档案室工作制度（共12篇）
档案室工作制度 篇1
档案室工作职责
1.档案室工作人员要严格遵守《档案法》及有关法律、法规、忠于职守，积极学习，不断提高自身素质。
2.负责实施档案管理，掌握档案的工作情况。负责全单位各部门档案的各项工作。档案室工作人员要认真收集、准确整理、仔细保管本单位的档案资料。
3.负责档案的安全保密工作，不得擅自复制、提供、抄录各类档案材料，不得在各种场所随意涉及档案内容，不得擅自涂改、伪造、出卖或赠送所保管的档案资料，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄漏档案的机密内容。
4.档案工作人员对所保管的档案，应负责保护其安全，切实做好日常管理维护工作，对永久、长期保存的档案，如有破损，应积极整补或复制，重要案卷做出特定标记，重点保管。对档案室设备，应经常仔细检查，确保档案资源的安全。
5.定期做好档案移交工作。按规定销毁不需保存的档案材料。科室立卷的档案在验收合格后，由档案人员负责催收，及时移送到单位档案室集中存放管理。
6.积极创造条件，做到微机建档和调档，负责档案的数字化、信息化、网络化建设与管理工作。
7.严格遵守单位各项工作规章制度，按时上下班，有事请假，不得无故旷工。同时注意卫生，严禁室内吸烟，非档案室人员不得进入档案库房。
8.从实际情况出发，提出工作意见，并对档案工作中存在的问题提出具体改进措施。负责做好业务协调工作，及时组织、贯彻上级和领导布置的各项任务，经常向主管领导和上级业务部门汇报请示。
9.完成领导交办的其它工作。
档案室工作制度 篇2
档案业务的各项工作都有不同的内容, 各负专门的职责, 每项工作都必不可少, 各环节之间互相制约, 互相促进。因此, 应该全面做好各个环节的工作, 不要轻视某项具体任务。档案工作是由相对稳定的各个档案业务工作环节组成的一个有机整体, 通过其整体作用, 使档案工作各个业务环节相互作用, 相互协调, 从而产生和形成综合作用的能力。因此, 不能孤立、静止地看待和进行各项业务工作, 应该按照各环节间相互关系的规律性使各项工作互相配合。在发展档案事业过程中, 一方面要注意做好各个业务环节的工作, 为做好整个档案工作创造基本的条件, 另一方面, 更应该注意档案工作的整体优化, 注意其整体性。
档案工作制度, 是档案工作人员从事档案工作实践中所必须遵守的规定、准则、方法、程序的总称, 具体的档案工作制度, 是依照有关的档案行政管理法规, 在遵循档案工作客观规律的前提下, 根据本部门、本系统的档案工作特点, 对档案工作的范围、内容、程序、方法等所作出的规定。因此, 建立与健全一套合理的档案工作制度, 是档案管理工作中一项重要的基础性工作, 是档案工作稳步发展的必要条件之一, 可以使档案行政和档案各业务环节管理目标明确, 有规可循, 按工作制度要求规范各环节工作, 保障档案工作的整体优化。
依据有关档案工作文件的规定, 一般机关应建立的具体档案工作制度主要有:
1. 文件的归档制度。
《机关档案工作条例》明确要求“机关应建立、健全文件材料的归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料, 均由文书部门或业务部门进行整理、立卷, 并定期向档案部门归档。”文件的归档制度一般包括归档要求、归档时间、归档文件的数量、归档手续、归档范围等项内容。在归档要求之中, 应对归档的文件的齐全完整情况、文件载体和书写材料的质量、文件的整理与编目、文件的价值鉴定、归档文件移交程序等, 提出较为明确的要求;在归档时间方面, 应根据文件产生和形成的特点, 合理地确定归档方法与时限;在归档文件数量方面, 应根据文件的重要程度、使用频率来确定文件的实际归档份 (套) 数;在归档手续方面, 应对归档文件的移交情况、交接双方的责任等, 给以明确的规定。
2. 档案鉴定与销毁制度。
具体规定本机关鉴定档案所采用的鉴定标准、鉴定的组织安排、鉴定工作的一般程序、鉴定后有关档案的处置办法、销毁档案的审批手续、销毁档案的实施要求等。
3. 档案的保管制度。
主要应对本机关档案的安全保护、档案库房的管理以及库房中各种设备的管理等, 提出必要的要求。
4. 档案的统计制度。
《机关档案工作条例》规定, “机关档案部门应建立档案的统计制度, 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计, 并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。”
5. 档案的利用制度。
主要应对机关档案的利用范围、利用方式、使用要求、利用手续及批准手续等, 做出相应的规定和要求。
6. 档案的保密制度。
主要应明确规定档案的保密措施, 并对档案人员和利用人员提出严格的保守秘密的要求。
浅谈档案室的档案保护工作 篇3
【关键词】档案保护；归档；日常利用
一、严控接收进库的归档档案质量
1.事前控制
要提高档案室接收进库的归档档案质量，档案人员须进行事前控制，提前介入，从源头抓起。其一，要加强文件形成部门的档案保护意识，建议其用纸质优良的无酸纸为书写载体，并选择无污损、字迹材料为耐久性的原件作为归档文件；其二，对需入库的档案质量要进行监督和检查，避免不符合质量要求的档案进入库房；其三，要建立健全归档制度，对于应归档的文件材料，要保持其完整性，尽量避免后序的插卷补卷，以减轻档案的机械磨损。
2.消毒杀虫
在档案入库前进行消毒、除尘、杀虫，是预防虫害、霉菌污染的档案进入库房的有效防范措施。消毒杀虫可以采用消毒柜消毒或是物理冷冻方法，档案在消毒杀虫后方能入库上架，以便杜绝虫害和霉菌对载体的侵袭。这样，在保护了档案安全的同时，也降低了档案管理成本。当然，档案室的日常清洁工作也尤为重要，可以杜绝霉菌和虫害的产生。
3.技术处理
档案制成材料的性质是决定档案寿命的内因，决定了档案制成材料在保存、使用过程中抵抗理化损害作用和保持原有理化性能的能力。由于档案是人在社会活动中自然形成的，因此，有些是不符合归档要求的，需进行技术处理。例如，对于用铅笔、圆珠笔等不耐久性的字迹材料形成的档案，要进行复印后连同复印件一同归档；对于热敏传真纸的传真文件，需以复印件归档；对字迹不清的文件要抄正注明；对已经破损的文件要进行裱糊。至于订书钉、曲别针等易锈物应去除后方可归档。
二、做好档案库房的安全保护
1.配备保管措施
档案寿命的长短与档案收藏环境及保护条件有着极为密切的关系。尽管由于环境和人为的因素，随着时间的推移，档案总是朝着逐渐损毁的方向发展。但完备的保护设施特别是档案库房，却能在延长档案保管寿命的过程中起着重要作用，是保护档案最重要的物质基础。档案库房要尽可能独立设置，对于条件确实不允许的，可用隔断墙隔开来处理。档案库房要保证门窗坚固、密闭性能好，以防止高温、高湿对库房的侵入，有条件的可配备空调机、去湿机等硬件设备。对于磁性介质的档案，要远离磁场，单独放置，有条件的单位应独立设库，购置防磁柜。
2.控制库房温、湿度
在影响档案寿命的众多因素中，温度和湿度的作用是十分重要的。高温、高湿的环境，特别适合霉菌和虫害的生长繁殖，因此，控制库房温、湿度是防虫防霉的有效措施。国家规定保存纸质档案的标准温度为14～24℃，相对湿度为45﹪～60﹪，只要将温、湿度控制在适当范围内，人为造成一个不适合霉菌和虫害生长的环境，就可以起到保护档案的效果。有条件的单位可以安装温、湿度自动控制系统来控制库房的温、湿度，而不具备这样条件的，可以采用密闭和通风的办法来调节库内的温、湿度。浙江是个高温季节温度高，年降雨量大，而且有潮湿的梅雨季节的地区，因此，密闭显得尤为重要。库房密闭的重点是门窗，窗户最好設为双层，如果门窗过大，缝隙过多，可以在边沿嵌以绒布条、毛毡条，铁门、铁窗可以嵌橡皮条，为防止人员进出库房时潮湿空气的侵入，可以在门口增设门帘。对于一些很珍贵的档案，可以在温湿度适合的条件下，装入密闭柜中，并用胶布严密地将缝隙封起来。通风则要以当时当地的风力、风向作为参考，有组织有计划地进行。
3.防光、防有害生物
光线会使档案发生氧化，因此，库房应少窗，且要用质地厚密的窗帘遮挡，以防止强光射入。紫外线对档案的破坏力很大，库房和阅览室的人工照明应接近天然光色温，灯具应有防紫外线措施。对于不具备恒温、恒湿条件的库房，须按规定放置防霉防虫药，并定期更换。每年对库内档案进行一次检查，发现被霉菌和虫害侵袭的，要及时作灭菌杀虫处理，以免对其它档案造成影响。
三、注意档案的日常利用
对于档案室，档案利用是一项常规工作。但一些利用者往往缺乏档案保护意识和基本常识，使档案遭到不同程度的损坏。为降低人为因素对档案的损毁，我们可以采取下列措施来保障对档案的安全保护：一是制定严格的规章制度，在利用者利用前进行明示，对造成损毁的按规定进行严肃处理；二是利用现代化设备，向利用者提供机检、缩微或复制件利用；三是编制多种检索工具，提高档案的查找效率；四是加强编研工作，编辑大事记、专题性文件汇编、基础数字汇集等编研材料，以备查用。
档案室的档案保护工作是一项细致而又艰巨的任务，档案人员应加强责任心，并因地制宜，采取一切可以使用并行之有效的办法，使档案得到妥善的保护。
档案室制度 篇4
一、综合档案室隶属于院办，在院办的直接领导下开展工作，上设分管领导，下设档案员，共同把好档案管理安全关。
二、非档案室工作人员，未经允许不得进入。
三、档案室应落实“三铁一器”措施，确保铁门、铁窗、铁柜的安全牢固，监视器的正常运行。
四、档案室应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防强光、防高温、防霉等设备，并切实做好“八防”工作。
五、档案室内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品，对电源、线路、开关插头、办公设备（如电脑、打印机、切纸机）等要定期检查，做到发现隐患，及时报告，尽快整改。
六、档案室内要保持干净整洁，通风透气，摆放合理，通道顺畅。
七、档案室要做好安全保密工作，严格把好档案进出关，完善档案借阅、移交、归还、鉴定、销毁等审批和登记手续。
八、档案室工作人员出门要关掉电源，关好窗户，放下窗帘，锁好铁柜、铁门。
档案室文秘档案管理制度 篇5
公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、管理职责
（一）行政部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。
（二）各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
（三）文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政部的领导下，其管理的主要职责为：
1、制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。
2、协助行政部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。
3、负责把永久性的文秘档案移交给相关档案机构的工作。
4、总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。
二、归档资料的分类
1、A类——规章制度类；
2、B类——行政管理类；
3、C类——法制法规类；
4、D类——内部发文类；
5、E类——馈赠、捐赠资料类；
6、F类——标准、清单、检验报告、申请、说明类；
7、G类——各类事故类；
8、H类——设备仪器类；
9、J类——基本建设类；
10、K类——经营管理类；
11、TZ类——特殊载体类；
三、文件资料的立卷归档
（一）档案的收集
1、凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。
2、银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。
3、业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。
4、各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。
5、公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加各种会议回到公司后，应
将相关资料全部移交档案管理员。
（二）立卷归档的时间
1、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。
2、对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
（三）立卷归档的要求
1、各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。
2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。
3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。
4、立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。
5、填写案卷一律用黑色炭素笔或钢笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
6、立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
7、立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
8、立卷应把上级文件于本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
9、立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
10、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
11、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。
12、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
四、文秘档案的借阅
1、文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
2、各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案部门领导批准，方可借阅。
3、文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
4、珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。
5、必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。
6、文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为七天，且必须经有关领导批准并办理借阅手续；如要延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
7、借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
五、文秘档案保密要求
1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
3、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。
5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
6、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7、档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
8、企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。
六、超期档案的销毁
1、对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。
2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
档案室规章制度 篇6
一、非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案库房。
二、查阅档案资料时，必须履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。
三、库房内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
四、经常检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。
五、离开档案库房时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管库房钥匙。
六、库房应档案保管制度
档案室保管制度
一、为了充分发挥档案的利用率，组卷时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。
二、对属永久、长期保存的档案，发现有破损、褪变现象，做到反复修复，保证档案的完好性。
三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。
四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作。
五、落实各项措施，切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。
档案室工作制度 篇7
一、建立健全现代企业档案规章制度
为了使现代企业档案工作制度化、规范化, 更好地为现代企业领导的科学决策和各项工作服务, 使企业迅速发展, 充分发挥档案的作用, 必须从两方面入手:一是提高对依法治档的认识。实行依法治国、依法行政、依法治档, 企业领导和档案管理人员必须统一思想, 更新管档治档的观念。长期以来, 企业领导和档案管理人员在档案管理过程中, 遵循的是传统保存档案的观念, 忽视对档案的开发利用。因此, 现代企业领导和档案管理人员必须改变旧的治档观念, 认真履行《档案法》、《档案法实施办法》赋予的职责, 依法治档, 在做好“收集和整理”的同时, 处理好“开放和保密”的关系, 确保档案的完整、系统、安全和有效利用。二是建立健全现代企业档案的各项规章制度。建立现代企业档案规章制度是企业基础工作中的一项重要内容。在企业改革进程中, 只有建立一套完善的现代企业档案工作制度, 才能使企业档案工作有章可循, 有据可依。比如我公司综合档案室, 为了规范全公司的档案工作, 提高档案管理水平, 先后制订了《网络出图管理制度》、《勘察设计文件电子文档管理制度》、《项目档案管理规定》等16项档案管理工作制度, 使公司档案工作逐步达到制度化、规范化标准, 多年来公司档案工作一直保持国家一级企业档案目标管理水平。
二、进一步提高企业档案的利用效率和管理水平
在市场经济条件下, 人们普遍重视经济效益。有些企业实行一体化管理以后, 把大量精力投入到见效快的情报收集和信息的开发利用上, 而忽视档案基础建设工作。再加上企业机构改制后, 企业内部权力下放, 有些企业下属机构变成具有独立法人资格的经营实体, 致使文件材料成为多层次管理, 一些应该收归企业总部归档的文件材料分散在各下属单位和个人手中, 很容易造成文件材料的流失。因此, 我们必须加强档案基础工作, 重视制度建设, 防止档案材料的流失。胜利工程设计咨询公司自成立以来, 在经营活动和企业管理中形成了大量的各种门类和载体的文件材料。为了使公司的这些宝贵财富不散失、外流, 公司规定对生产经营活动中形成的文书、会计、声像、科研、基建等档案经过收集、整理归入公司综合档案室, 实行集中统一保管。由于档案来源于公司各个部门、各个专业所室的职能活动中, 从文件产生到归档要经历一段时间, 经过许多环节, 期间每个环节都会影响到文件材料的质量、完整性、准确性。对此, 公司档案室通过两个层次来实现这一工作环节。一是建立了以档案室为核心的公司档案工作人员网络, 充分发挥兼职档案人员的作用。公司各职能部门及专业所室设立有兼职档案员, 他们十分熟悉本部门所开展的各项业务的前因后果, 把他们作为公司档案工作网络人员, 处理好与他们的关系, 发掘他们工作的激情, 将应归档的文件材料及时地收集起来, 保存好, 这样才能确保档案的齐全、完整。二是处理好与各部门兼职档案人员及专业人员的关系。档案工作人员在工作中尽心尽力, 主动衔接, 了解其他人员的工作动态。同时及时、经常地与部门领导沟通, 汇报档案工作情况。既要做好档案信息服务工作, 又要及时地进行监督和指导。只有这样, 才能将不符合归档要求的现象消灭, 在文件形成之时, 提高归档文件质量, 保证档案工作与公司各项发展同步, 并持之以恒。公司档案室还不定期举办兼职档案员培训班, 学习档案业务, 提高各单位及部门兼职档案员的业务水平, 为搞好档案工作打下良好的基础。与此同时, 公司及档案室领导依据《档案法》和其它法律、法规, 结合本单位的实际, 修订和重订了公司内部管理制度, 将档案基础工作的具体规定纳入公司各项管理制度中, 规定档案的收集归档与有关部门的经济责任制挂钩, 使各部门领导和全体员工均认识到保护档案是法律规定的每个公民的义务, 不按规定移交档案、档案保管不善而造成流失等行为是违法行为。上述这些措施的落实, 保证了分散在公司所室单位个人手中的文件材料以及其它有价值的资料能及时收集整理归入本公司档案室集中统一管理, 使公司档案管理工作形成一体化的良好格局。
三、进一步提高档案管理人员业务素质
随着我国档案事业的发展, 档案人员的知识结构问题逐渐引起人们的重视, 并分别从不同角度、不同层次有所探讨或涉及。长期以来, 企业档案工作被企业领导视为事务性工作, 不要求专门的文化知识和专业技能, 具有专业知识、特别是适应档案事业发展需要, 有创新思想、掌握档案信息利用开发现代化技术的管理型、实用型的档案专业人才不多, 人员结构比例及其知识结构不合理, 先进设备不会用, 先进管理技术推广不开, 影响了档案信息资源的开发和利用。在这种情况下, 提高档案人员的业务水平, 改善档案队伍的知识结构, 造就更多的适应企业档案工作特点的业务能手、技术骨干、专业带头人, 除不失时机引进人才外, 主要通过举办学习班、外出参观学习等办法, 对现有人员进行培训和提高, 并鼓励档案工作者在干好本职工作的同时, 自学成才, 通过自学成为新型的档案专业人才。与此同时, 做为档案人员, 平时既要注意系统的学习、提高, 也要注意发展自己某一方面的特长、“绝活”, 这样, 说不定在什么时候就能派上用场, 弥补知识结构的不足。还应努力学习和熟悉有关法律条文, 提高自己的法律意识和法制观念, 切实按照《档案法》及有关法规, 依法履行职责, 规范自己的工作和行为, 搞好档案的管理和利用工作, 使档案工作更加规范化、制度化, 不断提高档案管理水平, 为企业的发展做出应有的贡献。
摘要：为了使现代企业档案工作制度化、规范化, 更好地为现代企业领导的科学决策和各项工作服务, 使企业迅速发展, 充分发挥档案的作用, 必须从两方面入手:一是提高对依法治档的认识。二是建立健全现代企业档案的各项规章制度;必须加强档案基础工作, 重视制度建设, 防止档案材料的流失;在深化改革过程中, 提高档案人员的业务水平, 改善档案队伍的知识结构, 造就更多的适应企业档案工作特点的业务能手、技术骨干、专业带头人。
档案室工作制度 篇8
【关键词】档案工作；档案服务；工作效率；数字化
在新形势下，档案工作只有紧紧围绕工作中心，转变传统观念，拓宽服务领域，延伸服务范围，创新服务机制，最大限度地开发挖掘档案信息资源，才能充分发挥档案独特的服务实战的功能，从而为社会的发展和人类的进步做出新贡献。
一、档案服务工作的重难点
1.提供档案利用服务是档案基础业务工作的出发点和归宿
“利用档案”和“提供档案利用”是档案利用工作的两个方面，是对利用者和档案工作人员而言的，二者紧密相连，相辅相成。档案利用工作是利用档案的必要条件，利用档案发挥作用，是利用工作的直接目的。保存档案和开发档案信息资源的目的只有一个，就是为社会提供利用服务，充分发挥档案的内在价值和社会效益，把死档案变成活档案。这既是整个档案业务工作的出发点，也是档案工作的落脚点。
2.利用服务工作直接关系档案工作的整体发展
档案是社会各项活动的历史真实记录，具有记载凭证、科学参考借鉴作用。保存管理好档案，就是为了发挥其潜在价值，更好地为社会服务。而利用工作是对档案工作最好的宣传工作。通过利用服务工作，能扩大档案工作在社会上的影响，引起社会的广泛关注，提高自身的地位，获得各界的支持。
3.利用服务工作对档案整体工作有检验带动作用
利用服务工作如何，直接检验档案整体工作的优劣，既可以看出档案收集、整理、编目、鉴定、保管、编研开发和现代化管理各环节工作的好坏，也能检验出工作人员的业务水平和服务理念、服务态度。如果我们重视档案利用服务工作，及时听取采纳在利用服务中的好的反馈意见，对档案工作各项业务工作的整体均衡发展、改进和提高，必将起到极大的带动作用。
二、行政单位的档案服务工作
1.树立档案服务意识
为实现行政单位档案管理与服务质量的提升，档案管理人员首先就要及时转变自身的管理意识，树立新的档案服务意识。只有这样，才能在开展档案管理工作的过程中实现真正的工作价值，充分发挥档案管理的服务职能。与此同时，档案管理人员还要不断提升自身的服务意识，明确档案管理工作是为日后的工作开展服务，为人们的生活服务，从而有效创新发展新的管理模式。既然是具备服务职能的工作，就要及时了解被服务对象的真实需求，才能体现工作价值。因此，档案管理人员可以及时走进基层，积极与不同部门沟通，从而获取最有价值的档案管理服务信息。当前的档案管理工作中，信息技术已经成为主要的载体，因此档案管理部门要迅速依靠信息技术建立起相应的档案服务机制，从而保障档案资料信息时效性的有效发挥。通过档案管理工作人員不断提升自身的综合工作素质，能够实现对信息工具的有效利用，从而发挥档案管理工作的预见性，做到更好的超前服务，满足不同部门的工作需求。
2.强化档案管理服务职能
档案管理工作发展至今已经不再是单纯的开展档案资料收集、整理和归档等工作，而是开始朝着服务化功能方向集中发展。因此，为提升自身的服务质量与效率，档案管理人员就要在的工作过程中，不断开展更加全面的服务功能。可以将服务范围不断扩大，将档案的具体来源、使用情况等工作都纳入到服务范围内。并且还要注重信息反馈工作的有效开展，及时建立相关的信息咨询与反馈机制，帮助行政单位工作人员快速、及时的获得所需资料，并对档案管理服务对象的使用情况、服务满意度作出调查，以便及时改进自身的管理与服务工作，提升工作效率与质量。行政单位的档案管理工作还是一项较为综合性的管理工作，因此，为保障有关服务职能得以顺利开展，还要做到各项档案管理工作的协调同步。这种从被服务对象角度出发，扩大自身管理职能的工作办法，不仅能够实现信息资源的有效快速整合，提升档案服务管理质量，还能够实现档案管理的社会价值。
3..坚持以人为本，将“服务”作为档案事业发展的第一要务
档案工作的出发点和落脚点归结为“服务”，一切工作都必须围绕服务这个主题来谋划，首先要更新服务观念、改进服务方式。从方便用户角度出发，将用户满意作为工作出发点，采取最简单、快捷的方式对用户提供服务。利用现代化、数字化手段完成档案内部管理工作。目前，川西北公管中心正在按照集团公司统一部署及西南油气田公司、矿服部馆藏档案数字化建设相关要求，进行档案数字化扫描工作，目的就是最大限度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，更好地履行档案的服务功能。其次，注重拓展服务范围，充分利用档案信息资源，积极开展技术咨询服务。让用户更多地了解档案业务内容，扩大档案服务范畴。
【参考文献】
[1]何振，易臣何，杨文.档案公共服务的理念创新与功能拓展[J].档案学研究，2015（6）
档案室工作职责 篇9
1、借阅入党材料：凭介绍信（若不是本人或单位人事干部，还需借阅者身份证复印件）和人事代理窗口开具的“转递档案材料通知单”，经核对后从被借阅者档案内整理取出有关的入党材料，为方便归还时查找并在入党志愿书左上角用铅笔写上借阅日期，装入大信封密封后贴上封条，盖“慈溪市人才服务中心档案专用章”，叮嘱借阅者连同转正申请报告在三个月内及时归还到人事代理窗口。在原人事档案袋外用铅笔注明“X年X月X日，借入党材料”，以便日后对此档案有个提醒，在归还时用橡皮擦掉。在“党员材料借阅登记薄”进行登记并让借阅者签字留下电话号码。
2、借阅人事档案：凭介绍信（需注明是两名中共党员）、工作证或身份证复印件和人事代理窗口开具的“转递档案材料通知单”，经核对后取出被借阅者档案，若还未整理成册需记录档案内内容，以防缺省；若已经整理成册即可装入袋内密封并贴封条加盖印章，叮嘱借阅者及时归还或尽快来办理转递手续。在“档案借阅登记簿”处进行登记并让借阅者签字留下电话号码。
3、借阅档案内其他材料（如劳动合同续签、职称材料等）：凭介绍信（若不是本人或单位人事干部，还需借阅者身份证复印件）和人事代理窗口开具的“转递档案材料通知单”，经核对后从被借阅者档案内整理取出有关的借阅资料，在“材料借阅登记薄”进行登记并让借阅者签字留下电话号码，叮嘱借阅者须及时归还。
二、政审查阅档案：凭介绍信（需注明是两名中共党员）、工作证或身份证复印件和人事代理窗口开具的“转递档案材料通知书”，经核对后取出被借阅者档案，让查阅者在阅档室进行查阅，提醒不要增减、修改、损坏档案，并有一人在旁监督，查阅后在“查阅档案登记”处登记，并让查阅者签字。
三、档案转递：
1、机要方式：凭人事代理窗口处的调档函或学生处的调档函和学生档案转递通知单（复印一份交学生部）从库房拿出档案，查看档案内是否有外借材料，若有则及时催还，若人事档案还未整理则需及时整理成册。然后在“人事档案转递登记簿”处进行登记，填写“档案转递通知单”盖章后留下的存根按顺序夹好，通知单和回执连同档案放入机要信件信封，在机要信封封面写上“邮编”、“地址”和“收件单位名称”，并及时在邮局机要信登记本上进行登记，在复件印的备注栏上写上姓名以便核对查询。机要信封密封后贴上封条盖章，调档函上及时编号并录入转递数据库，以便日后查找。等档案寄出后按机要册上所写的机要号输入转递数据库中。
2、专人取：凭人事代理窗口处调档函和介绍信及身份证或工作证复印件，然后从库房拿出档案经检查后，在“人事档案转递登记簿”进行登记，并让其签名留下电话号码，装入转通知单密封后交其带回，并叮嘱将档案回执及时寄回。同样调档函编号后录入转递数据库。
3、自带（一般不允许自带）：凭调档函（调档函处须写明允许档案自带）和介绍信及身份证复印件，然后从库房拿出档案经检查后，在“人事档案转递登记簿”进行登记，并让其签名留下电话号码，装入转通知单密封后交其带回，并叮嘱将档案回执及时寄回。同样调档函编号后录入转递数据库。
四、复印有关材料：凭介绍信或人事代理窗口开具的“转档档案材料通知单”复印有关材料，一般复印后写上“原件复印，核对无误”并写上日期盖章即可。若复印成绩单，则写上“此成绩单复印于XXX同志人事档案，核对无误”并写上日期盖章即可。
五、平时档案材料补充：从人事代理窗口拿来补充资料，分类后按顺序排好，依次放入档案袋内。注意放入时应核对档案号及姓名无误后再放入。
档案室管理制度 篇10
一、档案管理员要遵守党和国家的保密规定，自觉遵守保密纪律；
二、非档案工作人员未经领导批准，不得随意翻阅档案；
三、查(借)阅档案、资料的人员，对档案、资料必须严加保护，不得损坏、折卷、画线、圈点，更不准抽页、撕页等；
四、凡经过鉴定的档案资料，未经领导批准不准随意修改补充；
五、经过鉴定，需要销毁的档案、材料经领导批准，报档案管理部门认可后，方可销毁，不得作废纸出卖或其它用处；
档案室工作制度 篇11
摘要：内容管理作为一种管理方式得到了迅速发展。本文归纳了档案内容管理的提出缘由，在分析内容、内容管理、档案内容等概念的基础上，提出档案内容管理的内涵，并提出档案内容管理对现代档案工作的启示，以期引起档案学界对档案内容管理的重视。
关键词：内容档案内容内容管理档案管理
Abstract：Content management as a new man？ agement method has been developed rapidly.The arise reasons of archival content management are summarized in this paper.On the basis of detailed analysis of the concept of content，content manage？ ment and archival content，the connotation of archi？ val content management is put forward.At last，this paper puts forward three enlightenment that the ar？ chival content management brings to the modern archival work.Hope to be able to cause the archival academic circle to the attention of archival content management.
Keywords：Content；Archival content；Content management；Archival management
随着信息技术的飞速发展，数字信息每天都在以几何级的速度增长，在这个信息爆炸的时代，如何获取所需知识是一个非常值得研究的课题。虽然知识管理的提出为我们搭建了获取理念和思维的基本框架，但是它更多的是基于概念层面的思考。如何在大量的数据中，尤其是半结构化（XML、HTML、半结构文本等）、非结构化数据（非结构文本、图片、录音、视频等）中挖掘知识、管理知识则需要更加具体的、实践性的管理方法。在这样的背景下，内容管理应运而生。内容管理，能够对各种非结构和半结构数字资源进行收集、管理以及结构化处理，并将处理后的数据集成到现有系统环境中，以便于用户利用。它源于出版行业，在发展的过程中，受到了企业和IT领域的广泛关注。目前，内容管理在企业管理、数字图书馆中广泛应用。尽管如此，内容管理在档案界的研究相对较少，笔者在CNKI中检索到的有关档案内容管理的文章屈指可数，且相关研究的深度不够。鉴于此，本文拟对档案内容管理的提出缘由进行归纳，并深入分析其内涵及对现代档案工作的启示，希望能够引起档案学界对档案内容管理的关注，进而推动档案管理的多元化发展。
一、档案内容管理的提出
在国内，档案内容管理的相关研究最早出现在2005年，是关于杭州市采用IBM内容管理系统实现在线档案资源共享的案例介绍，[1]在此之后，又陆续出现了一些相关研究，例如：金更达介绍了内容管理系统的特点，并在此基础上构建了基于内容管理的数字档案馆集成模型；[2]李珍等在详细介绍了内容管理的内涵与系统构成之后，尝试分析了内容管理在档案学领域的应用途径；[3]胡涛认为档案管理与内容管理的管理对象是相互融合的，档案管理为内容管理提供借鉴，内容管理为档案管理提供前沿的理论与技术，综合二者优势提出了档案内容管理模式。[4]通过这些研究成果可以看到，档案内容管理是在内容管理理念与技术不断发展的基础之上，融合档案管理自身的特点而提出的。需要注意的是，它的提出并不是要抛弃对档案载体、档案形式的管理，而是要在管理好档案本体的前提下，加大对档案内容的开发和挖掘，充分实现档案的知识价值，为用户解决具体问题提供决策支持。档案内容管理作为一种全新的档案管理方式，其提出缘由如下：
（一）信息技术的飞速发展
信息技术的发展，数字环境下档案外延的扩大、档案内容的异构，促使档案内容管理的产生。信息技术的发展对我们的日常工作、生活产生了巨大影响，档案工作也不例外。在传统纸质档案的环境下，档案管理者更加关注档案实体的管理，如何对档案进行收集、整理、保管是档案工作的重点。但在数字环境下，电子文件、电子邮件以及微博、微信等社交媒体产生的大量记录使得档案外延不断扩大，档案内容所依附的形式、载体也在不断变化，传统档案管理中的实体已不复存在，而成为计算机内存中的二进制符号。在这种情况下，内容管理可以将不同格式的、不同结构的信息进行统一集成管理，为解决信息内容异构的难题提供了思路。
（二）管理阶段的不断更新
档案知识管理阶段对档案管理所提出的要求是档案内容管理出现的重要原因。档案管理的发展历程可以划分为档案实体管理、档案信息管理和档案知识管理三个阶段。[5]在档案实体管理阶段，管理工作受物本管理理念的影响，以手工管理为主，主要对档案实体进行管理。进入档案信息管理阶段后，档案管理开始注重档案信息资源的开发，逐步引入信息技术，强调档案管理工作以档案实体和档案内容并重。档案知识管理阶段的出现主要是受到加拿大学者特里·库克提出的“档案后保管范式”的影响，他指出“档案工作者要由实体保管者向知识提供者过渡”，[6]随后冯惠玲教授将“档案后保管范式”总结为“一种以来源为中心，以知识为中心的管理”。[7]档案的知识蕴含在档案内容中，如果要实现档案知识管理，就必须要对档案内容进行开发、挖掘，提取相关的知识点，并将知识点提供给用户，满足用户的档案知识需求。
（三）档案人员的自身诉求
档案职业是随着社会分工的发展而逐渐形成并发展成熟的。传统档案工作主要涉及档案的收集、整理、保存。随着客观环境的不断变化，档案职业出现了技术化、女性化、边缘化等趋势，档案人员对档案信息资源的支配力逐渐降低。[8]中国第一历史档案馆研究员吴红对档案职业声望的调查显示：被调查的档案人员对档案工作的满意程度为中等偏低。[9]当从业人员对本行业的认可度较低时，其劳动自觉性、积极性、创造性也会降低。档案职业生命力的根基在于档案特有的价值和作用，即凭证价值、参考价值和文化价值，这些价值不是存在于档案的形式和载体中，而是蕴含在档案内容中。因此，档案人员要想提升自身地位，获得社会认可，就需要通过对档案内容的管理来挖掘档案信息，提炼档案知识，提供知识服务，来发挥档案的特有价值和作用。
二、档案内容管理的内涵
虽然学者们从不同角度给出了档案内容管理的定义，但是档案学界对档案内容管理并没有明确的定义。对此，笔者认为要想完全理解档案内容管理的内涵，必须要明确内容管理的概念，以及档案内容管理的管理对象是档案内容，而这就需要明确档案内容的相关定义。由于档案内容的属概念是内容，因此在分析档案内容前，还应该深入理解内容的相关内涵。
（一）内容管理概述
内容管理源于出版行业，在20世纪90年代中期出现。随着理论和技术的不断发展，它在2000年以后得到了快速发展，特别是在企业管理、数字图书馆以及网站管理中广泛应用。内容管理，作为数据管理的发展发向和企业信息管理的核心技术，不同学者、研究机构对其理解相同。最早给出内容管理定义的是国际信息与图像管理协会（简称AIIM），他们于2001年提出内容管理是用来捕获、管理、存储、保护和发布与组织流程相关的内容或文档的战略、方法和工具，能够对非结构化信息进行管理。[10]目前，关于内容管理的具有代表性的阐释来自Bob Boiko（鲍勃·鲍爱考），他在《Con？ tent Management Bible》中认为：“内容管理是对内容的管理，是在目标出版物中有效收集、管理和形成可利用的内容信息，有效的内容管理开始于内容生成之时，完成于内容移交之后。”[11]可以看到，AIIM认为内容管理是对内容全生命周期的管理，从内容创建或捕获、处理、保留、储存到内容交付、使用直至删除，突出了整个管理流程中对信息技术的要求。它从企业实践和企业管理的角度出发，强调内容管理是一种组织管理的战略和工具。而Bob Boiko则是从概念的本质出发，强调内容管理的核心是内容和管理。一方面内容管理的对象是内容即组织中的所有信息资产，其中最重要的是传统信息管理系统无法较好地处理半结构化和非结构化数据，它需要先进的信息技术支持，对各种异构的信息资源进行整合处理；另一方面内容管理的目的在于将正确的内容传递给有需求的人或组织，而这需要完善的内容管理流程和系统来完成。一般来说，完整的内容管理系统包括收集系统、管理系统、发布系统和工作流系统四个方面，各个系统完成各自的任务，保证内容的收集、管理、形成和利用等顺利完成。[12]可见，内容管理是一个综合管理、流程、人或组织、技术与资源的复杂管理系统。
在对内容管理的分析中，可以看到内容管理属于信息管理学领域，但是又具有自身的特征，在这里笔者认为很有必要将其与信息管理学领域的核心概念信息资源管理和知识管理进行比较，以便更好地理解内容管理。笔者主要从管理对象、管理过程、管理目标和重点对三者进行比较。发现内容管理是信息管理顺应时代的潮流，为满足信息工作者信息处理需求和信息用户的信息获取需求而提出的，它不仅能够完成信息资源管理和知识管理无法实现的任务，而且可以优化二者已有的信息处理功能。具体来说，（1）内容管理是一种集成的、先进的管理方式，它源于信息资源管理，但是比信息资源管理更加关注半结构化、非结构化信息的处理；（2）虽然内容管理基本等同于知识管理中的显性知识管理，但是内容管理的对象范围比知识管理中显性知识的范围要广。（3）信息资源管理与知识管理更加关注宏观方面的管理，内容管理则注重微观方面。
（二）内涵分析
档案内容管理的对象是档案内容，要理解档案内容管理的内涵需要厘清档案内容的本质。档案内容的属概念是内容，首先需要分析内容的基本内涵。关于内容可以从字面、本质、哲学和技术等不同角度理解，[13]《辞海》对其解释是：“物件里面所包容的东西；事物内部所含的实质或意义”。前者是从字面理解，后者是从本质和哲学的角度解释。内容与形式相对应，强调对象本身的信息而不是关于对象的信息。因此，借用到信息学中，可以将其定义为数字环境下组织内部的全部信息资料的总和，包括表单、文本、图像、视频等等。
在数字环境下，档案是一种重要的信息资源和知识资产，可以视为组织“内容”的重要组成部分。在档案内容管理中，档案内容是指依托于档案载体但又不包括档案载体的知识内容，它是表达档案本质的最核心部分。一般来说，档案主要由源于档案的信息和关于档案的信息组成，[14]因此档案并不全是档案内容，档案只有被人们抓取或者挖掘，赋予可利用的形式成为档案知识之后，才能称为档案内容。档案内容作为一种重要的信息资源，具有和其他信息资源相同之处，比如普遍性、传递性、时效性、对于载体的独立性、知识性等，但是它也有区别于其他信息资源的特性，冯惠玲、张辑哲[15]将档案内容特性归纳为社会性、历史性、确定性、原始记录性。除了上述四个特性以外，笔者认为，档案的精华性也需要给予关注。精华性是指精炼的、高价值的信息资源，也就是说，经过鉴定后，确定有保存价值的文件才可以保存为档案，而不是所有的文件信息都可以作为档案。在明确了内容、档案内容的基础上，我们再来理解档案内容管理，会发现其内涵不仅仅是对档案内容进行管理。传统的档案管理一般注重档案实体的管理，档案知识管理提出后，档案界越来越重视档案内容的知识性开发和利用。随着档案信息化的不断发展，档案内容形式的多样，各种异构的、非结构化的档案信息充斥其中，由于传统的信息技术缺乏处理异构档案资源的能力，因此需要引进内容管理的相关技术，将处理后的档案信息形成格式统一、便于开发利用的档案内容，再利用内容管理系统中的管理和发布模块对档案内容进行管理和发布，并传递给用户，以最大限度地满足用户的档案需求，发挥档案的价值。总而言之，档案内容管理是以档案用户的档案内容需求为核心，利用内容管理的相关技术和方法对档案内容进行全过程管理，它融合了档案资源开发技术、档案知识管理思想和系统流程化管理理念，以最大限度地开发档案内容、提供档案知识服务为目标的新型档案管理模式。
三、启示
（一）加强档案队伍建设
内容管理源于信息资源管理，是一种管理信息资源的技术和方法。未来，要适应档案内容管理、档案知识管理的要求，特别是解决档案队伍建设中人员学科背景单一的问题，档案部门一方面需要引入具备各种技术、多学科背景的人才，另一方面需要加强对现有人员的技术培训和知识更新，使其逐步适应新的管理方式的要求。同时，档案部门还需要培养档案人员的协作、合作的意识，因为只有具备档案专业背景的人员与拥有信息技术等背景的人员通力协作、相互促进，才能更好地做好档案工作。
（二）重视信息技术的应用
档案内容管理在对档案内容进行处理的过程中会有大量信息技术的渗透和应用，因此档案人员需要深入学习文档数字化、电子文档结构化处理、文本挖掘、知识发现等信息技术。同时，还应该尽量将信息技术创新性地应用于档案管理的各个方面。例如：在电子文件鉴定的过程中，可以利用档案内容管理的相关技术对电子文件内容进行挖掘和分析，根据一定规则，利用计算机系统对电子文件进行内容鉴定。
（三）加大档案知识库的建设力度
档案内容管理的对象是档案内容，但是档案内容并不能脱离它所依附的档案载体而单独被开发利用。在数字环境下，首先需要解决的是数字档案资源的存储和组织问题，特别是加大力度构建功能完善、便于利用、开放共享的档案知识库。随着数据库、知识库技术的不断发展，档案知识库成为存储和组织数字档案资源的主要方式。将档案资源存储在结构完整、功能完善的知识库中，既利于档案资源的开发和利用，又便于用户检索和利用档案知识。可以说，档案内容管理的重点是对档案内容的开发，挖掘档案知识，提供知识服务，正如张斌教授等提出的建设档案知识库是“档案学科发展的内在需求与现代信息技术的外在条件综合推动的结果”。[16]
*本文为中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）“数字档案资源生态系统及制度保障研究”（项目编号：15XNB022）的研究成果。
注释及参考文献：
[1]魏桂英.网上档案馆可全文检索——杭州市采用IBM内容管理方案实现在线档案资源共享[J].每周电脑报，2005（15）：36-37.
[2]金更达.基于内容管理的数字档案馆集成模型探讨[J].档案与建设，2004（11）：9-13.
[3]李珍，张玉影.内容管理及其在档案学领域的应用研究[J].浙江档案，2007（5）：22-25.
[4]胡涛.档案内容管理模式研究[J].档案学研究， 2015（4）：54-57.
[5]贾玲，周晓林，陆江，陈东.从档案实体管理、信息管理到档案知识管理[J].中国档案，2012（2）：42-44.
[6]特里·库克，刘越男译.电子文件与知识文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命[J].山西档案，1997（2）：7-13.
[7]冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯， 1998（6）：48.
[8]胡鸿杰，吴红.档案职业状况与发展趋势研究[M].北京：中国言实出版社，2009：9-215.
[9]吴红.档案职业论[J].档案学通讯，2005（2）：39-41.
[10]AIIM.Concept of ECM[EB/OL].[2016-04-20]. http：//www.aiim.org.
[11]Bob Boiko.Content Management Bible.New York：Wiley publishing Inc.，2002.
[12]李珍，张玉影.内容管理及其在档案学领域的应用研究[J].浙江档案，2007（5）：22-25.
[13]胡涛.档案内容管理模式研究[J].档案学研究， 2015（4）：54-57.
[14]张会超.档案内容管理引论[J].山西档案，2007（1）：21-24.
[15]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：6-8.
浅谈人事档案及人事档案工作 篇12
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。
二、人事档案的作用
人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，档案还有一些衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料等。
三、人事档案工作
1、人事档案工作的基本任务
人事档案工作是用科学的原则和方法管理人事档案，提供档案信息为组织、人事工作服务的一项工作。人事档案工作是组织、人事工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行人事工作路线、方针和政策，选举贤能，知人善任。它是为社会主义现代化建设服务的。
人事档案工作的基本任务是：根据改革开放形势下组织、人事工作的需要，加强人事档案材料的收集归档工作，完善管理体制，搞好队伍建设，做好基础工作，进一步改善保管条件，努力提高科学管理水平，保障提供利用，有效地为组织、人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。
2、人事档案管理部门的职责
(1)保管人事档案，为国家积累档案史料;
(2)收集、鉴定和整理人事档案材料;
(3)办理人事档案的查阅、借用和转递;
(4)登记员工的职务、工资和工作变动情况;
(5)为组织、人事工作提供人才信息，为有关部门提供员工情况;
(6)做好人事档案的安全、保密、保护工作;
(7)调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导;
(8)推广、应用人事档案现代化管理技术;
(9)定期向档案馆(室)移交死亡员工的档案;
(10)办理其他有关事项。
3、人事档案工作的管理体制
人事档案工作实行集中统一和分级负责的管理体制。人事档案是人事管理活动的历史记录，是开展人事工作的必要条件，管理人事档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理。我国现行的人事档案管理体制是：工人档案由所在单位的劳动(劳资)部门管理，学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理，军人档案由各级政治(干部)部门管理。干部档案则按干部管理权限集中统一管理。各级组织、人事部门有明确的管理权限，分管哪一级干部，就管哪一级干部的人事档案，做到“人档统一”。这一原则，在地(市)以上是完全适用的，但在县以下单位(包括县委、县府直属单位)，管的干部少，无专人管理，不具备保管条件，严重影响了干部档案的安全保密和业务建设。为此，《条例》规定：“县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、显人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理。”
我国人事档案工作，目前仍实行分块管理，干部档案工作的领导与指导，由各级党委的组织部门负责;企业职工档案工作由所在企业的劳动职能机构负责，接受劳动主管部门的领导与指导;学生档案工作由所在学校的有关部门负责，由教育主管部门领导与指导;军人档案工作由各级政治(干部)部门负责领导与管理。除军人档案工作外，上述3项档案工作均已纳入全国档案工作管理体系，由各级档案行政部门，按《中华人民共和国档案法》等有关规定，进行宏观管理和协调工作。
4、人事档案利用制度
(1)建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
(2)建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
(3)人事档案利用的方式：
(1) 设立阅览室以供利用查阅。
(2) 借出使用。
(3) 出具证明材料。
5、人事档案工作人员应具备的素质
人事档案工作的性质要求人员必须具备较好的政治素质和专业素质。
(1)要熟悉党和国家的干部人事制度，熟悉人事管理工作的方针、政策、如调配、任免、录用聘用、考核考察、政审、奖惩、工资、教育培训等工作情况，用以指导工作，以保证人事档案工作的正确方向。
(2)要熟悉党的历史。人事档案的许多内容，都与我党各个历史时期的重大事件有关，有扎实的党史知识，就能了解有关档案材料形成的历史背景，正确判定档案材料的价值。
(3)要精通人事档案工作业务。有了一定的专业知识，才能做好收集、鉴别、整理、保管、保护、转递和提供利用等工作，科学地管理档案，实现管理现代化。
(4)要有高尚的职业道德和情操，认真负责，坚持原则，严格按政策规定办事，坚决杜绝一切失密的现象和徇私舞弊的行为。
参考文献