高校网上预约报账研究

高校网上预约报账研究（精选6篇）

高校网上预约报账研究 篇1

随着宁波大学跨越式地发展, 逐步成为浙江省重点建设大学,财务管理水平也随之提高。 学校的科研办学经费不断增加, 这就迫切地需要防范现金风险,所以无现金报账,网上预约报账无疑成为了宁波大学的首选财务管理方式,同时,由于报账人员对相关的财经法规和财务制度不甚熟悉, 造成了一次性成功报账的机会大打折扣,有时报账人提供单据较多,造成单笔超时, 滋生了师生的不满情绪,一谈到报销,仿佛谈虎色变,这便急需优化网上预约报账的流程。

2015年1月起 ,宁波大学开始推行网上预约报账 。 它是指报账人员在网上填报预约报销申请, 然后将相关凭证及预约单据送至计财处指定场所,经过物流管理环节,在规定的时间内予以分类处理的报销模式。 2015年3月曾创出单个工作日接单658份的记录,同时师生满意度大幅提升,也获得了校长的表扬,但系统运行至今,仍然存在着一些细节问题需要优化和解决。

1信息平台的搭建

由于大部分实际报账人流动性较大, 且对财经法规和财务制度不熟悉,造成了对财务预置的费用项理解的偏差,产生了信息不对称。 对后续的财务制单人员来说,要通过电话反复沟通, 致使效率降低; 有些报账人员甚至粘贴票据等基本操作也不清楚,在这种情况下,优化建议是在计财处显要位置设置视频宣传窗, 将平时报账中报账人经常发生的错误和注意事项以视频的形式直观的展示给师生,免去了财务人员的回复时间,同时也可以让等待报账的师生员工体会到计财处工作的用心, 迅速掌握报账基本的要领。 同时这种宣传窗也是计财处宣传财经法规和展示员工风采的主要手段,每个月可以评出制单标兵、服务标兵和微笑大使等等,让计财处的员工有一种归属感,更好地投入到网上预约报账的工作中去。

网上预约报销单有专属的条形码, 财务人员利用扫码器将它转化为物流信息显示于报账老师的个人门户中, 但目前只有实际收款人能够收到银行的到款短信, 而实际报账人还不能实现信息的实时显示,所以不断有咨询电话打进。 针对上面两种情形, 我校可以利用大数据和网络信息技术, 搭建综合的信息平台,实时更新费用项对应的开支范围,提供明确的、有针对性的指导,同时,在对私或对公转账操作完成后,系统通过自动提取报账人联系方式,可以自动发送短信通知实际报账人;在通知相关报销人员退单时,将详细的退单原因导入信息反馈模块中,可以实时显示在报账人个人门户中, 这样实际报账人就可以通过查看门户信息及时处理退单,免去了往返奔波之苦,提高了财务管理的效率。

2完善网上预约报账系统的细节控制

首先,在发放劳务费时,供报账人选择的银行信息中,目前为非必选项,有时报账人会将开户银行选择为“无”,这样对后续的无现金支付造成了困扰, 出纳还要电话询问经办人该卡为什么银行的,降低了效率,优化的建议是:将银行信息设置为必选项,如果没有选择,则不能完成后续的操作。 因为劳务费支付不能打公务卡,如果有老师提交了公务卡卡号,则系统中可以设置报错提醒,这样就免去了退单环节,节省了实际。

其次,由于批量代发学生经费需要邮件确认,故目前尚不能进行网上预约报账,这也给师生在一定程度上造成了不便,优化后的改进意见为先走预审程序确认邮件,再进行网上预约报账, 这样即免去了师生等待叫号的时间, 又增加了网上预约报账的成功率。

再次,由于网上预约报账的界面需要友好和易操作,针对师生反映较为集中的问题,优化建议:在计财处网站开设意见收集器,使得更好的建议被及时收集,更好的提高效率。

由于网上预约报账的凭证资料在到达计财处与审核确认之间有时间差,如果出现票据缺失的情形则难以认定责任,容易引发纠纷, 因此目前宁波大学计财处采取的是建立一种对双方的信任,倡导诚信的美德,报销人可将报销单和原始票据直接投递至设置的自助报账投递箱内, 计财处工作人员在工作日内每天定期开箱取单,这种运行模式一直处于良好状态,优化建议在投递箱处加装探头,这对师生和计财处工作人员都是一种保护。

3结语

总而言之, 网上预约报账系统利用了先进的银校互联和大数据技术,结合无现金报账系统和先进的物流系统,让广大的师生及时掌握科研经费的动态信息, 节省了大量的排队和往返来回的时间,将更多的时间和精力投入到教学科研活动中去,使得师生对学校计财处的满意度大幅攀升,同时,也使得宁波大学的财务管理水平,向顶层设计的理念一步步迈进。

摘要：顶层设计的理念不断地深入人心,同时也推动了高校财务管理模式的改进和优化,但如何提高师生对财务的满意度,优化报账流程显得格外重要,成为破解“报账难”的关键因素。文章结合宁波大学实施网上预约报账的实际情况,肯定了成绩,分析了问题,提出了改进优化建议,以期更好服务师生,提高财务管理水平。

关键词：网上预约报账,顶层设计,流程优化,满意度

高校网上预约报账研究 篇2

一、旧的报账系统模式存在的问题

在“互联网+”下, 财务工作的效率也应随着会计信息化的发展而不断提高, 但从西北大学以往的传统报账模式看, 其对互联网应用的程度并不高, 还仅存于网上对账系统的建立, 对预约系统尚未建立。目前的财务报账流程图如图1所示:

在这样的操作流程下, 存在以下两个问题。一是报销人员排队等候时间较长, 降低社会效益。从以往传统的报账流程来看, 报账程序繁琐, 手工作业效率也较低, 尤其是目前各高校都实行国库集中支付, 财务人员的工作量增加。加之, 如西北大学一样的高校都采取多校区办公, 各校区都设立财务室, 自然人员的需求量就有所增加, 财务报账大厅中前台审核人员明显不足。虽然, 现在已经实行了会计电算化, 较之前的人工记账效率提高很多, 但并不能从根本上解决这一问题。此外, 近几年国家对于科研发展投资力度不断加大, 高校教师的科研项目较以往增加很多, 同时, 重点实验室建设等经费也增加不少, 教师与外面交流的机会也不断增加, 这涉及到的交通费、补助、餐饮等各种费用门类也明显增多, 而这些工作的进行, 单纯靠目前报账大厅的十余人进行审核报账就更显得捉襟见肘。由于经费管理具有相当明细的报销制度, 补助标准也较为繁多, 一般报销人员将大量单据送至财务部门, 财务部门既要审核原始单据, 又要审核业务流程审批, 最后才能编制记账凭证, 输入会计信息系统。整个过程工作量巨大, 加之审核人员不足, 直接导致去报账时必须排队30分钟左右, 有时还会出现票据不合适来回往返消耗时间的问题, 这从根本上浪费了教师的工作时间, 也降低了财务部门的工作效率。二是资金支付滞后, 对账困难。在以往的非网络预约报账平台下, 资金支付较慢, 因为它受制于报账流程和银行处理程序, 且审核账单人员工作量大, 如西北大学仅三四个财务人员从事凭证复核工作, 但每日报账量巨大, 复核人员工作时间较长, 压力较大。各部门、各项目在编制预算时, 也无法得到及时准确的支出数据, 严重影响了预算编制的进度和准确性, 导致预算执行的准确度差, 预算管理整体存在“重编制, 轻执行”的状况。

二、“互联网+”网上预约报账系统的优势

(一) 节约报账时间, 提高社会效益

高校构建预约报账系统, 可以满足报账人利用自己零散或闲暇的时间, 在网络上进行报销单填写, 并提前根据财务人员和自身的工作安排, 预约选择符合自己要求的时间, 实现无等候报账。这可大幅度的降低财务人员的工作压力, 同时降低报账人的时间成本, 提高整个社会的整体收益。网上预约报账系统不存在等候, 教师可以利用等候时间进行科研其他工作。

(二) 提升报账人对财务部门的满意度

在网络预约报账系统构建后, 报账信息可以直接从报账人传输给财务人员, 报账人并不需要排队等候在报账大厅来进行询问, 等待票据审核。若有票据不合理, 也无需多趟换票, 只需要根据网络提示重新预约, 轻松高效完成报账工作。同时, 财务人员与审核人员也可避免因制度限制等问题与报账人产生冲突, 这便从根本上缓解了财务部门工作人员的心理压力, 也能提高报账人对财务部门工作的满意度。

(三) 提高财务人员工作效率

当网络报账系统构建完善后, 报账人可以利用自己零散的时间参与票据整理、数据录入等工作, 自然就会减轻报账人员的工作负担, 财务人员也可利用自身节约的时间参与培训、学习, 进一步提高自身的业务水平与素质。财务人员素质的提高, 还能够为学校提供更多相关服务, 例如准确及时汇总各类项目资金情况, 市场采集日常数据公示, 帮助各位教师提供项目申请的财务支持等。由此可见, 网上预约报账系统的构建有助于财务核算与管理的双向强化。

三、“互联网+”网上预约报账系统构建的模式

(一) 建立校园网络预约报账系统可以改进以往的报账模式

由于传统报账模式存在一定的弊端, 因此高校可通过网上预约系统构建来规避以往报账系统的不足, 提高工作效率和员工满意度。在西北大学构建网络预约报账系统, 可以借用校园网的平台, 教职工仅需在校园网任何终端计算机上登陆自己的用户名与密码, 就可进行预约申请、票据填写、打印报销单等操作。而财务部门工作人员可通过登录后台看到申请报销、预约的情况, 然后根据预约的时间情况, 事情的轻重缓急来安排报销工作, 并合理预留、调度资金, 在网上审核完成凭证后, 自动在网上生成最终的记账凭证。建立网络预约报账系统, 可从根本上改进以往的报账模式, 并缩短以往在各报账流程中所花费的时间成本, 提高财务人员的工作效率, 节约报账老师的时间成本, 从根本上实现报销业务的公开、透明与网络化, 加速财务人员从以往的报账型转变为技术分析型。

(二) 网上预约系统的主要架构体系设计

网上预约报账系统与传统的报账系统有着较大的差别, 它是以电子化、信息化为基础, 报账票据在网络引导下填写规范, 业务审批无纸化、流程化、透明化。从根本上提升财务工作质量与效率, 进而致使高校的财务人员能够节约时间, 提高素质, 主要为高校各项财务情况进行数据分析, 辅助高校各项项目申请与实施。网上预约报账系统一般与预算管理、财务审核、报账系统、项目资金查询等相连, 能够为高校的财务信息化发展提供综合服务平台。在这样的系统设置下, 结合西北大学的实际情况, 应将预约报账系统设计为三层体系构架:在引入中间软件与服务器的基础上, 实现将表现逻辑、业务逻辑与数据逻辑三层分开存放。一般将客户端用于存放表现逻辑, 而应用服务器用来存放业务逻辑, 数据服务器用来存放数据逻辑。这种架构形式的优势, 就在于它可以在提高数据处理效率的同时, 继续正常运行数据库服务器。西北大学每位教师都有自己的一卡通账号, 可使用此账号进行财务预约系统登录, 登陆后可利用自己的零散时间进行报销信息的填写、查询、修改等网上操作, 填写完毕后可提交到网上服务器, 系统管理人员可从后台服务器中进行权限控制、用户管理、科目分配、基础数据等操作, 保障报账系统的安全性与隐私性, 财务人员再通过自己的账号进入财务工作人员平台, 审核报账人员填写的网络信息, 如有问题可在网上与报账人员沟通, 对审核无误的报账信息与数据, 可以在财务数据库与预约报账系统数据库两者之间进行传递, 报账人员在自己的登录页面, 对审核通过的报账单据进行及时打印, 从而形成最终送财务前台审核的报销单据。

(三) 网上预约报账系统的主要功能与流程设计

网上预约报账系统的主要功能包括四种类型。一是一般报销业务, 主要包括日常发生的办公费、书本费、印刷费、交通费、通讯费、招待费、水电费等项目, 这些票据要求填写事项、金额、单据张数、项目等信息;二是差旅费报销业务, 内含住宿费、交通费, 须填写出差起止日期, 交通工具类型, 产生费用, 出差人、职别、出差事由、伙食补贴等信息;三是借款及还款业务须填写借款日期、借款人、单位部门、借款事由、借款金额、支出项目等;四是项目资金来款登记业务, 须填写项目编号, 来款单位、时间、金额、经办人, 主要用于区分来款项目, 便于高校及时增加相应项目收入。网络预约报账系统的流程可以设计为图2的形式, 主要包括用户登录、报销单申请、报销单审批、预约报销时间、财务入账等几个程序。

主要操作步骤为:报账人首先登陆校园网的网上预约报账系统, 通过输入个人账号 (一卡通卡号) 、密码、验证码查验身份是否有效, 若通过验证, 登陆后报账人可以查看相应的报销制度、规则说明、注意事项。报账人根据自己所报销的类型进入不同的报账模块, 进行报销单据填写, 并进行核对, 若无误后进行确认提交。主管部门领导在网上登录自己的账号, 进行网上签字或密码进行票据审批或下放权限, 并注明签批意见。最后, 报账人根据审批意见, 进入系统预约时间报销, 并打印报销单据, 按照分类整理好原始票据凭证, 若是院系的报账人员, 可将票据整理好后直接交给院系办公室, 而由财务处工作人员统一收取, 统一在某天进行单据审核处理。而财务复核人员在规定期限内有权修改错误数据, 修改凭证, 最终审核通过后, 可通过电子转账的形式将款项打到报账人的公务卡中, 并以短信形式提醒报账人查收。这个流程是一般类型的报账流程, 对于项目来款登记业务则有所不同。项目来款登记业务的一般流程为用户登录、来款登记、来款确认、财务入账四步, 一般有效用户登陆预约系统后, 登记好相关信息, 然后财务部门在接到银行进账单据后确认收款, 并进行相关操作。

参考文献

[1]刘玉廷.论我国会计信息化发展战略[J].会计研究, 2009 (6) .

[2]陈东霞.浅谈高校财务预约报账系统的构建[J].会计之友, 2012 (12) .

高校网上预约报账研究 篇3

关键词：会计信息化,网上预约,报账

20世纪90年代以来, 信息技术不断创新, 高等教育管理水平持续发展, 信息网络广泛普及, 信息化逐渐成为高校教育管理的主旋律。随着高校信息化建设的深入发展, 会计信息化在高校财务管理工作中占据了举足轻重的地位。所谓会计信息化是指采用现代信息技术, 对传统的会计模型进行重组, 并在重组的现代会计基础上, 建立信息技术与会计学科高度融合的、充分开放的现代会计信息系统。这种会计信息系统将全面运用现代信息技术, 通过网络系统, 使业务处理高度自动化, 信息资源高度共享, 能够主动和适时地报告会计信息。它不仅仅是信息技术运用于会计上的结果, 它更代表了一种与现代信息技术环境相适应的新的会计思想。

网上预约报账系统的使用不是简单地替代取号机的功能———预约时间, 而是会计信息化下又一次革命性创新。网上预约报账系统在设定好的网上报销流程的基础上, 通过网上预约终端、财务处理系统、网银支付系统三者的规范对接, 实现了对财务数据的自动处理, 从而缩短报账等待、财务人员进行账务处理的时间。

一、网上预约报账的优势

1. 网上申请和预约, 减少教师排队等候时间。

高校教师尤其是学校的中高级教师, 平时承担着大量的教学和科研任务, 教师到财务部门报销经费, 往往由于对财务制度不熟悉, 时不时会出现发票不合规、审批手续不完整等现象, 要多次到财务部门补全材料或手续, 才能完成报销工作, 这样既增加了财务部门报销的压力, 同时无端的占用了教师部分教学和科研时间。网上预约报账系统使教师可以在任何时间、任何地点提交报销申请, 选择自己相对合适的时间, 避免了排队等候的时间。同时网上预约系统在相应特殊经费上还有相关审批人审批的友情提醒, 这样可以大幅降低发票或审批出错概率, 提高财务部门工作效率, 节省教师时间。

2. 财务人员减轻审核工作, 提高高校财务管理水平。

教师使用网上预约报账系统终端填列报销信息, 同时按照网上报账系统的规定和提示信息, 自行将发票简单的归类、整理和计算。教师再凭预约情况到财务部门进行报销, 财务人员拿到的发票已不再像过去那样“杂乱无章”, 而是相对清楚的原始单据, 这样审核人员需要对填列好的数据进行审核, 从而把审核人员从低效、繁琐的重复劳动中解放出来, 降低单据处理过程的出错率, 也大大消除财务管理和会计核算中财务人员的作业时间。有效地实现财务工作由核算型向管理型的转变, 使财务人员更多地关注于教师的需求, 提高高校财务管理的水平。

3. 提升资金的使用管理效率。

财务管理的科学化和精细化是高校财务工作的发展趋势, 随着网上预约报销系统的应用, 财务人员可以随时关注教师的用款时间、用款金额, 财务人员可以更及时、更科学的分析资金的使用状况, 从而降低高校资金的筹资成本。

二、会计信息化下高校网上预约报销的流程

财务管理信息化是提高财务管理效率与服务质量的重要手段, 近年来, 我们先后完成了学校财务软件和无现金报账系统整体升级。同时, 改进了网上预约报账系统, 扩大预约报账业务范围, 改善预约报账流程, 并积极组织各学院 (部) 、部门、直属单位进行网上预约报账培训, 随着网上预约报账系统推广应用, 有效解决师生报账等候时间过长的难题。

我校运行网上预约报销的流程如图1所示:

网上预约报销属新生事物, 在我校运行中仍然存在一些问题:

1. 大部分教师尚未适应网上预约报销流程。

由于受到会计基础规范化考核的制约, 申请报销的教师首先要通过个人电脑登陆网上预约报销系统, 录入相关报销信息, 再填写纸质报销单, 像差旅费之类报销单, 需要填列的数据较多, 部分教师, 尤其是那些对电脑操作不熟悉的教师, 会增加较多的工作量, 往往会选择按照原有流程, 先填制纸质的报销单, 完成审批手续后直接到财务部门排队等候报销。对于新流程的不熟悉, 一定程度上阻碍了网上预约报销流程的推广。

2. 网上预约报销需要解决网上审批问题。

高校的审批制度相对严格, 部分经费报销需要多个部门领导签字审批, 报销的教师往往要奔波于多个部门, 才能完成审批工作, 中间哪位领导出差或者其他原因不在岗, 则可能延长整个审批时间。尽管现有网上报销系统在诸多方面有所改进, 节省了报销审核时间, 但网上预约报销系统尚未与网上审批系统相对接, 无法达到网上预约报销的全过程网络化, 系统优势尚未显现出来, 结果造成网上预约报销系统的推广不顺畅。

3. 系统稳定性方面需要加强。

随着教育经费、科研经费的屡创新高, 财务部门报销工作量也大幅提高, 特别是在学期的伊始和结束时期, 选择网上预约报销的教师不断增多。然而, 或是因为网上预约报销系统的访问量增多, 或是因为预约报销的教师本身对系统的不熟悉, 甚至会出现预约过程中发生中断现象。结果造成教师在网上预约过程中花费的时间往往会多于传统填列报销单的时间, 这样有些教师会觉得使用网上预约报销系统还是不及传统“排队等待”报销的方便。所以, 在推行网上预约报销系统的同时, 需要加强系统稳定性建设, 切实让教师感受到方便和快捷。

三、高校网上预约报销的优化建议

1. 实现审批系统与财务系统的对接。

在国际上, 许多跨国公司、尤其是一些IT公司如Microsoft、IBM, 在ERP的基础上, 利用其自身的开发能力, 成功实现了网上审批系统和财务系统的前端数据共享 (如Microsoft的MS-Expense, IBM的费用补偿系统) , 有效地提高了财务部门的工作效率, 并为公司创造了巨大的经济效益。但上述系统仅仅在跨国公司内部使用, 没有在商业上得到推广, 与国内财务系统不兼容, 加之这些系统要求与ERP同步实施, 对公司管理的规范性要求较高, 实施成本也较高。

目前, 国内高校经费管理和控制比较严格, 高校内各个经费使用部门对经费的控制也较严格, 对经费的使用情况也有的放矢, 尽量做到经费投入和产出最大化。这样, 教师在使用经费报销时, 往往需要“被签批”数个部门或学校领导才能完成审批工作。高校网上预约报销系统单单实现了网上预约报销功能, 相关的财务报销手续还是需要通过书面签批的形式完成。这样的流程并非真正意义上的网上预约报销, 至少没有体现出网上报销的便捷, 教师仍旧摆脱不了到处寻找审批领导的“宿命”。但是如果能够把审批系统与财务预约报销系统有效对接, 那么受益者将是流程上的每一个人———教师将不再跑来跑去的找人“签字”;审核人员不再会因为坚持手续齐备而被不理解的教师“横眉冷对”;相关职能部门的领导也不会被说成“堪比追星”的某某某。

2. 加强对财务报销制度的宣传。

财务部门应积极主动地到各学院、各部门开展网上预约报销系统知识及财经法规的讲座, 宣传网上预约报销系统的使用知识, 用图文并茂的方式讲解操作步骤, 还可以使用校园网络平台、财务部门网站及时发布网上预约报销系统的相关知识、财务报账的相关规定等。网上预约报销的专岗人员在受理该类业务时, 要做好有关网上预约报销的答疑解惑的工作, 充分听取教职工对网上预约报销系统提出的建议, 从而为进一步优化网上预约报销系统的可操作性与简易性提供参考。

3. 提高网上预约系统的安全性和稳定性。

网上预约报销系统的安全功能, 实施网上预约报销后, 应注意信息和数据的安全, 确保信息数据不被修改或毁损, 应按照使用权限划分, 防止信息滥用和向外流失。高校的财务管理和业务管理一体化, 会计核算和管理几乎离不开网络, 因此, 应采用先进的防火墙、访问控制、数据加密、身份认证等技术, 注意数据传输的安全性, 加强对网络的维护和管理。随着财务业务的不断增多, 使用网上预约报销系统的教师也会越来越多, 在相对集中的时间同时访问财务预约报销系统时, 需要强大的服务器的存储与运算功能, 确保财务数据的准确传输。财务人员要养成记录和总结的良好习惯, 随时记录报账过程中出现的新情况、新问题, 及时反馈给系统开发商, 以便进一步修改程序, 丰富操作功能, 不断完善系统软件。

参考文献

[1].李明洋.浅谈高校财务预约报账机制.财会通讯, 2011 (26)

[2].代成雷, 薛勇, 仲玮.基于校园网的预约报账系统的设计与实现黑龙江工程学院学报 (自然科学版) , 2010 (3)

[3].孙思惟, 段宏勇.基于INTERNET的高校网上预约报账解决方案.教育财会研究, 2009 (5)

浅谈高校财务预约报账机制 篇4

一、高校传统报账模式存在的问题

(一) 师生报账效率较差

尽管电算化的财会系统在一定程度上提高了报账的效率, 排队系统的引入也维持了报账大厅的秩序, 然而高校庞大的经济业务量使“报账难”的问题并没有得到根本解决。受理全校师生的报账是高校财务管理部门的主要业务, 规范使用上级投入的资金是高校财务部门重要的工作。但随着高校规模不断扩大, 社会影响力也随之提高, 资金流量与日俱增, 收入来源出现多样化的特点, 支出方面出现了复杂化、社会化特点支出中用于教学、科研、基建、后勤产业等方面的资金越来越大, 每天均有大量的资金往来, 财务业务比较繁忙而会计人员编制相当有限。尽管高校财务系统大都实现了会计电算化, 在一定程度上提高了报账的效率, 有的高校还借鉴商业银行的做法, 引入智能报销排队叫号系统, 维持了财务报账大厅的秩序, 但“报销难”问题并没有得到根本解决。每年一度的教职工代表大会, “报销难”总是代表们最为集中的提案之一, 高校财务部门蒙受着巨大的压力, 因此, 如何改进报销流程是个重要的议题。

(二) 财务工作量巨大

师生将大量单据送至财务部门, 财务部门既要审核原始单据, 又要审核业务流程审批手续, 最后才能编制记账凭证, 输入会计信息系统。由于高校的特殊性, 学生的毕业实习大都安排在假期, 尤其是在暑假。经办老师一般在每年的六月借款, 等到实习回来, 收集票据、粘贴等待报销时, 一般已到了期末。而这期间正是高校财务最忙的时候, 要做各种报表的布置、财务结算会议、应付各种检查的安排等, 财务报销大厅的拥挤就不难想象了。

(三) 预算管理困难

各部门、各项目在预算编制及控制时, 无法得到及时准确的支出数据, 严重影响预算编制的进度和准确性, 预算执行的准确度差, 预算管理的整体工作存在“重编制, 轻执行”的状况。

(四) 资金支付滞后, 对账困难

在传统的银行支付手段下, 资金支付受报销流程和银行业务处理速度的双重制约, 滞后于业务发生, 同时大量的资金支付带来了大量的银行对账工作, 财务人员工作量大, 且出错率较高。

二、高校预约报账机制建立

(一) 预约报账定义

预约报账工作制度是在学校经济体量与报账工作量不断增大的情况下, 为了解决报账排队等待时间过长, 有效分流、合理安排不同类别的报账工作, 使报账服务做到简单报账方便快捷、复杂报账专人办理、报账工作快速流动的一种新的财会工作方式。它是财务工作适应学校改革发展需要、落实科学发展观、构建文明和谐财务的一项举措。

(二) 预约报账条件

若出现以下相对复杂报账情况之一时, 可以将其纳入预约报账工作范围, 具体标准可由高校根据自身实际情况确定。具体包括:科研差旅费往返车票次数较多, 且预计报账时间较长的报账事项;报销单据较多且预计报账时间较长的报账事项;大宗材料、设备物资采购等经济事项且预计报账时间较长的报账事项;报账人员多于财务审核人员且出现明显滞留时;其他需要进行预约处理的报账事项。

(三) 预约报账方式

预约报账是通过现场预约、电话预约与网上预约等方式进行, 由报账人将需要办理较为复杂的财务事项事先告知或交给财务处相关核算科室的指定人员, 财务处根据承接的预约事项, 合理安排人员、时间对受理的预约事项进行处理。

(1) 现场预约。在报账大厅取号时由预约报账指定负责人根据估计的报账工作量对报账实行预约, 也可由报账人员根据预计工作量直接向会计核算科室指定人员提出预约申请。

(2) 电话预约。可由相关单位及报账人员根据预计工作量直接向财务处相关核算科室提出预约申请;财务核算科室也可以根据所掌握的情况, 由科室负责人或指定人员直接与相关单位、项目负责人联系, 预约报账时间。

(3) 网上预约。这是高校财务预约报账工作的发展方向, 也是高校数字化校园经济平台的重要组成部分。财务部门通过主页设立专门窗口受理报账预约, 由报账人填列报销类别 (如差旅、购物、餐饮等) 、票面金额、票据张数等事项, 财务核算科室根据报账人填列报销事项, 预计工作量并回复确定报账时间。

(四) 预约报账工作流程具体包括:

(1) 预约确认。主要包括:现场确认。由预约报账指定负责人确认, 并填写报账预约单, 确定报账时间;电话确认。由科室负责人或指定人员通过电话对电话预约、现场预约等预约确定报账时间;网上确认。科室负责人或指定人员根据网上预约填报表, 综合预约报账填报情况确定报账时间。

(2) 预约流转。主要包括:预约报账指定负责人将收集的预约单及相关票据进行整理并填写登记预约信息交科室负责人;科室负责人根据预约情况, 及时分配安排预约报账工作;由科室负责人或指定人员将安排预约报账工作时间以电话或通过预约报账网上平台通知预约报账人。

(五) 报账工作要求具体包括:

(1) 预约报账工作采取预留单据与预约时间两种方式进行。主要包括:一是预留单据方式。报账人将所需报账事项的单据交付给财务处负责预约报账工作的承接人员, 待财务相关核算科室将其预留单据审核完毕后通知报账人办理后续结算手续。此种工作方式要求报账事项单据手续齐备, 可大大减少报账人的等待时间。二是预约时间方式。报账人通过网上、电话等预约方式, 经财务处负责预约报账工作人员确认具体报账时间, 办理相关预约报账事项。此种工作方式有利于报账人员与财务人员面对面的交流和沟通, 减少报账人员的往返次数。

(2) 日常预约报账工作原则上应在规定时间内完成 (高峰时期预约报账工作除外) , 如果超过预定时间, 财务科室或承办人员应主动向报账联系人说明情况。

(3) 预约报账工作将主要采取集中专项办理的方式进行, 在报账柜台以外的专门工作场所, 指派专人集中办理预约报账工作事项。

(4) 预留预约报账事项完成后, 由审核承办人采取电话或网上告知的方式通知报账联系人到财务处办理相关结算手续。

(5) 为提高报账工作效率, 报账人员应在报账及办理预约报账前, 按照相关财务规定要求办理好相关手续, 以避免因手续不全或单据不合规等原因造成的不便。

三、高校网上预约报账系统解决方案

(一) 系统概述

网上预约报账系统的设计目标是要规范财务部门的报账业务流程, 提高财务部门的工作效率, 节省报账人员工作时间及领导审批时间, 实现教职工报账网络化。网上预约报账系统采用B/S架构实现, 教职工不受时间和空间的限制, 通过浏览器网上提交报账申请和预约。网上预约报账系统通过校园网络实现, 教工可以在任何时间、任何地点, 通过校园网终端进行申请、预约、打印等操作;财务部门可以提前了解、安排报销办理, 对原始凭证审核后, 系统自动生成记账凭证, 确保了财务信息的及时性和完整性, 也减轻了财务人员的工作量, 提高了财务精细化管理水平。

(二) 系统网络构架方案

网上预约报账系统采用B/A/S三层体系架构。在三层结构中, 由于中间件软件和服务器的引入, 可以将表现逻辑放在客户端, 将业务逻辑放在应用服务器端, 而数据逻辑则放在数据库服务器端。这样大量的数据访问只与中间层的应用服务器交互, 不会影响到数据库服务器, 从而大大提升了系统工作效率。

教师对报账信息进行填写、查询及修改, 将数据提交至W eb服务器中;系统管理员在W eb服务器端进行权限控制、科目分配、用户管理、基础数据等操作;财务管理人员对W eb服务器中的数据进行相应会计凭证的业务办理。财务数据库及预约系统数据库两者可以对基础数据以及已审核的预约单据信息进行传递。所有用户均可以通过W eb服务器连接打印服务器对相关数据进行打印, 从而形成最终的报销单据。

(三) 网上预约报账业务说明

网上预约报账业务类型包括一般报销业务、差旅费报销业务及暂借款业务等。一般报销业务报销单填报信息应包括预借数、项目、单据张数、金额, 系统自动计算合计金额;差旅费报销业务报销单填报信息应包括单位负责人、日期、姓名、职别、出差事由、起讫时间、起讫地点、车船费、途中补助费、住勤费 (人数、天数、金额) 、住宿费、行李费、室内交通费、预借数、其他, 系统自动计算合计和总合计金额;暂借款业务报销单填报信息包括项目名称、项目编号、借款单位、借款理由、借款金额、本单位负责人意见、借款人、日期等。

(四) 网上预约报账业务流程

网上预约报账业务流程主要包括以下步骤:登陆网站, 填写报销信息 (包括基础信息、业务类型、报销单信息及支付信息等) , 同时打印报销单;预约报销时间;用户按照预约时间, 携带原始单据凭证到财务部门办理报账手续;财务人员审核报销单及原始凭证后办理正式报销手续, 同时系统自动生成会计凭证。

四、结论

高校财务预约报账工作机制的开展, 特别是网上预约报账系统的使用, 有效促进了高校会计工作从核算型向管理型的转变, 优化了报销程序, 提高了报销效率, 提升了服务水平, 大大缓解了财务处报账排队状况, 同时增进了财务部门与各部门的财务信息交流, 使预算管理沟通更加顺畅, 实现了财务管理的规范有序、监督有力。

参考文献

[1]张琼瑜:《建立财务网络环境, 推进高校财务公开》, 《教育财会研究》2008年第1期。[1]张琼瑜:《建立财务网络环境, 推进高校财务公开》, 《教育财会研究》2008年第1期。

[2]陈虎:《论会计信息化与网上报销》, 经济科学出版社2005年版。[2]陈虎:《论会计信息化与网上报销》, 经济科学出版社2005年版。

高校网上预约报账研究 篇5

随着我国高等教育的快速发展, 我国高校教育规模和经费规模有了很大的提高, 传统报账的长时间等候、效率低、意见多等使财务报账难的问题日益突出, 师生能够在电脑前随时实现报账操作, 改变以往耽误了师生大量时间的传统排队报账, 必然要求高校具备创新体验的财务管理手段, 这些给高校的资金使用效率带来了很大的挑战。大部分高校逐渐从传统报账方式向新型网络报账方式过渡, 建立基于校园网的网上报销系统, 提高高校的资金使用效率, 推进财务管理科学化、规范化、信息化。

二、高校财务网报体系概述

通过对国内外高校财务报销系统的研究, 实现财务结算信息化、远程会计、账户查询、报表管理、财务信息共享、远程在线财务管理。

(一) 高校财务网报体系的含义与构成

高校财务网报体系包括师生的网上预约报账系统、财务审核人员的账务处理系统、出纳人员的网银支付系统和国库支票支付系统。

进行网报的师生没有地点、时间的限制, 可随时随地登录到财务处综合服务平台的自助报账系统, 根据选择的菜单进入相应要办理的业务后, 生成网报单, 自主决定到财务大厅递交网报单。 (见图1)

(二) 高校财务网报体系构建的目标

高校财务报账从传统的手工账开始, 借助信息化的发展不断地探索新型报账模式, 以下大致划分了报账的发展过程, 并对网报的未来发展提出新的要求:

报账1.0是20世纪80年代的手工账;报账2.0是20世纪90年代的电脑录入;报账3.0是当下的远程终端随时随地访问录入;报账4.0是未来发展的智能APP。目的是使每个老师对经费卡、工资卡、公务卡、校园一卡通能够一目了然的了解, 经费到账、使用、结题、额度控制、工资发放、公务卡采购、一卡通使用信息等达到用户体验的需求。

(三) 高校财务网报体系构建的原则

1. 高效性。

高校财务网上报销的最主要目的就是让师生提高工作的效率, 包括轻松的选择报账菜单、显而易见的操作界面、便捷的搜索设计、清晰的导航、快速的信息处理等。

2. 体验性。

以师生体验作为评价的标准, 财务管理者要对师生的诉求保持理解、对体验的把握保持敏感度, 不断寻找解决的方法来给师生创造机会参与主导, 建立微信群、qq群让师生在社交圈分享经验, 师生获得良好的体验, 才能更好的提升管理工作水平。

3. 安全性。

借助网络信息技术, 在财务管理信息化建设中结合金融机构先进的网络电子支付手段, 扩大各种新型电子收付平台、实现各种电子支付与结算技术, 提高财务工作效率, 保障资金安全。同时, 利用信息化支付手段加速资金周转、提高资金使用效益、降低时间成本、促进高校财务工作的健康发展。

4. 服务性。

财务部门的基本报账活动满足了师生的服务性需求, 但是, 从整个经济层次来看, 高校财务希望服务的功能性赋予个性化的理念, 比如虚拟客服、定制化等。

三、以H大学为例研究高校财务网报体系的现状

(一) H大学财务报账体系的外部环境和内部建设

外部环境包括:通过充分利用信息化建设系统中VPN (Virtual Private Network) 网关、电子银行系统、票据交换系统、税控系统、银联支付系统等重要软件, 以互联网信息技术载体为基础, 实现高校财务报账工作和高校的管理信息化建设。内部环境包括:通过平台功能设置个人信息、权限、科目、经济分类等, 有利于编制科研决算表、财务决算表。

H大学财务网上报账的操作步骤如下:登录数字化校园财务办公平台;根据需要选择对应模块, 如日常报销、差旅费报销、借款报销;生成网报单、提交网报单。

传统的高校报账模式只有现场面对面的凭证制作模式, 信息化下的高校报账模式因为财务工作的复杂琐碎, 仍未能完全采用网上报账模式, 包含了不等候投递式报账、远程网上报账、现场排队报账, 其理想的比例是1:8:1。现场排队针对的是不能网报的项目, 比如统管学生活动、学生实验、生产实习的一些项目, 倒盘不成功重领项目、遗属领取补助项目等;不等候投递报账针对的是跨学院、跨项目无法授权的状况。

(二) 网上报账体系存在的体验问题

1. 重视了窗口, 忽视了衔接, 缺乏弹性服务渠道和流程。

作为财务处日常报销活动, 比较重视窗口服务态度, 但是, 对财务部门的整体协作效率重视不够, 导致前中后台各个环节的衔接不够紧密。

2. 注重浅层次的服务, 缺乏对师生需求的深度把握。

师生需要回单或者查询时, 在海量的银行回单中拍照或者扫描传回给对方单位是比较费时的;师生需要对票据是否合法合理进行感知, 风险需要报账系统的严谨提示;可靠的项目分析报告有助于调节经济分类的控制额度, 有针对性地调整支出, 有益于日后的项目结题。

3. 沟通成本大。

即使网报交单经过粗略、快速地审查, 但无法避免一些手续不齐全的问题, 电话、社交软件的沟通比不上现场拿着实体单据解说沟通方便有效, 一来浪费时间成本、二来浪费话费等资源成本。

4. 硬件基础配套低端。

计算机反应不够快、网报的扫码机器不敏感、网报登录界面操作体验感不强、报账系统响应不够迅速等原因, 影响师生对服务前端的体验和评价。

(三) H大学网上报账体验改良的对策

1. 转变审批层级的思路。

简化报账业务的审批环节, 进一步梳理财务报账流程, 将其明晰化、合理化, 使报账人能方便、快捷地完成报账手续, 提升财务报账的服务质量与效率。OA办公系统链接师生网报系统简化审判流程, 避免了师生来回奔走、找领导签字的麻烦, 让师生摆脱了时间和空间的约束。

2. 发起问卷调查。

问卷调查能够让当前及潜在的报账师生提出自己在用户体验方面的问题, 能够甄别成功与失败的经验, 为深化信息化实施提供了参考指南。

3. 实现关联性强的部门之间的信息沟通。

高校将科研处的科研项目管理系统、招标中心的招标管理系统、教务处的学生管理系统、国有资产管理处的资产管理系统等进行整合, 以校园网为支撑平台, 实现数据信息系统的集成。

4. 用户界面合理化。

操作界面的功能布局方便搜索指引、财经制度、报账规范手册的链接, 增加访问的电子资源。网报的便捷、标签设计及选择菜单的良好感官性, 提升了师生的报账体验, 对网报的接受度不断提高。

5. 自助解答有助于体验性的感知。

赫伯特•西蒙开发出一项“逻辑理论家”的人工智能程序, 即模拟人类解决问题时的思考过程, 这给高校财务启发是:开发一个程序模拟师生输入问题, 程序能够输出答案, 即便这只是初步的问题, 但日积月累的提问可以归集为不同的类型, 让师生更多地参与自助解决问题的体验, 减少人员和时间成本。比如H大学推出简化版的微信自助咨询服务。

四、高校财务网报体系下的资金安全保障措施

财务网上报账的重点在于财务系统如何结合互联网和计算机信息技术、各银行的金融支付体系, 提升报账的效率、保障资金的安全。

学校财务信息系统分别在财务内网和校园网两个环境中运行。财务系统管理人员负责财务数据库及相关软件的维护工作。采用多种数据备份方式, 确保财务数据的安全;掌握相关软件运维技术, 完成系统的日常管理、故障修复工作, 确保系统正常运行。内网设立了专用服务器和网络安全协议、财务软件系统以及配套各应用系统, 只对校内的IP地址开放, 防范来自外部的非法访问并保证财务内网的正常运行。

新型高校网报资金安全管理的有效措施, 包括银校互联支付应采用分级审批制度、统一结算方式、实施科研信用管理制度、建立资金使用信用记录、信用评级分类管理、部门共享评价信息。

五、结语

信息化是为了解放生产力、实现人性化, 信息化延展了财务网报服务的半径, 有利于规划和监控资金的使用, 不断满足师生体验的信息需求。网报技术创新给财务的日常报销报账提供了新技术, 不但为财务信息化工作提供了无限的可能, 而且高校的财务管理也从被动的负责管理到主动的参与管理, 推动了高校发展新常态的建设。

摘要：随着互联网的普及和电子银行结算技术的发展, 创新的支付体系、网报体系对高校财务信息化的贡献占很大的比重。本文探讨了如何利用先进的信息网络平台、电子结算平台与财务报销系统, 通过实现网上银行支付系统和会计账务处理系统有效的对接, 实现报账资源的整合。本文以H大学为例, 通过比较传统报账和信息化网报的体验, 分析存在的问题, 提出解决的对策, 对于提高师生的用户体验、创新财务管理手段, 促进高校的建设和发展更具有重要意义。本文创新性的提出网报4.0的发展以及迈向智能APP的应用, 拓展了网上报账研究的领域。

关键词：信息化,网上报账,体验

参考文献

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高校网上预约报账研究 篇6

财务报账与会计信息准确与否有着密切关系, 它影响着能否有效发挥财务管理的职责, 同时对高校相关财务决策也起着不可或缺的作用。但是财务报账的政策性和原则性强、工作量大、手续繁琐和复杂, 所以为了提高职业高校财务报账效率, 优化财务报账流程和解决报账难的问题值得我们深入研究。

一、大多数职业高校财务报账中的问题探析

1. 报账签字审批难

现在, 大部分职业高校在财务报账时还是使用“一支笔”制度, 即所有财务单据在报账之前必须需要相关领导逐个审批签字。但是许多高校的领导大多一人拥有教学、科研等多个职位, 工作繁忙, 便造成了报账人员很难一次性完成相关领导逐一签字。这样会在签字一项工作中就会耗费教职工很多时间, 也会使教职工对报账产生厌烦的情绪。

2. 等候时间长

众所周知, 如今, 大多高校的教育经费和科研经费大幅度增加, 加之并未单独在校区设置报账办公点, 同时学校财务人员也没有增加, 单据审核人员一般只设1名, 并且由于单据报账流程繁琐, 财务人员账务处理能力不高, 便很难满足报账教职员工的需求, 导致他们报账时等候时间过长。

3. 财务工作量大

尽管很多职业高校在报账时已经实现了电算化, 但好多问题还是无法解决, 如:学校经费来源多样化、报销项目复杂和报账人员变换频繁, 这就造成了我们财务人员的工作剧增, 导致我们既要审核原始凭证, 又要审核财务流程, 还要登记账凭证, 录入会计信息系统等等。

4. 集中性报账多

高校业务活动比较特殊, 经费使用集中化, 科研项目和年终结账报销大多集中在期末进行, 而在平时财务部门的报账活动不多, 这就造成了报账活动的分布不均, 期末报账时财务人员的工作压力大, 报账人员产生抵触和厌烦情绪, 于是便直接或间接地影响了报账服务的效率和实效。

5. 报账信息缺乏沟通

现在互联网发展越来越快, 教育部虽然已经公布了数字化职业高校信息平台, 意在把财经法规、规章制度和高校内部管理规定及细则融入网络, 但财务人员无法有效更新相应信息或更新不及时, 高校教教师平常教学科研工作非常繁忙, 很少有效了解到财务有关的知识, 财务报销工作本来是一项政策性非常强的工作, 但是财务人员日常工作紧张, 无法详细便捷回答教师对财务报销方面的问题, 这样就会大大降低报账的实效。

6. 财务报账人员工作不积极

现在好多财务报账地点人流进出频繁而且声音叽叽喳喳的, 比较乱, 上班环境差, 学校财务人员的工作难度大, 但是待遇和地位并不高。还有, 高校财务人员的职业资格都是国家统一考试制度, 但许多学校为了照顾其他相关人员, 对中高级会计师不按时聘任, 且经常与教师、实验人员同样的待遇评聘, 在一些高校严重造成同工不同酬、职称限制等问题, 严重制约了财务报账人员工作的积极性。

二、解决对策

1. 主动提高服务意识

高校财务人员的业务内容从本质上讲就是服务, 因此我们工作质量水平和高校教学、科研和生活服务密切相关。我们在工作中要不断摸索经验, 加大收集不同情况遇到的不同问题, 从程度上降低财务信息的不对称, 还可以利用校园网发布各种财务信息, 使全校师生能够随时查询他们所需财务信息, 又能拉近我们与学校各部门师生的距离, 不仅为高校师生提供方便, 也能够为我们财务管理工作奠定坚实的基础。

2. 聘相关专职人员专门负责财务报账工作

应保证不改变原有财务管理模式, 并且在院系内设立专门岗位, 聘任报账工作人员还应严格把关, 如:要求熟知财务工作流程, 有相关经验的工作人员, 统一收集各系师生要报销的关于报销活动的凭证, 提前审核和检查凭证是否齐全, 手续是否完备, 项目经费是否允许报销, 再由报账员到财务部门进行报销, 这样票据核算效率率与财务工作效率都会大大提高。

3. 开展业务培训

针对不同的人群, 开展不同的宣传和培训, 以达到提高效益的目的。对院系领导层, 我们必须得到学校领导的认可, 因此我们要积极推进有效拜访, 积极宣传报账改革目的和要求;对专职报账人员财务报账改革受益最直接、最快的群体, 应采取集中培训报账基本知识和不等待报账要求。

4. 积极创建网上预约报账制度

现在高职院校财务报账模式日益更新, 逐渐向网络化、信息化和数字化转变, 网上预约报账相对于以前来讲优点尽显无疑, 并且在院校已经逐步广泛使用。网上预约报账能够有效分配一些报账工作, 减轻财务人员的工作量, 使报账过程物流化、数据信息化、核算准确化等等。

5. 增强财务人员素质

财务人员应当积极转变工作理念, 主动沟通, 为全校师生服务, 建立良好的形象。为提高财务管理服务的质量, 还要认真了解师生的各方面需求。除此之外, 建立财务人员定期、不定期的走访, 以供各部门交流思想, 沟通信息, 共同谋划用好钱和管好账。还要不断加强财务人员业务培训、继续教育培训等。

参考文献

[1]侯利敏.高校财务报销审核中的问题与对策.会计之友, 2010 (10) .

[2]马宗兰.构建高校财务报销制度的思考.黑龙江科技信息, 2009 (26) .