文档一体

文档一体（通用9篇）

文档一体 篇1

摘要：随着科学技术的不断发展, 计算机技术在很多领域已经得到了应用和普及, 对于档案管理来说, 文档一体化管理是一种趋势和必然。本文主要从当前文书档案管理工作的现状出发, 结合文书与文档一体化管理存在的问题, 阐述了开展文档一体化管理的必要性以及实施的相关策略。

关键词：档案管理,文档一体化,文书

随着当前科学技术的不断发展, 现代化的办公手段已经成为一种潮流和趋势, 在这样的大背景下, 相关的水利档案管理部门不能够在简单的接收各种档案, 而是应该对整个文书、档案的形成过程进行管理, 从而使档案管理更加规范、合理。因此, 如何开展文档一体化管理, 加快实现水利档案管理的现代化已经成为人们一直关注的一个话题。

一、当前文档管理工作的现状和问题

当前我国很多的文档管理仍然停留在原来的陈旧方式中, 传统的档案管理工作主要包括档案的收集、整理、保存、利用等工作, 这些工作往往是采用纯手工的方式进行的, 这样的工作方式不仅浪费了大量的时间, 而且在进行档案检索时需要进行繁琐的工作。此外, 通常在保存档案时, 保管中心往往采用两套档案的方式, 档案数量的递增, 使得相应的管理费大幅上涨, 而且对于档案的安全问题也带来了一定的影响。采用手工查找档案的方式不仅在查找速度上受到了很大的限制, 而且档案经过多次翻阅造成的损耗, 也会给档案保管带来影响。大体上讲, 文书处理和档案管理工作中存在以下明显的问题:

(一) 档案使用效率低下。

正像前面所说的, 当前档案管理方式落后, 各种查找使用方法单纯依靠手工, 从而使得档案在利用时效率低下, 在当前要求快速、高效的时代, 这种传统的档案信息获得方式已经根本无法满足人们对档案工作的需要。

(二) 档案管理所需的成本不断上涨。

档案管理的成本问题一直是档案管理工作必须面对的问题, 各种纸质档案的损坏、修复、保管以及传统的微缩档案储存方式等都会使得成本维持在一个较高的水平。

(三) 文档收集不全。

在原先的文书处理和档案管理过程中, 往往将这两项工作分为两个不同的部门, 文书部门只负责文件在归档前的工作, 而档案部门只负责归档后的文件管理工作。同一份文件在两个独立的部门间往来穿梭, 从而使得档案的质量得不到保障, 档案的使用也会产生较大的不便, 由此经常会出现一些文档收集不全的现象, 给文档管理带来不便。

(四) 档案管理工作相对落后。

目前在许多单位的文档管理中, 文书处理和档案管理是相互分离的, 档案管理往往停留在文书处理以后, 文书处理往往要花费一定的时间, 从而使得档案管理出现一定的滞后性, 对于档案的归档以及最后的整体质量都存在明显的影响。

二、档案管理工作开展“文档一体化”的意义

(一) 能够有效的提高相应的工作效率。

文档一体化后, 文书处理和档案管理同属于一个部门, 这样就可以在一个统一的系统中合理的组织和分配相关工作, 使文书处理人员按照档案管理人员的要求进行文书处理, 更好的对文书和档案管理人员进行协调, 从而更加科学合理的开展工作, 大大提升了工作的效率。

(二) 对于文档管理水平的提高起到一定的促进作用。

文书处理和档案管理之间有着密切的联系以及相互作用的关系, 开展文档一体化后, 二者之间的联系更加紧密, 两项工作之间更能够通过相互作用, 达到共同进步的目的。

(三) 更易于发挥文档管理的整体优势。

通常一个整体发挥出来的力量, 往往要高于组成这一整体的各个单元独立发挥的作用。同样在文档管理中也是如此, 文档一体化使文书处理和档案管理形成了一个统一的整体, 摆脱了各自为战的现象, 档案部门给文书处理提供具体要求, 而文书处理在具体要求的作用下, 工作更加具有针对性, 工作质量大幅提高, 又为档案管理打下了良好的基础。

(四) 使档案工作朝着标准化、规范化的方向发展。

开展文档一体化工作后, 文件从生成到最后归档, 都属于同一部门的工作职责, 因此, 为档案质量的从始至终控制提供了先决条件, 更为文档管理工作的标准化、规范化打下了坚实的基础。

(五) 使文档管理朝着现代化的方向发展。

计算机技术的迅速发展, 使得当前各个行业的现代化水平都上升到了一个新的高度。文档一体化工作的开展, 使得文书处理和档案管理合并到一个系统中来, 系统的现代化水平以及先进性更加符合时代的要求, 使文档管理工作朝着一个快捷、高效的方向不断前进。

三、水利部门开展文档一体化管理的方法

(一) 相关应用系统的设计和开发。

要想开展文档一体化管理, 就必须要有一个相应的管理系统为其提供基本的工作环境和技术支持。整个系统除了包括一些基本的日常文档管理工作模块外, 还应该根据水利部门的自身特点, 如图纸、音频文件较多的情况, 设计特定的模块, 从而提高整个系统的可用性和针对性, 强化文档中各种图纸、音频的规范化管理。

(二) 建立健全相应的档案管理机制。

开展文档一体化管理必须建立在一套健全的管理机制基础上, 对于水利管理部门来讲, 各种工程的参数和文件数量较多, 更应该对档案管理体制进行必要的规范, 确立档案管理部门在文件管理中的主要地位, 建立以档案管理部门为中心的文件管理体系, 使得水利工程的各个方面紧密的围绕在档案管理部门的周围, 实现整个文件的一体化管理。

(三) 标准规范体系的制定和实施。

标准化的体系更能够对文档一体化管理中的各项工作进行控制, 从而使档案从收集到归档加强质量控制。在遵循基本的文档一体化流程的前提下, 根据水利部门的实际情况, 制定特定的规范和标准, 从文件的生成到采集, 到鉴定, 到归档以及后来的重复利用都要制定详细的技术规定, 相关的操作人员要严格按照这些规范和制度开展工作。

(四) 相关工作人员素质的培养。

文档一体化管理工作中, 文件从形成到采集, 再到归档利用都是建立在先进的技术条件的基础上的, 所以就需要一批高素质的人才, 参与这项工作中去, 更需要一个由既懂档案管理, 又懂计算机技术人才组成的管理团队。从水利管理部门的实际情况来看, 档案管理部门可以利用人才引进以及人才培养相结合的方法, 提高自身档案管理部门的人员素质提升。

(五) 加快办公自动化进程。

办公自动化是文档一体化管理得以实现的物质基础和手段, 办公自动化系统的建设, 是一个由低到高、循序渐进的发展过程。一个系统仅仅有高水平的硬件是不够的, 还必须有高水准的软件, 丰富的电子数据, 高素质的工作人员, 少了这些再好的系统也难以发挥作用。应根据实际, 选择适合水利管理部门特点的文档一体化管理软件就可将办公自动化水平提升一个档次, 只有加快办公自动化进程, 才能有效推进文档一体化管理进程。因此, 必须争取领导的重视和支持, 加强办公自动化的宏观管理及办公自动化硬件建设的投入力度, 全面提高办公自动化水平, 为文档一体化管理的持续、稳定、有序发展创造坚实的物质基础。

总之, 建立以计算机信息管理为核心的综台办公自动化系统, 实现网络环境下的文档一体化管理是今后发展的方向。当然, 网络环境下文档一体化管理完全依靠计算机信息技术, 其条件是苛刻的。要真正实现文档一体化管理, 还会面临许多问题。但是, 随着办公自动化和计算机信息技术的不断发展及网络技术的广泛应用, 文件、档案管理一体化的技术条件越来越成熟, 文件和档案管理的方式方法将出现彻底改变, 文档一体化管理的前景是美好的。

参考文献

[1]徐跃霞.刍议文档一体化管理要素[J].黑龙江水利科技, 2010, 38 (5) .

[2]江丽娜.浅谈现代文档一体化管理[J].中国科技博览, 2011 (10) .

[3]张坚梅.推进文档一体化管理之我见[J].沿海企业与科技, 2009 (2) .

文档一体 篇2

[摘要]随着计算机的普遍运用和互联网的成熟发展，文档一体化已成为档案事业发展的新课题。文章探讨推进文档一体化管理的措施及对策。

[关键词]文件；档案管理；文档一体化

[作者简介]张坚梅，中国电子科技集团公司第38所馆员、秘书，同等学历研究生(MBA)，研究方向：档案管理，安徽合肥,230031

[中图分类号]G270 7

[文献标识码]A

[文章编号]1007―7723(2009)02―0165―0002

文档一体化是在信息时代背景下提出的一种新型文档管理模式。它是将相对分散独立的文件管理和档案管理组成一个有机整体进行管理，通过运用信息和网络技术进行公文处理和档案管理信息存储、控制、加工和传输，以实现对公文和档案管理的整体优化。其主要内容是改革现行的立卷归档方法，取消“案卷”概念，减少人员组合因素，简化档案整理工作。文档一体化可以解决信息时代传统文书档案的管理体制、管理模式、管理手段不相适应的问题，是推动档案工作与时俱进、协调发展的必然要求。笔者就如何实现文档一体化管理工作谈几点浅见。

一、提高思想认识，强化文档一体化意识

认识的提高是实现档案管理现代化的前提条件和重要保证。用先进理念代替传统理念，用先进的科学技术改变与管理不相适应的传统手段和方法。文档一体化的理论基础是文件生命周期理论。文件生命周期理论认为，从现行文件到档案是一个连续统一、前后衔接的过程，而且前一阶段的文件质量将直接影响后一阶段档案的质量，这要使原来相互独立的但又在不少具体环节上相互雷同的两个管理系统，从组织制度到具体程序真正交融在一起，主要目的是为了加强对文件管理的超前控制，保证档案的质量，减少档案部门的工作程序，改变档案部门事后监督指导的被动局面，避免无谓的重复劳动，使档案工作流程科学化、合理化。每一位文书工作人员都要树立严谨的档案意识，在工作中自觉将文件工作与档案工作看作一个有机整体，不仅仅为当前的工作服务，更要按照“文档一体化”的要求规范地办理好每一份公文，实现文书工作和档案工作的有机统一。

二、理顺管理体制，完善组织机构

传统的档案管理体制已经不适应时代的要求，档案管理费时费力，开发利用困难，无法优质高效地提供保障服务。现行的文件和档案管理流程实行分块管理，肢解了文件运转的联系性和连续性，制约着文档一体化的实现，文书工作和档案工作很大程度上处于分离状态，文件与档案“两张皮”现象严重。档案管理只是各项工作中的最后环节，只是起到保存历史的作用的认识。档案管理体制不改革，文档一体化就无法实现。笔者认为，首先要建立统一的管理机构，负责管理文书工作和档案工作，能在体制上解决文档同步管理问题。规范部门职责，同时要赋予档案部门一种新的职权，统一协调和指导从文件到档案的各环节的工作。确保档案管理职责渗透到各部门，使文件的形成处理、立卷归档与档案的收集、整理、利用在统一监督指导下有机衔接在一起并在掌握控制之中。

三、搭建功能完善的文档一体化业务平台

从目前文档一体化管理的现状看，系统不完善是突出的问题。究其原因，除了技术因素外，档案人员业务水平低、一体化管理思路不清晰、目标不明是很重要的原因。实现文档一体化管理的目标就是通过建立一个以计算机信息管理为核心，集公文处理和档案管理为一体的综合办公自动化系统。要实现文档一体化管理，必须从文件材料的产生开始，就运用计算机管理系统进行统一管理，完成文件运行的全过程，把文件管理和档案管理两个不同阶段和性质的工作紧密结合起来，实现计算机自动生成目录、辅助立卷和自动检索，可以进行文件、档案的快速查询、统计、借阅等管理工作。因此，文档一体化必须树立前端控制思想。在文档一体化的软件系统设计中，要使用兼容性强、应用性好、智能程度高的信息化系统，使文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用更加方便快捷，能满足现代办公环境下文档一体化协调发展的技术保障体系。这就要求把档案数字化管理设计进去，对办公自动化系统提出档案管理方面的功能需求。档案人员应主动参与“系统”的设计，根据文档一体化管理要求和档案管理工作的需要，对各模块、各工作环节的管理功能如何实现自动化、标准化等问题进行思考，并提出具体的设计要求。而档案人员要配合设计人员做好“元数据”的编制工作，通过各种“元数据”的设置，尽可能将电子文件管理过程各环节工作的管理功能和安全保密功能更好地实现标准化和智能化，从而实现“前端控制”、“全过程管理”和集成化提供利用的目的。因此，文书档案管理部门要与信息技术部门一起进行深入调研、科学论证，遵循文书处理和档案管理的客观规律，逐步建立科学规范、设计合理、操作方便、高效安全的业务平台。

四、优化队伍结构，提高人员素质

从社会发展的角度谈文档一体化 篇3

关键词:社会发展 文档工作 一体化

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1673-8209(2009)5-0246-01

从社会发展的角度看,任何一个相对独立的工作系统都会随着社会的发展、时间的推移而不断地变化、发展着。由文书工作和档案工作组成的系统,也有其自身的形成、演变和发展过程,但万变不离其综,它仍然是社会发展中的一个子系统,它的发展必然受社会发展这一大规律的影响。纵观文档一体化由不成熟走向成熟的发展过程,可以发现,它由初始的统一状态,经过相互分离状态,又走向新的统一状态,这一系统遵循着客观事物从肯定到否定、又从否定到肯定地曲折发展的规律,呈现出合——分——合这样一社会发展趋势。

1 文档一体的混沌统一时期

1.1 我国古代文档一体的形成。

我国文档一体的原始状态,笔者认为可以追溯到原始社会末端的黄帝时代。黄帝时代是一个相对统一的社会时代,为了简单管理的需要,部落联盟的首领们开始借助文字来对社会事务来进行管理。这样,文书和档案便应运而生,但两者的产生是融为一体的。《史记·索隐》道:“《世本》及《律历志》,黄帝使羲和占日,常仪占月,臾区占星气。”宋衷在为《世本·作篇》作注为:大挠、隶首、容成“皆黄帝史官”。而“占日,占月,占星气”等活动基本上是社会发展的过程,这一时期社会事务的管理也相对简单,文书和档案便融合在一起。同时由于社会发展简单,文件形成的数量也就较少,这些文件多数甚至全部都要作为档案保存,两者几乎是相等的。因此文书工作和档案工作好就没有分离的必要性了。

1.2 古代文档一体的发展时期。

“史官文化”开创了文档一体的状态后,在相当长的时期内,社会发展进程程度缓慢,文书工作与档案工作所受的影响也不明显,因而两者并没有明确的界限,文书工作和档案工作组成的系统呈现为一个整体。这一状态一直持续了三千多年。在这一长期的发展过程中,两者孕育了相互分离的因素,各自朝着独立的方向发展。这种发展趋势,以隋唐、宋时期最为明显。

隋唐时期,由于社会的发展,封建的中央集权不加强,社会事务也不断增加,文档数量也就开始日渐增多。同时统治者对档案的利用也越来越频繁,这为文书工作和档案工作的分工提供了可能。唐代时出现了“甲库”这一专门性质的档案库房,档案管理人员开始脱离文职独立出来。

宋代由于中央集权制度高度加强,中央机关的事务大大增加,因而专门负责处理文书工作的机构和人员得到加强,档案保管人员的地位的相应下降。同时档案保管技术也有所创新,架阁库制度渐成雏形;档案保管装具也有所创新,出现“架阁”;同时宋代的档案管理方式也有重大变改,开创了“千文架阁法”,这一档案管理方式为后代王朝乃至民国时期所沿袭;宋代国家机关还在全国普遍设立架阁库,架阁库是近现代机关档案室的雏形。至此档案工作开始独立发展,自成系统。

但这一时期并不单纯地表现为渐进分异,系统整体还是相对统一的,民国时期的“文书、档案连锁法”便是其突出的体现。民国时期,国民政府为了改变行政业务的局面,提高行政效率,南京政府施行了文书档案改革,其核心便是“文书、档案连锁法”:即在一个机关范围内,以集中统一的原则组织文书、档案工作。文书档案改革一定程度上使国民政府的行政工作得以整顿,同时对于近代档案工作的发展也起了相当的促进作用。

2 文档一体的分离

文档一体的分离始于20世纪50年代。这一时期,国家行政机关认识到文档管理对于行政管理的重要性,并对文档工作进行了一系列的加强和管理。1951年4月,第一次全国秘书长会议召开,制定了《公文处理暂行办法》,统一了机关文书、档案工作的基本原则和作法,初步地改善了机关的文书、档案工作。1954年,第一次全国档案工作会议召开,会议通过的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》,《条例》分别规定了文书工作和档案工作的基本原则、任务和组织,还规定了文书工作具体管理上的原则方法,为文书工作和档案工作的分工奠定了一定的基础。1956年,为了适应国家机关工作和科学研究工作对于档案的迫切需要,国务院发表了《关于加强国家档案工作的决定》,《决定》规定全国档案工作都应该由国家档案管理机关统一地、分层负责地进行指导和监督;各级机关的各类档案材料,应该由机关的档案业务机构——档案室来集中管理,不得由承办单位或个人分散保存;同时提出了全面推行文书处理部门立卷,以建立统一的归档制度,从而打破了人们头脑中立卷工作属于档案工作业务范围的传统观念,划清了文书工作和档案工作的界限,使文书工作和档案工作有了明确的、科学而合理的分工。从此,文书工作和档案工作各自作为一个独立的工作系统而运行起来,文书、档案工作系统进入了相互分离的时期。

3 信息化环境下文书与档案新的统一

历史的分流曾对档案事业的发展起过促进作用,但当社会发展进入今天信息化时代时,社会各行各业都开始运用现代化的信息技术进行发展,文档的管理工作在新的社会发展环境下,也面临新的发展课题,即要实现文书工作与档案工作一体化管理。为了解决这一新问题,理论界和实际工作者都认为要对文书工作与档案工作进行新的整合。特别是,在办公自动化和网络环境下,电子文件大量涌现,电子文件具有其自身的诸多特点,电子文件和电子档案在管理方法上与纸质文件和纸质档案的管理存在很大不同,新技术的运用要求实现电子文件全过程连续一体化管理,才可能保证电子文件与电子档案一体化管理的实现。

在西方信息技术发达国家,美国最早提出了文件、档案一体化理论并发展了它。上个世纪80年代初,这种管理方式在欧美开始推行,由于文档一体化管理具有无比的优越性,到了90年代,这种做法得到了广泛的支持。

我国在20世纪80年代,也介绍引进了国外这一先进的文档一体化理论,支持文档一体化的提法。同时,我国国家教育委员会和国家档案局联合印发的《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中,第一次明确指出了档案工作和档案学研究正面临着“档案与文件管理一体化”趋势,表明文书工作和档案工作正面临着即将到来的新的统一时期。

现代信息技术又在飞速发展,这为档案管理的信息化建设供了强大技术和物质基础,使得文档一体化成为顺应时代潮流的必然趋势。文书档案管理一体化将成为今后我国档案工作的重要发展趋势之一。

参考文献

[1]冯惠玲、张揖哲主编:《档案学概论》,中国人民大学出版社,2001年.

[2]杨小红:《中国档案史》,辽宁大学出版社,2002年.

[3]何鲁成编:《档案管理与整理》1987年版,档案出版社.

[4]傅荣校:《论三十年代南京国民政府的文书档案改革》,《档案学通讯》2005 年第1 期.

浅析高校文档一体化建设 篇4

一、高校文档一体化建设的重要性

1. 时代发展的需要。

知识信息时代, 高校文档一体化建设已经不再是传统形式下对文件的单纯管理, 更多的是一种管理手段和方式的整合。对于高校而言, 文件作为档案的基础, 档案的质量与文件处理工作有着最为直接的关系, 不论是对于文件的收集、整理、统计, 还是对于文件的利用、鉴定、保管以及编目, 在这些环节中, 都充分体现着文件处理与档案管理密切的联系, 从而突出了高校文档一体化建设的重要性。

2. 工作发展的需要。

高校文档一体化建设的实施, 一是深化了档案工作的高度, 将高校管理与档案管理形成一个有机整体。二是加强了对文件的保护, 充分体现文件的价值。三是使档案管理工作程序大大简化, 实现了文档的远程传输和利用, 切实提高档案信息的利用率, 从而加强对文件处理的有效控制。

3. 资源利用的需要。

高校文档一体化建设与管理, 有效地利用了现代计算机技术和网络技术, 形成信息录入、整理、保存、编目、检索、利用的一体化发展, 实现了数据共享, 便于工作人员进行远程查询和处理。为此, 要加强高校文档一体化建设, 使得档案信息资源得到有效开发, 切实提高信息资源的社会效益和经济效益。

二、我国高校文档一体化建设的现状

我国高校文档一体化建设整体状况不容乐观, 主要体现在以下几方面:

1. 管理体制不完善。

目前, 我国高校文档一体化建设还缺乏完善的管理体制。虽然相关部门也针对当前情况进行了一定的调整, 但是仍旧无法适应当下的社会发展。比如在高校文档一体化建设与管理中, 一些部门仍旧将文件处理与档案管理分开, 浪费人才和物力, 不便于信息资源的利用和管理, 而且, 这两个管理使得文件在封闭的系统中运行, 档案使用价值无法直接体现, 更为重要的是档案管理的质量也无法得到可靠的保证, 最终影响到档案部门作用的充分发挥。

2. 技术存在滞后性。

现代科学技术及计算机技术是文档一体化的基础保障, 是对文档进行存储、管理的工具及载体。但高校的技术设施存在一定的滞后性, 如在进行文件处理时, 其格式过于混乱, 再加上信息载体缺乏耐久性, 这样, 极易在处理文件时, 造成文件丢失和缺失;又比如一些文件在字体上也缺乏规范性, 进而严重影响了档案工作的质量。

3. 信息安全度不高。

信息安全性管理是当前高校文档管理中特别要重视的问题。目前, 一些高校采用了现代计算机技术和网络技术, 但是缺乏对信息安全性的考虑, 进而造成文件丢失, 因此, 值得相关人员高度重视。

三、加强高校文档一体化建设的有效措施

1. 重视高校文档一体化建设, 全面推行办公自动化。

在现有社会条件下, 各行各业都在推行自动化建设。因此, 高校文档一体化建设也要更新观念, 全面推动办公自动化发展。首先, 要积极引进现代科学技术, 建立相关的电子档案信息, 改变传统的纸质管理, 推进办公信息的数字化发展。其次, 利用计算机技术, 将文件信息全部记录下来, 要保证信息的真实性, 并且结合具体内容进行分类整理, 将不同种类的数据归入到相应的文档中, 并且结合现代网络技术, 实现信息共享、查询。

2. 建立组织机构, 加强统一管理。

在现行的社会条件下, 高校文档一体化建设可以设立专门的组织机构, 加强对相关文件的统一管理。一方面, 可以避免文件的丢失, 提高数据的准确性和安全性, 另一方面, 可以避免工作的重复性, 使得文件管理的整体作用和优势充分发挥出来。为此, 高校在文档一体化建设过程中, 可以建立一个强有力的组织机构, 将全校的档案工作与文件管理工作抓起来, 并且要对学校所有部门的档案工作进行检查、监督和考核, 实现全校文件工作的同步管理。另外, 要明确自己的职责和义务, 充分体现出组织机构的职能作用, 在工作上, 采取积极主动的态度, 推进文档一体化建设。

3. 制定管理制度, 加强文件管理的规范化、标准化。

要想从根本上实现高校文档一体化建设和发展, 就要建立完善的管理制度, 通过制度建设, 规定管理的程序, 加强对文件整个生命过程的控制, 保证文件管理的规范化和标准化。信息资源管理中的标准化是指国际、国家、地区或某行业通过制定和实施标准, 统一规定社会活动中重复性的事物和概念, 以获得最佳秩序和社会效益。标准的内容一般包括信息资源管理中的标准化术语、信息资源管理中的标准化技术、信息资源管理中的标准化设施、信息资源管理中的标准化管理过程四个方面。此外, 还需要相关部门制定相关的制度标准, 保证工作进行的统一性, 提高管理工作的准确性。

4. 严格一体化工作流程, 方便管理及利用。

高校文档一体化建设的工作流程, 一般可以分为:采-分-编-藏-用-剔等几个阶段:采, 就是采购;分, 就是分类;编, 就是编目;藏, 就是图书的上架管理;用, 就是图书馆向读者提供各种服务, 是图书馆进行前面基础工作的最终目的;剔, 就是剔旧, 对过时老化无用和破损不能使用的图书, 要从书架上拿走, 退出流通, 不要占用了空间, 还增加管理员的管理难度。通常, 还要把这些剔除的旧书用一间专门的房间存放, 以备少数情况下查用。在高校文档一体化建设中, 信息资源管理的过程是根据各种信息资源管理活动都是按照一定的方法和程序进行的, 要求从具体需要出发, 对文档信息资源按照一定的方法分类、组织和存储, 继而提供更方便的信息服务。

5. 加强软件管理, 提高信息安全性。

大多数高校在文档一体化建设中, 都缺乏对信息安全性的管理, 这在很大程度上影响了信息的质量和可靠性。因此, 学校领导以及相关责任人要重视信息的安全管理, 实行一人一机制, 相关部门的软件不可以相互传输和互用, 更不可以相互调动。另外, 要对软件系统进行设计和开发, 保证系统良好的应用性和兼容性, 在此基础上, 实现办公的智能化管理, 使用资源信息的利用更加方便快捷。首先, 要了解和推动高校文档一体化建设, 就要了解什么是文档信息。在现代的社会背景下, 随着时间的推移, 时代将赋予文档信息新的含义, 是一个动态的概念。现代“文档信息”的概念, 已经与半导体技术、微电子技术、计算机技术、通信技术、网络技术、多媒体技术、信息服务业、信息经济、信息化社会、信息管理、信息论等含义紧密地联系在一起。其次, 工作人员要能主动学习和选择信息管理工具, 形成管理信息的积极态度, 通过管理信息, 体验有效管理信息的重要性, 形成科学管理信息的意识, 培养工作人员能够合理地管理信息, 探索信息的真谛、信息科学、高校文档一体化建设与信息人才等问题。再次, 从信息的定义开始, 了解信息的属性与特征, 以及信息与数据、消息、信号的联系与区别, 针对信息技术与社会现状, 探讨建设的目标、内容和认识, 以其引起读者的关注, 共同推动高校文档一体化建设的改革。

6. 创新服务, 推进文档一体化建设科学发展。

在建设高校文档一体化过程中, 要突出特色, 创新服务。以科学发展观为指导, 实现高校档案与地方档案信息资源共享, 并且要积极探索提升高校档案知识服务内涵及实现途径。与此同时, 高校教师业务档案要实现网络化管理, 充分发挥科技档案的社会经济效益。积极推进高校科技档案在产学研中的利用效益研究, 强化高校档案管理的基础工作与现代化的探讨, 采用系统科学方法与现代档案管理方法, 推进专兼职档案干部的良性互动机制的建立与完善, 提高高校档案工作与校园文化建设水平。更为重要的一点是要体现人本化, 提高高校档案工作者的素养, 更好地发挥档案馆育人作用, 能够做到学以致用, 突显亮点, 标本兼治, 破解难题, 通过深入学习实践科学发展观活动, 科学发展探索, 推进高校档案工作规范化建设。

7. 强化队伍建设, 提高档案管理人员的整体素质。

高校文档一体化建设, 其专业性较强, 而且涉及面广, 需要相关人员具备较强的专业知识, 并且要具备良好的道德修养。因此, 要从以下几点入手:首先, 要加大宣传力度, 使得相关人员充分认识到高校文档一体化建设的重要性和必要性, 改变工作人员的观念, 增强其一体化建设的意识。其次, 要加强对档案管理人员的培训, 一方面, 要进行专业知识教育, 另一方面, 还要进行职业教育、道德教育以及管理能力的教育, 使得工作人员的综合素质全面提升, 与此同时, 还要树立终身学习的观念, 不断地更新自己的知识结构, 提升自己的个人能力, 从而适应高校文档一体化建设的改革与发展。再次, 建立完善的人才机制, 创新管理模式和管理手段, 真正实现高校文档一体化管理。

参考文献

[1].王燕.高校实施文档一体化管理的理论与实践[J].北京建筑工程学院学报, 2009.1

[2].蒋萍.浅谈文档一体化管理[J].经济师, 2009.2

[3].况敏.文档一体化背景下文秘人员的角色定位和素质培养[J].老区建设, 2011.10

[4].唐江玲.吕露.近五年来高校文档一体化研究综述[J].科技资讯, 2012.2

浅谈文档一体化管理 篇5

一、理论基础和作用

(一) 文档一体化管理的理论基础

文件的生命周期理论研究了文件从最初形成到最终销毁或永久保管, 是一个完整的过程, 它分为三个阶段:第一, 文件的形成阶段。它借助于撰写、印刷、录音等信息记录手段来固定文件撰写结果, 形成具有法定效力的文本的过程;第二, 文件的使用阶段。是指文件在规定的范围内进行运作、发挥作用阶段;第三, 文件的归档阶段。即文件履行完现行效用, 一部分有价值的文件被当作档案保存起来, 而另一部分无价值的文件则被销毁的过程。由此可见, 文件和档案只是同一事物在其不同运动阶段上价值形态变化的体现, 实现文档一体化管理就是对文件发生、发展、灭亡或永久保存三个阶段实行的全过程管理。

(二) 文档一体化管理的概念

所谓文档一体化管理, 就是从文书和档案工作全过程出发, 实现从文件生成到归档管理的全过程控制。它包括:文档实体生成一体化管理, 即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直到销毁为止的整个生命周期进行全面管理;文档一体化管理, 从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证管理的实现;文档信息利用一体化管理, 利用时不要考虑是文件信息还是档案信息, 只用一条检索命令即可查到全部文档信息, 是对文档数据信息内部运动的全过程实现的有效体现。

(三) 文档一体化管理的作用

随着信息技术的应用, 办公自动化的普及, 文档一体化管理不再只是一种管理思路, 更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础, 文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量, 从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看, 都有着实际的工作内容。实现文档一体化管理后, 档案工作将渗透到文件的形成阶段和文件的使用阶段之中, 形成一个不可分割的整体, 实现从文件到档案的有效转换, 保证了文件信息的不会被遗失或损耗, 减少了重复劳动, 简化了文档管理的工作程序, 提高了文档管理的效率, 更重要的是改变了文件的生成方式和载体特点, 实现了对文件处理的前控性。文档一体化管理通过先进的计算机系统对文件进行筛选、立卷、整理、编目、检索, 利用网络技术, 广泛采用有关站点的数据信息, 使文档实现远程传递, 异地查询和处理, 节约了存储空间和场地, 有利于档案信息资源的开发利用, 发挥信息资源的经济效益和社会效益。

二、当前我国文档一体化方面存在的主要问题

(一) 管理体制方面

传统的文件处理工作与档案管理工作是分开的, 分属两个职能部门各自负责文件处理工作和档案管理工作, 两者以立卷归档为工作界面, 文件归档前属于文书部门管理, 归档后属于档案部门管理。在这种体制下, 文件在两个相对封闭的系统中各自运行, 文书处理和档案管理各自为政, 致使档案质量的不到可靠的保证, 档案资源不能充分发挥作用, 容易出现收文不全, 归档不全的现象。文档分离既不利于档案部门信息服务功能的发挥, 也不利于档案部门作用的发挥。

(二) 技术方面

标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。由于各行政部门的职能不一样, 决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同, 在文书处理过程中, 文件格式错乱, 文件载体不耐久而造成文件的残缺不全, 字体难以规范, 制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度, 使文件部门的成果不能被档案部门直接采用, 要重新编目、著录、标引等, 重复劳动浪费了人力和财力。

(三) 计算机硬软件及安全性方面

文档一体化管理软件的研制和开发比较少, 价格比较昂贵。计算机硬软件的技术生命周期比较短, 电子文档由于其本身对软、硬件及载体的依赖性而容易丢失, 对设备的依赖非常大, 所以如何保管好电子文件是摆在我们面前的一大课题。计算机设备更新换代很快, 需要长期保存的电子文件对计算机设备依赖性造成的问题会更加严重。一般的计算机设备5年左右就会被更新, 而耐久性光盘载体可以保存更长时间。若十年之后, 很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题。电子文档在提供了便捷的共享资源的同时, 时刻面临着计算机病毒的侵入、外来磁场的干扰以及人为地破坏的等, 使电子文档的安全性、可靠性遇到极大的挑战。

三、文档一体化实践中的对策思考

(一) 转变观念提高人员素质

由于管理体制、思维模式上长期存在着文件工作、档案工作分家的局面, 日前我国大部分档案管理仍按照传统的管理模式, 工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后, 使文件管理和档案管理的软件开发各自为政, 或将档案管理软件进行简单的数据并接, 并未真正实现现代办公环境的文档一体化管理, 档案管理的需求并未纳入其中。因此, 档案部门的领导, 必须对文档一体化有着客观、充分的认识, 才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念, 树立宏观和微观、整体与局部相结合的一体化思想, 从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。事业兴衰, 关键在人。文档一体化是一项融文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学, 传统的档案工作很难适应。开展多部门合作, 通过多层次, 多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质, 通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性, 增强推行文档一体化的自觉性, 掌握文档工作的基本知识和技能。与此同时要注重抓好领导者的培训, 能否真证全面推行文档一体化管理在很大程度上取决于领导的重视程度。

(二) 全面推行办公自动化

办公自动化是利用计算机技术来实现办公信息数字化, 办公自动化的发展, 导致电子档案的产生, 为纸质档案向电子档案发展提供了技术支持。信息真实地记录下来, 把文件产生的整个过程分类整理, 并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等, 归入相应的档案数据库中, 实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件, 经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见, 办公自动化应用于档案管理中, 真止实现了电子文件的形成、传递、查阅、存档的一体化管理。档案部门可以配合信息管理部门, 建立和完善档案信息管理平台, 做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作, 从而实现网上无纸化办公与档案管理的无缝链接, 成功的实现文档一体化。

(三) 制定综合管理文件、档案信息的标准

实现文档一体化的基本前提就是要文件、档案类别的划分和类目设置要准确、标准、规范。只有文件管理标准化、规范化, 档案管理才能顺利开展。国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》, 把高校档案分成党群、行政、教学、科研、产品开发、基建、设备、出版、外事、财会十个一级科目, 就是按各职能部门的业务特点划分, 分类十分清楚。如果在文书处理时, 把这种分类原则运用到分类编号中, 使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范, 形成一个有机的整体, 使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来, 就能实现数据共享, 保证文件档案的质量, 为社会提供可靠的档案信息。

四、结束语

文档一体化是未来档案工作的趋势, 实现文档一体化也是对档案工作者提出了新的的要求, 我们必须端正思想, 刻苦钻研, 投入相当的精力, 我们相信, 文档一体化将引领我们走进档案管理的新阶段。

参考文献

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[4].余青雅.对文档一体化管理的思考, 2006

文档一体化管理模式探讨 篇6

一、实现文档一体化管理模式势在必行

文档一体化就是把文件工作和档案工作整合成一个系统,进行统一控制和管理。迄今为止,文档一体化的理念可谓深入人心,也是大势所趋。从以下三个方面可以看出:

第一,实行文档一体化有其深刻的理论依据,即文件生命周期理论。文件生命周期理论是研究文件产生、运动、变化过程和规律的理论。根据文件生命运动过程,我们应该把文件、档案管理看成一个统一的系统工程,从整体上宏观或微观地组织、控制文件和档案信息,不能各自为政,分裂开来。这样既可加强档案部门对文件管理的超前控制,又保证了入馆档案的质量,减少重复劳动,节约人力、财力和物力。文档一体化管理正是文件运动过程的有效体现。

第二,实行文档一体化有紧迫的现实依据。现行的水电设计院一般都下设了许多职能部门和生产单位,每个单位都配备了兼职文书人员,档案室也有专职的文书人员,每年归档达数百卷。这其中投入了大量的人力和物力,但是利用效率并不是最好的。再者,近年来,水电设计院因改制分流,造成档案管理人员大量减少,各下属部门的文书人员普遍存在一人多岗的现象,负担较重,而且人员变化频繁,培训工作也跟不上变化的速度,不改革现行的管理模式,就不可能提高工作效率。

第三,实行文档一体化有适时的契机,即以计算机为代表的现代技术广泛渗入到文档工作之中。计算机的普及和局域网的建立为文档一体化的推进提供了条件。电子文件和电子档案的出现呼唤全新的文档工作模式,在这种变革时期,我们可以此为切入点,将文档一体化的思想深深植入新的文档工作模式之中,贯穿于文档工作的全过程。

二、文档一体化管理模式的概念与特点

进行文档一体化设计可以从三个突破点着手,构建所谓“三点一线”的文档一体化管理模式:首先是文件的登录环节。要求在文件处理的前期工作中,将档案的著录项目放在文件处理的登录项目之中,使揭示档案外部特征和内部特征的信息尽量在文件处理中形成,并达到标准化。其次是文件的归档环节。要改变以往传统的工作模式,由院属各单位的文书人员在形成文件时就随时给归档文件标上归档标识、组卷标识和保管期限标识,在归档环节上再由档案工作人员进行核校,并打印出归档文件目录,进行实时文件归档。再次是档案的检索利用环节。文档一体化管理的最直接、最有效的应用效果就是要能提供多种检索途径,促进档案的利用服务,借助计算机来管理档案,使档案工作由收集、整理、保管等八大内容向较为单纯的保管、开发和利用转变,使得档案的检索利用替代传统档案工作其他的一些环节,成为文档一体化设计时主要考虑的工作重点。

文档一体化管理的最大特点是把文件管理和档案管理放在一个综合的管理系统中来考虑,文件管理和档案管理本身就是前后衔接、互相影响、不可分割的子系统,文件管理是档案管理的前期处理工作,将其二者综合考虑更加符合文件的生命周期与发展规律。其最显著的表现是实现数据资源的原始性和共享性,从而确保著录数据的准确性,最后达到检索时查全率、查准率和检索速度的提高。

三、实行文档一体化管理模式的具体措施

目前,水电设计院文书管理部门一般把文件登记、立卷、著录分为三项工作来进行,先后要进行许多道工序。在文书人员普遍兼职的情况下,加之对文件形成的全过程了解不够,出现了文件收集难、立卷时间拖拉、积存文件增多的现象,难以适应档案管理现代化和办公自动化的要求。实行文档一体化管理就能较好地解决上述问题。

(一)要加强业务学习

1. 强化制度建设

首先要建立健全完善的规章制度,规范档案人员和文书人员的行为。建立一套完善的规章制度应包括立卷归档、档案保管、保密、利用、档案人员岗位责任制及档案鉴定等管理制度体系。

2. 加强培训工作

文档一体化的实施,牵涉的知识面很多,例如对工作流程的熟悉,规章制度的了解,计算机的熟练操作等等。特别是各处室的兼职文书人员流动性很大,对档案工作不是太重视,所以组织学习是必要的。

3. 强化标准化建设

建档的目的是用档。用档是否方便,关键在于是否有规范标准和高质量的档案。实行文档一体化管理,要着重抓好规范化、标准化建设。文书、档案工作标准化是文档一体化管理的基础,没有统一的标准,则无法进行文档一体化管理。档案人员和文书人员必须牢记有关标准,在工作中严格按照这些标准执行。

(二)要改革现行的文档管理方法

1. 确立新的工作原则和秩序,统筹规划各工作程序之间的相互衔接,制定出科学的工作方法

目前我们使用的文件登记、立卷、著录三项工作是分开的,类目繁多,操作起来较繁琐。在推行“三点一线”的文档管理模式时,要把这三个环节加以综合考虑,同步进行,减少工作量,提高工作效率。这并不是说文书处理部门和档案部门的工作就等同起来了,它们之间有分工也有合作,只有相互协调才能把此项工作完成好。

2. 采用文件级的管理方法

实行文件级管理为文档一体化的实现准备了条件。一是管理对象同一:都是以件为档案管理基本单位。二是管理项目共用:这一功能的实现,大幅度地提高了工作效率。如文件标题项、发文字号项、责任者项、主题词项、日期项等都是档案管理环节中一经在计算机中登记使用,在文件整理归档工作中,都能转变为档案管理中的数据项。三是文件管理、档案著录和利用检索在同一信息源,确保信息的完整性和准确性,有效地避免了错检、漏检和无法检出的情况出现。

3. 采用新型的整理方法

在整理方法上,彻底改变了原来的案卷级方法,代之以文件级为基本保管单位,档案以件为单位进行整理编号,装盒排架,档案盒仅仅成为一种装具。文件归档整理的具体程序和方法可以是:(1)档案分类;(2)文件排列;(3)文件编号;(4)档案盒编号与排架等。

(三)强化计算机利用和网络建设

实行文档一体化管理,还必须突破传统的思维,打破传统的档案管理模式,探索更加适合计算机管理的现代化文档管理方式。随着计算机技术在档案工作应用领域的拓展和水平的提高,文档一体化理论得到了深化和发展。网络时代改变了“面对面”的管理模式,实现了不见面的管理模式,为文档一体化注入了新的内容,特别是电子文件的问世,对文档一体化管理提出了新的挑战。电子文件产生于各个机关、部门实施管理、履行职能的工作之中,文档管理应该很好地与业务工作相衔接,将电子文件引入文档一体化管理之中。

实现文档一体化管理的做法 篇7

为实现文档一体化管理, 对公文流转处理系统生成的电子文件进行逻辑归档, 提高文档的利用率, 我们根据档案信息化建设的要求, 针对档案管理工作中存在的环节松散、关联不够紧密等问题, 及时提出建议, 把档案管理系统作为厅机关OA系统升级建设总体规划的重要组成部分, 实现档案管理与OA系统同步发展。这一建议得到了厅领导的高度重视和支持, 明确将档案信息化工作列入重要议事日程。

二、提前介入, 明确系统管理需求

按照档案管理的要求, 档案部门提出电子文件归档管理八方面的要求。

一是根据国家档案局颁布的《档案管理软件功能要求暂行规定》、浙江省档案局的《浙江省实施<归档文件整理规则>办法》 (试行) 和《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》等标准, 结合本厅的档案管理特点进行开发设计。

二是档案管理系统系统提供完善的数据接口, 通过接口可以和OA系统无缝衔接, 自动从OA系统中引入相应的数据, 做到办公自动化和档案管理一体化。

三是根据新旧档案管理要求, 档案管理系统分为按件和按卷两种方式。对于电子文档, 公文档案管理系统需能直接引入到系统的待组件或待组卷文件视图中。对于纸质文档, 档案管理系统应提供用户输入功能、扫描接口, 以便把纸质数据导入到档案系统中去, 然后将公文组件或组卷。

四是档案管理系统需具有表格定制功能, 档案部门可以自己定制各种类型、主题的表格, 打印目录表格 (件目录、卷目录、卷内文件目录) 。

五是档案管理系统还需具备完善的检索查询功能, 可自主定制查询条件, 模糊或精确地进行查询, 并能将查询结果按不同的表格样式输出。

六是档案管理电子化的最终目的是为信息资源的共享, 档案管理系统应提供完善的电子借阅功能, 文档的借阅、审批、归还完全可以在网络环境中进行。

七是档案管理系统需具有与外部数据库进行数据交换的功能, 应能生成符合浙江省档案局的《省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的档案移交数据, 为档案管理的延续性提供保证。

八是档案管理采用按件的方式, 实行处室归档制度。所有收、发文在结束流程后, 要能返回到各兼职档案员处待归档, 便于各兼职档案员及时将相关文件进行录入、扫描或从已有的关系型数据库引入, 通过对待归档文件进行相应的整理, 保持文件间的内在联系。

由于档案部门提前介入档案管理系统的开发, 实现了OA系统内的电子文件与档案管理系统兼容, 做到在同一软件环境下形成网上传输的大量电子文件数据的顺利转换, 从而实现了电子文件归档, 解决了OA系统内文件与日常档案数字化工作相衔接。

三、健全制度, 确保电子文件的归档、利用等各个环节的规范、安全

电子文件与纸质文件一样, 都涉及到保密、安全、归档、利用等问题。数字档案信息的安全保障工作, 不能完全引用传统档案的安全管理模式。因此必须着重加强主机的安全 (包括主机系统运行的物理环境、操作系统安全) 、网络安全 (访问级别控制、防火墙、加密技术、病毒防护技术等) 、数据库安全等方面的工作, 为此, 我厅建立《浙江省司法厅保密要害部门部位保密管理实施细则》、《浙江省司法厅机关通信和复印办公自动化设备保密管理规定》和《浙江省司法厅机关计算机 (笔记本电脑) 和移动存储介质保密管理规定》和《电子文件归档利用管理制度》等的信息安全管理制度, 以软硬兼施的防范体系来保证数字档案信息安全各个环节万无一失。

四、重在利用, 文档一体化管理方便、快捷、高效的优势日益显现

电子文件时代文档管理一体化探讨 篇8

1 文档管理一体化的理论基础

文档管理一体化观点的建立是基于对文档生命周期以及不同文档类型的认识上。从文档生命周期来看,每一份文档都需要历经采集、整理、形成、更改、使用、销毁或永久性保存这一过程,针对其生命周期的一体化管理就是要针对文档行为的每一个环节进行持久和不间断的管理。非一体化文档管理所实施的管理措施不能根据文档生命周期的规律实施统筹管理,导致文档在移动和使用的过程中,出现了损坏或缺失。而一体化管理则正与之相反,它能很好地衔接文档的每一个阶段,给与文档持续性的保护和管理,详细的记述文档生命周期的每一次改变和挪动。

2 文档一体化管理的缺失

陈旧的文档管理模式遵循了一动一录的规则,只要文件存在变化,就会对其进行记述,但记述方式和内容过于粗糙,不便于文件今后的调用和研究参考。这给文档以后的使用带来了不少麻烦。总体而言,文档一体化管理的缺失主要表现在以下几个方面。

2.1 管理制度的制约

文书是文件管理的主体和重要操作者。我国现行的档案管理制度中规定了文书工作的职责,档案部门对指导文书工作只承担指导职责,但在实际的管理工作中,档案部门常出现越俎代庖之举。很多时候,档案馆文书工作与档案工作交互不清,并没有明确进行分类,造成档案管理与文件管理出现混乱,同时也给文件转档案制造了一些困难。

2.2 缺少标准化、规划化制度

传统的纸质文件管理在管理标准和规范的制定上本就存在一些缺陷和漏洞,包括文件提取权限、文件抽取记录等,都缺乏严谨统一的标准。在使用电子文件之后,档案馆也没有制定关于电子文件管理的制度和规范,很多时候,档案馆管理人员几乎可以毫无限制地对电子文件进行提取、查阅,甚至是传输,这势必会对文件的安全造成一定危害。

2.3 文档管理技术落后

电子文件管理的重要载体和工具就是计算机软件和相关的技术。电子文件诞生后,考虑到其用于文档管理的优势,很多档案馆都开始了电子文件储存和使用改革。但档案馆在进行改革时候,却忽略了计算机软件与技术的开发和引进,随着计算机技术的不断发展及人们对文档管理要求的提升,陈旧的计算机软件和落后的技术,根本不能为文档管理提供优质的服务。在此期间,档案馆也并没有对外引进先进的技术与软件,档案馆所使用的管理软件常常无法为电子文件提供有效的保护和防御措施。

3 电子文件时代文档一体化管理的补救措施

3.1 强化文档一体化管理意识

文件管理部门和档案管理部门共同对文档管理负责,因此,双方部门的高层应当加强沟通和交流,首先要认识到文档一体化管理的重要意义,探究分析文档一体化管理的有效措施,通过高层的交流,消除文档管理与档案管理之间的芥蒂,帮助基层管理人员树立起文档一体化管理意识,发挥部门之间的协作与交互能力,双方共同参与文档的一体化管理。

3.2 实施一体化管理体制

传统的文档管理不是文件与档案分化管理,就是文件与档案的混乱化交互管理,管理界限与层次极度模糊。为了尽快实现文档一体化管理,有关部门应当尽快制定文档一体化管理体制,重新规定各部门关于文档一体化管理的部门职责、岗位职责。实施一体化管理体制同时需要设立专业的管理部门,承担文件管理部门和档案管理部门媒介角色,并对文档管理负责。

3.3 提升软件研究与开发力度

电子文件时期文档管理难以实现一体化管理的重要原因之一就是管理软件的缺失。先进的文档管理软件,能为对象提供更好的文件管理服务,单就文件检索而言,一款能按照输入制定,搜寻档案库中类似文件,并可做到时间筛选、类目筛选等多种个性筛选的软件才符合当前大批量文件管理的要求。因此,文件管理部门和档案管理部门应共同致力于开发先进的文档管理软件,并在一体化发展要求的基础上进行开发,开发文档管理与档案管理的系列软件,以提升两种管理工作的交互性,同时注意提升软件的安全性能,此外,还可以开发一些个性服务,如文档定时抽取、文件抽取转移等。

4 结语

电子文件时代下的文档管理工作与计算机技术紧密相连。因此,在实现一体化管理的进程当中,必须要从软件开发、计算机技术培训等方面入手,提升档案馆电子化水平,辅助以思想培训、制度约束,加快一体化管理步伐。

摘要：电子文件时代指的是一个利用计算机技术成立文件以及文件管理中心的时代。电子文件时代的文档管理具有便利、快捷、永久性保存、不易损坏等优势,但人们在使用电子文件进行文档管理时,对于其中的利弊认识不清。电子文件文档管理与传统纸质文件相比,在安全性、统筹管理、定位管理以及一体化管理方面具有很大缺陷。本文将对电子文件时代文档管理一体化进行分析,提出电子文件时代文档管理的缺失及补救方案,加快推动电子文档的一体化管理进程。

文档一体 篇9

近年来, 我国科学技术发展迅猛, 档案管理工作发展较快, 传统的手工操作方法工作重、效率低, 已不适应当前文档管理工作的要求, 在信息化建设的大背景下, 文档一体化采用科学的档案管理体制和管理方法, 实现文书运转的高效率和档案管理的高质量, 是石油企业的文档管理现代化的必然选择。大庆油田是我国目前最大的油田, 也是世界上为数不多的特大型砂岩油田之一。就目前而言, 如何实现油田企业文档一体化管理是大庆油田关注的焦点。因此, 研究实现油田企业文档一体化管理的有效途径具有十分重要的现实意义。鉴于此, 笔者对如何实现油田企业文档一体化管理进行了初步探讨。

1 实现油田企业文档一体化管理的现实意义

实现油田企业文档一体化管理的现实意义, 主要表现在有利于提高油田企业工作效率、有利于发挥文档工作整体优势、有利于规范油田企业档案管理和有利于实现档案管理的现代化四个方面, 其具体内容如下:

1.1 有利于提高油田企业工作效率

实现油田企业文档一体化管理, 有利于提高油田企业工作效率。油田企业文档一体化管理, 改变了传统的以手工记录的方式管理文档, 文档一体化使文书管理和档案管理的联系更为紧密, 利用计算机进行文档管理, 把原来各自独立的文件管理和档案管理纳入一个统一的系统中, 与此同时, 协调好文书人员和档案人员对文档进行管理, 避免了传统文档管理在人力、物力资源方面的浪费, 减少了不必要的工作环节, 因此有利于提高油田企业的工作效率。

1.2 有利于发挥文档工作整体优势

实现油田企业文档一体化管理有利于发挥文档工作整体优势。在石油企业文档管理中, 文档管理是一项系统的工作, 如果不使文书管理和档案管理结合起来, 不能发挥文书管理和档案管理的整体优势。在油田企业文档管理中, 利用文体一体化管理则有利于发挥文档工作整体优势, 具体说来, 文档一体化管理中, 档案部门对文书部门提出具体要求, 文书部门为档案部门的工作奠定基础, 二者共同致力于油田企业, 可以起到事半功倍的效果。

1.3 有利于规范油田企业档案管理

实现油田企业文档一体化管理还有利于规范油田企业档案管理。对石油企业而言, 文档一体化管理使得油田文档管理工作更加规范, 油田企业文档从形成开始到立卷归档, 都必须认真执行档案案卷质量方面的标准规范, 这样不仅可以有效保证文件质量, 而且还为档案工作的标准化、规范化奠定坚实的基础。由此可见, 文档一体化管理对油田企业档案管理起到了规范的作用。

1.4 有利于实现档案管理的现代化

实现油田企业文档一体化是实现档案管理现代化的必经之路, 因此对石油企业具有重要的意义。伴随着油田企业现代化建设的推进, 对油田企业文档管理也提出了新的要求, 要求油田企业在文档管理上采用现代化的管理手段进行管理, 文档一体化管理较好地适应了油田企业现代化建设的需要, 加快了油田企业文档管理现代化的进程, 对油田企业的影响巨大。

2 实现油田企业文档一体化管理的有效途径

在深入了解实现油田企业文档一体化的现实意义的基础上, 围绕推进油田科学发展、和谐发展这一主题, 大庆油田实现文档一体化管理的有效途径, 可以从以下四个方面采取措施, 下文将逐一进行分析。

2.1 更新油田企业档案管理观念

更新油田企业档案管理观念, 是实现大庆油田文档一体化管理的有效途径之一。在大庆油田文档管理中, 必须重视对信息的管理, 更新文档管理观念。长期以来, 大庆油田文档管理人员受传统的手工文档管理模式的影响, 在具体的文档管理工作中没有意识到利用现代化的管理手段实现文档一体化管理的重要性, 使得文档管理的效率低下。因此, 大庆油田档案管理相关部门要教育、引导档案人员更新观念, 重新认识现代企业制度下油田档案工作的真实意义, 并紧紧围绕大庆油田生产经营管理的实际情况进行文档一体化管理。

2.2 转变油田企业档案管理方式

转变油田企业档案管理方式, 是实现大庆油田档案一体化管理的重要环节。大庆油田文档一体化管理在管理方式上, 应变实体管理问信息管理。具体说来, 大庆油田文档管理传统的模式是以实体档案为管理对象的手工作业管理, 这样的管理方式不仅影响了文档管理工作的效率, 而且制约着文档管理工作水平的提高, 实现油田企业文档一体化管理以信息为管理对象, 利用计算机对档案信息进行管理, 可以大大提高大庆油田的文档管理工作的效率, 使文档管理工作为大庆油田的发展提供更加全面高效的服务。

2.3 建立油田企业档案管理系统

建立油田企业档案管理系统, 也便于实现大庆油田的文档一体化管理。在大庆油田文档管理中建立油田文档一体化管理系统, 是大庆油田文档管理工作赖以生存和发展的需要, 是高效开发、合理利用档案信息资源的有效途径, 也是适应、服务、推动油田改革发展的必然要求。大庆油田文档管理系统的建立, 可以最大限度地实现油田档案资料信息资源的经济效益和社会效益, 为大庆油田创新发展, 提供高效优质快捷准确的档案信息服务。

2.4 提高档案工作者的综合素质

提高档案工作者的综合素质, 在实现大庆油田文档一体化管理中必不可少。由于信息技术的发展进步促进了档案载体的变化, 赋予了大庆油田文档管理工作新的内涵, 因此对大庆油田的文档管理工作者也提出了更高的要求, 要求具有较高综合素质档案工作者搞好文档信息的开发利用工作。在大庆油田文档一体化建设中, 提高档案工作者的综合素质, 可以通过定期开展对现有的档案管理工作人员的培训, 建立起一支适应档案管理现代化需要的档案管理队伍, 为大庆油田档案事业发展提供智力支持。

3 结束语

总之, 油田档案是油田开发建设中必不可少的参考和依据。油田企业文档一体化管理是一项综合的系统工程, 具有长期性和复杂性。在大庆油田文档管理中, 实现油田企业文档一体化管理的有效途径, 应更新油田企业档案管理观念、转变油田企业档案管理方式、建立油田企业档案管理系统、提高档案工作者的综合素质, 只有这样, 才能不断提高油田文档管理水平, 进而推进大庆油田又好又快地发展。

参考文献

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