文档一体化的重要性

文档一体化的重要性（精选10篇）

文档一体化的重要性 篇1

一、领导重视, 把档案信息化工作纳入OA系统升级改造规划

为实现文档一体化管理, 对公文流转处理系统生成的电子文件进行逻辑归档, 提高文档的利用率, 我们根据档案信息化建设的要求, 针对档案管理工作中存在的环节松散、关联不够紧密等问题, 及时提出建议, 把档案管理系统作为厅机关OA系统升级建设总体规划的重要组成部分, 实现档案管理与OA系统同步发展。这一建议得到了厅领导的高度重视和支持, 明确将档案信息化工作列入重要议事日程。

二、提前介入, 明确系统管理需求

按照档案管理的要求, 档案部门提出电子文件归档管理八方面的要求。

一是根据国家档案局颁布的《档案管理软件功能要求暂行规定》、浙江省档案局的《浙江省实施<归档文件整理规则>办法》 (试行) 和《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》等标准, 结合本厅的档案管理特点进行开发设计。

二是档案管理系统系统提供完善的数据接口, 通过接口可以和OA系统无缝衔接, 自动从OA系统中引入相应的数据, 做到办公自动化和档案管理一体化。

三是根据新旧档案管理要求, 档案管理系统分为按件和按卷两种方式。对于电子文档, 公文档案管理系统需能直接引入到系统的待组件或待组卷文件视图中。对于纸质文档, 档案管理系统应提供用户输入功能、扫描接口, 以便把纸质数据导入到档案系统中去, 然后将公文组件或组卷。

四是档案管理系统需具有表格定制功能, 档案部门可以自己定制各种类型、主题的表格, 打印目录表格 (件目录、卷目录、卷内文件目录) 。

五是档案管理系统还需具备完善的检索查询功能, 可自主定制查询条件, 模糊或精确地进行查询, 并能将查询结果按不同的表格样式输出。

六是档案管理电子化的最终目的是为信息资源的共享, 档案管理系统应提供完善的电子借阅功能, 文档的借阅、审批、归还完全可以在网络环境中进行。

七是档案管理系统需具有与外部数据库进行数据交换的功能, 应能生成符合浙江省档案局的《省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的档案移交数据, 为档案管理的延续性提供保证。

八是档案管理采用按件的方式, 实行处室归档制度。所有收、发文在结束流程后, 要能返回到各兼职档案员处待归档, 便于各兼职档案员及时将相关文件进行录入、扫描或从已有的关系型数据库引入, 通过对待归档文件进行相应的整理, 保持文件间的内在联系。

由于档案部门提前介入档案管理系统的开发, 实现了OA系统内的电子文件与档案管理系统兼容, 做到在同一软件环境下形成网上传输的大量电子文件数据的顺利转换, 从而实现了电子文件归档, 解决了OA系统内文件与日常档案数字化工作相衔接。

三、健全制度, 确保电子文件的归档、利用等各个环节的规范、安全

电子文件与纸质文件一样, 都涉及到保密、安全、归档、利用等问题。数字档案信息的安全保障工作, 不能完全引用传统档案的安全管理模式。因此必须着重加强主机的安全 (包括主机系统运行的物理环境、操作系统安全) 、网络安全 (访问级别控制、防火墙、加密技术、病毒防护技术等) 、数据库安全等方面的工作, 为此, 我厅建立《浙江省司法厅保密要害部门部位保密管理实施细则》、《浙江省司法厅机关通信和复印办公自动化设备保密管理规定》和《浙江省司法厅机关计算机 (笔记本电脑) 和移动存储介质保密管理规定》和《电子文件归档利用管理制度》等的信息安全管理制度, 以软硬兼施的防范体系来保证数字档案信息安全各个环节万无一失。

四、重在利用, 文档一体化管理方便、快捷、高效的优势日益显现

档案是具有凭证作用的信息资源。做到方便、快捷、高效, 是更好地利用这些有价值财富的重要条件。档案管理系统对档案实行文档一体化管理后, 与传统手工操作方式相比, 具有存储方便、信息量大、传递迅速、节省时间等优点。特别是在档案检索方面, 传统的检索一方面在建立档案检索工具时, 耗时耗力地进行人工制作, 另一方面在利用时仍然要通过人工找寻, 手续十分烦琐, 效率十分低下, 已跟不上时代发展的步伐。实行文档一体化管理后, 我们将室藏档案的案卷目录、全引目录、归档文件目录、专题目录等众多的档案目录, 统一到用计算机编目的方法上来, 纳入到档案管理系统中, 建立起了科学的机读档案目录检索体系, 实现手工检索向计算机检索的全面过渡, 从而大大提高了档案检索的效率。在档案利用方面, 实现档案管理系统文档一体化管理后, 由于档案不再受“孤本”的限制, 一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输, 使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间, 让更多的人们来用档案。“时间”不再受限制, 利用者可以随时使用自己需要的文件。

文档一体化的重要性 篇2

[摘要]随着计算机的普遍运用和互联网的成熟发展，文档一体化已成为档案事业发展的新课题。文章探讨推进文档一体化管理的措施及对策。

[关键词]文件；档案管理；文档一体化

[作者简介]张坚梅，中国电子科技集团公司第38所馆员、秘书，同等学历研究生(MBA)，研究方向：档案管理，安徽合肥,230031

[中图分类号]G270 7

[文献标识码]A

[文章编号]1007―7723(2009)02―0165―0002

文档一体化是在信息时代背景下提出的一种新型文档管理模式。它是将相对分散独立的文件管理和档案管理组成一个有机整体进行管理，通过运用信息和网络技术进行公文处理和档案管理信息存储、控制、加工和传输，以实现对公文和档案管理的整体优化。其主要内容是改革现行的立卷归档方法，取消“案卷”概念，减少人员组合因素，简化档案整理工作。文档一体化可以解决信息时代传统文书档案的管理体制、管理模式、管理手段不相适应的问题，是推动档案工作与时俱进、协调发展的必然要求。笔者就如何实现文档一体化管理工作谈几点浅见。

一、提高思想认识，强化文档一体化意识

认识的提高是实现档案管理现代化的前提条件和重要保证。用先进理念代替传统理念，用先进的科学技术改变与管理不相适应的传统手段和方法。文档一体化的理论基础是文件生命周期理论。文件生命周期理论认为，从现行文件到档案是一个连续统一、前后衔接的过程，而且前一阶段的文件质量将直接影响后一阶段档案的质量，这要使原来相互独立的但又在不少具体环节上相互雷同的两个管理系统，从组织制度到具体程序真正交融在一起，主要目的是为了加强对文件管理的超前控制，保证档案的质量，减少档案部门的工作程序，改变档案部门事后监督指导的被动局面，避免无谓的重复劳动，使档案工作流程科学化、合理化。每一位文书工作人员都要树立严谨的档案意识，在工作中自觉将文件工作与档案工作看作一个有机整体，不仅仅为当前的工作服务，更要按照“文档一体化”的要求规范地办理好每一份公文，实现文书工作和档案工作的有机统一。

二、理顺管理体制，完善组织机构

传统的档案管理体制已经不适应时代的要求，档案管理费时费力，开发利用困难，无法优质高效地提供保障服务。现行的文件和档案管理流程实行分块管理，肢解了文件运转的联系性和连续性，制约着文档一体化的实现，文书工作和档案工作很大程度上处于分离状态，文件与档案“两张皮”现象严重。档案管理只是各项工作中的最后环节，只是起到保存历史的作用的认识。档案管理体制不改革，文档一体化就无法实现。笔者认为，首先要建立统一的管理机构，负责管理文书工作和档案工作，能在体制上解决文档同步管理问题。规范部门职责，同时要赋予档案部门一种新的职权，统一协调和指导从文件到档案的各环节的工作。确保档案管理职责渗透到各部门，使文件的形成处理、立卷归档与档案的收集、整理、利用在统一监督指导下有机衔接在一起并在掌握控制之中。

三、搭建功能完善的文档一体化业务平台

从目前文档一体化管理的现状看，系统不完善是突出的问题。究其原因，除了技术因素外，档案人员业务水平低、一体化管理思路不清晰、目标不明是很重要的原因。实现文档一体化管理的目标就是通过建立一个以计算机信息管理为核心，集公文处理和档案管理为一体的综合办公自动化系统。要实现文档一体化管理，必须从文件材料的产生开始，就运用计算机管理系统进行统一管理，完成文件运行的全过程，把文件管理和档案管理两个不同阶段和性质的工作紧密结合起来，实现计算机自动生成目录、辅助立卷和自动检索，可以进行文件、档案的快速查询、统计、借阅等管理工作。因此，文档一体化必须树立前端控制思想。在文档一体化的软件系统设计中，要使用兼容性强、应用性好、智能程度高的信息化系统，使文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用更加方便快捷，能满足现代办公环境下文档一体化协调发展的技术保障体系。这就要求把档案数字化管理设计进去，对办公自动化系统提出档案管理方面的功能需求。档案人员应主动参与“系统”的设计，根据文档一体化管理要求和档案管理工作的需要，对各模块、各工作环节的管理功能如何实现自动化、标准化等问题进行思考，并提出具体的设计要求。而档案人员要配合设计人员做好“元数据”的编制工作，通过各种“元数据”的设置，尽可能将电子文件管理过程各环节工作的管理功能和安全保密功能更好地实现标准化和智能化，从而实现“前端控制”、“全过程管理”和集成化提供利用的目的。因此，文书档案管理部门要与信息技术部门一起进行深入调研、科学论证，遵循文书处理和档案管理的客观规律，逐步建立科学规范、设计合理、操作方便、高效安全的业务平台。

四、优化队伍结构，提高人员素质

文档一体化的重要性 篇3

关键词：项目管理；工程管理

一、IPMT的人员管理机制为一体化管理提供了机构保障（土壤）

（一）公司IPMT管理模式

炼油企业的建设期使用人员与生产期使用人员素质要求有很大的区别，处于建设阶段时需要多为有施工管理经验的技术人员，而公司储备的多为生产管理的技术人员，而且建设期结束后，在生产阶段不再需要众多的工程管理人才，所以公司在工程建设期间主要采用了IPMT联合工程管理模式。联合工程管理模式IPMT（Integrated Project Management Team），指一体化项目管理团队，主要有公司、英国的AMEC公司及寰球工程公司共同组成。利用AMEC公司先进的管理经验及管理软件，发挥寰球工程公司人员优势，展示公司员工认真负责的工作精神，在工程管理的各个岗位中发挥各自的优势。在工程管理中，共形成200多个程序文件，规范了管理中的工作流程及主要职责。所有人员按程序文件要求人尽其责，利用本身的管理经验优化管理，没有明显的身份的区别是组成这个优秀管理团队的最大的不同。机构设置的特点，决定了文档一体化的管理模式，也是文档一体化管理的重要保障。

（二） 文档一体化中人员模式

文档人员身兼数职，即文控工程师又是兼职档案员，负责文件的审核和传递的同时还负责文件的整理归档，根据工作量进行工作职责转换，当文档人员的工作量增加后，在文档人员中出现专职档案人员，并由1名专职档案人员变成2名，而文控人员也在增加，文档人员最多时达46人。但人员管理方面始终在一个文档中心，人员各司其职，没有身份的区别，只有工作的配合，真正体现了文档一体化管理的优势，保障最终档案的归档率。在实现文档一体化管理中人才的培养和程序文件的规范起了很大的作用，也成为应用文档一体化管理模式的一项重要保障。

二、完善的程序文件为一体化管理提供制度保障（水）

（一）规范程序文件的程序文件

公司共形成263个管理程序文件，最先发布的程序文件为“IPMT程序制定以及修改管理PGRP1-GEN-PRO-0046”，该程序文件经过各部门的讨论，最终经文档人员审核，由质量部门发布，规定程序文件形成的工作流程，审批流程及修订流程。同时，对文件格式，页面设置，字体，行距都有严格规定，每个程序文件应按此规定执行，由文档人员负责审核，只有合格的程序文件才能下发执行。该程序文件的发布，使用整个程序文件发布在受控状态，保障了所有程序文件的格式统一，字体一致，同时强调文档人员在整个工作中的地位。

（二）文件的控制程序

紧随其后发布的就是“文件控制程序PGRP1-GEN-PRO-0060”文件，程序文件只是管理文件的一种，但公司还有其它的文件要管理，文件控制程序是文档人员的工作手册，也是其它人员了解和尊重文档人员的前提，是公司正常进行管理工作的重要程序文件。此文件确立文档人员在文件管理中的地位，文件通过文控人员进行发放和接收，私自传递文件不能作为文件传递的依据。

（三） 文件的编码程序

统一管理的文件体系及管理软件必然需要一个统一的编码程序，但要将工程所有的文件都管理起来的编码规定要求特别高，公司各方面的专家集中在一起，经认真讨论，考虑工程管理的特点及文件的特点，形成最终的八个字段27位编码架构，并使用该规则对各类文件都试验给出编码，查验编码规定的正确性，找到可能出现重码的情况，再对程序文件进行了完善，形成最终的编码程序文件。

（四）各类文件的管理程序文件

公司的管理文件类别有很多，但要管理众多的文件，就会有众多的文件规定的程序文件，因为工作中文档人員参与到程序文件的制订当中，在各文件规定中详细规定了文件的格式，字体等方面的要求。对不合格的文件，文档人员可提出审核意见，直到文件合格才得到签发和传递。公司对合同文件、设计文件、竣工文件、信函、传真等多类文件都有明确规定，保障整个公司的文件管理受控，同时也保障文件的归档质量。

（五） 档案管理规定

在发布这些程序文件之前，公司提出了档案管理规定及归档范围。作为公司的管理规定，在工程管理中由文档人员监督执行，主要体现在文控人员按档案要求审核文件，并注意在工作中积累归档范围内的文件并及时归档，保证各部门归档率。

三、良好的工作环境为一体化管理提供保障（阳光）

（一）软环境优势

管理中发挥国际化管理的优势，利用先进的管理软件Cimage和Convero，提高了文档管理水平。公司管理人员通过电脑，登录Convero管理系统及邮件系统，获取文控人员传递的文件及信息。这样的管理模式改变了传统工作模式，员工获取信息的主要方式由老企业的纸质版，改为现在的电子版。这一改变大大减少了纸张的使用，节省了管理费用开支。

（二）硬件优势

文档一体化的重要性 篇4

一、高校办公自动化条件下文档一体化管理的现状

1. 办公系统众多, 相互隔离。

当前, 高校的办公系统众多, 一般都有办公自动化系统、教务系统、财务系统、人事系统、招生系统、就业系统、学生工作系统、科技管理服务平台、课程中心、物资设备管理系统、档案管理系统, 甚至有些高校还有毕业生离校系统、教室借用系统、车辆使用系统等各种各样的办公系统。各种办公系统的应用加快了高校信息化建设走向智能化的步伐, 把高校各部门各机构紧密联系在一起, 有序地体现了层层授权和各司其职, 更好地强化了信息交流和协同工作, 办公人员不用拿着报告、申请、请示到各部门去等候审批、签字、盖章, 档案管理人员不用拿着检索条目到保管室到处寻找需要的档案材料, 办公和管理变得越来越轻松, 这既节约了时间, 避免了信息孤岛, 节省了运营成本, 又解放了人的禁锢, 极大地提高了工作效率。但是, 这些应用系统由于开发商、开发技术、开发方案、开发标准不同, 档案管理前期参与的缺失, 使用权限赋予不一, 出现系统间兼容性差、信息不同步、数据不匹配、资源不共享、网络逻辑归档不方便等问题, 往往造成系统重复建设, 既浪费了资源, 增加了内耗, 又降低了工作效率。

2. 信息资源丰富, 缺少共享。

在高校的办公系统中有着大量的数字文档属于归档范围, 如办公自动化系统中办公通知、信息简报、管理文件, 教务系统中的学生成绩、学籍变更情况, 人事系统中的教职工基本信息、学习培训、专业技术职称申报、评聘材料, 招生系统中的录取名单、考生信息, 科技管理服务平台中的立项项目、获奖成果, 物资设备管理系统中的设备购置、报废清册及经费分配方案等都是重要的档案材料。这些信息和数据的种类多、范围广、数量大、价值高, 在实际工作中查阅使用频繁。但是这些丰富的信息和数据分属不同的办公系统, 缺乏有机的整合和共享。高校众多的办公系统和丰富的信息资源不但没有把各个部门紧密联系在一起给文件处理和档案收集工作带来快捷, 反而因为流程烦琐与不同出现大量重复性劳动, 甚至出现由于电子文件找不到或丢失再次数字化的现象, 大大损耗了办公自动化系统应用带来的管理效益。可见, 高校不缺少资源, 缺少的是资源共享和信息交流的平台———电子文件中心[3]。

3. 数据格式不一, 归档滞后。

很多高校现有的各种办公系统由于开发技术不同和缺少使用要求, 系统之间一般不兼容, 很多数据格式不一致, 造成系统不能集成、信息不能互通、资源不能共享的局面, 出现单系统运行、系统间数据打架、信息检索查找难、归档滞后、资源被闲置的现象, 存在档案信息处理不方便、存储不统一和服务不到位的问题, 严重制约了公共办公文档和信息的共享与利用, 严重影响了文档一体化管理系统的构建与使用。这不符合档案管理“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的要求, 不利于档案管理工作效率和质量的提高, 也不利于高校信息化建设工作的推进。其原因在于办公系统规划部门存在对档案管理工作重视不够思考不多的问题, 没有一体化管理的思路, 没有从全局工作出发提出系统开发构想, 未在更大范围更高层次上进行资源整合与共享。

二、高校办公自动化条件下文档一体化管理存在的问题

1. 管理制度有待健全。

当前, 许多高校对办公自动化条件下文档一体化管理的认识还未到位, 对数字档案归档范围和保管方式存在分歧, 缺少统一、系统、规范的管理制度和操作流程, 如电子文件形成人员的权利与义务、电子文件的存储格式与鉴定标准、数字档案的归档与管理办法等。实际上, 国家档案局为加强对电子文件的归档管理, 有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性, 先后颁布了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准和规范, 对电子文件的管理提出了明确要求, 并指出档案部门应参与和指导电子文件的形成、办理、收集和归档等各工作环节。但是这些规范的原则性太强, 实施步骤过于粗线条, 在实际应用中缺乏指导性和可操作性, 还未引起高校管理层足够的重视, 特别是在各种办公系统的规划和开发中缺乏档案管理意识, 很少让档案管理部门参与协调工作, 导致办公系统之间、办公系统与档案管理系统之间各自分离, 不能有效对接, 数字档案不能实时逻辑归档, 大大削弱了数字档案的价值。

2. 管理思维有待转变。

在高校, 办公自动化环境下产生的电子文件和档案管理是脱节的, 具体表现在三方面:一是办公自动化系统和档案管理系统不对接, 二者相互隔离, 不能交换数据;二是高校的办公自动化系统多种多样, 大多缺少档案管理的前期参与, 缺少电子文件归档功能和操作流程;三是办公自动化系统开发人员出于对系统资源存储容量的考虑, 往往忽略电子文件的连续性、完整性和长久性, 通常会对文件设置有效期, 出现未及时归档电子文件丢失的情况。产生这些问题的原因除了缺乏档案意识之外, 更多的是缺少一体化管理思想, 各自为政观念比较深, 管理思维没有及时跟进和转变, 停留在纸质文件物理归档的层面, 导致办公自动化系统与档案管理系统不能有效协同, 出现文件形成与归档脱节的现象。

3. 系统对接有待改进。

从已经启用文档一体化管理系统的高校来看, 文档一体化的管理对象大多是文书档案, 类型比较单一, 缺少其他种类的档案, 特别对操作日志没有全程保管。其原因是在数字化校园应用系统的建设过程中, 办公自动化系统、教务系统、财务系统、人事系统、招生系统、学生工作系统、科技管理服务平台等系统先行建设, 缺少档案管理的前期参与和前端控制。现在将文档一体化管理系统与先行建设的系统并列在一个大系统之下, 很多系统由于开发技术、开发要求的不同就出现系统之间不能很好地建立对接关联的现象, 特别是很多先行建设的系统缺少归档流程的设计, 使得文档一体化管理系统形同虚设, 其他系统产生的电子文件无法正常归档, 出现电子文件不能实时归档、多媒体文件不能自动归档、数据库文件不能系统归档、程序文件不能正常归档等现象, 很多时候只有通过纸质文件或特殊载体归档来补救, 给档案管理和利用都带来很大的不便。

4. 全程管理有待完善。

在高校文档一体化管理系统中, 目前还没有真正实现电子文档的提前鉴定和全程管理。在电子文件归档前, 文档一体化管理系统缺少办公人员对文档主题词、分类号、密级、附件等项目完善的流程要求, 只是将文档材料归入临时档案管理数据库, 使文件形成与归档脱节, 既浪费了计算机资源, 也不利于案卷质量的提高。在电子文件归档后, 档案人员还需人工鉴定、整理、分类、入库, 既加重了档案人员的工作负担, 又没有实现档案管理自动化。这种全程管理参与不足的方式不符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》中“应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控, 保证管理工作的连续性”的要求, 忽视了计算机强大的计算能力和文档自动管理的优点, 没有通过系统建立档案间的多维联系, 割裂了档案间的主客体关系, 破坏了档案记录历史的功能[4], 没有真正发挥文档一体化管理系统作为信息资源共享体系核心的作用。

三、高校办公自动化条件下文档一体化管理推进的对策

1. 健全管理制度, 不断提高工作效率。

文档一体化管理是提高文档工作效率的重要途径, 可以保障电子文档内容的完整性和数据结构的一致性, 保障数据流在单位部门之间及其与档案部门之间的传输畅通、完整。为了保障各种办公系统的有效运转, 高校的领导者和文档人员只有充分认识文档一体化管理的必要性和意义, 树立科学管理思想, 强化组织协调意识, 才会不断增强推行文档一体化管理的自觉性, 设立文档一体化管理的顶层机构, 建立简洁、高效的管理体系, 制订系统、规范的管理制度, 设计统一、协调的操作流程, 按照文件生命周期理论“文件从现行流转到进馆保存是一个连续统一、前后衔接的生命过程”的要求统筹规划、管理和完善各种办公系统, 在各办公系统中增加文件归档功能, 嵌入档案整理流程, 促使数据实时更新、文档信息共建共享和文件自动归档, 不断发挥出管理制度的最大效益, 不断增强电子文档管理的规范化, 不断提高电子文档资源的利用率。

2. 转变管理思维, 充分发挥制度效用。

管理思维决定管理成效。混乱的管理思维往往会造成组织内部的纷争, 既不利于融洽、竞争、有序工作环境的创建, 不利于管理效力的发挥, 也不利于单位管理水平与组织管理成效的提升。因此, 要让管理制度达到预期实施目标, 除健全完善的管理制度, 还必须用一体化管理章程和准则培养领导者、管理者和文档人员的科学管理思维, 努力转变他们的思维模式和方式, 促使他们自觉彻底地贯彻和执行管理制度, 才能真正有效发挥出制度的效用。也只有转变管理思维, 才会通过文档一体化管理系统的建立把文件管理部门与档案管理部门有机联系在一起, 从单位领导到具体负责人都树立起宏观与微观、整体与局部相结合的一体化管理思想, 发挥出目标一致、互相协作的工作精神, 把档案管理工作重心转移到文件的整个生命周期, 不断完善系统功能, 达到文件产生、运转、处理、归档全过程实现信息资源共享和工作效率提高, 从而充分发挥出制度的效用。

3. 改进系统功能, 努力实现数据同步。

要选用或开发恰当的管理系统, 一要考虑办公、档案业务规范的统一, 通过规范的制度、办法和规程把档案管理工作纳入参与和控制系统建设和办公环节的全过程, 避免系统间兼容性差、信息不同步、数据不匹配、资源不共享、网络逻辑归档不方便等问题的出现;二要考虑系统间数据格式标准的统一, 尽量做到高校内部各办公系统的电子文件数字格式相同, 避免单系统运行、系统间数据打架、信息检索查找难、归档滞后、资源被闲置的现象, 既有利于无纸化办公的真正实行, 又有利于政令畅通和文档资源共享;三要考虑档案管理前端控制的统一[5], 构建与高校自身公文处理、文件管理相适应的系统关系模型, 向商家或软件开发方提出详细具体的需求, 实现系统无缝链接, 文档实时自动归档。

4. 完善全程管理, 促使形成有机整体。

办公文件是高校管理工作重要的核心资源之一, 是档案的前身。从现行文件到档案是一个连续、统一、前后衔接的过程, 整个过程都需要控制和协调, 这既为文档一体化管理提供了基础, 也要求对文档进行全程管理。文档一体化管理包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化四个方面的内容, 是把文件管理和档案管理作为一个整体, 从文件生成到运转到归档进行全程控制与协调, 目的在于保证文件内容的完整性和元数据结构的一致性, 保证文件从文书部门到档案部门的数据流安全、畅通, 进而促进高校文书与档案工作标准化、规范化, 提高高校的办公效率和管理水平。文书工作是档案工作的基础, 档案工作是文书工作的延伸和发展, 二者有机的结合可以实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。在公文处理过程中实行档案管理全程控制与协调, 可以充分利用文书处理过程中形成的数据信息, 避免档案部门的重复劳动, 使文件的收发、登记、运转、承办、催办与档案的收集、整理、立卷、归档、利用、统计形成一个有机整体, 从而实现文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化。同时, 需要通过提升文档人员和管理人员的综合能力、选择可靠的杀毒软件、实行数据定期备份和严格执行保密制度来确保文档一体化管理的安全。

综上所述, 高校办公自动化条件下文档一体化管理情况并不理想, 需要高层管理者提高档案意识, 转变管理思维, 设计科学的管理体系和规程, 把办公系统与文档一体化管理系统有机协调起来, 才能更好地发挥出办公自动化的作用, 不断提高工作效率和管理水平。

摘要：高校办公系统与文档一体化管理系统建设不同步, 系统间存在兼容性差、信息不同步、数据不匹配、资源不共享等问题, 需要通过健全管理制度、转变管理思维、改进系统功能、完善全程管理, 使办公系统与文档一体化管理系统形成有机整体。

关键词：高校,办公自动化,文档一体化,工作效率

参考文献

[1]詹姆斯·罗兹著, 孙钢译, 何嘉荪校.档案和文件管理在国家信息系统中的作用——文件档案管理规划 (RAMP) 研究[J].浙江档案, 1984 (6) .

[2]曾淑珍.办公自动化环境下的文档一体化管理初探[J].陕西档案, 2009 (1) .

[3]赵屹, 陈晓晖.电子文件文档一体化管理机构构想[J].档案学研究, 2011 (10) .

[4]任天琪.天津城市建设学院文档一体化管理系统分析研究[D].天津师范大学硕士论文, 2011.

文档一体化的重要性 篇5

制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史的条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。制度是整个社会的游戏规则，更规范的讲，它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。规章制度的主要包括：劳动合同管理、工资管理、社会保险福利待遇、工时休假、职工奖惩，以及其他劳动管理规定。

实行制度化管理的好处是什么？ 所谓制度化管理是指单位治理中强调依法治理，法制规章健全，在管理中到处都有规章制度约束，因此必须管理制度完善，并且注意管理的硬件，重视管理方法的科学化。单位的制度化管理这种模式的最大好处有这样几点：

一是可将优秀人员的智慧转化成为单位众多职员遵守的具体经营管理行为，形成一个统一的、系统的行为体系；

二是能够发挥单位的整体优势，使单位内外能够更好的配合，可以避免由于单位中的员工能力及特点的差异，使单位生产经营管理产生波动； 三是为单位员工能力的发挥制定了一个公平的平台，不会因为游戏规则的不同、评分标准的不同，对员工努力的评定产生大的误差；四是有利于员工更好的了解单位，能够更好的规范单位的工作流程，让员工能够在其中找对自己的位置，有法可依，使工作更顺畅；五是有力于单位员工的培训，有利于单位员工的自我发展，单位员工由于有统一的标准可供参考，可以自己明了自己工作需要达到的标准，能够对自己的工作有一个明确的度量，自己可以发现差距，有自我培训发展的动力和标准。

一个国家的管理靠法制，一个单位的管理靠制度，这是人人皆知的常识。但是在一个单位要真正实现制度化管理，抓好队伍建设，实现各项工作的突破，是要有一定的开创力。就如何实施好制度化管理。

1、要想实现制度化管理，必须从领导班子抓起。俗话说“火车跑的快，全靠车头带”，所以说，抓制度化管理首先要从领导抓起，从领导班子的制度化抓起，也就是说一个单位的制度化管理，必须从领导集体的制度建设开始。

2、要想实现制度化管理，必须制定出一套科学合理、符合实际的规章制度。制度是规则，是需要大家共同遵守的,因此制度首先要让大家了解和认可，否则，就是一纸空文。有的单位制度制定的不少，可是单位成员却说不清楚，甚至有的制度制定时考虑不周全，在实践中无法执行。

3、要实现制度化管理，必须建立相应的考核机制。在一个单位，只有科学合理，符合实际的规章制度还不够，还必须建立与这配套的相应的考核制度。考核是检验规章制度落实情况、评价规章制度是否合理可行和便于操作的方法

4、要实现制度化管理，必须不能放松思想政治工作。毛泽东曾经说过：“思想政治工作是经济工作和其他一切工作的生命线”。实行严格的规章制度后，必然会有部分成员感到不适应，甚至牢骚满腹，这就需要我们有实事求是行之有效，耐心细致的思想政治工作，通过做他们的思想政治工作，既坚持制度的标准不变，消除他们的疑虑，化解他们的不满。同时我们也应把思想政治工作制度化，使单位上下所有成员都把思想政治工作当作一种必须遵守执行的制度，使他们在工作之余能得到必要的心理慰籍，出现困难能得到及时有效的帮助，他们就会感到无时不在的关怀，而自觉工作和执行各种规章制度，由些可见，始终坚持政治工作领先，思想工作领先的原则，是实现制度化管理的一个重要的保证

在做好基本的管理外，还会多出很多的管理记录，在公司慢慢成长起来的过程中，会有许许多多的工作要管理层的人员来做，事情多了，记在脑子里就会混乱，要将处理的方方面面事情记录在文档里，方便以后需要时进行查阅。做好记录的同时，也是规范我们前进过程中的基础。所以说管理是企业前进的保障，经营是企业的龙头，技术是企业发展的工具，这是很正确的思想，也是企业发展中的重要的概念以及理论。所以说公司到了一定程度时就必须要管理，通过公司规章制度的落实，要拿出时间，哪怕降低一定的效率，也要做好相应的记录，在经历过这些比较复杂的过程后，会得到很多的好处，对企业来讲就是得到了更好稳定发展的根基。要贯彻落实规章制度，监督和约束规章制度实施过程中的工作行为。相关的规章制度还没有具体宣贯落实时，出现的错误，不应该归责批评员工，是因为，这些责任不在员工那里，应该归属于管理层。该说的要说到，说到的要做到，如果没有该说的去说到，那么谈不上去做到，因此没有说到责任不在于员工，但是说到了不去执行，那么就是监督者和执行者的问题，保持公司规章制度的严肃性、刚性、权威性是规章制度畅行的保障手段之一。在培训规章制度的过程会用几种方式，第一种就是传阅，为了节约大家的时间，将规章制度订成册，在每一份册子的后面会让熟悉后签名，这也是双方的一种法律约束，有了这中法律约束之后，大家的心里会有一定的压力，公司也会凭着对大家这种法律约束，如果违章就要对应的进行处罚。第二种就是共同学习，可以挑一个大家都在公司的机会，来共同学习，进行强制性学习。第三种就是移动式培训，可以通过mp3或计算机多媒体的方式进行，公司也鼓励大家古人的学习方式，通过三上（枕上马上厕上）来进行学习。我们现在更应该在信息化的社会中抓紧时间学习，学习就是为了提高效率，就是为了能让学习为你带来工作上能力的提高，还是要接受公司的培训，学习紧紧结合工作，学习马上就能够学以致用，得到生产力的提高。

与员工密切相关的制度必须经过公司职工代表大会讨论通过，如：员工任用制度、工资制度、劳动保护条例、考核制度。一般管理制度只要得到公司管理层或部门管理层通过就可以，如：劳动纪律、工作业务规定、生产作业规程等。

一句话提示：

文档一体化的重要性 篇6

关键词：知识经济,文档一体化,档案管理

随着知识经济时代的到来, 以信息技术为代表的新技术革命的发展使人类社会信息化的步伐日益加快。信息资源数字化以及信息传输网络化正在以不可抗拒的力量影响着人们的生活方式和质量, 数字化和网络化已成为人类社会将来真正迈入信息网络社会的两大基本趋势。互联网的发展, 已经成为档案馆发展的一个重要的里程碑, 社会网络化给档案管理现代化提出了一个新的标准, 增加了档案管理现代化的内涵, 也将从根本上推进档案管理现代化的建设。计算机技术、多媒体技术、现代通信技术的高速发展推动着人类社会逐步进入网络信息时代。以Internet为基础的国际互联网络日新月异的发展, 正在给人们营造一种全新的网络环境。随着计算机网络技术的发展与信息高速公路的开通, 网络档案馆将应运而生, 每个档案馆只是整个信息传播网络中的一个站点, 计算机技术在档案馆的应用将会提高工作效率, 最大限度地满足用户对信息、知识的需要。随着信息技术的发展和网络环境的不断优化, 使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出。文件和档案的管理必须网络化、多元化、复杂化。信息资源数字化和信息网络化的明显特征之一是人类知识产生和传播的方式与速度发生了质的变化, 这种变化不仅表现在档案信息资源存储方式和容量上, 而且档案信息资源传递和服务方式也发生了极为深刻的变化。

一、档案管理创新的目标

高校的档案管理工作为了时代的需要、自身的发展, 必须顺应档案管理现代化的潮流, 必须转变传统的思维模式, 建立以利用者为中心的知识服务体系工作目标。

1. 以利用者为中心。

“以利用者为中心”就是满足利用者的利用目的。利用者的利用目的是多种多样的, 利用者不但可以在档案部门查阅到档案信息, 还可以获得其中的知识。也许没有任何一篇成型的档案可以满足利用者的需要, 它需要有一个转化过程, 把成型档案信息中所蕴涵的知识给发掘出来。有时甚至是多篇档案的组合, 一个真正以利用者为核心的文档一体化管理系统, 应该是根据利用者的需要, 随时对档案中的知识进行提取、整合、优化, 提供给利用者。这样的档案管理系统才是“以利用者为中心”。

2. 建立知识服务体系。

档案管理的目的是服务, 而不仅是为了保管而管理, 也不是为管理而管理。这是在以档案的实体管理为主的阶段强调不够的。在以服务为宗旨的档案知识管理系统中, 用户是被服务对象, 所以这种服务必须是以用户为中心的服务。这与上一个目标“以利用者为中心”是同一个意思, 就是将用户需求始终摆在第一位。知识服务的另一层含义是增值服务。以档案实体管理为主的服务模式, 主要是档案工作人员在档案馆内, 利用馆藏档案资源, 为利用者提供的一种参考咨询服务。档案部门只提供了一种场所, 利用者可以在这里查阅信息, 档案人员不涉及利用者所需要解决的问题。知识服务不同, 文件从形成开始, 档案管理就开始了对其所含知识的发掘。到提供给利用者时, 可以提供的已经不是文件所含信息的本身, 而是其中蕴涵的知识, 这就是一种增值服务, 是一种个性化服务, 从根本上转变传统档案服务面向信息线索仅提供参考性内容的工作惯例, 更多地面向具体内容, 提高了服务效率与效益。

二、基于文档一体化的高校档案创新管理

1. 文档一体化的含义。

文档一体化的理论基础———文件生命周期理论。文件生命周期理论源于西方, 是西方现代档案管理学的基础。它是从文件的运动过程来考察其存在价值变化规律的理论。它通过研究文件从形成到最终销毁或永久保存的整个过程, 研究文件属性与人的主体行为之间的联系, 揭示了文件运动过程所经历各个阶段中的种种变化及其所具有诸多特点和规律。

网络环境扩展到了档案领域, 文档的环境也随之发生了改变。信息技术的发展促使纸质文件大量出现的同时, 基于计算机技术的电子文档也在社会活动中出现。电子文档与纸质文件的最大不同并不在于载体, 而是所记录信息的易变性。要强化过程管理确保电子文件所记录的信息不丢失。随着计算机硬件的更新换代, 电子文件的读取也成为问题。传统意义上文件实体的概念也因为来源数据的不断变化, 成为只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。也就是说, 电子文件由于其形成的特殊性, 它的收集、保管和利用不再受到时空的限制, 再加上网络这个天然的环境, 使文件和档案天然成为一个整体, 不需要行政管理体制的介入, 文档一体化的实现成为了自然而然的事情。从文书和档案管理工作全局出发, 做到了实现从文件生成到归档管理的全过程控制。

2. 高校档案管理一体化模式。

学校机关、教学、科研和管理部门在对文件材料进行管理时, 可以采用档案管理软件的文件管理功能, 也可以使用学校的MIS (Management Information System) 系统, 后者是未来高校档案管理的主体。MIS系统中形成的文件, 通过借口, 进入档案管理系统。属于归档的材料, 进入归档程序, 属于资料的进入资料库, 不属于归档范围的直接销毁, 进入归档程序的电子文件如果不是标准文件, 需要进入数据库转换为标准文件。进入到档案库中的电子文件要按照内容进行分类, 分别进入相应的案卷库或文件库中。归卷的文件进入文件库形成相应的文件库后, 如果这类文件的数量超过了档案管理要求的界限, 还需要进行分卷。这些工作完成之后, 就要进入文件的编辑系统。按照文件的要求, 如时间、责任者、重要性等进行排序, 排好序之后, 自动生成页号, 打印出目录。如果是扫描进入的文件实体已经存在, 不用打印实体;如果原本就是电子文件, 还要打印一份, 因为电子文件的真实性在某种程度上还有很多弊端, 需要以纸质来保证其真实性和可靠性。接下来就是实体归档, 用户对文件档案的利用, 只要不是必须提供原件的, 都可以在网络上查询, 而不用亲自到学校有关部门进行查询。

与传统的高校档案管理相比, 文档一体化的档案管理模式具备以下几个优点: (1) 实现资源信息共享。随着网络时代、信息时代的到来, 资源信息共享是一种必然趋势, 建立和应用开放的文档一体化管理系统, 将改变以往孤立的档案信息系统中常见的封闭、数据量少和效益低的状况。 (2) 方便资料存取使用。在文档一体化的管理模式下, 文件的生命周期在加速, 文件可以随时转化为档案, 档案也可以再利用形成现行的文件。文件的生成通过人工录入, 进入文档一体化计算机系统。文件的现实使用阶段, 不用打印、复印办公手段, 直接通过网络传输到各个部门;文件的暂时保存阶段不会像纸质文件一样占用空间和难于查找, 因为都以数字的形式存放在网络中;需要进入永久保存阶段的文件, 只需要进入文档一体化计算机管理系统中的归卷系统中, 进行归卷即可。 (3) 提高效率, 节约成本。由于电子文档的大量生成, 利用多媒体技术实现对多种类型文档的综合管理成为文档一体化管理的显著特点。随着办公自动化的进一步扩展和深化, 高校中电子文件的大量产生, 电子文件可以避免纸质文档的许多缺点, 具有费用低, 多途径查找, 速度快, 效率高等优点。

高校文档一体化的档案管理模式的实施, 建立了一定规模的高校内部文档信息库。在一定程度上实现了高校内部文档信息资源共享。高校文档信息库的建立, 为建立知识库, 对档案信息的精加工、进行知识的组织、传播和分享奠定了坚实的基础, 为建立以利用者为中心的知识服务体系, 实现档案管理创新奠定了基础。当然, 这个创新的过程是一个复杂的系统, 需要更多环节的协调, 这个协调不仅包括技术上的优化和改进, 也包括人员的配合、管理制度的创新、创新环境的优化以及档案管理人员素质的提升等。

参考文献

[1]陈清华.高校图书馆知识管理与实践[J].情报杂志, 2003 (2) .

[2]何小着.数字档案馆元数据编制探讨[J].图书情报知识, 2003 (5) .

文档一体化管理探讨 篇7

关键词：档案管理,文档一体化,文书

随着当前科学技术的不断发展, 现代化的办公手段已经成为一种潮流和趋势, 在这样的大背景下, 相关的水利档案管理部门不能够在简单的接收各种档案, 而是应该对整个文书、档案的形成过程进行管理, 从而使档案管理更加规范、合理。因此, 如何开展文档一体化管理, 加快实现水利档案管理的现代化已经成为人们一直关注的一个话题。

一、当前文档管理工作的现状和问题

当前我国很多的文档管理仍然停留在原来的陈旧方式中, 传统的档案管理工作主要包括档案的收集、整理、保存、利用等工作, 这些工作往往是采用纯手工的方式进行的, 这样的工作方式不仅浪费了大量的时间, 而且在进行档案检索时需要进行繁琐的工作。此外, 通常在保存档案时, 保管中心往往采用两套档案的方式, 档案数量的递增, 使得相应的管理费大幅上涨, 而且对于档案的安全问题也带来了一定的影响。采用手工查找档案的方式不仅在查找速度上受到了很大的限制, 而且档案经过多次翻阅造成的损耗, 也会给档案保管带来影响。大体上讲, 文书处理和档案管理工作中存在以下明显的问题:

(一) 档案使用效率低下。

正像前面所说的, 当前档案管理方式落后, 各种查找使用方法单纯依靠手工, 从而使得档案在利用时效率低下, 在当前要求快速、高效的时代, 这种传统的档案信息获得方式已经根本无法满足人们对档案工作的需要。

(二) 档案管理所需的成本不断上涨。

档案管理的成本问题一直是档案管理工作必须面对的问题, 各种纸质档案的损坏、修复、保管以及传统的微缩档案储存方式等都会使得成本维持在一个较高的水平。

(三) 文档收集不全。

在原先的文书处理和档案管理过程中, 往往将这两项工作分为两个不同的部门, 文书部门只负责文件在归档前的工作, 而档案部门只负责归档后的文件管理工作。同一份文件在两个独立的部门间往来穿梭, 从而使得档案的质量得不到保障, 档案的使用也会产生较大的不便, 由此经常会出现一些文档收集不全的现象, 给文档管理带来不便。

(四) 档案管理工作相对落后。

目前在许多单位的文档管理中, 文书处理和档案管理是相互分离的, 档案管理往往停留在文书处理以后, 文书处理往往要花费一定的时间, 从而使得档案管理出现一定的滞后性, 对于档案的归档以及最后的整体质量都存在明显的影响。

二、档案管理工作开展“文档一体化”的意义

(一) 能够有效的提高相应的工作效率。

文档一体化后, 文书处理和档案管理同属于一个部门, 这样就可以在一个统一的系统中合理的组织和分配相关工作, 使文书处理人员按照档案管理人员的要求进行文书处理, 更好的对文书和档案管理人员进行协调, 从而更加科学合理的开展工作, 大大提升了工作的效率。

(二) 对于文档管理水平的提高起到一定的促进作用。

文书处理和档案管理之间有着密切的联系以及相互作用的关系, 开展文档一体化后, 二者之间的联系更加紧密, 两项工作之间更能够通过相互作用, 达到共同进步的目的。

(三) 更易于发挥文档管理的整体优势。

通常一个整体发挥出来的力量, 往往要高于组成这一整体的各个单元独立发挥的作用。同样在文档管理中也是如此, 文档一体化使文书处理和档案管理形成了一个统一的整体, 摆脱了各自为战的现象, 档案部门给文书处理提供具体要求, 而文书处理在具体要求的作用下, 工作更加具有针对性, 工作质量大幅提高, 又为档案管理打下了良好的基础。

(四) 使档案工作朝着标准化、规范化的方向发展。

开展文档一体化工作后, 文件从生成到最后归档, 都属于同一部门的工作职责, 因此, 为档案质量的从始至终控制提供了先决条件, 更为文档管理工作的标准化、规范化打下了坚实的基础。

(五) 使文档管理朝着现代化的方向发展。

计算机技术的迅速发展, 使得当前各个行业的现代化水平都上升到了一个新的高度。文档一体化工作的开展, 使得文书处理和档案管理合并到一个系统中来, 系统的现代化水平以及先进性更加符合时代的要求, 使文档管理工作朝着一个快捷、高效的方向不断前进。

三、水利部门开展文档一体化管理的方法

(一) 相关应用系统的设计和开发。

要想开展文档一体化管理, 就必须要有一个相应的管理系统为其提供基本的工作环境和技术支持。整个系统除了包括一些基本的日常文档管理工作模块外, 还应该根据水利部门的自身特点, 如图纸、音频文件较多的情况, 设计特定的模块, 从而提高整个系统的可用性和针对性, 强化文档中各种图纸、音频的规范化管理。

(二) 建立健全相应的档案管理机制。

开展文档一体化管理必须建立在一套健全的管理机制基础上, 对于水利管理部门来讲, 各种工程的参数和文件数量较多, 更应该对档案管理体制进行必要的规范, 确立档案管理部门在文件管理中的主要地位, 建立以档案管理部门为中心的文件管理体系, 使得水利工程的各个方面紧密的围绕在档案管理部门的周围, 实现整个文件的一体化管理。

(三) 标准规范体系的制定和实施。

标准化的体系更能够对文档一体化管理中的各项工作进行控制, 从而使档案从收集到归档加强质量控制。在遵循基本的文档一体化流程的前提下, 根据水利部门的实际情况, 制定特定的规范和标准, 从文件的生成到采集, 到鉴定, 到归档以及后来的重复利用都要制定详细的技术规定, 相关的操作人员要严格按照这些规范和制度开展工作。

(四) 相关工作人员素质的培养。

文档一体化管理工作中, 文件从形成到采集, 再到归档利用都是建立在先进的技术条件的基础上的, 所以就需要一批高素质的人才, 参与这项工作中去, 更需要一个由既懂档案管理, 又懂计算机技术人才组成的管理团队。从水利管理部门的实际情况来看, 档案管理部门可以利用人才引进以及人才培养相结合的方法, 提高自身档案管理部门的人员素质提升。

(五) 加快办公自动化进程。

办公自动化是文档一体化管理得以实现的物质基础和手段, 办公自动化系统的建设, 是一个由低到高、循序渐进的发展过程。一个系统仅仅有高水平的硬件是不够的, 还必须有高水准的软件, 丰富的电子数据, 高素质的工作人员, 少了这些再好的系统也难以发挥作用。应根据实际, 选择适合水利管理部门特点的文档一体化管理软件就可将办公自动化水平提升一个档次, 只有加快办公自动化进程, 才能有效推进文档一体化管理进程。因此, 必须争取领导的重视和支持, 加强办公自动化的宏观管理及办公自动化硬件建设的投入力度, 全面提高办公自动化水平, 为文档一体化管理的持续、稳定、有序发展创造坚实的物质基础。

总之, 建立以计算机信息管理为核心的综台办公自动化系统, 实现网络环境下的文档一体化管理是今后发展的方向。当然, 网络环境下文档一体化管理完全依靠计算机信息技术, 其条件是苛刻的。要真正实现文档一体化管理, 还会面临许多问题。但是, 随着办公自动化和计算机信息技术的不断发展及网络技术的广泛应用, 文件、档案管理一体化的技术条件越来越成熟, 文件和档案管理的方式方法将出现彻底改变, 文档一体化管理的前景是美好的。

参考文献

[1]徐跃霞.刍议文档一体化管理要素[J].黑龙江水利科技, 2010, 38 (5) .

[2]江丽娜.浅谈现代文档一体化管理[J].中国科技博览, 2011 (10) .

浅析高校文档一体化建设 篇8

一、高校文档一体化建设的重要性

1. 时代发展的需要。

知识信息时代, 高校文档一体化建设已经不再是传统形式下对文件的单纯管理, 更多的是一种管理手段和方式的整合。对于高校而言, 文件作为档案的基础, 档案的质量与文件处理工作有着最为直接的关系, 不论是对于文件的收集、整理、统计, 还是对于文件的利用、鉴定、保管以及编目, 在这些环节中, 都充分体现着文件处理与档案管理密切的联系, 从而突出了高校文档一体化建设的重要性。

2. 工作发展的需要。

高校文档一体化建设的实施, 一是深化了档案工作的高度, 将高校管理与档案管理形成一个有机整体。二是加强了对文件的保护, 充分体现文件的价值。三是使档案管理工作程序大大简化, 实现了文档的远程传输和利用, 切实提高档案信息的利用率, 从而加强对文件处理的有效控制。

3. 资源利用的需要。

高校文档一体化建设与管理, 有效地利用了现代计算机技术和网络技术, 形成信息录入、整理、保存、编目、检索、利用的一体化发展, 实现了数据共享, 便于工作人员进行远程查询和处理。为此, 要加强高校文档一体化建设, 使得档案信息资源得到有效开发, 切实提高信息资源的社会效益和经济效益。

二、我国高校文档一体化建设的现状

我国高校文档一体化建设整体状况不容乐观, 主要体现在以下几方面:

1. 管理体制不完善。

目前, 我国高校文档一体化建设还缺乏完善的管理体制。虽然相关部门也针对当前情况进行了一定的调整, 但是仍旧无法适应当下的社会发展。比如在高校文档一体化建设与管理中, 一些部门仍旧将文件处理与档案管理分开, 浪费人才和物力, 不便于信息资源的利用和管理, 而且, 这两个管理使得文件在封闭的系统中运行, 档案使用价值无法直接体现, 更为重要的是档案管理的质量也无法得到可靠的保证, 最终影响到档案部门作用的充分发挥。

2. 技术存在滞后性。

现代科学技术及计算机技术是文档一体化的基础保障, 是对文档进行存储、管理的工具及载体。但高校的技术设施存在一定的滞后性, 如在进行文件处理时, 其格式过于混乱, 再加上信息载体缺乏耐久性, 这样, 极易在处理文件时, 造成文件丢失和缺失;又比如一些文件在字体上也缺乏规范性, 进而严重影响了档案工作的质量。

3. 信息安全度不高。

信息安全性管理是当前高校文档管理中特别要重视的问题。目前, 一些高校采用了现代计算机技术和网络技术, 但是缺乏对信息安全性的考虑, 进而造成文件丢失, 因此, 值得相关人员高度重视。

三、加强高校文档一体化建设的有效措施

1. 重视高校文档一体化建设, 全面推行办公自动化。

在现有社会条件下, 各行各业都在推行自动化建设。因此, 高校文档一体化建设也要更新观念, 全面推动办公自动化发展。首先, 要积极引进现代科学技术, 建立相关的电子档案信息, 改变传统的纸质管理, 推进办公信息的数字化发展。其次, 利用计算机技术, 将文件信息全部记录下来, 要保证信息的真实性, 并且结合具体内容进行分类整理, 将不同种类的数据归入到相应的文档中, 并且结合现代网络技术, 实现信息共享、查询。

2. 建立组织机构, 加强统一管理。

在现行的社会条件下, 高校文档一体化建设可以设立专门的组织机构, 加强对相关文件的统一管理。一方面, 可以避免文件的丢失, 提高数据的准确性和安全性, 另一方面, 可以避免工作的重复性, 使得文件管理的整体作用和优势充分发挥出来。为此, 高校在文档一体化建设过程中, 可以建立一个强有力的组织机构, 将全校的档案工作与文件管理工作抓起来, 并且要对学校所有部门的档案工作进行检查、监督和考核, 实现全校文件工作的同步管理。另外, 要明确自己的职责和义务, 充分体现出组织机构的职能作用, 在工作上, 采取积极主动的态度, 推进文档一体化建设。

3. 制定管理制度, 加强文件管理的规范化、标准化。

要想从根本上实现高校文档一体化建设和发展, 就要建立完善的管理制度, 通过制度建设, 规定管理的程序, 加强对文件整个生命过程的控制, 保证文件管理的规范化和标准化。信息资源管理中的标准化是指国际、国家、地区或某行业通过制定和实施标准, 统一规定社会活动中重复性的事物和概念, 以获得最佳秩序和社会效益。标准的内容一般包括信息资源管理中的标准化术语、信息资源管理中的标准化技术、信息资源管理中的标准化设施、信息资源管理中的标准化管理过程四个方面。此外, 还需要相关部门制定相关的制度标准, 保证工作进行的统一性, 提高管理工作的准确性。

4. 严格一体化工作流程, 方便管理及利用。

高校文档一体化建设的工作流程, 一般可以分为:采-分-编-藏-用-剔等几个阶段:采, 就是采购;分, 就是分类;编, 就是编目;藏, 就是图书的上架管理;用, 就是图书馆向读者提供各种服务, 是图书馆进行前面基础工作的最终目的;剔, 就是剔旧, 对过时老化无用和破损不能使用的图书, 要从书架上拿走, 退出流通, 不要占用了空间, 还增加管理员的管理难度。通常, 还要把这些剔除的旧书用一间专门的房间存放, 以备少数情况下查用。在高校文档一体化建设中, 信息资源管理的过程是根据各种信息资源管理活动都是按照一定的方法和程序进行的, 要求从具体需要出发, 对文档信息资源按照一定的方法分类、组织和存储, 继而提供更方便的信息服务。

5. 加强软件管理, 提高信息安全性。

大多数高校在文档一体化建设中, 都缺乏对信息安全性的管理, 这在很大程度上影响了信息的质量和可靠性。因此, 学校领导以及相关责任人要重视信息的安全管理, 实行一人一机制, 相关部门的软件不可以相互传输和互用, 更不可以相互调动。另外, 要对软件系统进行设计和开发, 保证系统良好的应用性和兼容性, 在此基础上, 实现办公的智能化管理, 使用资源信息的利用更加方便快捷。首先, 要了解和推动高校文档一体化建设, 就要了解什么是文档信息。在现代的社会背景下, 随着时间的推移, 时代将赋予文档信息新的含义, 是一个动态的概念。现代“文档信息”的概念, 已经与半导体技术、微电子技术、计算机技术、通信技术、网络技术、多媒体技术、信息服务业、信息经济、信息化社会、信息管理、信息论等含义紧密地联系在一起。其次, 工作人员要能主动学习和选择信息管理工具, 形成管理信息的积极态度, 通过管理信息, 体验有效管理信息的重要性, 形成科学管理信息的意识, 培养工作人员能够合理地管理信息, 探索信息的真谛、信息科学、高校文档一体化建设与信息人才等问题。再次, 从信息的定义开始, 了解信息的属性与特征, 以及信息与数据、消息、信号的联系与区别, 针对信息技术与社会现状, 探讨建设的目标、内容和认识, 以其引起读者的关注, 共同推动高校文档一体化建设的改革。

6. 创新服务, 推进文档一体化建设科学发展。

在建设高校文档一体化过程中, 要突出特色, 创新服务。以科学发展观为指导, 实现高校档案与地方档案信息资源共享, 并且要积极探索提升高校档案知识服务内涵及实现途径。与此同时, 高校教师业务档案要实现网络化管理, 充分发挥科技档案的社会经济效益。积极推进高校科技档案在产学研中的利用效益研究, 强化高校档案管理的基础工作与现代化的探讨, 采用系统科学方法与现代档案管理方法, 推进专兼职档案干部的良性互动机制的建立与完善, 提高高校档案工作与校园文化建设水平。更为重要的一点是要体现人本化, 提高高校档案工作者的素养, 更好地发挥档案馆育人作用, 能够做到学以致用, 突显亮点, 标本兼治, 破解难题, 通过深入学习实践科学发展观活动, 科学发展探索, 推进高校档案工作规范化建设。

7. 强化队伍建设, 提高档案管理人员的整体素质。

高校文档一体化建设, 其专业性较强, 而且涉及面广, 需要相关人员具备较强的专业知识, 并且要具备良好的道德修养。因此, 要从以下几点入手:首先, 要加大宣传力度, 使得相关人员充分认识到高校文档一体化建设的重要性和必要性, 改变工作人员的观念, 增强其一体化建设的意识。其次, 要加强对档案管理人员的培训, 一方面, 要进行专业知识教育, 另一方面, 还要进行职业教育、道德教育以及管理能力的教育, 使得工作人员的综合素质全面提升, 与此同时, 还要树立终身学习的观念, 不断地更新自己的知识结构, 提升自己的个人能力, 从而适应高校文档一体化建设的改革与发展。再次, 建立完善的人才机制, 创新管理模式和管理手段, 真正实现高校文档一体化管理。

参考文献

[1].王燕.高校实施文档一体化管理的理论与实践[J].北京建筑工程学院学报, 2009.1

[2].蒋萍.浅谈文档一体化管理[J].经济师, 2009.2

[3].况敏.文档一体化背景下文秘人员的角色定位和素质培养[J].老区建设, 2011.10

[4].唐江玲.吕露.近五年来高校文档一体化研究综述[J].科技资讯, 2012.2

浅谈文档一体化管理 篇9

一、实施文档管理一体化的必然性和可行性

(一) 实行文档管理一体化有其深刻的理论依据, 即文件生命周期理论。从文件生命周期理论来看, 文件是档案的前身, 是同一事物的不同发展阶段, 是一个统一的连续体, 在其信息内容、物质形态、基本属性等方面是完全同一的, 实施文档管理一体化是文书、档案工作的发展趋势。

(二) 实现文档管理一体化是信息时代档案工作的全新的管理方式, 是适应电子文档、电子档案管理发展的必然要求。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等, 都可以用电子计算机进行, 由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等, 这些都属于电子文档。具有档案保存价值的电子文档, 必须要归档保护。电子文档归档后即形成电子档案。电子档案的管理要求实现文档管理一体化。纵观目前国内外关于电子文档管理的研究, 无一不把文档管理一体的思想融入到电子文档研究项目中, 因为电子文档本身的特点决定了电子文档需要进行前端控制和全程管理, 而这两种思想又是实现文档管理一体化所必不可少的。所以在信息社会里, 必须打破文件和档案工作的分隔状况进行一体化管理, 这样才能体现出档案管理工作者的独特作用, 也才能给后代留下完整的有价值的真实历史记录。

(三) 实现文档管理一体化有充分的现实依据和经验证明。长期以来, 文档分家的现象给文档工作带来了不必要的麻烦和浪费, 使文档工作者难以成就历史所赋予的使命。与此同时, 我国的档案工作者, 除了专业的档案馆工作人员以外, 其它单位的档案工作者同时也是文件管理者, 随着新时期的发展需要, 实现了不同程度的文档管理一体化, 而国外也有很多实行文档管理一体化的成功案例, 给我们档案工作者实行文档管理一体化提供了借鉴和经验。

(四) 在网络环境下, 使文档管理一体化成为可能。文件从开始生成起, 经过文件流转、处理完毕后, 就可以归档进入档案信息管理自动化系统进行利用, 文件及时转化为档案, 使文件工作和档案工作有机地结合起来。

二、实现文档管理一体化的必要条件

(一) 实现文档管理一体化, 要加强标准化建设。文书档案工作标准化是文档管理一体化的基础, 没有统一的标准, 则无法进行一体化管理, 在制定标准化时:第一, 应考虑文书、档案的国家标准。第二, 结合文书、档案的行业标准, 形成文档一体化管理的规范体系。例如, 在对文档管理一体化系统设计时, 既要参照《国家公文格式》, 又要参照《档案著录规则》, 使文书、档案的标准统一到一个体系里来, 特别是电子文档的运作、管理必须建立一套标准化的体系, 而且其严格程度和对系统性的要求, 也远远超过纸质文件的标准化体系。

(二) 实行文档管理一体化, 必须改变原有档案管理的思维模式, 探索更加适合计算机管理的现代化文档管理模式。在文档管理一体化进程中, 将会遇到许多问题, 从而影响文档管理一体化的方向、速度、模式等。而计算机自动化系统技术的发展对其推动作用是超级大的, 不可忽视的, 计算机网络的介入, 给文档工作带来机遇的同时, 也对传统的手工管理模式提出了挑战, 使得文档工作管理模式的改革与创新成为一种必然。

(三) 实行文档管理一体化, 要求文档人员提高和调整自己的知识结构。计算机网络技术成为文档管理一体化进程中不可缺少的重要手段, 文档管理一体化软件的开发也需要文档人员熟练掌握计算机技术。文档人员要做好电子文档管理系统的开发, 既要懂得计算机设计技术, 也需要结合最新的档案管理学理论、原则和档案管理方法与技术, 才能为加快实现档案管理自动化建设提供充足的技术支持。

三、要加快文档管理一体化, 应做好以下几面的工作

(一) 加强领导, 提高意识。加快文档管理一体化建设, 要提高领导的档案意识, 使档案信息化有个正确的引路人。作为档案工作的领导, 必须要不断加强业务知识的学习和提高。努力把档案信息化建设作为业务建设的一个首要工作, 不断完善和加强档案信息平台, 提高管理水平、工作效率和服务质量。

(二) 积极支持投入, 提升软、硬件配置。要舍得投入财力, 配置软、硬件要从长远的发展考虑, 适当提高配置能级, 以适应档案管理现代发展的步伐。同时, 作为档案部门, 也要积极争取多方支持, 创造条件实现文档自动化管理, 加快文档管理一体化建设的发展。

(三) 充分发挥档案人员的作用。一般单位在文档软件的开发程中, 往往疏忽档案人员在开发过程中的作用。由于软件开发人员对档案管理的深层次认识不足, 仅凭自己有限的了解和“设想”编制软件, 不能开发出高质量的文档信息系统, 只能慨叹“英雄无用武之地”。因此, 档案人员应主动参与文档信息化软件的开发工作。协同办公平台 (简称OA) 作为企业信息化建设覆盖面最广的重点项目, 是公司的信息结构化、流程规范化、决策科学化、信息标准化的基础平台。协同办公平台力求打通企业内部存在的信息孤岛, 从而有效提高员工办公效率和工作质量。项目的实施是让公司所有的利用者在同一个平台上实现信息资源共享, 构筑公司协同工作中心, 全面提高公司的管理能力。是上海药材“加强管控, 提高效率”的具体措施。从传统管理向现代化管控转型迈了一大步。自2011 年上海市药材有限公司实行OA系统以来, 公司上下深刻体会到了信息化管理带来的效益。公司开发了内部管理:部门管理、岗位管理、员工管理、档案管理、培训管理、奖惩记录、人事合同;还开发了客户管理, 即客户信息、全部客户、代理商信息、联系人信息、采购信息、项目跟单记录、合同管理、售后服务等。

1. 无纸化办公, 改变时空观念, 提高工作效率。网上协同办公管理系统彻底打破时间和地点的限制, 缩短了相关人员的审核、签字等待时间, 实现了短信提醒服务。2. 无纸化审批和管理节约了资源。在网络上实现跨时空的资源共享与数据交换, 不但提高了工作效率、降低了沟通成本、减少了修改和校对的差错, 而且大大地节约了纸张成本。3. 统一平台, 方便管理, 达到了政务公开、信息透明, 实现了随时随地均可在权限范围内查阅相关资料。也为归档等一系列管理工作提供数据输入、处理平台。档案室也抓住公司OA系统管理的机遇, 提出了“按件归档, 及时归案”的新的管理理念。由公司档案室直接参与文档管理一体化管理软件的设计、归案等全过程的监控流程, 真正做到文档一体化管理。文件管理包括收文、批文、文件阅示、文件流转、办文、行文、发文、文件归档、查阅、统计等, 并能自动跟踪记录流程全过程。档案管理包括档案分类、档案编号、档案借阅、档案汇总、档案鉴定、档案统计等功能。通过该系统, 档案室对流转完毕的文件做到及时自动归案生成档案号包, 做好档案鉴定, 确定公开或不公开、归档、暂保存或不归档, 为借阅者提供直接在线网上查阅等档案信息服务, 并记录了全部的操作过程。随着公司OA系统不断向深度、广度推进, 档案室也积极与电脑室挂钩, 将档案管理OA系统向公司各基层单位推广, 使公司所属各单位档案工作有统一的文档管理一体化体系, 从而保证了档案管理水平迈向更高、更新的台阶, 以适应公司经济发展的需求。

(四) 重视调研, 做好文档信息需求分析工作。文档信息化建设是一项长期投资, 立足于公司工作的长远发展, 因此在编制规划、方案前, 必须作充分调研, 明确文档信息化的需求, 需求分析越充分, 开发工作就越顺利, 也越有使用价值。

四、在实施文档一体化过程中, 应把握住以下几个环节

(一) 运用全新管理理念和管理模式, 有效管理办公自动化系统中形成的电子信息资源。采用全程管理模式, 把档案管理中的各种需求诸如分类、组合、鉴定等可以在电子文档生成之际和运转过程中便设计在系统中。档案工作提前介入到文件工作之中进行前端监督, 保证档案信息收集完整、系统、准确;从文件生产到归档全程控制;数据信息重复利用, 提高工作效率;能使档案人员真正享受到自动化管理给档案工作带来的高效和便利。

(二) 维护电子文档的真实性、可靠性、凭证性, 对文件形成和流转过程实行全程跟踪和记录, 保留电子文档原始记录痕迹。要充分利用管理系统将公文处理与档案管理相结合, 充分利用文书处理过程中形成的数据信息, 使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化, 保证文件的真实性、凭证性和合法性。

(三) 电子文档管理系统应达到各功能实用性强、智能化程度高的要求。把文件的收发、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用等环节有机地联系在一起, 按照统一的规范和标准, 组织成一个科学的档案管理系统, 从档案工作的需求出发, 对各子系统进行前端处理、统筹安排, 以取得系统的最优化和最高效率。

文档一体化的重要性 篇10

一、文档一体化管理及高校档案信息化的相关概念

1. 文档一体化管理的相关概念

文档一体化就是将文书、档案这两者有机的结合, 管理文件的形成到文件归为档案进入档案管理的全过程, 以保障文档的完整性。

文档一体化是为了保证档案信息收集的完整、系统和准确, 进而对文档的收集到归档的整个活动进行系统化的管理。文档一体化管理能够实现资源的共享, 并且能够方便资料的存放和使用, 提高了档案管理工作的效率, 减少成本的浪费。文档一体化管理能够使档案的管理更加标准也更加的规范。

2. 高校档案信息化的相关概念

高校档案信息化是运用最新的信息技术来做好档案管理以及档案保护的工作。高校档案信息化不仅是要求相应的设备能够体现新技术的应用, 对于档案管理人员的素质也提出了相应的要求。推进高校档案的信息化是为了实现信息的公开以及公平对信息进行利用的需要。高校档案信息化对于档案信息管理来说是具有进步性意义的。高校档案信息化是以利用者为中心, 满足利用者的需要而建立的一个知识服务体系。这里强调的是服务而非档案的管理, 也就是说相关档案部门只是为利用者提供了一个信息查阅的平台, 方便利用者对信息的使用。所以要有关档案管理人员要转变观念, 认真做好这一服务性的行业。

二、文档一体化管理的高校档案信息化建设的意义

1. 文档一体化管理的高校信息化建设是适应社会生产发展的需要

当今社会竞争日益激烈, 与之相应的, 高校学生就业情况也十分的紧张。文档一体化管理的高校信息化建设就是利用现代化的科学技术将一些学生的信息档案放置于一个平台上, 方便有关企业人员的浏览, 同时也扩大了学生的就业机率。另一方面, 文档一体化管理的高校信息化建设也能方便学生的学习, 便于学生查阅相关资料, 提高自己的学习能力。

2. 文档一体化管理的高校档案信息化建设能够优化档案管理模式, 提高档案的管理能力

传统的档案管理模式不利于档案完整性的管理, 也不适应现代化的发展。文档一体化管理的高校档案信息化建设是随着新技术的发展而建立起来的, 管理人员利用计算机技术对一些文件进行网上归档, 实现档案的规模化管理。

3. 文档一体化管理的高校档案信息化管理是实现资源共享的

一个重要途径

高校档案管理一直是处于一种封闭的状态, 信息化和数字化的今天, 利用信息化技术对高校档案实行一体化管理, 能够使各种资源得到合理的配置和科学的管理。能够为社会各界人士对于高校档案信息的查阅提供一个良好是途径, 打破高校档案封闭的管理路线, 实现资源的共享。

三、文档一体化管理的高校档案信息化建设的途径

1. 建立高校档案信息化一体管理的机构

上文中提到文档的一体化管理是从文件的收集到文件的归档这以全过程进行管理。所以要建立相关的管理机构, 进行文件的收集整理并且用网络计算机进行归档。如果没有专门的管理机构, 则会使整个文档的形成至归档处于一个分散的状态, 那么对于档案的真实性和完整性就不能够保障。所以高校有关人员可以成立一个专门的档案管理小组, 对于高校档案进行一体化的管理。

2. 提供相应的技术和设备支持

高校档案信息化的一体化管理是需要专业的人员利用信息化技术进行操作的, 也就是说要实现高校档案信息化的一体化管理, 就需要学校为其提供相应的技术条件和专业人员。所以高校领导应该引进一批先进设备, 培养或者聘请一批专业人士进行高校档案信息化的一体化管理, 只有这样才能在技术和设备上保障高校档案信息化的一体化管理。

3. 开设相应的信息平台, 实现高校档案信息化的一体化管理

要实现高校档案信息化的一体化管理, 就需要学校设立专门的网络平台, 方便利用者进行信息查询和使用。学校可以在校园网站上开设相关的网络链接, 便于学生浏览和利用学校档案信息, 并组织相关人员对高校档案的安全进行保护, 防止一些不法分子恶意使用高校档案信息, 给有关人员造成不必要的麻烦。

4. 加强相关管理人员的素质培养

在高校档案信息管理中, 管理人员处于一个关键地位, 管理人员素质的高低将直接影响高校信息档案管理的水平。所以学校应聘请一些高素质管理人才进行高校档案信息的管理, 或者是定期对档案管理人员考核培训, 以提高管理人员的素质。

结语

社会的不断发展和信息技术的不断更新也就决定了传统的高校档案管理模式已经不再适应当今社会的发展。而文档一体化管理的高校档案信息化建设是结合了社会最新发展技术和社会对信息的需求而建立的, 可以说这种高校档案管理模式适应了时代发展的需要, 同时, 这中档案管理模式还能够减轻有关管理人员的工作压力, 节约资本, 使档案管理更加的系统化和规范化。

摘要：将高校档案信息化是顺应信息技术发展的必然, 对文档一体化管理能够推进高校档案信息化的建设, 使高校档案信息化进程的速度加快。同时计算机的广泛使用, 又为高校档案实行一体化提供了相应的技术支持, 为进一步更好的开发利用档案信息资源, 提高档案的利用率提供了条件。本文将要探讨的是档案一体化管理与高校档案信息化的相关概念, 文档一体化管理的高校档案信息化的意义以及实施文档一体化管理的高校档案信息化建设的建议。

关键词：文档一体化,高校档案信息化,管理,建设

参考文献

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