审计机关行政公文处理办法

审计机关行政公文处理办法（通用6篇）

审计机关行政公文处理办法 篇1

审计机关行政公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为了规范审计机关行政公文处理工作，根据《中华人民共和国审计法》和《国家行政机关公文处理办法》（国发［2000］23号），制定本办法。

第二条 本办法所称审计机关行政公文，是指审计机关在行政管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条 本办法所称的公文处理，是指公文的制发、办理、管理、立卷、归档、销毁等一系列相互关联的工作。

第四条 审计机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。

审计机关的各内设机构，应当指定公文管理人员。

第五条 公文处理工作必须严格执行国务院《国家行政机关公文处理办法》，做到准确、及时、安全。

第六条 审计机关通过计算机网络发出的电子公文经密码确认后，与纸质文件具有同等效力。要充分利用审计机关计算机网络等现代办公手段，扩大电子公文的应用范围，逐步减少纸质公文，提高公文处理效率。

各级审计机关要保障计算机网络的安全畅通，及时准确地收发信息，做到设备、制度、人员落实。

第七条 各级审计机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第二章 公文种类

第八条 审计机关的行政公文种类主要包括：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律、行政法规发布部门规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）下发行政规章用“发布”；下发本机关产生的其他公文用“印发”；下发隶属机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。批转、转发公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题。

（九）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（十）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。

（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十三）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十四）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十五）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

第十条 公文排版规格及各要素标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）执行。

第十一条 公文用纸一般采用国际标准Ａ４型（２１０mm×２９７mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十二条 电子公文的格式与纸质公文的格式相同，按审计署制定的模版规格制作。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，注重效用。

第十四条 审计机关的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条 署机关行文的权限。

（一）以审计署名义行文：

１.向国务院报告、请示工作；

２.答复省、自治区、直辖市人民政府等请示国务院的有关审计业务问题；

３.就审计工作发布审计规章、决定、公告和通告；

４.就审计工作对地方审计机关及署派出派驻机构发布指示、布置工作，答复请示；

５.就有关工作向省部级单位发出函件。

（二）以审计署办公厅名义行文：

１.就审计业务对地方审计机关及署派出派驻机构布置工作计划，答复一般性问题的请示，交流情况和经验；

２.通知召开会议、举办培训班等；

３.代表审计署就有关工作向地方或外部门厅（司、局）级单位发出函件。

（三）署机关各司局可以本司局名义，就具体工作事项向地方审计厅（局）、署派出派驻机构发信函，但不得正式行文、直接布置任务和要求直接报送文件。

第十六条 省级审计机关及署派出派驻机构应经过办公厅向署报送文件，不得多头报送或直接向有关业务司局报送文件，也不得未经署领导允许直接向领导同志个人报送文件。

第十七条 同级审计机关依据职权可以相互行文和向下一级审计机关行文；除依法行使审计监督职责发出审计文书，以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经本级政府授权不得向下一级政府正式行文。

审计机关的派出派驻机构，可以在主管机关授权范围内对外行文。

各级审计机关的内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

第十八条 向下级审计机关的重要行文应当同时抄送其上级审计机关和本级人民政府。

第十九条 拟制公文，对涉及其他机关职权范围内的事项，应当与有关机关会商，取得一致意见后方可行文；经会商意见仍不一致的，应据实上报各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十条 同级审计机关、上级审计机关与下一级人民政府可以联合行文；审计机关与相应的党组织和军队机关可以联合行文；审计机关与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第二十一条 联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，应经政府同意后行文，文中应当注明经政府同意。

第二十二条 “请示”应当一文一事，不得越级；情况特殊，确需越级请示的，应当抄送被越过的上级机关；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十三条 受双重领导的审计机关同时向本级人民政府和上级审计机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级审计机关向受双重领导的下级审计机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第二十四条 对下级审计机关不适当的行文，有管辖权的上级审计机关应当予以纠正或撤销。

第五章 发文办理

第二十五条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核（业务文书）、签发、核查、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十六条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如果提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引用标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为（“一）”，第三层为“１.”，第四层为（“１）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十七条 公文送负责人签发前，应当由拟文单位、会签单位办公室进行审核。

第二十八条 以本机关名义制发的公文，由主要负责人或者经主要负责人授权的其他负责人签发。

第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行核查，核查的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，是否符合行文规则，格式是否统一、规范等。如果发现文件内容有误需要对文稿进行实质性修改，应按程序复审。

对已送印的公文文稿，印制过程中如发现有疑义，应当报文秘部门处理；必须做改动的，送签发人审阅同意后方能修改。

第三十条 草拟、修改和签批公文使用的笔墨，必须符合存档的要求。不得在装订线外书写。

第三十一条 缮印公文必须手续完备，印制符合规定格式，字迹清晰、纸面整洁、装订端正牢固；对公文原稿应当注意保护，不得涂抹和损坏；校对要准确无误。

第三十二条 纸质文件加盖发文机关的公章方能生效。

第三十三条 发送秘密纸质公文，应当在信封上标明秘密等级。绝密公文应当加盖专用密封章或指定专人传递。密码电报不得密电明复、明电密电混用。

第三十四条 电子公文的发文比照纸质公文的发文规定办理。发送秘密电子公文必须通过审计机关加密的计算机网络系统，绝密级文件不得用网络传输。

第六章 收文办理

第三十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十六条 各级审计机关收到公文后，要签收、登记，并检查核对。如发现问题，要及时与发文单位联系处理。外出参加会议带回的公文（包括重要资料），交本机关文秘部门按收文办理。未经文秘部门登记分发的公文，各部门不予办理。

第三十七条 收到文件后要区分阅件与办件，阅件及时送有关领导和部门传阅，上级机关交办事项的文件呈负责人批示后送有关部门处理。

收到下级审计机关上报的办件，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。符合本办法规定的办件，应当及时送负责人批示办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。批办公文应当确定办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十八条 承办部门收到公文后应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向批办领导说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的领导并说明理由。

第三十九条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人负责协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

第四十条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十一条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，各级文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第四十二条 下载打印电子公文要从严控制。下载打印的文件骑缝加盖本机关公章，以对其真实合法性负责，并应按照纸质公文进行管理。

第七章 公文归档

第四十三条 公文办理完毕后，应当由公文主办部门根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第四十四条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十五条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十六条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

第四十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十八条 电子公文的归档按照国家档案部门的有关规定办理。

第八章 公文管理

第四十九条 审计机关的文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度，并经常进行检查，督促落实。

第五十条 上级审计机关的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级审计机关负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印秘密文件时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制。

第五十一条 公文复制件作为正式公文使用时，要注明复制机关并加盖复制机关印章，视同正式公文妥善保管。

第五十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经过审计机关办公厅（室）负责人批准，可以销毁。

第五十三条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十四条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

审计机关工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十五条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第五十六条 电子公文及各种载体比照纸质公文的办法管理，具体办法另行制定。

第九章 附则

第五十七条 审计机关审计规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第五十八条 公文处理中涉及电子公文的未尽事宜另行规定。

第五十九条 各级审计机关的办公厅（室）对上级机关和本级机关下发公文的贯彻落实情况，应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

第六十条 本办法自２００２年１月１日起施行。１９９６年１２月１７日审计署发布，１９９７年１月１日起施行的《审计机关公文处理的规定》同时废止。

审计业务文书按有关规定办理。

各级审计机关可结合当地政府的要求和本地的实际情况，制定实施细则。

第六十一条 本办法由审计署办公厅负责解释。

审计机关行政公文处理办法 篇2

对审计发现的违规行为进行处理处罚,是为了惩处违规行为,并遏制违规行为的再次发生。那么,审计处理处罚力度达到什么水平才是适当的,并能遏制违规行为的发生呢?这涉及审计处理处罚力度的下限问题。本文针对我国地方审计机关的相关数据,研究目前我国审计处理处罚力度是否达到最低限度,是否能够有效遏制违规的再次发生。

有些文献涉及审计的效果与审计处理处罚之间的关系,但是,对于审计处理处罚力度的最低限度问题尚缺少系统的理论解释。本文借鉴法学理论中的刑罚力度相关理论,通过论述审计处理处罚力度对违规者的预期收益和预期损失的影响,来解释审计处理处罚力度必须达到一个最低限度这一理论,并用这个理论框架来分析目前我国政府审计处理处罚力度是否合适。

二、文献综述

根据本文的主题,相关文献包括两方面:一是审计领域的审计处理处罚力度之研究;二是法学领域的刑罚力度之研究。

审计领域关于审计处理处罚的研究主要涉及审计处理处罚过程中存在的问题,例如:只处理不处罚(张宗乾,1998);处理处罚轻重失衡(周生安、吕云松,2001);处罚力度存在差异(陈宋生、刘淑玲,2010);审计处理处罚尺度不够统一(王万江,2011);审计处理处罚制度与非制度间的冲突(郑石桥、和秀星、许莉,2011)。

法学领域对刑罚力度的研究有不少文献。郭建安(1994)认为,刑罚的严厉程度应当适当,以使刑罚产生的痛苦足以抵消行为人从犯罪活动中获得的快乐为宜。赖早兴(2011)对刑罚力度有较系统的研究,论述了刑罚力度的特征、影响刑罚力度的因素、刑罚力度确定原则、刑罚力度实现的环节等。陈屹立、陈刚(2009)指出,潜在犯罪人被惩罚的概率和被惩罚的严厉程度都极大地影响犯罪成本。因而,提高惩罚概率或惩罚严厉程度都能够威慑潜在犯罪人。

综上,总体来说,关于审计处理处罚力度下限问题的理论研究较为匮乏,尚无太多文献涉及这一问题。而刑罚力度理论对审计处理处罚力度的研究有较大的启发价值。本文借鉴法学理论中的刑罚力度相关理论,构建最低审计处理处罚力度的理论框架。

三、理论分析与研究假设

(一)违规成本与违规收益的比较决定了违规者是否选择违规

Becker(1968)认为,犯罪者作为理性人,在犯罪之前,会权衡犯罪的成本和收益,在此基础上做出是否犯罪的选择。审计中违规行为的违规人员与犯罪行为中犯罪者的心理选择是类似的,如图1所示。

违规预期收益是由违规行为本身特征所决定的,违规者无法改变它。但是,违规者会估计违规的成本。违规预期成本包括违规实施成本及违规被发现之后被处理处罚所带来的损失,而违规的预期损失由两个因素决定,一是违规被发现的概率,二是处理处罚的严厉程度。要提高违规者的处理处罚损失,有三个途径:一是提高违规被发现的概率;二是加大处理处罚严厉程度;三是同时提高被发现的概率及处理处罚严厉程度。所以,违规者正是从违规被发现概率和违规处理处罚力度这两个角度来估计处理处罚损失的。而在审计工作中,发现违规的概率不太容易改变,因此对于审计工作来说,最有效的提高违规预期损失的途径是加大违规发现后的处理处罚力度。

贝卡里亚(2005)认为,个人如果能从越轨行为中捞到好处,就会增加犯罪推动力。因此,刑罚的力度应当使惩罚造成的损失能够超过犯罪的收益为宜。审计对违规行为的处理处罚也存在同样的道理。当审计处理处罚力度低于某一水平时,违规者从违规中获得的收益大于其成本,所以违规者倾向于选择违规。在这种情形下,需要加大审计处理处罚的力度,增加其违规成本,强化对违规行为的抑制。

(二)最小审计处理处罚力度的确定

图2列示了预期违规损失、预期违规收益及审计处理处罚力度,其中X表示审计处理处罚力度,Y表示违规损失、违规收益的预期值。

审计对违规行为的处理处罚力度影响违规者对于预期违规损失的判断。如图2所示,从逻辑上来说,审计处理处罚力度显然与预期的违规损失正相关。为了提高预期违规损失,在发现违规行为概率以及其他相关条件不变的前提下,提高审计处理处罚力度是一种可行的方法。审计处理处罚力度的提高必然会使违规者重新估计其可能受到的违规损失,而违规损失提高至超过违规收益的水平,违规者将会选择放弃违规行为,那么审计遏制违规行为发生的作用就能得到体现。

而违规的预期收益则是由违规行为本身的性质决定的,它通常不会因违规者的意愿或审计工作而发生改变。如图2所示,违规行为的预期违规收益是固定的,不会因为审计处理处罚力度而改变。

根据上文分析可知,政府审计的处理处罚对违规者造成的损失必须大于违规者通过违规获得的收益,才能迫使违规者放弃违规行为,政府审计才能发挥其遏制违规行为的作用。那么,怎样才能使违规损失大于违规收益呢?

如图2所示,预期违规收益线(S2)和预期违规损失线(S1)存在一个交点A。在A点处,审计处理处罚造成的违规损失正好等于违规者通过违规行为获取的违规收益,而其对应的审计处理处罚力度为a,其被称为最小审计处理处罚力度。可以看出,当审计处理处罚力度小于a时,违规的预期收益是大于预期损失的,在此条件下,违规者不会停止其违规行为,只有当审计处理处罚力度大于a时,预期违规损失大于预期违规收益,这时违规者才不会选择违规。由此看来,只有审计处理处罚力度大于a,才是一个适当的审计处理处罚力度。

根据以上理论分析,本文提出如下假设:审计处理处罚要发挥作用,其力度必须达到最小审计处理处罚力度,才能使违规收益低于违规损失,从而使违规者放弃违规。

四、研究设计

(一)变量设计

1. 被解释变量。

本文的被解释变量是平均违规金额,平均违规金额的计算公式如下:

总违规金额及被审计单位数均来源于《中国审计年鉴》。其中,2004~2006年的《中国审计年鉴》中并没有记录总违规金额,因此计算平均违规金额也就无从谈起,所以这三年的数据不属于本文的研究范围。

2. 解释变量。

根据本文的研究假设,将审计处罚度、司法移送率、纪检监察移送率作为解释变量。各解释变量的计算公式(金额单位:百万元)如下:

审计处罚度=(应上缴财政+应减少财政拨款+应归还原渠道资金)÷违规金额

司法移送率=移送司法机关人数÷违规金额

纪检监察移送率=移送纪检监察机关人数÷违规金额

3. 控制变量。

根据法学领域的相关研究,经济与犯罪具有普遍联系(王勇哲,2006),并且经济情况的好坏将会对犯罪行为的发生产生重要影响(张德发、郭鹏,2000),这些研究对审计研究中考虑经济发展情况对违规行为的影响有启发意义。在审计领域,也有关于经济发展对政府审计产生影响的研究(黄俊晨等,2011)。

根据上述相关研究,我们认为将各地GDP作为衡量地区经济总体规模的重要指标,可能会影响违规行为的发生概率或者审计处理处罚的效果。因此,本文选择采用各省市的国内生产总值GDP作为研究的控制变量。

本文所有变量的定义如表1所示。

(二)样本选择和数据收集

本文的样本选自2002~2003年及2007~2011年我国各省市的统计数据(2004~2006年审计年鉴数据不完整,因此剔除,共计31个省市,不包括新疆建设兵团)。审计数据来自《中国审计年鉴》,GDP数据来自《中国统计年鉴》。

五、统计分析

因为政府审计对违规的处理处罚效果应当反映在次年的违规情况上,所以本文的分析均为审计处理处罚对次年的效果影响。

(一)描述性统计分析

主要变量的描述性统计如表2所示。从表2可知,解释变量的标准差不大,并且最小值在部分情形下为0。

(二)各变量的面板分析

表3为各变量的面板数据,由表3可以看出,在所有的解释变量中,审计处罚度、司法移送率与次年的平均违规金额都没有显著的相关性,即目前我国政府审计的处罚程度和移送司法机关的情况并不能影响次年的违规行为。只有纪检监察移送率与次年的平均违规金额具有负相关性,表明移送纪检监察机关的情况对违规行为起到了遏制作用。这说明相关数据研究不能支持本文的假设,我国的政府审计处理处罚力度尚不合理,审计效果并不理想。

根据本文的假设和理论预期,政府审计的审计处罚度、司法移送率、纪检监察移送率都应当与平均违规金额显著负相关。然而本文的统计分析表明,审计处罚度、司法移送率与次年的平均违规金额均没有相关性,仅纪检监察移送率与次年的平均违规金额显著负相关。为什么审计处罚度、司法移送率不能有效地影响违规行为的发生呢?

如图3和图4所示,基于地方审计机关的数据计算得出的各地区平均审计处罚度的值是很小的,而平均司法移送率在2002~2010年均是极低的,虽然在2011年度较往年有所上升,但是从数值上来看还是偏低的。在这种情况下,我们有理由认为,审计处罚度和司法移送率过低导致其无法影响审计效果。总体来看,当前我国政府审计的处理处罚力度过轻,并没能起到审计应有的威慑作用;另外,相对于审计查出的违规或者犯罪行为,移送至司法机关进行审判的人员数量偏少,没有及时对涉案人员进行惩处或者真正进行惩处的人员数量偏少。

由此,我们可以得出结论:目前我国政府审计处理处罚力度偏小,没有达到使违规者放弃违规行为的最低限度,违规收益依然大于违规损失,从而导致政府审计效果不明显,未能有效遏制违规行为的发生。

六、结论与启示

我国政府审计的重要目的之一是揭露违规违法行为并发挥预防功能,遏制违规行为的再次发生。通过政府审计能否降低以后年度违规的严重程度,是衡量政府审计是否有效遏制违规行为的重要指标。

通过统计分析,我们发现,当年的审计处罚度、司法机关移送率与次年的平均违规金额都没有显著相关性,也就是说,以上指标对审计效果的影响都是不显著的,这些审计处理处罚措施并没有对违规行为产生有效的遏制作用。仅有纪检监察机关移送率与次年的平均违规金额显著负相关,可以认为当前我国政府审计中,纪检移送对违规行为产生了有效的威慑和遏制作用。而通过观察审计平均处罚度和司法移送率的具体数值可以得出:目前我国的审计处理处罚力度是过轻的,司法移送率与违规规模相比是不合理的。因此,我们得出这样的结论,当前我国的政府审计处理处罚力度总体来说过轻,尚未达到使违规者放弃违规的最低限度,因此无法对违法违规行为产生威慑作用。

本文的研究结论启示我们,要提高政府审计的效果,需要优化目前政府审计对违规行为的处理处罚。从我国的地方审计机关数据来看,应当适当加大审计处理处罚力度。那么如何才能适当加大政府审计的审计处理处罚力度,从而使我国政府审计能够更好地发挥应有的作用呢?本文提出以下几点政策建议:

一是严格对违规金额的处理,违规金额应当如数上交财政、减少相应拨款或者及时归还原渠道,同时应当确定违规金额的处理时限,促使违规金额能够及时得到处理,审计工作组可以采用跟踪审计的方法,对被审计单位违规金额的处理情况进行后续调查,减少违规金额处理不及时甚至不处理的可能性;二是要建立相应的部门间协作机制,针对移送至司法、纪检监察部门的违法人员,审计工作组应当时刻关注其后续调查处理的进展,审计作为监督方尽管自身没有行政处罚或司法等权限,但应当确保移送的违法人员均得到深入调查,并根据调查的结果得到应有的处罚或刑罚,同时审计机关应当敦促并协助司法、纪检监察等部门确保完整、及时地移送所有的违法人员;三是审计人员应当强化自身的法律意识和职业能力,提高工作效率和业绩,在工作中做到有法可依、有法必依,在严格依据法律法规的前提下,对违规违法行为从严处理、从重处罚,使得政府审计能对潜在的违规违法行为形成威慑并产生遏制作用。

浅议审计机关开展行政指导 篇3

（一）审计行政指导实施依据的宽泛性，可以帮助审计机关提高服务国家治理的针对性。在经济全球化日益加深和信息技术快速更新的今天，经济社会关系变得日益复杂，而调整各类经济社会关系的立法却难以跟上发展的需要，导致审计执法经常出现“无法可依”现象。“徒法不足以自行”，更何况有时还没有法律可依。审计行政指导实施依据的宽泛性，可以有效弥补这方面的不足。

（二）审计行政指导方法的多样性和柔和性，可以帮助审计机关提高服务国家治理的效果。审计行政指导的方法方式广泛多样，如政策辅导、警示告诫、示范推荐、行政建议、技术支持等。这些方法突破了审计处理处罚的局限，不仅适用于从微观层面促进被审计单位加强内部管理，而且可用于从宏观层面推动体制机制和制度完善。同时，这些方法还十分柔和。它们通过“利益诱导”、柔性干预、自愿协商等方式对被审计单位进行引导，疏通协调审计机关与被审计单位之间的意见分歧和矛盾，最终促使被审计单位自愿接受审计结果，自觉纠正违法违规问题，从而实现法律效果和社会效果的有机统一。

（三）审计行政指导实施程序的简明性，可以帮助审计机关提高服务国家治理的效率。审计行政指导没有法定程序，而是根据被审计单位的具体情况，采取灵活多样的程序，对被审计单位适时作出指导行为。因此，审计行政指导能够在较短的时间内完成。同时，由于被审计单位自愿接受审计行政指导，从而减少了审计实施的阻力，提高了审计整改的效果。这在无形中也提高了审计机关服务国家治理的效率。

二、审计机关开展行政指导的实施依据

（一）审计行政指导的规范性依据。这是指法律、法规和规章有明确规定审计机关可以开展行政指导，主要包括《审计法》及其实施条例、《财政违法行为处罚处分条例》、《党政主要领导干部和国有企业领导人员经济责任审计规定》、《国家审计准则》和《审计署关于内部审计工作的规定》等。

（二）审计行政指导的非规范性依据。这是指审计机关基于法律、法规、规章的原则、国家的政策精神或其他规范性文件开展行政指导。比如，《党政主要领导干部和国有企业领导人员经济责任审计规定》第14条规定，“经济责任审计应当以促进领导干部推动本地区、本部门(系统)、本单位科学发展为目标，以领导干部守法、守纪、守规、尽责情况为重点。”这是一个范围十分宽泛的审计目标，从而为审计机关开展典型示范引导、推进内控制度建设等指导行为提供了广阔空间。

三、审计机关开展行政指导的实施方式

（一）规制性审计行政指导。它是审计机关为了维护国家财经秩序，对被审计单位可能发生、正在发生或已经发生的违反国家规定的财政财务收支问题加以规范和制约的行为。规制性审计行政指导一般通过警示、告诫、劝告和提醒等方式，要求被审计单位为或不为一定行为。

1.审计前对被审计单位进行警示提醒。审计前对被审计单位宣讲法律法规关于配合审计的要求，提醒被审计单位做好配合工作。如果被审计单位经警示提醒后，仍然拒绝配合审计，审计机关再根据《审计法》第43条和《财政违法行为处罚处分条例》第41条规定，对其采取诸如责令改正、通报批评、给予警告或罚款等强制性措施。

2.审计过程中对被审计单位进行规劝告诫。审计机关如果发现被审计单位正在发生违反国家规定的财政财务收支行为，如隐匿与财政财务收支有关的资料、转移所持有的违反国家规定取得的资产等，可以先行规劝被审计单位停止上述违法行为，告诫其违法行为的严重后果，同时要求其立即自行纠正。如果被审计单位经规劝告诫后仍然继续进行上述违法行为，审计机关再依据《审计法》第34条和《财政违法行为处罚处分条例》第24条规定，采取诸如制止、责令停止、封存或冻结等强制性措施。

3.审计终结后对如何纠正和整改审计发现的问题进行行政指导，包括：（1）对被审计单位的具体行为进行行政指导，如在审计报告中针对审计发现的问题提出改进建议或向被审计单位出具单独的审计建议书、在审计回访时指导被审计单位如何落实审计决定等；（2）对被审计单位的抽象行为进行行政指导，如发现被审计单位执行的上级主管部门有关财政收支、财务收支的规定与法律、行政法规相抵触的，审计机关“应当建议有关主管部门纠正。”

（二）调整性审计行政指导。它是指当被审计单位内部发生矛盾纠纷时，审计机关为促进和解而使用的行政指导。审计机关既可依职权主动、也可依被审计单位的申请实施调整性审计行政指导行为。

1.对经济责任审计中前后任领导的意见分歧组织会商调解。经济责任审计中经常遇到前任和后任对有些问题的看法不一致，导致责任认定困难，如滞销商品的认定标准及其预期可回收金额、应收账款的质量及其预期变现能力等。这些问题如果前后任没有达成一致意见，将给结果评价和责任认定带来很大的困难，也不利于前后任的顺利交接。审计机关可主动，或依申请对上述矛盾纠纷组织会商调解，争取前后任达成一致，从而分清责任，客观评价领导干部经济责任履行情况。

2.对固定资产投资审计中建设方和施工方之间的工程价款结算纠纷组织会办协调。在固定资产投资审计中，会遇到建设方和施工方在工程价款结算中出现纠纷，如工程建设期间出现合同外的变更，如何认定变更后的单价？由于不可抗拒原因引起工期拖延给施工方造成的损失如何认定等，审计机关可主动，或依申请对上述问题组织会办协调，不仅是满足建设方和施工方结算工程款的需要，也是遵守客观公正审计职业道德的具体体现。

（三）帮助性审计行政指导。它是指审计机关为被审计单位提供政策信息、管理咨询、业务辅导等，帮助被审计单位加强内部管理、提高资金使用效益的指导行为。

1.财经法规和内控制度建设辅导。这是审计机关的专业优势，主要是帮助被审计单位组织会计核算、加强财务管理、对包括内部审计在内的内部控制制度建设等进行辅导。特别是建设项目跟踪审计，要充分释放咨询服务和事前防范的功能。

2.典型示范引导。审计机关平时注意关注总结遵守国家财经法规的正面典型。对严格遵守国家财经法规的先进典型，可采取奖励、公告等方式大力对外宣传推介，从而达到在面上带动引领其他的目的。

3.风险识别与防范指导。在日常审计过程中，如果发现被审计单位存在财务风险、金融风险、经营风险、内控风险等，审计机关要注意识别并提醒、指导被审计单位及早采取措施，加以防范和解决。

四、开展审计行政指导需要配套解决的几个问题

(一)更新审计观念

接受并认同一项制度，首先需要改变观念。同样，要使审计行政指导柔性机制发挥应有的作用，广大审计人员需要践行“以人为本”的审计理念，强化文明审计、科学审计和依法审计的意识。只有审计理念转变了，审计行政指导的柔性机制才能转化为各级审计部门的自觉行动。

(二)加强制度建设

1.制定审计行政指导工作手册。审计行政指导是一项系统工程，需要制定一套工作手册供审计人员学习使用。审计行政指导手册的内容主要包括实施的依据、实施的形式、实施的程序、被审计对象的权利义务等。否则，审计人员将无所适从。

2.建立审计行政指导告知制度。将审计行政指导的实施依据、实施形式、实施程序、被审计对象的权利义务等通过网站、新闻媒体等多种形式向社会公布，便于公众知晓并自愿选择。要突出审前预告、审中提示和审后告知等三个重点环节。

3.建立审计行政指导监督考核制度。通过加强监督考核，既防止审计人员该实施指导而不积极实施，又防止不该实施指导却胡乱指挥，或将行政指导与审计执法混为一谈，导致被审计单位没有拒绝的余地。

4.修改审计绩效评价标准。不以查处多少、上缴多少作为审计业绩评价考核的唯一标准，而是把“审、帮、促”的科学审计理念贯穿到审计工作的全过程，注意发挥审计的预警作用和建设性作用。做到既揭露查处重大违法违规问题，又促进被审计单位加强内部管理、完善体制机制。

（三）加强审计队伍建设

审计人员素质的高低直接关系着行政指导的成败。一方面，审计行政指导要求审计人员掌握更多有关被审计单位经济活动的信息、知识和技能，否则难以进行指导；另一方面，审计行政指导要求审计人员文明审计、科学审计和依法审计。否则，审计行政指导会流于形式。因此，开展审计行政指导，需要加强审计队伍建设，提高其开展行政指导的能力和水平。

(四)开展理论研究

审计机关行政公文处理办法 篇4

第四讲行文规则

行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第四章规定的“行文规则”，共 11条。主要是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。我们在实际工作中必须严格遵守和执行这些规则，以利提高行文效用，把握行文权限，规范行文体式。

一、坚持行文原则，提高行文效用

“行文应当确有必要，注重效用。”（《办法》第十三条）这是行文的基本原则，也是行文的出发点。确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效用。坚持这一点，就能有效地控制公文总量，从源头上治理多年困扰我们的“文山”问题，使领导机关和领导同志有更多的时间深入基层，议大事，抓落实。要注意纠正“发文越多、文件的规格越高，工作就越重视”的误区，根据实际需要确定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则。上行文中，如果要制发请求解决问题的文件，要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题的可行性。笔者曾看到这样一份“请示”，要求上级政府为其解决几十万元农业救灾款，来文单位是一个综合经济实力较强，农业生产条件很好，农业人口比例很低的市。尽管他那里确实有几个农村遭受了风灾，导致农产品减产，造成了一些经济损失。但依这个市的经济实力，完全有能力靠自身解决这一问题。上级当然也不会考虑的。对于向上级的“报告”也要注意研究所报告的事情有无必要。有些单位，搞了一次机关职工文体活动也要给上级行一份‘服告”，似乎是想说明他们机关工作搞得好，关心职工。岂不知这样的文件到上级机关，文秘部门就有责任按“废纸”处理，根本到不了领导同志手中。行这种文件可以说没有任何意义，有时还会带来副作用。制发平行文件，要注意明确职权，防止推倭扯皮，搞公文旅行。对下行文，一定要符合实际，有针对性。这一方面，容易出现的问题是，照抄照转上级文件，以文件贯彻文件，要注意纠正。

二、明确行文方向，把握行文权限

行文方向和行文权限主要从以下四个方面掌握：

（一）明确隶属关系和职权范围。

《办法》第十四条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。”隶属关系，主要是指行政隶属关系。要向某一个机关行文，必须搞清楚和行文机关是上下级关系、下上级关系、平行关系。对于业务性强的行政系统，也要注意业务指导关系。明确了这一点就便于确定文种。下级机关向上级机关行文，一般用“请示”、“报告”、“意见”等；不相隶属机关之间互相行文，一般用“函”。对需要周知或共同执行的事项，也可以使用“通告”、‘通知”、“通报”、‘意见”等；上级机关向下级机关行文，一般用“命令（令）”、“决定”、“通告”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”等。

职权范围。就是文件内容、事项是不是行文机关和授文机关职权和职责内的事宜。《办法》依据行文的隶属关系和职权范围，对行文的方向和权限做出了明确规定。

（二）严格遵守限制条件。

1．政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”（《办法》第十五条）

2．“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”（《办法》第十五条）

（三）按照划定的范围行文。

1．“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。”（《办法》第十五条）

2．“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”（《办法》第十七条）

3．“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。”（《办法》第十八条）。

4．“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”（《办法》第二十条）

（四）掌握联合行文的要求。

“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”（《办法》第十六条）。

三、严格行文要求，规范行文体式

《办法》在“行文规则”中，对行文从行文纪律到行文体式都做出了明确规定。特别是对上行文做出了严格的规定。

（一）“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”（《办法》第十九条）；这些规定主要是解决和防止政出多门的问题．“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”（《办法》第二十二条）。这一条含义深刻，不仅是公文处理中的纪律，而且对于保证领导机关决策的科学化、民主化具有重要意义。也能够保证领导同志抓大事，抓主要问题。

（二）对上行文的体式要从严把关。主要是向上级行“请示”、“报告”、“意见”时，“‘请示’应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。”（《办法》）第二十一条）

“报告”与“请示”两个文种混用、“报告”中夹杂“请示”事项的问题是目前公文制发中最常出现的问题，有的还编造了“请示报告”这样一个文种。《办法》在第二章“公文文种”中明确规定了“请示”与“报告”的作用。“报告”：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“请示”：适用于向上级机关请求指示、批准，在制发文件中要根据行文目的确定。概括地讲“报告”与“请示”的不同主要表现在三个方面：一是发文机关对上级机关的要求不同。“报告”是为了让上级知道情况，而“请示”是为了让上级对下级机关的请求做出答复或批准。二是发文的时间不同。“报告”一般是在事后，即在某项工作任务完成之后，或上级机关明确要求答复有关问题时制发。而“请示”则多在事前或事中制发。三是正文中的结束语不同“报告”一般使用“特此报告，请阅知。”或“专此报告，请周知。”等语。而“请示”则多用“特此请示，望予批准。”或“专此请示，请予指示。”等语。这次《办法》还增加了“意见”这个新的文种，适用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文关系上看，这是一个通用文种，在用作上行文时要注意和“报告”、“请示”相区别。上级机关在收到不同文种的上行文时，办理的方式也不同。对下级机关的“请示”应当答复，而对“报告”可不答复，对“意见”根据内容确定是否批转、印发。下级政府向上一级政府的“请示”、“意见”，由上一级政府答复，也可以授权其办公厅（室）或者主管部门答复。政府各部门向本级政府的“请示”、“意见”，由本级政府答复，也可授权其办公厅（室）或者主管部门答复。“意见”作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否遵照执行和参照执行；作为平行文，一般用于提出意见供对方参考。

行文规则对于文件的质量和高效运转，保证行政公文发挥作用至关重要。在拟制文稿中要严格遵守，文秘部门在核稿中要从严掌握，领导同志要带头执行。

第五讲发文办理

发文办理是各级行政机关办公厅（室）工作的重要组成部分，是贯彻执行党和国家的方针政策，具体实现领导和开展工作的重要方式之一。发文办理工作做得如何，直接影响机关的工作作风、工作效率和工作水平。

国务院新发布的《国家行政机关公文处理办理》（以下简称《公文处理办法》），将原国务院办公厅发布的《公文处理办法》第五章“公文办理”分为发文办理和收文办理两章表述。修改和增加的主要内容有：第二条明确了“发文办理是指以

本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序”；第二十五条规定了草拟公文的要求，并增加了

（三）、（四）两款内容；第二十八条明确了签发要求；第二十九条增加了公文正式印制前应当进行复核的要求。

国务院办公厅在修订《公文处理办法》过程中，曾先后两次征求了各省市区政府办公厅的意见。从上述新增加的条款内容看，有利于解决过去在发文办理中存在的一些普遍性问题，比原《公文处理办法》更具体、更规范、更具操作性。为了贯彻实施好《公文处理办法》，提高发文办理工作的水平和质量，下面就发文办理各个环节中需要特别注意的问题及有关程序性工作，作些介绍，供参考。

一、草拟公文。公文处理办法》第二十五条关于草拟公文应当做到的方面归纳了九款内容，不再—一赘述。在省政府办公厅办理上行文和平行文的过程中，我们发现草拟公文方面主要存在这样几个问题。一是使用文种不当；二是行文目的不够明确，原因不够充足，依据的政策不够全面或不准确。比如，一些已经停止执行的文件或政策有时还作为行文依据；三是引文、结构层次序数、计量单位和数字应用等不够规范等。

针对上述几个方面的问题。在草拟公文过程中，应该注意以下几点：

（一）要认真学习与研究有关的政策法规，准确把握政策界限。

机关文秘人员在接受一项具体的写作任务后，首先应该翻阅上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深入理解其精神实质和政策界限。并根据本地区、本系统、本部门的实际情况有效地贯彻上级精神，正确地提出执行的具体措

施和办法，确保草拟的公文“符合国家法律、法规及其他有关规定”。《公文处理办法》还特别强调“如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明”。这就要求我们在草拟公文时，要充分阐述提出“新政策、规定”的目的、原因以及所依据的政策、法规，做到有理有据，又符合实际。

（二）要认真领会机关领导的意图。

公文是为解决具体问题而制发的。机关领导决定撰写某一文稿或是制定某一制度，目的就是为了根据本单位的实际情况贯彻执行党和国家的方针政策，执行上级的要求，提出解决具体问题的措施和办法。因此，公文草拟者要结合本机关、本单位的实际，将上级某项政策、精神加以具体化，十分重要的途径就是要认真领会领导的意图。领会领导意图，具体说来，就是要搞清楚以下几个问题：

1．机关领导布置这个写作任务的目的、背景是什么？

2．机关领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？

3．机关领导对文稿的内容提出了什么要求？

4．机关领导对文稿的文种有什么要求？

5．受文对象是谁？

6．受文对象曾提出过什么问题？发文者的态度和意见是什么？

如果在动笔之前，能够把这些问题准确地理解和掌握，那么，我们所撰写的文稿就有可能较好地体现机关领导的写作意图。

对领导意图，凡属正确的要坚决执行，不完善的要补或诚恳地提出自己的不同看法，努力做到既是秘书，又是参谋。但是，要注意把握好角色，从属性、服务性是机关文秘工作者的本份，若有异议，只能提出建议，不能擅作决定，也不能以自己的看法代替领导意图。

（三）要正确使用文种。

《公文处理办法》第二十五条三款规定：“公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”，各级政府办公部门，特别是草拟公文的同志都应当认真贯彻执行。关于公文文种的适用范围、特点、要求已在第二讲“公文种类’中作了介绍，不再重述。

（四）引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。

《公文处理办法》对这些方面均有明确的规范要求，但实际执行中也还存在不少问题。比如：公文中只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱，不知是哪一条哪一款；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字；公文的紧急程度随意等等。这些都是草拟公文中的最基本、最常识性的问题，只要认真学习《公文处理办法》和《甘肃省实施＜国家行政机关公文处理办法＞细则（试行）》（以下简称《细则》）都可以解决。希望各级政府系统的文秘工作者认真学习，认真对待，以提高公文的质量，保持公文的严肃性。

二、公文涉及内容的协调

《公文处理办法》第二十六条对拟制公文过程中，对涉及其他部门职权范围内的事项提出了协商要求。提出“取得一致意见后方可行文”。这在发文办理中是一个非常重要的问题，必须高度重视。

从我们办理公文中发现，有的涉及其他部门职权范围事项的公文虽然进行了协商，也经过会签，但还不成熟。或会签部门本身就没有达成统一认识，或会签人不是主要负责人，会签意见不能代表部门的意见。致使在讨论决定地区或部门报送省政府的有些事项时，部门间出现新的分歧、新的意见，各唱各的调，难以决断。或发出的公文不能够顺利地执行。为了解决这一问题，在拟制公文中应该注意以下几点：

（一）凡涉及其他部门的事项，拟文部门要主动与有关部门协商，待取得一致意见后再行文，决不能擅自行文。

（二）如有分歧意见，拟文主办部门的主要负责人要出面协调，确保协调结果能代表部门的意见。

（三）经过协调仍无法取得一致时，主办部门要实事求是地列明各方理据,并经各方的主要负责人会签后，报请上级机关协调或裁决。

（四）主管部门及有关部门要以大局为重，不能只顾部门利益。如上级机关一旦裁定，就要坚决服从，认真执行，自觉维护公文的权威性，保证公文的执行效用。

三、公交审核

公文送负责人签发前，需经办公厅（室）进行审核。负责核稿的人员，必依据《公文处理办法》和《细则》，坚持实事求是、执行政策、精减、高效、精益求精的原则，及时审核，严格把关。审核的重点是：

（一）行文。是否确需行文，行文方式是否恰当。

（二）政策。是否符合党和国家的方针、政策；是否符合行文规则和发文办理的有关要求；新出台的政策规定有无依据、有无说明，是否切实可行；与本部门和有关部门的相关规定有无矛盾；涉及其他部门职权范围的事项，是否经过协商，分歧意见是否一致，会签单位是否齐全，是否符合拟制公文的有关要求等。

（三）格式。是否符合《公文处理办法》和《细则》的有关规定，文种是否恰当；文稿结构是否符合公文写作要求。

（四）文字。表述是否规范，包括字、词、标点、语句和逻辑结构是否准确、合理；计量单位是否符合国家标准；行文、数字、层次、序数、用笔用墨是否规范。

公文审核一般有初核、核核、审核、复审、审签5个程序。草拟公文单位的负责人进行初核；办公厅（室）秘书部门进行校核，办公厅（室）负责公文处理的领导进行审核；与公文涉及工作有关的领导和分管副秘书长（副主任）进行复审。同时，办公厅（室）的行文应经办公厅（室）主任复审，政府的行文，应经政府秘书长复审，最后，送有签发权限的负责人审签。

四、公文签发

关于公文的签发权限，《公文处理办法》第二十八条和《细则》第三十一条、第三十二条作了以下规定：“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发”。“签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓名和时间”。“部门不应将代拟稿直接送本级政府负责人签批。未经发文机关文秘部门审核的文稿，负责人原则上不予受理签发。”

公文已经负责人签发，即意味着正式生效。因此，各级行政机关及部门一定要严格按照《公文处理办法》和《细则》所规定的权限进行审签，不能随意签发，要保证公文的严肃性、权威性和法律效力。

五、公文复核、登记

（一）公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。新的《公文处理办法》第二十九条专门增加一条关于复核的内容，目的是为了防止遗漏和疏乎大意，确保成文的质量。这是非常重要的一个环节。在以往的发文办理中，习惯上总认为已经负责人签发的公文就不会有错，或者即使发现了欠妥之处，也习惯于以最后签发稿为准，不认真去思考，或请求复核，造成个别发出的公文不尽完美。因此，在发文办理中一定要重视复核环节。复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等。

《公文处理办法》要求“经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审”。负责公文复核的文秘人员应该认真履行职责，把好最后一关。

（二）发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记下来，以便于查阅利用。发文登记也是公文复核工作的有益补充。

发文登记的主要内容有：发文单位、文种、发文编号、签发人、拟稿单位、拟稿人、成文时间、转办时间、秘级、紧急程度、发文份数、文件分类、文件标题、发文范围、主题词等。

发文登记工作，要注意以下几点：一是对收到的文稿，登记前要仔细检查领导是否签发，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。没有领导签发的不予登记，有不清楚的要及时弄清。二是发文编号必须体现出文号的“三要素”：“发文机关”、“发文时间”、“文件号”。如国务院2000年发的第1号文件，就写作国发［2000］1号等。《公文处理办法》第三章四款“公文格式”中，关于发文文号有明确规定，请遵照执行。·三是要认真填写登记项目，字迹清晰，内容完整，不要随意漏项或草率行事。四是登记要分类，不要把不同种类的文件混合登记在一起。五是公文主题词要参照《国务院公文主题词表》标注。

六、发文的用印

机关印章是代表机关职权的一种凭证和标志。公文加盖了印章，才能产生相应的效力。具体用印规则，请参照GB／T9704—1999《国家行政机关公文格式》执行。并要注意以下两点：

1.首先检查原稿上有无领导人签字。有领导人签字并确认符合规定的，才能在制成的公文上加盖机关印章。

2.加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同。

七、发文的分道

分送是指从发文机关到收文机关的运行过程。一般可分为内送和外送两部分。内送是由秘书人员直接分送给机关领导和有关部门；外投是由机要通信人员送出。

投送文件既要快又要确保安全。无论内送外送都要建立投送登记手续，特别是送给领导同志的文件，更要严格履行登记手续。在较大机关，由于发往的机关、部门较多，一般应建立“文件分送登记”、“机要信投递登记”、“挂号信投递登记”手续制度。在一般机关，可以利用发文登记簿履行交接手续，不必另行登记。有的地区和部门将上行文直接交由本机关以外的人向上级机关报送或催办，显得极不严肃，一定要严格按照发文程序运转，不能随意。

第六讲收文办理

收文办理是公文处理工作的一项重要内容，也是机关秘书工作的重要组成部分。按照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称国务院《办法》）和甘肃省政府发布的《甘肃省实施＜国家行政机关公文处理办法＞细则（试行）》，收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。

一、签收、登记是收文办理的基础工作

严格程序是保证收文准确、规范、高效办理的基础。任何机关办理收文的工作，一般都有签收、登记、审核、拟办、批办、承办和反馈等程序。签收是收文办理的开始，因此，要做好清点和分类工作，注意检查来件是否是发给本机关、本单位的，封皮编号是否与记载相符；信件有无破损、散包、被拆现象；清点收件总数与清单是否一致；通知单或回执单标明的文题、编号、数量是否符合要求；文件是否完全完整，如有无缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章；是否符合国务院《办法》的规定；阅后按页清退的绝密文件要逐页清点，注意有无缺页.对于不符合要求的要及时退回，这样既可以体现公文的严肃性，也可以科学、规范地处理收文，提高办理效率。

签收的公文要根据文件的秘密程度、文件的性质、实际工作需要、文件数量等进行登记。文件的登记范围没有统一的界限，但是，上级机关文件、下级机关文件、重要的带有密级的刊物、资料、其他机关商洽问题和需要答复的文件、上级机关如开会印发的会议文件材料等必须登记。登记填项一般包括收文号（或顺序号）、收文日期、来文机关、文件标题（内容）、密级、文件号、份数等。登记方法主要有两种：（1）流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上。（2）分类式登记法。就是根据本单位确定的文件分类标准分类进行登记。如，可分为中共中央文件、国务院文件、省委文件、省政府文件、省直机关各部门文件、下级机关文件等。

收文登记是文件处理的重要依据，也是秘书人员一项经常性的工作，要严格按照登记项目逐项登记，不得漏项，不得出现重号和跳号现象。

二、审核工作是收文办理的关键

《国家行政机关公文处理办法》第三十一条规定：“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。”做好审核把关工作既有利于纠正来文机关行文的错误，严格公文的有关处理办法，体现公文的严肃性和规范性，也有利于收文的及时、有效办理。在实际工作中，我们常常会碰到这样的情况，有的下级来文是请求批复的，但是由于把“请示”文种错用为“报告”，致使请示事项得不到及时答复。因为“请示”是要求上级机关答复的，而“报告”可不答复；有的文件由于没有与有关部门和单位协商、会签，而延误了发挥效用的时间，甚至出现了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不规范，而不能得到及时办理。因此，加强审核是从源头上保证收文办理的重要环节。特别是去年国务院公文处理办法发布后，收文的审核工作除了内容是否符合国家法律、规范和其他有关规定外，更需注意以下几点：

1．公文用纸。国务院《办法》规定：“公文用纸一般采用国际标准 A4型（210mm× 297mm），左侧装订。”而原国务院办公厅的《办法》规定，公文用纸一般为16开型。这是两者的一个明显区别。因此，在收文时要严格把握，按照国务院《办法》执行。

2．公文要素。原国务院办公厅的《办法》规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。而国务院《办法》增加了“保密期限”。如果收文是涉密文件而没有保密期限，应按不规范文件退回送文单位。同时，“请示”文种要在附注处注明联系人及联系电话，这也是收文中应该注意的事项。另外，在签发、用印等方面也有不同，收文时都要一并注意。

此外，还要注意审查公文文种是否正确，行文是否符合规则，需协商、会签的公文是否履行必须的手续。如果收文不符合行文规则，格式不规范，用纸不符合标准，要及时退回文件呈报部门并说明理由。

“经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。”（《国家行政机关公文处理办法》第三十二条）

拟办是指秘书人员对来文应由那位领导审批，那一部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导同志批办时参考的工作程序。需要拟办的文件主要有三种：上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件；平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。对于拟办的公文，办公厅（室）应当及时提出拟办意见。对重要公文应当先送机关分管业务负责人批示，再按批示意见办理。一般性公文，可经办公厅（室）负责人批示后，交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。国务院《办法》还规定，“原则上不办理越级上报的公文”，这一点在收文办理中要注意。另外，有些重要的机密性较强的资料、刊物以及所属部门和下级机关主送本机关的情况报告虽然不需要办理，但也要提出分发意见，征得主管领导同意后方可分发。拟办的公文，需送负责人批示，即履行批办手续后，才可以办理。

三、承办是收文办理的重点

承办是指机关有关部门或有关人员对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作，是文件处理工作中的关键环节，也是具体解决问题的阶段。承办工作质量的高低，直接反映一个机关的工作质量和工作效率。因此，承办工作是很重要的，秘书部门要重视这项工作，承办部门要做好这项工作。

首先，要认真研究文件内容和批办意见，弄清是否属于自己主管业务范围。其次，要弄清文件处理的时间要求，然后再按照轻重缓急进行落实。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推倭。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时返回交办的文秘部门并说明理由。公文办理过程中，遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。这一点与原公文处理办法有所不同，原公文处理办法只是规定，“凡涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。”两国务院办法明确规定，分歧意见如协商后不能取得～致，可以报请上级机关协调或裁定。第三，在仔细研究来文内容、要求和领导批办意见的基础上，认真办理。凡属自己承办范围内的文件，如有领导批示意见，可以根据领导批办意见办理。未经领导批办的公文，可以遵循有关的方针、政策的精神、有关规定或惯例等进行办理。凡领导批办意见中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门要先准备好处理意见，邀请协办部门会商会签，再由牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。如有分歧，应报送领导裁决，或接领导意见再次会商，取得处理结果。承办人员提出处理意见，要做到及时、认真、审慎、负责，并须报请一定层次的领导人审核同意后才能答复送文机关或来文机关。需要说明的是，处理意见或处理结果是代表一定的机关和部门的，决不能以个人名义答复问题。

另外，为了加快文件处理速度，提高机关工作效率，对于送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办。催办工作一般由负责文件处理工作的秘书人员承担，也可以配备专职的催办人员。同时，要建立健全催办工作制度，落实责任制，从制度上保证催办工作的顺利进行，做到逐级负责，事事有人管，件件有人办，使催办工作落到实处。其范围主要是：上级机关主送本机关并需要具体实施、贯彻执行的文件；所属部门及下级机关主进本机关的请示及其他需要办理的文件；平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务需办理或答复的函件。文件催办方法主要是电话催办、发函催办、登门催办、请承办部门来人汇报等。

最后需要指出的是，按照《甘肃省实施（国家行政机关公文处理办法）》，收文办理中，除周知性公文外，承办部门要及时向发文机关反馈办理结果。反馈通常由秘书部门承担，但有些承办件也可依据领导同志的指示或经秘书部门同意后直接反馈。

第七讲公文归档

新发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第七章，专门就公文归档问题作了规定。《办法》第七章共六条，分别就及时立卷、归档、保证归档公文齐全、完整，便于保管利用；联合办理公文的归档；兼职过程中形成的公文的归档；确定保管期限；公文用纸和字迹材料六个方面作了原则性规定。新《办法》与 1993年颁布的《办法》第六章相比，内容上除了把公文销毁内容归入第八章“公文管理”而外，其他方面并无大的改变。为了便于大家在工作中更好地把握《办法》的要求，进一步做好公文归档工作，下面就公文归档方面的几个主要问题作一些说明。

一、公文立卷归档的范围

公文立卷归档的范围是指需要立卷归档的公文类型。按照有关规定和实际情况，公文立卷归档的范围是：

（1）本机关发文。本机关对外的正式发文，如命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

（2）本机关收文。包括上级机关发来的与本机关主管业务有关的各类公文；下级机关报送的各种报告、请示等；同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的文件。

在准确掌握公文立卷归档的范围的同时，还要准确把握不归档的公文范围，这样既有助于保证档案的精确性，又便于档案的有效管理，提高工作效率。按照国家档案局有关规定，不应当立卷归档的公文材料包括：（1）重份文件。同一份文件，除特别重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。（2）无查考利用价值的事务性，临时性文件。（3）未成文的草稿和一般性文件的修改稿。（4）与本机关业务无关的文件材料。（5）内容被其它文件包括了的文件材料。对于不需要立卷的文件资料应及时销毁或移交印发机关。

二、归档公文的保管期限

归档公文的保管期限有永久、长期、短期三种，永久保存就是无限期地保存下去，长期保存一般须保存16年至50年左右，短期一般保存15年以下。划分方法具体如下：

(1)凡是反映本机关主要职能活动基本历史原貌的文件，应永久保存。这其中主要包括：本机关在工作活动中形成的重要文件，如指示、命令、决议、决定，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如命令、决定、批复、通知等；下级机关报送的有关重要问题的请示、报告等。

（2）凡是在相当长的时间内机关需要查考的文件材料，应长期保存。主要包括：本机关工作中形成的、在相当长的时间内需查考的文件材料，上级机关颁发的非本机关主管业务范围内的重要文件和下级机关报送的较重要的文件材料等。

（3）凡是在较短时间内本机关需查考的材料，应短期保存。如上级机关或同级机关颁发的非本机关主管业务，但需执行的决定、通知等。

三、公文立卷的方法

公文立卷的具体方法主要有：按作者立卷、按问题立卷、按名称立卷、按时间立卷、按地区立卷、按收发机关立卷等。下面介绍较常用的四种立卷方法。

（1）按作者立卷。作者是指制发文件的机关或个人。按作者立卷，就是把同一作者的文件组成案卷，这种立卷方法特征明显，便于查找利用。按作者立卷可以将上级机关、平级机关、下级机关有关文件分别立卷，但同时要注意问题之间的联系，不能由此而导致案卷不全。

（2）按问题立卷。就是把内容有共同点的文件组合在一起立卷。按问题立卷是一种较为常见的立卷方法，由于机关的工作活动都是围绕贯彻执行有关的方针、政策，解决处理各种问题，完成各项工作任务的，因而在解决问题的过程中会形成许多文件材料，每一个文件的形成都反映了这一问题的处理过程。按问题立卷，对于工作考查、研究问题、总结工作经验教训，了解某一问题的全面情况提供了便利条件，满足了查找方便的要求，从而达到了立卷的目的。按问题立卷的关键是对问题的判断理解要准确，对于同时涉及到几个问题的，要根据主要问题立卷，不能拆开立卷。

（3）按名称立卷。按名称立卷是把相同的文件组合在一起立卷。通常将命令、决定、通知、报告、函等文件按文件名称立卷。

（4）按时间立卷。按时间立卷是指把属于同一时间阶段内的文件组合成案卷。文件的时间特征指文件的形成时间和内容所指时间两个方面，同一的文件集中在一起，便于反映本机关工作的全貌，历年的文件依次排列下去，可以反映机关工作的延续性，便于分阶段地考查机关工作的发展变化。

选择公文立卷方法，要注意以下几点：首先，要注意各种方法结合使用。要充分考虑案卷之间的整体联系，不能把每个方法割裂或孤立地使用，也不能固定套用一种方法。其次，应选择最适合本单位的立卷方法。立卷应服从于案卷的保管和利用，要从本单位的实际出发。第三，要加强立卷工作的标准化和规范化。公文的立卷工作是档案工作的基础，要实现档案管理的科学化、现代化，就要实现立卷工作的标准化、规范化。

四、公文立卷归档的步骤

公文立卷归档的步骤分准备、立卷、归档三个阶段。

(1)准备。

首先，要编制归卷类目。归卷类目是为了方便公文的立卷而设置的一种文件分类目录。归卷类目是由类目和条款两部分组成的。类的设置有按问题分类、按机关内部组织机构分类两种方法。在设立了类目之后，就要设立条款并进行编号，条款是案卷类目的主要组成部分，是案卷要反映的内容。编制归卷类目应注意类目的设置要适当、灵活，要根据本机关的文件多少来设置类目，既不能太粗，又不能太细。案卷类目的名称和概念要清楚准确，不能笼统、含糊。类和类之间、条款和条款之间，不能相互包括、相互交叉、相互重复。类的设置标准要前后一致，不能中途变换。在确定归卷类目时，应考虑到文件的保管价值，要准确地注明每个条款里文件的保管期限。

其次，收集文件。立卷材料的收集工作是档案工作的基础，公文立卷人员要注意平时对文件的收集，将本机关需要立卷的文件材料及时集中到一起，以免散失。本机关的发文要有专人负责将原稿、印本及附件等收集齐全、完整，以便随时向立卷部门集中。同时，要建立收文制度，将收文及时、完整地向档案部门移交。

第三，鉴别与归卷。在对文件进行了收集之后，就要及时进行整理、鉴别和归卷，并进行分类。不同保管期限的文件，要按本机关保管期限表的要求将永久、长期、短期保管的文件初步分开。

（2）立卷。

首先，检查与调整卷内文件。要检查文件是否齐全、完整；是否符合归档范围的要求；是否保持了文件之间的历史联系，与归卷类目是否吻合，运用特征是否准确；卷内文件的保存价值是否一致；卷内文件数量是否过多或过少。

其次，排列卷内文件顺序。卷内文件一般按照时间、问题、作者、地区、名称、重要程度、程序或阶段、文件往来机关顺序排列。排列时要注意按问题特征立卷，不能混排。

第三，编排页码。排列案卷顺序之后，要拆除文件上的金属装订物，以免金属物日久氧化锈蚀文件。同时要对文件进行修补，凡在装订线左侧有文字的文件材料，要在左边加边取齐，右边叠起；尺寸不足规定尺寸的要加纸裱糊衬托；破损的要进行修补。修补完毕要以卷为单位，用阿拉伯数字编写张号，张号应编在文件材料的右上角，一张只编一个号，背面不编。

第四，填写卷内文件目录及备考表。每个案卷都应填写卷内文件目录，用来介绍本卷内文件的内容，便于文件检索查阅。卷内文件目录包括顺序号、文件作者、文件标题、文号、文件日期、所在张号、备注。案卷的备考表是案卷的最后一页，主要用来记述卷内文件的实有张数、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以备说明本卷文件保管使用的有关情况、卷内文件的变动情况。

第五，拟写案卷标题。案卷的标题是对案卷内文件名称的概括，其作用在于准确地揭示案卷的内容，为卷内文件查找提供可资检索的渠道。案卷标题应简明、朴实、概括，具有政治上的严肃性、结构上的完整性、文字上的准确性、逻辑上的合法性。

第六，填写案卷封皮并进行装订。案卷的封皮是案卷的外表，填写好案卷封皮，可使立成的案卷美观整齐，便于编制案卷目录和查找利用。案卷封皮上应填写的项目一般包括；机关名称、机关内部组织机构名称、案卷名、机密等级、卷内文件的起止日期、文件页数、保管期限及全宗号、目录号、案卷号等。为了便于对案卷的保护，要对案卷进行装订或装盒，在对卷内文件进行检查后，用白线将案卷封皮和卷内文件订在一起。

第七，编制案卷目录。把本的案卷经过分类、排列，再进行编号、登记、造册，就形成了本的案卷目录。案卷目录包括案卷号、案卷标题、卷内文件的起止日期、卷内文件份数和张数、保管期限、备注等。

（3）案卷的归档。

案卷的归档是把一年中立成的案卷移交档案室集中保管，以保证机关档案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的质量要经过档案部门检查验收。检查验收的内容包括归档文件是否齐全完整，有无重复；是否遵循文书立卷的原则进行立卷；文件和电报是否保持内容联系，合并整理，统一立卷；绝密文件是否在卷皮上盖有绝密字样专用章；保管期限是否准确；永久、长期、短期保管的文件是否分开立卷等。另外，对归档文件的数量和移交目录也应检查验收。归档工作一般应在次年的3月份完成，最迟也不能超过6月份。完成了归档工作，文件材料就正式转化为档案。

第八讲公文管理

国务院新颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中专门增设了一章，即“第八章公文管理”，对公文管理的职责、程序和基本要求等作了详尽、系统的规定，为做好公文管理工作提供了有力的政策依据。在公文处理工作中，必须严格按照公文管理的有关规定，切实加强公文管理工作。

一、加强公文管理工作的重大意义

公文管理是指对公文的公开发布、撤销、废止以及本机关所有收文、发文的存放、复制、清退等工作的科学管理。公文的特殊地位和作用决定了做好公文管理工作的重要意义：

（一）公文管理是公文处理的重要内容。一般来说，公文处理包括三大环节：即公文的形成；公文的处理；公文的管理。这三个环节环环相扣，缺一不可。在公文形成—公文处理—公文管理的整个流程中，公文管理是公文处理工作的重要环节，也是行政机关日常管理工作中不可缺少的重要内容

（二）公文管理是机关机要工作的重要组成部分。公文具有很强的政治性、法规性、机要性和实用性。公文中有相当一部分是机密文件，有的涉及到党和国家的秘密，有的虽然不涉及党和国家的秘密，但涉及本单位、本部门的机密。文秘部门在处理公文的过程中，会接触大量系统的、较为完整的机密文件。所以，文件管理的好坏，事关党和国家的机密。必须慎之又慎，不能有丝毫的麻痹大意。

（三）做好公文管理工作是提高公文运转效率、提高公文质量的重要环节。公文管理与公文运转密不可分。一个单位、一个部门公文管理水平的高低，直接关系到公文办理的效率和效果。因此，公文管理人员一定要充分认识公文管理工作的重要性，了解和掌握公文管理的规律和方法，认真细致地

做好每个环节的工作，确保万无一失。

二、公文管理的基本原则

公文管理是文秘部门的一项经常性工作，文秘人员除了要按照《办法》中要求的“坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”以外，从管理的角度讲，公文管理还必须遵循以下原则：

（一）统一渠道，集中管理。《办法》第四十四条规定：“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”这就是说，公文应该由文秘部门实行集中统一管理。一个单位、一个部门接收的公文来自各个方面，下发的公文又

往往由所属各部门起草、承办，这样就自然形成公文运行的多种渠道。如缺乏集中统一管理，就会造成公文运转混乱，经办人员不清，处理效率缓慢，有时还会造成公文旅行，影响工作。因此，文秘部门要对公文实行集中统一管理。具体包括：

（l）统一接收。凡寄给本机关的公文，除领导同志亲启件外，一律由文秘人员统一接收、拆封、登记和分发处理，其他部门和人员不得随意接收、处理。（2）凡以本机关名义上报、下发的公文，无论哪个部门承办，均应送文秘部门统一登记、编号、发放，各承办部门不得自行发放。（3）本机关接收和发出的所有文件，均由文秘部门集中保管。机关各部门承办的文件，承办完毕后必须交回，不得长期保存在各个部门，特别是不得长期保存在个人手里。只有切实做到“统一渠道，集中管理”，才能使公文管理工作井井有条，运行有序。

（二）建章立制，科学管理。公文管理工作具有很强的科学性、艺术性。管理得好，就会有条不紊，一目了然；管理得不好，则显得乱七八糟，一塌糊涂，既不便查找使用，又容易造成文件散失或泄密。因此，文秘人员要学会科学地管理文件。管理文件的方法很多，一般来说，将文件分门别类管理是一个好的办法，如可以按照“上来文”、“下来文”、“本级发文”分门别类管理。当然文秘人员也可以根据本机关的实际情况制定科学合理的管理方法。

在公文运转过程中，各级行政机关对公文处理都有严格的规定和要求，既有程序性的规定，又涉及《保密法》等方面的法规，这就要求公文管理的每一个环节都要遵循既定的规程和要求，不能随心所欲，各行其是。但与此同时，也要力求做到科学管理，管而不死，既要认真细致，一丝不苟，又要灵活实用，方便工作。

（三）加强协调，多方配合。公文管理工作是为机关的领导工作和业务部门的工作服务的，从领导机关的领导到各个职能部门都会在不同范围、不同环节上参与公文处理工作，因此，文秘部门和专职、兼职的公文管理人员，都必须与机关

领导和业务部门密切联系，争取机关领导和业务部门承办人员的支持与协作。

（四）严格保密，确保安全。公文特别是高级领导机关制发的文件，有许多涉及党和国家的重大决策，涉及到党和国家的重要秘密。因此，保守秘密，也就成为公文管理的一项重要内容。如果文件管理不善造成泄密，就会对党和国家的事业造成危害和损失。这一点，文秘人员一定要有清醒的认识，提高警惕，严格遵守各项规章制度，做到存放、清退、销毁等各个环节都有章可循，手续清楚，责任明确，严防公文丢失和泄密。

三、公文管理的基本职责和要求

公文管理主要包括公文的公开发布、撤销、废止以及翻印、复印、清退、销毁等环节。文秘人员必须严格按照公文管理的岗位职责要求，以高度负责的精神，严肃认真地做好公文管理工作。

（一）翻印。根据工作需要，下级机关可按规定翻印上级机关下发的文件。《办法》第四十六条规定：“上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印机关、日期、份数和印发范围。”翻印的公文应当严格登记，和正本公文一样管理。翻印公文的只能是“下一级机关”，而不能越级翻印。如县级机关就不能直接翻印省级机关的文件。

（二）公开发布。公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。公开发公文应当坚持“谁发文、谁批准”的原则，非发文机关无权批准公开发布公文。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力，应认真贯彻执行。

（三）复印。根据工作需要，非秘密级以上公文可以复印，但不能作为正式公文使用。在特殊情况下，确需以公文复印件作为正式公文使用时，必须加盖复印机关证明章。否则，可视为无效。

（四）撤销。公文被撤销时，视作自始不产生效力。只有发文机关及其上级机关有权宣布撤销公文。

（五）废止。与现行政策、法规不符的公文，应及时宣布废止。公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（六）清退。就是按照规定，定期对收到的上级公文和本级下发的公文进行清理和回收。清退文件的范围一般包括：

1．绝密文件。凡绝密文件，一般都要在阅完办毕后及时收回，由秘书人员集中保存，以防泄密。对上级机关要求退回的文件，要在规定的时间内退回。

2．有重大错情的文件。凡本级机关发出的文件，如发现有重大错情，要立即全部收回，重新印发。对上级机关要求收回的有重大错情的文件，文秘部门要尽快退回，不能以任何借口不退或借故拖延留存。

3．传阅文件。对份数少，需要送领导和有关部门传阅的文件，要规定传阅时间，及时收回。

4.征求意见和送审文件。对需要送几个部门征求意见、会签或送请领导同志审阅批示的文件，文科人员要及时催退收回。

5．会议文件。各种会议印发的文件、材料，一般在会议结束时应予收回。会议主持机关准许与会人员带走的会议文件，与会人员返回单位后应将全套会议文件交由所在单位文秘部门登记，统一保管。

6．承办件。对文秘部门转出的承办件，承办部门要尽快办理，并在办理完毕后及时将文件退回。文秘人员也要主动催退收缴。

7．未经本人审阅的领导同志讲话。有时为了便于工作而印发的未经本人审阅的领导同志讲话，在传达结束后要及时收缴。

8．离职人员文件。对工作调动、长期离职学习或休养的人员。离职前要彻底清理个人手中的文件。文秘人员应主动督促，协助清理。管理文件的同志调动工作时，必须详细开具文件目录或者按文件登记簿，向接替的同志移交，并履行签字手续。

（七）销毁。不具备归档和存查价值的公文，经过认真鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。销毁文件的范围一般包括：上级下发的不需立卷归档的文件；上级下发的需要归档立卷的重份文件；本机关制发的归档立卷后的余份文件；下级机关抄送本机关的无存档价值的文件；上级机关指定销毁的文件等。

销毁文件可以采取碎纸机粉碎或者送往指定印刷厂化纸浆的方式。在销毁公文之前，首先要对销毁公文进行清点。把经过鉴别确无存档、保存价值的公文清理出来，逐件登记后，报请办公厅（室）负责人签批，然后送往指定地点和单位

（如印刷厂），并派两名以上人员监销，保证不丢失、不漏销。一切单位或个人均不得私自销售或销毁公文。

（八）合并机关的公文管理。机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

四、公文的管理保密

公文的保密管理是公文管理的重点。《办法》第五条规定：“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。”这里讲的文件的保密管理，着重指机要文件的管理。机要文件或称密件从拟搞、打印、复制、收发、传递、保管、清退、归档、销毁等环节都要必须注意保密。

（一）拟稿。机要文件在拟议、拟槁、修改过程中要注意保密，不得外传，文件付印前要标明密级。

（二）缮校。缮校过程中要有严格的保密制度和措施。一切密件的誉印、打印都要确定专人，印刷机要文件要到指定印刷厂。密件文印人员工作时要严格遵守保密纪律。

（三）复制。复印、翻印密件要有严格的控制措施，绝密件或注明不得翻印的公文，任何机关不准翻印、复印。

（四）递送。送往外地的密件应由机要通信部门递送，不得使用普通邮政。市内递送时，应由机要交通部门派专人直接送达。机关内部传递，要机要秘书直接办理，不能私自委托别人代送。

（五）收发登记。密件和普通文件要分别处理，机要秘书对收进和发出的密件，都要登记、编号，严格履行交接手续。发现文件封口未封或有其它异样时，应及时查处。发出的密件要牢固包装密封，并标明密级。

（六）阅办。在传阅办理密件过程中，不允许横传，不得随意抽走。机要秘书在传递密件时要坚持登记制度，要清点签字，随时挂号、销号。

（七）保管。密件要集中保管，特别是机要文件要存放在有保密设施的文件柜内，专室专人管理。调阅密件，要经主管单位负责人批准，并当日交回。

（八）清退。由于工作需要暂使用密件的要进行登记，并及时清退，杜绝密件缺损、丢失现象的发生。

（九）归档。归档要划分密级，建立查阅审批制度。档案材料未经有关部门批准，不许公开，不准复制。

审计机关行政公文处理办法 篇5

郑政〔2009〕43号

各县(市、区)人民政府,市人民政府各部门,各有关单位:

现将《郑州市行政机关公文处理办法》印发给你们,请认真遵照执行。

二○○九年八月二十八日 郑州市行政机关公文处理办法 第一章 总 则

第一条 为使全市国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的质量和效率,根据《国家行政机关公文处理办法》和《河南省国家行政机关公文处理实施办法》的有关规定,制定本办法。

第二条 行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,做到合法、及时、准确、安全。

第五条 各级行政机关的办公室是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。第二章 公文种类

第六条 行政机关的公文种类主要有:

(一)命令(令)

适用于依照有关法律、行政法规公布规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

(二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四)通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(五)通知

适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

(六)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(七)议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(八)报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(九)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(十)批复

适用于答复下级机关的请示事项。

(十一)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十二)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十三)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第七条 命令、决定和通报三个文种都可适用于奖励。各级行政机关应当依据法律的规定和职权,根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况,选择使用相应文种。

第八条 意见文种可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行。无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。

第九条 制发机关按照规定权限制发的函与其他文种有同样效力。以函的形式行文应当注意选择使用与行文方向一致、与公文的内容相符的格式。第三章 公文格式

第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限,秘密等级与保密期限并排,之间用“★”隔开;如有具体保密期限应当明确标注,凡公文内容涉及未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;行政机关联合行文,主办机关排列在前。

(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数字标识。行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号;与其他机关联合行文,原则上应当使用排列在前机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。

(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文,主办机关签发人姓名排列在前,其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字,附件名称后不加标点符号。

(九)公文除“会议纪要”和电报外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当调整行距、字距,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法。

(十)成文日期以本机关负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

(十一)公文附注指需要说明的其他事项。公文如有附注,应当加圆括号标注,位置在成文日期和印章之下,版记之上。

(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十四)印发机关和印发日期。印发机关统称机关办公厅(室)或文秘部门,印发日期以公文付印日期为准,用阿拉伯数字标识。

(十五)文字从左至右横写、横排,应当使用规定的字体和字号。

第十一条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210 mm×297 mm),每页22行,每行28字。左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。第四章 行文规则

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示、报告的,应当抄送被越过的上级机关,并注明理由。向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

第十四条 各部门需要请示政府的事项,应当抓紧做好前期工作及时上报,给政府留出研究、决策的时间:一般事项不得少于10个工作日,紧急事项不得少于5个工作日;特别紧急的事项,需要在5个工作日以内批复的,除突发事件以及法律、法规等另有规定的或政府领导另行安排的事项外,必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过程。应当经合法性审核的公文,应提前5个工作日报送法制机构,紧急公文不

得少于2个工作日;突发事件或者特别紧急的事项,随到随审。

第十五条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文的,应当明确主办部门。须政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。

第十六条 政府各部门依据职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文,一般不得向下一级政府正式行文,如需行文,应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的,应当报经本级政府批准,并在文中注明经政府同意。政府部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性公文,不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项;与相应的其他机关进行工作联系确需行文时,只能以函的形式行文。政府各部门(包括议事协调机构)之间行文应当以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

第十七条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第十八条 行政机关联合行文,主办机关排列在前,协办机关依次会签后,主办机关签发;一般不使用复印件会签。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。

第十九条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。“报告”不得夹带请示事项。

第二十条 除上级机关负责人直接交办的事项和需要直接报送上级机关负责人的绝密事项以及特急事项外,不得以机关名义或机关负责人的名义向上级机关负责人直接报送“请示”、“意见”和“报告”;也不得将需要审批的公文以内部签报、白头信函等形式代替需要上级机关审批的公文报送上级机关和上级机关负责人。

第二十一条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。

第二十二条 发文要坚持少而精的原则,既要提高质量,又要控制数量。

(一)凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题,不发公文。

(二)凡是可以用政府办公厅(室)公文解决的问题,不发政府公文;可以用便函解决的问题,不发正式公文;可以用电子公文解决的问题,不发纸质公文。

(三)属部门职权范围内的事务,不以政府或政府办公厅(室)名义行文或者批转、转发。

(四)上级的公文,没有明确贯彻意见,公文内容或主要措施基本上照搬照抄上级文件的,一般将原件翻印下发;确需发文的,必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。第五章 发文办理

第二十三条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十四条 草拟公文应当做到:

(一)符合法律、法规、规章及其他有关规定,注意政策的纵向连续性和横向一致性。提出新的政策、规定,要切实可行并加以说明。

(二)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(三)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(五)结构层次序数,第一层为“

一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(六)应当使用国家法定计量单位。

(七)公文使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其编写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(八)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第二十五条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,协办部门要积极配合,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。部门之间征求意见或会签文件时,除主办部门另有时限要求的以外,协办部门一般应当在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复,协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。否则,主办部门可以视其为没有不同意见,并据此继续办理有关公文;需要报送政府的公文应当在报送的公文中说明有关情况。第二十六条 规范性文件签发前应当进行合法性审核。

(一)政府及政府办公厅(室)制定的规范性文件,签发前,应经本级政府法制机构进行合法性审核。市政府各部门及有关单位制定的规范性文件,签发前,应经本单位法制机构审核。未经合法性审核,不得送领导签发。

(二)提请以政府或政府办公厅(室)名义制发规范性文件的,起草单位在提交办公厅(室)前,应当由本单位法制机构进行合法性审核,未经审核,办公厅(室)不予受理。

(三)规范性文件内容涉及其他部门职能或按规定应当征求意见的,未经征求意见,法制机构不予审核。规范性文件送法制机构进行合法性审核时,应当附具制定依据、征求意见情况及拟确立主要制度的说明等材料。凡市政府就特定事项依法对公民、法人或者其他组织权利、义务作出行政确认、行政处罚、行政强制等具体行政行为的公文,应经市政府法制机构进行合法性审核。

第二十七条 以本机关名义制发的上行文,由主要负责人(指行政机关的正职或者主持工作的负责人)签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。第六章 发文形式

第二十八条 以市政府名义,由市长签署和向社会发布的规章,用《郑州市人民政府令》(第×号)的形式印发。

第二十九条 凡以市政府名义,对带有全局性或比较重大的问题,如发布涉及全局性或某一方面的重要政策,部署重要工作,对某些重大问题作出决定,发布命令、通知等,用《郑州市人民政府文件》(郑政〔20××〕×号)的形式印发。

第三十条 以市政府名义向省政府或国务院的请示、报告,提请市人大及其常委会审议的议案,对县(市)、区政府和市政府各部门请示的批复,对先进集体和授予荣誉称号的先进个人的表彰,成立调整各类领导小组的通知,市政府任免试用期干部的公文,用《郑州市人民政府文件》(郑政文〔20××〕×号)的形式印发。

第三十一条 市政府任免干部的公文,用《郑州市人民政府任免通知》(郑政任〔20××〕×号)的形式印发。

第三十二条 以市政府名义,向全市或一定区域的人民群众公布某项政策、规定和重大事件以及其他需要周知或遵守的事项,一般以《郑州市人民政府通告》(郑政通〔20××〕×号)的形式印发。

第三十三条 报省政府审批的临时出国、赴港澳事宜,经市政府或市政府授权的部门批准后,用《郑州市人民政府文件》(郑政出〔20××〕×号)的形式印发。

第三十四条 建设用地、农用地和未利用地转为建设用地和国有荒地开发利用的审批意见以及确定土地权属、回收国有土地使用权、土地权属争议的处理决定,用《郑州市人民政府土地管理文件》(郑政土〔20××〕×号)的形式印发。

第三十五条 以市政府名义,由市长签署的行政处理决定,用《郑州市人民政府行政处理决定书》(郑政行政处〔20××〕×号)的形式印发。

第三十六条 市政府全体会议、常务会议、市长办公会议决定的事项分别用《郑州市人民政府全体会议纪要》、《郑州市人民政府常务会议纪要》、《郑州市人民政府市长办公会议纪要》的形式印发;市长助理、秘书长、副秘书长主持召开的市政府专题会议决定的事项,用《郑州市人民政府专题会议纪要》(郑政会纪〔20××〕×号)的形式印发。

第三十七条 经市政府同意,以市政府办公厅名义行文的有关全市性的问题,如贯彻落实国务院、省委、省政府和市委、市政府重要政策的意见,以及对全市性工作发出的通知、通报及转发县(市)区、市政府各部门的重要文件等,用《郑州市人民政府办公厅文件》(郑政办〔20××〕×号)的形式印发。

第三十八条 经市政府同意,承办处理全国、省、市人大和政协方面的建议、提案,经市政府同意,以市政府办公厅名义向上级机关的请示、报告,代市政府对下级机关的批复、通知,用《郑州市人民政府办公厅文件》(郑政办文〔20××〕×号)的形式印发。

第三十九条 以市政府或市政府办公厅名义,与不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项,用《郑州市人民政府》(郑政函〔20××〕×号)或《郑州市人民政府办公厅》(郑政办函〔20××〕×号)的形式印发。

第四十条 以市政府或市政府办公厅名义,部署紧急工作、阶段性工作、临时性工作等事项,用《郑州市人民政府内部明传电报》(郑政明电〔20××〕×号)、《郑州市人民政府办公厅内部明传电报》(郑政办明电〔20××〕×号)的形式印发。

第四十一条 以市政府或市政府办公厅名义,召开的全市性会议,用《郑州市人民政府会议电报》(郑政会电〔20××〕×号)、《郑州市人民政府办公厅会议电报》(郑政办会电〔20××〕×号)的形式印发。

第四十二条 市政府领导同志在各种会议上的讲话,以及需要印发给有关单位学习参照执行的文件、资料等,一般用白头文件(郑政阅〔20××〕×号)的形式印发。

第四十三条 需要在市政府办公厅机关内部执行的规章制度,以及需要办公厅机关工作人员周知的其他事项,用《郑州市人民政府办公厅》(厅内文〔20××〕×号)的形式印发。第七章 收文办理

第四十四条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第四十五条 市政府办公厅受理国务院、国家各部委、省政府、省政府各部门,本市各县(市、区)、市政府各部门,以及其他与市政府有行文关系的单位经各种渠道送来的公文、信件等。除特殊情况外,一般不直接受理本市各县(市、区)、市政府各部门下属单位的公文。本市各县(市、区)、市政府各部门下属单位的公文,应当由主管机关报送。

第四十六条 除绝密和特急公文外,市政府办公厅受理的公文,统一由市政府办公厅文电处签收。各县(市、区)、市政府各部门的公文通过郑州市政务内网报送,其他单位报送的纸质公文,由市政府办公厅文电处负责将其电子化。

第四十七条 对收到的公文,应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定;涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

第四十八条 经审核后的公文,应当及时登记、分类、加签,并提出分办或拟办意见送有关负责人批示或转有关部门办理。需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。

第四十九条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不符合规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。

第五十条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。

第五十一条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,主办部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。政府办公厅(室)转有关部门办理的公文,凡明确提出时限要求的,各部门在办理时,对属于本部门职权范围内的事项,应当在规定的时限内办理完毕;对属于需要政府审批的事项,应当在规定的时限内予以回复,并将办理结果连同交办的原件一并报政府办公厅(室)。确因特殊情况不能按时办结回复的,应当在回复时限内以书面形式向政府办公厅(室)说明理由。对政府办公厅(室)未明确提出办理时限要求的,各部门也应本着认真负责的精神,尽快办理。

第五十二条 办理完毕的公文,由文秘部门统一行文批复、转发或者结论性意见,主办部门也可根据办文情况分别通过面谈、电话、便函等方式给予解释性答复。答复内容仅限于结论性意见。任何人不得在公文上随便批注负责人的批示、意见,不得随便向外透露批示的原文和公文的详细办理情况。第八章 公文归档

第五十三条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第五十四条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。本机关收发的公文、会议文件及音像制品、出版物、反映本机关重要活动的有关材料等,具有保存查考价值的,均需整理(立卷)。

第五十五条 联合办理的公文,除涉及司法、编制、资金的公文外,一般公文原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第五十六条 本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。

第五十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。

第五十八条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第九章 公文管理

第五十九条 公文由各单位办公室或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第六十条 各单位应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第六十一条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印、复制。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。复印时,应当加盖复印机关证明章,视同正式公文管理。密码电报不得翻印、复制,不得密电明复,不得明电密电混用。

第六十二条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第六十三条 传递、管理秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,应当安装加密装置。绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。

第六十四条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第六十五条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第六十六条 不具备归档和存查价值的公文,应当经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,定期销毁。

第六十七条 销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

第六十八条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

司法行政机关信访工作办法 篇6

(1991年1月24日司法部令第14号发布施行)

第一章总则

第一条为做好司法行政机关的信访工作，密切同人民群众的联系，加强人民群众对司法行政机关及其工作人员的监督，促进社会主义民主和法制建设，维护社会的稳定，根据《党政机关信访工作暂行条例》和司法行政系统的实际情况，制定本办法。

第二条各级司法行政机关要高度重视信访工作，认真负责地对待群众反映的问题，接受群众的正确批评和建议，及时妥善处理信访案件。

第三条司法行政机关信访工作的基本原则：

（一）实事求是的原则。要以事实为根据，以法律、法规和政策为准绳，秉公办事，切实解决来信来访人的正当要求。

（二）分级负责、归口办理的原则。按照各级、各部门的职责范围，属于哪一级、哪一个部门职权范围内处理的问题，就由哪一级、哪一个部门查清事实，负责处理。

（三）件件有着落的原则。对于群众反映的合理要求，凡能够解决的，要认真给予解决；一时难以解决的，要讲明情况，耐心说服；对要求过高或不合理的，要认真做好教育疏导工作。

对于群众的合理申诉，要认真复查、核实，妥善解决。

对于群众的揭发和控告，要积极协助有关部门查明情况，认真处理；对涉及领导干部的问题，要按照干部管理权限和有关规定，转交相应机关查实处理；对反映问题不实的，要予以澄清。

对确属利用来信来访捏造事实，诬告他人和无理取闹、带头串联滋事，造成严重后果的，要依据事实和有关规定，报有关部门严肃处理。

（四）专人负责，及时处理的原则。每件信访都要有专人负责，除疑难的和涉及面较广的信访外，承办人应在15天内提出处理意见。

第二章组织领导和机构设置

第四条省、自治区、直辖市司法厅（局）、劳改局、劳教局（处）和县处级劳改、劳教场所应根据信访工作量设立信访工作机构，配备相应地专职干部，统称信访办公室。计划单列市司法局、地（市）、县司法行政机关，根据实际情况设信访室，配备专职或兼职信访干部。

第五条信访工作机构的职责

（一）按照信访工作管理范围和职责分工，决定来信来访是否属本部门受理及受理后的处理方式；

（二）及时向有关职能部门转办信访问题或案件，协助有关职能部门查处有关信访问题，协调、督促、检查、催办交办的信访案件；

（三）反映来信来访中的重要情况和对司法行政工作的建议、批评；

（四）了解、掌握信访工作情况，有计划地进行调查研究，总结交流信访工作经验，推动信访工作的开展；

（五）定期分析、综合信访工作情况，及时搞好信访统计，为领导机关提供信息资料；

（六）完成领导交办的有关信访事项。

第六条信访工作机构在所属司法行政机关的领导下进行工作，同时接受当地党委、政府信访部门的业务指导。上级司法行政机关的信访工作机构具体负责督促、检查和指导本机关所属单位、下级机关的信访工作。

第七条各级司法行政机关及劳改、劳教单位，必须切实加强对信访工作的领导，确定一名领导同志分管信访工作，并建立领导干部接待处理来信来访制度，亲自处理一些重要来信来访，直接参与查处重大问题和疑难案件，积极解决信访工作的接待用房、装备、业务经费和干部的生活待遇问题。

第三章受理范围

第八条司法行政机关信访工作机构受理群众来信来访的范围：

（一）揭发、举报司法行政干警、职工的违法违纪问题；

（二）司法行政干警在执行职务方面的问题；

（三）司法行政干警对本机关或上级司法行政机关作出的决定不服的信访问题；

（四）有关司法行政业务方面的信访问题；

（五）需要司法行政部门协同有关部门处理的信访问题；

（六）刑满释放、解除劳教留厂（场）就业人员的安置、待遇问题。

第九条司法部信访工作机构受理的范围：

（一）党中央、国务院领导同志批办的和上级有关部门交办要处理结果的信访问题；

（二）部机关工作人员和部直属单位领导干部的申诉和控告；

（三）省、自治区、直辖市司法厅（局）领导干部的申诉和控告，或地方处以下单位和干部中案情重大、需要由部立案查处的信访案件；

（四）向司法部反映对司法行政工作有参考价值的意见和建议；

（五）司法行政干警申诉的问题，经当地省级司法行政机关处理后仍不服的；

（六）向省级司法行政机关反映揭发问题没有得到适当处理和需要跨省解决的问题；

（七）其它应由司法部机关受理的信访问题。

第十条省、自治区、直辖市司法厅（局）信访工作机构受理的范围：

（一）省、自治区、直辖市党委、政府、人大领导同志批示交办的信访问题和司法部交办要处理结果的信访案件；

（二）本厅（局）机关工作人员和直属单位领导干部的申诉、控告；

（三）对地（市）、县级司法局领导干部的申诉和控告；

（四）对本省、自治区、直辖市的司法行政工作有参考价值的意见和建议；

（五）基层司法行政干警对原单位作出的结论和处理决定不服，并向当地地（市）、县级司法行政机关申诉，对其处理仍不服的；

（六）本省、自治区、直辖市司法行政系统内跨地、市和跨部门及不易归口处理的信访问题；

（七）其它属于省、自治区、直辖市司法厅（局）职权范围内处理的信访问题。第十一条属于第九条范围内的信访，分别由司法部办公厅信访处受理，各业务职能部门也应受理有关的信访问题，具体分工依照《司法部信访工作暂行办法》第五条的规

定办理。各省、自治区、直辖市司法厅（局）信访工作机构与各业务职能部门受理的信访，具体分工由各省、自治区、直辖市司法厅（局）确定。

第四章制度和方法

第十二条信访工作人员要认真阅办来信，文明接待来访人员，不得推诿、敷衍。对人民群众来信来访提出的正当要求，采取漠不关心、办事不公和顶着不办的，应给予批评、教育；造成严重后果的，由本级司法行政机关给予相应的党纪、政纪处分。

第十三条妥善处理群众举报，保护揭发人、控告人，对揭发、控告材料，应当指定专人查办。举报人要求为其姓名、单位保密的，受理单位应尊重举报人的意见。严禁将举报、揭发材料转给或透露给被举报、揭发的单位和当事人。

第十四条对受理范围内的重要信访案件，应当立案，交有关职能部门或所属机关查办的，要及时催报处理结果。必要时，交办单位可派人协助调查。承办单位对上级机关交办要处理结果的案件，要认真查处，应在交办后三个月内办结上报，不能按时上报的，应向交办机关说明情况。申诉案件的结案报告，应有申诉人对结案处理的意见。凡办结的案件，应做到事实清楚，证据确凿，定性准确，处理恰当，手续完备。交办单位收到结案报告后，要认真审查，提出可否结案的意见，送主管领导审批。

第十五条各级司法行政机关受理的信访问题，主办单位要及时向来信来访人回告处理意见或处理结果。

第十六条处理信访问题要立足于地方司法行政机关就地处理，把信访问题解决在基层。凡属基层单位职权范围内能够处理的问题，应按照就地处理的原则办理，把大量的信访问题解决在初信初访阶段，减少越级上访，重复上访。

第十七条对集体上访，特别是集体进京上访的，发现苗头要及时向领导和上级机关报告，各级司法行政机关的领导同志要亲自接待，做好劝阻工作，并迅速研究解决办法，妥善处理，防止事态扩大。对因劝阻不力、工作失职、官僚主义导致越级上访、集体上访造成严重后果的，要追究有关单位领导者的责任。

第五章信访干部

第十八条司法行政机关要选配政治思想好，作风正派，有一定政策水平、法律知识和群众工作经验的干部从事信访工作，并保持干部队伍的相对稳定。

第十九条司法行政机关的信访干部必须做到：

（一）努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，反对资产阶级自由化，学习党的方针政策和法律知识、科学文化知识，努力提高政治思想和业务素质；

（二）坚持全心全意为人民服务的宗旨和密切联系群众，深入实际调查研究的工作作风；

（三）模范地宣传贯彻执行党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，实事求是，坚持原则，秉公办事，坚决抵制和反对不正之风；

（四）顾大局，识大体，主动热情地搞好同有关单位和部门的团结协助，互相尊重，密切配合；

（五）严守国家秘密和信访纪律，不得扩散来信来访中涉及的国家秘密和个人隐私等问题。

第六章附则