费用报销系统论文

费用报销系统论文（通用6篇）

费用报销系统论文 篇1

1 引言

企业在整合信息资源,实施信息化的过程中,其中一个很重要的领域———“费用报销”业务,很多年来一直固步在费用申请、报销、审核的过程以手工方式进行管理的局面。员工每次报销填写纸质单据,然后拿着单据到各级领导那签字审批,最终将签字后的单据连同发票一起送交财务进行记账处理,这种方式随着时代的发展越来越反映出一些弊病:单据填写效率低下;业务审批效率低下;财务审核及记账业务繁琐;无法进行有效的预算控制;无法提取有价值的信息;内部控制不力。

针对以上问题,研究费用报销业务流程和审批策略,实现企业对费用申请及报销环节的全过程控制,提供系统解决方案,具有重要的现实意义。本文所论述的费用报销管理系统是在已实施了SAP做为企业财务信息系统的基础上,利用.NET技术开发费用报销管理系统,并与SAP集成进行自动记账。

2 系统目标

2.1 提升处理效率

利用系统替代现在所有线外手工报销方式,为员工提供方便快捷的自助服务,简化财务人员的报销业务处理工作,缩短报销时间,简化报销工作。

2.2 规范报销业务

通过系统内嵌报销管理制度,预设审批流程、单据格式等规范报销业务;固化审批授权及限额控制,增强风险控制的刚性;费用申请、审批、财务记账一体化,避免财务和业务两套账的局面。

2.3 加强预算监管

实现严密的费用预算,帮助企业事前根据战略部署严格规范各项费用、借款的开支额度,事后对费用报销及借款金额能够“支出有据,心中有数”;同时实现费用预算多维度、精细化管理,强化费用预算管控的事前性和刚性;通过系统实现费用预算信息实时反映,提升决策信息支持功能。

2.4 实现报表分析

通过系统提供的报表功能,为企业提供全方位的实时的信息和报表,作为业务决策和财务核算的支撑、明细和补充,既为决策提供信息,又能简化财务核算工作。

3 系统分析

3.1 系统总体功能分析

系统分析结合企业组织结构、系统目标、业务需求等多方面的调查与研究,从五个方面实现费用报销系统的总体功能。

费用预算管理:实现费用预算的统一管理和分配、满足不同费用预算管控精度要求、在业务过程中控制费用预算。

审批管理+员工信息管理+授权管理+NOTES邮件集成:实现审批流程的配置和确定、审批岗位和权限的管理、审批工作的自动流转(含邮件通知)、组织机构与审批权限/策略管理。

费用管理+差旅管理+主数据管理:实现费用申请(含借款)的创建、调用费用申请审批流程、费用实发信息录入(可附电子文档)、调用费用报销审批流程。

财务记账(+电子档案管理)+银企直联+SAP集成+TMS集成:实现会计审核原始数据、SAP自动记账产生凭证、会计凭证复核付款、银行自动付款。

综合报表:实现费用类报表查询、组织树类报表查询、特殊分析报表。

3.2 业务流程分析

费用报销系统涉及的业务流程范围除了日常差旅费报销以外还包括日常行政经费、租赁及外包费用、招待费、项目经费中的管理费等。

以上这些费用的审批需要依据企业的费用管理规定来进行审批人和审批额度的控制。企业费用报销单据的审批是以SAP记账所对应的成本中心为基本单位,每个成本中心都有不同层级领导和相关财务人员进行审核。

企业对于费用动用审批的一般流程。

费用动用审批流程

企业对于费用动用审批的一般流程。费用动用的审批原则是费用主管部门的领导和责任人是无论费用多少都必需审批的,财务部门的审批则对于不同的付款金额决定是否需要上一级管理人员进行审批,审批规则如下:申请人主管领导及预算责任人必需审批,财务主管审批权限≤5万,财务处长审批权限≤10万,财务部门经理审批权限>10万。

费用付款审批流程

费用付款的审批原则是依据企业组织架构逐级进行审批,对于不同的付款金额决定是否需要上一级管理人员进行审批,审批规则如下:财务总监审批权限≤10万,首席财务官≤25万,公司总裁≤30万,公司首席执行官≤50万,公司总裁与公司首席执行官>50万。

3.3 系统总体设计

根据企业用户分散的特点及网络办公的需求,费用报销系统采用基于Web的设计技术进行整体设计,技术平台采用.NET技术,C#和SQLServer,通过调用NET组件的方式集成Workflow工作流引擎。

系统可以分为四个层次。

界面层:它是系统同用户进行交互,获取或输出信息的接口。它通过域认证方式校验用户身份,简化用户登录方式。同时,系统在界面设计上,尽量贴近用户使用习惯,尽可能地简化系统操作,以比较直观的方式展现界面。

功能层:它由费用报销系统所涉及的多个子模块构成,这些模块包含了系统所涉及的各类业务,包括报销各类标准的配置、人事信息、用户授权、费用申请、动用及记账、资金付款、预算管理等业务。同时报销系统管理财务数据,属于企业关键业务数据,报销业务审批工作需要通过网络实现,安全是重中之重,系统通过SSL加密及数字签名技术实现流程的电子审批。

中间件层:这里指工作流引擎,控制审批流程。系统允许用户根据需要灵活的定义工作流程,并能够动态地对审批流程进控制。单据提交后会通过邮件的方式向后续环节进行自动通知。

支持层:它指系统所用到的数据库、操作系统、网络通信协议、以及与其他系统接口,是保障整个系统正常运行的基础。报销系统通过接口和SAP连接,实现向SAP系统的自动记账。

运行模式:根据费用报销在企业集团中应用的要求,考虑在企业内部信息管理以局域网为主体,系统需要实现多用户,不用区域间的实时合作、信息交互,因此系统可以充分利用Web浏览器/服务器模式的优点,保证内部信息的安全及信息传送处理的高效。当用户处于局域网外时,可以随时通过VPN(Virtual Private Network)登录局域网安全使用系统,利用VPN/Intranet相结合的技术方案,实现系统的移动办公模式。

4 系统功能设计

从功能实现的角度出发,将系统分成几个主要业务功能模块。

报销业务管理模块:从提供费用申请单,各种费用报销单的网上申报、到业务领导对单据的报销审批,即以数字签名的方式对员工申请、费用开支进行审批,支持驳回、转交等功能。同时系统对于报销中涉及的差旅费各类补贴标准配置补助计算逻辑,根据员工选择的业务活动、差旅类型、出发到达时间、城市、车船席别、行程时间、自动带出相应补贴标准及金额。系统的报销工作主要涉及三大主要流程:借款、费用申请、业务报销(含借款冲销和还款)。为了简化系统操作,系统在业务处理方式设计中充分考虑了对于报销工作中特殊情况的处理方式,包括:代替他人进行报销、多人出差合并报销、多报销活动合并报销等情况。

预算管理模块:以报销业务流程为主线,融入预算管理的指导思想,实现费用的事前控制、事中监管、事后分析,从而达到对费用开支的全过程监控。从预算费用类型的角度将业务活动,按照预算管控角度进行的分类,并照此进行大项或细项的预算管控。从预算组织管理角度模块中通过对整个组织机构或组织单元下达年度预算,在年度预算额度内对核算单元下达预算,并且根据业务类型与预算管控类型的匹配达到对不同业务活动的过程控制,同时可实现不同预算类型之间的额度调整。

记账模块:记账模块的设计理念是通过该模块实现报销系统和SAP财务模块接口,通过这些接口可以将报销中的账务数据直接传递到SAP系统中去。报销单据审批完毕后面临的就是将大量的数据向SAP系统传递的过程。

为了保证传递到账务系统的数据是准确的,在记账模块中需要对数据进行预处理,这也就是记账模块的主要用途。在系统中,建立对应表,报销业务活动主数据上配置费用记账科目,将业务活动主数据与财务科目做匹配对应,记账之前(即模拟凭证时)在对应表内找匹配对应关系,按照规则进行账务处理,并完成对记账凭证的预审。同时允许财务人员对前端业务单据上的金额填报错误予以纠正,并补充必要的处理审核结果信息。

同时该模块还担负了支付信息的传递功能,通过该模块将报销人在单据中填写的支付信息一并传送至SAP,再经SAP传输至资金支付系统,直接将报销款项打入员工或供应商的银行卡。通过记账模块,大大简化了财务会计的记账工作,真正实现了前端报销业务与财务记账的一体化。这使得大型企业的报销付款也只需要一个出纳即可完成。

机票订购模块:通过机票管理,将公司所有机票业务进行统一订票和结算。机票代理商可以在乘机人员订票后,录入订票人选择的航班、票价等信息。乘机人进行费用报销后,可根据机票号结算,并进行统一的财务处理,允许机票代理通过系统进行机票的付款对账业务。

系统辅助模块:为了使主功能更好的发挥其作用,系统设计了一系列的辅助功能,主要包括员工个人信息的管理、灵活的单据查询、审批授权等。

员工个人信息管理。通过该功能,员工可以自助的维护个人常用信息,当员工发生调动或账户变更等情况时,只需要在此进行维护即可。该功能提高了系统的交互能力。

单据查询。系统中可以按预设的多种模式进行单据查询,并针对不同的用户类别设置了不同的查询模式。如员工可以通过个人查询,查看到自己历史的报销记录;通过领导查询可以查看到该部门所有费用使用情况。

银行管理。系统收录了全国范围内,各大商业银行的分行、支行等地址信息,方便用户在支付时予以选择。系统对银行信息的管理提供了新增、修改和删除功能。

授权管理。实现审批人员的期间授权,审批人出差前可根据出差日期,提前将审批权力转交给被授权人,被授权人将自动接收所有授权的审批单据。

域账号管理。通过微软活动目录(LDAP),即域控来做系统用户及安全性的管理,实现单点登录,并实现域用户名和员工编号的绑定关系。

5 系统应用价值

报销系统的应用价值主要体现在三大方面。

预算管理方面:促进财务业务数据有效结合,加强部门之间信息沟通,控制费用支出合理性,严格执行预算情况控制,达到管理协调统一;全程实时费用动态监管,掌握费用支出流向,真正实现的发票信息。同时该功能还担负了发票“事前预算控制,事中财务核算,事后报表分析”;提供动态的预算执行控制和预警机制,各级领导可以随时监督执行支出情况。

报销业务管理方面:帮助企业领导由“被动式管理”向“主动式管理”转变,各级主管可以在任何时间集中签批,实现费用支出多级主动监督和审批;系统自定义审批流程,用户能够动态的对审批流程进行查看,并即时关联查询到报销单据,报销单据提交后会通过邮件的方式和短信方式向后续审批节点进行自动通知;实现财务自动生成记账凭证,大大减少会计手工填写的错误率,简化财务记账工作量,提高财务人员工作效率。

报表分析方面:预算及报销系统数据实时更新,保证数据准确真实;实现多年预算数据、支出数据对比分析,趋势分析;数据集中、安全。

网络预算报销系统的出现

费用报销系统的实现不仅消除了传统报销流程的弊端,而且是ERP系统在企业全面推动的有力补充,扩大了财务信息化应用的范围,更进一步推进企业加强全面预算管理,极大地提升了现有费用报销工作的效率,减轻了财务人员的工作负担,同时通过系统进一步规范了报销工作流程,是企业优化管理流程的又一次进步,更是对提高企业财务成本控制水平具有重大意义的财务变革。

摘要：以纸化报销单做为介质的传统费用报销模式,在现代企业环境下存在诸多管理问题,包括资金预算管理乏力、财务管理滞后、员工满意度低、单据签批占用领导时间长,不适应移动办公需要等问题,已经不能适应现代企业发展进程。网络报销是将现代信息技术手段应用于传统报销业务的一项创新,网络报销系统在实现网络报销流程的基础上,将网络报销系统与SAP财务系统、银企直连系统三者进行规范对接,实现了对财务记账、银行付款的自动处理。

关键词：费用报销,审批流程,系统

参考文献

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[2]索丙芮.基于JBPM的发票报销系统.科技咨询,2010.

[3]吴小毛.基于点对点即时信息交换安全通信协议模型研究[J].信息网络安全,2012,(04):72-74.

[4]方欣,万扬,文霞等.基于协议分析技术的网络入侵检测系统中DDoS攻击的方法研究[J].信息网络安全,2012,(04):36-38.

费用报销系统论文 篇2

第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为‚倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等‚以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条 本制度适用公司全体员工。

第二部分 借支管理规定及借支流程

第四条 借款管理规定

(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐;(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

第一条 借款流程

(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。

(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

费用报销系统论文 篇3

在这整个的报销过程中都是人对人实现, 完成这整个报销过程不但花费了很多的时间还很容易出现遗漏、丢失等情况的发生, 这使得工作的效率低下安全性也得不到保障。

随着信息技术的不断发展对, 传统报销应该被现在的科技取代。而本系统就是为了给企业内部的费用报销系统的开发做参考而设计的。这个系统是为了明确企业财务管理级次, 提高企业工作效率, 落实各部门和各级管理责任人的责、权利关系, 现结合企业的实际设计的该系统。

本系统拥有较好的设计结构和理念, 为了能方便使用方的工作、管理、查询而开发的用以实现费用报销和费用查询等多项管理, 同时对整个系统的分析、设计过程给出一个完整论证。本系统制作成本低, 可用性强, 处理速度快, 信息传递安全可靠不易出错。

1 My Excel.net主要功能介绍

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2 费用报销系统分析

2.1 费用报销系统构建分析

在云南林业职业技术学院的“费用报销系统”中主要分成报销和查询两大部分。

2.1.1报销:报销主要分为两大块。一个是月初时的费用计划申请, 事先把这个月可能会用到的一些费用汇报到上级部门, 给上级部门审核。可以规范各个部门的费用支出, 流程图如图3.1:

再是报销, 把当月所用的费用进行报销这个步骤涉及到前一个计划申请表, 因为为了规范内部的财政支出让内部不会出现乱报的现象因此当单月所报销的金额大于计划的金额时就会需要财务处长进行核实审批, 已决定超出部分是否应该给予报销, 如果审批不通过, 那么就拒绝该次费用报销。具体流程如图3.2:

2.1.2查询:查询分两块一个是系主任对本系的财政支出的查询, 一个是教学副院长和财务处长对本校的财政支出的查询这个在不同的角色时看到的数据是不一样的, 系主任看到的只能是本系内部的数据而看不到别系部的数据, 教学副院长和财务处长看到的则是本校所有系部的支出。这样可以为以后的工作做参考, 在遇到问题时也可以及时对数据进行查询。

2.2系统实现的目标

2.2.1统一数据入口, 避免数据重复录入, 提高效率

系统的原始数据就是《部门月度费用计划申请表》和《费用报销单》, 在手工情况下, 这些数据往往在各个环节重复录入, 导致工作效率低下, 并容易造成数据不一致的情况。

2.2.2严格审批流程

例如, 会计人员发现报销的费用已经超出预算后, 就必须经财务主管审批等。

2.2.3费用统计自动化, 及时准确, 以便加强费用控制

系统应可以根据《费用报销单》自动完成各种数据汇总工作。

2.2.4数据查看方面, 权限控制合理

可以方便查询自己权限范围内的各种数据。

3 费用报销系统设计

3.1 数据库流程设计

当人员登陆时根据自己所拥有的权利对系统进行填报、审批、查询的操作:

3.2 系统组织机构、角色和人员的设置

根据不同的单位组织机构、数据规范、角色和人员可以自行设置, 根据林职院费用报销系统的需求设置了教学副院长、财务处长、会计、出纳、系主任和系行政秘书的角色并分别为其设置了相应的人员如图4.2:

4 费用报销系统实现

在整云南林业职业技术学院的“费用报销系统”中一共有六个模块系统模板分别是《部门月度费用计划申请表》、《费用报销单》、《部门费用报销台账》、《部门各类费用年度支出表》、《各部门各类费用月度汇总表》、《各部门年度费用汇总表》, 而每个模板都有各自的填报和查看权限:如表5.1

下面将以《费用报销单》模板的设计与实现为例, 详细介绍模板的设计与实现, 其它模板的设计与实现与之类似。

4.1《费用报销单》模板的建立

1.定义费用报销单的报表属性;2.设置初始填报权限;3.设置最终查看权限。

、这里要特别注意, 查看角色是系行政秘书、系主任、出纳、会计和财务处长而每个系都拥有一个系行政秘书和系主任这样无法区分哪个系查看哪些报表容易产生信息泄露。为了防止系内部的信息被泄露和管理的规范化因此这里的查看权限要进行高级设置让每个系只能查看自己系内部的数据。

4.设置其它权限。这里只用设置修改的权限为填报者本人, 可防止别人而起修改数据。

5.制作费用报销单的界面如图5.1所示:

6.定义费用报销单的数据项目。这里要注意的是数据类型和数据规范。费用报销单明细的费用类型绑定了数据规范“费用种类”, 实现自动填写。“填表人”、“部门”、“系主任”、“会计”、“财务处长”和“填表日期”也绑定了系统数据规范, 这样可以有效的减少工作量实现准确、快捷的办公。

7.设置流程。这里要先介绍一下这张表的工作流程:首先系行政秘书先填表, 然后传给系主任签字, 然后继续向下传递, 如果本月报销金额超过了计划金额, 流程会自动传到财务处长那里进行审批, 否则直接传给会计进行审批, 这里公式为“费用报销单_明细.金额>费用报销单_明细.本月计划金额-费用报销单_明细.本月已报金额”。最后把审批结果传给系行政秘书 (流程发起人) , 如果通过审批则可以进行报销。在传递过程中如果发现有问题, 还可以回退给上一处理人。

与它在这里还要注意每个流程可填报的区是不一样的在填写报销单是的可填写区域图。而之下的流程可填写的区域则只是该流审核的签字区域。

4.2《费用报销单》效果展示

当费用报销单填好后效果如图5.14所示:

4.3费用报销系统查询效果

在整个系统中, 可查询也是整个系统的一个独特之处, 相较传统报销, 电子报销的记录查询也比传统纸张记录的查询要更快更准, 并且根据情况报销的日期, 用途也可一目了然。如图5.5是《各部门各类费用月度汇总表》的查询效果:

摘要：费用报销是一个公司或一个企业里必不可少的一个内务事项, 因为它涉及到一个公司或企业内部的一些财政环节和一些保密事项。开发费用报销系统是为了提高工作效率优化中间环节减少数据的泄露而专门设计的一个系统。本文主要是介绍了云南林业职业技术学院的整个费用报销系统的开发过程, 论述了费用报销系统从需求分析, 系统结构, 模块设计以及系统实现的一个完整的开发过程。

费用报销及财务报销管理规定 篇4

为了加强公司的财务管理，合理调度资金，提高资金使用效益，根据国家有关法律、法规和各项财政政策，结合本公司的具体情况制定以下规定。

一、管理职责

(一)、财务部负责制订和调整财务报销管理规定，审核报销凭证、报销手续，核算报销金额，分割核算对象，由相关会计进行帐务处理。

二、管理内容和要求

财务报销单证的要求

1、所有发票、单证的报销，必须业务内容完整，金额计算正确，大小写相符，字迹清晰，2收据报销必须加盖开具收据的单位公章（或财务专用章）和经办人签字。白条一律不予报销。

三、请款审批手续

1、请款人员因公需要领用现金时，应填写“借款单”由总经理签字。

2、请款人员执审批签字后的“借款单”到财务部，财务负责人根据公司的资金状况确定是否予以支付。若支付，经审核，由出纳按照批准金额予以支付。

四、各种费用列支规定

1、普通办公用品和日常用品根据本公司一个月需要量购入，集中填写采购申请单，经总经理签字审批后采购，采购经手人签字后报批，需附采购申请单（已审批签字）。

2差旅费报销：员工出差凭发票报销，特殊情况须附详细说明。员工出差期间如发生业务招待费，须经公司总经理同意，并在费用凭据上签字。

3车辆费：包括停车费、过路费、加油费等。报销单据需注明时事由。4打车费：报销单据需备注地点、事由，否则不予报销。

5、电话费：办公室座机电话费用实报实销，以电信部门缴费单据为准。个人手机话费报销实行岗位制，即特殊岗位需要报销手机话费的须经总经理签字审批，明确报销额度，并书面备案到财务部门，方可执行报销。

6、水电费：相关单位缴费单据为准。

7、各部门需订报刊、杂志，先报行政部门初审，经总经理同意后，由行政部门统一办理。所需费用实报实销，以业务受理单据为准。

8、职工参加各种培训学习班及职称职务考试，事先应征得所在部门及公司的同意，在成绩合格后，其费用方可报销。

9、各种应交税金。

10、各月发放工资。

11、向金融机构办理结算业务时发生的邮电、手续费、贷款利息。

12、其他费用报销标准结合实际情况确定，无特殊原因，任何人员的个人消费均不得报销。谎包费用，一旦发现，将严肃处理。

五、报销管理要求

1、费用报销流程：填写费用报销单→财务部门审核→总经理签字→财务部（出纳）支付。

2、发票上抬头必须和报销单位一致，否则不能报销。

3、财务人员对报销凭据的合法性、真实性、合理性予以复核，对不符合报销规定的单据，财务应要求更换。无法更换的，财务部门可拒绝报销。

4、大额结算的费用，应通过银行结算。

5、自制报销单据，由财务部统一设计格式，做到规范、整洁。

6、报销单据一般不得涂改，如有改动，外来发票应由对方单位加盖公章，自制凭证应由经手人盖章，否则不予报销。

7、对外签订的各种合同、协议及内部员工与公司签订的各种协议需送财务部一份，作为财务收、付款依据，对无依据的支付款项，财务部门应拒绝支付。

六、报销时间要求

报销时间必须在单据所填日期的一个月内报销。员工报销其他费用，自费用发生之日起一周内按规定程序进行报批，逾期并无正当理由的，视为自动放弃。

试析企业费用报销监管问题及对策 篇5

关键词：费用报销,问题,解决方法

“费用”指的是企业在一定时间内,消耗资源的一个重要指标。企业发生的每一笔费用都要进行归纳整理,列在各自的费用项目上。一家企业在运营过程中所产生费用的来源和用途,从不同的角度上体现了企业经营状况,且影响着企业的发展进程,甚至影响着企业的可持续生存空间。由此可见,费用在企业财务中占据着至关重要的作用。费用报销是控制企业财务支出的一个重要环节,向财务部门申请报销的各项费用,是否合法;财务报告中数据是否准确;如何避免虚假业务、不规范报销的发生;提高财务可信度的策略,这些内容都是企业面临的问题。

一、企业费用报销中存在的问题

(一)报销体系没有充分的管理制度

我国各公司的费用是通过简单的票据进行兑付,这种方式很容易导致信息出现虚假化,在某种程度上严重影响了企业在费用报销上的统一性和正确性。这种模式体现了我国现在的财务体系缺乏主动性。财务管理的被动化使得企业对员工无法有效的进行监督和管理。甚至有些企业还出现了员工和财务人员串通一气,利用财务系统的漏洞谋取私利,对公司的财产进行侵犯,导致大量公司资源流失。在现有企业的报销体系中,工作人员只要通过相关票据,且经过领导审核就可以得到报销款项。在这样的传统财务体系下,很多人容易动歪脑筋,降低了监管的自觉性,为公司带来了巨大的经济损失。与此同时,这种传统财务模式也降低了财务人员对报销问题的重视程度。

(二)报销凭据存在严重的造假现象

在企业中实际的报销监管情况有很多票据作假的现象发生。导致其出现的根本原因有很多:有企业自身的的内部原因;也有外部环境的原因。存在的内部原因同样有很多种,但主要是某些员工将不在报销项目中的票据,通过个人手段变成了报销的凭证;外在的因素中则存在着原本就不合格或者虚假的票据依然得到了报销。在企业中存在着很多的徇私舞弊手段,如:越权审批、同比款项报销多次、虚假或者虚报等,这些徇私舞弊手段反映出企业在内部尤其是财务上的监管存在着很大漏洞。

(三)监管机制不完善

现在企业费用的报销,只要有高层领导签字就可以通过财政的审批,实行报销。这样简单而直接的程序导致了报销制度缺乏监管,报销费用监管失控。如果企业缺乏一个合理的报销监管体系,申请人在申请报销的过程中缺乏监管,很容易出现弄虚作假的行为。

二、企业费用报销中问题的根源

关于企业费用报销的问题,国家出台了许多制度来保障队会计、审批领导及相关责任人进行规范,具体规范了报销流程、业务事项、原始凭证等“如何做”、“做什么”的问题。各单位也依据国家的法律、法规和自身特点,制订了具体的内部管理制度。国家法律的出台,对会计人员的工作起了规范和指导作用,加强了会计人员的业务素质及业务水平。

但是在实际的实施操作过程中,不论制度多么完善,措施多么严密,总是无法杜绝报销行业中弄虚作假情况的出现。这些情况的出现都在不同情况下暴露出了我国企业报销环节存在的纰漏。曾经某财经杂志报道了这样一个案例:银光发公司在为粉饰自身,在黑市上伪造了各种单据。这个案例体现了我国我国的部分公司在费用列项、领导审批等诸多环节上均存在问题。在企业中如果仅靠各岗位上工作人员的职业道德和职业操守来维护企业财务秩序是根本做不到的。因此,企业费用报销上问题根源在于各个环节的监管上。

三、企业报销问题的具体表现

(一)在计划的制定方面

首先,对费用的计划缺少针对性,过于笼统。

例如:单位的差旅费、办公费用、通讯费以及招待费等费用在制定支出计划时,对于具体部门的差异不做考虑或者考虑不够,按照统一的指标,生搬硬套,导致不需要的部门剩余很多,真正需要的部门却不够用,这也是一种典型的资源浪费。

其次,计划死板没有灵活性,费用计划的长期不变,导致市场经济的政策,需求等无法发挥作用。另外,有些单位的工作人员对制定计划持以敷衍等态度,将上一年度的费用计划照搬照抄,根本不考虑实际状况。

(二)审批方面

审批方面也有很多问题。首先,审批职责不明确,非常容易出现责任推卸“踢皮球”的现象;其次,审批不讲原则,缺少责任感;最后,审批方式“一支笔”,缺乏透明度,难以监管。

(三)发票的使用方法

发票是报销的主要凭证,在现实中发票使用不规范的现象屡见不鲜。这主要有两种情况:第一,经纪业务是存在的,而发票确实是虚假的;第二种是业务本身就不存在或者不合理,用假发票进行虚报。这些都对企业报销带来了极大的问题。

四、加强企业费用报销监控的有效对策

企业必须加强对费用报销的监管力度,确保企业的经济利益不受损失的同时,有效的节约成本,增强企业竞争实力。

(一)加强对资金的监管

加强对企业资金的监管力度,提高企业资金的有效利用率,节约开支,制定相对合理的支出计划。

首先,企业财务人员应当认真编制费用计划。企业经营活动是一个消耗现有资产的价值,不断创造新价值,并不断补偿消耗的过程。所以企业的费用都是直接或者间接的由经办人花费。为了有效的控制费用支出,以最少的费用换取最大的利益,企业应该根据实际情况,对企业开支多少进行分析,制定科学的计划,从而判定支出的先后顺序,合理分配资源。

其次,对计划要进行合理的调整,费用计划是在财务活动前完成。由于影响财务活动的因素很多,使财务活动的结果很难判定,导致费用报销计划很难天衣无缝,这就要求要随时了解市场信息,对费用计划进行科学的调整。

(二)报销过程管理

注重报销的过程管理,将“事后评价制度”革新为“实时跟踪制度”。简而言之,就是强调在报销的每一个环节做到监管。如果在业务已经发生后在进行评价那就为时已晚了。在财务报销中,只有每一个环节的责任人都高度认真,高度负责,才能保证资金的正确使用。报销过程的监控必须要做到以下几点:

1、费用发生前,要监督费用类项的合理性和可靠性

首先,应当制定专门的规章制度,对职工的长期使用的各项费用制定使用计划,并将计划精确到周、日。对于偶尔发生的费用要按照使用量和用途进行级别分类,根据等级制定标准;其次,在计划中尽可能的细化、全面,而且要在进行中根据实际情况合理调整;再次,计划的实行通过审核才能实行。另外要根据计划,按月对相应部门的主管进行考核,并与其绩效挂钩。另外计划还要做到公开,充分接纳群众的建议。

2、对相应票据进行监督

对相应票据合法性、正规性、有效性进行监督,那些不合格的票据需要退回,同时对经济事项本身的真实性进行调查核实,虚假杜撰的经济事项不予以报销。

3、严格监管滥用职权情况的发生

对于审批的结果要进行复核,查看有没有越权审批,滥用职权,串通舞弊的行为发生。

4、对出纳员的报销环节要进行检查,避免差错

部分出纳人员由于工作态度不认真,马虎大意,很容易出现一些常规错误。在财务案件中,出纳员的经济犯罪行为也是很多。所以对出纳员的行为要予以监管,一方面保证核算质量,另一方面也要杜绝违法犯罪的事件发生。

(三)细化报销制度

制定细致的费用报销制度,组织相关人员定期进行培训,由于财务人员接触的原始账单会比较多,所以对其进行相关知识和法律法规的普及和宣传也变的十分必要。除此之外,财会人员要实行轮岗制度,增加财会人员的整体素质和工作水平。

五、结束语

为了规范我国企业在财务方面的管理制度,加强对会计工作的审查和监督,提高我国企业资金的使用效率和安全性,我国颁布了很多相关的法规和政策。其中对费用报销的内容、方法、程序都作做了明确的规定。但是,由于报销费用没有企业整体的战略规划这样具备长远影响性,使得相关人员的重视程度不够,导致了此方面成为企业管理的盲区,在这方面出现了很多违规、违法甚至犯罪的事情,这对企业的可持续发展极为不利。为了提高企业的综合竞争力,提升企业的经济效益,企业必须对费用报销环节加以监督和重视。

参考文献

[1]李掌安.企业费用控制与管理之我见[J].西部财会,2003(11)

[2]叶华.企业费用支出合理性、相关性判断与规范浅析[J].中国外资,2012(07)

[3]陈灿平.企业费用“粘性”行为影响因素研究——基于地区经济生态差异视角[J].财经理论与实践,2008(06)

费用报销系统论文 篇6

一、传统管理费用报销中存在的问题

通过以下一个实例分析传统管理费用报销中存在的主要问题。

在一次大型广告会议的举办过程中, 营销部小王负责财务报账工作, 即由他办理费用立项、款项借阅、发票管理、到会计部办理报账等。该会议是一次费用较高、具有一定综合性的广告宣传会议, 根据该公司制度规定, 此类会议的立项需要4个业务部门审核 (营销部、财务部、审计部、公关部) 、分管公司领导、总会计师和总经理审批。小王草拟好费用立项申请资料, 部门领导审核后, 拿着资料逐个到各个部门、领导会签, 遇到一个不在就得等好几天, 对方忙的时候还得压单, 所以提前一个月就开始走立项流程, 总算在会议正式筹办前完成立项, 也顺利的凭立项批准从财务部借到了钱。费用报销时, 小王拿了近500多张发票、支出明细清单等资料, 找财务要了管理费用报销单, 先填好后, 又找8个同事签支出证明, 找部门领导审核, 找公司领导审批, 最后交到财务部门, 财务部门又涉及部门领导、会计、稽核、出纳、印鉴管理人等。尽管此次会议很成功, 但小王觉得财务报账这项工作实在辛苦, 期间发了不少牢骚。

小王在上述传统管理费用报账过程中遇到了以下问题:

1. 立项审批到财务部门时, 财务部门认为该项预算总额过高, 这可能导致小王所在营销部的下半年管理费用预算非常紧张。

2. 立项审批到审计部时, 审计部认为部分支出属于个人性质支出, 不应纳入会议费的范畴。

3. 立项审批到公关部时, 公关部认为咨询费支出标准过低, 可能请不到好的专家。

4. 立项审批到审计部、总经理时, 审计部负责人外出审计, 总经理到上海出差, 中途等了好几天。

5. 费用报销时, 不知道如何找费用报销单, 到财务部门去时, 说单据不够需要重新印。

6. 费用报销时, 找8个同事签字, 也有3个同事到外地出差。

7. 费用报销时, 把单据拿到财务部门, 结果发现财务人员的桌上已经堆了很多等待报销的单据, 小王又不敢把发票单据放在财务的桌上, 因为只要丢了一张发票, 所涉及支出就不能报销, 损失由小王承担, 他只好经常电话询问财务人员什么时候有空。

8. 管理费用报销中审核、审查、审批、会计核算人员等, 面对成堆的纸质材料, 采用先来先办原则、逐一处理的方法, 从而导致重要的事项没有得到优先办理。

9. 由于工作中发牢骚, 既影响自己的工作效率, 也影响周围同事的工作情绪。

二、传统管理费用报销问题的主要表现

传统管理费用报销暴露出的上述问题, 综合起来表现为以下3种情况:

(一) 会计信息和制度的孤岛

信息孤岛问题是一个普遍存在于各企业的情况。所谓信息孤岛是指, 在一个企业各个部门之间由于种种原因造成部门与部门之间完全孤立, 各种信息 (如财务信息、计划信息等) 无法或者无法顺畅地在部门与部门之间流动。在上述案例中, 涉及的会计和制度信息孤岛现象至少包括:营销部支出的实时情况、咨询费用支出标准、支出的合规范围等。如果这些信息能够实现一定程度的共享, 则小王就可以预先知道, 从而可以提高管理费用立项的准确性, 工作效率也会得到改善。

(二) 排队问题

排队问题几乎所有人都遇到过, 如到超市买东西结账要排队、加油站加油要排队, 医院、银行挂号要排队等。利用信息化手段, 排队问题得到了部分解决, 现在很多医院、银行已提供电子取号, 在排队等待的时间中, 可以坐在医院、银行提供的椅子上, 这增加了等待的舒适度。上述案例中, 涉及的排队问题包括:报账立项中的排队;报销证明找同事验收证明支出中的排队;报账核算中的排队等。管理费用报账中的排队比医院、银行中的要复杂一些。一是其涉及需要排队的地方较多, 包括立项、证明、报销、支付等4个方面19人, 而在医院、银行挂号的地方都是特定的, 不需要四处走动。二是这19个人履行职责的介质是流动中的唯一的纸质材料, 导致多窗口不能同时服务, 但某一医院、银行挂号的存在多个窗口, 所提供的服务也基本相同, 多窗口能同时提供服务, 且只要有一个有空即可。三是管理费用报销中涉及的“服务人员”存在出差等不能提供服务的情况, 而在医院、银行“服务人员”缺位的情况基本不存在。四是此种排队不能选择费用报销涉及的企业、部门和人员, 但是我们有很多的银行、超市可供选择。五是排队不能合理优化, 部分银行开通了贵宾室、VIP柜台, 而在管理费用报销过程中, 仍是按传统的先来先办原则处理。

(三) 单据未能固化

非财务人员对费用立项表、借款单、领款单、费用报销单、差旅费报销单、咨询费明细表等单据并不熟悉, 日常也不怎么接触, 到了需要用的时候才临时抱佛脚, 往往事倍功半。此外, 由于公司制度管理的需要, 包括费用立项表、借款单、领款单等也可能动态的发生变化。

三、如何解决传统管理费用报销中的问题

管理费用网上报销系统是基于Internet的财务报销流程。在这一流程下, 员工可以在任何时间, 从任何地点提交财务立项、报销申请, 领导或审核、审批人则可用数字签名的方式在任何时间, 从任何地点进行业务审核、审批, 财务部门对原始凭证审核无误后, 可自动生成记账凭证并通过网上银行付款。我们认为, 实施该系统可以解决传统财务报销系统存在的问题。

关于孤岛问题的解决。管理费用网上报销系统可以成为财务人员和非财务人员沟通的平台, 部分信息均可登录该系统直接了解, 如部门年度预算、部门年度开支的实时情况、相关的财务制度规定、个人借款和报账情况等。

关于排队问题的解决。管理费用网络报销系统可提供多窗口服务, 如:在立项的过程中, 可以把立项表同时发送给财务、审计、公关等部门, 在需要8个同事验收支出证明时, 可一次性把相关信息发送给他们, 由其签署意见, 从而可以大大减少排队的过程中不均衡和卡壳情况。管理费用网络报销系统促进了及时处理, 遇到“服务人员”出差的情况, 管理费用报销过程中的审核、审查、审批人可以通过网络远程履行服务。管理费用网络报销系统可以推进优先处理, 所有的费用报销事项以目录的形式出现, 审核、审查、审批、会计核算人员可以判断出哪些属于重要事项, 打破了传统的先来先办原则, 充分体现了管理中的重要性原则。