电子版档案（共12篇）
电子版档案 篇1
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
一、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
二、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力。？在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。？
2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量。？档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。 随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1.建立档案利用制度，整合各类档案资源。 要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失。 电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。 所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
4.加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
电子版档案 篇2
一、纸质档案的特点
(一) 档案信息的不易篡改性。
由于载体与信息的统一, 构成了纸张档案所特有的属性———不易篡改性。这种不易篡改性不仅体现在档案信息的原始真实性方面, 也体现在其与存储介质的原始依附性上。在传统介质上, 不论是早期的甲骨、泥版、金石、羊皮、简牍、绢帛、纸草、蜡板还是现代的纸张, 其作为载体与书刻其上的信息是密不可分的, 一旦信息与载体结合, 就很难将其分离, 任何试图篡改都因易于察觉而难以实现。
(二) 档案信息的原始凭证性。
档案客观地记录了以往的历史情况, 具有令人信服的凭证功能。与档案信息相依托的载体, 是由特定的责任人在特定的条件下制作完成的实体材料。从制成的材料到各种档案印记, 如文字、图表、具有法定效用的签署、印章等, 无不体现着档案最初形成的真迹。档案这种原始凭证性, 具有电子文件无法比拟的优越性。
(三) 信息存储介质的长期保存性。
实践证明, 纸张、胶片最适宜长期保存。纸张的主要制成材料是纤维素, 它具有较强的耐久性, 尽管在一定条件下会发生电解和氧化作用, 但只要排除人为损害、在适当的温度下去除档案的灰尘, 防止霉变和蛀虫, 防止过度的光、热、有害气体等, 并及时对破损的材料进行认真细致的修复, 纸质原始档案就可以保存相当长的时间。
二、电子档案的特点
(一) 载体的多样不唯一性。
电子档案信息主要有光学、磁性两种储存载体, 体现到具体载体则有磁带、磁盘、软盘、光盘、硬盘、U盘以及云端等不一而足。同时, 电子文件的载体与信息是可分离的, 可根据需要改变其存储位置, 可通过复制、拷贝和网络实现从一载体向另一载体的转换。
(二) 信息储存的高密度性。
无论是磁带、磁盘、软盘、光盘、硬盘、U盘还是云储存, 其存储量都远远高于过去的各种传统介质, 随着技术的不断发展, 电子档案的储存介质越来越小型化, 而其容量却不断放大。过往需要整个图书馆才能存放得档案, 现在只需一个小小的硬盘就全部装下尚且富富有余, 这种信息存储的高密度性可有效减少档案的存储空间, 便于存放。
(三) 信息查阅的共享性。
电子档案可以在同一时间、多人不受空间的限制, 共享同一信息, 在实现了局域网和上了Internet网后, 人们在办公室、家中就可以利用档案信息。同时许多档案, 特别是一些历史档案十分珍贵, 在档案数字化处理, 使之成为电子档案, 就可以将原件妥善保存, 而将其完整复制本提供给需要的人, 为利用者提供与原件等效但更为便捷的利用方式。
(四) 信息内容的易修改性。
电子档案相对于传统纸质档案具有修改方便的特性, 通过对电子档案的修改而给当事人或社会造成不利影响的事件屡见不鲜。此外, 电子文件的使用者或供电系统、通信网络的故障等环境和技术方面的原因都会使电子文件无法反映真实的情况。同时各种病毒、木马及系统漏洞都有可能造成电子档案的失真。也因此就造成电子档案的原始性不易被认可的尴尬情况。
(五) 电子档案的不易保存性。
电子档案的常见载体中, 即使在在最理想的保管条件下 (温度10℃, 相对湿度25%, 全新的磁盘, 非经调用, 库房绝对清洁且无阳光直射) , 磁性载体只可保存10~20年, 这对需要长期保存的数字档案来说还远远不够。且闲置的硬盘可能在一或两年后开始丧失数据或是消磁。而且硬盘极易感染上病毒, 随时发生故障或出现人为操作错误, 导致文件损失或永久性破坏。
三、电子档案、纸质档案的发展趋势
在证实电子文件的证据性、长久性之前, 不能轻易放弃传统的文件形式, 这种“固执”所表现的正是一种职业精神。同时将电子文件保留下来是因为电子文件在检索、利用、传输、存储等方面具有特殊的能力, 以此构建一个新的信息系统, 可以更加高效、方便地满足利用者的信息要求。因此, 为了更好地发展档案事业, 现在进行的对档案实行电子档案与纸质档案的双套制管理是不可变更的, 在电子档案归档的同时, 要求一份纸质版档案也要归档, 这就很好地解决了一份电子档案信息丢失, 也会有纸质版的档案记载档案内容。因此, 在当今信息化社会, 纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充, 取长补短, 长期并存, 二者发挥各自的优势。纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录, 电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。数字时代电子档案和纸质档案相辅相成, 相得益彰, 为社会发挥其巨大的作用。
参考文献
[1] .王芳.数字档案馆学.中国人民大学出版社, 2010
[2] .丁光勋.信息时代档案学理论研究与实践.上海三联书店, 2007
[3] .赵屹.档案信息网络化建设.北京图书馆出版社, 2003
电子档案与纸质档案的融合探析 篇3
关键字 ：电子档案；纸质档案；融合
伴随着信息化程度的不断提高，在我国的档案管理当中，电子档案作为一种新的档案管理模式，填补了传统纸质档案的不足和弊端，不仅仅为我国的档案管理工作提供了一种更为科学有效地管理模式，还保障个人档案的安全，为个人档案的长时间保存和个人信息的进一步保护都带来了重要的意义和作用。
一、电子档案管理概况
（一）电子档案的概况
伴随着科学技术的不断发展，尤其是进入21世纪之后，现代化的信息产物已经将要替代以纸质为媒介的文件，并应用到了我国的多个领域当中。档案的管理也是如此。信息化、网络化、科学化、电子化也成为了档案管理未来发展的一个趋势。电子档案主要就是以代码的形式将信息存储与磁盘、光盘等载体之上，通过在计算机上存储并且利用互联网进行文件传送和传輸的一种档案管理方式。
（二）电子档案的管理特点
任何一种新事物的产生，都会有优点和缺点并存，首先来说电子档案的优点：存储量大，信息可以长时间的进行保存，操作方便快捷，充分的实现资源共享，可以进行文件的传输和传送，并且所占有的空间极小。而它的缺点则在于：信息缺乏安全性、对设备的依赖程度较高，同时容易被修改，原始数据和信息得不到安全保障。
二、纸质档案管理概述
（一）纸质档案的概况
纸质档案相比较于电子档案来说，具有更加直观和简明的特点，也是我国传统的档案管理形式。纸质档案相比较点爱档案来说，书写简单，阅读方便，纸张记录的稳定性更是电子档案所无法取代的。当前我国大多数的单位都还保留着纸质档案的管理方式，利用纸张记录个人的信息，还有单位的一些原件需要印章、签字等形式进行确认，纸质档案就发挥了重要的意义和作用。
（二）纸质档案的管理特点
纸质档案和电子档案相比，最主要的有点就是书写起来非常容易，同时阅读也比较方便，存在着记录信息的稳定性，同时便于传递，造价低廉。而纸质档案的缺点也日益显露出来，比如保存所占有的空间较大，在保存的过程当中容易造成损坏和丢失，对个人档案的管理带来严重的影响。
三、电子档案与纸质档案的融合
（一）电子档案与纸质档案融合的必要性
1、电子档案管理促进了纸质档案管理的改革
对纸质档案管理的改革，在一定程度上是对传统档案管理形式的一种突破。首先电子档案的出现实现了档案管理一体化的进程，促进了档案管理更加的科学化和信息化。其次也实现了对传统档案管理的一种简化，更加有利于档案管理的科学化和简单化的实现。传统档案管理需要更多的人力和物力，占有更多的空间，对纸质档案的保存和保护也显得尤为复杂。而电子档案更好的保障了信息的存储，改变了纸质档案的管理弊端，更为科学的对信息进行了记录，是一种历史性的改革和突破。另外电子档案促进纸质档案管理的改革也可以体现在电子档案根据需要，建立起了档案管理的多维联系。只要在检索出输入档案的关键字，就可以找到对应的纸质档案，实现了对档案更为科学和安全的管理。
2、纸质档案管理可以帮助和促进电子档案管理的完善
电子档案管理在我国的档案管理系统当中还不够完善，所以需要纸质档案管理的促进和帮助，才能够更好的保障电子档案的顺利进行和完善。二者并不是冲突的，而是相互促进，取长补短，为我国的档案管理事业带来帮助和作用。两种管理方式的融合与并存，逐渐会形成一种相对完善的综合档案管理系统。
（二）电子档案与纸质档案融合的途径
1、互相借鉴、取长补短
纸质档案和电子档案都具有各自的优势，因此在档案管理工作当中要格外的重视二者之间的相互借鉴和融合，将优势进行结合，同时摒弃各自发展当中的不足，更好的对档案管理带来帮助。纸质档案具有书写简单，信息阅读和浏览一目了然的特点，对于签字和印章的生效具有重要的证据和历史意义，是纸质档案凭证性的重要体现。这些都是纸质档案在发展过程当中日益显露的优点，所以要继续的保持和利用，并且更好的与电子档案优势进行融合与并存。而电子档案由于其信息化程度较高，对于数据的保存更加的快捷，操作简单方便，同时也节省了保存空间，这些和纸质档案的优点进行结合，则可以更好的对我国的档案管理带来帮助。
2、采取“双套制”原则
所谓“双套制”，实际上就是对电子档案和纸质档案同时进行提交保存和存档，这样就像双保险一样对档案的管理带来安全保障。这也是近些年来档案管理者提出的对档案管理最新的方法和途径，一方面保障了档案信息的安全性和长久性，另外也可以体现出档案的凭证性，对于纸质档案的印章和签字凭证有了更完善的保障。当然各地都要结合自己的实际，有选择的进行“双套制”的选择，从而更好的节省人力物力，也更好的实现“双套制”本身的目的和作用，在最大程度上完善档案管理，为各地的档案管理事业的开展带来帮助，同时为档案的科学管理和安全带来保障。
结束语：
总之，我国的电子档案管理是纸质档案管理的升级和完善，电子档案管理是信息化的产物，也是未来档案管理的一种方式和形式。纸质档案和电子档案各自发挥其优势，摒弃和改善其不足，更好的进行融合与发展，才能够从根本上提升档案管理的质量，为我国的档案管理事业带来更多实质性的提升和跨越。
参考文献：
[1] 中华人民共和国国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社，2007-8-1.
[2] 王雪梅.论纸质和电子期刊并存的管理[J].河北科技图苑，2007（09）.
[3] 高颖，吴荔妍.对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J].福建档案，2002（01）.
[4] 戴莉.论短期内电子档案是否会取代纸质档案[J].机电兵船档案，2004年.
[5] 杨玲玲.纸质档案与电子档案共存期管理问题浅析[J].治黄科技信息，2007（05）.
高三电子档案评语 篇4
不知不觉的就进入了高三，这也就意味着，自己离高考真的很近很近了。高三的第一天就感觉到同学们都非常的用功，自己也在加倍的努力。那时的自己就想：“一定要通过自己的努力紧紧的抓住梦想，做世上最幸福的人.”那时的自己没有太多的想法，只想规规矩矩地做一名合格的优秀的高三学生，考到自己梦想的大学。众所周知，高三学生要面临许多大大小小的考试。而面对那些考试，自己也谨慎了不少。我清楚的记得一位老师曾说过“只有平时高考化，才能高考平时化”。回望高三的上半年，我感到自己的人生精彩了不少。也许，没有经历过高三的人生一定会黯淡不少吧。经历过这半年，我最想说的就是“高三很精彩，我爱高三！”
（高三下半年自评）
我不得不承认“时间飞逝，日月如梭”等话具有真理性。转眼间我们已经走到了高三下学期。记得一句这样的歌词：“仿佛还是昨天，可是昨天已很遥远”。是啊，我们总是想天真地认为自己是初来乍到的高一新生，但面对高考与学业的压力，我们不得不承认自己是即将毕业的高三生。面对高三下学期的生活，纵然我们有一百个不情愿，但还得勇敢地、毫不犹豫地跨过去，我们没有畏惧与退缩的理由。毕竟，她是我们的梦啊！为自己的梦想奋斗是幸福的。埋头苦读、挑灯夜战的生活也是幸福的。也许，N年之后，满头白发的我会微笑着回忆这一段时光。我想，那时的我一定不会因为虚度年华而悔恨，也不会因为碌碌无为而羞愧。因为，我曾经真诚地付出过。
（高三全年教师评价）
杨华同学：步入高三以后，你旺盛的求知欲让老师为之一震。你说过，你要通过自己的努力紧紧抓住自己的梦想。确实，步入高三以后，我真真切切地感受到了你对梦想的不懈追求。课堂时间，总能看到你那双充满旺盛求知欲的眼睛，总能听到你大声地回答问题。课下你总是那么积极地主动地向老师向同学请教不明白的问题。你的学习态度是如此地端正认真，每一次作业你都是认真独立完成，字迹工整漂亮，错题本积极按时完成，每一道题都整理的非常完整仔细。你总爱把每一道题都搞得透彻明了，从没有半点马虎。不过，有时你会有些小粗心，但事后你总能积极认真地改正过来。你性格活泼开朗，待人热情，你总是设身处地地为他人着想，你是如此地单纯善良，胸无城府，你总能用你的言行使他人舒心一笑。你尊敬老师同学，从不与同学在室内打闹，从不给同学起绰号，总会正确地使用礼貌用语。你热爱劳动，无论是大扫除，还是值日活动总能看到你积极忙碌的身影。你有极强的集体荣誉感，从没有旷课迟到的记录，从不损坏班级公物，从不浪费纸张粉笔。你品质优良，乐于助人，拾金不昧，做事总有自己的选择，从不人云亦云，从不优柔寡断。你热爱祖国，你用你的行为表达了对祖国赤诚的感情。在家中，你尊敬父母长辈，总能积极地帮父母干家务，是个难得的好孩子。
总体来说，你学习态度端正，成绩优秀，是个好学生，又是个好孩子。最后，祝你能考到你理想的大学，祝你在你的追梦路上一帆风顺!
（高中三年自评）
电子档案管理制度 篇5
为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际，特作如下规定：
一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1． 电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中
2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。
3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
二、电子文件的归档方式
1． 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本队工作实际，现强调物理归档。
2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。
3． 归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：
序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
三、电子文件的移交与保管
1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。
３．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，四、电子文件的提供和利用
1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。
学校电子档案的管理 篇6
本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护。
摘要：电子档案管理是学校管理工作中不可或缺的一项内容,并且电子档案的管理工作也是当前困扰学校发展的主要问题。
关键词：电子文件 档案 学校
随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护?我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。
一、电子文件的整理
1、基建、设备等电子文件的事理。
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的.，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
2、财务电子文件的整理
(1)工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
(2)账簿。学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
3、学校其它电子文件的整理
现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容;教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如何进行整理呢?计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
二、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。?
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。
三、完善电子文件归档制度
1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
2、“两套制”归档的必要性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质
与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。
四、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。
1、规范排放和使用。
2、保持良好的温度、湿度环境。
3、注意避光。
电子档案在电子政务中应用 篇7
在电子政务所日常工作中,机构或个人办理业务时,需要存储大量的纸质文档,随着时间推移,这些纸质文档势必越来越多,堆积如山。因此,如何有效地管理这些文档,是解决电子政务业务正常开展的首要问题。随着信息量的不断增大,对纸质文件的管理的难度越来越大,主要表现在:难以保存、检索困难、难以实现各省市业务单位电子档案信息的共享和分发,长此以往,必然形成信息孤岛,无法实现建立数字化管理的目标,因此建立合理的电子档案系统,实现对电子档案信息的管理和共享,是一件迫在眉睫的工作。
1 建设目标
建设档案电子化管理及信息共享与相互快速查询,并通过互联网实现对各相关单位的直接服务。需要遵循:(1)效率和实用性原则;(2)国家相关部门提供统一数据标准规范原则,旨在以简洁方便的操作实现组织机构信息查询过程的网络化、信息化、准确化,进一步提高查询效率。其主要实现以下目标:
(1)纸质档案电子化管理。通过先进的高速文档扫描仪将机构纸质文档转换成电子影像;然后,根据符合档案电子化行业规范的归档机制建立影像索引,形成一个方便可靠而又完整的电子档案库。
(2)电子档案信息的查询利用。在已建立的机构电子档案信息库基础上,为社会查询群体提供档案查询服务。不同查询用户根据一定的查询权限,通过Intranet/Internet并行地对档案进行查询及打印操作,使得电子档案得到合理利用。
(3)查询服务快速响应。利用先进的实时通讯技术,档案服务器能够对远程客户端进行快速响应,系统能及时处理众多用户的连接请求,并能通过INTERNET直接实现对远程客户的请求,异地查询电子档案的响应时间可以控制在一秒钟以内,达到快速响应的目的。
(4)实现在全省或全国范围的各级管理机关内部的数据共享。通过INTERNET实现各个地区的互连互通,可以跨地区跨地域查询,真正实现了足不出户就可以查询远程档案信息,体现了信息化建设的优越性,具备作为一个面向电子商务时代应用系统所应具备的所有素质。
2 系统框架设计
电子档案系统构架如图1所示。
电子档案及快速查询系统通过业务管理系统信息相互补充和验证,在进行数据的核对和验证的同时,还可以在业务管理系统中根据条件信息获取关于业务的信息,以便进行快速档案文件的定位。
系统不仅为终端用户提供服务,接收其上传的文件,而且还为互联网用户提供了档案查询的接口,只要拥有合法的用户和足够的权限,便可以进行档案文件的查询。
3 系统功能概述
电子档案系统主要分为档案采集、档案传输、档案存储、档案检索几部分功能。
3.1 电子档案采集及处理
档案文件的扫描采集以TWAIN/ISIS标准接口规范为基础,通过调用Twain/ISIS接口,对扫描仪设备进行驱动,并通过Twain/ISIS接口,获得扫描的档案文件数据并对其进行处理;通过Twain/ISIS接口,屏蔽了各种扫描仪设备之间的型号差异和性能差异,以统一的模式来驱动扫描设备,以使数据扫描采集子系统得到最大化的兼容性。
3.1.1 证件类型识别
证件及其扫描件的样式多样性及扫描质量参差不齐,严重影响了对电子档案文件的OCR识别,另一方面,受国内外OCR识别水平的限制,尤其是对证件扫描件的汉字识别,仍无法达到一个理想的效果,无法正确的判断证件类型及证件内容。系统采用两种方式对证件类型分类:
(1)介入条形码技术,对条形码进行识别,进而更有效、更准确的判定出扫描文件的证件类型,可以快速实现文档的分类归档。
(2)通过人工整理档案,扫描后人工标识证件类型,然后再合并这样虽然实现了傻瓜式扫描,但是后期的工作量也不少。
3.1.2 大比例压缩存储
对档案文件进行压缩,在不丢失必要信息的前提下,使图像尽可能的变小;压缩后的图像,不但可以节省很多磁盘空间,而且还可以有利于档案文件的导入、导出和网络传输,大大的节省了网络带宽资源。
3.2 电子档案文件传输
数据上报是指各终端电子档案图像文件上传到中心。为了保障数据的安全性,所传数据都经过加密,密钥由中心统一管理。上传方案有以下两种。
3.2.1 分散即时上传
档案数据扫描采集系统在完成扫描采集、分类归档后,各终端立即向中心上报数据。
3.2.2 集中批量上传
档案数据扫描采集系统在完成扫描采集、分类归档后,数据存储在各终端本地存储系统中,之后在规定的时段向中心上传更新的数据。
电子档案文件传输子系统主要完成文件的上传和接收,是建立在标准的HTTP1.1协议基础上的C/S模式的应用程序,通过http协议完成文件内容数据的发送和接收。在中心建立HTTP服务器,进行档案文件的接收;在终端建立HTTP客户端,解析HTTP协议,进行文件的发送处理。
3.3 海量数据存储
大量档案文件的存放结构采取类似于邮件系统中邮件的存放模式,以0-9和A-Z共计36个字母进行分类,每一个类别下仍按这种方式再进行分类,其分类的层次直到满足需要位置。
按照业务需要编制目录路径。
如图2所示,在证件存放的根目录下,分别有0-9和A-Z共计36个目录,每个目录下依次类似,都具有相同的存储方式;给定业务号,验证后,只需对业务号字符串进行拆分,然后生成路径信息,便可以在文件系统中迅速定位到该业务号的目录,其执行效率和速度是非常迅捷的。
目录的层次结构并非特别深,其每个目录下的直接子目录也并非是大量的;在每个业务目录下,存放的是各个业务时间的子目录,表示发生业务的时间,这样某个业务的某个时间的某份档案文件便可以迅速查找和定位。
3.4 电子档案查询
电子档案查询管理采用B/S模式实现,允许互联网用户进行远程查询和管理,主要包含两个功能模块,分别为查询模块和管理模块。
在电子档案查询时,以业务号的查询为主导;在按给定条件查询时,只有得到业务号,才可以对电子档案文件进行迅速定位;根据给定的条件,该子系统可以向业务系统进行查询,在从法人单位基础信息数据获取信息,再获得相应的电子档案文件。
电子档案显示经过加密处理,可以对显示图像增加背景或水印效果,避免了图像非法盗用。
摘要：本文在已建立的机构电子档案信息库基础上,为行政机关内部工作人员和其它查询群体提供档案查询服务,通过Intranet/Internet并行地对档案进行查询及打印操作,使得机构电子档案得到合理利用。
关键词：电子档案,图像处理,海量存储,快速检索
参考文献
[1]叶晗.论转型期的档案信息资源管理模式[J].档案学通讯.2007.
[2]姚磊.试论电子政务环境下电子文件中心的结构、原则和角色[J].图书情报知识.2007.
电子健康档案急不得 篇8
一是8500亿元的资金来源和投入方向被正式确认。8500亿元的绝大部分或主要部分将用于基层; 二是今后3年医改的5项重点改革被明确。即建立基本医疗保障体系、健全基本医疗卫生服务体系、建立基本药物制度、健全均等化的基本公共卫生服务体系、探索公立医院改革的基本道路; 三是卫生信息化的基本方向再次被明确。正式颁布的新医改方案第14条与此前的征求意见稿，并未做出明显修订，依然是遵循涵盖“大卫生”范畴的信息化思路。《医药卫生体制改革近期重点实施方案(2009～2011年)》更明确提出，从2009年开始，逐步在全国统一建立居民健康档案，并实施规范管理。
据悉，北京年内将选择朝阳、西城、顺义三个区率先试点，为居民建立电子健康档案。电子健康档案将记录居民的基本信息、就诊和用药、检查记录等；大型医院之间将首先联网共享居民健康档案。据介绍，去大医院看病，患者只要提供一个ID号，其家庭成员情况、病史、历次诊断情况等均可在不同医院共享。预计到2010年，电子健康档案将在北京市全市18个区县按照居民自愿建档的原则进一步推广。
而在上海，通过实施医联工程，第一批23家三甲医院已经可以共享病人的电子病历; 接下来将继续推进“大医联工程”和“大卫生工程”。其中正在积极酝酿的“大卫生工程”，计划今后3年将在全市各级卫生机构之间实现全面联网和有关信息的全面共享。其中，居民健康档案无疑是信息共享的重中之重。
各地建立居民电子健康档案的计划明显提速。但是，目前建设居民电子健康档案无论在管理体制上，还是在技术标准上，至少面临五个方面的严峻挑战。首先，何谓居民健康档案，应该包涵的内容、电子化的技术标准，如何统一？其次，作为未来将要记录每个居民全生命周期的绝对隐私信息，如何从技术和立法两个层面双管齐下，确保隐私信息的安全保护和合理使用？三是从信息技术的角度看，如此海量的信息将以何种方式来实现数据的有效存储和稳定运营，使之真正支撑业务系统的需要？四是建立如此庞大的信息系统，需要投入天量的资金，中国各地经济不平衡，是否意味着居民健康档案的建设也将出现地区间的“贫富分化”？五是目前以各个地区为主导的居民健康档案建设，是否会形成一个个新的孤岛，区域之间的信息互联又将如何突破管理体制上的束缚？
电子版档案 篇9
中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式，现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。
一、电子档案管理的意义
档案是人们生活活动的记载资料，具有十分重要的意义，档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式，然而伴随计算机技术的广泛运用，档案的保管办法已经产生了巨大的变革，中专学校的档案管理应摆脱传统的方式，采用先进的技术进行代替，扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享，信息化的应用可以提供海量存储功能，资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。
二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性
中专学校应提升相关设备设施的安全性能，控制电子档案管理的专一性，对于该系统要进行有规划性的科学升级，对电子档案进行专项化的维护整理，控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理，防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式，通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性，最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。
三、建立完善的规定细则，促进中专电子档案管理的规范化
中专学校内部应该建立一套完整的管理方案，构建具体的使用细则和规章，让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作，提升工作人员的安全保密意识，保证自身的职业道德水准，熟悉地操作相关电子系统运行流程，实行灵活的管理，最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。
四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识
档案信息的性质是保持历史信息，不能直接为学校创造明显的利益价值，管理要求迫切且程度较低，许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足，部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况，学校领导首先要改变传统的思想，部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习，提高自身素质，明白档案数字化管理的`先进性，积极向相关领导提出建议和想法，主动将现代化科技与档案管理相结合，进行反馈并提出可行的解决办法，学校领导应积极听取相关专业人士的建议，理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性，提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定，提供资金和硬件设施方面的基础保障，加大对档案电子管理的重视度，加大人才投入力度和资金投入力度，从根本上改变传统的档案管理部门的地位。
五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平
档案目录电子档制作步骤 篇10
1.在档案整理相应村的文件夹下建立所要整理的自然村文
件夹。
2.打开“档案目录模板”，另存在刚才新建的“自然村”文件夹
下，取名为“某某自然村档案目录模板”。
3.打开已审批文件夹中所要整理的某某自然村文件夹，把已
审批好的缴费人员与不缴费人员信息复制到上面的档案目录模板中。
4.打开乡镇上报人员文件夹，找到要整理的某某自然村文件
夹，复制参保登记表中的身份证号，导入到上面的档案目录模板。
5.把上面档案目录模板中出现的数据复制到一个新Excel文
件中（选择性粘贴——数值），另存在新建的自然村文件夹下，取名为“某某自然村档案目录”，然后调整该文件样式和档案目录文件样式相同。
6.校对上面的档案目录文件，校对内容包括缴费档次为700
元和900元两个档次及缴费人数、不缴费人数、特殊群体等内容。
电子版档案 篇11
关键词：档案管理；电子档案馆；公共档案
中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1002—2589（2011）11—0138—02
一、电子档案馆简介
随着科学技术的进步和信息时代的到来，电子档案馆正以它独特的魅力日益展现在我们面前。概括起来，电子档案馆就是提供给读者一个网络环境，使他们得到访问所需要信息的最大可能性；利用電子技术去开发和管理信息资源，电子档案馆最基本的特征是以计算机为手段进行资源处理和服务等方面的管理，它与计算机密不可分，电子档案馆为传统档案馆开辟了广阔的服务领域，它的功能有：
1.提供传统档案馆的联机目录与索引。
2.提供电子信息服务，具体为：联机目录和作业系统。以目录为入口，进一步查找档案的章、节及全文；可以进行联机编目等工作；全文存储和检索系统。将文献存储在磁盘或光盘上，提供各种文献全文数据库、电子杂志和珍本、善本的电子数据库；馆内参考咨询服务系统。
3.通信服务。电子档案馆应提供通信服务器和网络工作站，以供用户与国内外的网络相连，进行电子邮政、访问所需的信息数据库等。
二、电子档案馆对传统档案馆的冲击
传统的档案馆向电子档案馆的过渡，是一项非常庞大的工程，其中不仅包括大量的信息资料要转化成电子信息，还有一个观念的更新，规模的大小，系统的调查分析和资金来源和投入，组织管理与维护，人员培训等许多问题。作为公共档案馆所要面临的诸多困难，可以说是继自动化后又一次严峻的考验，如果说自动化是量的积累的话，那么电子档案馆则是量积累到一定程度后质的飞跃。
公共档案馆受到的影响概括为以下几方面：（1）信息存储形式的变化。从纸张上的文字变成了计算机可识别的电磁信号，从档案数据库到全文数据库、事实数据库以及多媒体数据库等；（2）信息存储单元的变化。从以书本为单元到以知识为单元，从文字、数据到数字化存储。（3）信息输出方式的变化。通过多媒体技术将文字、声音、图像等信息进行统一地处理和输出，进行全文内容检索；（4）服务方式的变化。用户可在世界上的任何地方联网查阅任何一个开放的电子档案馆的信息，服务可扩展到用户的办公室、教室和家庭；（5）组织管理的变化。信息的组织由顺序的线性转变为动态的网状的方式，档案馆只是网络中的一分子，通过协议和规则开发利用信息资源。（6）时效性将大大增强。
三、挑战与对策
当前电子档案建设面临的外部环境是有利的，从国家角度对信息化建设已列入规划，在第一次全国信息化工作会议上明确了“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”的指导方针，使现代档案管理的发展有了一个比较宽松的环境。
在电子档案馆的建设过程中，应采取的对策有以下几方面：
1.成立一个类似美国0CLC的机构，负责自动化管理，统一标准、规划的制定。（下转207页）
（上接138页）
2.电子档案的规模：在现有资金、设备、人员的条件下，电子档案馆只宜建小型化电子阅览室，配备一套声频卡和视频卡、音箱、录像机、摄像机等外围设备。由专人管理，积累经验，锻炼人才，逐步向电子化标准靠近，以其全面实施。
3.在电子阅览室的主题采购方面要掌握好相应比例，确保采购的光盘、软盘、磁盘等价有所用。
4.做好人员培训。在电子档案馆建设过程中，首先面临的是人才，因此，必须准备一批业务素质良好的自动化管理队伍，积蓄人才，有条件的可派人进行高层次的自动化方面的学习。
5.数据库建设要有特色，同时要规范化，标准化。现代档案馆将以大量文献数据库为基础，数据库的数量与质量是衡量“网络化”、“电子化”档案馆先进程度的重要标志。系统中硬件和软件随着计算机技术的发展而更新换代使其在系统中具有一定的“寿命”，唯有符合国际开放标准的数据库相对“稳定”和“永恒”。
6.资金的投入。在这方面对公共档案馆来说有一定的难度，但本着国家、集体、社会筹集资金的原则，用有限的资金办最急需的事。
电子档案馆建设是对传统工作方式的一次变革，是信息化建设中对档案馆的挑战，档案馆应站在世纪的高度去迎接它的到来。
电子版档案 篇12
一、传统档案和电子档案的含义
1. 传统档案的含义。
传统档案是以纸张为记录载体的档案。长期以来, 纸质档案是档案工作中使用最普遍的档案形式, 它作记录的材料文件内容都比较安全、稳定, 能够对原始数据信息起到有效的保护作用, 同时存储形式也比较单一、直观。一般地, 传统档案原件的证据价值比较强, 被人们更加信服。
2. 电子档案的含义。
电子档案就是指以计算机为介质, 通过磁盘、光盘、磁带等设备进行信息阅读、处理、存储等, 同时能够在网络上快速传送的文件资料, 对计算机的依赖性非常大。它的存储内容灵活多变, 可以是文档、图片、影像、音响等, 为档案工作带来了诸多便利。电子档案标志着档案管理的现代化, 同时又是档案管理工作未来的发展方向。
二、传统档案与电子档案不能互相替代
电子档案的先进程度是不可否认的, 但传统档案也存在着自身的优势。二者各具优势, 且它们的优势都是社会所不可缺少的, 因此, 从实际需求考虑, 传统档案与电子档案是不能互相替代的。
1. 电子档案的优越性。
(1) 信息的高密度性。随着社会经济的不断发展, 当前社会工作、生活节奏不断加快, 信息量不断增大, 这就需要一种高密度的文件信息存储方式, 而电子文件正好能够体现这方面的优势。很显然, 电子文件的存储介质, 如光盘、磁带、磁盘等的存储密度, 都要远远高于传统档案中的纸张介质的存储密度, 它的信息存储具有容量大、密度大、体积小的优点, 而传统档案则需要占用庞大的存储空间。可以说, 电子档案的存储密度是纸张存储无法比拟的。 (2) 信息传递的高速率。文件信息的传递速度对异地人们利用文件信息的效率有着直接而重要的影响。电子档案中的文件信息可以利用互联网实现全球范围内的传播, 并且, 这种方式下的传递时间只以秒为计算单位, 由此可以想象其速度之快。而传统档案的传递速度是不能跟电子档案的传递速度相比的, 对于纸质文件的传递, 只能通过邮寄方式进行, 传递耗时费力。 (3) 信息的便捷性。影响档案信息处理工作质量和效率的重要因素之一就是信息文件生成环节的速度。利用电子文件, 可以实现集文字、声音、图像等内容一次录入, 并且还能够以多种形式进行多次输出, 而这些都是传统档案无法实现的。基于此, 电子档案为文件的查阅提供了很大的便利, 也为档案管理的现代化提供了强有力的保障。 (4) 信息的共享性。随着社会的快速发展, 社会的资源利用呈现出了地域扩大的现象。电子文件可以在相同的地点、时间等条件下, 被各个不同的人员共同使用和阅读, 不受时间和空间的限制, 具有明显的信息共享性。
2. 传统档案的不可替代性。
在实际的使用中, 电子档案的缺点和不足便能体现出传统档案的不可替代性。 (1) 电子文件还不能实现它的法律保证作用。印章和签署是文件生效的重要标志, 是文件真实性与合法性的必备条件。而当前, 电子文件的签署技术还没有得到普及和进一步的完善, 无法在电子文件上亲自签名或加盖印章, 这样就使电子档案缺少了法律上的凭证作用。与电子档案的真实性相比, 人们更愿意相信传统档案原件的证据价值。 (2) 电子文件对设备的依赖性强。电子档案中, 文件的生成、识别、传输、存储等过程都是通过计算机等数字设备及相应的技术条件得以实现的, 若没有这些设备及技术条件, 或者这些设备出现了故障, 那么就会影响到文件的处理、归档。例如, 由于当前计算机更新换代的速度非常快, 相应的技术更新异常迅速, 当由原来技术条件下或在原来技术设备中生成的电子文件需要永久性、长期性保存时, 或许可以保存较长一段时间, 但一旦技术过时, 或者厂家不再提供过去的技术支持, 电子文件就无法进行识别、传递, 自然这样的电子文件就毫无利用价值可言, 电子档案的管理和开发利用就更谈不上了, 这会给档案工作管理带来很大阻碍。 (3) 电子档案的易改动性。电子文件在起草、处理等各个阶段, 可以人为地对其改动, 并且改动不留痕迹, 这是电子档案的突出优点之一, 但是, 换个角度讲, 这也是电子档案的缺点。当电子文件在被传递或更换载体时, 由于电子档案与载体具有可分离性, 这样就很难察觉到文件被改动的问题, 在很大程度上影响到电子文件的信息安全与可靠。此外, 电子文件很容易遭受计算机网络病毒的侵袭, 如果遭遇病毒侵袭, 那么电子文件中的信息则会受到破坏, 如果磁盘、光盘等电子文件的储存介质受到挤压、振动、弯折、磨损等, 或者长时间受到阳光直射以及长时间处于潮湿环境下等, 都会使文件中的数据信息丢失, 或者文件无法读取。电子文件的这种信息不稳定性对文件的安全管理非常不利。 (4) 电子文件载体的非直读性。电子文件是通过数字编码的形式记录在载体上的, 人无法直接分辨文件, 或者有些文件经过了加密、压缩等特殊处理, 若要读取文件信息, 就必须通过相应的技术方法, 利用相关的计算机软件、硬件设备的平台。反之, 文件信息将不能被直接读取, 就失去了档案信息的可读性。
此外, 传统档案的不可替代性也体现在与电子档案相比的优势上。首先, 传统档案具有唯一性, 它能够有效确保文件资料的原始性。档案工作的最基本要求就是文件资料的可靠性和真实性。传统档案已经在长期发展的过程中形成了科学有效的机制, 作为事件、资料记录的原始载体, 传统档案是不可涂改和复制的, 这样就能确保所存文件资料的安全。其次, 传统档案的储存介质具有耐久性。传统档案是以纸张为介质的, 而纤维素是纸张的主要制作材料, 具有比较强的耐久性, 只要采取有效措施, 防止它在特定条件下出现电解或氧化等问题, 就可大大延长使用和保存寿命。可以说, 传统档案不存在使用期限、使用次数的限制, 在各种客观条件下, 都可以查阅和查找, 而不像电子档案那样, 必须有数字化的设备才能显示出来。
三、传统档案与电子档案长期并存
1. 传统档案目前还是人们的传承习惯。
传统档案已有近两千年的使用历史, 影响深远。当前, 人们在思想上还是偏重于使用传统档案, 同时, 在实际的工作中, 一些特殊行业、部门、工作环节等都以使用传统档案为主。由于人们对真迹的尊重与信任, 因此可以认为, 电子档案在某种程度上只具有相对意义, 在相当长的时期内并不能完全取代传统档案, 二者的并存将会经历一个较长的历史过程。
2. 电子档案趋于主流地位。
随着科学技术的日新月异, 越来越先进的信息载体将会不断涌现出来, 信息交流的主流载体也将会不断地更新交替, 因而具有一定优势的全新的信息载体就会逐渐取代传统的主流载体。现代生活、工作节奏越来越快, 在信息交流实践过程中, 人们会发现传统载体暴露出来的问题越来越多, 如信息容量比较低, 给当前信息传递的时效性造成了一定的障碍, 已不能完全胜任当前社会、科学大发展背景下的高效信息交流的重任, 而具有一定优势的新的载体将会在一定程度上弥补传统主流载体的不足, 从而逐渐成为新的主流载体, 但同时, 传统载体并不会被完全代替, 而是新的主流载体与传统载体相互并存。
3. 传统档案与电子档案长期并存带来的新课题。
(1) 传统档案与电子档案的管理内容互相关联。在长期的档案管理工作之中可以发现, 传统档案与电子档案的长期并存还会产生一定的问题, 例如, 在对传统档案进行扫描, 将其转换为电子档案的过程中, 传统档案的质量直接影响着转换效果。因此, 在传统档案存档入库的过程中, 要对其质量进行严格审查和把关, 这样才能为电子档案的前期工作的顺利进行提供保障, 从而有效节省传统档案扫描转换为电子档案的时间, 避免不必要的二次返工, 确保电子档案的存档质量。 (2) 为档案保护技术提出了更高的要求。传统档案的发展历经千年, 人们对传统档案保护的研究越来越深入, 已形成了一套比较完整的传统档案保护措施, 如在传统档案的防霉、去酸、防虫、防有害气体、修复等许多方面都有了很大的成效。而对于电子档案保护措施、保管条件、保存寿命等问题的研究还需要进一步完善, 需要解决的问题还有很多。例如, 对于电子档案载体的寿命存在许多不同的说法, 这些还需要进一步地研究和考证。这样, 传统档案与电子档案的长期并存是非常必要且重要的。
综上所述, 传统档案与电子档案各有优势, 同样也存在各自的劣势, 因此, 二者的长期并存是必然的。在传统档案与电子档案并存的状态下, 要采取不同的措施分别管理, 使二者能够在互相借鉴中取长补短, 从而促使其能够有效承担共同的和各自分担的责任, 切实提高档案管理工作的效率和质量。
参考文献
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