办公文档

办公文档（共9篇）

办公文档 篇1

办公软件是一类应用广泛的基础软件，用于对文档信息的处理。文档格式是关于文档信息逻辑结构和物理存储结构的定义，是办公软件文档信息交换的重要基础。目前，办公软件的文档格式主要有三项标准，分别是我国国家标准“标文通”(GB/T20916，也称UOF)[1]，国际标准ODF (ISO/IEC26300)[2]和OOXML (ISO/IEC 29500)[3]。

随着“核高基”科技重大专项“办公软件文档格式标准研制与测试”课题的实施以及“标文通”制修订计划项目的立项，我国将启动对“标文通”的修订工作。为了确定“标文通”修订工作在专利和知识产权方面的工作策略，需要检索、统计和分析文档格式相关的专利，并分析其对“标文通”系列标准研制和实现的影响。

1 技术路线

专利分析的技术路线如图1所示。

专利分析工作分为四个阶段：方案论证阶段、专利检索阶段、专利分析阶段和形成报告阶段。

(1）方案论证阶段

科学的检索方案是保证检索结果全面性和准确性的重要保障，为保证查全性和查准性，课题组与专业的专利检索机构共同制定检索方案，并组织专家对检索方案进行论证。

(2）专利检索阶段

专利检索严格按照检索方案进行，按照IPC分类号和关键词筛选进行专利检索。为确保查全性和查准性，采用背对背双查方案，相互验证。

(3）专利分析阶段

专利检索仅获取了目标专利，建立了专利库。尚需深入分析专利对文档格式标准研制及产品实现的影响。为保证专利分析的科学性和客观性，组织办公软件厂商对专利进行综合分析，并根据每个厂商的技术路线进行针对性分析。

(4）形成报告阶段

通过专利分析形成了分析报告草案，为保证分析报告的权威性，引入第三方评审。通过向第三方征求意见、组织专家评审进一步完善分析报告，形成最终的分析报告。

2 专利检索

2.1 专利检索方法

文档格式专利检索方法如图2所示。

对办公软件文档格式相关专利的检索采用了关键词和国际专利分类号(IPC)相结合的方式进行。在中文库的检索中，以文档、XML、文档格式、文档处理等为关键词，结合国际分类号G06F17/21、G06F17/24、G06F17/20、G06F17/30、G06F9/45、G06F9/44，并以申请人为入口对中文文献进行补检，经过数据筛选、处理后最终得到相关专利文献。

同时，为保证办公软件专利服务项目检索数据的全面性、准确性，对第一阶段检索结果，通过相关引文数据进行扩展，包括发明人引文数据及审查员引文数据。通过第一阶段检索到相关度较高的中英文专利文献，对其中的发明人引文及审查员引文数据进行深度标引，提取出中文专利文献中的发明人引文和审查员引文中的相关专利数据。

对检索得到的中文和外文数据进行处理，包括去重、筛选、同族处理、摘要整理等。

2.2 专利检索目标

本次专利分析的检索目标是办公软件三大应用(文字处理Word Processing、电子表格Spreadsheet、演示文稿Presentation)的文档格式和功能实现相关的专利，特别是与微软、IBM、Sun公司相关的专利，以及与基于XML的文档处理相关的专利。专利检索所涉及的专利限于2010年之前申请的专利，其中部分2008年、2009年申请但尚未公开的专利不在检索范围内。

2.3 专利检索数据源

针对上述检索目标，课题组咨询了专利检索领域的专家，确定采用中国专利文献数据库(CPRS)作为检索中文专利的数据源，采用欧洲专利局专利文献数据库(EPODOC)及德温特世界专利索引数据库(WPI)作为检索英文专利的数据源。

2.4 中文库检索

(1）按分类号检索

本次专利检索所关注的主要分类号包括：G06F17/21、G06F17/24、G06F17/20等。

(2）按关键词检索

本次专利检索所关注的主要关键词包括：办公软件、文档、格式等。

(3）按申请人机构代码检索

本次专利检索所关注的主要组织机构代码包括：Microsoft、IBM、SUN、金山和永中科技。

2.5 外文库检索

在外文数据库的检索中，采用关键词结合国际分类号、关键词结合申请人、国际分类号结合申请人的检索策略，以XML+Microsoft/IBM/Sun Microsystems、G06F17/24+Microsoft/IBM/Sun Microsystems、G06F17/21+Microsoft/IBM/Sun Microsystems等作为检索式进行检索，并采用其他检索方式进行补检，进行数据筛选、过滤处理之后最终得到相关专利文献。

2.6 专利检索结果

经对中国专利数据库及国外专利数据库的检索，得到与办公软件相关的专利3 154项，其中Microsoft、IBM、SUN三家公司专利数分别是1 019项、1 212项、197项，占总数的77，占据着主要申请人的地位。另外，检索结果中2 800项专利在国外申请、354项专利在国内申请，国内申请的专利中多数为外国企业在中国申请，本土企业及科研机构申请数量极少，不足1。

3 专利分析

3.1 专利分析方法

专利分析主要包括两种方法，分别是专利统计分析和专利技术分析。专利统计分析主要对专利库中的数据进行专利现状统计，形成申请量统计等状态图。专利技术分析主要通过技术专家对各条专利的摘要及全文进行技术研究，将专利映射到文档格式、产品实现及文档处理几大分类的各个子类，并分析该专利对标准研制或产品实现的具体影响。

3.2 专利统计分析

本次专利分析主要从分类号统计排序、国别统计排序、专利权人统计排序、年度申请量统计、国别-年度申请量统计、专利权人-年度申请量统计、国别(中国)-专利权人统计和国别(中国)-年度申请量统计等八个维度进行统计分析。限于篇幅，下面仅给出三个统计分析图。

图3展示了Microsoft、IBM、SUN在国际专利分类号IPC G06F17/21、G06F17/24、G06F17/20、G06F17/30、G06F9/45、G06F9/44下的专利申请对照图。

图4展示了2000年以来历年办公软件文档格式领域专利申请量，可见2005年达到峰值。从图4中可以看出，2005年左右国内外办公软件文档格式领域的技术研究水平达到了成熟阶段，之后该领域的专利申请量呈现缓慢增长的趋势。由于专利申请通常是在18个月之后公布，因此专利申请量的统计存在年度误差。但可以肯定的是，随着新技术的不断发展和用户的不断需求，办公软件文档格式领域的专利申请仍将保持快速增长。

图5展示了2000年以来历年Microsoft、IBM、利申请图。从图5中可以看出，相比而言，IBM的申请量呈现行业领先趋势，仅在2004～2007年Microsoft申请量超越了IBM。SUN申请量相对较少。

3.3 专利技术分析

为了深入进行技术分析，需要将检出的专利映射到文档格式相关的技术领域。本次分析主要将专利映射到置标语言处理、文字处理、电子表格、演示文稿、图形、办公软件界面和办公软件存储等七个领域。下面以文字处理领域为例，给出技术分析结果。

3.3.1 功能分析

文字处理作为文档编辑和排版软件，主要用于编辑文字图形、图像、声音、动画，还可以插入其他软件制作的信息，也可以进行图形制作、编辑艺术字、数学公式等各种文档处理要求。文字处理的功能如下：

(1)具有中英文输入、编辑、排版和打印等功能;

(2)创建“所见即所得”的文档;并提供字符和段落的字体、大小、颜色、左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐、横排与竖排、段落间距设置等多种格式编辑功能;

(3)具有图文混排功能;

(4)在文档中设置项目符号、段落名称和项目或段落的数字编号，并具备自动更新功能;

(5)提供表格、自选图形、艺术字和商业图表功能;

(6)在文档中插入域的功能;

(7)在文档中设置书签和插入超链接的功能;

(8)在文档中插入注释、脚注和尾注;

(9)生成索引与目录;文字处理可以根据各种特殊标记，自动生成文档的目录和索引;

(10)提供文档保护，提高了文件的安全性;

(11)提供稿纸、信笺的编辑和打印功能，满足中国人特有的写作需求。

3.3.2 专利分析

数据源中文字处理相关专利198项，主要包括编辑方法、文档布局、文档管理、字体字符处理、拼写纠错、文本或图形信息获取与识别、格式转换等方面，其中英文专利163项，中文专利35项，按照申请年限分布如表1所示，对办公软件实现的影响级别如表2所示。

本次专利分析检索了与办公软件三大应用(包括文档格式和功能实现)相关的2010年前申请的专利，检索的数据源包括中国专利文献数据库、欧洲专利局专利文献数据库及德温特世界专利索引数据库，共检出3 154项专利。通过对检出专利的分析可以看出：(1) Microsoft、IBM和Sun公司在办公软件领域的专利申请中占据着较大份额;(2)我国办公软件企业及科研机构在办公软件领域中申请的专利较少，需进一步加强;(3)大部分专利与文档格式标准无直接联系，专利主要集中于功能实现的方法上;(4)随着Web Office的兴起，会出现新一轮专利申请高峰期，需密切关注该领域的专利申请。

摘要：为确定“标文通”修订工作在专利方面的工作策略, 需检索办公软件文档格式相关的专利, 并分析其对“标文通”修订工作的影响, 阐述了办公软件专利分析的四阶段技术路线, 并重点分析了专利检索和专利分析的技术方案和实施方法。

关键词：办公软件,文档格式,标文通,专利,专利检索,专利分析

办公文档 篇2

逆序打印是一个不常用的方法意思就是从最后一页打起，如有10页一般正常情况是从第1页到第10页，而我需要的是第10页到第1页呀，具体设置如下，

1、先不说打开要打印的word文件，然后点击右上角“office“菜单，如下图所示。

2、然后在菜单中找到“word选项”如下图所示    3、进入到了“word选项”对话框中我们找到“高级选项”菜单，    4、然后进入到高级面板中，找到打印分类下的逆序打印页面，勾选这个选项    5、这样我们保存了，再点击打印时就是从后面向前面打印了哦。

办公文档 篇3

未雨绸缪，

手机和PC文件应同步

其实为了防止以上情况发生，Lines早在以前就在手机和单位的工作电脑中安装了金山快盘。利用该工具，他可以方便地在手机中查看电脑中的文件，同时他在手机端修改的内容，又可及时同步到PC端中，十分方便。

首先在PC中安装金山快盘，安装完毕启动程序，在出现的界面中单击“注册新账号”按钮，按提示输入邮箱和密码等信息，单击“注册并登录”按钮，注册成为其用户并登录。然后在出现的“创建快盘文件夹”界面中，选择“自定义”项，单击右侧的“浏览”按钮，打开相应的对话框，在其中选择好PC端要同步的文件夹。设置完毕，在“我的电脑”列表中，将出现一个名为“金山快盘”的虚拟磁盘，双击打开它，会看到我们刚才所选择的要同步的文件夹已经全部显示在其中，以后我们对该虚拟磁盘中文件所做的任何操作（包括删除、新增或编辑等），将同时同步到金山快盘的网络服务器中。

用类似的方法，在手机中安装金山快盘并启动登录，进入程序主界面，点击“我的文件夹”按钮，在经过短时间的同步后，我们在PC端同步的文件就会全部显示在文件列表中。点击要访问并编辑的文件右侧的下拉箭头，在出现的菜单中选择“下载”命令。待文件下载完成，文件列表中的文件图标上将出现一个“√”。

解压文件，用Zarchiver搞定

此处Lines下载的文件是一个RAR格式的压缩文件，其中包括一个TXT文本文件和诸多的图片文件，对于这样的文件，Android系统自带的文件管理器无法将其打开，所以要查看并打开其中的文件，需要下载安装一个专业级别的解压应用Zarchiver。该应用可以非常快速地解压Android手机中的Zip、Rar或7z压缩包。

安装完毕，在金山快盘的文件中，点击刚才下载的压缩包，打开“请选择要使用的应用程序”界面，选择“Zarchiver”项，然后在出现的菜单中选择“解压到当前文件夹”（默认保存目录为“/mnt/sdcard/我的快盘/XXXX/ZZZZ”，其中XXXX为你的快盘账号，ZZZZ为文件所在地快盘路径），或选择“解压到”项并手工指定一个解压目录，如“/mnt/sdcard/”，稍等片刻，文件的解压工作即告结束。

文本修改，920文本编辑器功大

接下来，Lines就需要用一些专门的文档编辑工具对文件进行编辑了。由于此处要编辑的文档类型是TXT文本文件，所以他利用“920文本编辑器”这款应用即可轻松实现。

该编辑器的特点在于，它可以多标签显示文档并分别保存，这样，如果Lines同时要编辑多个文本的话，就可以免去在编辑一个文本时，要去保存关闭另一个文本的麻烦了。此外，它支持高亮度显示、显示行号并能自动检测打开的文件编码，或对当前编码进行转换，功能之强大，非常类似于Windows上的Emeditor和EditPlus。

安装完毕运行程序，在其主界面中，点击工具栏左侧的文件夹状按钮，然后在出现的界面中，选择好解压文件所在的路径并选择要编辑的文本文件（如果要用多标签形式同时打开多个文件，可点击界面右上角的“+”按钮，用类似的方法导入新文件），该文件内容即会出现在“920文本编辑器”的编辑区域中，接下来，调出输入法对其进行编辑即可。

编辑完毕，别忘了点击工具栏中的保存按钮保存文档。当然，我们也可以直接关闭文档，此时程序会自动弹出保存改动的对框，我们只需点击“是”按钮，即可将编辑后的文档保存下来。

图片编辑，百度魔图最在行

除了文本外，方案中有些图片也需要修改，比如某些图片需要适当地剪裁，另一部分图片需要为其添加注释，以便让读者更好地领会作者要表达的意思等。这个目的完全可以用“百度魔图”来达成。

安装完成启动程序，在其主界面中点击“美化”按钮，然后在出现的“选择要使用的应用程序”界面中选择“文件管理器”，进入解压目录并选择要编辑的图片，该图片即会显示在编辑区域中。点击下方工具栏中的“编辑”按钮，点击“裁剪”按钮，在打开的裁剪对话框内，选定要裁剪的图片大小，当然你也可以点击下方左右两侧的“倾斜”按钮，设定图片的倾斜度，完成后，点击右上角的“√”按钮即可完成图片的裁剪工作。

图片大小调整完毕，还需要给某些图片添加注释。打开图片，点击下方工具栏中的“装饰”按钮，在出现的菜单中选择“文字泡泡”。选择一个合适的文字泡泡并将其拖拽到图片中需要添加注释的位置，双击该泡泡，输入要注释的文字后，点击右上角的“√”按钮。然后返回程序主界面，点击上方工具栏中的“另存为”按钮，输入文件名后，单击“保存”按钮，即可完成该图片的编辑工作。

加密压缩，重要文件别外泄

至此，方案的编辑工作便大功告成了。Lines接下来要做的事就是将编辑后的方案重新打包并上传到快盘以实现同步。

此外，由于该方案极其重要，Lines还必须在打包的同时为它加密，以确保老板能凭密码解压文件，而其它员工即使看到也无法打开它。

在解压目录中逐一选择要压缩的文件，点击屏幕左下角的菜单按钮，在出现的菜单中依次选择“Compress（压缩）/ Compress…”，打开“Archive creation”（创建档案）界面，在其中依次设置好“Archive format”（档案格式，如是Zip还是7z）、“Password”（密码）等项，点击“OK”按钮，一个加密的压缩包就完成了。

如果在上面的第二步中，Lines选择的解压目录是“解压到当前文件夹”的话，那么此时该文件在手机已连接到网络的情况下，会自动上传到金山快盘的网络服务器。这样，老板在PC端用同一账户登录快盘后，即能看到该文件，并能利用Lines告诉他的密码，方便地解压并使用该方案了。

当然，如果Lines上面选择的解压目录是“解压到”项并手工指定了一个解压目录，他也只需要进入快盘的文件列表界面，点击下方工具栏中的“上传”按钮，然后选择并上传刚才创建的压缩文件即可，非常方便。

中文办公软件文档格式标准探究 篇4

关键词：文档格式,格式标准,UOF

UOF(Uniform Office-document Format),全称为“统一办公文档格式标准”,是基于XML置标语言、拥有自主知识产权的中文办公软件文档格式国家标准。

UOF以中文办公软件的普遍需求为出发点,合理解决了各国产中文办公软件间的差异性,形成了适合中文应用的、涵盖了从文档逻辑内容到显现格式、合理完整的技术体系架构,奠定了办公软件文档信息交换的基础。

1 中文办公软件文档格式与文档标准

1.1 格式与标准的制约模型

办公文档的格式标准是一个影响着办公文档编辑程序复杂度及显示质量的重要问题。办公软件的文档格式与格式标准之间存在着制约模型,如图1所示:

文档格式的标准严格控制着文档格式的定义,而格式的定义决定着格式的封装和解析,并同时受封装与解析的影响。 而作为文档格式标准,本身应该符合一定的准则,这样才能有更好的性能[1]。

1.2 UOF标准满足的若干准则

1.2.1 开放性

采用开放文档格式标准的意义在于确保用户的信息拥有权,实现信息的共享和互操作性。一个开放的文档格式标准,保证了用户文档中不会存在一些隐藏信息,可以保证任何用户今天保存的文档不会在未来因为技术因素而无法存取。这一点对于政府部门等机构来说具有非常重要的实际意义。

1.2.2 互操作性

在信息时代里,文档是信息的重要载体。但是这种重要性也是一种限制,资料始终是需要传阅的,该文档资料使用保存资料的该版本的办公套件才能阅读,而用其它版本的套件根本无法阅读。因此作为文档格式标准,必须解决文档的互操作问题。这不仅涉及到不同操作平台下文档格式的互操作,也涉及到统一操作系统平台上不同厂商的文档格式的互操作。而互操作性的实现,从很大程度上取决于开放性。

UOF就是因其开放性,各个办公软件厂商都能很清晰的了解到UOF格式的架构及源码,这很好的解决了互操作的问题,在促进文档的互通互换的同时,也实现了不同系统之间的集成,使得在多种环境之下的实现和部署更具有灵活性和可靠性,如此一来,用户存储数据的形式就有了更多的选择,而不是依存于某个单一厂商。

1.2.3 兼容性

事物都是不断发展的,文档格式也不例外,这就要求同种文档格式的不同版本要具有兼容性,对于这一点,更多地是需要解释程序的支持。当然格式标准需要对文档格式的兼容性做出定义,以延长文档格式的寿命。

另外,UOF与当前世界上主流的其它办公文档格式,OO XML(Microsoft Office Open XML Format)与ODF( OASIS Open Document Format)的兼容,对于UOF的今后的发展将起到关键作用。由于它们都基于XML置标语言,都基于三种应用——text、spreadsheet、 presentation;在主体层面上都有一些功能涉及,因此它们有相关的属性结构,句、文字段落等,很多方面可以做到一一对应。从这些可以看到,三者是可以融合的。

1.2.4 扩展性

可扩展性是考察文档格式是否良好的一个重要指标。文档格式如何在保持其基本特性不变的情况下增加对新的内容的支持,是可扩展性所要考虑的问题。可扩展性同时也影响了文档格式的兼容性方面的表现。

UOF是基于XML置标语言、采用了协会标准组织W3C定义的XML Schema作为模式定义语言、拥有自主知识产权的中文办公软件文档格式国家标准,在整个模式文档的描述上,UOF更多采用元素定义。多用元素而少用属性虽然增加了模式文档的大小,但是却增加了模式应用的灵活性和扩展性。

2 UOF文档格式框架及存储结构

2.1 文档结构

UOF文档格式中基本文档的正文部分的结构采用了XML的结构,具有结构化的优点。

UOF格式文档标准的根元素为UOF,在UOF格式标准里,根元素UOF顺序声明了元数据、书签集、链接集、式样集、对象集、用户数据集、文字处理(或电子表格或演示文稿)、扩展区、数字签名等子元素,涵盖了文字处理、电子表格和演示文档三种办公应用共同具有的基本要素,根元素UOF的层次结构如图2所示:

其中,元数据用来提供有关文档的基本属性说明,UOF文档格式中的元数据作为根元素UOF的子元素存储在基本文档中的文档属性信息段中,每条元数据以标记开始,并以标记结束,其中包含了标题、创建者、创建日期、编辑次数、编辑时间、字数、页数、段落数等文档的基本属性说明。UOF文档格式的元数据信息段是可扩展的。

而书签集、链接集、对象集、用户数据集、扩展区、数字签名这几个元素是可选的,它可以在包含元素UOF中出现,也可以不出现,书签集、链接集分别是书签和超级链接的集合,对书签集与链接集实行统一管理,可以方便用户进行检索和引用;式样集是式样的集合,包括字体、句、段落、文字表、单元格等对象的式样。在UOF格式标准中,式样集由复杂类型式样表类型定义;对象集是文档中使用的图形、OLE等各种对象的集合,对其进行统一管理,可方便文档中的对象引用,同时减少文档的存储空间;用户数据集是对用户数据的支持,用于电子公文等应用。

文字处理(或电子表格或演示文稿)分别是UOF标准中对文字处理应用(或电子表格应用或演示文稿应用)文档格式描述,在UOF格式规范中,这三种元素是作为选定组定义的,即允许且仅允许此选定组中包含的一个元素出现在UOF中。

图3显示了文字处理的层次结构,其格式主要由“字:文字处理文档类型”定义。

其中,“公共处理规则”包含了文档的全局设置、批注、修订信息、文档用户等内容;“主体”是文字处理文档主体部分格式的描述,其有四个子元素,即分节、逻辑章节、段落和文字标。

“分节”是两个章节的分割,一个文档至少有一个分节,且文档最前处必须有一个分节,它只含一个子元素,即“节属性”,描述紧随分节的章节的页面属性。

“段落”声明了六个子元素,“段落属性”、“句”、“域开始”、“域代码”和“删除”。其中“段落属性”描述段落的格式信息,它可以不出现,若出现,则必须作为段的第一个子元素;子元素“句”主要用来描述文本信息,包括“句属性”、“脚注”、“尾注”、“文本串”、“锚点”、“制表符”、“换行符”、“分栏符”、“空格符”、“分页符”、“引文符号”、“区域开始”和“区域结束”共十三个子元素。“句属性”描述句子的格式信息,同样,其若出现,则必须作为句子的第一个元素,“文本串”就是纯文本流,即句子的文本内容,一个句子可有多个文本流。元素“段落”不仅可以用于“主体”类型中,还可用于“逻辑章节类型”、“字:页眉页脚类型”等。

“逻辑章节”含四个子元素,“逻辑章节”、“分节”、“段落”、“文字表”,由此可以看出,章节支持逻辑章节结构。

2.2 UOF文档存储结构

UOF格式文件存储格式的基本结构如图4所示,包括XML文件、用户定义XML文件、二进制文件(文档外部引用的多媒体文件)以及文件定位信息(存储文件包中组成模块的位置信息)。

XML文件和用户定义XML文件都是XML文件。XML文件是一个纯文本结构树,由前述的文档格式规范定义,用以描述办公软件文档的基本信息。XML文件可以压缩,也可以不压缩,由用户自行决定。当压缩时,XML文件(包括内嵌的Base64编码数据)一并采用文本文件用的压缩方法。压缩后的文件,也由文件头和文件数据构成。用户定义XML文件是用户定义的逻辑格式文档,与XML文件通过标志符关联,提供了办公软件文档支持用户定义逻辑格式的途径。

文档中对于多媒体文件的处理采用两种方式。一种是内嵌的Base64编码多媒体数据;另一种是外挂多媒体数据文件。对于外挂多媒体数据文件方式在存储结构中就会出现二进制文件块。

为了表示存储结构中各个模块的位置,在存储结构中包括了文件定位信息。

图4中的二进制文件File1至Filen,是UOF的外挂多媒体数据文件,由文件头信息和文件数据信息组成。可以通过文件的文件头信息定位各个文件。XML文件的外挂文件通过内部文件名进行关联[2]。

3 UOF格式特点

3.1 内容与表现的融合

UOF建立在可扩展置标语言XML基础之上,采用协会标准组织W3C定义的XML Schema作为模式定义语言,置标语言产生的一个初衷是要做到文档内容和表现的分离。然而,UOF作为文档编辑工具使用的文档记录格式,一方面要尽可能地支持“所见即所得”的友好的编辑风格,这要求格式与内容混合编排;另一方面为了支持与其它应用的集成,还要做到格式与内容分离,这两者本身存在一定的矛盾。

现有技术中公开的文档记录格式一般是通过定义与显现格式相关的XML Schema来支持混合的文档格式与内容信息。目前,无论国际主流的、基于XML的办公文档格式(例如ODF,OOXML),还是中文办公软件文档格式UOF,所描述的内容主要是格式信息,文档的数据内容散布在格式信息之中,也就是说,为了支持办公软件“所见即所得”的第一类编排方式,办公文档格式采用内容与格式混排的方法[2]。

3.2 对用户逻辑数据的支持

为了支持与其它应用的集成,做到格式与内容分离也是必要的。办公文档格式中支持格式与内容分离的关键是要支持用户数据,即文档中真正的逻辑内容。为了解决这个问题,UOF中采用的方法是:将文档描述分为UOF格式树(格式描述)和UDS实例树(用户数据)两部分,通过关联机制建立起两者的联系,同时记录在文档之中。

为了支持用户数据,在UOF中建立了“用户数据集”,如图5:

“用户数据集”作为一个UOF格式树和UDS实例树关联节点的索引,记录每一对关联节点的对应关系。图中“用户数据”的子元素“用户XML”包含三个属性:“schema”即UDS;“文件名”(可选)指明存放用户数据的XML文件;“节点路径”通过XPath指向UDS实例树的节点。另一个“用户数据”子元素“UOF”则指向对应的UOF格式树节点。子元素“限制”用于指定具有这种对应关系的UOF文档节点是否可以修改、打印或浏览,以替代常规的“公文域”。子元素“名称”则用于命名映射关系[3]。

这个方法的优点是:文档的格式信息与用户数据互不影响,可以很方便地分别提取,并用UOF和UDS验证。因为有“用户数据集”显式指定对应关系,用户数据不再依赖于格式信息。另外,XML节点的对应十分灵活方便,可以把格式树的任何节点与任何用户数据对应。在实现中要注意的是,“用户数据集”的内容应在UOF格式树构造完成后生成。另外,办公软件的开发仍然需要考虑如何实现用户数据的导入导出,如何使用户可以随时建立用户数据节点和格式树节点的关联,如何在文档的编辑过程中维护这种关联等[3]。

4 结论

本文阐述了格式标准与格式的制约关系,UOF标准符合的若干准则,并分析了UOF格式的基本框架和特点。通过这些,我们可以看到,UOF文档格式是具有良好性能、符合中文办公软件要求的。在UOF规范推出后,中文办公软件的文档格式会迅速的从以前的多种集中到目前的一种,即UOF。UOF将为打破封闭办公软件文档格式的垄断,确保政府和用户对信息的拥有权创造有利的条件。

参考文献

[1]孔小玲.移动阅读电子文档格式与标准探究[EB/OL].

[2]ECMA-376,Office Open XML File Formats[S].

[3]李宁,牟永敏等.文档格式中“内容”与“表现”的分离与融合[J].电子学报,2007(02).

[4]李宁.中文办公软件标准化几个问题的探讨[J].信息技术与标准化,2003(12).

[5]胡萍,陈志鹏.XML文档与关系数据库数据转换中间件的研究[J].哈尔滨大学学报,2006(4).

办公室文档整理制度 篇5

公管系各班级、各部门将建立独立的文件夹，以便于文档的整理和查阅。各班级须准备的纸质材料包括：封面、计划（主题、时间、地点和流程等）、小结（总结优势与不足）、活动报道以及其他附属材料（表格、抽签结果等）等。

各部门须准备的电子材料包括：计划、小结、通讯录、专题活动（子文件夹按专题建立）、规章制度（如办公室值班制度和文档整理制度等、学习部考勤制度、宣传部新闻稿发布等制度）等。

各子文件夹，特别是专题活动，以“时间（年月日）+ 内容”，能明确该活动即可。

保证个人办公文档安全的小技巧 篇6

1设定Excel文件打开时的密码

在已生成的Excel表格中, 单击执行菜单中的“文件”→“另存为”→“工具”→“常规选项”→“打开权限密码”→设置密码→“确定”→“重新输入打开权限密码”→“确定”→“保存”→选择保存位置→“确定”, 关闭Excel文件。这样设定密码后, 用户打开文件后不显示任何数据, 输入密码后方可显示数据。

2设定Word文档打开时的密码

在已生成的Word文件中, 单击执行菜单中的“文件”→“另存为”→“工具”→“安全措施选项”→“打开文件时的密码”→设置密码→“确定”→“重新输入打开文件时的密码”→“确定”→“保存”→选择保存位置→“确定”, 关闭Word文件。设定密码后, 用户打开文件后不显示任何文字, 输入密码后方可显示文字。

3删除Excel和Word文档已设定的密码

电子政务办公环境中文档管理策略 篇7

1、电子政务中文档管理应用

目前基于组织机构内部的电子政务环境中文档管理有三种应用模式:第一种是机构内部以办公自动化系统为平台的公文制作和流转自动化;第二种是机构之间公文转输自动化;第三种则是文件归档后的档案管理自动化。

2、电子文档在传输中的缺陷及原因:

(1) 系统集成程度低

目前各机构中公文流转系统、公文传输系统和档案管理系统之间基本没有实现集成, 各系统定位单一。应避免系统的投人只获得局部效益, 且效益在系统接口处往往又被损耗掉。以机构发文为例, 机构A向机构B发文一般需要经过七个环节, 各环节文档处理方法及模式不统一, 机构文件、档案处理的整个过程没有在机构的系统上真正全部实现, 使得流程“支离破碎”, 文件、档案管理一体化所需要的、集成的系统平台就未能搭建。

(2) 系统协作水平低

对于电子文件的管理来说, 各系统除了要实现系统的集成和数据的共享外, 还必须在功能上统一、协调起来, 也就是实现功能上的集成, 才能保证电子文件的真实、完整、可靠。电子文件的管理需要有所分工, 文件生成到流转系统与电子档案管理系统都应由前端控制、整体协调理念的体现。从宏观角度来考虑对于网络建设, 应用系统开发, 使用推进力度不够, 也直接影响信息资源整合与共享的程度不高。如果资源比较分散, 共享利用率低, 那么信息公开程度就降低, 为公众服务的功能相对缺乏, 造成各地区各部门信息发展不平衡。

由此可见, 电子文档系统存在着各自为政, 不能满足电子文档一体化管理的需求, 没有定位好公文与档案系统管理衔接问题, 相对自动化程度就会降低。

二、电子政务环境下的文档信息特点

1、现代化管理模式取代传统的管理模式

在电子政务环境下, 实行文档一体化管理, 电子文件可以通过政务网直接转变为电子档案全文信息, 而库存纸质档案也可以通过电子扫描和汉字识别系统转化为电子文件的全文信息。因此, 必须从电子政府的全局出发, 构建文档案管理系统。

2、电子文档管理系统功能的整合进一步加强

政务信息管理者可以通过计算机网络和传输技术, 将文字、图像和声音等信息组建数据信息库。改变以往“一家一户”的保存管理模式, 借助技术手段达到分布式数据库的整合, 每个组织机体是其整个网络中的一个“节点”。随着信息资源的不断建设与完善, 电子文档管理程序将形成一个信息资源网络, 利用者通过便捷的路径检索、使用多元化的信息资源。

三、构建电子政务环境中的文档管理体系策略

信息化是世界各国首选强力推进的改革创新手段, 尤其是电子政务作为信息化的龙头, 正在日益凸显其作用。中共中央“十一五”行政体制改革的启动中指出:推进电子政务, 提高行政效率, 降低行政成本, 带动信息化的发展。电子政务建设首先以文档管理为切入点和突破口, 实现适应经济社会需要的跨越式发展。

1、建立统一的文档信息流转共建与共享平台

在电子政务建设领导小组的统一领导下, 注重电子政务的层次设计, 要做到统一规划、统一技术标准、统一平台建设、统一主要设备选型、信息资源组织体系统一。各级政府部门都要按照统筹规划, 统一平台的原则, 构建符合本部门、本系统协调统一的电子政务体系。进一步推进电子政务, 建立决策科学、权责对等、分工合理、执行顺畅、监督有力的行政管理体制, 建设服务政府、责任政府、法制政府、电子政府。

2、做好电子政务环境下文档建设的标准化工作

加强建设电子政务环境下文档信息资源的整合与共享, 是一项复杂的社会大工程。为了保证利用者能高效、快捷地获取数据库中的信息, 必须实现标准化、规范化, 也是电子政务环境中文档一体化的先决条件, 包括硬件标准、软件标准、数据标准和安全标准。

3、提升电子文档管理系统集合性

目前来看, 确实应该抓住机构电子政务建设的机遇, 明确机构文件、档案管理功能是电子政务基础设施之一的重要地位, 广泛开展文件、档案集成管理系统的建设。电子文档系统程度的进一步优化提高, 是机构信息化发展的目标和发展水平的标志, 这项工作基本属于机构信息化基础设施建设的内容。因此, 文档管理功能集成需要依托业务专业的革新, 正确的专业思路, 科学的管理理念, 精良的人才队伍, 不断提升电子文档管理系统集合性。

4、建立文档信息安全保障体系

信息安全是信息服务的先决条件。随着信息化建设的发展, 政务信息管理可能面对各种意外灾害、计算机故障、人为破坏、侵入、泄密、窜改以及其他计算机犯罪, 必须未雨绸缪, 加强对政务信息的安全管理工作, 以确保国家、组织及人民的权益。电子环境下的文档管理系统建设是可信任和可授权的应用系统, 确保达到电子信息的完整性、安全性、保密性要求。

摘要：全面贯彻落实科学发展观, 构建和谐节约型社会, 适应改革开放和现代化建设要求, 进一步推行电子政务转变政府职能, 提高行政效率服务质量, 促进深化改革, 降低行政成本, 针对电子政务系统中文档管理现状存在的不足提出几点建议。

办公文档 篇8

由于办公自动化系统承载了办公业务活动的整个过程, 文件材料的起草、审批、成文、制发、归档等环节都是在办公软件的模块化管理下自动完成的, 网络办公平台系统记载了整个文件的传输过程, 这一文件的处理过程也就是电子文档的生成过程。这种在办公自动化条件下诞生的电子文档有着与传统纸质文档不同的新特点, 即文档管理自动化、文档存储数码化、文档传输网络化、文档形成公开化、文档处理一体化、文档利用在线化等。

1.文档管理自动化。办公自动化条件下电子文档的管理, 是采用先进的计算机与网络技术以及办公系统软件, 将办公业务的流转过程完全设计在网络办公平台系统中, 这样不仅将文件内容电子化, 而且将文件的起草、审核、签发、成文、立卷归档、利用等整个文档生命运动周期的形成过程自动化, 即文档管理的全过程自动化。

2.文档存储数码化。传统纸质文档因其承载物是纸质, 对之的存储有着特定的要求和固有的格式。在实际的操作中, 一般要严格按照纸质文档归档的要求及规定, 分类整理组卷, 然后统一归入相应的文档管理机关, 并置于有着祛湿、保温设备且带有标识的库房文档橱柜中。而电子文档则是借助计算机和网络技术, 按照一定的格式, 将文字、图形等信息转换为数码或符号, 并通过相应的软硬件设施及技术来识别、传输与利用, 其存储形式是将电子文档的内容转化为一系列的数码和符号, 从而实现电子文档存储的数码化, 这样不仅可以节省大量的存储空间和资源, 而且可以存储大量的信息和资料。

3.文档传输网络化。办公自动化条件下生成的电子文档有别于其他直接存储在磁盘、光盘等介质上的电子文档, 而是通过电子计算机与网络技术, 将文档内容直接存放在办公自动化系统专门设置的特定区域之中, 其鲜明的特点就是文档传输的网络化。这种基于办公自动化的文档传输网络化过程, 不仅使文档传输变得更加便利和快速, 而且也有利于对文书和档案工作进行统筹规划, 以及对电子文档的科学管理和应用。

4.文档形成公开化。在自动化环境下形成的文档, 文件办理人员和档案管理人员能利用网络技术充分发挥各自的业务优势来监控文件办理的全过程。因此, 电子文档与纸质文档相比, 不同之处在于文档的流转形成过程公开化。即文书办理人员可以通过不同的界面查看各级人员办理文件的状况, 文件管理部门能根据文档的办理情况加以督查和催办, 提高办文的效率和质量;档案管理人员凭借网络平台对系统里已办理完毕的文件数据可以随时鉴别和归类, 既便于各承办部门的整理和立卷、归档, 还利于在网络平台中随时对各承办部门的立卷归档工作的跟踪和指导, 切实提高案卷的质量。

5.文档处理一体化。文件是档案的来源, 档案是文件的归宿, 文件和档案是同一载体在不同运行阶段上价值变化的体现, 公文处理过程中两者紧密相关。网络办公平台系统将文书工作和档案工作视为一个有机整体, 即通过对系统前端控制的设置, 能将文件的整个运行过程置于系统的全程监控之下, 从而真正实现电子文件与电子档案二者之间的紧密衔接, 进而达到办公自动化条件下电子文档处理的一体化目标。因此, 网络办公平台系统所具备的全程自动化运行特征推动了电子文档处理的一体化进程, 不仅有利于文书工作和档案工作的无缝对接, 而且有利于实现对文书工作与档案工作的全过程管理。

6.文档利用在线化。电子文档由于是依靠网络技术完成的, 因而对其的利用具有共享性、多用性和交互性等优势, 即在网络技术的支撑下, 用户可不受时间、空间的限制, 在权限控制的范围内实现对文档的在线自动检索与利用;另外, 通过网络的在线功能, 还能实现网络办公平台系统与其他信息系统的互相连接, 为用户提供全面而充分的信息资料。文档利用在线化的优点在于最大限度地实现了相关资源的共享, 极大地提高了电子文档利用的质量与效率。

办公文档 篇9

1、办公自动化定义

办公自动化(OA:OFFICE AUTOMATION)(以下简称OA)就是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业或政府部门内部人员能够方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集和处理,为企业的管理和决策提供科学依据。

2、在OA中应用标准化的必要性

OA可以和一个企业或政府部门的业务结合得非常紧密,甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果,从而极大地方便了领导的管理和决策。

从实施OA的角度来看,政府部门和企业的不同在于:企业工作的本质是生产而政府工作的本质是服务。OA缩短了生产的周期,减少了人力和物力的投入,在一定程度上降低了生产失败的风险机率。而政府部门则利用OA提高办事效率,加强决策能力。

从投资OA的角度来看,政府部门和企业的不同在于:企业投资重点放在提高效率所能带来的经济收益,而政府投资重点则放在对社会服务能力的提升方面。两者之间是微观与宏观的差别。这也说明了OA在宏观和微观领域都能得到充分的应用。

按照经济学的观点,任何一个过程的发生都可以建立起对应的一个投资/收益模型。如何利用有限的投资来换取最大的收益?这里就要使用标准化的管理方法。标准化的定义是:“在经济、技术、科学及管理等社会实践中,对重复性事物和概念,通过制定、发布和实施标准,达到统一,以获得最佳秩序和社会效益。”通过上述定义可以看出,“通过制定、发布和实施标准,达到统一”是标准化的本质和基础。“获得最佳秩序和社会效益”则是标准化的目的。是我们要追求的效果。项目实施是一个系统工程,涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此,应该有一个科学的方法作指导,来严格规范实施过程,规避不可控因素造成的影响并降低到最低程度,以期达到最好的结果。

3、项目文档标准化管理的必要性

项目文档管理,是指在一个系统(软件)项目开发进程中将提交的文档进行收集管理的过程。通常,文档管理在项目开发中不是很受重视,当发现其重要性时,往往为时已晚。整个项目可能因此变得管理混乱,问题产生后无据可查。文档管理对于一个项目的顺利进行起着至关重要的作用,其关键性不容忽视。因此本文以OA项目实施的阶段为线索,从OA项目供需双方的角度把每个阶段要编写的文档用标准化的要求来描述,提出一个适当地针对OA项目的文档编写模型。

二、OA项目阶段文档编制格式

第一阶段:实施前期调研阶段

《可行性分析(研究)报告》是项目初期策划的结果,它分析了项目的要求、目标和环境;提出了几种可供选择的方案;并从技术、经济和法律各方面进行了可行性分析。由OA项目供方提出,可作为项目决策的依据。具体格式和说明参见表1:

第二阶段:实施准备阶段

《项目开发计划》由OA项目供方提出,内容应该包括各部分工作的负责人员、开发的进度、开发经费的预算、所需的硬件及软件资源等。具体格式和说明参见表2:

《软件需求说明书》对所开发软件的功能、性能、用户界面及运行环境等做出详细的说明。它是在用户与开发人员双方对软件需求取得共同理解并达成协议的条件下编写的,也是实施开发工作的基础。由OA项目需方提出。该说明书应给出数据逻辑和数据采集的各项要求,为生成和维护系统数据文件做好准备。具体格式和说明参见表3:

《详细设计说明书》由OA项目供方提出。描述了计算机软件配置项(CSCI)的设计。包含设计决策、体系结构设计和实现该软件的详细设计。具体格式和说明参见表4:

第三阶段:项目建设阶段

《开发进度报告》由项目供方提出。编制目的是及时向有关管理部门汇报项目开发的进展情况,以便及时发现和处理开发过程中出现的问题。一般地,开发进度报告是以项目组为单位固定周期编写的,如果被开发的软件系统规模比较大,整个工程项目被划分给若干个分项目组承担,开发进度报告将以分项目组为单位按周期编写。具体格式和说明参见表5:

《软件测试说明》由OA项目供需双方根据模拟的使用环境共同提出。描述执行计算机软件配置项CSCI、系统或子系统合格性测试所用到的测试准备、测试用例及测试过程。具体格式和说明参见表6:

《软件测试报告》由OA系统供需双方组织的测试组周期性提出。对计算机软件配置项CSCI、软件系统或子系统、或与软件相关项目执行合格性测试的记录。具体格式和说明参见表7:

第四阶段:切换准备阶段

《软件用户手册》(SUM)描述手工操作该软件的用户应如何安装和使用一个计算机软件配置项(CSCI)、一组CSCI、一个软件系统或子系统。它还包括软件操作的一些特别的方面,诸如:关于特定岗位或任务的指令等。具体格式和说明参见表8:

第五阶段:项目验收阶段

项目开发总结报告由项目供需双方共同提出。项目开发总结报告的编制是为了总结本项目开发工作的经验,说明实际取得的开发成果以及对整个开发工作的各个方面的评价。具体格式和说明参见表9:

小结

本文从整个OA项目前期调研、实施准备、投资建设、切换准备、项目验收五个过程中所要使用的文档入手,提出了一个标准化的内容编写模式。从整个过程来看,这不仅仅是编写上的要求,更是对文档内容的标准化描述。内容反映出应用上的需求,应用决定了技术的实施与进步,技术推动了生产力的发展。因此,用标准化来约束管理OA软件项目文档的实施是可行且十分必要。

摘要：本文从项目文档编写的角度入手,分析了OA办公自动化项目开发中标准化管理的必要性和可行性,同时根据国家标准要求提出了一个适当地针对OA项目的文档编写模型。