供应商档案管理规范

供应商档案管理规范（精选9篇）

供应商档案管理规范 篇1

供应商档案管理规范

1、目的

为促进采购信息管理的规范性和ERP信息管理的安全性，制定本规范。

2、范围

本规定适用于供应商信息及ERP相关采购业务执行过程的供应商信息管理，是ERP系统中采购业务相关的所有职能部门执行规范之标准。

3、职责

3.1 采购部是供应商信息的归口管理部门，负责公司所有供应商信息的整理、规范、ERP信息处理。

3.2 各职能部门，需要使用ERP相应采购功能的都需按此规定执行供应商信息管理的相应流程

3.3 公司ERP系统管理员负责相应权限的调整和控制。

4、程序

4.1 采购员需在样品检验合格以后，向供应商档案管理员提交《供应商档案表》，由管理员审核后录入ERP系统中，以供采购业务执行过程的使用，完成供应商信息的新增工作。

4.2 《供应商档案表》填写规范：

a.表中分类和供应商编码由管理员填写

b.表中供应商简称对应ERP系统中信息需填写全称，产品名称、规格需按实际送样产品进行填写详细内容，由相应采购员填写

c.需填写联系人、公司地址、联系方式，由采购员填写

d.表中账户类型、账户名称、账号（银行）、开户行，必须填写准确，由采购员填写。

e.表中付款方式、是否含税、发展日期、业务员需由采购员与供方确认后填写，如有修正需及时与管理员沟通修改相应信息。

4.3 供应商信息管理员需在新增供应商信息时确认系统内有无重复，供应商档案表中内容填写是否完整，必要时要求提供供应商相应证明文件，确认无误后方可录入ERP系统。管理员需在12小时工作时间内完成信息录入工作。

4.4 供应商信息修改。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写相应修改的内容，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内变更。

4.5 供应商信息删除。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写删除原因和供应商编码，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内删除。

5、相关文件

《采购过程控制程序》 《供应商管理规定》

6、相关记录

《供应商档案表》

供应商档案管理规范 篇2

供应商档案管理要求

1.供应商档案管理的重要性

供应商档案管理是供应商管理的重要组成部分, 具备凭证作用和参考作用。其凭证作用反映在真实、完整记录了供应商的资质、供货、业绩等信息, 保留了供应商审批、评价、变更等资料的签批手稿、发布文件及备忘等, 为后续的工作核查提供备案依据。供应商档案的参考作用反映在供应商档案的资料、数据, 涉及面宽, 来源渠道广泛, 为供应商的准入、供货业务、考评提供了准确的基础数据和依据, 具备可靠的参考价值。

2.供应商档案管理存在的问题

大型企业由于供应商数量多、类别繁杂、资料繁杂、部门不统一, 档案的系统化、规范化管理困难比较大。主要表现在:一是仍存在大量纸质档案未实现数字化现象;二是各部门之间信息互不交换, 无法形成统一的档案信息资源库;三是各部门档案管理水平参差不齐, 无法保证资料、文件的真实性、可靠性、完整性与可用性;四是自动化、智能化管理程度不高, 查询档案信息的效率较低。因此, 需要供应商档案的管理进行细致明确的规范。

3.供应商档案管理要求

供应商档案管理应遵循管理集中统一、资料完整准确、维护及时安全、查阅便利的原则。

管理集中统一是指档案资料由企业及下属子单位设立专职专岗进行收集、录入、保存, 并制定统一的规定要求进行管理。

资料完整准确是指录入的信息资料真实、准确、齐全, 不残缺短少。

维护及时安全是指信息录入、变更、修订及时准确;对具备时效性的资质、文件及时维护;各数据资料具备相关性, 不能人为割裂分散或零乱堆砌;档案资料完好, 并要延长保存期;档案机密不被盗取。

查阅便利。要求档案根据科目和查阅需求建立索引, 并根据查阅制度要求方便及时查阅。

供应商档案管理体系

供应商档案管理体系由档案收集整理、档案审核、档案录入维护、档案编目统计、档案查阅五部分组成。整个供应商档案体系的每部分都必不可少, 并有一定程序, 它们组成一个有效运行体系, 为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用, 但同时也相互关联、相互制约。例如档案审核有时与收集整理工作结合进行, 编目统计会在保管录入时就结合实施。

1.档案收集整理

收集整理是从各相关单位部门收集档案所需的信息数据, 并进行归纳整理到标准格式, 便于信息录入。收集整理的内容有基础信息、业绩信息、变更信息、查阅信息等几个方面。

基础资料部分主要是记录供应商的资质信息和综合实力信息、通讯信息。

资质信息主要项目为营业执照、生产许可证、卫生许可证、税务登记证、特种行业生产销售许可证、体系认证等信息, 这些资质需要满足企业对合格供应商的基本准入要求。

通讯信息主要项目为供应商企业的地址、邮箱及主要领导的职务、联系方式等。

综合实力信息主要项目为企业规模、资金实力、年度销售额、生产能力、企业主要工艺设备、技术工艺特点、企业以往的销售业绩及客户, 以及获得的专利证书、获奖业绩等体现企业综合实力的信息。同时, 也需要将企业生产现场、主要工艺设备等反映实际生产情况的场景拍成图片, 录入档案。

供应商业绩信息主要记录供应商的日常业务交付信息、定期的业绩评价、定期的质量审核等信息。

日常业务交付信息是指供应商的供货类别、供货品种、合同价格, 及按季度和年度统计的交付数量、交付金额、交付及时率、交付合格率、三包外赔率、三包外赔金额等信息。

供应商业绩评价信息是企业依据供应商的业绩评价标准, 有采购、质量、销售等相关部门对供应商按季度、年度实施的评价结果。

供应商审核信息是企业对供应商进行质量的例行审核、专项审核时, 根据审核评价标准, 对企业的评价结果、整改项目、整改验证等信息。

供应商奖惩信息是记录供应商在企业中获得的奖励和处罚信息, 信息主要是与企业的合作关系、年度评议结果、停供整改等年度内各项重大信息。

供应商变更信息主要是记录供应商资质信息的变更、供货信息的变更。

查阅信息是记录档案的查阅方式、查阅人员、查阅内容等, 是对信息保密和查阅的留底存档。

2.档案审核

审核是从各渠道对收集整理的信息内容进行验证, 以保证录入档案的信息具备真实、有效、完整, 是整个体系中的重要把关环节。

供应商资料的审核主要是审核资料的真实性、有效性。其中资质资料主要是审核单位名称的一致性、资质的时效性、物资生产销售的合法性等。例如, 各项资质的单位名称是否一字不差;体系证书是否在有效期、是否年审;企业经营范围是否包含所采购的物资类别等。综合实力资料需要供应商提供销售收入证明、设备清单、产品的技术参数等必要的证明材料, 主要审核是证书的真实有效性、企业产能和销售额的相关性、销售业绩的可靠性等。

供应商业绩和奖惩的信息, 主要是审核业绩评价的客观性和公正性。根据业绩的日常记录和三包反馈信息, 落实业绩评价的客观性和公正性。

对供应商的信息审核无误后, 可以将信息录入供应商档案, 并以此作为供应商的基本概况留存。

3.档案录入维护

录入维护是将档案资料存档、录入系统, 并定期维护。供应商初期档案经审核后, 存档和录入系统的同时, 必须对档案和系统进行维护, 并且维护和录入要求在记录上留有痕迹。

供应商档案是动态档案, 具备时效性和连续性的特点, 随着供应商各项证、照的时效期、企业规模变化及业绩评价、奖惩内容等档案信息的变化, 对档案信息进行定期维护也是必然的。档案的维护包括对具有时效性证书的及时更新;对供货业绩的及时录入;对奖惩信息的及时录入等。

供应商档案维护根据信息内容进行定期维护。定期分为年度、季度、随机三种。年度维护的是基础信息、年度评价信息, 季度维护的业绩评价信息, 随机维护的是供应商重大奖惩信息、供应商更名、业务范围变化、退出、停供等。

4.档案编目统计

编目对供应商档案建立目录和索引, 方便档案保存和查找。统计是根据采购需求, 统计供应商情况, 为采购过程中“采”的环节提供数据支撑。

编目需要编制供应商目录和内容分类目录、主题目录、专题目录及查阅指南等, 提供各类档案检索工具, 为查阅档案者服务。

统计是根据内容进行分类统计, 统计出各项信息数据, 为采购环节的政策制定提供依据。经常用的是根据供应商的供货类别、供货金额、供货单位、工艺技术特点、地域分布、企业规模等项目, 对供应商进行分类统计。例如, 按供货类别进行统计供应商, 可以统计出该类别供应商的数量及每个供应商产能, 可以作为供应商优化或引进的依据。

5.档案查阅

档案查阅首先要建立严格的档案查阅制度, 既保证信息的有效利用, 便于查阅, 同时也要求有信息的保密措施。其次, 为查阅人员提供查阅需求。

档案的基本功能是服务功能, 为查阅者提供集中、系统、专业、广泛的信息, 满足查阅者对档案资料的需求是查阅制度建立的目标。

档案资料根据内容不同, 设立不同的保密级别, 建立相应的分级查阅机制。通常供应商的信息分为一般级别和保密级别, 针对不同的查阅人员进行授权, 可查阅不同级别的信息。同时, 为维护供应商信息安全, 档案信息应对企业外部是严格保密的。

档案的安全管理

供应商档案管理规范 篇3

1.1 “供应链”的出现和延伸。“供应链”一词最早出现在物流管理领域，由于20世纪90年代经济全球化和信息技术的飞速发展，物流管理开始关注顾客需求，注重各环节之间的规划和效率，由美国学者波特在《竞争优势》一书中提出的“价值链”这一概念逐渐发展而来的。进入21世纪，人们对供应链管理认识更加深入，并将其含义拓展到了信息管理领域，在档案信息的管理工作中，随着公众对档案信息利用意识增强，利用档案的需求大幅增长，把信息供应链的理念引入档案管理工作中，就形成档案信息供应链。

1.2 档案信息供应链概述。第一，档案信息供应链中信息的收集不能只单纯地依靠利用需求来决定，因为档案馆保管的档案是为了反映人类生活各方面的历史，不仅要考虑档案的现实价值也要兼顾其长远价值，不能人为破坏档案之间的有机联系。第二，档案信息供应链的管理主体是档案工作人员。第三，档案信息供应链可以主动推送信息以满足用户需要。

档案信息供应链发展对档案工作的开展有着极其重要影响。档案信息供应链影响档案的流动性，档案工作人员根据信息供应链及时了解用户利用需求，根据需求推送信息。而档案信息流动性又直接决定了档案社会价值实现，由此推动的档案广泛利用是档案职业确定的前提条件，档案的产生和保管促进了档案工作产生，档案提供利用推动了档案职业化发展。

2 档案信息供应链产生与发展的先决条件

中华人民共和国建立后，各级行政区域都建立了档案馆（室），面对信息量剧增和公众大量档案信息需求，档案工作者开始有针对性地整理档案并提供利用服务，逐渐形成了完整规范的档案信息供应链，使档案工作人员从接收需求到提供信息效率快速提高。

2.1 馆藏信息是档案工作者为用户提供信息服务的基础，只有足够的信息数量的支持才能及时准确地满足用户需求。新中国成立后，我国档案的馆藏数量有了大幅度的增加。据“全国档案统计年报”数据显示，到2011年，省、地、县三级国家档案馆馆藏总量已达3.3亿卷，已经足够为档案信息供应链的产生服务。

2.2 公众对信息需求的增加是档案信息供应链出现最根本的原因。及时准确地获取信息资讯成为影响人们决策判断的重要因素，即时推送用户需求的信息成为档案馆工作面临的最新挑战。

2.3 信息技术的发展是档案信息供应链发展的技术支持。随着互联网络的发展，档案馆不仅接收电子档案，还将馆藏的纸质档案数字化，并依靠信息技术建立网络信息交流平台，使用户可以根据需求快速检索到所需信息。档案馆不再局限于被动地提供档案检索服务，而是分析大量需求数据进行主动信息推送。

2.4 档案的管理方式有了较大变化，档案工作者传统的档案意识也要随之改变。档案馆更加意识到收集档案是为了利用档案，在管理方面要更加注重对档案信息的整合和提供相应的信息服务，建立一套档案信息供应体系，把从档案收集开始的一个完整的档案工作环节纳入供应链条之中，及时反映用户需求。

3 档案信息供应链的发展对档案职业社会地位影响

档案职业重要性及其影响力正随着档案信息供应链进一步深化不断提升。新的信息技术出现为档案信息供应创造新的途径和形式，也为档案管理人员提供更多个性化服务奠定社会基础，使档案信息供应链由点到面覆盖社会方方面面，增强档案工作人员影响力。档案信息数字化可使档案工作者建立网络信息服务平台，及时为用户推送档案信息，而利用者就能借助网络快速获取档案信息，提高使用效率；档案信息形式发生新变化，出现动态档案文献，更加真实记录历史，吸引大量使用者。掌握计算机技术成为档案工作者必备工作素养之一，否则会面临边缘化危险。

4 提升档案职业地位的策略

4.1 建立档案职业的考核体系。档案工作人员整体素质不高，建立一套行之有效的职业考核体系尤为必要。要确定档案职业准入资格，衡量入职门槛限制；设立固定的考核和评价体系，对工作成果进行规范化管理；推行我国档案职业资格证书制度，强化档案职业队伍专业性，提升档案职业社会地位。

4.2 贯彻国家针对公共基础设施提出的“非禁即入”的理念，打开档案馆（室）大门，为满足和增强档案信息供应链中需求提供一个良好的环境。档案工作人员应适当提高档案的开放性，加大宣传力度。

4.3 使档案工作提前介入社会其他各项工作中，促进档案材料及时、完整、系统地归档。丰富馆藏资源，即从前端延伸档案信息供应链，使其更为科学全面。档案部门可尝试由传统事后收集材料为主转变为事前介入及事中参与等新的工作方法，以开放视角和多元化理念寻求与档案生成部门良好的互动合作关系。

4.4 立足于档案信息，借助多媒体工具拓展信息的传播途径，完善档案信息的供应链网络，提升档案职业的重要性。

供应商管理办法(动态管理机制) 篇4

一、供应商分类

按供应商提供的产品对我公司的重要程度和使用数量，将供应商分为Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ三类，分类管理。

Ⅰ类供应商——指提供对我公司的安全性、可靠性有重大影响物资的供应商，即：备品备件、维修材料、消防器材等

Ⅱ类供应商——指提供对我公司有较重大影响物资的供应商，即办公电脑、电子耗材、劳保用品等

Ⅲ类供应商——指Ⅰ、Ⅱ供应商以外的供应商，即：办公用品、清洁用品等

二、供应商选择

选择原则：应遵循高质量、优服务、低价格、守信用、管理好、就近选点的原则。除公司另有规定的以外，必须保证每种配套件具有两家及以上的稳定供应商，以保证稳定供货及价格竞争。

选择要求：对Ⅰ类供应商基本要求必须是能提供所供物品具备的相应产品质量检测报告，且提供相关服务3年以上，做到物品不论多少，能从合作角度出发，随叫随到；对Ⅱ、Ⅲ类供应商的基本要求是必须具备所供物品的质量保证能力和供应能力。

供应商连续一年未供货，供货时应重新进行供方审核、必要时还需进行现场实地考察。连续二年未供货的供应商，其资格自动取消。

每季度对各合格供方所供产品质量状况进行统计，适时向供方发送《产品质量信息沟通单》，对出现较多质量问题的供应商，先责令其采取纠正和预防措施，再根据纠正措施实施效果确定是否暂停其供货或取消其供货资格。

三、供应商的考核及再评价

《合格供方名单》实施动态管理，每年年底评定一次。评定由行政管理部负责组织，评定的依据为供应商的考核结果。根据评定结果对《合格供方名单》进行修订。

考核对象：列入《合格供方名单》的所有供应商。

考核方法：对供应商进行综合评价，实行评分等级制度，满分为100分。

a评分大于或等于90分的，为A级供应商；

b评分大于或等于80分，低于90分的，为B级供应商； c评分大于或等于70分，低于80分的，为C级供应商； d评分低于70分的，为D级供应商，即不合格供应商。计分项目和评分标准

a质量状况：60分×（1-不合格件数/总交货件数）； b交付及时性：20分×（迟交货批数/总交货批数）；

c服务及时性：8分（服务及时率95％以上8分；服务及时率低于95％，高于80％为5分；服务及时率低于80％，高于50％为3分；服务及时率低于50％为0分）；

d服务质量：5分（服务质量好，用户满意5分；因服务质量问题导致用户抱怨2分；因服务质量问题导致用户投诉及索赔的0分）； e纠正措施：4分（纠正措施按时回复并实施有效4分；纠正措施不按时回复，但实施有效3分；纠正措施按时回复但效果有限2分；纠正措施不按时回复且实施无效0分）；

f价格水平：3分（偏高1.5分，居中2分，稍低3分）； 以上的第a项由各项目反馈获得，第b项由库房评分，第c、d、e项由行政管理部提供评分，第f项由询价小组进行评分。提供评分时，应同时报送相关原始数据、存档原始资料备查。

采购人员应要求供应商按时交货和及时提供售后服务，同时应记录其及时交付率、服务及时率及服务质量。

考核频率：每年一次。考核结果的处理

a考核结果在85分及以上的供应商，优先采购；

b考核结果大于等于70分，低于85分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，行政管理部对其提交的纠正措施和结果进行确认。

c考核结果大于等于60分，低于70分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，行政管理部对其提交的纠正措施和结果进行现场确认。

d考核结果低于60分的，限期整改，整改合格后列为C级供应商，不合格的取消其原合格供方资格。

供应商动态分级

A级供应商为优秀供应商，应根据这些优秀供应商的重要性类别来选择管理对策。

对于Ⅲ类A级供应商，由于其供应的零部件对公司产品质量影响不大，可以通过增大订单比例、采用更短的付款周期等措施来鼓励该类供应商继续保持或改进供货业绩水平。

对于Ⅰ类和Ⅱ类A级供应商，公司应从业务流程整体优化的角度寻求与供应商进一步合作和改进的机会，通过业务流程的整合避免不必要的重复工作，消除不增值活动。

B级供应商是良好供应商，可以较好地满足公司的要求。B级供应商尽管稍逊于A级供应商，但同样是公司值得珍惜的重要资源，公司应本着互利共赢的原则，加强与B级供应商的沟通，及时支付供应商的货款。

对于Ⅰ类供应商，其业绩至少应达到B级。

对于Ⅱ类供应商，应保证同一种产品至少有一家供应商达到B级。

C级供应商是合格供应商，能够满足合同约定的当前运作要求。它提供的产品或服务其他供应商也能轻易提供，合格供应商不具备额外竞争能力。

如果Ⅰ类供应商的业绩只有C级，应暂停其供货，但可以作为应急备选供应商。

如果Ⅱ类供应商的业绩为C级，其供货比例应维持在20％以下。如果Ⅲ类供应商的业绩为C级，其供货比例应维持在40％以下。对于所有的C级供应商，由行政管理部根据评定结果向其提出告诫，并责令其限期提出纠正措施，促使其由合格供应商发展到良好供应商。

D级供应商是不合格供应商，不能满足企业的基本采购要求，采购、外协部门必须终止与不合格供应商的合作，并代之以更好的供应商。

供应商管理标准 篇5

选择合格的供应商并对其进行持续监控,以确保其为公司提供的产品与服务.本管理制度适用于为公司提供产品和服务的所有供应商.一、采购部、质检部负责对供应商的评价，确认及监督考核。

二、确定合格供方的标准

1、选择具有良好的质保能力的商业信誉的企业为本公司提供物料。

2、对供应商评价按照以下标准

● 供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。● 优先选择建立质量体系并已通过认证的供销商。● 具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。

● 能急用户之所急，紧急订单能紧急处理。● 有具体的售后服务措施，且令人满意。

● 同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。● 样品通过试用且合格。

三、供应商的评价程序

1、由质量管理部门按照企业需要求寻找适合的供应商，收集供方资料，做为评定依据。

2、对于有毒品、危险品，要求供应商提供相关证明材料

3、确定合格供应商名单，交公司经理批准。

4、原则上一种材料需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。

5、《合格供方名单》在每次的供应商考核结果得出后进行修订，删除不合格供应商，修订后的《合格供方名单》由公司经理批准生效。

四、供应商的考核与监督

1、供应商按照物料的总类分为ABCD四种 A类：基础油供方 B类：添加剂供方 C类：包装物供方 D类：其它相关业务供方

2、对供应商实行评分分级制度，满分100分 ● 90-100分为一级供方 ● 80-89分为二级供方 ● 70-79分为三级供方 ● 69分以下为不合格供方

3、考核频率 每季度考核一次。

4、考核结果处理

● 考核结果90分以上的供应商优先采购。● 考核80-90分的供应商，要求其对不足部分进行整改，整改后方可继续采购。

● 考核70-80分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并考虑是否减少采购量

● 69分以下，取消合格供销商资格

4、对合格供方的质量监督

1、质检部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，对于批量产品不合格应及时以通知供方，且暂停采购，另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。

2、每年都要对合格供方名单上的供应商进行资质确认，判断其生产能力和供应能力。

五、附则

1、本制度由质量部、采购部联合制定

2、本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。

孚迪期石油化工（葫芦岛）有限公司

供应商管理策略方法 篇6

供应商管理一直是物流采购中的重要问题，本文试着论述选择供应商的原则和步骤，选择供应商的流程及标准，并对在供应商管理中应用“六Σ”作了案例分析。

1、选择供应商的原则和步骤

在电子制造企业中，标准的采购流程可以划分为战略采购和订单协调两个环节，战略采购包括供应商的开发和管理，订单协调则主要负责材料采购计划，重复订单以及交货付款方面的事务。这种组织结构与销售体系非常类似，很多销售型公司也建立了专业的销售支持部门处理大量的重复性订单。

供应商的开发和管理是整个采购体系的核心，其表现也关系到整个采购部门的业绩。一般来说，供应商开发包括的内容有：供应市场竞争分析，寻找合格供应商，潜在供应商的评估，询价和报价，合同条款的谈判，最终供应商的选择。在大多数的跨国公司中，供应商开发的基本准则是“Q.C.D.S”原则，也就是质量，成本，交付与服务并重的原则。

在这四者中，质量因素是最重要的，首先要确认供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系，然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺能力。其次是成本与价格，要运用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析，并通过双赢的价格谈判实现成本节约。在交付方面，要确定供应商是否拥有足够的生产能力，人力资源是否充足，有没有扩大产能的潜力。最后一点，也是非常重要的是供应商的售前、售后服务的纪录。在供应商开发的流程中，首先要对特定的分类市场进行竞争分析，要了解谁是市场的领导者，目前市场的发展趋势是怎样的，各大供应商在市场中的定位是怎样的，从而对潜在供应商有一个大概的了解。

下一个步骤就是寻找潜在供应商了。经过对市场的仔细分析，你可以通过各种公开信息和公开的渠道得到供应商的联系方式。这些渠道包括供应商的主动问询和介绍，专业媒体广告，互联网搜索等方式。

在这个步骤，最重要的是对供应商做出初步的筛选。建议使用统一标准的供应商情况登记表，来管理供应商提供的信息。这些信息应包括：供应商的注册地、注册资金、主要股东结构、生产场地、设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。通过分析这些信息，可以评估其工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性，以及其综合竞争能力。在这些供应商中，剔除明显不适合进一步合作的供应商后，就能得出一个供应商考察名录。接着，要安排对供应商的实地考察，这一步骤至关重要。必要时在审核团队方面，可以邀请质量部门和工艺工程师一起参与，他们不仅会带来专业的知识与经验，共同审核的经历也会有助于公司内部的沟通和协调。

在实地考察中，应该使用统一的评分卡进行评估，并着重对其管理体系进行审核，如作业指导书等文件，质量记录等，要求面面俱到，不能遗漏。比较重要的有以下项目：

○销售合同评审，要求销售部门对每个合同评估，并确认是否可按时完成。

○供应商管理，要求建立许可供应商清单，并要有有效的控制程序。

○培训管理，对关键岗位人员有完善的培训考核制度，并有详细的记录。

○设备管理，对设备的维护调整，有完善的控制制度，并有完整记录。

○计量管理，仪器的计量要有完整的传递体系，这是非常重要的。

在考察中要及时与团队成员沟通，在结束会议中，总结供应商的优点和不足之处，并听取供应商的解释。如果供应商有改进意向，可要求供应商提供改进措施报告，做进一步评估。在供应商审核完成后，对合格供应商发出询价文件，一般包括图纸和规格、样品、数量、大致采购周期、要求交付日期等细节，并要求供应商在指定的日期内完成报价。在收到报价后，要对其条款仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求用书面方式作为记录，包括传真，电子邮件等。

后续工作是报价分析，报价中包含有大量的信息，如果可能的话，要求供应商进行成本清单报价，要求其列出材料成本、人工、管理费用等，并将利润率明示。比较不同供应商的报价，你会对其合理性有初步的了解。

在价格谈判之前，一定要有充分的准备，设定合理的目标价格。对小批量产品，其谈判的核心是交货期，要求其提供快速的反应能力；对流水线、连续生产的产品，核心是价格。但一定要保证供应商有合理的利润空间。

同时，价格谈判是一个持续的过程，每个供应商都有其对应的学习曲线，在供货一段时间后，其成本会持续下降。与表现优秀的供应商达成策略联盟，促进供应商提出改进方案，以最大限度节约成本。

实际上，每个供应商都是所在领域的专家，多听取供应商的建议往往会有意外的收获。曾有供应商主动推荐替代的原材料，如用韩国的钢材代替瑞士产品，其成本节约高达50%，而且性能完全满足要求，这是单纯依靠谈判所无法达到的降价幅度。通过策略联盟，参与设计，供应商可以有效帮助我们降低成本。

还有非常重要的一个方面是隐性成本。采购周期、库存、运输等等都是看不见的成本，要把有条件的供应商纳入适时送货系统，尽量减少存货，降低公司的总成本。

2、选择供应商的流程及标准

采购商选择供应商建立战略伙伴关系、控制双方关系风险和制定动态的供应商评价体系是中国采购商普遍关心的几个问题。随着采购额占销售收入比例的不断增长，采购逐渐成为决定电子制造商成败的关键因素。供应商的评估与选择作为供应链正常运行的基础和前提条件，正成为企业间最热门的话题。

不同企业的不同发展阶段，对供应商的选择和评价指标也不尽相同。那么怎样才能通过量化的指标来客观地评价和选择供应商呢？基本思路是：阶段性连续评价、网络化管理、关键点控制和动态学习过程。这些思路体现在供应商评价体系的建立、运行和维护上。

2.1建立供应商阶段性评价体系

采取阶段连续性评价的方式，将供应商评价体系分为供应商进入评价、运行评价、供应商问题辅导、改进评价及供应商战略伙伴关系评价几个方面。供应商的选择不仅仅是入围资格的选择，而且是一个连续的可累计的选择过程。

建立供应商进入评价体系，首先需要对供应商管理体系、资源管理与采购、产品实现、设计开发、生产运作、测量控制和分析改进等七个方面进行现场评审和综合分析评分。对以上各项的满意程度按照从不具备要求到完全符合要求且结果令人满意，分为5个分数段（0分~100分区间），根据各分项要素计算平均得分。如80分以上为体系合格供应商，50分以下为体系不合格供应商，7950为需讨论视具体情况再定的持续考核供应商。合格的供应商进入公司级的AVL维护体系。建立供应商运行评价体系，则一般采取日常业绩跟踪和阶段性评比的方法。采取QSTP加权标准，即供货质量Quality(35%评分比重)、供货服务Service(25%评分比重)、技术考核Technology(10%评分比重)、价格Price(30%评分比重)。根据有关业绩的跟踪记录，按照季度对供应商的业绩表现进行综合考核。考核则按照供应商进入AVL体系的时间进行全面的评价。

供应商问题的辅导和改进工作，是通过专项专组辅导和结果跟踪的方法实现的。采购中心设有货源开发组，根据所负责采购物料特性把货源开发组员分为几个小组，如板卡组、机械外设组、器件组、包装组等，该小组的工作职责之一就是对供应商进行辅导和跟进。

供应商战略伙伴关系评价是通过供应商的进入和过程管理，对供应商的合作战略采取分类管理的办法。采购中心根据收集到的信息，由专门的商务组分析讨论，确定有关建立长期合作伙伴的关系评估，提交专门的战略小组进行分析。伙伴关系不是一个全方位、全功能的通用策略，而是一个选择性战略。是否实施伙伴关系和什么时间实施要进行全面的风险分析和成本分析。阶段性评价体系的特点是流程透明化和操作公开化，所有流程的建立、修订和发布都通过一定的控制程序进行，保证相对的稳定性。评价指标尽可能量化，以减少主观干扰因素。

2.2体现网络化管理

网络化管理主要是指在管理组织架构配合方面，将不同的信息点连接成网的管理方法。多事业部环境下的采购平台，需要满足不同事业部的采购需求，需求的差异性必须统一在一个更高适应性的统一体系内。对新供应商的认证，应由公司级的质量部门和采购中心负责供应商体系的审核；而对于产品相关的差异性需求则应由各事业部的质量处和研发处提出明确的要求。建立一个评审小组来控制和实施供应商评价。小组成员由采购中心、公司质量部、事业部质量部的供应商管理工程师组成，包括研发工程师、相关专家顾问、质检人员、生产人员等。评审小组以公司整体利益为出发点，独立于单个事业部，组员必须有团队合作精神、具有一定的专业技能。

网络化的管理也体现在业务的客观性和流程的执行监督方面。监督机制体现在工作的各个环节，应尽量减少人为因素，加强操作和决策过程的透明化和制度化。可以通过成立业务管理委员会，采用ISO9000的审核办法，检查采购中心内部各项业务的流程遵守情况。

2.3关键点控制的四项原则

关键点控制包括门当户对原则、半数比例原则、供应源数量控制原则和供应链战略原则。门当户对原则体现的是一种对等管理思想，它和“近朱者赤”的合作理论并不矛盾。在非垄断性货源的供应市场上，由于供应商的管理水平和供应链管理实施的深入程度不同，应该优先考虑规模、层次相当的供应商。不一定行业老大就一定是首选的供应商，如果双方规模差异过大，采购比例在供应商总产值中比例过小，则采购商往往在生产排期、售后服务、弹性和谈判力量对比等方面不能尽如人意。

从供应商风险评估的角度，半数原则要求购买数量不能超过供应商产能的50%。如果仅由一家供应商负责100%的供货和100%成本分摊，则采购商风险较大，因为一旦该供应商出现问题，按照“蝴蝶效应”的发展，势必影响整个供应链的正常运行。不仅如此，采购商在对某些供应材料或产品有依赖性时，还要考虑地域风险。

供应源数量控制原则指实际供货的供应商数量不应该太多，同类物料的供应商数量最好保持在2~3家，有主次供应商之分。这样可以降低管理成本和提高管理效果，保证供应的稳定性。采购商与供应商建立信任、合作、开放性交流的供应链长期合作关系，必须首先分析市场竞争环境。通过分析现在的产品需求、产品的类型和特征，确认是否有建立供应链合作关系的必要。对于公开和充分竞争的供应商市场，可以采取多家比价，控制数量和择优入围的原则。而在只有几家供应商可供选择的有限竞争的市场和垄断货源的独家供应市场，采购商则需要采取战略合作的原则，以获得更好的品质、更紧密的伙伴关系、更好的排程和更低的成本和更多的支持。

对于实施战略性长期伙伴关系的供应商，可以签订“一揽子协议/合同”。在建立供应链合作关系之后，还要根据需求的变化确认供应链合作关系是否也要相应地变化。一旦发现某个供应商出现问题，应及时调整供应链战略。

供应链战略管理还体现在另一个方面：仔细分析和处理近期和长期目标、短期和长远利益的关系。采购商从长远目标和长远利益出发，可能会选择某些表面上看似苛刻、昂贵的供应商，但实际上这是放弃了短期利益，主动选择了一个由优秀元素组成的供应链。

2.4体系的维护

供应商管理体系的运行需要根据行业、企业、产品需求和竞争环境的不同而采取不同的细化评价。细化的标准本身就是一种灵活性的体现。短期的竞争招标和长期的合同与战略供应商关系也可以并存。

学习型的组织通过不断地学习和改进，对于供应商的选择评价、评估的指标、标杆对比的对象以及评估的工具与技术都需要不断的更新。采购作为一种功能，它的发展与制造企业的整体管理架构、管理阶段有关系。需要根据公司的整体战略的调整而不断地调整有关采购方面的要求和策略，对于供应商选择的原则和方法也亦然。

2.5供应商选择的十个原则

总原则——全面、具体、客观原则：建立和使用一个全面的供应商综合评价指标体系，对供应商做出全面、具体、客观的评价。综合考虑供应商的业绩、设备管理、人力资源开发、质量控制、成本控制、技术开发、用户满意度、交货协议等方面可能影响供应链合作关系的方面。

○系统全面性原则：全面系统评价体系的建立和使用。

○简明科学性原则：供应商评价和选择步骤、选择过程透明化、制度化和科学化。

○稳定可比性原则：评估体系应该稳定运做，标准统一，减少主观因素。

○灵活可操作性原则：不同行业、企业、产品需求、不同环境下的供应商评价应是不一样的，保持一定的灵活操作性。

○门当户对原则：供应商的规模和层次和采购商相当。

○半数比例原则：购买数量不超过供应商产能的50%，反对全额供货的供应商。

○供应源数量控制原则：同类物料的供应商数量约2~3家，主次供应商之分。

○供应链战略原则：与重要供应商发展供应链战略合作关系。

○学习更新原则：评估的指标、标杆对比的对象以及评估的工具与技术都需要不断的更新。

3在供应商管理中应用“六Σ”

多数公司采用“六Σ”来进行生产管理，以质量标准来衡量其生产流程水平，减少出现缺陷的机会。供应商管理计划包括六个解决步骤：

1、识别对象，确定可选的供应商名单；

2、成本评估，确定目标与所需资源；

3、优先排序，找出可行的方案并排出顺序；

4、特性分析，分析选定的方案；

5、执行计划，完成项目；

6、成果评估：生成文档并找出有待提高的问题。

供应商档案管理规范 篇7

1 供应商方面普遍存在的问题

1.1 供应商法律法规意识淡薄

目前我院医用耗材供应商多达150余家,其中65%的供应商在提交资质时,或多或少存在资质不全、资质过期、超经营范围销售产品等问题。如我院2014年8月采购美国施乐辉关节镜配套使用的各类耗材时,我省某总代理商的经营范围不全,参照国家食品药品监督管理总局公布的医疗器械分类目录,该类耗材涉及有6846、6825、6854、6865四个类别,但该公司只有6846的经营范围。最为突出的问题为大部分供应商在提供销售人员销售委托书时,不符合国家法规要求,委托书内容欠缺[1]。如部分供应商销售委托书只写了委托某某在我院负责销售产品而已,没有委托期限、委托产品类别或具体的产品,也没有销售人员的身份证号等。

1.2 供应商不注重细节管理

供应商提供给医院的送货单各式各样,超过半数的供应商票据不符合国家对医疗器械的管理要求。一方面体现在送货单内容单一,产品的详细信息没有体现出来,如产品生产厂家、注册证号、失效期等重要内容[2];另一方面,很多供应商在供货时,尤其是一次性产品,如一次性使用口罩、一次性使用无菌导尿包、一次性使用麻醉呼吸管路等,往往没提供随货同行的批检报告,或提供的批检报告与实际产品批号不符,甚至出现批检报告没有加盖供货商印章等情形。除此,送货单上填写的内容与实际产品或与资质证件不符,主要表现在产品的名称和规格与实际产品或产品资质不能唯一对应,如四川某科技有限公司为我院提供的Access免疫分析系统专用试剂—“清洗缓冲液II”,公司在送货单上标明的产品名称为“清洗液”,厂家填写为“贝克曼”,其实这个产品是苏州生产,厂家全称为“贝克曼库尔特实验系统(苏州)有限公司”。

1.3 供应商送货不及时

为我院供货的150余家供应商里,有70%的供应商能按照医院要求的时间送货,但有30%的供应商仍然存在一些问题,如没有按照医院采购方提出的送货时间、送货数量、送货到达点等[3],甚至于有些供应商存在备货不足的情形,导致不能如期送货。如2014年4月8日,我院采购员通知供应商供10件医用胶片的计划,要求供应商于4月18日前送货至库房,但该公司28日才将货送到医院,导致放射科25号晚打电话告之胶片已用完,当晚我部只好从兄弟医院借胶片。如果该供应商提前有备货,则不会发生此类事件。

1.4 供应商及销售代表更换过勤

有些供应商供货不到1年就进行公司更换,还有些供应商不断更换销售代表,每次更换医院都要重新审核资质和建档[4],无形中加大了医院对其管理的难度。我院出现这种情形最多的是销售专科类耗材的供应商,如吻合器、特殊敷料等,在2014年度,公司在供货期间进行更换的有4家,同一公司更换销售代表超过2次的有3家。

2 对策

2.1 加强供应商法律法规培训,建立资质证件专件档案

具体做法:①建立医院供应商群,重要信息传群里共享,便于供应商下载学习。如近2年,国家药监总局、国家卫计委先后发布国务院650号令《医疗器械监督管理条例》,局6号令《医疗器械说明书和标签管理规定》,《消毒产品卫生安全评价规定》等,将其发到群里,并将重要的条款给予了划线,以引起重视;②对每个供应商进行供货分类(如植入类、消毒产品类、普通耗材类、口腔材料类、检验试剂类等)后建立资质证件专件档案,每个档案列出目录,内容包括了证件名称、证号、有效期等信息,以便日常查询[5]。通过互动学习与规范供应商行为,有力提高了医院对医用耗材管理的规范化程度。

2.2 规范供应商送货单格式

为保证产品的溯源性,针对不规范的送货单,依照《医疗器械监督管理条例》中第三十二条的规定,制定了统一的送货单格式,其内容涵盖了国家法规里规定的全部内容。属于一次性医疗器械,要求供应商每次送货提供加盖供货商印章的产品检验报告单,进口产品提供报关单、属于商检的产品提供商检报告等。

2.3 规定产品供货时间和对供应商进行季度考核

以往大部分供应商通过物流形式供货到医院,该方式易出现货物送至库房时,产品外箱已破损;拆箱验货时,发现票据与实物不符,甚至于产品数量、品规出错等情况,加大了库房工作难度。为维护双方利益,针对医用耗材的特殊性,我院对采购流程进行了调整,由临床随需要随时提交计划的模式改为每月1~5号(特殊情形除外)提交申购计划单,采购部门审核后统一采购。采购员在通知供应商时,告之供应商供货时间和送货地点,取消了省内供应商通过物流形式供货而改为公司自行按期送货至库房,双方当场验收,出现产品或票据等问题时,当场处理[6]。同时,对供应商日常表现进行记录,季度进行考核,并制定了考核细则:

(1)品质保证能力40分。①凡与医院有供货关系的,必须签订“供应商服务承诺书”、“购销廉洁承诺书”;②产品发生质量问题一次扣2~10分;③未按医院要求供货,包括送货单登记不齐、票据错误、一次性产品每次供货超过2个以上的批次,且一次性产品检验报告未随货同行等发生1次扣2分。

(2)供货情况30分。①未按采购员提出的供货时间送货(一般5个工作日)发生1次扣5分;②供应商应按采购员通知的产品名称、规格、数量供货。多送、少送均视为未按要求,发生1次扣2分。

(3)配合度(服务)30分。①库房在验货中,发生问题时,供应商应积极响应。如产品不符合验收标准,需要退货、换货等,供应商未按库房要求及时办理的,发生1次扣2分;②供应商未按照医院要求,对送货单、票据没有按照库房要求按时开据的,发生1次扣2分;③所有产品都必须送达至库房并按要求整齐摆放,违反1次扣2分;④产品在临床使用中出现问题,甚至于因产品引发可疑医疗器械不良事件、医疗纠纷等,供应商应按医院通知的时间来院处理,若供应商不能积极配合妥善处理的,发生1次扣20~30分。

(4)年度评价。医院每季度对供应商进行以上3方面考核,总分值为100分,等级按优、良、中、差进行。同时,每年开展一次供应商总评价,4个季度总分的平均分值为年度评价值,凡年度评价值在85分以下的,视为差级,采购员将上报医院医学装备委员会,经委员会论证是否取消该供应商供货资格[7]。凡取消的供应商以后不能在医院里推销任何产品和参加医院组织的一切招投标活动。

2.4 对于供应商屡次更换等问题的处理

如果供应商在1年内更换公司或销售人员频繁,需查实原因,视情况进行处理,必要时取消该供应商供货资格。

3 结论

我院近2年来针对供应商存在的问题进行认真分析并采取了以上措施,使如今采购的各类医用耗材质量更为可靠,临床使用更为规范、安全[8]。我院医用耗材在管理水平上得到了主管部门的认可,近年来也未发生过因医用耗材质量问题引发医疗事故。随着我院规模不断扩大,医用耗材的采购与使用逐年增加,2013年全年采购各类医用耗材2329万元,2014年度采购3150万元,2015年上半年采购2381万元。每年采购量递增最大的为检验试剂,2013年采购866万元,2014年采购1253万元,2015年上半年采购达998万元,全年估计将采购检验试剂约2000万元。只要继续采取强有力的措施,不断规范与加强医院对供应商的管理,定能充分保证各类医用耗材质量的可靠性和可追溯性,也能促进医院医用耗材管理真正迈向规范化轨道。

摘要：本文通过分析供应商在医用耗材供应中存在的问题,针对不同的问题,采取相应的措施,规范了对供应商的管理,使我院医用耗材的采购管理不但更加符合国家相关规定,耗材质量也得到了保证。

关键词：医用耗材,供应商管理,耗材质量,采购管理

参考文献

[1]李萌.关于医疗器械采购管理问题分析[J].经营管理者,2014,(25):66-67.

[2]翟光明.采购与供应商管理[M].北京:中国物资出版社,2009.

[3]周云.采购成本控制与供应商管理[M].北京:机械工业出版社,2006.

[4]柴彩凤.医疗器械集中式管理的体会[J].河南外科学杂志,2008,14(4):144-145.

[5]朱红秀.医疗器械资质审核与效期控制[J].中国医疗设备,2014,29(4):96-98.

[6]何秀芳.关于医疗器械采购及库存管理的分析[J].大家健康(学术版),2014,(17):160-161.

[7]赵小惠,孙林岩.供应商选择模糊决策方法[J].工业工程,2002,(9):12-15.

供应商档案管理规范 篇8

【关键词】 物资供应 分类管理 选择机制

随着经济的发展，市场机制的不断调整和改革，各个行业的市场竞争日益激烈，企业要想在这种市场环境下生存下来，就必须要根据用户的实际需求来制定和调整自身的生生产管理，尤其是影响生产的重要环节的物资管理。下文中笔者将结合自己的工作经验，对物资供应管理的过程中的供应商管理的相关问题进行分析，因为供应商作为物资供应的主体，对于物资的质量和价格以及供应水平都有着非常重要的影响，因此，笔者希望通过自己的分析，为有关部门提供有效的参考意见和建议。

1. 供应商管理及其必要性分析

所谓供应商管理，就是在企业的物资供应的管理的过程中，针对物资的供应厂商进行的一种管理活动，因为供应商不仅为企业提供生产所需要的原材料，还对各种企业所需要的资源有着非常重要的影响。所以，企业物资供应管理部门应该根据自身的实际情况，选择合适的供应商，并建立一个稳定可靠的可以长期合作的供应商队伍，这样就可以在企业物资采购的过程中，同这些商家形成战略合作关系，有利于提高企业的物资供应和管理的水平，也有利于双方在实践中实现双赢。

由此可见，供应商管理在企业的物资供应管理的过程中是非常必要的，其在应用中的具体的重要性体现在以下几个方面，下文中笔者将结合自己的工作经验，逐一进行分析:

1.1供应商管理有助于提高客户满意度

就目前我国的企业物资管理的状况来看，有很多的企业与供应商之间并没有建立战略合作关系，这样导致的直接后果就是在采购的过程中，二者形成的竞争的对立的关系，这是非常不利于企业在采购过程中的经济效益的实现的，也不利于同供应商建立良好的长期的稳定关系，从而将导致供应商的供应物资的质量得不到保证。而物资质量最终影响的是企业的产品的质量和水平，也是直接关系着客户的满意度的重要因素。所以，同供应商建立长期的互利合作关系，可以有效的降低物资供应的质量风险，规避物资供应的过程中可能存在的各种质量问题，有助于提高产品的质量，提升顾客的满意度。

1.2供应商管理有助于提高供应商的敏捷性

所谓供应商的敏捷性，就是指供应商在处理客户的需求的过程中，对于所供应的物资材料的流量和流向的把握。企业在对供应商进行管理的过程中，可以通过供应商所提供的各种信息得到一个全面的市场发展趋势的反馈，也就可以据此调整原有的生产计划，根据库存管理和物流管理的具体方案的实施来准确的把握客户的需求，以便提高生产过程中的针对性。由此可见，企业与供应商建立良好的稳定的合作关系，还可以获取更加直接和准确的客户需求信息，有效的提高供应商对客户需求的反应的敏捷性。

1.3供应商管理有助于保证采购质量,降低采购成本

供应商产品的質量直接影响着企业的最终产品质量，所以同供应商建立良好的关系，可以有效的保证供应产品的质量，避免各种因为供应物资质量导致的生产风险。另一方面，从企业的物资采购的成本的角度考虑，长期的稳定的供应关系，可以有效的降低在采购过程中的不必要的成本，这样不仅有利于企业提高经济效益，还能够节约采购产品的质检环节，减免了不必要的采购步骤，提高企业的物资管理的效率。

2. 做好供应商管理工作的要素分析

上文中笔者结合自己的工作经验，分析了企业做好物资供应商管理的必要性，鉴于以上几种原因，企业的有关部门应该加大供应商管理的力度。一般来说，一个完善的供应商管理体系应该包含供应商管理方法、供应商选择机制、供应商竞争机制以及供应商与客户之间合作机制几个方面，下文中笔者将从这几个方面入手，谈谈供应商管理工作的要素:

2.1供应商分类管理方法

ABC分类法是企业管理的经典理论,该理论告诉我们,20%的供应商需要80%的管理精力。在供应商管理中,不是每个供应商都需要同等的管理关注,在资源有限的情况下,我们的注意力应该放在起关键作用的因素上,加强管理的针对性,提高管理效率。在上述管理思想的指导下,对供应商按重要性进行分类,找出关键的少数供应商,进行重点管理。一般来说，可以按照重要程度分为A/B/C三类。

在保证供应方面,对这三类供应商的要求是一致的。但A类供应商为公司提供了重要的物资供应且数量少,对其加强管理是降低采购成本的潜力所在,所以要投入主要精力,进行重点管理。而对于B、C类供应商,因其所提供的物资比重小、数量多,他们不是降低采购成本的重点,可以作一般管理。

但是,这里需要强调指出的是,ABC分类管理无法真正反映供应商提供的物资的重要性和物资市场的复杂程度,所以,在应用ABC分类管理方法的同时,要综合考虑各种因素,切实做好供应商的分类管理工作。

2.2建立供应商的选择机制

选择供应商,是企业以适当时间、适当数量、适当价格、适当品质采购物资的起点和重要保证。因此在进行供应商选择时,必须要综合考虑候选供应商各个方面的表现,根据实际情况,制定出适当的选择准则。

供应商选择的准则主要集中在质量、价格、交货、服务等四个方面,此外还包括其他方面的因素。

2.3完善供应商之间的竞争机制

对于供应商的选择,既可选择独家供应,也可选择多家供应。要有意识地在供应商之间引入竞争机制,促使供应商在产品质量、服务质量和价格水平等方面不断优化。同时,在保持供应商相对稳定的条件下,要对供应商实行动态管理,在相互信任的基础上,也要建立一套得力的监控措施,建立供需间的新型合作关系。

供需方是同一个价值链的两个节点,这个价值链是有机联系的整体,在这个价值链上,产品与服务的最终消费者对成本、质量和服务的需求成为链中所有参与成员共同追求的绩效管理目标。作为链上的成员,在考虑自身利益的同时,要兼顾其他成员的利益,才能链上个成员可持续发展的长久根本。供需双方必须充分认识这一利益准则,使采供关系逐步摆脱传统模式,逐渐形成有利于采供双方共同利益的新的关系模式。

综上所述,供应商管理是一种改善采供方关系的新型管理机制。供应商的管理要求以大量的供应商的信息为基础,建立完善的供应商档案,对供应商的各种信息进行全面、持续的收集,为决策提供科学的依据。受到传统采供方关系模式的影响,双方建立良好的合作关系会受到各种质疑和阻力,实施起来有一定难度。但是,如果企业能够很好的吸收、运用现代供应商管理的理念,这个企业将会看到在利润、客户满意度等多方面获得提高,进而提高该企业的核心竞争力,从而达到企业的可持续发展。

参考文献：

[1] 李春艳.供应商管理的问题和对策[J]. 统计与咨询. 2011(04).

[2] 高丹.供应商管理的潜在风险分析及预防[J]. 上海汽车. 2011(03)

[3] 黄萍,刘宇阳.企业物资采购部门供应商管理存在问题及建议[J]. 包钢科技. 2010(05).

供应商管理制度 篇9

第一条   目的

为建立健全科学、公正、长效的供应商管理机制，对供应商的选择、评价过程实施控制，开发和培育优质供应商，规范供应商管理，优化供应商梯队，促进战略性采购体系建设，持续为集团从外部获取优势资源，提高集团供应链竞争力，现根据采购职能和相关制度，结团发展战略，制订本制度。

第二条   适用范围

本制度适用于集团原辅包、代理品牌和委外加工的供应商管理。

第三条   术语定义

一、新供应商：指前期从未与我司合作过的供应商，或者超过一年未实际合作的供应商。

二、原辅包：指所有投入生产成品所需的原料、辅料、包材，以及仓库发货使用的纸箱、胶带、气泡膜等。

三、代理品牌：指我司在各类渠道代理或经销的非自有品牌的产品。

四、关键指标：指决定营养、食用或使用的关键性指标，如主粮的蛋白质含量、纸箱的抗压、软包装的剥离力、用品的使用性能等。

第四条   各部门在供应商管理工作中的职责范围

一、产品运营中心采购部（以下简称“采购部”）在供应商管理工作中的职责范围

（一）负责供应商寻源工作;

（二）负责与供应商在价格、账期、交货期等商务方面的澄清交流；

（三）负责组织研发技术中心、产品运营中心品控部（以下简称“品控部”）共同对新供应商的准入评价工作;

（四）负责组织研发技术中心、品控部共同对供应商的季度动态评价工作;

（五）负责供应商评价表的拟定、组织会签、发布和存档；

（六）向供应商下达整改要求并跟进供应商整改计划;

（七）负责根据供应商评级结果进行科学的订单分配;

（八）负责与供应商商务合作关系的日常维护;

（九）负责供应商档案和合格供方名录的建立、保管和动态更新。

二、研发技术中心在供应商管理工作中的职责范围

（一）负责与供应商在产品验收标准方面的澄清交流；

（二）负责与供应商在技术力量、创新本事等方面的评价;

（三）负责与供应商关于技术方面的交流；

（四）负责对新原辅料的样品验证、跟踪、反馈和引进审批。

三、品控部在供应商管理工作中的职责范围

（一）负责与供应商在检测方法和实操方面的澄清交流；

（二）负责与供应商在硬件条件、品控本事、体系管理等方面的评价;

（三）负责与供应商关于品质方面的交流;

（四）负责对供应商到货产品的检测与反馈。

四、产品运营中心产品部（以下简称“产品部”）在供应商管理工作中的职责

（一）负责代工产品和代工厂的开发、迭代、代工产品全生命周期管理；

（二）负责与代工厂在代工产品价格、账期、交货期等商务方面的谈判和合同签订；

（三）负责在代工产品新品立项、老品升级、切换工厂过程中与供应商对接产品方面事宜。

五、产品运营中心在供应商管理工作中的职责范围

（一）负责对供应商评价结果进行审核；

（二）负责对供应商管理工作进行监督。

六、审计与风控中心在供应商管理工作中的职责范围

（一）负责受理公司内部、供应商对供应商管理工作中不公正现象的投诉和举报；

（二）负责供应商管理工作事前控制、事中监督、事后追查。

七、集团经营管理委员会在供应商管理工作中的职责范围

（一）负责根据集团发展战略提出供应商管理的方针、政策和目标；

（二）负责对参与供应商管理工作的组织和个人的表现进行最终裁定。

第二章 供应商准入制度

第五条   评价范围

凡属于第三条规定范围的新供应商，必须按本章制度进行准入评价。

代工厂的准入，由产品运营中心产品部主导，完成前期调查、资格认证、样品认证、实地考察、商务谈判等全流程，遵照《产品运营中心新供应商引入标准及管理办法》执行。

第六条   资格认证

一、在引进新供应商前必须经过实地调查、间接了解等各种方式对供应商进行资格认证。

二、证件：新供应商必须具备国家或行业要求具备的证件，包括营业执照、行业许可证（如饲料生产许可证、兽药生产许可证、印刷经营许可证、条形码印刷资格证）等。

三、设备及生产环境：新供应商应供给《设备清单》和《厂区、车间平面图》，且具备贴合我公司要求的生产设备；有独立的完整车间，贴合品质管控要求的隔离和封闭防护措施，无重大污染源。

四、生产本事：必须具有满足我公司需求量的生产本事，必要时供给财务报表。

五、经过的相关体系认证，实验室检测设备及检测本事，实验室人员检测资质及操作水准。

六、外部环境（工厂附近是否有重大污染源、大型露天堆货场等）及污染处置方法。涉及到的供应商，需供给污染处理证明或其他与污染相关的污染物处置证明。

七、信誉：与集团的历史合作情景、行业地位、媒体关于供应商的正面或负面报道等。

第七条   样品验证

一、原辅料样品由研发技术中心验证、评定。

二、委外加工的成品样品由产品部、研发技术中心、品控部共同评定。

第八条   实地考察

一、新供应商，在正式合作前，必须由品控部、采购部、研发技术中心、审计与风控中心、产品部到供应商处实地考察（具体详见第四章）。

二、对于因需紧急采购或其他特殊原因在合作前无法实地考察的，应进行文审。文审资料包括：供应商证件、设备清单、厂区及车间平面图、实验室仪器一览表、供应商生产本事评估报告、供应商体系文件等材料。

第九条   商务谈判

由采购部与供应商进行价格、账期、交货期等商务条件的谈判。

第十条   综合评定

品控部、采购部、研发技术中心三部门分别对新供应商在资格认证、样品验证、实地考察、商务谈判等方面进行分项评分后，做出《新供应商综合评价表》，详见表1。

第十一条    试合作、整改与淘汰

一、经评定为试合作的新供应商，纳入合格供方名录（详见表2），由采购部签订合同和《质量承诺书》试合作。试合作期间按C级供应商的订单分配比例下单。

二、经评定为整改的新供应商，由采购部发送整改通知单（详见表3）给供应商，要求整改并反馈，集团根据其整改成果重新评定。

三、经评定为淘汰的新供应商，或有重大不合格项且无整改本事或意愿的，直接淘汰。

四、供应商评价制度、评级标准及订单分配比例详见第三章。

第十二条    到货验证

一、新供应商纳入合格供方名录后的三个月为试合作期。

二、到货后经检验不合格且供应商有异议的，可进行复检、对标或委托第三方检验，检验结果以复检或第三方检验为准。复检由品控部负责；对标由研发技术中心和品控部负责；委托第三方检验由品控和采购部负责。经对标讨论后，确实需要修正验收标准的，由研发技术中心负责修订；确实需要修正检测方法的，由品控部负责修订。

三、在试合作期限内，到货不合格的供应商，将由采购部下达《不合格物资整改函》（详见表4）给供应商，供应商应在两个工作日内书面反馈整改计划，在五个工作日内整改结束并反馈。

（一）  试合作期间内，到货不合格批次累计≤2批，且能按时整改并整改有效的，届满后保留合格供方资格。

（二）  试合作期间内，累计到达三批到货不合格的，延长试合作期三个月。延长试合作期后到货均合格的，保留合格供方资格；延长试合作期后到货再次出现不合格的，取消合格供方资格，一年内不得再合作，一年后若需继续合作，必须按供应商准入制度重新评定。

（三）  试合作期间内，出现到货不合格且逾期不整改的，取消合格供方资格，两年内不得再合作，两年后若继续合作，需按供应商准入制度重新评定。

四、在纳入合格供方名录后，供应商与集团正常合作过程中，出现同一指标连续两次到货不合格的，应在当月组织重新实地考察。

第三章  供应商评价制度

第十三条     供应商评价原则

一、公平公正原则

本制度第二条规定的所有供应商，都应依照本制度要求统一管理；所有供应商都应当得到公平公正的评价；所有被评价的供应商都应当收到评价结果。

二、目标一致原则

供应商管理的目的在于经过持续向供应商提出改善提议，以不断提高供应商的交付质量和本事，进而达成战略合作，实现互惠共赢。如果供应商不具备共同发展的战略理念，不认可集团供应商管理制度，则应当择机将其替换淘汰。

三、竞争择优原则

科学的供应商管理体系应能强化供应商之间的良性竞争，经过竞争择优，不断优化供应商梯队。

四、整改优先原则

应审慎执行淘汰。对于不合格供应商，应先中止合作，同时给予整改机会，经证实不具备整改本事或意愿后再淘汰。

五、持续改善原则

供应商管理是采购管理和供应链管理工作的重心，是一项持续改善的工作，应纳入日常工作并持续改善。合格供方名录应动态更新。

第十四条     供应商评价标准

合格供方实行动态更新原则。在合作过程中，每季度末将严格按表5《在合作供应商评价表》组织评价和评级，更新合格供方名录，并作为下一季度订单分配的依据。

第十五条   供应商评价程序

一、在日常工作中，采购部、品控部和研发技术中心应当针对《在合作供应商评价表》中所载指标，各自建立供应商表现的原始数据收集模型，如采购部的价格一览表、订单执行报表，品控部的来料检验记录，研发技术中心的技术交流记录等。

二、采购部每季度末联合品控部、研发技术中心共同对在合作供应商依照《在合作供应商评价表》中所载指标进行季度评价，数据来源于当季度本条第一款所指的原始数据收集模型，以及当季度供应商在硬件设施、技术创新等方面的投入，和其在行业内的新闻与评价等。

三、采购部每年12月下旬至次年1月上旬，联合品控部、研发技术中心共同对供应商进行年度评价，并将评价结果报产品运营中心审核后提报至集团经营管理委员会。

供应商评价结果与订单配额实行挂钩联动;

（一）得分≥90分：优秀供应商（A级），第2年列为主供供应商，配额≥40%。

（二）80≤得分＜90分：合格供应商（B级），第2年列为补充供应商，配额15%-40%。

（三）70≤得分＜80分：考察供应商（C级），要求供应商对评分较低的指标出具书面整改函并实际作出有效整改后继续合作，第2年列为后备供应商，配额≤15%。

（四）得分＜70分：不合格供应商（D级），暂停合作1年，1年后按新供应商准入制度进行评定。

四、公司每年三月底前，为上一年度评价为A级优秀供应商发放“优秀供应商”奖牌并激励其持续改善，对B级供应商书面提出改善提议，对C级供应商书面通知中止合作并提出整改意见，对D级供应商书面通知终止合作并明确指出不足之处。

五、非季度及年度评价时光，如行业内同时有多家供应商出现负面新闻或停产等异常情景，采购部将组织评价。

第十六条   供应商的档案管理

一、 采购部负责更新和保管合格供方名录和供应商评价档案，以备客户审核、体系审核与工作交接之用。

二、     采购部负责供应商证件如营业执照、生产许可证、印刷许可证等收集、更新和存档工作。

三、     负责印刷类业务的采购员，应联合品控部每月对版本记录整理一次，并做好档案登记。

四、     合格供方名录和供应商档案属于集团一般性密级文件，原则上不对除采购部、品控部、研发技术中心及上级主管部门以外的组织及外部公司开放，如有查阅需求，需书面提出申请，经由采购部负责人同意后方能查阅。

五、     采购部、品控部、研发技术中心等参与供应商管理工作的组织和个人对合格供方名录和供应商档案负有保密义务。

第四章  供应商实地考察制度

第十七条   供应商实地考察原则

一、新供应商准入前必须进行供应商实地考察，合格供方必须每年轮动一次动态实地考察。

二、实地考察形式包括预约检查和飞行检查两种形式。

三、实地考察时必须进入对方车间、实验室实地考察，同时经过与对方技术、品控、管理部门多方面交流，全面真实地了解对方管理本事、环境设备、制程控制、品控本事、员工素养、纠偏本事、交付本事、创新本事等各方面情景。

四、实地考察由品控部组织，由品控部、研发技术中心与采购部（必要时联合审计与风控中心、产品部）共同参与，各部门均有各自评价的资料及权利。

第十八条   供应商实地考察资料

一、供应商实地考察资料包括管理本事、环境设备、制程控制、品控本事、员工素养、纠偏本事、交付本事、创新本事等八个方面资料。

二、以上资料经过《供应商实地考察评分表》（详见表6）呈现。

第十九条   对供应商实地考察结果的考核

一、  《供应商实地考察评分表》的结果，是《新供应商综合评价表》和《在合作供应商评价表》的重要资料。

二、  《供应商实地考察评分表》的填写务必客观、真实、准确，如发现弄虚作假则对该评价人员罚款元次，并给予严重警告处分，重犯开除，给集团造成损失在5000元以上的将对该评价人员按照损失金额的10%进行索赔，并予以解除劳动合同。

三、  《供应商实地考察评分表》结果分类

（一）    实地考察未出现重大不合格项，则将分数计入《新供应商综合评价表》或《在合作供应商评价表》。

（二）    实地考察出现重大不合格项，供应商有整改意愿并有本事的，则中止合作并向其下达整改通知单（详见表3），待其整改后重新考察，未再出现重大不合格项将分数计入《新供应商综合评价表》或《在合作供应商评价表》；若再出现重大不合格项则淘汰。

（三）    实地考察出现重大不合格项，供应商无整改意愿或整改本事的，则淘汰。

第五章  供应商淘汰制度

第二十条   供应商淘汰标准

凡供应商出现以下情形者，将列为不合格供应商进行淘汰：

一、     在合作过程中，一个季度内连续两次到货关键指标不合格，或者一个季度内累计到达三次货关键指标不合格的；

二、     在与我司合作过程中发生欺诈行为并导致我司损失的；

三、     经过联盟、串标、排他、控制供货量等方式，牵制我司采购业务正常开展的；

四、     不能供给有效资质证件，或供给的证件存在作假的；

五、     与我司发生过重大业务纠纷的；

六、     与我司业务操作中存在重大遗留问题且未落实处理的；

七、     在行业内及被各类新闻媒体及社会组织负面曝光，我司认为存在商誉或品牌公信度连带风险的；

八、     产品或企业被监管部门查处的；

九、     在业务操作中经过贿赂我司员工以达成合作的；

十、     行情发生变化时，不执行已生效的合同，经催告后仍然拒绝履行的；

十一、在准入、季度或年度供应商评价中，被评定为D级供应商的；

十二、供应商多次到货不合格，且整改无效的。

第二十一条   淘汰的执行与发布

一、淘汰的执行与发布由采购部负责。

二、不属于第二十条第十款的供应商淘汰，采购部应组织品控部、研发技术中心会签，报上级主管部门审批经过后方能执行。

三、采购部应将淘汰供应商及时从合格供方名录中清除，并向淘汰供应商发布淘汰通知及原因。

三、代工厂的淘汰，采购部组织产品部、品控部、研发技术中心讨论，报上级部门审批，以便产品部提前匹配、及时补充新供应商。

第二十二条   黑名单期限

凡被淘汰的供应商，一年内不得合作。一年后，如要重启合作，必须按供应商准入制度重新评定，评定合格后方能合作。

第二十三条    淘汰的审慎原则

对出现潜在问题、有可能列入淘汰名单的供应商，采购员应对其出具书面的限期整改通知单，规定期限内未落实整改或整改无效的再作淘汰。

第二十四条    对不公正评价的惩处

任何有权参与供应商评价的人员，均不得以私人原因对供应商做出无理由淘汰评价，否则，将对其处以500元次的罚款。

第六章  附  则

第二十五条     本制度为集团采购管理制度的重要组成部分，保留前期《供应商质量管理制度》、《产品运营中心新供应商引入标准及管理办法》继续有效。本制度条款与除上述两个文件外的其他制度冲突的，按本制度执行。