采购部内部管理制度

采购部内部管理制度（通用8篇）

采购部内部管理制度 篇1

物资采购管理制度

一、主要内容与适用范围

本制度规定本公司的物资采购和管理工作内容及要求，物资采购管理制度【采购制度】。本制度适用于本公司内的材料采购、验收等管理工作。

二、工作职责

1、材设科是本公司工程材料设备和管理的归口管理部门。

2、施工单位具体实施工程材料设备的采购、验收发放使用等管理工作。

三、物资管理要求

1、按照批准的物资采购计划和文件，按质量准确采购各项目部所需的工程材料、工程设备，遵守国家有关法律法规，执行本公司《采购控制程序》的有关规定，管理制度《物资采购管理制度【采购制度】》。

2、材料采购实行分级管理，物资种类分为：

重要物资：钢材、水泥、商品砼、设备。

主要物资：砂、石类、红砖、门窗、防水材料、电焊条、管材、电线电缆等各类地方材料。

辅助物资：其他建筑材料、燃料、周转材料等。

3、材料采购计划编制：

A、工程项目需用材料清单。

B、工程项目进度表(如遇计划更改，应补充计划表)，在需用材料清单中应注明品种、规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位每月应提前将所需材料清单按物资种类报送质量科组织采购。

C、材设科接到需用材料清单应结合库存情况，统一策划，分别编制材料采购计划。

D、重要材料采购计划须经公司经理或各施工项目部负责人进行审核批准后实施，主要材料及其它材料采购计划由各施工项目部负责组织实施。

采购部内部管理制度 篇2

采购业务的内部控制制度设计, 就是依据采购业务的业务发生频繁、工作量大、运行环节多、货物流动带动资金流动、容易产生管理漏洞等工作特点, 设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等, 并规范执行, 严格监督, 认真考核, 使采购业务规范化、标准化、制度化。

采购业务流程一般包括:接受物资需求申请;编制物资采购计划;联系供应商;与供应商洽谈、成交、最后签订订货合同;到货验收、入库;支付货款;善后处理等工序, 以确保物资符合质量安全可靠、价格合情合理、数量符合要求, 及时准确到货, 供方资质齐全, 售后服务到位的要求。与之相对应的采购业务内控制度就应包括:职务分离制度、物资采购的请购单控制制度、订货控制制度、货物验收控制制度、仓储管理控制制度、入帐付款或应付帐款控制制度、会计稽核与对帐制度等。

为了设计好采购业务的内部控制制度, 必须对公司采购业务的实际管理情况进行了调查。

例如某公司属煤矿企业, 2004年由国企煤矿刚刚改制为公司制企业, 初步建立起法人治理结构, 首次以独立法人资格直接面对市场, 实行自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的公司制运作, 基本实现了职能和机制的转换, 构建起以“两井区、一中心”为主体的生产组织框架。年原煤产量300万吨左右, 年固定资产和流动资产投入达3亿元左右。其生产用物资包括设备、备件、电力, 主要材料、辅助材料、燃料、工具等, 采购业务分别由机电部、供应部两个不同的部门负责, 两个部门各自负责自己采购物资的保管。本人分别对两个部门的内部控制制度进行了职务分离制度的测试、请购单制度的测试、订货控制制度的测试、货物验收制度的测试, 付款控制制度的测试, 并与各个环节的相关人员进行了访谈。从表面上看, 两个单位本身的内部控制较好, 但是经过细心分析判断和进一步的访谈后, 本人发现内控设计方面还存在着一些缺陷。

1机构设置和主管领导的职责划分

(1) 采购分别由两个部门进行, 属多头采购, 增加了设立机构和人员的重置成本, 也增加了内控对采购业务的控制难度和在采购中存在舞弊行为的可能性;

(2) 采购物资的检验分别由两个采购部门自我验收, 使采购物资的质量高低难有保证;

(3) 两个采购部门分别将采购物资存放在自己的仓库内, 可能失去采购和仓储的相互制约, 如盘盈、盘亏时若两者合二为一会增加舞弊的可能性;

(4) 两个部门的主管领导分别由机电副总经理和经营副总经理分管, 容易形成各自为政、协调不畅的弊端。

2具体内控环节方面

(1) 采购部门只凭基层生产单位报送的物资申请计划和库存情况组织货源, 而多数生产队组所报材料申请计划带有较大的随意性, 临时性的计划较多。这种物资需求计划没有扎实的生产实践基础, 缺少科学性;

(2) 采购部门虽搞一些电话业务联系, 但许多生产厂家为了唯护其代理商的利益, 报价比代理商的价格要高出几成, 使价格真相难以把握, 同时市场调研的产品范围较小, 而且市场调研报告由采购部门自己书写, 内容简单且无外部证据来证明其公证性;

(3) 到货验收入库上架的物资分不清哪家供货商的货, 一旦发现质量问题无法追究责任;

(4) 二、三类物资长期由几个老客户供应, 可能会失去应有的竞争, 如价格和质量;

(5) 对于大型设备的采购内控设计和执行都较好, 但对小批量临时性用料的采购则由计划员随意指派供货商送货, 价格的核定也只以过去的进货价作比较, 对超过规定金额额度须签订合同的也在事后再补办合同, 形成了管理上的漏洞。

针对这些情况, 本人对完善其内控制度提出个人的想法如下:

2.1机构重组与主管领导之间职责的重新划分

(1) 成立单独的仓储部门, 收回供应部、机电部仓库保管职能, 仓库保管的人员由新成立的仓储部门来管理, 并对这些仓库保管人员进行定期的轮换以减少串通舞弊行为。

(2) 合并机电部和供应部的采购职能, 成立专门的供应中心负责全公司的物资采购, 供应中心负责编制采购计划、调研市场和实施采购。

(3) 检验人员组成一个中立部门, 并赋予相应明确的权责。

(4) 对于主管经理人员的职责, 应根据不相容职务不能混岗的原则做出调整, 以达到相互制约的目的。本人认为, 仓储部门、检验部门、供应中心、财务部门、监审部门应当归属于不同的主管经理领导。

2.2采购内控环节的完善

(1) 供应中心编制采购计划, 要站在生产的需要和整体效益最高的高度来制定, 要根据煤炭地质结构和每个采面的具体产量和进度来研究各类物资的需求规律, 做好采购决策。

(2) 对于形成批量或重要的A类物资, 采购员应亲自走出去到生产厂家核实其生产规模、产品质量和销售价格等情况, 切实掌握第一手资料;必要的话会同监督部门共同前往, 需经企管部门审核其真实性和全面性。

(3) 检验人员、财务人员不准和客户见面, 以减少舞弊和付款时的人情付款, 或者由使用部门、采购部门、检验部门及指定技术人员到场, 按计划单、合同书验收。

(4) 经验收合格入库后的物资, 仓库保管人员必须及时填制“收货单”一式数份, 分别传递给采购部门和财务部门。

(5) 对进货业务涉及的所有原始凭证、记帐凭证, 都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记帐。

如对于采购的不同环节应由不同的部门执行, 并由不同的经理负责这一提议, 可形成不同部门和经理之间的相互制约和牵制;此外, 对于一般采购业务的关键控制点问题, 归纳出五个控制点进行控制, 即申请、计划、合同、验收、入库。设立这五个控制点无疑是正确的。

综上所述, 采购业务的内部控制制度设计应适应市场经济的发展变化而逐步调整和完善。在经济一体化的今天, 还应借鉴国外一些大企业集团的管理精髓, 结合自身实际予以补充和提高, 只要制度完善, 落实到位, 程序规范, 控制得力, 监督有效, 持续改进, 采购业务的内部控制制度就能起到约束和规范采购行为、降低采购成本、阻塞管理漏洞的作用, 成为真正意义的“阳光采购”, 也能促使采成本不断降低, 发挥成本领先战略优势, 最终提高企业市场竞争优势。

参考文献

[1]会计制度设计[M].北京:中国财政经济出版社, 2004, (3) .

[2]企业物资管理与物资成本控制实务手册[M].哈尔滨:哈尔滨地图出版社, 2004, (1) .

采购部内部管理制度 篇3

要：政府采购是国家各级政府为从事日常的政务活动或为了满足公共服务的目的，利用国家财政性资金和政府借款购买货物、工程和服务的行为。作为一项具有多种功能的管理制度，政府采购制度有二百多年的发展史，它是随着市场经济的不断发展逐渐成熟起来的。

关键词：政府采购制度 采购资金 管理

1 政府采购制度的作用和意义

1.1 政府采购是宏观调控的重要手段。政府采购的主体是政府，是一个国家内最大的单一消费者，购买力非常大。据统计，欧共体各国政府采购的金额占其国内生产总值的14%左右。政府采购决策，不仅影响供应商，而且影响整个国民经济。政府可以通过减少采购规模，实行缩紧财政政策，防止经济过热，也可以通过增加采购规模，刺激萧条的经济。政府还可以通过采购导向，引导产业结构调整，也可以通过购买国内企业产品，来保护民族工业，从而实现政府重大政策目标。正因为如此，政府采购对社会经济有着非常大的影响，采购规范的扩大或缩小，采购结构的变化对社会经济发展状况、产业结构以及公众生活环境都有着十分明显的影响。正是由于政府采购对社会经济有着其他采购主体不可规划的影响，它已成为各国政府经常使用的一种宏观经济调控手段。

1.2 政府采购是节约财政支出的有效目的。我国的财政支出中办公设备、车等支出占有较大比重，控制财政支出必须大力压缩购买性支出。政府采购通过市场公开竞争的办法，采用规模采购、择地采购等手段，可以使政府获得价廉物美的商品和劳务，从而达到节省开支的目的。

1.3 政府采购是开拓国内外市场的必然趋势。各国加入世贸组织谈判的重要文件之一就是政府采购协议，现代市场经济的发展，使国际经济一体化的趋势更加显现。因此，推行和完善我国的政府采购制度刻不容缓。它有助于利用从现在到正式开放政府采购市场的时间差锻炼和培训国内企业，逐步适应国际贯例，以开放的姿态迎接国际的挑战。同时有助于我国从国际市场中获得更好的产品和服务，实现国际贸易中的比较优势。

1.4 政府采购制度是规范财经秩序的重要途径。政府采购制度其核心就是通过招投标方式，在财政、审计、供应商和社会公众等全位监督的机制当中，在公开、公平、公正、透明的环境中运行，将有效抑制采购工作中的各种腐败现象，重塑廉洁之风尚。

2 政府采购制度的基本内容

2.1 政府采购的原则。我国《政府采购法》明确规定，政府采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正平等原则和诚实信用原则。

2.2 政府采购的主要方式。①公开招标。包括招标、投标、开标、评标、决标；②邀请招标；③询价采购；④单一来源采购方式。

2.3 政府采购的组织管理。《政府采购法》中明确规定各级人民政府财政部门是负责政府采购监督管理的部门，依法履行对政府采购活动的监督管理职责。各级人民政府其他有关部门依法履行与政府采购活动有关的监督管理职责，主要包括有关政府采购的法律、行政法规和规章的执行情况；采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；政府采购人员的职业素质和专业技能等。这对于提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益、促进廉政建设、保护政府采购当事人的合法权益等方面起到了重要作用。

3 继续完善我国的政府采购制度

3.1 协调好集中与分散采购的关系。我国的政府采购制度中，已经基本形成了以集中采购为主体和分散采购等多种采购模式并存的格局。在集中采购模式方面,我国政府在强化政府集中采购的同时大力推行了部门集中采购模式，成效显著。两者所占的比重逐年增长，已经确立了它们的主导地位。包括政府集中采购和部门集中采购在内的集中采购模式有很大的优势：程序正规，流程规范；权责明确，易于管理；采购规模大，效益显著；质量好，效率高。因此凡是政府集中采购目录所规定的项目都应进行集中采购，并加大实施力度，做细做精。而分散采购简便灵活，易于操作；成本低，门坎低，可以更多地照顾中小企业。

3.2 进一步加强招标方式的透明度。政府采购是一项阳光工程，公开招标方式的普及程度事关政府采购的性质、质量和形象，尤为重要；而且由此从根本上也决定了进一步加强政府采购的透明度建设的必要性、重要性和紧迫性。目前我国已确立了公开招标方式的主导地位，应该继续巩固并进一步普及。

3.3 处理好效率与效益的关系。政府采购是市场经济下的一个强大的经济调节杠杆，对国民经济有强大的宏观调控作用，有熨平经济周期的作用。因此在政府采购过程中，要最大限度地贯彻执行国家的各项产业政策和战略方针。应该优先考虑采购本国的货物、工程和服务，促进经济和社会的全面发展。这样我国的政府采购事业才能取得更大的经济和社会效益。我国大力推行的政府采购事业，除了能节约大量财政资金用于按计划促进经济和社会发展以外，最重要的还是要充分发挥政府采购的各种积极作用和政策功能。后者也是我国大力推行政府采购制度的出发点和立足点。在保障政府采购质量和规范的前提下，通过进一步简化政府采购各项工作程序、运行规程和行政流程，改进工作方法，加强规范化管理等措施提高政府采购效率。在强调“抓机制，上规模”的同时，也要全面发展。想方设法提高政府采购效率，不断地降低政府采购成本，千方百计增大政府采购效益。

3.4 进一步加强宣传培训和调查研究工作。在我国大力推进政府采购事业的过程中，各地势必会出现很多新情况和新问题，而且为了解有关政府采购的方针政策和制度体制的贯彻执行情况和效果，就必须进一步加强调查研究工作。我国的政府采购制度与西方发达国家二百多年的政府采购发展史相比非常短暂。同时从我国国情出发，结合我国社会主义市场经济体制的内在要求，势必会陆续颁布一系列具有中国特色的有关政府采购的方针政策和制度体制，而且我国的政府采购事业要想获得全社会的大力支持，就必须进一步加强宣传培训工作。

3.5 提高采购人员的业务素质，建立一支合格的政府采购队伍。《政府采购法》规定，要进一步加强队伍建设，因为政府采购对工作人员的综合素质要求很高，业务素质也要过硬。不仅要具备扎实的专业理论知识，还要具有很强的业务操作能力的复合型人才。所以在加强队伍建设的时候，必须高度重视并大力加强思想道德和价值观的学习教育工作；可以通过学习、培训、总结实践工作中的经验教训和参加学术交流活动等多种形式大力提高采购人员的业务素质。

3.6 强化政府采购制度改革与其他财政改革的关系。推行政府采购制度改革不是孤立的改革，而是整个财政制度改革的有机组成部分，部门预算、政府采购和建立国库集中收付制度是财政支出管理改革的三个环节，各有侧重，又互为一体。三者既有相对的独立性，又是相互联系、相互依存和相互促进的。只有把上述三个环节都搞好了，我国的财政制度改革才能取得更突飞猛进的进展。

4 政府采购的资金管理

物资采购部管理制度 篇4

一、物质采购部职能

组织建立和完善公司采购管理体系，包含采购制度和相关采购流程；制定施工材料和设 备采购计划并实施执行；负责材料设备订购合同的编制、转发、执行；材料设备质量问题的 处理及退货管理；采购成本的预算与控制，对采购价格实施管控；采购周期的分析与预测； 收集材料信息为重大供应决策提供建议和信息支持；每月采购相关数据的统计分析与整理； 负责公司材料设备的、月度物资采购计划的编制及执行；采购付款的汇总和申报工作； 依采购合约或协议控制、协调交货期；收集供应商信息，开发、建立和管理供应商，与供应 商洽谈并实地考察工厂，建立供应商资料，对供应商的价格、品质、交期、交量等做出评估，掌握公司采购设备的市场价格起伏状况，加以分析并控制成本。

1、采购的办理:子公司根据工程计划、设计图纸、工程进度、施工力量、材料库存情况，编制及调整材料采购计划，每月可以提交两次OA申请。采购部依据审批同意后的清单办理 相关采购手续，采购相应物资与设备。

2、材料设备付款手续的办理:根据定货合同与付款情况，掌握合同供应商应欠款数额，制定付款计划，经公司审批后交财务部付款。

3、入库手续的管理:接到提货单后组织提货，检验合格证、材质单等有关资料，仓库管 理员进行材料自检，检验合格后办理入库手续，并将有关资料存档。

4、计量管理:根据需要，将必须送检的燃气表、压力表、安全阀、容器等材料、设备及 时送技术监督、计量部门检测，并负责送检证书的领取；

5、退货办理:物资质量出现问题时，经向部门经理请示，明确要求后与供应商交涉退货 理赔事宜，办理具体退货与理赔手续。

6、施工单位材料管理监督:对施工单位在用物资使用、保管、损耗进行抽查，若出现问 题，需及时向工程技术部通报，并上报部门经理；协调现场管理员及时进行材料核销工作。

7、物资市场信息管理:调研采购物资市场行情，掌握供应商基本情况，根据需要提供价 格及供应商信息，按时完成报表，推荐供应商。

8、报表、台帐处理:按时完成月度仓库报表。

二、组织机构

总公司分管副总

物质采购部经理

物质采购部主管

采购计划管理材料质量管理供货商管理仓库管理

三、材料供应模式

材料厂家及单价由总部确定，主材及大宗材料由总部统一采购，零星材料以及分子公司 所在地能购买到的物质、经总公司同意后可由子公司自行采购，部分乙供材料由施工单位负 责采购，具体如下：、总部物质采购部统一采购的材料

甲用施工设备机具、PE管材管件、钢管材管件、燃气表（流量计）及附件、调压设备、各 类阀门、报警仪、镁阳极、示踪线、铝塑管及配件、气站设备、各种紧固件、石棉垫、铜片、热缩套、PE防腐胶带、角钢、避雷圆钢及合同规定的其他材料。2、子公司自行安排采购的材料

各类套管（PVC穿墙套管）、小型零星物资以及总部允许分公司采购的物质。

3、施工队乙供材料

底漆、油漆、PVC穿墙套管、补孔材料、铝塑管管扣、管卡、生料带、膨胀钉、施工耗材、焊材及合同规定的其他材料。

4、子公司配置仓库一个（前期可租赁，气站建成后可在厂内），面积在200-300m2左右，具 体的材料管理制度另行制定。

四、人员构成

岗位人数岗位职能

1采购经理1材料、设备厂家、单价的洽谈确定、材

料计划的审批

2主管1负责材料采购的计划审核、采购的具体

实施、材料计划的审核、台帐的管理、材料的收发、与供应商的协调等

3仓管员每个子公

司1名

负责工程材料的保管、出入库登记、盘 点，材料与施工单位核销、当地采购等

采购经理职责：1根据总公司工程技术部汇总各子公司的施工需求提出物资采购计划，经总公司总经理分管副总批准后组织实施，确保各项采购任务完成。2调查研究各子公司物 资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。3指导并监 督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量，不影响工程施工。4监 督参与大批量物资订货的业务谈判，检查合同的执行和落实情况。5认真监督检查采购主管 的采购进度及价格控制。6新产品、新材料供应商的挖掘、资料收集工作，并对其合格评审，保证供应商的合法性。7及时了解供应市场价格变化及产品品质情况，保证产品品质和降低 采购成本。8在从事采购业务活动中要严格按照流程执行并做到货比三家，控制采购成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商。要遵纪守法，讲信誉，与供应单位 建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。9负责完成领导交办的临时工作任务。

对于一切有损公司利益的行为和指令，采购部经理可以不执行。发现下属的一切有损公 司利益行为，可以进行处罚，严重的可以开除处理。对其他部门的不合理要求，采购部经理 可以不予理会。对供应商的管理上，若发现重大质量问题，可以立刻终止合作，并追究供应 商的责任。

采购主管职责：全面负责材料设备采购的各项事宜，包括采购需求、供应商管理、采购 合同谈判、签署及合同执行等工作。1制定材料设备采购计划；2调查、建立、管理供应商 档案。3负责重大项目的招投标工作。4协助工程部开展采购材料、设备的质量检验工作。5 严格抓好物资、材料的质量问题。6负责采购文件的保管。7市场调查。

8、做好材料、设备、质料的收集和整理。9审核材料价格，上报审批。10节约资金，货比三家。

对于一切有损公司利益的行为和指令，采购部主管可以不执行。发现下属的一切有损公 司利益行为，应立即报告上级领导。对其他部门的不合理要求，采购部主管可以不予理会，并上报上级领导。没有经过申请的材料计划（应急抢险材料除外），采购部主管有权不进行 下单；对于仓库积压的工程部申请的材料，采购部主管有权对工程部提出质问，若没有合理 解答，采购部主管下次可以拒绝接单。

仓库管理员职责：1负责仓库物质的管理，要求做到仓库物资码放科学化；2做到账物 相符，账目、卡对口，负责每月的材料实盘；3材料储备数量定额化，材料标识化；4负责 材料总账表的建立及管理；5负责录入各子公司报的单项工程材料领用记录单，建立单项工 程材料管理台账；6负责与各子公司施工单位进行材料结算；7负责子公司零星材料的采购。

对于一切有损公司利益的行为和指令，仓库管理员可以不执行。发现一切有损公司利益 行为，应立即报告上级领导。对其他部门的不合理要求，仓库管理员可以不予理会，并上报 上级领导。没有经过审核的材料出库计划，仓库管理员有权不发料；对于仓库积压的工程部 申请的材料，仓库管理员有权向上级领导反映。一切违反仓库管理制度的行为，仓库管理员 可以拒绝执行，特殊情况需要另行申请。

中金公司采购人格特质要求：

1.操守廉洁：正直高尚的个人品质，良好的职业道德，不利用工作之便谋取私利，拒绝接受 供应商的任何个人馈赠；

2市场知识：对行业有深入的了解，对市场有深入的了解，掌握对所负责材料的专业知识，对供应商的熟悉；

3精打细算：把企业采购看成是自己的生意，良好的成本控制意识，尽最大努力创造最高的 利润，时时处处维护公司的整体利益；

4积极认真：敬业、爱业，良好的心态，工作认真扎实，上进心强；

5、创新求进：不断寻求突破，提升业绩，善于学习，提高自我。

五、管理办法：

一、采购计划管理：

采购部不能简单地根据工程部的计划来下单、采购。首先，工程部的材料计划要OA申 请，依据审核好的施工设计图，避免材料规格和数量的偏差，待领导批复后采购部进行下单。采购部下单发货前要主动沟通施工手续的办理进度和施工单位的施资力量，结合现有库存，分批次进货（包含运费的供应商材料）。若不含运费的PE管材，为了节约运费最好整车发货。属于入围供应商供应的材料，可以根据签订的合同中的价格直接下单。非入围材料，需 要采购部货比三家，上报申请，对比当地购买的价格和供货周期，选择在当地还是总公司采 购。

二、材料质量管理：

材料质量的好坏严重影响工程的安装质量和运行安全，所以材料质量的把控是采购环节 中最重要的。采购部要严防供应商在合作初期供应好的材料，后期供应次品，若出现类似的 情况，要立即换货和延期付款的处罚，严重的终止合作。所以要定期抽查库存的材料，定期 与工程部、施工单位沟通材料的质量和安装效果。各个子公司在材料的使用过程中，发现厂 家的产品需要更改的地方，采购部要与生产厂家沟通，改进产品，使其更好地服务于我司。（验收技术标准详见：附件1）

三、供货商管理：

首先是对供应商的资质进行审核，采购部从符合相应资格条件的名单中确定不少于三家 的供应商邀请其投标，选择的供应商应该是全国或者本地区实力以及质量信誉最好的单位，并且与我司建立长期合作关系的战略合作伙伴、上一合作良好的为优先选择。对供应商 的选择侧重点为价格、售后服务、付款方式。（招标方案详见附件2）

后期合作中，尽量说服供应商放宽付款方式，争取一个季度付一次或者半年付一次，缓 解公司资金压力。合作中价格基本不会有变化，按照合同执行。但我们要旁敲侧击，让 合作中的供应商知道有更多的供应商想与我司合作，价格更低廉，付款方式更优惠，迫使其 提高服务质量，来年降价和放宽付款期限。同时也要与供应商加强沟通，了解行业内的信息。采购部每年必须开发新的供应商，引入竞争才能利于我司的发展。

四、仓库管理：

仓库是公司各种物资周转储备的环节。它的主要任务是：保管好库存物资，做到数量准 确，质量完好，确保安全，收发迅速，服务周到，降低费用，加速资金周转。仓库规范管理 是为了保障公司财产安全和配合、监督施工建设。采购部要认真研究仓管员提交的库存表，分析库存过大的材料，与工程部沟通了解原因，尽量配合工程部解决问题，提高施工进度。若发生突发事情影响到施工进度，材料近期又不会用到的，可以借调到其他子公司（运费不 是很贵的材料）。（仓库管理制度详见附件3）

采购部员工工作程序与管理制度 篇5

一、采购部职能：

1、负责本公司正常运作所需各种物资采购工作。

2、负责对与合作单位的业务评估，合同、协议的签订及执监督的交接手续。

3、负责各种形式的招标投工作，编制采购文件、资料，并做好采购记录，办理商品采购业务。推荐：规章制度

4、负责了解各种市场信息，及时掌握市场及供应商变化情况。

5、负责价格信息资料的收集、整理、组织、考察，提供标底估算价。

二、采购部各职位职责：

⑴采购部经理工作职能：

1、及时为生产经营提供所需的原材料以及其他物资。

2、掌握市场信息，优化进货渠道，降低采购费用。

3、会同财务部确定合理的采购批量，及时了解存货情况，合理采购。

4、汇总各系统的物资需求计划，平衡采购计划。

5、评审供应商选择、建立供应商档案。

6、组织采购合同评审，签订采购合同，实施采购活动。

7、建立采购合同台账，并对合同执行情况进行监督。

8、对大型采购进行比价或组织招标、竞标活动。

9、采购物资的报验和入库工作。

10、采购过程中的退、换货工作。

11、采购合同、档案及各种表单的保管与定期归档工作。

⑵采购专员工作职能：

1、认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从采购部经理指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务。

2、对采购的物资进行询价(至少三家)。

3、编制物资采购计划并报采购部经理审批。

4、根据批准的采购申请单和询价结果实施采购，并负责索取所购物资的发票和单据以及相关资料，协助做好验收工作。

5、参加商务谈判和拟订合同条款。

6、协助采购部经理管理合同的副本，建立台账，进行合同登记，掌握合同的执行情况。

7、优化采购渠道，适时填报供应商审批表。

8、协助采购部经理进行供应商信用评定，据实提出对供应商信用评定意见，建立健全供应商档案。

9、根据供货合同或订货单办理催货。

10、具体办理采购物资交接、验收、报帐手续。

11、及时向供应商反馈原材料质量信息。

12、办理采购退货或换货。

13、协调购入物资的运输工作。

14、积极参加培训活动，努力钻研本职工作，主动提出合理化建议。

15、做好业务记录以及记录的保管或移交工作，保守公司秘密。

16、完成采购部经理交办的其他工作任务并及时复命。

⑶统计专员工作职能：

1、认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从采购部经理指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务。

2、负责采购计划的保管。

3、负责物资市场信息的收集。

4、负责采购合同的保管和登记。

5、负责采购报表的编制。

6、负责供应商质量评审。

7、负责物资使用质量信息的收集。

8、协助采购部经理进行供应商信用评定，据实提出对供应商信用评定意见，建立健全供应商档案。

9、根据供货合同或订货单办理催货。

10、积极参加培训活动，努力钻研本职工作，主动提出合理化建议。

11、做好业务记录以及记录的保管或移交工作，保守公司秘密。

12、完成采购部经理交办的其他工作任务并及时复命。

宾馆采购部员工工作职责

1、完成宾馆各类物资的采购任务，并在预算内做到货比三家，择优选用，开源节流，达到控制成本的目的。

2、在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，廉洁自律，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下，开展业务活动。

3、采购员必须经常了解自己购进货物的质量，以及使用部门的意见。

4、采购员必须经常了解市场行情，掌握供货渠道，减少供货环节，以便能随时满足使用部门对货品在质量，数量，价格和采购费用等方面的要求。

5、采购员有义务向使用部门推荐使用的新产品

采购管理制度 篇6

1．总则

1．1 目的

为使本公司原材料的外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适价的原材料，特制定本制度。

1．2 范围

凡大宗原料、辅料、包装材料、设备、零件、器材、办公用品等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业,均适用本制度。

1．3 采购部门及权限的划分

1．3．1 公司原材料的采购计划、价格、策略等均由采购部决议（原则上按照物美价廉、货比三家）。

1．3．2 临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理签准。

1．3．3 具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由请购部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。

1．4 采购工作基本原则

1．4．1 采购委员会是公司在原材料采购过程中的最高决策机构。

1．4．2 公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。

1．4．3 公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予以充分的反映和监督。

1．4．4 品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。

1．4．5 采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原材料的供给。

1．4．6 采购委员会会议须定期与不定期召开。例如，根据年、季、月销售和生产目标应定期举行；根据原材料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。

1．4．7 采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，并及时提交采购委员会。采购部应对供货市场，供应商情况，需购原材料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原材料库存、原材料耗用情况等作出定期分析。

1．4．8 采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料．

1．4．9 采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平。

1．4．10 原材料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原材料预付货款。

2．采购委员会及其会议制度

2．1 目的

采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特别在原材料成本占据销售成本75—85%左右的行业，原材料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制度可以让我们得以：

（1）奠定稳定的采购管理工作基础；

（2）提高采购管理水平；

（3）降低采购成本和储存费用，合理使用资金。

2．2 采购委员会的组织及职责

2．2．1 公司设立采购委员会，由总经理，副总经理，采购部长，品管部长，财会部长、采购部所有业务员组成。总经理担任采购委员会主席，采购长兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。

2．2．2 采购委员会职责：

（1）拟定原材料的采购政策并确保政策的适当执行。

（2）依据本公司的质量标准，确保原材料的品质及合理的价格。

（3）审核决定采购的时机、价格及数量。

（4）协调、解决影响采购实施的重大问题。

2．3 采购委员会组织的运行

2．3．1 每月定期召开采购委员会会议采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料，以供会议讨论和决策。

2．3．2 不定期召开采购委员会会议对采购管理过程中的特殊事项，例如：原材料市场急剧变化时。经采购委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。

2．3．3 开会的法定人数为全体委员的三分之二，采购委员会的决议须半数以上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人员无表决权。

2．3．4 采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参加，应授权代理人员参会。

2．3．5 会议主持人为采购委员会主席，主席因故不能出席会议时应委托副主席或公司其他领导主持。采购部长负责会议的召集。

2．4 采购委员会会议的内容及程序

2．4．1 采购部长报告以下情况：

（1）上次会议决议事项的执行情况。

（2）原材料的库存量、在途量。

（3）原材料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。

（4）月原材料采购计划及资金需求计划。

（5）采购部外欠货款情况。

（6）采购实施中需协调解决的问题。

2．4．2 采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定。

2．4．3 会议决议事项由采购部长记录，整理后呈采购委员会主席核准。

2．4．4 采购部长将核准后的会议纪要分送委员会成员,并负责决议案的执行。

2．5 采购委员会控制要点

2．5．1 对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。

2．5．2 原材料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。

2．5．3 原材料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。

2．5．4 根据产销实际情况，确定每月原材料的安全库存量，确定需阶段性（季节性）储备原料的合理库存量。

2．5．5 对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。

2．5．6 采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。

3．供应商管理办法

3．1 供应商的选定及指导

3．1．1 对于大宗或经常使用的原材料，采购部门应建立相对稳定的供应商，并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。

3．1．2 为确保货源，采购人员对于经常采购的原材料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。

3．1．3 选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。

3．1．4 若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。

3．1．5 积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。

3．2 供应商的管理和分类

3．2．1 每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以充实供应商的资料卡。

3．2．2 供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性（数量、品质）、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。

3．2．3 对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。

3．3 供应商的开发

3．3．1 采购人员应积极调查原材料资讯，收集原材料市场行情，积极开发新的供应商。

3．3．2 开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。

3．4 采购资料及档案管理

3．4．1 采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元素采购报表（月）”、“采购分析报表（周、月）”、“库存报表（月）”等汇总整理工作，并报告有关领导。

3．4．2 市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。

3．4．3 公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名后方可。

3．4．4 有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经采购委员会主席同意，并登记后执行。

4．原材料采购管理办法

4．1 计划

4．1．1 原料采购计划采购部根据行销部的下个月及下六个月销售计划，品管部据此做出的下个月及下六个月用料计划，生产部提供的上期库存情况表，编制下个月及下六月的原料采购计划。

4．1．2 包装物采购计划采购部根据销售部的销售计划、品管部（畜禽部、肉品加工厂）做出的编织袋（包装箱）用量计划，编制采购计划。

4．1．3 劳保用品、办公用品采购计划采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请购计划，编制采购计划。

4．1．4 零配件、药品的采购计划采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制采购计划。

4．2 信息收集与分析

4．2．1 采购部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写“原料行情周报表”和“原料采购分析报表（周、月）”供采购委员会参考以便确定最佳采购时机。

4．2．2 采购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况。

4．2．3 采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供应商及合理的采购价格。

4．2．4 对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采购部应根据公司的要求、标准，采取供应商报价，深入厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。

4．2．5 采购部将下月所需原材料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，提供采购委员会讨论、决策,每种原材料的可选择供应商不得少于两家．

4．3 核准

4．3．1 采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决策。

4．3．2 采购部根据采购委员会的决定，向供应商订货，开“原料采购申请单”签订采购合同，实施采购作业。

4．3．3 采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。

4．4 合同

4．4．1 所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份（一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部）。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。

4．4．2 如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部长报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。

4．4．3 采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不

得含糊其辞：

（1）标的；（2）数量；（3）质量；（4）价格；（5）包装；（6）交货期限；

（7）验收地点及办法；（8）交货方式及地点；（9）付款条件及付款方式；

（10）保险；

（11）运输损耗的承担；（12）违约责任。

4．4．4 所有合同经采购部长签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。

4．5 交货期控制

4．5．1 合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。

4．5．2 采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送生产部、品管部，以便做好接货准备。每月填报“原料采购进度月报表”。

4．5．3 每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商之依据。

4．5．4 包装材料、劳保用品、办公用品等选定供应商后，采购部根据库存情况通知供应商安排交货日期与数量。

4．6 异常情况处理

4．6．1 如遇供应商送来的原材料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书面通知供应商处理。

4．6．2 如临时需采购原材料，则须按以下程序办理：使用部门申请→总经理核准→采购部询价、比价→总经理核准→采购部采购→品管部或使用部门验收。

4．6．3 因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。

4．7 货款结算

4．7．1 采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总经理。

4．7．2 一批原材料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，打印“付款申请单”一并送财会部做为付款凭证。

4．7．3 原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料的付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票。

4．7．4 采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。

4．8 带款提货及预付货款管理（本款提货人不得是新进员工）

4．8．1 在部分原材料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方能办理。

4．8．2 带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证（铁路领货凭证）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。

4．8．3 汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部长审核，呈报总经理批准，由财会部授权办理。

4．8．4 如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，采购部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。

4．8．5 必要的原材料预付货款应遵循以下几点：

（1）必须是信用良好的固定供应商，对贸易公司性质的供应商不得采用预付货款的结算形式。

（2）信用良好的第三方为供应商提供担保，是采购工作者必须努力的工作任务之一。

（3）必须事先派专人，如派采购、品管人员一起去实地调查供应商的实物供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交采购委员会。

（4）必须有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需方所在地的法院管辖范围内履约。

（5）预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定，对每一项预付款都应在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证生产的需要，又要保证货款安全的相应对策。

（6）原材料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时明确专人负责该项原材料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，或旬将记录提交给采购委员会，直至该合同履行完毕。

5．原材料接收和退货管理办法

5．1 车站（码头）的接货作业

5．1．1 采购人员应及时与供应商约定原材料到达公司的日期，并发出“原料到货预报表”，内容包括到货时间、车皮号（船号）、件数及总量等，通知储运员、地磅房、生产部和品管部，储运员应及早与运输单位和车站（码头）取得联系，作好接收准备。

5．1．2 货物到站（港）后，储运人员应对每个车皮（货船）的卸火车（船），装汽车，全过程严格监督，对每一辆货运汽车签发货物短途运输证明并认真填报“车站（码头）接货原始记录表”。

5．1．3 出现短件、被盗情况应及时向铁路索取记录，填制“铁路记录通知单”，迅速通知发货单位，并向保险公司索赔；船运出现的短件、被盗、被淋湿等应及时向承运部门索赔。

5．1．4 从车站（码头）转运原料到公司的过程中，应加盖蓬布，防止原料被雨淋湿或被盗。若发生雨淋、丢失、应负责向承运人索赔。

5．1．5 储运人员负责对车站（码头）费用及代办单位带垫费用进行审核，并编制“车站（码头）费用月统计表”，连同原始单据交采购内勤结算。

5．2 进厂原料收货作业

5．2．1 送货车辆到达公司，由门卫按公司的要求安排停车地点，通知采购部核实为公司所订货物后，填写“原料取样卡”上的日期、供货单位、原料名称、车辆号码，并通知品管部进行30%抽样。

5．2．2 品管员到门卫取“原料取样卡”,对相应车辆进行30%抽样，并将样品带回品管部按照集团品质要求进行品质检验。

5．2．3 品管部填写“原料取样卡”上已检验的水分结果、30%取样人、化验人的签名及备注栏注明收货、退货，将“原料取样卡”第一联自存，第二、三联转送采购部，对合格原料即随车作100%抽样准备。

5．2．4 采购部接到“原料取样卡”后，对质量合格者，打印“原料收货报告”，并将“原料取样卡”第二联留采购部查存，第三联及“原料收货报告”由客户作进厂凭证。

5．2．5 门卫根据“原料收货报告”办理进厂登记手续，并对车辆进行检查，指挥监督客户实施过磅程序。

5．2．6 客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到地磅房进行重车过磅，地磅房打印“原料收货报告”进厂栏，并将“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联返回客户，指引客户实施卸货程序。

5．2．7 客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到原料库，由原料库仓管员接收两单，安排卸车并计件；仓管员打印“原料收货报告”工厂仓库栏。然后将“原料收货报告”返回客户，指引客户实施空车过磅程序。“原料取样卡”第三联在品管员实施完100%抽样后，随样品带回品管部。

5．2．8 客户持“原料收货报告”进行空车过磅，地磅员收回“原料收货报告”，打印出厂栏，并签字；同时将“原料收货报告”客户联和已盖地磅确认章的出门联交予客户，指引客户出门。

5．2．9 门卫凭地磅盖章后的“原料收货报告”的出门联对车辆进行检查后，方可办理出门手续，放车出门。客户联由客户留存，作为售货凭证和结算依据，出门联由门卫收回，并于第二日早上将出门联送交财会部核对。

5．2．10 地磅房应及时将“原料收货报告”所剩四联整理后送品管部。

5．2．11 品管部根据100%抽样的检验结果，打印“原料收货报告”化验室栏并签字。“原料收货报告”填写完毕后，由品管部送给采购部。

5．2．12 采购部在收到品管部送来“原料收货报告”后，及时将品质扣减等内容打印入“原料收货报告”采购栏，并将“原料收货报告”分送有关部门，同时，将此批货的有关单据整理后送交财会部核算和付款。

5．3 原料退货作业

5．3．1 对于汽车运输的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料取样卡”的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责处理。

5．3．2 对于以铁路运输到站的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料取样卡”的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责联系客户洽谈处理意见，对货物存放，采购部和客户针对具体情况商定。

5．3．3 对于经30%抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应按以下程序进行：

（1）对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，及时与采购部联系，交采购部处理，挑选出来的不合格原料随车退货。

（2）对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若不合格原料达到30%以上，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货原因，及时与采购部联系，交采购部处理，办理退货。

（3）对于铁路运输到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分不合格，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，及时与采购部联系，生产部原料库负责退货原料的保管，由采购部负责通知客户作出处理。

（4）退货原料应专区放置，并挂牌标示，以防误用。

5．3．4 到厂的不合格原料的退货，具体操作如下：

（1）根据品管部意见，由采购部通知客户，具体退货数量、退货原因、在客户确定无异的情况下，由采购部负责协调处理。

（2）铁运到厂的原料，由采购部根据品管意见，填写进厂原料退货单”中的“进厂情况”项的内容，并在采购部栏签字。

（3）采购部将填好上述项目的“进厂原料退货单”交品管部，核实确定无异议后由品管部签字并交采购部。采购部将此单交原料库，同时安排储运空车过磅。

（4）原料库按该“进厂原料退货单”办理装车退货。

（5）司机将退货原料过磅，由地磅员填写“过磅单”并将“过磅单”第二联交司机送返原料库，仓管员凭此单填写“原料退货报告单”。

（6）退货完毕，由原料库依据“原料退货报告单”及“进厂原料退货单”中“进厂情况”，填写“进厂原料退货单”中“退货情况”项中的有关内容第一联交采购部，第二联交财会部，第三联生产部留存。

（7）司机将退货原料拉到指定位置后，将“原料退货报告单”交储运核对并签字，司机可凭此单作运费结算，以便采购部和客户处理。

5．4 采购物资的验收作业

5．4．1 验收前的准备：准备好必要的测量工具、开箱工具、收货记录本、笔等用品。

5．4．2 核对资料：核对采购计划、供货合同、技术说明书等的具体要求；对于无计划、无合同的物资仓库管理员应拒绝验收。

5．4．3 检验实物：验收最好由两人进行，检验实物时要认真仔细验收，物资的数量要采用计划、供货合同等规定的计量单位，如实记录货物的真实情况。

5．4．4 根据物资验收的情况，作出明确的验收结论：合格或不合格。对于合格的物资应准予入库，对于不合格的物资应按照不合格物资的处理措施程序进行处理。

5．4．5 不合格物资的处理：

（1）让有经验的人员参与重验；

（2）通知采购部采购员与货主联系退货、换货事宜；

（3）通知生产部门了解库存情况。

5．4．6 关于煤、盐、碱的验收：库管员对于煤、盐的验收，除要求有采购计划外还应注意以下几点：

⑴送货司机将过磅单交给使用单位（锅炉房、餐厅等），使用单位负责验收数量和质量，并在过磅单上签字。

⑵购员报帐时，由使用单位主管将过磅单的累积数量与发票验证无误后在发票和过磅单上签字。

⑶采购员到物资库办理报帐手续时，库房管理人员凭发票上的签字和过磅单开验收单。发票上无使用单位主管人的签字或者无过磅单者，库管员要拒绝打验收单。

5．4．7 关于锅炉压力表、安全阀等物品的验收：库管员在对锅炉压力表、安全阀验收时除具备一般的验收条件外，还应注意国家及公司安全管理部门对此的有关规定，如：凡新购进或校验的

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采购部内部管理制度 篇7

一、传统办公用品采购与发放流程中存在的问题

在对办公用品采购与发放流程管理制度进行探究之前, 我们首先要对现行的办公用品采购与发放流程管理制度进行探究。从现行的办公用品采购与发放流程管理模式来看, 企业办公用品的采购与发放管理过程中, 还存在着以下几个方面的问题, 首先, 在办公用品的采购与发放过程中, 一些企业长期沿袭以纸质审批为主的管理方式, 这就使得企业办公用品管理部门的主管领导和企业高层管理人员无法对办公用品的使用情况进行实时掌握, 这就会对企业办公用品管理效率的提升带来不利影响。第二, 在办公用品的采购与发放过程中, 办公用品的出入库和发放工作都是通过手工方式完成的。办公用品的出入库需要进行手工核算, 这就让办公用品管理工作呈现出任务量大、查询统计相对困难的问题。除此以外, 在进行手工核算的过程中, 办公用品管理人员的工作调动可能会导致办公用品台账丢失的问题, 这就为办公物品流失问题的产生埋下了伏笔。第三, 在企业办公用品的采购过程中, 企业办公用品采购计划性不强、虚报办公用品价格、节俭意识淡薄、赊账购买等问题也成为了企业办公用品采购过程中需要解决的问题。

二、办公用品采购与发放流程的管理措施

(一) 在企业办公用品采购过程中建立定点采购制度。定点采购制度是一些政府机关针对办公用品采买过程中可能出现的舞弊现象而采取的对办公用品采购进行规范的制度。针对企业办公用品管理中存在的问题。在企业的办公用品采购过程中, 定点采购的方式也是对办公用品采买流程进行规范的有效措施。在对这一措施进行应用的过程中, 企业可以通过招标的方式, 通过对参与竞标的供应商的资金规模、经营业绩、供货能力和服务承诺等多种因素进行综合考虑的方式, 对定点供应商进行确定, 通过这种方式的运用, 企业可以通过办公用品集中采购的方式获得一些最优价格, 这就可以在一定程度上起到节约企业管理成本的作用。

(二) 构建信息化的办公用品采购发放流程。通过前文的论述, 我们可以发现, 定点采购制度是对企业办公用品采购工作进行规范化的有效措施。随着计算机技术的发展, 在办公用品采购发放流程的构建过程中, 企业可以通过构建信息化的办公用品采购发放流程的方式, 办公用品管理中存在的一些问题进行解决。在构建办公用品采购发放流程的过程中, 华能安源电厂构建了一套较为完整的信息化办公用品采购发放管理流程。通过对该公司的信息化办公用品采购发放管理流程进行分析, 我们可以发现, 该公司的信息化办公用品采购发放管理流程主要由办公用品申请管理流程, 办公用品审批管理流程、办公用品管理流程、办公用品库存管理流程和系统管理流程等多个流程组成。在系统分析领域, 该系统定义了申请人、审批人、办公用品管理员和系统管理4个角色。其中, 办公用品申请管理流程主要用办公用品采购申领流程、领用申领流程、发放申领流程和年度领用定额申请流程等多个部分组成。例如, 在办公用品采购申领流程的应用过程中, 办公用品的申领人首先要在系统中通过新增采供申请单和采购申请明细单的环节, 生成电子申请单和电子采购申请明细单。在确认无误以后, 申领人要在系统中对电子申请单和电子采购申请明细单进行保存, 申领人在系统中提交申请单和明细单以后, 审批人就可以通过计算机系统的应用, 在管理系统中生成审批任务单。在审批环节, 审批人利用电子系统同意采购申请以后, 电子管理系统会在对相关信息进行保存以后完成采购申领单的审批。在采购申请未被同意的情况下, 系统会将电子申请单重新退到申领人手中, 申领人就可根据审批人意见, 对采购清单进行修改, 对电子采购清单进行重新提交, 也可以在系统中结束本次采购申请。在领用办公用品的过程中, 申请人在电子管理系统中首先要通过新增或修改申领单和领用申请明细单的方式, 在系统中生成办公用品电子领用申请单和电子领用申请明细单。在确认无误以后, 申领人要在系统中对电子领用申请单和电子领用申请明细单进行保存。在申领人完成电子领用申领单和电子领用申领明细单以后, 审批人可以让计算机系统根据申领人提交的信息自动生成任务审批单。在审批环节, 电子领用审批明细单信息化审批流程也与采购流程的审批过程相似, 在电子申领清单未被批准的情况下, 申领人可以在对申领单和申领明细进行修改以后进行重新提交, 也可以在申领批准未被批准的情况下, 在系统中取消本次申领。可以说这种电子手段的运用, 对办公用品的管理效率的提升起到了促进作用。

三、结语

办公用品的采购与发放问题是企业成本管理中面临的一项重要问题, 信息化管理模式的构建, 是促进办公用品管理效率提升的有效措施。因此企业在对办公用品管理过程中, 应该从本单位实际情况入手, 对信息化的管理手段进行应用, 以实现自身管理效率的提升。

摘要：办公用品的采购与发放流程管理工作, 是企业日常管理工作中的一个重要组成部分, 本篇文章主要从传统办公用品采购发放流程中存在的问题入手, 对办公用品采购与发放流程管理制度问题进行了探究。

关键词：办公用品,采购流程,发放流程,管理制度

参考文献

[1]易洪波.华能安源电厂办公用品管理系统的研究与分析[D].云南大学, 2015.

[2]张海涛.办公用品定点采购制度的实践与思考[J].中国政府采购, 2009 (08) :53-54.

阳光采购需制度完善 篇8

2003年1月正式施行《政府采购法》以来，我国政府采购事业取得了突飞猛进的发展。然而，政府采购领域问题频发，暴露出我国政府采购制度仍然存在漏洞。政府采购制度作为公共财政制度的重要组成部分，其理论与实践均发源于西方发达国家，对比国外政府采购的实践，以本案例为例，我们来分析存在哪些问题：

首先，政府预算制度不完善。《政府采购法》第六条规定：政府采购应当严格按照批准的预算执行。虽然目前政府采购预算已作为专项列入每年各单位的财政预算，但是我国的财政预算管理过于粗放，不够细化，结果各单位的预算到底花在什么地方，监管部门也不清楚。而美国，有细化的预算制度、具体操作流程和责任部门，政府的每一笔预算、花的每一分钱，都要经过议会的审核，严格把关。

其次，政府采购缺乏相关配置标准。财政预算获批之后，采购人提出合理需求并撰写采购文件。尽管“采购人擅自提高采购标准”的惩处早有明文规定，但是实际操作中，由于有关部门并未出台相关配置标准，采购人的需求是否合理无据可依，结果是想买什么就买什么。美国联邦政府则出台了政府办公人员配备标准，不同级别有不同要求，并且严格执行，不得超标；连公务招待都有明确标准，每人不得超过15美元。当然，按照现行的政府采购法律要求，采购代理机构负责审核采购人撰写的标书和需求是否合理，即本案中的抚顺市政府采购中心。但是，政府采购中心由于没有标准可依，也不敢随便得罪采购人，最后一道关口形同虚设。

再次，有法不依，监管不到位。财政部颁发的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第二十一条规定：招标文件不得要求或者标明特定的投标人或者产品，以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的其他内容。然而，本案的采购公告中明显指明品牌，除苹果公司的iPod touch4之外，此则招标公告的其他物品也指名道姓，这样公然违法的采购文件竟然堂而皇之地挂在了政府采购网站上，无人过问。不是没有法律，而是有法不依。而在美国违法必究的理念深入人心，近日美国纽约州长收受五张球票，都被罚款6万美元。近年来我国政府采购领域暴露的诸多问题，与监管不到位密切相关。

最后，采购暂停和中止制度缺失。《政府采购法》第七十一条第六款规定：中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；应责令 采购人、采购代理机构限期改正，给予警告，可以并处罚款。本案发生后，抚顺市财政局表示，尽管已经在2010年12月17日发布了中标公告，但还没有和供货商签署正式协议，也没有付款，目前已经中止了这次采购。在目前法律框架下，由于没有明确的采购暂停和中止制度，采购人单方面中止采购有违法之嫌。在欧盟和英国的政府采购法律中，对于哪些情况适用采购暂停、哪些条件可以中止采购行为、暂停或中止后的相关责任等都有非常明确的规定，形成一套完整的制度。我国也应该尽快制定相关规定予以明确，以解决政府采购实践中可能发生的各种情形。