发挥信息技术的真正威力
发挥信息技术的真正威力 篇1
3月，我的老朋友保罗•贝恩找我，保罗和他的哥哥杨在20世纪70年代末期成立了一家电脑软件公司。凭他俩的才智和不懈的努力，贝恩(Baan)公司发展成为全球电脑系统公司中的翘楚。
保罗对我说，虽然公司的业绩是前所未有的理想，但对于下一步该做什么，他们开始有点迷惘。于是保罗请我分析一下他们的公司，并建议可采取的策略。当时我的工作已排得密密麻麻，但既然是老朋友，我当然不会推辞。
如我所料，分析没有多久便完成，令我意外的倒是分析中得出的惊人结果。这份分析明确地指出，整个电脑系统产业正像一列高速火车，冲向一道墙壁。
这个产业早已习惯了每年40%的增长速度，他们唯一关心的事是如何抛离竞争对手，即如何让增长大于40%。我的分析指出，部分公司很快就会无以为继，至于谁先垮掉，都有可能。倒闭的公司会令其他公司可多支撑几个月，但是谁也维持不了本来的增长率，而且，几年之内，所有公司也会几经挣扎才会获利。
我怀疑这个产业中没有几个人会相信我的预测，当时市场特别景气，利润又如此丰厚，而我的解决方案又需要这些公司大刀阔斧地改革经营手法。然而，保罗和杨却听取了我的建议，并开始在他们庞大而多元化的公司中努力争取经理们的认同。不过，在那一年年底，他们还未取得全面的认同时，我的分析预测便已开始成真。遗憾的是，贝恩公司是头一批受挫的公司之一，而且是重重地受挫。如今，距离我跟保罗初次讨论时已过了四年，每年40%的增长率仿佛已是遥远的梦，产业中所有公司都要多番挣扎才有获利。
我的分析已由事实验证了，但我稍后会解释，为什么软件公司光采纳那份分析的解决方案是不足够的。不采纳该方案不仅令软件公司受损，更令他们的客户受损。过去几年，差不多所有企业都投资大量金钱在电脑系统上，数目以千万甚至以亿美元计。虽然投资庞大，但我至今还未听见过有任何一个机构宣称，电脑系统的投资大大提高了他们的获利。事实上，大多数机构认为电脑系统的投资是不得已的选择。这种想法造成的损害何其巨大。其实，电脑系统的确可以令企业生气勃勃、令业绩攀上高峰，只要……只要我们能够回答以下的问题。
一、电脑系统科技的真正威力是什么?
我认为电脑系统科技的威力，在于它处理资料的能力。电脑在储存资料、在各部门之间传送资料及检索资料方面都有惊人威力，电脑系统在这三方面的表现都远比我们以前采用的科技即纸张科技优秀很多倍。为证实这一点，大家不妨在脑海中进行这个实验：想象你用旧科技储存所有公司的资料，换言之，把公司的电脑资料全都打印在纸张上，然后，在这堆积如山的纸张中，找出一个特定的资料项目，这会需时多久呢?再比较用电脑检索这些资料所需的时间，一般人如果要等待多过数秒钟，便会投诉电脑系统运作过慢了。
毫无疑问，电脑系统的威力惊人，但别忘记，公司中并非所有经理人都是科技狂，他们大多数都只关心一件事，那就是科技能带来什么效益，科技对公司的表现有何实质影响。
科技如何带来效益呢?方法只有一个：科技必须能够减轻公司所面对的某项限制，才能让公司获益。所以，我们就别再盲目崇拜科技的威力了，而先要问一问下一个令人困扰的问题。
二、科技到底减轻了什么限制?
我认为限制就是：任何机构、任何部门、任何层级的经理人都需要在资料不全的情况下做出决策。
试着回想一下，在没有电脑系统的年代，一个部门所产生的运作资料，几乎从来无法让其他部门及时取得。根据我的经验，差不多所有决策所需要的资料，都起码有一部分是来自其他部门。因此，人们只能在资料不全的情况下做出决策。
我说的并非什么惊天动地的决策。就以一个面前有一堆物料的机械工人为例。领班必须决定是否要他处理这堆物料，而这个决定所需要的一项重要资料是：这台机器和最终客户之间有没有库存堆积?如果有，那么根据TOC制约法及及时生产概念，就知道不应该处理这堆物料。就算机械工现正闲着，也应该等一等。但如果库存堆积在这个部门以外的地方，领班能够及时得知的机会有多大呢?他只能在资料不全的情况下做出决定。
在一般机构，有什么限制会比在资料不全的情况下做出决策更为重大呢?
任何能够减轻这项重大限制的科技，应该可以为企业带来巨大的效益。
且慢，如果这个说法成立，为什么我们从来没有听过有多少机构在安装了电脑系统后，获利就跳升十倍呢?为什么我们常听到的是，很多企业对他们的电脑系统大失所望?
既然电脑系统似乎未能令获利跳升，那么我们的分析一定忽略了什么，那究竟是什么呢?
看来我们要追溯到更早的年代，
在电脑科技面世之前，我们便已经在管理企业了，那时我们是怎样管理的呢?早在科技面世之前，我们建立起某些行事方式、衡量基准、政策及规则，以顺应这样的限制，让我统称它们为“规则”吧，虽然这些规则大都不是白纸黑字写下的。
当我们采用了科技消除限制，却又“忘记”更改规则时，我们会得到什么效益呢?
答案十分清楚，沿用那些帮助我们适应限制的规则，后果就跟限制仍然存在无异，换言之，别期望能获得重大效益。
因此，我们必须懂得回答第三个问题。
三、限制寄生在什么规则中?
就电脑系统科技而言，限制就是我们需要在资料缺乏的情况下做出决策，而这些所缺乏的资料需要到别处才拿得到。难怪为了避免这项限制而发展出的规则，都关乎如何利用现有资料做决策，都是“局部效益规则”。由于每个管理人员都受到这项限制影响，所以这类“局部效益规则”在企业中触目皆是。(我的读者会留意到，在生产、财务、营销及项目管理领域中有不少“局部效益规则”的例子，而这本书将带出更多例子。)
我在这里要指出，光把过时的规则找出来，还不足以建立新的规则，因此我们必须提出第四个问题。
四、我们现在应该采用什么规则?
就电脑系统科技来说，这大概是最难解答的问题之一。例如，大家都知道，成本会计全是基于局部效益的，但我们应该以什么取而代之呢?有人建议作业基础成本法，我则认为是有效产出会计。但是，还有多少电脑系统仍在提供过时的“产品成本”数据呢?如果我没错的话，全部都是。
为什么会这样呢?
原因是，设计电脑系统的人往往不知道他们遵循的一些规则，正是由他们的科技所要减轻的限制引发的。他们仍然以旧的规则设计科技，把旧规则牢牢地嵌在科技中，令科技无法带来真正的效益。依我看，这正是电脑系统科技的现况，也解释了为什么软件供应商只大谈什么“增加资讯透明度”，而避谈对获利有什么显著改善。
电脑系统绝对有能力为企业带来大幅改善，要达到这效果，我们必须回答下一个问题。
五、鉴于规则的改变，科技也要做出什么改变?
我估计商业性的电脑系统需要改动1%~2%的程序，并把另外30%删除，我希望未来几年会有更多基于新规则的商业性系统，至于落伍和冗余的程序要多久才完全退出舞台，我就不那么乐观了。
然后，我们当然必须回答最重要的问题，即第六个问题。
六、怎样主导这场变革?
大家都知道，由旧科技转向新科技，绝不简单。现在我们更了解到，更换科技只不过是整个挑战中最小的部分而已。要实现效益，我们必须同时改变规则——那些早已融入我们行为方式和企业文化中的规则。
大概是这个原因，令绝大多数软件供应商都不愿意推出以新规则为基础的系统。他们认为，要改变企业的管理模式，并不是理所当然的。我和很多软件公司的主管谈过，他们表示，市场需要什么，他们便会争相去满足，所以，关键在企业身上。
需要有足够多的企业认识到，要成功，就必须解决他们最大的制约因素，而现在绝大部分公司面对的最大制约因素就是基于局部效益的规则实在太多、太具破坏性了。
我的两位写作伙伴艾利•斯拉根海默和嘉露•柏德克劝服我，带出这个信息的最有效方法是写一本企管小说。这样，读者就可以明白各机构运作上的来龙去脉，包括软件公司和实施软件的系统集成商。更重要的是，明白一个机构实施电脑系统时的各种互动关系。
以小说形式写一本技术性的书是有风险的。技术性小说犯了什么小错，或甚至解释什么不够清晰，就会异常碍眼。任何读者，就算是门外汉，察觉到这些弱点后，都会认为故事不现实、不可信，三四个这样的弱点就足以令大多数读者中途把书抛掉。因此，技术性小说必须将所有资讯极清晰地带出。但是，有相当多读者，就算欣赏这本书，也只会认为内容是“常识”而已。这点不是问题，问题在于，由于是常识，读者便会忽略其中信息，而继续现行的谬误。
我希望您细读这本书，会喜欢它的布局，思考它的内涵。如果您觉得它是“常识”，千万别忽视它，相反地，要实行它。