机关专用公文

机关专用公文（共11篇）

机关专用公文 篇1

各运输航空公司、机场公司：

根据民航局《关于落实20XX年航班正常管理措施及监测指标的通知》(局发明电〔〕3600号)的相关要求，现做出如下决定：

1. 幸福航空20XX年12月数据已达标，但因11月数据不符合要求，自今年1月19日起继续停止受理其加班、包机和新增航线航班申请。

2. 自今年1月19日起，停止受理乌鲁木齐机场的加班、包机和新增航线航班申请。

浦东机场3-12月连续十个月数据不符合要求，虹桥机场10-12月连续三个月数据不符合要求，继续停止受理其加班、包机和新增航线航班申请。

天津机场12月数据已达标，但因11月数据不符合要求，继续停止受理其加班、包机和新增航线航班申请。

3. 自今年2月1日起，恢复受理南京机场的加班、包机和新增航线航班申请。

运 输 司

2XXX年1月22日

机关专用公文 篇2

一、主题的确立及作用

(一) 主题是文章的统帅。

主题要有较高的站位, 要站在战略的、全局的层面思考问题;要有较宽的视野, 眼观六路、耳听八方, 将所有的问题、事物的各个方面尽收眼底;要有长远的眼光, 不仅对过去的有清醒的、规律性的认识, 而且对将来的发展变化趋势也要有前瞻性的思考。达到“会当凌绝顶, 一揽众山小”的效果。

(二) 主题是文章的灵魂。

是衡量文章质量高低的依据, 主题深刻与否, 正确与否, 直接关系到文章的价值大小, 影响好坏, 作用如何。如果含糊不清, 尽管言词华丽, 旁征博引, 洋洋万言, 都会因主题不清令人难以琢磨, 不明白作者的主张和意图是什么。

二、学会确立机关公文的主题

(一) 切合实际。

在实际工作中, 常常是领导把主题确定好了, 需要我们做的就是素材的挖掘, 主题的深化。深化主题的方法对于机关应用来说, 首先是素材的力量, 即素材是否具有典型性、代表性;再就是文章内部的逻辑力量, 即层次清楚, 事理分明;第三是理的力量。即相关的法律、法规, 政策、上级领导讲话, 引证准确、清楚、得当。以此来表现主题, 深化主题。

(二) 注重实效。

要时刻学习掌握吃透军委、总部以及各级首长的法规、文件、讲话、指示等的精神, 拿上级精神同材料进行比对、对材料进行指导, 使材料保持正确的方向。同时, 也要真知深知准知部队的实际情况, 将新情况新问题及时吸收到材料中, 确保材料符合实际、事例鲜活。做到学好“北京话”, 说好“地方话”。

(三) 单一鲜明。

单一, 即只有一个主题。尽管有时材料很多, 涉及面很广, 也应力求主题统一, 内容集中, 中心一致。鲜明, 是指主题清晰明白, 观点明确, 态度明朗, 要解决什么问题, 怎样解决, 要直截了当, 一清二楚。做到鲜明的关键在表达上。公文的表达方式一般情况下都要求开门见山, 开宗明义, 或利用标题, 开头语, 结束语来点明主题。

三、选好材料

写文章的材料必须经过严格的选择。其原则有三:

(一) 真实。

选用材料要与客观实际情况一致, 不能弄虚作假, 更不能因为表现主题而随意杜撰。做到时间、地点明确, 特别是数据要准确无误, 经得起推敲。尤其要注意本质的真实。有些材料从局部来说是真实的, 但是从全局来说只不过是偶然现象, 对于这样的材料在选择时一定要慎之又慎。

(二) 典型。

要选用那些内涵丰富, 概括力强的事例。这样的材料能起到以一当十的作用, 既能增强文字的表现力和说服力, 又可避免文章罗列现象、臃肿冗长的弊端, 使文章更精炼准确。

(三) 恰当。

选用的材料要紧扣主题, 最能为表现主题服务的材料。一个材料用不用, 怎么用, 依据只有一个, 即表现主题的需要。关键是对材料要吃透, 对主题要吃透。所说的“妙笔生花”即是如此。

四、搭好结构

结构即文章的骨骼。机关公文的结构一般情况下, 因为长期使用已经形成了固定的模式, 所以我们一定要按照固定的模式来写作。这里要强调的有两点, 一是我们一定要熟悉, 掌握, 熟练使用各种机关公文的模式, 选准使用文体。二是注意各种文体之间的语言区别, 时态区别, 人称区别, 角度区别等等。比如请示与批复、讲话与总结、计划与方案在人称、时态等方面都是有很大区别的。

五、驾驭好语言

语言是文章的血肉。机关公文的语言要注意四点:

(一) 平易朴实。

机关公文要求对客观事理作如实反映, 其语言主要用客观的, 平实的, 质朴、直叙的手法。但是并不是排斥生动的语言, 恰当的比喻和具有逻辑力量的排比。

(二) 准确精当。

首先要选用那些与要反映的事务最恰当最准确的词语。其次注意选择句型句式, 注意语法。不要因为语法错误、逻辑混乱、追求语言华丽, 句型结构影响表述的准确性, 甚至颠倒了原意。常言道“干活不为东, 累死也无功”。就是必须考虑给哪位首长起草材料, 他的语言风格是什么样的。这样, 才能提高成功率。真正的写材料高手, 要善于把握不同首长的语言风格, 号准不同人员的脉搏。

(三) 简要鲜明。

每个材料除了做到“四个基本”, 即基本概念清楚、基本框架合理、基本观点正确、基本说理科学外, 还要做到语言精炼、文字优美。写材料其实也是行百里路半九十, 一个好材料基本形成后, 文字的精雕细刻、细心打磨也很重要。此时要克服厌倦情绪, 以出精品的高标准, 逐行逐段的琢磨, 一字一句推敲, 确实达到加一字则冗长, 删一字则生涩。力争在最短的篇幅里涵盖最大的信息量, 更清晰准确地说明事理。

(四) 通俗规范。

机关专用公文 篇3

关键词：通用公文；格式；标准

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》，规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》，于2012年7月1日起执行。笔者认为，从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑，该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。

首先，从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑，全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具，不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用，而且，在不同类别的组织间流转，用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准，便于人们对之的识别、使用、处理、管理等，当然，也便于人们对之的学习、掌握，同时，便于保证公文的效能发挥等。因此，中国自建立国家制度以来的各朝代，都十分重视公文格式问题，并且，随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如，殷商时，甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式，汉朝时，对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定；明朝时，对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来，国家也十分重视公文格式问题，历次党政部门的公文处理规定，都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日，原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》，正式确立了国家统一的公文格式，并且，明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是，由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致，且由于党在国家政治体制中的领导地位问题，使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时，改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”，从而使国家又无全国统一的公文格式标准，由此，造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时，发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2]，行政系统要求用汉字[3]；保密等级和紧急程度，党的系统要求标于公文首页的左上角[2]，行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致，使制作公文者无所适从。现在，国家发布了党政机关公文格式标准，统一了党政公文格式，解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是，这只是统一了党政公文格式，军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定，还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如，现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4]，现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5]，现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如，现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4]，现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm，其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在，使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时，制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定，虽然，党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4]，然而，这里说的是“可以参照执行”，是否真“参照执行”，取决于制发公文者自己，由此，还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况，所以，国家应颁布统一的通用公文格式标准。

其次，从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”，“党必须在宪法和法律的范围内活动”，“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7]，但党章的规定，是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律，支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定，对党组织的有关活动直接进行管理。虽然，笔者清楚，《党政机关公文格式》国家标准的发布，是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，前者是后者的配套文件，但由于前者不像后者那样是党政联合行文，而是行政机关的单独行文，所以，无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9]，党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定，还是考虑党在国家政治体制中的领导地位，作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局，都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准，而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。

其实，发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要，也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律，形成了各方认可的基本相同的格式，而且，更重要的是，指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了，也就意味着，这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异，但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的，而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式，不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作，恰恰相反，它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”，不仅可使该标准的运行更名正言顺，而且促进全国的公文处理工作规范化建设。

参考文献：

[1]郑彦离.通用公文简论[M].北京：中国文联出版社2001：31～33.

[2]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[Z].1996-5-3.

[3]国家质量技术监督局.中华人民共和国国家标准﹒国家行政机关公文格式[Z].1999-12-27.

[4]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.中华人民共和国国家标准.党政机关公文格式[Z].2012-6-29.

[5]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法[Z].2000-11-15.

[6]总装备部，中华人民共和国国家军用标准 军队机关公文格式[Z].2005-10-2.

[7]中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党章程[Z].2007-10-21.

[8]田济民，宋琼.党员手册[M] 北京：华夏出版社 1988： 370.

[9]中共中央办公厅，国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

机关专用公文 篇4

公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米×297毫米）。

（一）公文用纸技术标准：一般为60克～80克的胶版印刷纸或者复印纸；纸张白度为85％～90％左右；横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7．5～9．5。

（二）公文版心规格：156毫米×225毫米（不含页码）。

（三）公文页边：公文用纸上白边为：37毫米±1毫米，下

白边为35毫米±1毫米；公文用纸左白边为28毫米±1毫米，右白边为26毫米±1毫米。

公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文版记。

第一、公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：发文机关名称、发文字号、签发人、红色反线等部分。

（一）发文机关名称：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。发文机关标识推荐使用宋体字（红色），字号按照醒目美观原则确定，一般应当小于22毫米×15毫米。联合行文时主办机关名称应当排列在前，如加“文件”，应置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（五）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关名称下空1行，用3号仿宋体字，居中排布；年份

—1—

和序号用阿拉伯数码标识；年份使用全称，用六角括号“〔〕”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（六）签发人：上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。与红色反线相距4毫米。

（七）红色反线：发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽（156毫米）的红色线。

第二、公文主体标识规则：公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件序号及附件标题、成文日期、机关印章、附注等部分。

（一）公文标题：红色反线下空2行，使用2号小标宋体字，居中排布，宽度不超过版心（156毫米）；2行以上的标题，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送机关名称：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。

（四）公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2个字，回行顶格，使用3号仿宋体字；公文正文中小标题使用3号黑体字。数字、年份不能回行。

（五）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号。如有序号，使用阿拉伯数码。

—2 —

（六）成文日期和机关印章：成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。机关印章使用红色。

1．单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成文日期右空4个字；加盖印章应当上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下压成文日期。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的方式处理，必须使印章与正文同处一页；不得标识“此页无正文”。

（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3号仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。

第三、公文版记标识规则：公文版记为主题词及其主题记号以下部分，置于公文最后一页，按排列顺序依次为：主题词、分栏线、印发（翻印）机关和印发（翻印）日期部分组成。

（一）主题词：“主题词”使用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目使用3号小标宋体字，接排于冒号之后；词目之间空1个字，不加标点符号。

（二）分栏线：主题词以下，每栏均用分栏线隔开，宽度同版心（156毫米）。

（四）印发（翻印）机关和印发（翻印）日期：印发（翻印）机关名称和印发（翻印）日期平列于一行，左右各空1个字，使用阿拉伯数码。

党政机关公文 篇5

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻落实胡锦涛同志在中纪委七次全会上的讲话精神，按照加强五个方面作风建设、树立八个方面良好风气的要求，通过紧密联系思想和工作实际，教育引导党员干部特别是领导干部坚定理想信念，树立忧患意识、公仆意识、节俭意识，发扬优良作风，不断增强拒腐防变的能力，为“四区”建设提供坚强的政治保证。

二、主题教育内容及时间安排

(一)开展警示教育活动(8月)

局纪委将组织全局党员领导干部参观警示教育基地，各单位也要自行组织开展多种形式的警示教育活动。

(二)开展“读书思廉”活动(6月)

一是要继续组织领导干部开展领导干部作风建设专题学习。全局各单位领导班子理论学习中心组，要深入学习《江泽民论党风廉政建设和反腐败斗争》、《“三个代表”重要思想反腐倡廉理论学习纲要》、《胡锦涛反腐倡廉重要论述学习读本》和《新形势下领导干部作风建设读本》、《雷池》。二是要结合专题学习撰写理论文章。通过读廉政图书、写廉政文章，进一步教育领导干部把好人生方向盘，筑牢廉洁从政的思想根基。

(三)组织开展算好“六笔账”活动(6月)

在“加强作风建设，促进廉洁从政”主题教育期间，局纪委将在全局范围内开展一次党员干部队伍作风建设状况问卷调查，摸清我局干部队伍作风建设存在的问题，并有针对性地组织开展算好“六笔账”活动。在此期间，局领导将讲一堂以“加强作风建设，促进廉洁从政”为主题的党课。要求单位要结合党员干部自身实际，开展算好“政治前途帐、经济收入帐、名声荣誉帐、亲情家庭帐、自由权利帐、生命健康帐”活动，通过算好“六笔帐”活动，使广大党员、领导干部责任意识、法纪观念、廉洁从政意识、执政为民的自觉性进一步增强。

(四)组织开展党政纪条规学习和竞赛活动(7月)

一是学党政纪条规。要学习《党章》、《建立健全教育、制度、监督并重的惩治和预防腐败体系实施纲要》、《中国共产党纪律处分条例》、《党员领导干部廉洁从政手册》、《行政机关公务员处分条例》等党纪条规相关内容，重点是学习《雷池---党纪政纪和法律法规简明知识读本》。二是开展党政纪条规知识竞赛活动。在各单位自行组织好学习的基础上，局纪委将适时组织党政纪条规知识测试。

(五)开展先进典型示范作用(8月)

要在广大党员干部中深入开展学典型、找差距、赶先进活动。各单位要注意发现、哦培养和树立一批作优良、清正廉洁、执政为民、干事创业的党员干部先进典型，并通过看电教片、开报告会等方式，大力学习宣传先进典型的感人事迹，激励广大党员干部永葆共产党员政治本色。

三、有关要求

(一)要高度重视，加强领导

各单位要把主题教育纳入重要议事日程，精心筹划，周密部署，各单位党政主要领导不仅要亲自组织，带头参加，要确保教育内容、时间、人员的落实，取得实效。

(二)要搞好宣传，营造氛围

要结合实际，以墙报、板报、橱窗、条幅等为载体，搞好形式多样的宣传活动，大力营造主题教育的浓厚氛围。

党政机关公文 篇6

一、肯定意见方面

1、政治思想过硬，拥护县委、县政府的决议，相结当前主题教育的要求勤政廉洁，能自觉抵制各种不正之风，维护领导班子荣誉。工作雷厉风行，敢抓敢管敢干，执行党的政策和上级指示，不打折扣，能保质保量地完成各项工作任务，执政能力强，不断带领全局职工开拓进取。

2、局领导班子成员整体素质较高，在廉洁自律方面能够以身作则，严格要求自己，口碑较好，在职工中树立了良好的形象。

3、局党总支求真务实，真抓实干，立党为公，执政为民，在重点工程建设、交通行政执法、公路路政管理及养护、危桥改建、运政管理、廉洁从政、队伍建设等方面，取得了较好成绩，得到了上级领导及社会各界的一致认可，为广大人民群众安全便捷出行做出了积极的贡献，为我县经济社会科学发展、跨越发展提供了强有力的保障。

4、局领导班子是一个政治坚定、团结务实、勤奋实干、作风民主、敬业精神强、极富战斗力和创造力的领导班子。班子成员在各自分管的工作中充分发挥党员先锋模范作用，认真执行党的方针政策，坚持科学、和谐地发展交通事业，在岗位上认真履行职责，关心并解决群众及交通运输行业中的热点和难点问题，贯彻执行民主集中制，带头廉洁自律。

二、意见建议方面

1、加强全系统人员的教育和培训，提高全局党员干部的政治素质和工作能力，适应新形势发展和交通现代化建设的需要。

2、继续加强党风廉政建设，增强反腐倡廉的自觉性，进一步树立党组织在群众中的威信。

3、关心职工生活。

4、加倍珍惜和维护团结，坚持民主集中制，增强民主意识，坚持民主程序决策。

5、从政治思想、廉洁勤政、作风建设及工作能力及各方面，狠抓制度建设。

6、加强宣传思想工作，为交通事业的发展营造良好氛围。

三、其他方面

1、希望局领导班子成员深入基层、运输企业调查研究，开展暗访调查，分析了解基层情况，提出指导意见。

2、抓好基层党建工作，发挥基层党组织和党员的先锋模范作用，提高基层党组织的凝聚力、号召力、战斗力。

3、以〈若干意见〉为契机，加快农村公路建设步伐，统筹城乡交通发展，大力实施农村交通物流。

4、加强城市公共交通安全管理，推进城乡公交基础设施建设。

通过民主生活会征求的意见、建议，可以看出广大党员、群众对我局党总支的期望值比较高，希望全体党员干部在今后的工作中，戒骄戒躁，继续深入学习实践科学发展观，深入开展创先争优(三送)活动，以务实的作风扎实推进我局各项工作顺利开展。

★ 党政机关公文抄报格式范文

★ 党政机关公文写作基础版

★ 党政机关对联

★ 党政机关公务文书

★ 公文

★ 公文范本

★ 公文范文

★ 各类公文范文

★ 党政机关厉行节约反对浪费条例全文

机关专用公文 篇7

一、公文格式存在的问题

(一) 发文字号不正确。58份公文中, 有38份发文字号不正确, 占65.5%。发文字号不正确, 主要表现在两个方面:一是发文年度所用括号不正确。不少单位用了中括号“[]”, 而正确的应该是六角括号“[]”, 这个问题比较普遍。二是所用字体不正确。有的用的是仿宋字, 有的则用的是黑体字, 而正确的应该是3号宋体字。

(二) 份号、秘密等级标注不正确。一是机密级以上公文应该标注份号, 用6位数, 但有2份机密文件没有标注份号。二是秘密等级的标注, 应该用黑体字, 两个字中间应当空一个字位, 如“秘密”“机密”等, 但有的没有空位。

(三) 正文中的结构层次序数使用不正确。按照规定, 结构层次序数, 第一层为“一”, 第二层为“ (一) ”, 第三层为“1”, 第四层为“ (1) ”。但有6份文件中对层次序数使用比较乱。

(四) 误用“此通知”、“此报告”。在公文中现已不再标注“此通知”、“此报告”、“此请示”, 但有9份公文中有此类标注。

(五) 署名不正确、不美观。一是署名不正确。如有的文件署名为“××总队第××支队司令部”。正确的应为“中国人民武装警察部队×××总队第××支队司令部”。二是不美观, 署名字号、位置不规范。

(六) 文尾栏的位置、内容不正确。主要有4个方面的问题。一是位置不正确。文尾栏应在整个公文的最后, 也就是说, 如果一份公文没有附件, 文尾栏在署名的后面;如果一份公文有附件, 文尾栏就要在所有附件的最后。但有19份公文的文尾栏未在“文尾”的位置。二是抄送机关标注不正确。还有的公文标注为“抄报”、“抄”等样式, 应统一为“抄送:”。而有一份公文已署名“各支队”为主送机关, 但在抄送栏中却再次注记“送:各支队”。三是承办单位标注不正确。承办单位一般直接进行标注, 如“司令部办公室”, 但有的公文中还是标注:“承办单位:司令部办公室” (这种标注一般只是需要联系办理的公文中才使用) 。四是印发时间标注不正确。有1份公文中印发日期署的是汉字“二〇一〇年二月二十三日”, 应该是“2010年2月23日印发”;还有的标注“×年×月×日印”应为“印发”。

(七) 格式不够统一。主要有5个方面:一是发文机关代字不统一。警务部门承办, 以司令部为发文机关的公文, 有的用的是“司警字”, 有的用的是“司务字”。二是发文顺序号不统一。有的用的是三位数, 不够三位数时用“0”在前面补齐, 如“第007号”, 而有的则用实数如“第7号”;有的单位同一个发文机关下发的文件不是统一编号, 而是承办部门各自编号, 如出现了“司务字第001号”, 又出现了“司训字第001号”。编号应由保密室统一编号, 师 (支队) 、司、政、后分别统一编号, 而不应由业务部门自行编号。三是“签发”“已阅”不统一。有的公文“签发”“已阅”用的是红色字, 有的是黑色字;有的一位领导只注“签发”, 也有的既“签发”又“已阅”。四是印章位置不统一。如使用全称“中国人人民民××××××××部部队队××××××总总队队第第××××支支队队””, , 有有的的印印章章盖盖在在““××××××总总队队第第××××支支队队””的的中中央央, , 有有的的盖盖在在整整个个署署名名的的中中央央。。五五是是页页码码标标注注不不统统一一。。有有的的标标注注““11””““22””页页码码, , 有有的的标标注注““第第11页页””““第第22页页””;;有有的的标标注注在在底底端端左左侧侧、、右右侧侧, , 也也有有的的标标注注在在底底端端中中央央。。

(八) 存有错情。文字和标点符号明显使用不当, 比如某支队的名称, 前面用的是用阿拉伯数字, 后面又换成了汉字;“煽动”误用了“煸动”。等等。

二、存在上述问题的原因

在和各单位有关职能部门的同志座谈时, 大家感到, 公文格式方面存在的问题, 究其原因, 既有客观方面的因素, 也有主观努力的不足, 比较突出的有以下几个方面。

(一) 对部分内容缺乏明确的规定。大家都感到, 各级对公文格式是比较重视的, 也都注重经常检查、经常统一, 但由于军委办公厅和总部下发的公文处理条例、规定相对比较原则, 对一些具体内容没有明确的规范, 往往是一个领导一种说法, 一个文件一个样式。

(二) 对有关规定学习不及时、不深入。上级关于公文处理方面的文件, 当时发至团级单位, 现在各单位已经很难找到这份文件的原版, 只能从有些书上查找, 而一些书籍在转载时, 对有些规范特别是示例部分, 已经不如文件本身那么规范。机关业务学习计划中, 多数单位没有安排公文规范方面的内容。公文规范还没有作为机关干部入门的必学内容, 不少刚调进机关的干部, 进入机关后没有把公文作为基础课和必修课。

(三) 部分机关干部办文不细心, 职能部门把关不严格。

由于工作较多, 事务较忙, 从领导者来看, 对公文只是原则性讲得多, 具体抓得少;从职能部门看, 主动研究、积极管理少。从具体承办者来讲, 主要是办事马虎, 粗心大意, 使一些不该出现的问题屡禁不止。

三、应采取的对策

机关公文是反映机关素质的一个窗口, 也是机关履行职能、发挥作用的一个非常重要的辅助手段, 具有上传下达、组织指挥、宣传教育、依据凭证等多种作用, 也具有鲜明的政治性和政策性、严格的准确性和时效性、很强的机密性和格式的规范性等显著特点。重视规范机关公文格式, 提高机关公文质量是各级领导的一贯要求, 也是培养机关良好作风的有效途径, 更是每一名机关干部必须掌握的基本常识, 必须具备的基本素质。因此, 一定要从思想上切实引起高度重视。针对机关公文格式存在的问题, 当前各级机关应该采取以下几个方面的措施:

(一) 要加强对公文处理规范的系统学习。只有认真学习基本规范, 才能掌握基本规范, 正确进行公文处理。要把公文处理规范作为机关干部的必修课, 及时组织新调入机关的同志学习。要作为业务学习的重要内容, 系统地进行计划安排。只要是机关干部, 无论平时接触公文的多少, 都应该加强对公文处理规范的学习, 掌握基本要求。

(二) 要积极发挥职能作用。一是积极协调。就是要经常地、积极主动地向领导提出建议, 组织安排机关对公文知识进行学习, 组织机关公文检查, 组织机关公文讲评, 不断提高领导对机关公文的重视程度, 及时解决机关公文中存在的倾向性问题。二是严格把关。文件综合管理部门要对所属人员呈送的公文严格进行把关。特别是对一些工作中本来就比较粗, 对公文掌握不够精通的干部, 更要注重加大检查力度, 保证自己签批的公文不出问题;职能部门, 要对所属单位制发的公文严格把关, 坚决控制不合格公文的发送。三是加强检查。就是要经常地、积极主动地对本单位的公文质量情况进行检查, 及时对存在的问题进行通报, 进行规范。四是解疑答难。就是要认真负责地、客观正确地对所属单位、人员提出的关于公文方面的问题做出准确的回答。五是示范表率。作为司令部的干部, 作为职能部门的同志, 应该在公文处理上给其他机关、给一般干部做出表率。要带头学习研究公文常识, 力求成为公文通;要带头认真细致地对待和处理每一份公文, 力求承办的公文标准规范;要带头树立严谨细致的工作作风, 作好普通干部的示范。

机关专用公文 篇8

【关键词】机关干部；公文写作；能力提高；必要性；途径

一、提高机关干部公文写作能力的必要性

（一）公文写作是机关干部胜任机关工作的必备之功

机关干部的工作性质和工作职责决定着其必须掌握一定的公文写作知识，具有合格的公文写作能力，只有这样，才能履行好分析决策、请示报告、参谋建议、上情下达、信息传递、贯彻落实等基本职能。同时，只有具备优秀的公文写作能力，才能够在行使国家权力，履行服务职能，服务百姓大众过程中提高服务质量，提升办事效率，提高群众满意度。

（二）公文写作能力是机关干部综合素质的重要体现

公文具有较强的政治性、政策性和思想性，公文写作过程不仅是对机关干部公文写作知识的检验，更是对写作者政治理论高度和对国家路线方针政策的把握水平、对涉及工作领域相关业务的熟知程度等的检验。公文写作思想、基调和内容的呈现也是机关干部工作章法、创新思想和对领导意图领会程度的体现，所以公文写作者必须具有较高的综合素质。

（三）公文写作的过程也是机关干部素质提升的过程

机关干部要想在公文写作过程中做到得心应手，除要学习研究公文写作本身知识外，还必须广泛涉猎各行业领域的相关知识，通过调查研究掌握一手资料。知识的涉猎要涵盖党的建设理论、哲学的思想方法、党的方针政策、国际国内最新形势、上级相关文件精神等。通过调查研究掌握基层想法和群众需求，因此使个人能力素质在潜移默化中得到提高。

（四）公文写作是机关干部展示才能实现自我的过程

公文形式的呈现是写作者个人对公文写作本身规律、特点、要求掌握程度和文学修养的体现。而公文内容更是对机关干部个人综合素质和才华的展示，公文内容体现着写作者对领导意图的领会、对要解决的工作问题的主观认识和创新想法、对现有资源的整合能力的体现，日常工作中，普通机关干部很少有展示机会，而公文的写作恰恰提供了这样的机会。

二、提高机关干部公文写作能力的途径方法

（一）要通过勤学掌握公文写作的规范和要求

学习是增长知识，提高能力的最直接和最有效的途径之一。机关干部要提高公文写作能力首先要认真学习公文写作的具体规定、规范要求和写作技巧等基础知识，只有这样才能在行文时熟练进行布局谋篇和取材立意，符合文种和格式的要求。除了内容和形式的规范，还要符合政治性和政策性要求，体现一定的思想理论高度，这就要求机关干部在平时就要重视政治理论学习，重视对时事政治的了解，重视对上级文件精神的把握，重视对党的执政理念和为民服务思想的理解，不斷提高理论素养，适应对公文内容的特殊要求。

（二）要通过苦练掌握公文写作的规律和特点

苦练首先要勇于吃苦、善于吃苦、乐于吃苦，苦练的过程是对公文写作从陌生到熟悉、从畏惧到喜爱、从模仿到独具特色的过程，也是不可忽略和逾越的必然历程。苦练还要掌握技巧和方法，在掌握一定的基础知识和基本要求后，要先对好的范文进行模仿，对公认的、影响较大的好公文进行精心研读，用心揣摩，从谋篇布局、形式特征到语言风格、主旨体现等多方面进行分析模仿，慢慢从形似到神似。同时，机关工作人员还要注重向身边有丰富公文写作经验的同志进行学习，模仿他们从起草、反复修改到定稿的全过程。

（三）要通过积累为公文写作广泛的占有材料

公文要讲究客观真实，具有权威性和可行性，公文写作者即便有高超的写作技巧也是“巧妇难为无米之炊”，要想做到言之有物，必须在占有材料上下真功夫。机关干部要处处做个“有心人”，要养成积累资料的良好习惯，并注意对材料进行分类汇总和总结归档。要注意从工作生活中积累、从文件材料中积累，要积极养成深入基层调研的习惯，并且真正深入田间地头、深入社区车间，亲自与群众沟通，听取群众想法和心声；要注意临时收集和资料挖掘，动笔前可以围绕相关问题进行专题调研，保证行文选材用材之需要。

（四）要通过博学使公文写作做到下笔如有神

所谓“读书破万卷，下笔如有神”，无论从工作能力、生活情趣、个人情操到公文写作，机关干部都要努力做个博学多识之人。机关干部除了要研读模仿公文写作和语法修辞方面的资料，更要广泛涉猎有关文学、历史、经济学、逻辑学、法学等方面的相关知识，通过拓展知识面来达到精辟深刻、思维活跃、善于联想、富有创新，做到引经据典、旁征博引、挥洒自如、如潮涌动，即所谓的“下笔如有神”。这种境界需要日积月累做前提，需要博学多才做支撑，有与艺术创作相同之处，是一种特殊展现和呈现形式的艺术创作。

（五）要通过善悟才能快速提高公文写作水平

同样的学历专业、同样的工作经历，甚至同样的公文写作训练，不同的机关干部也会有进步快慢的差异，有的人总是停留在循规蹈矩的层面，有的人却能够升华到艺术的境界，究其原因，“悟性”的差异起到重要作用。有的人善悟会悟，自然突飞猛进；有的人只是机械学习模仿自然很难得到进步和飞跃。“悟性”有深浅，机关干部在公文写作的学习、模仿过程中，要善于思考“别人为什么那么写？和我的写法有什么区别？区别的根源在哪里？我如何结合自身去借鉴？”，并且要注意分析别人修改的过程，注意领悟领导的意图。

参考文献

[1]邓姗姗.试论公文主旨的表现形式[J].青年文学家，2016（14）.

[2]董炎英.也谈机关干部公文写作能力的培养[J].才智，2016（03）.

[3]马淑杰.如何有效提高公文写作水平[J].写作（上旬刊），2016（03）.

机关公文写作技巧 篇9

对于机关干部来说，要想做好本职工作，把材料写好，手中没有各种有价值的资料供自己参考借鉴是不行的。要想实现自我的提高和超越，尽管途径是多方面的，但有一条是共同的，那就是要善于积累各种资料，学习运用他人的经验，也可叫做“借梯上楼”。

一、善于积累和运用资料。

实践证明，有些同志虽然同时调进机关，一开始的基础和条件都差不多，但经过一两年就拉开了距离，这其中很重要的就是看他是否善于学习和借鉴“它山之石”。法国著名幻想小说家凡尔纳，一生共创作了100多部科学幻想小说，内容几乎遍涉当时科学技术各个领域。然而，比他的创作本身，似乎更令人惊叹的是，在他死后，人们从他的书房里发现，他亲手整理摘录的各种资料有25000多本。60年代，批判赫鲁晓夫时，新华社发表了九篇评论，在写每一篇评论的过程中，都邀请《人民日报》社国际部的两个老资料员出谋划策，提供资料，由于他们的参与合作，对评论的起草形成起到了“绝对”效果。古今中外，大凡在事业上有成就者，无不与大量积累和运用资料有关。事实上，机关里许多优秀的同志，大都是在善于积累和运用各种资料中，慢慢成长，成熟起来的。搜集资料的方法很多，无非是自我积累，单位、部门、组织提供、调查研究、查阅文电和个别了解等，什么

方法好，就用什么方法，没有固定的模式。无论采用什么方

法，只要能够把你所需要的资料搜集到手，就达到了目的。

当然，搜集资料要遵守有关保密规定，不能发生失泄密问题。

积累资料是为了利用资料，如何用好资料大有学问。一

是要认真学习资料。在剪贴资料时，要自己动手，不要让别

人代劳，做到边剪贴边过目;对搜集到的资料，要经常熟悉，仔细翻阅，抓紧一切时间学习、理解、消化;对重要的思想、观点、事例做上记号，有启发意义或直接能用的还要记在脑

子里，认真思考，反复领会。这样做的目的是消化资料内容，做到温故而知新。通过消化吸收，一方面可以将资料真正变

成一种有用的信息，记忆在头脑中的一定位臵，需要的时候

就信手拈来，为我所用;另一方面可以学习其中的思想观点，掌握其中的写作技巧，体会其中的思想境界，从中汲取营养。二是要精心选择资料。要根据公文内容的需要选择资料，选

出最有典型意义、最能说明问题资料。为便于使用，筛选出

来的资料还要加以分类，把入选的资料按照公文内容表述要

求，分门别类梳理排队。同时，对一些有联系但又不能直接

用的，要进行粗加工;对一些重要的观点、表述和名人名言

等，要认真查找出处;对一些重要的事实和数字，要加以核

实整理，确保准确无误。三是要用活用好资料。常见到这种

现象，有的人没有资料写不了材料，有了资料又跳不出资料，这抄抄，那贴贴，搞出来的东西千孔一面，没有自己的思想

和见解。这实际上是没有用好资料。任何资料的价值都是相对的，只能用于开启思想的门，一般不要搞“拿来主义”。用资料既要广纳博采，又要超越常规。写材料时，要敢于丢掉资料，站在理解资料的基础上去写;或者把资料作为比较、鉴别的参照系，取其当中的成功和高明之处;还可以选择资料中的弱点甚至败笔作为“反面镜子”进行对照，看看差在如里，原因是什么，哪些方面不到位，由此寻求突破。只有这样，才会产生比原资料更新的思想飞跃，才会写出超越资料本身的高质量材料。如果起草的文字材料，能够源于资料，而又高于资料，就达到了积累和运用资料的新境界。

二、要切实领会和把握领导意图。

公文不是为了记叙个人见闻，也不是阐发个人的见解，而是秉承领导旨意，根据工作需要而拟制的。起草人的职责就是通过文字表述，充分体现领导意图，想方设法把领导的思想完整表述出来，而不能断章取义、随心所欲，更不能“另起炉灶”。这就要求起草人用心琢磨领导的意图、思维方向、关注重点等，全面掌握，悉心揣摩，掌握得越全面、深刻，写起来也就越顺利，领导也就越满意。

一是积极扩展领导意图。有的领导同志交代意图时，只是一些初步想法，或仅仅从某一个角度、某一个侧面提出问题。遇到这种情况，起草人要从更多的层次和角度去思考问题，举一反三，扩展和延伸领导形成的基本观点，对领导暂

时未想到但又比较重要的问题补充进来，把领导简单分散的意见扩充为比较全面、系统的意见，不能听一就是一，机械呆板地领会领导意图，切实把领导想说而没有说出来的话完整地表达出来。

二是善于挖掘领导意图。有的领导只出个大题目，至于公文写作中的具体问题涉及不多。碰碰到这类情况，起草人首先应主动和领导同志商量研究，争取领导的指导，深化领导的意图，然后顺着领导的思想脉络，弄清楚领导要求写什么，为什么要写，要达到什么目的，从而研究挖掘出更新更深的东西。挖掘领导意图时，起草人还要善于将主管领导的意图与其他领导的意图结合起来领会，集思广益，体现集体领导和分工负责的原则。

三是努力完善领导意图。公文写作过程中，有的领导深思熟虑不够，讲得意见不甚明了、比较杂乱;有的一时未想清楚、说明白，只是一些感性认识;有的不完全合理和必需;有的不集中、不完整。对此，起草人要与领导多交流，善于提炼概括、拾遗补缺，慎重恰当地处理，合理地加以吸收、集中，把不确定的确定下来，把感性的东西上升为理性的东西，把不必要、不完整的加以剔除补充，把不清楚的问题讲清楚，把不一致的地方进一步调整充实，从而比较全面、完整、准确地体现领导意图，保证公文质量。

《党政机关公文格式》 篇10

1.单击word文件下拉菜单，打开“页面设置”高级选项，选择“页边距”选项卡，将页边距设置为：上“3.7厘米”、下“3.5厘米”、左“2.8厘米”、右“2.6厘米”；方向为“纵向”；页码范围“普通”。选择“纸张”选项卡，纸张大小选择“A4”；选择“版式”选项卡，“页眉和页脚”设置中，设置成“奇偶页不同”，距边界页脚设置为“2.8厘米”；页面垂直对齐方式为“顶端对齐”，单击确定。

2.单击格式下拉菜单，打开“段落”高级选项，选择“缩进和间距”选项卡，“缩进”设置为“首行缩进、2字符”，“行距”设成“固定行距、28.2磅”，确定；

单击格式下拉菜单，打开“字体”高级选项，选择“字体”选项卡，“中文字体”设置为“仿宋”、字形“普通”、字体“三号”，确定。（根据使用者习惯可以用仿宋或者仿宋GB2312）

3.单击插入下拉菜单，打开“图片”→“艺术字”高级选项，选择普通版式（左上角第一个），字体选择“方正小标宋GBK”输入发“文机关名称+文件”。在艺术字框上单击右键，打开“设置艺术字格式”高级选项。选择“颜色与线条”选项卡，填充颜色选“红色”，线条选“无线条颜色”； 选择“大小”选项卡，在尺寸和旋转中，“高度”设置为“2.64厘米”，“宽度”设置为“15.6厘米”； 选择“版式”选项卡，“环绕方式”选“浮于文字上方”，“水平对齐”选“居中”，点击“高级”按钮，打开高级选项，选择“图片位置”选项卡，“水平对齐”选“居中”相对于“页边距”；“垂直对齐”中，绝对位置设为“页边距”、下侧“3.5厘米”；“选项”中“对象随文字移动”不选，确定。

4.单击插入下拉菜单，选择“图片”→“自选图形”，打开绘图菜单栏（文档底脚），按住shift键随意画一根直线。双击直线，弹出“自选图形格式”复选框，选择“颜色与线条”选项卡，颜色设置成“红色”，虚实选“实线”，线型选“2.25磅”； 选择“大小”选项卡，在尺寸和旋转中，高度设置为“0厘米”，宽度设置为“15.6厘米”； 选择“版式”选项卡，“环绕方式”选“浮于文字上方”，“水平对齐”选“居中”，点击“高级” 按钮，打开高级复选框，选择“图片位置”选项卡，“水平对齐”选“居中”相对于“页边距”；“垂直对齐”选绝对位置“页边距”下侧“9.6厘米”；“选项”选择“允许重叠”和“表格单元格中的版式”两项。

5.单击表格下拉菜单，选择“插入”→“表格”，表格尺寸设置中列数和行数均为“1”，自动调整操作中设置成“自动”。双击表格弹出“表格属性”复选框，选择“表格”选项卡，对齐方式选“居中”，文字环绕选“环绕”并单击高级选项“定位”，打开表格定位选项卡，水平位置设置为“居中”相对于“页边距”，垂直位置设置为“底端”相对于“页边距”，单击确定；单击打开高级选项边框和底纹，选择边框选项卡，线型选“实线”、颜色选“自动”、宽度选“1磅”、预览只选上下两种线其他线条取消、应用于表格，单击确定；打开列选项卡，尺寸指定宽度为“15.6”cm；打开单元格选项卡，尺寸指定宽度为“15.6”cm，垂直对齐方式为“居中”，确定。打开绘图菜单栏（同“4”），按住shift键随意画一根直线。双击直线，弹出“自选图形格式”复选框，选择“颜色与线条”选项卡，颜色设置成“黑色”，虚实选“实线”，线型选“0.75磅”，选择“大小”选项卡，在尺寸和旋转中，高度设置为“0cm”，宽度设置为“15.6cm”；选择“版式”选项卡，环绕方式选“浮于文字上方”，水平对齐选“居中”，点击“高级” 按钮，打开高级复选框，选择“图片位置”选项卡，水平对齐选“居中”相对于“页边距”；垂直对齐选绝对位置“页边距”下侧“21.41cm”；选项中选择“允许重叠”和“表格单元格中的版式”两项，确定。点击预览查看所画直线是否与表格上边框重合，如果没有重合，那么单击选定直线之后，按住Ctrl键应用小键盘区“↑”、“↓”两个键进行微调，直至与上边框重合（看上去为一条直线）。到了应用的时候只需要将光标移至印发机关之前，回车即可出现版记细线。

机关专用公文 篇11

2012年4月12日, 中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》 (中办发[2012]14号) (以下简称“条例”) , 自2012年7月1日起施行。同时明确:1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。该条例明确了党政机关公文的种类、拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作, 为确保党政机关工作需要, 推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化提供了法律保障。

2012年6月29日, 国家质检总局、国家标准化管理委员会联合发布了《中华人民共和国国家标准——党政机关公文格式》 (GB/T9704—2012) (以下简称“新国家标准”) , 代替GB/T 9704—1999, 并且于2012年7月1日正式实施, 进一步整合和完善了党政公文的格式规范。

作者查阅了大量的2012年7月1日以来印发的党政机关公文, 发现部分党政机关在执行国家标准上面不严格, 导致大量的党政公文在格式方面存在很多不规范的地方。

二、党政机关公文常见错误

对照新国家标准, 作者认为, 党政机关公文格式中常见的错误包括:公文用纸幅面尺寸及版面、装订、版头、主体、版记等方面, 现列举及分析如下:

(一) 公文用纸幅面尺寸及版面

1.部分单位党的公文使用的是16开纸。新国家标准实施之前, 党的机关公文 (16开纸) 和行政机关公文 (A4型纸) 用纸有所区别。本次新国家标准对此进行了统一, 明确规定党政公文均使用A4型纸。2.版心尺寸被忽视。党政机关都很注重设置公文用纸的天头 (上白边) 距离 (37 mm±1 mm) 和订口 (左白边) 距离 (28mm±1mm) , 却容易忽视设置其它距离, 否则无法确保版心尺寸 (156mm×225 mm) 符合要求。3.行数和字数不统一。新国家标准规定:公文各要素一般使用3号仿宋字体, 每面排22行, 每行排28个字。由于版心尺寸不符合要求以及行距设置不规范, 导致很多公文每面出现不同行数或每行出现不同字数的现象。

(二) 装订

装订位置随意性大。公文应当左侧装订, 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处, 允许误差±4mm。可能是由于工作人员在装订公文时不会用尺子来测量70mm的准确位置, 一般都是凭经验和目测来确定, 导致装订位置的不统一。

(三) 版头

版头中的发文字号容易出现错误。发文字号简称文号, 又称公文编号, 是发文机关同年度公文排列的顺序号, 是公文特定的标志。正式公文均应标注发文字号, 它为检索和引用公文提供专指性较强的代号, 为管理和统计公文提供依据。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识, 年份标全称、用六角括号“[]” (新国家标准实施之前, 党的公文用的是圆括号) , 序号不编虚位 (即1号不编为01号) , 不加“第”字。实际使用中, 还有部分公文在发文字号上面出现圆括号、编虚位等现象。

(四) 主体

1.正文层次序数不一致。国家标准规定, 正文结构层次序数依次可以用“一、”“ (一) ”“1.”“ (1) ”标注, 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。实际使用过程中, 有的公文将第三层序号数字写为“1、”, 有的同一文件内同等层次段落的标题体例不统一, 如依次出现“一、”“ (一) ”“1.”之后出现“二、”“2.”, 或者“二、”“ (2) ”等现象。2.附件说明不规范。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字, 后标全角冒号和附件名称。如有多个附件, 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 (如“附件:1.XXXXX”) ;附件名称后不加标点符号。实际使用中发现, 有的文件有附件, 但没有在正文结尾处说明;有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致;有的附件写“附”、有的写“附表”;有的附件标识的序号用汉字;有的附件与正文印在同一页, 等不规范的现象。3.成文日期中数字错误多。新国家标准实施之前, 党的机关公文成文日期中的数字使用的是阿拉伯数字, 行政公文使用的汉字。新国家标准规定, 成文日期中的数字统一用阿拉伯数字, 并且将年、月、日标全, 月、日不编虚位, 以避免此前行政公文中将成文日期中的数字标注不一致的现象, 特别是将“○”误写为“零”、“O” (大写的英文字母) 、“o” (小写英文字母) 或阿拉伯数字“0”。但是, 作者分析发现, 部分行政公文没有按照新国家标准执行, 仍然将成文日期中的数字用汉字标注。

(五) 版记

错误标记主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组, 其作用是便于计算机的管理和检索。此前, 规定公文版记中要标注主题词要素, 国务院等有关单位还特别制定了主题词表, 以便参考和选择。新国家标准明确删除了主题词要素。从当前的党政机关公文中发现, 部分单位忽视了调整主题词要素, 仍然习惯性地在版记中予以标注, 属实画蛇添足。

三、原因分析

(一) 执行国家标准不到位

由于新国家标准颁布和实施的时间不长, 部分单位和公文承办人员在思想上未引起足够的重视, 并且没有认识到新国家标准所做出修改内容的重大意义, 依然凭老经验处理, 导致出现一些错误, 使得整个公文的格式出现不规范的现象。

(二) 公文审核签发程序不规范

条例规定, 各级党政机关办公厅 (室) 主管本机关的公文处理工作, 并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。部分单位的内设机构没有按照规定的流程核稿、送签, 而是把要求以上级机关的名义上报、下发的公文直接送上级机关的领导同志审批签发, 由于没有经过文秘环节的把关, 导致格式错误和不规范。

(三) 公文承办人员专业培训不到位

新国家标准的实施, 很多单位都没有组织公文承办人员进行集中学习和培训, 没有意识到本次国家标准将党政机关的公文格式进行了统一, 并且没有学习在适用范围、标准结构、公文装订方面进行的修改, 也没有发现增加了发文机关署名和页码的要素、删除了主题词格式要素等方面的内容, 从而导致公文格式出现不符合新国家标准的现象。

四、建议

(一) 提高认识

各级领导和机关工作人员要加强对公文处理工作重要性的认识, 明确责任, 安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核工作。加强对文秘人员的培养和使用, 并保持人员的相对稳定。各级领导和相关人员要带头学习公文处理知识并模范遵守, 提高认识, 增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

(二) 健全制度

根据国家标准和条例的要求, 制定本单位处理公文的制度。明确从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印刷等岗位人员的操作规范和职责, 并严格遵守和执行, 确保本单位公文处理工作的规范化、制度化和科学化。

(三) 加强学习

公文处理相关人员要注重理论学习, 特别是加强对国家标准以及条例的学习, 掌握必要的基础知识和专业知识以及公文处理知识。定期进行业务培训和学习交流, 借鉴好的经验和做法, 开展研讨交流活动, 提高综合能力。

(四) 制定模板

根据条例的要求, 结合本单位的实际情况, 按照国家标准提供的不同文种及格式的样式, 制定相应的模板, 以便制作相应公文时选择使用, 减少工作量, 同时减少出现错误的概率, 提高党政机关公文格式的规范化。

参考文献

[1]党政机关公文格式 (国家标准GB/T9704-2012) .