确保档案工作规范化

2024-07-21

确保档案工作规范化（精选7篇）

确保档案工作规范化篇1

国家档案局中西部地区县级综合档案馆建设座谈会召开后, 省档案局积极谋划, 迅速行动, 采取多项措施, 切实加强规划内县级综合档案馆建设工作, 确保项目建设顺利推进。

为迅速传达贯彻落实中西部地区县级综合档案馆建设座谈会会议精神, 省档案局于5月15日召开了由各有关处室负责同志参加的局长办公会议, 研究讨论了加强规划内县级综合档案馆项目建设的具体措施;于5月25日召开了全省县级综合档案馆建设座谈会, 列入第一批和第二批中央投资县级综合档案馆建设的部分档案部门和相关市地档案局局长参加了会议。会议传达了全国中西部地区县级综合档案馆建设座谈会精神, 部分县市档案局对综合档案馆建设进展情况进行了汇报, 省档案局对下步全省县级综合档案馆建设工作进行了部署。省档案局局长张金锋对今后进一步做好全省县级综合档案馆建设提出明确要求:一要高度重视, 加强领导, 切实强化工作指导措施。要求省、市、县三级档案部门都要投入精力, 切实加强领导, 指导到位。相关市地一把手要迅速落实会议精神, 深入现场督办, 指导工程设计, 督促资金落实。省档案局将把县级综合档案馆建设作为综合检查评比的重要指标, 实行一票否决, 此项工作未达标, 将取消评比先进的资格。二要主动工作, 积极争取, 力求当地政府承诺兑现到位。通过积极努力使当地政府承诺的配套资金能够及时足额到位, 承诺的建设用地能够无偿划拨, 争取建设一个达到规范标准的、功能齐全的档案馆。三要抓紧前期工作, 确保按计划如期开工。要求各地最迟于10月底前开工, 如超过这个时限, 要说明理由。四要把好项目设计关, 确保档案馆建设功能布局合理。要与设计单位明确提出满足档案保管、对外服务、确保安全等要求。对设计要参与审查, 提出建议, 突出档案安全特殊性需要。五要加强督促检查, 确保建设项目达到预期效果。省市两级档案部门要加强督促检查, 投入力量, 强化监督措施。把好设计审查关, 凡未开工的建设项目, 设计完成后都要报省档案局进行审查。省市档案局要按照《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》组织功能验收, 验收不合格, 不得投入使用。在项目实施过程中, 省市档案局领导同志要到现场督查, 与当地领导交换意见。省档案局及时对建设情况进行每月通报, 并发送到市地党政领导和省级有关方面。六要超前谋划后期工作, 确保新馆完工之后尽快发挥作用。要求各地立足自身, 创造条件在本级财政范围内解决新馆建成后的开办经费、设备购置等问题, 确保项目建设和新馆利用有序衔接, 使新馆尽快发挥作用。

为加强对全省列入规划内的县级综合档案馆建设项目的管理, 省档案局研究起草了《黑龙江省中西部县级综合档案馆建设项目管理办法》, 规范了建设项目的建设实施、资金管理、项目验收、监督管理等。在省档案局的组织下, 组成省市联合检查组开展了项目督查工作, 对项目的资金落实、建设规模、功能布局、安全管理提出要求, 同时积极协调有关部门, 努力争取落实二期项目的省级配套资金和新馆建成后的开办经费。

确保档案工作规范化篇2

档案工作规范化管理自查报告 1

我社档案管理工作近年来在区档案局的关心和指导下，加强了对档案管理工作的领导，进一步健全、完善了档案管理各项制度，购置了档案专用设施设备，及时开展了档案资料归档工作，积极开发档案信息资源，强力推进档案信息化建设。对照《省机关档案工作规范化管理自查标准》，逐项自查评分，获得83.5分，达到了档案工作规范化管理省三级标准要求，现将相关情况报告如下：

一、档案基本情况

（一）组织管理情况

一是成立了以分管办公室工作的副主任为组长，办公室主任为副组长，办公室及相关股室负责人为成员的档案工作领导小组，确定了一名兼职综合档案管理人员。二是完善了档案工作制度，制定了档案工作计划，将档案工作列入了领导议事日程，并将档案工作纳入有关人员目标考核内容，加大经费投入，保障档案工作经费逐年增加。三是加强档案业务培训，近年来我社派人多次参加省、市、区档案部门举办的业务培训，还多次邀请区档案局业务人员到我社机关对档案工作进行现场指导，为机关档案工作的规范化、标准化管理打下了坚实基础。

（二）设施设备情况

我社机关按照《机关档案业务建设规范》要求，设置了一间约16平方米的综合档案室，购置了档案柜、电脑、复印机、灭火器等档案设施设备，档案库房基本达到“八防”要求。

（三）业务建设情况

一是我社机关根据《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》及《国家档案局8号令》要求，结合我社机关档案工作实际，分别制定了《档案室管理制度》、《档案管理规范》等制度和《档案分类方案》、《机关文件归档范围》及《文书档案保管期限表》。二是对20xx年前形成的文书档案按照《文书档案案卷格式》标准进行立卷整理归档；对20xx年以来形成的文书档案按照《归档文件整理规则》标准进行整理归档，并对其它门类和载体档案分别按照各门类档案规范要求进行整理归档，截至20xx年末，共形成档案211卷。

（四）档案信息化建设情况

我社机关在加强纸质档案管理的同时，加快推进档案信息化建设，配备专用电脑，使用档案部门统一规范的档案管理软件，对20xx—20xx形成的档案建立了目录数据库。

（五）档案开发利用情况

一是我机关积极完善档案利用制度，分别建立了档案查、借阅、利用效果等登记簿。二是编制文书档案《案卷目录》1本，《归档文件目录》31本等检索工具，为安全保管和快捷准确提供档案资料发挥了重要作用。

二、存在的问题

按照《省档案工作规范化管理办法》的要求，我社档案工作还存在以下方面的不足：一是《档案法》等法律法规的学习、宣传不够，干部职工的档案意识需要进一步加强；二是档案管理现代化水平还有一定差距，档案人员运用现代化手段管理档案的技能有待进一步提高。三是编研工作需进一步加强。

三、改进措施

一是要严格按照《省档案工作规范化管理办法》要求，加强对档案法律、法规的学习，不断提高干部职工档案意识和档案法制观念；二是要加强档案管理人员的业务培训，特别是加强计算机管理档案知识的学习，不断提高现代化管理档案水平。三是加快推进数字档案室建设，充分运用现代技术管理档案、查阅利用档案，确保档案检阅利用精准快速和实体档案安全。

档案工作规范化管理自查报告 2

为使我单位档案工作实现规范化管理，今年以来，我们把档案管理工作同其他工作一样，作为重点抓好抓实，同时纳入了目标管理，由主要领导挂帅，分管领导亲自抓，档案管理人员具体抓，各股室密切配合。首先是开展档案法律法规、档案知识的宣传教育，增强全体职工的档案意识；其次是搞好业务培训；再次是组织人员对当年和以前的一些零散文件、资料认真收集、整理。严格按照规范化标准抓好档案管理、基础设施建设、业务建设，使本单位的档案工作上了一个新台阶。最近，我们对照《xx省档案工作规范化管理办法》进行了自查，自查得分86分，现将情况报告于后，请予考评、验收。

一、档案管理

为适应档案工作发展的需要，首先落实了档案管理机构和人员。成立了综合档案室，由分管领导许军伦同志任组长，各股室负责同志为兼职档案员，并配备了政治可靠、具有大专文化、业务较强的专职档案员。二是抓目标管理。把档案工作纳入目标考核，与奖惩挂钩、逗硬兑现。三是抓制度建设。根据有关规定，结合档案工作的实际，我们制定了《档案管理制度》、《安全保密制度》、《归档文件整理制度》、《档案人员岗位责任制》、《档案资料借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》等，为我单位档案工作实现规范化管理打下了基础。四是严格档案案卷质量。在档案整理中，我们抽调工作踏实、业务熟悉的同志集中整理，并邀请区档案局的同志进行业务指导，力求收集齐全，分类准确、整理规范、确保案卷质量。

二、基础设施建设

根据《档案工作规范化管理办法》的要求，我们专门安排了1间18平方米的房间为综合档案室，做到了档案室、查阅室、管档人员办公室三分开，购买了2个档案柜，保证了档案资料的安全存放，配置了电脑一台、档案管理软件一套、空调一台、灭火器1具、干湿温度计一个、防虫药等。目前，整个档案室做到了设施设备齐全，达到了档案保管保护“八防”要求。

三、业务建设

为使我单位档案工作更加规范化，我们严格按照《归档文件整理规则》和《xx省档案工作规范化管理办法》实现了计算机管理档案，并全部进行了著录，同时，根据本单位档案工作实际情况，制定了各项业务规章制度，如《分类大纲》、《归档不归档范围》、《保管期限表》等一律报送区档案局审批，并认真对照执行。使文件的归档率达98%以上，准确率达99%以上。本单位结构合理，案卷质量符合规范。

四、档案信息的开发与利用

档案管理最终目的是利用。近年来，我们在搞好档案管理的同时，积极搞好档案的开发与利用工作，为领导的正确决策、办公室和部门工作提供了大量的档案资料，档案的查全率、查准率达95%和98%以上。同时，我们还变被动服务为主动服务，编写了质量较高的档案利用效果，积极主动提供给领导和有关部门作为工作参考。如我们编写的《大事记》、《机构沿革》等，具有一定参考价值。

虽然我单位档案等级认定工作取得一些成绩，都是区档案局的具体指导，我们自身努力的结果。特别是在档案管理、基础设施建设、业务建设、档案信息开发与利用等方面取得了重大突破。但由于历史和客观条件等原因，在档案材料的收集、分类等方面还存在不足。我们力争在以后的工作中总结经验，改进不足，不断探索新形势下档案工作新途径、新方法，使我局档案工作规范化管理上档次、再上台阶。

档案工作规范化管理自查报告 3

市档案局：

根据宜档发[20xx]22号文《关于开展档案工作规范化管理执法检查的通知要求，结合20xx年档案工作规范化管理复查结论对我局档案工作存在问题进行了整改。现对照四川省机关档案工作规范管理（一级）标准进行自测，认为基本符合此标准。现将我局档案工作的主要情况报告如下：

一、档案工作的组织管理做到了“一个建立、四个统一、四个强化、二个监督”

“一个建立”：建立了局机关综合档案室。我局于组建了综合档案室，负责管理全局自1983年11月建局以来，在审计工作中形成的各个门类载体的档案。综合档案室的建立，实现了档案工作的归口管理。

“四个统一”是：档案工作在局党组统一领导下，由办公室统一负责，按照XX市审计局档案工作管理制度统一管理，档案立卷后移交档案室统一保管。根据局里的规定，全局各部门在工作中形成的全部档案材料均移交档案室集中保管，任何人不得自行保管、占有。自综合档案室建立以来，各科的审计档案，除跨的、未办结的、不归档的以外，统一在档案材料形成的次年4月底以前、文书档案6月底以前立卷，移交档案室统一保管。

“四个强化”是：

1、强化档案工作的领导。我局党组对档案工作十分重视，由总审计师邓维莲分管，办公室主任彭建平主管，并明确了档案工作的领导体制。局党组把档案工作纳入议事日程，重大问题集体研究决定。分管局领导、办公室主任、副主任经常听取档案工作汇报，检查档案库房安全防护情况，档案库房搬迁后组织档案的整理上架，落实档案库房建设的有关事宜。

2、强化档案法规的宣传贯彻。我局对档案法规的宣传贯彻十分重视：⑴组织全局职工认真学习审计档案准则、档案法、档案法实施办法；⑵面制定了一系列保障档案法规得到贯彻的规章制度：①是规定了部门立卷制度，各部门形成的归档材料由各部门立卷后再移交档案室；②是制定了主管领导档案工作职责、档案人员岗位职责、档案收集归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计移交制度、档案利用制度、重大活动档案登记收集制度、资料收集制度、电子文件归档与管理制度、档案保密制度等。这些制度的落实，保证了档案法的具体实施。我局档案室建立以来，没有发生过违反档案法规的事件。

3、强化档案工作目标责任管理。为了推进档案工作的科学化、规范化，我局明确了档案员岗位职责、部门兼职档案员岗位职责。并且把按时完成档案归档任务、保证档案安全，列入目标任务，年初有计划，年中有检查，年底进行考核。

4、强化档案工作的经费保障。为了适应档案工作的发展需要，从19以来，局里安排9万元用于阅览室、档案库房建设、购置微机2台、防磁柜1个、吸尘器1台、档案柜24个、空调机2台、窗帘及其他安全设施。

“二个监督”是：一是接受市档案局和省审计厅工作部门对我局档案工作的监督。我局档案工作，每年向四川省审计厅报送《地方审计机关档案工作基本情况统计年报》。在市档案局和省审计厅的指导下，使档案管理方面的有关问题得到较好解决。二是加强对本局各部门和全市区县审计系统档案工作的监督。每年一、二季度归档季节，档案员都要到各职能部门指导督促归档工作的开展，检查归档质量。每年第三季度，要求各区县审计局向市局报当年档案统计年报。

二、加强档案工作的基础设施建设，适应档案工作规范化、科学化的要求

（一）我局档案库房、档案工作办公室、阅览室总建筑面积达3113平方米。档案库房具备了良好的避光、通风、防潮、防火、防盗等条件，周围无危害库房安全的隐患。库容量可容纳形成的档案。库房内放置有灭火器材，为降温除湿，安装了凉霸柜式空调机一台，夏季库内温度可保持在24℃以下，湿度在60%左右。

（二）配置适应档案工作向科学化、现代化发展需要的设备。局里为档案室又换一台配置更高的联想微机，为档案工作纳入计算机管理创造了条件。办公室并配有扫描仪，打印复印机一体机、数码相机、录音笔，优先保证档案工作的需要。

（三）为适应档案整理利用阅览的需要，安排有档案人员专用办公房间和阅览室各一间。

（四）档案装具规范。档案卷皮、卷盒从市档案局购买，符合国家标准，归档案卷摆放整齐美观。

三、档案工作的业务建设实行“五个制度”、“三个加强”

（一）“五个制度”。

1. 按——组织机构（问题）分类制度。我局结合业务工作实际，对文书档案按——组织机构（问题）进行分类，建立了分类大纲。这样分类既方便档案整理，又方便部门立卷，又便于今年查找利用。由于我局内部机构从建局以来多次变化，档案室还编制了“组织机构沿革”，供检索档案时参照查考。

2. 按归档与不归档范围及保管期限表归档制度。为保证归档范围的统一，有效地防止发生不该归档的归档，该归档的不归档，以及长短期档案混合组卷问题，我局制定了档案材料归档范围及保管期限表，不归档材料的范围及处理办法，并认真执行，既保证了档案材料的齐全完整，又防止了归档范围过份扩大。

3. 定期归档移交和统计制度。我局规定，凡当年形成的审计档案应于次年4月底前立卷装订，移交进档案室。档案室应在7月底前准确填写本局档案报表，汇总全市审计档案工作情况年报表并上报省审计厅。对移交进室的档案，各部门有移交清单，档案室建有台帐，与统计表上的数据相符。

4.档案质量管理制度。我局制定了归档材料质量考核表，对归档材料的收集整理、材料的`书写格式、案卷的装订等进行了统一。对材料收集不齐全的、不符合质量规范的，移交时档案室不予接收，一律退回部门重新整理，保证了档案质量。

5.文件双套制保存制度。20xx--20xx年，我局开始采用发文汇集的办法，实行纸质和光盘双套制保存。

（二）“三个加强”。

1.加强档案分类整理。截至今年5月31日接收进室的档案材料现已全部整理上架。在整理中，案卷按照全宗、分类大纲和不同保管期限排列。编制的档号规范、齐全、统一使用阿拉伯数字。库内建有存放示意图。

2.加强档案防护管理。库房安装空调器后解决了夏季降温和除温问题。档案室坚持每日对库房温湿度进行检测。坚持每季度对柜内档案检查一次，检查案卷有无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀和散失现象。

3.加强档案微机管理。档案室装备有微机一台，为微机管理档案提供了条件。档案员曾参加全国审计系统计算机初级考试，并合格。我局全部档案已建立数据库进行管理，文书档案达到文件级目录数据库管理。

四、抓好档案信息的开发利用

（一）档案工作人员熟悉室藏档案内容和案卷分类排列方法，档案上架后的位置、顺序。档案室编制了案卷目录、全引目录、文号索引、专题文件汇集、会议简介、专门档案目录等检索工具查找案卷迅速。

（二）编制案卷目录、页码齐全，使档案查阅人查阅方便。

（三）坚持做好档案借阅、归还、利用效果登记。

（四）编制了机关大事证、全宗介绍、组织机构沿革、基础数字编辑、发文汇集等编研资料。

五、我局档案工作尚须进一步提高的几个方面

（一）要加强对本局兼职档案员和各区县审计局档案员的业务训练。

（二）要加强本局会计档案的规范化管理。

特此报告。

档案工作规范化管理自查报告 4

我镇档案管理工作自20xx年晋升为省三级单位后，始终坚持贯彻档案法律法规，始终把机关档案工作纳入部门工作目标考核，坚持规范化管理。今年为实现机关档案工作复查合格，切实制定档案整改方案，改善档案保管条件，强化档案业务建设，健全档案管理制度和完善归档、保管责任制，现档案管理工作已基本完成。现将自查情况报告于后：

一、机构与组织管理方面

自《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》颁布实施以来，我们通过培训专、兼职档案员和职工会议，认真学习、宣传有关档案法律、法规和条例，提高全体干部职工对档案工作的重要性、必要性的认识。建立、健全了档案工作管理体系，制定了档案管理办法和制度，使机关档案工作步入了规范化、制度化管理。

为完善档案管理工作，我镇建立了综合档案室，配备专（兼）职档案员2名。建立了档案管理工作领导小组，由主要领导任组长。并把档案工作纳入了机关工作目标管理和年终考评的重要内容。在完善档案管理工作中，及时解决了档案工作所需的人、财、物等问题。做到了统一领导，统一机构，统一制度。实现了各类档案、资料集中统一和规范管理。

二、基础设施方面

专门建立了综合档案室面积45平方米。新添置档案柜3个，计算机1台，建立了电子文档管理系统。使机关档案保管条件能满足存放今后十年的档案资料和运用现代手段管理各类档案资料。

三、业务建设方面

对各类文件材料、资料的归档、书写、打印格式、技术处理等均按照档案管理的规范要求，全面完成归档。应归档文件材料的归档率达到了100%。坚持了上年应归档材料，在次年3月底前完成立卷、归档、编号、编目、排列入柜任务，做到了无积存零散遗失文件。至20xx年止，共形成各类档案资料3269件、206册。其中：①文书档案3269件（其中永久907件，长期751件，30年493件、短期808件、310件）；②会计档案198盒（会计凭证125盒、会计帐簿5册、会计报表68盒）。③照片档案1册。其案卷分类、组卷科学合理。档案目录符合规则，保管期限划分准确，排列编号规范。编有醒目的库房、柜、格档案存放指引标记。建立了档案统计台帐和档案基础数据库，检索工具编制配套。能保证查找档案资料快捷、准确。并坚持了库房温湿度测记，杜绝了霉变、虫蛀现象发生。

四、档案信息开发利用方面

综合档案室专职档案员，熟悉室藏档案内容，做到主动、热情、积极为机关提供档案信息服务。并坚持档案查（借）阅及利用效果登记制度，较好地解决了部门各项工作中的实际问题，同时编有《档案全宗介绍》、20xx年—20xx年《大事记》等参考资料，为我镇开展两个文明建设服务发挥了重要作用。

档案工作规范化管理自查报告 5

为全面提升综合档案馆档案管理水平，实现档案管理规范化、标准化现代化，进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《省档案工作规范化管理办法》170号文件精神，在州档案局的指导下，我局争取县委、县政府对档案工作物力财力的投入，使档案在基础建设、档案利用等方面取得了一定的成绩，现对照省国家档案馆工作规范化管理标准自查得分为71分。现将自查报告如下：

一、机构与组织管理

我馆在20xx年评定为国家档案二级馆的基础上，按照省档案工作规范化管理办的要求，结合我县实际，重新对照标准细则申报省三级档案馆。作为本目标考核重点任务，成立了档案规范化管理领导小组，对档案规范化管理工作进行了具体安排部署。

我县档案馆直1960年成立以来，实行局馆合一、两块牌子，履行档案行政管理、保管和利用两种职能，属县人民政府直属事业单位（正科级）。档案局、馆内设办公室、财务室、业务指导股、管理股，共有编制13个，占编人员8人，工作人员3人，全部达到大专以上文化程度，业务人员主动与州档案局联系，接受业务及工作指导，积极参与省、州档案部门举办的各种业务培训，使档案业务工作进一步提升。

二、基础设施建设

我县档案馆新馆于20xx新建项目，建筑面积2320平方米，其中库房面积771平方米，20xx年开工、20xx年建成，20xx年投入使用，为我州档案系统县级综合档案馆首批建设项目。项目总投资为608万元，其中中央预算内投资441万元，档案新馆共有四层，一层主要分布展厅，接待厅和功能用房，二层主要分布各类档案功能用房，三、四层主要为档案库房和办公室。

三、业务建设

(2)开发利用工作除日常工作期间的查阅利用工作正常开展以外，档案馆实行了节假日档案查阅利用预约制，通过预约可实现公休日和节假日查档利用；设立了档案和已公开现行文件利用大厅，内部设备设施的采购安装工作正在进行中，11月底将基本完成，投入使用；爱国主义教育基地展厅设计制作由康定卓怡公司以189000元中选承建，设计及制作和展厅内容收集工作正在进行中，按合同11月30日前将完成展厅制作，投入使用。

四、信息化建设工作

如何实现档案工作规范化篇3

关键词：档案管理；规范化；标准化

我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

二、重新组合案卷

将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化馆藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。

三、注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、分门别类，充分利用档案原基础

对那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，既大大提高著录速度，又便于迅速查寻。

五、用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

六、实施“以我为主”的归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管的完整化、利用价值的最大化和检索利用的便捷化，而“以我为主”的归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时机，只有完成现行阶段任务的文件才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确文件归档的重点和进行合理的分工，即要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

七、提高人员素质

档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。

参考文献：

[1]杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001

年版。

[2]王荣国、李东来：《数字图书馆的概念形态及研究范围》，《图书馆学刊》，2001年第5期。

确保档案工作规范化篇4

1 学生党支部工作现状和面临的主要问题

近年来,高校学生党员发展工作总体上取得了较大成绩,随着学生规模的增长,高校学生党员的数量每年都在递增,学生党支部的数量也在随之增长。学生党支部中,绝大多数学生党员政治热情高,他们能够认真学习党的基本理论和指导思想,在大是大非问题上能够旗帜鲜明、立场坚定;在组织观念上,绝大部分学生党员党性原则比较强,能够自觉遵守党的纪律,维护党的团结和统一;在思想品德和学习方面也比较突出,较好地发挥了先锋模范作用;大多数的支部书记和支委成员能够按照党的要求,尽职尽责、坚持制度、努力工作,联系广大同学,不断创新党支部的工作形式和活动方式,努力将支委建成支部的核心,将学生党支部建设成为大学生思想政治教育的坚强战斗堡垒。这些都说明高校学生党建工作是积极有效的。但在看到成效的同时,我们也要看到学生党支部工作面临的问题。据笔者根据工作实际,归纳如下:

(1)学生党员和积极分子规模增大,学生党支部的设置不尽合理。高校招生规模逐年增加,致使每个专业、每个年级、每个学生班级的学生人数逐年增多。改革开放后党在社会主义建设事业中所取得的辉煌成就,举世瞩目,更是吸引了当代以90后为主体的大学生群体。他们入党的积极性非常高,积极向党组织靠拢。目前,学生党支部的设置大多是按照自然年级设置的,这就必然造成了每个学生支部的党员数尤其是积极分子人数,数量巨大。对于数量如此多的积极分子如何进行有效的培养和考察,对于学生党员如何进行有效的引导和教育是学生党支部工作考虑的重要问题。有的学院一个学生支部覆盖好多班级,支部正常开展活动的时间都成为了比较大的问题。如此种种,都暴露出当前学生党支部设置的不尽合理。

(2)学生入党动机呈现多样化,理想信念不成熟、不坚定。当前部分学生的入党动机日益复杂化,表现出盲从、虚荣和功利化倾向。加之现在大学生的就业压力十分巨大,而招聘单位大都以政治面貌是否为中共党员作为招聘和录用的条件之一,致使很多学生入党动机呈现多样化、复杂化,并具有功利性目的。此外,部分学生,尤其是新生,对党的发展历史,现阶段的方针、政策缺乏系统的了解,入党多数为家长要求,表现出理想信念不很成熟,入党有一定的盲从性。

(3)学生党支部工作不够规范,学生党员发展的标准和程序不够细化,出现了一些“重发展,轻培养”、“重数量,轻质量”的不良现象。党员发展条件就是党章中党员标准的具体化。《中国共产党党章》规定“发展党员,必须经过党的支部,坚持个别吸收的原则”,但是,党章关于发展党员的条件具有很强的原则性,定性的条件多而定量的条件少,主观的指标比较多而客观的指标较少,有普遍适用的条件而没有针对不同行业职业等的专门条件。由此产生了党员发展原则性强而党章中关于发展条件的操作性不强的矛盾。各级党组织制定的党员发展工作制度,也主要在工作程序上进行规范,很少论及党员发展的条件,党员发展条件常常因人因事因时不同而变化。造成党员发展难以准确把握,甚至出现一些偏差,成为党建工作的一大困惑,同样也成为高校学生党员发展中的主要困惑。不同学校,同一学校的不同院系,同一院系的不同时期,党员发展条件都不尽相同。

支委学生党员缺乏对支部工作系统全面的了解,学生党员对发展党员的程序了解不深、不细,入党联系人对自身的职责认识不清,也缺乏相应的工作方法,致使培养考察工作出现表面化、形式化现象。

(4)学生党建工作人员政治理论修养、党务工作知识和能力欠缺,工作精力分散。高校学生党支部建设工作的主要负责人一般为辅导员,他们大部分是本科或硕士毕业后到高校工作的,思想政治教育专业毕业的辅导员不多。再加上他们比较年轻,平时工作繁琐,导致他们政治理论修养不高,党务知识和能力欠缺,大多凭经验或向其他同事学习来进行日常的党建工作,这就使得他们在进行学生党支部建设或指导和教育学生党员时政治理论和道德修养水平不够高。

(5)学生党员的党员意识不强,发挥党员先进性作用的意识和能力有待提高。学生党员对自己的主体地位认识不足。学生党员在学生中具有其特殊性,因为他不仅仅是学生中的一分子而且也是党组织中的成员,因此他们在平时除了学习外还应该积极承担党员的义务。而他们一般入党后往往忽略了党员的角色,在日常的学习生活中,不能积极主动的帮助有困难的同学,不愿积极影响和引导同学的思想和认识,而是被动的听从老师的安排,这样就不能起到党员的模范带头作用,体现党员的先进性,一定程度上使得学生党员在学生中的威信降低,这对党的发展是极其不利的。

2 规范党支部工作,完善学生党员发展体系,确保党员发展质量

2.1 建立和完善《学生党支部工作规范》,规范学生党支部工作

(1)细化入党条件。根据党章的原则性规定,结合大学生学习生活的特点,除了党章明确的条件要求之外,可以对学生党员的入党条件进一步细化。细化的原则一是突出价值认同;二是强调学业优先;三是要求同学公认。价值认同就是要强调学生对党的共同理想和信仰的认同感,能够树立正确的入党动机;强调学业优先,是在价值认同的基础上,对学生特别的要求,可以考虑分不同的年级而有差别的要求,但应该有一个底线即能够顺利完成学业;要求同学公认,就是要求学生党员要能够关心集体、关心他人,能够积极有效的影响他人,并付出行动,为集体和他人甘做奉献,这也是党群众路线要求的体现。

(2)明确入党程序和环节。程序正当和完备,是保证结果公正的一个基本前提。入党的程序也是这样。建立和完善从入党积极分子—院系初步党课培训—重点培养对象—学校党校培养—发展对象—支部重点培养和考察—预备党员—入党后教育—正式党员以及到党员党性的修养和思想理论的提高的完整的入党程序和环节,并对每个程序环节应该侧重培训和考察的重点内容和时间要求做出方案。

(3)明确支部书记、支委和入党联系人的职责。发展和教育党员是党支部的重要职责和主要工作内容。应按照党章和《基层工作条例》的要求,分别明确支部书记、支委和入党联系人的职责和任务,建立一定的问责制。督促和警醒他们忠于职守,以对党和个人高度负责任的态度对待自己从事的工作。

2.2 努力创造条件,将学生党支部建立在班上

当前学生党支部大多是按年级设置的,党支部的核心作用和战斗堡垒作用之所以发挥的不够好,我个人认为原因有三:一是党支部面对的工作对象数量大,无论是党员、入党积极分子还是普通学生都很多;二是高校的学习和生活制度,限制了大家了解和交流的时间和机会;三是党员虽然分散在班级,但没有有效的组织和领导核心,工作的效率自然大打折扣。基于以上原因分析,笔者认为,将党支部建立在班上则有效避免了以上种种弊端,使得党支部的工作更为有效。

党支部建立在班上的难点有二:一是低年级党员数量少,很难达到在班级设置党支部的标准;二是学生党支部的数量扩大,增加了基层党组织的管理难度,尤其是配备党支部书记的难度。对于第一点,我们可以按专业班,一二年级或一二三年级合并建立党支部,即相对减少了按年级设置的人数巨多的弊端,又有利于在支部的建设中培养支委的梯队,以利于之后的班级党支部建设。对于第二点,可以因地制宜,充分发挥辅导员、党员班主任和专职党务工作人员的积极性,配备好党支部书记。

2.3 加强对学生辅导员、学生党支部书记和骨干学生党员的培养

学生辅导员、学生党支部书记和骨干学生党员在学生党建中起着至关重要的作用,首先,制定规范的培养考核制度,平时对这支队伍进行监督并进行定期培训,不断提其业务能力和党性、理论修养水平。其次,要对其进行工作方法的培训和教育,以提高其工作水平。第三,要提高其利用现代教育手段,加强学生党建工作水平的培训。网络现已成为学生对外交流的重要信息途径,因此我们必须要用正确、积极、健康的文化来占领网络阵地。

总之,新修订的《中国共产党普通高等学校基层组织工作条例》是新时期下高校学生党建工作的重要指导性文件。党建工作者要严格按着《工作条例》的要求,积极思考党建工作面临的现实问题,提高认识,真抓实干,才能保障高校学生党建工作的顺利进行,才能为高校实现“培养德智体美全面发展的中国特色社会主义事业合格建设者和可靠接班人”的伟大任务而提供坚强的政治保障。

参考文献

[1]黄耀元等.构建“三级党校”培训体系加强高校学生党建工作[J].新西部,2010(4):11-12.

[2]刘子金.高校学生党员发展条件的设计探索[J].中国校外教育(下旬刊),2008(3):46-47.

如何推行档案工作规范化标准化篇5

在我国进行文档一体化改革和建立文件中心是十分必要和可行的。文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时的一种有益补充。它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法，文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设

臵将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文体一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要

牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资

料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

浅谈如何实现档案工作规范化篇6

【关键词】档案管理；规范化；准则；完善

受信息时代的影响，要保证档案管理工作能做到系统而且规范，在管理的时候，要摒弃已有的管理制度，现在的人们存在误区，对档案管理工作没有正确的认识，认为这种工作可有可无。这种想法是错误的，一直以来，档案管理工作都是我国社会以及经济进步的动力，如果能管理好档案并且合理的利用，那么对社会发展是有积极意义的。做好档案管理就要在管理现状的基础上，借鉴其他的管理经验，适应档案管理的新发展，完善档案管理。让混乱的档案管理变得有秩序、有规范。

一、档案管理的问题

档案管理工作存在着严重的不统一性，人员配置不合理以及案卷数量方面都有严重的缺失。更重要的是上级管理工作与下级管理工作严重的不一致性，给档案管理工作的执行力度带来了严重的滞后问题，不能更好的衔接上，为此，首要的要求就是规范上下级的管理工作。档案管理工作是一个系统化的进程，是通过人们日益摸索出来的管理办法，我们需要结合发展的要求与信息技术相结合的办法，才能将工作细化、规范化。

二、档案管理的规范化

1、全面普查案卷。这一环节是档案管理的最初阶段，现在综合性的档案管理很多，而且大部分的档案都没有很好的管理，长期处于混乱阶段。有些档案在移交的过程中，没有确定保管期限，也有部分档案标题不清，甚至是没有具体的标题。一些档案中的目录混乱，由于档案管理不当，有些档案还存在着重叠甚至是多份，在众多的档案中更有不少档案已经没有了参考价值。上述的这些档案混乱现象，要仔细的处理。首先在对其管理的时候，要将没有价值的档案剔除，留下的全部都是有参考以及利用价值的档案，以免在用计算机管理的时候，出现重复，影响管理效率。2、重新组合案卷。档案的内容或者是目录混乱的地方要重组，重组就是将存在某种联系的档案重新组合在一起。如果档案中的页码、目录混乱就要将这些档案再加工，捋顺目录，使档案更加规范。这有利于科学管理档案，同时也能保证档案的利用效果。3、注意有效的维护全宗的完整性。在整理档案并且归档的时候，要坚持以我为主，保证档案完整，归档的文件主要是记载本单位历史文件，其他文件是次要的。在归档中，要知道，哪些文件是重要的，哪些文件是次要的，而且要保证归档的文件中，不应该有无用的档案，并且在归档的时候，还要注意档案不能有流失，有联系的档案在归档的时候，应该放在一起。如果某些讲述的是一个内容，那么在处理的时候，应该集中处理，这样才能保证档案的价值。档案在归档之后，也不会出现混乱，反而有秩序。以我为主的原则是在长期的档案管理工作遗留下来的，而且这个原则也推动了档案管理规范化的进程。在坚持以我为主的时候，应该处理好几个问题：首先是清楚档案归档的最佳时期，归档的档案是指成功完成任务的文件，这是归档的标准。如果档案没有完成任务，那么绝对不能归档，以免造成秩序混乱。管理人员要能分清归档文件的类型，知道文件中记录的内容。对于档案反映的内容应该仔细的分析，以免归档的文件重复率过高。如果归档的档案有重复，并且重复量较大，对于档案管理工作来说不是一件好事，这样的文件会使档案不完整，而且也浪费了管理时间。因此在管理的时候，一定要避免重复。

三、用“关键词”替代“主题词”

四、提高人员素质

能对档案负责的就是档案管理人员，从从事档案管理工作的人需要具备一定的素质，首先是政治素质，在工作的时候要有服务的精神，而且有政治感，對自己的事业很热爱，在工作的时候，能投入热情。其次是业务素质，对于档案的管理应该有专业知识，知道自己管理的内容，而且对于档案管理有关的法律非常熟悉。再次是文化素质，档案管理人员应该具有一定的文化水平，只有在这基础上才能开展管理工作，而且在工作的时候，善于总结工作经验，找到管理工作的不足，发现档案管理工作的规律。最后是有较强的工作能力，在管理的时候，出现问题，及时处理。此外，还要有一定的计算机能力，现代的档案管理工作基本上是靠计算机完成的，因此要求档案管理人员掌握基本的计算机能力。这样也能适应现代的档案管理工作。

五、结束语

随着我们信息技术突飞猛进的发展，运用信息技术管理文件档案已经提上了日程。它打破了传统的文件归档方式，运用计算机管理克服了重复工作的程序，强化了文件管理工作的超前管理，确保了档案工作的质量。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起，能够推进档案管理规范化的措施很多，我们要学会总结。为了更快的适应现代化档案管理，在开展管理工作的时候就必须坚持规范化。

参考文献

[1]黄淑莲.档案信息数字化问题刍议[J].办公自动化，2008年14期.

[2]郭立，陈桂珍.档案数字化建设工作的探讨[J].广东科技，2011年24期.

[3]马卫东，李丽红.实现档案管理规范化措施分析[J].经营管理者，2010年21期.

确保档案工作规范化篇7

关键词：档案工作；规范化；路径

中图分类号：G273文献标识码：A文章编号：1671-864X（2016）08-0295-01

引言

档案管理工作的规范化是实现企业档案管理现代化的重要一环，企业管理档案工作既要做好硬件设施的建设，同时做好软件工作的规范，如何实现规范管理，首先从档案的源头环节把关，即做好公文处理工作是实现档案管理工作规范化的重要基础。

一、档案管理工作规范化的重要性

随着改革开放和现代化建设的不断深入，企业管理愈发正规，档案工作作为企业管理的一环，也发生重要的变革，具有十分重要的地位和作用，为发挥档案工作在服务经济转型升级中的基础性作用，我们把档案标准化建设作为建设社会主义核心价值体系、积极推进企业品牌建设的重点工作，使其在推动创新企业文化理念中发挥独特作用。

二、档案管理工作规范化的路径

（一）行政公文的起草和制发是推进档案工作规范化的基础，档案的源头是行政公文，因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化管理打下牢固的工作基础。

首先，公文的书写、排版标准要统一、规范，符合国家的有关规定；其次，制发公文按照审批权限、同一的流程，内容格式要一致；

再次，使用文种要合理，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

（二）相近的公文重复性存档与杂乱无章的立卷是制约档案工作规范化的障碍，所以需要采用“以我为主”的归档原则，推进档案工作规化，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，在实际工作中需要解决三个问题：一是准确定位文件立卷归档工作的时效性，做好现行文件整理归档工作；二是明晰档案归档范围和保管期限，对档案归档工作明确合理的分工；三是坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

（三）提升归档文件的质量，归档材料收集的是否完整，是决定和影响档案存在价值的重要因素，因此，在推进档案工作规范化的工作进程中，一方面要注意做好立卷方法，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意做好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

（四）加快数据准备，推进档案信息化管理。

在原始档案管理基础工作的各个环节中，信息化、网络化已逐渐凸显其重要性，对于馆藏案卷多、年限久的归档材料使用信息化手段加以管理，可以提升档案的利用效率，但是突显的问题是量大且复杂的档案录入工作可谓是一项大的工程，如何做好信息化管理，需要做好以下工作：

1.分清录入工作的紧急程度。

在推进信息化管理的过程中根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排序，将公开的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先整理。

2.分层级的录入，提高效率。

可以将案卷分为三个层次进行著录，即将单一或查考价值低的档案进行案卷级著录；对一卷内几个文件涉及同一内容且须放置同一位置的档案进行文件组合级著录；而对重要或庞杂的文件则进行文件级著录。

3.分清类别，充分利用档案原始基础。

对于案卷基础好又具备全引目录的案卷，在著录时直接在全引目录上面分类标引，而对特殊形式的档案则可将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后统一制定出分类号。

三、结语

档案管理作为企业基础管理工作的重要组成部分，必须有良好的、规范性的标准，这样的档案管理才符合企业发展的需要，档案才能成为企业生存发展的基础，档案之路才会越走越宽。

参考文献：