查新委托

查新委托（共4篇）

查新委托 篇1

委托代理理论 (Principal-agent Theory) 是制度经济学契约理论的主要内容之一, 委托代理理论是在20世纪70年代由罗斯、詹森与梅克林最早提出来的。罗斯认为:如果当事人双方其中代理人方代表委托人一方的利益行使某些决策权则代理关系就随之产生了。詹森和梅克林认为:委托代理关系是指根据鲜明或隐含的契约, 一个或多个行为主体指定雇用另一些行为主体为其提供服务, 并根据其提供的数量和质量支付相应的报酬。授权者就是委托人, 被授权者就是代理人。

科技查新简称查新, 是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容, 按照《科技查新规范》操作, 并作出结论。因此, 在查新工作中存在委托与代理关系。

查新是为避免科研课题重复立项和客观正确地判别科研成果的新颖性、先进性而设立的一项工作, 其本质是文献检索和情报调研相结合的情报研究工作, 是一项深层次的情报咨询工作。查新业务是情报 (信息) 机构的一项有偿咨询服务。科技查新工作已经成为科研立项、成果评审、申报奖励等方面不可或缺的环节, 但如何保证查新工作的质量, 确保查新目的和价值的真正实现, 是查新机构亟待研究的课题。很多学者从查新人员职业素养培养、查新机构管理、查新报告质量管理等[1,2,3,4]不同的角度阐述了如何保证查新报告的质量。本文试图换一种思路, 通过运用委托代理理论对现行查新委托关系和付费模式及其缺陷进行分析, 构建一种新型的查新委托关系, 改进现行付费模式, 以期从根本上改善查新质量, 保证查新工作的独立性。

1 现行查新委托关系分析及缺陷

1.1 现行查新委托关系分析

社会是各种关系的集合, 任何一种关系都会涉及两个或两个以上的相关方, 各相关方通过签订显性或隐性的契约建立相互关系。在查新工作中, 涉及查新委托方、查新代理方、查新机构的管理部门以及科技项目的资金提供者或成果的鉴定者四方的行为。查新委托方是科技项目的申请者或完成者, 是委托人, 查新代理方是查新机构, 是代理人。科技项目的资金提供者或成果的鉴定者只要求项目申请人和成果完成人提交查新报告, 查新机构的管理部门负责相关制度的制定和对查新机构的认定和监管, 二者并不参与到具体的查新业务中。可见, 在查新业务具体实施过程中, 只涉及查新委托方和代理方的直接接触, 使其委托代理关系简化为双方关系, 查新委托人即为需要提供查新报告的一方, 如图1所示。

1.2 现行查新委托关系的缺陷

1.2.1 查新服务中实际委托人缺位。

目前, 查新报告的使用范围非常广泛, 根据教育部发展研究中心的统计, 2011年, 全国78个教育部科技查新站共出具38179份查新报告, 其中用于科研立项的占62.7%, 用于项目鉴定、验收和评价的占24.1%, 用于奖励申报的占4.8%。这其中省部级以上课题查新占69.0%, 省部以下课题查新占25.6%[5]。在查新实务中, 甚至有企业将查新报告用于向国税局申请企业研发费用加计扣除, 科技查新已经变成了涉及公共利益的工作。从某种程度上, 与其说是申请项目和申报成果的单位或企业委托查新机构进行查新, 不如说是查新机构帮政府部门把关。因此, 科技查新的实际责任对象并不应该是申请项目和申报成果的委托人, 而应该是政府的科研决策部门甚至经费拨款部门。政府部门才应该是查新工作的实际委托人, 但政府部门完全脱离于查新委托行为, 造成查新服务中实际委托人缺位。

1.2.2 查新服务缺乏统一管理, 查新质量缺乏科学的评价体系。

查新机构的认定和管理部门负责查新相关制度的制定和对查新机构的认定和监管, 主要包括各级科技管理部门、教育部、卫生部、农业部等国务院职能部门以及中国科学院、国家地震局等国务院直属事业单位。这些部门从各自的管理和专业角度出发, 相继开展了查新机构的认定工作, 不同部门对科技查新机构的管理从总体上遵循科技部颁发的《科技查新机构管理办法》 (国科发计字[2000]544号) 和《科技查新规范》, 同时, 又根据部门自身的管理和专业特征制定了相应的管理办法。但这些部门对科技查新机构的认定标准、管理条例、操作细则、人员水平等要求不尽统一, 使我国科技查新行业的发展缺乏统一的管理;在国家取消对科技查新机构的行政审批之后, 科技查新行业更是处于自由发展的状态, 从而使查新机构的权威性难以认定, 也难以保障查新的质量[6]。可见, 目前的查新机构缺乏统一的管理, 更没有建立一套对查新过程和查新报告进行科学评价的体系和标准。除了2001年科技部颁布的《科技查新规范》与教育部科技发展中心2009年发出的《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范 (试行) 》之外, 至今没有任何其他的操作细则。尽管多数查新机构按《科技查新规范》的规定制定了查新工作程序和规章制度, 但《科技查新规范》仅是指导性的, 不具备法律约束力, 以至各个工作站的查新报告在格式、内容描述、结论表达等方面的规定和要求不尽一致, 报告质量参差不齐, 给用户造成的印象是查新机构的运行无章可循[7], 这将不利于科技查新机构健康持久地发展。

1.2.3 查新机构外部监管不力。

查新机构缺乏统一的管理, 查新机构在业务上大多实行内部管理和自我监管, 查新工作主要靠自律来做到符合规范。有些查新机构甚至缺乏必要的国内、国际检索工具及检索系统, 这样就难以保证所出具查新报告的科学性和权威性。

为了保证查新报告的质量, 有些查新站开展了用户的质量反馈工作。例如, 2007年时, 57所教育部查新工作站中有23所开展了此项工作, 有些查新站还由专人负责统计分析反馈结果, 以便及时落实反馈意见, 不断纠正工作中的失误, 提高查新工作的质量[8]。质量反馈是查新工作站发现自身问题的有效手段之一, 但并不是所有的查新机构都开展质量反馈工作, 而且进行反馈的用户是查新项目的委托人, 即项目的申请或完成单位或企业, 不涉及政府的科研决策部门或经费拨款部门, 反馈结果存在片面性。

作为教育部科技查新站的主管部门, 教育部科技发展中心要求其下属查新站定期提交自检报告, 并组织专家开展实地年检工作, 主要采取实地考察和地区查新站座谈会相结合的方式。专家会对查新站的查新报告进行抽样评价与现场讲解, 对存在的问题与不足提出改进要求等, 起到了一定的监管作用。但由于开展查新业务的机构数量急剧增加, 年检也只能采取抽查的方式, 2011年的实地年检仅限于南昌、长沙、西安三个地区, 存在很大的片面性。这种靠自检、年检的监管方式已经不能适应形势的发展。

1.2.4 委托人利用专业优势误导查新人员。

查新委托方具有专业优势, 有时明知项目不具有新颖性, 为了能申请到项目或通过成果鉴定, 利用查新人员专业背景有限的弱势, 只提供对自己有利的资料, 希望查新代理方给予新颖性的证明。如果查新人员的专业背景与所查新项目的专业相差很远, 查新人员很容易受到委托人的误导, 使所出具的查新报告失去权威性和科学性。

2 现行查新委托关系下付费模式存在的问题

现行查新委托关系是科技项目的申请者或成果的申报者直接向查新机构提出查新委托, 查新机构对其项目或成果进行查新。在此关系下查新服务的付费模式是查新机构接受委托人的委托, 并接受委托人支付的查新报酬, 出现“自己出钱证明自己新”的怪现象, 这一点与当前审计行业“企业自己出钱审自己”的困境非常类似。理想状态下, 委托人与代理人之间的委托代理关系是一种无私的信托交换忠诚关系:一方面委托人应该全面地提供科技项目的技术要点、查新点及相关材料, 不存在刻意的模糊和隐瞒, 以期得到客观的结论;另一方面代理人应根据所有的文献资源, 提供真实客观的查新资料和结论。但在现行这种委托关系和付费模式下, 查新委托方作为科技项目的研发者或是完成者, 需要通过查新机构对其科技项目立项或鉴定、报奖出具具有新颖性的鉴定证明报告, 所以查新委托方无疑希望查新结论对他们有利。查新代理方为了收取查新费用, 希望查新结论能让委托人满意。委托人和查新机构为了自身的利益, 导致出具的查新报告不客观。主要表现在以下几个方面。

2.1 查新服务收费没有统一的标准, 委托人有机会与查新机构“议价”

根据科技部《科技查新机构管理办法》第三章第十七条规定:查新机构应当按照当地物价部门规定的收费原则确定查新费用;没有明确规定的, 应当与查新委托人协商, 合同约定具体的查新费用。《教育部科技查新规范》中也规定:查新业务实行有偿服务。查新费用的确定应当按照当地物价部门的有关规定执行;规定不明确的由双方协商, 合同约定。因此, 各查新机构没有制定统一的收费标准, 收费标准由各查新机构根据自身实际情况自主制定。面对竞争压力, 查新机构为了求得生存和发展, 常常在价格上做出让步和妥协, 降低查新收费, 使委托人有机会与查新机构“议价”, 丧失查新工作的严肃性。2.2查新委托方与代理方共谋, 导致查新服务独立性的丧失

查新机构本身是一种中介服务机构, 虽然其从事的查新业务具有很强的社会性, 但是由于查新机构的特殊属性, 增加查新报告数量, 获取查新费用是其最直接的经济利益, 而不是真正地把社会公众的利益放在第一位。由于查新业务的购买者有相当一部分是企业, 查新机构经济利益的实现是依存于委托人的, 而使其有可能沦为委托人的共谋者, 无法保证独立性。在某些情况下, 查新机构还为本单位工作人员申请部级科研立项、科技成果鉴定验收、奖励申报提供查新服务, 连起码的回避制度都未建立, 查新的独立性难以成立。

2.3 查新机构收费的法定权利与之承担的风险不对等

在我国, 对查新机构收费的权利有明确的规定, 但对违规的查新机构的处罚则仅限于行政处罚, 对违规的查新员的处罚并无明文规定。例如在科技部颁发的《科技查新机构管理办法》中规定:当发现查新委托人在处理查新委托的事务中存在营私舞弊、弄虚作假, 或者其他的违法行为, 查新机构应当立即中止查新;已经完成查新的, 应当予以撤销, 否则查新机构应当承担连带责任。

审计行业也存在与查新行业同样的困境, 但与查新行业不同, 审计行业有《公司法》、《证券法》、《注册会计师法》等法律对审计人员的法律责任进行了规定。但是在查新实务中除了《科技查新机构管理办法》, 并无相关法律界定, 查新人员及机构没有承担应承担的法律责任。从而, 降低了查新机构所承担的与其获取查新费用相关的风险, 即查新机构收费的法定权利和其承担的风险不对等。这种情况导致的直接后果是查新人员在查新市场中享有完全的法定权利, 而不承担与之对应的完全的法律责任。使查新人员在查新行为上表现为:只有获取查新收费的冲动, 而没有对其行为的约束, 这很可能使得非理性的行为充斥查新市场, 造成科技查新行业秩序混乱, 而这种混乱的结果, 将影响科技管理人员对查新项目新颖性的判断, 误导科研活动与科技管理决策, 造成巨大的损失。

3 新型查新委托关系的构建

3.1 新型查新委托关系的构建

现行查新委托关系实际只涉及项目申请人或成果完成者即查新委托人和查新机构即查新代理人双方, 为直线形的失衡结构。因此, 要从根本上矫正这种失衡的委托关系, 可以考虑引入一个真正可以置身于经济利益之外的利益相关方, 这样一个真正具备监督和制约的权力机构就是政府, 政府的科研决策部门是查新报告的实际使用者, 政府是查新工作的实际委托人, 构建的新型关系如图2所示。

3.2 查新新型的委托关系下, 引入政府部门作为实际委托人的优点

(1) 由政府部门为企业或项目申请人指定承担查新服务的查新机构, 作为查新服务的实际委托人, 可具体根据查新项目的专业来为其指定业务能力能够胜任的查新机构。就可避免由于查新人员的专业不对口而受到项目申请人或成果完成人的误导, 使出具的查新报告更具权威性和科学性。

(2) 政府部门也可将一个查新申请匿名指定给两家或多家查新机构进行查新。从而避免查新机构与项目申请者或成果完成者的直接接触, 同时也可避免查新机构为所属单位或部门的项目申请者或完成者出具查新报告, 消除人为干扰, 保证查新服务的独立性, 进而有效保证查新报告质量, 促进查新机构良性竞争。

(3) 查新报告的查新意见是政府科技投入决策的重要参考, 政府是查新行为中最重要的利益相关方, 政府部门作为查新服务的实际委托人和查新报告的实际使用者, 希望查新机构出具的查新报告更真实可靠。可以与查新管理部门共同完成对查新机构的评价和认定工作, 以保证查新机构的业务胜任能力。

3.3政府部门作为实际委托人指定查新机构可能存在的问题

(1) 需要建立一套行之有效的机制, 在查新机构指定过程中, 使其能够较公平地凭借自身实力获得查新业务, 而不用通过向政府部门拉关系获得, 从而摆脱由于市场竞争而诱发腐败现象的可能性。

(2) 由于申请项目或申报成果的企业或单位对地方政府业绩的贡献, 使政府有对查新机构施加压力保护他们的动机, 影响到查新报告的真实公允性。

4 查新付费模式的改进

从“谁受益谁付费”的角度来看, 查新报告的使用者主要有项目申请者或完成者、政府及其他利益相关者, 所以, 查新付费也应相应地由他们来承担。政府部门作为查新服务的实际委托人, 查新费用应由政府部门支付给查新机构。这部分费用可由政府财政单独支出, 也可以从相应的科研经费或科研奖金中预算拨款支出, 或由项目申请者或完成者将查新费用预先支付给政府部门。

由政府部门直接向查新机构付费, 可以切断项目申请人或完成人与查新机构的直接经济利益关系, 避免查新机构间不利的价格竞争以及与项目申请人或完成人共谋的可能性。

5 结语

改变现行查新委托关系, 引入政府部门作为查新服务的实际委托人, 并直接向查新机构支付查新费用, 保证查新工作的独立性和查新报告的权威性和科学性, 实现查新行业的自律、竞争、监督、管理, 促进查新事业健康、可持续的发展。

参考文献

[1]谢翀.论我国科技查新的全面质量管理发展[J].科技资讯, 2009 (22) :156-159

[2]陈乐雪.高校图书馆科技查新工作的探讨[J].图书馆理论与实践, 2008 (1) :89-90

[3]董晓夏.制约科技查新质量的因素[J].图书与情报, 2009 (4) :125-129

[4]曾召.科技查新报告质量控制探析[J].图书馆论坛, 2009, 29 (2) :109-111

[5]教育部科技发展中心.关于通报2011年度教育部科技查新工作站年检情况的函[EB/OL]. (2013-01-04) [2013-05-05].http://www.cutech.edu.cn/cn/kjcg/cgcx/2013/01/1354173312844749.htm

[6]谢新洲, 夏晨曦, 柯贤能.科技查新行业发展现状及面临的问题分析[J].图书情报工作, 2009, 53 (6) :9-12, 36

[7]刘媛.科技查新规范化管理探讨[J].情报探索, 2012 (8) :100-101

[8]张静.教育部部级科技查新工作站现状分析[J].图书馆学研究, 2007 (9) :78-79, 69

查新委托 篇2

一、查新目的（查新报告的第一部分）

1、科技立项(申报各级、各类科技计划)

2、科技成果鉴定

3、申报科技成果奖励

4、申报专利

5、新产品

6、其它

二、查新项目的科学技术要点（查新报告第二部分）

查新项目的”科学技术要点”应充分反映出查新项目的概要,简述项目的背景技术、要解决的技术问题、解决技术问题所采用的方案、主要技术特征、参数或指标、应用范围等相关技术内容。（切忌与主要技术内容无关的空泛叙述以及修饰性、广告性宣传用语）

对各种目的的查新，从写法上要有所侧重：

1、科技立项查新报告应概述项目的国内外背景，拟研究的主要科学技术内容，要研究解决哪些问题，达到的具体目标（指标）和水平。

2、项目鉴定类查新应简略说明项目的研究背景，介绍项目的主要科学技术特征，已完成项目与现有同类研究、技术、工艺相比所具有的新颖性所在，主要创新点，体现项目科学技术水平的数据和量化指标。

3、科学研究类项目查新应简要地说明项目所在领域的背景、发展趋势，阐明研究的意义、学术水平、主要创新和优点。

4、专利申报项目查新应阐明项目的主要技术特征或权项范围，与现

有（专利）技术的比较，突出项目的创新内容。

5、开发类项目（产品、技术）查新应简述其用途、功能，介绍能反映其技术水平的主要工艺（技术组合）、成分、性能指标等数据，与国内外同类产品的参数对比，项目已达到的（小试、中试、工业化生产）及效益。

6、申报科技成果奖励项目查新应说明项目的国内外背景、基本原理和技术指标、与同类研究相比项目达到的水平、产生的经济效益和社会效益、推广应用前景。

三、查新点与查新要求（查新报告第三部分）

1、查新点是技术要点中要求查证新颖性的部分，即体现该项目新颖性的全部技术创新点。查新点一般从技术要点中提取，或者是技术要点中技术关键的全部，但不要把查新项目中的一般性技术特征列位查新点（必要时，可请咨询专家协助对项目的某些查新点是否为实质性特点予以确认）。

查新点是查新人员拟定检索词和制定检索策略以至对比分析和判断新颖性的依据，写法上要精练明确，条理清楚。

对委托人有多个新颖性查证要求的项目，要以1、2、3、来标记查新点，逐条列车，以便在查新结论中，分别针对每个查新点作新颖性结论。

2、查新要求可按下列方式（或其他方式）表述，如：

（1）、对本查新项目（查新点）的新颖性作出判断。

（2）、查找国内外是否有与本项目相同或类似的研究或技术。

（3）、查找国内外有关本项目的科技文献和专利报道，并根据检索结果做出对比性结论。

（4）、查新委托人提出的其他要求。

查新委托 篇3

关键词：科技查新,查新员,委托人,沟通技巧

科技查新是指具有查新资质的查新机构按照《科技查新规范》进行操作, 对委托人提供的科学技术内容 (即查新项目) 通过国内外各大专业数据库及搜索引擎进行文献检索, 运用对比分析方法, 对其新颖性作出判断, 并做出结论 (查新报告) 。科技查新委托人是指有以下需求的人:申请国家或省、市自然科学基金项目及科技项目立项;申请国家或省、市科技进步奖;科技成果验收、鉴定;申报国家级工法;博士生课题开题报告等。

1 查新工作中沟通的必要性

查新委托人首先要填写查新委托合同提交到查新机构, 对于委托合同的科学技术要点和查新点要准确精炼, 抓住重点核心, 查新员才能以此为依据正确领会技术要点的实质内容。但是由于查新员与委托人双方的信息严重不对等, 查新员具备图书情报检索知识却对专业的查新项目不了解, 委托人掌握自己学科领域的理论知识和实际经验却对查新流程以及检索文献的重要性不明白, 以为和文献检索、文献查重差不多, 往往避重就轻, 没有准确撰写技术要点, 使得查新员对项目的理解不到位, 检索方向出现偏差, 导致检索出的文献与查新项目的相关性不大, 达不到查新报告的把关作用。可见查新员和委托人的沟通是必须且重要的。双方只有通过充分有效的沟通, 将查新项目的技术要点与查新员的图书情报专业知识互补, 才能提高查新工作效率, 保证查新结果的客观性、准确性和公正性。

2 查新委托人的常见类型

在笔者从事科技查新工作的几年时间里接触到的查新委托人大致分为两类:高校从事科研研究的教职工和企事业单位专业技术人员。在受理的查新项目中, 从事科研工作的委托人对自己的科研项目比较熟悉, 查阅过大量相关文献作为参考, 能够提供比较完整的与查新项目相关的材料, 对相关文献的查找及对比分析也能准确作出判断, 使查新员能很快进入状态, 大大提高了工作效率且保证了查新报告的质量;而企事业单位的查新委托人由于工作在厂矿、工地, 更侧重于实际现场操作, 对相关文献的阅读参考很少, 对科技查新不了解, 提交委托合同时不能准确给出项目的科学技术要点和查新点, 也不向查新员讲解项目的内容和研究过程, 查新员找他了解情况又因为人在工地难以联系。还有些委托人甚至将整个查新过程委托他人全权办理。这些都会对查新报告的质量产生影响。这就需要查新员掌握一定的沟通技巧, 耐心细致地与委托人沟通。

3 查新过程中的沟通技巧

3.1 查新报告受理阶段

在查新报告受理阶段, 委托人按照查新合同的格式填写内容, 其中最重要的是科学技术要点及查新点。大多数委托人对自己的项目比较了解, 对技术要点与查新点能准确归纳论述, 关键词也精炼得全面准确, 查新员以此为依据很容易领会技术要点的实质内容, 很快进入查新的实质性工作当中。但是, 有部分查新委托人由于对查新工作不了解, 随意摘录项目标书的内容作为技术要点和查新点, 认为只要填写了内容即可;或是不提交与项目相关的材料只给了题目和几个关键词来查新;或是不明白何为查新点, 必要的创新方法、创新设备、创新指标配方等不明确, 不能准确表达出项目的新颖性;或是委托人自己及项目组成员不来查新, 交由行政人员负责, 导致来查新的人讲不清、查新员听不懂, 给查新工作增加了难度, 影响了查新质量。这时查新员首先要电话和委托人沟通, 向委托人介绍查新流程, 说明如果得到委托人的指导和帮助, 能够使得查新员准确理解项目、取舍检索出的文献和确定结论, 节省大量时间, 提高报告质量;要求委托人尽量抽时间来查新机构面谈, 面谈时耐心聆听委托人对项目的介绍, 努力理解项目的技术要点, 仔细询问查新项目与相关技术的差异, 从中找准项目的新颖点、创新点。在沟通过程中查新员要多听、多问、多思考, 可以将自己领会的项目关键再转述给委托人, 请委托人把关找差异, 保证双方对项目的实质内容有一致的认识和理解。若委托人无法到现场沟通, 可以通过电话、邮件、即时的聊天工具等进行沟通。

3.2 文献检索及对比分析阶段

在对项目的技术要点和查新点进行有效沟通达成一致后, 就要根据委托人提供的关键词运用专业的文献检索技能进行检索。如果仅仅依据委托人提供的关键词检索, 很可能检索不到相关文献, 这时就应该和委托人沟通, 找出关键词的同义词、近义词以及在项目领域里的专业名称, 在检索式里用“or”连接;或者检索到的文献太多, 再与委托人沟通, 看能否在技术方法、生产设备、指标配方等方面加关键词进行限定, 在检索式里用“and”连接。在检索出和项目相关的文献后, 由于查新员接触项目时间短和专业知识的局限, 很难短时间内理解项目, 此时查新员应及时和委托人联系, 将检索到的文献反馈给委托人, 请他对检索到的文献进行筛选并对与项目之间的区别进行对比分析, 委托人会运用自己的专业知识寻找查新项目与相关文献之间的区别。若出现委托人认为有些相关文献其技术内容与项目不是很相关的情况时, 查新员应该耐心地与之沟通, 说明保留这些文献的原因, 或许是与技术要点有相似之处, 或许是与查新点有相同点和可比性, 经过双方探讨并对此分析, 最终确定相关文献。

3.3 确定查新结论阶段

在撰写查新结论时, 查新员应根据查新项目与对比文献的对比分析情况, 独立分析和判断, 坚持原则, 不受委托人左右, 实事求是、客观公正地作出结论。若查新员通过查新发现有文献、专利、著作等与项目大致相同, 无新颖性, 应及时、细致、耐心地向委托人说明情况并提供他人的研究成果等相关依据。这时委托人或许很着急, 查新员可以安抚委托人的情绪, 与他坐下来一起对项目的技术要点重新梳理, 找出问题所在, 对项目进行优化改进, 提炼新的查新点, 确定新的检索词, 编写新的检索式, 重新检索。虽然过程比较繁琐, 但是必须要保证查新结果的客观性、准确性和公正性。

4 结束语

沟通是一个持续的过程, 在每一个阶段都有不同的沟通技巧和效果。查新员在工作之余要多读、多看、多写、多动、多思, 把握一切沟通交流的机会, 沟通时要言简意赅, 学会用倾听来交流, 逐步提高自己的沟通技巧, 提高工作效率。

参考文献

[1]戚宏亮, 刘颖.有效沟通是现代管理艺术的精滋[J].经济师, 2004 (6) :142.

[2]郭颖.论高校图书馆科技查新服务[J].图书馆学刊, 2007 (3) :26-27.

[3]仇琛, 邵诚敏, 温国强, 等.谈查新工作中查新员与查新委托人的合作[J].工作方法研究, 2005 (1) :51-53.

查新委托 篇4

《查新咨询委托单》是项目研究人员委托查新的项目研究内容要点说明书, 是查新工作人员进行查新检索的重要依据。随着对查新正规化、制度化的管理, 科技查新委托书也将日显其法律效用, 为此查新委托人应高度重视其实际意义, 不能让其流于形式。笔者结合工作实践, 对“委托单”原始材料进行研究, 分析了用户在填写查新委托单时存在的问题, 对影响查新检索质量的几个关键因素提出建议。

1 提供能反映查新项目内容的相关资料

立项时要把课题的申请书附上, 成果鉴定则要把成果申报书、工作总结及发表的文章附上。很多查新委托人认为科技查新就是检索一下国内或者国内外的文献, 出具一份盖有“查新专用章”的证明材料就行, 因此在填写查新委托书时, 很少提供能够反映查新项目研究内容的具体材料, 甚至有些人只提供一个项目名称, 这样会造成查新人员无法全面了解项目。并且每一个查新人员的知识面都是有限的, 不可能什么都懂, 如果委托人不能提供项目的详细资料, 一方面查新员难以制定正确的检索策略, 另一方面难以对查新项目进行正确的评估, 影响相关文献的筛选, 最终影响查新报告的质量。

2 准确扼要地指明查新点

课题的创新是指所申报项目的原始论文与同类文献在方法、模式、技术、观点、结论、发现、发明及指标之前的不同之处[2]。但是在实际工作中我们发现, 查新点撰写是填写查新检索咨询委托单存在问题最多的地方。

2.1 查新重点不突出。

很多委托人往往认为查新点越多越好, 查新面越广越好, 其实这样反而会使查新工作重点不明, 失去方向。委托人应对本项目的查新点逐条逐点进行阐述, 应在某一医学领域、某一专业或某一技术上有创新, 创新点不在于数目的多, 而在于抓住重点, 哪怕只有一点就足以申报课题了。例如:“地龙组分丝氨酸蛋白水解酶对UUO大鼠MAPA细胞信号传导通路影响的研究”一项, 由于研究p38MAPK与肾间质纤维化之间的相关关系的文献相对较多, 但是作者将项目重心放在研究地龙组分丝氨酸蛋白水解酶在肾间质纤维化过程中p38 MAPK的影响作用, 进行检索国内未见报道。因此撰写查新点贵在精不在于多, 应精炼明确、重点突出的选择创新点。

2.2 夸大课题的创新性。

很多项目负责人在查新点中习惯频繁使用“国内首创”、“填补空白”、“率先”、“具有先进水平”等词汇来描述其创新性, 但在实际检索时并非如此。甚至有些课题是在经方“制备工艺”上的改良, 却冠以“药效独特”、“率先”等字样, 这些方法都渲染和夸大课题的创新性, 致使在实际检索中并非如此, 在专家涵审时就会产生负面效应[3], 因此在填写查新点中, 一定要有理有据, 避免使用空洞、宽泛、夸大、没有实际内容的形容词。

2.3 查新要点过于简单。

有些委托人填写的查新点过于简单, 只是把研究项目名称重写一遍, 并未对核心内容进行阐述, 这样是反映不出创新之处在哪里。

委托人提炼查新点要克服过多、过少、过深、过浅等问题, 需要用简明扼要的语言、逐条列出项目的创新性, 明确表述查新项目与国内目前同类研究相比是否具有创新性, 突出自己的科研特色, 才能为该项目的查新打下良好的基础。

3 具体准确地提供检索词

检索词是查新过程中较为关键的一项内容, 委托人应准确、专业、全面的提供检索词, 包括同义词、相关词、缩写、全称等, 否则直接影响查新员制定准确的检索策略。委托人在提供检索词方面容易出现的问题有不提供检索词或选词过少;检索词使用不规范, 如专业词汇出现错别字;使用英文缩写并不表明其英文全称和中文名称等, 不提供同义词、相关词等。在查新过程中, 委托人若能结合创新点提炼出检索词, 并通过课题相关背景材料将其转换成规范性词语, 将对查新员了解课题核心内容、拟定检索策略等方面起到事半功倍的效果。

4 如实填写委托书

查新委托中, 有的委托人可能会存在防备心, 担心自的项目内容会被泄密, 因而不愿意写清其研究情况, 对查新课题的主要技术内容有所保留, 不进行详细说明, 却不知这些关键技术正是查新报告的重要支撑, 而“不得要点”的查新员则难以把握课题的真正重点。

还有些委托人立项心切, 为了得到较好的结果故意将项目写得很模糊, 甚至用一些生僻词汇来代替常用词, 递交的资料也缺乏真实性和可靠性, 用以迷惑查新员, 让查新员看委托书如同猜谜, 很费劲。如果查新员经验不足或不详细了解附加材料, 了解其科研的真实情况, 就有可能被用户误导, 写不出客观的报告。例如:“小儿鼾症与促红细胞生成素相关性研究”一项, 采用用户提供的关键词“小儿鼾症”检索, 会得到“报道较少”的结果, 但是实际上“小儿鼾症”常用的医用词汇为“小儿阻塞性睡眠呼吸暂停低通气综合症”, 如果采用这个关键词会得到很多的相关文献。

5 填写人最好是项目的直接负责人或研究人员

有的医疗单位经常派科研科或是办公室人员替申报者来填写查新委托单, 这类查新委托单的填写质量很大程度上与受委托人专业水平和对课题了解程度有关。有的受委托人根本不了解该项目情况, 或是根本就不从事中医药专业, 这样受委托人只能从申请者提供的资料中把立项题目、研究内容抄到委托单上, 填写过于简单, 对查新员的关于项目的询问也无从回答、解释, 会造成检索结果不理想。在委托查新时, 最好是课题主要负责人、研究人员亲自委托, 不宜通过他人, 并应留下项目具体负责人或研究人员的联系电话, 在查新过程中遇到问题, 方便查新员及时与项目负责人或研究人员进行沟通, 以保证查新工作的顺利进行[4]。

总之, 中医药卫生申报成果查新中存在的问题具有一定的普遍性, 分析这些问题并找到解决方法, 可以规范查新委托人的学术行为, 只有委托人客观准确完整地介绍查新项目, 保证查新员进行有效的知识转换, 才能开拓中医药科学技术的新领域。

参考文献

[1]国科发计字[2000]54号, 科技查新规范[s].中华人民共和国科学技术部.

[2]羡秋盛, 李炳汝, 王军红.医药卫生科研项目创新点的提炼和表述[J].实用医药杂志, 2005, 22 (12) :1140-1143.

[3]赵会懂, 王岩, 孙爱珍.填写《医药卫生科技查新项目委托书》的建议[J].华北国防医药, 2002, 14 (2) :101-102