文档一体化管理的对策

文档一体化管理的对策（精选8篇）

文档一体化管理的对策 篇1

办公自动化条件下的文档一体化管理是高校提高工作效率的重要途径。文件是档案的前身, 档案是文件有条件的转化, 二者属于同一事物不同阶段的表象, 都需要采用统一的工作制度和方法加以控制与管理[1], 这是实行文档一体化管理的客观基础。办公自动化系统的应用与普及使文档一体化管理成为可能, 也为文档一体化管理提供了有利条件。文档一体化管理有利于档案信息的收集齐全、整理快速、检索准确, 实现文档资源共享, 促进档案规范化、标准化管理, 避免重复性劳动, 从而提高工作效率, 更好地为利用者提供优质服务[2]。但是, 高校办公自动化条件下文档一体化管理的运行现状并不乐观, 还存在管理制度有待健全、管理思维有待转变、系统对接有待改进、全程管理有待完善等问题, 严重制约了文档一体化管理优势的发挥和效能的提高。因此, 研究高校办公自动化条件下的文档一体化管理十分必要, 可以有效优化办公系统与文档一体化管理系统, 更好地为行政办公、文档管理、信息利用服务。

一、高校办公自动化条件下文档一体化管理的现状

1. 办公系统众多, 相互隔离。

当前, 高校的办公系统众多, 一般都有办公自动化系统、教务系统、财务系统、人事系统、招生系统、就业系统、学生工作系统、科技管理服务平台、课程中心、物资设备管理系统、档案管理系统, 甚至有些高校还有毕业生离校系统、教室借用系统、车辆使用系统等各种各样的办公系统。各种办公系统的应用加快了高校信息化建设走向智能化的步伐, 把高校各部门各机构紧密联系在一起, 有序地体现了层层授权和各司其职, 更好地强化了信息交流和协同工作, 办公人员不用拿着报告、申请、请示到各部门去等候审批、签字、盖章, 档案管理人员不用拿着检索条目到保管室到处寻找需要的档案材料, 办公和管理变得越来越轻松, 这既节约了时间, 避免了信息孤岛, 节省了运营成本, 又解放了人的禁锢, 极大地提高了工作效率。但是, 这些应用系统由于开发商、开发技术、开发方案、开发标准不同, 档案管理前期参与的缺失, 使用权限赋予不一, 出现系统间兼容性差、信息不同步、数据不匹配、资源不共享、网络逻辑归档不方便等问题, 往往造成系统重复建设, 既浪费了资源, 增加了内耗, 又降低了工作效率。

2. 信息资源丰富, 缺少共享。

在高校的办公系统中有着大量的数字文档属于归档范围, 如办公自动化系统中办公通知、信息简报、管理文件, 教务系统中的学生成绩、学籍变更情况, 人事系统中的教职工基本信息、学习培训、专业技术职称申报、评聘材料, 招生系统中的录取名单、考生信息, 科技管理服务平台中的立项项目、获奖成果, 物资设备管理系统中的设备购置、报废清册及经费分配方案等都是重要的档案材料。这些信息和数据的种类多、范围广、数量大、价值高, 在实际工作中查阅使用频繁。但是这些丰富的信息和数据分属不同的办公系统, 缺乏有机的整合和共享。高校众多的办公系统和丰富的信息资源不但没有把各个部门紧密联系在一起给文件处理和档案收集工作带来快捷, 反而因为流程烦琐与不同出现大量重复性劳动, 甚至出现由于电子文件找不到或丢失再次数字化的现象, 大大损耗了办公自动化系统应用带来的管理效益。可见, 高校不缺少资源, 缺少的是资源共享和信息交流的平台———电子文件中心[3]。

3. 数据格式不一, 归档滞后。

很多高校现有的各种办公系统由于开发技术不同和缺少使用要求, 系统之间一般不兼容, 很多数据格式不一致, 造成系统不能集成、信息不能互通、资源不能共享的局面, 出现单系统运行、系统间数据打架、信息检索查找难、归档滞后、资源被闲置的现象, 存在档案信息处理不方便、存储不统一和服务不到位的问题, 严重制约了公共办公文档和信息的共享与利用, 严重影响了文档一体化管理系统的构建与使用。这不符合档案管理“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的要求, 不利于档案管理工作效率和质量的提高, 也不利于高校信息化建设工作的推进。其原因在于办公系统规划部门存在对档案管理工作重视不够思考不多的问题, 没有一体化管理的思路, 没有从全局工作出发提出系统开发构想, 未在更大范围更高层次上进行资源整合与共享。

二、高校办公自动化条件下文档一体化管理存在的问题

1. 管理制度有待健全。

当前, 许多高校对办公自动化条件下文档一体化管理的认识还未到位, 对数字档案归档范围和保管方式存在分歧, 缺少统一、系统、规范的管理制度和操作流程, 如电子文件形成人员的权利与义务、电子文件的存储格式与鉴定标准、数字档案的归档与管理办法等。实际上, 国家档案局为加强对电子文件的归档管理, 有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性, 先后颁布了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准和规范, 对电子文件的管理提出了明确要求, 并指出档案部门应参与和指导电子文件的形成、办理、收集和归档等各工作环节。但是这些规范的原则性太强, 实施步骤过于粗线条, 在实际应用中缺乏指导性和可操作性, 还未引起高校管理层足够的重视, 特别是在各种办公系统的规划和开发中缺乏档案管理意识, 很少让档案管理部门参与协调工作, 导致办公系统之间、办公系统与档案管理系统之间各自分离, 不能有效对接, 数字档案不能实时逻辑归档, 大大削弱了数字档案的价值。

2. 管理思维有待转变。

在高校, 办公自动化环境下产生的电子文件和档案管理是脱节的, 具体表现在三方面:一是办公自动化系统和档案管理系统不对接, 二者相互隔离, 不能交换数据;二是高校的办公自动化系统多种多样, 大多缺少档案管理的前期参与, 缺少电子文件归档功能和操作流程;三是办公自动化系统开发人员出于对系统资源存储容量的考虑, 往往忽略电子文件的连续性、完整性和长久性, 通常会对文件设置有效期, 出现未及时归档电子文件丢失的情况。产生这些问题的原因除了缺乏档案意识之外, 更多的是缺少一体化管理思想, 各自为政观念比较深, 管理思维没有及时跟进和转变, 停留在纸质文件物理归档的层面, 导致办公自动化系统与档案管理系统不能有效协同, 出现文件形成与归档脱节的现象。

3. 系统对接有待改进。

从已经启用文档一体化管理系统的高校来看, 文档一体化的管理对象大多是文书档案, 类型比较单一, 缺少其他种类的档案, 特别对操作日志没有全程保管。其原因是在数字化校园应用系统的建设过程中, 办公自动化系统、教务系统、财务系统、人事系统、招生系统、学生工作系统、科技管理服务平台等系统先行建设, 缺少档案管理的前期参与和前端控制。现在将文档一体化管理系统与先行建设的系统并列在一个大系统之下, 很多系统由于开发技术、开发要求的不同就出现系统之间不能很好地建立对接关联的现象, 特别是很多先行建设的系统缺少归档流程的设计, 使得文档一体化管理系统形同虚设, 其他系统产生的电子文件无法正常归档, 出现电子文件不能实时归档、多媒体文件不能自动归档、数据库文件不能系统归档、程序文件不能正常归档等现象, 很多时候只有通过纸质文件或特殊载体归档来补救, 给档案管理和利用都带来很大的不便。

4. 全程管理有待完善。

在高校文档一体化管理系统中, 目前还没有真正实现电子文档的提前鉴定和全程管理。在电子文件归档前, 文档一体化管理系统缺少办公人员对文档主题词、分类号、密级、附件等项目完善的流程要求, 只是将文档材料归入临时档案管理数据库, 使文件形成与归档脱节, 既浪费了计算机资源, 也不利于案卷质量的提高。在电子文件归档后, 档案人员还需人工鉴定、整理、分类、入库, 既加重了档案人员的工作负担, 又没有实现档案管理自动化。这种全程管理参与不足的方式不符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》中“应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控, 保证管理工作的连续性”的要求, 忽视了计算机强大的计算能力和文档自动管理的优点, 没有通过系统建立档案间的多维联系, 割裂了档案间的主客体关系, 破坏了档案记录历史的功能[4], 没有真正发挥文档一体化管理系统作为信息资源共享体系核心的作用。

三、高校办公自动化条件下文档一体化管理推进的对策

1. 健全管理制度, 不断提高工作效率。

文档一体化管理是提高文档工作效率的重要途径, 可以保障电子文档内容的完整性和数据结构的一致性, 保障数据流在单位部门之间及其与档案部门之间的传输畅通、完整。为了保障各种办公系统的有效运转, 高校的领导者和文档人员只有充分认识文档一体化管理的必要性和意义, 树立科学管理思想, 强化组织协调意识, 才会不断增强推行文档一体化管理的自觉性, 设立文档一体化管理的顶层机构, 建立简洁、高效的管理体系, 制订系统、规范的管理制度, 设计统一、协调的操作流程, 按照文件生命周期理论“文件从现行流转到进馆保存是一个连续统一、前后衔接的生命过程”的要求统筹规划、管理和完善各种办公系统, 在各办公系统中增加文件归档功能, 嵌入档案整理流程, 促使数据实时更新、文档信息共建共享和文件自动归档, 不断发挥出管理制度的最大效益, 不断增强电子文档管理的规范化, 不断提高电子文档资源的利用率。

2. 转变管理思维, 充分发挥制度效用。

管理思维决定管理成效。混乱的管理思维往往会造成组织内部的纷争, 既不利于融洽、竞争、有序工作环境的创建, 不利于管理效力的发挥, 也不利于单位管理水平与组织管理成效的提升。因此, 要让管理制度达到预期实施目标, 除健全完善的管理制度, 还必须用一体化管理章程和准则培养领导者、管理者和文档人员的科学管理思维, 努力转变他们的思维模式和方式, 促使他们自觉彻底地贯彻和执行管理制度, 才能真正有效发挥出制度的效用。也只有转变管理思维, 才会通过文档一体化管理系统的建立把文件管理部门与档案管理部门有机联系在一起, 从单位领导到具体负责人都树立起宏观与微观、整体与局部相结合的一体化管理思想, 发挥出目标一致、互相协作的工作精神, 把档案管理工作重心转移到文件的整个生命周期, 不断完善系统功能, 达到文件产生、运转、处理、归档全过程实现信息资源共享和工作效率提高, 从而充分发挥出制度的效用。

3. 改进系统功能, 努力实现数据同步。

要选用或开发恰当的管理系统, 一要考虑办公、档案业务规范的统一, 通过规范的制度、办法和规程把档案管理工作纳入参与和控制系统建设和办公环节的全过程, 避免系统间兼容性差、信息不同步、数据不匹配、资源不共享、网络逻辑归档不方便等问题的出现;二要考虑系统间数据格式标准的统一, 尽量做到高校内部各办公系统的电子文件数字格式相同, 避免单系统运行、系统间数据打架、信息检索查找难、归档滞后、资源被闲置的现象, 既有利于无纸化办公的真正实行, 又有利于政令畅通和文档资源共享;三要考虑档案管理前端控制的统一[5], 构建与高校自身公文处理、文件管理相适应的系统关系模型, 向商家或软件开发方提出详细具体的需求, 实现系统无缝链接, 文档实时自动归档。

4. 完善全程管理, 促使形成有机整体。

办公文件是高校管理工作重要的核心资源之一, 是档案的前身。从现行文件到档案是一个连续、统一、前后衔接的过程, 整个过程都需要控制和协调, 这既为文档一体化管理提供了基础, 也要求对文档进行全程管理。文档一体化管理包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化四个方面的内容, 是把文件管理和档案管理作为一个整体, 从文件生成到运转到归档进行全程控制与协调, 目的在于保证文件内容的完整性和元数据结构的一致性, 保证文件从文书部门到档案部门的数据流安全、畅通, 进而促进高校文书与档案工作标准化、规范化, 提高高校的办公效率和管理水平。文书工作是档案工作的基础, 档案工作是文书工作的延伸和发展, 二者有机的结合可以实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。在公文处理过程中实行档案管理全程控制与协调, 可以充分利用文书处理过程中形成的数据信息, 避免档案部门的重复劳动, 使文件的收发、登记、运转、承办、催办与档案的收集、整理、立卷、归档、利用、统计形成一个有机整体, 从而实现文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化。同时, 需要通过提升文档人员和管理人员的综合能力、选择可靠的杀毒软件、实行数据定期备份和严格执行保密制度来确保文档一体化管理的安全。

综上所述, 高校办公自动化条件下文档一体化管理情况并不理想, 需要高层管理者提高档案意识, 转变管理思维, 设计科学的管理体系和规程, 把办公系统与文档一体化管理系统有机协调起来, 才能更好地发挥出办公自动化的作用, 不断提高工作效率和管理水平。

摘要：高校办公系统与文档一体化管理系统建设不同步, 系统间存在兼容性差、信息不同步、数据不匹配、资源不共享等问题, 需要通过健全管理制度、转变管理思维、改进系统功能、完善全程管理, 使办公系统与文档一体化管理系统形成有机整体。

关键词：高校,办公自动化,文档一体化,工作效率

参考文献

[1]詹姆斯·罗兹著, 孙钢译, 何嘉荪校.档案和文件管理在国家信息系统中的作用——文件档案管理规划 (RAMP) 研究[J].浙江档案, 1984 (6) .

[2]曾淑珍.办公自动化环境下的文档一体化管理初探[J].陕西档案, 2009 (1) .

[3]赵屹, 陈晓晖.电子文件文档一体化管理机构构想[J].档案学研究, 2011 (10) .

[4]任天琪.天津城市建设学院文档一体化管理系统分析研究[D].天津师范大学硕士论文, 2011.

[5]吴春明.档案馆应该如何对电子文件进行前端控制[J].兰台世界, 2010 (24) .

文档一体化管理的对策 篇2

关键词：文档 信息资源 一体化

1、文档一体化

1.1文件、档案的关系

文件是机关、企事业单位和社会团体在办理日常事务中所产生的记录材料。是人类记录、传输及存储信息的一种工具。这其中既包括在机关公务活动中所产生的公务文件，也包括个人、家族在生产活动中所产生的艺术创作、文艺手稿等其他的记录材料。档案来源于文件，一般说来，档案是在文件 使用或办理完毕后，经过鉴定归档转化形成的。所以文件与档案从内涵上来讲是有非常紧密的联系的。

1.2文档一体化的含义与内容

文档一体化就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程综合控制。文档一体化应包括：文档实体生成一体化，即对公文从生成、流转、归档形成档案直至档案被销毁为止的整个生命周期进行全面管理;文档管理一体化，即从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现;文档信息利用一体化，即在使用时不用考虑信息是文件信息还是档案信息，用一条检索命令即可查到所需的全部文档信息;文档规范一体化，文档一体化是一项要求规范化程度很高的工作，国务院办公厅、中共中央办公厅和国家档案局等相关部门都制定了相应的文档管理规范，这是全国文档管理的规范，也是实现文档一体化的主要依据。

1.3文档一体化理论依据

著名的文件生命周期理论是关于文件形成、运动过程及其阶段、规律、特点和相应管理要求的理论，是现代档案学最重要的基本理论是当代文件与档案管理的重要指南和里程碑式理论，故可以视作文档一体化的理论基础。

1.4文档一体化的重大意义

可以包括以下四个方面：

1) 使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全。

2) 实现文档超前控制。

3)提高信息检索效率。

4)有利于人、财、物的合理利用。

1.5文档一体化的应对思路：

(1)体制一体化，统筹协调。在企业或者事业单位应设有统一、标准的管理体制。统筹协调的进行工作管理。

(2)工作内容、步骤一体化。工作内容和步骤应该逐步实现连续化和一体化。

(3)软件系统一体化。档案工作人员应根据实际的工作情况和软件工程师进行协调和沟通，将档案工作中遇到的种种困难和问题和软件工程师进行协调商讨出更适合档案工作的新型现代化软件。

(4)工作人员知识结构、社会文档意识一体化。在现代新型社会，档案工作人员应该丰富自己的内涵，学习先进的思想和技术知识以应对现代信息化的重大挑战。

(5)法规、标准一体化。我国文书和档案 工作标准化取得了相当的成绩，先后制定了《中国档案主题词表》、《档案著录规则》、《中国档案分类法》等标准及其他业务规范。但是总的来看，我国文书、档案工作标准 化建设还很不完善。因此，如果要发展文档一体化，加快标准化建设是非常有必要的。

(6)管理理论和学科体系的一体化。这就要求档案工作者都要积极进行管理理论和学科体系建设，将档案学科的建设发展越来越来好，争取在理论和实践上都上一个台阶。

2、多种信息资源管理一体化

1.2多种信息资源管理一体化的含义

所谓多种信息资源管理一体化就是指的图书、情报、档案一体化管理,即将图书、情报、档案各自独立的系统统一为一个整体的过程。作为图书、情报、档案工作者应该在具体实践中不断探寻与挑选自身的优点，将这三者之间的重重障碍一一打破。加强他们之间的沟通与协作，通过网络构建、资源共享远程存取等手段为用户提供一个方便快捷的一站式服务。

2.2图书情报档案一体化的历史渊源

早在古代图书、情报、档案的收藏和利用就是一体的。具有国家图书馆或档案馆性质的藏书阁就是集三者为一体的管理机构。只不过随着劳动生产力的日益提高，人们的精神文化需要也逐步发生了变化，图书、档案等的数量也开始日益增长。在近现代时期他们逐步分化成为了独立的系统。

2.3多种信息资源管理一体化的理论依据

图书馆学、情报学与档案学之间的密切联系是图书、情报、档案一体化的理论依据。档案学与图书馆学在性质、目的、作用、对象、方法等方面都有一致和相互交叉的地方。情报学是研究情报的性质、属性、情报交流、情报存储和处理等方面规律的科学。它是来源于图书馆学的更进一步发展的学科,与图书馆学有着密切的联系。

2.4多种信息资源管理一体化的应对思路

(1)思想上树立正确目标。随着时代的变革与科学技术的发展，图书、情报、档案部门都应该认清现状，摒弃从前“各自为营”的狭隘思路，树立一体化合作化的正确思路，为经济发展做好重要的智力与精神支持，积极快速地适应知识经济时代的发展要求。

(2)加强图书、情报、档案工作标准化建设。俗话说的好，“没有规矩，不成方圆”。如果缺少一个合作统一的标准，那么一体化的管理就是一句空谈。我认为在信息的著录、标引、分类、检索以及计算机、通讯设备的通用性等方面都应实行标准化。当然现今已发布的标准数量非常之多，但在实际操作中往往还存在许多的空白及问题，如何更好的解决并填补这些漏洞值得工作人员深思。

(3)硬件与软件的加强合作。这是一个计算机网络通信技术蓬勃发展的时代，图书、情报、档案部门应该实现技术设备上的开放化与电子化。没有高效率的网络或者技术设备硬件，高效一体化就无从谈起。图书、情报、档案部门的工作人员也应该积极的提高个人的计算机素质与修养，引进优秀的信息网络设计管理人员，不断探讨修改并研发出更符合实际操作的卓越软件，实现自动化与一体化。

参考文献：

[1]张丽华.图书情报档案一体化——学科逻辑、历史进程、现实问题与发展路径[J]重庆图情研究.2010(1)

[2]钟常青.网络环境下图情档一体化的探索[J].长沙铁道学院学报（社会科学版）.2005（2）

文档一体化管理的对策 篇3

1 理顺公文处理的各个环节, 为下一步整理归档提前做准备

1.1 规范和完善标题录入

电脑检索虽然可以同时包含多个信息项目, 但使用率最高及最能直接反映文件主体内容的还是标题。发文由于有相对规范和严谨的流程, 标题一般比较准确全面, 而收文则由于来文渠道的多样性而存在较多问题, 如没标题、标题不规范、反映内容不全面、不准确、不能体现文件的特殊性等, 若文书人员在登记时不把好关, 做好标题重拟或补充工作, 就会为将来检索带来困难。常见的情况如:审计报告, 应标明《x x单位x x年 (或x x事项) 审计报告》;贷款协议, 须标明《x x银行x x元贷款协议》;领导在文件中的直接批示, 可标题为《x x x领导对x x x问题的批示意见》;而一些综合性的会议纪要, 将重点问题或涉及本单位的内容在标题内加注也不失为一个好方法。

1.2 充分利用收发文流水号的快速定位功能

流水号一般体现为代表年份及排序的数字, 如收文流水号S20070001, 发文流水号F20070001, 无论手工或电脑检索均具有简洁、唯一的特点, 可实现快速定位。

由于办公自动化以电子文件流转为主, 所以办理中的纸质文本针对其使用特点, 可按流水号进行独立排序摆放, 便于快速对应查找, 提供利用。而在后期对应纸质文档进行电子数据整理及倒转过程中, 流水号的快速定位效果更加明显, 能大大提高整理的效率。

1.3 确保电子文件与纸质文件的一致性和完整性

对于存在变更的文件, 必须同时更新电子和纸质文本, 尤其是收文办理中形成的外送报表、材料, 一定要及时跟踪收集, 作为附件引入上传到文件当中, 避免缺失或遗漏。请示、批复或来函、答复等相互对应但又有独立办文流程的文件则可以通过备注注明相关联的文件信息, 如:联系收文S20070l00号;相关问题办理情况参考S20070111、F20075012等文件。这样虽然令文秘人员的管理工作翻倍, 但却有利于确保文件的逻辑联系, 有利于日后的档案整理和利用。

1.4 按类别、问题合理编写柜架号

由于最终整理归档时同一类别、同一问题的文件必须按逻辑顺序编件号排放, 所以从收、发文登记起, 就可以利用柜架号来进行初步分类。常见的“井”字型的文件柜非常好用, 数十个小格子刚好4列12行, 可分别存放四类文书档案。办结后的纸质文件按问题性质分类核定入柜, 能保持文件的逻辑联系, 尤其对于某类或某个问题的文件查找利用, 能快速、全面提供。这种存放形式对分类明确的文件即使不借助电脑也能进行快捷的手工查找, 而分类不明确的文件则可利用柜架标识在指定的柜架内找到所需文件。

同一份文件存在电子和纸质两个版本, 先整理纸质还是先整理电子的, 都有其合理性。但从保证文件前后逻辑关系、方便日后查阅利用的角度出发, 结合本单位档案管理的实际情况, 我们采用了先整理纸质文件的做法。

2 对现行档案管理规定在实际操作中一些问题的思考

2.1“件”与“卷”的利弊互现

按件归档逻辑联系相对灵活宽松, 复印利用及插入增加文件方便, 能精确鉴定保管期限, 有利于重点保护, 并避免拟写案卷题名等工作。但散页存放容易丢失或与相似的文件弄混, 为管理带来隐患, 目前采用的拉线、缝纫、不锈钢钉等临时做法, 都有不足之处, 不能彻底解决问题。而整理过程中按件盖档号章、打页码、填页数、装纸袋的做法也使工作更琐碎化。

按卷归档逻辑联系紧密, 反映问题全面, 纸质整理工作比较集中, 后期借阅管理相对轻松。

2.2 传阅签前置有利于按件管理的查阅利用

目前按件归档整理要求将A4尺寸的传阅签全部放在文件的后面, 其目的在于强调文件本身的重要性。但实际操作中, 这种做法在一定程度上局限了办公自动化优势的发挥。因为收文办结后, 通过办公自动化系统生成打印的传阅签, 其标题、文号、时间、摘要、来文单位及领导批示、办理情况、备注说明等各项文件信息均非常规范、完整、清晰, 在散件存放的情况下能快捷地让管理者或利用者确定查阅目标, 了解文件基本信息。尤其是对不规范的收文及加人多个附件、领导做出重要批示、办理过程复杂的文件, 传阅签反映的信息内容更为重要, 置于文件前面将更有利于查阅利用。

2.3 普发性来文与上报材料分拆存档的做法有待商榷

收文中要求上报如调查表格、事项说明材料的, 一般都由承办部门, 直接形成经领导审批后上报、不需独立编文号发文。目前地区性档案馆从减少重复性占用库容及扫描内存的立场出发, 通常要求把普发性的来文与上报材料拆分为两件, 分别定出保管期限, 而普发性来文往往存短期, 上报材料存长期甚至永久, 但这样一来, 上报构料的针对性及完整性就受到很大的影响。如许多数据统计报表, 在离开来文中具体的填报要求后, 报表的本身无法说明太多的事实;又如事项说明材料, 必须在来文的传阅签中才能体现领导批办意见及办理过程, 作为企业本身, 此时传阅签的价值已远远超过普发性文件本身的价值。

现代化技术的发展, 对传统的档案管理工作, 无论从思想上还是实际操作上, 都带来了巨大的冲击。顺势所趋, 与时俱进, 将现代技术引入到档案管理中, 不断优化管理模式, 提高服务质量, 努力实现档案资源的社会共享, 将在未来一段时间内成为档案管理工作的重点。

参考文献

[1]迟援军.文书档案管理改革的尝试[J].中国煤田地质, 2001 (4) .

文档一体化管理的对策 篇4

一、项目管理概况

(一) 项目管理的内涵。

项目管理就是以项目为对象的系统管理方法, 通过一个临时性的专门的柔性组织, 对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制, 以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。项目管理与传统的部门管理相比, 最大的特点在于, 项目管理注重综合性管理, 且项目管理工作有严格的时间期限, 项目管理贯穿于项目的整个生命周期, 对项目的全过程进行控制。

(二) 项目管理的发展。

项目管理作为一种管理活动, 其历史源远流长。到上世纪80年代末, 项目管理被公认为是一种有生命力并能实现复杂企业目标的有效管理方法。至此, 项目管理对传统管理模式提出了挑战, 并已具有广泛的应用基础, 在管理界也得到前所未有的认可, 备受推崇。

二、高校文档一体化工作项目管理的导入

高校文档一体化管理还存在诸多问题和不足, 如组织形式僵化, 人员配置不合理、管理效率低下, 资源浪费严重, 信息沟通不畅, 成本及过程缺乏控制, 验收及后评价形式单一等。从项目管理理论应用领域的多元化发展角度出发, 在高校文档一体化管理中导入项目管理理论, 从而规范管理行为, 优化资源配置, 加强人员管理, 强化信息沟通, 突出高校文档一体化管理的结果和后评价, 为进一步提升高校文档一体化管理的质量和效率开辟新途径。

三、高校文档一体化工作项目管理的构建与实施

(一) 文档一体化项目规划论证管理。

基于项目管理的高校文档一体化管理实践中, 必须严格执行国家和部门 (行业) 的有关法律法规、标准规范, 同时规范和完善校内文书档案管理制度, 加强文档一体化管理项目的调研和论证, 制定统一的业务标准和规范, 强化校内文件和档案管理的标准化、规范化、科学化, 尤其要加大对电子文件的规范和管理力度, 制定电子文件归档管理制度, 严格统一和规范揭示电子文件内部、外部特征的各项数据信息。

(二) 文档一体化项目实施控制管理。

1. 组织与人员管理。

现代项目管理学认为, 组织是一切项目管理活动成功的基础, 高效运作的组织形式对于高校文档一体化管理来说至关重要。文档一体化项目作为一项复杂的系统工程, 宜采用矩阵式组织形式, 由校长担任项目总经理, 各中层主要负责人任项目经理, 从而有效地整合资源, 加强沟通, 充分发挥项目团队成员的主观能动性, 使人尽其才, 才尽其用。

2. 时间与进度管理。

高校文档一体化管理涉及面广, 专业化程度高, 必须从组织结构、时间进度、人力资源管理、质量管理、风险管理、前端控制等方面进行前瞻性和科学合理的设计与管理。如时间管理, 以一个自然年度为界, 要细分到每一个月、每一周完成哪些工作, 什么部门在什么时限内完成等;要落实任务, 厘清责任, 并以书面形式确定并发放到每一个责任人手中;要在计划执行过程中, 加大监督检查力度, 确认进度与计划是否一致, 如有偏差, 及时查找原因或调整原计划, 并采取必要的补救措施, 确保项目的如期完成。

3. 前端控制管理。

文件生命周期理论揭示我们, 现行文件的管理质量直接决定着档案管理的成败, 它要求文书、档案部门或人员必须积极进行文件的前端控制, 从而确保档案自身及其管理的质量, 避免重复劳动。进而言之, 文档部门或人员对文件实行前端控制, 本身就是现行文档一体化管理的实现途径和重要体现, 可以消除因现行文件管理不善而导致档案部门得不到完整档案的弊端, 也可避免因现行文件管理质量低劣而导致档案部门重新整理的浪费。因此, 在项目实施过程中, 强调文档部门或人员一定要提前介入、主动介入, 积极实施前端控制和业务指导。

4. 风险管理。

任何项目的实施总会有意外发生, 再好的计划也难保万无一失, 因此在文档一体化项目管理中要有风险意识, 实施风险管理。所以, 项目经理要把注意力高度集中在项目控制与风险管理上, 要组建一支精干高效的项目团队来实施计划, 并对项目实施中的风险和干扰因素做到防患于未然, 以避免和减少损失。

(三) 文档一体化项目验收和后评价管理。

文档一体化管理探讨 篇5

关键词：档案管理,文档一体化,文书

随着当前科学技术的不断发展, 现代化的办公手段已经成为一种潮流和趋势, 在这样的大背景下, 相关的水利档案管理部门不能够在简单的接收各种档案, 而是应该对整个文书、档案的形成过程进行管理, 从而使档案管理更加规范、合理。因此, 如何开展文档一体化管理, 加快实现水利档案管理的现代化已经成为人们一直关注的一个话题。

一、当前文档管理工作的现状和问题

当前我国很多的文档管理仍然停留在原来的陈旧方式中, 传统的档案管理工作主要包括档案的收集、整理、保存、利用等工作, 这些工作往往是采用纯手工的方式进行的, 这样的工作方式不仅浪费了大量的时间, 而且在进行档案检索时需要进行繁琐的工作。此外, 通常在保存档案时, 保管中心往往采用两套档案的方式, 档案数量的递增, 使得相应的管理费大幅上涨, 而且对于档案的安全问题也带来了一定的影响。采用手工查找档案的方式不仅在查找速度上受到了很大的限制, 而且档案经过多次翻阅造成的损耗, 也会给档案保管带来影响。大体上讲, 文书处理和档案管理工作中存在以下明显的问题:

(一) 档案使用效率低下。

正像前面所说的, 当前档案管理方式落后, 各种查找使用方法单纯依靠手工, 从而使得档案在利用时效率低下, 在当前要求快速、高效的时代, 这种传统的档案信息获得方式已经根本无法满足人们对档案工作的需要。

(二) 档案管理所需的成本不断上涨。

档案管理的成本问题一直是档案管理工作必须面对的问题, 各种纸质档案的损坏、修复、保管以及传统的微缩档案储存方式等都会使得成本维持在一个较高的水平。

(三) 文档收集不全。

在原先的文书处理和档案管理过程中, 往往将这两项工作分为两个不同的部门, 文书部门只负责文件在归档前的工作, 而档案部门只负责归档后的文件管理工作。同一份文件在两个独立的部门间往来穿梭, 从而使得档案的质量得不到保障, 档案的使用也会产生较大的不便, 由此经常会出现一些文档收集不全的现象, 给文档管理带来不便。

(四) 档案管理工作相对落后。

目前在许多单位的文档管理中, 文书处理和档案管理是相互分离的, 档案管理往往停留在文书处理以后, 文书处理往往要花费一定的时间, 从而使得档案管理出现一定的滞后性, 对于档案的归档以及最后的整体质量都存在明显的影响。

二、档案管理工作开展“文档一体化”的意义

(一) 能够有效的提高相应的工作效率。

文档一体化后, 文书处理和档案管理同属于一个部门, 这样就可以在一个统一的系统中合理的组织和分配相关工作, 使文书处理人员按照档案管理人员的要求进行文书处理, 更好的对文书和档案管理人员进行协调, 从而更加科学合理的开展工作, 大大提升了工作的效率。

(二) 对于文档管理水平的提高起到一定的促进作用。

文书处理和档案管理之间有着密切的联系以及相互作用的关系, 开展文档一体化后, 二者之间的联系更加紧密, 两项工作之间更能够通过相互作用, 达到共同进步的目的。

(三) 更易于发挥文档管理的整体优势。

通常一个整体发挥出来的力量, 往往要高于组成这一整体的各个单元独立发挥的作用。同样在文档管理中也是如此, 文档一体化使文书处理和档案管理形成了一个统一的整体, 摆脱了各自为战的现象, 档案部门给文书处理提供具体要求, 而文书处理在具体要求的作用下, 工作更加具有针对性, 工作质量大幅提高, 又为档案管理打下了良好的基础。

(四) 使档案工作朝着标准化、规范化的方向发展。

开展文档一体化工作后, 文件从生成到最后归档, 都属于同一部门的工作职责, 因此, 为档案质量的从始至终控制提供了先决条件, 更为文档管理工作的标准化、规范化打下了坚实的基础。

(五) 使文档管理朝着现代化的方向发展。

计算机技术的迅速发展, 使得当前各个行业的现代化水平都上升到了一个新的高度。文档一体化工作的开展, 使得文书处理和档案管理合并到一个系统中来, 系统的现代化水平以及先进性更加符合时代的要求, 使文档管理工作朝着一个快捷、高效的方向不断前进。

三、水利部门开展文档一体化管理的方法

(一) 相关应用系统的设计和开发。

要想开展文档一体化管理, 就必须要有一个相应的管理系统为其提供基本的工作环境和技术支持。整个系统除了包括一些基本的日常文档管理工作模块外, 还应该根据水利部门的自身特点, 如图纸、音频文件较多的情况, 设计特定的模块, 从而提高整个系统的可用性和针对性, 强化文档中各种图纸、音频的规范化管理。

(二) 建立健全相应的档案管理机制。

开展文档一体化管理必须建立在一套健全的管理机制基础上, 对于水利管理部门来讲, 各种工程的参数和文件数量较多, 更应该对档案管理体制进行必要的规范, 确立档案管理部门在文件管理中的主要地位, 建立以档案管理部门为中心的文件管理体系, 使得水利工程的各个方面紧密的围绕在档案管理部门的周围, 实现整个文件的一体化管理。

(三) 标准规范体系的制定和实施。

标准化的体系更能够对文档一体化管理中的各项工作进行控制, 从而使档案从收集到归档加强质量控制。在遵循基本的文档一体化流程的前提下, 根据水利部门的实际情况, 制定特定的规范和标准, 从文件的生成到采集, 到鉴定, 到归档以及后来的重复利用都要制定详细的技术规定, 相关的操作人员要严格按照这些规范和制度开展工作。

(四) 相关工作人员素质的培养。

文档一体化管理工作中, 文件从形成到采集, 再到归档利用都是建立在先进的技术条件的基础上的, 所以就需要一批高素质的人才, 参与这项工作中去, 更需要一个由既懂档案管理, 又懂计算机技术人才组成的管理团队。从水利管理部门的实际情况来看, 档案管理部门可以利用人才引进以及人才培养相结合的方法, 提高自身档案管理部门的人员素质提升。

(五) 加快办公自动化进程。

办公自动化是文档一体化管理得以实现的物质基础和手段, 办公自动化系统的建设, 是一个由低到高、循序渐进的发展过程。一个系统仅仅有高水平的硬件是不够的, 还必须有高水准的软件, 丰富的电子数据, 高素质的工作人员, 少了这些再好的系统也难以发挥作用。应根据实际, 选择适合水利管理部门特点的文档一体化管理软件就可将办公自动化水平提升一个档次, 只有加快办公自动化进程, 才能有效推进文档一体化管理进程。因此, 必须争取领导的重视和支持, 加强办公自动化的宏观管理及办公自动化硬件建设的投入力度, 全面提高办公自动化水平, 为文档一体化管理的持续、稳定、有序发展创造坚实的物质基础。

总之, 建立以计算机信息管理为核心的综台办公自动化系统, 实现网络环境下的文档一体化管理是今后发展的方向。当然, 网络环境下文档一体化管理完全依靠计算机信息技术, 其条件是苛刻的。要真正实现文档一体化管理, 还会面临许多问题。但是, 随着办公自动化和计算机信息技术的不断发展及网络技术的广泛应用, 文件、档案管理一体化的技术条件越来越成熟, 文件和档案管理的方式方法将出现彻底改变, 文档一体化管理的前景是美好的。

参考文献

[1]徐跃霞.刍议文档一体化管理要素[J].黑龙江水利科技, 2010, 38 (5) .

[2]江丽娜.浅谈现代文档一体化管理[J].中国科技博览, 2011 (10) .

浅谈文档一体化管理 篇6

一、实施文档管理一体化的必然性和可行性

(一) 实行文档管理一体化有其深刻的理论依据, 即文件生命周期理论。从文件生命周期理论来看, 文件是档案的前身, 是同一事物的不同发展阶段, 是一个统一的连续体, 在其信息内容、物质形态、基本属性等方面是完全同一的, 实施文档管理一体化是文书、档案工作的发展趋势。

(二) 实现文档管理一体化是信息时代档案工作的全新的管理方式, 是适应电子文档、电子档案管理发展的必然要求。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等, 都可以用电子计算机进行, 由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等, 这些都属于电子文档。具有档案保存价值的电子文档, 必须要归档保护。电子文档归档后即形成电子档案。电子档案的管理要求实现文档管理一体化。纵观目前国内外关于电子文档管理的研究, 无一不把文档管理一体的思想融入到电子文档研究项目中, 因为电子文档本身的特点决定了电子文档需要进行前端控制和全程管理, 而这两种思想又是实现文档管理一体化所必不可少的。所以在信息社会里, 必须打破文件和档案工作的分隔状况进行一体化管理, 这样才能体现出档案管理工作者的独特作用, 也才能给后代留下完整的有价值的真实历史记录。

(三) 实现文档管理一体化有充分的现实依据和经验证明。长期以来, 文档分家的现象给文档工作带来了不必要的麻烦和浪费, 使文档工作者难以成就历史所赋予的使命。与此同时, 我国的档案工作者, 除了专业的档案馆工作人员以外, 其它单位的档案工作者同时也是文件管理者, 随着新时期的发展需要, 实现了不同程度的文档管理一体化, 而国外也有很多实行文档管理一体化的成功案例, 给我们档案工作者实行文档管理一体化提供了借鉴和经验。

(四) 在网络环境下, 使文档管理一体化成为可能。文件从开始生成起, 经过文件流转、处理完毕后, 就可以归档进入档案信息管理自动化系统进行利用, 文件及时转化为档案, 使文件工作和档案工作有机地结合起来。

二、实现文档管理一体化的必要条件

(一) 实现文档管理一体化, 要加强标准化建设。文书档案工作标准化是文档管理一体化的基础, 没有统一的标准, 则无法进行一体化管理, 在制定标准化时:第一, 应考虑文书、档案的国家标准。第二, 结合文书、档案的行业标准, 形成文档一体化管理的规范体系。例如, 在对文档管理一体化系统设计时, 既要参照《国家公文格式》, 又要参照《档案著录规则》, 使文书、档案的标准统一到一个体系里来, 特别是电子文档的运作、管理必须建立一套标准化的体系, 而且其严格程度和对系统性的要求, 也远远超过纸质文件的标准化体系。

(二) 实行文档管理一体化, 必须改变原有档案管理的思维模式, 探索更加适合计算机管理的现代化文档管理模式。在文档管理一体化进程中, 将会遇到许多问题, 从而影响文档管理一体化的方向、速度、模式等。而计算机自动化系统技术的发展对其推动作用是超级大的, 不可忽视的, 计算机网络的介入, 给文档工作带来机遇的同时, 也对传统的手工管理模式提出了挑战, 使得文档工作管理模式的改革与创新成为一种必然。

(三) 实行文档管理一体化, 要求文档人员提高和调整自己的知识结构。计算机网络技术成为文档管理一体化进程中不可缺少的重要手段, 文档管理一体化软件的开发也需要文档人员熟练掌握计算机技术。文档人员要做好电子文档管理系统的开发, 既要懂得计算机设计技术, 也需要结合最新的档案管理学理论、原则和档案管理方法与技术, 才能为加快实现档案管理自动化建设提供充足的技术支持。

三、要加快文档管理一体化, 应做好以下几面的工作

(一) 加强领导, 提高意识。加快文档管理一体化建设, 要提高领导的档案意识, 使档案信息化有个正确的引路人。作为档案工作的领导, 必须要不断加强业务知识的学习和提高。努力把档案信息化建设作为业务建设的一个首要工作, 不断完善和加强档案信息平台, 提高管理水平、工作效率和服务质量。

(二) 积极支持投入, 提升软、硬件配置。要舍得投入财力, 配置软、硬件要从长远的发展考虑, 适当提高配置能级, 以适应档案管理现代发展的步伐。同时, 作为档案部门, 也要积极争取多方支持, 创造条件实现文档自动化管理, 加快文档管理一体化建设的发展。

(三) 充分发挥档案人员的作用。一般单位在文档软件的开发程中, 往往疏忽档案人员在开发过程中的作用。由于软件开发人员对档案管理的深层次认识不足, 仅凭自己有限的了解和“设想”编制软件, 不能开发出高质量的文档信息系统, 只能慨叹“英雄无用武之地”。因此, 档案人员应主动参与文档信息化软件的开发工作。协同办公平台 (简称OA) 作为企业信息化建设覆盖面最广的重点项目, 是公司的信息结构化、流程规范化、决策科学化、信息标准化的基础平台。协同办公平台力求打通企业内部存在的信息孤岛, 从而有效提高员工办公效率和工作质量。项目的实施是让公司所有的利用者在同一个平台上实现信息资源共享, 构筑公司协同工作中心, 全面提高公司的管理能力。是上海药材“加强管控, 提高效率”的具体措施。从传统管理向现代化管控转型迈了一大步。自2011 年上海市药材有限公司实行OA系统以来, 公司上下深刻体会到了信息化管理带来的效益。公司开发了内部管理:部门管理、岗位管理、员工管理、档案管理、培训管理、奖惩记录、人事合同;还开发了客户管理, 即客户信息、全部客户、代理商信息、联系人信息、采购信息、项目跟单记录、合同管理、售后服务等。

1. 无纸化办公, 改变时空观念, 提高工作效率。网上协同办公管理系统彻底打破时间和地点的限制, 缩短了相关人员的审核、签字等待时间, 实现了短信提醒服务。2. 无纸化审批和管理节约了资源。在网络上实现跨时空的资源共享与数据交换, 不但提高了工作效率、降低了沟通成本、减少了修改和校对的差错, 而且大大地节约了纸张成本。3. 统一平台, 方便管理, 达到了政务公开、信息透明, 实现了随时随地均可在权限范围内查阅相关资料。也为归档等一系列管理工作提供数据输入、处理平台。档案室也抓住公司OA系统管理的机遇, 提出了“按件归档, 及时归案”的新的管理理念。由公司档案室直接参与文档管理一体化管理软件的设计、归案等全过程的监控流程, 真正做到文档一体化管理。文件管理包括收文、批文、文件阅示、文件流转、办文、行文、发文、文件归档、查阅、统计等, 并能自动跟踪记录流程全过程。档案管理包括档案分类、档案编号、档案借阅、档案汇总、档案鉴定、档案统计等功能。通过该系统, 档案室对流转完毕的文件做到及时自动归案生成档案号包, 做好档案鉴定, 确定公开或不公开、归档、暂保存或不归档, 为借阅者提供直接在线网上查阅等档案信息服务, 并记录了全部的操作过程。随着公司OA系统不断向深度、广度推进, 档案室也积极与电脑室挂钩, 将档案管理OA系统向公司各基层单位推广, 使公司所属各单位档案工作有统一的文档管理一体化体系, 从而保证了档案管理水平迈向更高、更新的台阶, 以适应公司经济发展的需求。

(四) 重视调研, 做好文档信息需求分析工作。文档信息化建设是一项长期投资, 立足于公司工作的长远发展, 因此在编制规划、方案前, 必须作充分调研, 明确文档信息化的需求, 需求分析越充分, 开发工作就越顺利, 也越有使用价值。

四、在实施文档一体化过程中, 应把握住以下几个环节

(一) 运用全新管理理念和管理模式, 有效管理办公自动化系统中形成的电子信息资源。采用全程管理模式, 把档案管理中的各种需求诸如分类、组合、鉴定等可以在电子文档生成之际和运转过程中便设计在系统中。档案工作提前介入到文件工作之中进行前端监督, 保证档案信息收集完整、系统、准确;从文件生产到归档全程控制;数据信息重复利用, 提高工作效率;能使档案人员真正享受到自动化管理给档案工作带来的高效和便利。

(二) 维护电子文档的真实性、可靠性、凭证性, 对文件形成和流转过程实行全程跟踪和记录, 保留电子文档原始记录痕迹。要充分利用管理系统将公文处理与档案管理相结合, 充分利用文书处理过程中形成的数据信息, 使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化, 保证文件的真实性、凭证性和合法性。

(三) 电子文档管理系统应达到各功能实用性强、智能化程度高的要求。把文件的收发、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用等环节有机地联系在一起, 按照统一的规范和标准, 组织成一个科学的档案管理系统, 从档案工作的需求出发, 对各子系统进行前端处理、统筹安排, 以取得系统的最优化和最高效率。

浅谈文档一体化管理 篇7

一、理论基础和作用

(一) 文档一体化管理的理论基础

文件的生命周期理论研究了文件从最初形成到最终销毁或永久保管, 是一个完整的过程, 它分为三个阶段:第一, 文件的形成阶段。它借助于撰写、印刷、录音等信息记录手段来固定文件撰写结果, 形成具有法定效力的文本的过程;第二, 文件的使用阶段。是指文件在规定的范围内进行运作、发挥作用阶段;第三, 文件的归档阶段。即文件履行完现行效用, 一部分有价值的文件被当作档案保存起来, 而另一部分无价值的文件则被销毁的过程。由此可见, 文件和档案只是同一事物在其不同运动阶段上价值形态变化的体现, 实现文档一体化管理就是对文件发生、发展、灭亡或永久保存三个阶段实行的全过程管理。

(二) 文档一体化管理的概念

所谓文档一体化管理, 就是从文书和档案工作全过程出发, 实现从文件生成到归档管理的全过程控制。它包括:文档实体生成一体化管理, 即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直到销毁为止的整个生命周期进行全面管理;文档一体化管理, 从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证管理的实现;文档信息利用一体化管理, 利用时不要考虑是文件信息还是档案信息, 只用一条检索命令即可查到全部文档信息, 是对文档数据信息内部运动的全过程实现的有效体现。

(三) 文档一体化管理的作用

随着信息技术的应用, 办公自动化的普及, 文档一体化管理不再只是一种管理思路, 更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础, 文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量, 从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看, 都有着实际的工作内容。实现文档一体化管理后, 档案工作将渗透到文件的形成阶段和文件的使用阶段之中, 形成一个不可分割的整体, 实现从文件到档案的有效转换, 保证了文件信息的不会被遗失或损耗, 减少了重复劳动, 简化了文档管理的工作程序, 提高了文档管理的效率, 更重要的是改变了文件的生成方式和载体特点, 实现了对文件处理的前控性。文档一体化管理通过先进的计算机系统对文件进行筛选、立卷、整理、编目、检索, 利用网络技术, 广泛采用有关站点的数据信息, 使文档实现远程传递, 异地查询和处理, 节约了存储空间和场地, 有利于档案信息资源的开发利用, 发挥信息资源的经济效益和社会效益。

二、当前我国文档一体化方面存在的主要问题

(一) 管理体制方面

传统的文件处理工作与档案管理工作是分开的, 分属两个职能部门各自负责文件处理工作和档案管理工作, 两者以立卷归档为工作界面, 文件归档前属于文书部门管理, 归档后属于档案部门管理。在这种体制下, 文件在两个相对封闭的系统中各自运行, 文书处理和档案管理各自为政, 致使档案质量的不到可靠的保证, 档案资源不能充分发挥作用, 容易出现收文不全, 归档不全的现象。文档分离既不利于档案部门信息服务功能的发挥, 也不利于档案部门作用的发挥。

(二) 技术方面

标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。由于各行政部门的职能不一样, 决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同, 在文书处理过程中, 文件格式错乱, 文件载体不耐久而造成文件的残缺不全, 字体难以规范, 制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度, 使文件部门的成果不能被档案部门直接采用, 要重新编目、著录、标引等, 重复劳动浪费了人力和财力。

(三) 计算机硬软件及安全性方面

文档一体化管理软件的研制和开发比较少, 价格比较昂贵。计算机硬软件的技术生命周期比较短, 电子文档由于其本身对软、硬件及载体的依赖性而容易丢失, 对设备的依赖非常大, 所以如何保管好电子文件是摆在我们面前的一大课题。计算机设备更新换代很快, 需要长期保存的电子文件对计算机设备依赖性造成的问题会更加严重。一般的计算机设备5年左右就会被更新, 而耐久性光盘载体可以保存更长时间。若十年之后, 很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题。电子文档在提供了便捷的共享资源的同时, 时刻面临着计算机病毒的侵入、外来磁场的干扰以及人为地破坏的等, 使电子文档的安全性、可靠性遇到极大的挑战。

三、文档一体化实践中的对策思考

(一) 转变观念提高人员素质

由于管理体制、思维模式上长期存在着文件工作、档案工作分家的局面, 日前我国大部分档案管理仍按照传统的管理模式, 工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后, 使文件管理和档案管理的软件开发各自为政, 或将档案管理软件进行简单的数据并接, 并未真正实现现代办公环境的文档一体化管理, 档案管理的需求并未纳入其中。因此, 档案部门的领导, 必须对文档一体化有着客观、充分的认识, 才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念, 树立宏观和微观、整体与局部相结合的一体化思想, 从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。事业兴衰, 关键在人。文档一体化是一项融文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学, 传统的档案工作很难适应。开展多部门合作, 通过多层次, 多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质, 通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性, 增强推行文档一体化的自觉性, 掌握文档工作的基本知识和技能。与此同时要注重抓好领导者的培训, 能否真证全面推行文档一体化管理在很大程度上取决于领导的重视程度。

(二) 全面推行办公自动化

办公自动化是利用计算机技术来实现办公信息数字化, 办公自动化的发展, 导致电子档案的产生, 为纸质档案向电子档案发展提供了技术支持。信息真实地记录下来, 把文件产生的整个过程分类整理, 并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等, 归入相应的档案数据库中, 实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件, 经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见, 办公自动化应用于档案管理中, 真止实现了电子文件的形成、传递、查阅、存档的一体化管理。档案部门可以配合信息管理部门, 建立和完善档案信息管理平台, 做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作, 从而实现网上无纸化办公与档案管理的无缝链接, 成功的实现文档一体化。

(三) 制定综合管理文件、档案信息的标准

实现文档一体化的基本前提就是要文件、档案类别的划分和类目设置要准确、标准、规范。只有文件管理标准化、规范化, 档案管理才能顺利开展。国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》, 把高校档案分成党群、行政、教学、科研、产品开发、基建、设备、出版、外事、财会十个一级科目, 就是按各职能部门的业务特点划分, 分类十分清楚。如果在文书处理时, 把这种分类原则运用到分类编号中, 使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范, 形成一个有机的整体, 使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来, 就能实现数据共享, 保证文件档案的质量, 为社会提供可靠的档案信息。

四、结束语

文档一体化是未来档案工作的趋势, 实现文档一体化也是对档案工作者提出了新的的要求, 我们必须端正思想, 刻苦钻研, 投入相当的精力, 我们相信, 文档一体化将引领我们走进档案管理的新阶段。

参考文献

[1].杜广达.办公自动化与文档一体化管理.计算机与信息技术, 2007 (22)

[2].孙境.浅谈文档一体化管理的理论基础与实践.科教文汇, 2007 (9)

[3].唐海鸥.文档资料一体化新论.计算机与信息技术, 2007 (17)

[4].余青雅.对文档一体化管理的思考, 2006

电力企业文档一体化管理探讨 篇8

电力行业作为我国国民经济的基础设施行业, 在服务国家经济发展和服务百姓民生等方面存在着特殊的地位。但随着我国科技的进步和智能电网的发展, 电力档案包含的信息容量也越来越丰富庞大, 有着巨大的利用价值的电力档案也越来越被社会所认识和发现。怎样及时有效地使这一庞大的资源得到管理和利用, 更好地为我国的电力工业科学决策、生产经营和科学研究提供及时、全面、准确的服务, 已成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。

2 文档一体化管理的思路

2.1 电力企业文档管理过程的互动性

电力企业文档一体化具有将现行业务系统的工作与档案工作实现互动与交叉的重要特点。 (1) 档案工作者就能够随之开展鉴定、归档及归档后的管理, 这样就加强了前端参与和过程控制的能力, 同时也增大了社会积累财富的执行力; (2) 也增强了工作人员对档案的认知程度, 使他们不仅认识到, 将有价值的文件完整归档并且移交给档案部门将其保管起来, 自己相应的工作才算真正意义上的结束, 而不是仅仅的把要处理的文档进行归档。同时工作人员也意识到了, 在现行业务系统的开展过程中, 要责任明确、注意积累, 记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息, 确保电子文件的真实性和完整性。

2.2 文档一体化系统的统一性

文档一体化管理模式的实现是文件和档案共同依赖统一的管理信息系统, 此系统通过采取相同的数据、文件存储格式, 运行于企业中同构的服务器和数据库管理平台, 但是在这个系统中, 文件管理人员对信息系统的操作权限和档案工作人员的权限却有所不同。在企业文件进行生成、处理、审批等业务时, 业务工作人员有对相应的文件进行增加、修改、删除的权限, 档案工作者却没有这种权利, 他们只有查看、浏览的权限, 两者的权限各不相同, 无法共同管理。文档一体化管理系统的统一性使得在从文件到档案的转变过程中, 不再需要数据转换和迁移, 这样既保持了企业文件信息的真实性和完整性, 同时也降低工作人员使用信息系统的复杂性, 减少了工作人员在工作过程中的错误发生率。

2.3 工作流程的集成性

企业在以往传统的文件管理过程中, 文件的形成、归档和作为档案保管以及其加以利用等环节, 都是将整个过程清楚地划分为现行期、半现行期和非现行期三个相对独立的过程, 并分别通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个所在位置不同的部门完成其各自的工作。但是文档一体化则改变了这一现象, 它将文件、档案的管理流程汇集在了一起, 要求整个过程在一个统一的系统内完成, 在这个系统内有统一的控制中心和工作制度, 在文件的形成、流转、会签、批准或签发、整理、鉴定、归档、移交、保存或销毁等各个环节进行的同时将档案记录、鉴定、保存和管理等工作完成, 从而实现了各个过程中工作流程的集成和信息的共享, 而且这样能够根据不同的文件与处理要求来定义特定的工作流程, 以达到流程优化和个性化处理的效果。这样不仅提高了电力企业工作效率, 也避免了企业的信息由于多次录入而产生不一致信息的可能性。

2.4 归档工作的及时性

随着文档一体化应用系统在各大企业的广泛使用, 企业的档案工作者能够及时的对已经完成且在归档范围内的文件实行整理、归档和加以利用等一系列工作。当电子文件的形成机构确认该文件已经结束时, 相应的部门完全能够实现即时归档及鉴定, 避免了以往通行的隔年归档中存在的泄密、丢失、滞后等问题。

3 如何做好文档一体化管理工作

3.1 建立和健全各项档案管理制度

建立和健全各项档案管理制度, 并将其汇编成册, 作为档案工作的依据, 也为科学管理档案提供了靠得住的保证。档案部门和档案人员依照规章实施管理, 有用地阐扬管理本能机能的作用。

3.2 依法治档

《档案法》与《档案法实施法》是档案管理工作的基本物业法, 要联系电力企业改造与成长的现实情况, 宣传贯彻好《档案法》与《档案法实施法》, 强化档案法制教育, 不竭增强企业向导和档案工作人员的档案法制观念。电力企业档案工作, 必须自觉依法治档, 用档案管理部门及有关行业部门的相关政策、律例来约束自己的档案行为, 接受有关部门的监视检查。同时, 档案管理部门要准确熟悉和处置行政执法与营业指导的关系, 依据所有制多元化的特点, 推行档案营业指导监视形式、内容和方式的多元化。

3.3 提高现代化管理水平

要运用现代化管理方式, 实现档案管理的科学化、高效化和系统化, 为向导决议计划、生产经营和科学研究提供准确、有用的服务。计算机的使用是实现电力企业档案现代化管理的必由之路。由于档案管理人员的计算机操作水平不一, 其不规范的操作将给检索、查询带来极大的困难。所以, 应当加大物业电力企业档案现代化管理的投资, 包括购置先进的计算机, 同时要增强岗位培训, 给档案管理人员提供学习进修的机遇, 鼓动勉励他们利用业余时间边工作、边学习计算机常识。

3.4 提高档案管理人员的营业素质

在档案管理现代化的进程中, 档案管理人员不仅应具有吃苦耐劳、甘于奉献、诚心诚意为人平易近人服务的优良品质, 还应具有做好现有工作所需的常见结构及现代化管理能力, 必需掌握处置电子文件、电子档案的技术, 才能顺应档案现代化管理的需要。作为电力档案工作者, 不仅要学习档案学专业常识, 还要掌握计算机运用等各项技术, 要重视专业常识的学习与更新, 把学习作为生活的第一需要, 经由过程学习, 不竭拓宽视野, 领会工作所触及领域的现状及成长动态, 运用档案学的新理论、新技术来指导和改良档案工作, 实现由单一专业型向多样复合型转变。

4 电力企业开展文档一体化的意义

(1) 能够有效的提高电力企业的工作效率。企业实行文档一体化后, 文书处理和档案管理都归一个部门管理, 这样就可以在一个统一的系统中合理的组织和分配相关的一系列工作, 按照档案管理人员的要求让文书处理人员进行文书处理, 这样更好的使文书和档案管理人员的工作得以协调, 进而更加科学合理的开展企业工作, 大大提高了电力企业的工作效率。

(2) 能促进电力企业文档管理水平的提高。企业文书处理和档案管理之间存在着密切的联系以及相互作用的关系, 企业开展文档一体化, 有利于二者之间的联系更加紧密, 通过相互的作用使两项工作之间达到共同进步、互利共赢的目的。

(3) 更易于发挥企业文档管理的整体优势。在一个整体的各个单元独立发挥的作用往往是微弱的, 但是各个单元组成的整体发挥出来的力量却是巨大的。在企业的文档管理过程中也是如此, 文档一体化把文书处理和档案管理结合在了一起形成了一个统一的整体, 使它们在档案部门提出的具体要求之下, 共同向着一个目标努力, 这样就使工作更加具有针对性, 使其工作的质量大幅提高, 为电力企业档案管理打下了良好的基础。

(4) 有利于电力企业档案工作朝着标准化、规范化的方向快速发展。电力企业开展文档一体化管理工作以后, 企业的文件从生成到最后归档, 都属于了一个部门负责管理, 这样, 就为企业档案质量的从一开始到最后的控制提供了先决条件, 更为企业的文档管理工作的标准化、规范化打下了坚实的基础。

5 结束语

我国现如今已进入了高科技、高信息的时代, 企业档案管理应调整自己的工作思路, 使企业去应对现代化管理的要求。电力企业档案工作以电力企业生产和经营提供有力服务为宗旨, 是企业现代化管理的组成部分和具体体现。但是目前我国的档案部门信息化建设并不乐观, 尽管大多数电力单位都配置了计算机, 但是绝大部分企业的档案室仅限于目录的输入, 多数的档案信息还是靠人工检索, 难以跨越不同部门和不同历史阶段信息库的壁垒, 这样就使企业的工作效率低, 社会获得的服务效果也随之较差。为此企业应加大创新, 提高档案管理人员对档案信息的综合开发水平, 引入信息网络技术与之结合。同时, 国家也应加大对电力企业文档一体化管理的投入, 完善这一管理制度, 使电力企业更好的服务于社会, 使我国经济高速发展。

参考文献

[1]马海群.知识管理与企业档案资料的开发利用[J].档案学研究, 2001 (5) .

[2]张照余.档案信息网络化建设研究[M].北京:中国档案出版社, 2001.