鉴定档案价值的标准

鉴定档案价值的标准（精选7篇）

鉴定档案价值的标准 篇1

所谓档案鉴定就是对文件是否具有档案价值以及档案具有何种价值的一种判定和甄别。简言之, 就是对档案文件材料进行选择、分类、剔除的过程, 它是档案馆 (室) 依据一定的原则、标准和方法判定档案价值, 划定档案保管期限, 剔除失去价值的档案, 从而优化馆藏的一项重要工作, 这一工作影响和制约着档案管理的其他方面。1981年以来, 我国的档案工作经过恢复、整顿、总结、提高, 取得了很大的成就, 并为世界所关注。但不可否认, 由于多种原因, 我国的档案价值鉴定工作仍落后于其他环节, 一定程度上影响了档案的整理、著录、保管、利用、数字化管理及其他各环节, 理应引起我们档案工作者的重视和反思。

一、档案价值鉴定工作滞后引起的矛盾

1. 信息需求不断增长与档案拥塞的矛盾。

当今社会, 随着计算机及信息网络技术的飞速发展和广泛应用, 人们的信息需求不断增长, 并且朝着大容量、高速度、无时限、无边界和无人际障碍等服务方向发展。作为国家组织档案信息交流的中心, 档案馆 (室) 是社会各方面获取知识信息的宝库, 本应担当信息源的重任。然而, 由于鉴定工作实践和鉴定理论的落后, 档案大量入馆, 造成馆库拥塞, 日常工作忙于档案实体的收集、整理, 疏于信息利用, 由于这种拥塞使许多活信息入库以后就变成了“死档案”, 严重制约了档案信息的开发利用, 使档案馆仍与社会公众隔“墙”相望, 成为信息“孤岛”。

2. 档案安全保管与档案馆库超载运行的矛盾。

档案馆是保管和积累国家档案财富的中心, 国家要求档案馆必须对馆藏档案集中管理、有序管理、质量管理和安全管理。因为, 就整个社会而言, 档案与档案管理极其深刻的意义在于, 它不仅真实地记录、维护过去, 而且始终把过去、现在和未来贯穿在一起。正是基于此, 维护档案的完整与安全是整个档案工作的重中之重。而目前由于档案价值鉴定工作没有有序展开, 造成各时期的档案大量累积, 占用宝贵的馆库设施, 以至于馆藏档案主次难辨, 玉石不分。这种馆库拥挤, 将使馆藏档案更易被灰尘、霉菌和虫害所侵蚀, 无疑会大大降低档案的寿命, 给档案保护和利用工作带来极为不利的影响。更有甚者, 为了达到一库多用, 一库多容, 档案柜架间距一缩再缩的现象在基层档案馆 (室) 并不少见, 这都给档案防火、防盗等“八防”工作带来隐患, 如遇突发事件, 珍贵档案不能及时得到抢救和保护, 将会造成无法弥补的损失。

3. 资源浪费与效益优先的矛盾。

档案馆作为社会文化事业机构, 为社会所重视, 但由于经济条件制约, 档案事业普遍存在着人员缺少、经费和馆库紧张的问题, 这就要求我们档案工作者集思广益, 发挥潜力, 力求以最小的资源配置, 创造最大的社会效益。所以, 为馆库“消肿”, “择优录取”, 优化馆藏, 使有用信息, 珍贵档案得到重点保护和开发, 才能提供档案信息资源服务于社会。价值鉴定工作滞后档案入馆率过高, 使档案管理之中“平均主义”盛行, 珍贵档案没有给予应有“待遇”, 往往沦落为同一般档案同库同柜的地步, 这种平均显失公平, 无法体现“特档特管”的效益原则。这种大量价值不高的档案充斥馆库, 将会使本来就资源紧缺的档案馆更加雪上加霜, 即使人、财、物满负荷运转也无法达到其应有的社会效益, 从而造成资源的极大浪费。

二、档案价值鉴定工作滞后的因素

1. 客观因素。

从客观上讲, 50年代我国档案鉴定工作受到国家的重视, 曾有所发展, 但由于政策、理论和法规等多方面的原因, 使我们的档案鉴定工作起步早, 发展慢, 价值鉴定成了制约档案工作的瓶颈。 (1) 长期以来, 我们评价档案工作优劣的重点在于馆藏的丰富程度, 而且往往以馆藏量给档案馆定编制, 以馆藏量给档案馆拨经费。这种“重馆藏, 轻鉴定”的思想在一定程度上为丰富馆藏奠定了基础, 但带来的负面影响更大, 进而使档案馆一味追求收集, 攀比馆藏, 进馆档案质量无法保障。 (2) 传统档案鉴定工作推崇“弹性”原理, 即分析档案价值时必须留有余地, 在关键环节中保持可调性, 事先预备多种调节方案, 充分分析事态的多种可能发展趋势和应急措施, 使档案价值鉴定始终处于比较主动的地位。其中的“保存从宽, 销毁从严”、“就高不就低”、“判处销毁, 暂缓执行”等原则对我国档案价值鉴定工作影响极深。表现在具体的档案工作中, 许多本应短期保存的档案“就高”成了长期, 或“暂缓”成了无限期的保存。销毁档案在制度和手续上有较严格和复杂的程序规定;与之相反, 对保存却大开方便之门。因此, 我国档案的进馆率一直偏高, 达到归档文件的50%以上 (国际上普遍在15%左右) , 从而造成档案部门管理负担过重和保管空间过紧。 (3) 1987年12月, 国家档案局制发的《机关文书档案保管期限规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档范围》是我们鉴定档案价值的标准, 它的颁布有重大的历史意义。但是, 它基本上延续了我国20世纪60年代的理论, 面对目前改革开放不断深入, 档案工作理论和实践不断发展, 网络与信息技术的飞速发展和广泛应用, 文件数量呈指数增长, 这个鉴定标准的不足之处日益突现:保管期限表内容不全面, 立档单位的主体地位不突出, 归档范围界定过宽, 条文表述性不强, 新型载体档案归档范围不明确等, 都使档案鉴定工作处于有章难循的半停滞状态, 也就制约着鉴定理论的发展和提高, 进而实践与理论互相制约, 导致理论与实践的停滞和落后。

2. 主观因素。

由于档案工作者存在着生理、心理、知识多寡、分析问题能力等多方面的个体差异以及档案价值本来具有的多元性、相对性和潜在性等特点, 因而, 在没有完备的鉴定标准体系的情况下, 不同的人对相同的档案往往会做出不同的价值鉴定结果。所以, 在实践工作之中, 许多档案工作者都存在怕错、畏难的心理。 (1) 档案价值鉴定不但是对过去实践经验 (价值需求) 的总结, 也是对未来发展趋势的预测。所以有人把档案鉴定称之为风险管理, 过去的经验无法完全指导未来, 对未来的预测必然要承担一定的风险。许多档案工作者正是因为存在保守思想, 怕自己一时疏忽, 酿成错误, 进而造成不可挽回的损失, 宁肯等一等, 靠一靠, 也不愿冒险。殊不知, 鉴定理论必须从不断实践之中才能得到发展, 而且档案鉴定工作的目标不是怕错误出现, 而是如何将错误降到最小。 (2) “信息的过度膨胀是这个时代的标志, 智慧并不能从信息的聚敛中获取。选择获取信息的能力将成为衡量专业水平的标准, 发现什么是重要的, 识别什么是可靠的, 剔除那些无用的信息, 对于个人, 社会文化乃至整个人类的发展都至关重要。”正是因为如此, 档案价值鉴定工作极具挑战性, 它要求鉴定人员有较高素质, 能从庞杂的信息中识别真伪。但事实上, 许多档案工作者已经养成了四平八稳的工作习惯, 在不求无功, 但求无过的思想指导下, 极易产生畏难心理, 使实践工作中档案只进不出, 只保管不销毁现象十分普遍, 因而很难从实践之中发展鉴定理论来指导鉴定工作。

三、对策

1. 树立危机意识, 引入效益机制。

社会在进步, 科技在发展, 档案工作能否搭乘信息网络技术的快车飞速发展已成为当前工作的迫切任务之一。在图书馆、博物馆日见红火的今天, 档案馆依然“门前冷落车马稀”不能不让档案人员深思:我们的馆藏越来越多, 但却没有充分发挥信息资源优势, 原因何在?信息网络技术的发展, 信息高速公路的四方延伸, 电子文件的飞速增长, 我们如何应对挑战?如果再墨守陈规, 再消极观望, 犹豫徘徊, 让档案价值鉴定这个重要工作任其薄弱下去, 就会延误时机, 使档案工作落后于时代发展的节拍。所以, 要有树立面向未来的紧迫感、危机感和使命感。树立与时俱进的新思想, 抓档案价值鉴定, 促档案工作发展。

2. 勇于探索, 构建档案价值鉴定的理论体系。

构建档案价值鉴定理论体系是当前档案工作的重点, 只有这个重点突出并且得以解决, 档案工作才能切实“消肿”, 事半功倍, 轻装前进。同样, 构建档案价值鉴定理论体系也是档案工作的难点, 在构建过程中, 会遇到许多新问题, 需要广大档案工作者知难而进, 同心协力共同解决。 (1) 构建档案价值鉴定理论体系是档案工作者全体动员, 团结协作的工程。鉴定理论要发展成熟, 必须有良好的客观环境, 国家档案局及各级档案职能部门在这方面大有可为, 可以从政策、法规等多方面为档案理论发展营造百家争鸣的学术氛围, 也可以通过各种学术会议、期刊、报纸为档案理论发展提供学术阵地。同样, 鉴定理论要发展成熟, 离不开档案理论工作者的辛勤耕耘。只有这些资深的档案理论工作者在鉴定理论前沿高瞻远瞩, 既能吸收借鉴国外先进理论, 又能把握国内档案价值鉴定的实况, 产生出真正适合我国国情的价值鉴定理论。当然, 构建档案价值鉴定理论也离不开基层档案人员。档案价值鉴定工作不仅要求基层档案工作者具有较高的专业知识和业务水平, 而且要求他们具有深厚的文化底蕴, 谨慎的鉴定态度和果断的判断力, 而我们的基层档案工作人员存在着素质参差不齐等问题, 这就要求基层档案部门切实重视人员素质的提高, 积极推行上岗培训、继续教育、定期学习等多种学习方式, 提高基层档案队伍的整体素质。 (2) 构建档案价值鉴定理论体系是一个循序渐进、良性互动的过程。任何理论体系的建立都不可能一蹴而就, 平地而起。所以我们要树立循序渐进的长远意识, 一方面, 档案理论工作者要深入基层, 了解情况, 积极研究发现新见解、新理论, 使理论应用于实践, 解决基层档案工作中存在的问题。另一方面, 基层档案工作者在档案价值鉴定、利用等实践工作中, 要善于总结, 勇于发现问题, 反馈给理论工作者, 使实践和理论相结合, 两方面不断地良性互动, 鉴定理论体系才能得到成熟和发展。 (3) 档案价值鉴定理论体系的构建方向。档案价值鉴定理论体系构建方向有三点: (1) 主体明晰化。价值是作为一定对象对应于一定主体的关系而存在的, 价值客体一定, 因为主体的需求不同, 价值往往就有多元化的性质。因此, 在档案价值鉴定理论的制定中, 应充分考虑档案价值多元化, 使鉴定标准能体现各时期、各层面中的特定群体的价值需求。 (2) 体系层次化。价值鉴定是一种评价活动, 体现于意识形态。其多元性、潜在性决定了理论与标准不可能唯一, 而鉴定理论体系要由广义到狭义, 必须要具有层次性。 (3) 标准具体化。传统档案鉴定, “仁者见仁, 智者见智”, 人为因素造成鉴定工作无所适从, 难以有效展开, 鉴定工作的科学性苍白无力, 所以标准具体化、技术化将使鉴定工作有据可依, 从而具有很强的操作性。在这方面, 鉴定理论应向经济学理论学习, 探讨如何将数学模型等定量方法与现阶段的定性方法有机整合, 从而使档案价值鉴定理论有新的飞跃。

3. 完善鉴定工作的组织制度。

档案鉴定工作之所以没有有效展开, 一方面是理论滞后的制约;另一方面还有鉴定工作无序性所导致。只有把档案价值鉴定作为一项经常性的工作纳入档案工作的日常业务之中, 制定详尽的档案鉴定工作细则及工作程序, 使鉴定工作组织化、制度化, 那么, 档案价值鉴定工作才能真正迈上快车道, 取得大发展。 (1) 鉴定工作组织化。各级档案局 (馆) 作为相应的各级档案业务权威机构, 最有实力组织鉴定工作, 它们可以抽调精兵强将成立鉴定组织, 进行鉴定工作的业务指导。各行业档案学会所属各成员单位同属一个行业, 馆藏档案类别接近, 工作服务范围相同, 学会可成立鉴定组织, 对各会员单位的档案鉴定工作加以指导。总之, 档案鉴定组织的健全与完善, 将会使鉴定工作有组织、有计划地展开。 (2) 鉴定工作制度化。档案管理是动态管理, 馆藏量逐年变化。鉴定既是开展档案工作的前提和档案形成的起点, 又是档案命运的最终决定者。它关系到国家历史文化财富的积累、保存与流失, 是一项较为复杂的科学性工作。各级档案管理部门要充分认识它的重要性, 建立健全档案鉴定工作制度, 抓好鉴定工作三环节, 即归档前鉴定、归档中鉴定和归档后鉴定。

摘要：档案作为历史的原始记录, 其价值鉴定是档案工作中不可缺少的环节。关注档案价值鉴定, 提高鉴定水平, 发展鉴定理论是新时期档案工作健康发展的保证, 本文就目前档案价值鉴定工作进行分析、研究, 并提出改变现状的决策建议。

关键词：档案,价值,鉴定

参考文献

[1]陈兆祦, 和宝荣.档案工作基本知识[M].档案出版社, 1982.

[2]陈忠海.对档案鉴定重点和方法的探讨[J].档案学研究, 2000 (3) .

[3]王传宇.关于档案价值鉴定的理论和实践研究[J].档案学通讯, 2001 (1) .

鉴定档案价值的标准 篇2

关键词：矛盾分析法 档案鉴定 主体 客体

一.档案鉴定工作中存在的矛盾现象分析--矛盾的提出

档案作为人类社会发展过程中各级各类组织和有关人物在各种实践活动中形成的原始记录，是人类文明进步的重要载体，然而，档案鉴定工作本身就是一项重要且难度大较繁琐的工作，当今我国档案鉴定工作的发展还处于初步阶段，我国档案价值鉴定工作存在着不少问题。

本文试图从这一悖论的视角，提炼剖析档案价值鉴定工作中的矛盾现象，试图将档案价值鉴定理论的研究引向更深的层面.旨在帮助认清矛盾、引导从根源上改进，促进档案鉴定工作的发展。经分析，档案价值鉴定工作主要存在以下矛盾：（1）档案价值鉴定内涵中的''时间差''矛盾[1 ]，这种矛盾存在的原因是档案价值鉴定只能在档案价值实现之后进行，档案价值鉴定是一种预测档案在未来的价值的行为，一定程度上超越了时空界限，而形成了''时间差''上的矛盾；（2）档案鉴定标准统一性与多样性的矛盾标准要求的"统一性"与实际标准的"多样性"就构成了矛盾的双方；（3）档案价值鉴定标准过高与过低的矛盾，即有的档案工作人员过于保守，把标准设的太低，易使无用档案的数量增加。相反，有的人却过于激进，把标准设的太过高，则易导致重要的档案被毁；（4）档案价值鉴定主体矛盾，这个矛盾具体表现在档案价值鉴定主体单一性与差异性并存的矛盾[ 2]，即档案鉴定的主体是单一的档案工作人员，而不是真正的利用者，也没有业务人员的参加，而且，在单一的档案工作人员中，也存在着生理、心理、掌握知识程度、分析问题能力、综合素质的高低等方面的个体差异；（5）档案价值鉴定主体与档案价值本身之间的矛盾，这种矛盾包括档案工作人员素质不精与档案客体信息复杂之间的矛盾和档案鉴定主体的主观性与档案价值客观性之间的矛盾，如何在主观与客观之间找到平衡点是调和矛盾的关键[3]；（6）档案本身存在的矛盾，档案本身作为一种事物也存在矛盾，即档案数量与质量的矛盾，数与量的矛盾是种表象，是由于其他更深层次的矛盾没能得到调和而导致的，只要调和好主要矛盾，其他次要矛盾必然得到缓解。

二.途径思路重塑--矛盾的辩证

矛盾分析方法是"两点论"与"重点论"相结合的方法。为推动档案价值鉴定工作，应坚持客观因素与主观因素双管齐下，并以抓档案工作者为重点。

（一）档案价值鉴定中的两点论

从客观因素上分析改进档案价值鉴定的途径如下：（1）坚持加强档案鉴定理论研究，科学指导实践。档案鉴定工作必须要做到不仅从实际出发研究分析档案工作的现状，还要具有长远的发展的视角研究发展趋势，要懂得审时度势，用创新型思维探索档案鉴定工作出现的新情况、新问题、新挑战，并且抓住机遇，制定相应的对策，正确分析和判定档案的保存价值，准确划分档案的保管期限，使其更具科学性，同时，应加强研究一些操作性强的工作规范和工作标准[4]；（2）遵循档案价值的形成与实现规律，加快构建一套完善的一般标准与特殊标准相结合的档案价值鉴定标准体系，科学制定符合规律和实践的一般标准是整个档案价值鉴定标准体系的基础，除了实践标准外，还应开发与运用特殊标准，而特殊标准又包括理论性鉴定标准和技术性鉴定标准[5]；（3）完善配套制度，加强制度建设，具体包括档案工作部门内部的工作规章制度以及配套的法律，考勤，评价制度，只有在良好齐全的配套制度的支持下，档案价值鉴定才能真正的得到较明显的飞跃；（4）优化档案工作人员质量与结构，加大力度培养专业的档案价值鉴定人才，首先，提高档案工作人员整体的专业知识和技能是关键，使其成为掌握规范、标准和现代技术，扩大档案馆工作人员年龄跨度，防止年龄结构老龄化，缺乏活力的现象；（5）优化馆藏势质量与结构，去粗存精，即对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷，档案收集阶段始终严格保证档案质量，必须把管期限划定不准确、重复文件进馆等问题杜绝在进馆前，积极地深层的地开发馆藏信息资源。

从主观因素上讲完善档案价值鉴定的途径如下：（1）引导档案工作人员档案价值鉴定观念转型，引导其积极树立馆藏精练意识、成本意识、信息资源共建共享意识和责任共担、配合协作的意识；（2）激励与惩处相结合，消减档案工作人员的畏难情绪和过分保守的工作惯性，建立激励机制与惩处机制，有利于提高工作人员积极性，主动性与警惕性，从而相应缓解一味畏难或者过于保守的弊端；（3）加强档案工作的宣传力度和国内、国际交流力度，强化档案工作人员的档案意识，在日常工作中为各部门提供相关档案参考，编研有价值的制度、方案、沿革事记年鉴及专题材料，提高档案的利用效率，从而强化各部门人员的档案意识，开展宣传和组织交流活动，使大家能够更多地了解档案鉴定工作的重要性。

（二）档案价值鉴定工作中的重点论

矛盾分析法的两点论不是均衡的两点论，而是有重点的两点论。档案价值鉴定工作中的五个矛盾现象中档案价值鉴定主体之间单一性与差异性并存的矛盾、档案价值鉴定主体与档案价值本身之间的矛盾都是与档案鉴定主体有关。因此，本文以抓档案鉴定工作主体为重点：（1）重视专业的档案鉴定人才的培训，设立相关档案鉴定资格认证考试，专业的档案鉴定人才的培养目标应该是对档案管理人员要加强理论和业务技能的学习，使其成为掌握规范、标准和现代技术、良好的业务素质和档案管理水平的人，具体可以采取设立相关档案鉴定资格认证培训与考试，按需求定期优质地选拔培养相关人才；（2）采取严格的档案人才的聘用制度。相关部门可根据对档案人才的实际需求，定期在已取得相关资格或者学历的人中，选拔专业的人才，胜任档案工作；（3）在档案机构或者档案部门中，走依法管理之路，完善相关制度体系，具体包括一般工作规章制度、奖励机制、惩处机制以及相关法制，为档案工作者创造一个有功必赏，有错当惩，积极健康的工作环境[6]。

参考文献：

[1]杨妙灯. 关于档案价值鉴定工作的思考[J]. 兰台世界，2009（16），40-31.

[2]巩霖. 档案价值鉴定工作应解决的几个问题 [J]. 山东档案， 2009（3），18.

[3]何芬. 档案价值鉴定中的矛盾现象分析[J].云南档案，2010（ 3），27-29.

[4]李娇. 浅议档案鉴定理论中的档案价值鉴定[J]. 湖北档案， 2010（5），10-12.

[5陈妍，浅谈档案价值鉴定[J].山东档案，2014（2），12-13.

档案价值鉴定工作的内容和意义 篇3

一、什么是档案价值鉴定工作

“鉴”字, 最早是铜镜子的意思, 后又引申为仔细查看、鉴别的意思。广义上的鉴定, 是运用专门知识或技能对某事物进行鉴别和判断的一种活动, 而在不同行业, 它又有不同的含义。我们应该区别两个不同层次的概念, 即“档案鉴定”与“档案价值鉴定”。档案鉴定一般是指区别于判定档案真伪和档案价值的鉴定, 通常所说的档案业务工作是指后者 (即档案价值鉴定) , 这里所说的价值是指因档案具有凭证作用与情报作用, 表现出对机关和社会的有用性和有用程度。档案鉴定是对价值的评价和预测。

档案价值鉴定工作, 是以历史唯物主义的观点, 从整个社会当前和长远利用档案的需要出发, 根据统一的鉴定原则和标准, 来判定档案在政治、经济、科学、文化等方面的历史和现实价值, 从而确定不同的保管期限, 把需要长远保存的档案妥善保存起来, 选出不需要保存和已过保管期限的档案予以销毁。从这个意义上讲, 档案鉴定工作, 就是“去粗取精”, 决定档案存毁的工作。档案鉴定工作的主要目的, 在于正确地发挥档案的作用。在档案鉴定工作中, 剔除并销毁不需保存的档案虽是工作内容之一, 但不是档案鉴定工作的主要目的。因此, 在进行鉴定工作的时候, 着眼点应首先放在哪些档案应当妥善保存下来, 其次才是确定哪些档案失去保存价值需要销毁。只有分清主次, 才能做好鉴定工作。

档案是党和国家活动的原始记录, 是宝贵的文化财富, 这是从整体上说的。具体到每一份文件、每个案卷, 是否都是重要的, 是否具有凭证和参考作用, 它们之间就会有区别了。有的档案价值可能大一些, 有的小一些, 甚至有一些档案可能没有什么价值, 有的过去有价值而现在已失去保存价值。在这种情况下, 如果还一视同仁, “玉石不分”地都保存下来, 不利于对档案的提供利用和科学管理。此外, 随着社会的发展, 档案的数量与日俱增, 一个中等机关, 一年可以形成几百卷档案材料。一个大机关, 每年可以形成上千卷档案材料。日积月累下去, 如果全部都保存下来, 将会给安全保管和提供利用带来许多难以克服的困难。从这里我们可以看出, 档案本身始终存在着精练下庞杂、有用与无用的矛盾, 促使档案由庞杂向精练转化, 以利于档案工作的开展。

二、档案价值鉴定工作的基本内容

档案价值鉴定工作的基本内容包括三个方面:

1.制定档案鉴定的有关标准, 包括单位行规定和档案保管期限表等。

2.具体判定档案材料的价值——有用性及有用程度, 确定其保管期限。

3.剔除无保存价值和保管期限的档案, 按规定进行销毁或做相应的处理。

三、档案价值鉴定的意义

(一) 便于发挥档案的作用

我们保管档案, 进行各项业务工作, 其主要目的是便于党和国家各项工作的利用, 把档案的作用充分发挥出来。如果不鉴定, 把大量已失去保存价值和本来就没有什么保存价值的档案, 同有价值或有重要价值的档案混杂在一起, 臃肿庞杂, 真正有价值的重要档案被大量无价值的档案所淹没。有时查找一份档案文件, 犹如“沙里淘金”, 给提供利用工作带来很大困难。反之, 我们通过鉴定工作, 去其糟粕, 留其精华, 剔除无价值的档案, 把有价值的档案管好, 利用时就可以按照利用者的需求及时查找出来, 发挥档案应有的作用。

(二) 便于档案的安全保管

如果不鉴定, 把大量失去保存价值的档案和有价值的档案一起保管, 不仅在人力、物力上造成浪费, 而且妨碍有价值档案的保管条件得到改善, 影响档案的安全保管。通过鉴定工作, 分清主次, 对价值大的档案, 给予良好的保管条件, 尽可能延长档案的寿命, 维护它的安全。对失去保存价值的档案剔除销毁, 能腾出库房和装具来妥善保管有价值的档案。

(三) 便于应付突然事变

所谓“突然事变”, 主要是指战争、火灾、水灾、地震等天灾人祸。如果不搞好鉴定工作, 档案材料主次不清, 数量庞大, 遇到突然事变时由于心中无数, 就会束手无策, 不易及时抢救和转移档案材料。只有经过鉴定, 区分了档案材料的主次, 一遇突然事件, 才能及时、迅速地将重要档案抢救和转移。

(四) 档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段

档案价值鉴定不同于档案管理中的其他业务环节, 其他业务环节往往只是档案的移位或保管体系的变化, 而鉴定却是决定档案的命运, 涉及“生死存亡”的大问题。档案多为孤本, 有的十分珍贵, 如果错误销毁了有价值的档案, 损失是无法弥补的。因为档案价值鉴定工作担当的特殊使命, 使其成为现代档案管理的核心, 直接关系到档案工作其他各环节的开展, 而且这项工作又存在于立卷、收集、整理、保管等环节之中, 所以它也是一项难度最大的工作。

摘要：档案价值鉴定工作, 是判定档案价值、决定档案存毁 (生死存亡) 的工作。它是档案工作的业务内容之一, 是档案馆 (室) 的一项专门业务, 对档案管理工作具有重要意义。

档案价值鉴定方法探究 篇4

一、档案价值鉴定标准

档案价值鉴定是有据可依的, 其主要依据是由相关档案管理单位建立并实行的鉴定标准。1987 年l2 月4 日国家档案局颁发的 《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》, 便是鉴定工作的指导性文件。通常讲, 档案价值鉴定以其实用价值作为依据。从分类上具体地讲, 档案价值应包含档案的历史价值、实际参考价值和收藏价值。所谓历史价值是指它能够记载历史, 以供后人参考;实际参考价值是指档案对人们实际生活和活动的参考、启发。收藏价值是指某些具有纪念意义或者观赏的价值, 而且这种价值随着时间推移价值不断增加。

档案鉴定工作是一项严谨的工作, 必须遵循相关的规定和标准。档案鉴定工作的开展必须有条理、有组织地进行。一般情况下, 由领导、档案鉴定专业人员和相关单位工作人员参加的档案鉴定小组负责, 同时必须遵循相关的流程, 办好相关的手续, 要谨慎对待该项工作, 严格按规章制度办事, 务必有组织、有计划地进行, 不可随意敷衍了事。档案价值鉴定工作的核心思想应是“改善”而不是“删除”, 首先应该考虑如何保存和妥善保管有价值的档案, 然后才是找出无价值的档案进行删除和销毁。删除和销毁档案务必严谨, 抱着科学的态度进行, 同时要严格按照流程, 参考他人意见。删除建国以前的重要档案, 除了相关领导同意签字外, 还需要申报国家档案局获得批准方可进行。不得擅自进行档案的删除和销毁。在销毁工作进行时务必注意保密工作, 需要有专人进行监督, 监督人需要实名签字, 并记录销毁的具体时间地点。

二、档案价值鉴定的影响因素

(一) 思想保守。在档案价值鉴定工作中, 档案人员往往害怕承担相关责任。与其他档案工作相比, 档案的删除和销毁工作责任更大。如不进行删除, 虽然影响档案整体质量, 但档案依然存在;如果进行删除, 万一处理错误, 责任重大。档案鉴定工作人员的这种过于保守的思想, 会影响档案价值鉴定工作的质量。加之其工作难度较大, 鉴定标准存在局限性和模糊性, 使工作人员在具体开展工作时不敢下手, 怕承担相关责任。许多主管档案价值鉴定工作的领导也存在思想过于保守的缺点, 不敢签字, 不敢承担责任。

(二) 鉴定程序冗余。档案价值鉴定的程序冗余, 是影响档案价值鉴定工作效率的一个重要原因。档案价值鉴定工作开展前, 档案工作人员首先, 要进行整理, 需要花费较长的时间和较大的人力、物力;其次, 档案整理完成后, 要成立一个专门的鉴定小组, 对所需要鉴定的档案一份一份地查看;再次, 如有超出档案存档期限的档案, 处理手续复杂繁琐, 并需要相关专业人员才行。

(三) 鉴定标准模糊。档案价值鉴定工作, 实质是判断档案的实际使用价值、历史价值和保存价值, 并对其进行分类和评估, 删除不重要或到期的档案, 妥善保管重要档案。该工作有据可依, 主要参考国家档案局所发布的《关于机关档案保管期限表的规定》和《文书档案保管期限表》, 但这些规定主要指的是文书档案, 对于科技档案、基建设备档案、生产档案、合同管理档案等, 规定较为模糊, 有的甚至没有。这显然给档案鉴定工作带来了不便, 使档案工作者在鉴定工作中无依据可以参考, 无从下手。而当前所依据的国家档案局发布的规定, 是在1987 年制定的, 距离当前年限较远, 随着档案价值鉴定工作中新事物和新问题的不断产生, 上述规定体现出很多不完善的地方, 对于许多档案价值鉴定工作中的具体问题难以解决, 或者解释过于牵强, 给档案价值鉴定工作者带来很大的困扰。

三、档案价值鉴定的方法

(一) 选择关键性的业务活动节点。档案文件的形成和流转是有规律可寻的, 档案鉴定人员为了明确某一职能业务活动的关键节点处, 并为指明“节点”形成和积累的“文件清单”, 必须深入掌握本单位的各项业务职能活动的特性与规律。信息管理系统中, 需在根本上保证档案资源完整性、可用性、真实性的质量要求, 才能方便相关业务部门进行文件形成的检查和积累情况。确定关键性业务活动节点可以说是实现档案价值鉴定“全生命周期管理”的重要前提, 也是体现档案管理中超前管理的思想。

(二) 定期编制档案保管期限表格及相关文件处理表。档案价值鉴定需要参考相关的规定和依据, 这种做法的优点是:在确保档案价值鉴定工作高效率的同时, 提高相关档案工作人员的工作积极性。档案保管期限表格及相关文件处理表格的质量, 主要取决于档案工作者的工作经验、对相关档案的认知水平、社会阅历、文化程度和工作态度等。

(三) 对“弹性”原理的有效应用。传统观念中, “弹性”原理往往指的是“就高不就低”, 而当前的档案价值鉴定中的“弹性”原理, 往往指的是“就低不就高”, 对在短时间无法确定保管具体时限的档案, 先按最低的保存期进行保存, 在保存期到后再进行重新的鉴定和判断, 再确定是否需要进一步保存。档案价值鉴定中的“价值三元组”的新方法, 可以作为提高我国档案价值鉴定水平的参考方法。这种方法阐释了档案价值鉴定过程中的3 个重要要素及其相互之间的关系。为此, 在实际工作中, 只有做到相互兼顾, 才能提高档案价值鉴定工作的质量。

参考文献

[1].王英玮.档案价值鉴定基础理论若干关键性问题研究[J].图书情报工作, 2013.09

高校档案价值鉴定研究 篇5

一、高校档案价值鉴定存在的问题

1. 档案数量增长与档案馆 (室) 压力问题。

随着我国高等教育改革和高等教育大众化的推进, 高校档案在数量上以惊人的速度增长、在类别上也有了新的变化。这种增长远远超出了高校档案馆 (室) 的库容能力, 有些高校的档案馆室面积将难以为继。形成这一局面, 一方面是档案事业发展的原因, 另一方面也有“虚胖成分”在内, 由此造成馆 (室) 藏“水分”较多, 储存空间紧张。

2. 高校馆 (室) 藏结构缺陷、保管期限划分不准及没有划分保管级别等问题。

有些高校档案馆 (室) , 以纸质文书档案居多, 声像载体档案少;归档的案卷不同程度地存在保管期限划不准, 尤以长期、永久保管居多 (保管期限宜长不宜短造成) ;在永久保存的档案中, 珍贵的和一般的同等对待。

3. 多数高校档案馆 (室) 在档案鉴定方面存在如下状态:

(1) 光存不鉴, 鉴而不销。有的档案员工作几十年, 到退休都没有做过鉴定销毁工作。有的高校虽做过到期档案鉴定工作, 但剔除的材料都“暂存”, 不敢处置, 更不愿销毁, 怕担责任。 (2) 等待观望。上级没有指示或通知, 不敢开展档案鉴定工作。

4. 档案价值鉴定工作的组织与实施中的问题。

(1) 多数高校没有把鉴定工作列入发展规划和工作计划, 没有列入工作内容, 也就谈不上组织实施。 (2) 没有建立专门的档案价值鉴定机构, 没有专门从事档案价值鉴定的人员, 更缺乏对档案人员鉴定专业知识的培训。有些高校基层档案工作人员兼职多, 变动多, 非档案专业人员多。而鉴定工作又由有关人员兼任或临时抽调基层档案人员或动员全体人员完成, 这种不科学的工作模式, 必定导致档案价值鉴定工作的不规范、不正常开展。

5. 档案价值鉴定存在误区和认识不到位。

(1) 误区:高校的文件形成与管理部门认为, 档案价值鉴定是档案部门的事, 既然要求文件材料“齐全、完整”, 于是就把所有文件材料都立卷归档, 交给档案部门。而档案部门又对文件形成、管理部门职能缺乏了解, 缺少沟通, 为了保持文件间的历史联系, 档案部门只好全部接受, 至于鉴定, 只能到期满再说。 (2) 认识不到位:高校的文件形成者和管理人员以及部分档案人员, 没有认识到鉴定是档案工作整个系列决定中第一个关键性决定, 是所有决定得以产生的基础, 更没有认识到鉴定也是档案管理的起点和终点, 并贯穿全过程。

二、做好高校档案价值鉴定的对策

1. 加强法制建设, 使高校档案鉴定工作由“软档” (可做可不做) 变为“硬档” (必须按期开展) 。

(1) 高校要制定完善的档案工作规章制度, 要依据新的《高等学校档案管理办法》 (第27号令) 和《高等学校档案归档范围和保管期限表》, 结合本校实际, 编制适合本校的、具体的、可操作的《立卷归档范围和保管期限表》, 作为各自学校的鉴定标准。 (2) 制定鉴定工作规划和计划。在高校档案馆 (室) 的发展规划中, 要对调整馆 (室) 藏结构、关于永久档案的分级鉴定、开放划控及上网信息鉴定等做全面安排, 制定分阶段实施的计划, 以消除工作障碍, 促进鉴定工作。 (3) 高校要采取措施, 建立鉴定工作组织, 落实工作人员并做明确分工, 做到有领导、有组织、有步骤地进行档案鉴定工作。

2. 高校档案部门要宣传档案价值鉴定的作用。

(1) 鉴定在档案形成中有重要作用。高校档案馆 (室) 的档案是按一定的标准经过鉴定保存起来的不同内容、不同形式和载体的文件材料, 如果没有鉴定工作, 所有文件都不能成为档案。因此, 档案鉴定应放在档案工作的首要位置上。 (2) 鉴定是档案管理的起点和终点, 并贯穿档案管理的其他业务环节之中。文件能否成为档案, 先要通过鉴定。文件被确定为档案, 才会产生其他管理业务。在高校, 档案保管期满之后, 是续存还是剔除销毁, 也要通过鉴定。所以说, 鉴定是档案管理的起点和终点, 并贯穿全过程。 (3) 鉴定工作是对现代文件系统进行监控管理的必要手段, 以实现对失去效用文件的淘汰和档案的选留, 对具有档案价值的文件质量和使用范围进行监控。 (4) 鉴定工作是适应不断进行的、改革过程中机构和人员变动的必要措施。改革带来的机构、人员变动和精简, 庞杂档案造成管理问题, 甚至有的部门将多年积压的档案材料“打包”交给档案部门。因此, 在这种情况下, 迫切需要开展鉴定工作。

3. 建立高素质的档案鉴定队伍。

开展鉴定工作以“人才”为本, 高校作为培养人才基地, 更要以战略眼光建设鉴定队伍。 (1) 培养并建立高校档案鉴定专家, 实行档案鉴定人员的鉴定工作职业化或资格化。我国还没有实施档案职业资格证书制度, 我国可否从档案鉴定人员开始, 实行鉴定工作职业化或资格化, 培养一批具有档案鉴定职业资格的从业人员, 这样不仅解决档案价值鉴定问题, 还可以解决档案开放的鉴定问题等, 可以为我国实施档案职业资格证书制度摸索出经验。 (2) 在高校的档案专业本科生、双学位生或研究生中培养鉴定专业人才, 供高校和其他单位档案机构录用。由于鉴定在档案形成中的关键作用, 设立档案专业的高校, 应将档案鉴定学列为重要专业课。还要增加电子文件鉴定与控制管理的有关课程, 以适应电子档案发展的需要。 (3) 高校要在档案人员中大力开展档案鉴定知识的教育培训工作。高校要鼓励档案人员参与网络学习或其他形式的培训、研讨等。

4. 及时开展鉴定工作。

(1) 初始鉴定。文件价值初始鉴定由文件形成使用与管理部门负责, 依据归档范围, 主要确定“归档”与“不归档”, 划定文件密级与使用范围, 确保归档文件完整、真实和载录质量。 (2) 归档鉴定。该项鉴定由文件形成者或管理者与档案人员共同进行, 审定归档文件, 依据鉴定标准和实际情况划定所归档案的保管期限。归档鉴定的初步结论先后由形成单位和档案部门负责人进行审核。 (3) 保管到期档案的鉴定。鉴定时, 要对短期档案所在全宗的永久档案和长期档案浏览, 联系起来鉴定, 就是从全宗的角度和历史价值审查短期档案的保存价值, 而不是孤立地对每份短期档案翻看。 (4) 对永久档案实行分级鉴定保管。《档案法实施办法》第三条明确规定:各级档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理, 分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。高校可用直接鉴定法从科学保管和管理效益角度区分档案保管级别, 永久档案不涉及销毁风险, 在鉴定中或许将发现其中大批没有任何保存价值或降低保管期限的材料, 从而解决馆藏“虚胖”、“空耗”问题。 (5) 做好电子档案的前置鉴定和技术鉴定。电子文件由于其易改易逝, 因此在电子文件管理中, 鉴定工作位置迁移至电子信息系统的源头, 电子文件系统设计时就要在前端设置鉴定识别程序。电子档案除了内容鉴定还要进行技术鉴定, 以确认电子档案能否保存并提供今后长期利用。

5. 创新档案鉴定理念。

(1) 确定文件保存数值标准, 树立“精品”思想, 严格控制档案数量。在我国, 大约50%以上的文件都作为永久档案保存, 而西方一些发达国家只把5%以下的文件作为档案永久保存。相比之下, 我国档案保存过多, 特别是在今后文件激增的情况下, 50%的文件转化为永久档案保存, 档案馆将不胜其荷。高校档案必须树立“精品”意识, 可否将永久档案控制在20-25%, 使保存的档案质优而精良, 而不是“玉石混杂”。 (2) 允许高校鉴定者在鉴定档案时存在一定的误鉴率, 给鉴定者以宽松的外部环境。规定误鉴率, 可以减轻鉴定人员的思想压力, 使他们在鉴定档案价值时, 放开手脚, 充分发挥聪明才智, 做好鉴定工作。美国规定, 档案工作者在进行鉴定工作时, 误鉴率为7%, 这值得我们借鉴。 (3) 档案的室藏和外存理念。国家文物分散各处, 但国家的《文物法》以及国家文物的统一鉴定标准能确定文物的权属和文物等级从而得到保护。高校档案如能采取馆室藏 (内存) 和外存 (短期保管的档案由各部门保存) 监管, 实施统一的国家鉴定标准, 也许能使高校档案馆 (室) 减少库存量, 不至于造成难以为继, 也就减轻了档案馆 (室) 鉴定压力。

鉴定与收集、拒绝与销毁相伴相随。通过鉴定, 高校档案人员包括文件形成者和文件管理人员决定了谁将在未来受到关注, 谁将会销声匿迹, 因此做好高校档案价值鉴定工作非同一般。

摘要：本文就高校档案价值鉴定存在的问题和应对策略进行了探讨。

关键词：高校档案,价值鉴定

参考文献

[1]陈兆祦.档案管理学基础[M].人民大学出版社, 2005.

[2]葛荷英.档案鉴定——理论与方法[M].中国档案出版社, 2002.

[3]迟占亚.关于档案鉴定的几点思考[EB/OL].http://dangan.jicui.com

鉴定档案价值的标准 篇6

1 保管费用的含义及与管理效益之间的关系

众所周知, 保管文件需要一定的物质条件做基础, 即有很多方面的费用支出, 如保存空间、装具、人力等, 这些因素会影响着档案的鉴定, 即档案鉴定人员在判定档案价值时必须考虑保管费用因素。所谓保管费用, 是指对以后保管档案过程中所需各种费用的估计, 它包括库房费用、处理费用、保护费用和参考费用。其中, 库房费用是指建筑库房所需的费用;处理费用是指每立方英尺文件对其进行处理和编目所需的工时, 它是档案鉴定中的一个永恒的和决定性的因素;保护费用是指文件在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。由此, 档案人员必须权衡经费来源与所保存文件未来的用途。保存费用与研究价值的比较是鉴定人员鉴定档案的一个不变因素, 若是两种材料包含基本相同的信息, 则保存体积较小的, 它可以节省库房面积。同时, 若是一份或几份文件从宏观或微观上发挥作用的价值低于保存所付出的代价时, 亦只能忍痛割爱。

2 保管费用是确定档案鉴定原则和鉴定标准的重要因素

鉴定标准是人们在鉴定活动中应用于对象的价值尺度和界限。这些标准不是档案工作人员主观随意的产物, 它是档案工作人员在长期的理论研究和实践工作中总结出来的历史性结论。因此, 它是随着社会的发展而不断完善的, 它的内容是客观的。长期以来, 国内外档案学者对档案属性的标准以及主客体需要的标准都作了深入的研究, 并对实际工作起到了指导和依据作用。随着社会的发展, 档案数量的急剧增长, 保存档案的物质条件虽然有很大改善但仍显得力不从心, 这使得档案的鉴定者们不得不在鉴定档案时, 考虑该档案的利用价值与保存其所付出的费用之间的比例。换言之, 只有当档案发挥作用所带来的利益, 超过因保存档案所付出的代价时, 它才具有保存价值。这就是近些年来国内外档案界提出的效益标准。效益标准的提出丰富了现时期的档案鉴定理论。保管费用因素是确定档案鉴定原则和标准的重要因素, 它体现了档案保管必须注重效益的指导思想, 这是一种客观必然要求所致。但有人认为, 保管费用作为鉴定的系数之一, 会影响鉴定工作的客观性, 使鉴定标准受到经济市场的影响。其实, 鉴定本质上是解决档案数量的无限增长性与人类有限的保存能力之间的矛盾, 这个矛盾的最终解决体现的将是档案管理的效益问题, 包括社会效益和经济效益两部分。其中, 社会效益在鉴定标准中主要是在档案内容属性标准及主客体需要标准中体现。但是作为经济效益方面在前两者中无法体现, 所以, 要想完整地体现档案管理的效益必须使用反映量化经济效益的保管费用因素, 来作为衡量的客观标准, 这不但不会影响鉴定工作的客观性, 相反, 它是确定档案保管价值的最客观的标准, 它是完整的判定档案价值标准中的不可分割的一部分。特别是对我国这样的发展中国家而言, 用量化的标准确切地体现经济效益不仅是一种社会发展的必然, 而且具有很大的现实意义。认识到这一点, 对档案鉴定理论是一种丰富, 同时, 对目前经济转型时期的档案工作解决一些实际性的问题将起到不可忽视的依据作用。

3 重视费用因素将效益标准贯彻到档案鉴定中的对策

3.1 转变观念, 坚持经济效益与社会效益的辩证统一

人们将档案作为信息存储、保管和提供利用, 这个过程本身就是为了追求某种效益, 所存档案若不能满足社会的需求或者保存档案的付出与满足的需求相比得不偿失, 那么保管档案就变成了无效劳动。当然, 这种效益中包括社会效益和经济效益两方面。所谓以最小的投入达到最大的产出, 自然包含着那些可能是潜在的、间接的但又是非常重要的社会效益, 同时, 现实存在的保管档案信息所付出的人力、物力和财力是否具有合理性, 也是一个不容忽视的问题, 因为其论证结果既能向人们展示档案管理活动对社会的贡献, 又可为档案部门的投资提供依据。

3.2 加强档案鉴定理论的研究, 使其更有利于指导实践

由于效益因素在档案管理中的重要性和客观性, 它应该在档案的鉴定依据-鉴定标准中体现出来, 即鉴定档案的标准除了档案属性标准、主客体需要标准, 还应有效益标准, 以此来作为鉴定档案价值时衡量费用因素的理论依据。此外, 档案部门应注重研究一些操作性强的工作规范和工作标准, 并在制订细则时考虑到保管费用因素, 在确定该文件究竟该保存多久时, 应将费用因素考虑进去, 这样在鉴定的具体工作标准中减少了人为因素的干扰, 使其更具有科学性, 更能体现效益因素。

3.3 完善鉴定组织和方法, 提高管理效益

解决大量过期档案滞留在昂贵的库房中造成管理困难的一个最有效的方法是建立起经常性的档案专业鉴定秩序。即应在各级档案机构中成立档案鉴定机构, 由档案行政管理机关、档案馆的鉴定专家以及富有较多实际工作经验的人员组成, 专职负责档案鉴定、存留与销毁问题的研究及经常性的档案销毁鉴定工作, 以保证档案始终处于被选择的状态中, 从而提高管理效益。另外, 鉴定的方法也应采用定量方法与定性方法相结合。

摘要：档案鉴定标准是档案鉴定工作的关键环节, 而明确影响鉴定标准的因素是正确制定鉴定标准, 作好鉴定工作的重要依据和出发点。

论档案鉴定标准中的保管费用因素 篇7

关键词：档案鉴定,标准,因素

1 保管费用的含义及与管理效益之间的关系

众所周知, 保管文件需要一定的物质条件做基础, 即有很多方面的费用支出, 如保存空间、装具、人力等, 这些因素会影响着档案的鉴定, 即档案鉴定人员在判定档案价值时必须考虑保管费用因素。所谓保管费用, 是指对以后保管档案过程中所需各种费用的估计, 它包括库房费用、处理费用、保护费用和费用。其中, 库房费用是指建筑库房所需的费用;处理费用是指每立方英尺文件对其进行处理和编目所需的工时, 它是档案鉴定中的一个永恒的和决定性的因素;保护费用是指文件在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。由此, 档案人员必须权衡经费来源与所保存文件未来的用途。保存费用与研究价值的比较是鉴定人员鉴定档案的一个不变因素, 若是两种材料包含基本相同的信息, 则保存体积较小的, 它可以节省库房面积。同时, 若是一份或几份文件从宏观或微观上发挥作用的价值低于保存所付出的代价时, 亦只能忍痛割爱。

2 保管费用是确定档案鉴定原则和鉴定标准的重要因素

鉴定标准是人们在鉴定活动中于对象的价值尺度和界限。这些标准不是档案工作人员主观随意的产物, 它是档案工作人员在长期的研究和实践工作中出来的性结论。因此, 它是随着社会的发展而不断完善的, 它的内容是客观的。长期以来, 国内外档案学者对档案属性的标准以及主客体需要的标准都作了深入的研究, 并对实际工作起到了指导和依据作用。随着社会的发展, 档案数量的急剧增长, 保存档案的物质条件虽然有很大改善但仍显得力不从心, 这使得档案的鉴定者们不得不在鉴定档案时, 考虑该档案的利用价值与保存其所付出的费用之间的比例。换言之, 只有当档案发挥作用所带来的利益, 超过因保存档案所付出的代价时, 它才具有保存价值。这就是近些年来国内外档案界提出的效益标准。效益标准的提出丰富了现时期的档案鉴定理论, 这是对谢伦伯格鉴定思想的进一步发扬。早在50年代, 谢伦伯格就认为, 任何一份档案都可能在某个时候、某种场合发挥作用, 但是不可能把它们都保存下来。社会用于保管的能力毕竟是有限的。因此, 美国档案学者菲利普·鲍尔提出:“价值一定要同费用放在一起权衡”。他指出:“一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的一个必要条件。”在国内, 有许多档案学者也提出了同样的观点。

由此看来, 保管费用因素是确定档案鉴定原则和标准的重要因素, 它体现了档案保管必须注重效益的指导思想, 这是一种客观必然要求所致。但有人认为, 保管费用作为鉴定的系数之一, 会影响鉴定工作的客观性, 使鉴定标准受到经济市场的影响。其实, 鉴定本质上是解决档案数量的无限增长性与人类有限的保存能力之间的矛盾, 这个矛盾的最终解决体现的将是档案管理的效益, 包括社会效益和经济效益两部分。其中, 社会效益在鉴定标准中主要是在档案内容属性标准及主客体需要标准中体现。但是作为经济效益方面在前两者中无法体现, 所以, 要想完整地体现档案管理的效益必须使用反映量化经济效益的保管费用因素, 来作为衡量的客观标准, 这不但不会影响鉴定工作的客观性, 相反, 它是确定档案保管价值的最客观的标准, 它是完整的判定档案价值标准中的不可分割的一部分。特别是对我国这样的发展家而言, 用量化的标准确切地体现经济效益不仅是一种社会发展的必然, 而且具有很大的现实意义。认识到这一点, 对档案鉴定理论是一种丰富, 同时, 对经济转型时期的档案工作解决一些实际性的问题将起到不可忽视的依据作用。

3 重视费用因素将效益标准贯彻到档案鉴定中的对策

3.1 转变观念, 坚持效益与效益的辩证统一。

人们将档案作为信息存储、保管和提供利用, 这个过程本身就是为了追求某种效益, 所存档案若不能满足社会的需求或者保存档案的付出与满足的需求相比得不偿失, 那么保管档案就变成了无效劳动。当然, 这种效益中包括社会效益和经济效益两方面。所谓以最小的投入达到最大的产出, 包含着那些可能是潜在的、间接的但又是非常重要的社会效益, 同时, 现实存在的保管档案信息所付出的人力、物力和财力是否具有合理性, 也是一个不容忽视的, 因为其论证结果既能向人们展示档案管理活动对社会的贡献, 又可为档案部门的投资提供依据。特别是在市场经济的今天, 在档案部门财力有限, 库房内又存诸多无须保存档案的状况下, 更需转变原有的只重视社会效益而忽视经济效益的观念和作法, 从总体上考察档案管理活动在经济上的合理性, 重视保管费用因素对效益的, 切实将其贯彻到鉴定工作中去, 这对档案工作中优化馆藏提高效益具有重要的意义。

3.2 加强档案鉴定的, 使其更有利于指导实践。

由于效益因素在档案管理中的重要性和客观性, 它应该在档案的鉴定依据--鉴定标准中体现出来, 即鉴定档案的标准除了档案属性标准、主客体需要标准, 还应有效益标准, 以此来作为鉴定档案价值时衡量费用因素的理论依据。此外, 档案部门应注重研究一些操作性强的工作规范和工作标准, 并在制订细则时考虑到保管费用因素, 如可修改现有保管期限表, 将保管期限的划分进一步细分为1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年、5年、7年、25年、75年、100年、永久等, 在确定该文件究竟该保存多久时, 应将费用因素考虑进去, 这样在鉴定的具体工作标准中减少了人为因素的干扰, 使其更具有性, 更能体现效益因素。

3.3 完善鉴定组织和, 提高管理效益。

解决大量过期档案滞留在昂贵的库房中造成管理困难的一个最有效的方法是建立起经常性的档案专业鉴定秩序。即应在各级档案机构中成立档案鉴定机构, 由档案行政管理机关、档案馆的鉴定专家以及富有较多实际工作经验的人员组成, 专职负责档案鉴定、存留与销毁问题的研究及经常性的档案销毁鉴定工作, 以保证档案始终处于被选择的状态中, 从而提高管理效益。另外, 鉴定的方法也应采用定量方法与定性方法相结合。定性法是运用自身特定的概念系统、特定的理性和从抽象思维中概括出来, 它有利于对档案价值社会效益的评价。而定量分析法则是用数理方法或计量方法来体现成本/效益、功能/费用的关系, 从而有利于档案价值经济效益的评价。当然, 在采用定量方法中会遇到许多困难, 它毕竟不同于质能系统, 档案作为信息本身的统计也不同于物质和能量, 有时信息的投入与产出难以用确定的量来表达, 这是由信息和信息活动带有极大的不确定性和模糊性因而很难确定计量单位和评价标准造成的。因此, 建议两种方法结合起来使用, 例如对档案或专门档案的价值的评定用定量分析法比较准确, 当评定文书档案或党政档案时用定性分析法。在评价效益的过程中运用定性分析得出的结论可以指导定量分析, 运用定量分析得出的数量指标可以为定性分析提供基础和进一步的证明, 以引起有关部门和档案管理部门的重视, 从而提高其效益意识, 减少投入增加产出。

参考文献