电子学籍系统

电子学籍系统（精选12篇）

电子学籍系统 篇1

一、中学电子档案室建设现状

随着信息技术的广泛应用,越来越多学校开始建设数字档案室。对于目前中小学数字档案室建设的情况,有同志说:“一些学校已建立起数字档案室”,[1]也有同志说:“大多数学校已建立起数字档案室”[2],看法虽然不尽相同,但对建设数字档案室已经成为学校档案管理的必然趋势,“学校数字化档案室建设是提高学校综合档案室信息化水平的重要工作措施,是实现档案室数字档案信息资源高度共享的重要基础。数字化档案室建设对于促进档案信息资源有效整合,丰富数字档案信息资源,实现档案信息资源的共享,充分发挥档案资源在社会发展中的作用具有十分重要的意义”[3]已经形成共识。

“校园数字化建设和数字化教育,给学校档案室的发展带来了新的机遇,这个机遇的核心就是如何利用信息技术,将档案信息快速地向数 字化方向发展 ,使档案信息成为可有效利用和共享的重要的数字资源,成为学校公共服务体系的重要组成部分。”[4]为此,一些学校建立了学校档案室主页、学生成绩档案数据库、学生档案数据库、科研成果 数据库、教师 科技档案数 据库、全文档案 数据库等,使学校档案工作从传统模式逐步转向现代的数字化模式。

同时,学校数字档案室建设也面临一些问题,最主要的是多种系统难以“互联互通”。目前,各个学校都同时使用着多种不同的信息系统,如属地教育行政主管部门用于收发传输文件的办公系统、学生学籍管理系统、招生考试信息系统、中小学综合素质评价系统、教学评价评估系统、教师人事管理系统、学校资产管理系统等。“由于这些信息系统的建设研制来自各上级部门,建立运行的时间先后不一,它们开发设计的公司也不同,导致其应用平台结构不尽相同,造成了数据冗余、相互关联程度低,大量的信息孤岛出现。有时在对数字信息资源利用时,只能通过逐个地进入每一个平台系统进行检索,读取自己需要的信息。”[5]这样做即费时又费力。要实现这多种系统的“互联互通”,仅凭各个学校的能力难以实现。

教育部2013年8月11日印发的《中小学生学籍管理办法》(以下简称《办法》)和教育部办公厅2007年9月4日印发的《中小学学生学籍信息化管理基本信息规范》(以下简称《规范》),为解决这一问题提供了一种思路———基于电子学籍系统建设中小学数字档案室。

二、基于电子学籍系统中小学数字档案室建设的可行性

如上所述,学校数字档案室建设最棘手的问题是如何实现多种系统的“互联互通”。从目前情况看,试图从硬件或软件上入手实现“互联互通”难度极大,几乎不可能实现。唯一现实的作法是统一数据标准,且在全国范围内应用。问题是学籍档案不是学校全部档案,基于电子学籍系统建设中小学数字档案室是否行的通?笔者个人认为是可行的。理由有四:

1、学籍档案是中小学档案的主要内容

学籍档案虽然不是学校档案的全部,但却是学位档案中年增量最大、涉及项目最多、内容变化最快,“从幼儿园入园或小学入学初次采集学籍信息后开始使用,基础教育、高等教育、职业教育、成人教育有机衔接,”[6]伴随学生一生。这一点在《办法》中有着充分体现。

从学籍档案的建立看,《办法》第七条第一款规定:学校应当从学生入学之日起1个月内为其建立学籍档案。明确规定了学籍档案的建档时限。这样明确划定建档时限的在中小学档案管理实践中并不多见,而且将时间严格限定在学生入学之日起1个月内。从国家教育行政主管部门对中小学学籍档案建档的重视,足见学籍档案在学校档案中的地位与作用。

从学籍档案的内容上看,《办法》第七条第二款详细规定了学生学籍档案应包括:学籍基础信息及信息变动情况;学籍信息证明材料 (户籍证明、转学申请、休学申请等);综合素质发展报告(含学业考试信息、体育运动技能与艺术特长、参加社区服务和社会实践情况等);体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息等;在校期间的获奖信息;享受资助信息;省级教育行政部门规定的其他信息和材料等七个方面的内容。需要特别指出的是,上述信息已经远远超出了传统学籍档案所涉及的内容,包含了许多目前学校使用的其他系统中的信息。就是说目前学校中使用的一些系统中的信息,是可以归入电子学籍系统和学籍档案之中的。

从学籍档案与电子学籍的关系及管理模式上看,《办法》第八条的第一款不仅明确学籍档案分为电子档案和纸质档案。还规定了电子档案纳入电子学籍系统管理,纸质档案由学校学籍管理员负责管理。明确了学籍档案的管理责任人。这里值得注意的是与过去档案均由学校档案管理员统一管理不同,提出了同一档案不同载体分别由不同人员进行保管的方式。这种统一标准分别管理的模式或许就是学校数字档案室今后的管理模式之一。第八条第二款逐步推进学籍档案电子化,同时保留必要的纸质档案。在肯定了学籍档案电子与纸质双套制管理模式的同时,也肯定了学校其他档案应当实行电子与纸质双套制管理的模式。

从学籍档案的流转与保管方式、保管期限上看,《办法》第九条根据不同情况做出了相应的规定。第一款:学生转学或在基础教育阶段升学时,学籍档案应当转至转入学校或升入学校,转出学校或毕业学校应保留电子档案备份,同时保留必要的纸质档案复印件。学生最后终止学业的学校应当归档永久保存学生的学籍档案,或按相关规定办理。第二款:学校合并的,其学籍档案移交并入的学校管理。第三款:学校撤销的,其学籍档案移交县级教育行政部门指定的单位管理。

中小学档案一直没有一个全国性的规范与要求,《办法》是迄今为止唯一一部有关中小学学籍及学籍档案管理的部门规章。仅此我们就应当将学籍档案视为中小学档案中最主要的内容。

2、数据标准统一

《规范》定义了中小学学生学籍管理中涉及入学、转学、借读、休学、复学、升级、毕业、综合素质评价、学业考试、奖励、处分等管理工作所需的基本信息,包括:主管单位信息、学校信息、班级信息和学生信息等。这些信息中涉及学校所在地区类别、学校所在地区经济属性、学校办别、学生类别、班级类型、血型、港澳台侨外、考试方式、考试类别、奖励级别、学生获奖类别、处分名称、入学方式、学生来源、就读方式、教育结果、学籍异动类别、等级分数、流动人口状况、独生子女状况、民族自治县状况、学生注册状况、学籍变动处理状态共23类151项的代码设置。在此基础上建立了与学籍密切相关的主管单位信息模型、学校信息模型、班级信息模型和学生信息模型,并且规定了这些信息模型中数据的多值性、约束性和数据类型等属性。为建立全国统一、规范的学籍信息管理制度,提高学籍管理服务工作水平,促进全国范围内学籍管理信息的共享奠定了基础。不仅有效地解决了学籍档案的数据统一问题,也为学校数字档案室数据标准统一创造了条件。特别是对增量电子档案实现统一管理提供了可遵循的依据。

3、全国范围内应用

虽然《规范》2007年就已经明确规定了其适用于我国中小学学生学籍管理,但为进一步明确加快建设全国中小学生学籍信息管理系统,建立全国统一、规范的学籍信息管理制度,提高学籍管理服务工作水平。2013年教育部又以部门规章的方式颁布了《办法》。《办法》第二条规定:本办法适用于我国所有由政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、普通高中、特殊教育学校、工读学校(以下简称学校)和在这些学校就读的学生(以下简称学生)。第三条规定:学生学籍管理采用信息化方式,实行分级负责、省级统筹、属地管理、学校实施的管理体制。这两条不仅横向涵盖了我国所有小学、初中、普通高中、特殊教育学校、工读学校,纵向还涵盖了国家、省、地(市)、县级教育行政部门和学校。加上第三条所规定的学生学籍管理采用信息化方式,和确定的省级统筹、属地管理、学校实施的基本原则及各自的任务和职责,均为实现在全国范围内使用统一的学籍数据标准提供了规章性依据。

4、电子学籍系统的扩展性

虽然电子学籍系统解决了数据标准统一、全国范围内应用、学籍档案与电子学籍管理等问题,但学籍档案并不是中小学档案的全部。电子学籍系统也没有囊括学校全部档案,以目前电子学籍管理系统直接替代已有的全部信息管理系统,是不现实,也不可能的。需要通过对电子学籍系统进行必要的扩展,从而逐步实现对中小学档案的电子化管理。或许正是基于这种考虑,《规范》没有对学籍管理信息系统的数据库设计进行定义,为使用不同数据库管理标准化数据留下了空间。再者《规范》将信息模型中数据的约束性 (对于学籍管理系统中的各种数据来说,是否提供对这些数据元素的支持,支持到什么程度,称为对该数据元素的约束性。)分为必须的(意味着学籍管理系统必须要支持这个数据元素)、可选的(意味着某个学籍管理系统的实现可以不支持这个数据元素)、扩展的(本规范不描述扩展的数据元素,某个学籍管理系统可以根据系统应用需要扩展一些数据元素) 三个层次。这里的扩展性就为某一个学校在其学籍管理系统中根据本学校的系统应用需要扩展一些数据元素预留了可能,各个中小学校,或一定区域内的全部中小学完全可以根据自己的需要,将目前已经使用中的系统中的数据(电子档案)纳入(导入)电子学籍管理系统当中。

三、结语

虽然数字 档案室建 设是中小 学档案管 理的必然 趋势,但对于每一 个中小学校而 言 ,都是一个全 新的工作 ,并没有完全成熟的经验可供借鉴。电子学籍系统是全国统一的中小学学籍档案管理系统,但也是一项全新的工作,目前仍在推广之中,距完全建成并在全国联网使用还有相当的距离。面对两个新任务,基于电子学籍系统的中小学数字 档案室解决方 案虽然具 有一定的 可行性 ,但并不等于就能轻而易举的实现。我们应当借助电子学籍系统建设这个契机,依托电子学籍系统平台,从各自学校的实际出发,逐步将学校档案纳入其中,进而建成能够满足全国范围内学籍管理信息及其他档案信息共享的中小学数字档案室。

电子学籍系统 篇2

使用说明书

1、由各班主任上传本班学生信息。上传时请登陆《全国中小学生学籍管理系统》http://zxxs.gzsjyt.gov.cn/jsp/public/main.jsp#

2、用户名：XXXXXX；密码：XXXXXX。进行导入。

3、先将所输入的学生信息模板用《全国中小学生学籍模板检查软件》检查无误后进行导入。如果未经检查或检查有误的无法导入，或导入后很难处理。

4、每个班只能导入一次，否则不能通过查重。

5、其操作步骤如下。

（1）、登入系统后点“学籍管理”。（如下图）

（2）点击“学籍注册”。（如下图）

（3）再点击一次下面的“学籍注册”。（4）点击最右边的“学籍导入”。（如下图）

（5）点击“浏览”选择上传的文件。（如下图）

论高校学籍电子注册与教育公平 篇3

[关键词]学籍 电子注册 教育公平

所谓学籍电子注册，即各省、自治区、直辖市高等学校招生委员会办公室(以下简称省级招办)按照国家有关招生规定和核准并公布的年度招生计划对高等学校拟录取的考生予以核准备案并办理录取手续，每年9月1日之前将各高等学校在本地的招生录取数据信息报教育部。教育部对所报录取数据信息汇总审核后通过中国高等教育学生信息网分发至省级教育行政部门，供高等学校核对。新生报到后，高等学校按国家招生规定和《普通高等学校学生管理规定》对其进行入学资格复查。复查合格取得学籍的，进行学籍电子注册。核对录取信息有误或网上没有录取信息的学生，及时与学生生源地省级招办复核。高等学校新生学籍电子注册工作应当在学生入学第一学期开学后3个月内完成，并将学籍电子注册数据和统计数据(统计表附后)以纸介质和电子版方式报所在地省级教育行政部门。省级教育行政部门审核注册结果并反馈高等学校；报属地高等学校学籍电子注册数据、注册人数及未报到人数统计数据至教育部。教育部建立高等学校新生学籍电子注册数据信息档案库，对学生学籍信息、学历证书电子注册进行统筹管理。已经实施的学历证书电子注册是对高校“出口”的严格意义的规范，防止不良分子有机可乘，而学籍电子注册就成为高校“进口”的把关，杜绝了学校在学生没有学籍的情况下进行的招生。同时，学籍电子注册工作也是对新生名单核对工作的进一步规范和延伸，把在校生管理也涵盖了进来。这样，从高校招生网上录取，到高校学籍电子注册、在校生管理，以及学历证书电子注册工作，最终实现了高校学生入学录取、中间教育以及毕业离校的全程信息化规范管理。

众所周知，进入高等学校求学必须通过高等教育入学考试，按照考试分数的高低和报考学校的录取分数线获得相应的入学机会。如果有人没有通过这样一种公平公正的教育模式却仍然可以获得高等学校入学学籍乃至毕业证书，则使得高等教育入学考试——这个在全国有着广泛影响的考试制度变得有失公允，令人贻笑大方，即有失教育公平。

目前对教育公平的观点主要有以下几种：(1)教育公平就是教育机会均等，它包括两方面的内容:一是人人享有受教育的机会，二是人人公平接受高质量的教育。前者是指尚未实现教育普及时要达到的目标，后者则指已经实现了教育普及时所要达到的目标。从现实情况看，教育公平主要集中在2个阶段，即义务教育阶段和高等教育阶段。(2) 教育公平包括起点公平、过程公平和结果公平3个层面。起点公平指受教育者的人学机会均等;过程公平指在任何同一层次的教育中，向任何受教育者所提供的教育条件在形式上(学校类型)、数量(学习年限)、内容(学校课程)、质量(教学与师资质量)等方面是相同的;结果公平是指取得学业成功的机会平等。为保证教育的公平性，对教育中处于不利地位的受教育者采取补偿性的教育措施，以补偿其因不利地位所造成的损害。在实现教育公平的3个层面过程中，教育财政的供给与分配在现代教育中起着基础性、决定性的作用，是教育实质平等的基础。然而，可以肯定的说，以上所提到的教育公平问题是宏观层次的教育公平，当问题大而化小到微观层次时，教育公平所涉及到的问题就变得非常具体。例如，目前的教育公平是建立在考分公平的基础上的，但考分公平也是相对的，因为考试本身是有弊端的，不一定能全面真实地反映学生的情况，以一种有弊端的方法来选拔学生，本身是最大的不公平。所以，从另外一个微观角度来说，在国家出台高等教育入学考试改革方案之前，其自身的权威性不容置疑。通过高考取得高等学校入学学籍的学生的教育公平需要通过一定的措施进行保护，而高校学籍电子注册就成为维护高考权威的一项重要措施，对维护教育公平具有重大意义。

1.实行高校学籍电子注册工作可以进一步规范高校招生秩序和办学行为，切实掌握每年高校新生入学报到率和注册情况，为国家制定年度招生计划和宏观调控提供科学依据，从而有利于教育资源的公平配置。一方面，通过切实了解各高校基于学籍电子注册所衍生的学生信息情况，对于重要的科研院所、具有良好培养前途的学生，国家要加大培养力度，在一定程度上保证优秀资源的优先配置，培养杰出人才，带动社会进步；另一方面，也要确保其他院校、其他学生能够获取到相应的教育资源，实行公平配置，提高全民素质。也就是说，既要做到有所侧重，又要做到有所均衡。这样，国家的教育资源分配就会更加准确，可以在相当程度上维护教育的公平性。

2.实行高校学籍电子注册工作是高等院校在管理和功能上的重大跨越，为提高高校公共服务水平，树立“以人为本”的观念，促进教育公平的实现创造了良好條件。高等院校作为培养社会主义建设人才的重要部门，应该严格按照《教师法》中关于教师职责的规定，把师德建设目标化、具体化，反映到工作当中。由于高等学校的目标是培养高级建设人才，面对的是特殊的劳动对象，更加要求高等院校作为承担社会公共服务任务的重要一员，提升管理理念和服务理念，以人为本，是在现阶段，对于通过高考取得学籍的学生的最大认可与公平。

3.新生学籍电子注册结果是学生毕业时学历证书电子注册的重要审核依据。这相当于又多了一个关口，与学历证书电子注册相一致，把住了高等教育学生的进口关和出口关，进一步维护了教育公平。对规范、监督和检查各省招办录取工作，尽早排除学籍纠分隐患、违规行为，强化省级教育行政部门的监管职责，提高国家学历证书管理的有效性发挥着重要作用。从宏观上讲，如果将教育公平分为一是人人享有受教育的机会，二是人人公平接受高质量的教育，按照我国目前的实际情况，国家已经在两个阶段分别倾注了大量的人力物力来维护教育公平，例如：免除农民儿童义务教育阶段学费、高校扩大招生等。然而，到目前为止，仍然不可能不通过一定程度的择优考试（即高等教育入学考试）就允许全部高中毕业生进入高等院校进行学习。高校学籍电子注册制度就是维护公平的重要武器。

教育公平是人发展起点的公平，是社会公平的重要组成部分。落实高等学校学籍电子注册工作是切实加强教育公平的一项重要措施。高中毕业生通过严格正规的高等教育入学考试，取得高校入学学籍，国家应保护这些学生经过努力所获得的教育就会，维护教育公平。从另一个角度来说，如果将来真的可以不通过现行的高考制度，而是综合衡量一个学生的实际能力和平时成绩，就可以进入大学，则学籍电子注册的意义将更加凸显。到时候，高校学籍电子注册将与高中阶段的电子学籍乃至中小学阶段的电子学籍连为一体，将学生的电子学籍信息全部记录，甚至形成延续终身的信息管理数据，则亦将有益于社会的发展与进步。

参考文献

[1] 教育部关于印发《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》的通知，2007.3.13

[2] 周济.坚持教育优先发展 切实促进教育公平[N].中国教育报，2006.12(1)

电子学籍系统 篇4

教育部为规范普通高校办学秩序和办学行为,新生学籍电子注册应运而生,具体流程是省级招办录取结束后,将各高校在本省(自治区、直辖市)录取的新生数据报教育部。教育部在网上公布各高校经省级招办录取的新生名单,各高校在新生入校后上网核对本校录取名单,如果报道入学的学生信息与教育部录取的信息存在不一致的,提供证明材料,给予修改,取得学籍。已经报道但教育部信息中没有的学生是省级招办未上报录取数据或者是学校违规录取。居于前者,学校要及时与省级招办复核更正;居于后者,即学校违规招生,必须及时处理。

随着各个高校的发展,学生人数和信息大量增加。繁多的学籍注册信息如果采用人工方式进行管理不但浪费人力,而且效率低下,会影响注册数据的准确性。新生学籍注册管理信息系统采用MVC设计模式,运用面向对象的分析,设计方法。准确高效的完成了高校学籍电子注册的工作。

2 MVC设计模式

MVC是一种面向对象思想的开发模式。是Model-ViewController的缩写。

2.1 Model(模型)

Model表示数据和业务模型部分,是整个系统中的核心部分。Model采用面向对象的思想,将现实世界的对象抽象成为应用程序里的对象,通常一方面封装了这些对象的属性,另一方面封装了对数据的存储和隐含的业务逻辑。

2.2 View(视图)

View表示用户视图部分,是用户看到的与之交互的界面。其中并没有真正的处理发生,视图只是作为一种输出数据并供用户选择操作的方式。

2.3 Controller(控制器)

Controller表示流程控制部分。它调用相应模型或试图来完成用户的要求,是Model与View之间的枢纽。具体而言,一方面,它能解析和传递View输入的数据,将其转化成系统能够识别的对象,识别用户的操作,解释成对Model特定方法的调用。另一方面,对Model执行的结果和View事件,能够调用相应的View来反馈用户。

3 基于MVC模式的新生学籍电子注册管理信息系统的设计实例

如图2所示,该系统设计为B/S结构,后台数据库为SQL Server,应用服务器采用Tomcat5.0,并安装Java运行平台(JDK1.5)。应用JSP技术实现视图的功能,用Servlet技术实现控制器的功能,用Java Bean技术实现模型的功能。

系统分为基本信息,信息修改申请,信息校对,导入导出,系统维护五个模块。各个Jsp文件定义了信息的具体显示形式(表单、表格、标签等)并向Servlet传递用户请求信息。Servlet充当控制器的角色,调用doGet方法或者doPost方法,根据HttpServletRequest中参数的取值来决定何种操作,然后根据事件的不同从studentregister.xml文件中读取将要导向的页面。Model层由多个Java文件封装了新生学籍注册管理系统的相应业务逻辑。此外还有一些各模块公用的Bean,如DB包中封装了整个系统通用的对数据库的操作。

4 结束语

MVC架构的设计是构筑软件非常好的基本模式,将表示层和业务层分离,这样就允许更改表示层代码而不用重新编译模型(model)和控制器(Controller)代码。MVC模式允许你使用各种不同样式的视图来访问同一个服务器端的代码,它包括任何WEB(HTTP)浏览器或则无线浏览器(WAP)。MVC使降低开发和维护用户接口的技术含量成为可能。开发时间会得到相当大的缩减,它使程序员(java开发人员)集中精力于业务逻辑,界面程序员(HTML和JSP开发人员)集中精力于表现形式上。分离表示层和业务逻辑层也使得基于Struts的Web应用更易于维护和修改。综上所述,使我们感受到了MVC模式带给我们的种种好处:降低软件的数据表达、应用逻辑和数据存储等各部分的耦合程度,提高了软件的可重用性,减少了其维护成本等等。

参考文献

[1]孙卫琴.基于MVC的Java Web设计与开发[M].北京:电子工业出版社,2004.

[2]张洪伟.JSP网络开发技术与整合应用[M].北京:清华大学出版社,2006.

电子学籍管理制度 篇5

第一章 总 则

第一条

为规范义务教育学校管理，保障适龄儿童、少年受教育的权利，扎实推进素质教育，依据《广东省义务教育阶段学生学籍管理办法》，结合我校实际，制定本《制度》。

第二条 本《制度》适用于本校学籍管理。

第三条 义务教育阶段学籍管理采用信息化方式，实行学校统筹、分工管理、专人负责的管理体制。

学校统筹辖区内小学义务教育阶段学生学籍管理工作，教导处具体负责学生学籍管理工作，专人负责学籍信息收集、汇总、校验、上报，应用电子学籍系统开展日常学籍管理工作，并按分类整理，及时归档，确保信息真实、准确、完整。

第二章 入学与学籍建立

第四条 我校实行秋季招生，保障本辖区适龄儿童、少年免试就近入学。凡年满6周岁〔入学当年8月31日（含）以前出生〕的儿童，其父母或者其他法定监护人应当送其入学，入学应持本人及儿童、少年的户籍证明，到校办理入学手续，接受并完成义务教育。

第五条 学生初次办理入学注册手续后，学校应从学生入学之日起1个月内为其采集录入学籍信息，建立学籍档案，通过电子学籍系统申请学籍号及学籍辅号。学籍号以学生居民身份证号为基础生成，具体生成规则由国务院教育行政部门制订；学籍辅

号生成规则由省级教育行政部门制订，一人一号，终身不变。

第六条 电子档案纳入电子学籍系统管理。学籍建立后，学校教导处应通过电子学籍系统及时核准学生学籍。

第七条 正常升级学生的学籍信息更新，由电子学籍系统完成。

第八条 如学生法定监护人提出修改学生基础信息的，凭《居民户口簿》或其他证明文件向学校提出申请，并附《居民户口簿》复印件或其他证明复印件，由学校核准变更学籍信息，并报上一级学籍主管部门核准。

第三章 转学、休学与复学

第九条 学生不得随意转学，但有下列情况之一者，准予转学：家长工作调动、家庭住址迁移，或因其它特殊原因不能在原所在学校就读者。

第十条 学生转学由其法定监护人向学校提出书面申请，由班主任签字，学校审核同意并开具一式四份转学申请表，由学生法定监护人携带转学申请表到转入学校办理入学。转出手续完成后，返回两份《转学申请表》领取学生纸质学籍档案。转出、转入学生均需报镇教办备案。家长一般应在寒、暑假办理转学手续。学校不接收未按规定办理转学手续的学生入学，转学不得变更就读年级，毕业年级学生一般不准转学。

第十一条 学生在义务教育阶段转学或升学时，学校应通过电子学籍系统启动学籍转接手续，配合对方学校学籍主管部门予以核办，为学生接续档案。学校应保留转出或升学学生电子档案

第五章 学籍信息管理与规范

第十九条 学校学籍实行统一管理、分级负责制度，实行统一的电子学籍管理。

第二十条 各级教育行政部门和学校应当每学期复核学生学籍，确保学籍变动手续完备、学生基本信息和学籍变动信息准确。

第二十一条 学籍管理员要求政治素质好，实行先培训后上岗，并保持相对稳定。学籍管理员的基本信息须报送区教育局学籍管理部门。

第二十二条 学籍管理实行“籍随人走”。学校须建立健全学籍档案和学籍管理制度，依据教育部《中小学学生学籍信息化管理基本信息规范》的标准，按照上级教育行政部门的要求采集学生相关信息，为学生建立学籍电子档案和纸质档案，学生学籍档案资料应齐全、规范、准确，并永久保存。不得以虚假信息建立学生学籍，不得重复建立学籍。

电子学籍系统 篇6

关键词：电子表格函数；学籍管理；VLOOKUP；SUMPRODUCT

中图分类号：TP315 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）17-0050-03

一、引言

近年来，随着高等教育的发展，高校教务信息化建设的步伐也在加快，针对学籍信息的管理工作也越来越复杂，传统的人工和半人工的学籍管理模式使学籍管理的工作长期处于一个低效率状态，给学籍信息的查找、维护带来众多不便。

根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》要求，从2001年起对普通高等教育、成人高等教育等高校毕业证书实行电子注册，并且建立全国统一的学历查询系统，毕业生可以通过“学信网”进行在线查询，使各高校之间的学籍管理平台得以统一。[1]但是，学籍管理信息化是一项非常复杂的系统工程，“学信网”虽然使各高校学籍管理信息化平台得到了统一，但是其功能并不能解决各高校在学籍管理中的所有问题，如学籍信息统一维护、各项学籍报表统计等。

各高校在信息化建设过程中通常购买或者联合开发适合本校的教务管理系统，其中学籍管理是教务管理系统中的重要组成部分。此时一般高校学籍管理也就形成了两个信息化平台——“学信网”和“学籍管理系统”。

但是作为高校的学籍管理人员，报表通常使用电子表格（Excel）进行统计和分析，最终将准确的学籍信息按照模板上传至“学信网”，这样就需要反复对“学籍管理系统”和“学信网”进行转换、数据一致性校验。如何在规定的时间内将大量的学生信息进行整理、上报注册、统计，同时又要保证数据的准确成为难点。使用电子表格自带的一些函数，通常可以达到事半功倍的效果。

二、电子表格函数简介

电子表格是微软公司开发的办公套装软件（Office）的一个重要组成部分，它可以对各种数据进行统计、分析、处理和辅助决策，从上世纪90年代中期开始便广泛地在办公、管理、金融等众多领域进行使用。[2]而金山公司开发的WPS办公软件套装也同样有电子表格处理软件，大体功能与Excel类似，市场使用率仅次于微软Excel。

在电子表格中除了一般性的数据统计和处理功能外，还有大量的内置函数可以进行选用，可以进行复杂的数据处理，这些函数既可以单独使用，也可嵌套使用。通常情况每个函数都通过公式来标识，公式中涉及各类输入参数，输入参数可以是数字、文本、常量、公式、自身或其他函数，也可以是数组、单元格引用等，最终通过函数计算的方式给用户返回一个或多个结果值。

在Excel中函数共分为11类，有数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数、用户自定义函数。[2]函数由函数名和参数构成，一般格式为函数名（参数 1，参数 2，…），如基础性函数，绝对值ABS（number）、平均数AVERAGE（number1，number2，…）、日期DATE（year，month，day）。

本文主要针对学籍管理中实际遇到的操作问题进行总结，重点对VLOOKUP和SUMPRODUCT两个使用频繁的函数进行说明，对其应用环境进行举例分析，希望能给高校学籍管理人员提供一些帮助。

1.VLOOKUP函数[3]

（1）语法结构：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。

（2）主要功能：

在数据表的首列查找指定的数值，并返回数据表当前行中指定列中的数值。

（3）参数说明：

VLOOKUP函数中有四个主要参数作为输入。其中：

lookup_value： 所需要查找的值。

table_array： 需要查找的区域范围。

range_lookup： 逻辑值（TRUE：近似匹配，FALSE：精确匹配）。

2.SUMPRODUCT函数[4]

（1）语法结构：

SUMPRODUCT（Array1，Array2，Array3， ...）

SUMPRODUCT（（条件1）*（条件2）*（条件3）* …（条件n））

（2）主要功能：

基本功能是返回相应的区域、数组乘积的和，还可以用于多条件计数、求和。

（3）参数说明：

Array1，Array2，Array2，...为2到30个数组，其相应元素需要进行相乘并求和。

三、应用案例解析

1.案例一，“VLOOKUP函数”在学籍电子注册及名单校验中的应用

每年9月份，学校招生办公室会提供教务处一份已录取学生名单表格，名单中包含姓名、录取专业、身份证号等信息。教务处则需要对已录取学生进行分班、编排学号，并将信息反馈到各个院系。新生报到后，各院系提交已报到的学生名单给教务处。教务处会将已报到名单在10月底整理上传至学信网。“学信网”要求上传的数据应与学信网上录取库中的数据一致。以“学信网”录取库为基准数据对照“学信网”的上传数据要求根据我校教务系统数据进行缺失数据、字段填充。

“学信网”录取库中的数据包括KSH考生号、SYSSDM生源省市代码、XM姓名、XB性别、CSRQ出生日期、SFZH身份证号、ZZMM政治面貌、MZ民族、YXDM院校代码、YXMC院校名称、ZYDM专业代码、ZYMC专业名称、CC层次、XZ学制、XXXS学习形式、ZF总分、LQNF录取年份等等。

“我校教务系统”导出的已报到学生名单中的信息包括学号、姓名、曾用名、性别、学院、专业名称、行政班、年级、出生日期、政治面貌、民族、籍贯、户口所在地、来源地区、出生地、入学日期、毕业中学、宿舍号、电子邮箱地址、身份证号等等。

“学信网”上传数据字段有KSH考生号、XH学号、XM姓名、XB性别、CSRQ出生日期、SFZH身份证号、ZZMM政治面貌、MZ民族、ZYDM专业代码、ZYMC专业名称、FY分院、XSH系所函、BH班号、CC层次、XXXS学习形式、XZ学制、RXRQ入学日期、YJBYRQ预计毕业日期。

对比“我校教务系统”的数据和“学信网”录取库数据发现存在专业名称数据填充不完整情况；对比“学信网”录取库数据和“学信网”上传数据发现存在学号、班级等字段缺失情况。由于学生人数众多，逐一检查工作量比较大，而且容易出错，利用Excel中的VLOOKUP函数可以快速解决上述问题。如图1、图2所示，需要将“教务系统”数据中的学号、学院、行政班填充到“学信网”录取库新列。

求解步骤如下：

（1）在“学信网”录取库数据中新建“班号（bh）”和“学号（xh）”两列，并且将“教务系统数据”拷贝到另一个表单。

（2）以学生身份证号作为唯一条件进行查询，将两张表进行统一。

（3）在表单“录取库”中“班号（bh）”首行单元格中插入“VLOOKUP函数”，公式为：=VLOOKUP（E2，教务系统数据！A$2：G$2130，7，FALSE），如图3所示。

（4）在“学号（xh）”首行单元格插入“VLOOKUP函数”，公式为：= VLOOKUP（E2，教务系统数据！A$2：G$2130，2，FALSE）。

（5）分别向下填充。选择这两个数据右下角的“+”并拖动至表单末尾，即可完成“班号（bh）”和“学号（xh）”信息填充，如图3所示。

（6）将整理好的表格按要求字段长度转换成DBF格式，上传至学信网便可以完成学籍电子注册的工作。

2.案例二，“SUMPRODUCT函数”在高基报表学生数统计中的应用

每年10月，教育厅会通知各高校进行高基报表填报，其中学生数统计占了很大一部分，数据量也较大。在进行统计时，先要把参与统计的学生名单整理出来，学生名单通常包含专业名称、年级、姓名、学号、出生日期、民族、生源地等信息。在计数统计过程中，需要用到多条件计数，而SUMPRODUCT函数提供了此功能。如图4、图5所示，需要将图4中的“专业名称、年级”作为条件进行查找、计数后把结果填充至图5中的在校学生数相应单元格中（本例中一年级学生为2013级）。

求解步骤如下：

（1）在“一年级”单元格（G3）中插入SUMPRODUCT函数，公式为：=SUMPRODUCT（（在校学生名单！$A$1：$A$5160=分专业学生数！A3）*（在校学生名单！$B$1：$B$5160="2013"）），此时函数会进行计算，最终返回“特殊教育专业”2013级学生人数。

（2）在“二年级”单元格（H3）中插入SUMPRODUCT函数，公式为：=SUMPRODUCT（（在校学生名单！$A$1：$A$5160=分专业学生数！A3）*（在校学生名单！$B$1：$B$5160="2012"）），计算不同年级的学生人数，只需要将步骤（1）公式中的“2013”改成“2012”即可，如图6所示。

（3）分别向下填充。选择数据右下角的“+”并拖动至表单末尾，即可分别统计其他专业在校学生人数。注：数组参数必须具有相同的维数，否则，SUMPRODUCT函数会返回错误值“#VALUE！”。

通过以上两个电子表格函数在学籍管理中的应用，可以明显地体会到电子表格函数的优势，不仅提高了工作效率，还提高了数据的准确性，为学籍管理工作中涉及的数据处理工作提供了便利。

四、结束语

高校学籍数据库一般体量都比较大，如果靠人工筛选、核对，需要花费很长时间，还不能保证数据正确。巧妙地利用Excel函数，可以将复杂的工作变得简单，大幅度提高工作的效率，在利用计算机处理数据时，前期准备工作一定要扎实，尤其要保证基础数据准确，对于强大的Excel处理软件，本文只应用了冰山一角，需要不断地学习与探索。

参考文献：

[1]袁敏.基于学信网平台的高职院校学籍学历管理探讨与研究[J].中国管理信息化，2014（10）：106.

[2]刘祖萍，宋燕福.计算机文化及 MS Office 案例教程（Windows7+Office2010）[M].北京：中国水利水电出版社，2013.8.

[3]张建成.VLOOKUP函数在信息链接中的应用技巧[J].中国教育信息化（基础教育版），2008（8）：31-32.

[4]钱德凤.SUMPRODUCT函数在高校岗位设置统计中的运用[J].盐城工学院学报（社会科学版）， 2011（1）：88-90.

电子学籍系统 篇7

1 系统结构的划分

本系统采用多层的系统体系架构, 在三层体系结构中里面的每一层都完成不同的功能, 这样在系统进行设计的时候可以清晰明了每一层的任务和目标, 可以提高系统开发速度和效率, 可以说采用分层结构是目前主流的设计模式, 具有许多优点, 在本系统中的三层结构划分具体如图1所示。

本系统的开发遵循J2EE规范, 采用由Web服务器、应用服务器和后台数据库形成的S/A/D三层结构, 完全的Web应用方式, 客户端要适应工E5.0以上版本或Netscape6.0以上版本的浏览器, 所有的客户端只需要通过浏览器进行操作, 不需要安装任何其他的软件;服务器层要适应主流的Web服务器、应用服务器和主流中间件, 数据库层要采用主流数据库技术。该系统设计结构按照J2EE的结构模型进行设计。从业务层面看, 系统分为三层结构:用户界面层;应用服务层和数据层。

2 功能模块设计

学籍管理包括五个模块, 它们分别是学生信息管理模块、注册管理模块、学籍管理模块、缴费管理模块、学生成绩管理模块、毕业管理模块。模块功能图如图2所示。

各个模块的功能如下:

(1) 学生信息管理模块。包括“导入学生综合信息”、“生成学号”、“学号及密码查询”、“学号分配原则”、“在籍学生统计”、“在籍学生信息”。在学生信息管理模块中主要完成的是学生从入学开始最初始的信息, 这些学生的基本数据信息直接从招生获取, 然后进行相关的管理工作, 在本系统中主要是在招生工作结束之后, 从招生系统中导入数据到数据库中的dec_student_info数据表, 这样的数据就具有权威性和一致性。

(2) 注册管理模块。点击栏目列表中的“注册”按钮, 打开学生注册管理页面, 用户可用扫描枪扫描学生条形码或直接输入学生标识号进行查找, 即可查看该学生的缴费注册情况, 系统将显示该学生的信息, 包括显示学生的学号、姓名、系部、专业、注册状态、缴费方式等.在“注册”栏目模块中, 点击“高级查询”页面标签, 可对学生的缴费注册情况进行高级查询, 并可对已缴费的学生以及已办理绿色通道或缓缴学费的学生进行注册登记。学生信息的高级查询条件包括学生的身份证号、学号、考号、姓名、年级和学期, 输入查找条件值, 点击“查询”按钮后, 查询结果将显示在学生信息列表中。点击“刷新收费信息”按钮可刷新学生的收费信息。查询出学生信息后, 对已缴费的学生以及已办理绿色通道或缓缴学费的学生可进行注册登记。在学生信息列表中点选所要进行注册的学生, 然后点击列表下方的“注册”按钮, 即可完成对该学生的注册登记, 注册后该学生在学生信息列表中的“注册情况”将显示为“已注册”。

(3) 缴费管理模块。包括“缴费标准”、“学费统计”、“打印收据”和“报名资费统计表”。缴费标准设置了各年各个教学点下的专业层次的学杂标准以及这些学费的分教学点与远程教育学校的分配比率和书费预交标准。如果分教学点该年没有注册的学生, 则不能进行设置。该功能只有管理员可以维护, 学生能查询到自己教学点、自己所报专业的“缴费标准”。

(4) 学生成绩管理。

学生成绩录入, 学生成绩修改, 学生成绩统计, 学生成绩查询。

学生成绩录入。以班级为单位, 录入各科目的期末成绩。

总分及名次。以班级为单位, 计算学生的总分及名次。

成绩备份。以班级为单位, 将学生的成绩保存到备份数据库中。

(5) 毕业管理模块。当学生毕业后, 学生信息转移至备份数据库中, 系统的基本数据库中需要删除学生信息。该功能主要进行成批地删除学生信息, 如连续学号区段的多位学生信息删除, 整个班级的删除, 在学生信息删除前, 以学号区段或班级为单位保存到备份数据库。

3 数据库的分析与设计

根据前面的分析, 在数据库设计阶段其中最重要的工作是数据库的概念结构的设计, 即是对前面数据库调研的相关数据进行分析, 在此基础上转换为数据模型, 并不是实际的数据库存储, 另外开发人员所经过加工抽象和设计的模型必须反映应用的实际客观情况, 例如数据模型中的实体-关系图 (E-R图) , 在做E-R图设计的时候, 首先要全面的了解清楚应用单位的数据实体有哪些, 这些实体的属性以及实体之间的关系如何等;接着需要将前面分析创建的部分视图进行组合集成到一个全局的视图中, 最后形成该应用部门的概念数据模型。

对于学生信息管理, 我们可以将学生实体抽象出来, 学生属于学校可以将学校作为一个实体, 学生所属专业和毕业信息都将可以作为一个实体。 (图3)

逻辑结构设计就是把概念结构设计阶段设计好的基本E-R图转换为与选用DBMS产品所支持的数据模型相符合的逻辑结构。设计逻辑结构一般分为3步进行: (1) 将概念结构转换为一般的关系、网状、层次模型; (2) 将转换来的关系、网状、层次模型向特定DBMS支持下的数据模型转换; (3) 对数据模型进行优化。

将E-R图转换为关系模型实际上就是要奖实体型、实体的属性和实体型之间的联系转换为关系模式, 这种转换一般遵循如下原则:一个实体型转换为一个关系模式。实体的属性就是关系的属性, 实体的码就是关系的码。对于实体型间的联系则有以下不同的情况:

将概念结构设计阶段设计好的基本E-R图转换为关系模型, 如下所示: (1) 学生 (学号, 专业号, 院系号, 姓名, 性别, 出生日期, 身份证号, 入学时间, 政治面貌, 家庭住址, 籍贯, 邮政编码, 民族) , 此为学生实体对应的关系模式。 (2) 教师 (教工号, 姓名, 性别, 职称, 所属院系, 电话) , 此为老师实体对应的关系模式。 (3) 毕业 (毕业证编号, 学号, 姓名, 性别, 身份证号, 所属院系, 入学时间, 已修学分, 需修学分) , 此为毕业实体对应的关系模式。 (4) 课程 (课程号, 课程名, 学分) , 此为课程实体对应的关系模式。 (5) 系 (系号, 系名称) , 此为系实体对应的关系模式。 (6) 选修 (学号, 课程号, 成绩) , 此为选修关系对应的关系模式。 (7) 授课 (课程号, 教工号, 课时) , 此为老师授课关系对应的关系模式。 (8) 开设 (专业号, 课程号) , 此为专业开设课程关系对应的关系模式。将生成的概念模型通过单击PowerDesigner11工具菜单栏上的Tools选项, 再选择Generate Physical Data Model选项, 就可以转换为物理模型.

参考文献

[1]殷广丽, 刘国良.UML在图书馆自建特色数据库设计中应用.情报探索, 2007 (6) , 62-63.

电子学籍系统 篇8

从今年开始, 湖北省义务教育阶段中小学学生将全面统一实行新版电子学籍。与旧版相比, 新版电子学籍增加了身份证号验证, 将在流动人口子女入学、择校管理等方面发挥作用。按照部署, 全省所有义务教育阶段学生的学籍信息均要纳入新版系统, 一生一号, 实行省、市、县、校四级学生学籍网络化管理。全省实行学籍与电子化联动管理, 小学新生信息必须录入学籍管理系统, 方可取得小学学籍。小学毕业生电子信息转入初中后, 方可取得初中学籍。严禁先入学后补办学籍手续或办理学籍异动的行为。

(《楚天都市报》20112011年1010月8日)

利用电子注册提高学籍管理的效率 篇9

关键词：学籍管理,学历证书,电子注册

十年前，很多高校学籍和学历证书的管理工作都是靠手工方式进行管理，工作量大、数据乱、出错率高，管理工作难度大。特别是学生的学籍成绩管理和毕业生的数据清理工作、毕业生资格审查、各类统计报表和证书的填写、数据的上报等工作，都需要花费很多的时间。因此，靠手工方式来进行管理，极大地制约着高校的学籍和学历证书管理工作的开展。主要表现在以下几个方面：(1)学籍管理文件制度不健全。(2)管理措施不得力，管理手段落后;学籍原始档案不完整，整理不规范。(3)检索方法相对落后，提供资料欠准确。(4)档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。(5)档案使用效率低，转递较为混乱，等等。

随着高等教育的改革和发展，进一步完善高校学籍和学历证书管理势在必行，2001年教育部开始实行的高等教育学历证书电子注册，对各高校学籍管理信息化起到了推动性作用。高校应用现代化手段进行学籍管理时，应围绕学历电子注册的相关信息建立完善的信息体系，构建学籍管理的信息网络，使学籍管理较快地实现现代化，这一重大举措推动了我国高等教学改革的进一步深化和高校管理水平的提高，对于高校学籍学历证书的规范管理起到了积极的推动作用。改进以往的管理思路、管理水平、管理系统，实现网络化的学籍学历管理，使全校学生能方便、快捷地获取最新的学籍成绩信息，这就是目前很多高校追求和努力的目标。

电子注册是一种运用现代信息技术，实行计算机网络注册管理的一种办法，实行国家、省、学校三级管理。它是适应当前社会发展形势的合理有效的新型学历证书管理制度，是随着高等教育的改革和发展，加强和完善高校的学籍和学历证书管理制度的必然产物。电子注册的实施不仅仅是学籍管理手段和工具的一种更新，还可以算得上是学籍管理模式乃至教学管理模式的改革，它给高校教育教学管理提出了新的课题。

实行电子注册，有利于保证人才公平竞争。随着人才市场竞争日益激烈，不仅社会上不法分子弄虚作假现象时有发生，有些高校为了谋取利益也不惜乱发学历证书，致使人才竞争的公平性遭到破坏。实行高等教育学历证书电子注册制度，监督和审查高校毕业生名单及资格，能有效地抑制这些现象的发生，给广大学生提供一个公平、公开、公正的竞争环境，从而保障人才市场的健康有序发展，有利于保护每一位大学毕业生的合法权益。

实行电子注册，有利于维护高校正面形象。高等学历证书管理作为高校教育教学管理工作的重要组成部分，其工作质量与水平在很大程度上直接影响着高校声誉和人才培养质量。实行电子注册，是为了维护学历证书的公正性，是学籍管理在校园外的延伸，有助于促进高等教育事业的健康发展，维护国家学历制度和学历证书的严肃性，维护高校的社会地位。

实行电子注册，有利于国家的宏观调控。实行高校学生学籍信息电子注册，便于掌握每年高校新生入学的报到率和注册情况，为国家制定年度招生计划和宏观调控提供依据，也为各地区、各高校制定人才培养计划、配合国家人才战略的实施提供依据。实行高校学生学籍电子注册，使资格审核矛盾得到提前解决，能提高管理效率，方便毕业生就业。学生数据库的共享，将有利于毕业生就业信息管理，有利于国家助学贷款学生的信息管理工作，对推进大学生诚信体系建设具有重要意义。

实行电子注册，有利于打击文凭制假贩假。在一段时期，不法分子从事文凭制假贩假活动以牟取暴利，不仅损害了高校的声誉和国家教育的形象，扰乱了国家教育的正常秩序，更主要的是严重影响到了整个社会的就业分配、干部聘任和职称评定等诸多方面，进而影响人事制度的改革和发展。实行电子注册制度，可以从根本上杜绝这一违法行为。

总之，电子注册工作是加强高校学籍管理的重要手段，是实现高等教育管理信息化、规范化、透明化的重要措施。要做好这项工作，必须以发展为立足点，坚持与时俱进、开拓创新，通过不断努力和实践，使其在创新上迈出新步伐，取得新成果，开创新局面。

参考文献

[1]乔玉洁.电子注册、学籍、学历档案信息管理系统应用浅析, 2000, (4) .

[2]谭顺平.浅谈新形势下高校学籍信息管理改革[期刊论文]——经济与社会发展, 2007, (09) .

浅议学生电子学籍的档案化管理 篇10

采取前端控制, 优化电子学籍系统的设计

电子学籍不同于纸质的学籍, 它是在电子学籍系统中生成、运行, 包含学生基本信息、以及学习业绩、奖励、处分、体格检查、体育健康、评语、考勤、学生任职情况、综合素质评价等学生成长记录信息的电子文件, 因此我们对电子学籍的管理也将不同于纸质学籍, 纸质学籍的归档管理是在文书处理完毕后, 档案员把具有保存价值的学籍文件按一定规律有意识地保存起来。而我们对电子学籍将采取前端控制, 而不是后端管理。所谓“前端控制”, 即必须把一切能够提前进行的档案管理措施尽量提前到文件形成阶段, 甚至形成之前进行。这是全面、系统、优化思想的集中体现, 也是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。前端控制一是流程控制, 在系统设计时要考虑工作流程的设计, 在电子学籍形成的各个环节中贯穿档案管理的理念, 如文件生命周期理论、痕迹保留技术等。也就是说在电子学籍系统设计时, 就应把档案管理的功能解决好, 然而大多数业务管理系统在设计时没有档案工作者参与, 对电子文件的流程管理考虑不周, 设计得不够全面, 电子学籍管理系统应包含电子学籍的整个生命周期, 包括电子学籍形成、归档、管理、利用、永久保存或销毁等全过程, 使档案管理流程完全融入到电子学籍系统之中, 这是我们希望的最佳设计方案。并且在系统的设计中, 必须包括实时记录功能, 随时将需要保留的信息记录下来, 由于这种“跟踪记录”具有原始性, 它可成为证实电子学籍真实可靠的有效依据。二是元数据控制, 在系统设计时, 将档案的元数据设计要求贯穿于各个流程和环节中。电子学籍管理系统应在各个环节设置档号、分类号等元数据, 建立规范、标准的元数据著录系统, 使得学校档案部门能在电子学籍形成之前就提前介入, 进行元数据的前控著录, 通过元数据来帮助记录电子学籍形成时的背景信息和软硬件环境、内容结构及整个管理过程。

档案部门参与对电子学籍的全程管理

对电子学籍进行档案化管理, 还要强调的是全程管理, 因为电子学籍很容易变化, 从电子学籍形成到归档, 中间经过很多环节, 哪个环节稍有不慎, 都可能造成对电子学籍的原始性、真实性的危害, 所以要强调“全程管理”, 就是对电子文件运行的全过程从头到尾进行严密监管。这就要求学校档案部门全程参与到电子学籍系统的管理之中。目前, 电子学籍系统采取分级分配管理权限的方式, 进行信息管理。学校用户的管理权限分为管理员、普通用户和学生用户三种。学校管理员的权限是学校信息和学籍异动信息录入、数据审核、数据维护、数据统计、开设普通用户和学生用户账号, 以及根据需要开设学校年级管理员和班级管理员账号, 授权管理一个或多个班级。学校管理员一般由学校教务部门的学籍管理人员担任。年级管理员和班级管理员的权限是班级、学生、成长记录与综合素质评价等信息录入、数据查询、数据统计。年级管理员和班级管理员一般分别由年级组长和班主任担任。学校普通用户的权限是学生信息录入、数据查询、数据统计。学校普通用户一般由任课教师担任。学校学生用户的权限是学生本人信息查询。在此基础上, 系统应增设学校档案员的权限, 使其具有系统管理员的权限, 与学校教务部门的学籍管理人员、年级组长、班主任和任课教师共同参与电子学籍的全程管理, 而不是等电子学籍系统形成、处理电子学籍的程序完毕以后, 才“归档”, 交给档案部门管理。按照这种观念对待“归档管理”, 文件运行已经从“前端”进入“后端”, 档案部门从这个时候才介入电子学籍的管理, 势必造成“前端失控”。全程管理应涵盖电子学籍管理的整个生命周期, 包括电子学籍形成、归档、管理、利用、永久保存或销毁等全过程。档案部门应全程实时监控系统记录和保存的电子学籍整个生命周期全过程的背景信息以及其形成处理过程有关的信息, 检查管理电子学籍的元数据, 从而对电子学籍的真实性、完整性、可靠性进行鉴定, 并对其进行确认, 决定文件是永久保存或销毁。

档案化管理的电子学籍的归档

实行“前端控制”和“全程管理”, 其实就是“档案化”, 就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性, 使文件有可能作证据和作为档案保存。经过“档案化”的电子文件才能够归档, 才能进入档案管理程序作为档案管理。在系统没有设计出最佳的电子学籍全过程管理功能, 未能实现在系统中完成归档的情况下, 我们主张采用以下方式归档。

1.归档进入数字档案室。大多数学校已建立起数字档案室, 因此, 电子学籍应当归档入数字档案室的数据库进行统一管理。具体的操作是电子学籍管理系统中应建有归档模块, 能将数据归档至中间库, 通过移交接收进入学校的数字档案室。目前, 电子学籍系统的学生学籍信息采用“到期即锁”的方式进行锁定管理。新入学学生信息中的学生个人、学生简历、监护人、家庭成员、入学等信息, 从当年9月31日起即被锁定直至毕业;学生信息中的在校考试、奖惩和学籍异动等信息以及班级信息, 由学校进行日常数据维护, 每年的8月1日后, 上述信息即被锁定;因此, 锁定固化的数据信息可以进行实时归档。

2.备份进入综合档案室。也就是完成物理归档, 把电子学籍集中下载备份到可脱机保存的载体上, 向综合档案室进行定期批量移交, 备份介质可选择磁带或DVD光盘备份数据, 同时备份应用程序, 这里我们强调的是不仅要备份数据, 更要备份应用程序。因为仅仅备份数据, 数据之间的逻辑关系将无法显示, 一旦遇到系统崩溃或更新, 数据将无法进行还原。

电子学籍档案的利用

同纸质学籍档案的利用相比, 电子学籍档案的利用会更快捷、更方便。其一, 电子学籍档案充分实现了信息共享, 通过网络满足异地利用的需要。由于采用了统一联网的电子学籍系统, 电子学籍信息可实现共享, 各级用户均可以在网上查阅学籍信息。其二, 进入学校数字档案室, 有利于档案员对电子学籍档案进行统一管理。既方便为全校师生、领导提供检索查阅, 又有利于开展利用服务, 能打印所有有关学籍管理的表册, 包括毕业生名册、学籍卡等, 为学历认证等提供依据。

总之, 我们提倡使电子学籍系统档案化, 或者说使档案管理融入到电子学籍系统, 才可能科学而有效地实现对学生电子学籍的归档管理。

参考文献

[1]朱青杰:《也谈“原始学籍档案”》《, 中国档案》, 2008年第3期.

[2]唐伟元:《学籍、学历电子注册与高校学籍档案管理》《, 宿州学院学报》, 2008年第2期.

[3]周继香:《加强学籍档案的信息化建设及意义》《, 兰台世界》, 2008年第6期.

学生学籍系统的精细化管理 篇11

【关键词】学生学籍 学籍系统 精细化管理

0 引言

当前我国的经济得到迅猛发展，学生数量的急剧增加，促使学校规模不斷扩大。学生数量的增多使得信息量较之以前也有了大幅度的增加，管理工作就变得繁重，需要进行更加科学合理的管理。所以学生管理系统的建立和完善有助于管理手段更加准确、快捷、高效，相比简单直接的人工工作，可以减少部分繁琐、易出错的细节工作，进一步提升学校的管理水平，促进本校管理工作的发展，建造一个信息化校园，提升学校的办学水准。

一、现阶段学生学籍管理的现状

近年来，我国对于学籍系统的健全与完善工作已经开始高度重视，并且已经被相关部门列为研发课题。外国的相关技术起步较早，比我国的技术更加全面、系统，可以适当借鉴其先进技术，不过因为实际情况有所不同，我国的学籍信息管理方面还处于起步阶段，所以不可完全照搬。目前我国的大部分高校已经建立了数字化校园的网络平台全覆盖，实行数字化管理，学籍的相关管理工作也在不断完善，可以说进入了无纸化的办公管理状态，为高校的学籍管理工作提供了基本保障。

二、学生学籍管理存在的问题

近几年来，高等院校的规模在逐渐扩大，生源结构日益复杂，大量的信息数据需要管理人员施行有效的管理，学生生源的差异性和多样性为学籍的管理工作带来了诸多不便，主要是以下几点：

1.学籍的管理制度有待健全。提升学校的管理水平，就需要大部分高职院对如何进行科学的学籍管理制定相关制度，不过通过观察发现，有个别的学校制度不健全，存在很多疏漏，修订不够及时，对于学籍的管理没有落实到个人，不够精细，甚至有的学校没有实行学籍管理制度的分级责任制。

2.学籍队伍不稳定性。随着高职院校办学规模的不断扩大和深入，办学形式逐渐呈现多元化趋势，新专业、新科目的设立，在校人数的急速增加，都对学籍的有效管理增加了难度和强度。首先，管理人员的管理水平有所欠缺，学校对管理人员重使用，培训工作力度较小，而在实际的学籍管理工作中，管理人员缺乏自主意识和能力，只是按照领导只是和命令办事，造成我国的学籍管理工作还是以传统型为主；其次，因为学生信息量的巨大，管理人员数量配备不齐全，学籍管理专职人员不能满足新形势下的需求；再然，学籍管理的队伍流动性较大，导致队伍缺乏稳定性。部分管理人员不是学习相关专业，期望符合专业的工作岗位，高校也在根据形势的变化提高对管理人员的要求，此类情况使得学籍管理工作没有一支完善齐全的队伍，对高校的教育教学管理工作形成了不利的因素；最后，学籍管理队伍不稳定，由于缺乏学习的机会，工作与专业不对口，以及高校对学历要求不断提高，加上职务升迁困难、工作任务繁重等原因，导致学籍管理人员往往不愿长期从事学籍管理工作，管理人员流动性大，呈不稳定状态，对高校的教育教学管理产生不利影响。

3.高校学籍管理发展的不平衡。各大院校因为多种因素的影响，学校的建设速度和力度达不到高度统一，这就使我国的高校发展发生了不均衡性。极少数的院校信息化手段较低，工作效率就会大大的降低。人员复杂、紧跟时代进步的高校建设信息量巨大，对管理工作提出了更高的要求，部分工作还具有一定时段性，仅靠传统的管理方式很难满足当前的情况，这时就需要具有现代化、信息化的平台来完成工作。传统的管理方式容易造成信息错误、错过时间等不良后果。由于每个高校的标准不尽相同，缺乏统一，工作人员的管理水平参差不齐，个人的管理水平一定程度上代表学校的管理水平，由此造成了高职院校之间的水平差距。

三、学生学籍的改进措施

1.进一步落实管理责任。因为院校在校生人数在不断地呈现递增趋势，庞大的数据信息单靠一个部门是不可能完成的，针对当前的情况，学校领导应该建立二级管理体制，将责任落实到各部门，各个部门之间相互配合，协调进行，根据学校要求按时或提前完成工作任务，充分发挥管理才能，以此提升教学的管理水平。

2. 学籍管理队伍的再建设。随着信息化时代的到来，信息技术已经得到了普遍应用，并且日益提高，大部分高校的学籍管理工作已经进入了网络化时代，进行信息的电子备份和注册，基于此对于管理队伍也就提出了更高的要求。高职院校应该对于相关的管理人员进行再培训，创造有利条件，深化自己的个人素质，提升工作水平，来适应新形势下的学籍管理工作。通过一定的奖惩制度调动管理人员的积极性，对做好自己的分内工作进行督促。

3.提升学校的现代化装备。我国的高等职业教育正在蓬勃发展。学校应该设立专门的职责部门，并配备必须的工作办公设施，充分利用网络化时代的便利快捷，实现管理工作的现代化。 进一步加强网络管理的平台建设，利用有助于工作的技术进行管理。

四、结语

在各大院校日益繁荣的今天，学籍管理工作可能会被忽略，但是通过本文分析，我们可以发现，学籍管理工作的有序进行，对于学校的办学能力、学校水平等方面都有积极的影响，彼此之间息息相关。网络信息技术的合理运用在一定程度上可以减轻工作人员的工作量和工作压力，对于学校信息化校园的建设和发展可以发挥巨大的作用。

【参考文献】

[1] 黄宏志，许光.基于Web的高校学生学籍管理系统设计与实现[J].计算机与现代化.2012.

电子学籍系统 篇12

一、我国高校学籍管理的发展历程及存在的问题

1. 传统手工管理阶段。

在这一阶段, 各高校的学籍和学历证书都是靠手工方式进行管理。由于统计与管理工作量大, 手工操作容易导致数据混乱, 出错率高。特别是毕业生数据清理、资格审查、各类统计报表以及证书填写、数据上报等等, 需要耗费大量的人力、物力与时间, 差错率较高。因此, 手工管理方式极大地制约着高校的学籍和学历证书管理工作的开展。

2. 内部信息化管理阶段。

20世纪90年代中期开始, 现代化管理技术和手段引入到学籍管理工作中。使用计算机代替大部分手工操作, 大大提高了管理部门的工作效率和工作质量。然而, 随着高校规模的不断扩展, 相互独立、各自为政的管理模式和管理系统明显存在不足。它不能为广大师生提供信息查询与浏览的便利, 也不能满足社会各界对高校学生学籍、学历信息的检索与验证要求。

3. 初级网络化管理阶段。

进入21世纪, 随着计算机网络技术的迅猛发展及电子档案信息管理系统的广泛应用, 以往的单机管理系统被彻底改变。网络管理平台上的学历信息查询系统开通, 开始实施学历证书电子注册制度, 原有技术硬件的全面升级, 有力地推动了高校学籍管理模式的全面创新。但是, 随着时代的发展和教育部宏观调控的需要, 既有的学历证书管理模块已经不能完全适应新形势下高校学籍管理的要求。高校违规招生、学籍与学历管理相脱节等问题开始浮现出来。因此, 需要对学籍信息管理进行改革, 需要对网络管理平台作更进一步的完善和提高。

二、现阶段教育部对高校学生学籍信息管理的改革

1. 实行学生学籍信息电子注册。

高校学生学籍信息电子注册即当年省级招生办录取结束后, 将各高校在本省录取的新生数据报教育部, 由教育部在网上公布各高校经省级招生办录取的新生名单, 各高校在新生入校后上网核对本校录取名单, 网上有名的学生给予注册, 取得学籍。网上没有名字的学生要么是省级招生办上报录取数据有误, 要么是自行录取。属于前者, 学校要及时与学生来源的省级招生办复核更正;属于后者, 即学校违规招生, 必须及时处理, 否则, 待学生学习结束时发不了毕业证书, 学校要承担由此产生的后果及责任。

2. 实现学籍学历的统一管理。

以往的学籍管理是指学生在校情况的管理, 学籍管理和学历管理是完全不同的两个概念。而实行学籍信息电子注册后, 各高校学籍管理工作已不再是学校的一个内部问题, 所有的学籍管理必须在教育部的数据库和管理平台上体现出来。从学生管理角度看, 实行学籍电子注册, 使学历电子注册资格审核问题由毕业提前到入学阶段。学生毕业时所取得的毕 (结) 业证书要报教育部进行电子注册并上网供社会查询。而每一份毕 (结) 业证书电子注册的依据是学生学籍电子注册的数据档案。因此, 在进行学籍管理的同时也提前进行了学历的管理。

3. 开通在校生管理模块。

2007年初, 学籍学历信息管理平台上的“在校生管理模块”正式开通, 使得各种学籍变动、学生信息修改、数据统计与查询等工作得以在网络平台上实现。教育厅、教育部可以随时了解各大高校, 乃至全国的在校生情况, 从而为上层的宏观调控提供了最基本、最及时、最有效的数据信息。

4. 实现了高校、省级、教育部的共同管理。

实行高校学生学籍信息电子注册, 实现了与高校招生网上的录取数据库对接, 实现了在校生网络化管理, 使学籍注册与学历注册实现了数据管理贯通，并建立了高校、省级、教育部共同管理和维护的统一数据库, 改变了学历注册数据集中时间上网以及数据中心一家负责的现状。通过合理制定各级部门的操作权限和职责, 使信息的逐级报送管理, 变成了计算机系统即时、分级、交互的维护和管理, 最终实现了教育部把握资格, 省级部门动态监管, 高校远程维护的分级、动态管理系统。

三、高校学生学籍信息管理改革的意义

1. 有利于国家的宏观调控。

实行高校学生学籍信息电子注册, 便于掌握每年高校新生入学的报到率和注册情况, 为国家制定年度招生计划和宏观调控提供依据, 也为各地区、各高校制定人才培养计划、配合国家人才战略的实施提供了依据。实行高校学生学籍电子注册, 使资格审核矛盾得到提前解决, 提高了管理效率, 方便毕业生就业。学生数据库的共享, 将有利于毕业生就业信息管理, 有利于国家助学贷款学生的信息管理工作, 对推进大学生诚信体系建设具有重要意义。

2. 有利于规范高校的招生秩序。

近年来, 少数高校无视国家规定, 擅自扩大招生计划, 不经省级招生办批准自行录取新生, 严重破坏了国家招生制度, 违背了高等教育的公平、公正原则, 扰乱了高等教育办学秩序。为此, 教育部、国家发改委明确要求严格实行高校招生资格、招生计划与学生学籍电子注册和网上毕业证书查询相挂钩, 切实维护招生计划管理的严肃性。在全国普通高校招生中实行严格的新生学籍电子注册制度, 将有效防范和治理体制外招生, 规范高校的招生秩序。

3. 有利于人才的培养与公平竞争。

随着高等学校招生规模的扩大, 其间一些不规范的行为在一定程度上导致生源质量有所下降最后都直接或间接地导致人才培养质量的下降。实行高校学生学籍电子注册制度, 严格学校招生和学历证书管理工作, 是提高人才培养质量的保障, 同时也给广大学生提供了一个公平、公开、公正的竞争环境, 保护了每一位大学毕业生的合法权益, 进一步提高了公共服务水平, 体现了高等教育公开、透明、公平、公正的社会形象。

4. 有利于打击假文凭和维护高校的形象。

社会上片面追求高学历、人才高消费的现象仍然很突出。制作一本假文凭成本相当低, 暴利驱使不法分子甘愿以身试法, 这不仅损害了高校的声誉和国家教育的形象, 扰乱了国家教育的正常秩序, 更主要的是严重影响到整个社会的就业分配、干部聘任和职称评定等诸多方面, 进而影响人事制度的改革和发展。实行电子注册制度, 可以从根本上杜绝这一违法行为。教育部全面推行了新的学籍管理办法, 经学校、省级管理部门及教育部三方认可的当年新生录取信息成为学历认证的关键指标, 假学历在权威数据面前将无处遁迹。新的学籍学历管理办法从源头上对学历造假行为进行了有力的打击, 堵住了各种可能出现的造假漏洞。

四、新形势下如何加强高校的学籍管理

1. 更新理念, 树立“以生为本”的服务意识面对教育改革所带来

的一系列实际问题, 作为管理者一定要更新管理理念, 要与时俱进实事求是地分析各种问题, 要树立“以人为本”、“以生为本”的管理理念。学籍管理工作者要认识到学籍管理的对象是学生, 学生是我们管理的主体。在管理中要发挥学生的主体作用, 挖掘其学习潜力使每个学生个体得到充分的发展, 从而达到贯彻教育部“育人为本”的教育宗旨。

2. 建立科学的管理制度, 实行规范化管理。

学籍管理是一项非常细致的工作, 具有极强的程序性, 它负责学生入学一直到毕业的管理以及毕业后学历管理的整个过程。只有实现管理的规范化、制度化、法制化, 才能真正发挥它的作用。学籍管理工作必须严格执行《学籍管理条例》, 做到有章可循, 有章必循。作为学籍管理工作者, 要经常研究工作中出现的新情况, 用规范的管理制度、科学的管理方法去解决新问题。

3. 重视管理工作, 加强信息化建设。

学籍管理是贯穿整个教学始终的工作, 各高校领导要改变思想认识, 重视学籍管理工作。要加大宣传力度, 增强高校学籍管理工作者的管理意识、法律意识和创新意识。配备必要的软硬件设备, 运用现代化手段进行学籍信息管理是提高管理效率的重要措施。对学生的学籍信息实行网络化管理，能够实现信息资源共享、管理平台共享, 提高工作效率。教育部实行的高校学籍学历电子注册, 对各高校学籍管理信息化起到了积极的推动性作用。

4. 提高管理人员素质, 保证管理质量。

在新的形势下, 要提高学籍管理工作的质量, 必须建设一支思想好、业务强、忠于职守的学籍管理队伍。学籍管理队伍是管理工作的主体, 是学籍管理工作的执行者, 学籍管理队伍素质和管理水平的高低、管理质量的优劣直接影响到高校教学工作的运转和教学质量的提高。在当前形势下, 建设一支具有现代管理理念的学籍管理队伍是高校管理的重要工作更是保证高校教育教学质量不断提升的重要措施之一。

摘要：本文首先介绍了高效学籍管理的发展历程及存在的问题, 接着论述了电子注册制度在学籍信息管理中的应用, 并对新形势下如何加强高效学籍管理进行了阐述。