办公效率

办公效率（共12篇）

办公效率 篇1

摘要：随着信息技术日新月异的发展, 各企业普遍借助计算机应用实现信息共享和规范管理。本文在对企业内部管理现状进行过调研的基础上, 阐述了办公管理信息化的必要性。通过对业务流程的梳理、再造, 优化设计工作程序, 建立内部办公管理平台, 改变了传统的管理手段存在诸多弊端, 提高了内部协同办公的水平和效率。本文对内部办公管理平台系统功能性需求进行了描述, 对模块功能进行了分析, 并就推广办公平台产生的效果进行了论述。

关键词：信息技术,办公平台,工作效率,需求分析

随着计算机技术的不断发展以及互联网的普及和渗透, 越来越多的企业借助信息技术来提升管理水平和工作效率。在企业内部, 通过将信息技术应用与企业原有的生产、经营、管理方式和制度进行融合, 众多企业改变了传统的经营模式, 有力地提高了自身的核心竞争力。建立企业内部办公管理平台, 改变了以往粗放式的管理手段, 将管理者从低效的日常管理中解放出来, 并可以实时地为企业领导提供准确而有效地数据信息和决策参考。

1 系统架构

基于现有的信息资源和硬件资源, 系统的设计充分考虑实用性、可靠性、先进性、安全性、可扩展性和可操作性。软件开发平台的选型以微软的Visual C#.NET开发平台为主, 系统以SQL Server数据库为基础, 采用浏览器/服务器 (Browse/Server) 模式, 具有广泛的信息发布能力, 对前端的用户数目没有限制, 客户端只需要普通的浏览器即可, 对网络也没有特殊要求。

2 系统功能性需求描述

项目实施企业根据实际情况, 对各业务流程进行优化, 建立了内部办公管理平台, 实现了管理流程化、精细化、模块化, 有效解决了内部沟通和协作问题, 满足管理部门在线审批和移动办公的需求。响应总部“比学赶帮超”活动的号召, 建立“以人为本”的考核机制和学术交流氛围, 开辟协同平台专区, 激励员工开展学术讨论和个人培训, 不断提高个人修养的同时逐步完善企业知识储备。我院利用信息化积极推进管理变革, 为中国石化基层企业创新管理模式进行了有益的探索与积极推进, 并日臻达成智慧型企业的运营目的。

3 模块功能分析

3.1 个人信息

个人信息模块包括与员工个人相关的信息, 如个人信息、工资查询、健康体检、通讯录、日程安排、考勤情况等, 通过该模块可查看个人关注的信息, 建立私人通讯录, 合理安排自己的日程。

3.2 个人办公

个人办公模块包括日常办公所需的功能, 如内部邮件、工作任务、出差申请、用车申请、开网申请、短信申请等, 通过信息手段实现了个人办公的信息化, 流程审批的无纸化。员工不用再提交纸质的表格申请, 找主管部门领导签字审批, 只需要在各专业模块提交网上申请, 待相关领导批准即可, 大大节省了反复的时间。各流程的审批实现了无纸化办公, 相关领导在个人的待办提醒中可以看到需审批的申请内容。

3.3 专业管理

3.3.1建立科研管理信息系统, 实现科研项目从立项登记到结题验收全生命周期的管理, 包括立项登记、经费管理、项目运行、结题验收等业务阶段。通过该信息系统可以有效保护科研资料, 积累科研资源, 加强科技信息的共享和交流, 为领导决策提供依据;合理安排科研资金, 提高项目全过程管理的质量, 促进科研管理的规范化、标准化;实现精细化管理, 从而达到通过信息化管理手段全面提升科研管理水平, 提高行业竞争力的目标。

3.3.2通过信息系统加强对物资供应的管理, 按照总部规定的供应商准入原则, 规范物资采购供应商网络。加强供应商动态量化考核工作, 对长期无业绩、整体实力弱的供应商坚决清理。按规定进行比价或招投标, 实行阳光采购, 从而在采购方面堵塞漏洞、有效降低成本。

3.3.3以项目化管理模式管理我院横向创收。对我院技术服务类创收实行项目化管理, 从合同签订、经费计划的下达、实际花费的登记、项目验收等重要环节进行控制。通过技术服务模块, 可实现按创收合同额、合同数量、到款额、服务板块等内容进行统计分析, 生成管理人员所需要的图表, 为领导决策提供数据支撑。

3.3.4到款管理由部门管理员对横向项目的发票申请情况和到款情况进行登记, 财务处进行确认后, 可实时监控各部门应收账款的情况。应收账款是每个企业进行生产经营活动, 商品与劳务赊销的产物, 是企业以信用方式对外销售商品、提供劳务等所形成的尚未收回的被购货单位、接受劳务单位所占用的本企业的资金, 属于商业信用的一种形式。应收账款的形成增加了企业经营的风险。我院通过到款管理模块监控数据走向, 及时采取切实可行的措施, 制定合理有效的管理方法, 做好应收账款的事先预防、监督回收等管理工作, 保证应收账款的合理占用水平和收款安全, 尽可能减少坏账损失, 降低了企业经营风险。

3.3.5固定资产模块实现对企业的固定资产在资产登记、资产运行、资产调拨、维修情况、报废管理、资产盘点等环节的管理, 并生成资产台账, 便于资产管理员掌握固定资产各阶段的运行情况。该模块的应用改变了固定资产使用保管责任不清、管理混乱、责任不明确、资产流失等问题, 提高了资产使用效率, 使资产保值增值, 取得良好的经济效益, 促进企业健康发展。

3.3.6投资计划管理模块实现对科研装备类项目、基本建设类项目、一般措施及零购、信息类项目、其他项目等类型项目在项目立项、项目登记、项目执行情况、项目后评估等环节的管理, 用于登记和了解项目形象进度等情况以及调阅投资计划完成情况。

3.4 协同平台

借助微博、论坛、笔记的方式将工作、生活连接起来, 并通过员工点与点之间的关联达到部门面与面的衔接, 最终形成全院的统一协同平台, 打造企业内部互动交流的学术平台, 营造轻松、专业的学术氛围。协同平台各模块实现了如下目标:集动态、知识园地、我的笔记、项目协同于一身, 搭建统一协同平台, 满足不同层次的需求, 进行安全信息的推广和交流。

动态:形成全院的微博圈, 将信息及时推送, 借助其可了解员工动态, 发布交流最新安全信息;

知识园地:专业化、集中化管理知识园地相关内容, 共享资源, 信息评论交流;

我的笔记:有效管理个人时间, 有计划性工作, 有总结性指导, 是个人思想的储藏室;

项目协同:针对每个主题, 项目组可以集中讨论, 共享资源, 便于充分掌握工作状态并及时给与指示。

3.5 数据管理中心

数据管理中心是基于各信息系统的高层决策支持系统。通过详尽的指标体系, 实时反映企业的运行状态, 将采集的数据形象化、直观化、具体化, 是一个为高层管理层提供的“一站式” (One-Stop) 决策支持的管理信息中心系统。

4结束语

建立企业内部办公管理平台, 改变了传统的管理方式造成的办公环境混乱、无序、推诿、低效等问题, 通过信息技术建立了一种规范化的、以人为本的管理模式, 使所有工作能有条不紊的进行, 既能满足管理人员的要求, 也能节省员工协作时间、成本并提高工作效率。优化各项业务活动使之更加有效, 实现信息传递, 信息资源的共享, 工作流程自动化。

办公效率 篇2

随着科技的飞速发展，互联网的广泛应用，传统的通讯工具“企业邮箱”迎来了巨大的考验与激烈的竞争。曾有人戏言“邮件已死”，可是随着企业邮箱的告诉发展，邮箱并未因为社交媒体、智能手机、网络软件等强势崛起而穷途陌路；相反，在当今的日常工作和生活中，邮箱依旧发挥着不可替代的作用。

十年前企业邮箱的发展属于还PC互联网时代的产物，但随着当前云计算、大数据、移动互联网的风起云涌，企业邮箱行业正在面临着产业巨变的新时代。一个正常的在职人员，一天至少有8小时身在职场。在商务领域中，电子邮件是比社交网络更正式、更安全、更规范的沟通工具。但随着企业对于协同办公需求的日益递增，单独的电子邮件已经不能够满足这种需求。企业需要一款能够同时发邮件、内部IM沟通、电话会议、视频会议、资料存储、内部信息通知的通信工具。

为满足客户需求、提升产品竞争力，2013年末，纵横随心邮就已推出集成企业邮箱、即时通信、手机邮箱、电话会议、企业网盘、网络视频会议等企业使用频率较高的通信模式于一身的全球商务邮企业邮箱。在云计算技术的支持下，真正实现了融合通信的产品落地。同时，纵横随心邮利用移动互联网技术，成功打通了PC端到移动端的通信渠道，实现了移动端和PC端的信息互联互通，避免了查询信息时移动端和PC端反复的情况发生。

如何提高地勘单位办公效率 篇3

一、建立健全现代企业制度，推进管理制度的科学化

现代企业制度的基本特征是：产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学。地勘单位完成企业化经营改革时间不长，更要在权责明确、管理科学方面下功夫。首先要结合地勘单位生产经营工作的实际情况进行变革，设计构建精干高效的组织结构，使业务流程科学化、合理化，同时不断地调整组织结构以适应形势的变化。按照以目标任务为中心、权责利相统一、分工协作及精干高效的原则，设计变革组织结构，实现地勘单位各类可用资源的有效配置，达到提高效率，降低成本，提高竞争力的目的。其次是要对管理工作进行客观评价和适时改进。根据管理体系的运行效果和面临的形势的评价和评估，进行适时的改进，使之符合实际情况，符合企业发展的需要。

二、充分利用科学技术的进步，推进办公手段的现代化

科学技术是第一生产力。地勘单位要与时俱进，充分利用科学技术的进步，推进办公手段的现代化。地勘单位职工长期工作在野外、地域广、工作量大、条件艰苦、办公环境简陋等特点，使我们在办公方面受到了诸多的限制，比如：召开会议、传递信息、开展活动等都常常因为我们的员工分散在野外各工地、生产任务重等原因而无法顺利、有效地开展，但是科学技术的进步、现代办公设备的广泛应用拉近了时间和空间，为我们提供了克服大部分障碍的有效手段，给我们提高工作效率提供了广阔的空间。现在，利用笔记本电脑、扫描仪、手机、互联网无线连接、各种办公软件、数码相机等工具就能轻松完成各种办公任务，如利用计算机办公软件进行资料处理、利用互联网召开视频会议、进行文件资料传输、进行信息沟通、开展课题讨论等等。因此，我们要充分重视现代办公工具的应用，结合工作实际需要配备各种现代办公工具，特别是总部要配备齐全各种设备，并在实际工作中广泛地加以使用，以提高我们的办公效率。

三、以人为本创建学习型企业，建设一支特别能战斗的人才队伍

人才作为第一资源作用得到了现代企业广泛认同，以人为本的人才战略是现代企业保证持续发展的重要战略。由于行业特点和体制方面的原因，地勘单位在引进人才方面缺乏竞争优势，因而需要把人才队伍建设的重点放在培养人才的工作上。简单说是便是把地勘单位建设成为一个学习型的企业，培养“终身学习型”的员工。学习是使员工自己保持领先，不致落后的必须途径。这也就要求我们地勘单位要制定相应的学习制度和奖励制度，积极倡导、鼓励员工加强学习，同时为员工提供良好的学习环境和必要的学习机会，通过培养学习型的员工群体来实现建立学习型企业的目标。行之有效的通常做法包括有计划地进行岗位轮换、技能培训和技术比武等。通过这些活动，一方面可以给员工以压力以动力，促使员工积极进行学习，在企业形成良好的学习氛围；一方面可以提高员工的综合素质，使之成为工作中的岗位能手和多面手，增强企业人才队伍的战斗力，从而促进工作效率的提高，保证企业任务和目标的实现。

四、建立“企业对员工负责、员工对企业负责”的企业文化

我们要建立起“企业对员工负责、员工对企业负责”的企业文化，增强员工的主人翁精神和责任感。主人翁精神主要包含当家作主的意思，在企业则表现在有归属感、有集体荣誉感。因此，首先企业应该让员工当家作主，让员工广泛地参与到企业管理工作和企业文化建设中来，发挥他们的主观能动性，要时刻为员工着想，维护他们的利益，关心和支持他们的发展。其次，主人翁精神是一种团队精神，员工个人不是独立单一的，而是与企业团队的高度完美统一，讲究的是员工个人善于将个人融入团队，追求的是一种敢于为团队奉献的精神。员工主人翁精神的增强必然使他们充满强烈的责任感，而强烈的责任感最能激发人自身潜在的能力、克服困难的能力和创造事业的能力，使人不断地承受压力，挑战自我，创造性地开展工作，不断地提高工作效率，从而出色地完成各项工作任务，其所带来的效益也是不可估量的。而“企业对员工负责、员工对企业负责”的企业文化形成的良好互动，必将进一步推动地勘单位发展。

五、培养员工良好的办公习惯

良好的习惯可以大大提高我们的生活和工作效率。工作中我们不难发现，在工作中目标明确、计划周详、准备充分的员工能够分清事情的轻重緩急，按优先顺序，安排好时间，工作做得有条不紊，效率高；工作中养成记工作笔记，善于思考、善于总结、善于学习，有效利用时间等良好工作习惯的员工逐步走向了优秀、成为了人才，为企业做出了突出的贡献。对企业而言，培养众多优秀的员工是它的重要目标，而从发现、弘扬、培养员工良好的工作习惯，使这些良好的工作习惯为众多员工所遵循，必将促进企业办公效率的提高，进而促进企业更好的发展。地勘单位也应如此。

（作者单位：中煤地质工程总公司）

用好手机短信 提高办公效率 篇4

一是准确登记相关人员信息。办公室通常要编制本单位人员的电话表, 这就要求办公室人员要准确登记相关人员的电话, 并根据一定的规律进行电话表的编制, 例如按部门、按职务、按姓名等顺序进行编制, 查找起来较方便。机构、人员和手机号码会时常发生变化, 对于变化的部分要及时进行变更, 这一点可以在电话表编制过程中, 在表的最后多加入5-10个空白记录行, 以便使用者登记其他常用号码或变更后项目。一般每半年或一年进行一次全面核对, 重新打印电话表, 以方便实际应用。

二是合理利用手机短信群发功能。日常工作中, 办公室进行会议通知和事务通知较多。以本单位为例, 一般会议通知人员在40人左右, 用以往的电话通知大约需要30分钟左右。在此过程中, 还有部分人员打不通电话、他人转告、事后忘记时间地点等情况时有发生。通知者在拨号、等候、重复中浪费了大量的时间。改为手机短信群发后, 可以在1-2分钟内完成。通过文字这种载体, 保证了信息的准确性。短信的轻打扰模式, 避免了某些场合接听电话的麻烦。手机的存储功能使收件人可以回看记录, 不必让接听者分出精力进行临时性记忆。

三是固定短信发送人并限定权限。用短信群发进行通知, 存在信息发送者和接收者两个方面。各种通知的发送代表的是办公室, 所以要固定短信发送人员, 要选择思想素质高、有较好的文字表达能力、不常外出人员担任此工作。根据实际情况, 对信息接收者进行分组, 例如院领导组、临床科主任组、考核会等。可以按事情需要, 在不同的小组范围进行发送, 避免遗漏。短信发送人员要听从办公室主任的安排, 一般不接受其他人员的临时性安排。在确定好时间、地点后再进行短信编写。在短信群发之前, 核对内容及措辞, 保证信息内容准确、用词恰当。

四是短信群发操作注意事项。初次使用手机短信群发前, 要进行实体会议的通知, 告知发送号码。要进行1-2天的试用, 给短信发送者进行人员分组和手机操作的准备, 短信接收者检查信息收到的情况。在信息发送过程中, 应在内容前先写“通知:”以示其正规性。在内容编写上要简明准确, 短信结尾应以句号结束。短信通知不宜过早, 通常提前半个工作日为宜。

五是合理利用短信办理其他事务。办公室事务繁杂, 有些事情虽小影响不小, 例如急需简明请示领导又不便通话的情况、开会后部分人员未到的情况、领导的请柬等, 可以通过短信的方式起到请示、提醒等作用, 可以及时处理好事务, 让领导合理安排日程。

如何提高综合办公室工作效率 篇5

关键词：项目综合管理；办公室；工作效率

随着项目工程进度的不断加快加大，综合部办公室已成为项目部一个日益重要的部门，承担着项目综合管理的重任。综合部是整个项目运作的中枢，作为一个综合性的管理部门，它起着上传下达、沟通左右、保证项目部各项工作正常运作的作用。随着项目工程进度的加快加大，办公室的任务也越来越繁重和复杂，为了更好地发挥其督察、协调和服务的职能，恰当地处理好项目各个部门之间的关系，解决好项目的各项事务，综合部办公室必须改进工作方式，努力提高工作质量与工作效率，以此来满足项目工程进度发展的要求。

一、综合部办公室的职能

要改进工作思路，提高工作效率，必须对项目综合部办公室的工作职能有一个准确的定位，只有权责明确，才能各司其职，提高效率。办公室职能总的来说，有以下方面：

（一）上传下达、检查监督与综合协调

项目部办公室既是领导对内开展工作的指挥中心，又是对外接受项目职能部门工作任务的“桥梁和纽带”，发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。对项目领导交办的事项，办公室要认真落实，并就任务的实施情况进行检查监督，并及时向领导汇报完成情况，保证各项管理目标的实现；针对项目部职工的意见和建议，办公室要及时汇总，向项目领导反馈，并将领导的批示传达给相关部门。由于

办公室的工作量大、事务繁杂、服务对象多种多样，在繁杂的行政事务中，势必出现不同意见和各种矛盾，这时办公室工作人员必须在协调、沟通上下功夫，协助领导协调各个部门间的关系，保证项目各项工作顺利开展，保障项目部拥有一个良好的工作环境。

（二）辅助决策，服务领导

项目部办公室在执行学院领导下达的任务过程中，接触面广，信息量大，能够准确把握项目中存在的问题，职工工作的重点和难点。此时，项目部办公室除了协助院领导处理项目日常工作之外，还应当为领导制定合理有效的政策提供信息和建议，从而使项目职工更好的工作。

（三）做好后勤，服务职工

办公室工作千头万绪，一言以蔽之就是服务。除了协调工作、服务领导之外，办公室还要承担会议安排、重要文件收发、接待各种来访、物资采购、调派车辆、伙食保障、组织项目部相关活动等事务，如此繁杂的事务就要求办公室工作人员能够尽其所能、忙而不乱，把服务工作做到尽善尽美。

（四）营造良好的工作环境的职能

项目部办公室必须在营造良好的工作环境中起到主导作用，主动承担营造良好的工作环境的职能，努力为项目部营造一个团结、健康的工作环境。

（五）对外窗口职能

项目部办公室还负责项目部对内、对外宣传的工作；负责回答

负责编发简报，项目信息的宣传与监管。组织、协助项目领导接待重要来访，处理信访等。

二、项目部办公室管理中存在的问题

（一）项目公务用车数量不足，个别司机对办公室用车安排有疑义

随着近来项目工程进度的不段加快加大，项目领导和职工对车辆使用的需求也越来越大，项目部仅有的六辆公务用车已无法满足日益加大的用车需求。由于项目部日益加大的用车需求，导致办公室对公务用车安排变得日益频繁，项目司机的工作量也随之日益加重，这也就使得个别司机对办公室用车安排存在不理解，对办公室用车安排有意见，对工作可能变得不积极。

（二）食堂管理复杂，工作难度大

作为项目领导和职工前线工作的伙食来源，食堂是一个很重要的部门，如何合理规范的管理好食堂，为项目领导和职工提供良好的伙食就尤为重要。然而项目部人员众多，大部分人口味又各不相同，使食堂饭菜无法满足每个人的口味。项目部食堂的工作人员手艺各有不同、有好有坏，这也就使食堂饭菜的味道无法得到更好的保证。项目部食堂作为一个有偿部门，他不仅要考虑到项目伙食的提供还要考虑到各种伙食来源的花费，这也就使得食堂管理更加复杂。

三、提高项目部办公室工作效率的途径

根据本文对办公室职能的定位和目前办公室管理中存在的主要问题的分析，提高项目部办公室的工作效率，应该从以下方面入手：

（一）：努力提高办公室工作人员的综合素质

员工的素质直接决定工作效率与质量，作为办公室工作的执行者，他们必须具备以下方面的素质：良好的工作能力、良好的沟通能力、良好的服务意识、不怕麻烦的工作心理等。项目办公室一概通过不断的沟通、学习知识，提高办公室工作人员的整体素质。随着办公室工作人员的素质不断提高，办公室的工作效率也会随之不断提高。

（二）：变被动为主动，提高服务意识

首先，办公室人员要增强自己的服务意识，要清楚地认识到自己工作的价值是通过服务体现出来的，要变被动的服务为主动服务，主动承担起自己的工作职责，认真地服务项目领导和职工。其次，要提高服务的本领，办公室的工作涉及面广、工作量大，如何在繁杂的工作中做到有条不紊，让领导和职工满意，这就要求管理人员必须十分清楚所负责的业务，掌握相应的服务技巧，优化服务程序，使服务工作既及时周到又不出差错。

（三）：增加项目公务用车，做好用车安排

随着近来项目工程进度的不段加快加大，项目部仅有的六辆公务用车已无法满足项目领导和职工的用车需求，办公室讨论研究，决定应该向领导反映当前用车需求情况，请求项目领导及时增加公务用车，缓解用车压力。做好与司机的沟通工作，及时向司机讲解当前项目领导和职工的用车情况及用车安排，做好各个司机的思想工作，解除司机对安排用车的疑义，提高司机的工作效率。

（四）：做好食堂管理工作，改善食堂伙食状况

项目部人员众多，每个人的口味有所相同，为改善食堂伙食状况，办公室会汇报工程局安排炊事员的培训和相互交流工作，提高炊事员厨艺，使我项目伙食做到花样繁多，营养均衡。另外关于食堂花费问题，经办公室讨论研究后提交领导，项目上决定尽其所能，就算食堂亏损也会保证食堂的伙食提供，确保食堂饭菜质量和花样，为领导和职工前线工作做好准备。

四、结论

高效率办公手把手（八） 篇6

规划求解

让数字帮助您进行决策

在新的一年、新的季度、甚至每个月，业务主管往往会面临如何降低支出、提高收益的问题。例如，某公司每个季度要制定本季度的生产计划，对每月中预计生产的产品数量、生产成本、日常损耗、广告费、售后服务及收益做出预算。

现在公司决定从今年第一季度起要增加对用户的售后服务费用(由原来的2500元/月提高到4000元/月)，在总收益基本不变的前提下，生产产品的成本和最大生产数量不可变，那么只有重新规划日常损耗和广告费两项支出。但这两项支出金额又有一定的条件限制：每月的日常损耗最少为该月生产成本的0.5％，每季度总损耗额不超过该季度产品总成本的0.8％；每月广告费用最低为2000元，每季度广告费用不超过8000元。

在为公司进行第一季度预算时，要求业务主管分别就“减少日常损耗”、“减少广告费”和“同时减少日常损耗和广告费”三种情况做出最优的预算并进行比较。

在以前，这样的决策就要进行开会讨论，仔细运算，或许要经过很长时间才会有一个准确的答案。其实，利用Microsoft Excel中的规划求解和方案-管理功能，这样复杂的问题就会迎刃而解了。

什么是规划求解?

“规划求解”是一组命令的组成部分，这些命令有时也称作假设分析，即通过更改单元格中的值来查看这些更改对工作表中公式结果的影响。例如：在本章案例中，更改日常损耗费用和广告费可以在总收益不变的情况下相应增加售后服务费用。借助“规划求解”工具，可以求得工作表上某个单元格(即目标单元格)中公式的最优值。“规划求解”将对直接或间接与目标单元格中公式相关联的一组数值进行调整，最终在目标单元格公式中求得期望的结果。“规划求解”通过调整所指定的可更改的单元格(即可变单元格)中的值，从目标单元格公式中求得所需的结果。在创建模型过程中，可以对“规划求解”模型中的可变单元格数值应用约束条件，而且约束条件可以引用其他影响目标单元格公式的单元格。

加载“规划求解”工具

“规划求解”虽然是Microsoft Excel提供的工具，但并不在菜单中显示，它存在于“加载宏”中。所以需要执行菜单栏中的[工具][加载宏]命令，在弹出的“加载宏”对话框中选择“规划求解”复选框，如图2所示，单击[确定]按钮。这样就可以在Microsoft Excel中的[工具]菜单中看到[规划求解]命令了。

使用规划求解得出分析结果

首先，我们为第一种方案，即“提高售后服务、降低日常耗损”进行预算，操作步骤如下：

(1)执行Microsoft Excel[工具]菜单栏中的[规划求解]命令，打开对话框。

(2)在“设置目标单元格”对话框中键入总收益所在单元格引用做为目标单元格。为使目标单元格中的数据(即总收益)保持最大，单击“最大值”单选框。

(3)在“可变单元格”编辑框中输入每个变单元格的引用或名称，并用“逗号”分隔小相邻单元格的引用。“可变单元格”必須直接或间接与目标单元格相联系。在本例的第一种方案中为了达到增加“售后服务费”并保持“总收益”不变的目标，要改变“日常损耗”值，所以把“日常损耗”和“售后服务”均作为“可变单元格”，在该编辑框中输入即可。

(4)添加约束条件。约束条件是“规划求解”中所设置的限制条件，可以将约束条件应用于可变单元格、目标单元格或与可变单元格或目标单元格直接或间接相关的单元格。

①单击“规划求解参数”对话框中的[添加]按钮，打开对话框。

②在“单元格引用位置”编辑框中输入单元格引用，或单击编辑框右侧按钮，直接在工作表中单击要设置约束条件的单元格；在中间的下拉列表的右箭头中选择运算符；在“约束值”编辑框中键入数值或对单元格的引用。

第一种方案要求：对“日常损耗”的限制条件是每月的日常损耗额不少于该月产品成本的0.5％，每季度总损耗额不超过该季度产品总成本的0.8％。对“售后服务”的限制条件是将每月售后服务费用增加到4000元。

(5)到此，规划求解参数已设置完成。单击[求解]按钮使Excel按设定值开始进行求解过程。求解完成后将打开对话框。

(6)单击[保存方案]按钮，为该方案命名为“方案1”，单击[确定]按钮返回到“规划求解结果”对话框中。

(7)除了将求解的结果保存为方案外，还可以在当前工作簿中生成显示求解结果的报告。在“规划求解结果”对话框右侧的列表框中有三种类型的报告，分别是：

运算结果报告：在报告中列出用户设置的目标单元格和可变单元格以及它们的初始值、最终结果、约束条件的信息，如图6所示。

敏感性报告：在报告中显示了关于求解结果对于一些微小变化的敏感信息。对非线性模型，此报告提供缩减梯度和拉格朗日乘数。

极限值报告：在报告中列出目标单元格和可变单元格以及它们的数值、上下限和目标值。

创建方案有多种手法，可以在进行规划求解后将当前数据保存为一个方案；也可以在“方案管理器”中单击[添加]按钮，在弹出的对话框中输入方案名称、可变单元格及备注内容。

使用方案的最终目的是要对各个方案进行分析对比和评价。虽然可以在同一张工作表中显示方案结果并逐个进行分析，但对较复杂的方案来说，最好的方法是将所有方案集中到一个工作表中并生成总结报告，使用户可以方便地对照多个方案。

利用信息化手段提高办公效率 篇7

一、利用 EXCEL 建立文档数据库, 便捷保存、查阅、利用与督办

EXCEL表格经常用来进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策等操作, 对机关工作人员来说, 几乎是天天都要打交道, 而我们也可以利用EXCEL表格建立个人工作文档数据库, 轻松实现文件存储、查阅和利用。

方法是建立一个EXCEL表格文件, 在文件中从第一列开始依次建立“日期”“一级分类”“二级分类”“目前状态”“文档简述”“链接”“备注”等属性列, 通过这些属性列对文档进行描述、跟踪、保存, 实现一张表格了解全部工作。“日期”属性很明了, 就是文档产生的日期;“一级分类”属性是对文档进行的第一次分类, 可以是公司会议、公司文件、公司荣誉, 或者是处室活动, 又或者是集团文件、集团会议等等;“二级分类”则是对文档“一级类别”的进一步细化, 比如公司文件可进一步划分为制度类、任务类、通报类;“目前状态”属性是对文档涉及事件目前的完成情况进行描述, 可以是准备中、落实中, 也可以是已完成等等;“文档简述”属性对文档所涉及全部工作事件进行简单描述, 以备日后查阅时能及时了解整个工作事件的主要情况;“链接”则是本文档所对应的文件资料夹进行链接;“备注”是对需要特殊说明事项的补充。

举例说明, 假如公司8月25日下发了关于规范公文格式的文件, 并且要求9月1日起全部按新标准执行。记录可以是这样的:“日期”填8月25日, “一级类别”填公司文件, “二级类别”填制度类, “目前状态”填落实中, “文档简述”填公司关于规范公文格式的通知, “链接”下填文件, 把对应的文件通过日期编号都放置在一个文件夹里并设置对应的链接。通过这样的记录和文件管理, 就可以实现对文档的分类保存、有效链接, 便捷对文档的查阅和利用。

通过EXCEL表格的“筛选”功能, 可以对属性里所有的类别进行筛选, 通过勾选想要查看的类别, EXCEL表格就会筛选出该类别情况下的所有工作文档。假如要查看所有的公司制度, 只需在“一级类别”下拉框里勾选“公司文件”, “二级类别”下拉框里勾选“制度类”, 这样EXCEL表格就把所有的公司制度都筛选出来了;又或查看“落实中”文档, 只需在“状态”下拉框里勾选“落实中”, EXCEL表格同样就把所有落实中的文档都筛选出来了, 以便定期跟踪督办。通过EXCEL表格的“查找”功能, 还可在“文档简述”里对关键词进行检索, 便捷文档的利用。

当然, 可以根据需要适当增减文档属性, 也可以对一些特别工作单独建表管理, 重点是适合自己的需要, 方便自己的工作, 从而提高办公效率。

二、利用 EXCEL 建立电子工作日志, 便捷查阅、统计、总结与考核

工作日志常见的是写在笔记本上, 又或者一些专业的云笔记软件, 也有的是以写日记的形式记录。这些记载方式都有各自的优点, 纸质记录具有不可修改的特性, 对于备查非常重要;云笔记软件记录非常方便, 可以随时随地在有网的地方记录上传, 还可以在电脑以外的终端上实现;写日记的形式记录在内容上更加丰富。但上述的方法都有一个致命的弱点, 就是不方便统计工作量。比如秘书岗位要统计今年起草了多少份汇报总结材料, 相信在上述的记录方式中都有记载, 但是统计时只能是一个个去数, 所以说对于总结工作、统计数据不是很方便。同样利用EXCEL表格来建立工作日志, 其效果就不一样了。

EXCEL电子日志功能上主要包含两个部分, 一是常说的工作日志, 主要记载我们每天都做了什么;二是工作量记录。从形式上主要由四部分属性列构成, 第一列为日志生成的“日期”。第二列为“工作日志”, 从功能上讲, 除填写当日所做的工作外, 还需填写年度、月度、周工作计划, 以及填写周总结、月总结和年度总结。第三“列” (含一定数量子列) 为“当日工作量记录”, 填写“当日完成的工作量”, 凡能量化的工作量都尽量量化。第四列为“备注”, 对需要特殊说明事项的补充。“当日工作量记录”属性列由若干个可量化的工作量项目构成。比如今天起草了1篇汇报材料、上报1篇信息、参加2个会议、审核2份文件、接待2批9人次客人、归档4份档案, 在电子日志的第一列就填写日志对应的日期;在“工作日志”列就应把上述工作进一步细化后记录下来, 比如参加2个会议应细化为参加了第28次总经理办公会和机关党委会;在“当日工作量记录”属性列对应的“起草材料 (份) ”“上报信息 (条) ”“参加会议 (次) ”“审核文件 (件) ”“接待来宾 (批) ”“接待来宾 (人) ”“归档档案 (份) ”7个统计项里分别填写“1”“1”“2”“2”“2”“9”“4”;在“备注”属性里填写需要备注的事项, 也可以省去。当查看或总结工作时只需把某一时期的工作量数字相加即可, EXCEL表格可以轻松实现, 相较一篇篇日志地去数肯定是方便很多。可以根据工作需要, 适当增减一些日志属性, 以求更加方便工作。

工作日志中的年度、月度、周工作计划分别填写在元旦、每月1号和每周一之前的对应行中, 以便指导本年度、本月和本周按计划开展工作。工作日志中的年度、月度、周工作总结分别填写在12月31日、每月最后1天和每周日之后的对应行中, 以便落实周、月和年度考核, 肯定成绩, 查找不足, 改进工作。通过这样的记载, 可以随时对全年工作计划和完成情况一目了然, 还可以根据工作完成情况随时调整下一步工作重点, 以全面完成年初工作计划任务。

EXCEL电子工作日志是对全年每一天工作进行记录、备查、统计, 对全年工作计划和完成情况全面把控, 实现工作内容表单化、数据化、信息化, 从而提高办公效率。

三、利用服务器, 实现组织内资源共享、传输、汇总

机关单位一般都有自己的服务器, 如果需要在部门之间建立一个资源共享环境, 利用服务器实现文件传输功能就比较方便了。为什么不选择现在网络大量出现的各种云盘呢?原因很简单, 就是资源保密问题。在自己单位的服务器上建立资源共享服务, 相对而言就不用担心这方面的问题了。只要服务器磁盘上有空间, 在服务器上实现文件传输功能很简单, 客户机可通过文件传输协议 (File Transport Protocol) 下载服务器上的文件或上传文件到服务器上, 以实现资源共享。

在FTP服务器上, 通过FTP管理软件建立一个部门资源共享文件夹, 文件夹里再建立“共享资料”文件夹和部门每个成员的个人文件夹, 个人文件夹可以以成员名字命名。顾名思义, “共享资料”文件夹里存放的是部门人员共享的资料, 而个人的文件夹存放的是个人的资料, 可以通过FTP管理软件授权“共享资料”文件夹对部门全部人员可读, 对部门领导可以读写;而个人文件夹只对本人和部门领导可以读写, 以实现个人资料的相对保密。在“共享资料”文件夹里建立“法规制度”“工作任务”“职责规范”“总结汇报”“其他资料”等文件夹, 根据文件夹名称分别放入相应的资料。一般可以在“法规制度”文件夹里分类存放国家、地方法规和集团公司、公司制度等资料;在“工作任务”文件夹里分类存放集团会议资料、公司会议资料、集团重点工作、公司重点工作、部门重点工作等资料;在“职责规范”文件夹里分类存放部门职责、岗位职责、岗位工作流程、工作标准、绩效合同以及各种责任书等资料;在“总结汇报”文件夹里分类存放各种总结、汇报材料以及专项工作总结汇报等资料;在“其他资料”文件夹里也分类存放其他各种资料。重点是要按名目分类存放, 确保在查看时一目了然。通过这样的工作, 把部门可公开资源通过FTP服务器管理员或部门领导存放在服务器“共享资料”文件夹里, 需要时部门成员登陆FTP服务器后可以直接查阅或下载, 实现资源共享。

在个人文件夹里可以存放个人EXCEL表格电子日志、个人工作总结、个人业绩量化评价表、岗位工作流程、工作标准以及个人相关的承诺书等资料, 另外建立一个“待审核工作材料”文件夹, 存放提交给领导审核的文件。通过这样的工作, 个人把岗位相关的材料都存放起来, 可以随时供领导查阅, 让领导掌握岗位人员每天工作情况;领导可以在任意时间查阅部门人员提交的材料, 也可以对提交的材料或近期工作提出要求或安排。

还可以根据需要把部门成员的EXCEL表格电子日志的统计项汇总起来, 作为部门工作数据统计, 方便部门工作统计。

只要能登陆机关单位的服务器, 就可以随时查阅部门共享资源, 也可以随时更新个人工作日志, 随时提交材料给领导审核, 领导也可以随时查阅部门人员工作情况以及提交的材料, 并提出工作要求或安排, 从而实现信息化办公, 从根本上提高办公效率。

摘要：本文就如何利用信息化手段提高我们的办公效率, 谈一些经验和体会, 以供参考。

应用现代办公软件提高计算效率 篇8

通常, 在企业中, 按“零件清单”汇总各种不同材料的消耗是每天要做的工作。一份“零件清单”数据从数行到几百行甚至更多, 工作时既要判断工艺用料的种类, 又要计算大量的数据, 可谓费时费力费心。

分析认为, 我们可以把计算工作交给现代办公软件“Excel”去做, 技术人员只需判断工艺用料的种类即可。基于这一思路, 我们进行了如下探索研究。

2 实践过程

(1) 首先分析从表1的设计资料“零件清单”中能得到的有用信息。

通过对大量工程中“零件清单”的分析, 按不同的计算方法可把材料分成几类:钢板、型钢、非金属、外购件、标准件。根据不同种类的材料捕捉不同的信息, 再编制不同的计算公式。

(2) 各类材料的计算公式如表2。

(3) 将计算公式转换成“Excel”公式。首先考虑把捕捉的信息和填写的信息按类别分配到工作簿的不同区域的公式。再考虑读取不同区域的信息的公式。例如, 用“文本合并”公式将“钢板”的名称、规格、材料牌号等信息合并到一个单元格;将“型钢”的名称和规格、材料牌号合并到一个单元格;将“外购件”的名称及规格、牌号合并到一个单元格;将“标准件”的图号、名称及规格、牌号合并到一个单元格。

(4) 编制公式把“零件清单”里涉及到的材料品种筛选出来。为了完成这个筛选过程, 我们尝试使用很多公式都没有达到预想的效果。“Excel”自带的筛选功能不能满足我们的要求。

经过多方面请教探讨, 我们有了自己的思路:先计算所需材料的品种数, 再一一列举到相应的列中。在选择区域内建立一个数组, 第一个非空文本定义为1, 从第二个非空文本开始逐个与前面的非空文本比较, 有重复定义为0, 没有重复定义为1, 从而得到一个由0和1组成的数组, 计算1的个数就是所需材料的品种数。再通过这个数组用LOOKUP公式将数组中和1对应的材料提取出来组成一个列表, 完成我们的筛选需要。

经过尝试, 我们编写了一系列组合公式。公式虽然复杂, 但经过我们一步一步推敲, 确实达到了目的。公式中包括IF、LOOKUP和COUNTIF等基本函数, 还要在单元格或者公式中进行文本处理。

(5) 编制具有“分类汇总”功能的公式。实践中, 我们发现“SUMIF (……) ”公式经过必要的处理能满足我们的需要。我们把这个公式应用到我们需要的各个汇总中, 都收到了满意的效果。

(6) 选择典型“零件清单”尝试计算结果。为了便于比较, 我们先选择已经用手工方法计算过的“零件清单”尝试计算, 效果很好。

3 编制完整的工作模板

完整的工作模板必须包括“零件清单”按工艺要求填写的材料信息, 按材料分类选择的各种计算区域, 材料手册中经常用到的数据, 最重要的是计算结果。

按照以上要求, 我们在工作模板的“清单”工作表内分成两个区域:一个是设计资料区域 (如表3) , 这些资料可以从“零件清单”里得到, 不需工艺人员填写;另一个是工艺资料区域 (如表4) 。

表内参数由工艺人员填写, 标有“计算”字样的位置事先输入公式, 外购和标准件不需要计算, 表格中不显示任何字符, 型钢面积系数和型钢重量系数只针对型钢, 只要填写型钢和型钢规格就能显示出正确的数字, 填写了“型钢”不填写规格或规格错误, 将显示错误信息。材料分类栏不填“型钢”型钢面积系数和型钢重量系数中不显示任何字符, 这样“清单”工作表做成了。

在“计算”工作表中按“材料分类”分成若干区域, 用公式识别填写, 不用工艺人员填写。编制一系列公式按不同的“材料分类”把“清单”里的信息分配到相应的区域里便于筛选和分类汇总。还要按规定将不同单元格的数据合并到一个单元格里。显然“计算”工作表是为了实现某些计算而设计的, 用户和工艺员都不需要过问。

在“参数”工作表中录入了材料手册中的一些需要的参数, 填写“清单”时用到这个表中没有的“型钢”也会报错。需要随时填上, 我们编制模板时不可能把所有的型钢都填入参数表中, 必须随时添加。“结果”工作表是用户关心的内容, 生产、采购、物管、项目、成本等诸多部门都需要这个结果。

由于钢板、型钢、非金属的计量单位是“kg”, 外购件、标准件的计量单位是“件”, 我们把清单上能够读取的信息分成两个部分, 在“结果”工作表中分成主材区域 (钢板、型钢、非金属) 和外购区域 (外购件、标准件) 。还有不在清单上读取的油漆、焊材、包装等材料也是需要我们给出的内容。“结果”工作表里还要包括油漆、焊材区域和包装材料区域。包装材料有一部分是由设计资料提供的, 一部分是工艺资料提供的。对于油漆、焊材的用量, 可以在相应的工艺文件中提取。为了避免跨工作簿提取数据带来的麻烦, 暂时在“计算”工作表里借一个区域填写油漆、焊材的用量。包装材料一共十几种, 而且对于同一包装材料, 不同的设计者提供的名称和输入格式也不同。为了便于识别, 我们规范了常用包装材料的名称和书写格式填入“参数”工作表。设立“包装”工作表。

表5是“结果”工作表的格式。

第1行和第2行是表头部分, 给出报表的用途。其中不带“=”的文本是固定文本, 带“=”的文本是读取“清单”工作表中相应名称的单元格内容。

第3行至第42行是主材区域, 第43行至第60行是油漆、焊材区域, 第60行用于注释, 第61行至第93行是外购件区域, 第94行至第116行是设计给的包装材料区域, 第117行用于包装注释, 第118行至132行是工艺给的包装材料区域。又将A列至E列作为打印区域, F列G列作为非打印区域。原来的材料定额表没有F列和G列, 采用现代办公软件以后为了不同用户的需要, 在非打印区域添加了两列, 填写分类标记。F列区别主材、辅料、外购件、标准件, 报表中标准件和外购件虽然在一个区域里, 但是采购方式不同, 需要用不同的标记区别。G列用于区别产品材料和包装材料。

打印区域的每一个单元格的公式都不同, 显示的结果也不同。单元格B3、B43、B62、B95、B119 (表格中深颜色的单元格) 分别显示对应区域的材料品种数, 输入的公式可以描述为:在相应区域建立一个由1和0组成的数组, 这个区域中第一个非空文本定义为1, 从第二个非空文本开始与前面的非空文本比较, 有重复定义为0, 没有重复定义为1, 再计算这个数组中1的个数。

单元格B4、B63、B96、B120 (表格中“材料规格、牌号”) 实际输入的是“=”, 也就说这里实际输入的是“=空文本”让它下面的单元格首先和空文本比较。至于表格中显示的“材料规格、牌号”只是我们在单元格格式上做的技巧。B44是油漆、焊材区域的“=空文本”由于报表时可以借用主材区域的标题行也就不用前面的技巧了。

单元格A3、A43、A62、A95、A119 (表格中深颜色的单元格左边的单元格) 必须是空格。

单元格A61、A117是对应的B61、B117的字符数大于1时显示“注”否则什么也不显示。

单元格A63、A96、A120 (表格中“序号”的单元格) 里只有它右上角的单元格显示的数字大于0时才显示“序号”, 否则什么也不显示。原因是有的部件里只有主材, 其它类别不是每个部件都有的。打印之前我们选择A列的非空白就可以隐藏A列空白单元格所在的行。

单元格B5至B42是主材区域的材料名称规格牌号, 用一系列非常复杂的公式得到。公式的大概意思是, 先建立一个数组, 用“计算”工作表中B5:B300单元格的非空文本和本工作表中B4至本单元格的文本比较, 有重复定义为0, 没有重复定义为1。如果该行的行号减去5≤B3单元格显示的数就显示数组中第一个1对应的文本, 否则什么也不显示。

单元格A5至A42显示材料报表的序号, 用行号的加减和B3单元格的数比较显示正确的序号。

单元格C5至E42分别显示各种材料的净重、毛重、消耗定额。用Excel的SUMIF函数可以完成计算。

其它区域的公式与主材区域的公式类似, 只是选择的区域和计算内容不同, 这里不再赘述。

完整的模板做好后实际工程上应用效果非常满意, 但是填写工艺参数时感觉到清单里有好多“钢板δ=36;422×2810”格式的数据。为了解决这一问题, 我们应用VBA知识, 效率大大提高。

4 结语

办公效率 篇9

高校后勤集团办公室工作时效性强、工作量大、工作要求高、突发事件多。办公室工作人员往往需要加班加点, 很多工作都只能是疲于应付。多做事, 把事做好, 是高校后勤集团领导对集团办公室工作人员的要求;少加班, 轻松面对工作, 是高校后勤集团办公室工作人员的共同呼声。如何才能让领导满意, 让自己舒心?不断提高工作效率是唯一的出路。

一、规章制度是基础

首先要明确岗位职责, 实行岗位责任制。要做好高校后勤集团办公室工作, 着眼于“事”, 应将每一方面的工作都落实到人;着眼于“人”, 应明确每个人所负责的事, 做到“事事有人管, 人人有事做”, 这样才能保证办公室日常工作的有序开展。其次要制定工作流程, 规范管理行为。建立一套符合客观规律和实际需要, 且行之有效的工作流程, 既能使自己有章可循, 也能使他人有据可依。工作流程的制定宜以“事”为线索, 以流程图的形式表述, 流程中应明确各环节的负责部门, 甚至负责人;需要填写表格的对外业务, 应提供样表。

实践表明, 简单明了的岗位职责及工作流程图, 不仅可以提高办公室的工作效率, 还能在最大程度上获得领导的认可和同事的支持。

二、人员配置是前提

在认识上, 领导要充分肯定办公室的窗口与中枢地位, 充分肯定办公室工作的重要性, 充分肯定办公室工作人员的贡献;在数量上, 要根据办公室具体的工作量足额配置人员, 具体可参照表1;在思想素质上, 要挑选淡薄名利, 甘于奉献, 具有强烈事业心和责任感的人员充实到办公室队伍中来;在业务素质上, 要能满足工作的专业需要, 优先考虑有专业学习背景或有相关执业资格证书的人员;在年龄结构上, 尽量做到老中青相结合, 以年轻人为主, 办公室主任尽可能任命年龄稍长者;在性别结构上, 要做到男女比例基本平衡, 女性稍多于男性。

三、总结规律是关键

办公室事务多, 但不是每天都很多;办公室人员很忙, 但不是每天都很忙;办公室临时性工作很多, 但也有很多工作有规律可循。凡事预则立, 不预则废。办公室对工作的预见能力越强, 计划越周密, 工作自主性就越大, 准备工作就越充分, 工作效率就越高, 工作质量就能得到保证, 员工的工作状态也就会比较轻松。探寻高校后勤集团办公室工作规律, 主要有两条途径:一是从学校、集团、本部门制定的年度工作计划与要点及一些专项工作文件提炼需要后勤集团办公室负责的具体工作及进度要求;二是根据历年工作经验总结出何时需要完成什么工作。以湖南农业大学后勤集团办公室为例, 下列工作是每年都需要完成的:1月, 人事考核、评奖评优、后勤服务质量考核、后勤服务经费测算;2月, 放寒假相关工作、寒假前服务质量与安全大检查、慰问职工;3月, 开学准备、务虚工作;4-5月, 党务评估、职称申报;6月, 放暑假相关工作、撰写上半年工作总结与下半年工作计划、暑假前服务质量与安全大检查、党风党纪教育;7-8月, 设备设施维修、新进人员岗前培训;9月, 迎接新生入学、更新网站与宣传橱窗内容;10月, 组织参加校运会;11月, 档案检查;12月, 撰写当年工作总结与次年工作计划、整理档案。办公室各业务主管应全面总结工作规律, 熟知每天、每月、每学期、每学年需要做什么, 提前做好准备, 这样就能保证有比较充裕的时间来处理一些临时性的工作。此外, 在集团范围内组织成立合唱队、舞蹈队、篮球队、足球队, 举办晚会、演讲赛、歌咏比赛等也都能起到分解工作量的良好效果, 日后参加学校组织的相关活动, 就能高质、高效地组织队伍和节目。

四、工作创新是核心

用发展的眼光来看, 工作中面临的任务问题都能通过硬件投入或软件改进得到解决。办公室工作人员要敢于面对困难, 深入分析问题存在的原因, 探讨解决问题的途径。“创新是一个民族进步的灵魂, 是一个国家兴旺发达不竭的动力”。创新运用于高校后勤集团办公室工作, 能极大地提高办公室工作效率。

1.工作设备创新。打造信息化、自动化的工作平台能明显提高办公室工作效率, 如配置较为先进的电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机、照相机、录像机、投影仪、录音笔、移动硬盘等。

2.工作技能创新。办公室系统要不断提高网络运用水平, 大力推进无纸化办公, 充分运用QQ、E-mail等公共网络资源及自主开发的校园政务系统、手机短信平台、专业管理软件等专用资源, 达到“无纸胜有纸, 无声胜有声”的境界。

3.工作思路创新。办公室工作人员要解放思想, 实事求是, 开拓进取, 敢于突破“只防出错、不求出新, 只求保险、不担风险, 只循陈规、不探新路”的思维定式, 敢于克服唯书唯上、照搬照套的行为惯性, 不断寻求工作新思路, 不断探索工作新方法, 不断总结工作新经验, 努力开创工作新局面。

4.工作知识创新。当今社会, 科技发展日新月异, 办公室的设施设备必然会随之更新换代, 工作手段也必然会推陈出新, 这就要求办公室工作人员与时俱进, 不断学习。办公室工作人员要多到本校兄弟部门 (下转第115页) (上接第110页) 及兄弟高校的相应部门参观学习, 要积极争取参加行业的专业培训与交流, 要建立集中学习与研讨的制度, 从而不断提高办公室工作人员的整体水平。

5.工作方法创新。处理好对上与对下的关系, 既服务好领导, 又服务好基层;处理好被动与主动的关系, 准确把握办公室工作的规律性、灵活性、前瞻性;处理好继承与创新的关系, 在继承好传统、好做法的同时, 不断在实际中探索新方法、新途径;处理好大事与小事的关系, 大事不含糊、小事不轻为、抓大不放小;处理好做人与做事的关系, 老老实实做人、踏踏实实做事。

五、激励机制是保障

1.物质激励。高校后勤集团办公室工作人员年龄偏轻, 有些甚至是刚刚参加工作的大学毕业生, 没有积蓄, 而结婚生子、人情往来、赡养父母、买房买车等一些实际问题都将接踵而来, 这些都需要员工的工作收入来支撑。对员工的物质回报是对员工最基本的, 也是最直接的激励。客观地讲, 集团办公室工作人员在高校后勤集团中是属于素质较高、任务较重、贡献较大的群体, 其收入整体上应处于中上水平。在办公室内部, 收入的多少又应与具体岗位和工作质量挂钩, 引导办公室工作人员勇挑重担, 力创佳绩。

2.荣誉激励。高校后勤集团办公室工作人员学历较高, 绝大多数都具有本科学历, 近年来, 硕士、博士也大有人在, 属于典型的知识分子。知识分子的身份使得他们非常看重单位、领导、同事对他们的理解、信任、表扬与肯定。集团在分配评奖评优指标时应对办公室有所倾斜, 有条件的还可设立一些单项奖励;在设立兼职组织时, 如服务质量考核小组, 应将办公室相关工作人员作为主要成员纳入, 肯定其在业务上的权威和核心地位;在员工开展具体业务时, 应给予相关工作人员足够的空间, 鼓励独挡一面地开展工作, 鼓励创新, 允许在可控范围内出现失误。

3.教育激励。高校后勤集团办公室工作人员属于知识型员工, 非常看重自身知识的不断更新与综合素质的不断提升。集团应根据需要选派相关工作人员参加职业资格证书方面的培训, 如秘书、内审员、人力资源管理师等, 提升办公室工作人员的业务能力;应提供机会让办公室工作人员外出参观学习或经验交流, 开阔办公室工作人员的工作视野;应鼓励办公室工作人员申报各级各类科研课题, 甚至在集团内部建立科研基金, 增强办公室工作人员的研究能力;应鼓励办公室工作人员在职攻读学位, 予以报销部分费用, 提高办公室工作人员的理论水平。

关于提升高校办公室效率的研究 篇10

关键词：高校办公室,管理体制,效率提升

一、高校办公室效率提升的必要性

高校办公室做为高校的综合办事机构, 已经不单单是一个办事机构, 而是逐渐演变成了具有相对固定职能的综合办事机构与职能部门的结合体。可以说, 高校办公室在高校的日常运转过程中起着至关重要的作用, 这种作用对高校整体的运转起着这关重要的作用。

首先, 高校办公室是政策推广的助手。我们都知道高校的日常运作是一个复杂的系统, 这里边信息的流动不仅随意性大, 而且还具有不定性, 所以高校办公室必须根据实际情况, 根据政策的原则和宗旨, 把政策变成具体的任务推广开。

其次, 高校办公室是学生与学校的枢纽。高校办公室工作复杂、内容繁多、涉及面广、但根本作用就是枢纽作用, 这个枢纽作用和政策推广建议很接近, 但是也有不同。一方面是枢纽是信息、政策双向流动性, 枢纽不仅仅是落实政策, 推广学风建设等, 还有收集学生信息, 跟踪观察学生思想动态, 反应学生学习生活情况等。总之, 高校办公室的枢纽作用是学生与学校的一个纽带, 是联系学生, 开展学校工作重要的切合点。

最后, 高校办公室是学校的窗口。高校办公室是直接与学生办事的窗口, 它代表着整个学校的形象, 代表着学校所有公职人员的服务态度, 所以高校窗口需要不断调整自己, 使之符合现代高校发展的需要。不能仅停留在高校办公室的政策宣讲上, 要开拓视野, 在实践中总结工作经验, 更好的服务学生, 服务高校。

正因为高校办公室的这些功能事关高校的长治久安、关系到高校的长远发展, 所以, 高校办公室的工作效率必须提高, 只有提高工作效率, 才能在此基础上更好的为高校服务, 为学生服务。

二、高校办公室效率提升的可行性分析

首先, 高校办公室要做到精简高效, 这也是高校办公室工作奋斗的目标。组织形式历来为适应工作任务的需要而设置。由于工作任务的不同及其变化, 组织形式也必然随之不断改进。所以, 只有从不同的具体任务出发, 根据管理需要设置办公机构, 才能实现精简、高效的目标。精简的目的是提高效率, 没有精简也谈不上效率。目前, 我国正在提倡精简机构, 通过简化审批程序, 减少办公设置, 进而推动我国社会主义各项事业的发展。同时, 高校也在根据实际的需要, 来精简机构、简化办事手续、集中办公等, 来提高校办公室的办公效率, 进而提升学校整体的竞争实力, 使之更适应21世纪的教育发展。

其次, 高校办公室要本着协作配合原则开展工作。高校办公室要互相协调来推动各项任务的完成, 高校办公室的每一名工作人的相互配合才能提升办公室整体的办公效率。没有这种协作配合, 将不能提升高校办公室的整体功能, 难以制定出好的行动方案, 有了方案也不可能很好地付诸实施。

最后, 提升办公室工作效率是一项涉及政治、经济、科技、文化、管理、人员素质诸方面的系统工程。影响高校办公室工作效率的因素纷纭复杂, 很难做出统一的评价。笔者认为, 高校办公室工作效率作为体现办公室工作的综合标准, 必定是办公室管理体制、管理主体等方面的重要因素。

1、从管理体制方面来看, 高校办

公室内部组织的设置、编制、结构、层次、分工、活动原则和方法都对工作效率有直接影响。此外, 高校办公室的职位设计是否能保证最恰当地围绕完成本部门的职能而构架, 管理过程中的每个环节是否流畅, 法律关系是否明确和协调。因此, 建立一套效率优先的管理体制涉及的领域太多, 需要我们根据实际情况进行测评, 然后通过科学的分析方法, 找出提升工作效率的方面, 进而加以改进。

2、从管理主体方面来看, 高校办

公室效率的提升需要工作人员要有责任心、部门主管需要有统筹协调的能力, 只有通过高校办公室主体的不断完善自我, 才能发挥出办公室的真正效力, 进而推动办公室各项工作的开展。

3、从管理的理念方面来看, 高

校办公室管理理念应该是“为学生服务”, 高校办公室的工作人员和办公室的体制设定, 都需要这一理念来加以推动, 我们要明确的是:这一理念的实施并不像我们想象的那么简单, 需要办公室的工作人员和整个学校都要统一这一观念。

三、结语

高校办公室的效率提升, 是一项复杂的系统工程, 需要科学的分析, 工作人员的不断努力, 以及整个教育理念的改进。笔者只是从一个方面来分析高校办公室提升的可能性, 还有很多其他的方面因为篇幅的原因, 没有讲出来, 纵观高校办公室效率这些年的不断提升, 笔者认为“人”的因素才是最为重要的, 只有工作人员和办事的人协同起来, 才能把事情办好, 才能在法律允许的范围内, 更快的解决问题, 推动学校的发展。

参考文献

[1]戴钧陶, 《现代管理评价技术》, 机械工业出版社, 1994[1]戴钧陶, 《现代管理评价技术》, 机械工业出版社, 1994

办公效率 篇11

快速浏览邮件附件

每天接收到的邮件中，许多都包含数量不等的附件，一般都是.doc或.xls格式的Office文档，每次打开无疑浪费不少时间，而且可能还存在安全方面的隐患，其实只需要预览其中的内容就可以了。

由于老赵的计算机上安装了最新版本的Office 2010，因此在Foxmail 7主界面下可以直接预览相应格式的附件。单击“邮件”中的邮件，此时会显示一个“预览附件”的按钮，如果不希望每次看到这样的提示，可以勾选“这种类型的附件下次不再提示”复选框，然后就可以直接预览附件的内容了（如图1），对于附件中的内容，可以进行简单的复制操作。

为发送邮件设置后续标志

在发送邮件时，老赵总是希望能够在对方的邮件列表中占据显眼的位置，最好能够一眼看到，但总不能再打电话进行提醒吧？借助Foxmail 7的“后续标志”功能，可以为发送的邮件加上提示信息：

撰写邮件时，单击工具栏上的“后续标志”按钮，从下拉菜单中可以选择内置的后续标志，例如“请回复”或“请打电话”，也可以打开“自定义标志”对话框进行设置（如图2），这里除了可以自定义后续标志的内容之外，还可以在指定时间对收件人进行提醒。

浅论提高高校办公室工作效率 篇12

一、高校办公室的作用

高校办公室是学校党委和行政的综合性职能部门, 是保障学校党政各项重要决策部署贯彻落实, 促进学校教学、科研、管理等重要工作协调运作的总参谋部, 在高校中扮演着十分重要的角色。它不仅是学校综合办事的机构, 而且是对外联系的窗口, 其主要职能是围绕学校中心工作, 积极发挥参谋助力、信息枢纽、综合协调、承上启下、横贯左右、协调内外、督促落实等作用, 服务学校、服务领导、服务部门、服务基层, 做好组织协调、公文处理、会务管理、信息沟通、档案管理、综合服务等工作, 促进学校各项事业正常有序地发展。

二、高校办公室为何要提高工作效率

1. 这是由社会形势对高校的要求所决定的

社会的飞速发展和高等教育改革的不断深入, 对高校提出了新的更高的要求。高校不仅担负着教学、科研等任务, 而且必须不断提高服务职能, 为国家和社会培养更多的高科技、高素质人才, 以推动和促进社会全面发展。这既决定了高校的生存和发展, 又关系到如何发展的问题。高校若想寻得一条“在贡献中求支持, 在服务中求发展”的新路子, 在激烈的竞争中获得优势, 就必须最大限度地发挥各职能部门的功能, 而办公室作为高校的枢纽部门, 必须及时合理地发挥作用, 不断提高工作效率, 这样才能最大限度地调动各部门的积极性, 使高校的职能得到最充分的发挥, 从而促进学校各项工作正常有序地开展, 不断提高综合实力和人才培养质量, 在未来激烈的竞争中争得一席之地。

2. 这是由办公室的工作性质所决定的

办公室作为高校的枢纽部门, 责任重大, 任务艰巨, 办公室的工作具有服务性、综合性、服从性、广泛性、琐碎性、不定时性等特点, 工作千头万绪, 比较复杂, 而要从这无头绪中理出头绪, 让一切工作变得井井有条且卓有成效, 就必须不断提高工作效率。同时, 提高工作效率也是高校办公室转变管理方式、提高管理水平的必由之路。管理方式转变了, 管理水平提高了, 办公室的各项工作才能做得更好, 办公室的职能才能得到充分发挥, 学校的各项工作才能朝着健康、有序的方向发展。

植树造林活动。在植树造林活动中, 各地中小学根据学生的年龄特征, 从实际出发。湖南岳阳楼小学采取捐款种植的方法。全校师生积极响应团市委号召, 以“5元捐一棵树, 200元捐植一亩林”等方式, 开展了“保护洞庭母亲湖, 营造千亩世纪林”活动, 捐款15000元, 保证植树100亩。

除种植树木外, 一些学校还采取种植蔬菜的方式, 取得了较好效果。例如, 浙江温州市水心第二小学与温州市农科院组

三、如何提高高校办公室工作效率

提高办公室的工作效率是一项涉及政治、经济、文化、管理、人员素质等方面的系统工程, 主要可以从以下三方面着手。

1. 提高办公室人员的基本素质

办公室人员的基本素质是关系到办公室工作效率的重要问题。首先, 办公室工作人员要加强政治理论学习, 提高思想素质。一个人政治理论素质越高, 预测、把握和解决问题的能力就越强。在理论提高的过程中, 既要注重知识的全面性, 又要注重针对性;既要讲究学习的系统性, 又要讲究时效性;既要注重知识的横向积累, 又要注重纵向加深。“水积不厚, 则无力负大舟”, 有扎实的理论知识作后盾, 才能更好地促进其他各项能力和素质的不断提高。

其次, 必须提高业务能力。业务能力可归纳为广博、谨慎、细致。一是业务知识要广博。办事得力、写作卖力、说话得体, 善于从学校大局出发, 站在学校的角度, 综观全局, 发挥好参谋辅助作用。二是工作作风要谨慎。办公室的工作性质决定了办公室工作人员必须默默无闻、任劳任怨、谦虚谨慎。要想在这个位置上做得出色, 干得圆满, 就必须受得住委屈, 耐得住寂寞, 守得住规矩。在权和利面前要谨慎, 为人处事、待人接物更要谨慎, 筑牢思想防线, 防微杜渐。三是办事要细致。处理文件要力求精细, 树立“精品意识”, 严谨细致、精益求精。会务工作要严格细致, 从会议的组织、开展、结束等都要注意把握细节。档案管理要细致, 争取做到零失误。处理日常事务要细致, 努力做到考虑周密、责任细化, 确保不出差错。

最后, 必须具备良好的个人修养。一是要有热心的服务态度和无私的奉献精神, 认真对待自己的工作, 努力扮演好协调员、服务员、参谋员、监督员的角色, 不怕吃苦, 不畏艰难, 全身心投入, 高标准、高质量、高效率地完成工作;二是要有良好的心理素质和高尚的人格魅力, 有意识地加强心理素质训练, 调整心态、完善人格, 不断自我激励, 保持乐观的心态和工作激情;三是要有强烈的竞争意识和大胆的创新精神, 不断提高自身实力, 保持强烈的竞争意识和积极进取的心态, 协助领导根据时事变化, 转变观念, 与时俱进, 正确处理高校在改革和发展中遇到的新情况、新问题, 找准解决问题的新思路、新方法、新政策, 使办公室工作不断适应形势发展的要求, 促进学校各项事业又好又快地发展。

2. 加强对办公室的管理

一是职位设置要合理。办公室的职位设置要能保证最恰当地围绕完成本部门的职能而构架, 确保管理过程中的每个环节流畅, 法律关系明确、协调。要根据办公室的工作目标和工作职责对职位进行合理设置, 坚持以事定岗、以岗定人的原则, 打破由一个科室提供全套服务的模式, 按照专业化分工的模式, 按需设岗、细分岗位、细化职责, 避免职位空缺、职责疏漏, 任务重人员少, 任务轻人员多的现象。

建了环保蔬菜种植基地, 发动五年级学生参加种植小番茄的活动。

综上所述, 构建和谐社会与和谐教育有着密切的关系, 由于家庭教育、学校教育、社会教育涉及的人数众多, 因此, 只要和谐教育的理念深入到各级各类教育之中, 和谐、公平、公正的思想就会逐渐深入人心, 从而使各级各类学校的师生成为构成和谐社会的一支重大的推动力量。

让我们在谈心中共同成长

———青年辅导员的知心工程实践

刘丽

(西安交通大学彭康书院, 陕西西安

摘要:在高校学生工作中, 谈话是辅导员了解学生的思想动态、交流沟通情感、处理学生问题和对学生进行针对性教育的主要手段。作者通过分析谈话对象的心理, 总结出谈心技巧, 并结合工作实践和心理咨询方法, 将普通随意的谈心系统化、规范化。

关键词:青年辅导员知心工程谈心技巧

在高校学生工作中, 谈话是辅导员了解学生的思想动态、交流沟通情感、处理学生问题和对学生进行针对性教育的主要手段, 也是辅导员实施教育引导, 达到教育目的的重要工作方法。辅导员作为开展大学生思想政治教育的骨干力量应该成为大学生的人生导师和健康成长的知心朋友, 这就要求辅导员的谈话不仅仅是信息获取、资料收集的途径, 更是与大学生进行心灵沟通的渠道。辅导员只有将谈话进行到谈“心”、知“心”的程度, 才能真正成为学生的良师益友。作为青年辅导员, 我们认为谈心只要倾注感情就会有良好的收效, 但是在工作实践中, 我们发现谈心不是“拉家常”, 有其目的性和原则, 需要技巧。

一、辅导员谈心的原则

1.平等原则。

因为辅导员与学生是师生关系, 所以学生在辅导员面前必然会拘谨。只有平等地交流, 才能更深入地了解学生。

2.耐心、热情、真诚原则。

耐心有助于更多地了解学生的想法, 热情有助于取得学生的信任, 真诚有助于学生敞开心扉。只有坚持该原则, 才能为谈心营造一个宽松和谐的氛围。

二是职能分工要具体。明确、适宜的职能分工有利于高校办公室工作的顺利开展和相应目标的实现。要在明确办公室及办公室各个科室的职责权限的基础上, 划分每个岗位的权责, 让大家知道需要做什么, 该怎么做, 要达到什么结果。同时, 也要将各项工作任务细化、量化到科室、到个人, 实现“职责分明、责任到人”, 做到人人肩上有担子, 个个手中有任务, 做到事事有人管, 时时有人管, 使办公室的每一个人都各司其职, 各尽其能, 高质量、高效率地完成各项任务。

三是制度建设要完善。高校办公室工作面广、工作事务杂、工作任务繁重, 没有规范、完善的制度, 就会处于无序混乱的状态。因此, 加强制度建设, 规范工作程序, 是确保办公室工作协调有序开展、提高工作效率的有效手段。这就要进一步建立健全工作制度, 使各项工作实现程序化、规范化、科学化, 用制度管人管事, 如文件审批制度、档案管理制度、值班制度、公务车辆管理制度等;其次要规范工作流程, 明确规定办事的先后次序、具体步骤及要求, 将各种规章制度具体化、步骤化, 有效避免忙乱、重复现象的产生, 提高工作效率, 如发文审批流程、文件传阅流程、会务接待工作流程、来信来访阅办流程等;最后要根据实际情况, 力求做到细致周到、统筹兼顾, 争取做到少失误或零失误。

3. 加强办公室与各部门之间的协调配合

一是要树立正确的工作定位。高校办公室工作要坚持做到到位而不越位、理解而不曲解、参谋而不掺和, 把握好工作尺度, 掌握分寸, 注意工作的“临界点”。在辅佐领导决策时, 要身在兵位, 胸怀帅谋, 以把握全局的战略思维、多谋善断的参

马薇

3.激励原则。所谓激励是指调动人的积极性、主动性, 发挥人的创造精神和潜能, 使其行为符合组织所期望的目标。激励的原则是辅导员与学生在谈话过程中应遵循的一条总的原则。

二、谈心对象的心理分析

辅导员的谈心是有针对性的, 是发现问题、解决问题的前提, 因此, 了解学生对于谈心所持有的心态对谈心方案的制定、谈心技巧的运用有重要作用。所谓“知彼知己者, 百战不殆”, 只有了解学生, 了解他们的心理, 才能和学生进行高质量的谈心, 才能达到教育目的。

1.了解谈话的对象———学生。

在和学生谈话之前, 辅导员需事先了解这个学生的资料, 比如, 学生的姓名, 所在班级、宿舍, 学习情况, 家庭情况, 是否是单亲家庭, 家庭是否贫困, 学生的性格如何, 等等。只有了解学生, 才能走近学生, 才能和学生互相尊重, 才能和学生沟通。

2.了解学生对于谈话的心理。

(1) 防御心理。很多学生, 特别是存在问题的学生, 对于辅导员谈心是很容易产生戒备心理和紧张情绪的, 甚至会反感。

(2) 不安心理。当辅导员找学生谈心时, 学生会猜测辅导员为什么会找我谈心, 在谈心时观察辅导员的表情, 以猜测谈心的目的。

(3) 不满心理。当辅导员对学生的批评过于严厉或是学生对于辅导员处理事情的方式有不同看法时, 往往会产生抵触、不满情绪。

(4) 喜悦心理。当辅导员对学生提出表扬和赞许时, 学生会感到高兴, 甚至会有沾沾自喜的情绪。

谋能力和参政献计的过硬本领, 结合学校实际, 紧扣全局性问题提供决策参谋服务, 避免曲解领导的意图;在服务基层时, 要吃透上级精神, 摸清基层实情, 炼出真知灼见, 深入基层部门, 使他们了解学校的办学思想、工作重点、发展战略等, 引导和启发各基层部门更好地为学校发展服务, 这样才能形成全校上下团结一心、全心全意为学校发展服务的良好局面。

二要树立服务意识。办公室是综合性办事部门, 是保证学校正常运转的桥梁和纽带, 是学校的窗口, 担负着管理日常事务的工作, 虽然工作琐碎、重复单调, 却是代表学校形象的一面镜子。在对内交往中, 办公室工作直接影响到其它各部门的工作, 如果办公室工作做好了, 就可以赢得学校各部门对办公室工作的认同和支持, 有利于学校上下团结一心, 围绕学校大局, 共同促进学校又好又快地发展;在对外交往中, 办公室工作做好了, 可以唤起社会公众对教育的认识、理解和支持, 从而不断扩大学校的影响, 提高学校的知名度。因此, 只有牢固树立全方位的服务观念, 才能积极努力、耐心细致地为领导服务、为机关服务、为基层服务, 以良好的窗口形象提高办事效率, 促进办公室的各项工作有序开展。

参考文献

[1]陆瑜芳.办公室实务[M].上海:复旦大学出版社, 2003.

[2]牛楷.办公室主任完全手册[M].光明日报出版社, 2006, 1.