电子办公

电子办公（精选11篇）

电子办公 篇1

办公费用、办公用品和办公设施管理

一、办公费用

1、办公费用由办公室承包使用，年初制定考核目标和奖罚比例，季度考核，年终兑现。

2、办公费用包括公司机关各部室在办公过程使用的办公用品支出。

3、基层各单位购置办公用品、公司集中学习和大型会议发生的费用支出（包括购置的办公用品、书籍资料等）、以及构成固定资产的办公设施，不列入办公费。

4、办公费用必须由办公室负责人登记签字后，方可给予办理报销。

5、办公费用本着节约的原则，充分利用网络资源进行无纸化办公，压缩办公费用支出。

二、办公用品

1、办公用品由办公室负责管理和发放。

2、公司日常办公用品如笔、纸、文具易耗品等，由办公室统一采购入库。各部室开领用单，部室负责人签字，办公室审批，然后到行政库领取。

3、电脑及打印机耗材，每季度由各部室报计划，办公

室汇总审核后统一购买。

4、行政库没有的办公用品，以及一次领取较多或较大金额（总价在50~200元之间）的办公用品，须由部门制定出需求计划，于季度初报办公室审批。总价高于200元的，须由总经理签批。

5、需要印制的信封、信纸、便笺、标牌等，由办公室负责统一印制。

6、非一次性消耗办公用品如水瓶、水盆等，部室领用后指定负责人管理，并由办公室编号登记。员工离职时，须将责任办公用品办理移交手续后，方可办理调离手续。

7、各部室没有按程序报批申购，擅自购买办公用品的，由责任人自行承担。

8、办公室行政库的保管人员要建立账本，做好办公用品入库、出库、领用等登记手续，每季度盘查一次，并对下季度办公用品的采购数量提出建议。

三、办公设施

1、办公设施由办公室负责管理，构成固定资产的，经营部、财务部同时做好登记造册。

2、公司办公设施包括：电脑及周边设备、通讯设施、办公桌椅、文件柜及其它办公用设备和设施。

3、公司每季度对公司办公设施进行清查，清查人员由

办公室、经营部、财务部、政工部抽调人员组成。各部室要认真配合清查统计工作，不得隐瞒。

4、办公设施配备本着从简够用的原则，严格控制和避免重复设置，充分利用公共资源，减少设置上的浪费。

5、各部室必须及时对本部门使用办公设施进行检查维护，需要维修的及时报给办公室。因维护不当或故意造成的办公设施损毁的，以及丢失的办公设施，由责任人或部室负责人赔偿。

6、需要添加的办公设施，须由使用部门做好计划，每季度初经办公室审核，报总经理审批后由办公室安排统一购置。

7、需要更新的办公设施，由办公室、经营部会同技术人员共同对原办公设施进行评估，确需更新的，由办公室申报当季计划后安排购置，并对原办公设施提出处置意见报总经理审批。

8、员工离职时，必须提前做好办公设施移交工作。办公室、经营部、政工部联合负责移交物品的检查工作。

9、各部室没有按程序审批，擅自购买办公设施的，由责任人自行承担。

电子办公 篇2

一、电子办公环境下文书档案管理存在的问题

1. 观念的束缚。

在信息时代, 人们逐渐认识到信息的重要性, 认识到要高效地进行信息的开发, 但是在实践中, 由于我国电子文书档案的管理起步晚, 长期以来档案处于封闭半封闭的状态, 管理人员对电子文书档案的管理缺乏认识和实践的经验。

2. 技术的障碍。

电子办公环境下的文书档案管理需要有严格、系统、专业的技术保证, 它涉及计算机网络领域的很多知识, 技术密集, 发展和更新的速度快给系统的掌握带来一定的困难。首先, 信息安全技术对于维护电子文件的真实性至关重要, 保证电子文件信息安全的技术措施还需要相关法律的支持。但是目前电子文件的安全性难以保证, 电子文件的法律地位还未确立。其次, 电子文书档案涉及到个人隐私如何与互联网等公共信息网实行物理隔离。最后, 数据存储和压缩技术、网上信息管理技术、检索技术等的应用还不普遍。这些问题都是文书档案管理中遇到的技术障碍。

3. 电子文书档案管理标准落后。

电子文书档案管理的前提是档案信息的规范化, 即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。由于对电子文书档案的数字化规定很少, 需要从电子文书档案的著录、保护等方面入手, 制定新的标准来引导实践。首先, 缺乏统一的电子文书档案管理制度标准。在电子办公环境下, 文书档案收集、保管、利用各个工作环节的具体标准要进行准确地界定。其次, 缺乏统一的电子文书档案管理的计算机软件标准。目前, 开发的软件技术水平和功能参差不齐, 标准不统一, 给文书档案的信息资源共享带来了问题。

4. 设备落后, 资金不足。

电子办公环境下, 文书档案管理需要相关的设备作为支撑, 如档案管理系统、文字扫描系统、网络系统、计算机硬件系统等, 但是由于资金的不足, 文书档案管理的相关设备得不到很好地配备, 技术得不到及时更新, 致使文书档案的管理得不到发展, 影响了工作效率的提高。

二、电子办公环境下文书档案管理的措施

“档案信息化建设的发展将以办公自动化、网络体系化、馆藏档案数字化、多媒体全文信息一体化及馆际交流规模化为蓝图。”在电子办公环境下, 实现以上的目标需要从以下几个方面加以努力:

1. 树立数字化文书档案管理观念。

传统的观念认为, 档案即是纸质的档案, 整理档案就是简单地手工整理的过程。随着信息化社会的到来, 文书档案的管理也逐渐走向信息化、数字化, 出现了大量的图片、多媒体、数据库等数字档案。这就要求我们充分认识信息的重要性, 树立数字化的文书档案管理的观念, 将档案管理与计算机技术、网络技术结合在一起, 实现文书档案管理的创新。

2. 建设信息网络, 实现文书档案信息共享。

实现文书档案高效管理, 必须克服已有的技术缺陷, 要在统一规划的基础上, 实现统一数据格式、软件程序、技术标准, 为文书档案的信息化奠定基础。首先, 打破档案部门各自为政的局面, 建立统一标准的文书档案信息网络, 实现文书档案的信息共享, 使文书档案得到高效地利用, 使利用者更加方便便捷地获取信息。其次, 要使文书档案的管理具有自身的特色、有所侧重, 形成一个有特色、有重点的网络档案管理体系, 充分、有效地利用网络信息资源, 满足社会多方面的需求。

3. 制定文书档案管理的标准和制度。

在网络技术不断发展的今天, 档案的载体也逐渐多样化, 应根据法律法规, 结合档案管理的实际情况, 制定相关的标准和制度。首先, 电子档案的鉴定及电子档案建立的全过程都要规范化、标准化;其次, 对修订文书档案的过程进行规范化, 促进文书档案信息开发的制度化建设。通过相关制度的建设, 保证档案工作的制度化、程序化、规范化。

4. 强化文书档案管理的软件基础。

文书档案管理部门可以借鉴已有的经验, 与办公自动化、政府上网工程、互联网站等系统进行沟通和联系, 以文书档案管理的局域网为基础, 完善文书档案的基础设施建设。完善的软件基础设施还需要有完善的应用系统作为支撑, 应用系统的建设在档案信息化过程中发挥着重要的作用, 电子文书档案的高效管理应加强档案管理应用系统的建设。

参考文献

[1].庞艳红, 宋志敏.谈档案信息化建设的发展趋势[J].山东档案, 2003.6

[2].李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技, 2009.2

[3].汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技风, 2010.24

办公专家的办公利器 篇3

欧迪办公（Office Depot）作为全球领先的办公产品和服务提供商，对产品品质要求及其严格，就连内部使用的办公设备也不例外。佳能LBP 7010C为欧迪办公所用，从侧面反映出其卓越品质

欧迪办公（中国）

欧迪办公（Office Depot）成立于1986年，总部位于美国佛罗里达州。欧迪办公（中国）为其全资子公司。目前，欧迪办公（中国）已成为我国最大的办公产品和服务提供商及最大的B2B电子商务企业之一。它通过网站、电子商务采购软件、直销、直邮等多种渠道，向全国几十万家企业客户提供涵盖企业日常运营所需的办公用品、办公耗材、办公设备、IT产品、办公家具、商务礼品、商务印刷等产品与服务。

接受采访的靳经理是北京地区直复营销部经理，该部门主要负责北京地区所有中小企业在欧迪办公的采购，提供咨询，报价，签约，交易等一条龙服务。

选佳能LBP 7010C只为办公

直复营销部靳经理对部门内的打印办公需求了如指掌。据他她介绍，直复营销部在选择打印机时需求明确，目标清晰。具体谈打印需求，就不得不谈一谈靳经理所在部门的工作情况。“我们部门主要负服务于中小企业客户，销售办公产品的同时还可提供整体的办公解决方案及相关服务。销售方法方式最主有三类。第一种即直复营销传统的销售方式——目录营销（Catalog Marketing）与单页宣传；第二种为网络营销（On-line Marketing）；第三种为电话营销（Telemarketing）。另外还有一些其他渠道的宣传方式作为补充。在这些工作中，提供给客户的产品报价单与产品销售合同几乎是每天都要打印的内容，这些内容对彩色打印有较大需求。一方面，利用彩色将报价单上客户最关心的信息标注出来，有助于客户轻松地找到重点信息，这样的报价单更容易为用户所接受。另外一方面，无论是彩色报价单还是彩色合同书，都从侧面反映出我们对客户的重视。同时提升企业形象。”

产品信息单页、报价单、销售合同，将这些资料制作成彩色文档不仅更容易为客户所接受，同时还有助于提升公司形象

靳经理所介绍的基本都是彩色打印的对外应用，在内部办公中直复营销部用到彩色打印的工作很少，几乎均为黑白输出。“个人认为内部办公没有必要非彩色打印不可，毕竟成本太高。黑白打印已经能够实现打印的主要目的，就是信息传递与沟通。这也是我们选择佳能LBP 7010C的原因之一，16页/分钟的黑白打印速度对个人日常办公打印来说足够了。同时它还具备彩色打印功能，打印报价单、合同书这种每份2~3页的文档基本没问题。” 靳经理讲的一番话让我们对直复营销部的办公打印需求有了清晰的认识。总结起来，无论对内还是对外，直复营销部选择佳能LBP 7010C的目的只有一个——只为办公。

应用带来更深体验

打印机作为一件办公用品，核心价值在于应用。配置功能更为全面的产品能够给用带来更为丰富的应用体验呢？二十年前的手机基本上只是一款通讯工具，因为它只具备一件通讯工具的基本功能。今天，智能手机的爆发让厂商看到了更为广阔的发展空间。拍照、看视频听音乐、上网、游戏无一不能，众多的功能为用户创造出无法想象的应用空间。佳能LBP 7010C作为一款能够输出彩色的激光打印机，它为欧迪办公带来了哪些不同于以往的应用呢？

欧迪办公公司内有一面墙，其上展示有每一位员工的生活照。靳经理将佳能LBP 7010C打印出的个人照片贴在墙上，虽是普通纸张打印，但效果依然令人满意

在欧迪办公宽阔的办公区内，我们发现了一道布满六寸照片的墙。照片内容是每一位员工的生活照，这样的做法让整个办公区显得有些与众不同，使得办公环境更为轻松。靳经理使用佳能LBP 7010C打印出个人照片，并贴在这堵“照片墙”上。虽是用普通纸张打印出的照片，但效果依然令她很满意。“贴在墙上甚至可与那些用照片纸打印的照片融为一体，如果不是仔细挑选，很少有人能看出是用普通纸打印的。” 靳经理说得没错，如不是她向我们展示，刚刚看过这堵墙的我们并没有发现佳能LBP 7010C打印的这张照片。以此看来，佳能LBP 7010C采用的佳能高级平滑处理技术（AST）对提升彩色打印质量方面的确有所帮助。

自动旋转设计让碳粉更换简单易行。靳经理笑言：“我这样的新手也能独立完成耗材更换，佳能LBP 7010C的设计很人性化。”

佳能LBP 7010C在直复营销部已近一个月，在此期间靳经理曾独自完成过碳粉更换的操作。“有一天我看到机身上显示碳粉容量的指示灯一直亮着，得知碳粉佣金后我没找设备管理员帮忙，只是上佳能的官方网站上看了一下产品介绍，利用机器上带有的自动旋转按钮很快就成功更换，很方便。其实这样一看就懂的设计最好，我们方便的同时也减少了维护部门的压力。佳能LBP 7010C这样的设计确实方便，更换耗材只是举手之劳。” 作为一名普通用户，靳经理的感受也许正是众多用户的关心所在。

电子办公 篇4

为加强行政物资领用管理，在保障公司正常运营的同时，进一步控制费用，现就办公用品及其他行政物资的管理要求做如下说明：

一、主要行政办公用品配置标准

（一）行政办公用品发放费用标准

1）总监级（包括副总监级）以上管理人员每人每月10元。2）经理级（包括副经理级）管理人员每人每月5元。3）部长级（包括部长级）以下管理人员每人每月2元。

4）特殊岗位人员（收银岗位、输单岗位、仓库岗位、受理岗位）每人每月1.5元。

（二）主要行政办公用品配置标准

1、新进经理级以下管理人员（含经理级）报到之日起，根据工作需要，可领用如下办公用品：签字笔1支、VI笔记本1本、文件夹1个、三栏文件栏1个、小便签1本、透明文件袋1个，试用期内除更新外不得重复领用同样物资。

2、新进部长级（包括部长级）以下管理人员报到之日起，根据工作需要，可领用如下办公用品：签字笔1支、VI软抄本1本、三栏文件栏1个、透明文件袋1个，试用期内除更新外不得重复领用同样物资。

3、计算器配置：财务、结算岗位每人配置1个计算器，职能部门每三-四人配置1个计算器，该部门不足三人的，也可配置1个计算器，由部门内勤申领并保管。

4、办公耗材（包括传真纸、打印纸、硒鼓、墨盒、墨粉、色带等），日常办公需求不得高于18元/（人·月）（指管理人员，如已实行了外租打印或复印整合的，无此项费用，但可根据工作需要领用适量打印纸、传真纸）。因工作需要的特殊办公耗材另行报批，采购后入库领用。禁止用彩色打印机打印黑白文件。

二、部分行政办公用品使用期限

（一）笔类：

圆珠笔、签字笔，使用期限3个月，首次领用后，使用期限内只能按照以旧换新要求领用笔芯。

（二）袋、夹类：

1、透明文件袋、大长尾夹、中长尾夹、小长尾夹、中号铁夹、小号铁夹、大号铁夹，使

用期限两年，首次领用后，除因业务增加需要申领外，两年内不再发放；

2、双夹文件夹、60页文件夹、抽杆文件夹、文件栏，使用期限两年，首次发放后，除业务增加需要申领外，两年内不再发放。

（三）刀、尺类：

小刀、剪刀、直尺等，使用期限两年，首次发放后，两年内不再发放，更新发放时要以旧换新；

（四）订书机类：订书机、打孔机、计算器使用期限三年，首次发放后，三年内不再发放，发放时以旧换新，大头针、回形针，使用期限3个月，原则上部门共用，首次发放后，除业务增加需要申领外，三个月内不再发放。

（五）部门所领用的以上物资，部门负责人在签批时要仔细审核，必须达到以上规定的使用期限后方可更换，如无特殊原因，行政一律不予再次发放。

（六）241-

1、241-

2、241-3系列的打印纸的领用，必须先申请后采购，根据申请报告分批领用。因打印纸为异地采购物资，采购期较长，物流、售后及各店面使用量较大的打印纸应做好计划报需求到行政进行异地采购。

三、行政办公用品的领用

（一）各部门、各店面应指定专人（如部门内勤）负责对本部门在职人员日常办公所需的行政办公用品进行统计，以部门为单位走OA流程进行申请。

当公司遇有重大活动或特殊情况（非部门日常使用如培训），需要大批量常规或特殊办公用品时，由需求部门以报告的形式书面申请，经有关部门及相关领导批准后（按公司相关流程办理），行政部凭批准后的报告及时采购和发放。此项费用在部门办公费用预算内列支，不受办公费用额度标准的限制。

（二）领用的办公用品必须在《部门办公用品申请单》的使用人姓名栏内详细填写使用人姓名，不得不填写或用部门名称代替，否则报告可退回，不予发放。

（三）申领时间

职能部门指定人员于每月14-16号将下月所需行政物资需求按照固定表格（附件1）填写完毕后发到行政部邮箱，连锁店每季度（以自然季度计算）由连锁店管理部在当月5号前通知店面行政人事专员。

（四）更换要求：为保护环境，同时也为了加强领用控制，下列物资在提交OA《部门办公用品申请》后领用时要求以旧换新：订书机、打孔机、计算器、小刀、剪刀、白板笔、修正液、记号笔、荧光笔、色带架等；连锁店打印机硒鼓的更换各连锁店行政人事专员需做好打印机硒鼓更换台帐（附件2），每个三星1641硒鼓打印张数应在1300页以上，惠普4100硒鼓打印张数应在8000页以上，出现打印张数过低的时候应及时反映至行政部，行政部将依据台帐及送货单进行结算，台帐未记录的行政部将不再结算由店面自己结算。另各店面、各部门硒鼓使用完毕需更换必须致电行政部仓管员通知供应商进行更换，不可私自通知供应商更换，否则不予结算。

四、办公用品的分类及日常管理

（一）办公用品分类

1、小额耐用办公用品类：计算器、订书机、文件栏、文件夹、剪刀、直尺、起钉器等。

2、小额耐用办公物资类：办公室门锁钥匙；推柜、更衣柜、文件柜的钥匙等。

3、易耗办公用品类：签字笔、笔芯、笔记本、胶水、修正液、便签、及时贴、订书针、回形针等。

（二）日常办公用品、办公物资管理

1、员工领用办公用品后，要爱惜使用，不得浪费，不得随意丢弃；

2、行政仓库为员工建立办公用品领用台帐，对于违规或者超标领用，非经报批，一律不予发放。

3、各部门内勤对小额耐用办公用品、小额耐用办公物资的品种、存量、使用人、使用状态进行调查，建立小额耐用办公用品、小额耐用办公物资管理台帐，落实责任人，对于新领的小额耐用办公用品、小额耐用办公物资要及时更新台帐。

4、小额耐用办公用品申领后，在使用期限内如因使用不当造成损坏或保管不当造成丢失的要按照原价进行赔偿。小额耐用物资（钥匙）在使用过程中如因使用不当造成损坏或保管不当造成丢失的，由使用人进行赔偿，如可以配钥匙的，配钥匙费用由使用人赔付；如不能配钥匙，需要换锁，换锁费用由使用人承担，包括锁具费用，不少于20元/把，换锁人工费用30元/把，合计50元/把，使用人把费用交财务后，根据缴款凭证维修。

5、行政办公用品的交接

（1）办理离职、调动手续的员工需办理办公用品交接手续，易耗办公用品类交部门负责人分配给部门员工继续使用；小额耐用办公用品、小额耐用物资交行政仓库，行政仓库核对无误后办理办公用品交接手续，或交接给新进员工，新进员工需在交接表上签字接收，对于缺失物资按照上述规定开具扣款单，交财务在工资中扣除。

（2）行政仓库回收小额耐用办公用品后要登记台帐，后期人员领用时要优先发放回收的小额耐用办公用品。

电子商务专业电子简历 篇5

男 27岁 广东人

学历： 高中

工作年限： 5-8年

期望薪资： 3000-5000元

工作地点： 广州 - 番禺 - 不限

求职意向：电子商务专员/主管 | 网店运营 | 网站运营 | 店铺管理

工作经验(工作了3年4个月，做了1份工作)

广州康健人生健康管理有限公司

工作时间：6月 至 10月[3年4个月]

职位名称：网店运营主管

工作内容：(职责)身为运营主管主要职责是宣传推广公司产品，培训新同事，每月定制部门销量任务和B2c网站运营推广;

(业绩)在运营B2c商城和其它店铺的同时不用花一分广告费完成每月的销量任务，从3个人的团队发展到21人的团队

教育经历

205月毕业广州文豆科技培训学院php

项目/培训经验

10月-209月百度微购

项目/培训内容：独自筹建申请入驻百度微购商家平台，上架商品，优化商品关键词，描述，处理商品描述的图片，申报活动等等

专业技能

PHP：精通 经验：5年

证书奖项

证书名称：C1驾照 颁发时间：年6月

电子专业电子认知实习报告 篇6

11月9日，我们专业就开始了为期五天的认知实习。这几天让我知道了我们专业会学些什么，我们大学该怎么过，毕业后能干些什么。总之，此次实习受益匪浅，得益良多。第一天（也就是星期一）上午有老师在理工楼C区509给我们上了一节课，主要安排了这五天的实习内容。老师也简单的介绍了怎样制作印制板，让我觉得我们专业挺有意思，动手能力对我们来说很重要。所以不是光读，读懂基本专业书就能对我们毕业后就业有用的。怎样设计电路就要求我们对知识掌握得很牢固，而掌握好本专业知识就要求对现在我们学的高等数学要吃得很透，让我不再觉得学习高等数学只是为以后考研做准备了，看来任何一个专业的学习都需要基石做铺垫。，除了数学，计算机和英语也是咱们必不可少的工具，我们还要学C语言，学会编程，学会怎样用软件设计电路并能熟练掌握。要又快又好地制出一个印制板，我们平时应该多练习制作，熟悉各道工序。最后怎样看懂印制板或者其它国外电子产品的原理及使用我们得掌握好英语。这又一次让我看到了英语的重要性。这天下午在图书馆5楼阅览室翻了翻有关我们电子专业的书，例如有关单片机的，没想到这小家伙的应用这么广泛，有了它，竟然没有人做不到的，只有人想不到的。但这些书放在手里看来看去看不出名堂来，只有感叹要看懂:那么多厚厚的书，这几年的任务还很艰巨。

第二天我们主要参观了我们以后可能用得照的实验室，各老师和学长也都给我们做了热情的讲解。想起以后自己要操纵那么些大家伙，心里挺自豪的！但不知道我们还会不会到基础物理实验室去做实验，虽然老师说这些实验室只要我们有兴趣，先预约自己就可以去。参观完本专业有关的实验室之后，觉得学校有这么好的条件，我们以后不能白白浪费了这些资源。

第三天上午，老师讲了很多有关电子设备怎样传送数据的知识。过去我们得到的数据是靠人自己去收集,计算，统计，分析，而现在利用一些电子元件就能更准确的得到这些需要的资料。这样省去了许多的人力，物力，把不可能变成可能。通过老师的讲解，我知道很多电子元件的传感器是下位机，这许许多多的下位机都由一个上位机控制。下午在**电子有限公司就看到一个测硫仪，老师说它就是一个下位机，而与它用数据线相连的电脑是上位机。

周四下午去***电子有限公司的收获颇多。刚到那里就有专人给我们讲解了有关制版的流程。知道是印制板提供各种电子元器件固定、装配的机械支持；实现各种电子元器件之间的电气连接或电绝缘；为元器件焊接提供阻焊图形，为元器件插装、检查、维修提供识别字符。更认识到工业制板可分为五大工艺板块：PCB设计、底片制作、金属过孔、线路制作、阻焊制作、字符制作。我觉得其中PCB设计是最重要的，这才能反映出一个人的能力，而后面的工艺流程基本是由机器完成，只需注意一下操作就不会出错。在学习的过程中，我们通过PPT也认识到成品板并不是一个机器能做出来的，需要用到裁板机，数控钻，自动抛光机，金属过孔机，烘干机，镀锡机丝印机，喷淋显影机。而且有的工序还要电镀，腐蚀等。听了讲座后，我们还参观了他们公司的样本车间及装配室。

最后一天听了**老师对于电子专业认知实习的讲座---就业与电子设计竞赛。从中我知道了我们专业的毕业后去向：硬件工程师，PCB设计工程师，FPGA工程师，嵌入式硬件开发工程师，单片机硬件开发工程师，VC软件工程师，考研，创业外还可以自己在所学基础上拓展，成为JAVA软件工程师等等。也知道了我们大学毕业后应有的素质以及我们的优势和劣势。希望能通过以后几年的学习，提高自己的动手能力，掌握和了解一些比较市场性的技能，把劣势转成优势。

经过这几天的实习，知道自己未来几年会学习C语言，电脑编程，单片机知识等等，毕业后的工作去向也有了一个基本定位。希望通过接下来三年多的努力，提高各方面的能力，成为一个受企业欢迎的毕业生。

电子档案在电子政务中应用 篇7

在电子政务所日常工作中,机构或个人办理业务时,需要存储大量的纸质文档,随着时间推移,这些纸质文档势必越来越多,堆积如山。因此,如何有效地管理这些文档,是解决电子政务业务正常开展的首要问题。随着信息量的不断增大,对纸质文件的管理的难度越来越大,主要表现在:难以保存、检索困难、难以实现各省市业务单位电子档案信息的共享和分发,长此以往,必然形成信息孤岛,无法实现建立数字化管理的目标,因此建立合理的电子档案系统,实现对电子档案信息的管理和共享,是一件迫在眉睫的工作。

1 建设目标

建设档案电子化管理及信息共享与相互快速查询,并通过互联网实现对各相关单位的直接服务。需要遵循:(1)效率和实用性原则;(2)国家相关部门提供统一数据标准规范原则,旨在以简洁方便的操作实现组织机构信息查询过程的网络化、信息化、准确化,进一步提高查询效率。其主要实现以下目标:

(1)纸质档案电子化管理。通过先进的高速文档扫描仪将机构纸质文档转换成电子影像;然后,根据符合档案电子化行业规范的归档机制建立影像索引,形成一个方便可靠而又完整的电子档案库。

(2)电子档案信息的查询利用。在已建立的机构电子档案信息库基础上,为社会查询群体提供档案查询服务。不同查询用户根据一定的查询权限,通过Intranet/Internet并行地对档案进行查询及打印操作,使得电子档案得到合理利用。

(3)查询服务快速响应。利用先进的实时通讯技术,档案服务器能够对远程客户端进行快速响应,系统能及时处理众多用户的连接请求,并能通过INTERNET直接实现对远程客户的请求,异地查询电子档案的响应时间可以控制在一秒钟以内,达到快速响应的目的。

(4)实现在全省或全国范围的各级管理机关内部的数据共享。通过INTERNET实现各个地区的互连互通,可以跨地区跨地域查询,真正实现了足不出户就可以查询远程档案信息,体现了信息化建设的优越性,具备作为一个面向电子商务时代应用系统所应具备的所有素质。

2 系统框架设计

电子档案系统构架如图1所示。

电子档案及快速查询系统通过业务管理系统信息相互补充和验证,在进行数据的核对和验证的同时,还可以在业务管理系统中根据条件信息获取关于业务的信息,以便进行快速档案文件的定位。

系统不仅为终端用户提供服务,接收其上传的文件,而且还为互联网用户提供了档案查询的接口,只要拥有合法的用户和足够的权限,便可以进行档案文件的查询。

3 系统功能概述

电子档案系统主要分为档案采集、档案传输、档案存储、档案检索几部分功能。

3.1 电子档案采集及处理

档案文件的扫描采集以TWAIN/ISIS标准接口规范为基础,通过调用Twain/ISIS接口,对扫描仪设备进行驱动,并通过Twain/ISIS接口,获得扫描的档案文件数据并对其进行处理;通过Twain/ISIS接口,屏蔽了各种扫描仪设备之间的型号差异和性能差异,以统一的模式来驱动扫描设备,以使数据扫描采集子系统得到最大化的兼容性。

3.1.1 证件类型识别

证件及其扫描件的样式多样性及扫描质量参差不齐,严重影响了对电子档案文件的OCR识别,另一方面,受国内外OCR识别水平的限制,尤其是对证件扫描件的汉字识别,仍无法达到一个理想的效果,无法正确的判断证件类型及证件内容。系统采用两种方式对证件类型分类:

(1)介入条形码技术,对条形码进行识别,进而更有效、更准确的判定出扫描文件的证件类型,可以快速实现文档的分类归档。

(2)通过人工整理档案,扫描后人工标识证件类型,然后再合并这样虽然实现了傻瓜式扫描,但是后期的工作量也不少。

3.1.2 大比例压缩存储

对档案文件进行压缩,在不丢失必要信息的前提下,使图像尽可能的变小;压缩后的图像,不但可以节省很多磁盘空间,而且还可以有利于档案文件的导入、导出和网络传输,大大的节省了网络带宽资源。

3.2 电子档案文件传输

数据上报是指各终端电子档案图像文件上传到中心。为了保障数据的安全性,所传数据都经过加密,密钥由中心统一管理。上传方案有以下两种。

3.2.1 分散即时上传

档案数据扫描采集系统在完成扫描采集、分类归档后,各终端立即向中心上报数据。

3.2.2 集中批量上传

档案数据扫描采集系统在完成扫描采集、分类归档后,数据存储在各终端本地存储系统中,之后在规定的时段向中心上传更新的数据。

电子档案文件传输子系统主要完成文件的上传和接收,是建立在标准的HTTP1.1协议基础上的C/S模式的应用程序,通过http协议完成文件内容数据的发送和接收。在中心建立HTTP服务器,进行档案文件的接收;在终端建立HTTP客户端,解析HTTP协议,进行文件的发送处理。

3.3 海量数据存储

大量档案文件的存放结构采取类似于邮件系统中邮件的存放模式,以0-9和A-Z共计36个字母进行分类,每一个类别下仍按这种方式再进行分类,其分类的层次直到满足需要位置。

按照业务需要编制目录路径。

如图2所示,在证件存放的根目录下,分别有0-9和A-Z共计36个目录,每个目录下依次类似,都具有相同的存储方式;给定业务号,验证后,只需对业务号字符串进行拆分,然后生成路径信息,便可以在文件系统中迅速定位到该业务号的目录,其执行效率和速度是非常迅捷的。

目录的层次结构并非特别深,其每个目录下的直接子目录也并非是大量的;在每个业务目录下,存放的是各个业务时间的子目录,表示发生业务的时间,这样某个业务的某个时间的某份档案文件便可以迅速查找和定位。

3.4 电子档案查询

电子档案查询管理采用B/S模式实现,允许互联网用户进行远程查询和管理,主要包含两个功能模块,分别为查询模块和管理模块。

在电子档案查询时,以业务号的查询为主导;在按给定条件查询时,只有得到业务号,才可以对电子档案文件进行迅速定位;根据给定的条件,该子系统可以向业务系统进行查询,在从法人单位基础信息数据获取信息,再获得相应的电子档案文件。

电子档案显示经过加密处理,可以对显示图像增加背景或水印效果,避免了图像非法盗用。

摘要：本文在已建立的机构电子档案信息库基础上,为行政机关内部工作人员和其它查询群体提供档案查询服务,通过Intranet/Internet并行地对档案进行查询及打印操作,使得机构电子档案得到合理利用。

关键词：电子档案,图像处理,海量存储,快速检索

参考文献

[1]叶晗.论转型期的档案信息资源管理模式[J].档案学通讯.2007.

[2]姚磊.试论电子政务环境下电子文件中心的结构、原则和角色[J].图书情报知识.2007.

办公方式改变办公家具设计 篇8

关 键 词：办公方式 办公家具 家具设计趋势

引言

办公家具是指用于处理工作事务的家具。办公家具的设计与用户的办公方式息息相关。优秀的办公家具设计能适应办公需求，为用户带来友好的使用体验。因此，对办公家具设计趋势的思考离不开对当前办公方式变革的分析。唯有贴合办公使用需求的家具设计才能真正为用户带来价值。

随着社会经济的发展，现代办公方式已悄然发生变化。新型办公方式的涌现，使用户的办公环境已不仅仅局限于传统的小隔间。例如就移动办公来说，有数据显示到2013年全球将有超过三分之一的公司职员实现移动办公，亚太地区占比37%。办公方式的革新意味着办公家具设计需要因时而变，满足新的办公需求。

1 新型办公方式

1.1 协作型办公

指通过共同协作、相互促进的小型团队方式进行办公，尤其常见于知识型工作。常见的方式是团队内部协作和异地协作。团队合作工作方式多见于企业，尤其是在知识型工作领域，通过团队形式相互激发、即兴协作、共享知识技能的工作模式已成为主流。团队规模可以是大至10人左右的项目组，或者小至2人组成的协作小组。典型的例子是公司为某具体项目成立专责项目团队。他们或长期或短期地围绕项目工作，共同特点是团队成员之间每天都需要进行会议、讨论等密切沟通。又如硅谷最近流行的“结对编程”工作模式便是2人协作小组的典型例子。值得一提的是，随着信息技术的发展，通过视频、网络等形式进行异地协作将会是协作型办公的一种新的发展趋势。

1.2 移动办公

指利用智能手机、平板电脑等移动终端设备，通过无线网络进行信息传输，处理工作事务。得益于移动终端和云计算的快速发展，移动办公成为近年来办公模式的发展趋势。通过移动办公，人们的工作环境不再局限于办公室小隔间的电脑前，工作时间也变得更加灵活。越来越多的企业不仅鼓励员工自带移动设备，甚至为员工配备移动设备。除了硬件的普及，各类适用于移动设备的办公软件亦不断涌现。员工不用打开电脑，就能利用移动设备进行编辑Excel、审核材料等办公任务。除了用于处理工作事务，移动设备也令视频会议的场所和形式有了更多样的选择。

1.3 流动式办公

指员工可以通过预定、共享等方式选择办公位置，而不需在固定的办公室办公。在流动式办公中，员工没有固定的工作隔间或者办公室，而是根据当天的工作情况自由选择工作场所。其所选择的工作场所可以是提前预定的办公位置，可以是团队成员的共同办公空间，甚至可以是咖啡间里的一张小沙发。埃森哲公司、美国汽车租赁网站Zipcar等是流动式办公的典型例子。采取这种办公方式的原因主要有三点。首先是工作流动性强，员工工作流动性大，对固定位置的需求不大。以埃森哲为例，员工因为工作需要，大部分时间会在客户处办公，因此对办公场所需求灵活。其次是财政因素，多见于创业公司和自由职业者。流动式办公可以减少对工作空间的占用，削减资金成本。最后是出于公司文化建设的考虑，流动的办公形式会促进企业信息流通，加强员工自由度，从而形成交流共享的文化氛围。

2 办公家具设计新思考

2.1 提供可交流的办公空间

针对协作型办公、流动式办公等新型的办公方式，办公家具的设计需要更多地考虑交流情景。这种交流既指物理空间上的交流，也是虚拟空间上的交流。

物理空间的交流针对近距离的办公协作，如结对编程、团队交流等。它既要求员工拥有独立的工作空间以确保工作时的专注度，亦要求在专注于本职工作的同时，能方便地与搭档进行交流互动。例如，办公桌的隔板设计是其中一个重要的考虑因素。办公座位间过高的隔板不但影响光线，同时阻碍了交流。而完全去隔板的办公桌设计则可能对工作的专注度造成影响。非封闭式的隔板既可划清界限，同时保持开放合作的氛围。Divisio侧屏风是办公桌隔板设计的一种新思路。它可以通过按钮控制隔板的升降。当需要独立办公时，可以升起隔板；当需要和同事协作交流时，只需按下按钮便可将隔板降下。

此外对于协作过程中工作姿势的友好支持也是值得考虑的因素。例如在协作办公中经常需要与同事进行讨论，此时坐姿调整会影响使用家具的体验。使用者在协作讨论的过程中需要调整姿势以减少疲劳感，同时保持朝向与交流对象，或者在交流与查阅资料两种状态间切换。办公家具设计中需要对这种使用情景进行考虑，从而提供符合人机工程学的解决方案。获得2011年亚洲综合性设计类大奖的i2i协作办公座椅是针对这一问题设计的典型例子。

虚拟空间的交流多见于跨地域的协作团队。在办公家具设计可以考虑加入对网络、视频等设备的支持。如media： scape工作台的设计提供了对多媒体视频和设备接入方式的支持，满足了跨地域团队协同会议的需求[3]。

2.2 独立灵活

从流动式办公到办公场所娱乐化，现代办公方式越来越关注现实场景中灵活变通的需求。独立灵活的办公家具设计能更好地适应这些多变的场景。独立灵活指的是办公家具既能单独地移动，又能组合起来进行团体作业；既可共享，又能适应当前使用者的需求。它要求办公家具能适应多变的办公模式切换，甚至具有实用的附加功能。在资金和空间有限的条件下，独立灵活的办公家具能够带来更大的收益，并能为枯燥的办公作业带来乐趣。

独立灵活的办公家具是对使用者在工作场景下真实需求的多重考虑，使其有独立的实用功用之余，适应额外的灵活需求。例如Elective Elements 6系列的办公家具设计提供了独立灵活的存储空间设计。它提供带坐垫的储存柜，既可以适应使用者存放私人物品的需求，又可以为前来讨论的同事提供临时的座位空间。

此外，在满足基本使用需求的同时支持适度调整，可使办公家具更加灵活。例如FrameOne长桌提供可灵活调节的隔板，在保证员工有独立工作空间的同时，可以通过调整隔板灵活地按需分配工作台空间。长期在办公台进行固定作业的员工可以获得较大空间，长期外出办公的员工则可以适当减少办公空间，以此使空间利用更有效。这种可调节办公空间的设计也适合为需要协作完成任务的小组提供较宽敞的协作区域，例如为需要协作完成任务的二人小组调节一个较大的隔间。

2.3为移动设备设计

移动终端的普及和云计算技术的发展，使移动办公成为潮流。据研究机构Forrester Research数据，企业为员工配备移动设备和软件的投入开资将超过1.3万亿美元。

与此相对的是，现阶段的办公家具仍然是单纯为台式电脑而设计的，并不能完全满足在办公室使用移动设备的需求。例如，用户在使用平板设备时，一般将其拿在低于肩膀高度的位置，并用另一只手操作设备。这个行为在椅子或者沙发上可以很好地支持，但是时间久了会对颈椎造成较大压力，引起劳累。水平放置在办公桌上则容易使屏幕反光，影响使用体验。如何让办公家具更好地支持移动设备的使用，是值得思考的问题。

为了支持移动设备的使用，现在一些办公台的设计中会加入平板支架。这种支架能以合适的角度承托平板电脑，并提供充电功能及键盘等外接设备接口。员工在办公区域外可以使用移动设备进行移动办公，回到办公区域则可以将平板接上支架，继续工作。

除了让家具设计支持移动设备使用，在设计中亦可以利用移动设备快速获取信息的优势。如Leap和Reply座椅在座椅扶手中加入二维码，使用户可以用移动设备扫描条码，获得座椅的信息。这种利用移动设备，让用户可以方便地从家具获取信息的方式可以应用于如流动式办公等更多的使用情景。

3 结语

随着社会经济的进步，人们的办公方式正在发生改变。协作型办公、移动办公、流动式办公等都是逐渐涌现出的新型办公形式。这些办公方式变化的背后，是人们工作活动情景的改变。

办公方式的改变令办公家具的设计亦随之发生变化。只有适应办公方式，办公家具才能发挥其应有的作用。提供可交流的办公空间、独立灵活、为移动设备设计等一系列新需求下的设计思考，均来自于对现有的设计实践和办公方式发展新趋势的思考和洞察。

社会不断进步，办公方式还在持续变化中。办公方式改变办公家具设计的背后，是对用户的使用情景更多的关注。办公家具的设计不仅仅停留在外观，更重要的是符合用户的使用需求。唯有如此，办公家具才能真正为使用者带来价值。

参考文献

[1] Steelcase Inc. “新一代” 办公室[J].360杂志，2012，第63期：7， 34-41.

[2] Steelcase Inc.放眼未来[J].360杂志，2012，第64期：40， 65-66.

职场电子礼仪 电子邮件礼仪 篇9

1.要小心写在E-mail里的每一个字，每一句话。

因为现在法律规定E-mail也可以作为法律证据，是

2.邮件讯息不要太冗长。这样不会引起别人的注意，别人也没有兴趣看下去。

3.不要在邮件末端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址，不用写，写上感觉不太好。

4.发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。给人细心、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。

职场电话礼仪

接电话礼仪

1 “铃声不过三”的原则

在电话铃声响起后，如果立即拿起，会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听，是缺乏效率的表现，同时也会让对方不耐烦，变得焦急。

2 规范的问候语

在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称。

3 要找的人不在或不能接听电话时的处理 这里，特别要注意的是，在询问对方姓名前，先告知他要找的人不在。

4 学会记录并引用对方的名字 如果用合适的称谓问好：“您好，王经理。”这样会给对方留下特别受到重视的感觉，增强对方对你的好感。

5 接到错误的电话也应该礼貌应对 并非错打的电话都必定与自己没有关系，有时，对方也恰恰是与自己有重要关系的人。因此，接听电话时，最好每一个电话都讲究礼貌，保持良好的接听态度。

6 应在对方挂电话后再挂电话

电子信息工程个人简历电子档 篇10

户口所在地 毕业学校 第一专业 通讯地址

体重/身高 英语水平第二专业

**省长沙市岳麓区**商学院

★ 1998 年 9 月~2004 年 6 月就读于双华小学，成绩名列前茅，担任过班长，学习委员，以及体育委员，每年荣获&;三好学生&;，&;优秀干部&;等称号，积极参加学校组织的活动，并且也担任过小学的排球队长，同时也是学校田径运动的选手，为学校争的荣誉。最后以 全区第一的成绩考入青树坪实验中学。★ 2004 年 9 月~2007 年 6 月就读于青树坪实验中学，担任过学习委员，课代表。荣获过 &;三好学生&;，&;德育标兵&;，&;优秀干部&; 等称号。在 2006 年上学期取得校级二等奖奖学金。同时每年也为学校的杂志撰稿；连续参加三届校级田径运动会，取得过跳远第一名，100 米第一名以及铅球第一名和团体 200 米*4 第一名。★ 2007 年 9 月~2010 年 6 月就读于双峰一中，担任过学习委员，课代表。每年为校报撰 个人履历 稿，连续三届参加校级运动会。★ 2010 年 9 月至今，就读于**商学院计算机与信息工程学院。担任过院级学生会干部，积极参加&;电子设计大赛&;&;编程竞赛&;，参加过校内外的大型文艺晚会团体演出，积极参加 并组织院内的志愿者系列活动。参加过由何润东代言的 MENPLUS 男性主义&;新面孔 新未 来&;全国大学生营销大赛。★ 除了努力完成本专业的学习任务和课程设计 2011 年暑假的小学数学测试软件，2012 年的自制收音机，2013 年的 LED12864 液晶显示屏显示滚动字幕，还于 2011 年下半年---2012 年上半年在校顺利辅修了第二专业——会计，并以优异成绩拿到文凭证书。在校期间受到商学院的商业氛围，知道不止要学习课本知识，还要提高综合 能力，积极的充分利用了课余和双休日参加过社会实践和兼职，例如在校外街摆地摊，长 期帮助北京雅思和环球雅思招生，以及笔记本保险柜出租和销售，这些都在很大程度上提 高了我的专业外素质，通过这些，享受到了其中的乐趣，同时减轻了家里负担。特长爱好 手 机 联系方式 电子邮箱 Q Q 号码 旅游、登山、篮球、羽毛球、阅读、写作 ***@qq.com 

办公自动化与电子文件归档管理 篇11

【关键词】办公自动化；电子文件；归档；管理

办公自动化是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，辅助决策，以求取得更高经济效益的人机信息处理系统。一般来说，一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。

随着人们对办公自动化认识的逐步深入，使我国的办公自动化水平达到了前所未有的程度，由此也产生了大量的电子文件。这些电子文件已经成为当今信息化建设的基本构成要素，极大地方便了信息传递、数据共享，在很大的程度上提高了办公效率和工作质量。而在这些电子文件中具有凭证、依据、参考作用的，需要我们按照有关规定和规范进行归档处理。随着办公自动化程度的进一步提高，今后将还会产生更多的电子文件。大量电子文件的无规则的使用和保存不仅将影响工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果将不堪设想。所以如何加强对这些电子文件的归档管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，也是对档案工作者提出的一个崭新的课题。

一、电子文件的内涵及其特点

办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理事物或交流信息過程中产生的电子文件，他们多以文本、图象、声音或影象等形式出现，如E-mail等；第二种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，他们多以矢量图等形式出现，如CAD、CAM生成的电子文件。

电子文件给日常工作带来了极大的便利的同时，也改变了我们长久以来的办公方式。与纸质文件不同，电子文件具有一些新的特点：

（一）电子文件具有传递的快捷性和文件的可塑性。它改变了传统的文件收发流程，使文件可以随时被查找，同时也为档案现代化奠定了基础；它改变了传统的办文格局，电子文件的易修改性使得文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加快捷，提高了工作效率和工作质量；而且电子文件还可以利用网络技术，广泛的收集相关数据，丰富资料内容，并且开放远程服务等。

（二）对电子设备的依赖性。电子文件的起草、修改、收发、传递都必须在计算机上完成，它的制作、处理及归档都必须借助计算机系统才能实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递和识别。所以电子文件是依赖特定的电子设备和软件而存在的。

（三）电子文件的易更改性。电子文件可以在不同的计算机间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改；同时，电子文件也容易遭受病毒的侵袭，一旦被染上病毒电子文件就会损坏，丧失部分或全部功能。

（四）电子文件具有共享性。电子文件改变了文件的处理和运转方式，其中包含的信息不是固定不变的，可以从一种载体上转移到另一种载体上，突破了时空限制，能够满足多用户的需求，实现信息共享。

（五）电子文件的保存环境要求较高。与纸质文件不同，电子文件对保存场地的面积要求不高，但对环境的温度、湿度，防磁型等条件要求较高。

（六）电子文件的法律效力尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。如纸质文件、微缩品，都有相关的法律作为保证，得到社会承认。但电子文件由于没有固定载体，并且还未有效的方法杜绝伪造、删改和抵御病毒侵袭，所以很难制定相应的法律条文保证其效力。这在很大程度上限制了电子文件优势的发挥，只能在一定范围内作为普发、传阅文件来发挥作用。

二、自动化环境下电子文件归档管理存在的问题

电子文件的管理工作经历了三个发展阶段：第一、个体管理阶段，这一阶段管理及维护的重点是单机；第二、网络化管理阶段，这一阶段的管理维护侧重于网络和服务器；第三、无纸化管理阶段，这时的管理及维护才是全范围的真正意义上的电子化智能化自动化。这三个阶段的发展并不是截然分开的，而是由低到高，技术要求和管理方法越渐复杂，发展阶段具有演进性、复杂性、共存性。在不断的进步和发展中，办公自动化中的电子文件归档管理仍存在着一些问题：

（一）电子文件归档管理认识不到位，还未得到充分重视

虽然办公自动化现在被广泛使用，但通常只是发挥着事务性的作用。办公自动化环境下的电子文件具有重要的保管价值，但在实际工作中管理者对电子文件的原始生成和使用过程不是很重视，档案管理的重点放在了最终的文件上。这种电子文件档案化管理意识是不全面、不到位的，忽视了电子文件的原始性、真实性和连贯性。有的具有草稿性质的临时生成文件也具有重要的保存价值，不应该被忽略。而且如果只重视最终形式的电子文件，各种原始信息文件散落在操作人员手中，没有系统地收集整理，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，造成电子文件信息资源的极大浪费。

同时，许多单位内部设置的局域网互相不能联通，无法实现办公自动化，也影响了电子文件的归档管理工作。如武汉长江水利委员会机关部门多年前已经采用了综合办公系统，但其局域网只允许机关中各业务部门主管局之间和上级主管部门相互联网，工作中产生的文件多是电子文件；但长江水利委员会的下属企事业单位却还无法与其联网，需要上报文件时必须采用纸质文件，水利委员会在回复时也只能用纸质文件。这种电子文件、纸质文件相互交错使用的管理模式无法发挥无纸化办公方便快捷的优势，同时也影响了电子文件后期的归档管理工作。究其原因还是因为对电子文件归档管理的认识不到位。

（二）电子文件归档中缺少成熟统一的标准和制度

电子文件的归档管理还处于起步阶段，尚未制定规范的标准和操作流程。在具体管理实践中，传统文件的管理如基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、保管条件等，往往难以适应电子文件的管理要求。国家虽已颁布和推行《电子文件归档与管理与规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准、规范，但由于电子文件技术复杂，对设备依赖性很强，而计算机技术日新月异、更新换代速度快、产生途径和形式多样化，已经推出的标准和规范无法为这种复杂情况提供具体的指导。

（三）电子文件归档管理系统尚不完善，且缺乏电子文件、档案一体化管理思维

企业中运用的各种系统，如人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等，功能模式各异，增加了文件归档标准制定的难度。

同时电子文件应于纸质文件对应，一起纳入归档范畴进行一体化管理，从电子文件的生成、修改到最终形式都应紧密跟踪，全程保管，这样才能清晰地确定电子文件形成的脉络和保管的价值。但现实中办公自动化中产生的电子文件和归档管理是脱节的，办公自动化软件和归档管理软件不能对接，无法相互交换数据。

且各种应用软件总体上都缺乏文件归档管理的前置介入，电子文件在生成时不能及时保存，造成文件的丢失和可随意修改，电子文件真实性受到挑战；另外软件开发人员缺乏电子文件档案管理意识，没有重视文件的连续性、完整性和长久性，常常对文件设置有效期和容量限制。操作员在使用时为节约资源会删除认为不重要的电子文件，造成电子文件的归档管理脱节，产生使用漏洞。

（四）电子文件的安全性有待提高

随着办公自动化的革新，自动化软件被大量应用于日常事务性的交流中。目前企业单位办公自动化的重点都放在新软件的引进和开发上，对有效的安全措施较为缺乏。很多自动化系统没有严格的准入制度，本身带有病毒的U盘和移动硬盘等设备接入系统时很容易造成系统瘫痪和死机；加密、防火墙技术和访问权限技术也还没有被大规模应用到办公自动化系统中，很容易造成病毒的侵袭和黑客的非法侵入，导致重要电子文件的损坏和丢失。

（五）电子文件归档管理缺乏专业高素质人才

电子文件的归档管理需要熟悉档案管理业务，同时精通办公自动化技术的复合型人才，这样在软件开发上进行前期介入的同时才能按照档案管理的流程对电子文件进行梳理、归类和编号，更好的进行文件保存。但现在一般企业对档案管理人员的招聘都是按照纸质档案的需求来进行的，缺乏管理电子文件的技术和意识。同时，这也造成电子文件档案管理缺乏统一的管理标准、业务标准和技术标准，使得电子文件的运行环境和归档工作存在许多不规范的地方。

（六）电子文件的法律地位尚未确认

档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、明确的原始记录作用的固化信息，所以档案的本质属性是其原始性。没有原始性的档案在社会活动中就无法体现其记录历史的真实性。电子档案因为信息与载体的不确定，可以根据需要随时扩大、缩小或改变存储空间，可以通过拷贝和网络从一个载体传输到另一个载体，可以使存储的信息随时被修改甚至销毁，这都决定了电子档案的原始性不容易被得到认可。而且，电子档案的内容会随着载体组合形式的不同而不同。

在美国，联邦政府虽然承认电子档案为“官方档案”，但联邦各级法院仍然申明，只有被打印出来的电子文件才具有真实性和成为证据的价值，否则无法作为证据使用；英国公共档案的调查也表明，为了保持文件的法律效力，政府部门中有85%仍采用纸质材料来保存全部或部分文件。而在我国，电子文件虽然已经得到了广泛应用，但在法律上也尚未确定其法律效力，电子档案的法律地位尚未实现。

三、电子文件的归档与管理规范化的几点思考

（一）提高电子文件的归档和管理意识，积极主动，有针对性的展开电子文件归档管理工作

1.自动化系统推行的无纸化办公因其方便快捷的特点，成为一种未来的发展趋势。如果还是依照传统纸质文件的传输和归档方式，不仅无法体现电子文件高效、快捷、便利的特点，还破坏了文件的原始性、真实性、有效性和连贯性，造成大量人力物力的浪费。所以企业要提高对电子文件专门性归档的重视，为电子文件归档管理提供必要的资金和技术支持。

2.因为电子文件的产生渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，弄清哪些机构集中产生哪些类型的文件，以及这些文件的特点、用途；还可以从设计阶段就对此提出提前规划，如对于人力管理部门、财务管理部门、科研管理部门，档案部门可以加以格外的关注，因为这些部门对系统的使用率较大，产生的电子文件数量也较多；档案管理部门应尽快完善管理的硬件和技术设施，保证文件归档管理系统的良好运转。

3.档案管理人员也应加强相关专业知识的学习，有关技术人员与形成电子文件的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务协调，协助制定有关的制度以保证电子文件的归档质量。

（二）解决好电子文件归档技术难题，重组流程确保电子文件与档案的一体化管理

一体化管理需要重组办公自动化系统和档案系统的流程，实现两者的无缝对接，要求不同部门在编辑文件时使用标准的数据库技术和元数据格式，以确保资料能相互兼容、相互转换。这也要求在企业自动化系统平台上设置发文管理、收文管理、归档管理和档案管理模块，加强前期介入，设置归档保存按钮，从而确保电子文件从生成到最终形式都有记录可循，可以随时随地的保存，确保电子文件在归档的同时将相关信息发送或移交给档案部门。这样可以最大限度的确保电子文件的真实、完整和有效。

（三）制定好电子文件归档管理制度和管理标准