档案特点

档案特点（精选12篇）

档案特点 篇1

摘要：新时期档案工作面临着深刻变化与挑战, 做好新时期档案工作, 要站在新的历史起点上, 正确认识档案工作面临的新形势, 新任务, 新特点, 加强档案的各项工作, 不断提高档案工作的服务能力与应对复杂局面的能力。

关键词：新时期,档案工作,新特点

0 引言

新时期档案工作面临着深刻变化和新的挑战, 做好新时期档案工作, 要站在新的历史起点上, 正确和认识档案工作面临的新形势、新任务和新特点, 加强档案业务基础工作, 不断提高档案工作的服务能力和应对复杂局面的能力。笔者就在新时期如何做好档案工作谈一下自己的认识

1 新时期档案工作的新特点

1.1 多样化

社会格局的变化, 新生事物的不断涌现, 教育、科技、文化事业的迅速发展, 社会的多元化发展, 必然导致档案的来源、档案的内容、档案的形式、档案的结构、档案的归属、档案的保存、档案的利用等呈多元化和多样化。

1.2 信息化

在现代社会, 随着电子政务等技术的不断发展和普遍应用, 有很多是档案资料可通过网络上公布出来。

1.3 社会化

过去档案工作是内部的, 并以公务档案为主。对档案资源的公开、销毁采取消极等待、谨慎观望的态度。如今档案管理工作的重点已经转变为如何充分利用档案信息资源, 最大化地为社会服务, 最优化地为档案利用者服务。

2 新时间档案工作应做好以下六个方面的工作

2.1 新时期的档案工作必须以“严”为保证

“严”即指档案行政管理部门要严肃认真地对待档案工作, 档案工作应主要做到“三严”。一是纪律严明。档案工作是一项平凡琐碎的工作, 同时又是一项纪律性、专业性较强的工作。档案工作者要严于律已, 带头执行《档案法》和有关档案工作规章制度, 严格遵守档案工作纪律, 坚持原则, 端正“档”风, 秉公执法, 真正做到“档”风正、思想纯、纪律明。二是作风严实。档案行政管理部门和广大档案工作者, 应牢固树立“无为便是错, 无功便是过”的思想, 以“档”为荣, 奋力拼搏, 默默无闻地献身档案事业。三是工作严谨。档案工作光有严明的纪律和严实的作风是不够的, 还必须有工作上的严谨作支撑。工作上的严谨是作好档案工作的根本之所在。

2.2 新时期的档案工作必须以“收”为基础

“收”即指全方位地收集国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动, 在一定时期内形成的各种门类、各种载体, 能反映本单位历史全貌的具有一定价值的历史记录。档案工作要努力实现“三个转变”一是从单纯收藏向藏、用并重转变。要突出重点抓档案, 根据形势的发展变化, 及时调整档案资源收集、服务的重点和领域, 同时要不断更新档案管理技术, 提高档案保护、管理和开发效率。二是从传统的关门收藏向开门征集转变。今后要着眼社会需求, 拓展收集视野, 完善优化馆藏档案资源结构。当前要特别注重改革建设实践中新型声像资料档案、社会重大活动、重要事迹等鲜活内容的收集, , 进一步改善档案收藏结构, 丰富馆藏资源。三是从分散零星查询向集中平台建设转变。加快建设档案目录数据库、重要档案全文数据库和多媒体数据库, 不断完善现行文件查阅中心数据库系统, 实现现行文件网上查阅, 实现百姓足不出户, 在家中的电脑上就能轻松满足需要, 进一步密切档案与人民群众的联系。

2.3 新时期的档案工作必须以“用”为目的。

“用”即指最大限度地开发利用档案信息资源, 变静态档案为动态档案, 变死资料为活资料。我国档案工作的方针是“以利用为纲, 为社会主义建设服务”。笔者认为当前最重要的方面就是要加大三个力度, 一是加大宣传力度。充分利用档案史料、典型利用实例和出版书籍等多种形式进行宣传, 进一步提高全社会的档案利用意识。二是加大编研力度。切实选准题目, 编研出更多的拳头产品, 提高档案的利用率。三是加大馆藏力度。馆藏越丰富, 编研的内容就越广, 为社会提供的利用机会就越多。

3 档案工作必须“建”为努力目标

基础建设是档案安全保管和有效利用的最基本的物质条件, 也是新时期档案进行“两个基地、一个中心”建设的根本保障, 档案工作要上新水平, 就必须加强基础设施建设。当前要就是一要加大档案硬件基础设施建设。要从档案信息开发的实际出发, 抓紧配置计算机等工作设备, 改善档案基础设施。二要加大档案资源建设。要高度重视档案资源建设, 严格文件材料归档制度, 健全检查监督机制, 确保档案资料收集齐全、保管完好, 任何人不得把职务范围内形成的档案资料据为己有。三要加大档案信息化建设。档案信息是信息化建设的有机组成部分, 一定要重视和加强档案信息化建设, 将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容纳入各级信息化建设规划中, 进一步推进档案信息化建设进程。

4 档案工作必须“培”为根本

强化档案工作队伍的建设, 是实现档案管理工作创新能力的基础和灵魂。只有强化档案管理队伍建设, 才能使档案工作在新形势下获得长足发展。要高度重视对档案工作人才的培养选拔, 为他们施展才华, 成就事业创造良好的氛围。对待档案工作人员, 一要在工作上加强指导, 研究档案工作的新方法、新思路。二要在业务上加强教育, 要提高档案部门负责人的素质, 发挥他们的带头作用, 要提高档案管理工作业务骨干的素质, 要培养跨世纪的高级档案管理人才和学术带头人, 以承前启后, 保证档案事业的可持续发展。

新世纪、新机遇使几十年艰苦奋斗的中国档案工作者有了大显身手的机会, 同时也唤起了档案工作者的忧患意识、创新意识。档案工作者要未雨绸缪, 迎接挑战, 以创新精神开创档案工作新局面。

参考文献

[1]张蓉.浅析电子文件与电子档案管理[J].中国科技博览, 2010 (7) .

[2]李爽.信息时代电子档案管理应采取的对策[J].兰台内外, 2010 (5) .

档案特点 篇2

工程设计单位既有与一般生产经营单位的共性，又有 应用 科学 研究、技术开发单位的特性，是以智力劳动为主，多学科、多专业的知识技术密集型的软件产业部门。其生产的设计产品是设计人员运用基础资料、先进技术、科研成果实践经验进行集体创作的综合技术成果，表现为技术文件、技术图纸等。从工程建设的全过程看，设计产品是为工程建设和技术改造服务而创作的中间产品，是编制建设计划、财政拨（贷）款、设备材料定货加工、现场施工、建造安装、生产准备、竣工验收等诸项工作的依据条件，同时也是设计单位数量最大、价值最高、使用频繁的资源储备即工程设计档案。工程设计档案直接记录了设计人员的 科技 思想、科技 方法 和科技配套成果，真实地反映了设计实践活动的 历史 过程，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。充分认识和掌握它的各种特点及其管理要求，对加强工程设计档案工作并充分发挥其作用十分重要。现就工程设计档案的一些主要特点，谈谈个人的若干体会。1.组成的成套性一个 企业（或联合企业）、事业单位或独立的工程，一般都是作为一个建设项目来安排基本建设工作的，设计单位也就以一个独立的工程项目（也可能是其中的一个单项工程）

作为设计工作对象，把不同专业的设计人员组成队或组、按照严格的、科学的设计程序，一个环节紧扣一个环节有 规律 地开展设计工作，并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体，从而决定设计档案的成套性。一项工程设计全部设计文件材料的总和，包括设计依据材料、中间设计成品和最终设计成品等，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程设计档案收集、配套整理、保管和开发利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约，并在设计管理工作中做到“三纳入”“三参加”和“四同步”从而，按照工程项目将设计文件材料收集齐全归纳，有头有尾、完整无缺；按工程项目进行配套整理，如实地、系统地反映一项工程各个设计阶段、各种设计专业技术活动的历史过程，维护其历史全貌；不同项目的图纸文件一般不能混淆在一起，以便按项目完整、系统地保存，有利于按项目系统地、成套地、方便地提供利用。2.形成的阶段性 根据设计工作的基本程序，一项工程一般都要经过设计准备（即前期）阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，每个设计阶段工作任务、工作程序和工作环节，应具备有工作条件，以及必须形成的设计文件的 内容 及其深度、章节的组成，格式及审批权限等，也都在设计程序中有明确具体的

规定。前一阶段设计工作没有完成，或设计文件没有经过有关部门审核批准，不得开展下一阶段的设计工作（但可做准备）。前一阶段设计文件经过批准成为后一阶段设计依据，后一阶段设计文件又是前一阶段的设计文件深化和 发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体，并决定文件材料形成的阶段性。3.内容的专业性 一项工程设计是由多种专业和设计人员按不同专业分别开展具体设计作业，又相互配合共同完成，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。各专业之间必须密切协调，以相互提供的设计文件作为依据而开展工作，其形成的设计文件之间也必然有着非常紧密的联系。但每一专业设计文件必然是该专业的技术活动的表达和存在形式，它所体现的科学技术内容、术语、符号和组成等都具有专业性的特点，其利用多数也是有针对性地按专业来进行。因此，工程设计档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑设计文件材料专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程项目、与工程设计之间的隶属关系。此外档案人员 学习本单位各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不

断提高管理业务水平。比如我院主要有给水排水、道路桥梁、工业 与民用建筑三大专业工程设计，我们档案人员就要熟悉本院各个专业的特点，掌握必要的专业知识，才能更好地管理本院的工程设计档案。4.修改、补充的多变性 工程设计是技术上和 经济 上对拟建工程的全面规划，所以设计工作形成的图纸文件是设计人员科学技术构思的精神产品，是主观范畴的东西，它不同于测绘图纸和竣工图纸那样是完工后的实体在图纸上的反映，存在主、客观之间不完全一致的现象。在施工安装过程中经常出现设计变更，需要对设计文件进行必要修改和补充。比如设计本身可能存在某些缺陷、疏漏或差错；地质等 自然 条件可能出现了新的情况；物资供应的变化可能改变设备材料使用；施工方法的改变需要变更设计等等，这些不可遇见的意外情况都要求设计变更以适应施工。有时有的图纸需要多次修改、补充，有的部分图纸甚至成套作废，要重新设计。设计图纸文件的这种频繁的变更修改是不可避免的、必要的和允许的，但又应是很严格的。这是工程档案有别于其他一些档案的重要特点。当设计变更时，必须按照有关规定及时修改原底图或补充绘制新图，并相应地做好施工现场和库存蓝图的修改工作，做到底图与蓝图一致，图纸与施工安装现场一致。做好设计变更材料与该工程设计技术文件材料的配套整理，使工程设计档案准确、完整。档案人员应当了解设计变更情况，避免对外提供已经作废了的

或已经修改过的错误图纸，以免生产建设中造成失误和损失。5.使用的通用性 设计是一项继承性和创造性的工程，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，而不可能是全新的设计，这首先是设计工作性质所决定的客观要求，也是设计再生产的前提条件。再则，工程设计对象即工程建设产品虽然具有千差万别的单件性，但其中一些建筑配件、设备装臵及其零部件或建筑单元等，往往是量大、面广、共性多、通用性强，使有关这些 内容 的图纸文件具有广为复用的条件，这也就决定了工程设计档案通用性的特点。工程设计的图纸文件除了用于某一特点的工程建设项目外，还用于本单位其他工程项目的设计工作中，或外单位生产建设做 参考 和借鉴，套用其中的一部分甚至全部图纸文件，这样大大避免了重复劳动，缩短了设计周期，可加快设计速度1～2倍，为整个工程建设赢得了时间，提高了工程效益。6.数量浩大 工程建设产品本身具有整体性的特点，不仅造型庞大、结构复杂、内容繁多，而且由一个个单件生产的项目衔接的固定资产体系。它们千差万别，各自有它独特的结构、形式和要求，并相应形成多种多样单独的设计图纸文件。因而设计单位在设计技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备；现在已经采用自动检索及光盘技术 现代 管理手段，提高了贮存密度和

检索效率。7.经济 效益的 社会 性 设计单位的工程设计档案，是从事工程设计技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供设计图纸文件，作为施工必要条件，其次，它是可供开发利用的设计技术资源，对内可参考复用，对外可供技术转让和交流。为此保存工程设计档案完全是为了满足生产建设需要向社会提供服务的。明确工程设计档案这一特点，我们在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向社会，面向技术市场，面向设计和生产设计第一线，面向广大设计人员和现场施工安装人员，及时、准确、方便有效地提供档案资料，让工程设计档案最大限度地在社会上更加广阔的领域里充分发挥经济效益。8.使用价值的时效性 工程设计档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会二次、三次、若干次的利用并发挥作用，因而说它具有长期使用价值。一般说来，按照技术文件生命周期 理论，工程设计档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的 规律。即其利用价值和它所反映的技术水平成比例，和它保管的时间成反比。因而，工程设计档案在近期内的查阅复用率就比一般档案高，时间越往后其查阅复用率就越低。这说明工程设计档案的使用价值不是无限期地保持不变，而是具有一定的时效性，这是它在利用方面的一个特点。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，不断“吐故纳新”，经常定期进行档案资料的清理鉴定，如部分失去使用价值的

城市规划管理档案的特点 篇3

摘要：在整个城市规划工作的链条中，城市规划管理占据重要位置。在进行规划管理各项活动中，都将产生大量的具有工作查考和保存价值的规划管理档案。规划管理档案是城市规划管理部门在城市规划管理工作中依法实施管理的真实记录。

关键词：城市规划管理 档案特点

在整个城市规划工作的链条中，城市规划管理占据重要位置。其主要任务是制定城市规划的方针和政策，组织领导城市规划的编制、审批与实施，维护城市规划的法治和秩序，制止违反城市规划的行为，保证城市规划有步骤、有秩序地实施，从而最大限度地提高城市的综合效益。城市规划管理的具体工作内容主要包括：建设项目的选址定点，下达建设用地范围和面积，建筑设计方案的审定，核发建设工程规划许可证，规划实施监督管理等。在进行规划管理各项活动中，都将产生大量的具有工作查考和保存价值的规划管理档案。规划管理档案是城市规划管理部门在城市规划管理工作中依法实施管理的真实记录。

由于城市规划管理是保证城市规划编制和实施的重要手段，因此，在实施具体的城市规划管理活动中，每时每刻都离不开城市规划管理档案。如在建设用地管理工作中，涉及建筑用地的申请，审批工程选址、施工放线等，都要有有关的批准文件，工程设计图纸等文件材料作为工作凭证。可以说在整个规划管理工作各个环节中，都与规划管理档案有着直接或间接的联系。规划管理档案是进行规划管理各项工作的前提和条件，没有规划管理档案或规划管理档案不完整、不准确，都将给规划管理工作带来困难。因此，可以说，规划管理档案是规划管理工作的核心，也是规划管理工作成果最终实现形式。

规划管理档案的内容主要分为两大部分：规划前期管理档案资料和规划后期管理档案资料。规划前期管理档案资料主要有：建设单位(个人)建房申请书、基建计划批准文件、建设(定点、用地、工程)规划申请表、建房用地申请书、建房踏勘报告书、征用土地批准书、征用土地协议书、规划用地红线图、征用土地红线图、建设用地(工程)规划审批单存根、建设工程红线图，以及其它有关工程建设的文件材料。只有当这些材料齐全完备，才能说明该工程是一个合法的建设工程。在这些材料中，土地征用红线图、规划用地红线图、工程建设红线图、征用土地协议书、规划(用地)建房申请书，以及建设用地(工程)规划审批单存根，是规划管理档案的核心部分，其日后档案的查考利用的重心也就在这部分。

从以上可以看出，规划管理档案与工程竣工档案具有明显的区别。工程竣工档案主要反映工程的施工情况，诸如隐蔽工程记录、各种原材料的试拉试压报告、工程质量的验收与评定等，主要反映了工程建设的技术性和质量可靠性。而规划管理档案则是集中记录了建设单位(个人)在工程建设前期所办理的各种手续和所做的各项前期准备工作，主要反映了建设工程的政策性和合法性。规划管理档案作为城建档案的主体之一，从某种意义讲，它比工程竣工档案显得更为突出和重要。

规划后期管理档案资料主要是指对违法违章的查处。如超面积、违反规划红线的工程建设，其内容主要有立案审批表、调查笔录、送达证、停工通知书、复工通知书、行政案件讨论记录、行政处罚决定书存根、结案审查表以及补办“一书两证”等文件材料。

城市规划管理档案形成于城市规划管理各项活动中，涉及的部门和单位也不同，因此，应区分不同情况，要将城市规划管理文件材料的收集与归档纳入日常工作管理和有关制度规定之中。首先应建立专门的档案室，配备专(兼)职的档案管理人员，做到人员、设备、装具的落实。其次，建立专门的文件材料归档制度，规定相关部门和相关人员的职责权限，保证各类文件材料的收集和归档。以项目为单位，对涉及的所有文件材料进行收集归档。相关部门和单位要按照《档案法》的要求，积极主动地将城市规划管理文件材料向城市规划管理部门移交，以确保城市规划管理档案的齐全、完整。

城市规划管理档案是城市规划管理工作的具体体现和城市规划管理人员智慧的结晶，具有重要的凭证作用和查考保存价值。因此，必须对城市规划管理档案实行集中统一管理，以保证城市规划管理档案的安全和有效利用。集中统一管理就是将各个工作部门、单位分散保管的城市规划管理文件材料按照相关的归档制度统一交城市规划管理部门档案室进行保管。在现阶段，集中统一管理主要分为两个层次：一是城市规划管理部门档案室保存阶段。这个阶段指城市规划管理档案从形成、保管到移交前的阶段。因为城市规划管理文件材料在项目规划建设期间需要经常使用，因此，在项目建成的两年之内宜由城市规划管理部门档案室保存为宜，可以最大限度地发挥档案的实际效能。二是城市建设档案馆保存阶段。按照国家有关规定，城市规划管理档案在城市规划管理部门保存两年之后，要移交城市建设档案馆永久(长期)保存。这主要是为了最大限度延长城市管理档案的寿命，发挥档案的综合作用，方便各部门、各单位利用。

城市建设档案馆是保存城市规划管理档案的最终基地。由于城市规划管理档案数量巨大，传统的手工检索既费时又不准确，更不能从多角度检索。因此，要开发利用城市规划管理档案信息资源，首选必须应用先进的技术装备，实现检索的电子化，保证能从多角度检索到馆藏档案。对城市规划管理档案信息资源进行有效开发。要围绕城市规划、建设、管理中心工作，围绕重点工程、重大事件，重要活动等对城市规划管理档案进行开发，如编辑城市规划管理审批年度目录、城市规划管理数据汇编、公建住宅小区档案汇集等文件材料，有针对性地提供上级领导和有关部门，把“死”档案变成“活”信息，发挥出意想不到的作用。按照国家有关开放档案的规定，适时公布城市规划管理档案信息，使社会各界，包括公民个人都能充分利用已开放的城市规划管理档案。通过查阅城市规划管理档案，解决办理土地使用证、房产产权证、建筑遮光、小区环境建设标准等关系老百姓切身利益的问题，使城市建设档案馆真正成为城市建设档案资料的存贮、咨询和服务中心。

档案特点 篇4

1 教学档案的特点

1.1 教学档案的独立性。

教学档案是高校在教学、科研活动中形成的有工作对象、工作任务和效果的一套完整记录材料, 具有相对的独立性, 并有密切的因果关系。如在教学方面, 从原始的教材 (讲义) 、试题到成果性的教材、毕业设计、论文等;在科研方面从实践性的教改方案, 到理论性的论著。这些独立系统的教学资料为教学档案工作奠定了基础。1.2教学档案的分散性。高校的教学档案虽然主要来源于教务处, 但其它各工作部门如学工处, 各院系和各教研室教师在教学、科研等活动中形成了不少教学档案。如教材、讲义、教案等原始稿。1.3教学档案的载体多样性。高校教学档案不仅内容丰富、广泛, 而且载体形式也有多种多样, 除文字、图表、照片外, 还有录音带、教学录相带、幻灯片等, 其规格、大小也不尽相同。1.4教学档案的时间交叉性。教学档案的文件材料不能同步归档。一般来说, 教学管理活动中所形成的文件材料基本是按年度归档的, 这部分文件材料一般在次年的年初就可以归档, 而教学实践活动中所形成的文件材料大多是按学年归档的, 这部分文件材料要在一个学年结束后才可以归档, 即在次年的下半年归档。

另外, 教学档案还具有成套性、周期性、延续性等特点, 这些都是与教学活动的基本特征分不开的。

2 教学档案的作用

2.1 教学实践中的促进作用。

教学档案是教与学活动的真实历史记录。教学档案种类很多。如学生的成绩单、期末试卷、期终总结分析等相关档案, 使我们能全面了解学生的学习态度、专业知识掌握的程度、思想动态等方面的情况。期末考试后的分析总结报告能让老师了解本学期学生成绩的变动。教师在教研活动中总结的教学经验, 对教学的建议等, 可以提高教师并且更好地为教学服务。教学档案不仅可以为教学提供有益的参考, 而且也是检验教学效果的依据, 每学期的期中教学质量检查结果, 期末的教学质量反馈信息、试卷分析等, 都反映了各门课程教与学的情况, 这类档案能够使教师不断地改进教学, 对提高教师的授课质量和教学效果具有积极作用。2.2教学管理中的凭证作用。教学档案来自于教学实践, 教学活动怎样开展, 教学管理工作如何进行, 各种教学计划、教师教学文件、各类试卷、学生成绩、教学检查、教学评价、教师工作量核算等有关信息都以书面材料存放在教学档案中。比如想查学生几学期以来的外语成绩, 只需找出纸介版成绩单就能知道具体分数。再如教师评定职称, 进行教学质量评估等工作, 需要总结以往的工作实绩, 核算以前的教学工作量, 因时间长, 记不清了, 所以得找教学档案中的课表来帮忙, 这就给老师与管理者带来了很大方便。可见, 教学档案在教学管理工作中的凭证作用不会根据任何人的主观愿望而有所改变, 它是一种参考的历史痕迹。2.3教学评估中的鉴定作用。高校教学评估是保证教学质量的重要措施, 它通过系统地搜集高校教学过程中的主要信息, 准确地了解实际情况, 并进行科学的分析, 对高校的教学水平、教学效果作出评估, 从而为高校的教学改革提供依据。健全的教学档案是教学水平和教学质量评估的重要依据, 如2006年教育部对我校进行评估, 评估的内容包括教学文件、教学质量、教学办法、教学效果等多项教学指标, 其中大部分指标都要通过阅读相关的教学档案进行评价, 学院也提供了04、05届毕业生中各专业的人数以及他们在校期间的学习成绩、所学课程等教学档案, 评估组肯定了学院的教学质量。2.4为毕业生提供学籍证明。对于学生来说, 教学档案中的学生学籍管理材料是最为重要的原始证明材料, 学生毕业以后工作调转、出国留学、报考研究生等, 都需要用到这些档案材料。近年来, 随着“出国热”、“考研热”的盛行, 毕业生中需要办理成绩证明、学历证明的人员不断增多, 而教学档案可为他们提供最真实、原始的学籍证明。2.5教学档案为改革教学方法提供素材。教学方法的好坏, 直接影响到教学质量的高低, 也影响到教师的教与学生学的积极性。好的教学方法, 不仅可以使教师教得轻松, 还能使学生学得愉快, 其效果可想而知。通过教学档案, 可以革除以往教学方法的弊病, 发扬以往教学方法的优点, 收到事半功倍的效果。2.6可以为社会辨别证件真伪提供帮助。近年来伪造的高校毕业文凭越来越多, 成为一大社会公害。社会越来越多地需要高校证明某毕业证是否为该校毕业证。录取花名册和学籍档案是证明这个学生是否为本校毕业生的最有力证据。运用教学档案, 我们可以有效地证明毕业证的真伪, 维护学校的声誉。

3 教学档案的管理

教学档案管理是教学管理的重要组成部分, 应实行“三纳入”、“四同步”, 即:纳入教学计划、规划, 纳入教学管理制度, 纳入各级人员岗位责任制, 作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出其归档证明同步。鉴于这样的工作基本原则, 对教学档案的管理提出以下建议:

3.1 学校领导尤其是分管教学工作的校领导和

教学管理部门的负责人要提高对教学档案管理的认识, 将之纳入学校整体发展规则;在研究各项教学改革的同时也应研究教学档案工作的改革, 把教学档案的管理作为教学管理工作的一个重要组成部分, 在人、财、物三个方面予以支持;建立完整的归档制度和实施办法, 应作为教学工作的重要一环来抓。事实上, 教学档案管理工作最根本的目的是为学校教学工作上水平、上台阶服务的, 它本身也反映出一所学校教学管理的水平, 因此, 很有必要把这项工作抓好。学校及基层领导重视, 是做好教学档案工作的前提。3.2要加强对从事教学工作的教师的档案观念宣传工作, 不断提高他们的档案意识, 使他们了解教学档案必须实行集中统一管理, 确保其完整、准确、系统和安全, 便于开发和利用。教师形成的教学档案材料, 既是教师个人的成果, 也是学校教学工作成果;做好教学档案工作不仅仅是档案工作人员和教学管理人员的事情, 也与广大教师有密切的关系。因此, 需要广大教师与档案工作者、教学管理人员通力合作, 互相配合, 这是作好教学档案工作尤其重要的条件。3.3教学管理人员和学校档案工作专 (兼) 职人员要提高业务水平, 增强教学档案材料收集的主动性。要做好教学档案工作, 更重要的是教学档案管理人员和学校档案工作人员的业务水平和工作态度。教学档案是涉及面广, 工作比较复杂, 质量要求严格的一项工作。由于教学档案专业性强, 教学管理人员和学校档案工作人员不仅要掌握档案专业所应具备的专业知识, 还应尽可能多地了解各专业知识, 认识到教学工作的重要性, 把教学档案管理工作真正作为自己的工作职责, 增强教学档案材料收集的主动性, 认真做好教学档案的立卷、归档、管理, 而不能守株待兔, 以“你交我收”的态度去对待。3.4要建立切实可行, 符合高校教学特点的教学档案管理制度。档案部门和教学管理部门应共同根据高等学校档案工作规范, 结合本校档案工作特点, 对学校的教学档案管理制订有关的规章制度。如:对教学档案的归档范围、归档时间、保管期限、组卷方法等作出具体可操作的规定, 便于共同遵守执行。同时建立各级岗位责任制, 从主管领导到具体工作人员, 使大家有章可循。

参考文献

[1]高等学校档案实体分类法.国家教委.1993颁布.

[2]高等学校档案工作规范国家教委.1993颁布.

[3]邓少兴, 陈智为.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 1999.

档案特点 篇5

分类法的优点：符合档案按形成的特点和规律，能保持档案在形成时间方面的历史联系；便于人们按（时间）查找利用档案；便于实际分类工作的进行。

运用范围。大部分全宗都能采用，两种情况例外：立档单位存在时间短，没有划分的意义；档案之间的界限已被打乱，难以再按划分。

分类法的特点如下特点：按分类符合档案按形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按查阅和利用档案。保持文件在时间方面的联系；与文书处理制度相吻合；标准客观，便于归类

（2）组织机构分类法。

组织机构分类法的优点：能保持档案在组织机构方面的联系，反映各组织机构工作活动的面貌；能在一定程度上保持档案内容方面的联系；便于实际分类工作的进行。

组织机构分类法具有以下特点：保持文件在来源方面的联系；与文书处理方式相吻合；标准客观，便于归类。能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反 映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。

组织机构的运用范围。同时具备下列三个条件的全宗可适用组织机构分类法：立档单位内部组织机构健全；立档单位内部组织机构相对稳定；档案之间组织机构界限清晰。

组织机构分类法中应注意的几个问题：一个全宗可按组织机构分类法分几层；各类别的排列顺序；临时性机构的排列；党、工、团档案的排列；办公厅（室）档案的归档；涉及不同业务部门文件的归档。组织机构分类法是指按立档单位的内部组织机构分类，将不同组织机构负责起草、制发、处理、办理的文件直接分为相应不同的档案的类型。这一分类法适用于立档单位内部机构比较健全、稳定，且分工明确的机构，多用于党群工作类、行政管理类、经营管理类等档案文件材料的类别划分。

（3）问题分类法

问题分类法的优点是保持文件内容方面的联系，其不足之处在于类目设置与文件归类难以掌握。类目设置的要求：类目的设置力求符合实际情况，类目的设置力求符合逻辑，总类（综合类）的设置。

问题分类法适用于内部机构分工简单，职能有交叉，或各内部机构之间文件已混淆的立档单位进行分类，多用于文书档案、科技档案、声像档案和各种专门档案的二级或三级类目文件的划分。

高职院校档案管理的若干特点 篇6

关键词：高职院校；档案管理；特点

【中图分类号】G271 【文献标识码】A

高校档案管理，是高校档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的重要组成部分。高校档案管理就其基本性质和主要作用来说，是高校整个管理体系中的重要组成部分，“是提高学校管理水平、工作效率和工作质量的重要条件，也是维护学校历史真实面貌的一项十分重要的工作”。[1]所以，它具有高校管理的一般属性，故它隶属管理工作范畴。但是，因为国家高等教育在整个国家社会发展中所承担的特殊使命，从而使高校档案管理又有了很强的政治性。而从最终的目的意义上说，其最鲜明的特点还在于它的服务性上。目前国家确立科教兴国战略、人才强国战略，特别是创新驱动发展战略，高校档案及其管理服务于本校的人才培养、事业发展，乃至社会的创新事业都具有其他业务部门、机构难以企及的十分特殊的重要作用。

那么，如何在高校管理中突出档案管理的特点，从而让档案管理提质量、上水平、增效益，真正更好地服务于国家高等教育各项事业的发展呢？笔者认为，首要的应该考虑分析掌握高校本身的一系列特点。本文仅从高职院校自身的特点出发，试图分析其档案管理的若干特点。

一、新组建的高职院校所表现出的许多特点，决定了其档案管理的起点不同于一般普通的高等学校。

我国目前全國大约有1100多所各类高等职业院校，这些院校大都建成于21世纪初的前几年，而且一般都是由原来的中等职业（专业）学校升格，或由多所此类学校联合组建而成。

这些学校由于原来各种条件所限，加之对于档案工作认识程度不同，管理水平各异，使其在档案室的建设、管理人员的安排、档案资料的收集与保管等方面都存在许多这样那样的问题，

可以说“无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高校事业发展不相适应的地方，需要不断加强和改进”。[2]这些都给新组建的职业院校规划建设专门的档案机构造成很大困难。再加上新院校领导对档案工作的重视情况的差异，出现了学校组建至今已经十年左右时间，特别是国家教育部颁布《高等学校档案管理办法》也已经过去了八年，仍有部分院校不能按要求建立符合规范要求的档案机构或管理部门。所以面对此类院校，最紧迫的首要工作是建设成立本院校独立的档案馆（室），这是开展档案管理的组织保障和工作前提。而且在上有国家教育主管部门对于档案管理的明确要求下，后建设本单位档案管理专门机构的院校应该按标准和规范，无论是用房、设施设备、人员配置都应该一步到位，千万不可再行凑合。

二、新组建的高职院校，大都没有合格的符合专业要求的档案工作管理人员，这对高职院校档案建设、管理和服务都造成极大困难。

任何组织的管理水平，都是由组织中工作人员的管理水平决定的。新组建的高职院校，其前身由于校舍条件、办学规模、经费使用，特别是囿于当时人员构成的局限，决定了其档案资料数量不足、种类不全，大部分学校不可能成立独立的档案管理部门，档案资料文件一般都由单位办公室代为保存，具体工作由办公室临时指定工作人员进行兼管。这些被指定的管理者，很少有专门的档案管理资质。这就造成了此类学校档案管理水平不高，难以实现档案服务于学校中心工作的目的。而新组建后的高职院校，在成立了专业部门的学校，其管理人员仍然是过去相关人员的简单拼凑，其中部分有档案管理专业技术职务资格的人员，甚至是由其他如图书、财会、教师职称系列转换而来，同样难以达到档案管理的专业要求，无法承担合格有效的档案管理工作。由于社会发展水平的不断提高，国家经济实现转型的迫切需要，职业教育、特别的高等职业教育，在国家统一的发展战略中，尤其是在供给侧改革不断深化的重要时刻，承担着及其重要的新型人才培养使命。新形势对于高职院校提出了新的要求，高职院校档案管理工作必须适应这种新发展，不断提升档案管理水平，创新管理模式，改进服务方式，积极探索纸质档案电子化、档案信息网络化，以及开放式管理等新型模式，努力实现档案管理规范化、科学化、标准化，做到档案资料信息数据库资源共享，极大提高档案资料数据信息利用、使用效率。但这所有的一切，都需要一个非常重要的前提，那就是必须具备一支合格的专业化的档案管理人才队伍。所以各高职院校务必把组建一支符合要求的档案管理队伍放以档案管理工作的首位。对于原有人员抓紧进行分流，有基础的通过培训使之能够达到基本要求，其他人员可安排更适合他们的另外岗位，万不可让没有资质的人员占了档案管理本来就不多的工作岗位。而因缺员需要新进人员则一定聘用具有档案资质的专业人才。同时也要重视管理队伍人员的梯队建设。为本单位档案管理事业长远发展打下良好的人才基础。

三、新组建高职院校档案资料归集工作比其他普通高等学校的任务要繁重并困难要大得多。

高职院校新组建后，在档案工作方面遇到的第一个大问题就是把大量的分散存放于不同学校的档案收集起来。困难在于：各校原来对于档案工作的认识和重视程度不同，档案建设方面的水平不同，资料收集的多少不同，资料整理分类的情况不同、资料保管的状况也不同等等。这些都为组建统一的档案机构造成困难。经过几年的努力，许多院校档案组织建设有了雏形，但新的要求不断增加着新的困难。

其一，国家为了不断提升高等教育人才培养水平和教育教学质量，定期对所有高校开展全面深刻细致的评估工作。评估涉及高等院校基本建设、机构设置、教育教学运作、管理与规章制度、图书资料、实习实验实训基地建设等各个方面，由一整套复杂的指标体系所构成，而这些指标体系都需要大量的设施、设备特别是材料、资料、数据来支撑；

其二，高校教育年度报表，每年都必须在规定时间里按要求通过网络完成填报。填报过程要求严格，所有表格涉及到前后有关联的数字、数据必须高度一致，否则报表难以下行，从而导致报表最终无法完成。这不仅要求填报人员工作认真细致， 更重要的是要求平时资料、数据收集齐全、准确无误；

其三，新组建的高职院校，由于原来开展业务性质单一，导致档案资料收集分类不全。而现在国家对高职院校的办学要求及职校本身开设专业的快速增加和不断变化，于是便会出现许多以前没有的新档案。国家教育部2015年发布的《关于深化职业教育教学改革全面提高人才培养质量的若干意见》指出：“坚持产教融合、校企合作。推动教育教学改革与产业转型升级衔接配套，加强行业指导、评价和服务，发挥企业重要办学主体作用，推进行业企业参与人才培养全过程，实现校企协同育人。坚持工学结合、知行合一。注重教育与生产劳动、社会实践相结合，突出做中学、做中教，强化教育教学实践性和职业性，促进学以致用、用以促学、学用相长。坚持国际合作、开放创新。在教学标准开发、课程建设、师资培训、学生培养等方面加强国际交流与合作，推动教育教学改革创新，积极参与国际规则制订，提升我国技术技能人才培养的国际竞争力”。还要求学校“活动育人、实践育人、文化育人”等等。

以上这些都表明，在高职院校档案建设中，因为新要求和新业务所产生的大量新档案，才是最能体现职业院校办学特色的东西。但它们从生成到规范，从收集到归类，从组卷到入库，这一系列过程，对这些院校的档案管理者来说，都是巨大的挑战。这就要求他们不断学习档案管理业务知识，深刻领会《高等学校档案管理办法》中的具体规定，指导各档案生成部门完整收集必要的资料、信息、数据，把新档案与“管理办法”的标准要求相结合，科学分类，及时组卷，坚决不再给以后档案管理留下后遗症。

四、新组建的高职院校，更多的将是面对不断新增的档案的管理问题

从一定意义上说，新组建的高职院校原有档案，其管理要相对容易一些。困难更大的是源源不断将要和必须新增的档案。档案管理的核心有三，其一是原有档案的保管，其二是新档案的归集，基三是档案的使用、利用。而档案事业的发展，最重要的是能让档案的入口有一个源源不断的活水规范地流进。对于新单位，要突出做好档案管理的三大核心工作，最基础的便是制定完整的档案管理规章制度。关键是抓好档案的开源工作。针对原有类别中的新增档案尤其是新要求下所生成的新型档案，一定要精心设计，认真谋化，制定有利于这方面档案规范、完整、及时的积累、收集和归整的制度和具体工作指导办法。并考虑在各档案产生的业务部门配备兼职档案管理员，经过专业培训，上岗开展工作，随时按要求收集，照规范归整，定时上交期内所生成的档案，确保新生档案及时统一归集到院校档案馆（室）。

五、新组建的高职院校，从一开始就应深刻认识学校档案管理的生命在于对学校中心工作的服务上。

建设档案管理机构，加强档案管理，归根结底就是为了让档案更好地服务于院校的中心工作，即为学校的教育教学、教研科研、评估总结、愿景规划、创新发展提供自己独特的服务，发挥自己独到的作用。也就是说，档案的生命就在于它的使用和利于。档案使用的越充分，利用的效率越高，档案事业的发展动力就越强。

总之，档案管理是一项系统工程。高职院校应当从自身档案管理的特点出发，充分认识到，档案工作机构是前提，队伍是重点，管理是关键，制度是保障，服务是核心，创新是动力。只有六管齐下，方可取得好的成效。

参考文献：

[1]缪正宇. 浅谈高校档案管理工作〔J〕丽水学院学报. 2007（3） 132页：

[2]孙立霞. 如何加强高校档案管理工作〔J〕商业经济. 2010（7） 114页。

张 琮，女 1972年4月出生，大學本科学历，档案馆员职称，汉中职业技术学院档案室管理员，长期从事档案管理工作和档案管理研究。

档案特点 篇7

对于档案这一涉及面广、业务量大、信息源多的工作中最活跃最能动因素的档案工作者来讲, 当前面临的也必然是一种二难的抉择;一是继续维持长久以来形成的旧的思想观念和按步就班的工作机制;另一则是加强自身素质的培养, 迎接知识经济的高标准要求。前者要求的档案管理仍然局限于旧有的模式, 档案工作难以在新形势下发挥其应有的作用, 最终只能消弱档案工作在单位的作用面成为精减机构的“牺牲品”。后者要求档案人员具有强烈的危机意识和工作责任感, 不仅需要打破思想观念上旧框框的束缚, 还要不断探索出打开档案工作新局面的具体办法, 在自身素质上主动顺应改革发展的需要, 在档案管理上上档次, 在档案信息资源开发利用和为经济建设服务上发挥作用。两相比较, 后者必将成为档案事业发展的大方向。所以充分认识档案工作面临的历史挑战和发展机遇, 增强档案发展的全局观念和责任意识, 以高质量和高水准的工作成绩面对知识经济的到来, 将成为档案事业发展最具紧迫性和现实意义的一项中心任务。在此背景下, 本文着重就档案管理人员的职业素质进行探讨。

1 档案工作的特点

随着科学技术的不断发展, 档案工作呈现出新的特点:档案种类繁多。现代社会实践活动的丰富多彩, 使社会中形成的档案种类更加繁多。例如, 一项国家级的科学成果, 其研究报告或论文可能只有十几或几十页, 而形成的档案, 从研究方案、论证方案、实施计划、原始记录、数据处理、到最终的成果报告及鉴定文件等, 可能就达几十甚至数百份文件;档案载体形式多样化。古代档案的载体形式多种多样, 有甲骨、竹木、石板、锦帛等。造纸术的发明, 使档案的载体形式趋于单一化, 纸张成为主要载体。现代档案载体除纸张外, 出现了新的载体材料, 如磁盘、光盘、磁带、胶片、玻璃膜片、金属蜡版以及各种照片等;档案生存状态多媒体化。古代档案都是实物档案, 纸张的出现使得档案的状态变得单一。现代档案的生存状态则变得多媒体化, 声音、文字、影像和图形等多种状态共同存在;档案管理信息化。档案信息化管理就是档案管理智能化的过程。它包括馆藏数字化、存取自动化、空间虚拟化、利用网络化和资源共享化。这是现代社会档案工作发展的必然趋势, 是时代的呼唤。档案工作的这些新特点, 对于只熟悉传统手工作业和简单服务的档案管理人员来说, 无疑提出了新的挑战, 对他们的职业素质提出了新的、更高的要求。

2 档案管理人员的职业道德要求

档案工作是一项保密性很强的工作。任何涉密档案的失泄密, 都可能给国家或集体造成不同程度的损失。因此, 档案管理人员必须具有坚定的政治方向, 能严守机密, 具有明辨是非的能力。

档案工作是一项服务性很强的工作。无论如何变革, 即使档案馆的工作方式、操作方法都变了, 但以信息服务为己任的工作原则是不可动摇的。在现代技术已渗入档案工作各个领域的今天, 能否拥有丰富的信息资源和为用户提供全、新、快、准的信息服务成为衡量档案馆服务能力和水平的主要标志。因此, 档案管理人员必须具有较强的服务意识。和蔼的态度、亲切的话语、热情的帮助, 会赢得用户的尊敬和信赖, 从而更加关心和支持档案馆的工作。

档案工作还是一项繁琐、细致的工作。这种繁琐细致无不体现在整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案的咨询等各个环节。这就要求档案管理人员还应具备严谨细致的工作作风。

3 档案管理人员的知识要求

如今, 档案管理人员的工作已不再只是收收发发、简单整理、保管档案和提供档案服务的“手工活”, 它具有很强的专业性和技术性。一个合格的档案管理人员应精通“科技档案管理学”、“档案保护学”、“图书情报学”、“目录学”、“图书分类学”及“档案文献编撰学”、“档案法”等档案专业的知识, 掌握档案工作各个环节的技能技巧。

随着办公自动化、文档一体化程度的提高, 电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用, 都将由计算机辅助管理。因此, 档案管理人员应懂得现代化管理的基本知识, 熟练操作微机, 灵活使用档案管理软件, 能够胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作。

在国际交流合作日益频繁并且成为人们生活重要组成部分的今天, 语言工具显得十分重要。不同语种的文献资料随着社会的进一步发展在档案馆中占据的比例越来越大。不懂外语, 很难分析、整理利用资料, 更无法充分利用资源为用户服务, 这就要求档案管理人员应具备相当的外语水平。

档案管理人员还应有广博的科学知识。档案的分类整理, 是以档案的内容形式特征为依据的, 如果看不懂档案的内容就无法准确分类组卷;档案保管需要编写内容说明, 没有一定的语言文字功底, 是很难完成这些材料的编写任务的;另外, 档案管理人员总要书写一些东西给人使用, 如目录、著录、标引等, 因此对书法水平也有一定的要求。

4 档案管理人员的能力要求

随着计算机多媒体技术、网络技术及信息处理技术的发展, 信息情报的服务手段和服务方式发生了重大变化, 这就要求档案管理人员熟练掌握计算机操作, 掌握网络技术的新知识, 具备判断、分析、识别、整序等信息处理能力, 熟练掌握数据库技术、信息检索技术等方面的专业知识, 具备在网络环境下进行信息处理的能力。

在信息化时代, 知识的更新换代是迅速的。档案管理人员应树立继续学习的观念, 锻炼继续学习的能力, 跟随技术进步不断更新自己的知识储备;同时, 档案管理人员在工作中不断培养创新意识和创新能力, 与时俱进, 创造性的把传统档案管理与信息化档案管理技术相结合, 更好地服务社会。

档案管理人员的素质, 决定档案工作的质量。档案人员的素质要求是随着时代的发展而不断变化的。在档案事业蒸蒸日上的今天, 档案管理人员更要勤奋学习, 不断提高自身素质, 为发挥档案在人类社会中的重要作用贡献自己的力量。

摘要：作为社会知识体系重要组成部分的档案工作, 如何面对随时代而衍生出来的新问题, 改进档案工作自身缺乏内动力的弊端, 促进档案工作创新机制的建立, 从而适应信息化、知识化社会的需要, 在推进我国知识经济发展中发挥作用, 无疑成为这一浪潮中档案界必须正视的基本问题。

关键词：档案管理,职业素质

参考文献

[1]胡萍.《档案信息化管理对高素质馆员的要求和培养》.《解放军档案》.2004年第2期

谈档案编纂的价值与特点 篇8

一、档案编纂是一种文化选择性的工作

广义地说, “文化”是指人类社会历史实践过程中所创造的物质财富和精神财富的总合。我们说, 档案编纂是从事文化生产的活动, 这实际上反映着对文化理解的问题, 从这个角度理解文化, 是把文化视为人类精神范畴, 是观念形态的反映, 文化的核心内容是作为精神产品的知识体系, 本文拟从这一角度展开论述。

所谓文化选择是从文化发展、变化、更迭的角度来考察文化的。众所周知, 随着社会物质生产的变化, 社会总是不断发展变化的, 而与之相适应的文化, 诸如知识、信仰、艺术、道德、法律、习俗和习惯等也是在不断发展变化的。一方面, 每个社会都会从前代接受大量的文化遗产, 同时自己也在创造着大量的新的文化信息, 并且吸收着相当数量的外来文化信息, 另一方面, 历代社会文化积累越来越多, 而人的生命和精力有限, 不可能也没有必要无选择地吸收全部人类文化遗产, 因此必须及时对已有的文化信息不断地进行扬弃, 剔除那些陈旧的、不符合时代精神的文化, 选择那些适应社会发展需求的文此, 因此, 文化对社会的适应性在大多数情况下并不是自发形成的, 而是人们有意识选择的结果, 文化选择过程, 就是人们有意识地使文化适应社会需要的过程。概括地说文化选择就是社会主体根据社会发展需要不断地在多种文化模式中选择和建立新的文化体系的过程。综观人类社会发展史, 文化选择是不断进行的。我们今天所进行的精神文明建设, 就是在马克思主义指导下, 对社会文化进行再选择的过程。

档案编纂工作实质上是种文化选择活动。这是基于档案是一种文化, 档案是一切文化之源这一认识为基本出发点的。档案编纂的突出功能在于对档案信息的选择、搜集、加工和整理, 通过对档案信息资源的有效开发和整合, 针对市场显现和潜在要求, 将档案信息资源转化为社会需要的文化产品。其文化选择的目的旨在选择和创造一种文化体系。自古我国档案编纂就有文化选择的传统。孔子编修“六经”就是选择的结果, 他用一万字记载240年的历史, 文字甚简, 足见其编纂选择的工夫。孔子依据档案文献编成的“六经”作为教科书来宣扬儒家的思想和主张的, 它的广泛传播不但形成了我国春秋时期蔚为大观的社会文化, 而且为中华文化留下了不可磨灭的儒家思想烙印。档案编纂文化选择主要表现在档案信息产品的生产和创造过程中。在这一过程中, 无论是选题的确定还是档案文献编纂的选材、加工过程, 编纂者始终是一种文化认识的主体, 是在有选择地同档案形成者共同创造发展的一种新文化, 只有当档案文化价值信息符合人的心理生物机制及整个社会机制需要时, 人和社会才能利用这种文化信息。由于各类传播手段在内容、媒介、对象、效果等方面的不同, 编纂者需要对原有档案文献加以组织和完善, 使人类实践与认识的创造物符合一定的要求和规范, 进入社会传播网络。使之成为社会文化体系的组成部分。这种创造性思维贯穿在每一本汇编的选题、加工、编排乃至每一份编纂资料的构架设计中。因此, 编纂什么的本身就体现着文化选择, 是在为社会选择它所需要的文化。我们今天从事档案编纂工作, 面对大量的档案文献, 我们不可能也没有必要把全部的档案文献都进行编辑, 而应该按照时代的要求和建设社会主义现代化大文化的需要, 精心选择那些社会需要的档案信息编纂成产品, 加入到社会主义新文化建设中去。

二、档案编纂文化选择的价值

1. 控制档案信息传播的质量。

档案编纂工作是传播档案信息的活动, 但它绝对不是简单地、机械地对档案信息的转移, 由于档案编纂工作者享有档案编纂物的具体选题、加工、编排、出版等特殊职能, 承担着对大众传播文化的媒介工作, 必须遵循一定的原则对档案文献进行选择、加工、考订、编排等一系列程序化的处理, 使档案编纂文化选择的过程和结果适应社会需求。首先, 文化的选择不能脱离政治需要, 文化是满足政治需要和实现政治目的的基本要素, 档案编纂的基本任务之一就是为政治决策活动提供参考依据, 因此, 编纂者必然要承担着相应的政治责任, 把握正确的政治方向, 在现阶段, 党的“三个代表”重要思想是衡量编纂选择文化的是与非、利与不利的主要标准。其次, 档案编纂工作中所作的考订、加工等择优汰劣、去伪存真的工作是控制档案信息质量, 对其进入传播信息网络起着筛选、质量把关的作用, 保证档案信息的可靠性与可据性, 从而使受众能正确地理解与吸收档案信息。

2. 缔构未有社会文化。

所谓缔构, 从字面上解释就是结合构造。那么, 文化缔构是指编辑者将个别的、分散的、独特的精神创造物, 经过创造性的智力再加工重新组成新的精神文化产品。文化的生命在于传播, 档案编纂出版的过程是使档案信息中所蕴含的精神成果得以远播的过程, 它是以众多的档案文献为基础, 经过编纂者的选择加工、序化、重构的智力化处理, 创构未有社会文化的活动。其“编纂成果是具有创造性价值的作品, 主要体现在编纂题目的创意, 编纂体例的创意, 对相关档案信息鉴别、分析、筛选、解释、组织、综合、评介方面的创意及判断、处理能力, 编纂作品整体效果及目的的实现。”编篆的过程既是对已有档案文献的择优劣汰, 同时又是选择缔构未有文化的过程。编纂对未有社会文化的开创, 不仅仅指未有编纂选题的创意上, 也包括对已有档案文献的重新选择、编排、组构, 诞生出具有不同于或大于原来价值和功能的新文化工程。编纂者通过对档案信息的敏锐捕捉、精心发掘、正确评判, 以及在科学预测、文化发展走向的基础上选择档案信息, 并对其进行新的组合。例如, 以揭示档案信息精华为主的文摘、以揭示科学技术或某一社会问题的现状与走向为特色的综述、专题调研报告等都属于这种类型。通过不同类型的编纂使档案编纂成果的内容和形式更加丰富和完美。

3. 整序精化档案信息流。

档案文献数量浩大, 而且每年呈现出递增的态势, 远远超过了人们的接受能力, 使受众使用的档案信息在信息总量中的比重越来越小。为了克服这一矛盾, 档案编纂者凭借其丰富的学识和经验, 围绕一定的选题, 从浩若烟海的档案文献中发掘有用的档案信息, 经过加工、整序、精化编纂成文化产品进入传播网络, 使之在更大空间、更长时间得到传播。如按照一定的专题, 在基本保持原貌的基础上对单位档案材料进行复制、注释、编排并将其汇编成册的一次加工, 如重要文献汇编、政策法令汇编、图册、照片集等;按照一定的专题将单位档案信息进行压缩或提取, 组合成汇编的二次加工, 如科技成果简介、统计数据汇编、专题汇编、大事记、组织沿革等;按照一定专题、体例对单位档案信息进行分听、综合而编写的一种新的系统性资料的3次加工, 如专业手册、年鉴等, 上述实际上是根据社会需求对档案内容进行有系统的、有条理的整序, 通过多种类型的编纂, 可以让受众不必费力或少费力地从浩瀚的档案文献中寻找到所需的档案信息。

三、档案编纂文化选择的特点

1. 选择主体的社会性。

这里所说的主体是指从事档案编纂工作的实践者, 从其内涵看, 是在编纂实践活动中有自主性、创造性、能动性的人;从其外延讲, 编纂主体包括所有规划、设计、组织文化生产以及鉴别、选择、优化文化成果为手段, 以传播和积累、发展精神文化为目的, 而在档案文献和受众之间进行社会文化实践活动的人。相对参与文化活动中的读者、作者个体而言, 档案编纂不是代表自己, 而代表着是社会, 是以受众的代表者的资格参与档案文献信息的选择活动的, 从这个意义上说编纂者享有社会文化选择的裁判权。因此, 在对档案文献信息的取舍过程中, 选择主体不能以个体价值观作为取舍档案信息的依据, 亦不能无原则地迎合某一种思潮或迁就某种欣赏倾向和心理, 而必须以社会发展的要求、文化自身发展的规律乃至受众获取原生档案信息的难易度等社会认可的价值来决定对档案信息的取舍。因而, 强调选择主体的社会性, 有助于避免选择主体在选择中因主观因素而导致的失误。

2. 选择主体的从属性。

从属是相对于主体而言的。档案编纂选择首先从属于社会集团利益, 这个集团泛指政党、阶级、民族、国家。在阶级社会里, 档案编纂选择的阶级性尤为突出, 首先它要服从于统治阶级的意志, 为统治阶级总结历史现实经验。其次, 它从属于广大的受众, 体现在为受众服务是编纂选择的宗旨和目的上。“读者是出版物的衣食父母”, 这种比喻虽未必准确, 但的确反映了编纂选择从属读者的一面。社会需要是档案编纂安身立命的基础, 一个文化产品, 如果脱离了实际, 脱离了市场, 不被广大群众所接受, 它就丧失了存在的基础。那么档案编纂工作的客观社会需要性表现在哪里?就是适应相关的现时需要。只有适应相关的现实需要, 档案编纂工作才能兴盛和繁荣。传统的原汁原味的编纂形式固然能满足部分读者需要, 但却不能适应一般公众的阅读特点和兴趣, 从而限制了档案编纂成果在更广泛的范围传播。受众从来不是出版物的被动接受者, 他们实际上是最主动的评判者。编纂产品与质量的优劣成败, 从根本上说是由受众来检验和评定的。因此, 编纂者只有主动出击, 深入社会实践, 研究受众的需求, 才能提高传播质量。

3. 选择主体的唯我性。

人们对于一种文化信息的认识, 往往习惯于根据自己的经验、好恶、理解界定这种文化信息的价值相意义。而且科学理论也有一种和“心理定向”相类似的效应, 这就是影响科学家从科学文献中的有关材料怍出自己的选择。在进行基础研究的科学家中间, 范式 (可认为是对许多研究领域所用的一种看法和说明事件的方式) 产生强烈的心理定向。鲁迅说过, 同是《红楼梦》, “经济学家看见的《易》, 道学家看见淫, 才子看见缠绵, 革命家看见排满, 谎言家看见宫闱秘事。”作为读者的这种“心理定向”和“范式”, 档案编纂者也概莫能外, 在对待文化选择上固然不应该受这种“定向”的影响, 但实际上编纂者在选择某一档案文献信息时, 不可避免地受到主观意识的影响, 他所持有的世界观、思想意识必然对其研究内容产生作用。尽管在编纂过程中一再强调选材的基本原则, 但总是不同程度上、或多或少地挤进自己的是非好恶等价值观念, 这些观念有时就是他自己对该条档案信息价值和意义如何的评价, 因此, 由于价值观的差异和学识水平的高低, 有些珍贵档案被不恰当地剔除也就不足为奇了。因而编纂主体选择的这种唯我性是要加以避免, 限制到最低程度。

4. 选择客体的时效性。

任何事物随着时间的推移, 都会发生量的变化乃至质的变异, 档案信息亦不例外。档案信息价值及其大小也与时间密切相关, 在恰当的时机选出就有价值, 错过时机就没有价值, 或者说在恰当的时机有大的价值, 错过时机只有部分价值, 尤其是档案文献中的科技信息、经济信息、决策信息和社会动态信息的价值及其社会效应与时间的关系更为密切。此外, 受众对档案信息的需求特点亦会随着时间的推移发生变化。如受众的喜好、欲望、需求、风尚、习惯等, 都会随着时间的推移发生或多或少、或大或小的变化, 因而档案编纂选择的适时、有效与否直接影响档案文化产品原有价值的社会效果。目前, 一些档案部门编辑出版的《档案文摘》就以其内容精练、选材灵活、现实性突出见长而为社会所接受。所以, 编纂选择的时效性通常与档案信息的性质和用户的需要密切相关, 因而选择适时与否直接左右档案的价值及其社会效应能否实现。

5. 选择层次的多样性。

档案文献信息丰富多彩, 受众对档案信息的需求受特定的专业、科研任务、学习爱好等影响而呈现出不同的需求层次。因此, 档案编纂的层次性是受众信息需求复杂趋势的必然要求。从内容范围看, 档案编纂选择可分为一般性选择和专门性选择。前者指以原生文献信息为对象的选择, 后者指以档案信息中的有关主题、数据、事实、引文或图表等为对象的选择。从档案编纂物类型看, 可分为服务型、智能型和再创型。为了达到有效的传播, 档案编纂必须要根据不同受传者的不同需要, 在编纂的手段、方式方法和内容上采取区分原则, 育针对性开展编纂活动。显然, 档案编纂物的类型越丰富, 就越能开发档案文献的内在信息及其价值。档案编纂必须适应多层次的文化需求, 即不能一味强调原汁原味, 只注意满足学术研究者利用档案信息的文化选择, 也不能只顾及成年人文化需要而忽视少年文化选择。而应根据国民的文化素质层次状况和社会文化发展的战略, 按照不同要求和标准, 编纂满足不同层次的档案信息成果, 以供社会相应文化层次受众的吸收和利用。

6. 选择基点的实用性。

档案编纂成果价值的实现在于利用, 而利用的程度则首先取决于所选择的档案信息是否实用。如编纂成果能否在领导决策中发挥重要的参考作用、能否在社会主义现代化建设中发挥重要的服务作用等。档案编纂价值及其社会效应只有通过满足受众的某种社会活动需要才能显现。特别是在知识经济环境下, 更应积极顺应时代的需要, 充分发挥档案编纂成果传播知识、进行社会教育、推动学术研究、为社会文明发展提供重要参考依据等诸多现实性作用。由于受众对档案信息的接受不是被动的, 档案编纂成果的实效最终要由受众来检验和评判, 如果编纂的产品在市场上不受欢迎, 没有销路, 自身的价值也就无法实现。因此, 强调档案信息选择的实用性也是受众的基本要求。

我国古代档案库特点评析 篇9

一、我国古代档案库的设置概况

1. 先秦时期的档案库。

据考古发现, 商代的甲骨档案均保存于用于占卜的宗庙地区建立的窖穴。这显然符合商代神权至上的时代特征, 而“发现甲骨的地方, 显然是当年储藏卜辞的库房, 也就是史官的档案库。”西周收藏档案的机构根据《周礼》记载, 称天府。它是西周的中央档案库, “国之大法典其正本咸藏之”。此外, 西周王朝的重要档案不但要“登于天府”, 而且被严密地保存在金匮之中, 开启金匮则要举行隆重的仪式。我国“石室金匮”保管档案的传统亦始于此。春秋战国时期, 由于社会动荡, 各诸侯国的档案工作及档案库的建设均未取得新的突破。

2. 秦汉时期的档案库。

秦代的档案库一般称之为藏府、书府。受秦代“以法治国”政策的影响, 秦代的档案库中收藏的档案大多数为律法档案。汉代档案工作又有了新的发展, 档案库的建设也达到了一个新高度。两汉的统治者在皇宫内外建立了许多专门保管档案的档案库, 如石渠阁、兰台、东观等。石渠阁的修建是为了收藏刘邦军进咸阳后萧何收集的秦代图籍档案。兰台是汉代中央典籍库, 它的典藏十分丰富, 包括皇帝诏令、臣僚奏章、国家重要律令、地图和郡县记簿等。东观是东汉王朝收贮档案典籍的处所, 其所藏有历朝注记、诏令章奏、尚书所掌档案以及功臣功状和前朝旧典籍档案等。此外, 汉王朝保藏档案典籍的处所还有麒麟阁、天禄阁、石室、宣明、鸿都等, 这些都可以看作是汉王朝的中央档案库。

3. 唐宋时期的档案库。

唐代档案库最显著的特点就是专门化。发轫于唐代的甲库可以说是我国历史上第一个专门档案库, 它是随铨选制度的兴起而出现的、专门保管封建官员人事档案的档案库。甲库在唐王朝的三省机构下均有设置, 同时设有甲库令史, 专门负责甲库的管理, 并要求“采择一公清勤干”, “冀事得精详”的人员担任。宋代由于中央集权的空前强化, 使得皇帝档案库的数量激增。据《宋史·职官志》记载, 两宋时期共建立了龙图阁、天章阁、宝文阁等11个皇帝档案典籍库。此外, 架阁库的出现及其在中央和地方的普遍设置是宋代档案库发展的又一特点。作为强化中央集权的产物, 架阁库一直沿用至清代。

4. 明清时期的档案库。

王朝中央档案库的兴盛是这一历史时期档案库发展的主要特点和标志。皇史宬就是明代皇家档案库的典型代表。除此之外, 中央档案库还有其他名称和形态, 如大本堂、后湖黄册库、文渊阁库楼、古今通籍库等。同时, 明代地方档案库的数量也较前代有所增加, 主要有案牍库、案册库、册籍库、造册库、贮册库等。清朝最重要的档案库即是内阁大库。它作为清中央最重要的档案库, 保管着内阁和宫廷重要的档案文献, 主要包括官修的实录、圣训、玉蝶、会典等书籍的稿本和因修史而征集的档案材料, 还有内阁各机关日行公事的档案稿件, 以及从盛京移来的满文老档、满文木牌等入关前的旧档。

二、我国古代档案库的特点

1. 垄断性与封闭性。

古代各王朝都把档案看作是国之重器, 对其严加保密, 私人不经允许是无法接近的。档案库作为保藏这些重要档案的处所, 势必被建立它的帝王所牢牢把握与垄断。为了保证这些重要档案的安全, 古代档案库通常戒备森严, 寻常百姓甚至是普通官员都是难以接近的, 以致清代内阁大库档案“九卿翰林部员, 有终身不得窥见一字者”。此外, 档案库建造的特殊位置也体现了其封闭性的特点。我国古代档案库的建造位置大体分为两种:一是置于宫中, 如汉代的兰台、东观, 宋代的龙图阁, 秦代更是将律法档案藏于殿中的中央禁室之内;二是建于地理环境复杂的幽闭之处, 明代的后湖黄册库就是这种类型的集中代表。据《后湖志》记载, 南京后湖黄册库不许一般人入内, 过湖船只和库房钥匙由南京大内太监掌管, 开船开库均有固定日期, 故“湖曰禁湖, 地曰禁地, 例必曰禁例, 而船必曰禁船, 以致樵采渔牧之有罚, 巡视守护之人, 擅越湖者必以重治”。可以说, 古代档案库的特殊之功用使得其必然具有垄断性与封闭性的特点。

2. 依附性与等级性。

古代档案库作为皇家的御用机构始终被王室所把持和垄断, 它们主要是为皇权政治服务的, 这就决定了古代档案库势必会依附于建立和使用它的国家政权, 未能独立。档案库在封建社会“尊卑有序”观念的影响下, 拥有着等级森严的查阅制度。纵观整个古代社会, 档案库中的档案除了帝王以及那些利用档案编纂史书的史官, 私人是不允许查阅的, 违者必有重罚。唐代政府规定:“诸漏泄大事应密者, 绞”;《庆元条法事类》中也有对私人利用档案处罚的明确规定:“诸私有天象器物、天文图书、……或私传习者, 各流三千里, 虽不全成, 堪行用者, 减叁等, 不堪行用者, 又减三等”;元代更是明确规定, 官府衙门的公文不准私人查阅, 即使像实录、国史这类经过官方编纂的史料, 也被视为密件, 不得查看泄露;到了清朝康熙、乾隆年间, 这种等级制度愈演愈烈, 装有重要档案的拆匣甚至安装有“西洋锁”, “仅由皇帝、呈奏者各持一把钥匙, 他人一概不得打开”。

3. 功能的多样性。

档案是知识和信息的总汇, 档案库作为保存这些知识和信息的宝库, 理所应当地成为了文化学术活动和学者荟萃之地。早在西周时期, 史官就开始利用档案库中所藏典籍教育贵族子弟, 史官即是最早的老师, 档案库可以看作是当时的最高学府。这一现象也体现了封建社会“学在官府”的教育特征。到了汉代, 这种在档案库中进行文化交流、学术研究的活动发展的更加繁荣。有司马相如、东方朔、御史倪宽、太常孔臧等名儒学者、公卿大臣利用石渠阁中所藏典籍研究文学经义, 探辩异同的;也有一批著名学者利用在兰台管理档案的职务之便, 典校秘书, 撰写史书的, 史学巨著《汉书》就是班固在任兰台令史期间完成的。东观作为东汉王朝档案典籍收贮最集中的处所, 也吸引了许多闻名当时的学者, 曹褒、孔僖、马融、高彪等常在此撰史、校书。汉和帝还屡次到东观“览书林, 阅篇籍”, 并“博选术艺之士以充其官”。可以说, 古代档案库的建立和发展, 不仅保存了大量的档案财富, 扩大了档案典籍的影响, 促进了档案典籍的传播和利用, 也为人类社会进行精神再生产提供了重要素材。

4. 库藏对象的综合性。

库藏对象的综合性从某种程度上说是由古代档案库的综合性决定的。虽然我国历史上也曾出现过唐代的甲库、明代的后湖黄册库这种专门档案库, 但不可否认的是, 历代王朝多数的档案库都是一种综合性的中央档案机构。就库藏对象的种类而言, 其内容涉及封建政权的政治、军事、经济、文化等方方面面的内容, 如记载全国各地人口的户籍档案, 记载全国各地山川境土的舆图档案以及国家重要的律令、盟书等;就库藏对象的性质而言, 由于我国汉代以前档案库和图书库的界限不甚明显, 再加上当时的社会活动比较简单, 也没有对档案、图书分开管理加以要求, 使得古代档案库不仅承担着保藏档案史料的责任, 图书典籍也被保存其中, 如汉代的石渠阁、兰台、东观、麒麟阁、天禄阁等, 它们不仅是汉王朝的中央档案库, 又是皇家藏书阁。

5. 库藏来源的固定性。

古代档案库的御用性使得其收藏、保管的档案类型相对固定, 档案库一般仅收集与封建政权密切相关的档案。从殷商窖穴中存贮的甲骨档案, 到唐代甲库保管的甲历, 再到明代后湖黄册库保管的赋役档案, 还有历代王朝中央档案库普遍收藏的诏令、注记、章奏、舆图、功书以及记录王室世系的谱牒等重要档案无一不是统治阶级在政务活动中形成的, 并且事关封建王朝的政治、军事、国计民生等国家重要事项。

三、我国古代档案库特点的成因

1. 集权专制统治的源远流长。

公元前221年, 秦统一六国。此后, 中央集权制度就被秦始皇推向了全国。以后历代王朝均沿袭此制度, 使它成为了封建社会不可替代的传统, 这也使得包括档案库工作在内的事关封建统治在内的国家各项事务无一不被打上了专制集权的烙印。

2. 封建文化观念的根深蒂固。

首先, 封建文化传统的内倾性特征, 使得古代档案库成为了一个封闭的禁区。这种“以藏为主, 秘而不宣”的档案库思想影响至今;其次, 封建文化的政治化倾向强化了档案作为封建帝王统治工具的功能, 使得档案库保管的档案的种类相对固定, 仅限于有关钱粮户籍的赋役档案、帝王言行和以帝王为中心的重大朝政活动的记注档案以及维护统治秩序的刑狱诉讼档案等与封建政治相关的三大类。

3. 社会分工的不健全和档案工作发展的不完善。

我国古代社会处于人类早期社会分工阶段, 以自给自足的自然经济为主体, 生产力发展水平不高, 再加上古代档案工作本身发展的不完善, 使得档案工作并未在当时发展成为一项独立的科学文化事业。档案库工作作为档案工作的一部分, 也脱离不了被统治阶级掌控和垄断的命运, 成为了他们的统治工具, 始终为他们的利益服务。这就使得古代档案库不免被染上了一层政治色彩。

尽管古代档案库的御用性特点使其并没有对当时社会产生多少积极影响, 但它对后世档案工作乃至档案事业的价值却是无穷的。古代档案库的管理制度以及档案库的设置规划对档案工作的开展和现代档案馆的建设都提供了有益的参考和借鉴, 从这一意义上来讲, 我们应该肯定古代档案库在档案史中的地位。

摘要：研究古代档案库的发展演变, 有助于我们洞察历史, 认清现实, 并在肯定古代档案库的历史地位和价值的基础上, 知古而创新, 促进现代科学技术条件下档案馆工作的新发展。本文从我国古代档案库的设置概况、特点以及成因三个方面, 就我国古代档案库加以评析。

关键词：古代,档案库,特点,评析

参考文献

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[8]. (宋) 范晔.后汉书·和帝纪[M].中华书局, 2007

清代河南巡抚衙门档案的特点 篇10

一、清代河南巡抚衙门公文档案的类型

现存的清代河南巡抚衙门档案，多属于专案汇编档案，它以问题或事件为纲，把有关的札咨、谕旨和奏折，按年、月、日顺序汇编成册。清代河南巡抚衙门档案主要是河工档案和平捻档案，其中平捻档案所占比重很大，百分之八十以上的档案与捻军有关。这些平捻档案不仅为《捻军史料丛刊》和《捻军资料丛刊征引书目》所未载，而且档案中许多咨文、札件、禀文和关文的内容在其他档案资料和文献资料中都是难以见到的，因而这类档案的史料价值更大，是研究咸丰、同治年间捻军在河南活动情况以及清军对其镇压情况的重要资料。清代河南巡抚衙门的河工档案含有乾隆、咸丰、同治三朝的河工资料，对研究乾隆、咸丰和同治年间黄河中下游地区的治河和灾赈具有很高的史料价值。

清代河南巡抚衙门档案中的札咨多是花稿，即一稿多用的文稿。凡同一内容的文件，如有两个以上受文者，撰稿时只写一个稿本，正文部分共享，不同受文者分别用细字列出。根据受文者地位、职权不同而须变换的词句，也相应用细字分别列出。共享的正文占单行，细字在行间双行或多行并列。与同一事情有关的所有札件要共用一稿，与同一事情有关的所有咨文也共用一稿，与同一事情有关的所有札、咨还共用一稿。花稿札件的受文者少则一人，多则七八人。花稿咨文的受文者少则一人，多则一二十人。花稿札咨在文末或文首开列出了所有受文官员，这不仅有利于全面了解清代地方政务的办理情况，而且有利于了解清代巡抚衙门的运行机制。

清代河南巡抚衙门档案以花稿札咨为主。这些札咨的内容以转发奏折、奏片和上谕为主，折、片和上谕基本以札咨附件的形式存在。因此，清代河南巡抚衙门的花稿公文一般由三部分组成，即札、咨、附录折片，或札、咨、附录上谕。从这些公文档案的组成可以看出，清代河南巡抚衙门政务由决策到施行的过程，一般经历了以下几个环节：一是河南巡抚在上奏后即把奏折札行下级官员，并移咨平级官员；二是皇帝收到奏折后，将硃批的奏折用廷寄的形式发给河南巡抚，或把圣谕经内阁公开发布；三是河南巡抚再把抄录的硃批上谕札行下级官员，并移咨平级官员。因此，这些花稿公文档案把与同一事件有关的札咨、奏折、上谕收录在一起，非常全面、完整地反映了地方政务从决策到施行的过程，便于我们了解有关历史事件的整个发展过程，其对清史研究的史料价值是其他档案资料和文献资料所无法取代的。

二、清代河南巡抚衙门公文档案的版本

清代河南巡抚衙门档案所涉及的公文的版本主要有三种类型:一是正本。这主要是清代河南巡抚收到的咨文、禀文、申文和关文。二是抄本。清代河南巡抚衙门档案中的抄本文书，主要是上谕。三是稿本。转发上谕、奏折和奏片的札咨都是稿本。札咨转发的奏折和奏片也是稿本。奏稿不是花稿，而札咨几乎都是花稿。在清代河南巡抚衙门档案中，正本公文和抄本公文很少，稿本公文的数量很大，约90%的档案属于稿本公文。

清代河南巡抚衙门档案的花稿公文除一稿多用，还普遍使用省略语。花稿公文大多由札件、咨文和附件构成一组档案。札件一般写在前面，札件后的咨文多省去具体事由，用小字“云前”、“同前”、“云前稿”替代札件中提到的内容，用小字“云禀”替代前面提到的禀文，用小字“云申文”替代前面提到的申文，用小字“云咨”替代前面提到的咨文，以避免不必要的抄录。在咨文结尾的受文对象之前，常见“-咨”。“-”是“右”字的省略语，“-咨”誊正时需改为“右咨”。另外，花稿公文中还有大量提示誊正时须注意的修改符号和强调符号。比如，“﹨”表示其标明的文字是添加的；“∧∨”表示删除对尖括号内的一段文字；如删除的文字不多，则用符号“○”表示删除的文字；省略语旁的“○”，则表示誊正时须填写省略的内容；“∫”表示颠倒文字次序；“—”表示其标明的文字属于地名或人名；“△”一般标在有附件的公文及受文者的右下角，以引起誊写人员的注意；“√”表示行文结束，以防添补。大量使用省略符号、修改符号和强调符号，以及前面提到的一稿多用，说明这些花稿公文属于稿本，而更多资料说明这些花稿公文是定稿公文。

清代河南巡抚衙门档案的札咨之后，一般有成文时间。札咨的成文时间一般在上奏或收到上谕的当天或次日。部分公文还加盖有文到日期、发房日期、送稿日期和签发日期戳记。一般送稿日期比成文日期早一天，说明送稿日期要比成文日期早。既有发房日期又有送稿日期的档案显示，送稿日期和发房日期一般是同一天。这些花稿公文一般都有承办单位和承办人员。承办单位主要是军务局、兵房、工房、刑房和吏房。承办单位并没有绝对的业务分工。比如，关于河工的公文并非只由工房承办，也有军务局承办的例子。刑房并非只承担关于司法的公文，也承办关于政务和军务的公文。承办单位一般是一个，但也有两个的。承办人员一到三人不等，甚至同一承办单位的承办人员就有三人。绝大多数公文既注明承办单位，又注明承办人员，只有个别公文只有承办单位，而没有承办人员。在花稿公文中，雅章的使用非常普遍。在承办人员或承办单位上面，一般盖有雅章，如“敬事慎言”、“镜湖明月”、“公生明”、“敬其所事”、“行”、“愿学”、“磨盾”等。由于存在不同承办人员上面加盖同一雅章的现象，因而这些雅章不是承办人员的雅章，而应是幕友的雅章。河南巡抚的“行”“划”标记之下也盖有河南巡抚的雅章。比如，河南巡抚英桂的“行”“划”标记下面盖的是名为“慎思之”的雅章。另外, 正本公文的附件与主件的衔接处，一般盖有发文衙门的关防。稿本公文的附件与主件的衔接处，并不加盖发文衙门的关防。但不论是稿本公文还是正本公文，折面与折面的接缝处，一般加盖有河南巡抚衙门的骑缝关防。花稿公文档案的承办人员之下一般是宪批，宪批之下的后衔是河南巡抚，后衔之后是河南巡抚的“行”“划”标记。在“行”“划”标记下，一般有监印官的衔名条记。在巡抚画行及用印之后，监印官核对无误，于后衔河南巡抚下面，加盖监印官衔名条记，以示文稿真确。另外少数奏折、上谕前，也有监印官衔名条记。

清代河南巡抚衙门档案中的花稿公文具有文书承办者、后衔、宪批、成文日期、雅章、“行”“划”标记、巡抚衙门关防及监印官衔名条记，这符合签发公文的条件。按照清代办文通例，这类文稿在正本发出后便归卷保存。因而花稿河南巡抚衙门档案属于经河南巡抚审核，可誊正外发的定稿。

三、档案中的浮签、眉批和公文投递方式

清代河南巡抚衙门档案中有大量浮签。浮签的字数多少不等。附签一般没有雅章，但字数较多、内容重要的浮签，有的盖有雅章。比如在吴昌寿为具奏南北两路捻军旋扰豫边一折行军需局的札件中，粘附钤有“磨盾”雅章的浮签。档案中的一些公文还有眉批。

清代河南巡抚衙门档案中的浮签和眉批多是对公文处理情况的说明。比如，在吴昌寿具奏豫省两路官军击贼获胜现饬各军进剿一折中, 粘附有浮签：“此次所奏，奉来廷寄。与刑房同稿。抄过。”在吴昌寿为具奏豫军攻克廖楼、龚李庄贼寨等折片奉上谕事行粮台的札件中, 粘附有浮签：“此件发过签了”。在英桂为具奏遵保怀庆府、许州守城出力人员一折移兵部的咨文中，粘附有浮签：“查外省军营保奏人员，均系奉到谕旨咨送。此次奏保外省人员，可否俟奉旨后再行咨照，并咨两镇禀请鉴核。照圈办。”吴昌寿为具奏豫军节次进剿屡获胜仗等折片奉上谕事移曾国藩的咨文，粘附有浮签：“昨日奉到廷寄一道，应分咨富副都统森保、托副都统伦布查照。该房即日缮成送核。发房。”吴昌寿为许州各营均归马军门节制移马德昭的咨文，有眉批：“禀请将全军单发下，以便缮发。即照札饬李世玉等五员。开单粘送。”由于浮签和眉批多是对公文处理情况的说明，因而清代河南巡抚衙门档案中的浮签对于研究清代的文书制度，具有重要的史料价值。

清代河南巡抚衙门档案中的浮签不少是对公文收文对象的补充说明。吴昌寿为咨请陈国瑞率部前往陈州剿办发捻事行张翼长的札件，有眉批：“行营务处、军需局知照。”英桂为附奏请敕吉林、黑龙江将军挑选余丁来营调遣一片移该两将军的咨文，粘附有浮签:“吉林黑龙江不行。”英桂为附奏请敕双庆等来营调遣一片移步军统领等人的咨文，粘附有浮签：“奉到朱批再咨。”吴昌寿为奏请将参后已完欠解裁扣银两之知县开复顶戴一折移吏、户二部的咨文，粘附有浮签:“部咨另发”。英桂为附奏信阳防兵实属无可抽拨一片移西凌阿的咨文，粘附有浮签：“俟奉到批回，一并咨送。”由于这些浮签和眉批是对公文收文对象的补充说明，因而其对研究清代巡抚衙门的行政运行机制也极具史料价值。

清代河南巡抚衙门档案中的附签有的是对公文内容的解释或补充。比如，吴昌寿附奏请将候补知县吴昭坤及候选知县孙邦治革职一片，粘附有浮签：“尾空留一字，应由大营查填。”吴昌寿为具奏南北两路贼踪旋扰豫边一折行军需局的札件，粘附有浮签：“张翼长札稿内，须写明会同宋镇并移知善副都统一体查照。”李僡为奉旨裁汰所属各营空名钱粮事行布政司的札件，粘附有浮签:“即添叙移咨两镇标下各营。稿呈。”这些浮签是对公文正文内容的重要补充，其史料价值丝毫不亚于公文的正文。

清代河南巡抚衙门档案中部分札咨还清楚地注明了投递方式。比如潘铎为奏报钦差大臣带领官兵过境日期一折移直隶总督的咨文，粘附有浮签:“部交塘发。”吴昌寿为前调马兵无庸来营事行南阳镇的札件，注明用“四百里飞递”。吴昌寿给发千总蒋尚均等人的奖札，注明“封入张翼长札内转发”。吴昌寿为请分兵来豫追剿发捻事移曾国藩的咨文，注明用“六百里排单，外椷并发”。吴昌寿为将前调南阳镇马步兵一并撤回事行都司白庆云的札件，注明“用六百里，在襄城一带沿路探投”。吴昌寿为请率部前往陈州剿办发捻事移陈国瑞的咨文，注明“送营务处派弁，外椷并发”。吴昌寿为催饬刘军门速赴陈郡助剿事移曾国藩的咨文，注明是“六百里插羽”。诸如此类的内容，对于研究清代驿站制度具有重要的史料价值。

总之，清代河南巡抚衙门档案属于专案汇编档案，其中花稿公文属于定稿公文，因而其中有大量的浮签、眉批，并注明了公文投递方式。浮签、眉批与公文正文一样，不仅对研究清代的河工和捻军起义具有重要史料价值，而且对研究清代的文书制度和行政运行机制也极具史料价值。

摘要：本文讨论了清代河南巡抚衙门公文档案的类型、版本以及档案中的浮签、眉批和公文投递方式。这些档案不仅对研究清代的河工和捻军起义具有重要的史料价值, 而且对研究清代巡抚衙门的文书制度和行政运行机制也极具史料价值。

浅议教学档案管理工作及特点 篇11

一、教学档案新特点

1、多学科性。教学档案内容包括社会科学、自然科学和边缘科学。随着科学技术的飞速发展，各学科的交叉整合，课程设置的日益增多，教学档案内容的多学科属性将会更加明显。

2、分散性。教学档案的来源是分散的，有的来自上级主管部门的材料；有的来自本校教学行政管理部门的材料；有的来自教材或教师的讲义、辅导材料等；有的来自学生的优秀毕业论文、毕业设计、实验报告等。

3、多样性。教学档案的载体是多种多样的，主要以纸张为载体，同时还有照片、图表、录像带、录音带、幻灯片、奖杯、奖旗以及某些有价值的实物、标本等。它形象地反映了教学过程，是教学中必不可少的参考资料，是重要的档案信息源。

4、层次性。随着教育体制的改革，学校打破了原有教学层次单一的模式，发展成为多层次教育。每一层次的教学活动产生相应层次的教学档案，学校教学档案的层次是非常鲜明的。

5、周期性和成套性。学校的整个教育过程都有着固定的程序和模式，其教学活动是周期性的，培养一届学生的整个过程就是一个周期。教学周期的时间是由不同层次的教育学制决定的，这就决定了整个教学档案的周期性。在此周期内也必然要建立完整系统的档案系统，也就决定了学校校档案的成套性。

二、管理机制和办法

1、领导重视档案管理工作是搞好学校档案工作的关键

档案管理作为学校工作的重要组成部分，应得到校领导的高度重视。1999年我校自成立以来，在建校初期较少的几个科室中就设立了档案室，负责整个学校档案管理工作，并成立学校档案工作领导小组，校长任组长，明确了档案员的职责，形成了档案管理网络，将档案管理工作纳入了规化、科学化的轨道。每年年初学校将档案管理工作作为一项内容，明确责任，明确目标，实行量化管理。

2、建立健全档案管理各项规章制度是做好学校档案管理的保障

学校为使档案管理工作制度化，在贯彻执行《档案法》、《河南省档案管理条例》的基础上，应建立健全各种文件材料的立卷、整理、归档、统计、利用等一系列规章制度和管理办法，并制定《档案资料保管制度》、《档案保密制度》、《档案销毁制度》、《立卷归档制度》、《档案工作人员责任制》、《档案统计制度》、《档案资料利用制度》、《档案管理奖励与惩罚制度》、《档案查阅制度》等制度，从多角度，全方位保证学校各类档案资料齐全、完整、用制度约束人的行为，使日常工作有章可循，有据可依。

3、 加强业务培训，提高科学管理水平

对于学校的档案管理工作，除了积极组织管理员参加省市档案局举办的业务知识培训外，还要采用“走出去，请进来”的办法，多聘请高级档案管理人士和专家来校进行现场知识讲座和学习指导，要向先进兄弟学校和先进单位学习经验做法和研究成果，加强总结积累，激发大家学榜样、赶榜样的工作热情，引导教职工刻苦学习钻研，勇夺第一的争创精神。优化学习方法，在学习传统档案管理的基础上，还要注重现代条件下管理知识的更新，注重新知识的培训，形成重视学习、崇尚学习、坚持学习的浓厚氛围，采取校领导带学、个人自学、参观见学等方法，不断升华教职工的理论素养和思维层次，使档案管理人员业务水平不断明显提高，运用现代管理手段管理档案工作的能力明显增强。

4、加强教育引导，打牢思想基础

要用共同事业凝聚，切实强化“奉献教育事业”的意識。学校档案管理工作的服务性，决定了其在教育教学工作中处于二线地位，但并不能说明这项工作不重要。要积极引导档案管理员把学校档案管理工作当作事业干，用长远的眼光看待事业的发展，自觉珍惜岗位，不辜负组织的信任，更不能因此看不起自己，而应该以高度的政治责任感和“孺子牛”精神，牢固树立服务教学第一线的意识，扎扎实实做好档案开发利用工作。平时多开展岗位技能比赛和比才竞能活动，培育教师们的奋发有为的精神状态，真正把岗位作为实现自我价值的平台，把尽心尽力干好本职工作当成人生境界的追求。

综上所述，学校档案管理工作应以创新为核心，深化认识，开拓创新，进一步提高学校档案管理工作质量和服务水平，使学校档案管理工作提升到一个全新的高度。我们应清楚意识到，要真正实现学校档案管理工作的新发展，还必须从理论和实际方面做很多工作，新时期学校档案管理发展方向还需要广大档案管理工作者共同探索和努力。

浅谈专门档案的特点及其管理 篇12

一、专门档案的内涵

(一)专门档案是在一定的专业领域内形成的。专门档案的概念并不是一个档案种类的实体概念,而是一个既从宏观领域进行归纳的形成的概念,也是从档案种类划分角度形成的群体概念。“专门档案”不同于“专业档案”,尽管二者互有联系,但二者的性质具有较大的不同。二者的相同点在于它们都是在一定的专业领域内产生的;而不同点在于它们是从两个不同的角度提出的概念。“专业档案”的概念是从社会行业分工的角度提出的,包括了一个行业的各种档案形式,如文书档案、科技档案等;而“专门档案”则既从宏观领域进行档案种类的归纳,又从档案种类划分角度提出的一个非实体概念。一个档案门类,只蕴含属于一个特定业务范围的一种档案。如会计档案、人事档案、教学档案等。当然,由于社会分工的联系与交叉,档案类别的划分也是互有联系与交叉的。如在教学活动中形成的教学档案,其中某些教学实践属于科技方面的,独立地看,这些档案理应归入科技档案的范畴;而其中某些教学实践属于艺术实践方面的,独立地看,这些档案则理应归入艺术档案的范畴。社会实践的复杂性决定了人们认识上的多样性,产生某种认识上的交叉完全是可能的,也是允许的。但是,在档案的实际管理活动中,必须认真区别不同档案产生领域的基础,进行合理的归类划分,才不会导致发生管理上的混乱。

(二)构成专门档案的各种文件应具有稳定、规范的文件名称与结构形式。尽管因为社会分工的不同,使档案管理的类别划分出现差异。但是,这种类别划分之间却具有一定的联系与交叉,并不是截然分开的。专门档案与文书档案、科技档案等最大的明显差别在于专门档案的各种文件应当具有稳定的、规范的文件名称与结构形式。如会计档案以会计帐簿、会计凭证、会计报表等为基本文件名称与结构形式;人事档案以各种表格、鉴定材料、晋级材料、评定材料以及党团、工资接转材料等为基本文件名称与结构形式;统计档案则以月、季报、半年报和年报等为基本文件名称与结构形式。

(三)专门档案各有适应专业需要而产生的文件形成、归档、管理规律。专门档案是适应社会分工日渐细密、必须按类别管理具有不同特点档案这一社会要求的产物。所以,专门档案不仅是基于各项专业活动需要并为之服务的、具有特殊的个性;而且伴随着各项专业活动的全过程,打下了各项专业活动的鲜明“烙印”。因而,在其文件的形成、归档、管理等方面,均具有与一般意义的档案管理相区别的特殊规律。

(四)专门档案各有适应不同专业领域特点、不同文件载体的整理与管理方法。专门档案同其他档案一样,也是人们在社会实践活动中形成的,它是以不同内容、不同形式的档案同文书档案、科技档案一起记述和反映社会实践活动的真实面貌,也是“档案大家族”的成员之一。我们不难得出这样的认识:专门档案要么是因为形成于特定的专业领域,要么则是因为载体特殊。这种特殊性,使专门档案在文件的整理与具体管理方面具有了适应不同专业领域特点、不同文件载体的要求。如审计档案、诉讼档案大多是由审计、诉讼的专用文书构成的;声像档案、新型载体档案等则是由感光材料、磁介质材料构成的。因而,它们必然会在形成积累、系统整理、管理手段上表现出其各自不同的、鲜明的“个性差异”。

二、专门档案管理的基本要求

在管理与研究各种门类的档案时,既需要充分考虑到不同专门档案的个性特征,又要兼顾不同专门档案的共性特征,将两方面的特征有机地统一起来,才能将专门档案的管理工作和专门档案的研究活动建立在科学的基础之上,取得实际绩效,并应注意从以下方面始终坚持并加以把握:

(一)坚持党和国家的方针政策。党和国家制定的关于档案工作的方针政策、制度法规以及国家档案行政管理机关制定的档案工作的通用规章制度、规范标准、工作规划等等,都是在全面概括各种门类档案共性的基础上制定的,具有普遍的指导意义,也是各种门类档案管理与研究的基本依据。

(二)坚持既定的档案管理原则。我国实行档案工作统一领导、分级管理的原则。这既是档案工作的基本原则,也是档案学基本理论的重要组成部分。“统一领导、分级管理”的原则对于各种门类的档案管理与研究是普遍适用的,这也是开展专门档案管理工作实践所必须遵守的基本准则。

(三)坚持满足科研开发等活动的利用需求。维护档案的完整与安全,采用现代化技术手段与科学方法,保护、修复档案,尽可能地延长档案载体的寿命,维护档案的安全,完全适用与各种门类的档案管理工作需要,也是各种门类档案管理工作的共同目标和任务。