”

OA和协同办公平台，都会涉及到“客户管理”，但这两者的“客户管理”仅仅是一个“客户的数据表”名片记录而已，比如可以简单的查询或简单记录;这个“客户数据表”和其他管理要素平等比如“合同管理”、“会议管理”、“出差管理”、“费用管理”。

CRM中的“客户管理”，是整个系统的核心和主线。比如，企业办公的协同、任务的分配、计划的执行、费用的花销、日程的安排、服务的实施等，这些都和客户挂钩，是整个系统的核心和灵魂。

大胆断言：CRM将取代传统OA

基于云平台oa系统研究与实现 篇3

[关键词]云平台；HA；OA； DRS

1、引言

相对于传统数据中心，云的特点在于高效、自动化和虚拟化以及共享的多租户环境。云建设的关键要素包括为服务提供的标准化应用平台，以及允许业务团队请求和管理其应用容量的自助式服务门户。云基础架构可为企业解决两个关键问题，一个是计算力资源的整合，一个是建立能让用户感知服务的入口，提高管理能力。

本文利用H3C云平台环境，测试oa在云环境下高可用虚拟化平台等功能。H3C CAS云计算管理平台为虚拟机中运行的应用程序提供简单易用的高可用性功能。硬件故障导致的服务器或虚拟机宕机再也不会造成灾难性的后果，H3C CAS提供的资源智能调度能力会为这些服务器或虚拟机自动选择最佳的重新运行位置。

2、Oa系统与云平台介绍

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的[1]。

2.1 Oa系统拓扑图

图1 oa系统拓扑图

通过图1可以看出操作系统为Windows Server 2003、Windows Server 2008，数据库为SQL SERVER2005，OA软件。

当前数据库服务器上面直接上了QLogic的HBA卡，然后通过多模光纤跳线和DS3400存储进行的直连，中间未加光交。Oa通过双机热备保证oa系统运行的完整性，这是以前常常采用的方法。

双机热备特指基于高可用系统中的两台服务器的热备（或高可用），目前两机高可用使用较多，故得名双机热备，双机高可用按工作中的切换方式分为：主-备方式和双主机方式，主-备方式即指的是一台服务器处于某种业务的激活状态，另一台服务器处于该业务的备用状态。而双主机方式即指两种不同业务分别在两台服务器上互为主备状态。本文原有系统采用的是主-备方式[2]。

本系统原有采用基于共享存储方式，主要通过磁盘阵列提供切换后，对数据完整性和连续性的保障。用户数据一般会放在磁盘阵列上，当主机宕机后，备机继续从磁盘阵列上取得原有数据。这种方式因为使用一台存储设备，往往被业内人士称为磁盘单点故障。但一般来讲存储的安全性较高。所以如果忽略存储设备故障的情况下，这种方式也是业内采用最多的热备方式[3]。

2.2 虚拟云平台架构

图2 虚拟云平台架构

通过图2可以看出，存储为IBM DS 3400，CAS云计算系统通过光纤交换机将存储和业务网络进行了有效的融合。實现了OA的正常运行。2台H3C FlexServer R390，CPU均为2路Intel Xeon E5-2620 2.0GHZ，内存均为16GB，数据库版本为SQL SERVER 2005.CAS通过调用数据库实现oa的各项测试功能。通过光纤交换机模拟双机热备的功能。

2.3 H3C CAS CVM 虚拟化管理系统

H3C CAS云计算管理平台由三个组件构成：

CIC：Cloud Intelligence Center，云业务管理中心，这位于CAS云计算系统最顶层。

由一系列云基础业务模块组成，通过将基础架构资源（包括计算、存储和网络）及其相关策略整合成虚拟数据中心资源池，并允许用户按需消费这些资源。

CVM：Cloud Virtualization Manager，虚拟化管理系统，这位于CAS云计算系统中间层。

主要实现对数据中心内的计算、网络和存储等硬件资源的软件虚拟化管理，对上层应用提供自动化服务。其业务范围包括：虚拟计算、虚拟网络、虚拟存储、高可用性（HA）、动态资源调度（DRS）、虚拟机容灾与备份、虚拟机模板管理、集群文件系统、虚拟交换机策略等[4]。

CVK：Cloud Virtualization Kernel，虚拟化内核平台，位于CAS云计算系统底层。

提供稳定、高性能的虚拟化层，该虚拟化层可对硬件资源进行抽象，并允许多个虚拟机共享这些资源。针对上层客户操作系统对底层硬件资源的访问。

该管理系统具有2大特点：（1）直观的配置与管理；（2）智能的资源配置优化。

3、测试结果及总结

3.1测试结果

测试内容：实现OA数据库服务器的虚拟化；实现虚拟化环境下的双机热备（HA），实现虚拟机迁移、动态的资源调度。

集群高可用性（HA）测试：

（1）图3 设置高可靠HA

图3 设置高可用性

（2）图4，CVK-02服务器宕机，虚拟机自动在CVK-01服务器上启动

图4 宕机后状况图

可以实现HA功能，当群集里一台CVK断电后，CVK里的虚拟机会自动在其他服务器上重启，时间受系统启动速度限制。如果虚拟机的应用程序是服务，如SQL Server，那么服务可以设置为自动启动。通过上图可以看出当cvk-01在宕机重启后，oa-test迁移到cvk-02虚拟机上面。

DRS动态资源调度：

（1）如图5所示，设置DRS阈值

图5 DRS设置图

（2）如图6所示，自动DRS：DB-01从CVK-01迁移到了CVK-02

图6 自动DRS

3.2总结

通过以上测试结果，在云平台下，具有以下特点：资源整合，成本降低；负载调配，利用率高；简化管理，灵活高效；灵活架构，便于扩展；节能减排，绿色环保；在功能上，当数据量大的时候，确保数据在业务内及业务间的充分流动，目的在与有效地发挥数据的作用。

参考文献

[1]http：//baike.baidu.com/item/办公自动/1428？from_id=25368&type=syn&fromtitle=OA&fr=aladdin

[2]曹杰.数字多媒体信息发布系统及其监控管理[D].东华大学，2011

[3]http：//baike.baidu.com/view/132705.htm？fr=aladdin

[4]王巍.云计算之虚拟化平台技术认知研究[J].通信管理与技术，2014

作者简介

娄艳艳（1976-）女，湖北武汉市人，本科，湖北省交通运输厅通信信息中心

王晓荣，女，本科，湖北省交通运输厅通信信息中心

邓 炜（1986-），男，湖北黄冈人，湖北省交通运输厅通信信息中心

OA协同管理平台 篇4

1 SaaS模式与传统软件模式的区别

1.1 传统软件模式

传统的软件运行和维护模式要求软件部署在特定的应用服务器上, 数据存储在特定的数据库服务器上, 整套系统为单一的企业用户服务, 不同的企业都要有一套独立的系统。整套系统需要单独维护, 每个系统需求变化, 缺陷修改需要单独升级维护。

1.2 SaaS模式

软件以服务的形式开放在互联网上, 用户无需购买软件和部署软件所需的相应的软硬件资源, 只需浏览器就可以随时随地使用软件上所有服务功能。在SaaS模式下, 多个企业用户共用一套SaaS平台, 共享所有服务节点和数据库服务。各个企业使用同一套软件版本, 系统升级只需升级一次, 各个企业不需单独维护。每个企业个性化需求通过客户化配置实现, 不影响其它企业用户。

2 平台整体架构设计

基于SaaS模式的特点决定了该平台设计必须考虑到以下几方面因素:多个不同企业的应用和数据在一个系统中并存;需要满足不同企业用户个性化的需求;大用户量、高并发访问, 需要保证系统性能。因此, 在平台设计上, 必须满足以下设计要求:平台必须满足多租户架构设计;支持可客户化配置;平台具有良好的可伸缩性设计。平台逻辑架构如图1所示。

图1中, SaaS服务通常基于一套标准软件系统为成百上千的不同客户 (又称租户) 提供服务。

1) 应用层—多租户架构:应用层由多应用节点构成, 所有服务节点都是同一套应用程序。平台采用无状态应用设计, 所有应用服务节点, 提供统一一致的服务, 每个服务节点都可以为任何租户的成员提供应用程序服务。

2) 共享应用程序+独立数据库模式:所有租户共享平台应用程序, 每个租户有自己独立的数据库, 只存储本租户自己的数据, 实现租户数据物理隔离。

3) 分布式缓存设计:分布式缓存方案, 一方面确保应用无状态;另一方面, 避免了传统软件模式大量应用节点缓存设计同步带来的复杂结构设计和性能瓶颈。通过把缓存层与web架构集成, 应用程序在提高了性能的同时, 还大大降低了数据库的负载。

4) 分布式文件服务器:采用分布式文件服务器方案同样是为了实现应用节点无状态, 同时提高系统资源文件访问性能, 避免多租户情况下, 资源文件读写频繁带来的系统性能急剧下降。

5) 负载均衡设计:在负载均衡设计上, 采用多级负载均衡设计, 并开发分配策略模块, 按照自定义的分配策略, 寻找空闲的Server列表, 跳转到数据库连接总数最小的Server上。同时多级负载均衡设计, 可以保证高并发下支持平台水平扩展。

6) 支持水平扩展:在设计上将有可能成为性能瓶颈的关键技术点都采用了分布式方案, 因而保证了整个平台架构的可扩展性。

3 平台主要功能模块

该平台提供在线功能模块定制功能, 功能模块可以按用户需求, 经过简单定制, 即可完成, 因此随时可以根据用户需求, 定制新业务模块, 基本免代码开发或只需简单的开发。该平台将预置中小企业常见的OA功能模块, 满足用户开通即用的要求。

3.1 基本办公功能模块

基本办公功能模块通用性较强, 适合大多数企业基本工作需要。主要包括个人办公、协作交流、公文管理、收发文统计、行政办公、信息中心、网络硬盘、图书管理和文件柜管理。

1) 个人办公

个人办公包括我的工作、我的流程、我的文件夹、催办、日程安排、工作日志、工作计划等功能, 方便用户在此完成每日工作的基本事宜。

我的工作:待办工作、待阅工作、已工作、已阅工作及草稿的查询、及外出授权设置。

日程安排:管理个人的日程工作安排、管理和查询公开日程和领导日程。

工作日志:个人工作日志的管理和查询。

工作计划:个人工作计划的管理和查询。

个人通讯录:提供个人通讯录新建、查询功能。

2) 协作交流:包括协作空间、Web邮箱、在线消息、手机短信, 在线人员, 通讯录。

3) 公文管理:包括发文、收文、签报、督办、部门文件夹、收发文登记簿。

4) 收发文统计:能够按用户、部门, 根据时间、发文类型来做相关数据统计功能, 出具相应的运行日志。

5) 行政办公

包括会议管理、办公用品管理、合同管理、车辆管理、日常办公、值班管理等。

会议管理:会议的申请、查询和管理、会议室分配、使用情况和会议室信息管理。

办公用品管理:办公用品的申领, 易耗品领用报表和统计信息及办公用品库存的维护管理。

礼品管理:礼品的查询、维护管理。

车辆管理:用车申请、审批和调度, 车辆基本情况的维护管理, 行车记录管理及用油、司机、车辆保险等信息的维护。

值班管理:对员工值班情况的维护管理。

6) 信息中心:包括公司新闻、公司公告、电子期刊、公共信息、规章制度、下载中心、常用链接。

7) 网络硬盘:主要指向用户提供文件的存储、访问、备份、共享等文件管理功能。

8) 图书管理:系统功能包括图书登记、图书资料查询、图书资料借阅管理等。

9) 文件柜管理:帮助企业解决文档的存储、安全管理、查找、在线查看、协作编写及文档发布控制等问题。

3.2 高级办公功能模块

高级办公功能模块相对功能复杂, 包括招聘管理、人事管理、合同系统、项目管理、客户管理和固定资产管理。

1) 招聘管理:包括招聘职位管理、应聘者管理、入职管理、招聘渠道管理等功能。

2) 人事管理:包括人事档案信息、培训管理等功能。

3) 合同系统:包括合同起草、合同审批、文本管理、履约监督, 合同台帐及供应商信息的维护等。

4) 项目管理:包括项目登记、项目立项、项目计划、资源管理、项目监督及跟踪、进度安排等功能。

5) 客户管理:包括客户信息、销售产品管理、竞争对手管理、基本信息维护及报表统计等。

6) 固定资产管理:包括固定资产的维护、采购、调拨和报废。

3.3 配置模块功能

平台提供配置模块功能, 能够对同一个SaaS应用实例的不同租户的配置进行描述和存储 (元数据) , 并且能够在租户登陆SaaS应用时, 根据该租户的客户化配置为其呈现相应的SaaS应用。系统采用OSGI的插件化机制使得每个业务模块可独立存在于模块库中, 并且模块按行业划分。这种基于模块库的功能设计, 服务商可以不断积累新的功能模块, 随时共享给其他客户, 其带来的好处是节省交付时间, 提高客户满意度。

3.4 移动办公

具备移动终端访问的功能, 用户在手机端可以完成OA平台的主要业务功能 (公文流转处理、邮件收发、集团通信录等) , 手机客户端支持主流的手机品牌、型号和操作系统, 并且已经针对移动数据网络进行优化, 尽量减少业务数据流量。

3.5 安全密码验证

通过国际互联网, 可以进行异地远程办公, 只要有互联网的地方都可以登陆办公系统, 但对通过外网访问OA时, 需提供动态密码检验功能实现VPN通道鉴权, 用户需输入绑定手机接收到的短信动态密码, 方可进入登陆界面。

4 结论

在SaaS模式下, 通过所有企业用户共享相同的软件和硬件资源, 从而降低了每个企业用户的成本, 与传统的企业管理软件运行和维护模式相比, SaaS要求硬件资源和软件资源能够更好的共享、具有良好的可伸缩性, 允许任何一个企业都能够按着自己的需求, 对SaaS软件进行客户化配置而不影响其它用户的使用。

总之, 通过基于SaaS模式的协同办公OA类应用集成平台的实施, 帮助企业融入先进的协同管理理念, 切实有效地解决了组织日常办公管理中的信息共享、协同工作、流程控制、文件管理等关键应用, 提高组织、分支机构、部门、群组、个人之间的协同工作效率和执行力, 提高了企业的核心竞争力。

参考文献

OA协同管理平台 篇5

中海物流成立于3月，现有注册资金47080万元人民币，总部位于上海。在全国设有北方、华北、山东、华东、福建、华南、海南区域公司和中西部八大区域公司，100多个服务网点覆盖国内主要大中城市，管理超过30万平米仓库和余辆各种货运车辆。

依托中国海运的资源优势，中海物流以优质的服务和完善的信息、运输网络作支撑，构建了立足沿海、辐射全国、连接全球的物流供应链，可为客户提供全套物流解决方案和一体化的物流服务。

二、信息化动因及目标

在未使用协同OA系统之前公司员工主要通过发送邮件形式进行日常工作的交流，日益体现了邮件的弊端，工作的互通性比较差，反馈和跟踪很不方便;而且邮件限于两者之间的沟通，无法实现多部门跨区域的工作协调和沟通，对于工作情况的归档和查找也不方便。工作中的每一个事件没有一个规范的流程和操作体系，对于事前安排、事中监督、事后反馈都很难进行，执行力较弱，权责不够明确。

在公司的知识信息管理体系上没有一定的规则，知识文档分散在各个部门、各个职员的电脑上，文档分类归档不明晰、管理混乱，对于公司ISO规范管理形成一定的障碍;而且跨分公司、跨部门之间没有知识共享、传播的平台，不便于公司系统化管理。

中海物流充分认识到在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地体现为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而“办公”实际上又是通过企业内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现企业整体目标的过程。

于是，中海物流的协同办公OA系统建设主要从上述两方面着手，主要梳理和规范公司的电子化管理流程，构建可共享的员工知识库，为大家建立统一的执行标准和企业文化。

中海物流的信息化总体目标：

构建一个切合本企业现状和长远发展需要的信息化平台，进一步提高集团办公效率，优化管理质量，降低运营成本，同国际规范化、标准化的管理模式接轨，提高服务水平及响应速度，在日趋激烈的竞争环境下保持和提高企业的竞争力;通过集团公司的信息化平台建设，促进下属子公司转变运营观念，正视市场竞争，并进行信息化改革。

(1) 集团公司知识的协同共享、利用和创新

集团公司部门繁多，人员较多，如何有效的管理和利用公司内部的显性，最重要的是公司员工头脑中的隐性知识是建立一个学习增长型组织的关键因素。泛微企业集团协同管理中的e-Doc提供了全面知识管理的框架，允许企业在任何地点和时间张贴、存储和创建文档并共享信息。结合企业信息门户EIP，通过角色设置和权限控制使不同职位的人员看到不同的文档信息。公司的每位员工都在自己的门户中积累知识，并与大家共享自己在各方面的经验和知识。

(2) 搭建一个电子化的运行企业

中海集团物流有限公司由于企业规模庞大，部门设置比较多。管理结构比较复杂。企业内部的各项事务性审批流程比较多，在企业管理型企业运作过程中，经常牵涉到相互的信息沟通与交流。依靠原由的邮件、电话以及人员的传递已经完全不适应现在的管理节奏，企业的运作效率也相对降低。

(3) 协同的项目管理:项目立项、审核、执行、结束全程监控

项目是具有明确周期的一次性任务，项目进行的过程中涉及到项目人员、项目进度控制、项目成本控制等关键性因素。泛微企业集团协同管理的e-Project结合e-HRM和e-Workflow可完成对项目人员的任务分配及任务到达通知，项目经理登陆自己的门户可查看项目的人力、进度、财务等信息，分析相关因素及时作出调整，实现了项目从立项、审核、执行、结束的全程调控。

(4) 集团数据中心动态提取下属子公司各项数据

泛微企业集团协同管理解决方案的集团数据中心包括五大功能模块：输入报表管理、报表条件管理、输出报表管理、报表数据录入、报表录入监控。下属公司可通过相应的接口递交及查看总部要求上传的数据，总部可实时汇总下属公司财务、生产、销售、人事、成本、收益等方面的数据，并利用“集团数据中心”提供报表分析工具来对下属公司的营运生成各种报表协助集团管理者作出分析和决策。

三、关键需求

目前，中海物流的组织机构、人员层次、办公环境及业务系统比较复杂，缺乏一个统一的信息获取、发布和共享的平台，存在着信息滞后、多途径、不一致的现象，影响了全集团的运作效率，尤其是影响了领导层的决策和中海物流的响应能力。

为系统地推进管理工作的制度化、规范化和高效化，发挥集团整体优势，实现快速市场反应，迫切需要建设一个高效、开放的知识共享和信息交互的统一信息平台。

(1)、中海集团物流有限公司特点分析

1、地域分布广泛。本公司下属企业分布于上海、杭州，深圳等地管理上存在一定的时间与空间的限制。

2、各服务网点、子公司与集团之间的紧密程度不同，对信息开放程度要求也不同;

3、员工的计算机应用水平参差不齐;

4、集团公司作为管理决策者，有大量的公文及数据材料向下传达，同时又需要收集统计各个子公司的各种报表和数据材料;

(2)、从集团的管理角度分析

1、加强对下属公司的管理力度。

通过建设集团化的管理平台，将所有的信息都汇总在整个集团信息平台上，从财务、人员、项目等各个角度实现对下属企业的运行监督与管理。

2、建设知识型的中海集团物流有限公司。

对于知识时代的企业，其终极目标当然是要成为知识使能型企业。人们借助知识挖掘、知识推理、决策支持等技术更好地完成日常工作;企业也将通过不间断地学习来培育和创新知识。最终，企业不仅在战略思维、运营效率、以及服务质量等方面得到大大改善加强集团项目的力度。

四、解决方案

(一)建立协作与信息共享社区

(1)建立中海集团物流有限公司信息中心

作为一个大型的集团化企业，每天都会产生大量的信息需要传递到各个子公司或各个部门，而泛微的e-cology新闻中心功能可以建立各个企业的新闻管理中心，通过集团信息中心将中海集团物流有限公司所有的下属以及关联企业紧密的结合在一起，互通信息，

新闻中心的维护由各个部分已经各个子公司来负责，不需要总部参与编辑，真正实现各个分布之间的信息横向沟通。

(2)BBS：

在协作社区中可以实现对从点到面的沟通，实现集团内部的协作。在知识管理的功能中，只需要创建一个讨论的主题，所有的人都可以进行回复。在主题的创建过程中，可以实现讨论范围的设置以及讨论主题的相关参考因素。

(3)内部内部电子刊物

系统需要自动产生相应的电子月刊，替代传统的纸质月刊。在成本上做了非常大的节省。同时，月刊的维护工作相应的降低，有原本专业的部门负责转为可以由集团公司所有的员工都可以参与月刊的制作，形成真正有意义的月刊。同时月刊可以通过与email系统以及网盏的挂接，直接可以发布在外部网站上。

(二)知识管理

根据中海集团物流有限公司下属企业的业务不同，建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务知识紧密集成在一起。知识库在文档分类、文档属性定义等方面有比较强的功能。

中海物流知识文档管理模块(e-Docs)是架构在整个泛微协同商务系统(e-cology)的信息和知识管理。它提供了全面知识管理的框架，允许企业在任何地点和时间张贴、存储和创建文档并共享信息。所有的文档都可以经由Web浏览器找到并获得。并将不同等级的文档赋予不同权限的人。更重要的是为每个员工提供一个个性化的知识信息门户，在这个个性化的门户中，员工只能找到与他职位和权限相关的知识，并且每一个员工在自己的门户中积累知识，并与大家共享自己在各方面的经验和知识。

知识文档管理模块(e-Docs)使得内部和外部的交流更加容易，通过知识文档管理模块(e-Docs)企业可以建立集团级网站，分(子)公司级网站、内部各部门的网站、为不同用户组建立不同门户，并可以为我们的客户，我们的代理商，分销商和供应商建立他们的门户。这种用户友好性和柔性的结合使得这个模块适合于任何大小类型组织和企业。

与普通的文档管理不同，由于e-cology按照企业信息网状体系设计，在中海集团物流有限公司知识管理系统中，用户获得的不仅仅是文档的创建者和内容这样的信息。中海集团物流有限公司知识管理系统将所有与文档相关的实体集成起来。例如读取一份合同，可以了解到所有与之相关的信息，包括合同关联的客户、项目、交易情况、相关工作流等。并且可以层层深入地追溯了解最详细的信息。中海集团物流有限公司知识管理系统与其他模块的协同使得所有的文档信息都不是孤立的。

(三)流程审批中心

中海集团物流有限公司的工作流类型主要是三个方面的内容，泛微也将按照两个方面的内容建设中海集团物流有限公司的内部审批流程：

单纯的企业行政管理上的流程：主要表现在综合人事类的如收发文管理、档案方面的流程、人事方面

的调动、招聘、培训方面的流程。此类流程注重这个过程本身，而不是流程结束之后的数据结果而且与业务系统没有必然的联系。因此，泛微针对此类流程非常灵活的流程设置，具有平行会签、二次加签、传阅、流程的重定义等。完善这个流程的过程管理

作为企业的核心的流程：此类流程是有企业业务过程的各个环节有关，因此，流程的关联性就很强了。例如，当中海集团物流有限公司市场管理一旦签定合同，那他就会触发其他相关的采购、设计、与质量等。因此，泛微加强了流程的关联性与数据的连续性。无形中也需要加强各个部门之间的协同工作，通过工作的流程让相关的部门与人围绕项目或业务展开。

泛微的工作流是如何实现的?泛微在流程定义的时候就可以建立流程与哪些功能或信息有关，与哪些流程有关联。例如当你找到一个项目的时候，与这个项目有关的合同的审批流程、与这个项目的设计研发过程中的审批流程、与这个项目有的采购的流程都可以被迅速的找出。而且所有这些与项目有关的数据都是最后归结到这个项目上去。

作为辅助或支撑核心流程的流程：这类流程兼顾有以上两类流程的特色。

主要应用分布：

报告管理：通过电子化的流程，轻松提交与审核各项业务报告;

出差管理：将各项出差申请通过电子化的流转，并统计月、周日、甚至年的出差情况汇总;

费用报销管理：通过流程，对公司的各项费用进行有效的分摊与统计，从各个角度分析公司的各项费用支出;

请假审批：用户可新增请假单，填写好相应的信息，选择适当的流程后，即可将请假单提交给流程处理人员进行处理。审批通过后，系统根据请假流程中的设置，自动通知请假单提交者以及相关人员;

采购流程：在采购申请中，可以选择所需采购的物品、输入采购单的其他信息，完成采购单的填写。然后用户可以选择一个合适的采购流程，并按照该流程的每一个节点设置，将采购单提交给相关的处理人员/角色/部门进行处理;

签报管理：在签报流程中起草报告，领导可以在流程中输入相应的审批意见，完成审核之后可以嵌入电子图章;

借款审批：在借款申请中，可以输入相应的借款金额以及理由，同时会将借款金额反映到费用管理中;

付款审批管理：在付款申请中，可以选择相关的客户名称以及付款类型，在收付款管理中进行付款的统计;

总结与计划管理：在总结与计划管理功能中，起草年度、季度、月度甚至周的工作计划与总结，领导可以为这些计划打分、同时进行汇总。

五、应用成果

中海集团物流非常重视信息系统建设。自开始，中海集团物流大力推进企业信息化的建设工作。中海集团物流信息系统的最大特点是一个实行高效的网络化管理的信息系统。借助于电子管理信息平台，通过数据交换系统及Internet技术将公司总部与全国八大区域公司管理总部、所属各配送中心以及各网点营运中心联结成一个高效的物流信息管理网络，便于公司内部统一管理。

OA协同管理平台 篇6

一、OA的应用对传统档案管理模式的变革

1. 档案管理自动化，现代化，工作效率提高。

档案管理工作具有规律性、重复性的八大固定环节，档案部门可利用计算机、各种现代化通信设备迅速、准确地自动完成档案信息的收集、加工、传输处理、检索、统计、编目等过程，从而实现了档案管理的自动化与现代化，工作效率与管理水平大大提高。

2. 新型信息存储载体档案急剧增加。

先进的电子设备的广泛应用，档案载体必然会由单一的纸质档案发展为多种新型的信息存储载体档案，这又会给档案管理与档案保护工作提出了新的研究课题，更重要的是，档案部门要根据这些新型载体的特点及性能，有效地采取保管措施。

3. 文件工作与档案管理的界限逐渐淡化。

传统的档案管理与文书工作是以立卷归档为分水岭和结合部的，而OA的应用使文书工作的整个流程与档案管理中的许多环节可作为一个完整的有机整体加以完成，因此，文件的归档，文件从哪一环节可界定为档案，不再以立卷这一形式作为一种标志或分界了，立卷归档这一环节在OA系统不断成熟应用过程中会越来越被淡化。

4. 文档管理流程的变革。

OA系统中产生的电子文件，在管理流程上与纸质文件管理流程相比，其在时间、内容和顺序等多方面发生了变革。OA系统内，文件在计算机上形成、处理、存储、传递等，电子文件信息的流动性使其信息更易被篡改与流失，因此，电子文件的一些管理功能需要提前到电子文件的形成阶段，以保证电子文件的真实性与完整性。

5. 文档管理具体环节的变革。

OA系统中形成的电子文档，对传统纸质档案管理的工作环节主要带来如下变革：（1）收集工作。OA系统下形成的电子文件，其信息的传递与存储是通过计算机网络形成，所以，电子档案的收集也是由计算机网络系统自动完成，并形成数据库。值得重视的是，电子档案的收集除了对电子文件本身的要求外，还要有电子文件背景信息及元数据的收集标准。（2）整理工作。通过文档管理系统，根据不同需求，可对归档的电子文件进行迅速、有效、多角度自由组合，分类排序，以方便利用为主要整理目的。（3）鉴定工作。电子文件信息与载体的可分离性决定了电子档案鉴定要进行双重鉴定，即对文件信息的鉴定和对文件技术状况的鉴定。对于其他的工作环节如编目、检索、提供利用等主要体现在管理的自动化与现代化方面上。

6. 档案工作的合作圈子逐渐扩大。

OA系统中，电子文件的特征使档案工作者在电子文件形成前期就会介入到相关活动中，文件工作者与档案工作者的关系会更加紧密，另外，当今社会信息技术迅速发展，档案工作者的管理思想还要不断通过信息技术的专业人员的专业化工作来实现，而这些新变革带来的法律问题更需要法律工作者来解决，所以说档案工作者的合作圈子是全方位，多方面的。

二、OA平台下电子文档新型管理模式分析

1. 基于“前端控制”与“全程管理”理念的电子文档一体化管理模式。

OA系统的投入使用，产生了大量虚拟形态的电子文件，电子文件的全部信息数据也会全部转化为电子档案的一部分而保存，因此，为了从源头上保证电子文件的原始性、真实性，避免电子文件失真、失控、失踪现象的发生[1]16，从而达到电子文件归档和作为档案保存的要求，以“文件生命周期理论”为理论基础，以“前端控制”与“全程管理”为理念，采用电子文件与电子档案一体化管理的新型管理模式才是电子时代的大势所趋。“前端控制”与“全程管理”理念主张档案工作者在电子文件生成之前就介入其中，把档案管理的思想和方法，以及可能预先设定的管理功能（如归档与保存要求）纳入系统功能设计中，设计出功能合理的文件管理系统作为管理电子文件的前提，而档案工作者也并不一味地只停留在系统设计阶段，还更需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个运行过程实行严密控制，以确保电子文件的确实生成、合理运转、安全保管和有效利用[2]84。电子文档一体化管理是前端控制与全程管理理念的有效体现与实践，它按照从OA系统中文档管理模块设计的统一规定与要求，在系统中从文件形成、完成文件收发、运行管理，到鉴定、归档、编目、保管、利用、统计等等，涉及文书管理和档案管理的全部工作环节，在网络中把文书工作与档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理。其系统功能应包括文件管理子系统、归档子系统、档案管理子系统、系统维护子系统[3]24。

2.“双套制”管理模式。

所谓双套制，是指文件归档后纸质文件和电子文件的共存，亦称为双套归档。OA系统中电子文件双套制的实现，是对具有重要作用和长远查考价值的电子文件制作纸拷贝，双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储与可利用状态[4]21。如今，电子文件已经大量产生，而由于电子文件的特性、在证据性，管理制度、管理技术与方法、管理设备等方面至少在我国还不算成熟与完善，从而导致信息安全因素存在隐患，因此电子文件与纸质文件共存的状态，即“双套归档”局面至少在我国将会持续相当长的时间。此外，实行双套制归档，并不意味着所有电子文件归档不加选择地实行双套制，而应该对具有长远查考利用价值即需要永久保存的电子文件进行双套制归档，《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）中也指出，“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品”。

3. 后保管模式。

后保管模式由国外学者提出，他们认为，电子时代的档案管理将采用后保管模式，其主要思想是：比起文件实体更重视文件中包含的信息；比起已经形成的文件更重视文件形成过程；比起每一份文件更重视文件之间的联系；比起研究人员对文件的要求更重视文件所反映的机关职能[5]59。简单概括，即为电子时代的档案管理由以实体为中心管理的“保管模式”转变为以来源为中心，以知识为中心，以信息为中心的“后保管模式”。电子文件信息与载体的可分离性以及当代信息检索技术的发展，使得电子文档的利用突破了时间与空间的限制，对于电子时代的档案工作者来说，如要顺应时代发展潮流，就要注重捕获分析电子文件形成背后的微观结构，如相关文件的有关联系、电子文件的背景、内容、结构等信息，进行必要的文件信息资源开发与整合，使传统单纯的档案保管上升到更高层次的知识管理层面。

三、电子文档在OA平台下新管理模式的几点补充

OA系统的应用及发展使电子文档得到普及，为电子文档管理带来机遇的同时，也为其管理带来挑战，如电子文件在文档管理、司法认同和技术支持方面引发的一系列新问题，如何面对在OA平台下电子文档管理带来的诸多挑战，是使电子文档新型管理模式顺利进行的前提。

1. 统一文档管理体制，建立完善相关管理制度和标准规范。

制度化与规范化是任何管理工作达到最大效益的有效途径，要实现电子文档新型管理模式，就要有统一的管理体制，统一制度，统一规范，统一要求，使之管理流程程序化、标准化、制度化。而如今在我国有关电子文档管理方面的法律规范还存在很多空白，现仅有《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《中华人民共和国电子签名法》，而关于电子档案鉴定制度、网上用户身份确认制度、制订电子档案规范格式和数据著录标准、文档一体化管理流程等方面还需尽快建立明确的统一标准规范[6]84。

2. 技术上要解决OA系统与文档管理系统的无缝衔接，以及要保障电子文档的安全问题。

文档一体化管理模式的思想要在OA系统开发设计中融入其中，在其设计前期设置好合理的文档工作流程，简化重复环节，将文档工作需求一同嵌入模块中，实现OA系统与文档管理系统的无缝衔接。此外，保障电子文档证据价值的司法认同不仅需要法律的支持，同时，其完整性、真实性、可靠性更需要技术的保障。

3. 建立信息化专业化队伍。

电子文档新型管理模式对档案人员的素质提出了更高要求，不仅仅是拥有档案管理专业技能的单一化人才，而更应该是掌握现代信息处理技术的信息化知识管理型人才。

摘要：OA系统不同程度的应用与不断发展为传统档案管理带来了诸多变革, 面对与日俱增的电子文档, 须实现电子文档一体化管理模式“、双套制”归档模式及后保管模式等新型管理模式, 以迎接信息化社会对档案管理带来的挑战。

关键词：OA系统,电子文档,管理模式

参考文献

[1]赵屹.基于前端控制思想的电子文件形成过程研究[J].档案学研究, 2012 (3) .

[2]白淑琴.如何实现文档一体化管理[J].档案管理, 2012 (4) .

[3]王育东, 高松峻.文档管理的适用性与系统更替——论OA系统、文档一体化管理系统与电子文件管理系统的递进关系[J].浙江档案, 2006 (1) .

[4]樊李荣.办公自动化对档案工作的影响及对策[J].兰台世界, 2010 (6) .

[5]冯惠玲.拥有新记忆——电子文件管理研究[J].档案学通讯, 2003 (3) .

OA协同管理平台 篇7

一、什么是OA平台

OA平台, 也称之为OA办公平台, OA是英文Office Automation的简写, 中文名为办公自动化。在OA发展的早期, 首先为人所知的是OA系统, 主要是面向组织机构的日常运作、日常管理, 主要供企业、机构、单位等组织者和管理者使用, 最大的特点为体系流程自动化, 办公环境无纸化。OA平台可以视为更高级别的OA系统, 其实质是将多个规模较小、类型较单一的OA系统协同合作, 搭建平台, 统一进行管理, 功能上也集成了OA系统的各项功能, 通俗的说, OA平台是一个OA系统的大集合, 是OA系统的系统。

二、基于OA平台的医院档案管理信息系统的开发方式

一般而言, 基于OA平台的信息系统开发, 主要分为自主开发、联合开发和第三方开发三种方式。针对医院档案管理的实际情况, 自主开发这种方式更为适合。这是因为自主开发的信息系统更加适合本医院的实际管理情况, 更能使档案管理人员尽快熟悉系统的各项操作。同时, 医院档案与其他单位组织的档案所不同的是, 医院档案中包括的病历档案数量是非常巨大的, 这些档案也是应用价值最高、医患双方最为看重的档案, 对于这些档案的管理需要慎之又慎。另外, 自主开发虽然在开发初期花费人力物力较大, 但在信息系统的适用性、灵活性和后期的维护升级上却能节省很多开支。而且, 当前开源、免费的OA系统也较多, 医院组织技术力量进行开发, 完全可行。

三、基于OA平台的医院档案管理信息系统的建设

(一) 信息系统的访问方式。和绝大多数OA平台的信息系统类似, 医院档案管理信息系统也采取用户—浏览器—服务器的访问方式。用户通过在浏览器中键入IP地址或网址访问服务器数据, 进行查阅、搜索、打印等一系列操作。服务器数据主要由服务器管理员来进行录入维护。

(二) 信息系统的平台架构。信息系统的平台架构, 主要有操作界面架构和数据界面架构。操作界面架构主要为用户层的登录界面、常用操作界面等, 以及管理员的操作界面。管理员界面包括档案录入和档案管理两个OA系统, 医院的医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、行政档案管理、人事档案管理等一系列档案内容需要通过录入系统进行录入, 而对这些档案的移动、复制、删除、修改等则需要通过档案管理OA系统。数据界面架构, 就是这些医院档案的电子文档存储和删除的界面架构, 主要作用为存储录入数据、存储删除数据 (防止误删) 和存储备份数据。

(三) 信息系统的各项OA平台系统集合。在用户层面, 主要有以下OA平台系统集合。

1.用户登录管理系统, 主要负责用户的账号管理和授权管理。这里的用户, 可能是医院的档案管理人员, 也可能是患者及其家属, 因此要对其账号分类进行授权。即便是档案管理人员, 也应根据所处位置和分工的不同进行分别授权。

2.用户操作管理系统。操作管理系统和登录管理系统是相辅相成的, 拥有何种权限, 就拥有何种操作管理。普通用户赋予查阅、搜索、打印等权限, 高级用户增加导出、借阅、打印等权限。

在管理员层面, 根据医院档案的分类, 主要有以下OA平台系统集合。在系统内根据管理员级别不同设置相应的录入、查询、打印、借阅、修改、删除等功能。

(1) 医院文件管理系统。在此系统内主要对医院的各项文件资料进行管理, 在管理功能上可以根据文件名、关键词、文件分类、文号、发文时间、签发人等设置标签, 方便管理。

(2) 病历档案管理系统。医院的病历档案数量巨大, 内容繁多。在管理功能上可以根据姓名、性别、住院号、身份证号、病例名、主治医师、医疗科室等设置标签, 也可以设置关键词查询功能。

(3) 教学档案管理系统。医院的医疗教学也是很重要的工作内容。可以根据学历如专科、本科、硕士、博士等设置一级标签, 也可以根据工作性质如医生、护士等设置一级标签。在一级标签下也可以根据具体情况设置相应标签。

(4) 人事档案管理系统。该系统可以根据个人姓名、身份证号、工号等方式进行设置, 系统内包括个人档案、职称评定、教学科研成果、医疗成果等一系列内容。可以根据个人情况的不同在操作界面分别显示, 也可以所有内容全部显示, 由个人选择是否录入。

(5) 硬件设备管理系统。包括医院基建设施、医院设备设施等, 可根据建筑物、设备、药品器械等进行分类, 下设时间、种类、内容等二级标签。

(6) 财务档案管理系统。此系统可以和专用财务系统进行连接, 划入统一的OA平台, 也可以不设置此系统, 还可以设置简单的查阅等功能。

基于OA平台的医院档案管理信息系统建设, 是促进医院档案管理, 尽快迈入信息化和电子化的有效途径。各级医院应该大力加强开发使用力度, 提升管理效率。

摘要：随着医院规模越来越大、人数越来越多, 档案管理也就越来越复杂。在信息化和现代化时代, 充分运用信息化OA系统, 可以使档案管理有事半功倍的效果。本文将对如何基于OA平台的医院档案管理信息系统建设进行简要分析。

关键词：OA平台,医院档案管理,信息系统建设

参考文献

[1]彭伟.浅谈我国医院档案管理信息化建设的对策[J].企业家天地 (下旬刊) , 2012 (8) :105.

OA与协同纷争,如何择优? 篇8

OA, 全称Office Automation, 即网络化的自动化办公系统, 指辅助行政办公所需要的应用软件, 主要有七大方面的功能:建立内部的通信平台;建立信息发布的平台;实现工作流程的自动化;实现文档管理的自动化;辅助办公;信息集成;实现分布式办公。

协同软件, 全称C o l l a b o r a t i o n Software, 是指那些以团队协作为目标的协作软件工具, 主要包括群组协作管理, 如工作流管理、项目管理等, 还有各种通信软件, 如E-Mail、即时通信、Vo IP等。如今不少协同软件概念赋予了新的含义, 一些与辅助行政办公所需要、有关的OA、HR、CRM等应用软件也被列入协同软件范畴。

可以说, 协同软件与OA二者之间存在着较深、割舍不断的天然联系, 似是一对孪生兄弟。协同软件是在“群件”的基础上发展起来的, 而国内OA系统的成熟发展也正是在很大程度上基于群件——IBM的Lotus/Notes的发展。它们的重要工作之一就是公文流转和信息处理层面, 并没多大的差别。

然而OA核心是信息处理的自动化、信息层面的协同, 而非团队成员的, 而协同软件关注的协同则集中在人员和人员的行为管理层面。更为关键的是比起传统OA, 协同软件更能实现一种跨组织、跨系统、跨网络的互通性, 可实现相互独立的不同应用系统的融合与协同, 这是协同软件与传统OA的一个明显区别。

可以说, OA不等于协同软件, 二者不能简单归为同一类。就是具备了协同功能的OA软件, 也只能算是协同化OA软件。由此而言, 协同软件产生于OA但更高于更强于OA。

于是协同概念近两三年风生水起, 开始流行红火。而忽然间, 不少传统OA厂商也纷纷摇身一变, 都套上了协同的外套, 号称自己为“协同软件”。甚至有人提出“协同当立, OA当下”之论。

如今一些协同软件厂商号称自己不仅具有办公应用平台, 同时还能支持CRM、HR、财务管理, ERP也不在话下, 似乎协同软件“大小通吃、无所不能”。

只要你肯付钱, 软件的功能似乎是可以无限扩充的。现在一些倡导协同者乎陷入了一个“泛功能”的误区, 为一味地迎合用户“小而全”的需求, 几乎试图以一个软件解决所有应用单位所有的疑难问题、提供所要的全部功能, 然而这就可能使自己脱离原有的本质、核心——办公信息处理自动化, 就得博而不专、泛而不深了。

勿庸讳言, 集过多种类、功能于一体的软件, 容易造成功能闲置, 系统空洞;其次, 功能越全, 系统越复杂, 使用越困难, 维护越麻烦;再次, 功能多一点, 价格多一层, 一次性投入太大;另外, 服务成本直线上升, 隐形风险增大, 甚至使应用半途而废。

因此机关、企事业单位选购信息化系统时, 主要应充分考虑自己的应用规模、实际需求和支付能力, 如果以适用为出发点, 那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”模块、功能, 选一个功能紧凑、能满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的OA系统就行;如果用户单位是一个大规模的应用, 还有一定的高要求, 就要找一个扩展性与集成性较好的协同产品为宜。

其实, 就拿OA的功能来说, 无论是金和、用友致远、通达、点击还是不知名的中小软件商, 70%的内容都是相同的, 只不过应用深度不同。而通常一个工作流软件的功能每增加10%, 价格至少会增加100%~300%, 应用单位要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。

如今一些厂商大张旗鼓为“协同”, 号称自己集成了办公、计划、人事、客户、财务等功能模块于一体, 但这些模块往往是“看起来很美”, 并不能代替专业的管理软件, 只能做简单的记录、备份和应用工作。做专才能做强, 这是一个硬道理。

OA协同管理平台 篇9

在信息化的实施过程中,任何安全保护措施都不是绝对安全的。要真正实现数据的安全,需要建立一个多重保护系统,使各层保护相互补充,当一层保护被攻破时,其它保护层仍可保护信息的安全。多重保护原则体现在硬件设备接口、网络通信、软件采用的体系架构、应用系统的安全控制模型以及软件产品的业务功能等方面。构建一个安全的应用环境要以多种不同层面的安全技术,在多重保护原则的前提下相互配合才能得以实现。

一、协同OA系统的安全评估

协同OA系统实现的方式是通过B/S结构,借助互联网进行信息交流的,客户端使用时只需要浏览器就可以开展工作。对OA系统安全性进行评估,就要从OA系统所使用的环境、使用的平台及后期监督等几方面展开。

1、OA系统传输安全性评估

由于办公网络涉及很多用户的接入访问,因此保护公文对象在传输过程中不被窃听和篡改就成为OA系统建设主要要考虑的问题之一。通常情况下,保护公文对象的安全性可以通过数据对象的加密保护及传输协议的加密保护来实现。在数据对象加密保护中,对象加密保护支持对数据对象本身进行加密处理,在数据的上传和下载的过程中,数据都是通过”加密-传输-界面-处理”的过程进行的,因此恶意访问者即使截取了数据的内容,得到的只是一堆对其毫无意义的数据,从而保护了数据对象的安全性。而对传输协议的加密则支持通过Web Server提供的标准安全加密传输协议,如最为主流的SSL(安全套接字)协议。通过传输协议一级的加密保护,进一步增强了公文传输的安全。

2、软硬件结合的防护体系评估

协同OA系统软硬件结合的防护体系评估,主要看平台是否支持多种软硬件安全设备结合,是否能构成一个立体防护体系。目前大多数的OA系统除支持所有主流的软件安全验证解决方案,还能够兼容所有采用PKI安全框架下标准技术的安全硬件,包括各种保存个人数字证书的硬件验证设备USBKey,基于PKI体系的VPN远程接入网关和SSL加解密加速器等等,支持手机短信的动态密码身份验证功能,因此基本上能够和各种现有的和将来配备的安全设施协同工作,一起构筑有效的安全防线。

3、身份确认及操作不可抵赖

身份确认对于协同平台来说有两重含义,一是用户身份的确认,二是服务器身份的确认。在协同OA系统中,用户身份确认是通过个人数字证书和密码得以保证,使系统确认用户没有被冒认。同时通过和公文内部记录以及日志功能的结合,实现操作的不可抵赖性。而服务器的身份认证也是非常重要的技术之一,这是因为已经出现很多利用冒认服务器身份骗取用户密码和投放木马程序的黑客技术。通过PKI结构下的服务器认证技术,确保服务器的身份也是确认无误的,同时在该服务器下载的各种控件也是通过该服务器签名,为用户和机器双方都建立起了良好的信任关系。

4、数据存储的安全性评估

在OA系统中,办公系统数据存储通常可采取多道机制进行的保护,一是系统提供的访问权限控制,二是数据的加密存放,其次还可以通过实现数据的加密保存技术来实现数据安全性保护。即所有文件在数据库里面都是经过64位加密再存储的,即使恶意访问者窃取了数据库管理员的密码,他看到的也只能是加密后产生的乱码。

二、OA系统信息数据安全模型的构建

在协同OA系统中,信息数据安全性的总体结构可分为三部分:即系统安全体系、信息安全体系、安全服务体系。这三者具体包含的内容可从下图1所示:

对于系统安全体系,可以分别建立隔离平台,这个隔离平台可以从物理和逻辑两方面进行着手,而网络安全就要从系统结、信息传输、物理设备几方面进行着手,对于安全管理则要从数据备份、日志审计、病毒防范、网络管理等几方面进行着手。

三、建立有效的信息数据安全管理原则

1、协同OA操作系统安全管理原则

协同OA系统通常要安装于操作安全性较高的系统平台,主机系统的基础是操作系统,信息数据的安全,要以操作系统的安全性作为最重要的保证,如果应用服务器或数据库服务器的操作系统安全失效,那么所有的安全措施都将无法保障。对于主机的操作系统,其数据安全性主要包括访问控制、系统漏洞及系统配置等方面,在进行操作系统选择时,同样要选择安全性高的操作平台,对于系统不必要的资源共享一定要进行限制或者取消。

2、数据库安全管理原则

在OA系统中,数据库系统的安全性主要体现在数据的完整性、可用性、不可篡改性等等方面,要建立数据库的安全原则上即要严格划分数据库各使用者的权限划分,在OA系统中,数据的交换与共享不可避免,对于一些十分重要的原始数据要进行高端技术手段进行处理,保留其原始的状态不被更改。同时要合理划分数据库的内容,对于不同数据内容进行即时的备份。

3、安全管理规章的实施

对于OA系统数据的安全性,除了通过技术保障外,还要有严格精确的管理规章作为保障。系统安全管理规章也是评价系统安全性的重要内容。安全管理规章要对系统使用人员进行定期的培训,及时对系统实施过程中的不合适宜的规章制度进行调整。同时对规章制度的要求严格执行。通常情况下,很多人认为有了完备的OA系统技术作为安全保障,就忽略了人为的管理制度,这是很不对的,所有的系统最终的操作者还是人,人的作用在安全体系中绝不可轻视。

四、结束语

协同OA系统的建设,要将多个应用软件进行充分的整合并纳入统一平台进行管理,要实现多个软件之间切换并保证软件同步运作,这对于协同软件本身的技术性要求较高,目前很多协同OA软件基本能实现这一目标,但也还存在一些缺陷。总之,在协同OA平台中,人与人之间的屏障正逐渐被打破,不同部门之间的工作人员可被随时调动起来组成跨部门、跨企业、跨地域的"虚拟团队",一起来实现企业大型的项目工程。

好的OA系统,其系统的安全性、准确性,对于数据的管理与归纳评估,都有很好的系统保障运行机制。通常情况下,系统都可以让用户很方便的进行权限设置,这样既方便各种文件数据在系统内的统一管理又保证安全,管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限,只有具有相应权限的人才能够看到这些资料,其他人则无法查看。实现OA系统解决方案软硬件一体化,将具有更高的安全性。无论如何,现代信息技术发展日新月异,在设计和评估协同OA系统安全性的过程中,既要实用,又要方便简单,坚持技术和管理两手抓,应用和管理同时进行,一定可以更好的展现协同OA系统的优越性,提高企业的办公效率。

摘要：本从主要对协同OA系统信息安全评估及系统安全的建设模型进行深入探讨。文章从系统传输、数据存储、操作平台等方面对协同OA系统信息安全进行了评估、并给出了OA系统的安全体系模型架构以及实施系统信息安全的原则,希求在此基础上为企业的协同办公系统的建设和实施提出较好的解决方案。

关键词：协同OA,信息安全,评估,建模

参考文献

[1].周伟.基于网络的协同设计系统数据交换及管理关键技术研究[D].重庆大学,2007.

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[3].杨浩.新编现代办公设备使用与维护[M].华南理工大学出版社.2009年11月第一版.

[4].吕晓阳等.办公自动化方法与应用[M].清华大学出版社.2008年第一版.

[5].GB/T20984-2007,信息安全技术信息安全风险评估规范[S].