信息设备采购

信息设备采购（共10篇）

信息设备采购 篇1

摘要：旨在设计一个基于B/S模式的物资设备采购进度管理信息系统。从设备采购流程、平台模式选择与搭建、设备采购管理模块几方面进行具体的分析设计,通过ASP和Access 2003进行技术开发。通过本系统的运用可以增强相关人员责任意识和服务意识,提高采购工作的透明度和工作效率。

关键词：采购,进度管理,信息系统

0引言

近年来,随着高校逐步扩张,高校设备采购普遍存在验收流程时间长、涉及部门多等诸多实际情况,经统计,我校设备采购整个流程全部完成需要34 至216 个工作日。 笔者基于ASP技术和Access数据库系统设计开发了物资设备采购查询管理系统。 该系统有效地解决了设备采购进度信息录入、采购进度数据查询、采购进度数据汇总和数据修改等相关问题,极大地提高了设备采购的工作效率。

1设备采购流程

计划(项目需求、编制预算、落实资金、审核计划、下达任务)

采购(采购方式、组织招标、投标评审、评标公示、签订合同)

验收(外观查验、技术调试、合同验收、运行使用、项目验收)

入账(采购任证、设备登账、登账审核、设备建账、报销入账)

2平台模式的选择与搭建

2.1 系统平台模式

本系统选用B / S模式。

2.2 系统开发平台技术

系统中服务器采用Windows Server 2003 作为操作系统,Access 2003 作为后台数据库。 B / S体系结构采用ASP实现,采用AD0 数据访问技术。

ASP是一个Web服务器端的开发环境, 利用它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的Web服务器用程序通过使用ASP, 可以在服务器端产生客户端的脚本, 可以根据不同的情况生成不同的Web页面。 同时它还可以根据时间或用户情况的不同做出不同的响应。

2.3 数据库设计思想

系统采用Access 2003 作为后台数据库, 通过分析在数据库中存储以下基本信息。 管理员信息:管理员ID、管理员账号、管理员密码;用户信息:用户ID、用户账号、用户密码;项目信息:项目ID、项目编号、项目名称、项目单位、项目联系人、项目账号、项目负责人、合同编号、采购部门经办人;进度信息:进度编号、进度名称、计划安排时间、时间进度时间按、执行单位、是否完成、情况说明、操作人。

3设备采购管理模块

3.1 系统功能模块划分

(1)安全管理模块。 用户需要进行登录验证进行授权;登录设置验证码模块;提供修改密码服务

(2)数据管理模块。 经授权的用户可以进行项目查询、 录入、修改;普通用户只可以查询项目;管理员可以修改用户信息及项目信息

(3)进度管理模块。 经授权的用户对进度进行管理;用户可查询项目信息及相关进度。

3.2 系统的界面

3.2.1 用户权限管理

为了保证数据的安全和系统的正常运行,本系统根据用户身份来确定用户的权限,用户的权限就是该用户可以使用的功能.系统权限分为两类:用户和管理员。 用户可以浏览项目采购信息,但没有修改的权限;管理员(采购经办人员),允许查看所有项目的录入情况,管理员具有修改录入的权限。

3.2.2 项目录入

管理员可以通过设备采购项目信息录入功能页面进行新的项目录入操作,录入时将自动生成该采购信息.管理员对项目的录入进行核实,也可以对录入信息进行修改。

3.2.3 项目查询

该模块的主要功能是查询相关的采购信息,可以按照项目编号、项目单位、项目负责人等相关字段进行模糊查询.也可选择直接查询项目。

3.2.4 项目修改和保存

该模块的主要功能是对录入项目的修改和保存。 管理员可以对项目的多个字段进行修改和保存。

3.2.5 密码修改

用户和管理员可根据自己的需要进行密码修改操作

3.3 系统特点

(1) 经济型: 开发成本低, 前期开发工具可从网络下载, 完成后运行校园网;运营成本低,中期运营用户无需增加额外支持更新电脑配置;维护成本低,后期维护工作无需聘请专业人员。

(2)二次开发及安全型:由于ASP技术面向对象、 高度兼容及保密性,使得系统具有保护数据安全和二次开发特性,经再开发可后运用于其它进度管理模块。

(3)服务方式集成型: 该系统首次实现动态数据实时跟踪,采购部门、需求部门、管理部门的信息安全共享,将共享型,分析型,预警型,协作型多种服务方式结合在一起。

(4) 便捷简约型: 本系统是基于IIS、ASP、Access、HTML、VBScript等技术的项目建设进度管理解决方案, 用户可在任何时间,任何地点通过浏览器来查看进度。

4结语

物资设备采购管理系统是一项复杂的、高集成度、综合的应用系统,现在工作仅对项目录入、查询、修改功能进行了实现,基本实现了学校设备管理采购全过程的自动化办公,高速信息化必将进一步推动高校的建设和教学事业大踏步的向前迈进。

参考文献

[1]朱江山,崔登云.B/S模式的高校设备管理系统的设计[J].宁波职业技术学院学报,2008(2).

[2]李军.基于网络环境下的高校设备采购管理系统的设计与实现[J].咸宁学院学报,2009(3).

[3]曲蕴慧.基于ASP.NET的实验室管理系统设计与实现[J].软什导刊,2013(11).

信息设备采购 篇2

核电设备的非标采购实际上是指，在非标准设计下的形式特殊的采购管理，所采购的核电项目需要在特殊环境下，进行专门的设计。并在此设计下进行设备加工、制造以及采购等活动，且不能直接从市场上所获取资源采购。核电设备非标采购根据不同应用产所，其要求不同。为此，在下文中对核电非标设备的采购管理进行深入分析。

1 核电非标设备采购管理原则

核电非标设备在实际采购环节需要遵循一定的管理原则，确定良好的非标设备采购原则能够便于国家核电部门对于设备的监管要求。同时还能够在设备的质量、成本等方面进行合理的控制，在最大程度上实现设备采购环节中的可控性。

设备采购招标过程问题浅析 篇3

关键词：设备采购；招标；现状；问题

0 引言

如今我国招标投标类法律法规（《招标投标法》、《政府采购法实施条例》）同地方性规章制度的推行实施，各类企业对自身采购招标管理的方式方法不断进行优化，用完善的制度程序管理人事。但是过去设备采购招标工作缺乏完备的管理模式、经验匮乏，造成了在实际设备采购招标中出现了较多的问题，严重损害了设备采购资金的科学化利用，采购的设备很难有质量上的保障。如此一来，各类企业意识到设备采购招标工作的重要性，采取科学合理的管理运营模式来进行招投标工作势在必行。

1 设备采购招标过程中出现的问题

1.1 招标形式自由化 当前采购成为了企业运营的关键一环，但是大多数企业在采购阶段呈现出招标形式过于自由化的显著特征。虽然在企业管理上针对采购人需要具备的招标资格有了非常明确的解释，而且参与者本身也拥有招标资格，但是具体到实际操作中，没有人去服从采购招标的规则，造成了设备采购招标制度的形式化。例如，很多招标没有进行对外信息公开化操作，在以获取利益为前提，招标工作成为了自导自演的戏，评标专家自主决定，自主设定招标控制权利，缺乏一套非常具体清晰的招标评标管理体系，整体看来是过于自由，随意的操作运行状态。

1.2 招标监管形式化 通常招标的几个环节（开标、评标、定标）都是作为重点由专门的监管部门对企业设备招标采购进行严格监控的。单纯地对开标、评标和定标的监管只是监管机关对设备采购招标采取的一种狭义上的措施。实际上，对设备采购招标的工作监管过程应该从招标公告的发布到定标合约签订。监管部门经常会忽视了招标公告里设置的一些特殊要求、制作的招标文件隐藏一些陷阱等等，这类问题都是在实际采购招标中明确存在的问题。除此之外，监管部门对招标过程的监管力度远远不够，监管工作失去了实际的监管作用。

2 完善设备采购招标的几点建议

2.1 建立健全设备采购的监管机制 设备采购招标工作在当今社会成为万众瞩目的问题。设备采购招标工作涉及到很多领域、很多人，较为复杂。建立健全完备的设备采购招标制度就要利用积极地招标项目负责人的方式，依据采购方案通过负责人整体上科学合理协调组织设备采购招标工作。在具体操作工作中就是其他分组的负责人服从项目总负责人的协调调遣，最终制作的采购招标文件、合同等等信息资料都要由明确的责任人确认才能执行。明确各自的权利和责任，建立健全完善的奖惩制度，严格实施。

2.2 完善采购招标程序的正规化 当前我国关于设备采购招标工作在具体运行阶段缺乏法律上明确的规定，所以，为达到设备采购招标工作的顺利开展和廉洁就必须细化设备采购招标实施细则，完善招标程序，使其实现正规化。对采购招标程序进行规范化处理，要求我们将招标工作中的实践工作细化，严格依照法定程序进行设备采购招标。与此同时，所有参与到采购招标的工作人员，要有严格的行为准则去约束，加强纪律性，明确好各自的职责要求。如此采购招标程序的正规化才能推动招标市场的健康发展。

2.3 加大采购招标的监管力度 对设备采购招标要实现“公平、公正、公开”的原则，就要对设备招标工作的全过程进行严格监控，突出重点、把握关键环节。 对采购信息的公开能够为采购市场的监管创造前提，规范采购行为，当设备采购的所有信息完整地、系统地面对社会公开，透明化采购行为，阳光下交易，构建的设备采购制度才会更加健全。优化采购项目整体信息达不到公开化的责任追究机制，保障了采购项目全过程的信息公开，也约束规范了采购机构和投标人的各类行为。具体地说，从招标公告的发布就要开始审核；投标各类信息的规范化公开；最终定标合同签订等等环节要及时跟进，严格审查验收。加大公开力度，扩充了公开内容和范围，保障了采购的公平公正。

2.4 优化采购招标投诉机制渠道 设备采购招标存在很多问题，但是实际出现的投诉问题很少。一方面在设备采购招标工作中很多潜规则大多数人是无可奈何的，另一方面由于投标人缺乏对设备采购招标工作的投诉渠道的了解。监管部门应当优化好采购招标投诉机制渠道，如此能够很好地发现采购招标的更多问题，可以及时解决。比如，设置专门的投标人投诉邮箱，在招标公告发布时就公开，最为重要的是对投诉信息的严肃处理要合乎国家法律程序。

3 总结

设备采购招标工作的顺利开展同各类企业设备完善等基础设备构建息息相关，同企业资金科学化利用密不可分，企业经济利益的保障需要设备采购招标的公平公正。各类企业必须意识到设备采购招标工作的重要性，采取科学合理的管理运营模式来进行招投标工作势在必行。本文对当前设备类采购招标工作开展状况进行了简单总结，对采购招标过程中存在的问题进行了简要分析并提出了几点建议，为完善设备采购招标机制提供理论支撑，为企业长远发展提供保障。

参考文献：

[1]王佳欣.高校设备采购管理工作的科学开展[J].高校管理资讯，2009

（12）：12-16.

[2]吴兵，宋菲，赵志强，等.新型管理体制下的高校设备采购工作的实践与体会[J].中国医学装备，2005（6）：11-13.

[3]施明忠.高校设备采购管理若干问题的探讨[J].科技信息，2010（5）： 10-13.

[4]刘宝清.也谈政府采购法与招标投标法的关系[J].建筑市场与招标投标，2006（3）：21-23.

[5]孙宏伟.浅谈设备采购招标过程中存在的问题及对策[J].现代经济信息，2014（3）：26.

[6]沈晓东.设备采购招标工作的思考[J].现代交通技术，2010（7）增刊： 31-34.

高校设备采购管理信息系统研建 篇4

1 系统业务逻辑分析

北京林业大学设备采购系统整体业务流程包括: (1) 计划导入。其中批量计划导入由系统管理员执行;零散计划由需求教师上网提交。 (2) 计划审核、分配。计划审核由系统管理员执行, 不通过的计划修改后可重新申报和论证。 (3) 计划执行。采购员执行由系统采购领导分配的采购任务, 每个采购项目有可能由多个设备采购计划组成, 采购员执行采购流程中, 应记录采购项目的有效数据。对于公开招标项目, 根据系统提示更新委托招标公司和委托合同号, 其他采购流程与普通招标一致。对于中标厂家, 将在每个计划中标后从数据库选择, 如果没有查到该厂家, 系统提示添加该厂商资料。对于外贸设备, 系统会提示执行外贸流程。所有设备到货后采购员须按提示标注设备已到货。同时需求教师验货成功后, 登录系统更新设备状态为已验货;最后, 采购员确认验货成功后, 评价此次采购中标厂商和需求教师, 采购流程结束。 (4) 档案系统。档案系统将列出所有用户可执行权限范围内的列表, 并可以下载为Excel文件, 可快速查询;根据需求生成统计报表。 (5) 厂商系统。该系统为所有参与过本校采购的中标企业, 包括企业的详细资料、曾中标设备和在本校的资信档案。 (6) 新闻信息。系统信息将及时把信息通过网络发布到采购系统。 (7) 内部消息和邮件系统。用户之间可以通过内部消息系统发送消息, 邮件系统主要用于邮件自动提醒。 (8) 短信系统 (视情况开通) 。根据用户登记的手机号码, 系统给用户发送相关提醒消息。 (9) 教师采购信息管理。协助教师管理设备采购资金, 协助教师管理其仪器设备的采购信息, 建立与管理部门沟通的桥梁[4]。

根据系统业务逻辑分析与描述, 可以得出如图1所示的业务流程图, 即作业流程。图1描述了系统内各单位、人员间的业务关系、作业顺序和管理信息流向。

2 系统分析及设计

2.1 系统总体设计

在上述业务流程的基础上, 经过多方调研, 系统功能应包括: (1) 教师直接通过网络提交采购计划。 (2) 协助教师管理采购资金账户和仪器设备采购信息。 (3) 通过电子邮件提醒计划执行情况和到货情况。 (4) 形成电子采购档案, 查询、统计、提交报表更加准确、快捷。 (5) 对厂商和需求用户建立信用档案。根据学校设备采购流程和涉及的相关人员, 将采购系统的主要功能分为五大模块, 即采购申请、设备采购、经费管理、设备采购目录管理和供应商管理。系统结构图如图2所示。

2.2 模块分析及设计

以系统中用户、权限管理模块为例[5], 对其功能加以详细分析。用户权限主要由用户角色决定, 用户角色包括系统管理员、部门管理员、普通用户三种, 根据用户的不同权限所能操作及查看的功能和数据不同。

2.2.1 系统管理员

系统管理员是设备采购管理系统[6,7,8]中权限最大的用户角色, 可以操作系统中所有的功能模块, 主要负责设备采购管理系统的信息维护、日常管理和基础信息设置等工作, 具体权限设计如下。

(1) 系统管理:系统管理员可以管理部门信息、合同信息、设备采购信息、供应商信息、教师信息和系统信息。

(2) 任务管理:系统管理员可以对所有用户布置任务、管理校级工作报表, 并且可以查看和汇总所有用户的采购报表, 将其汇总导出为Excel文件。

(3) 文件管理:系统管理员可以管理文件信息, 进行上传和下载操作, 实现用户文件的共享。

(4) 消息管理:系统管理员可以管理消息信息, 并且可以发送给所有用户;用户收到消息后可以直接回复。

(5) 综合查询:系统管理员可以按照用户姓名、部门名称、职位名称不同的字段组合对所有用户的基本信息进行综合查询, 并且可以将用户信息的查询结果导出成Excel文件。

(6) 用户管理:系统管理员可以管理用户的登录信息, 当用户登录时由于多次输入密码错误而导致用户状态被锁定时, 系统管理员可以将用户状态解锁, 并且可以注销或退出系统。

2.2.2 部门管理员

部门管理员是设备采购管理系统中的用户角色之一, 可以操作系统中的部分功能模块, 主要负责审批教师采购申请、供应商接洽、报表汇总、文件管理、消息处理等工作, 具体权限设计如下。

(1) 系统管理:部门管理员可以查看系统信息。

(2) 申请审批管理:部门管理员可以对教师提出的采购申请进行审批, 管理本部门工作报表, 并且可以汇总所有教师的采购审批报表, 将其汇总导出Excel文件。

(3) 合同管理:部门管理员可以设置管理合同信息, 进行上传和下载文件操作, 实现用户文件的共享。

(4) 消息管理:部门管理员可以管理消息信息, 并且可以发送给所有用户;用户收到消息后可以直接回复。

(5) 综合查询:部门管理员可以按照用户姓名、部门名称、职位名称不同的字段组合对所有用户的基本信息进行综合查询, 并且可以将用户信息的查询结果导出Excel文件。

(6) 供应商管理:部门管理员可以设置供应商状态, 进行查询等操作。

(7) 用户管理:部门管理员可以进行注销和退出系统操作。

2.2.3 普通用户

普通用户是设备采购管理系统中权限最小的用户角色, 其主要成员是各部门需要进行设备采购的在校教师, 在采购系统中另外一个普通用户的实体是供应商, 供应商可以操作系统中的部分功能模块, 主要权限是查看和添加个人信息并提交采购申请。具体权限设计如下。

(1) 系统管理:普通用户可以查看系统信息。

(2) 提交采购申请:教师通过采购系统提交采购申请, 并随时查看申请的运行环节, 设置接收信息状态。

(3) 文件管理:供应商可以设置管理文件信息, 进行上传文件操作。

(4) 消息管理:普通用户可以管理消息信息, 并且可以发送给所有用户, 用户收到消息后可以直接回复。

(5) 综合查询:普通用户可以按照用户姓名、部门名称、职位名称不同的字段组合对所有用户的基本信息进行综合查询, 并且可以将用户信息的查询结果导出Excel文件。

(6) 用户管理:普通用户可以进行注销和退出系统操作。

3 系统设计及实现

设备采购管理系统中的主要用户实体是教师, 其他如部门、职位、角色、系统信息、消息信息、申请信息、合同信息、文件信息、供应商、设备信息等都与用户实体存在一定的关系。

3.1 数据库结构设计

在确定E-R图的基础上, 系统在数据库设计上[4], 包括教师表、合同管理表、采购评价、采购过程、经费账号—子采购申请人、经费账号—业务流水号、经费账号、采购—经费项目、采购—设备项目、采购清单、采购汇总、采购—目录、招标附件、招标信息、合同付款计划等数据表, 限于篇幅, 不做详述。

3.2 系统实现及测试

在实现方案上, 系统基于.net平台、采用B/S架构;在测试方案上, 综合采用白盒、黑盒测试技术。二者相互支持、相互结合、相互补充, 从而使得系统中的错误和异常大大减少[9]。对于系统中流程较为复杂、烦琐的功能模块, 主要采用条件覆盖测试, 即将每个语句至少执行一次, 而且将判定表达式的每个条件都取到各种可能的结果。这样测试, 使所有的程序代码在测试过程中至少被运行过一遍, 而且每个判定表达式都被测试运行, 从根本上保证了程序代码的正确性和有效性[10]。

4 结束语

基于笔者对大学设备采购流程的工作经验和专业基础, 研建了设备采购管理系统对日常采购工作进行管理和优化, 旨在加强各部门及需求教师与采购部门之间的信息交流及时准确, 简化采购流程, 保障采购质量。在系统使用中, 也发现了若干问题, 例如管理工作中的业务逻辑有时会变动, 如何使系统能够动态适应实际业务逻辑的需要, 是下一步需要关注的问题。

摘要：以北京林业大学设备采购及管理的实际研建为背景, 在综合分析业务流程的基础上, 设计并实现了基于B/S模式的设备采购及管理信息系统。系统涵盖了用户管理、角色、权限管理、网上申请、网上审批、网上投标、投标信息网上评估、网上洽谈与签约等功能。通过电子采购系统, 提高了采购的科学性、计划性、时效性, 降低了采购成本, 推动了校园信息化建设。

关键词：电子政务,设备采购,校园信息化

参考文献

[1]科学技术部条财司.研究试验基地和大型科学仪器设备共享平台[J].世界科学技术-中医药现代化, 2006, 8 (5) :100-102.

[2]程清洲, 余世骏.合并后高校中的小医学院实验室建设探析[J].右江民族医学院学报, 2003, 25 (5) :738-739.

[3]黄淑玲.建协作共用服务平台促科技资源自由流动[J].情报探索, 2008 (12) :39-42.

[4]陈志泊, 李冬梅, 王春玲.数据库原理及应用教程[M].北京:人民邮电出版社, 2006.

[5]胡芳, 徐浩.论高校大型精密仪器设备共享平台的建设[J].实验室研究与探索, 2008 (12) :149-152.

[6]廖疆星, 张艳钗, 肖金秀.新编SQLServer2000数据库实用教程[M].北京:冶金工程出版社, 2002.

[7]聂珍媛, 夏金兰.大型精密仪器的良性运转模式[J].实验室科学, 2003 (2) :130-133.

[8]王锋, 张景, 李兵, 李燕.基于Web的人力资源管理系统[J].计算机工程, 2004, 30 (24) :183-185.

[9]王国田, 张彪.仪器设备维修服务运行体系的设计[J].实验科学与技术, 2007, 5 (3) :145-147.

信息设备采购 篇5

本中心受采购人的委托，政府采购计划安排，对“安徽省宁国市卫生局村卫

生室信息化建设设备采购项目”实行公开招标，现就有关事宜公告如下：

一、项目编号：NGZFCG-2011-01-088

二、采购单位：卫生局

三、项目规模及内容：

共490500元。用于全市103村卫生室，包括：计算机103台、打印机103

台、服务器1台。

四、投标人资格条件满足：

① 具备《政府采购法》第22条规定的条件；

② 投标人必须是中华人民共和国境内注册通过年审的独立法人，注册资本100

万元及以上；

③ 投标人必须具备所招标项目的制造或销售（具有投标主要产品授权代理资

格）、安装及服务能力；

④近三年有类似项目业绩。

五、携带以下材料（营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法人代表身份证或

授权书及被授权人身份证、类似项目业绩、联系方式等相关材料）于安徽省宁国市宁城

北路6号（行政服务中心二楼）报名时间：2011年9月20日前（工作时间）。

六、开标及其他补充内容将在我宁国市政府招标采购中心网站补充公告栏发布。

联系人：黄超

地址：安徽省宁国市宁城北路6号

电话（传真）：0563-4110839

电子邮件：ngzfcg@163.com

安徽省宁国市政府招标采购中心

二〇一一年九月十五

信息设备采购 篇6

高校设备的好坏可以直接影响到高校教学活动和科研活动能否正常展开和进行,设备一旦出现问题,还会威胁到师生的安全,做好高校设备的采购工作就显得尤为重要。而将政府招标采购机制应用于高校设备采购中,对于提高高校设备采购效率具有重要意义。

二、高校设备采购简介

(一)高校设备采购的特点。

1.设备复杂,难以评标:为了满足教学和科研过程中对设备的需求,高校需要根据实际情况,及时购进大量的设备,再加上高校的科类多,所需的设备的种类也就多,而且设备的专业性都较强,特别是一些电子设备,或者是实验设备,精确度高,技术指标相当复杂,不能够准确地把握技术参数,在评标时也就很难作出评价;2.高校设备获取的难度大:在高校须购进的设备中,因为使用目的的单一性和专业性,会造成生产设备的难度加大,以及设备的使用面窄,市场小,这就会造成相关设备的竞争力弱,生产厂家必然会很少,购进设备的来源较为单一,设备的获取难度也会随着加大;3.不确定因素多,采购经费到位不及时:高校需要根据教学需求,科研项目进展等的需求,进行设备的采购,但是教学计划的改变、科研项目的不确定性,以及人才的频繁流动等,造成高校设备采购的计划性差,难以保证采购的质量,以及采购的及时;同时,高校设备采购的经费来源复杂,因对经费的管理不到位,款项的到位时间难确定,就容易造成重复投资,或者经费到位不及时的现象,影响高校设备采购[1]。

(二)高校设备采购存在的问题。

1.采购部门职能履行不到位:在进行高校设备采购之前,要进行采购预算,设备前期论证等工作,但是部分高校的采购部门忽视这部分工作,而只是简单被动地负责采购;而且还会出现因为采购部门管理和计划不合理,造成资金和时间的浪费,设备采购效率低。比如,采购部门在采购之前没有对设备采购的周期进行合理安排,这就容易导致在年底的突击采购;2.项目单位标书存在问题:存在部分项目单位对将要采购的设备的关键指标了解不准确,在标书时存在错误,使得专家组不得不对设备重新进行测定,修改投标信息,严重降低了设备采购的效率;还有一些项目单位在标书时存在明显的偏向,会针对某种设备,或者某个生产商家编写标书,这回阻碍高校设备采购招标的正常进行[2]。

三、政府招标采购机制的主要内容

(一)遵循规范的原则和程序。

政府招标采购机制中,要求招标采购活动要遵循公开透明,公平竞争,公正诚信的原则。同时还对采购程序进行了明确的,较为严格的编制,分为五个步骤,采购人提出采购计划,和相应的预算,报经主管部门审核批准;再由财政部门进行一系列的审核和编汇工作;采购人再根据财政部门批复的预算,修改采购计划;再由采购管理部门确定采购方式,并批复给采购人;最后采购人根据批复的采购方案,寻找具有政府采购业务代理资格的采购代理机构,完成采购工作[3]。

(二)统一的采购组织和方式。

政府招标采购体制中,根据相关部门与单位的财政隶属关系,依照法律法规的相关规定,在财政部门的监督管理下,进行统一的领导和分级管理,依照统一的要求,选择采购方式,完成采购活动。

(三)严格的政策和法律监督。

为了保证政府招标采购的工作质量,要求招标采购的任何环节都要依照相关法律法规的规定和要求:与之相关的法律规范有:《招投标法》,《合同法》,《预算法》,《审计法》,《政府采购管理暂行办法》等。同时,负责审核工作的财政部门,管理部门要对政府招标采购的各个环节进行严格的监督。

四、政府招标采购机制在高校设备采购各个环节中的应用

(一)以法制观念指导设备调研。

在高校设备购入之前,为了对购入设备的基本情况和各项参数有详细的了解,需要对高校设备进行详细的调研,做出精确的性能评估,确保购入设备符合高校所需。为了确保设备调研的质量,在进行调研工作时,要用法制对设备调研工作进行指导和管理:按照相关法律法规规定的程序和要求开展设备调研工作;加强设备调研的监督和管理力度,避免出现重复购置的现象;加大惩罚力度,杜绝通过变化设备名的方式拆分计划,逃避招标的现象。

(二)选择合适的招标采购方式。

可以通过设立采购小组,组织用户答辩,邀请专家参与的方式,判断即将采购的设备是否可以进行免招标;还可以根据采购设备的特点,讨论得出合适的采购方式。为了确保采购的设备的质量,可以利用信息技术建立起网上竞价系统,进行公开招标,尽可能大的扩大招标范围,通过多种渠道。

(三)进行严格的审核和监督。

从设备采购计划的提出,直到设备接受验收,完成交付,每个环节都必须进行严格的审核和监督。依照科学,合理,合法的要求,挑选专业能力过硬,责任感强的人员,组成专门的审核监督小组,在特定的阶段,比如验收阶段,可以邀请专家加入团队;同时,要严格按照规定的程序,对每一阶段进行详细的审核,将审核的结果,以及设备的参数等详细信息进行落实和公示,以确保每个阶段工作的准确无误;进行明确的权责划分,将责任具体到个人身上,当监督过程中发现问题时,可以及时找到负责人,尽快解决问题,保证招标采购的顺利进行。

结语

在高校设备采购中应用政府招标采购机制,能够提高采购效率,保证采购质量,做好设备购入工作,购入合格安全的高校设备,从而为高校教学工作和科研工作的开展打好基础。

摘要：本文首先对高校设备进行简单的介绍,再提出政府招标采购机制的主要内容,之后对政府招标采购机制在高校设备采购中的应用进行简单的阐述,并对如何更好地实现政府招标采购机制在高校设备采购中的应用提出一些建议,以供参考。

关键词：政府招标采购,高校设备采购,应用

参考文献

[1]董达,陈靖,韩永君.高校招投标采购的特点[J].实验科学与技术,2014,12(5):209-211.

[2]贾丽娟,陈靖.确保高校仪器设备政府招标采购质量浅议[J].实验室研究与探索,2015,34(7):273-276.

高校设备采购工作大家谈 篇7

李跃文, 湖南科技职业学院实训中心主任, 副教授, 硕士。研究方向:实践教学管理, 高分子材料改性。

许五龙, 湖北省黄冈师范学院新闻与传播学院助教, 教研室主任。研究方向:广播电视技术。

张存旺, 北京石油化工学院副教授, 资产处处长。

周信宏, 中国惠普信息产品集团商用台式机业务部总经理。

在《中国现代教育装备》杂志4月刊“政府采购与招投标工作”栏目中, 收录了北京科技大学钱大益副教授, 北京石油化工学院张存旺副教授, 湖南科技职业学院李跃文副教授, 黄冈师范学院许五龙老师4位同志的相关文章, 围绕文章内容及我刊关注的问题, 于2009年3月23日至25日对他们进行了书面采访。并在“惠普电脑普教百万捐赠计划暨‘惠普杯’中国教育信息化优秀论文评选活动启动仪式”现场, 专访了中国惠普信息产品集团商用台式机业务部总经理周信宏先生。

在受访者中, 既有高校设备采购部门的领导者, 又有实训中心、教研室这样的设备终端使用者;既有部委所属211工程校, 又有地方院校;既有设备的供应者, 又有设备的需求者。他们对高校设备采购工作认知的角度、方法也不尽相同, 鉴不能自照, 尺不能自度, 相信通过各方对此问题的交流与探讨, 可以推动对高校设备采购工作实施换位思考, 转变思路, 达到服务教学、相得益彰的目的。

问:您认为当前高校设备采购工作的难点是什么?

钱大益:北京科技大学是一个以工科为主的学校, 购置的大量设备专业性很强, 设备采购工作的难点主要表现为:

一是部分高、精、尖设备在招标过程中技术指标的确定。因为不同的厂商设备功能可能各有特点, 如何购置到老师们满意的设备, 技术指标的确定就成为难点之一。

二是自制设备和自行设计委托加工的设备购置。这类设备是老师为某一领域的科学研究需要自行开发的设备, 设备采购部门很少能参与意见, 也无法采用招标的方式采购, 并且还存在设计的参数如何实现的问题, 所以作为设备采购部门如何协助老师完成设备的加工验收也是难点之一。

李跃文:编制高质量的招标文件。

许五龙:我个人认为当前高校设备采购工作的难点在于招投标制度不完善, 教学院系作为仪器设备的使用方, 很难参与到整个的招投标过程中, 再加之国有资产管理部门、财务部门、招投标中心与教学院系缺少沟通、协调, 导致采购的仪器设备不能满足教学科研要求, 造成资源浪费的不良后果。

张存旺:我们学校是北京市市属院校, 近几年来北京市财政投入了大量的设备采购资金, 学校的教学条件有了显著的提高。我们学校在采购过程中, 严格按政府采购程序进行, 较好地完成了采购任务。但在采购中, 我们也遇到过以下难点:

(1) 由于采购的部分教学设备专业化程度较高, 很难找到三家以上的供应商, 流标的现象时有发生, 申请公开招标以外的其他招标方式, 程序复杂, 手续繁琐, 严重地影响了设备采购招标进度, 进而影响了资金的使用效率。

(2) 按照有关规定, 在招标过程中公布设备采购预算数, 超预算投标的现象减少了, 但投标所报的价格的差距较小的现象增加了, 有的一个上百万的项目, 最高与最低报价差距只有200元, 这样在设备采购招标中很难形成竞争。

问:您在高校设备采购工作中有哪些经验与体会愿和大家分享?

钱大益:做好采购工作的核心是要有完善的管理制度和采购工作流程。而在整个采购流程中, 主管设备采购工作的人员所起到的关键作用, 就是严格的把关、规范程序, 同时, 加强督导与协调。其次, 设备采购和管理工作与各单位息息相关, 在采购工作中, 主管设备采购工作的人员更多起到的是配合作用, 要清楚每个项目的执行者是各个学院的老师, 他们才是工作的主体, 设备采购部门处在配合的位置;而决不能喧宾夺主、让老师来配合我们做工作。只有摆正了自己的位置、认清角色, 才能够知道自己应该做什么、怎么做才能做好工作。也就是说, 在整个工作进行中, 实验室管理处应该是一个为老师们提供良好服务的角色, 而不是让老师为我们的工作来服务。

李跃文: (1) 充分利用互联网了解相关产品信息对于编制高质量的招标文件很有帮助。 (2) 所有的评标方法中, 采用综合评分法最有利于保证购得性价比最佳的仪器设备, 但程序较复杂。 (3) 评标过程中, 多参考投标文件中的产品说明书更有利于了解产品的真实技术性能。

许五龙:针对我们地方本科院校, 教学仪器设备采购主要以满足教学为主, 因此, 我认为应该着重强调仪器设备的教学实用性, 不能片面求多、求新、求专业, 只要能满足教学要求即可, 如果经费充裕或教学科研急需, 在做好充分论证的基础上, 可适当考虑高档贵重精密仪器设备的采购。

张存旺:在采购中, 我们第一, 严格按照政府采购程序进行采购。政府采购计划内的项目, 必须通过政府采购立项、随机选择有资质的采购代理机构、委托采购代理机构公开招标进行采购;计划外的项目凡是资金达到政府集中采购目录规定的限额标准的项目, 也要按政府采购程序, 政府采购立项, 委托代理采购机构公开招标进行采购;凡使用财政性资金采购集中采购目录内的设备, 不论是项目资金还是日常资金, 都按协议采购方式通过政府采购网进行采购。第二, 在提出技术需求时, 我们要求项目负责人要严格按照政府采购的有关规定, 不能提有品牌倾向和供货商倾向的条款, 采购代理机构必须请专家进行论证, 严把技术需求的公平公正。第三, 在招商过程中, 由于采购的设备专业性较强, 潜在的供应商较难发现, 我们反复向项目采购的老师强调要通过多种途径多与厂家接触, 在接触过程中, 要讲政策, 讲公平, 对所有的厂商都一视同仁。第四, 评标过程中, 为保证专家在评标过程中的公正与公平性。项目负责人与专家的接触必须通过代理机构, 并在代理机构的监控下只进行采购项目的技术需求方面的交流。

问:“3﹒15”消费者权益日刚过, 您认为高校在设备采购环节中是强者还是弱者?高校该如何保障自身权益?

钱大益:其实消费者与供应商是两个平等的主体, 不存在谁是强者谁是弱者。出现这样的问题主要是我们采购人员在合同签订时存在疏忽, 如果我们在商务谈判及合同签订时考虑的更周密一些, 就不会出现这一问题。我从事采购工作四年来, 还没有遇到。其实, 我们也应该与设备供应商做朋友, 俗话说“买卖不成仁义在”。只要供需双方建立了良好的合作关系, 就一定能顺利完成各项采购任务。

李跃文:采购国内生产的普通仪器设备, 由于选择余地比较大, 学校有较大的主动权;若采购国外生产的高精尖仪器设备或特殊仪器设备, 学校往往比较被动。在选择供货商时, 注意资质审查, 并且签订严谨的供货合同有利于保障学校的权益。

许五龙:我认为高校在仪器设备采购环节中, 处于劣势地位, 主要在于:目前市场上教学仪器设备名目繁多, 供应商服务质量良莠不齐, 教学院系在做设备申购计划时, 仅凭因特网等有限渠道去了解相关信息, 很难做出科学合理地认定, 有时对供应商的选择仅凭领导意志决定, 难以保证设备采购质量。

在仪器设备采购过程中, 高校应该建立科学合理的对于产品和供应商的综合评价体系和客观的评估程序, 做好充分的调研工作, 以保证采购到满足教学科研要求的仪器设备, 保障自身权益。

张存旺:高校的设备采购是政府采购的重要部分, 采购任务较大, 在采购中很难说是强者或弱者。在设备采购中, 严格按政府采购程序进行, 采取公开招标的方式进行招标, 形成有序的采购竞争, 购买上教师满意、学生满意的设备, 是我们永远追求的目标。在采购中我们曾发生过供应商中标后不执行合同的现象, 对于这类不执行合同的供应商, 采取法律手段费时费工, 效果不明显, 我们只能采取进入学校供应商黑名单等做法进行惩治, 但这样惩治法律依据不充分, 应加强这方面的立法, 保证采购人的合法权益。

问:购买国货是世界各国政府采购政策的基本原则, 购买国货成为许多国家政府采购立法中的一项重要条款。您如何看待高校采购中的洋货与国货?您认为面对当前的全球经济危机, 高校政府采购发挥着怎样的产业导向作用?

钱大益:应该说我们在采购设备时也尽力遵循这一原则, 所以采购一些通用的设备我们基本上都是购买国货。但我校是一个以工科为主的学校, 科研工作中需要大量专业性很强的设备, 目前, 国货在这方面存在很大差距, 满足不了教师科研工作的需要, 所以这部分设备只能是进口。

李跃文:在满足学校使用要求的情况下, 应尽量采购国货。在当前形势下, 高校政府采购对相关厂家有一定的帮助。

许五龙:目前国内政府采购中的确存在一些崇洋媚外的做法, 去年广州亚运场馆音响系统招标事件就是很好的例证。我认为目前国内很多厂商生产的仪器设备, 不论在生产工艺, 还是在技术指标方面, 都是能够满足高校教学科研需求的, 完全没有必要“非进口原装不买”。但是对于部分领域、部分专业所需用的一些专业仪器设备, 国内目前还不能生产或技术标准达不到技术标准的, 可适当考虑国外产品, 例如广电设备等。

在目前国际经济危机和全球经济滑坡的严峻形势下, 高校政府采购应该在满足教学科研要求的前提下, 尽量向国内品牌倾斜, 优先采购自主创新产品, 支持民族企业健康发展。

张存旺:我们在设备采购过程中, 执行国货能代替洋货的, 就一定要购买国货的原则, 但是我们不排斥洋货。在当前的经济危机中, 我们学校的项目负责人和设备采购管理人员, 大家都希望购买国货, 支持我国的实体经济。项目负责人在立项过程中, 充分的进行调研, 尽量选择“中国制造”的设备;在采购过程中, 我们严格执行进口设备的论证工作。通过这些有力的措施, 保证“中国制造”设备的采购量。

周信宏:国货与洋品牌是非常好的话题。惠普从上个世纪70年代末便和中国接触, 是美国在高科技领域里面第一个进入中国的跨国公司。我们一直都致力于做一个本土化的中国公司, 自从1985年中国惠普公司成立以来, 我们一直服务于国家的建设, 我们叫中国惠普, 而不像一些国外品牌叫某某中国, 所以我们身上可能有一些洋血统, 不同的DNA, 但我们确确实实有着一颗中国心。

医疗设备采购流程优化 篇8

1 现有医疗设备采购流程

医疗设备采购一般有以下几个步骤:科室提出申请,由预算会或院领导审批通过后交设备科执行,设备科根据轻重缓急、效益优先的原则制定采购计划、组织论证、市场调研,根据现有采购政策进行公开招标、竞争性谈判等招标采购工作,然后签订合同、验收、付款。此流程是一项复杂而漫长的活动,从提出采购申请到确认订单、选择供应商再到验收入库、货到付款等环节,除了采购部门外,还需要其他部门的介入与配合,这些部门不仅包括医院内部的临床、审计科、财务科等,还包括医院外部的供应商。在这个过程中,不同阶段的任务要有来自这些不同部门的人员来完成,要依靠他们的积极配合,采购流程才能顺利完成。

整个过程如图1所示。

2 现有采购流程分析

2.1 目前在该流程中存在以下问题:

现象一:签字等待时间过长。从流程图可以看出,设备采购有一个漫长的采购周期,其中尤其以政府采购过程为突出。因为医院用印的规定需要至少有分管院长的签字,从政府采购流程看仅领导签字审批环节就多达10个。《进口申请表》、《采购计划表》、协议、合同等对外文件均需要分管院长签字;财务要求走款也一律需要分管院长签字,10万元以上还需正院长签字;按照医院的合同管理办法,一个合同需要经过党办、审计、财务、律师等环节审核,这又是一个漫长的公文旅行。而这么多的审核,往往流于形式,缺乏实质性的内容,看似谁都管,其实谁都不管。

备注:*为需要院领导签字或多部门联合审批环节

实际工作中,只有同时进行多个项目的审批,才有可能完成正常的工作量。但是多个项目的同步进行,需要不断增加核对才不致出错,同时不增值的环节占据了大量的工作时间,无疑是一种浪费。

现象二:订货周期长。临床业务部门提出采购需求后,经过批准,采购部门在多个供应商之间进行报价、询价、还价等来回谈判,最后选择性价比好者进入政府采购或者签订合同。其后等待供应商交货及结算。再加上现象一提到的签字等待时间,年初的计划到年底执行,次年到货,再过一年结算都不是少见的事情。

现象三:部门间信息不够流畅。整个采购流程贯穿临床科室、采购部门、仓库、财务等部门,这里面,每个环节都有等待发生,一旦信息停滞,错误就容易发生。以付款为例,由于设备经常是直接发到使用科室,发票交仓库后,出库手续需要使用科室补办,往往出现出库手续拖延很久仍未办理的情况,造成发票积压,迟迟不能付款;有的供应商半年一年后过来查账,要进行多个部门的协调才能找出问题所在,这些都属于重复劳动和无效劳动。

2.2 采购工作的问题分析

2.2.1. 缺乏供应链管理思想,没有意识到建立与供应商的合作伙伴关系对发挥医院竞争优势的促进作用。

由于缺乏对供应商的系统评价和关系建立,医院在需要采购时都是从以往搜集的供应商资料中临时筛选或凭以往和供应商打交道的经验决定,导致在询价中耗时过多或因为不适合的供应商选择导致采购货物的质量、到货时间等难以控制,也无法取得供应商在客户响应上的配合。

2.2.2. 缺乏对医院内部流程工作的有效管理。

由于没有意识到采购在医院价值链活动中的重要地位,仅仅视为一个辅助部门,缺乏部门间对采购工作的配合。而医院为强化内部管理而形成的部门间互相监督签批、反复沟通协商使得采购工作难以提高效率,无法对临床需求做出快速响应,导致采购周期漫长。由于采购部门是敏感部门,医院对其管理看上去好像层层把关,但实际上只是增加了繁杂的手续,降低工作效率。如果能建立透明公开的供应商评价体系,很多无谓的手续就可省去。例如要求供应商预留5%质量保证金的环节,医院作为强势的买方,货物采购基本是货到验收合格后才付款,按行业规则有至少一年的保修期,合同里也有明示,但有关纪检部门仍强制要求预留5%的质量保证金,使采购流程越来越长。

3 采购流程优化策略

3.1 与供应商建立战略合作伙伴关系,实现以客户需求为中心的即时采购

经过严格评审的供应商作为医院外部的战略资源,可以有效地参与医院内部的流程运作,并在商务条款、采购提前期、采购、质量控制与保证方面与医院达成长期的协议,提高采购柔性,提高医院响应临床需求的能力。通过即时采购,可有效降低采购流程的运作成本,提高物流速度和库存周转率。

3.2 加强医院信息化建设,加快信息流通速度

针对供应商众多,产品品种多、型号规格多的特点,医院应依托信息技术,建立供应商管理数据库,最大程度实现采购管理流程自动化,以降低采购成本。通过信息化改造把医院采购流程中原本分离的采购计划、库存管理、供应商选择、货物品名、型号规格、到货接收、成本管理等环节整合成一个整体,以实现关键数据能在最短的时间传递给相关工作人员,最大程度实现信息共享,降低采购流程同步作业的工作量,节约信息传递成本,缩短交易时间,降低交易成本,降低仓库库存,提高采购管理水平。信息管理系统中和采购相关的管理模块应有:

(1)采购计划管理:

如临床科室把预测采购计划输入数据库后,信息系统应可根据现有库存量、采购周期、使用量等信息自动计算出所需采购的品种、数量及要求到货时间。如无法实现自动计算,也应人工完成此部分内容,以使采购计划有明确的时间表可依。(2)采购订单管理:

一旦签订合同,按请购单生成采购订单。供应商发货后通知采购员,采购员输入发货情况,数据库由此生成入库通知单。

(3)验收管理:

到货后,仓管员(或科室)查看随货的订单号,与信息系统的入库通知单核对,审核无误后,信息系统根据入库通知单自动生成入库单。临床科室领用生成出库单,查验后如无质量问题,在出库单“验收”字段反映验收通过。

(4)财务处理:

财务人员根据信息系统的入库单、出库单、供应商实物发票做相应财务处理。根据各字段是否正常判断交易是否正常,如无误,数据库根据供应商付款条件资料自动生成付款日期,按期向供应商付款。

优化后,信息流和物流做到匹配,从而消灭因信息在各部门间传递而产生的停顿、等待、积压或错误等问题。

3.3 简化审批程序

研究表明,多数的业务处理遵从2/8法则,即在完成一个典型的业务处理中,80%的时间花费在等待、排队或跟踪等流程上,称为“等待时间”,不能增加业务的价值,只有20%的时间用于处理业务,称之为“任务时间”。要大幅提高工作效率,不仅要注重“任务时间”,同时要优化业务流程来减少“等待时间”。[2]如图1所示,同一个项目需要多次重复审批,如果在年初预算审批时给一个批复号,在项目运作的环节如招标文件、进口申请表、采购计划表、委托代理协议等可以依据批复号即可用印,签字审批可在医院确标(招标采购项目)或签订合同等关键环节。如此则可大大减少等待时间。

摘要：随着医疗水平的提高,医疗设备的采购量逐年加大。由于其采购受现行政府采购和国有资产管理等政策规范制约,加上医疗设备品类繁多、专业性强,导致其采购流程长、采购周期长。本文对现有医疗设备采购流程进行分析,并提出流程优化策略,以期达到缩短采购周期、提高采购效率的目的。

关键词：医疗设备,采购,流程

参考文献

[1]耿雁冰.陈竺:考虑形成基层医院和大医院联合体[EB/OL].(2011-03-04).[2011-03-10].http://www.21cbh.com/HTML/2011-3-4/2MMDAwMDIyNDA2MQ.html

高校设备采购风险与防范 篇9

从高校的一般仪器设备采购来说, 按照时间先后大体可将采购过程分为:计划与审批阶段、采购执行阶段、签订合同阶段、到货验收阶段、货款支付阶段。本文依照采购先后阶段, 探讨了每个阶段可能存在的采购风险和成因, 并给出了采购风险的防范对策。

一、高校设备采购存在的风险与成因

1. 计划与审批阶段

设备在采购前, 需要由校内设备使用单位提出购买计划申请, 报校内资产或设备部门审核, 审核批复后, 方可购买;如该 (批) 设备预算列入政府采购计划, 则由学校报政府采购管理部门 (省教育厅、财政厅) 批复。

(1) 采购计划风险

设备采购计划由设备使用教师提出, 如教师对相关设备在市场上的品牌、性能、价格、市场占有率等方面没有全面了解, 计划审核部门又由于责任心、专业能力缺失等原因, 未能及时发现问题, 则整个采购过程从开始就注定存在不足, 最终计划风险有可能导致重复购置、设备闲置等情况发生, 造成学校资金巨大浪费。

(2) 项目分解风险

将采购项目分解成几个独立的小项目, 从而使每个小项目金额达不到公开招标采购限额, 规避招标, 从而选择其他方式采购, 使得学校资金效益无法保证。

(3) 采购文件分包风险

由于采购人员专业技术水平欠缺或者其它原因, 采购文件分包出现失误, 未考虑实际操作和售后服务, 未考虑供应商优势, 导致流标, 使得采购效益无法最大化。

2. 采购执行阶段 (1) 时间风险

此种情况多出现在高校政府采购中, 政府采购预算编制要求高校每年的8月编制次年的采购预算, 时间跨度大, 高校在实际工作中难以准确预见未来设备购买情况, 到实际执行中出现较大出入, 造成所采购设备过时, 或者因价格变动等致使学校损失。

(2) 采购方式选择风险

采购方式种类繁多, 在实际操作中, 对各种采购方式优缺点不能很好把握, 或采购人员出于某种目的, 未选择最合适的采购方式而导致学校损失。

(3) 指定或变相指定品牌

使用人对某种设备指定品牌, 或通过限定特定的技术参数变相指定品牌, 使得同类设备的厂商无法进入, 采购无法形成竞争。

(4) 采购招标公告不在公开媒介发布

高校采购仅在学校内部网上进行公示和通报, 或通知个别相熟厂商, 而未按照公开的要求, 在公众媒体上公布, 造成潜在供应商无法进入。

(5) 专家评审组名不符实

学校自主采购中, 评标、定标不能完全由专家评审组裁定, 而由学校领导、纪检、财务、审计等部门组成采购领导小组也参与评定标。这有可能导致采购失误和腐败。

(6) 专家评审组组成泄露

这样可能造成投标人和评审专家联手操纵采购结果、增加采购成本。在实践中, 甚至发生专家库人员有限, 个别厂商在投标前能够拜访所有专家库专家的情况。

(7) 采购围标、串标风险

围标是指多个投标厂商自行或在某一厂商的组织下, 投同一个标, 协商谁投低标, 谁投高标, 谁中标。串标是指两个或两个以上投标单位虽然分别单独投标, 但不管谁中标, 都联合完成合同任务, 投入和利益共同分成。围标、串标严重损害了学校的利益。

(8) 忽视质量与售后服务, 忽视运输和安装

采购中过于看重价格, 忽视了产品质量和售后服务, 导致供应商在履行售后服务上大打折扣;需要运输和安装的设备, 在采购文件中未明确提出, 在采购过程中也未让厂商做出书面承诺, 导致事后发生纠纷, 影响学校采购质量。

(9) 人员诚信、责任风险

采购人员违反规则, 对采购进行排他性限制, 或将机密信息向特定供应商提供等。

3. 合同签订阶段

采购人员擅自与中标人签订变更招标实质性内容, 或者合同价与中标价不一致, 或者结算价超过合同价;学校自主采购项目, 普遍存在资料不完整, 建档不规范的问题, 一旦发生纠纷, 无据可查。

4. 到货验收阶段

供应商的延迟交货、质量不满足合同约定, 虽然在合同条款中约定了具体违约罚则, 但还是影响高校教学与科研的顺利进行;采购与验收职责未分, 校内采购人员又负责验收货物, 极易发生验收风险, 造成学校损失。

5. 货款支付阶段

在实际工作中, 经常发现使用部门因工作安排、人员变动等情况, 设备到货后, 并未真正投入使用, 但按照合同时间约定, 只能付款, 导致货物退换主动权丧失。

二、高校采购风险防范对策

1. 统一领导, 分工合作, 结合本校实际, 依法制定适合高校的内部采购制度

高校采购工作管理, 要在学校党委和行政的统一宏观领导下进行, 成立采购工作领导小组, 负责全校采购工作的宏观协调和指导工作;学校要有专门的机构来承担采购管理职责, 如国有资产管理处、设备处或采购管理中心;学校应在依照法律的前提下, 结合本校采购工作, 合理制定采购制度。制定采购制度在以下几个方面值得注意:

(1) 有效建立采购内部控制制度和流程

申请、审批、采购、验收、付款等环节应有授权制度;申请与审批、采购与验收、付款审批与付款执行应当分离, 以确保不相容岗位相互分离、制约和监督。采购中发生指定品牌等排他性行为, 在制度中应明确:由使用人书面说明原因, 且得到采购领导小组书面审批认可, 防范法律风险。制定应急采购制度, 防范先斩后奏风险。

(2) 大型仪器设备购置, 必须通过专家组论证, 避免采购失误。

(3) 学校纪委和监察审计部门以及教代会代表要共同进行监督, 以确保采购活动的规范进行。

(4) 采购管理部门职能仅为组织好采购工作, 而不能参与采购的评定工作。

2. 重视采购预算, 做好采购计划

要按学校发展规划和人才培养目标, 考虑各专业的发展情况, 加强对预算和计划的审核, 注重合理性, 综合考虑大型、精密、通用性强的仪器设备购置与使用, 要对设备需求做出长期规划和中、短期的计划, 防止出现重复建设。

在制定采购计划时, 为避免采购失误, 达到资金使用效益最大化, 应注意如下几个问题:

(1) 厂商参与制定采购计划

在某些较为复杂和专业的采购项目上, 如设备工程和系统集成等一些新兴领域, 在设计初期, 可选择一些厂商参与项目计划的制定, 借助厂商的专业知识来达到避免采购失误的风险。

(2) 形成批量, 统一采购

在时间和操作方便的基础上, 尽量形成批量计划采购, 甚至各高校间可进行联合采购, 以获得更高的资金效益。

(3) 科研和教学实习等, 所需设备物资在时间上有明确要求的, 要考虑到运输延误等风险。

(4) 采购计划分包是极其关键的一环。分包要有利于项目实施, 有利于形成充分竞争局面, 有利于项目实施后的运行、维护, 有利于得到最好的性能价格比和最优的服务。

3. 选择合适的采购方式

高校采购, 有自主采购、政府采购、委托采购机构代理采购三种情况, 其中政府采购又有集中采购和部门采购两种, 由于政府采购时间周期长, 因此, 如非必要, 高校一般都选择自主采购, 但在某些情况下, 比如在防范校内人情标上, 委托采购机构代理采购不失为一个好办法, 虽然表面上增加了采购成本, 但维护了采购的公正, 避免了采购失误。

从采购方式来讲, 一般有公开招标、邀请招标、单一来源采购、竞争性谈判和询价采购等方式, 加上近年高校普遍采用跟标方式 (某一高校采购的产品如近期在其它同类高校进行过招标, 经论证符合自身需要, 经校采购领导小组审批, 可直接比照同类高校采购的产品、价格和服务与厂商签订合同, 从而节约采购成本) 。采购方式原则上应该以公开招标采购方式为主, 更应该遵循实事求是、具体情况具体分析的原则, 按照采购方式优缺点合理选择, 提高采购工作效率, 规避采购风险。

4. 评标专家选择

专家素质与结构的合理性, 对于评标的公平公正、避免采购风险起到至关重要的作用。依照采购项目实际需要, 选取该专项采购领域中有着丰富知识经验的人员作为评审专家, 如本校人员能力不足以胜任, 应外聘专家。开标前, 做好评审专家组人员的保密工作。

5. 多渠道发布采购信息

为避免采购存在腐败交易行为, 求得学校资金效益最大化, 要求采购信息必须在公共媒体上发布, 比如学校对外网站、政府采购网站、报纸等媒体, 让更多的对采购感兴趣、满足采购要求的厂商参与到采购工作中来, 也给高校提供更多的选择机会。

6. 重视对厂商的资信调查

采购中, 对厂商必须进行资信调查, 认真查验营业执照、工商、税务年检证书、产品生产许可证、批准证书、委托授权证书原件、专利证书等, 避免事后纠纷, 损害学校的合法权益。

在金额较大的采购项目中, 要确保厂商的较高信誉, 可对公司成立年限、注册资金、在同类高校的业绩等进行限制, 规避厂商资信风险。同时, 加强高校设备采购部门的横向联系沟通, 防范低信誉投标厂商进入。

7. 评标方式的合理应用

在评标方式上, 有最低价中标、综合评定、专家投票、专家打分等方式, 学校可根据实际情况选择合适方便的评标方式。值得一提的是, 在某些大项目上采取预中标方式, 比如实验台建设, 在初评基础上, 预选几家作为预中标单位, 由每家完成一个样品实验室的建设, 根据样品, 最终确认中标人。该方式可有效避免采购失误导致全盘风险的发生。

评标后, 评标专家组必须写出完整的评标报告, 并由全体评标专家签名。

8. 合同的签订与归档

利用高校在采购中所占有的优势地位, 在合同签订中, 尽可能将风险转移至厂商一方, 采取先到货验收后付款的方式;如果项目金额较大, 时间较长, 需分期付款的, 要注意合理分配款项支付比例, 若在项目最后阶段, 厂商完成项目所需支出的费用, 高于其可收的尾款, 则要冒厂商不完成项目的风险, 同时, 则尽可能最大化延长款项最后支付时间, 避免因为无法及时付款导致厂商索赔。

合同签订要注意技术附件的细化到位, 尤其是进口设备, 更要细化到每一附件, 不能以标配等字眼代替。

严格控制合同变更。如需变更合同, 必须通过招标代理公司和学校采购领导小组审核, 与原供应商签订补充合同, 特殊情况下, 需重新采购。

采购项目完成后, 学校采购管理人员要及时将采购立项申请 (计划) 、批复、招标公告 (投标邀请书) 、招标文件、投标文件正本、投标厂商承诺、专家签字的评标报告、中标通知书、合同及附件、备忘录等资料及时归档, 以备查验。

9. 组织验收

采购项目完成后, 由使用部门验收;较大的项目, 应在纪检审计部门监督下, 采购主管部门、归口管理部门、供应商在场情况下, 由使用部门组织验收, 验收人应在验收单上签署意见。验收意见作为付款执行的档案材料归档。

三、结束语

通过以上分析, 高校采购风险大部分可以通过一定的制度、措施加以防范和规避。高校要完善风险控制体系, 规范招投标活动, 充分运用管理手段加强采购过程跟踪、监督和控制, 发现问题及时采取应对措施, 降低采购风险, 提高高校教育投入的经济和社会效益。

摘要：本文依照高校仪器设备采购在时间上的先后阶段, 探讨了每个阶段可能存在的采购风险和成因, 并给出了高校设备采购风险的防范对策。

关键词：高校,采购风险,风险防范

参考文献

[1]《中华人民共和国政府采购法》[M].2003

[2]黄培宇, 金明华.高校实行政府采购的利与弊[J].实验室研究与探索, 2005, 24 (5) :114-117

[3]孙德轩.采购付款中的风险防范[J].财会学习, 2008, 5:33-35

[4]邵延学.高校政府采购中的风险及其防范[J].经济研究导刊, 2008, 6:201-203

[5]杨鹏.工程类材料设备政府采购风险管理浅析[J].中国政府采购网, 2007-01-15

信息设备采购 篇10

中国铁建电气化局集团有限公司 (以下简称集团) 作为我国铁路建设四电领域的主力军, 在四电系统集成物资设备供应采购, 特别是在电气化专业相关设备的采购标准、流程管理、供应商选择等方面进行了探索, 形成了一套高效的管理模式。即在铁道部有关部门的统一集中领导和建设单位规范监管下, 由集团四电系统集成部门牵头负责审定技术标准和采购标准, 设备物资部门履行归口管理和采购职责, 集成项目经理部具体实施, 其他相关部门参与支持。

1 严控采购标准

电气化铁路站后四电工程所需的相关设备主要有通信、信号、牵引供电、电力供电四大类专业设备。其中, 牵引供电专业主要有牵引供变电工程设备、接触网工程设备及零部件、SCADA工程设备及控制保护、安全监控设备等;电力供电专业包括10 k V高压开关柜、低压开关柜、10 k V变压器、调压器、微机保护及综合自动化、交直流电源设备、箱式变电站、远动被控终端、箱式电抗补偿器等。

这些设备都具有专用性、系统性的特点。因此, 在设备采购过程中, 特别是制定设备采购标准——《技术规格书》时, 必须按照铁道部和总体设计要求, 比照国内外先进、品质优良的设备标准, 选择“先进、成熟、经济、适用、可靠”并符合技术标准的产品采购、安装、上线。对牵引变压器、自耦变压器、GIS开关柜、高压隔离开关、断路器、电压及电流互感器等牵引供电专业关键设备的采购更是如此。

《技术规格书》作为设备采购的基础性技术文件, 是招标文件不可缺少的部分和实施采购行为的重要依据, 是设备采购标准的重要体现形式。无论是在合同内采购专用关键设备, 还是按甲控招标采购通用设备, 都建立了同各设计单位和建设单位的良好沟通、报告机制, 坚持不定期向铁道部运输局客专技术部汇报项目进展情况, 旨在全面实现设计意图、准确把握采购标准、及时稳定集成方案。在编制设备采购《技术规格书》过程中, 重点把握以下几个方面的内容。

(1) 明确采用的规范及标准。采购设备应满足铁道部批复的初步设计及工程招标文件规定的标准要求, 具有国家级CMA, CMC或国际权威检测机构的检测报告, 属生产许可证、制造特许证、国家3C认证生产和认证的产品, 应有相应证明文件。相关设备的制造、试验和验收除了应满足《技术规格书》要求外, 需考虑其最新版本的可能性。

(2) 明确相关设备招标范围。首先明确设备采购需求, 在此基础上提出随机备品备件及质保期结束后2年的备品备件、专用测试仪表和专用维修工具和试验设备计划。生产企业或投标人应提出建议书, 并免费提供随机备品备件。

(3) 明确采购报价要求。明确相关设备的基本费用、技术服务、备品备件、专用工具的报价, 以便对报价进行评审。

(4) 明确接口和服务范围。鉴于电气化铁路相关设备接口较多, 在采购中对负责协调和统一招标包件各设备之间接口的设备供应商予以明确, 要求投标人应保证设备间接口满足招标人提出的相关资料信息和技术联络会议要求;与既有及后续设备提供单位相互配合, 保证接口之间的兼容性。投标人应承诺在质量保证期内, 若备品备件数量不能满足实际需要时, 应继续增加备品备件直至质量保证期期满为止。

(5) 明确生产、供货计划和保证措施。要求投标人应在投标文件中提供满足《技术规格书》规定供货期要求的生产、供货计划和供货保障措施, 并书面承诺如不能满足施工需要, 招标人有权采取紧急措施, 另行采购以确保工程进度, 也可采取调整合同数量乃至终止合同措施, 由此造成的一切经济损失由投标人承担。对于超重大件设备 (如牵引变压器) , 则要求投标人充分考虑现场的运输条件, 承诺中标后将产品运输到最终安装地点的设备基础上, 并在投标时提供运输方案。

2 明确对设备供应商的要求

根据铁道部行业行政许可管理要求, 部分电气化铁路相关设备上线需获得铁道部的行政许可。这部分铁路相关设备供应商必须取得铁道部行政许可才能进入铁路物资供应市场。在选择电气化铁路设备供应商时, 除要求有法人资格、具有有效的ISO 9000体系认证证书、一定运营或供货业绩、无不良缺陷记录或质量事故、满足一定注册资金要求等条件外, 要优先选用国内知名企业、资金实力雄厚、信誉度高的知名品牌, 选择国内高端或中外合资企业的设备。具体采购工作中, 为实现设备的可靠性、适用性、综合性、科学性、安全性要求, 在选择供应商过程中, 重点按资质、业绩、技术、保供能力等几方面提出限制条件, 针对供应商的试验检验手段、产品质量控制、售中售后服务严格要求, 使供应商保证生产供货周期, 为设备安装、调试提供有力的技术支撑。

2.1 严格筛选设备供应商资格

在采购过程中, 对设备制造商的注册资本金、质量保证体系、经营规模、财务状况、产品认证和检验试验、供货业绩和投标人方式 (如生产企业、联合体或代理商) 等方面的约束性规定进行审查, 选择推荐有实力、满足采购要求的供应商或代理商。

严格审查供应商经营状况及供货业绩, 确保供应商具备相应的履约能力;严格审查产品的质量认证、权威的检验检测报告、技术响应条款, 确保产品能满足技术需求;严格审查制造商、供应商 (代理商) 信誉, 规避产品发生过质量责任事故和有经济纠纷、司法诉讼的供应商。

对设备供应商资格审查采取2种模式, 即资格预审和资格后审。目前有的建设单位推行“资格前审”方式, 即为保证招标质量, 由建设单位、监督部门或招标人在发售标书前, 对潜在投标人的资格证明文件进行审查, 防止不满足资格条件的投标人弄虚作假、鱼目混珠。该方式有一定效果, 但因缺乏法规依据, 不能替代资格预审和资格后审。

2.2 明确设备的接口方案

要求制造商和供应商的制造工艺、设备、材料满足技术要求, 对其产品在电气化工程的兼容性和适用性负责, 并明确其产品可能存在的接口设备及接口条件, 要求供应商在技术联络阶段主动与施工单位、相关接口设备厂家共同确定接口事宜, 并将接口方案送招标人、设计单位确认。

2.3 严格设备的检验试验

在设备的检验试验方面, 供应商应在合同签订前提出型式试验及出厂试验的内容、标准、方法报采购方确认。出厂试验内容及标准应满足有关IEC, 中国国家标准或经投标人确认的标准规定, 采购方有权审查及参加出厂试验, 试验完成后, 应将试验报告提交采购方, 在得到批准后方能出厂发运。

2.4 完善设备的售后服务

在设备售中售后服务中, 供应商应派遣技术熟练、称职的人员到设备安装现场进行技术服务。提供现场安装的技术指导、现场培训、现场调试, 提供现场验收试验、3个月试运行期间和质量保证期内的服务。

目前, 高速铁路设备物资的市场处于培育发展阶段, 国内供应商在关键设备的生产制造、核心技术研发方面与完全满足招标采购、系统集成、安装调试仍存在一定差距, 对供应商的管理监督工作应进一步强化。

3 细化采购流程

《铁路建设项目物资设备管理办法》 (铁建设[2006]83号文) 规定了现行铁路物资设备管理体制。该办法规定:铁路建设物资设备分为甲方供应物资设备、甲方控制物资设备和自购物资设备三类。甲方供应物资设备 (简称甲供设备) 是指在工程招标文件和合同中约定, 由铁道部或建设单位招标采购供应的专用物资设备。甲方控制物资设备 (简称甲控设备) 是指在工程招标文件和合同中约定, 在建设单位监督下工程承包单位采购的物资设备, 主要是指对工程质量、安全和造价有直接影响的大宗通用物资设备。自购物资设备是指在工程招标文件和合同中约定, 由工程承包单位自行采购的物资设备。

3.1 甲供设备

甲供物资设备按《铁路建设项目甲供物资设备目录》分为铁道部管理供应的设备和建设单位管理供应的设备两大类。甲供设备由铁道部或建设单位负责采购供应并承担价格风险, 具体按施工单位上报的设备需求计划采购供应。生产厂家供货给施工现场, 项目部负责收货、点验。甲供设备的质量、供货期出现问题后, 需要建设单位、施工单位、生产厂商三方协商方可解决。

3.2 甲控设备

甲控设备由施工单位作为责任主体在建设单位监督下进行公开招标采购, 建设单位负责确定供应商资格条件 (适合于资格后审方式) 或合格供应商 (适合于资格预审方式) , 监督招标、开标、评标、定标全过程, 并负责审批、决定招标计划和招标结果。甲控设备采购实质上由施工或集成单位实施并承担价格风险, 其主要流程包括:编报审批采购计划、发布招标公告、发售招标文件、修改和澄清招标文件、递交投标文件、确定评标委员会、开标、评标、定标、公布、招标结果、发布中标通知书、签订采购合同等流程。实践中, 招标包件划分原则的确定、技术规格书、招标文件特别是评标办法的评审工作是制约招标工作成败的关键。甲控设备招标采购程序从开始到签订合同一般需要1个月以上, 签订合同到厂家生产供货, 大部物资设备仍需要1个月左右, 对一些工期紧的项目造成一定影响。

3.3 专用和通用物资设备

为适应客运专线系统集成建设需要, 铁道部就客运专线系统集成物资设备招标采购有关事宜下发了《关于客运专线系统集成物资设备招标采购有关事宜的通知》 (铁建设函[2007]723号) , 规定系统集成物资设备 (涉及通信信号、牵引供电、运营调度、旅客服务、动车组检修等系统集成范畴内的物资设备) 分为专用物资设备和通用物资设备两大类, 统一纳入系统集成总承包招标范围, 与系统集成总承包一并招标, 具体分类按铁道部批准的划分原则确定。该办法要求在系统集成总承包合同中应明确约定专用物资设备的具体名称、规格、型号、生产供应厂家及供货价格等;当同一专用物资设备的生产厂家多于1个时, 该设备由招标人 (建设单位) 综合考虑质量、价格、服务等因素后确定。系统集成通用物资设备采购, 执行铁道部《铁路建设项目物资设备管理办法》 (铁建设[2006]83号) 等相关规定, 招标采购工作在铁道部运输局客专技术部组织指导下按甲控物资物资进行公开招标采购。

3.4 物资招标管理

近期, 铁道部先后下发了《关于印发铁路有形建设市场交易规则的通知》 (铁建设[2008]56号文) 、《关于进一步加强铁路建设有形市场管理和招标投标工作的通知》 (铁建设[2009]119号文) 、《关于进一步完善铁路工程招标投标工作的通知》 (建建[2009]275号文) 、《关于印发铁路有形建设市场管理办法的通知》 (铁建设[2010]39号文) , 制定了招标文件和资格预审文件标准化文本, 旨在进一步规范铁路设备物资招标采购工作, 从根本上维护招标人投标人利益和铁路有形市场交易秩序, 树立良好的公众形象, 为铁路快速发展服务。在今后的设备物资采购工作中, 应坚决按照铁道部统一部署和规定开展工作, 坚持招评标工作的公开、公平、公正原则, 把招投标法律法规落到实处。

4 结束语

要实现铁路发展战略, 践行“以人为本、服务运输、强本简末、系统优化、着眼发展”铁路建设理念, 保证设备结构安全和系统功能的实现, 客观上要求在电气化铁路相关设备采购过程中必须综合比选、严格把关;站在安全第一、人民利益高于一切的高度选择“先进、成熟、经济、适用、可靠”的符合设计技术标准的产品上线, 选择国内外先进、品质优良的设备采购安装使用, 为提高电气化铁路的装备技术水平做好各项工作。

安玉涛:中国铁建电气化局集团有限公司, 工程师,