电话礼仪

电话礼仪（精选4篇）

电话礼仪 篇1

文秘工作人员的办公室事务处理能力在一定程度上代表着一个单位的形象。本文仅就办公室的电话接听礼仪和办公室接待工作两个方面, 作简要的分析和探讨。

一、电话接听礼仪

电话接听是办公室日常最频繁的工作之一。文秘人员接听电话应注意以下原则:电话铃响了两次后就应立即接听, 并注意运用“您好, 这里是×××公司”“请稍等”“再见”等礼貌用语, 语调要轻柔。接听电话时, 切忌嘴咬铅笔、吃口香糖。若有噪音或未听清楚电话时, 应礼貌地以“对不起, 我没听清楚, 您能再重复一遍吗?”请对方再说一遍。接听结束时, 要等对方先挂断电话, 要轻拿轻放, 不要用力过大。

办公室文秘人员在接打电话的过程中, 有一种特殊的任务就是要过滤掉一些领导不方便接听的电话, 例如广告业务联系或者是卖产品、拉赞助等。文秘人员需要先确定对方来意, 让领导避免无谓的干扰。

二、接待工作

日常接待是办公室工作的重要组成部分。客人来访的目的、任务、人数等细节问题需要办公室人员事先做好了解。办公室文秘人员的来客接待工作质量, 直接反映了本单位的工作作风和外在形象。

办公室文秘人员接待的无论是上级领导还是一般业务联系单位的客人, 文秘人员都应该真挚热情地欢迎。在具体接待工作中, 既不能低声下气, 也不可傲慢对待, 应在条件许可的范围内符合工作原理的前提下让客人有宾至如归的感觉。接待过程中, 应遵守“不铺张浪费, 更少的钱办更多的事”的原则, 同时还要为领导安排接待时间、接待次序, 做到通盘考虑, 从而提高工作效率。

一些来宾会谈, 领导有时也会要求办公室秘书人员参加, 这时我们的主要任务是要为领导准备会谈资料, 同时做好会议记录以及会议服务。除非领导授意, 办公室文秘人员不可参与意见。对于一些外地客人, 单位安排参观、游览, 需要办公室人员充当导游的角色, 秘书应提前到宾馆了解好交通路线、餐饮、休息点等细节问题, 参观内容和浏览景点要做出适当的介绍。

并不是每次来访都事先有约, 可以安排得井然有序, 当意外情况出现时, 秘书人员要灵活处理。遇到领导因某件急事而突然外出, 而他事先约好的客人又按约前来的情况, 如果领导留下指示, 那么就要按照领导的指示办理。如果没有留下指示, 办公室人员应向来访者说明情况, 请求谅解, 自己先陪客人, 等领导回来, 绝不能让客人独自坐在会客室。如果等了一段时间后, 领导还没有回来, 那么办公室文秘人员就应征求客人的意见, 看他是否愿意再等一会, 或者是否愿意先回去, 等领导回来后再与他联系。

当有客人贸然来访时, 办公室文秘人员绝不能因为没有事先预约, 打扰了自己的工作安排而怠慢他们。文秘人员首先要问清客人姓名、工作单位和有何事情。如果客人要求会见有关领导, 而经过联系之后, 领导没有时间或不愿意会见他, 办公室文秘人员就要灵活机敏地婉拒客人的要求。

接待客人时有电话打来, 文秘人员应先征得打电话的人的谅解, 请他过会儿再打来, 如果是领导在谈话的时候突然有客人找领导办事, 应该询问事由, 然后写便条交给领导。接待工作中, 总会有一些不受欢迎的人, 对这些不请自来的访客, 要展示我们的涵养和礼貌, 通过了解客人的意图, 请有关部门接待, 并及时报告请示领导。接待工作的意外情况是多种多样的, 这就要求办公室文秘人员摸索和积累经验, 不违反接待原则又机智灵活地处理各类突发事件。

摘要：处理繁复的办公室事务是文秘工作者的基本职责, 本文主要从办公室的电话礼仪和办公室接待工作两个方面入手, 简要分析文秘处理好日常办公事务礼仪的重要性。

关键词：办公室文秘工作,礼仪

参考文献

[1]钟筑.《商务秘书实务》, 重庆大学出版社, 2010

[2]胡鸿杰.《办公室事务管理》, 中国人民大学出版社, 2009

[3]谭一平.《现代职业秘书实务》, 中国人民大学出版社, 2009

电话礼仪 篇2

接电话礼仪

接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。无论是打电话还是接电话，我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。

1、及时接电话

一般来说，在办公室里，电话铃响3遍之前就应接听，3遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。

2、确认对方

对方打来电话，一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：“请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”但是，人们习惯的做法是，拿起电话听筒盘问一句：“喂!哪位?”这在对方听来，陌生而疏远，缺少人情味。接到对方打来的电话，您拿起听筒应首先自我介绍：“你好!我是某某某。”如果对方找的人在旁边，您应说：“请稍等。”然后用手掩住话筒，轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在，您应该告诉对方，并且问：“需要留言吗?我一定转告!”

3、讲究艺术

接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。

最后，应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处，这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。

4、调整心态

当您拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。

打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖;说话时，声音不宜过大或过小，吐词清晰，保证对方能听明白。

5.用左手接听电话，右手边准备纸笔，便于随时记录有用信息。

打电话礼仪

打电话时，需注意以下几点：

1、要选好时间。打电话时，如非重要事情，尽量避开受话人休息、用餐的时间，而且最好别在节假日打扰对方。

2、要掌握通话时间，

打电话前，最好先想好要讲的内容，以便节约通话时间，不要现想现说，“煲电话粥”，通常一次通话不应长于3分钟，即所谓的“3分钟原则”。

3、要态度友好。通话时不要大喊大叫，震耳欲聋。

4、要用语规范。通话之初，应先做自我介绍，不要让对方“猜一猜”。请受话人找人或代转时，应说“劳驾”或“麻烦您”，不要认为这是理所应当的。

手机使用注意事项

在手机越来越普及的今天，我们在使用手机时，应遵循以下几点原则：

1、不要在医院或者是在机场用手机，以免影响机场及医院的电子设备。

2、打电话时，请注意一下，有些地方是不允许使用手机的。如加油站，一些餐馆，酒吧，剧院，电影院以及火车行李站都禁止使用手机。

3、当不使用手机时，请锁住手机按钮，以防意外拨打诸如119、110、120等特殊的电话号码。

接、打电话常用礼貌用语

1.您好!这里是×××公司×××部(室)，请问您找谁?

2.我就是，请问您是哪一位?……请讲。

3.请问您有什么事?(有什么能帮您?)

4.您放心，我会尽力办好这件事。

5.不用谢，这是我们应该做的。

6.×××同志不在，我可以替您转告吗?(请您稍后再来电话好吗?)

7.对不起，这类业务请您向×××部(室)咨询，他们的号码是……。(×××同志不是这个电话号码，他(她)的电话号码是……)

8.您打错号码了，我是×××公司×××部(室)，……没关系。

9.再见!(与以下各项通用)

10.您好!请问您是×××单位吗?

11.我是×××公司×××部(室)×××，请问怎样称呼您?

12.请帮我找×××同志。

13.对不起，我打错电话了。

14.对不起，这个问题……，请留下您的联系电话，我们会尽快给您答复好吗?

办公室里的电话礼仪 篇3

Graham: Hey Lillian, you wanted to talk to me?

Lillian: Hi Graham, yes, please. Come in, take a seat.

Graham: What’s going on, boss?

Lillian: You just got one of the new smartphones, right?

Graham: Yup! Just got it a week ago. Pretty excited.

Lillian: Look, Graham, ①I know that they’re all the rage right now and that people seem to 2)be glued to them, but we need to talk a little about office etiquette as far as smartphones go.

Graham: What do you mean?

Lillian: Well I notice that you’ve been chatting a lot with one of those new face-to-face programs.

Graham: Yeah, it’s great for connecting with clients.

Lillian: Right, except the problem is that you’re making these calls from your 3)cubicle, and I think that some of your neighbours have half a mind to connect their office supplies to the back of your head.

Graham: Hmmm…I guess I am a little loud sometimes. There are still a few bugs, so sometimes the connection can be 4)spotty.

Lillian: And this is leading to some disturbances in the usual sea of calm.

Graham: Jeeze, I hadn’t thought about that. I’ll try to keep it down, or I’ll steal one of the offices for my calls.

Lillian: That’s excellent, ②but that’s not exactly what I was shooting for.

Graham: Then I’m not quite sure where you’re heading with this.

Lillian: Okay, ③I’m gonna stop beating around the bush. Connecting with the clients is great, and I’m happy to see you’re being 5)proactive, ④but it’s starting to get a little out of hand.

Graham: I take it you mean with how frequently I’m speaking to them.

Lillian: ⑤You’ve hit the nail on the head. I just don’t want this to move into the realm of harassment.

Graham: Yeah, I guess I see where you’re coming from. I have sort of been over-doing it.

Lillian: So from now on can you limit your calls and messages to just the necessary ones?

Graham: No problem, boss.

Lilliam: Good to go. Thanks, Graham.

格雷厄姆：嗨，莉莲，你有事找我？

莉莲：嗨，格雷厄姆，是的，我找你。进来吧，请坐。

格雷厄姆：发生什么事了，老板？

莉莲：你刚买了一部新智能手机，对吧？

格雷厄姆：是的！才买了一星期，非常激动。

莉莲：瞧，格雷厄姆，我知道现在（智能手机）十分流行，人们似乎都与之形影不离，但是我们需要就智能手机来聊聊办公室礼仪。

格雷厄姆：你指的是什么呢？

莉莲：嗯，我注意到你经常用一种新型即时软件来聊天。

格雷厄姆：是的，用来和客户交流真的很棒。

莉莲：好的，除了一个问题，就是你是在自己的格子间里使用这些聊天工具，而我认为你的一些邻座同事会因此分心来留意你的举动。

格雷厄姆：呃，我想我有时是有点大声。软件还存在一些错误，所以有时连接会不稳定。

莉莲：因此这就造成了对平日很安静的环境的干扰。

格雷厄姆：天，我之前并没有想到会这样。我会保持小声，或者我可以在聊天时偷偷溜进某个房间。

莉莲：很好，不过这并不是我（找你谈话）的真正目的。

格雷厄姆：那我就不太清楚你的用意了。

莉莲：好的，我不再绕弯子了。和客户联系是很好，我也很高兴看到你都是主动出击，但是这开始有点儿不可收拾了。

格雷厄姆：我理解为你是指我和客户联系的频繁度。

莉莲：你完全正确。我只是不想这进入到造成困扰的范畴。

格雷厄姆：好的，我想我明白你的立场。我（使用聊天工具）有点太过了。

莉莲：所以从现在开始，你能限制你的电话和短信数量，只接必要的那些吗？

格雷厄姆：没问题，老板。

莉莲：好好干。谢谢你，格雷厄姆。

Smart Sentences

① I know that they’re all the rage right now and that people seem to be glued to them. 我知道现在（智能手机）十分流行，人们似乎都与之形影不离。

all the rage: very popular or fashionable（风靡一时）。例如：

SOHO has never really been all the rage.

在家工作一直没能真正流行起来。

② But that’s not exactly what I was shooting for. 不过这并不是我（找你谈话）的真正目的。

shoot for: strive or aim for; have as a goal（争取得到或追求……；以……为目标）。例如：

No. 1 in sale was what I’ve been shooting for, but I never get close to it.

实现销售额第一是我一直以来的目标，但总是离目标很远。

③ I’m gonna stop beating around the bush.我不再绕弯子了。

beat around the bush: not telling sth. quickly and directly（旁敲侧击，绕弯子）。例如：

Mrs. Johnson loves beating around the bush at meetings. People usually bring their work to meetings.

约翰逊夫人在会上喜欢一再绕弯子，大家通常会把自己的工作带到会上。

④ But it’s starting to get a little out of hand.但是这开始有点儿不可收拾了。

out of hand: out of control（失控）。例如：

Drinking got out of hand at Sunday night’s party and half of them couldn’t come to work on Monday.

周日晚上聚会上喝酒失去了控制，到了周一一半人都上不了班。

⑤ You’ve hit the nail on the head. 你完全正确。

hit the nail on the head: to be exactly right about sth. （在某件事情上完全正确。）例如：

—I think the failure came not from the design of the product, but from the marketing tactics.

我觉得失败不是因为产品的设计，而是因为营销策略。

—I think you’ve hit the nail on the head.

员工电话礼仪-打电话该注意什么 篇4

转接客人或上司的电话

转接电话时，一定要问清对方的.姓名和单位。切记要重复确认转达的内容;

在为客人或上司转接电话时，一定要等到双方通了话，再轻轻放下自己的听筒;

接转了几次都无人接听，则每一次都要跟对方说：“对不起，请稍等。”

清楚对方来历和用意时，先不要挂线，经请示后再处理。

客人或上司在开会时的电话接听

首先向对方解释客人或上司正在开会，礼貌询问问对方是否需要留言

如有留言，应按电话备忘录的要求做好记录

如对方执意要通话，应记下其基本资料，请对方稍等，随后将资料写在便条上送交客人或上司并等候吩咐。

受话人正在会客时的电话接听

首先应跟对方解释并询问是否需要留言或劝其过会儿再打来;

如遇紧急情况，应请对方稍候，设法联系客人或上司以听其吩咐;

若受话人正在参加重要会议，则应礼貌致歉，婉劝对方过会儿打来;

上司或同事外出后的电话接听

说明上司或同事的大致去向;

说明大致的返回时间;

询问对方是否需要其它人代听电话或留言;

如在办公室接到别人打给上司的电话而上司又不在，应避免回答“没有来”或“一直未见到”，“还未来上班”等，而应答复“他/她 暂时不在办公室，有什幺事可以代劳呢?”等等。

公司内的工作电话

如有事求见上司，尤其是总经理或副总经理，一定要先用电话联系，请秘书转告或安排时间;

与同级同事联络也应先通电话，约定时间、地点，不要随便打扰别人;