规范整理

规范整理（通用6篇）

规范整理 篇1

一、当前房产档案整理工作中的主要问题

1. 分类标准不统一

对房产档案进行分类是为了便于档案查询、统计和管理。目前各地档案分类参照标准不一样, 有的按行政区域划分, 这种分类方法受城市规划发展的影响较大, 随着城市建设的发展, 城市行政区域可能增加、合并或减少, 使房产档案分类处于不稳定的状态中, 不利于档案管理;有的按产别划分, 产别所含项目较多, 包括全民自管产、集体自管产、私产、军产、涉外产、其它产等, 类别多且复杂, 需要人工判断, 出错率也较高, 影响档案整理的效率和质量。

2. 数字化处理方式不统一

近年来房产档案数量急剧增加, 查询利用率大幅度提高, 房产档案管理逐渐向网络化、数字化、信息化方向发展。因此对房产档案进行数字化的处理已成为档案整理过程中必不可缺的一环。在数字化处理的初期, 由于没有规范化的标准, 盲目追求扫描速度, 使得房产档案扫描件的质量存在很大问题, 主要表现在:扫描件底色较深, 清晰度不高, 尺寸大小不一, 扫描件有歪斜、缺边, 对实物材料漏扫、错扫、重复扫描等, 直接影响了房产信息的完整性和准确性。

3. 卷内材料排序不统一

房产档案卷内材料的顺序, 各地都是按照自身业务特点和工作习惯来排列, 有的以材料时间先后顺序排列, 有的以材料主次程度来排列, 但是何为主何为次没有一个统一标准, 多是以工作人员自身理解来判断, 从而造成同类型的档案材料, 卷内排列顺序有所不同, 整卷档案逻辑关系不明晰, 在整理过程中材料缺失也难以发现。

4. 装订方式不统一

房产档案装订是为延长档案寿命, 保护档案原始材料及其完整性。在《房地产登记技术规程》出台前, 各地房产档案装订方式有多种:有活页套装模式, 即将档案材料活页装入档案袋内, 这种模式容易造成材料的缺失;有金属夹装订模式, 用金属夹来固定档案材料, 但金属夹锈蚀会对卷内的原始材料造成污染损坏;还有用精制塑料螺钉装订模式, 但塑料螺钉寿命的局限性, 对需长期或永久保存的房产档案来讲是不合适的。

二、规范房产档案整理的主要方法

1. 分类参照登记类别划分

首先, 根据《房屋登记办法》规定, 房屋登记分为国有土地范围内的房屋登记和集体土地范围内的房屋登记两大类, 其中登记机构主要进行的是国有土地上的房屋登记, 即所有权登记、抵押权登记、地役权登记、预告登记和其他登记。目前在登记机构的业务统计中, 所有权登记、抵押权登记和预告登记占登记总量的95%以上, 地役权登记和其他登记只占5%左右。而集体土地范围内的房屋登记由于政策原因, 大面积登记的很少。

其次, 根据房产档案在城市建设中的作用, 它的保管期限一般应做到长期或永久保存, 但《房地产登记技术规程》规定:“抵押权登记已注销满5年;预告登记已注销满2年的纸质档案可列入销毁范围”。所以, 抵押权登记和预告登记的档案不属于长期或永久保存的档案。

因此, 笔者建议房产档案分类可参照登记类别, 将档案分类压缩为三大类:所有权登记档案、抵押登记档案和预告登记档案。这样划分比较稳定也符合登记业务的客观情况, 更容易看出业务的来龙去脉和实际内容, 为今后档案查询提供了更加明确的检索路径。另外, 把可以定期销毁的抵押登记档案和预告登记档案单独分类归档之后, 更有利于档案统计管理和优化库房存放空间。

2. 依据国家相关规定进行数字化处理

随着计算机技术的应用和普及, 对档案进行数字化处理, 实现图档合一, 已成为档案管理信息化发展的必然趋势, 这就需要对档案的数字化处理技术进行规范。为此, 国家档案局专门出台了《纸质档案数字化技术规范》, 对档案扫描、图像处理、图像存储等关键环节做出了具体规定, 使房产档案的数字化处理有了理论依据和指导标准。

一是对档案扫描的要求。扫描应根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描设备。对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的档案, 可采用黑白二值模式进行扫描;对页面为黑白二色, 但字迹清晰度差或带有插图的档案, 以及页面为多色文字的档案, 可采用灰度模式扫描;对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案, 可采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率宜选择大于或等于100dpi, 在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下, 可适当提高分辨率。

二是对图像处理的要求。对出现偏斜的图像进行纠编处理;对方向不正确的图像进行旋转还原;对图像页面中出现的影响图像质量的杂质, 进行去污处理;对彩色模式扫描的图像进行裁边处理, 去除多余的白边;对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像进行拼接处理, 合并为一个完整的图像。

三是对图像存储的要求。采用黑白二值模式扫描的图像材料, 宜采用TIF格式存储;采用灰度模式和彩色模式扫描的材料, 宜采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择, 应以保证扫描的图像清晰可读为前提。图像材料的命名应确保唯一性, 并与电子档案目录形成对应。

3. 卷内材料按内在关联性排序

房产档案卷内材料的排序要能够反映出材料之间内在联系, 必须综合考虑材料时间顺序、材料主次关系和材料的形式这三者的关联性, 从而固定每种材料的存放位置, 方便档案的查找和利用。

“材料时间顺序”是指房产档案中权属材料形成的时间先后顺序。例如在房屋所有权初始登记中, 取得土地使用权的证明材料在前, 房屋已竣工的证明材料在后。“材料主次关系”是指房产档案中权属材料的重要程度。例如在房屋所有权转移登记中, 证明房屋所有权发生转移的合同或协议书在前, 申请人身份证明材料在后。“材料的形式”分为审核性材料和申请性材料, 依据《房地产登记技术规程》的规定, 审核性材料在前, 申请性材料在后。

总之, 房产档案的卷内材料不能仅仅侧重于某一面来排序, 而是要综合考虑以上三个方面, 才能更好体现档案形成的特点和规律。

4. 装订方式遵循标准化规范原则

房产档案管理部门应以《城市房地产权属档案管理办法》为指导, 以《归档文件整理规则》和《房地产登记技术规程》为依据, 规范房产档案装订的各个环节。

第一, 材料装订方式。采用“三孔一线”的装订方式, 卷内材料应向左下角对齐, 在材料的左侧打孔装订, 装订孔的中心线距离材料左边际应为12.5mm, 装订线采用棉线, 卷内材料与卷皮装订在一起, 应整齐美观, 不得压字、掉页, 不得妨碍翻阅。

第二, 装订材料纸张大小。归档材料纸幅面尺寸采用国际标准A4型 (长×宽为297mm×210mm) , 若材料破损或幅面过小, 应采用1张A4白衬纸托裱;幅面大于A4的材料, 应按A4大小折叠整齐, 并应预留装订边际。

第三, 装订材料内容一致。卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替。

规范整理 篇2

（一）验收报件的齐全性；

（二）验收报件装订的规范性；

（三）验收报件内容：

1、竣工验收申请报告；

2、县市二级项目竣工自验与初验报告；

3、项目竣工报告，包括；

（1）项目建设任务完成情况、工程建设质量情况、资金使

用管理情况、资料档案管理情况、工程管护措施、土地权属调整情况、投资效益分析，项目组织实施的主要做法及存在问题改进措施等；

（2）统计表格（项目建设情况表、项目经费收支情况表、项目投资预期效益表、土地开发整理前后土地利用结构变化情况表）；

（3）附图：项目规划图（变更）、项目竣工图、土地开发整

理后的土地利用现状图。

4、项目工程造价审核报告；

5、项目财务决算与审计报告（含项目竣工财务决算报告和项目竣工财务决算报告的审计报告）；

6、工程监理总结报告；

7、土地权属调整协议或土地权属认定书；

8、项目竣工后影像资料。

审查方法及标准

（一）县市两级竣工验收申请报告——原件、针对性

（二）县市二级项目竣工自验与初验报告——原件、针对性、明确性

（三）项目规划建设任务是否完成——省、市、县国土资源行政部门下达的项目批准文件

（四）验收报件是否齐全性——八大类材料

（五）报件编排装订是否规范性——报件按顺序胶装

（六）竣工报告编制是否规范——项目内容，图文表数据的一致性；表格及竣工图加盖项目承担单位公章；竣工图编制（图例、图签、图章、比例尺、工程内容）；整理后土地利用现状图（万分之一标准分幅图）

（七）项目承担单位委托相关单位编制的工程造价审核报告、项目承担单位编制的项目财务决算报告、省厅委托的审计单位编制的项目审计报告、工程监理总结报告是否规范——报告编制内容完整性、针对性，相关数据的一致性

规范整理 篇3

关键词：新形势 土地开发 权属管理 思路

中图分类号：F301文献标识码：A文章编号：1674-098X（2014）07（c）-0180-01

土地开发整理是实现耕地总量动态平衡，促进经济发展和改善生态环境的重要手段，是有效解决三农问题的关键措施。土地开发整理权属管理是在土地开发整理过程中由于土地归并和重新分配而产生的权属调整和变更登记的行为，涉及到土地的使用权以及土地的所有权等各项权利的变更，调整以及确认问题。当前土地开发整理要适应构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村，贯彻落实《物权法》的新形势，不断规范土地权属管理已成当务之急。近几年来，随着土地开发整理工作全面、深入地开展，土地开发整理类型逐步多样化，土地开发整理投资呈现多元化趋势，土地开发整理项目的规模越来越大，引发的权属纠纷逐渐增多，需要进行权属调整的情况也越来越复杂，在土地权属管理过程中暴露的问题也就比较复杂。具体体现在以下几个方面。

1 我国土地开发整理权属管理现状

1.1 法律制度不够完善

土地的开发和整理，是一项十分复杂的工作，其中涉及的要素很多，比如利益群体、耕地数量、耕地质量等等，而且其中各项权限也会出现变动，这些内容都需要标准来进行规范和界定，否则就会出现地籍管理混乱，权属不明的现象。但是就我国的现状来看，由于在法律制定上面显得不够完善，一方面没有专门出台关于土地开发整理的条款，另一方面规定不够全面和细致，很多问题无法可依，比如在实际操作中，对于权属调整涉及到的权限、程序、产权分配等等都没有较为系统的法律规范和标准，使得工作过程中的人为操作空间较大，容易出现不公平和贪腐现象。

1.2 管理标准缺乏统一性，部门职能缺乏明晰性

在权属管理中，土地登记是其中十分重要的内容，其目的是为了保障土地物权变动的安全，做好土地登记，能够更好的展开开发整理工作，减少后期问题的出现。但是，由于体制上的落后，我国的土地登记显得十分的不科学，首先是登记部门不够明确，登记权限掌握在几个部门当中，其次是在管理上缺乏统一的标准，很多地方和部门有不同的登记程序和登记办法，使得在一些问题上容易出现矛盾和冲突，更使得农民的利益受到损害，如果不能理顺土地开发整理中的各项关系，建立统一的管理机构，将会使得正常的秩序被扰乱。

2 如何在新形势下做好土地开发整理权属管理规范工作

2.1 对操作程序进行规范

在进行土地的开发和整理工作中，一定要注重程序的规范性，按照合理且科学的原则和准则开展工作，按照国家颁布的相关规定进行操作，要在工作中做到“一二三四”，即一个准确—— 土地面积的丈量要准确，两个清楚—— 权利范围和主体要清楚，三个不乱—— 利用不乱、分配不乱、基数不乱，四个原则—— 所有权保持最小变化原则，使用权可调整原则，农田保护管理一致原则，相对统一原则。对于具体的操作，也要按照一定的步骤进行，首先要成立专门的领导机构，对管理工作做到高效的协调和组织；其次要做好群众宣传和信息反馈工作；再次要在土地开发和整理前，做好清查和规划；最后要制定科学的方案，严格按照方案进行具体实施。

2.2 分清主次，抓住重点

在土地开发整理过程中，工作内容十分繁杂，涉及项目较多，在人力物力有限的情况下，一定要了解主要矛盾和次要矛盾，善于抓住工作的重点，合理安排资源，做到最优化的管理。经济以往的经验，在土地开发整理过程中国，要做好权属管理，有以下几个方面要特别注意，首先是在选址过程中要做好界限的划分和现场的勘探，特别是具有爭议的地方要合理的处置，其次是在项目方案制定阶段，要将调查和意见收集工作作为重点，再次是在设计阶段，要对权属的现状进行考察，把重心放到如何协调各方关系上。

2.3 在方案的制定过程中要顾及多方利益，将农民作为工作的主体

在土地开发和整理权属管理工作中，存在问题最多，最容易出现分歧和冲突的地方，就是利益的分配，首先，权属的调整，直接受到影响的必然是农民群体，其各方面的利益都有可能出现变化，如果处理不当，就会产生严重后果，其次是地方利益，要将区域内各地方的综合利益考虑到，不要顾此失彼，产生不公平现象。

2.4 做到“三个结合”

在实际的操作中，要确保土地的权属问题以及利用现状核查问题的科学处理，一定要充分的将土地利用调查报告、土地登记表以及土地变更审查这些资料进行有机的结合，以便能够保障对项目的整体设计规划、实际操作提供有效的依据。进行实地精确的核算和勘测，要结合开发整理土地地类、面积、地力等级和耕作状况等因素，清楚的知道地类、面积、土地权属、质量及项目进行的地域的宗地数，保证“数据、图件、实地”达到一致。进行综合评价时要结合土地权属状况、村组耕地质量和面积、开发整理潜力的数量及难易程度等情况，为编制土地权属调整方案提供依据。

3 结语

综上所述，由于我国的基本国情影响，农村土地问题一直是农业结构调整中的重点和难点，可以看出，在土地开发和整理的权属管理上，由于各方面的原因，比如法律不完善，制度不统一等，还是会出现一系列的问题，使得三农问题遇到极大阻碍，所以，在实际工作，一定要把握基本点，共同努力，改变现状，是农业发展向着更科学的方向发展。

参考文献

[1]冯菊明，贺斐.对广西农村土地开发整理权属管理的调查[C]//中国土地学会，21世纪中国土地科学与经济社会发展—— 中国土地学会2003年学术年会论文集.2003：4.

[2]陈建设，韩武波，王晓东.新形势下我国土地整理的主要问题及对策[C]//中国土地学会、中国土地勘测规划院、国土资源部土地利用重点实验室，2008年中国土地学会学术年会论文集.2008：5.

[3]鹿心社.统一思想 狠抓落实 全面推进土地开发整理工作—— 在全国土地开发整理工作会议上的总结讲话[J].今日国土，2003（11）：12-16.

[4]李敏，赵小敏，李薇.土地整理中的土地权属调整—— 以山东省阳信县为例[J].江西农业大学学报（社会科学版），2004（2）：39-41.

规范整理 篇4

一、建设工程文件归档整理范围所遇到的问题

(一) 归档范围大, 难以到位。一方面《建设工程文件归档范围和保管期限表》将建设工程竣工资料共分为5个大类, 144个小类, 范围宽泛、数量繁多, 有相当一部分内容在实际工作中很难到位。譬如决算文件, 在工程竣工以后相当长一段时间都难以产生, 要求急需领房产证的建设单位提供、移交归档, 不切实际, 这就为城建档案机构完整、系统地收集城建档案工作带来困难。另一方面, 在建设工程中产生的一些重要文件在范围中没有体现, 如前期的发改委立项批复, 还有规划局产生的规划定点图等, 容易造成报建单位的疏漏, 这都需要业务人员另附说明, 详解理由, 增加工作量。

(二) 内容繁多, 分类较粗。归档范围的内容宽泛, 但不细致, 主要体现在以下几个方面:1.《归档范围》将房屋工程和市政工程建设竣工档案资料全部揉捏在一起, 给第一次移交建设工程档案资料的建设单位造成困扰, 感觉资料繁多, 难以收集, 导致一些单位直接跳过城建档案馆办理房产手续, 造成资料的流失。2. 随着建造工艺的不断提高, 政府对工程验收要求更加严格, 很多竣工验收的重要资料如节能、保温资料等都没有包括进去, 与质监站新出的质量验收标准存在一定的差距。3. 将长期与短期的资料全部放在一起, 导致有些单位将不需要移交的竣工资料移交城建档案馆, 加重了工作人员的工作量, 影响了工作人员的审核速度, 给原本人手就比较紧张的审核部门增加了负担。4.分类资料重复, 如监理单位、施工单位负责人名单, 工程概况表、工程竣工总结, 在监理资料与施工资料中都有所体现, 造成资料的重复移交, 浪费资源。

(三) 与当代发展相脱节。随着社会的发展、科学技术的进步, 《整理规范》与我省城建档案实际工作发展的需要有点脱节。城建档案法规与建设行业以及文书档案相关法规的衔接与配套方面存在一定的矛盾。随着城市发展的加快, 江苏省多个城市开始了轨道交通建设, 但是《整理规范》对这方面的竣工资料要求还是一片空白, 这将对以后城建档案馆接收资料造成很大的困扰。虽然《整理规范》对推进城建档案规范化、科学化起到一定作用, 但已不能适应我省改革开放和现代化城市建设的需要, 仍需进一步完善和规范。

二、解决《整理规范》与实际工作产生矛盾的对策

(一) 领导重视, 修订地方性法规。法律法规是保证城建档案工作稳步可持续发展的有利保障, 加强制度建设, 依法治档是工作顺利开展的先决条件。在贯彻《整理规范》的原则下, 根据我省情况, 制定符合我省发展实际的城建档案地方性法规, 保证工程文件归档内容系统、完整、合理有序、操作熟悉方便, 规范全省建设工程文件归档整理标准, 提高全省建设工程档案质量, 督促工程基础管理工作, 促进建设工程质量, 使城建档案的业务工作正常化、制度化、程序化;并通过宣传, 从而为依法治档创造良好的舆论氛围, 确保城建档案工作健康、有序发展。使江苏省城建档案事业的发展步入一个全新的快速发展阶段。

(二) 取其精华, 使其更适应现代化城建档案的发展需要。《整理规范》作为城建档案法规标杆, 兼容了各地的情况。但是从另一方面说, 又忽略了各地发展的特殊性, 对实际操作存在一定的矛盾。所以, 我们需要根据实际, 1. 将《整理规范》中符合实际工作要求的项目保留下来, 如5大分类。2. 将短期不需要移交的项目从中剔除, 使建设单位报建资料时更加清楚、明白哪些需要移交哪些不需要移交。3. 将前期需要的发改委批复、规划定点图等之前没有明确加入进去, 施工资料结合质检站的新要求标准, 将节能、保温等施工、竣工资料添加进去。4. 将不符合实际操作的如决算文件、重复收集的如监理、施工单位负责人名单、工程概况表等删除。

(三) 细化类别, 增加特殊城建档案归档内容。时代的进步和社会需求的变化都要求城建档案不断走向现代化, 为了符合城市建设发展的需要, 逐步实现我市城建档案的科学化、规范化管理, 在法律法规方面也应该与时俱进。

非车险单证整理规范 篇5

各出单人员：

为规范非车险单证整理，结合1季度非车险单证检查情况，现给大家下发非车险单证整理规范，大家对照重新规范整理2012年非车险单证。

另外对于2011年非车险单证，大家重点自查必备手续，如有缺失进行完善。

一、所有非车险单证整理规则：

1.分险种按保单号顺序装订，另外按季度装订，每本单证最多50份，如果用非车险全打纸打印，有两份业务联，业务单证留存业务联第二联。非车险全打纸业务联第一联按印刷号装订，以备单证缺失检查。

2.业务档案封面填写：

前封面：所有字体全部打印，严禁手写。分支机构名称--（县域公司）如“扶沟支公司”，（城区公司）如 “周口市分公司东城营销服务部，部门名称—出单中心，险种---如“企业财产保险”，---统一用大写“二零一二年”，保单起止号---如“PQBB***010----20”,保管期限---责任保险和种植养殖业保险保管期限写上“三十年”，其他险种写上“五年”，另外右上角“档号”---按“001”、“002”填写，一年中此险种有几本写到几。

后封面：字体手写，立卷人---单证管理岗姓名，审核人----分中心主任姓名或县域出单点综合岗人员，写上日期。

3.所有非车险单证不但手续要提供完备，而且手续内容也要填写完备，如投保单上“保险金额”、“保险费”、“保险期限”等等，另外确保投保手续填写与系统一致，如企财综合险保险价值确定方式要确保系统与纸质手续一致。

4.关于投保单，系统能打印投保单的，比如货运险、意外险等，用车险投保单纸进行打印，投保人进行签名或盖章，打印出不显示“投保人签名”字样的，让客户直接在上面直接写上“投保人：王***”。

5.非车险批单把完备手续直接附在对应的保单后面，批单审核上级公司对手续有严格要求。

6.每一笔非车险保单或批单，我们都要正式打印，进行装订，严禁打印抄单进行装订，严禁用正式保单纸但打印投保单格式进行装订存档。

二、单证必备手续：

1.企财险：保险单业务联、保险费发票业务联、投保人和被保险人证件、投保单、投保标的项目清单、附加险条款投保清单（如投保附加险）、风险问询表。另外如果保险金额超过500万元，需提供被保险人营业场所照片。

2.道路承运人责任险：保险单业务联、保险费发票业务

联、投保人和被保险人证件、投保单、行车证、道路运输证。如果属危险货物承运人责任险，还需提供业务经营许可证。

3.医疗责任险：保险单业务联、保险费发票业务联、投保单、投保报批材料、风险调查表、医院基本信息表、医务人员清单、医疗机构执业许可证正副本、法人身份证。

4.供电责任险：保险单业务联、保险费发票业务联、投保单、供电责任险方案、企业法人营业执照、近三年赔付情况表、部分年赔付情况清单。

5.安全生产责任险：保险单业务联、保险费发票业务联、投保单、承保报批材料、风险问询表、从业人员清单、安全生产许可证、厂区厂房照片（烟花爆竹生产企业）、标准化验收一级和二级企业证书（烟花爆竹生产仓储企业）。

6.意外险定额保单：保险单业务联、保险费发票业务联、投保单、投保人和被保险人身份证件。

7.团体意外险：保险单业务联、保险费发票业务联、投保单、投保人签章的“被保险人及受益人清单”、投保人组织机构代码证。

8.建筑施工人员团体意外险：保险单业务联、保险费发票业务联、投保单，另外如果按被保险人人数进行投保，还需提供：被保险人及受益人清单、资质等级证书、安全生产许可证、组织机构代码证、法人身份证件；如果按建筑面积或工程造价进行投保，还需提供：“建筑施工合同书、资质

等级证书、安全生产许可证、组织机构代码证和法人身份证件。

9.货运险定额保险：保险单业务联、保险费发票业务联、投保单、车辆行车证复印件。

10.雇主责任险：保险单业务联、保险费发票业务联、投保单、投保人盖章的人员清单、投保人和被保险人组织机构代码证、营业执照。

11.旅行社责任险：保险单业务联、保险费发票业务联、投保单、投保人和被保险人组织机构代码证、经营许可证和营业执照。

以上未描述险种，比照上述类似险种收集手续。

人保财险周口市分公司出单中心

规范整理 篇6

新《规范》对火电建设项目文件收集及整理中一些争议较大、悬而未决的问题做出了明确的解答, 与之前使用的《电力工业企业档案分类规则》相比, 可操作性更强, 具体体现在以下几个方面:

(一) 项目前期文件的分类更加明确具体:增加了“选厂址文件” (8001) , 使文物、矿产、军事设施等地方各行政单位的审批文件有了明确的归处;可行性研究分类 (801) 和项目评估文件分类 (802) 中增加了配套设施、其它单项工程的可行性研究 (8013、8014、8015) 及评估文件 (8022、8023) , 使铁路、接入系统等配套工程及近几年在电力建设中普遍应用的脱硫脱硝、中水项目有了明确的分类, 解决了之前老分类中这些项目的文件无处可放的情况。

(二) 施工图的分类更加详细:在“老分类”中, 施工图只有一个档号 (8022) , 这使得档案人员若想把同专业的施工图排列在一起, 必须要等所有施工图出齐后才能组卷。新“规范”把施工图按土建、热机等专业分成若干个档号 (8130-8139) , 这样就可以做到施工图随来随按专业组卷, 即加快了组卷的速度, 又便于查找。

(三) 施工文件增加了土建综合卷 (8401) 及安装综合卷 (8501) :工程质量验收范围划分及报审表、特殊工种人员报审表、计量器具报审表等往往一张表格涵盖几个单位工程。在老分类中, 一般是把这些表格放在第一个单位工程中, 其余的单位工程使用复印件, 这样即出现文件重复归档的情况, 又造成了纸张浪费。在新“规范”中, 分别在土建和安装工程中加入了土建综合卷 (8401) 及安装综合卷 (8501) , 土建 (或安装) 的各单位工程的综合性文件放在此类目下, 使用施工文件的分类更加规范整齐, 便于查找。

(四) 统一了档案用表, 对于无处引用及借鉴的表格, 按照档案管理要求, 设计出了统一格式, 如设计更改执行情况汇总表、竣工文件审查签字页、火电建设项目档案移交签字表等。这些表格, 丰富了项目档案管理表格的类型, 改变了之前各家参建单位表格形式各异, 表格内容不准确全面的情况, 使用案卷内容更加规范。

(五) 生产准备及168试运行时期的生产档案, 原分类要求归入8大类中 (808) 。新《规范》按照“生产基建一体化”的管理理念, 将此类文件统一归入6大类电力生产中, 并对生产档案的收集、整理及归档做出了明确的要求, 使得电力生产类文件从生产准备、168试运行, 再到生产期都归在同一大类下, 保证了文件的完整及连续, 避免了之前电力生产文件归于不同大类下的情况。

(六) 对特殊载体的档案 (如照片档案、电子文件、实物档案) 的收集、整理、分类做出了具体明确的规定。并首次提到实物档案的收集问题, 对金属探伤底片、吹管靶板等与工程质量相关的重要实务档案在收集及整理上有了具体要求。

我们通过一段时间来对《火电建设项目文件收集及档案整理规范》的应用, 也发现一些有待商榷的地方, 在此提出与大家共同讨论:

1.关于隐蔽工程验收记录:在新“规范”中, 要求把隐蔽工程验收记录放入施工记录中, 而在实际中, 隐蔽工程验收记录作为单位工程施工质量验收支撑性文件, 应附在相应的验收表之后与质量验收表一同整理。如地基验槽隐蔽工程检验记录应附在相对应的地基质量验评表之后一同整理。

2.单位工程竣工验收表、质量控制资料核查记录、工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、工程观感质量检查记录这四个表是工程质量验评记录的一部分, 应与质量验评文件一同整理, 而新“规范”中要求把这四个表格放在每个单位工程的综合管理卷中, 不利于保持文件的成套性, 我个人认为这是不妥当的。

3.“9大类”设备类文件的分类只分到了三段号, 包含类目过多:例933高压设备及配电装置中, 就包括断路器、互感器、电容器、开关柜、母线等所有高压电器设备, 没有再细分到四段号, 这样的好处是分类比较容易, 档案人员即使不太了解电力生产各专业的设备情况, 在分类时也可以找到文件的归类;不利之处是组卷时要等到此类目下所有设备到齐后才组卷, 否则如果有一个设备再来补充资料, 后面所有设备的档号都要改变, 且由于每个档号所含设备过多, 不利于文件的查找。

总之, 《火电建设项目文件收集及档案整理规范》为适应当前电力行业的发展, 创建了一个全新的分类体系, 使火电建设项目文件的收集及整理更具标准化、规范化, 为广大电力档案人员提供了一个实用的、可操作性强的标准规范, 对加强电力档案管理水平具有重大意义。

参考文献

[1]火电建设项目文件收集及档案整理规范 (DL/T241-2012) .

[2]电力工业企业档案分类规则 (2002年) .