项目文件材料

项目文件材料（精选9篇）

项目文件材料 篇1

摘要：开展项目文件材料和档案管理一体化是确保项目基建档案齐全完整的有效途径。具体措施:健全工作机制,合理配备人员;健全管理制度,明确档案流向;纳入项目信息管理工作中;定义项目文件材料类型,实现文档一体化管理。

关键词：项目文件材料,归档管理,文档一体化

房地产项目文件材料在建设项目工作中起着承上启下、沟通协调的重要作用,它与电子文件、录音录像等共同形成建设项目管理信息,是项目建设过程中的真实记录。在项目建设完成后,以档案的形式存在,是项目运行、维修等生产经营活动的重要参考依据。房地产项目文件材料包括了项目的前期可行性论证、立项审批、勘察设计、招投标、施工、监理、竣工验收、结算等全过程所形成的纸质文件资料及声像载体材料[1]40。这些文件材料是由不同的责任方形成的, 种类多、数量杂,收集整理工作有难度,齐全完整程度不够,不利于项目竣工后的利用服务工作。针对目前房地产行业项目文件材料的现状,开展项目文件材料和档案一体化管理,是保证项目文件材料齐全完整的有效措施。

一、项目文件材料归档管理存在问题

1.参建单位多,各自为政。相关参建单位档案意识淡薄,没有统一的协调和组织。项目文件材料归档前后的职责不清。《档案法》第十二条和《建设工程文件归档整理规范》规定:建设、勘察、设计、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围,并由建设单位负责组织和协调。因此,项目各参建单位应负责归档文件材料的收集和整理,并定期向建设单位相关部门移交。但实际情况是,各参建单位并不认同,对项目文件材料的整理归档工作不支持、不配合。文件材料的收集与工程建设不同步。

2.各参建单位资料员大部分未接触过档案工作,档案基础知识薄弱,文化素质和专业素质相对低下,人员流动性大,不稳定。

3.文件材料的收集工作与“项目建设同步进行”的管理要求执行不到位。其表现:一是项目文件材料精细化管理深度不足,文件资料齐全完整程度不够,协作单位归档案卷质量与国家标准有一定差距;二是项目建设中往往有其他管理流程,缺少文件材料的归档管理流程,造成文件资料的追踪管理困难,出现了“多家保存、多头归档”的现象。

二、项目文件材料管理关系及流程

1.项目文件材料的管理关系。项目文件材料作为项目建设中上传下达、横向沟通、组织协调的信息工具,贯穿于项目建设各阶段,涉及与项目建设有关的所有单位、部门,其管理关系错综复杂。根据基建管理程序和所形成的项目文件材料的管理关系,项目文件材料的形成实际上分为内部文件材料和外部文件材料。而与内部文件材料相关的外部文件材料可以对应到有关管理责任部门职责范围中,这样,项目文件材料的归档追踪就能够得到落实。

按照项目文件材料类型定义,项目准备阶段文件包括了项目立项文件、土地文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件等,以我公司为例,公司相关部门,比如发展计划部、设计研发部、合同部、工程部、成本部等部门会形成与项目有关的前期文件材料,与项目前期工作有关的外部单位如咨询机构、政府有关部门、设计单位、勘察单位都将形成与项目前期工作有关的文件材料,因此与相关业务有联系的部门就是项目前期文件材料的归档责任部门。项目文件材料类型都能够对应到内部的管理部门,而所有的项目文件材料在各部门归档整理后将移交给办公室档案室。

2.项目文件材料的管理流程。项目文件材料的管理流程实质上是由文件材料的收发管理流程和归档管理流程两部分组成的。在收发流程中不论项目文件材料是否是公文,只要与此项目相关,都要作为项目文件材料进行归档。项目中的每个单位或部门必须遵循统一收发管理和谁发起、谁负责的原则,以便进行过程控制和归档追踪。

三、归档管理问题解决措施

1.建立合理的项目文件材料管理机制。(1)更新观念,树立“档案”是项目产品的意识。在传统观念中,能发挥经济效益的建筑物等固定资产才认为是项目建设产品。人们对档案,尤其是项目档案的管理观念仍停滞不前。把项目档案作为项目建设的产品,就在于“项目文件材料是项目建设过程中的真实记录,是项目投产后安全运行和维护的重要依据,是项目档案的前身”。只有树立了档案是项目产品的意识,才有可能建立合理的项目文件材料管理机制,才有利于项目文件材料的管理和最终竣工档案的移交。(2)建立合理的项目文件材料管理机制关键就是合理设置管理层次,合理设置管理人员数量,合理确定管理机构,明确管理范围。项目文件材料管理在工程建设中属于辅助性、服务性工作,得不到重视,到竣工移交档案时进行收集整理为时已晚。因此,合理设置项目文件材料的管理层次是十分必要的。首先明确管理范围,然后划分管理层次,通过不同层次的配合共同做好项目文件材料管理归档工作。管理范围上:一是房地产公司应明确档案工作主管部门,由于主管部门与各部门各单位 (包括协作单位)存在大量的组织、协调工作,特别是在项目建设中协调工作十分复杂,应设立一位领导专门负责此项工作。二是项目部应设立专职档案人员负责项目文件管理工作,主要是协助档案主管部门做好项目文件材料的过程控制、业务指导、监督和检查工作, 组织项目各参建单位开展归档整理工作,由档案人员将文件资料管理纳入到项目信息管理工作中,有利于实现文件资料与项目建设同步进行,同步管理。具体到项目文件材料管理一般可分为房地产公司本部主管单位和各部门(含项目部)、项目参建单位三个管理层次,通过这三个层次的管理才能将一个项目的文件资料收集齐全, 整理汇总为完整的竣工档案。合理设置管理人员数量,以全面担负起公司本部档案管理和项目文件资料及档案管理的业务指导、监督、检查的工作职能。公司相关部门根据工作需要配备专职或兼职的项目资料管理人员,配合档案部门做好项目文件资料、档案组织管理和本部门文件材料的归档整理工作。项目部必须设立专职管理人员,才能做好项目部自身文件材料的收发流转、图纸管理、归档整理及移交、业务指导、监督、检查和业务培训等管理工作。合理划分项目文件材料的归档范围及归属部门。划分项目文件材料的归档范围就是明确房地产公司各部门归档工作职责和归档文件材料的范 围,这是做好归档追踪的基础。文件材料的归档工作须依据“谁发起,谁负责”的原则进行。

2.健全基建项目文件材料管理制度,明确档案流向。《建设工程文件归档整理规范》从宏观上规定了项目管理的职责、范围,基本上满足了项目建设管理的需要,但项目部和项目参建单位绝大多数资料员为非专业人员,需要及时培训和指导。根据项目管理实际,房地产公司还应建立项目信息管理制度,统一管理建设项目信息,确定建设项目信息的分类编制规则;档案管理部门应根据房地产公司制度建立相应的管理细则,建立层次分明的项目文件材料管理制度体系, 抓好项目文件材料的全过程控制管理,便于进行文件材料的追踪。

3.纳入项目信息管理工作中,应用档案管理信息系统提高文件材料管理工作的效率。目前,项目建设中形成的文件材料出现多家保存、多头归档的情况,重复工作较多,数据录入量大。应实行文件材料形成、流转和归档一体化管理,减少文件材料形成和归档中的数据重复录入等工作,将有效提高文件材料归档工作效率。

4.认真定义项目文件材料的类型。(1)定义项目文件材料类型的目的是实现项目文档一体化管理和全过程管理,在项目竣工验收阶段向房地产公司及物业公司移交完整、准确和系统的项目竣工档案。(2)项目信息类型根据不同分类标准,可定义为不同的类型,相应的文件材料也可以有不同的分类定义。因此,我们必须针对项目文件材料,根据一定的原则确定项目文件材料的类型。具体原则是: 符合国家基建项目管理程序,便于项目文件材料全过程管理;便于项目各参建单位、部门的文件材料归档整理;便于管理部门进行归档追踪和监督管理;文件材料包括纸质文件、图纸、照片、录音录像磁带、光盘和电子文件等。(3)根据建设项目管理程序和项目建设的实际,项目文件材料和档案管理应为同一管理流程,通过“归档”环节实现两者的一体化管理。因此,根据上述原则,以项目建设管理各阶段工作内容所包含的信息内容和档案管理的具体要求来确定项目文件材料类型。项目准备阶段文件包括可行性、土地文件、立项审批、勘察设计文件、项目招投标文件、项目开工审批等文件;项目建设实施阶段文件包括施工文件和监理文件;项目竣工验收文件包括项目竣工验收、竣工图、结算、项目后评估等。

总之,项目文件材料管理需要房地产公司从人员配备、制度落实、信息化管理等方面落实到位。基建项目过程中所形成的文件材料类型多,归档流程的追踪管理只是文件材料管理的一个方面,项目文件材料的齐全完整、提供利用体现了公司项目文件材料的管理水平。本方案仅从房地产公司基建项目文件材料管理的实际出发, 浅谈了一些问题和解决的措施建议。

项目文件材料 篇2

新疆珠江塑料厂、新疆珠江塑料有限责任有限公司、乌鲁木齐容天物业管理有限公司与新疆安隆房地产开发有限公司就土地合作开发项目前期的土地挂牌、土地司法解封及拆迁阶段性工作已完成，现就所完成工作的相关文件、法律裁定及土地证等材料移交作以说明。

一、移交方所移交的相关文件、材料仅为该土地开发项

目的顺利实施使用，不得进行其他用途。移交后如

出现相关的经济、法律等纠纷损失应由接收方承担。

二、高级法院（长城资产公司）、中级法院（外经贸公司

和富润祥公司）和沙区法院（东方资产公司）关于

土地解封的全部法律文件及裁定移交详见2014年1

月22日的两页《移交材料情况》清单。

三、关于相关的土地证及它项证的移交材料详见2014

年1月24日新疆安隆公司的《承诺书》及《收条》。

以上情况，仅此说明。

移交方代表：新疆珠江塑料有限责任公司接收方：新疆安隆房地产开发公司签字盖章：签字盖章：

浅析工程项目投标文件的编制 篇3

在我国实施工程项目招投标法已经有很长的一段时间, 经过这些时间的发展, 工程项目的建设过程已经发展得非常的合理和规范, 招投标工作系统也逐渐变得成熟起来。对于建筑工程的企业来说, 其获得工程项目的建设的主要方式就是通过投标来进行的, 其中投标文件发挥着极其重要的作用。通过工程项目的投标工作, 企业可以最大限度度地参与市场竞争, 有利于企业发展, 同时也能够有效展示企业的实力和市场形象。在实际投标文件制作过程中, 有一个经验丰富、专业水平高的负责人是非常重要的, 同时对于招标文件的全面深入的理解、明确的分工和责任制度、各部门人员的支持配合和严格的审查制度等都是保障投标文件质量的重要环节。

2 工程项目投标文件编制的步骤和基本原则

工程项目的投标文件的编制要求有比较高的专业性、连续性和系统性, 必须按照一定的设计和组织进行合理安排。通常情况下, 企业应当设立专门的投标部门和有经验和较强专业能力的人员负责此项工作, 并且采取一定的管理和激励机制等促进投标人员工作的积极性和投标文件制作的专业和规范的水平。

2.1 细致地市场调查工作

工程项目投标文件在编制之前, 企业的相关人员要在了解国家相关政策的基础上, 仔细分析当地的工程实际状况来对各种工程的招标情况进行积极地跟踪, 通过多种渠道来收集相关信息, 包括工程项目的建设规模、资金投入水平、建设方的信誉情况、设计单位、监理单位和招标代理单位和工程进展情况等有效信息, 据此建立详细、清晰的存档资料。项目投标要根据工程施工的实际进度来进行, 合理选择适合本企业承建的工程项目, 并保证能够及时上报招标文件, 以及时作出有效的选择。

2.2 进行任务分配

在确定下投标文件后, 投标部门就应当根据实际情况来安排标书的制作任务的分派, 指定经验丰富的项目组组长负责标书的制作, 根据实际经验来看, 这种责任制是有着很好的效果的。通常在实际进行标书的编制时, 是由经营部的主管来作为项目投标的主要负责人的, 在其下一般还应该安排由工程投标报价、施工组织设计和综合制作等三个工作小组, 相互独立且相互合作。将投标文件的制作分成模块进行责任分配以提高工作效率和专业水平。

2.3 制定投标文件的工作计划

一般企业在进行工程投标工作时, 对于相关的工程项目, 应当购买相应的招标文件。项目工作正式开始之前, 项目组长要组织会议, 明确安排招标文件的编制计划和进度安排, 明确报价明细、施工组织设计以及综合工作等小组的具体工作内容, 确立文件的编制标准等工作的合理安排, 以避免后期工作出现混乱。

2.4 建立投标文件的审核制度

根据现行的施工标准, 工程项目的投标文件应当在项目开标之前两三天左右就完成, 以保证留有足够的时间来仔细审查投标文件的各项内容是否达到要求, 对于其中不合理的部分要及时安排相应的负责人进行修订和完善。根据笔者多年的工作经验来看, 一般工程项目的投标文件的编制期限都非常紧张, 而且内容繁杂, 涉及面广, 因而常常导致编制人员工作中容易出现一些细节上的问题, 甚至常常出现废标。为了能最大程度的避免此类问题的出现, 企业应当安排专门的审查人员来负责对投标文件制作过程进行审查工作, 以在编制过程中就能及时发现问题, 投标文件制作完成后, 还应当上报相关领导再行审核, 以保证投标文件中不会存在一些原则和细节上的问题。

2.5 加强各部门之间的联系

工程项目的投标文件的制作是一个涉及到相当多的方面问题的工作, 除了投标文件制作小组, 还需要很多其他部门的积极配合, 而非单独一个部门就能轻松且高效完成的工作。企业应当积极促进各个部门对项目投标文件编制的支持和配合, 解决其中涉及到的专业问题, 并提供相关信息, 以推动投标文件制作工作的顺利进行。结合笔者的实际经验, 如:工程项目经理部需要提供很多施工方面的技术性资料作为参考, 工程部应当提供相关的工程案例和相关的施工经验等文件, 另外, 项目中可能涉及的新工艺、企业的获奖证书、合同文件、材料的采购、工程人员的资质证书、职业资格证书等以及财务部门应当提供实时有效的财务数据来保证投标文件的内容完整和有效, 降低编制人员因不熟悉相关工作而出现失误的可能性, 同时也能有效加快投标文件的编制进度, 以保证投标文件能够按时完成。

3 投标文件编制的注意事项

3.1 认真理解招标文件的各项要求

招标文件具有很强的法律效力, 从而能够保障对招投标双方都能有有效地约束, 已对其行为形成有效监管。工程项目的招标文件里面对于工程的具体要求和投标人的各项条件都有很明确的规定, 能够切实表明招标工程的各项具体情况。因此, 投标人在制作投标文件之前, 首先应当对招标文件有明确、彻底的了解, 仔细研究和掌握招标文件所规定的每一个细节内容, 对于其中的重点方面要进行重点研究。对招标文件有了全面深入的理解和掌握的同时, 还应当对于工程项目的施工图纸进行仔细审查, 对工程中设计的工艺、工程量、材料等仔细核对, 不要有漏项问题的出现。

3.2 重视投标须知及其前附表中的规定内容

在投标文件的编制时, 这一点常常是容易被制作人员所忽视的一个方面, 认为其附加说明的内容可能并没有很高的重要性。实际上, 投标须知及其前附表作为一项必要的书面说明, 其体现了招标方对于投标方的一些前提要求和警示性的说明性的项目。在实际编制投标文件时, 工作人员不应当忽略这项内容, 应当对其深入理解, 深刻体会项目招标方所表达的含义, 避免由此出现工作漏洞而导致投标文件失效等情况的出现。

3.3 及时提出招标答疑的书面文件

在实际的投标文件编制工作中, 时间往往都是很紧张的, 很多时候编制人员不一定有足够的时间对招标文件进行全面透彻的理解, 或者由于对于工程项目不够熟悉而难以快速理解招标文件中设计到的具体内容, 以及难以及时发现招标文件中存在的一些问题。如果编制人员不能在规定的时间内详细列出招标文件的所有问题, 可以根据招标文件的要求向招标方递交书面函, 招标人员可以据此及时作出书面回复来澄清相关的问题。

结束语

企业需要提高自身投标文件的编制水平来提高自身的社会形象和市场竞争力, 同时也能有效提高企业自身的管理水平, 提高企业人员的工作效率和效益, 以在当代社会激烈的市场竞争环境中进行更加稳健的发展。

参考文献

[1]郑紫红.工程项目投标文件的编制[J].铁路工程造价管理, 2007, 22 (1) :49-52.

[2]袁小庆, 吕泽媛.工程项目投标文件的编制探析[J].科技风, 2014, (19) :126-126.

[3]王晓飞.刍议工程项目投标文件的编制要点[J].企业技术开发 (学术版) , 2011, 30 (1) :144-145.

[4]魏克娴.浅议粮食工程项目投标文件中技术标的编写[J].粮食流通技术, 2012, (1) :39-41

项目文件材料 篇4

交通运输部文件

交办发(2009]225号

2009年06月08日

各省、自治区、直辖市交通运输厅(委)，上海市交通运输和港口管理局，部属有关单位：

现将《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。

附件：1．水运建设项目文件材料收集归档范围

2．设计变更情况一览表

中华人民共和国交通运输

二〇〇九年五主题词：水运 建设项目 立卷 管理 办法 通知

抄 送：国家档案局，各省、自治区、直辖市档案局。

交通运输部办公厅

2009年5月13日印发

水运建设项目文件材料立卷归档管理办法

第一章 总 则

第一条

为规范水运建设项目文件材料立卷归档工作，保证水运建设项目档案质量，根据《中华人民共和国档案法》口建设管理规定》、《航道建设管理规定》、《交通档案管理办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范规定，制定本办法。

第二条

本办法适用于各级交通运输主管部门(港口行政管理部门)负责建设管理的新建、改建和扩建水运建设项目文立卷归档管理工作。

第三条

本办法所称水运建设项目文件材料，是指自项目立项审批(核准备案)至竣工验收过程中直接产生的，对建成程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种不同载体形式的历史记录。

第二章

水运建设项目文件材料立卷归档工作管理

第四条

各级交通运输主管部门(港口行政管理部门)应根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内水运建设件材料立卷归档工作进行管理，同时接受项目所在地上级及同级档案行政管理部门的检查和指导。

第五条

水运建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人(建设单位)负责制。项目法人(建设单位)应做好自身形成文件材料的收集、整理和归档工作，并加强对各参建单位文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导；将项目文件归档工作纳入合同及监理工作内容，与工程建设同步管理，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确和系统。

第六条

各参建单位应配备适应项目文件材料立卷归档工作需要的工作人员，并保持其稳定；明确本单位有关岗位和目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的整理归档和移交工作。

第三章

水运建设项目文件材料的收集

第七条

水运建设项目文件材料的收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件材料的形成单位或部门负责收集范围及归档单位按《水运建设项目文件材料收集归档范围》(见附件1)执行。

第八条

各有关单位应建立健全项目文件材料平时收集归档制度，按水运建设项目基本建设程序的不同阶段和各合同(分部、分项)工程施工工序文件材料的自然形成过程，分门别类，及时收集。

第九条

收集归档的项目文件材料应为原件。其中项目立项审批等文件，如原件保存在项目主管单位，项目法人(建可收集复印件归档保存；如供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件，应在复印件上加盖销售单位正式公章并注放处后归档保存。

第十条

收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。其中勘测资料、施工记录应是现场原始填写内容规范，相关签署手续完备。

第十一条

项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式统一；禁止使用圆珠笔和铅笔等笔书写、签批；如是热敏传真件，需复印保存，复印件应清晰。

第十二条

数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片连同说明一并归档；长期存储的电子文件应使用不光盘保存。

第十三条

竣工图编制要求

(一)竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认目法人(建设单位)规定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人(建设单位)负责或委托有关单位编制。

(二)竣工图应完整、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。

(三)一般性的图纸变更，且能在原图上作修改补充的，可在原施工图上做修改、说明后，作为竣工图；总平面布置形式、工艺及其他重大变更，不宜在原施工图上修改、补充的，均需重新绘制竣工图；重新绘制竣工图，且图签能全面反况的，可不另加盖竣工图章。

重绘图纸在原施工图号前缀“竣”字。

第四章

水运建设项目文件材料的整理

第十四条

水运建设项目文件材料归档前，应由文件材料收集归档单位在文件材料收集的基础上，按照文件材料的内进行分类整理组卷。

第十五

条水运建设项目文件材料组卷，应遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则分类科学，保持文件材料的内在有机联系，便于保管和查找利用的目的。子

(一)立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系分别整理组卷。

(二)勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。

(三)招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序及合同内容，分别整理组卷。

(四)工程准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。

(五)工程管理文件材料按问题并结合时间，分别进行整理组卷。

(六)计量支付报表、计划进度报表按合同段结合时间整理组卷。

(七)各合同段施工管理文件材料以合同段为单位，按工作程序并结合问题，分别集中整理组卷；原材料质量保证文件的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷；各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质及汇总文件可按合同段集中整理组卷外，其余文件材料均应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，组卷；设备文件材料按专业及用途分别整理组卷；竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷，并编制设计变更一附件2)。

(八)监理工作活动中产生的文件材料，根据其工作内容，以合同段为单位，按照监理工作依据性文件、合同管理文件量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。

(九)工程试运行及竣工验收文件材料按照观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。

第十六条

卷内文件系统化排列

(一)立项审批文件批复在前，请示在后，报批过程中有关审查文件材料依次排列。

(二)设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查文件材料依次排列。

(三)工程准备阶段文件材料按照审批及协议事项办理程序依次进行排列。

(四)项目实施阶段文件材料排列

工程管理文件材料按照问题结合时间依次排列；会议纪要按时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；合同文件按专业依次排列。

各合同段施工管理文件材料，按工作程序结合问题的重要程度依次排列；原材料质量保证文件按产品种类或使用部位排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件材料，依照施工工序，按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始验检测及工程质量控制、安全管理、事故处理等往来文件材料，依次进行排列。

监理工作活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管旁站监理记录、监理日志等，按照监理工作内容结合问题的重要程度依次进行排列；平行检验及独立抽检记录按照单位、项工程依次排列。

计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。

设备文件材料按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。

施工图(完工图)及竣工图按专业或单位工程结合图号顺序依次排列。

(五)试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排列。

第十七条

经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号；已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。

第十八条

卷内文件目录由下列项目组成：

顺序号按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。

文件编号或图号应填写文件材料的原始编号或图号。

责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。

文件题名应填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题；案卷内每份独立件材料均应逐件填写文件标题。

日期指文件材料形成日期。

页次应填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份标注起止页号；如属已装订成册的材料，在卷内文件目录页写册数，并在备注栏中注明累计总页数。

卷内文件目录排列在卷内文件材料的首页之前。

第十九条

项目档案除蓝图及成册文件材料外，均需装订。不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章。档号包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中所在页次。

第二十条

案卷由案卷封面、卷脊、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表组成。

第二十一条

案卷装具分为卷盒与软卷皮两种。如采用卷盒包装的，需采用内封面形式，卷盒正面及卷脊可只填写该档号；如一卷盒内装有一卷以上案卷，卷盒正面及卷脊则应填写盒内案卷的起止卷号。

第二十二条

软卷皮封面或内封面由以下内容构成：案卷题名、立卷单位、起止时间、保管期限、密级及档号。

案卷题名应简明、准确地概括卷内文件材料的内容，主要包括项目名称、阶段或单位工程(分部、分项)名称及文件材

立卷单位指文件材料的组卷部门。

文件起止时间填写卷内文件材料形成的起止日期。

保管期限根据建设项目及文件材料的实际情况确定并填写。

密级依据国家及部有关保密规定确定并填写。

档号由档案分类号及案卷顺序号组成。

第二十三条备考表排列在卷内文件材料之后。备考表包括立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间等。

立卷说明应包括本案卷在编制过程中需要说明的问题，本卷中文件材料的相关原件及其他载体文件材料所在案卷号。

立卷人指本案卷的组卷者。

检查人指负责案卷审核人员。

第二十四条

案卷的立卷单位应按照文件材料的自然形成过程对案卷进行系统化排列，并用铅笔在案卷封面和卷脊编流水号，同时编制档案归档目录一式二份(含电子版)。

第二十五条

案卷卷皮、卷内文件目录、备考表及档案归档目录样式及内容，按照国家档案局《科学技术档案构成的求》(GB／T 11822—2000)和交通部《交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格样式》(交办发[1992]121号)中所规技档案卷皮和卷内文件目录、备考表及科技档案归档目录的样式内容执行。卷盒的尺寸采用310mm×220mm，卷盒的厚度根整理及方便查阅利用的要求，可以采用20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。卷内文件目录、备考表及档案归档目录的尺寸为×210mm。

照片档案和电子文件的整理应符合《照片档案管理规范》(GB／T 11821—2002)和《电子文件归档与管理规范》(GB／—2002)要求。

第五章

水运建设项目档案的移交与整理

第二十六条

项目法人(建设单位)、监理单位在合同段交工验收时，应对施工单位项目档案的完整性、准确性和系统进行检查与审核，对不符合要求的，督促整改，符合要求后方可进行合同段交工验收。各参建单位应在合同段通过交工验内，向项目法人(建设单位)移交项目档案原件和档案归档目录(含电子版目录)。如需复制档案，套数由项目法人(建设单位际需要确定。

第二十七条

属代建制项目，由代建单位负责接收各参建单位移交的项目档案。待全部工程完工后，将形成的项目档系统化整理后，连同档案归档目录(含电子版目录)一并向项目法人(建设单位)移交。

第二十八条

项目法人(建设单位)负责对接收的全部项目档案，连同自身形成的项目档案，按照项目基本建设程序，统化整理和排列。其中，招投标、合同及计量支付、计划进度报表类档案可单独整理编目。

第二十九条

项目法人(建设单位)对经过系统化整理排列的全部档案编制档号，并编写档案归档目录一式二份(含电项目档案整理情况说明。说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、档案整理执行的标档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的问题。

档号由项目法人(建设单位)或接收单位根据保管和利用需要进行编制，档号应简单明了。

第三十条

项目法人(建设单位)在水运建设项目通过竣工验收三个月内，按有关规定向有关单位办理档案移交手续。件保留在项目法人(建设单位)，其他单位保存复制件。

第六章 附 则

第三十一条

本办法由交通运输部负责解释。

第三十二条

本办法自印发之日起实行。

文档附件：

建设项目文件收集之我见 篇5

一、建设项目文件收集工作中存在的问题

由于建设项目参建单位多,项目文件形成的中间环节多,各相关部门容易造成工作不协调,收集责任不明确,影响了项目文件材料的归档质量。主要表现为:一是工程建设单位的职能部门和参建单位对工程档案的收集归档工作重视不够,未能及时制定项目文件收集归档制度,致使项目文件收集的责任单位不明确,项目文件收集范围、收集时间及收集质量要求不明确,造成收集到的文件材料质量不高;二是未将项目文件的收集归档纳入合同条款,不能有效地进行归档控制;三是档案部门没有抓住关键阶段和重要环节进行收集,导致某些重要档案文件缺失;四是负责收集项目文件的工程技术人员和档案人员档案意识不强;五是未做好归档项目文件的归档审核,导致归档项目档案质量不高等。

二、项目文件收集工作中应采取的对策

做好项目文件的收集工作,应注意项目文件的形成、积累、流转等前端控制,把收集工作落实到项目文件的形成或接收部门。建设项目建设周期长,参建单位多,而项目文件的收集工作与各单位都息息相关,因此要做好整个工程项目文件的收集工作,就要求建设单位要统筹规划,要在项目管理制度(程序)以及管理方式、方法和措施等方面整体考虑和部署,以使项目文件的收集工作达到事半功倍的效果。

(一)制定并完善项目文件收集及归档制度。

项目立项之后,建设单位要及时结合工程实际情况制定项目文件收集归档制度,对建设项目文件的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续等进行明确的规定。项目文件收集归档制度必须符合建设项目工程活动和项目文件的实际,因为各个建设项目的位置、环境、管理模式、规模大小存在差异,都会对项目文件的种类、内容构成、形成特点等产生直接的影响。因此,每个建设项目文件归档制度的具体规定都不可能是完全一致的。必须以本工程的工程活动和项目文件的具体特点为根据,这样的归档制度才是切实可行的。项目文件的收集归档制度,应该同建设项目各项有关的管理制度相衔接,成为建设项目整个管理制度的有机组成部分。项目文件收集归档制度的有关规定,必须具体、明确、便于贯彻执行。收集归档制度既是项目文件归档的标准,也是对归档工作和归档质量的检查、监督的依据。因此,所订内容和各项有关规定必须具体、细致,不能过于笼统,必须明确、清楚。在收集归档制度制订的过程中,要充分考虑工程档案可能涉及的方方面面的内容,要广泛调查研究,不能只是档案部门关起门来主观拟订。在制度的制订过程中,一定要加强与建设单位各部门、监理单位、施工单位、设计单位的交流沟通,广泛听取各专业人员的意见,使所制订的归档范围符合客观实际。拟订初稿后,组织建设单位各部门、监理单位、施工单位、设计单位进行会审,并根据审查意见修改完善,最后定稿,以确保制度的可操作性。

(二)明确不同项目文件的收集责任单位及部门。

项目文件产生于项目建设全过程,其收集和管理应列入项目建设计划和有关单位、部门及人员的职责范围、工程标准或岗位责任制,并有相应的检查、控制及考核措施。项目文件材料的收集工作,严格按照“谁形成谁负责”的原则,由形成单位或责任部门负责收集。为确保工程建设项目档案的完整和准确,应结合工程档案收集归档范围和部门工作职能,将收集任务层层分解,编制项目文件责任单位(人)和审核责任单位(人)划分表,要确定每一种具体的项目文件应该由哪些部门负责归档。对于协作项目的项目文件,要抓住主持单位,做好收集工作。形成文件较多的建设单位是工程准备阶段文件和竣工验收文件收集的责任单位,施工单位是施工文件收集的责任单位,监理单位是监理文件收集的责任单位,同样设计单位是设计文件收集的责任单位,勘察单位是勘察文件收集的责任单位。对于施工、监理实行总承包制的,总承包单位负责收集汇总各分包单位形成的施工、监理文件。建设单位内部也应明确各职能部门的收集范围及职责。

(三)纳入合同条款进行控制。

建设项目通常采用建设单位全面负责下的合同管理模式,项目的勘察、设计、咨询服务、技术服务、设备供应、土建、安装、监理、监造、调试等工作均通过合同委托承包单位承担。合同是项目各项工作的法律依据,合同双方按合同的规定履行各自的责任。因此,应利用合同这种有效的手段来做好工程项目文档工作,在合同中规定承包单位在文档方面的责任,将档案管理纳入合同管理。在合同订立时,把项目文件交付的范围和类别、文件的介质和数量、文件提交的要求、应遵循的文档管理程序(文件格式及内容)等内容列入合同条款,使文件提交及有关事项具有合同依据。为此,档案管理部门应直接参加合同谈判或通过审查合同有关章节,来确保文档有关要求列入合同文本。建设单位财务部门应在合同一次性付款或尾款支付流程中设置档案部门审核的环节,确认档案管理部门及建设单位有关部门对项目文件审核的签字、盖章手续完备后,才能办理财务结算付款手续。

(四)编制项目文件归档计划并做好归档跟踪管理。

档案部门通过编制“建设项目档案年度归档计划”,并按年度归档计划开展项目文件收集工作。“建设项目档案年度归档计划”的内容应包括:应归档项目文件类目(文件名称)、归档部门、归档责任人、计划归档时间等信息。编制“建设项目档案年度归档计划”可以采取先要求参建单位及责任部门自行填报“建设项目档案年度归档计划”,档案部门对已填报并提交的“建设项目档案年度归档计划”进行审核并汇总,与参建单位及责任部门达成共识后,正式发布“建设项目档案年度归档计划”,该工作可在每年年底开展。

(五)要抓住关键阶段和重要环节进行收集。

项目建设都是按照一定的程序或阶段进行的,而项目文件也是按阶段有规律地形成的。因此,档案部门要根据项目建设的规律,抓住重要环节和关键阶段进行收集。在项目文件形成过程中,有些环节非常有利于职能部门进行收集工作。因为项目文件是围绕着工程的建设活动形成的,工程建设活动的规律性及阶段性,是项目文件收集工作中需特别注意的重要因素。例如工程设计是按设计程序分阶段进行的,如设计前期阶段、初步设计阶段、技术设计阶段、施工图设计阶段等;而在设计前期一般又分为项目建议书阶段、初步可行性研究阶段、可行性研究阶段。一定要分阶段做好文件的收集工作,一般每个阶段的文件都包括审批文件、支持性文件、设计报告及附图,每一个阶段的文件都是下一阶段设计的基础,所以一定要在下一阶段设计前将有关文件收集齐全。项目部门在收集项目文件时,要了解文件内容,从中获取收集信息。比如在收集工程项目申请报告、初步可行性研究报告、可行性研究报告阶段支持性文件时,可利用设计报告的附件进行收集;还可利用批复文件,收集请示文件;利用本单位的行文收集发文原稿;利用需整改的文件收集闭环文件;利用合同台账及合同编号收集合同文件;利用合同台账及设备清册收集设备文件;发现主送或抄送给本单位的文件为复印件时,要及时索取文件原件等等。

(六)提高全员档案收集意识。

由于对项目档案工作的不重视,在项目建设中的一些文件资料可能得不到很好的保存,造成遗失,使档案资料不完整,给后期工作带来影响。因此,加强《档案法》及有关项目档案知识的宣传是必要的,可以通过网络、报纸等宣传工具宣传项目档案在工程管理乃至企业管理中的重要作用,增强全员对项目文件资料的收集意识。

(七)做好项目文件的收集归档审核。

项目文件的审核,从文件形成的角度和归档整理的角度看,应分两个方面进行,即由职能部门负责人与技术人员负责的专业技术方面审核和由档案人员负责的档案专业方面审核。项目文件的技术审核是指职能部门负责人和工程技术人员对项目文件的完整、准确、有效性的审查。职能部门负责人和技术人员是项目建设的直接参与者,对项目建设程序、施工工序及应执行的标准、规范非常熟悉,同时他们又是项目文件形成的主体,对文件的形成过程,文件所记录的内容、技术数据的真实可靠性、施工工序、质量检验及评定程序以及现场的实际情况最为了解。因此,由职能部门负责人和技术人员负责审查与工程技术有关的内容,对项目文件进行专业技术方面的把关,是保证项目文件的完整、准确、有效的关键措施。档案审核应从便于档案保管与利用的角度出发,按照系统整理和规范管理的要求,对项目文件的完整性、成套性、有效性以及对收集的项目文件系统整理情况进行审查。

建设项目文件收集工作的最终目标是项目档案的高质量归档。只有不断创新项目文件收集管理的方式、方法和工作机制,才能做好项目文件的收集工作,才能保证归档项目档案的齐全、准确、系统。

参考文献

[1]徐静.企业工程项目文件收集工作中的问题及对策[J].兰台世界,2012(5):29.

[2]郭淮嘉.重点建设项目前期文件收集归档中存在的问题及应对措施[J].机电兵船档案,2008(4):56-58.

项目文件材料 篇6

EPC(engineering,procurement,construction)即设计、采购、施工,是国际建筑市场上公认且普遍采用的项目建设总承包模式,也可称EPC项目建设总承包。EPC项目属于建设工程的高端产品,一般项目体量较大,涉及专业全面,国际分工协作广泛,对于承包商的综合能力有较高要求。经过改革开放以来三十多年的发展,我国建筑业,尤其在施工技术和现场管理方面实现了飞跃发展,但中国承包商进入国际市场的时间还不长,对国际工程,尤其是大型EPC项目的运作方式还不熟悉,在大型EPC项目的合同管理方面比较生疏,因而会造成项目做得很好但是仍然亏损或达不到预期利润的局面。如何通过合同管理规避风险,尤其在项目投标授标阶段,合同分析与合同风险的识别如果细致到位会使项目实施过程中的合同管理取得事半功倍的效果。

中江公司2008年5月承接了合同额为7 480万欧元的苏丹GNPOC石油大楼项目(以下称GN-POC项目),为EPC房建项目,合同工期20个月,建筑面积37 000 m2,地上十七层地下一层,主体为钢结构,外墙为单元体玻璃幕墙,空调、强弱电系统先进,目前已竣工交付。下面结合此项目的实施情况对EPC项目合同文件的构成及其主要风险做一些探讨。

1 EPC项目合同文本的选用及合同文件构成

在EPC项目投标阶段,业主发放的招标文件中会附有项目合同条件。业主一般会选用FIDIC合同条件作为合同范本,再通过特殊条件对合同通用条款进行一些增补删改进而形成项目适用合同文本。业主和承包商之间的FIDIC合同文件目前有以下通用条款版本:《土木工程施工合同条件》(红皮书),《电气与机械工程合同条件》(黄皮书),《工程总承包合同条件》(桔黄皮书),《设计采购施工(EPC)合同条件》(银皮书)。

可以看到,对于EPC项目,FIDIC有专门的《设计采购施工合同条件》(银皮书)可以采用。与银皮书相比,红皮书侧重于土木施工,未对设计和设备做出明显界定,且工程量计算规则是基于工程量单按实计算,较适用于单纯土建采购施工的固定单价合同。而EPC项目除了施工,设计采购也是重点,且一般为固定总价合同,进度付款评估和支付依据项目开始时提交的分期付款计划表,合同总价只有发生变更索赔时调整。不知出于何种考虑,GNPOC项目业主选择了红皮书作为合同范本,为今后的合同运作带来了不少困难。

除了通用条款,EPC项目的合同文件构成非常广泛,例如GNPOC项目的合同包括:合同协议书,合同通用条件(红皮书),特殊条款,技术规范,招标图纸,有价工程量单,授标前合同谈判来往信函和纪要等等,合同文件构成错综复杂。其中,特殊条款是根据项目情况和业主需求,对通用条件进行的增减修改部分;技术规范对各分项工程做了工艺、质量、标准、测试、培训、保修方面的要求;招标图纸主要是工程概念性设计,不足以指导施工,是招标工程量单编制的依据和今后项目实施过程中深化设计的指导性文件;工程量单包括了各分部分项工程的条目、单价、数量,是承包商投标报价的依据,工程量单依据招标图纸编制;授标前来往信函和会议纪要是承包商与业主在签订合同前进行的合同谈判的意见交换和共识总结。

在GNPOC项目中,通用条款实际只搭建了合同系统的框架,合同研究的重点应当放在其它合同文件上,例如合同的特殊条款,这些条款是业主为项目量身定制的,有很强的针对性,合同中的权利义务往往通过特殊条款向业主有利的方向倾斜,从而成为承包商合同风险的主要来源。即使是合同范本中的通用条款,承包商也处于先天劣势,若业主再有意识的在特殊条款上做文章,承包商就会面临更大的合同陷阱和风险。

必须注意,由于合同文件系统庞大复杂,且由于业主雇佣的前期咨询商水平有限或者有意识的陷阱设置,文件中会隐藏大量潜在的风险矛盾,如果不细致研究,加以识别,则会在投标报价中欠缺风险考虑,在合同谈判中不能趋利避害,从而在项目实施过程中导致损失。鉴于此,在投标报价初始阶段,合同管理团队就应充分介入,进行合同文件条款分析,做出风险及对策清单,作为报价参考和合同谈判的依据。

2 EPC项目合同文件主要风险分析

2.1 工程师的作用

在国际工程中,咨询商是业主雇佣的,全权代表业主进行项目咨询管理的专业团队。大型EPC项目中,咨询商团队可以包括总监、合同管理员、结构工程师、建筑师、强弱电工程师、机械工程师、估价师等专业工程师,在合同关系中统称为工程师。在FIDIC合同范本中,工程师拥有很大的权力,例如合同解释、批准承包商文件、现场检查检验、工程款审批、变更指令及定价、签发竣工证书等等。由于工程师所处立场和操作手法的不同,会对承包商的利益产生很大影响。所以,在合同分析时,要对工程师的职责权力进行详尽分析,充分预见可能出现的问题,在报价和确定工期时采取预防性措施,同时尽量在合同谈判时限制工程师的权力,获得一个更有利的项目执行环境。

2.2 合同文件的优先级

由于EPC项目合同文件内容多而杂,关于合同文件优先级,应当慎重决定,以免在实施项目时产生过多纠纷。

GNPOC合同特殊条款5.2规定:所有构成合同的文件应该互相解释、累加、补充,某一文件的需求应被视作所有文件的需求。如果文件间产生矛盾,由工程师决定何者适用,承包商应服从此决定且不能索赔时间和费用。这个条款是一个不符合常规做法的规定,例如银皮书就规定如下优先级:(1)合同协议书;(2)特殊条件;(3)通用条件;(4)业主要求(5)投标书和其它合同文件。

GNPOC项目的合同文件种类很多,但本着银皮书优先级确定的原则,同样可以列出项目适用的文件优先顺序,这样对于合同执行过程中发生的争议,合理的优先级对承包商有一定保护作用,能够减少工程师选择最不利条款作出的不利于承包商的裁定。

2.3 履约保函有效期

履约保函是业主保护自身利益的有力武器,若承包商在项目实施过程中出现不履约的情况,业主可以通过索取保函金额的全部或一部分来弥补自身的损失。履约保函的比例一般为项目合同额的5%或10%,对于承包商来说是一笔不小的金额。

银皮书4.2条款规定:承包商应确保履约担保直到其完成工程的施工、竣工和修补完任何缺陷前持续有效和可执行。这个规定的潜台词就是履约保函有效期应至少达到缺陷维修期期满,实际上是不公平的,因为业主一般会在期中付款时扣除一定比例的维修金作为维修期的担保。所以这种规定实际上是对承包商在维修期的义务进行了双重约束,从而直接增加了承包商的风险和成本。履约保函应该仅作为施工期间的担保,在项目竣工移交时就应失效退还。

此外,修补完任何缺陷的定义太模糊,EPC项目一般都为大型复杂的项目,实际操作中修补完任何缺陷是不可能的。如果业主和工程师刻意刁难承包商,随便找点缺陷则承包商的保函就永远也退不回来,所以保函条款在合同谈判时要重点注意,杜绝后患。

2.4 合同程序性风险

在EPC项目运行过程中,存在着大量的设计、材料、设备报批,现场材料、工序报验。这些报批报验的结果直接影响下一步工作的开展,例如设计不通过采购就不能进行,采购到场的材料不通过报验就不能用于施工。道理上说很合理,因为业主和工程师要严格把关才能确保项目的质量。但是作为承包商管理三要素中的工期是非常重要的,直接关系到承包商的运营成本和拖期后的巨额罚款。GNPOC项目中的报批程序规定:

(1)工程师可以有14 d时间审批承包商提交的初始报批资料,并有权在认为需要和其它报批资料进行协调时增加审批时间。

(2)如果在审批期间需要补充资料,工程师有权采取与审批初始报批资料一样的程序。

(3)重新审批拥有同上的时限。

(4)如果因承包商初始报批和重新报批资料不合格而耽误施工,承包商无权索赔工期。

这个条款是一个影响工期的不合理条款,赋予了工程师太大的灵活度,对承包商会造成伤害。因为工程师的权限很大,有时会随便找个借口不批准,导致重新报批,承包商还不能索赔工期。在投标和合同谈判过程中必须对此条款做出修订或者要求延长工期,否则工期无法保证。

2.5 估价方式

在合同分析时,对估价方式的研究至关重要,所谓干得好不如算得好,项目效益好坏与工程量计价方式直接相关。国际工程招标文件中一般含有工程量清单,这样可以在投标阶段给承包商提供一个公平竞争的平台,大家在一致的工程量基础上进行报价,也方便业主进行价格比较。但是,将工程量清单做为项目执行过程中的工程款计量和索赔的依据则有很大风险。

工程量清单是业主雇佣的咨询工程师在招标前根据招标图纸、规范编制的,由于工程师的水平问题或者招标图纸及规范的适用性,细度问题,量单的分项和工程量计算往往都不够准确,再加上项目执行中的变更,最后会导致在计量工作量时量单跟实际工作无法比对,面目全非,这时工程师再作出有利于业主的裁定,就会使承包商蒙受损失。特别是大型的EPC项目,技术复杂,量单的编制具有很大难度,并非闭门造车,缺乏实际工程经验的监理工程师所能胜任的,所以作为有经验的承包商应该尽量避免在EPC项目执行过程中用量单作为估价依据,最多利用量单作为索赔时的价格参考。

GNPOC项目虽然是总价合同,但套用的是FIDIC红皮书,且又有细化分项的有价工程量单,所以工程师会有选择性的采取对业主有利的估价方式。根据合同特殊条款规定,工程量单在签约后仅作为价格清单使用,清单中的数量不起作用,所以中方要求月进度款应按形象进度粗报粗批。但因为合同文件自身的缺陷和相互矛盾,工程师会在其认为有利的场合,采用双重标准,以总价合同方式或者量单作为评估工程量付款的依据,例如有些量单中的子项未出现在实际工作中,工程师就会扣除量单中的这些子项。如果工程师对某些实际工程量偏少的子项按实算量,量单中的数量就会被扣减。工程师的这种做法实际上不符合总价合同的精神,而是固定单价合同按实结算的做法,总价合同应该只有在发生变更或者承包商对业主监理责任过失提出索赔时才会导致合同总价变更,量单作为单价表,只在评估变更价值时作为价格参考依据使用。所以在合同文件的构成中,工程量清单的地位和估价方式应当明确,避免争议。

2.6 索赔

索赔可分为责任索赔和变更索赔,责任索赔一般难度较大,因为牵涉到业主或监理最不愿意承认的责任过失,一旦承包商提出,则面临无休止的谈判、举证、信函往来、工期和费用影响评估。再者,FIDIC合同条件和业主制订的合同特殊条款往往使承包商先天处于不利的地位,所以这类索赔的批准非常困难。例如GNPOC项目中方提出工期索赔,原因为业主确定幕墙和机电分包拖延、业主修改设计、监理报批拖延等,但业主、工程师利用他们在合同关系中的先天优势一直不予批准,最终通过无数来往信函,经过艰苦的谈判,通过GNPOC业主签署会议纪要才得以部分解决,而且并未明确责任。对于此类索赔,应最好在报价投标时放出费用和工期余量,以备后期索赔不成导致损失。

在项目实施过程中,业主会变更设计、设备、材料等,从而产生变更索赔,这些变更比较客观,总原则是招标文件与实际施工进行对比,计算出金额的增减从而调整合同总价。但是承包商必须对合同文件充分熟悉,从而能够找到索赔点,或是业主可能对承包商进行反索赔的地方。例如对于某些设备,业主可能以仅仅缺少认证证书或技术规范不符合为由向承包商进行反索赔。对于产品设备的代换,要注意最好由业主提出。例如GNPOC合同中对承包商提出的产品替代有如下规定:只要是承包商提出的代换被监理批准,费用增加由承包商承担,费用节省业主收益。所以即使中方建议更改替换,也要想办法由业主通过监理提出,最好不要承包商先正式提出,否则不利索赔。

无论哪种索赔,都要注意合同中规定的索赔程序和时效,FIDIC各种合同范本对此都有详细规定,承包商如果不能严格遵守,会导致明明有道理的索赔仅仅因为不符合程序或者超出时效范围而被驳回,导致经济损失。

2.7 技术规范的研究

技术规范是合同文件的重要组成部分,对项目各专业工程的产品参数,操作工艺和流程,测试方法和标准,维保要求,备品备件等都作出了详细界定。国际大型EPC项目一般采用欧美规范,结合项目所在国的一些特殊要求形成项目适用规范,其内容专业,数量很大。所以在投标阶段要组织专业工程师和商务人员进行细致研究,不能想当然的按中国规范来理解,从而导致报价失误。

GNPOC项目技术规范采用美国标准,根据中东地区和苏丹的自身条件进行了修改,一些主要机电设备的参数要求和标准与国内产品有很大差别,而中方出于工期、成本及后期维保服务可操作性的考虑,从国内采购此类设备,报价也是基于国内供货价格。在后期项目执行过程中,业主就提出某些设备采用了中国标准,而且有些缺乏国际认证,所以予以拒绝,后经反复交涉,同意使用但要进行费用扣减。这种风险只有在前期报价过程中对规范进行详细研究后方能识别,适当提高报价予以规避。

又如GNPOC项目维保期在合同协议书中规定为一年,但是在技术规范中,每种设备都有相应的维保期时限,从一年到五年不等,而且有些维保义务远超正常范围,工程师在合同文件出现矛盾时有权确定以技术规范为准,如果仅仅按照一年正常维保来考虑报价中的维保成本,显然就造成了损失。此外,GNPOC项目技术规范还对很多设备的备品备件做出了详细要求,有详细的清单,都超出了厂家在供应设备时正常的随机备品备件标准,这些也要在投标阶段加以识别,进行报价。

2.8 税收研究

由于FIDIC合同条件是通用合同范本,适用于各个国家的各种项目,所以在税收方面不能对各种不同项目做统一的规定,但是业主会在合同特殊条件里加以明确;如果仍然不明确,则承包商在投标阶段必须向业主要求澄清,作为报价依据。同时还应对项目所在国的税收政策进行了解,例如各种税费的征收、抵扣、税率变化情况等,以减少风险。

3 结语

以上仅对EPC项目合同文件构成和投标阶段的主要合同风险识别做了一些分析。对于大型复杂的EPC项目合同文件系统,还有很多值得分析的地方。为适应EPC这一国际工程的发展趋势,中国承包商需要转变以往实施国内工程和小型国际工程的思维方式,根据EPC项目的特点和操作模式,有针对性地进行机构设置、人员配置,加强标准化、规范化的管理,同时提升技术、管理人员的语言、文字工作能力,增强合同意识,培养懂技术、精商务的复合型人才,从而全面提高实施EPC国际工程的能力。

参考文献

[1]国际咨询工程师联合会(FIDIC).FIDIC设计采购施工(EPC)合同条件(银皮书),1999.

[2]国际咨询工程师联合会(FIDIC).FIDIC土木工程施工合同条件(红皮书),1987.

[3]周韬.工程量清单计价方法在海外EPC项目应用的实例[J].工程建设与设计,2008(9).

项目文件材料 篇7

关键词：光伏发电,招标文件,合同文件,工程量清单

0 引言

光伏发电从使用角度来讲是一种清洁能源,具有建设周期短、安全可靠、无污染排放、无燃料消耗等优点。由于各级政府补贴政策相继出台,我国光伏产业得到了长足发展,装备制造水平和发电量都跃居世界第一,成为名副其实的光伏大国。产业的发展吸引很多公司参与其中,目前光伏并网发电的建设管理较多的采用EPC总承包模式。EPC总承包商种类很多,可以是设计院,也可以是施工单位或者主设备供应商。本文以设计院为光伏并网发电项目总承包商为背景,对施工招标文件需特别注意的问题进行探讨。

1 设置“标底”

标底是由总承包商组织专门人员为准备招标的那一部分工程计算出的一个合理的基本价格,是衡量投标单位报价的准绳。由于光伏并网发电工程施工招标经常采用邀请招标的方式,参与投标的单位较少,比较容易引起串标,或者几家投标单位报价同时较高的情况。在此种情况下,设置标底非常重要,有了标底,才能正确判断投标报价的合理性和可靠性,标底是评标、定标的重要依据,可以有效的拦截串标及高价投标。同时总承包商在招标文件里需载明,招标单位在投标单位报价普遍偏高的情况下,有权选择废标,重新招标。

2 预防“不平衡报价”

不平衡报价是指在总价基本确定以后,通过调整内部子项目的报价,以期既不影响中标,又能在结算时得到理想的经济效益的报价方法。光伏并网发电项目施工招标子项中比较大的是光伏面板的安装及光伏支架基础施工。一般在施工招标时,光伏电厂的容量已经确定,因此光伏面板安装的工程量后续变化的可能性很小,施工单位一般报高价,锁定利润。而支架基础随地质条件的变化,后续施工过程中变化的可能性很大,因此施工单位可以报低价,以期后期调整单价。

总承包单位在施工招标中应采取措施预防这种不平衡报价,可采取的措施有以下几点:

1)对重要的子项设置控制单价。

2)对于大宗的材料提供适中的暂定价格。

3)要求投标单位提供综合单价分析表。综合单价分析表是相应清单项综合单价中的人、材、机、管理费、利润、风险等费用的分解。通过综合单价分析表,可以更加直观的了解投标单位报价组成,发现不平衡报价,同时为以后的纠纷处理提供依据。

3 明确清单中工程量计算规则

招标单位需在招标文件中明确工程量清单中工程量的计算规则。一般光伏发电工程的工程量计算可参照国家能源局发布的NB/T 31010—2011陆上风电场工程概算定额中规定的工程量计算规则。不足部分参照国家能源局发布的《电力建设工程概算定额》(2013年版)、《电力建设工程预算定额》(2013年版)、《火力发电工程建设预算编制与计算规定》(2013年版)及其使用指南及对应的调整性文件进行编制。

4 在招标文件中尽可能的完善合同要求

按照招投标法第十九条:“招标人应当根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款”。由于在招标时总承包商占有主动权,可以要求投标单位完全响应招标文件的要求。因此建议在招标文件中尽可能的对合同条款进行完善。可以把自己的一些管理要求尽可能多的放到合同文本里,如进度管理、质量管理、HSE管理、农民工工资发放管理等。

5 调整合同文件的组成及优先顺序

为了把招标文件中对投标人的要求落实到合同里,可以在招标文件的合同附件里调整合同文件的优先顺序。按照九部委颁布的《标准施工招标文件》中通用条款第1.4款关于合同文件优先顺序的规定。合同文件的优先顺序如下:合同协议书、中标通知书、投标函及投标函附录、专用合同条款、通用合同条款、技术标准和要求、图纸、已标价工程量清单、组成合同的其他文件。建议对合同文件的优先顺序进行调整。将招标文件列入合同文件。调整后的顺序为:合同协议书、中标通知书、合同专用条款、合同通用条款、招标文件(含招标文件补遗书,如果有)、投标文件、技术标准和要求、图纸、已标价工程量清单、组成合同的其他文件。这样双方在合同谈判中如对某些条款达不成一致,无法在合同专用及通用条款里明确的内容,如招标文件里有说明或者要求,则仍可以作为合同的一部分,具有法律效力。

6 在合同中明确协调项目周边干系人的责任

光伏并网发电工程,设备及施工工艺简单,项目风险相对较小。但由于项目地点很多情况下都是在乡村。项目实施过程中很容易受到周边村民等干系人的阻挠。一般设计院作为总承包方在处理类似问题中缺乏经验和手段,因此在合同中可以把协调项目周边干系人的责任规定为施工单位责任。由施工方负责协调项目周边各干系人的关系,保证施工顺利进行。避免发生由于地方干系人导致的阻工、损坏等行为,由此造成的损失由施工单位承担(业主征地原因除外)。

7 在合同中明确进场货物的接货、保管等责任

在合同中应明确施工单位工程设备、材料接车、卸车、二次搬运、仓储保管、保养、检验试验和移交前的设备材料照管等责任。避免项目实施过程中发生推诿现象。

8 明确工程量清单增补、设计变更(变更设计)、签证的结算原则

工程量清单项在施工招标过程时很可能出现漏项,后续施工过程中也可能出现设计变更(变更设计)、签证等价款调整因素。所以在施工招标文件的合同附件中应明确该类价格调整的方法。根据光伏并网发电工程特点,建议采取以下的结算方式如下:

1)承包方原因引起的工程量清单项目增补、设计变更(变更设计)和签证,如导致增加费用,则该增加费用由承包方自行承担;如导致减少费用,则该收益由发包方享有。

2)发包方原因引起的工程量清单项目增补、设计变更(变更设计)和签证,其费用计算原则如下:a.对于在工程量清单综合单价表中已列有的相同或相似项目的,则执行相同或相似项目的综合单价和对应的计算规则进行结算;b.对于在工程量清单报价表中找不到相同或相似项目的,采用概算价(含人材机价差调整)下浮10%结算,概算定额和取费采用国家能源局发布的NB/T31010—2011陆上风电场工程概算定额、NB/T 31011—2011陆上风电场工程设计概算编制规定及费用标准;c.对于在工程量清单报价表中找不到相同或相似项目的,且NB/T 31010—2011陆上风电场工程概算定额也找不到相同或相似项目的,采用预算价(含人材机价差调整)下浮5%结算,预算定额和取费采用电力行业《电力建设工程预算定额》(2013年版)及其使用指南、《火力发电工程建设预算编制与计算规定》(2013年版)及其使用指南及对应的调整性文件;d.对于在工程量清单表中找不到相同或相似项目的,且NB/T 31010—2011陆上风电场工程概算定额、《电力建设工程预算定额》(2013年版)缺项参照项目所在地省预算定额下浮15%结算,人工、材料、机械单价执行工程实施当月当地定额主管部门发布的市场信息价及相关预算文件。

9 在合同条款中规定农民工工资发放的管理要求

在合同实施过程中,经常出现因拖欠农民工工资导致的堵门、闹事现象,很多情况下是施工单位没有及时支付农民工工资。因此在招标文件的合同附件中应对施工单位对农民工的工资支付提出具体要求。可要求施工单位申请进度付款时,必须同时提供上月签字确认的农民工工资发放领取表。现场如出现属于施工单位范围内的农民工工资支付纠纷事件,干扰了施工现场的正常工作或生产秩序,要求施工单位应在事发当日进行解决。如施工单位未能在事发当日解决其承包范围内的农民工工资支付纠纷事件,则总承包商可在第三方(业主或地方政府相关部门)的证明下,代承包方垫付,由此发生的垫付费用,由发包方从农民工工资保留金中收回,不足部分从期中付款的应支付金额中扣除,如扣除后仍有不足部分,发包方有权通过承包方的履约保函索赔相应的金额。且每发生一次实施如下处罚:按垫付费用的两倍扣除工程款,作为施工单位向总承包商支付的违约金,如该违约金还不足以弥补总承包商损失的,施工单位还应承担损害赔偿责任。

1 0 结语

目前很多电力设计院开始承接光伏并网发电项目,并承担EPC总承包商的角色,在招标过程中要尽量完善招标文件中的合同条款,明确管理要求,考核办法,为后续的合同谈判赢得主动权,为项目的顺利实施打下良好的基础。

参考文献

[1]中华人民共和国招标投标法[S].

项目文件材料 篇8

在EPC总承包模式下,项目工程的总承包方需要根据所签订的合同内容,有计划地去选择设备的供应商并进行采购,并且需要保证工作人员的培训、设备的交货以及设备质量的验收直至最后设备在运行过程中的调试等工作有序进行。可见总承包方在此过程中处于总体主导地位。在设备的采购直至最终的验收调试运行过程中必然会涉及到一些文件的产生,即文档的管理工作,因此总承包方必须严格按照合同要求,确保从设备的采购开始就形成完整的文件记录,并有效保存与管理这些文件,为项目竣工后文件的验收打好坚实的基础,保证好文件的完整、准确,从而在一定基础上保证核电设备从安装、运行、调试到后期的技术维修形成完整的运行记录。

1 项目设备文件的基本构成

设备文件是设备的完整记录,项目设备文件是指设备在制造出来到竣工完成以致出厂时所形成的关于该设备的所有原始记录的文件,主要包括设备质量记录、设备竣工合格证书、设备竣工图纸以及设备运行说明手册等。设备生产厂家负责记录、收集、整理、移交、归档设备在制造过程中所形成的各种文字记录以及各种文件;而设备文件的管理人员需要在此基础上保证设备文件的真实、完整,并对这些文件进行系统地整理、归档,确保设备文件的原始完整性,并将这些文件完整保存以备后期项目进行过程中的各种所需[1]。

2 管理模式与方法

设备文件的管理主要使用全程管理模式,所谓全程管理模式即项目总承包方的各个专业负责人需要在工作中相互配合,共同实现文件的有序管理。一般来说,全程管理模式主要包括以下几个环节[2]:

2.1 签订合同

合同签订是文档控制的第一节点,合同文件中应明确规定:1)依据的标准规范,保证文档管理的标准化与规范化。2)项目文档收集的范围和标准,保证文件的完整性。3)过程控制程序,保证文档过程管理有序。4)移交的时间、份数以及要求,保证竣工文件的完整性、及时性和系统性。5)检查和考核细则,更直接地保证文件的有效管理。

2.2 程序宣贯

结合工程实际情况,应建立适用本项目的设备文档控制程序。将供应商、建设/监理单位、施工单位同时纳入文档控制程序职责要求,按照合同和约定,规定参建各方的职责。通过一系列培训与宣贯,使得参建单位领导、技术人员和文控人员均意识到设备的重要性,并清楚地掌握设备文件清单及其分类,为提高设备的管理奠定基础。

2.3 确定文件范围

文件管理工作中首先要做的工作是确定需要收集的文件范围,因此全程管理模式中最重要的一环就是确定设备文件的收集范围。首先要正确划分所收集的设备文件范围,只有收集工作做好,才能在源头保证文件管理质量。文件内容收集的齐全与否直接关系到设备交货乃至整个设备运行以及后续的维修期间文件的利用效率,因此工作人员必须根据已有的工作经验,以全面、发展、可持续的眼光去界定设备文件的接收范围,保证设备文件管理工作有序进行。

2.4 出厂验收

设备在生产出来后的出厂过程中必须进行设备质量的出厂验收,在验收过程中,一般是总承包方的负责人组织相关工作人员进行出厂验收,为了保证项目文件的管理质量,负责人也需组织一些文档管理人员参与设备的出厂验收,文档管理人员在出厂验收过程中可以对设备竣工过程中所产生的各种图纸记录文件进行审查,包括对文件记录内容、文件的编目、组卷的格式以及组卷的内容等进行审查,并出具相关的质量审查报告,对其中存在的一些问题可要求厂家进行整改。

2.5 开箱验收

设备文件除了在出厂过程中需要进行验收外,在设备竣工后还需要进行开箱验收。所谓开箱验收就是设备供应商在设备竣工后,将设备生产过程中所产生的各种竣工图纸文件进行编制、组卷,并将这些文件提交给开箱验收人员,验收人员不仅要检查文件的齐全与否,同时还要检查文件是否有损坏,在确认一切文件都没问题后,在验收清单上签字,并且编制开箱验收报告,将所有的文件一同移交给设备文档管理人员,文档管理人员对竣工文件进行组卷质量、文件质量等方面的进一步验收检查,以确保文件质量无误[3]。

2.6 设备竣工文件验收

设备文件在进行了出厂验收和开箱验收后,设备竣工文件记录已经移交给了设备文档管理人员,由文档管理人员对设备竣工文件进行系统检查。对审查过程中出现的一些需要整改的问题,文档管理人员必须出具整改意见清单,而且该意见清单必须完整、系统、清楚无误,由供应商根据该整改清单进行整改,如果供应商自身能力不足,可以由总承包方进行协商整改,直至满足设备竣工验收的要求。

2.7 跟踪评分

跟踪评分属于全程管理模式中后期的一个关键环节,竣工文件不可能全部合格,针对合格和不合格的文件,现场管理人员需要进行分类统计,并将统计数据记录到现场周报中,文档管理人员需要根据设备竣工文件的合格状况对设备质量进行综合评价,为后续的文件采购进行指导,文档管理人员在确定设备被合格接收后,需要采购部人员在合同上签字,并由财务部根据合同条目支付款项。由此可见,在签订合同时,由买方提出文件方面的要求,在后期,买方通过检查设备文件合格与否,验收合格后,根据合同条目完成支付,这种全程管理模式使得文件质量得到了实际的检验,有效提高了设备文件管理效率。

摘要：分析了火电EPC项目设备文件的基本构成,研究了EPC模式下项目设备文件管理模式与方法。

关键词：EPC模式,项目设备文件,方法

参考文献

[1]国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范:DA/T 28—2002[S].北京:国家档案局发布,2002.

[2]金锐.浅谈三代核电建设中设备竣工文件的管理[J].兰台世界,2013(S2):120.

项目文件材料 篇9

关键词：建设项目,施工文件,运转

基本建设工程项目施工文件的运转起始于建筑施工企业对施工图样及相关说明的接收，终止于项目施工文件的移交归档，其运转可分为四个阶段九个环节。

1 收发阶段，包括收进验收和登记分发两个环节

1.1 收进验收

在施工正式开始前，施工单位应落实专人，具体负责接收建设单位移交的施工文件，施工文件主要包括施工图样及有关说明材料。在接收前要对施工图样的套数及每一套图样的件数进行清点，确认无误后在交接单上签字。一个完整的建筑，除包括建筑施工图、结构施工图、水卫和电气等配套施工图纸外，还有设备图纸以及配合这些图纸所选用的一些标准图纸、图集的编码等说明。

1.2 登记分发

施工单位应当对施工图样及其附属说明文件进行登记，所有图样文件，除留一完整成套备份以编制竣工图所需外，其余根据施工的实际工作需要，分发到各使用部门。

(1)登记簿。施工图样登记簿项目应当包括：图样名称、图样编号、数量。

(2)发放清单。施工图样发放清单项目应当包括：文件名称或编号、分发号、领用部门、领用人签名、领用日期、是否受控等。

(3)分发程序。根据施工现场使用、留档备用等各种用途的需要，确定施工图样的分发办法和数量，在分发过程中，要办理必要的交接手续，领用人要在图样发放清单上签收。

2 使用阶段，包括调剂使用、现场收集、变更汇总三个环节

2.1 调剂使用

由于成套性施工图样数量的限制，必须对施工图样材料进行合理的分配和调度，以满足各方使用的需要。

(1)调剂使用范围。图样使用范围包括各分包单位、专业施工单位、监理单位、材料供应单位等。

(2)调剂方法。严格控制成套性图样文件的发放，灵活调度，使数量有限的施工图样文件发挥最大的效能。

2.2 现场收集

施工过程中形成的文件材料的收集工作要与施工进度保持同步，要做好施工文件材料收集的组织工作，督促各施工部门做好施工范围内产生的文件材料的收集、整理和移交工作。施工文件现场收集范围包括开/竣工报告;图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料;项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;隐蔽工程验收记录;沉降拉移、变形等观测记录;工程质量检验及评定文件材料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。

2.3 变更汇总

在施工过程中经常会遇到建筑材料的替换，结构功能的调整和施工条件限制等问题，须对原设计的施工文件进行变更。施工文件的变更申请由施工单位提出，经建设单位协调，最终由原设计单位负责变更，施工单位要按规定，定期做好变更材料的汇总，在汇总整理过程中，要检查变更材料是否齐全完整，并根据变更时间顺序，对变更材料进行系统排列。

3 整理阶段，包括材料整理、编制竣工材料两个环节

3.1 材料整理

施工结束阶段，施工单位将在施工过程中产生的各种施工记录、签证和变更材料按固定格式进行整理，使之系统化、规范化。在进行材料整理时要注意将保存完好的、图面清晰的施工图样充分利用，多编几套竣工图，以满足工程验收、存档备查的需要。

3.2 编制竣工材料

竣工材料由施工单位负责编制，竣工材料主要内容是竣工图，竣工图是工程使用、维护和改造的重要依据。

(1)竣工图种类。主要包括总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程竣工图;强电、弱电工程竣工图;通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

(2)竣工图质量要求。按图施工的项目竣工图可以直接在原施工图上加盖竣工图印章即可;有一般性改动的，由施工单位根据变更通知，在原施工图上用图示法注明修改部分，加盖竣工图章，并附设计变更通知单和施工说明;凡结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变的，应当重新绘制竣工图，重新绘制的竣工图必须由施工单位加盖竣工图章，并附相关记录和说明。

(3)竣工图章。竣工图章尺寸为长80毫米、宽60毫米。内容包括编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理负责人。竣工图章应使用不褪色红印泥，加盖在图内标题栏附近空白处。

4 归档阶段，包括材料移交、归档保存两个环节

4.1 材料移交

在项目工程竣工验收以后，施工单位要按规定将经过系统整理的成套的基本建设工程项目施工文件移交建设单位。

(1)材料移交的规定。《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)规定，建设工程项目实行总承包的，由总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

(2)移交手续。施工单位向建设单位移交项目施工档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

4.2 归档保存

施工文件归档是基本建设项目施工文件在施工单位内部运转的最后环节，完成归档这一标志性环节，基本建设项目施工文件就由此转化为工程项目档案。

(1)施工文件的归档范围及质量要求。对工程建设施工有关的、记载工程建设施工过程的、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。归档的项目施工文件应为原件，其内容与深度必须符合国家有关工程技术规范和规程。

(2)归档时间。根据工程建设的程序和特点，施工文件归档工作可以在单位工程或分部工程通过验收后进行，成套的工程档案须在项目工程竣工验收之前，由施工单位向建设单位移交归档。施工单位需向本单位归档的施工文件，应按国家有关规定单独立卷并及时归档。

参考文献

[1]于晓庆.企事业单位档案管理基础.