上海师范大学档案馆

上海师范大学档案馆（共8篇）

上海师范大学档案馆 篇1

校

志

工

作

简

报

第3期

校志编写组

2008年9月3日

近期 工 作 进 展 情 况 综 述

6月27日，学校组织召开首次校志撰稿员培训会议，上海市地方志办公室副编审颜小忠应邀作专题辅导。会后，各部门按照学校校志编纂工作整体进度要求，陆续着手进行资料的收集和编目的细化工作。

7月10日，校志编纂工作组以电子邮件形式发布《关于近期校志工作安排的通知》、《校志编目草案调整稿》及《东华大学资料卡片样张》，对校志资料收集阶段的工作作了进一步具体指导。

近两个多月以来，一些部门思想到位、人员到位、措施到位，进展明显。材料学院充分重视修志工作的历史文化意义，在确保完成校志承编任务的同时，大力组织编纂《材料科学与工程学院志》一书。学院组建由党总支书记和院长任组长的院志编纂工作组，精选下属各系、所骨干教师、老教授25人组成院志撰写员队伍，并聘请资深教授、老领导为顾问。7月中旬，学院召开院志启动会议，专题研讨并确定了院志细目，落实了资料收集任务和要求。暑假期间，有关人员常驻档案馆查阅历年档案及有关校史资料，认真摘录资料卡片，资料收集工作取得良好开端。

人事处克服时间紧、任务重的困难，迎难而上，处长亲自带队，组织各科室主要负责人多次前往档案馆，分工协作，集中查档。校长办公室对承编内容进行深入研究，在查阅大量档案资料的基础上，进一步细化了校志编目，理清了收集

发：各学院、部、处、室，直属单位

（共印150份）

上海师范大学档案馆 篇2

6月9日, 正值国际档案日, 也是第六届上海市档案馆日, 上海市档案馆馆长朱纪华宣布上海市档案馆开放第二十四批档案。同时, 浦东新区、嘉定、金山、闵行、黄浦、崇明等11个区县档案馆也宣布开放档案2.2万多卷。至此, 上海市和区县档案馆已向社会开放档案133万多卷。

上海市档案馆这次开放的1.75万多卷档案, 全文数字化率高达96%, 时间跨度从20世纪30年代至80年代。上海市人民政府、市人事局、市教育局、市高教局、市体委、市文化局、市粮食局、市建委等机关和市总工会、共青团上海市委等社会团体以及上海第一百货商店及其前身大新公司、大隆机器厂、先锋电机厂、新沪玻璃厂、华联商厦等知名企业形成的这些档案, 揭示了上海改革开放发展进程中的一些重要事件。其中包括:1978年上海为建设铁路新客站给国务院、国家计委的报告中提出, 上海新客站要在原上海铁路东站基础上改建, 输送旅客规模日均达20万人次, 大大超越上海老北站的日均5万人次;1979年上海设想与美国麦道公司合作生产MD-80系列飞机;1981年上海整合高桥化工厂、上海炼油厂、上海化纤二厂、上海合成洗涤剂二厂、高桥热电厂等企业建立高桥石化公司, 成为改革开放初期上海整合企业做大做强的首次尝试;1981年上海市纺织局与香港联沪毛纺织有限公司联合成立上海市第一家中外合资企业———中外合资联合毛纺织有限公司并创造了开业3年半收回投资的优良业绩……反映老上海传奇实业家严裕堂创办的大隆机器厂等企业发展的历史沿革故事和老上海南京路著名的“四大公司”之一大新公司20世纪30年代开业的特刊、照片、股票样张、职工登记表等档案, 对见证上海民族工商业的创立与发展也可管窥一斑。

上海市档案馆自1987年《中华人民共和国档案法》颁布后, 在全国省级国家综合档案馆中率先向社会开放档案。这次市档案馆精选历年开放档案的珍品进行陈列展示, 可以让社会公众更多地了解与利用档案。

上海高校档案馆网站建设的思考 篇3

关键词关键词：上海高校；档案馆网站；建设

近年来，随着计算机网络的普及，构建档案信息化，网络化的服务平台已经成为21世纪档案工作的基本趋势之一。大学作为培养人才的高等学府，代表了先进的科研、生产力发展方向，而其档案馆作为高校信息资源的保管基地和利用中心，蕴含了大量丰富的有价值的档案信息资源，如何合理地构建高校档案馆网站，使其更好地为学校以及社会公众所利用，是我国档案工作者也是高校档案部门的重要课题。

近两年来，“建立档案工作网站的高校与各省市所拥有高校的比率占前三位的是上海市、内蒙古自治区和湖北省，比率分别为18%、15%和13%” 尤其是上海市比率为18%，说明上海市高校的档案工作应用现代化信息技术的平均水平比较高。上海高校档案馆凭借其优厚的经济实力、校领导以及上海档案局的重视，在我国各地区高校档案馆网站的建设中位列前茅，因此本文就着重分析上海高校档案馆网站的建设情况，并作出简要的分析，希望能给我国高校档案馆网站的建设一些启示。

1.上海高校档案馆网站的建设现状

上海现建设有上海高校档案信息网，对上海地区的高校档案工作提供指导和服务，由上海市档案学会高校档案专业委员会主办。网页上有关于高校数据建设，学会情况的公告栏、学会动态以及上海各高校的馆际交流活动，新闻栏等，链接站点分别是上海高校档案馆与全国高校档案馆，整个网站设置都是以服务上海高校档案馆，加强馆际交流合作，为整个上海地区的高校档案馆提供互动平台为宗旨的。在此，就以上海高校档案信息网上所链接的上海高校档案馆网站做一下统计分析，统计内容有 ：a网站域名 b是否为独立的网站c是否为中英文两版 d特色栏目 e背景色 f文本色 g内容 h更新状况 i 连接状况 j访问统计k导航状况 l联系方式

如下图所示：

以上即是上海市9所高校档案馆网站内网页统计一览表

以上网站访问时间分别是2009/6/3 ；2009/10/1

2.上海高校档案馆网站建设现状分析

从上面的表格中，我们可以看出，上海高校档案馆网站在网页设计和信息服务上有很大的发展和进步，

2.1网页设计的优点主要体现在：

2.1.1网站的总体设计风格统一，突出了鲜明的特色。

如同济大学设置的主页以同济校舍古建筑为背景色，使得整体风格古色古香，极富特色；上海大学的设计风格为图文并茂，主页以图片为背景，栏目以艺术字体铺陈其上，其简洁明快的风格既吸引读者又方便实用；上海交通大学档案馆的“档案文博”主页面只设置一级栏目，集中统一，简便快捷。总之，综观以上高校的档案馆网页设计风格，大多数都富有特色，网页出现的文字、背景色、区分线、注脚等風格都较为统一，使访问者有舒畅完整的感觉并留下了极为深刻的印象。从总体来看，上海高校的页面设计一方面结构合理，具有学术性和艺术性，另一方面色彩和谐，网页图片紧密配合内容，有一定特色。

2.1.2主页栏目排列顺序、布局合理。

一般来说，这些网站的一级栏目内容都有学校首页、档案馆概况、馆藏简介、档案查询、档案利用、规章制度、联系我们以及各自的特色栏目，这种设计方法，既突出了学校档案馆服务于广大师生的宗旨，又能使访问者能一目了然地看清网站布局结构、档案馆的特色从而可以快捷地点击进入。

2.1.3网页颜色协调，局部对比强烈。

大多数上海高校都已白色或浅色带有校徽校舍图案的图片为背景，超链接字体一般为蓝色或白色，文本字体多为黑色，这样来说，颜色搭配的视觉突出，图像能很好地衬托出文字部分。

2.2信息服务上的优点主要体现在：突出了高校特色信息服务。

第一，除上海外国语大学外，各个高校都有各自的特色栏目。其中校史信息、照片展览等是高校档案馆于其他现代档案馆的明显区别；

第二，档案查询服务为高校查阅学生学籍档案，教职工工作档案提供了便利有效的服务方式，并可以为社会一些机构及政府部门利用。

第三，档案编研、档案利用、科研成果、优秀硕士论文库等一系列栏目将各校的档案编研成果，教师科研成果，学生学位论文成果在网上发布，不仅可为教职工的提拔晋升作为可靠的参考，也可以供本校以及其他高校乃至整个学术界人士在科研活动中来借鉴和参考。

第四，还有一些高校设置了网上归档系统以及文档一体化管理，即简化了高校档案工作的工作流程同时也推动了我国档案数据库的丰富与发展。

第五，各个学校的突出展现了各自的馆藏特色。由于不同高校的发展史不同，教学理论与实践特色也有所不一样，在形成的馆藏当中势必也存在着很大的差异，基本上上海高校的档案馆网站中都将这些不同——即各自的特色展示了出来。如复旦大学档案信息网中的“复旦人物”；同济大学中的“流金岁月”；华东理工大学的“架阁库”；华东师范大学的“丽娃掌故”；上海师范大学的“师大大事记”等等。最后一点，在上海交通大学档案馆中，开创了档案馆、校史博物馆并存的工作模式。在档案馆网站上并设有船舶数字博物馆，校史博物馆，董浩云航运博物馆，我国前国家档案局杨少国曾评价说：“上海交大开创的档案馆、博物馆并存的工作模式，代表着我国高校档案工作未来发展的方向。”

以上即是上海高校档案馆网站建设中值得借鉴和吸取之处，但是通过图表的分析，我们不难发现，其中还存在着许多问题：

在上海的这些高校中，大部分都是独立的专门的网站，但是也有一部分如上海外国语大学等档案馆网页设置在学校住页面之内，只是学校主页的一个一级栏目，不是独立的网站。这说明，在高校内档案馆网站的建设还有很大的局限性，而这也势必将制约档案馆网站发挥其应有的作用。

一些高校页面设置呆板、单调。虽然如同济大学等部分高校的主页面设置都很有特色，但是也有一部分高校档案馆网站主页面信息组织方式简单，大量采用平铺直叙的文本文字，使得整个网站浏览起来繁杂累赘毫无乐趣可言。如上海交通大学档案馆网站中，打开栏目后左边只有一少部分图片，而右边几乎全部都是大篇幅的文本文字，缺少动态美，容易使人产生疲劳感。

友情链接不多，网页导航设置简单或几乎无设置。通过上面的链接状况统计可以看出，十二所高校档案馆网站的链接站点中，只有华东师范大学、同济大学、上海财经大学这三个学校较多，其余的网站链接点大多都在十五个以下，有的甚至没有。还有的高校如上海建桥学院档案室将友情链接设在一级子栏目内作为子栏目内的一个内容，不便用户发现和利用；并且大多有链接的只是链接到一些高校档案馆，很少有链接它起类型的档案馆网站，而链接中文搜索引擎的也只有同济大学的网页上有。此外，除上海体育学院设置了明确的网页导航外，其他高校大多没有设置网页导航，有的也只是简单的“返回”“返回首页”之类的一级导航。

网站内容更新慢，不能进行信息的反馈。在以上几个上海高校的档案馆网站中有一半以上更新较慢，隔数月之久；所有的高校设置的联系方式都是电子信箱、电话其中的一种或两种，这只是一种单向的反馈方式，没有设置留言板之类的便于互动交流的方式；除华东师范大学外，其他均无统计访问量的计数器，网站的利用率高低不能够很好地反馈到网站维护与设计部门。

没有设置英文版浏览页。我们知道，因特网是国际化的网络信息服务平台，档案馆信息数字化后，其信息资源是面向全球的用户，而我们看到，我们上海高校的所有档案馆网站上没有一个设置相应的英文浏览页，面向的用户仅仅局限于本校或国内。

3.上海高校档案馆网站建设的几点思考

通过上面的分析，本人认为上海高校在以后的档案馆网站建设中应注意从以下几个方面加以规划：

3.1在内容上

首先，高校档案馆网站应更加突出特色信息服务。“大学档案馆网站首先要结合本校科研、教学、行政工作开发建设具有自身特色的信息资源”如上海市高校档案馆的学籍查询系统，学术论文数据库，校史信息，馆藏特色，特殊档案展览等。

其次，搞好档案馆网站上的信息交流服务的开放性与互动性。大学做为一个国家高等教育的基地，其视野应是面向世界面向未来，因此，必须设置相应的英文Web页，便于国际间的交流与利用；在链接上，不应只局限在地区高校与国内高校这个圈子内，还应链接一些政府档案信息网，国外档案馆网站以及一些搜索引擎；在联系方式上，“建立档案馆主页的目的之一就是要加强档案馆与利用者之间的联系，及时了解用户需求”，而电子信箱与电话均不具有完全开放性，不能把用户的意见或建议显示出来给大家看，因此，除了要在首页上设置电子邮件反馈单链接点外，高校档案馆网站还应设立专门的留言板或论坛，来专门供用户提出意见和建议，或进行交流并且能将这些问题在网上显示出来。

3.2在技术上

高校应加大力度开发“高校档案数据库建设”，根据现在高校档案信息数据库建设的现状，制定出相应的高校档案信息数据库资源建设的策略和方法，并保障高校档案信息数据库的安全。我们看到，目前这项工作已通过上海市档案局立项，由上海市档案学会高校档案专业委员会承担，已经全面展开。

3.3在利用上

上海各高校档案馆还也应在利用服务上加大深度、开拓广度，完善网站的检索功能，在现有的条件下，搞好网站的查询功能以及设置搜索引擎进行其他搜索；同时设置访问记数器，将浏览利用的情况及时反映出来，能对网站进行及时的更新与维护。

3.4在规划上

上海市档案学会高校档案专业委员会还应该对全市的档案馆网站的建设进行统一的规划和指导，保障建设的规范性。另外，应培养一批具有档案专业知识与计算机知识的人才队伍，这是高校档案馆网络化过程中必不可少的人力资源，也是做好高校档案馆网站建设工作中最根本的前提。“提高档案人员对信息技术的应用能力和水平，造就一支高素質、复合型的干部队伍，这是实现高校网络服务的保障。”无论是高校档案资源的数字化加工，还是高校档案数据库建设，都是以计算机、网络通讯技术为基础，都离不开信息技术的应用，为此，高校档案人才的知识结构要做调整，除了熟练掌握档案专业知识外，还要加强计算机知识、网络知识、数据库管理知识和网络技术需要的技能。

总之，在上海高校档案馆网站的建设中，既要“注意完善内容丰裕度、信息密集度、更新周期、互动即时性、保密安全性、感官效果等各方面的建设工作”又要在建设中遵循以下四点原则：

一要拓宽思路，更新观念，把握档案现代管理建设的方向，最大限度地分层次实现档案信息学校与社会共享。

二要争取学校支持，多方筹措经费，注意设备和技术的高起点。

三要注意研究解决档案现代化管理同学校校务系统管理的衔接，实现文档一体化。

四要配备专门人才，并辅之于特殊政策，以有利于档案信息管理系统的开发完善 、数据库的维护管理、电子文件归档等。那么我们有理由相信，上海高校档案馆网站在为师生科研、学习以及为社会提供高水平信息服务方面一定会建设得越来越好。

参考文献

[1]武业伟.高校档案馆档案工作网站情况调查分析，档案管理，2004 06

[2]何强.对大学档案馆网站建设的探讨，山东档案，2003，4

[3]李向群.高校档案馆主页的设计与维护，北京档案，2001，11

[4]周秀英.高校档案网络服务策略，中国西部科技，2004， 12

大学档案馆年度工作总结 篇4

一、全面加强档案资源建设，着力提升档案基础业务水平

档案是学校的一项基础性工作。在党的十九大精神指引下，在上级有关部门的领导和指导下，我校档案工作环境得到了空前优化，全校上下重视档案工作、加强档案工作的氛围不断浓厚。在20xx年学校档案工作中，我们结合全省档案工作科学化管理测评，全面审视学校档案建设方面存在的短板和问题，聚焦档案工作发展不平衡不充分的问题，不断加强档案资源体系建设，着力提升档案基础业务水平，夯实档案事业发展根基。年度各类档案齐全完整并按期移交进馆，做到应归尽归、应收尽收。

一是年初对工作进行全面安排和部署，按照归档范围和各部门年度工作总结，将各部门应归档内容进行统计并以归档单的方式下发到各部门档案员，同时一对一地对档案员进行指导和培训，要求各部门按照所列内容整理归档，以为确保归档内容的全面完整。

二是严格落实归档责任制，实行部门负责人归档质量审核制度，所有归档档案全部由部门负责人审核签字。

三是除常规档案外，根据测评提出的归档意见，我们加大对往年没有归档材料的收集力度，馆藏档案资源更加全面丰富，其中特别需要说明的是基建档案整理归档取得了突破性的进展。由于种种原因，我校新校区建设的基建项目大多没有归档，从20xx年下半年开始，基建处抽出专人对学校新校区建设的所有项目进行整理归档。在20xx年归档5个项目的基础上，20xx年整理归档30个项目，加上前期归档的项目，新校区建设已经归档39个项目，基本上完成了新校区基建项目的归档工作。另外，各个部门的档案意识明显加强和提升，往年没有归档的如：本科人才培养方案、成人高等教育人才培养方案、成人高等教育往年遗漏的招生大表、招生协议与合同、合校以来每年的统招录取考生电子档案、后勤十余年的各种协议等都补交归档。

四是结合学校70周年校庆，加大历史资料的征集力度，其中最有意义和最有价值的是征集到第一届毕业生钟培成老校友的毕业证书和成绩单原件，这是我校唯一的一份毕业证书和成绩单。另外，还征集到一部分老照片。

五是为纪念改革开放40周年，按照山东省档案局下发的《关于向省档案馆送交资料的通知》，在全校范围内征集校报、校刊、图书、电子音像制品等资料300余件，向山东省档案局移交年鉴、期刊合订本、校报、学校宣传画册、教工专著及音像制品181件，为宣传济南大学提供了详实的资料。

20xx年共完成党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等各类档案约8200卷/件。

二、持续推进档案信息化建设，加强档案信息安全管理

充分认识信息化、网络化、智能化以及大数据、云计算等条件下对档案工作的新要求和学校事业发展以及广大师生对档案工作的新期待，立足当前，着眼长远，加快推进以信息化为核心的档案管理现代化。

一年来，我们按照“增量电子化、存量数字化”的原则，进一步加强数字档案资源建设，完成了所有已招标的数字化加工任务，已完成的所有学籍、招生等数字资源全部进入系统，极大地方便了查阅，提高了利用效率。

信息安全始终是档案工作的一项重要内容，为了确保档案信息资源的安全，我们按照三套制的原则积极做好数字档案资源的容灾备份工作。

配合学校智慧济大校园建设，继续做好档案管理系统的维护、二级网站迁移等项工作，确保档案信息系统正常运转。

三、围绕学校中心工作，充分发挥档案独特的服务作用

牢固树立以人民为中心的发展思想，全面了解学校各项工作以及广大师生对档案工作的新需求、新期待，围绕学校工作的中心和重点，服务学校发展大局。

进一步强化服务意识、优化服务方式、改进服务手段，为广大师生和校友提供更加方便快捷、优质高效的服务，更好满足大家日益增长的档案工作服务需求，让大家对档案工作有更多的获得感、满意感和幸福感。20xx年学校档案利用量大幅增长，重点是学历审核、学籍成绩查询、科研项目财会账目审核、老楼加装电梯调取基建档案、购房合同查询等学校工作与民生项目，在工作中做到了档案服务利用零投诉。

20xx年是学校建校70周年。围绕建校70周年，我们进一步开阔思路，创新方式，积极主动地利用档案信息资源为学校现实需求服务，努力做到学校工作部署到哪里，档案服务就跟进和延伸到哪里。档案馆重点工作之一是利用馆藏资料和征集到的历史资料，配合宣传部做好70周年成就展，其中实物展中主要内容的第一届学员登记表、第一届毕业生的毕业证(钟培成)及存根(宋健)、课程表、济南大学系列年鉴、宋健部分著作及部分老照片等都是由档案馆提供的。另外，为方便各部门、各学院编撰院史及相关资料，档案馆将不同时期、不同学校的校史全部数字化予以公开发布，方便各部门、各学院使用。

编好《济南大学年鉴》，为学校大学文化建设留下宝贵精神财富。12月初，《济南大学年鉴》完成出版任务，全部发放到学校各部门。

四、深入学习贯彻党的十九大精神，坚持从严治党

切实加强党风廉政建设，严格遵守中央“八项规定”，坚决杜绝“四风”。按照学校党委、纪委要求，查找廉政风险点，填写党风廉政建设任务书，完成党风廉政建设年度工作总结;结合十九大精神的学习，把廉洁教育贯穿工作全过程;坚持警钟长鸣，严格执行学校和馆内有关廉政建设、经费使用等各项规章制度和工作流程，驰而不息纠正“四风”。

五、加强管理，提高档案工作法制化科学化规范化管理水平

组织全体人员开展新修订的《档案法》《档案法实施办法》等一系列档案法律法规的宣传教育和学习，接受省档案局作为上级业务主管部门的监督指导，不断强化全员档案意识，提高依法治档、科学管档的能力和水平。

加强档案馆文化建设。利用档案馆的空白墙面，精选学校70年发展历程中重要时间节点的近30幅照片建设了校史文化墙，为前来到档案馆的人员提供了一个了解学校发展历史的窗口。

与济南市档案局、市中区档案局联合举办纪念“六九国际档案日”宣传活动，培养广大师生的档案意识和档案法制意识，努力营造人人关心档案、重视档案的良好氛围。

为进一步树立自觉学习、终身学习的理念，培养良好的学习氛围，创建学习型、研究型、创新型团队，组织全体人员开展“书香兰台”读书活动。各部室定期开展理论学习与业务学习，提高档案管理与服务人员的职业道德、专业素质和工作能力。《济南大学年鉴》获20xx—20xx年度山东省档案学优秀成果二等奖，郑冉冉等的论文《大学生档案管理问题及对策探析》获三等奖。另有多篇论文获山东高校档案工作科研与创新成果奖，学校获得“山东高校档案工作科研与创新成果组织奖”。

组织有关人员参加全省、全省高校档案工作会议，华东六省一市档案工作论坛，中高档档案工作年会等一系列会议，扩大交流，开拓视野。充分发挥示范化单位的示范带头作用，与兄弟院校加强沟通与联系，全力做好全省高校档案专委会和驻济高校档案工作协作组的各项工作。

上海师范大学档案馆 篇5

作者：梅森

《上海地方志》2007年第4期

编纂方法以操作性为主，谈不上多少理论，但它需要理论的支撑。用“理论思考”为本文命题主要目的是强调本文是个人行为，因为组织行为要谨慎得多、稳健得多，故这里的文字只是抛砖引玉，引起人们的关心，当然也就文责自负了。但又不能不说明，自2004年市地方志办公室把第二轮上海市级志书编纂方案的起草工作交给我处（市地方志办公室方志编纂处，又名委办联络处），至今已经3年多的调研论证，“思考”中含有集体的意见，这里需要说明。去年首轮的《上海通志》出版发行，标志上海第一轮社会主义新方志编纂任务的完成，2007年第二轮上海市级志书的启动准备工作应该到了关键阶段。

一轮修志的编纂方案，包括篇目及分工，并非是前志的简单衔接（“一对一”），也不是机械地照搬他学科的分类，而地方志的结构设计、篇目安排，我认为是关涉自然、经济、政治、文化、社会各方面的综合分类，而社会是在发展的，时代是在进步的，地情也是在变化的，因此每轮编纂方案的准备是对时代和地情基本情况的大体研究。

最近我研究了传统方志和社会主义第一轮新方志的篇目分类，得出这样的结论，即好的篇目的拟定要处理好基本门类、时代特点门类、地域特点门类、专业门类（专业特点与现代社会分工结合）、志种等五大因素。对于上海市第二轮新的市级志书编纂方案和篇目的拟订：“基本门类”，就是需要从首轮上海市级志书《上海通志》、《上海市专志系列丛刊》中分析出稳定的不变的门类；“时代特点门类”，因为首轮修志内容主要是封建社会、半封建半殖民地社会、社会主义计划经济社会的形态内容，第二轮修志是社会主义市场经济社会的形态内容，因此要提炼出反映市场经济时代特征的门类；“地域特点”，首轮修志主要记述的是中国特大型城市上海的地域特点，而第二轮修志是记述国际大都市的上海的地域特点，如首轮修志的经济部类以第二产业和商贸内容为主，而第二轮修志经济部类重点是“退二进三”，重点记述“四个中心”（经济中心、经贸中心、金融中心、航运中心），所以在门类设置上要反映这些特点；“专业门类”，主要是在门类设置上系统科学地反映各专业的类目；“志种”因素，主要考虑《上海市志》这一省级志书的资料容量大大大于中等城市和区县志，以及出版方式等原因，还有城市志与省志反映的重点并不一致，故上海市志要从“省级”和国际性、都市性“城市”角度去谋篇布局。除志书的篇目门类外，随着社会的转型，与首轮修志比较，第二轮上海市级志书编纂的组织方式、资料渠道也会有不小的变化。上海市第二轮市级志书应该在首轮市级志书的基础上编纂，应该要继承首轮市级志书的经验，但也应该有新的符合时代特点的创新，而其创新最关键的是要体现在编纂的宏观组织、内容的宏观结构的宏观策划上。民国年间，20世纪30年代柳亚子先生曾主编过《上海通志》（稿），拟25编，成初稿11编，因抗战爆发，终未编竣，也未出版，文稿现藏上海历史博物馆。

上海首轮社会主义市级志书编纂是一次全社会大规模的社会调查，成书两个系列：一是《上海通志》，是宏观统率型的大型志书，共1种、10册、46卷、247章、1076节、10836万字，由上海市地方志办公室组织编纂。上限根据事物作历史追溯，下限1995年。该著1994年启动编纂，2005年一次各册集中出版，获上海市第八届哲学社会科学优秀成果著作类一等奖。二是《上海市专志系列丛刊》，共110种（部）、1亿字左右，目前尚有4种（部）未出版（2部已进入印刷，2部待评审），志书上限作历史上溯，下限大多数是1990年或1995年（即“七五”或“八五”最后一年）。专志系列为相关部门单位企业承编，“一步成志”，又分别独立成书、陆续出版的编纂方式。专志既是独立的系列，又是《上海通志》的主要资料基础。而《上海通志》是在《上海市专志系列丛刊》以及10部郊县志、12部区志的基础上提炼，“两步成志”的。上海市第二轮市级志书又要在这样的基础上编修。

以下将上海市第二轮市级志书的编纂方案的思考开列于下，以期引起大家的关心讨论：

一、第二轮市级志书仍设计为两个系列——《上海市志》系列、《上海实体志》系列

既然首轮市级志书为两个系列，第二轮市级志书也有继续设两个系列的必要。首轮修志在计划经济时期，两个系列主要考虑的是“统率”型和专业“分类”型两个记述角度。《上海通志》属于宏观统辖型内容，偏重于市情的“高屋建瓴”（起码是中观性的）；而《上海市专志系列丛刊》偏重于专业、事业等的分类记述，从中微观上体现志书的基本功能——科学的资料性文献，但由于编纂专志丛刊的目的是为《上海通志》打资料基础，所以专志系列中也留有一些非专业（门）的部门内容，方志界称其为“部门志痕迹”吧。

第二轮上海市级志书编纂的时间对象是社会主义市场经济时期，市场经济的主体是关乎国计民生的企业和事业单位，这些“主体”在市场经济的活动中往往是“一主多辅”或是“跨地域、跨行业、跨所有制、跨国别”（而不像计划经济时期分工明确，做工的不经商，经商的不做工）。以专业（门）分类为系统的志书反映了社会统计调查者、志书编纂者对客观事物的系统综合分类，对于分门别类地了解自然、社会具有自身的科学性。但人为的组合资料后，不足的是社会主义市场经济多元性就反映不出来了；与全国比较，作为市场经济发育最完全的上海更是如此。因此，第二轮上海市级志书应该有两个系列，一是摒弃部门志痕迹的纯专（门）志系列组成的《上海市志》，另一个系列由大型企业集团、重要高等院校、科研院所、大型医院等志书组成的上海实体志系列（《上海市地方志工作“十一五”规划》称上海市级系列志书）。前者是从行业、专业、事业、政治活动、社会生活等角度出发编写，后者是从市场主体角度编写，写“主体”的多元性。两者结合，以期较全面地反映社会主义市场经济时期自然、经济、政治、文化、社会的特点和全貌。

第二轮修志，省级志书编纂计划超过一个系列的还有山西、吉林、安徽等省市，如山西除省志外，规划方案中还有《山西重点工程志系列》、《山西重点乡镇村志系列》、《山西省重点企业志系列》、《山西省重点院校志系列》等（见中国地方志指导小组编：《全国第二轮修志工作文件及志书篇目汇编》第15页，方志出版社2004年版）。

二、第二轮上海市级志书的时间断限——1978～2005年

按照国务院办公厅1996年《关于进一步加强地方志编纂工作的通知》的要求：地方志“每20年左右续修一次”。2006年颁布的国务院《地方志工作条例》以法规的形式规定：“地方志书每20年左右编修一次。”当前，全国各级志书，续修的形式有三种：一是自然断限，即从上轮志书下限的第二年开始续修。第二种为了完整地反映改革开放的历史时代，从1978年十一届三中全会开始续修。第三种是重修，原因是首轮志书过简或有不少差错。第三种较少。主要是第一种和第二种。主张自然断限的同志认为，如果从十一届三中全会写，大量内容与首轮志书重复，另外重新写是不是否定首轮修志。从改革开放初开始写主要从完整反映改革开放的时代出发。首轮志书虽记述了断限内的改革开放的内容，但当时总体篇目是计划经济体系的，对市场经济的记述受到束缚。此外，当时对市场经济发展过程中的新事物认识得并不很清楚，记述的深度还待提高。否定首轮修志的看法是多余的：首先社会主义第一轮大规模新方志是贯通古今的，并没有人说否定了传统的地方志。另外，有不少的第二轮省级志书是从改革开放的源头开始写，如河北省志、山西省志、安徽省志、福建省志、湖北省志、湖南省志、广东省志、贵州省志、云南省志均是以1978（1979）年为上限。此外，根据“20年左右一修”的规定，如果根据《上海通志》下限1995年，从1996年写起，到2007年为12年。如果参照《上海市专志系列丛刊》，下限不都一致，最早的1990年下限自然续修为18年，而大量1995年和1995年以后的均在10年左右。根据以上原因，第二轮上海市级志书的上限还是以改革开放标志性的起点年份1978年为宜。至于下限，应该以国民经济五年计划（规划）为选择因素，便于阶段性资料的运用，选择“十五”结束的2005年为宜。如果放到“十一五”结束的2010年，现在启动第二轮市级志书编纂早了3年。所以，第二轮上海市级志书的时间断限为1978～2005年。但对于首轮修志缺载的内容，可贯通古今，也可1978年以前的内容在志书后“补遗”，需专门研究确定。对于1978年以前，为了便于阅读和事物的“有始”性，可在全志的总述、分志的概述、专门篇章的无题导言中用一定的文字对历史情况进行概述和勾连。

对第二轮上海市级志书为何称《上海市志》而不再称《上海通志》，主要因为首轮的《上海通志》是通纪体，贯通古今，而第二轮是断代志；此外，根据国务院颁布的《地方志工作条例》规定“以县级以上行政区域名称冠名的地方志书”（指地方政府主持编纂的，见《条例》第十五条），其名称不应缺少政区的级别、性质，故“市”是不能少的，所以应定名为《上海市志》（1978~2005）。

三、第二轮上海市级志书需体现资料性文献的基本特征，采用“小篇分志（卷）平列体”结构

全国第一轮省级志书的总体结构构想曾有过“大篇统辖体”、“中篇体”“小篇分志平列体”三种。大篇体强调统辖和著述特征，一般采用两步成志的方法，全书集中出版，成书时间相对较长。此外如单一采取此体式，较难分解任务给承编单位，跨部类的事物也不好归属（不好一类事分拆两、三个部类，肢解了事物的整体性）。尤其是政治部类与社会部类，如人口、民族是放卷首（建置自然环境人口）还是放社会部类，民政、宗教、民族是放政治部类还是放社会部类？中篇体30～40卷左右，与区县志设置大体相同，省级志书采纳，会造成畸轻畸重，如商贸都市的商贸作为1卷出，难以反映其商业全貌（受1卷本文字量的限制），往往一完整的志书系列又不得不出现上、中、下卷的分册做法；此外商贸与物价管理、工商管理、民政等并列，文字分量失衡。而采用“小篇分志平列体”易分工，归属较好处理，陆续出版，不断有成果面世。所以首轮修志除极少省市区采取中篇体式外，绝大多数采用“小篇分志平列体”结构，只有湖北是46卷，安徽69卷，其余大多在80~100卷左右，大篇体只是在20世纪80年代省级志书开编初提出过，最终无人采用。

可见，省级志书内容分量大大大于中等城市和区县志，因此绝大多数是一个专志出版一卷（一部书），故采取“小篇分志平列体”。“小篇分志平列体”体现了志书资料性文献的基本特征，较符合科学分类与现代社会分工的实际。《地方志工作条例》规定：“地方志书，是指全面系统地记述本行政区自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。”“大篇统辖体”、“中篇体”表面上看形式科学，但由于分类较粗层次较高，束缚了部分多角度门类内容资料的置放。而“小篇分志平列体”多开资料“仓库”，能够不受过多束缚地安排资料，体现志书“资料性文献”的基本特征。第一轮全国省级志书采用“小篇平列体”的大多数都在100多个分志，第二轮《上海市志》系列当也在100多个分志。

四、第二轮《上海市志》各分志、《上海实体志》各分志尽可能由相关单位、部门独立承编，采取“一步成志”，陆续出版，科学编排，合成系列的出版方式

第二轮上海市级志书采用“小篇分志平列体”有利于由单位、部门独立成志，调动单位、部门的修志积极性。由方志指导部门与承编部门、单位共同商定分志的具体类目，以从全系列保证志书内容的宏观布局和科学性，分志与分志之间的编排科学性、逻辑性。由承编部门、单位编写成书，“一步成志”。这样也可以不断有成果，鼓励士气，先进推动后进。

黎锦熙在《方志今议》一书中谈他在上世纪30年代为《城固县志》拟定篇目，认为开始的篇目会在编纂实践中根据实际有所变动。对于“两步成志”的志书，这不存在问题。但对“一步成志”的志书就会产生编次（卷号）的问题。因此，《上海市志》、《上海实体志》各分志（卷）在分别印制时先不编卷号，先行发行，留下光盘。待全系列编纂完成后，再编卷号重新印制，编序号的系列志书主要藏于各大图书馆、重要部门单位或个人收藏。这样，虽采取“一步成志”分别出版，但也不会影响科学编排；从首轮修志的经验，修志过程中根据编纂实际，分志的数量也会有所增减调整。如首轮《安徽省志》初设想是中篇体式排列，初为47卷，但中期拆为57卷，终再拆为69卷。《上海通志》初设想是宏观轻型，成书为1000万字，前后用时18年才能见书。可见，“小篇分志平列体”的陆续出版最后总成，为编纂过程中的局部调整提供了方便，也为志书的陆续出版提供了方便。

五、为了突出时代性和上海新时期的地方特点，第二轮《上海市志》应打破机械的形式逻辑分类，采用形式服从内容实质的科学分类

以上谈过，《上海市志》围绕的特点应该是改革开放的时代特点、“退二进三”、“四个中心建设”的产业特点、向国际大都市迈进的大规模城市基础设施建设特点、融入国际的科技文化发展特点等等。如果，我们追求形式上的科学，就很难通过“资料分项库”（分志）的开启，充实特点资料。比如，我们仍然把农业与商贸平列一个层次，就无法反映上海国际商贸中心的特点。因此，除了在排列的横向关系上强调总体的科学性(关联性)外，分志的设立完全不考虑承编部门单位的行政级别，不完全考虑普通的常规的一般性分类，部分需反映清楚、需重点反映的事物，级别可以提升，方志界叫“特点拔类”，俗话说“儿子”与“老子”平列。这些在省级志书中是常有的做法，如首轮《山东省志》中的《海洋志》就与《自然地理志》并列，《诸子名家志》与《人物志》并列。第二轮上海市志如何突出特点呢？我设想：

为了突出中国共产党的领导，《上海市志》系列设《中国共产党领导决策志》、《中共组织志》、《中共宣传志》、《中共统战志》、《中共纪律检查志》、《中共党校教育志》、《中共党史研究志》等7部（首轮为1部《中共上海党志》）；

为了从宏观上反映改革开放，设《经济综述》、《经济体制改革志》、《国民经济图表志》、《上海改革开放纪略》、《精神文明创建纪略》、《资产与投资志》、《开发区志》、《民营经济志》、《外资经济志》、《合资经济志》10部（首轮有《上海通志·经济综述卷》）；

为了突出上海建设国际性的商贸城市，设《商业街市志》、《日用百货业志》、《食品业志》、《烟草业志》、《粮油蔬菜商业志》、《果品土特产业志》、《药品医疗器械业志》、《纺织品服装鞋帽业志》、《五金交电日用化工业志》、《首饰工艺美术品业志》、《文化体育用品业志》、《再生物资回收业志》、《日用杂品业志》、《建材装饰材料家具业志》、《生产资料商业志》、《仓储物流业志》、《服务业志》、《餐饮业志》、《住宿宾馆业志》、《休闲文化娱乐业志》、《旅游业志》、《会展业志》、《对外经济贸易志》23部（首轮上海专志系列为《上海粮食志》、《上海副食品商业志》、《上海日用工业品志》、《上海物资志》、《上海饮食服务业志》、《上海对外贸易志》6部）； 为了突出上海金融中心地位，设《银行业志》、《证券业志》、《保险业志》、《金融市场志》（外汇市场、全国银行同业拆借市场、期货市场、投资者债券市场、黄金市场、钻石市场等）4部（首轮为《上海金融志》1部）；

为了突出上海的航运中心地位，设《船舶业志》、《长江内河运输业志》、《海洋运输业志》、《港口志》、《海事救捞业志》5部（与首轮专志系列相仿）；

为了突出上海国际都市的基础设施和城市及城郊建设，设《城市规划志》、《城市基础设施志》、《城市公用事业志》、《园林绿地志》、《城市环保志》、《航空运输业志》、《铁路运输业志》、《公路运输业志》（航运，此处不重述）、《城市公共交通志》、《邮政业志》、《电信业志》、《信息网络志》、《房地产志》、《建筑业志》14部（首轮《上海公路运输志》、《上海环境保护志》、《上海市政工程志》、《上海城市规划志》、《上海铁路志》、《上海内河海洋志》、《上海沿海航运志》《上海港志》、《上海邮电志》9部）；

为了突出文化艺术，设《哲学社会科学志》、《报业志》、《出版业志》、《广播电视志》、《文学志》、《电影志》、《戏剧曲艺志》、《音乐志》、《舞蹈杂技志》、《美术摄影志》、《图书馆业志》、《文博志》、《档案志》、《方志志》14部（首轮为《上海图书馆事业志》、《上海文物博物馆志》、《上海电影志》、《上海广播电视志》、《上海文化艺术志》、《上海档案志》6部）；

为了增强社会类志书内容，增加首轮未设的分志，设《工人志》、《妇女志》、《青年志》、《社会生活志》、《农村农民志》、《社区居民志》、《风俗民情志》、《方言志》8部（其中首轮专志系列有《上海妇女志》、《上海青年志》2部）。

此外，非特点共性的内容，设《建置区划志》、《自然环境志》、《人口志》、《农业志》、《水利志》、《纺织业志》、《电业志》、《化工业志》、《钢铁业志》、《有色金属业志》、《建材业志》、《机械业志》、《仪表电子业志》、《汽车业志》、《航空航天业志》、《财政志》、《税务志》、《工商管理志》、《质量技术监督志》、《物价管理志》、《审计志》、《海关志》、《出入境商品检验检疫志》、《劳动志》、《人事志》、《社会保障志》、《人民代表大会志》、《人民政府志》、《政治协商会议志》、《民主党派与工商联志》、《群众团体志》、《社会团体志》、《公安志》、《检察志》、《审判志》、《司法行政志》、《监察志》、《监狱志》、《民政志》、《军事志》、《武警志》、《民防与防灾减灾志》、《外事志》、《港澳台侨胞海外华人联谊志》、《华侨事务志》、《港澳台事务志》、《驻京驻外省市区事务志》、《科学技术志》、《基础教育志》、《高等教育志》、《继续教育志》、《医疗卫生志》、《体育志》、《民族志》、《宗教志》55部（其中，绝大多数第一轮上海专志系列都设置过）。

根据社会主义市场经济的特点，工贸一体化，大部分制造业专志以“业”命名，如首轮叫《上海钢铁工业志》，第二轮叫《上海钢铁业志》，钢铁业的科工贸进出口集中在该分志中编写。考虑第二轮上海市级志书设计为“一步成志”，可使各专卷“子系统”相对独立，即行业产品、商品的价格，行业的科技、教育均在专卷中记述，专门的物价志记物价指数和物价管理，专门的教育志记普通教育与高等教育，专门的科技志记宏观重大的科研和技术推广。

六、第二轮上海市级志书《实体志》的结构

市场经济的主体是企业和事业单位，抽象讲就是经济实体、教育实体、科技实体、文化实体、医疗卫生实体等，这些实体在市场经济环境下往往是农工商、科工贸、产学研等一体化，一个企业既国内贸易也进行国际贸易，既经营主业也多行业经营，同时进行各感兴趣行业的投资，故从重要的实体角度，更能清楚地反映市场经济的实际状况。《实体志》下辖：《大型企业集团志（系列）》，如《宝钢集团志》、《百联集团志》等；《重要高等院校志（系列）》，如《复旦大学志》、《上海交通大学志》、《同济大学志》等；《重要研究院所志（系列）》，如《中科院上海分院志》、《上海社会科学院志》等；《主要医疗卫生单位志(系列)》，如《华东医院志》、《华山医院志》、《瑞金医院志》等。

七、第二轮上海市级志书编纂组织

根据《地方志工作条例》第四条“县级以上地方人民政府应当加强对本行政区域地方志工作的领导”，第五条“县级以上地方人民政府负责地方志工作的机构主管本行政区域的地方志工作”的规定，应该成立以政府为主管系统的第二轮上海市级志书编纂组织。具体是，成立上海市级志书编纂委员会，与上海市地方志编纂委员会两块牌子一套班子，实行职务自然更替制度，领导组织协调《上海市志》和《上海实体志》的编纂。编委会主任由市长担任为宜，相关市级领导担任编委会副职。各承编单位成立相关分志（卷）编纂委员会和分志编辑室，具体承担相关分志的编纂。市地方志办公室成立市级志书总编室，从业务上指导相关部门、单位的修志。

从编纂组织看，与首轮志书相比，政治部类志书编纂单位、编纂组织方式变化不大，依然是依靠相关党政群团社团的委办局去组织编写。文化部类除文化市场、文化产业内容，其余变化也不大，二轮主要由主管局，其次由文化企业集团组织编纂。与首轮修志变化最大的是经济部类，原来的行业主管局基本成为企业集团，加上行业的权属复杂，资本所属复杂，比如上海电业，按子行业有电力设计、电力生产、输配电、供电等，按权属有中央企业、上海地方企业、厂属自备电厂，还有民办的“垃圾”发电，具体企业有的属上电、有的属华能、有的属申能、有的属华东电网等等。所以经济部类的综合经济管理（工商、税务、财政、质量技术监督、物价等）仍由政府部门编纂外，其他制造业、商贸业、服务业可由相关行业协会牵头组织编纂。考虑行业协会历史不长，由会长单位领导担任分志编纂委员会主任，相关行业单位领导共同组成编纂委员会，协调全行业进行资料征集和编纂分工。分志编辑室以放在会长单位为宜。社会部类以相关研究所、社会调查单位、专家个人承包项目方式组织编写。

八、采取多元的方式收集资料，将第二轮修志当成又一次大规模的社会调查 市场经济社会是多元性社会，如果仍然按照首轮修志，单一由主管局编纂和收集资料，资料的征集范围和深度难免不足。

上海是国际性的都市，这里不但有市属企事业，还有外省市、外国在沪投资经营的企事业，从所有制结构看，更是国企、民企、外资、合资、合作均有，因此要采取多元多种方式征集收集资料。

首先，财政不但要提供志书出版经费，同时还要提供资料费。市地方志办公室需要组织人力（如假期文史专业的大学生）对《解放日报》，《文汇报》，《新民晚报》，市委、政府全宗档案资料进行收集、摘要，输入上海地情数据库。其二，各承编单位，要清理收集本单位的文档和市档案馆相关专业的文档，摘要输入电脑。其三，市办公室对无主管单位的商业内容、社会生活情况，编制调查表，进行社会调查。其四，市统计部门、市农调队、城调队提供的统计资料和社会调查资料。其五，通过工商、税务等综合管理部门和街道、商联会、重点企业设表发函收集外资、合资、民企的资料。

首轮修志，被称为一次大规模的社会调查，第二轮修志应该是改革开放以来又一次全面的社会调查。为了提供社会利用，第二轮修志要强调资料出处，所以应该先编资料长编，再编志书。资料长编（每条资料均有资料来源）同时输入市地方志办公室的地情资料数据库。上海市地情资料数据库的建设，是通过第二轮志书编纂所进行的上海市地方志事业的一项重要的基础建设。

大学档案销毁制度 篇6

一、住房保障档案管理人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务专业知识和技能，具体职责是：

(一)执行住房保障档案管理政策法规和档案业务技术规范;

(二)对住房保障档案材料进行收集、整理、归档、保管、利用等;

(三)按要求参加业务培训、继续教育和技能考试，提高业务能力;

(四)维护档案信息安全，遵守档案保密规定，提供昂档案管理水平;

二、收集归档范围

(一)住房保障对象档案指正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料，收集归档范围为：

1、申请审核材料。住房保障工作中形成的具有保存价值，或上级和下级送来的与住房保障关系密切的文件，主要包括廉租房申请家庭的申报材料、公共租赁住房申请家庭的申报材料、各级领导关于住房保障工作的批示及各级有关住房保障的政策文件。

2、实施保障材料。包括轮候记录、实施保障通知书、房屋租赁合同等相关材料;

3、动态管理材料。包括对住房保障对象基本情况和住房、收入、财产状况等定期或者不定期的审核材料，不良信用记录集违规行为查处材料，变更或者终止保障等动态变更材料;

(二)住房保障电子档案指住房保障管理工作中，通过数字设备及环境生成，以数码形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传送的具有规范格式的电子数据文件。收集归档范围为：

1、纸质档案形成的电子文档。包括住房保障对象和住房保障房源纸质档案的电子化文档;

2、住房保障管理信息系统的生成文档。包括住房保障管理信息系统运行中生成的文本文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件的电子文档;电子档案与相应纸质档案的内容应当保持一致。内容不一致时，以纸质档案为依据进行认定调整;对纸质档案材料存有疑义的，由住房保障主管部门组织核查鉴定后进行认定调整。

三、归档管理

住房保障对象档案按照“一户一档”的原则，根据《城建档案业务管理规范》等整理立卷，在申请人获得住房保障后三个月内完成归档。成套房屋应当按套建立档案，宿舍应当按间建立档案。住房保障房源使用管理情况的动态变更材料应当定期归入原档，或者根据工作需要单独立卷归档，并与原档的案卷号建立对应关系，便于检索查阅。当档案积累达到一定数量时，住房保障档案可以向伊宁县城建档案馆移交。

1、公共租赁住房申请家庭的申请材料与廉租住房家庭的申请材料应分开存档，按所在小区编号。

2、申请家庭的申请材料应按照编号的.顺序排列存放。

3、对于存档材料应制作目录，方便档案的查阅。

4、每户申请家庭的申请材料应存放于一个档案袋内，并在封皮上标明申请人姓名及档案编号。

四、档案借阅管理制度

1、本科室人员借阅档案，必须与档案管理员办理借阅手续，任何人不得直接动用。

2、外来人员查阅档案，需持单位介绍信并经科室领导批准方可查阅，不得抄录或借出。

3、档案借阅者必须做到爱护档案，保持整洁，严禁涂改。五、监督管理

住房主管部门应当切实履行职责，对住房保障档案管理工作进行监督检查，对违法违规行为责令限期改正，有下列行为之一的，由伊宁县住房保障主管部门、有关主管部门对责任人员，依照《中华人民共和国公务员法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规给予处分;构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任;

(一)不按规定归档的;

(二)涂改、伪造档案的;

(三)擅自提供、抄录、公布、销毁、出卖或者转让档案的;

(四)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的;

上海师范大学档案馆 篇7

一、哈佛大学网站相关概述

哈佛大学是美国一所历史悠久的大学,在世界上享有顶尖学术、声誉、财富及影响力的高等教育机构,其档案馆是美国少数设有独立档案馆的大学之一,成立于1938年,保存着自建校以来的重要历史档案,主要分为学校三百多年来的行政性文件和学术性文件,档案馆主要服务于大学的性质、学生研究及编撰校史等方面,具有信息内容全面、更新周期快、整合程度高等优点。档案馆中保存了全部的博士论文,一般利用和查询档案内容的人中,查询学术档案的人占据30%,其中利用既往各方面博士论文最多。

二、美国高校档案网站的特色分析

1. 网站信息内容丰富。哈佛大学档案网站之所以受到一致好评,是因网站中所包含的内容较全面,用户可以直接从网站中获取自己所需信息,所以哈佛大学做到了以下方面才保证了网站的浏览量以及用户的高好评率。首先,信息内容更新快。从网页显示的信息内容和更新日期可得知,档案信息内容更新速度较快,可以看出网站的日常管理和维护较为及时。经常更新网站内容,既保证了用户再次登录网站的新鲜感,一些隐含的宣传效果也发挥了作用。其次,信息内容整合度高。文献信息编研是档案内容的重点之一,哈佛大学不仅提供了一次文献信息,甚至后续的文献信息编研都十分重视,使不同层次的用户需求都可及时满足。哈佛大学档案网站友情链接的数量和质量实属惊人,吸引了更多访问者的同时也逐渐扩大了网站的影响力,对后续的宣传和推广工作都起着重要的促进作用。用户可以根据所提供的网站与其他档案机构进行实时在线交流和学习,实现无障碍沟通,显示了档案网站内容的便利性和集成性等特点[2]20。再次,信息内容全面。哈佛大学档案网站涵盖了建校以来的历史资料,如本校师生的学术成果、行政性文件等,甚至还收录了具有典型性意义的战争资料,以图文并茂及视频、幻灯片等多媒体形式,丰富了网站的内容,也增加了吸引力和可读性。

2.网站设计科学。主页是一个网站的门面,浏览者进入网站后首先映入眼帘的就是主页,其设计好坏决定着浏览者对此网站的兴趣。纵观哈佛大学档案网站的主页设计,排版井然有序,格局明朗,第一感就给浏览者一种大气、简洁、清晰的舒服感,不像有的档案网站为了吸引目光,内容杂乱,布局紧凑,以鲜艳色彩呈现在浏览者眼前,用户会因过于鲜艳的颜色降低浏览兴趣。而哈佛大学档案网站主页上的照片以黑白为基础,从颜色理论上分析,黑白色象征严肃、庄重和稳重,而界面上是白色和浅绿相间,属于大学中特有的青春气息,艺术氛围强,总的来说则是典雅中不失朝气。网页上还镶嵌了学校的宣传照片和新闻图片,都以动态的形式在页面上流动,访问者可以根据自己的要求来访问这些图片。总之,哈佛大学档案网站在设计方面整体风格突出,运用统筹协调来布局网站中的各个元素,形成了良好的视觉效果。档案网站各个栏目分类要有所明确,其数量和质量要合理科学,内容和名称相符,如果出现杂乱混淆的现象,会使用利用档案者的心情和利用效率受到影响。用户不会对一个敷衍了事和名不副实的栏目设置留下深刻的印象,后续的登录更是不可能的事情。哈佛大学档案网站在栏目设置这一方面主要强调主次分明和简单有序,虽然里面设置了较多的栏目,但每个栏目中内容都十分饱满,不显空洞,且栏目名称和内容相符,用户想要深入了解栏目中的内容只要通过名称即可,为用户节省了时间,方便用户选择的同时提高了网站的知名度。在栏目设计方面,占据主导位置的功能性栏目,将网站自身想表达的服务型功能定位给凸显了出来。此外,还充分考虑了档案馆和用户间的交流对话,进而实现双向交流和交互式操作,一些潜在用户、现实用户或其他用户的不同需求都可得以满足。

3.网站功能较人性化。哈佛大学档案网站之所以受到除本校学生外其他社会人群的喜欢,是因其网站功能设置十分人性化,主要表现为以下几个方面:(1)服务利用功能。此网站除了为用户提供方便的业务服务,还扩展了照片复制、在线检索、表格下载等功能。网站还链接一些知名搜索网站和哈佛大学校内网,用户只要通过超链接便能直通相关网站,不用再重复登录,缩短获取相关档案信息资源时间。除此之外,档案馆还提供档案图片的尺寸和部分聚焦功能,尽可能地实现不同用户对档案的需要。(2)宣传功能。档案网站中的环境可以说是档案室的缩影,代表着档案室的形象,因此可以利用此环境来宣传档案工作和档案室,尤其是当今互联网的普及,其效果绝对优于传统的宣传方式。高校档案网站可以利用库藏档案资源、各种档案知识以及服务项目进行宣传,将宣传植入本校学生,进一步扩大社会影响力,提升档案形象。哈佛大学不仅提供整个档案馆的发展历程,还提供了与哈佛大学本身有关的信息,如哈佛校长的论文等珍贵资料,实现了一种方式宣传两种内容的目的。(3)检索查询功能。用户在网络环境下呈现出的多元化和个性化的需求特征,善于把重点集中在信息的新颖度、针对性和及时性等方面。用户需要统一界面来快捷地获取分散在网络信息资源中的异构信息和具有针对性的服务。哈佛大学档案网站具有很高的检索水平,可实现多种检索手段,如站内搜索引擎、高级检索等,如档案网站中的有些信息可以按照字母顺序查找,再例如用户可以根据题目、专题、作者姓名和详细地名来进行多项目检索,方便用户快速、准确地查找自己所需档案,具有很强的实用性,符合用户的需求心理,既省心又省力[3]49。

三、美国高校档案网站对中国大学档案馆建设的影响

1.内容重组,加强资源整合力度。档案网站资源整合指结合自身特点和用户利用所需,通过先进技术和相关原则来优化和抓取档案网站信息资源,使其成为一个集实用性、动态化等为一体的利用平台。我国高校档案网站与美国哈佛大学档案网站不同的是,只简单地介绍所具有的馆藏,缺乏整合自身所具备的人文特色信息资源,总的概括可从以下方面做好改进措施:(1)加强特色资源整合力度。一个馆藏机构的价值往往通过特色档案来体现,此类档案既可以起到历史教育的作用,也有文化娱乐的好处。目前,多数高校档案网站的特色档案只局限于档案馆内部,即使整合,范围也比较狭小。改变此现状最佳的办法则是与其他高校档案网站合作,双方共同编研特色档案,尽可能地实现经济效益最大化和满足用户需求。(2)加强馆藏档案数字化建设。随着信息时代的普及,不管是计算机领域还是其他领域都广泛数字化,高校档案网站可以构建数据仓库来对多个馆藏数字化档案数据进行整合,也可以整合一些特色档案和编研成果,保证档案的集中性。

2.技术创新,构建较为完善的信息检索工具。在互联网高速发展的今天,构建高效能的信息检索工具是现实情况所需,因此,应利用相应的技术手段和方法来方便用户索取信息的服务。如丰富检索工具的类型,可以为用户提供一些不同于传统目录的检索工具,尤其是针对档案原件来说,简单的原文摘要和目录信息所反映出来的内容是具有局限性的,能通过技术来改善这种现状,提供更优质的服务。再例如,为用户提供适用的查询结果处理方式,考虑用户的查找习惯和需求,满足不同用户的多样化需求。

3.改变观念,树立以用户为中心的人性化信息服务。目前,我国大学档案馆建设还处于“展示型”阶段,过于向用户介绍表面,忽视内在建设,从而档案馆应有的价值也没有得以体现,因此,中国大学档案馆想要和美国高校档案建设相比肩,首先要做的是转变观念和解放思想,并逐渐向“服务型”过渡,明确建设档案网站的目的是为了向用户提供更方便的档案信息查询服务,以网络为平台,完成档案信息的传输服务。除此之外,中国高校档案网站展览性质过重,服务功能始终跟不上用户需求,就好比,美国哈佛档案网站向用户提供的是“我们可以为你做什么”,中国高校档案网站所体现的是“我们有什么”,直白地说前者注重用户至上,服务第一的思想,后者的心理还处于一种“高姿态”,用户服务功能欠缺[4]171。所以,中国高校档案网站建设改善方向第一点就要体现其易用性,网站要尽可能走“站内检索→站外检索→复合检索”,丰富信息资源,便于用户查阅有效信息。第二点树立服务应以用户为需求的态度。档案网站设计者借用国外高校或国内一些优秀档案网站的建设经验,同时要加入社会公众的信息需求和使用习惯,设计出用户好评度高的网站。第三加强与用户沟通。用户的建议可以促进档案建设的改进,也反映着用户所需,吸取工作中的不足,可以在档案网站开设留言簿或反馈信息栏等栏目,后续根据用户建议来调整工作,增强服务功能。

摘要：档案网站指档案机构在互联网络建立的站点,是发布各类档案信息并提供档案利用服务,从而构成信息网络的一个节点。本文以美国哈佛大学为例,从设计、内容及功能方面探究对我国高校档案馆建设的意义。

上海师范大学档案馆 篇8

在网络信息化盛行的时代，电子档案被广泛应用于各个大学的档案管理工作之中，不仅如此，电子档案在社会各个单位发展之中的应用也十分频繁，其具有快捷，便利的优势。由此可见，电子档案在社会各个领域的发展过程中具有十分重要的作用和不容忽视的地位。

一、大学档案管理工作的基本状况 及过程中出现的部分问题

（一）档案管理工作内容过多

根据部分大学院校内部档案管理工作现状进行调查、分析显示：大学院校内的档案数据每年都会发生一定的变化，例如，迁出或者录入等类似的现象。由于档案变动的数量较多，加上档案本身特有的区域性质，想要对其进行更好的保护、保存必须投入更多的人力，同时还要加大物力的投入。

（二）信息技术亟需发展

基于大学内部电子档案管理工作而言，其信息化程度有待进一步提高。电子档案信息化技术管理本身具有快捷，便利，效率高等优势，可以理解为是电子档案管理中最重要的一种有利方法。但目前大部分院校内仍旧采用传统的纸张档案，一定程度上阻碍了电子档案进步的脚步。

（三）管理工作操作不合理

据对大部分院校档案管理工作状况调查发现，其档案管理工作的实际操作程度不够合理。加上不同大学内部的不同状况，导致其在内部制度上具有很大的差别，从而造成不同大学之间的档案管理工作无法达到一致的状况，或者相互抵触的情况等，不管出现怎样的负面状况，都将严重影响本校内的档案管理工作。

（四）传输不方便

众所周知，大学院校内部每年都会出现入学、退学、转学等现象，显而易见，大学院校内部的流动性较大。从而无论是以上那种状况出现，均会造成档案传输困难的严重状况出现，不利于进行档案管理工作的有效进行。

二、大学电子档案管理的基本状况

大学电子档案管理工作于网络信息化技术是紧密相连、不可分割的。也就是说，电子档案管理的最高点就是将传统的管理方法逐渐向电子化转变，或者是将其管理程度降低到一定程度等，与此同时，还能够较好的进行档案归档的工作（资料、文献收集和保存等），一定程度上，确保人们在降低劳动力和物力的前提下，把档案管理工作最大最优，使得人力资源得到更好的运用。电子档案管理工作不仅能够充分运用网络科学技术，同时还能够保证传统档案管理的精髓和本质。举个简单的例子，电子档案可以利用硬盘和U盘等进行传入，不仅快捷、方便，还能够增强档案管理的寿命与稳定性等。

大学电子档案管理的不足大体上可以归结为以下几个方面：①电子档案数据的完整性。传统的纸张档案管理缺乏完整性，在管理过程中容易出现笔误现象，不过其造成的影响并不是很大，能够对于过程中出现的问题进行及时补救。另一方面，电子档案本身与传统的档案管理比较之下就表现的十分复杂，因此，在传输过程中一旦出现错误将会致使其保存的信息全部丢失，甚至被损坏等。②电子档案安全性偏弱。电子档案一旦被丢失，后果的严重性不可想象。传输时具有被修改和损害的状况，由此可见，其安全性十分重要，不容我们忽视。

三、大学档案管理中电子档案管理的应用

进一步加强电子档案网络安全。有上述内容所知，大学电子档案在网络上进行传输时具有一定的危险性，这也是当前人们十分重视及有待解决的一个问题。电子档案存储设备必须进一步加强，例如，对其储存设备进行及时检查和定期清理，并设立特定的网络去安全性监督人员，设置特定的身份验证（验证码、身份证以及数字签名等的多种方法）。

逐渐完善管理制度和规范操作的流程。大学电子档案管理过程中，必须高度重视档案管理工作人员自身的综合素质、职业道德以及网络安全性操作相关知识等众多问题，并定期对其进行专业化培训，以此增强工作人员的综合管理技能和防范能力等。除此之外，还必须加强电子档案管理工作人员的实际操作能力，督促他们加强锻炼，并掌握操作技巧，从而在进行管理工作进行时能够熟练进行，不仅能够有效地节约时间，同时还有效地提高了工作的效率等。此外，还必须基于根据实际状况的出发点进一步完善内部管理制度。

积极优化档案管理工作人员的服务方法。大学院校档案管理工作人员应该全面了解内部信息，及时发现和挖掘内部信息资源，并对其进行相应的加工、处理，使得其与多媒体、电子化以及光盘的制作等多种技术等相融合。此外，及时储存电子信息，为大家实际操作奠定基础条件。除此之外，档案管理工作人员还必须坚持“为人民服务”的基本观念为广大学者提供“微笑式”服务。更重要的一点是设置先进的网络服务体系，为电子档案提供在线咨询等服务。

结束语：综上所述，在网络不断发展的环境下，加强电子档案管理是各个大学内部不容忽视的一个重要问题。因此，必须电子档案信息化进行不断调查、研究、分析和总结，并在现有基础之上进行创新，适当地优化电子档案、完善制度、规范操作流程等一系列工作，以此确保大学电子档案管理的完整性、安全性等。

【参考文献】

[1]教育部.2008年全国教育事业发展统计公报.2009，07，17

[2]杨小华，唐日梅等.关于高校人事档案管理工作的几点认识[J].沈阳建筑大学学报，2006（1）

[3]韩蔚清.浅谈电子档案在高校档案管理中应用的利弊[J].开封教育学院学报.2009（01）