提供利用（精选10篇）
提供利用 篇1
当前, 如何建立一个稳定、可靠、规范的档案提供利用渠道, 这是政府在档案信息上能否有效公开利用、积极服务民生的关键。党中央、国务院非常重视信息公开工作, 在中共中央办公厅、国务院办公厅联合下发的《关于进一步推行政务公开的意见》中要求, “要把人民群众普遍关心、涉及人民群众切身利益的问题作为政务信息公开的重点内容”。《中共中央办公厅、国务院办公厅办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干加强信息资源开发利用工作的若干意见》中这样提出, 要“充分利用政府门户网站、重点新闻网站、报刊、广播、电视等媒体, 以及档案馆、图书馆、文化馆等场所, 为公众获取政府信息提供便利。”对此, 作为服务经济、服务社会、服务民生的档案室、档案馆, 理应有责任承担起这一任务, 建立一个稳定、可靠、规范的档案提供利用渠道。
那么, 如何建立一个稳定、可靠、规范的档案提供利用渠道呢?
首先, 建立一个稳定、可靠、规范的档案提供利用渠道, 要从档案开发利用的基础入手, 发挥出档案的客观存在价值, 不断提高档案利用渠道的知名度, 使档案提供利用工作在人们心目中占有重要的位置。
如何从档案的提供利用入手?针对此问题, 笔者觉得有以下几个方面需要我们来把握:
一要把握并熟悉档案的内容, 用以提高信息咨询服务的能力。把握并熟悉, 档案的内容, 我们说这是档案管理工作者做好开发利用工作的最基本要求。就是要了解这些档案的完整程度和准确程度、价值大小和形成时间、归档时间、保管情况和利用情况等。只有这样, 在把握并熟悉的情况之下, 方能够不断地提高信息咨询服务能力。
二要利用档案管理, 将其汇编成各种档案管理储藏参考资料, 形成汇编。这样, 汇编成各种资料, 可以提高档案利用工作的层次和工作效能。平时, 利用丰富的档案信息, 进行系统加工, 进行科学整理, 进而浓缩成储藏参考资料, 这就在无形之中扩大了信息量, 无形之中方便了利用和查询。我们在档案管理工作中也了解到, 随着知识经济时代的到来, 管理档案的数量越来越多, 其种类也较为繁多, 这样一来, 如果将相关内容的档案分散保存至少会给查询和利用工作带来诸多的麻烦, 因此, 笔者觉得, 档案汇编是档案开发利用的较好的办法之一。
三要不断地丰富和增加档案的存储量。平时, 要有较强的归档意识, 畅通档案归的渠道, 协调好与各部门之间的关系, 进一步改进收集方法, 扩大收集范围, 为档案的开发利用做好方方面面的超前准备工作。
其次, 建立一个稳定、可靠、规范的档案提供利用渠道, 要加强档案提供利用之前的检索功能。当前, 有些旧的档案检索不全, 在不断升级信息系统后, 旧的档案在微机中的检索并没有很好地实现, 这就很容易影响查全率, 使之成为档案查询中的一个硬伤。因而, 应加强对旧档案的扫描入库和实现微机检索。这部分工作量很大, 但真正做到全部档案扫描入库提供微机检索后, 档案的查询将大大迎合社会的需要。另外, 系统的检索应实现多元化。多元化检索的好处体现在能够加强关键要件的检索, 用以实现多个检索要件的组合检索, 实行高级检索, 增强查准率和查全率。
在此方面, 四平市房地产市场管理处真正做到全部房地产档案扫描入库, 提供微机检索, 使房地产档案的查询率大大提高, 大大迎合了社会广大群众的需要。此外, 系统的检索功能也逐步地实现其多元化。比较体现在加强对地域、楼层、单元等相对大范围的检索, 用以增强其查阅档案的查准率和查全率。
再次, 建立一个稳定、可靠、规范的档案提供利用渠道, 要尤为注重担供利用的价值。要万为注重于档案室、档案馆内查阅、馆外借阅、电话查阅、网上信息发布等多种方式, 使档案具案的三大特点能够充分地为人们转化为共同的财富。这方面, 据有关资料记载, 一名叫徐玉芬的因乡务农的初中毕业生, 她在务农的生产实践中, 刻苦研科学技术知识, 把生产中观察记录的种植技术资料数据和经验体会等文字材料及时搜集归档, 整理了上千卷较完整的科技档案材料, 为指导生产经营、科技致富发挥了作用, 获得了明显的经济效益。她勤奋学习, 除了学习书本知识外, 还经常主动向专业人员请教经验, 做到及时搜集、充分利用、刻苦钻研。几年来, 她通过科技档案资料的搜集和整理, 所形成的经验及引进实验后推荐的种植技术达到了诸多种, 现种植的品种繁多, 并已开花结果, 取得巨大的经济效益。笔者觉得, 这又是为建立好一个稳定、可靠、规范的档案提供利用渠道, 万为注重档案提供利用价值的成功例子。
提供利用 篇2
档案提供利用自然也不例外，在新的形势下，企业档案提供利用的方式也会受周围环境的变化而作必要的变革。
本文就此作简单探析。
一、企业档案利用的“新形势”分析
(一)企业自身发展。
现代社会是激烈竞争的社会，而企业是以盈利为目的，运用各种生产要素，向市场提供商品或服务，实行自主经营、自负盈亏、独立核算的经济组织。
企业要想在市场竞争中立于不败之地，就需要企业自身获得持续的发展，充分利用各种生产要素，这其中就包括档案，而档案这种生产要素是否利用得当，取决于档案如何提供利用以及利用的程度怎样。
因此，如何高效提供档案利用是当务之急。
(二)信息技术进步。
现代社会，信息技术日新月异，信息环境日渐成熟，在信息化的浪潮中，企业融入信息化是必然态势。
因此，企业档案提供利用信息化也是顺应企业信息化发展的需求，改革传统的企业档案提供利用方式，代之以信息技术环境下的企业档案提供利用方式是必然趋势。
(三)用户用档需求。
随着企业的快速发展，企业档案用户需求也发生了明显变化，主要表现为：第一，对档案信息的质量要求提高，要求档案检索结果集约化、系统化、浓缩化。
第二，对档案部门的服务能力要求提高，要求档案部门做到快速检索、及时反馈、随查随用。
第三，对档案的自助查询要求提升，档案查询途径多元化、利用档案便利化成为企业档案用户的普遍诉求。
二、新形势下企业档案提供利用方式略述
(一)积极开展企业档案编研工作。
积极开展企业档案编研工作，出版实用的编研产品以保证档案用户对档案检索结果的集约化、系统化、浓缩化要求。
开展档案编研工作需要注意以下问题：第一，编研选题要紧紧围绕企业当前的中心任务，例如近期某个产品的规划、设计、制造等环节，对某产品的相关档案进行编研;针对正在实施的某个项目，对涉及的相关档案进行编研。
第二，编研要确保质量，在编研过程中要力求材料坚实、信息可靠、表意明晰、信息集中。
(二)主动推送档案信息。
档案部门主动出击，围绕企业当前主要工作，积极主动向相关部门推送档案信息。
一方面，可以提高档案部门在企业的地位。
另一方面，可以充分开发利用企业档案信息，最大限度提高档案的利用效率。
应当注意的是，在推送信息前，要对目标部门做充分的调查，以确保推送的档案信息真正发挥效用。
例如，财务部门近期正在审核近三年办公经费支出情况，据此可推送近三年财务档案中的相关凭证信息;设备管理部门近期准备购买一台数控车床，可以推送单位现有数控车床的性能、价位、厂家等相关设备信息。
总之，主动推送档案信息，主动提供咨询是档案部门新时期档案提供利用的新思路。
(三)逐步实施企业数字档案馆工程。
6月，国家档案局办公室下发的《数字档案馆建设指南》中指出：数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，利用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和资源利用的档案信息集成管理系统。
逐步实施企业数字档案馆工程，建设企业数字化档案管理平台，将企业现存的档案通过扫描、拍照等技术手段实现纸质档案电子化，通过相应的接口与OA、ERP等信息管理系统互联互通，实现电子文件的在线归档，使企业相关的信息资源通过数字档案馆平台进行集成，以达到企业信息资源的整合，便于企业档案用户利用相关信息资源。
(四)利用新时代传播媒介――微信公众平台。
1.微信公众平台的概念。
微信公众平台是腾讯公司在微信的基础上新增的功能模块，通过这一平台，个人和企业可以打造一个微信的公众号，可以群发文字、图片、语音、视频、图文消息五个类别的内容。
目前微信公众平台支持 PC 端网页、移动互联网客户端登录，并可以绑定私人账号进行群发信息。
将微信公众平台充分应用于档案信息服务中，为传播优秀档案文化，改善档案信息服务方式提供了条件。
2.微信公众平台在档案提供利用上的便利之处。
第一，即时提供在线咨询，随时为用户提供所需档案信息，且可提供文字、图画、声音等多种形式的档案信息，能使档案用户获得全方位档案提供利用服务，使其满意度显著提升，档案提供利用效率提高。
第二，即时发布馆藏最新信息。
利用微信公众平台可以即时发布最新归档或收集的档案信息，告知企业档案用户馆藏最新动态，使馆藏档案信息与用户档案需求二者保持即时“联系”。
三、结语
企业档案是企业重要的生产要素，提供企业档案利用服务是企业档案部门义不容辞的责任，做好这项服务工作，要与时俱进，需要用发展的眼光去捕捉社会最新发展动态，吸收借鉴其他行业的先进技术及管理方法。
随着社会的不断发展，相信还会有更多的先进技术涌现，档案提供利用的.方式还会有新的变革，企业档案部门需要用发展的眼光去不断探索新的档案提供利用的方式，为企业的持续发展提供高效便捷的档案信息服务。
【参考文献】
[1]李颖.我国数字档案馆的理性发展之探析-基于数字档案馆与数字图书馆的比较研究[J].档案学通讯，(6)：50-54.
[2]张伟.企业档案咨询功能重建研究[J].湖北档案，(5)：17-19.
提供利用 篇3
在许多全球性公司，董事会倾向于把公司房地产(CRE)视作砖瓦石块砌成的实体空间。据此观点，公司房地产部的主要职责是管理公司的实体资产，确定这些资产的价值、成本以及管理方式。这种观点很少超越实体层面，最多也就是关注声誉问题：公司房地产如何提升或损坏了企业形象。然而，经历过去几年的市场动荡之后，高级管理层对公司房地产作用的理解正突破实体和视觉层面。他们开始意识到，良好的公司房地产管理是推动公司经营业绩的一个内在因素，而不仅仅是一个成本管理问题。
Varcoe和O’Mara发现，企业如采取良好的公司房地产提供商管理做法，其资产回报率和股权回报率较高。他们估计，如物业提供商管理的效率提升26％，可使资产回报率和股权回报率分别提高0.76％和2.01％。
该报告也强调了公司利用物业提供商的机会以及进一步提升这个领域的规模效益。在接受调查的财富500强企业中，仅在本地或地区层面使用物业提供商的企业接近38％。
这可能是因为某些企业对全球物业提供商管理心存忧虑：物业规模越大，就必须要取得成功，否则失败造成的风险就会很高。以下是成功的物业提供商管理必须考虑的几个因素：
什么真的很重要?是成本?或是服务、全球网络、数据质量，以及环保技术和知识等高附加值投入?用户和提供商必须明白哪些最为重要，共同的观点是：企业文化越接近，越能促进跨越不同国家的合作，不要让物业提供商选择和签订合同的工作交给采购部全权负责。提供服务和使用服务的人员之间应该相互沟通，合适的风险和回报是：合作应该有利于双方的长期利益。应尽早讨论哪些好，哪些不好。缺乏沟通会导致不满和愤怒，因此，需要注重正式的和非正式的反馈机制。
在现今全球化浪潮中，实在太容易找到能够满足不同市场需求的物业提供商。例如Polycom，Inc.依靠雷格斯在墨西哥、秘鲁、西班牙、加拿大和美国提供办公空间，双方的优势不仅体现在成本上，更是建立在长期合作关系上：用户可以信赖提供商满足其需求。Polycom，Inc.全球房地产和设施高级主管FredFranz解释：“雷格斯让我们的房地产运营更高效，因为我们无须与不同的服务提供商打交道，只需与一家公司合作就可以完成办公室设置。”
放弃全球合同的企业也会错失提高统一标准的机会。虽然没人会怀疑本地知识的重要性，但当地提供商合同可能导致没有统一的标准。
例如，谷歌在全球75个地点建立了业务网点。对于每一个新市场，谷歌都希望开设的新网点位于市中心，工作空问中保持统一标准，并配置非同寻常的元素，例如台球桌和聊天区。利用雷格斯的全球网络，谷歌就能确保每一个新网点符合地点和统—标准的要求。
谈现行档案信息的提供利用 篇4
一、丰富馆藏
馆藏档案是一定地区政治、经济、科学、文化教育的综合反映。千方百计地充实馆藏, 丰富馆藏, 是发挥现行档案信息作用, 发展振兴档案事业, 更好地为社会主义物质文明建设和精神文明建设服务的重要前提。丰富馆藏要在三个“集”字上下功夫, 即定期收集、重点征集和广泛汇集。
(一) 定期收集。
档案馆 (室) 的收集, 除了必要的立卷归档和平时收集工作之外, 主要是按照一定的接收范围、接收时限、接收要求和接收手续, 把本地区各种门类的档案接收进馆。吉林省方志馆从2007~2013年用了7年的时间, 将全省各市、县 (区) 10万余卷现行方志馆档案全部接收进馆。这是一项大量的工作, 因为要接收上万卷甚至十几万的档案进馆, 不仅需要一个全宗一个全宗地检查, 一卷一卷地翻看, 而且还要清点核对, 排列上架等大量地工作。所以, 能够做到定期收集, 绝非易事。
(二) 重点征集。
以往的档案征集工作, 一般是讲对历史档案的征集。其实, 现行档案也很有征集的必要。建国已经半个多世纪了, 有些档案虽为现行却已渐近历史。不必说十年动乱的“文革”时期或是某个地区遇到自然灾害, 就是名胜、名优、名人的档案也很有征集的必要。吉林省方志馆已经征集了省内遭受自然灾害的地区, 吉林省内的名人、名优产品档案上百余卷, 这不仅使馆藏档案更加齐全完整, 而且还添补了馆藏档案某些门类上的空白。
(三) 广泛汇集。
丰富馆藏不能只把眼睛盯在收集和征集档案资料上, 要扩大视野广泛汇集与现行档案相关的各种有价值资料。有道是, “海纳百川, 有容乃大”。
二、熟悉馆藏
熟悉馆藏就是要求我们档案管理人员, 能够熟练地掌握馆藏的内容与成分, 全面地了解存在与需求的关系。熟悉馆藏要在三个“率”字上下功夫, 即查全率、查准率和利用率。
(一) 查全率。
就是要求档案管理人员, 不仅要熟悉馆藏现行档案全部全宗的分布情况和基本概况, 而且还要熟悉每个全宗的存放位置和立档单位及全宗历史概况。换句话说, 就是利用者一出口, 就知道有没有, 为利用者查卷查得全, 资料找得全, 信息提供的全。
(二) 查准率。
就是要求档案管理人员, 熟悉馆藏现行档案的全部内容。要有海底捞针, 探囊取物的功夫, 为利用者查卷查得准, 资料找得准, 信息提供的准。
(三) 利用率。
就是要求档案管理人员, 不仅要掌握馆藏现行档案的利用比率和利用概率, 而且还要掌握档案信息的利用频率和利用效率。从而使未利用的档案信息资源得到开发, 使开发的档案信息得到更加充分地利用。
三、揭示馆藏
所谓揭示馆藏, 就是把馆藏的现行档案资料向社会予以揭示, 从而引起人们的充分了解和广泛关注。在这一方面, 要在三个“力”字上下功夫, 即加大宣传力, 扩大影响力和增大吸引力。
(一) 加大宣传力。
对于馆藏档案资料, 我们历来宣传得不多, 报道得很少。人们只知档案馆里有档案, 究竟有什么档案, 有多少门类档案, 什么问题需要到档案馆去查档案?都一无所知。原因就是画地为牢, 保密至上的阴影使得档案部门一直恪守默默无闻的律条, 不敢宣传自己, 不敢推荐自己, 不敢越雷池一步, 这是现行档案信息不能得到充分开发利用的一个悲剧。我们必须加大档案宣传的力度, 使得现行档案信息资料广为人知, 广为人用。
(二) 扩大影响力。
就是在现行档案信息的传播手段上要打破常规, 充分利用馆藏档案信息开发可信度高的优势, 通过各种媒体, 潜移默化地确立档案馆 (室) 在社会公众中的形象。在这方面, 可利用电台搞专题, 利用报纸搞专栏, 利用电视台搞专访。增强档案信息资源开发在社会新闻报道的频率, 并结合社会热点, 扩大社会影响。
(三) 增大吸引力。
现行档案信息的不断提供利用, 为社会主义物质文明建设和精神文明建设起到了不可替代的重要作用, 产生了很好的经济效益和社会效益。然而, 这累累硕果并未引起社会的广泛关注和完全认同, 有的成果昙花一现, 有的成为过眼烟云, 还有的仍在默默无闻。究其原因, 主要就是我们对现行档案信息的利用成果总结得不够, 交流得不够, 宣传得不够, 展示得不够, 在社会上没有产生一定的震动力。有震动力, 才有吸引力, 才有诱惑力, 才有感染力。从提供与利用的关系上说, 提供是被动的, 利用是主动的。所以, 我们只有把利用者的注意力引过来, 把利用者的兴趣儿调起来, 现行档案信息才能得到充分地开发利用。
四、利用馆藏
馆藏档案不是目的, 是手段。目的是把馆藏档案信息资源由静态转化为动态, 向用户或社会各界输送信息, 即提供利用。利用馆藏要在三个“研”字上下功夫, 即搞好调研, 搞好编研和搞好科研。
(一) 搞好调研。
馆藏现行档案信息的提供利用与社会各界对档案的利用需求, 是相互依存, 互为因果关系的两个方面:没有社会上的利用需求, 提供利用就是一句空话;没有档案馆 (室) 的提供利用, 社会需求也只能是一种无法实现的愿望。因此, 搞好调查研究就成了提供利用与社会需求的纽带和桥梁。在进入市场经济的今天, 尤其是我国加入世贸组织后, 为应对严重地冲击和挑战, 社会各方面都需要重新地转变和调整。馆藏档案信息提供利用工作也不例外, 也需要随着社会各方面的转变而转变, 随着调整而调整, 这个转变与调整的关键环节就是搞好调查研究。调查社会各方面需求什么和什么需求, 研究怎样利用馆藏档案适应社会需求和满足社会需求。
(二) 搞好编研。
编研工作是档案馆 (室) 积极主动地、系统地和广泛地开展提供利用工作的有效途径。通过主动地提供档案信息编研成果, 可以直接服务于党和国家各项工作。尤其是直接促进和推动社会科学与自然科学地研究。其突出特点是表现在工作成果的研究性、提供方式的主动性、档案资料的系统性、服务方向的目的性和社会利用的广泛性。因此, 它是一种较高层次, 较高形式和较高效能的提供利用手段。在编研工作上, 我们要多花心思, 多动脑子, 多想点子, 多出路子, 不能只拘泥于“四项编研” (组织沿革、全宗介绍、大事记、基础数字汇编) , 要把握大局, 配合中心, 多搞一些档案文献汇编, 档案参考资料汇编以及专题介绍和专题概要等。
(三) 搞好科研。
提供利用 篇5
【关键词】统计档案；教育事业；作用
【Abstract】This paper introduces in detail the "archives" play in the leading role in decision-making and problems.
【Key words】The statistical records；Education；Effect
1. 前言
（1）教育事业统计档案是在对大量的统计数据进行采集、传输、加工、存储和分析研究后形成的，是具有重要保存价值的数据资料，是认识教育现象及其发展教育规律的重要手段，是制定教育政策、编制教育发展规划的重要依据，是实行教育科学管理的一项基础工作，它系统、完整、客观、真实地记录了教育事发展的进程和轨迹，是国家档案的重要组成部分。
（2）档案是历史的记录，是党和国家的宝贵财富。教育事业统计档案的利用，是利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。随着人们对《档案法》的逐步认识，在强化档案保管的同时，更重视档案的开发利用。阿勒泰市教育局统计档案管理人员，充分挖掘发挥统计档案的功能和作用，积极服务教育事业发展，尤其在为领导决策提供参考依据方面发挥了很大的作用。
2. “档案利用”在领导决策中发挥作用的现状
胡锦涛同志指出：“档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据。”同样，做好教育事业统计档案利用工作对教育事业的可持续发展有着重要的意义，通过对统计档案的梳理、总结、分析，从中可以得出教育事业发展的规律，从而为我们科学决策提供有力的依据。
2.1在核定编制中的作用。
（1）档案是直接形成的历史纪录，是再现历史真实面貌的原始文献。教育统计数据是教育系统唯一的的法定数据，受《统计法》保护，我系统教职工编制的核定都是依据教育事业统计档案。
（2）目前国内中小学核定编制的标准有两种，一为班师比，一为师生比。班师比即班额和教师之比，是一种传统的核编方法，1984年和1993年核定中小学教职工编制时即采用了此种办法。主要满足班级教学之需，对于照顾农村山区学校班容量过小的教学需要作用明显。目前，乡级学校都是采用的班师比，即师生比即教师和学生之比，是根据学生数依照一定比例核定教职工人数。编制部门在编写编制数时，都是依据前3年的教育事业统计档案中的班额数和学生数。
2.2在集中办学中的作用。
（1）为优化教育资源配置，节约教育资金，改善办学条件，提高办学水平；为实施素质教育，全面提高教育质量；为改变学生的生活方式，促进农村“两个文明”建设；为改革学校内部管理体制，优化教师队伍结构，阿勒泰市教育局根据上级精神，依据教育事业统计档案中教学点规模大小、布局特点、投入相对分散，以及各校的师资、仪器、设备的配置，课程设置不全，学科教师缺等统计表档案数据和原因，撤并了部分教学点，对原来低水平分散办学的学校实行了集中办学，克服了上述诸多不利因素，提高了学校管理水平，教育质量、教师的教学积极性也都相应提高了。
（2） 近年来，教育事业统计档案工作出色，档案利用充分，本人自从1998年负责教育事业统计数据的上报和教育事业统计档案的归案整理以来，共整理教育事业统计档案3518卷，其中永久270卷，短期3143卷，统计数据分析105卷。提供教育事业统计档案利用1620人次，通过梳理历年统计档案资料、编研资料，为本市教育系统的发展历程和领导决策提供了数据支撑和有力依据。
2.3引进人才，加强培训，为教育事业提供有力的人力资源支撑。 从教育队伍统计档案情况看，经过多年的发展，教育系统教职工队伍数量、学历、知识结构发生了较大变化。近年来，通过公开招聘、引进人才等方式不断充实人才队伍，特别是对具有高学历和具有较高专业技术水平的教师加大了培养引进力度。2004年的中小学教职工2767人，专任教师2374人，专任教师占85.8%；2014年有职工2475人，专任教师2283人，专任教师占92.2%，专任教师增加了6.4个百分点。目前教育系统具有大专以上学历专业教师2145人（其中：研究生2人，大学本科916人，大学专科1227人）。这是教育事业迅猛发展，而不断引进高素质人才的必然结果。
3. “档案利用”在领导决策中发挥作用时存在的问题
3.1对统计档案利用管理的重要性认识不够。 统计档案工作是一项默默无闻的工作， 不像其他工作那样容易引人注意， 也不容易在较短时间内取得明显成绩。长期以来，部分人员包括个别领导干部对统计档案工作的认识都存在一些误区， 认为统计档案工作就是一些数据，收集、汇总、保管一下就完了的事务性工作， 不是单位的主要工作， 不能给单位创造经济效益， 只要守摊，不丢失， 能应付检查、验收就行了。因此，容易忽视统计档案管理工作， 未把统计档案利用管理工作纳入到议事日程，这样导致统计档案利用工作长期处低水平状态， 难以高质量地为领导决策发挥应有的作用。
3.2档案管理的科学化、信息化程度不高。 大量统计数据资料因缺乏管理，散乱、丢失现象普遍，尤其是统计资料管理分散、多头乱用的局面，制约了信息资源的共享。随着科学技术手段的不断更新， 档案信息管理系统已得到普遍采用， 计算机应用水平也在不断提高， 但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥， 信息化技术在统计档案管理中没有广泛运用。
4. 进一步提升“档案利用”在领导决策中发挥作用的主要举措
统计档案作为单位在生产活动中形成的具有保存价值的材料， 无论从教育事业发展， 还是从统计档案管理工作要求来看都是非常必要的。统计档案服务于教育可持续发展是知识经济发展的必然。主要应采取如下措施：endprint
4.1提高认识， 加强领导， 进一步做好统计档案利用管理工作。 应加强各级领导干部对统计档案的认识，提高对统计档案工作的重视程度，把统计档案工作作为一项基础性的文化事业抓紧抓好。随着国家“科教兴档”战略的实施， 没有一定的投入是难以实现档案工作长远发展。这就要求领导干部进一步理解、重视和支持统计档案工作， 在计划安排、工作部署、办公经费和工作精力投入等方面向统计档案工作倾斜。把统计档案工作列入议事日程， 加强对统计档案工作的领导， 帮助解决统计档案工作必需的物质条件， 使统计档案得到进一步的开发和利用。因此，要纠正对统计档案工作的偏见，促进统计档案工作在中心工作中具有突出位置，使教育事业统计档案跟上时代前进的步伐，更好地服务于教育工作。
4.2健全管理制度， 注重数据采集。
（1）统计档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有科学规范的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合教育事业统计档案管理工作的实际和现实需要，进一步完善各项统计档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立健全教育事业统计档案的计算机辅助管理制度，进一步严格统计档案材料收集归档的管理，更好地防止遗漏统计档案资料，阻止虚假材料进档。要完善教育事业统计档案整理工作细则，使教育事业统计档案的整理更加科学、全面、完整，为教育事业统计档案的开发利用奠定基础。
（2）采集统计档案数据是教育事业统计档案工作的基础，档案管理人员必须及时采集有关的各类指标，认真分析、细致鉴别，做到取之有据。对不符合统计要求的数据材料要及时进行反馈，确保统计数据材料齐全完整、手续完备，保证教育事业统计档案的权威性、准确性和真实性。
4.3服务领导决策，服务工作。 教育统计档案也同其它档案工作一样， 由于种种原因， 没有摆脱传统工作模式的束缚，机制不健全，管理方式落后， 不能适应形势发展的需要。随着市场经济的不断推进， 档案信息开发利用的重点也正逐步向“两个根本性”战略转变和获取最大经济效益、社会效益这一最终目标转变。因此，教育事业统计档案工作要从被动的档案数据利用， 转向主动围绕工作开发利用，主动搞好服务，尤其要在领导决策时发挥好作用。要改变过去重文书档案， 轻其他档案的做法，利用先进的电子设备，加大教育事业统计档案的采集整理力度，增强保存价值。
4.4加强管理人员队伍的自身建设， 提高管理人员素质。 一是教育事业统计档案专业人员的政治及业务素质。每个档案人员必须努力加强自身政治修养， 不断提高政治觉悟， 熟悉教育事业统计业务，不断拓宽自己的知识面。二是档案专业人员的职业道德素质。它要求档案工作者要敬业爱岗， 甘于奉献， 甘为他人做人梯， 要具备甘当“配角”、甘当无名英雄的胸怀，为档案事业埋头苦干、倾尽所能。三是坚持原则， 热情服务。档案工作的政治性， 要求档案人员必须遵纪守法， 坚持原则， 以维护档案的真实性。
4.5加强教育事业统计档案管理现代化和信息化建设。 教育事业统计档案是数据信息资源库，必须合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用。必须要把先进的科学技术手段应用于教育事业统计档案管理， 以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。实现档案管理现代化， 是教育事业统计档案服务教育事业可持续发展的需要， 也是适应本单位对统计档案信息需求日渐增强的客观需要。
档案提供利用与知识产权保护 篇6
档案信息资源是整个社会信息资源的重要组成部分。在信息时代,作为档案机构要想在网络时代更好地发挥档案信息储存、传递、共享的作用必须充分利用计算机及其网络等设施,并通过数字技术、网络技术对大量的档案信息资源进行搜集和整合以便更好地为档案信息的利用者服务。但是,由于有的档案是知识产权的载体,档案机构利用数字技术和网络对档案信息进行处理和传递时,就可能使原本在知识产权法规之下比较平衡的知识权益关系受到冲击。因此,在档案信息化建设中注重知识产权保护就是一个不容忽视的问题。
一、我国知识产权保护现状
知识产权的保护工作是一项涉及面广且又极为复杂、繁琐的职能性工作。尤其是处于发展中的国家,人们对知识产权的保护意识及法制意识还比较淡薄,这就使得我国的知识产权保护工作显得尤为重要和特殊。目前,我国的知识产权保护首先是依靠各级行政机构以行政手段进行组织管理,遇到侵权问题也是首先依靠行政手段加以调解、处罚,只有当当事人不满意行政处罚决定时才向司法机关投诉加以仲裁。可以这样说,我国现阶段对知识产权的保护工作是围绕行政管理与司法管理两条途径来进行的。
二、知识产权保护与档案提供利用之间的矛盾
开发和提供档案利用工作,是指档案部门或档案工作者为社会各单位或个人提供档案文献服务的工作,在各门类档案中,党政管理类档案、会计类档案基本不涉及产权问题,而教学类档案、科研类档案、基本建设类档案、仪器设备类档案、产品类档案、出版物类档案等涉及到产权问题。例如:仪器设备类档案中的各种国产和国外引进的精大贵稀仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。产品类档案中单位自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。出版物类档案中单位自行编辑出版的报刊及本单位出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
开发、提供档案利用与档案的知识产权保护是既相矛盾又相统一的矛盾统一体,是辩证统一的关系。知识产权保护制度旨在保护所有者的知识产权,同时促进构成这种产权的档案信息的充分地公开和利用。而档案资源共享的最终目标是最大限度地满足特定的用户或网络成员对馆藏档案资料的充分利用。首先,知识产权制度刺激了人们智力劳动的积极性,为科学技术的进步及经济的发展注入了生机和活力,为档案资源共享创造了条件;其次,知识产权制度既保护了档案形成者的合法权益不受侵犯,又保障了广大群众获取人类文化知识的有效途径,使人们更加倾向于同档案部门合作,利用其资源优势和技术优势来加强其自身的竞争力,从而使得档案资源共享具有了更加广泛的群众基础;其三,档案资源共享在流通领域的所作所为不仅有助于档案更加广泛的交流,提高档案的使用率,而且有助于张扬智力劳动者的人身权,对智力劳动者的名誉有着不可小视的宣传作用。但同时,由于知识产权是法律规定的人们对自己制造的精神产品所享有的权利。它归权利人所有,他人不得随意使用,讲求“排他性”,而档案资源共享其目的在于充分发挥现有档案资源的作用,使其共享网络内成员都有权使用,它讲求“共享性”。因此,“排他性”与“共享性”必然产生矛盾。
三、在实现和完善档案信息资源共享的过程中加强知识产权保护
在档案信息化建设中保护知识产权可以采取下列措施:
1.加强执法,充分发挥知识产权保护法律法规的作用。在对涉及知识产权的档案进行数字化转换和上网时,必须依法进行,防止损害产权人的合法权益。根据我国《计算机软件保护条例》第三条的规定,这种数字化转换实质上是将档案信息以二进制编码的形式固定在另一种载体上,是一种复制方式,数字化档案信息中凡涉及知识产权者,其权利人并未改变,未经权利人许可,数字化知识产权档案信息不能随意提供给他人利用。在档案信息化建设中,凡属知识产权的档案信息,未经权利人许可,决不可上载至互联网。特别是著作,不论是已发表过的还是未发表过的,只要权利人的权利未用尽,未经权利人许可,其档案信息都不可上载至互联网,因为我国版权法保护的不仅是指已发表的作品,而且还包括未发表的作品。
2.加强管理,确保知识产权所有者的权益不被损害。档案信息化建设为社会和公众合理获取档案信息资源创造了条件,但如何处理好档案知识产权保护与档案信息资源共享之间的关系,仍是应当认真对待的突出问题。档案知识产权受国家著作权法的保护,同时,《档案法》确认公民享有利用档案获取信息资源的权利。可见,对档案知识产权的保护与信息资源共享,犹如一驾马车上的两个轮子,缺一不可。处理不好既损害档案知识产权的权益,又影响档案信息资源的开发利用。因此,在档案信息化建设上,按照有关法律、法规规定,未经权利人的许可,知识产权档案信息不能上载互联网。但可不可以上局域网呢?如果上局域网,必须加强管理。管理的第一步是认证,利用者只有被确认有资格利用知识产权档案信息之后才可以利用。管理的第二步是要采用加密技术。知识产权管理(保护)技术是加密技术。它是用特定编码方式存储和传递信息的技术,编码后的信息看上去就像随机乱码,这些“乱码”只有在解码后才会复原,即使未授权的用户看到加密后的信息也不会造成破坏。知识产权档案信息在任何存放的地方与传输网络上都必须以加密的形式存在。
“处理知识产权、隐私和安全问题”,是信息网络中“最令人感到烦恼(也是未解决)的方面”。因此,在档案信息化建设中必须高度重视知识产权保护问题,依法办事,严格管理,应用已有的技术,进行制度和技术创新,确保知识产权不被损害。
3.提高档案工作人员素质。市场经济是法制经济。知识产权法律环境下的档案信息服务工作的运作要求从业人员具有较强的知识产权意识和较高的知识产权素养,更敏锐地感知分析和处理档案信息服务中的知识产权问题。因此,档案部门在开展档案借阅、复制、开发利用等服务的同时,要向服务人员普及知识产权知识,使他们自觉守法十分必要。要强调的是这种知识教育应紧密结合档案工作的实践进行,而不是单纯的法律条文的讲解。
提供利用 篇7
婚姻登记档案是婚姻关系的真实记录, 是重要的民生档案资源, 在为“三农”服务、办理购房贷款、出国定居与探亲、财产继承与分割、生育与独生子女费发放领取等方面的提供利用率逐年升高, 剖析婚姻登记档案提供利用的典型事例, 进一步认识婚姻登记档案的社会服务作用, 是做好婚姻登记档案工作的基本前提。
一、婚姻登记档案典型事例剖析
在实际工作中, 婚姻登记档案提供利用的典型事例不胜枚举, 笔者仅选几个具有代表性的事例:
1. 为服务“三农”、发展农村经济提供档案资源保障。
依据中央惠农贷款政策, 五户农户联保可以贷款15万元, 但必须提供身份证及婚姻证明。如果农民的结婚证丢失或内容与身份证不符, 就无法通过银行严格的资格审查。为此, 需要贷款的农民纷纷到档案馆查阅结婚登记档案, 几乎占到婚姻登记档案查档总量的70%~80%。例如, 2009年3月27日, 因所有的积蓄都用在了承包的农业种地上, 农民王某为办一个小型养殖基地需要贷款而发愁, 得知用结婚证可以申请小额养殖贷款, 心情无比激动, 但因结婚证丢失而不能办理贷款, 使王某陷入困境, 当得知档案馆可查阅婚姻登记档案时, 王某立即到档案馆查阅自己的婚姻登记档案, 不久便拿到了贷款。
2. 为房屋买卖交易提供依据。
2006年1月6日, 陈某夫妇将自己家的平房卖了, 买卖双方准备在合同上签字时, 买方要求看陈某夫妻的结婚证, 因结婚证丢失陈某夫妇无法证明是夫妻关系, 从而使买卖房屋交易被迫终止。为此, 陈某夫妇到档案馆查阅了自己的婚姻登记档案, 补办了结婚证, 顺利地完成了房屋交易。
3. 为出国定居、探亲、移民提供凭证。
2005年5月8日, 居民吕某因儿子在新加坡办理绿卡需要离婚证明, 前来档案馆查询, 在离婚档案中很快找到了其儿子当时离婚的协议书、申请书等原始材料, 开具了离婚证明, 为其儿子办理绿卡提供了重要依据。
4. 为财产继承与分割提供法律依据。
小王是老王与前妻所生的儿子, 后来老王再婚, 与现任妻子生育一女, 现在小王的生父 (老王) 已经去世, 小王因财产继承问题, 委托律师诉讼到法院, 律师拿着法院开具的诉讼证明材料到档案馆查阅了其生父与继母结婚时间是1988年2月, 而现住房中有一平房是1986年5月以其父亲的名字办理的房产证, 小王有继承权, 小王也因此顺理成章地继承了财产。
5. 为生育和独生子女费等事项的办理提供凭证依据。
2007年5月1日, 郑某与刘某结婚, 三年后二人协议离婚, 孩子判给男方郑某抚养。不久, 刘某与同学甲某结婚, 婚后想要孩子, 甲某与刘某都是再婚, 于是甲某到档案馆查阅了其离婚档案, 证明甲结婚后无子女, 这样, 甲某与刘某到计生委顺利办理了生育证。
二、加强婚姻登记档案提供利用工作的方法
通过典型事例透视, 让我们认识到只有做好婚姻登记档案的提供利用工作, 才能分发挥婚姻登记档案的依据和凭证作用, 有效维护婚姻登记当事人的合法权益, 为此, 我们要从以下几方面入手:
1. 实施规范化管理。
首先要强化责任, 落实到位。要严格按照《婚姻登记档案管理办法》的要求, 强化工作人员的科学管理意识和依法利用意识, 确保婚姻登记档案的收集完整、整理规范、安全保管、合理利用, 推动婚姻登记档案的规范化管理。其次要加强对婚姻登记档案的业务指导工作, 严格履行档案监管职能, 结合本地实际, 做好婚姻登记档案的标准化的整理立卷。通过专业、系统的整理、分类、立卷、编目, 使婚姻登记档案步入科学化、规范化的管理轨道, 为婚姻登记档案提供利用打下一个坚实的基础。最后要加大执法力度, 开展不定期的执法检查, 确保婚姻登记档案系统收集、规范管理、安全保管, 切实维护婚姻当事人的合法权益。
2. 应用现代化、信息化的管理手段。
目前, 婚姻登记档案利用的领域越来越广泛, 利用的比率也呈逐年上升之势。这迫切需要婚姻登记档案的查询检索手段实现信息化、现代化。婚姻登记档案数字化处理后, 提供利用的效率不仅大大地提高, 还大幅度减少了对婚姻登记档案纸质原件的损害。婚姻登记档案的保管期限是100年, 这给婚姻登记档案的保管条件提出了更高要求, 通过婚姻登记档案的数字化可有效延长婚姻登记档案的寿命。因此, 婚姻登记档案的现代化检索是婚姻登记档案提供利用可持续发展的重要保障。
3. 建立健全婚姻登记档案管理制度。
完善制度是为了切实做好婚姻登记档案的提供利用服务工作, 虽然《婚姻登记档案管理办法》对婚姻登记档案的收集、整理、保管和利用等各项工作做了相应的规定, 但要规范化管理婚姻登记档案工作必须要有具体的约束机制, 对相应的规章制度予以细化, 如制定《婚姻登记档案管理制度》、《婚姻登记档案借阅制度》、《婚姻登记档案移交制度》等, 确保婚姻登记档案工作人员有章可循, 有法可依, 按制度办事。
4. 正确处理保密与利用的关系。
婚姻登记档案的内容涉及到婚姻当事人的个人隐私, 不宜对社会开放, 否则会损害婚姻当事人的合法权益。但是按照《婚姻登记档案管理办法》的要求, 在法定的规定范围内允许合理利用婚姻登记档案。因此, 婚姻登记档案保管部门要在强化社会责任、不断提升服务水平的同时, 从简化婚姻登记档案利用手续、尊重个人隐私、维护社会稳定、杜绝犯罪漏洞出发, 满足各种对婚姻登记档案查阅的合法、合理的社会需求, 正确处理好保密与利用的关系, 更加周到、细致地做好婚姻登记档案提供利用工作。
提供利用 篇8
一、什么是虚拟档案
虚拟档案是区别于传统实体档案的一个概念, 就是指将实体档案信息以字节、比特等方式表示并存储于网络之上的, 以网络为载体的档案。其不同于实体档案的主要方面在于, 虚拟档案可以通过网络传递, 在用户安装了特定软硬件及接入网络的条件下, 用户可在任何地点、任何时间利用档案信息。
可以看出, 虚拟档案的利用将实现档案信息资源存储网络化、档案提供利用网络化等, 具有明显的开放性特点。作为一种开放性的档案资源形态, 如何做好虚拟形态下档案信息的安全是一个系统问题, 涉及档案虚拟化、虚拟档案保密、传输安全等多个方面。因此, 要最大限度地利用虚拟档案开展档案信息资源网络提供利用, 必须解决好虚拟过程、虚拟档案传输管理等工作。
二、虚拟档案管理
虚拟档案管理主要围绕实体档案虚拟化的过程管理及虚拟档案的传输管理两个方面开展。通过这两个方面的管理, 可以解决实体档案在虚拟化及提供利用过程中的实体安全、质量标准及传输问题, 这是档案网络提供利用的前提和保证。
1. 实体档案虚拟化的过程管理。
(1) 实体档案虚拟化的安全问题。实体档案的安全问题主要是指实体档案虚拟化过程中出现的实体档案损毁、篡改、丢失及泄密等问题。在进行实体档案虚拟化的过程中, 势必会引入外部力量进行档案的数字化处理。在这个过程中如何预防实体档案丢失和篡改就是档案虚拟化要面对的第一个问题。为了防止实体档案丢失和篡改, 最简单有效的方法就是建立实体档案数字化登记表 (簿) 等登记台账, 每数字化一份档案都要记录档案的名称、载体、页数、破损程度等信息, 并由出借方 (档案管理人员) 与利用方 (数字化工作人员) 签字, 这样在增强出借方的责任意识的前提下降低实体档案的损毁率和丢失率。此外, 在实体档案的保密中, 特别是对于涉密档案, 一定要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档及电子档案管理办法》中关于档案保密的相关法律法规, 在实体档案数字化过程中根据档案的密级有针对性地开展数字化工作。对涉密档案中必须进行数字化处理的, 应责成专人负责, 以解决数字化过程中的保密问题。 (2) 虚拟档案的质量标准问题。所谓虚拟档案的质量标准主要是指实体档案虚拟化过程中的规范化问题, 即档案数字化后能否符合网络传播的要求, 主要有命名规则和保存格式等问题以及档案数字化后的分辨率问题。首先, 实体档案在材质、内容和色彩等方面存在差异, 对不同实体档案的扫描要求也有所不同。为了有效提高虚拟档案的质量, 有必要制定扫描标准。根据原件的清晰程度通过适当调整扫描分辨率, 达到扫描后图像按原尺寸显示后清晰度与原件相符。同时, 还要对扫描后的图像文件进行去黑、去污、纠偏、拼接和大小缩放等操作, 以保证图像页面清楚、图像的歪斜度在1度之内、图像文件的幅面大小统一。其次, 对于符合质量要求的虚拟档案还要按照一定的规则命名, 如文件题名命名、按文件的大流水号命名、按自己制订的方式进行命名、按扫描产生的图像文件的页码命名等, 达到“易于识别、减少丢失”的目的。最后, 命名之后要确定虚拟档案的保存格式, 目前采用的格式是tif、jpeg、pdf等, 原则也在于可以方便地找到相对应的浏览器。
2. 虚拟档案的安全问题。
实体档案完成数字化后, 作为档案原件就已退出了档案网络传播程序, 虚拟档案成为传播主体。为了做好对档案主体隐私的保护, 就要做好虚拟档案的保密工作, 也就是虚拟档案的安全问题, 包括虚拟档案的保管及传播安全。虚拟档案保密要求档案管理者要严格遵守《中华人民共和国档案法》的相关规定, 作好保密工作。首先, 由于管理权限的分布、涉及人员过多, 应加强密码保护, 避免“人人都有责任, 人人都没有责任”的管理问题。因此, 应该建立对相关计算机管理权限的设定, 即将相关计算机的管理者固定为某个人, 这样不但可以减少人员过多造成的安全问题, 还可以通过责任追究制度明确责任人, 借此加强虚拟档案的安全。其次, 虚拟档案是以网络为载体, 通过建立网络智能型日志系统保护虚拟档案的安全。此日志系统具有综合性数据记录功能和自动分类检索能力, 可记录某用户登录和退出系统时间及在此期间用户的所有操作包括登录失败操作、对数据库的操作及系统功能的使用等。通过对日志审核可以清楚地掌握登陆用户的活动, 以便在责任追究时有所依据。再次, 为避免虚拟档案损毁及数据丢失, 还应做好虚拟档案的异地备份工作。即复制若干份虚拟档案分别存储于多个地点, 以保证某地虚拟档案损毁时可以调用异地虚拟档案, 保证提供利用的延续性。当然, 在这里也涉及相关计算机的管理权限问题, 正如前所述, 也可通过明确责任人来加以解决。还可以限定备份计算机与互联网连接, 以防止通过网络发生的泄密问题。对于网络利用者, 应限制其对虚拟档案信息只能查询不能著录、只能复制不能修改、只能阅读不能利用等规则。
3. 虚拟档案在提供利用过程中的安全问题。
由于虚拟档案是借助网络进行档案提供利用, 那么在提供利用过程中 (即传输过程中) 信息的安全问题就至关重要, 这里的威胁主要来自网络。一般认为, 计算机网络系统的安全威胁主要来自计算机病毒、黑客的攻击和拒绝服务攻击三个方面。第一, 计算机病毒的侵袭。在1994年2月18日正式颁布实施的《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》中第二十八条中明确指出:“计算机病毒, 是指编制或者在计算机程序中插入的破坏计算机功能或者毁坏数据, 影响计算机使用, 并能自我复制的一组计算机指令或者程序代码。”病毒主要通过以下几种方式对数据进行破坏:病毒激发时通过格式化磁盘、改写文件分配表和目录区、删除重要文件或者用无意义的“垃圾”数据改写文件、破坏CMO5设置直接破坏计算机的重要信息数据;占用磁盘空间, 使被覆盖的扇区数据永久性丢失, 无法恢复;抢占系统资源, 导致内存减少, 一部分软件不能运行, 除占用内存外, 病毒还抢占中断, 干扰系统运行。这样不仅影响提供利用计算机运行, 而且还能通过对利用者计算机的感染, 造成利用者压力, 影响利用者的利用热情, 最终影响档案网络提供利用的开展。第二, 黑客攻击。即黑客非法进入网络非法使用网络资源。例如通过隐蔽通道进行非法活动;采用匿名用户访问进行攻击, 通过网络监听获取网上用户账号和密码;非法获取网上传输的数据;突破防火墙等。第三, 拒绝服务攻击。例如“邮件炸弹”, 它的表现形式是用户在很短的时间内收到大量无用的电子邮件, 严重时会使系统关机。为解决上述网络安全问题, 可以通过安装防火墙用以阻止网络中非法用户访问提供利用计算机, 通过控制进、出两个方向通信的门槛来保护虚拟档案的安全。此外, 还可安装杀毒软件来对病毒进行清除, “亡羊补牢”保护虚拟档案的安全;建立网络日志对虚拟档案管理、提供利用进行监控;通过建立档案信息加密制度保护虚拟档案的安全, 利用密码信息对加密数据进行处理, 防止数据非法泄漏。
实体档案虚拟化提供利用是当今网络时代对于传统档案提供利用的挑战, 也是传统档案提供利用方式转变的契机。因此, 应该积极面对这一挑战、利用这一契机, 通过多种手段在加强计算机、网络信息安全的前提下, 做好虚拟档案提供利用工作, 改变档案提供利用方法和手段, 更好地满足利用者的利用需求。
参考文献
[1]陆广能.浅析数字化档案信息安全问题[J].电脑知识与技术, 2005 (1) .
[2]何南.浅谈计算机网络安全的现状及对策[J].大众科技, 2007 (7) .
提供利用 篇9
关键词：企业人事档案,提供,利用,注意事项
从企业档案整体来看, 企业档案的种类是由企业的类型所决定的。从内容角度划分, 分为管理性档案 (即企业在经营管理、日常行政管理、组织管理、科技与生产管理等工作中形成的直接记录) 、科技档案 (即企业在产品生产、工程项目的建设、科研课题的开发研究等工作中形成的档案) 、会计档案、人事档案和知识产权档案。其中, 企业人事档案工作作为国家档案建设的基础工作之一, 其保管与提供利用工作是各个部门都给予相当程度重视的。
一、企业人事档案的分类
企业人事、组织、劳资等部门在人事管理活动过程中形成的, 记述和反映企业人员个人经历和德才表现以个人为单位组合起来以备考察的文件材料。企业人事档案的主体主要包括企业干部人事档案和企业职工档案。从企业人事档案的形成者角度看, 由于企业的性质不同, 现代企业人事档案管理工作主要由企业干部档案管理工作和企业职工档案管理工作两大部分构成。
(一) 企业干部档案
企业干部档案是企业人事部门记载企业干部各方面内容的文件材料, 如学习和工作简历、思想状况、业务能力、工作业绩等, 是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据, 是国家档案的重要组成部分。企业干部档案鉴别工作是干部档案材料进入干部人事档案的最后一道关口, 是系统整理干部档案材料的基础和前提, 是保证企业干部人事档案完整、真实、条理、精炼、实用的重要手段, 是正确贯彻国家干部政策, 为企业选拔任用干部人才提供信息的重要途径。根据《干部人事档案材料收集归档规定》, 企业人事档案材料收集归档范围包括以下几个内容:干部履历、自传性材料;调配、任免、考察考核材料;录用材料;创造发明成果及其鉴定性材料;工资待遇材料;学历和评定岗位技能、职称材料;加入党团组织材料;政审、考核, 奖惩材料;办理出国 (出境) 材料;参加各种代表会材料;身体健康状态材料;逝世死亡材料;其他对考察了解使用干部有参与价值的材料。
企业干部人事档案的鉴别方法:干部人事档案材料不是孤立的, 相互之间存在着历史的内在联系, 是互相依存、互相补充的一个有机整体。在鉴别工作中, 必须维护这种历史联系, 维护人事档案材料的齐全、完整。一是要判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。二是要审查材料是否齐全、完整。三是要审查材料是否手续完备。
(二) 企业职工档案
企业职工档案是企业人事等部门在对职工进行招用、培训、考核和任用等工作中形成的文件材料, 主要记载职工学习和工作简历、思想状况、业务水平、工作表现等内容, 是历史地、全面地考察职工的依据, 是国家档案的组成部分。为了更好地对企业职工档案进行保管, 企业档案管理部门应建立健全工作制度, 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。同时, 要实行统一的档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格制作标准, 并做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。同时, 企业职工档案的销毁必须按照档案销毁工作程序进行。按规定需要销毁档案材料时, 必须经单位主管档案工作的领导批准。
二、企业人事档案提供利用的注意事项
(一) 企业人事档案提供利用的基本准则
档案管理部门应及时有效地提供档案, 并大力开发档案信息资源为企业各项工作服务。根据保密规定和知识产权管理要求, 设定利用者权限。超越权限的利用必须按相关规定审批。利用档案应按规定登记, 利用效果突出的应进行登记。可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案。编制多种检索工具满足利用者需要。档案管理部门应结合企业生产和发展需要, 开发档案信息资源为企业各项工作服务。对档案信息进行分类汇总, 形成专题汇编, 如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书集等。对档案信息进行综合整理, 形成专题材料, 如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、设备的更新换代、市场的变化等。对档案信息进行分析研究, 形成有一定深度的编研成果, 如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
(二) 注意事项
企业干部、职工档案的提供利用工作主要是为了满足因工作需要查阅和借用档案的需求而开展的。企业干部档案的提供利用工作, 须按照《档案法》《国家保守秘密法》和《干部档案工作条例》及其他相关法律法规的规定, 一是查阅单位必须审批手续且得到批准, 同时要确定利用单位派遣查阅人员中共党员干部的身份后方可提供相关档案材料;二是档案一般不许外借;三是一般不允许个人查阅或借用本人及其直系亲属的档案;四是查阅档案应在档案查阅室进行, 档案管理人员应对其进行监督。
企业职工档案的提供利用工作须按照《企业职工档案管理工作规定》, 一是查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信;二是一般不允许将档案借出, 如必须借出则应经主管领导批准;三是任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案;四是必须制定严格的档案保密制度, 严禁查阅者对档案进行涂改、泄露等行为。
参考文献
提供利用 篇10
一、基本现状
(一) 违反档案安全保管、保护制度造成档案损害。
在实际工作中, 有的机关单位档案意识淡漠, 没有正确树立档案安全意识, 存在松懈、侥幸心理, 违反档案安全保管、保护制度, 档案室安全防护措施、设备没有或不足, 不具备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防水、防有害气体等十防功能, 造成了档案的损害。2000年, 某市残联干部蒙某在全市公开选拔领导干部考试中, 成绩位居全市参加公选人员第三名, 被确定为考察对象。市委组织部考察组到其单位对其进行考察, 调阅其干部档案, 发现蒙某无干部身份证明, 不符合参加考试条件, 遂停止对其考察工作。单位人事部门与考察组进行长时间解释, 考察组以无原始档案材料证明为由, 中止了考察工作。单位人事部门负责人马上找单位领导, 汇报了蒙某因档案中无干部身份证明材料而被考察组放弃了考察。经查, 除蒙某外, 孙某、马某、李某三人的档案也残缺不全。该单位于当天下午向公安机关报案。公安机关随即介入, 展开调查工作。经查, 2000年9月12日20时许, 该单位孙某趁其值班之机, 见单位办公室及档案柜柜门未锁, 为发泄个人不满情绪, 入室拿出本单位干部孙某、马某、李某、蒙某等4人的毕业文凭、学籍手续、人事调动、干部调转手续及录干、资格审批手续等部分人事档案材料后, 将上述材料全部撕毁扔到其单位的卫生间垃圾箱内。2001年2月22日, 人民法院做出一审判决, 被告人孙某因犯毁灭国家机关公文罪, 判处有期徒刑6个月。该单位由于不重视档案工作, 没有建立科学的管理制度, 便于对档案的管理;没有配置必要的设施, 确保档案的安全, 使犯罪人孙某窃取、损毁人事档案有机可乘, 造成本单位干部孙某、马某、李某、蒙某4人的毕业文凭、转干手续等部分人事档案材料损毁、丢失。
(二) 档案在提供利用过程中丢失、泄密。
档案安全问题不仅存在于保管过程, 同时还存在于档案的提供利用过程之中。1999年11月23日, 某市委党史办肖某为编辑《中共某市历史大事记》, 凭介绍信在某市某单位文书管理科查阅档案。该单位根据考虑查阅量又比较大, 从方便利用角度着想, 同意肖某把档案带回本单位边查阅边复印有关内容。当日下午他在清点归还所借档案时发现丢失一卷。发现后文书管理科立即通知肖某赶快查找, 肖某没有找到。因当天有收废纸的小商贩来到肖某单位收购废纸, 后连续几天寻找这个小商贩, 但始终没有找到这个人, 致使档案丢失。这是一起典型的机关档案室在档案提供利用过程中发生丢失、泄密的案件, 给我们的教训是深刻的, 警示档案工作者无论是查阅还是借阅都要谨慎, 特别是档案利用者更应该严细认真, 如果档案丢失, 不但会给自己带来一定的影响, 而且给档案部门造成无法挽回的损失。
二、形成原因
机关档案安全工作之所以存在以上现象, 我认为主要有以下几方面原因:首先是各单位的档案意识薄弱, 档案工作没有纳入工作日程, 认为档案只有投入没有产出, 没有作为一项重要工作来抓, 只是注重了眼前的工作业绩, 缺乏长远眼光, 还不知道档案的潜在的能量和经济价值。其次是缺乏对《档案法》等相关法律、法规的学习和了解, 甚至有的部门领导不知道《档案法》的存在。更何谈将《档案法》和《黑龙江省档案管理条例》落到实处, 没有建立科学的档案管理制度。第三是没有配备安全保管档案的现代化设施设备, 不能适应档案的保管和利用需要。
三、对策
(一) 牢固树立“安全第一、预防为主”的思想, 坚决防止和克服松懈、侥幸心理, 确保档案万无一失。我们应当本着对党、对人民负责的态度, 高度重视机关档案室的安全保管保护工作。坚持预防为主的原则, 切实抓好档案安全工作, 确保档案安全万无一失。强化组织领导, 实行一把手负责制, 认真执行档案安全保管保护工作的各项规章制度, 严格进行督促检查。