内部循环（共9篇）
内部循环 篇1
为了加强和规范企业内部控制, 提高企业经营管理水平和风险防范能力, 促进企业可持续发展, 维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益, 财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会于2008年颁布了《企业内部控制基本规范》。
根据《企业内部控制基本规范》, 内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整, 提高经营效率和效果促进企业实现发展战略。
我国许多企业在一定程度上还存在管理松弛、内控弱化等问题, 导致风险频发、资产流失、营私舞弊、损失浪费等, 离发展战略的要求还有相当差距, 这些企业并非没有建立和运行内部控制, 而是之前所建立的内部控制因为各种原因已经失灵, 迫切需要建立、形成内部控制循环理念, 循序渐进、周而复始地开展内部控制工作。
一、目前关于内部控制循环的论述
我们已经知道存在会计循环和审计循环的提法, 即会计循环指在每一个会计期间里, 从分析经济业务起到编制财务报告止, 周尔复始地进行会计工作的全过程, 通常包括八个步骤:分析交易事项、填制记账凭证、登记账簿、对账、账项调整、结账、试算平衡、编制财务报告;审计循环亦称审计过程, 是自接受审计聘约至签发审计报告的审计全过程, 一般包括四个阶段:审计规划阶段、对客户的内部控制进行控制测试阶段、对客户的财务报表及其所反映的经济业务进行实质性测试阶段、结束外勤和签发审计报告阶段。而关于内部控制循环 (Internal Control Cycles) 的提法则很少见, 通过深圳文献港检索“内部控制循环”这一词条, 只有三本图书中提到 (期刊中未检索到) , 按照三本图书出版日期的先后顺序:
王文彬 (1990) 指出内部控制循环是根据内部控制要求, 将主要经济业务全过程归纳为若干循环, 使每个循环形成有系统的控制。
康建国 (2007) 指出内部控制体系随着时间而不断变化, 所应用的控制方法可能有新的发展, 这就出现了内部控制的循环。
李连华 (2007) 指出内部控制循环是由目标设定、制度建立、制度执行、效果评价、监督考核、制度修订等控制步骤所形成的控制链条, 由于这些控制步骤在各个控制项目上是重复的、周而复始进行的, 所以称之为控制循环。内部控制的控制程序是多步骤地、控制步骤是有先后秩序或方向、控制步骤是闭合的、控制步骤是依托于业务流程并与业务流程的顺序相一致的。内部控制循环的设计思路有两条:一是根据会计报表的组成项目设计控制循环, 二是根据企业的业务流程或工作程序设计控制循环。
此外于增彪 (2001) 也提到在动态上, 内控制度不仅包括制定, 而且包括执行, 对执行情况的计量或测试、对计量或测试结果的分析和报告, 根据偏差进行整改 (包括预先设定奖惩制度和整改方案、修订内控制度) 等, 这是一个完整的动态结构或系统。杨雄胜 (2004) 提出企业经营管理环境的变化必然要求企业内部控制越来越趋于完善, 内部控制是一个发现间题、解决问题、发现新问题、解决新问题的循环往复的过程。
王文彬所说内部控制循环实际上是业务循环, 如销售与收款循环、采购与付款循环等。康建国所提到的内部控制循环是说内部控制体系为了保持有效性, 所采用的控制方法、控制活动需要改进。李连华迄今对内部控制循环进行了最详细阐述, 其内部控制循环有两方面的解释, 一方面是指控制步骤所形成的控制链条, 另一方面是指业务循环。于增彪和杨雄胜虽然没有使用内部控制循环的概念, 但表述了内部控制循环往复和动态改进的思想。
之所以“内部控制循环”一说很少见, 可能是因为COSO委员会关于内部控制的定义中强调内部控制是“一个过程”, 实际上COSO委员会1992年所发布《内部控制整合框架》中已经说明清楚“尽管内部控制是一个过程, 但是它也可以被看成是多个过程”。我国《企业内部控制基本规范》也强调内部控制是“过程”。
二、内部控制循环的内容
企业持续经营, 内部控制也伴随持续经营而存在, 但内部控制存在固有缺陷, 如内部控制是针对常规业务活动而设计、内部控制可能因经营环境、业务性质的改变而削弱或失效, 为了保持内部控制的有效性, 需要定期对内部控制分析改进, 即形成内部控制循环的理念, 明确内部控制循环的程序步骤, 以实现内部控制的不断优化。
内部控制循环是指从明确控制目标开始, 到业务流程描述、内控现状分析, 再到内部控制五要素设计、运行和改进 (其中在优化内部环境、开展风险评估、采取控制活动及实施内部监督全过程中都必须加强信息与沟通) , 最后通过内部控制评价检查内部控制是否为控制目标实现提供合理保证, 这一系列工作循序渐进、周而复始, 从而形成内部控制循环。内部控制循环包括五个步骤:明确控制目标、业务流程描述、内控现状分析、内部控制五要素设计运行改进、内部控制评价, 如图:
三、建立、形成内部控制循环理念的意义
(一) 内部控制循环表明对内部控制的认识得到深化, 即由静态的内部控制要素动态化为内部控制循环, 从要素观深化为流程观。
(二) 内部控制循环体现了持续改进的思想, 即风险具有发展变化特征, 在企业发展不同时期、阶段, 其所面临的风险是不同的, 需要通过内部控制循环来定期评价、优化内部控制。 (三) 使关于内部控制的思想方法和工作步骤更加条理化、系统化、图像化和科学化。
(四) 建立内部控制的目标导向和风险导向, 即内部控制设计和运行目的是为控制目标提供合理保证, 所以首先需要明确控制目标;内部控制要以风险为导向, 在内部控制设计和改进时, 应以风险评估作为切入点。
(五) 为使内部控制有效, 内部控制五要素应该充分发挥其作用, 但正如人手上五根手指不可能一样长短, 由于设计和运行偏差, 内部控制五要素各自发挥作用的程度也是有强有弱, 在一个要素存在不足时, 可以通过加强其他要素来弥补, 并可通过内部控制评价对内部控制设计和运行情况进行检查。
为便于内部控制设计、运行及改进, 需要建立、形成清晰的内部控制循环理念, 依据内部控制循环的程序步骤, 循序渐进、周而复始地开展内部控制工作, 促进企业不断加强和规范企业内部控制, 提高企业经营管理水平和风险防范能力, 促进企业可持续发展, 维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益。
参考文献
[1]王文彬.审计辞典[M].上海:上海三联书店, 1990年1月
[2]康建国.企业风险管理?内部控制:理论与方法[M].成都:四川人民出版社, 2007年4月
[3]李连华.内部控制理论结构——控制效率的思想基础与政策建议[M].厦门:厦门大学出版社, 2007年9月
[4]于增彪.现代企业内控制度:概念界定与设计思路[J].会计研究, 2001 (11)
内部循环 篇2
批 与 修 改 的 制 定、售 成 本 的 确 认 售 收 入、若有，从“财务费用”明细账借方“判断抽样”抽取___份凭证，审阅是否有领导签 字文件，计算是否正确，对应的应收账款或银行存款明细账金额是否正确 “判断抽样”抽取___份应收账款，审阅催收信件、邮件等的存在性，是否有领导签 字 询问业务员催收应收账款的频度、与财务核对欠款信息的频度、获取工资管理方面 的规定及工资计算表（审阅是否含应收账款回收性）若有，审阅是否有领导签字 从“坏账准备”明细账借方“判断抽样”抽取___份凭证，审阅坏账准备计提是否正 确；贷方“判断抽样”抽取___份凭证，审阅坏账核销是否正确 获取相关应收票据，审阅是否按规定执行 若有，审阅内容是否完整，是否有领导签字 若有，审阅与客户的沟通记录，判断退货的合理性；审阅是否有领导签字 抽取“应收账款”明细账中销售退回的凭证，审阅销售退回申请单、入库单与凭证 内容是否一致 若有，审阅是否的确执行 若有，审阅分析报告内容完整性，是否有领导签字 审阅售后服务政策内容完整性，是否有领导签字；询问客服人员是否对售后服务政 策有所了解 若有，审阅内容是否完整，是否有领导签字 关注客户档案维护的时效性规定，检查是否按在规定时间内维护 审阅变更档案是否有领导签字 观察客户档案管理系统的登录权限；获取查阅人员名单，比对是否包含在授权查阅 档案的人员名单中
内部循环 篇3
关键词：PDCA循环；质量管理体系；内部审核
一、PDCA循环的内涵与特点
（一）PDCA循环的内涵
PDCA循环，也称戴明环，是由美国著名质量管理专家戴明(W、E、Deming)首先提出的。这个循环主要包括四个阶段：计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)和处理(Action)。
PDCA循环可以使我们的思想方法和工作步骤更加条理化、系统化和科学化。
（二）PDCA循环的特点
PDCA循环具有以下三个特点：
1.周而复始
PDCA循环的四个过程不是运行一次就完结，而是周而复始地进行。一个循环结束了，解决了一部分问题，还会有问题没有解决或出现新问题，再进行下一个循环，依次类推循环下去。
2.大环套小环
一个高校的管理系统是有若干小系统组成的，小系统外还有较大的系统，外面由更大的系统，形成系统整体。PDCA循环也类似，小循环外有较大的循环、更大的循环。小环保大环，大环带动小环，组成循环有机体。
3.螺旋上升
每一次循环过后，高校管理有所进步，但循环又重新开始，使管理工作在前次的基础上再进一步，循环依次进步，不断提高，形成螺旋型上升轨迹。
二、高校内部审核过程PDCA的循环方法和要点
在高校质量管理体系内部审核过程中，ISO9001:2008标准是实施审核的依据，PDCA循环可以提供科学高效的审核思路，达到预期的审核效果。以下笔者按照IS09001:2008标准的要求，说明按PDCA方法进行审核的方法和要点。
（一）P(plan)，计划
审核策划是内部审核的第一个环节。审核策划应明确内部审核的时机和频次，计划日期，每次审核计划的编制，审核过程的监控和最终评价。特别要强调的是策划时应考虑以往各部门、教育服务过程的审核结果和近期的运行状况，合理分配审核时间。
2.D(do)，按计划或规定执行
这个阶段包括了高校质量管理体系内部审核的主要活动。
首先，高校质量管理部门应根据计划任命内部审核组长，成立审核组。由组长编制本次的审核计划。每次的审核计划内容应包括：审核的目的、范围、依据、方法，审核组成员及分工、审核日程安排等等。
其次，做好审核准备工作，包括：通知各接受审核的部门，各受审核的部门准备好审核材料，避免审核时到处寻找资料，浪费审核时间。审核组成员编写审核检查表。
第三，审核组根据审核计划安排实施内部审核工作，包括召开高校领导和各部门负责人参加的首次会议，确定各组的陪同人员，按日程和审核内容实施审核，现场记录。
第四，根据现场审核发现，编写不合格报告和审核报告，在末次会议上宣读审核报告。
第五，各部门根据审核结果进行整改，审核组实施跟踪验证。
（三）C(check)检查，即高校对质量管理体系内部审核过程是否达到预期效果进行監控和评价
监控的方法可以通过非审核组成员的旁观实现，也可以通过对受审核部门进行调查来实现。根据监控的结果，由质量管理体系主管部门对本次内部审核过程进行总体评价。
（四）A(action)，处置、改进
高校通过监控和评价，对内部审核过程运行中发现的问题提出改进要求，体系主管部门提出整改的具体措施，并在以后的内部审核中予以纠正并验证，使质量管理体系内部审核过程得以改进。
三、对高校教育服务审核的PDCA方法和要点
1.P(plan)，计划。检查受审核部门的相关工作是否作出计划，计划是否合理、充分，能否满足高校质量管理体系的要求。如对“教学服务过程”的审核，应审核是否形成各专业的人才培养计划，人才培养计划是否符合国家教育法律和政策要求，是否明确了专业的培养目标、培养模式和课程体系等，是否编制了各门课程的教学大纲等等。又如对教学效果的检验（教学服务的监测）的审核，审核时应检查受审核部门是否制定了“年度教学工作检查计划”，对各专业的教学活动及每位教师的考核要求是否明确，教学检查的项目是否适当等。
2.D(do)，执行。审核时，应抽查几项具体活动。如对实训教学活动的审核，可以抽查几个班级实训现场，检查其实训设施配置、实训大纲、教案是否齐全，实训内容与实训计划是否一致、教师指导实训过程是否规范，实训学生人数、秩序和参与情况等等。
3.C(check)，检查。审核时，应确认受审核部门是否对各过程的实施情况进行了自我检查，检查的方法和频次，检查结果如何。如对教学工作的检查，日常巡查一般由系（部）负责组织安排。主要检查教师上下课、课堂教学的组织管理、自习的下班辅导等。教务处负责督查，并根据情况不定期地抽查。审核时应查找教学检查的相关证据。
4.A(action)，即处置、改进。受审核部门应通过检查，对不能满足预定目标的问题采取纠正或纠正措施，使质量管理体系得以改进。收集和分析适当的数据，以证实质量管理体系的适宜性和有效性，并评价在何处可以持续改进质量管理体系的有效性。
PDCA过程模式不仅是质量管理活动规律的科学总结，也是高校实施教育质量管理体系的工作方法，可以在质量管理活动中发挥重要效用。随着我国教育事业的对外开放程度进一步提高，国内高校面临的竞争会越来越激烈，高校不但要在生存中求发展，更要在发展中求变革。高校管理部门应借鉴PDCA循环对教育服务模式和内部审核过程进行不断地改革，持续改进，从而确保高校教育服务效果呈现出螺旋式发展轨迹。
参考文献：
[1]袁永华，曲中兵，韩英.职业技术学院实施2000版ISO9001标准经典案例[M]．北京:标准出版社,2004.
[2]方华.现代高等职业教育质量管理理论[M]．杭州：浙江科技出版社，2006.
[3]顾平.现代质量管理学[M].北京:科学出版社，2005.
采购循环的内部控制要点 篇4
关键词：内部控制,采购循环,请购与审批控制,供应商管理控制,付款管理控制
一、采购循环的流程和内部控制点
一般来说, 企业采购循环可划分为如下环节:
在这个流程中, 关键的内部控制点有五个: (1) 请购与审批控制; (2) 供应商管理控制; (3) 采购控制; (4) 验收及入库控制; (5) 付款管理控制。
1. 请购与审批控制。
没有请购授权程序会导致公司采购制度运行不畅。虽然许多小公司没有正式的采购制度也运转正常, 但一旦公司发展壮大, 采购部门人员增多, 没有相应的请购授权程序不仅会使采购人员不了解自己的职责范围, 更可能导致各成员之间相互推卸责任。
请购单的重要作用在于提供了书面证据, 不仅保证了采购活动按照公司规定的流程进行, 而且还可以明确相关人员的责任。而且, 白纸黑字的签字也说明了采购流程的进度, 表明了有采购需求的人或部门、是否已经过领导的审批等。另外, 请购单的联号编制可保证需求不被遗漏, 或者表单不被舞弊人员更换。这正是这些书面证据最终需要归档保存的重要原因。
总之, 价值较高的采购任务由公司作为一个整体来执行, 而低值易耗品等则可以根据需要由各部门自行采购。由公司整体实施采购便于发挥公司的规模优势, 在保证采购质量的同时又可以降低采购价格。而且集中采购便于公司管理, 既提高了采购效率又可有效避免舞弊等现象的发生。由各部门依据需要自行安排低值易耗品的采购则可有效避免繁杂的审批手续, 提高采购效率。
审核批准的控制要点如右上表所示。
2. 供应商管理控制。
(1) 任何重要的采购都须经过三家以上供应商的报价后, 采购部门再比价、议价。这一过程需要采购人员准确了解产品市场行情与加工过程。在供应商报价上, 公司可要求进行成本分析。在议价过程中, 采购人员可适当运用缓兵之计, 请示上级再确定。但某些重要采购须在谈判议价中立即谈妥, 以免错失良机。
(2) 公司应向供应商提供相关数据信息并请其打样。通过供应商制造出的样品, 公司可评估供应商是否真正有实力满足公司质量要求, 同时评估其是否能准时完成订单要求。当然, 样品能通过技术部、质检部的检验才是合格供应商的必备条件。
(3) 公司可依据供应商的表现对其进行绩效考核评分。其中, 质检部负责质量评估, 采购部负责成本评估, 每满一年必须重新对供应商条件进行评审, 对不合格者经限期修改合格后依然可与其合作, 重审不合格者终止合作。
供应商的考核标准:交期占30%, 品质占40%, 成本占15%, 配合度占15%。公司也可以依据自身实际情况改变各指标所占的比重。
例如, 国内某大型企业对供应商的管理异常严格, 包括如下环节:驻厂, 定期或不定期到工厂进行检查, 设监督点对特殊的工序进行检查, 要求供应商及时报告生产状况, 组织技术管理人员对供应商进行辅导, 进料检查, 要供应商提供生产日报表与检验日报表并在5分钟内传真到采购部等。
3. 采购控制。
(1) 采购人员定期轮换可有效避免采购人员与供应商之间的勾结。由于业务需要, 供应商可能通过贿赂采购人员的方式长期获得公司的大量订单。这也是采购环节中最常见的问题, 西门子、麦肯锡等国际知名大企业也常常因为贿赂丑闻而身陷司法纠纷。家乐福、麦当劳等世界500强的管理层也曾因收受贿赂而接受过司法调查。通过定期轮换, 公司即使不能发现前任采购人员的受贿问题, 但至少可以减少因贿赂而产生的损失。
(2) 明确采购人员职责有助于提高工作效率, 避免相互推诿, 利于绩效考核。
采购主管:拟订采购部门工作方针与目标;负责主要原料或物料之采购;编制年度采购计划与预算;签核订购单与合约;采购制度之建立与完善;撰写部门周报或月报;主持采购人员教育训练;建立与供应商的良好合作关系;督导采购部门全盘业务及人员考核;主持或参与采购相关业务的会议, 并做好部门间的协调工作。
采购经理:分派采购员及助理的日常工作;负责次要原料或物料之采购;协助采购员与供应商商谈价格、付款方式、交货日期等;采购进度之追踪;保险、公证、索赔之督导;审核一般物料采购;市场调查;供应商考核。
采购员:经办一般性物料采购;查访厂商;与供应商商谈价格、付款方式、交货日期等;确认交货日期等;处理一般索赔案件;处理退货;收集价格情报及替代品资料。
统计员 (助理) :登记请购单、验收单;做好交货记录及稽催工作;安排与接待访客;采购费用之申请与报支;进出口文件及手续之申请;电脑作业与档案管理。
4. 验收及入库控制。
(1) 验收时应盘点和检查商品并与有关订购单核对。这里的检查不仅是数量和形式上的检查, 更重要的是对采购物资技术性能指标的检查。
在某些公司, 收货部门的购货订单副本中的数量常常被删去, 以便提高收货人独立确定数量的能力, 防止收货人不经检验就根据购货订单上的数量来填制收货报告单。
当供应商的货物不符合合同要求时, 公司可通过协商或者诉讼等方式维护自身的合法权益。
(2) 书面证据的存在可有效明确责任, 有利于对相关人员的业绩考评, 同时可有效避免由于管理混乱而出现贪污舞弊等现象。
5. 付款管理控制。
由于涉及公司现金流的支出, 付款管理是不可忽略的一个环节。
(1) 订购单是采购部门订货的凭证, 验收单是验收部门确认公司已收到货物且货物符合公司质量和数量要求的凭证, 供应商发票是会计做账和抵扣税款的凭证, 只有这三样单据都得到确认, 财会人员才可将该项业务计入相关账户。任何凭据的缺失都可能说明公司存在管理漏洞, 或者存在贪污舞弊行为。
审核内容主要包括:原始凭证是否齐全, 日期和货物内容是否一致, 数量、价格、加总合计是否正确等。
(2) 当不立即付现而是采用应付账款形式时, 公司须在每月底同供应商核对应付账款的数额。当应付账款少于实际时, 客户会及时进行反馈。公司可通过客户的反馈了解事情的真相, 保证在采购环节不存在采购人员以公司名义进行个人采购或者贪污舞弊等行为。
(3) 对于应付账款, 付款人应检查付款凭证以及是否经授权人批准。对于现金支付的交易, 付款部门在付款前必须检查供应商的发票是否盖过“款已付讫”的戳记, 以防止二次支付。财务部门还应定期检查应付账款的明细账和有关文件, 以防失去可能的现金折扣。
另外, 采购目标的实现除了需要有清晰的流程和制度说明, 更需要公司相关人员的通力配合和协作, 这就需要做到采购、审批、验收、记录、付款等不相容职务相分离。不相容职务相分离主要应做到以下几个方面:付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务;采购人员不能同时从事物品的验收工作;物品的采购、储存和使用人员不能同时进行账务的记录工作;接受各种物品或劳务的部门或主管人员, 不能进行账簿记录工作;记录应付账款的人不能同时进行付款业务管理。
二、结语
综上所述, 请购与审批控制、供应商管理控制、采购控制、验收及入库控制、付款管理控制是采购循环流程中的关键内部控制点, 任何一个节点发生问题都可能对企业的声誉和现金流造成致命打击。而实现不相容职务相分离则是保证以上环节得到正常运转的有效途径, 有助于加强企业采购环节的内部控制。
参考文献
[1].财政部等.企业内部控制基本规范.北京:中国财政经济出版社, 2008
[2].美国COSO委员会制定.方红星, 王宏译.企业风险管理——整合框架.大连:东北财经大学出版社, 2004
[3].麻蔚冰, 于曾彪, 丁正东.企业内部控制管理操作手册.北京:中国财政经济出版社, 2003
[4].李若山, 陈策.内部控制、产品质量与企业存亡——基于三鹿奶粉事件的反思.审计与理财, 2009;1
[5].李君.中小企业如何建立财务预警信息系统.财会月刊 (综合) , 2008;5
企业销售与收款循环的内部控制 篇5
内部控制制度已成为现代企业制度的重要组成部分, 有效的内部控制可提高资源利用效率。商业企业中处于核心地位的销售与收款环节, 其内部控制制度主要是以规范销售与收款行为, 以防范销售与收款过程中的差错与舞弊为宗旨。销售与收款循环是企业通过与消费者交换产品、劳务或现金收入等相关业务工作所构成的一个系统的循环整体。在赊销方式下, 销售与收款环节业务工作主要有以下几点:即制定销售计划、批准赊销费用、处理客户订单、发送货物、应收账款管理、开具发票、定期对账和收回账款、审批销售退回和折让等。每个环节的开展都会对整个销售与收款环节产生影响, 如果销售与收款环节产生问题, 最终将会对企业的财务产生不良影响。
1 销售与销售环节的弊端
1) 不相容职务没有分离。大部分企业并没有明确地将企业销售、发货、收款三个部门做明确的职责界定, 存在一个部门包揽一切事物的现象。一人或一个部门身兼多职。销售业务员代收货款后存入公司账户或直接交于出纳人员, 存在延迟汇款、个人挪用货款的风险。
2) 销售政策和策略不当。在商业企业中, 销售策略和政策是产品在市场中如何进行销售推广的“指南针”, 但在企业实际运行中通常会存在企业对市场预测不准确, 从而做出不符市场需求的策略, 导致最后企业的销售不畅、库存积压。
3) 应收账款管理不完善。应收账款是公司的支柱和源动力, 公司的经营状况如何通常可以在应收账款情况中有所反映。商业企业的日常运营中存在预付账款、先提货后付款等现象, 从而引发应收账款收款不及时呆账坏账占比较大。过度追求利润最大化而缺失明确的应收账款管理目标, 造成企业资金流动不畅[1]。
4) 发货管理不完善。在企业中发货也是销售环节的重点业务工作之一, 发货环节严格管理会降低企业的产品在发货过程中造成的损耗以致降低生产成本, 同时可以核对发货订单的准确时间及时发货。在企业实际运行中, 发货管理存在月末没有专人对发货计划执行情况进行核查的情况, 可能会导致发货延误、发货过程中产生的问题无法及时纠正的问题。
5) 信息沟通管理问题。企业内虽建立了系统的内部控制体系, 但内部控制制度在公司的实际运营中的运用并不彻底。例如公司财务和营销系统沟通不畅, 如果信息传递一旦发生错误便需耗人耗时地进行纠正, 影响了公司销售与收款内部控制制度执行的效率和效果。
6) 缺乏切实可行的监督机制。企业对销售与收款业务的监督主要依靠公司的内部审计, 缺乏持续的监督机制且缺乏自我监督的方法和工具, 监督机制存在问题, 导致公司内部审计对销售与收款业务的监督功能不完善。
2销售与收款环节内部控制改进方案
1) 员工岗位职责分工。在企业内部应当建立销售与收款业务的岗位责任制, 明确有关职能部门工作人员的岗位职责、权限, 确保办理销售与收款业务的不相容岗位相容分离、制约和监督。企业应避免由单个部门或个人包办销售与收款循环的全部工作, 分别设立办理销售、发货、收款三项业务的相关部门。
2) 制定科学的销售策略。企业可以针对每季度末、每年年末市场营销部门的专门小组根据消费趋势商业企业需求预测下季度、下年度销售需求编制销售计划书, 完成销售计划书递交市场营销中心领导签字审批。生产部门可以根据市场需求量生产产品, 市场营销部门可以根据下发的销售策略对产品进行销售, 适量地生产产品以及正确的销售策略可以使企业的产品销路畅通, 同时降低企业的存货积压。
3) 应收账款内部控制。应收账款的目标包括:应收账款的真实准确性, 应收账款收回的及时性, 控制坏账损失发生概率。为达成以上目标, 第一要注重对应收账款的源头控制, 缩小应收账款的额度降低应收账款的频率, 第二及时与客户沟通明确公司应收账款相关制度规定, 如应收账款的缴款截止期限以及公司的信用政策和结算方式, 有效降低客户拖欠公司货款的可能。第三持续对比分析客户的偿债能力和经营能力, 分析客户是否具备用流动资金偿还债务的能力, 得出客户应收账款的回收期。
4) 发货流程控制。企业内部制定系统完整的发货流程, 要求企业内部相关部门严格遵循规定流程。例如市场营销部门管理人员应提前签订产品所需产品交易合同, 并确定产品发货计划, 通过企业内部的信息平台传达发货通知并联系运输公司。开具销售凭证的人员应仔细核对发货计划, 开具产品销售凭证, 并留存根连存档[2]。
5) 完善信息沟通系统。信息沟通系统是企业管理人员及时准确掌握企业日常经营管理状况的“晴雨表”, 完整系统的企业内部信息沟通系统可以指导企业及时解决经营中存在的各种问题达到企业高效运行的状态。企业设立专职部门有专员管理各部门的经营信息和销售数据, 提高数据的精确程度。
6) 完善监督机制。首先, 明确审计部门在企业内部的重要地位。大部分企业将内审部门置于经理层的管理之下, 其日常审计活动与工作范围均需由经理层审核批准, 审计部门缺乏独立性。建立独立的直属于董事会审计委员会, 将审计部门归到审计委员会统一管理, 指挥领导工作。避免中间层次如经理层的干预, 独立的审计部门得以充分发挥其作用, 对公司内部控制监督得到实质性的效用。
3结语
销售与收款业务一直都是企业的核心环节, 企业某一时期内的经营成果靠销售环节予以体现。因此做好销售环节的内部控制制度更是重中之重。企业的内部控制制度涉及了企业生产经营活动的各个方面, 企业在制定内部控制的各项制度时要把握经济发展情况, 做到企业内部管理与经济发展相协调, 随企业经营目标和理念的发展而不断改善。
参考文献
[1]黄庆祥.企业销售与收款环节内部控制[J].企业研究, 2012 (12) :33-34.
内部循环 篇6
一、企业资金循环的会计内部控制简析
企业资金循环的会计内部控制包括了诸多内容,以下从控制目的、执行流程、控制优越性等方面出发,对于企业资金循环的会计内部控制进行了分析。
(一)控制目的
企业资金循环的会计内部控制有着明确的控制目的。众所周知企业资金循环的会计内部控制主要是能够让企业日常经营过程中面临的资金风险和运营风险能够得到较好的控制,从而能够在此基础上扎实的实现企业经营目标。其次,企业资金循环的会计内部控制的目的还在于能够进一步的提高会计的信息质量,并且在此基础上更好地保证企业财产物资的安全性和完整性,最终能够达到将企业运营风险降到预期中的最低限度。与此同时,企业资金循环的会计内部控制也能够在很大程度上起到控制企业内部舞弊现象的出现并且能够切实的健全企业本身的管理体系。
(二)执行流程
企业资金循环的会计内部控制有着严格的执行流程。通常来说企业资金循环的会计内部控制流程首先需要企业把自身的各项经济业务来按照资金的运动方向分为不同的经济循环系统。例如企业在采购工作中可以通过采购与资金循环系统来付出资源和本金然后将其转到生产与仓储循环系统中,最后能够通过销售与收款系统达到资金回笼的目的。其次,企业资金循环的会计内部控制流程往往还包括了筹资与投资循环、固定资产循环和工薪与人事循环等重要的循环。在这一过程中企业只有做好了这些资金循环流程,才能够真正的让企业的会计内部控制工作得到高效的执行与核查。
(三)控制优越性
企业资金循环的会计内部控制能够让企业的资金运转具有更强的有效性、公正性和透明性。例如在企业会计内部控制过程中比较常见的控制方法通常包括了审批采购的订单,这一内控方法可以根据前期制定的预算明细表以及相应的采购计划来对于实际的会计工作进行审批考核。其次,企业资金循环的会计内部控制的优越性还体现在这一工作能够在有效的判定会计人员在工作中是否接受了不明折扣,并且也可以对于采购回的商品严格进行验收和检验,最终能够为企业资源的合理利用奠定坚实的基础。
二、企业资金循环的会计内部控制方法
企业资金循环的会计内部控制方法需要在许多环节进行实践,以下从生产与储存循环控制、销售与收款循环控制、企业资金链循环控制、人力成本与薪资控制等方面出发,对于企业资金循环的会计内部控制方法进行了分析。
(一)生产与储存循环控制
会计内部控制首先需要做好生产与储存的循环控制。企业在生产与储存循环控制的过程中应当灵活的运用生产成本法来进一步的规范企业生产流程。在这一过程中企业内控人员需要准确的计算出企业生产流程中的各项支出。其次,企业内控人员在生产与储存循环控制的过程中还应当根据之前制定的生产计划来进行相应的原材料领取时的登记工作,从而能够在此基础上切实的保证凭证单据和实物流通量达到一致。与此同时,企业内控人员在生产与储存循环控制的过程中还应当做好精密的复核工作,从而能够在此基础上最大程度的减小成品的成本预算和实际成本之间差异并且能够保证账务的本身的准确性。
(二)销售与收款循环控制
会计内部控制需要企业着眼于销售与收款循环控制。企业内控人员在销售与收款循环控制的过程中首先应当确保收款数额的准确性,并且在这一过程中对于对新客户订单的审批则需要确保销售价格要根据审批人员的授权标准进行变动和折扣。其次,企业内控人员在销售与收款循环控制的过程中应当过赊销信用等级负责人的批准手续才能够进行相应的销售工作,从而能够在此基础上避免免给企业的经济效益带来损失。与此同时,企业内控人员在销售与收款循环控制的过程中应当对于出现的销售退回现象进行一系列资料的全面核查后才能够办理相应的退款项目。
(三)企业资金链循环控制
会计内部控制的关键始终是资金链的循环控制。企业内控人员在企业资金链循环控制的过程中应当首先做好复核审批、业务授权、业务结算、会计处理、定期审查等工作。其次,企业在资金链循环控制的过程中还应当逐步建立起自身完善的货币资金的收支授权制度,并且在这一过程中实现货币资金的完整安全、收支真实、核算正确和结算及时。与此同时,企业在资金链循环控制的过程中还应当健全审批与执行岗位的分离制度同时更加有效的控制筹资投资审批计划,从而能够为企业未来的发展奠定坚实的基础。
(四)人力成本与薪资控制
会计内部控制离不开人力成本与薪资控制的支持。企业内控人员在人力成本与薪资控制的过程中应当在第一时间内登记好新入职的员工和离职的员工的基本资料,从而能够通过人事部门主管核对无误后提交会计部门并且以此为依据进行员工工资的发放。其次,企业内控人员在人力成本与薪资控制的过程中应当在严格的按照员工的考勤记录、工时和产量为基本根据,从而能够切实的减少一人兼两职等薪资诈骗问题的出现,最终能够将会计内部控制落实到企业人力资源管理的各个工作环节中。
三、结束语
企业资金循环的会计内部控制实际上是进一步完善企业内控制度的一种方式。在这一过程中这一内控方法可以为企业资金链的健康运作起到良好的促进作用,因此可以为企业战略目标的实现奠定重要的资金基础。
参考文献
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内部循环 篇7
内部控制,从静态角度讲,是为确保会计信息可靠、企业资产安全和完整、经营效率提高以及各种法规制度的有效执行,所制订的各种控制措施、程序和方法;从动态角度讲,是控制措施、控制程序和控制方法的执行以及实现其会计信息可靠、企业资产安全完整、经营效率提高、有关法规得以执行等管理目标的过程。
销售与收款循环是与客户交换商品或劳务,提前收到现金或借记应收款项等的业务活动,该循环内部控制可以规范企业销售与收款环节的各种行为,防范销售与收款过程中出现差错与舞弊。
要想使得内部控制取得一定的成效,必须遵循一定的原则,销售与收款业务既涉及商品的交付、货款的回收,也涉及到债权的形成,仅就业务本身就有很高的风险,所以销售与收款循环内部控制必须遵循以下几个原则,才能起到内部控制应有的效果,即合法性原则、全员参与性原则、重要性原则、成本与收益原则、制衡性原则、有效性原则。
之所以要严格遵守以上原则是由该环节固有风险以及内部控制目标决定的,销售与收款循环内部控制的设计目标如下:保证销售业务真实性和合法性、保证库存商品的完整以及安全性、保证销售与收款业务正常运行、保证应收款及时收回、保证货币资金的安全以及完整保证应收款及时收回,从而降低企业的经营风险。
企业管理层应该立足于销售控制的各个环节,尽力使销售环节以及各相关部门间能互相核对、监督和稽查,以便及时地发现并纠正错误,确保在销售过程中各个环环相扣的环节严格按规定进行,防止虚假销售或形成坏账,影响企业的正常生产运行。
二、企业销售与收款循环内部控制现状
(一)公司概况
甲是国内一知名企业,拥有一套专利,且技术专业化程度较高,其规模较大、管理水平高,经营领域范围广,积极拓展相关业务领域,有很多子公司,在行业中具有一定的代表性。
甲的销售与收款严格按照内部控制规范要求,在各个环节基本都能够满足内部控制的要求,但是在有些方面仍然处于较为混乱的局面,例如,在销售政策和信用管理这方面的内部控制较差,使得企业经常得不偿失。
在销售政策方面,为了实现其销售额度,销售人员往往额外的向客户支付一定的金额,这种行为不具有公开性,也不具有正当性,该行为完全符合“销售回扣”的定义,是一种典型的商业贿赂,不但违反了正常商业交往,也违反了证券法的相关的法律规定。但是,公司出于利益倾向,往往纵容该行为发生,未曾对“销售回扣”的利弊进行深入的权衡、评价与放弃这种行为以作出改善,使企业更加规范化。
在信用管理方面,随企业规模扩张,业务范围也逐步扩大,与客户之间约定俗成的会形成更多的应收款,应收款的增加极易形成大额的坏账准备,其计提的同时要记入“资产减值损失”,减少利润。应收款出现的问题不仅体现在坏账上,它作为一种无息债权,必然在一定程度上会减少利息费用,所以实际工作中企业往往忽视其产生的不利影响。例如,如果某客户破产,很快通过媒体等舆论渠道产生很多传闻,这些信息的可靠性和及时性容易使企业做出错误决策,而企业却很少对此进行单独计算。
最终造成:资金表面上看是在不断地增加,而且增加金额的幅度较大,但计提的坏账准备可能增加幅度更大,企业实质上却往往处于资金流断裂,更为严重的会导致企业破产。
(二)销售与收款循环内部控制薄弱环节之销售回扣
“销售回扣”是一种发生在账表之外而销售人员实际支付一定数额的资金给对应的客户的行为,既然很多上市公司纷纷采取“销售回扣”,必然会有利于企业。但是,《反不正当争法》中明确规定严厉打击此行为,如果企业进行大规模的“销售回扣”行为,该企业也会遭受道德及舆论的谴责,给企业带来巨大的损失。
(三)“销售回扣”对企业的影响
“销售回扣”增加伴随销售收入的增长,二者是正向关系。企业为扩大销售会发生“业务招待费”、“市场宣传费”等,我们认为“销售回扣”与它们的实质是相同的,也是为促进销售而发生的费用。既然,这几种费用作用相同,它们之间的关系就应该是反向的。
下面通过对甲企业的经营状况进行分析:(见表1)
(1)两年的销售回扣金额均巨大,2014年的销售回扣金额是2013年的1.7倍,但利润仅为2013年的1.32倍,所以,尽管销售人员为了提高业绩水平而发生的一系列“销售回扣”行为,并没有给企业带来与此代价相匹配的收益。
(2)“市场宣传费”、“业务招待费”并没有与预期一样与“销售回扣”金额呈反向的变动关系。(见表2)
(3)销售回扣大幅度增加,收入与利润增加,但是后者增加的比例远低于销售回扣的比例,即销售回扣并不能得到与之相匹配的收入与利润。
(4)销售回扣的支出并没有起到促进应收款加速回收的作用。(见表3)
(四)销售与收款循环内部控制薄弱环节之信用政策管理
信用政策管理中存在许多问题:
1. 由于企业管理人员管理经验的缺失,企业的大多数管理层并没有意识到信用政策管理的重要性。
企业往往在建设初期进行高投入,销售额大幅度提升,在企业发展的后期往往回报较低,甚至出现经营危机,虽然表面上资金增加,但是实质上只是应收款增加,由于没有加速回收,坏账准备大幅度增加,不能够起到大幅度增加利润的作用。
2. 信用管理部门基本管理职能欠缺。
财务部门与销售部门往往目标、职能、利益不一致,相互冲突,职责分工不清,这样会导致企业利益不增反降。
3. 企业仍然缺少专业胜任能力较高的信用政策管理人员。
4. 公司信用政策管理方法较为落后。
在给与销售人员销售提成的影响下,订单大幅度增加,但是没有专业的人员负责账务回收,导致企业最终只能把坏账注销掉,因此,会使得利润下降。
三、ABC公司销售与收款循环薄弱环节内部控制关键点设计
(一)“销售回扣”内部控制关键点设计
财务部门应积极地与关键销售人员沟通,确保相关部门了解纳入合同中的费用的合理性,以保证在合同之外支付各项销售费用支出的合理性,确保公司的合理的相匹配的利润。
管理部门应定期对销售人员的经营业绩和销售费用的支付情况进行权衡,在保证销售收入、利润的基础上,合理的筹划公司的销售费用支出,并使之合理有效,另外,应开展专业化培训。
(二)信用管理业务流程层面内部控制关键点设计
首先,建立严格的关键客户评估制度,在交易之前进行调查和评估关键客户的信用状况,建立合理的信用分析模型,对客户的资信状况进行定性和定量的分析,从而确定客户资信等级这些相关指标。
第二,甲企业需要对关键客户采用信用分析模型进行分析,并在实际运用中不断完善信用分析模型。
第三,制定严格的应收账款追收制度。应收账款管理不仅包括催收制度,还包括后续的逾期账款追收,即当货物销售出去之后,应该对销售的货物和客户进行监督。
四、结论
本文主要介绍了企业销售与收款循环内部控制的现实情况,通过数据分析找到销售与收款循环内部控制环节存在的问题,表现在两个较为薄弱的环节:“销售回扣”与信用政策管理,进一步分析了这两方面对公司经营产生的影响,从而归纳出销售与收款循环内部控制环节存在的问题,并针对其存在的问题进行了分析。
通过对企业管理现状存在的问题分析,纠其成因,进一步为销售回扣与信用政策管理内部控制的关键点进行设计,提出了在这两个方面内部控制的方法,其实际效果如何,还有待验证。
本文研究的不足之处在于仅仅选取了一个公司连续两年的数据进行分析,数据较少,得出的结论不具有代表性。
摘要：销售与收款环节是企业利润的主要来源,随企业发展及经济业务频繁往来,其内部控制就显得尤为重要。如果内部控制存在缺陷,加之外界环境的影响,极有可能使得企业处于“内忧外患”的境地,最终将导致经营失败。研究内部控制,对于提高企业经营管理水平、提高会计信息质量水平、保证资本市场有效运行有非常重要的意义。
关键词：销售与收款循环,销售回扣,信用政策,关键点设计
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内部循环 篇8
内部控制属于管理范畴, 是企业管理现代化的产物。 只要存在经济活动和经营管理, 就需要有相应的内部控制, 它贯穿于企业经济活动的各个方面,对于促进国家各项政策、法规的贯彻落实、 实现企业经营目标具有重要作用。 内部控制既是被审计单位对其经济活动进行组织、制约、考核调节的工具, 也是审计人员用以确定审计程序的重要依据。 随着内部控制的产生和发展, 审计工作从详细审计发展成为以测评内部控制为基础的抽样审计。在现代审计的发展过程中,对内部控制制度的重视与信赖, 完善了审计职能,提高了审计效率。
二、企业采购与付款循环内部控制审计的意义
采购与付款循环业务是外部商品和劳务的购置和付款过程, 是存货流动的起点, 是影响资产增加和现金支付的重要环节, 该业务环节在企业生产经营活动中占有重要地位, 它主要涉及采购、验收、储存、会计等部门,具有与生产经营活动联系密切、 业务发生频繁和容易产生管理漏洞等特点。根据内部控制的基本原理, 应该将各项职能活动指派给不同的部门或者职员来完成, 以确保业务处理的正确可靠。因此,企业必须建立健全采购与付款循环的内部控制制度, 防范和化解可能存在的财务风险, 保证企业生产经营活动顺利健康发展。
采购与付款循环审计是财务报表审计的重要组成部分。加强采购与付款循环内部控制的审计,能够了解被审计单位情况, 找出内部控制的薄弱环节,并能够确定实质性测试的性质、时间和范围,因此企业采购与付款循环内部控制的审计是实质性程序的基础。
三、采购与付款循环主要内部控制和可能存在的风险
采购与付款循环的主要内部环节应该包括:(1)仓库或者资产使用部门根据需求,经过授权批准后提出请购。 (2)采购部门在收到请购单后,对经过批准的请购单发出订购单。 对于大额的、重要的采购项目,应采用招标竞价的方式来确定供应商,以保证供货的质量和及时性。 (3)验收部门检验所接受货物的数量和质量与订货单上的要求是否相符,编制一式多联的验收单。 (4)仓库对于验收合格的商品组织入库,填写入库单,仓储区应相对独立,限制无关人员接近。 (5)仓库验收货物后,应该核对购货单、验收单和供货发票的一致性,确认负债,编制付款凭单,送交会计部门,以编制有关记账凭证、 登记有关明细账和总账账簿。 (6)会计部门在收到付款凭单后对有关单据的内容逐项进行核对后编制记账凭证, 记账凭证经过编制凭证以外的其他人员审核后, 由记账人员据以登记应付账款明细账、 预付账款明细账和存货明细账以及货币资金明细账等。 (7) 付款部门收到付款凭单后,认真核对付款凭单和附件,按照付款凭证上标明的付款日期支付货款。(8)月末时,应由供货方向购货方寄送卖方对账单,双方应及时对账,发现不符要及时查找原因、及时处理。
采购与付款循环业务可能存在的风险有:一是计划外盲目采购或构建固定资产, 造成资金的挤压和低效使用;二是混淆收益性支出和资本性支出,挤占生产成本行为;三是通过多提少提折旧,调节费用,从而达到调节利润的目的;四是利用固定资产清理截留转移企业资金;五是为降低资产负债率可能隐瞒应付账款账面余额;六是应付账款清理工作不及时,长期挂账。
四、采购与付款循环内部控制制度的测试
(一)了解和记录采购与付款循环业务内部控制。 审计人员采用查阅被审计单位管理制度和相关文件、 口头询问或现场调查等程序, 了解被审计单位采购与付款循环业务的内部控制,运用编写内部控制说明、设计调查表法和绘制流程图等方式, 确定内部控制的关键控制点及控制目标。 审计人员以内部控制的健全性和有效性为目标, 确定每一个具体目标的有效控制和薄弱环节, 并对每一个控制目标的控制风险做出初步评估, 同时制定对哪些控制实施符合性测试的计划,以进一步开展交易和余额的实质性测试程序。
(二)采购与付款循环业务内部控制的符合性测试。(1)检查企业有关岗位责任制度等文件, 检查购货与付款循环的业务分工是否合理, 并实地查看业务分工的执行情况;(2)从采购部门的业务档案中抽取购货合同或订货单, 查明是否附有请购单或其他授权批准的文件;(3)检查大宗商品是否通过招标方式选择供货商, 并检查执行情况;(4) 核对采购合同上确定的价格、 付款日期与财会部门核准的支付条件是否一致;(5)检查合同是否经过有关部门审查, 核对卖方发票上所购物品的数量、规格、品种与合同是否一致;(6)抽验部分付款凭单,检查其是否附有请购单、订购单、验收单,付款凭单和验收单是否连续编号;(7)核对采购合同、卖方发票、验收单和入库单是否一致;(8)检查企业月末对账制度的执行情况, 以及对不符情况的处理程序;(9)检查企业内部审计制度的执行情况, 是否定期进行采购与付款业务的审计并出具审计报告。
根据上述测试所取得的证据,审计人员重新评估控制风险水平, 根据重新评估的结果, 确定哪些业务环节存在重大错报风险, 需要实施详细的审计程序;哪些属于健全的部分,可以减少审计程序。 通过对购货业务内部控制的测试和评价, 就可以确定实质性测试拟信赖的程度。
五、采购与付款循环业务内部控制的审计内容
采购与付款循环业务内部控制的审计内容主要包括:(1)物资采购计划是否为单位所需要购买的物资、设备,采购计划是否具有合理性, 采购资金的来源及到位情况。 (2)物资采购方式和程序是否合理、规范。 审查物资采购项目招投标范围、方式、程序和文件,投标的条件和招标纪律等,评标、定标的合理性、合法性和真实性;审查供货方的资格、条件是否符合要求。 (3)物资采购合同的合法性和有效性。 采购项目是否符合立项审批, 物资采购合同的要件是否齐全, 采购物品是否符合国家或者行业的产品技术标准,产品的交货单位、交货方式、运输方式、到货地点、交货期限、验收方法以及结算及付款方式等条款, 在合同中是否予以明确规定。 是否明确了当事人双方或一方有违约行为时, 责任承担的方式和标准。 (4)物资采购验收入库环节完好性和正确性。 查验交货产品是否和合同规定或样品的规格、型号、质量、技术参数、价格相同、入库数量和质量与合同订购数量和质量相吻合。(5)物资采购的货款结算是否合规、正确。 检查物资验收、 入库手续是否齐全,产品单价、结算方式是否与合同相符,发票构成要素是否齐全,金额计算是否正确。 (6)物资设备采购的使用效率是否充分,是否达到预期目标。 设备使用是否有详细具体的运行记录;物资设备的使用效能、效果是否符合采购立项的要求,使用效益如何,是否达到预期的目标;使用部门是否健全和完善相关管理制度,实施规范管理。
六、当前采购与付款循环业务审计中存在的问题
(一)管理当局内部控制意识不强。单位没有高度重视内部控制制度建设,未能及时开展内部控制业务培训,未能及时全面掌握国家有关财经法规、资产和债务、基本建设、经济合同管理、会计核算等各项规定以及单位相关的内部制度,对经济活动的重要环节未开展定期和不定期检查, 缺乏内部监督机制,虽然在外部和内部审计中发现了本单位存在的财务风险,但未按要求进行整改;或者制度不健全或执行不力;有的单位缺乏岗位责任制和议事决策机制,经济活动的决策、执行、监督有效分离机制不健全,内部控制关键岗位人员轮岗制度没有得到有效实施。
(二)采购的组织管理机构不健全。采购机构组成不稳定, 职责界定不清晰, 因此不能很好地协调处理采购需求、预算、计划与运行等方面的关系,难以承担采购管理的责任。部分单位分散对外采购,不能形成整体和批量采购优势,造成采购资金的浪费和流失。
(三)物资采购价格管理人员专业素质不高。 大多数物资管理部门虽然设立了采购物资价格管理岗位, 配备了专兼职物资采购价格管理人员,但所配备人员的专业素质和数量不能达到管理的要求, 对供应商提供的一些技术含量较高、 金额较大的设备物资的定价是否合理无法作出判断。
(四)采购合同或协议不规范。 采购合同或协议条款权责不清, 审批程序不当, 或不符合国家相关规定及贸易政策,导致经济纠纷和经济损失。
(五)部分业务供货在先,采购价格备案在后。 物资采购的实际操作程序为: 通知供货→验收→议价→签订合同→付款,而且物资验收这项工作在工程竣工阶段时才能得到签认,这种做法使得采购制度未能发挥事前控制作用。
(六)定价方法简单。 物资采购价格管理人员不论价格是否合理均要与供货商“砍价”,这种定价方法认定价格依据不充分, 供应商摸准砍价规律后,会采取高定价策略,这些会直接带来物资采购价格偏高的问题。
七、 改进采购与付款循环业务内部控制审计的策略
(一)提高物资采购审计人员队伍素质。这是提高审计工作质量和效率的关键。采购业务在生产经营过程中举足轻重,要求采购审计人员必须具有较高的政治觉悟、良好的专业素质和业务工作技能,能够掌握需求分析、采购计划制定、采购洽商、采购合同履行、供应商管理、采购信息管理等工作内容。
(二)推行物资采购集中管理体制。分散采购是大量滋生舞弊的体制性原因。 集中管理是由企业物资供应部门实行业务归口, 统一管理采购业务的制度。大量企业采购管理实践证明,企业实施集中采购, 可以有效发挥规模优势,不仅可以形成经济采购批量、增强议价能力,还能够获得价格折扣,从而降低采购成本, 减少储备资金占用,提高性价比。因此集中采购是堵塞采购过程中各种漏洞的体制性保证。
(三)重视物资采购预算管理控制的审计。 采购计划应纳入采购预算管理,经相关负责人审批后,作为企业经营指令严格执行。一是审查采购预算部门和权责划分, 按照对称信息的原则,即谁需要谁申请, 制定采购预算方案;明确采购预算的审批权,确保采购预算的合理性;二是审查采购资金管理的控制,主要审计资金使用计划表、资金来源预算,监控采购资金使用过程;三是审查采购预算人员计划,包括预算信息调查人员、资金管理人员、预算编制人员、活动实施人员计划等。
(四)加强对采购方式的审查。 物资采购方式可根据具体情况采取公开招标、商业谈判、询价等,以获得合理的采购价格。审计人员应运用经验、知识来具体分析判断被审计单位采购方式选择是否得当,是否节约资金,减少了人力和物力消耗。
(五)审查供应商管理情况。 首先,审查供应商评估和准入制度, 是否是在对供应商信誉度评价的基础上,合理确定的供应商清单, 并按规定的权限和程序审核批准后, 确定供应商网络。 其次, 审查采购部门是否按照公开、公正和竞争的原则,择优确定供应商,在切实防范舞弊风险的基础上,与供应商签订质量保证协议。第三,审查供应商管理信息系统和供应商确认制度, 被审计单位是否对供应商的资信和经营状况考核评价后, 对供应商进行合理选择和调整, 并在供应商管理系统中作出相应记录。
(六)评价物资采购绩效。建立涵盖物资采购数量、质量、时间、价格和采购效率绩效指标体系, 对于储存费用指标、实际价格与标准成本的差额、采购计划完成率等指标计算分析;以采购业务的历史绩效标准、预算或标准绩效标准、行业平均绩效标准以及目标绩效标准为参考,对于采购部门和采购人员个人的采购业绩进行评估, 通过分析评价, 找出采购业务存在的问题和差距,提出改进的意见和建议。
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内部循环 篇9
1 资料与方法
1.1 一般资料
选取2013年1月至2013年12月我院实施PDCA管理前处方的268 560张, 其中内科 (神经内科、呼吸内科、消化内科、肾内科、心内科) 73 415张, 妇产科 (妇科、产科) 56 621张, 耳鼻喉科25 612张, 外科 (神经外科、心胸外科、肛肠外科、泌尿外科、肝胆外科) 32 412张, 儿科56 214张, 耳鼻喉科24 286张;选取2014年3月至2014年12月实施PDCA管理后处方的268 560张, 其中内科 (神经内科、呼吸内科、消化内科、肾内科、心内科) 73 562张, 妇产科 (妇科、产科) 55 841张, 耳鼻喉科25 415张, 外科 (神经外科、心胸外科、肛肠外科、泌尿外科、肝胆外科) 32 484张, 儿科56 551张, 耳鼻喉科24 707张。管理前后处方来源比较, 差异无统计学意义 (P>0.05) , 具有可比性。
1.2 PDCA管理方法
1.2.1 计划阶段
寻找原因:利用主因论证方法, 对导致调配差错的主要原因进行分析, 包括:①采购不精确或厂家供货不及时而造成的药物不足;②加药过满而出现的药物窜柜或主观意识欠缺而导致加错药物;③药品形状相似;④对调配差错重视不足, 缺乏责任心;⑤规章制度执行力度差, 同时调配多张处方或不按顺序调配的药物;⑥奖惩制度不完善, 内部差错与药师自身的利益不挂钩, 导致药师不重视内部差错情况。
1.2.2 执行阶段
根据内部调配差错原因, 制订对策, 并采取有效措施, 具体如下:①针对管理前药物缺失、药物错配及药物剂量差错情况, 制订管理后目标值。制订计划为管理后差错率较管理前下降20%。②针对药物供应不足, 应根据医师的用药规律及时对药物储备情况进行调整, 并将中药库与中药房进行合并, 便于统一药物采购计划。同时对药库空间进行重新规划, 增设药架, 解决药物乱堆放问题。③针对药物放置零散, 易发生漏药现象, 需增加药篮数量, 并规定同一患者药物必须放置于同一药篮内, 杜绝漏药现象发生。④对于药物质量问题, 需对药物验收制度进行完善, 保障药物品质;对于易混淆药物, 需进行有效分隔, 并摆放红色易混淆标签。同时, 为防止出现药物窜柜, 需对散落饮片及时归位, 并严禁超负荷加药。⑤针对药师责任心不强, 工作不严谨, 对规章制度执行力度不足等人为因素, 每月应公布当月药师个人差错情况, 并制订相对应的奖惩制度, 进而提高其对内部差错的认识和重视程度。
1.2.3 检查及处理环节
对计划实施情况进行检查, 采取跟踪调查措施, 定期统计 (每月统计、及时公布) , 实时跟踪, 判断计划实施进度。记录并统计药物调配差错率, 分析药物调配差错发生的原因, 及时采取相应的措施进行解决, 降低差错率。对于这一循环中尚未解决的问题, 移交至下一个PDCA管理中。
1.3 统计学分析
采用SPSS 19.0统计软件进行分析, 计数资料以百分率表示, 管理前后比较采用χ2检验, P<0.05为差异有统计学意义。
2 结果
实施PDCA管理后, 药物缺失、药物剂量差错、药物错配率均明显低于管理前, 差异均有统计学意义 (均P<0.05) , 见表1。
3 讨论
中药调配环节较为复杂, 极易导致调配差错发生。不管哪一个环节出错, 都会影响患者用药的安全性。降低中药调配差错率, 对确保用药安全具有重要意义[4,5]。传统管理方式常会存在管理不到位, 难以有效对差错率进行控制。PDCA是一种新型的管理方案, 实用性强, 在管理中可起到明显效果[6]。实践证明, PDCA管理模式在医院管理中具有较高的适应性, 针对药房处方调配差错情况, 采取PACD管理从差错源头进行梳理, 贯彻改革方案, 可明显提高药师的工作责任心及严谨性, 降低处方调配差错率。
索慧荣等[7]对门诊药房管理采取传统管理与PDCA管理, 结果显示, 实施PDCA管理后处方调配差错率呈逐渐下降趋势, 而传统管理可能存在反弹, 无法起到持续控制用药差错的效果。还学者研究[8], 分别在两个时间段对药房实施传统管理及PDCA管理方案, 对两种方案降低药房工作差错情况进行观察。结果显示, 实施PDCA管理后可将差错降低至0, 明显优于传统管理模式;经长期观察发现, 传统管理模式实施后, 6个月后差错率上升, 而PDCA管理模式无明显变化。PDCA为循环管理模式, 可持续发现存在的问题, 持续管理, 为无限的循环模式, 不仅可以有效保障管理的持续性, 还能调动工作人员的积极性, 促进管理方案的贯彻落实。
本研究结果显示, 实施PDCA管理后药物缺失、药物剂量差错、药物错配率均明显低于管理前, 提示中药调配时采取PDCA管理具有明显效果。医院针对药物调配差错发生原因制订对策, 实施常态化管理模式, 促使工作人员长期执行, 具有持续降低差错作用。定期总结与修改, 可将药物调配差错率降至最低。
综合上述, 在中药调配中使用PDCA管理方法, 能有效控制药物调配差错率, 长期执行, 对提高用药安全性、加强中药调配质量具有重要价值。
摘要：目的 探讨戴明循环 (PDCA) 管理对降低中药处方内部调配差错的影响。方法 选取2013年1月至2013年12月广州医科大学附属第一医院实施PDCA管理前处方268 560张, 2014年3月至2014年12月实施PDCA管理后处方268 560张, 比较实施PDCA管理前后中药处方内部调配差错率。结果 实施PDCA管理后, 药物缺失、药物剂量差错、药物错配率均明显低于管理前, 差异均有统计学意义 (均P<0.05) 。结论 在中药调配中使用PDCA管理方法, 能有效控制药物调配差错率, 长期执行, 对提高用药安全性、加强中药调配质量具有重要价值。
关键词：戴明循环管理,中药房,处方调配,差错率,影响
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