市政档案

市政档案（通用10篇）

市政档案 篇1

本文首先从城市的规划和调整、市政工程质量、管理、养护以及维修市政工程三个方面论述了市政档案管理对市政建设的作用, 从认真贯彻及落实《城市建设档案管理规定》、保证市政档案的标准化、保证市政档案的延续性等多个方面阐述做好市政档案管理工作的对策。

一、市政档案管理的内涵

随着城市面貌改造速度不断加快及相关基础设施逐渐完善, 城市规划起到的作用变得愈加突出, 然而不管是建造一个新的城市, 还是在旧城的基础上做出相应的改动, 又或者其他与城市建设具有紧密联系的工程建设和规划, 都需要充分发挥市政工程档案的作用, 为城市规划和建设提供重要的参考依据。可见, 市政档案管理在促进城市建设方面起着至关重要的作用。市政档案管理工作的好坏对整个城市的运行、发展以及延续具有直接性的影响。由于市政工程中隐蔽工程占据的比重比较大, 大部分设施不能从表面看见, 为了防止施工中出现新旧管线相撞、挖断电缆以及挖坏下水道等问题, 市政档案管理人员应切实做好自己的本职工作, 为市政工程建设提供可靠的信息依据, 从而实现提高市政工程建设水平的目的。

二、市政档案管理对市政建设的作用

(一) 市政档案管理对城市的规划和调整具有重要作用。

在城市建设中, 科学合理的规划有着不可替代的作用, 在城市规划建设过程中市政档案能够提供科学、准确的资料和信息, 为城市建设提供可靠的信息保障。市政档案资料就如同航海使用的罗盘, 缺少了这个罗盘城市建设就失去了向导, 找不到前进的方向。不论是打算建造一座新的城市, 还是仅对城市进行简单地翻新, 不管是制定城市建设的新规划, 还是在原来规划的基础上做出相应的改动, 都不能离开市政档案这一重要的参考资料, 这足以说明市政档案是城市建设规划中必不可少的重要组成部分。

(二) 市政档案对保证市政工程质量具有重要作用。

国务院颁布的《建设工程质量管理条例》做出明确规定:“建设单位应按照条例规定要求建立健全项目档案, 工程竣工后将项目档案移交给建设行政主管部门或其他相关部门的, 应责令要求其履行自己的职责, 并处以一定数额的罚款, 最高不得超过10万元, 最低不得低于1万元。”之后, 我国建设部又从实际出发制定了《城市建设档案管理规定》, 规定中明确提出:“工程档案管理的负责机构是城建档案馆, 工程完工后的预验收工作应交由市政档案管理机构负责, 在预验收合格之后应由城建档案管理机构给出档案认可文件。”从中可以看出, 实施工程竣工验收的重要前提是工程档案必须合格, 不仅有助于提高市政工程档案管理水平, 还有助于为市政工程的质量提供可靠的保障。

三、做好市政档案管理工作的对策

(一) 认真贯彻及落实《城市建设档案管理规定》。

市政建设工作人员在市政工程建设过程中发挥着十分重要的作用, 人员业务技能及综合素质的高低直接影响到市政建设的质量和水平。因此, 为了提高市政档案管理水平, 需要培养市政建设工作者的法律意识, 使其能够在工作中自觉依据《城市建设档案管理规定》中的具体要求切实做好自己的工作, 将市政档案的整理、收集以及归档等诸多方面的工作认真落实到位, 为入馆后档案资料的准确性和完整性提供可靠的保障, 从而实现提高市政档案管理水平及市政建设水平的目的。

(二) 保证市政档案的规范化和标准化。

建立标准化的市政档案是提高市政档案管理水平的重要前提, 也是国家对市政档案提出的标准要求, 还是促进城市可持续发展的重要条件。可见, 保证市政档案的标准化在市政建设过程中占据着十分重要的地位。为了使市政档案的作用得到最大限度地发挥, 市政档案管理人员在对档案收集、整理以及立卷归档验收、移交等各个工作环节过程中应严格按照GB/T 50328-2001《建设工程文件档案管理规范》中的具体规定和要求执行, 以确保市政档案的管理能够变得更加标准化, 提高市政档案的管理水平, 为提高市政工程建设提供可靠的保障。

(三) 保证市政档案的延续性。

随着城市发展速度的不断加快, 市政工程建设为了适应城市发展的速度, 需要在原有发展的基础上做出快速的更新与转变, 而市政档案在市政建设过程中发挥着极其重要的作用, 这就对市政档案的质量及管理水平提出了较高的要求, 需要不断提高档案管理人员的业务技能和素质水平, 为市政工程建设水平的提高提供可靠的信息依据。市政档案在管理过程中需要从城市发展的实际情况出发作出相应的改变和创新, 如城市的点、线以及面等方面发生了较大的变化, 市政档案管理人员也要在此基础上有所创新, 确保档案的延续性, 以便市政工程建设人员能够在实际工作过程中有的放矢, 从而实现提高市政建设水平的目的。

(四) 实现市政档案管理自动化。

在经济发展速度不断加快及科学技术发展日新月异的今天, 办公条件有了很大的改善和提高, 在市政档案管理工作中应充分利用现代信息技术及计算机技术, 使档案管理工作变得更加自动化、规范化, 提高档案人员的工作效率和水平。如可以将重要的文件信息、纸张上的文字信息输入到计算机管理系统中, 使地下管网监测网络得以建立, 这种做法不仅能够大大降低纸质档案的经济成本, 还能够快速地查找到城市中不同地点、不同时间地下管网存在的诸多问题, 以便采取及时有效的措施使问题得到有效的解决, 为城市人们正常的生活秩序提供可靠的保障。因此, 需要实现市政档案管理的自动化, 减少纸质档案的数量, 降低经济成本的投入, 从而实现提高档案管理人员工作效率及促进市政建设的目的。

参考文献

[1] .陈蔚辉.市政工程档案管理工作[J].城建档案, 2010.1

[2] .金明恩.浅议市政档案管理[J].兰台内外, 2005.5

市政档案 篇2

移交文字材料张，蓝图张，照片张。移交单位：（盖章）接收单位：（盖章）移交人：接收人：

移交日期：年月日接收日期：年月日

注：移交清单一式二份，一份交建设单位存档，一份交城建档案馆存档。城建档案移交目录 归档编号

归档文件

张数

备注

准备阶段文件

1、市政配套工程设计合同

2、市政配套工程施工合同

3、园林绿化景观工程施工合同

4、施工图审查报告、施工图审查意见书

5、工程质量监督登记表、监督书及计划书

6、监理合同

7、建设工程规划许可证、规划验收核实意见

8、建设工程施工许可证

9、建设、施工、监理机构及负责人名单

监理文件

1、监理规划、监理实施细则

2、监理月报

3、监理会议纪要

4、开工/复工报审表、开工/复工暂停令

5、监理工程师通知、回复单及监理联系单

6、质量事故报告及处理意见

7、合同与其他事项管理（工程延期报告及审批、合同变更材料、合同争议违约报告及处理意见）

8、监理工作总结

9、阶段质量评估报告（路基、基层、面层、附属）

10、监理报告

施工文件

1、图纸会审纪要

2、开工报告

3、工程定位测量复核记录

4、导线点、水准点测量复核记录

5、工程轴线、定位桩、高程测量复核记录

6、地基与基槽验收记录

7、桩基施工记录

8、进场原材料的合格证、出厂检验报告、复试报告

9、混凝土试块强度试验记录

10、砂浆试块强度试验记录

11、道路（管道）压实度试验记录

12、管道内口高程检查记录

13、道路工程的弯沉试验记录

14、管道工程闭水（压力）试验

15、设计变更联系单、施工联系单、洽商记录等

城建档案移交目录 归档编号

归档文件

张数

备注

16、隐蔽验收记录

竣工文件

1、竣工总结

2、施工阶段质量自评报告

2、分部工程质量验收记录

3、单位（子单位）工程质量竣工验收记录

4、单位（子单位）工程资料核查表

5、单位（子单位）工程外观检查记录

6、单位（子单位）工程安全和使用功能抽查记录

7、竣工报告

8、竣工验收报告

9、设计单位质量检查报告

10、勘察单位质量检查报告

11、工程竣工验收证书

12、工程质量保修书

竣工图

市政工程档案信息化建设探析 篇3

随着我国数字化技术的成熟，信息技术广泛应用于社会经济发展的各个领域中。办公自动化水平的提高，促进市政工程档案管理逐步发生变化，从传统的纸质化管理，开始朝向以计算机为媒介的信息化管理方面发展。市政工程档案的信息化建设是当代市政工程档案管理的重要内容。

2 我国档案信息化发展现状及实施档案信息化管理的优点

2.1 我国档案信息化管理现状。我国档案信息化建设起步于20世纪70年代末，成立相关档案科技技术研究所进行档案管理自动化课题的研究和实验，并编制出了一些简单的档案检索程序，初步积累了档案信息化建设的经验。到了20世纪90年代，由于信息技术的快速发展，相关设备趋于完善，档案信息化建设的相关法律法规也有了更新，极大地推进了档案信息化建设的快速发展；并且在这一时期，国家提出了经济信息化战略要求，“三金”工程的启动加快了整个社会信息化建设的进程；当然，OA（办公自动化）、CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）的应用发展，也推动着档案信息化建设的不断前进。到了21世纪，“十一五”发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，在我国各行业中掀起了信息技术管理的革命风潮，对我国档案信息化建设产生了积极、重大的影响。

2.2 实施档案信息化管理的优点。通过档案信息化管理，有利于节省人力物力，将纸质档案转化为信息数据后，可以将其存储在方便快捷的存储器上，这样便于携带和处理，同时由于计算机的超强处理能力，可以实现少数人员对大量数据的管理。而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度。档案的信息化管理有利于实现高校档案的共享，市场经济条件下，传统档案已经不能满足由于人才的流动带来的档案信息流动，而通过信息化手段，将档案信息进行网络化，各个单位和部门之间的信息可以进行及时的交流和共享，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的共联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息，这样也可以实现人才的优化配置。除此之外，档案管理的信息化手段，有利于提高档案管理的服务质量。档案管理手段的信息化的目的是提高效率，为相关人员提供高质量的服务，通过信息化管理，管理人员可以从大量信息中找出相关有效信息，达到方便快捷的目的。

3 市政工程档案管理存在的问题

3.1 档案管理的步伐跟不上时代变化。目前，部分地区市政工程的档案管理不够现代化，他们的观念落后于时代发展。档案管理作为市政工程信息资源的一个重要组成部分，需要与时代并进。许多单位觉得档案管理工作就是将资料整理分类一类的事，根本无关轻重，并不需要在上面花费人力物力。这是由于这些单位对于档案管理工作认知还不够彻底，对于档案管理工作缺少系统认知。更甚者，有的档案管理工作人员并不是拥有专业档案管理职能的档案管理人员，而是从社会上招聘的临时工人或者兼职工人。

3.2 档案信息公开度、透明度不高。市政工程档案信息化对于内部而言是一次信息资源的整合，便于信息集中统一管理，有利于市政工程信息的公开、透明化，方便于各部门人员在工作中获得需要的资料。但现阶段一些市政工程档案信息化存在着信息公开度、透明度不高的问题，将市政工程档案管理权限仅仅给予几个工作人员，无法做到信息全员公开化。虽然在一定程度上保障了市政工程档案信息的隐私和安全，但长远下去有悖于档案信息化建设的初衷，不利于持续健康的发展。

3.3 档案信息化建设缺乏统一规划。档案信息化建设尚未确定统一的标准和数据格式，没有明确近期目标和长远规划。例如，一些单位轻视于服务和支持全局的综合档案的管理信息化建设，没有普及和运用已经购置的档案管理软件，也没有建设同步的综合档案管理系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，造成投入大量资金建成的档案信息系统无法与办公自动化网络对接的局面。部分单位虽然购置了专用的档案管理系统及硬件设施，但软件应用水平和利用率不高，仅仅局限于简单查询，没有真正发挥作用。

4 市政工程档案的信息化建设

4.1 完善市政工程档案的管理制度。信息化档案管理与传统的档案管理区别巨大，不论是档案载体，还是存储管理都存在着极大不同，传统的档案管理制度肯定无法适应新时代信息化档案管理需求。现代的档案形式在纸质档案基础上增加了电子档案。对纸质材料的存储实体，随着档案材料增多，原来传统五节档案柜占用太多空间，而现代的档案存储实体改为能容纳更多档案材料的密集架，能更有效地利用空间；对电子档案，要对其进行充分利用，就必须统一档案的电子格式，实现对档案标准化管理。

4.2 落实现代化的基础建设。既然要实现档案管理信息化，就需要从信息化建设基础方面进行完善，基础建设水平决定了高效档案信息化建设的成败。基础建设主要包括计算机、网络环境、存储设备、管理系统、软硬件配套设施、交换机、服务器、安全系统等。信息化建设包括硬件平台和软件平台两个部分，其中软件部分是重点，是需要和档案管理发展相针对的，软件系统的设计需符合和服务于市政工程档案管理的发展。

4.3 培养信息化人才队伍。市政档案信息化建设对于档案管理人员的要求有了极大提高，既要求管理人员熟悉市政工程的各项业务流程，又要求管理人员懂得计算机知识，如果管理人员参与了整个信息化建设的过程，熟知建设的基础设备以及档案资料转化为数字化录入，将大大提高管理人员的工作效率，在维护保养以及更新软件、研发软件中将发挥作用，后期培训中所出现的问题也随之较少。另外，要保障档案信息的安全性，对人才的素质要求也有了质的提高。

4.4 建立完善档案信息资源库。随着社会经济和科学技术的发展，互联网出现给人们的工作和生活带来了极大便捷，各领域也都充分运用互联网技术，构建自己的信息系统数据库建设。市政工程档案管理也必须通过加快档案目录数据库建设的步伐，从而提高档案的管理水平。在档案管理上，利用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具及目录，并应用于库房管理。通过构建信息数据库，使档案实现资源共享。利用扫描仪、打印机等数字化设备，使档案管理一体化。积极推动市政工程档案资料全文数据库和多媒体数据库建设，通过互联网技术来实现单位内部档案的图片、音频、视频等多媒体数据资料的共享，最大化地降低查询时间，提高工作人员工作效率和服务质量。另外还要建立统一的管理标准，使各种档案管理软件实现互通互用，使资源得以共享，让档案利用者能更方便快捷地利用档案。

5 结束语

对市政工程档案进行信息化管理已经势在必行。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不仅是档案管理部门的工作，它需要所有的档案管理人员的积极参与和配合，在工作中摸索出更先进、更科学的管理办法，才能使档案信息化建设工作实现质的飞跃。

市政工程档案管理措施分析 篇4

一、市政工程档案管理过程中存在的问题

(一) 市政工程档案管理方面的问题

目前, 部分建设单位, 尤其是一些基层的建设单位未能对市政档案工作给予高度的重视, 没有建立完善的档案管理机制和科学的档案管理体系, 致使工程档案管理在实施过程中既没有一定的针对性, 也缺乏必要的创新性, 对工程项目的建设造成了不良影响。因此, 建设单位需要对市政档案管理方面存在的问题提起重视, 并且要对这一问题进行认真地研究和分析, 以便能够采取行之有效的措施来提高市政工程档案的管理水平。对档案管理问题的研究有助于尽快建立完善的市政档案管理的机制和档案管理体系, 使档案的管理变得科学、规范以及合理, 以便能够为市政工程建设提供可靠的信息保障。

(二) 市政工程档案质量方面的问题

长期以来, 部分市政工程建设单位将工作的重点放在了建设方面, 而忽视了管理工程档案资料的问题, 这种做法非常不利于提高市政工程建设和发展水平。由于没有高度重视工程档案资料的管理工作, 工程档案管理过程中不规范、不合理的现象时有发生, 还有部分单位用一种敷衍的态度对待工作, 存在一些档案造假行为, 如档案管理人员的服务态度比较差, 并且还缺乏丰富的档案管理知识及专业技能, 不具备较强的工作责任心, 工作时比较马虎大意, 致使工程档案的质量较低, 不利于市政工程档案管理水平的提高, 也严重影响了市政工程建设质量及水平。可见, 市政工程档案质量方面存在诸多问题, 需要采取行之有效的措施使这些问题得到根本性的解决。

二、市政工程档案管理的措施

(一) 建立健全档案管理机制, 提高档案管理水平

加强管理的重要前提是要拥有良好的体制与机制, 体制与机制在提高管理水平方面发挥着极其重要的作用。一个项目是由于参与项目的所有人员经过不断地努力实现的, 市政工程建设也不例外, 整个项目中档案管理工作的文件收集、整理、审核、归档以及移交等诸多环节的工作都需要工程建设中的很多单位共同配合才能够实现, 如建设单位、监理单位、设计单位、采购单位以及施工单位等, 文档管理中缺少任何一个环节的工作都会影响文档的完整性。因此, 在市政工程档案管理工作中, 为了提高档案的管理水平需要使档案管理的各个部门和单位对自身的职责有一个明确的认识和了解, 并且能够在工作中相互配合, 使档案管理的机制和体制得到不断完善, 从而实现提高档案管理水平的目的。为此, 可以设立一个专职的档案管理人员负责对每个工程项目管理部的工作, 管理人员的具体工作是将该项档案工作认真落实到位, 这样就使工程项目管理部门接手工程档案的编制工作, 使同时管理档案的工作与建设工程项目成为了可能, 在这种管理模式下获得的档案资料也是非常准确的。可见, 项目管理部档案工作检查和督促等工作主要由档案室工作人员负责, 档案管理的工作由一级变成了两级, 大大提高了档案的管理效率。

(二) 市政工程档案的信息化、系统化以及完整化

确保市政工程档案的完整性和系统化对实现其自身的价值具有十分重要的作用。切实做好材料收集工作、材料系统化两个环节的工作对提高市政工程档案管理工作的效率起着至关重要的作用。可见, 保持归档文件的完整性对建立完善的档案系统具有重要的促进作用。档案归档和收集工作在受到市政工程档案数量多、周期长以及来源广等诸多因素的影响下存在较大难度。在档案收集工作落实过程中, 不能对形式给予高度的重视, 而是要重视档案收集的细节工作, 当档案收集的阶段性结束后, 需要检查归档性文件内容的完整性, 使相关资料的完整性得以确定。当对市政工程项目建设情况有一个充分的认识和了解之后, 档案管理人员才有可能在工作中更有目的性、针对性, 在工作中既没有重复的现象, 也不存在遗漏的问题, 使档案工作变得更有科学性、完整性。由于不少市政档案的形式是电子档案, 而只有少数的是纸质档案, 因此在市政工程档案管理过程中要做到能够坚持实事求是的原则进行, 为提高档案管理水平提供可靠的保障。

综上所述, 针对市政工程档案管理过程中存在的诸多问题, 要增强人们对档案管理的认识, 高度重视工程档案管理工作, 建立健全档案管理机制, 使档案管理变得更加科学化、系统化以及管理化, 为市政工程项目建设水平的提高及档案管理质量的提高做好充分的保障。

摘要：随着市政建设发展速度不断加快, 对市政工程管理质量提出了较高要求, 使得加强市政工程档案的管理变得尤为必要。对此, 本文就市政工程档案管理问题进行了研究和分析, 首先从市政工程管理、市政工程质量两方面分析了市政工程档案管理过程中存在的问题, 然后提出了建立健全档案管理机制, 市政工程档案的信息化、系统化以及完整化两个行之有效的措施。

关键词：市政工程,档案管理,问题,措施

参考文献

[1]肖晨莲.做好市政工程档案管理服务社会稳定发展[J].办公室业务.2011 (02) .

市政档案 篇5

重庆市人民政府令第 240 号

《重庆市城乡建设档案管理办法》已经2010年9月20日市人民政府第81次常务会议通过，现予公布，自2010年11月1日起施行。

市长黄奇帆

二○一○年九月二十六日

重庆市城乡建设档案管理办法

第一章总则

第一条为加强城乡建设档案管理，充分发挥城乡建设档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》和《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等法律法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条本市行政区域内城乡建设档案的管理适用本办法。

本办法所称城乡建设档案，是指过去和现在城乡规划、建设、管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

第三条城乡建设档案工作应当遵循统一领导、统一标准、集中管理与分级管理相结合的原则，维护城乡建设档案的完整和安全，便于社会各方面利用。

第四条市、区县（自治县）人民政府应当加强对城乡建设档案工作的领导，建立健全城乡建设档案管理机构，配备必要的专业人员，把城乡建设档案事业的建设纳入国民经济和社会发展计划，所需经费由同级财政统筹安排。

第五条市建设行政主管部门负责统一管理全市城乡建设档案工作，接受市档案行政管理部门的业务监督指导。市城乡建设档案管理机构负责全市城乡建设档案的日常管理工作。

区县（自治县）建设行政主管部门负责本行政区域内的城乡建设档案管理工作，接受同级档案行政管理部门的业务监督指导。区县（自治县）城乡建设档案管理机构负责本行政区域内城乡建设档案的日常管理工作，接受市城乡建设档案管理机构的业务监督指导。

第六条从事城乡规划、建设、管理的单位应当建立健全档案管理制度，配备档案工作人员，提供必要工作条件，做好城乡建设档案的收集、整理归档、保管和利用工作，并按照规定向城乡建设档案管理机构移交档案。

第七条从事城乡建设档案工作的人员应当具备档案和建设工程相关专业知识，依照国家相关规定接受专业培训并经考核合格。

第二章城乡建设档案的收集和整理归档

第八条城乡建设档案包括建设工程档案、业务管理和业务技术档案、基础资料档案。

第九条建设工程档案包括：

（一）工业、民用建筑工程档案；

（二）市政基础设施工程（含公用基础设施、园林和风景名胜、市容环境卫生设施等建设工程）档案；

（三）交通基础设施工程档案；

（四）抗震、民防、城市防洪工程档案；

（五）地下管线工程档案；

（六）军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有

关隐蔽工程的位置图；

（七）国家和本市规定的其他应当归档的建设工程档案。

第十条业务管理和业务技术档案包括城乡规划、建设、市政等行政主管部门形成的业务

管理和业务技术文件材料。

第十一条基础资料档案包括有关城乡规划、建设、管理的政策、法规、科学研究成果和

城市历史、自然、人文、经济等方面的基础资料。

第十二条建设工程档案由建设单位组织勘察、设计、监理、施工等单位收集、整理，所

需经费应当在工程预算中单列。

建设单位在与勘察、设计、监理、施工等单位签订建设工程合同时，应当提出收集、整理建

设工程档案的要求。

第十三条收集、整理建设工程档案应当遵守下列规定：

（一）内容齐全、真实、准确，与工程实际相符合；

（二）竣工图应当图样清晰，图表整洁，签章手续完备；

（三）归档的建设工程档案应当是原件或者副本；

（四）按照有关规范整理立卷，使用市建设行政主管部门或者其他专业主管部门统一规格的建设工程技术用表和符合国家标准规定的档案装具；

（五）地下管线工程覆土前，建设单位应当依法委托具有相应资质的工程测绘单位进行竣工

测绘，形成准确的竣工测绘数据文件和管线工程测绘图；

（六）符合有关技术规范要求。

第十四条建设行政主管部门在核发建设工程施工许可证时，应当书面告知建设单位移交

建设工程档案的时限、内容、要求及责任。

第十五条建设工程竣工验收前，建设单位应当持有关材料提请建设工程档案专项验收，建设行政主管部门应当自受理之日起15个工作日内出具验收意见。

建设工程属于县级以上重点建设项目的由档案行政管理部门会同建设行政主管部门和项目

主管部门对项目档案进行验收；不属于重点建设项目的，由建设行政主管部门会同项目主管部门

验收。

建设单位在建设工程档案专项验收合格后，方可组织竣工验收；专项验收不合格的，建设单

位应当按照要求整改、补充，重新提请专项验收。

第十六条建设工程竣工验收后，建设单位应当向城乡建设档案管理机构移交一套完整的建设工程档案。移交的建设工程档案符合要求的，城乡建设档案管理机构应当出具接收凭证，建

设行政主管部门在办理建设工程竣工验收备案时，应当查验该凭证。

第十七条供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线专业管理单位应当将

更改、报废、漏测部分的地下管线工程档案及时修改补充到本单位的地下管线专业图上，并在每年6月前将上年度修改补充的地下管线专业图及有关资料移交城乡建设档案管理机构。

第十八条停建、缓建的建设工程，其档案暂由建设单位集中保管。

单位被撤销的，其建设工程档案应当向其主管机关或者城乡建设档案管理机构移交。

第十九条业务管理和业务技术档案，由规划、城乡建设、市政等行政主管部门按照有关

技术规范进行收集和整理，自形成之日起5年内向城乡建设档案管理机构移交。

第二十条基础资料档案由城乡建设档案管理机构收集，按照有关技术规范整理归档。

第三章城乡建设档案的保管和利用

第二十一条建设工程档案按照下列规定接收保管：

（一）市城乡建设档案管理机构接收保管市级以上（含市级）重点建设工程、主城区（含北

部新区）以及跨区县（自治县）建设工程档案。

（二）主城区外其他区县（自治县）城乡建设档案管理机构接收保管除本条第（一）项以外的建设工程档案，并于每年6月前向市城乡建设档案管理机构报送上年度建设工程档案目录。

第二十二条业务管理和业务技术档案按照下列规定接收保管：

（一）市城乡建设档案管理机构接收保管市规划、城乡建设、市政等行政主管部门移交的业

务管理和业务技术档案；

（二）区县（自治县）城乡建设档案管理机构接收保管同级规划、城乡建设、市政等行政主

管部门移交的业务管理和业务技术档案。

第二十三条城乡建设档案管理机构应当采取下列措施保管城乡建设档案：

（一）建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化；

（二）配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施；

（三）配备适应档案现代化管理需要的技术设备；

（四）配置符合数字信息安全要求的信息载体存放环境、计算机网络防护体系和数据备份、防灾系统；

（五）对重要的城乡建设档案，应当采用现代化技术手段进行异地备份保存；

（六）按照国家有关规定做好保密工作。

第二十四条城乡建设档案管理机构应当按照国家有关规定确定档案的保管期限。

对已到保管期限的城乡建设档案，应当按照国家有关规定组织鉴定。仍有保存价值的文件材

料重新整理后立卷保存；已失去保存价值的文件材料应当造具清册，按照规定程序报批后销毁。

第二十五条城乡建设档案管理机构应当制定城乡建设档案利用制度，开发城乡建设档案

信息资源，建立城乡建设档案资料信息库、目录库，利用现代化手段建立数字档案馆，编研城乡

建设档案综合资料，为社会提供城乡建设基础数据、信息咨询和技术服务。

第二十六条公民、法人和其他组织持介绍信或者身份证等合法证明，可以利用城乡建设

档案。

第二十七条建设单位在进行方案设计前，应当查询施工地段的地下管线、设施等隐蔽工

程档案，避免施工中破坏地下管线、设施等。

第二十八条向城乡建设档案管理机构移交、捐赠、寄存城乡建设档案的单位和个人，对

其移交、捐赠、寄存的档案享有优先利用权。

第二十九条城乡建设档案管理机构对馆藏的重要珍贵档案应当用复制品代替原件提供

利用。

第三十条查阅、摘录城乡建设档案管理机构保管的档案不收取费用。

第三十一条利用和提供利用城乡建设档案，必须遵守国家和本市有关规定，不得损毁、丢失、涂改、伪造城乡建设档案，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

第三十二条载有城乡建设档案管理机构法定代表人签名或者印章标记的城乡建设档案

复制品，具有与档案原件同等效力。

第三十三条城乡建设档案管理机构应当定期做好统计工作，并向同级档案行政管理部门

报送统计报表。

第四章法律责任

第三十四条供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线专业管理单位违反

本办法第十七条规定，在规定期限内未移交地下管线专业图及有关资料的，由建设行政主管部门

给予警告，责令限期改正；逾期不改正的，处5000元以上10000元以下的罚款。

第三十五条城乡建设档案管理机构工作人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的，由有权

机关依法给予行政处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关依法处理。

第三十六条城乡建设、规划、市政等行政主管部门违反本办法规定，不依法履行职责的，由其上级机关或者监察机关责令改正；情节严重的，对直接负责的主管人员依法给予行政处分。

第五章附则

第三十七条公路、港口码头、航道及航电枢纽、站场设施等建设工程档案的管理登记、收集、整理和档案专项验收的标准及程序按照交通运输部的行业规定执行，建设行政主管部门可

以作为档案专项验收组成员参加档案专项验收。

前款规定的建设工程档案向城乡建设档案管理机构移交的内容及程序，由市建设行政主管部

门会同市交通行政主管部门研究制定。

第三十八条城乡规划业务管理和业务技术档案、地下管线测绘档案原件由规划行政主管

部门负责接收和日常管理，城乡建设档案管理机构应当定期收集档案复制件或者数字档案、电子

文件。

档案收集、共享的具体办法由市建设行政主管部门会同市规划行政主管部门和市城乡建设档

案管理机构研究制定，涉及的费用在城市维护费中专项列支。

第三十九条本办法自2010年11月1日起施行。《重庆市城市建设档案管理办法》（重庆

市人民政府令第38号）同时废止。

报送：国务院。市人大常委会。

分送：市委各部门，市政协办公厅，市高法院，市检察院，重庆警备区。各区县（自治县）人主题词：城乡建设档案管理办法命令

市政档案 篇6

1 市政档案交接登记表数据, 准确反映了档案工作业务建设情况

市政档案工作业务建设包括管理体制、文件材料的形成与归档、档案的整理、档案的保管、档案的鉴定、档案的统计、档案的利用、档案的现代化管理、档案的移交、档案管理制度等内容。其中市政事业单位移交各类档案的《档案交接登记表》中反映的数据, 与档案工作业务建设密切相关的部分有:管理体制、文件材料的形成与归档、档案的整理、档案的现代化管理、档案的移交、档案管理制度共六大部分, 比重占整个档案工作业务建设的60%, 可见档案的收集、归档工作在本单位的档案工作业务建设具有重要地位。目前, 各类《档案交接登记表》的数据反馈本单位档案工作业务建设不足之处有以下三个方面。

(1) 从文书档案《档案交接登记表》数据填报的内容等数据反映的现象有:一是文书档案红头文件和工程档案管理分离。二是注重红头文件的收集, 轻视账外文件的收集。红头文件是单位在履行工作职责中形成的一部分文件资料, 而能够全面反映本单位工作职责账外的文件, 大量产生在单位的二级部门, 各部门应根据其工作职责收集与其工作范围相关的资料, 如收集宣传报导本单位的宣传资料、收集部门工作计划、总结、基础数据等。

(2) 从市政工程《档案交接登记表》反映科技档案移交资料不齐全、管理不到位。市政工程道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、排水、环境卫生等市政工程建设与维护档案具有成套性、完整性特点, 市政工程《档案交接登记表》移交目录主要数据有:项目前期文件、项目竣工文件、项目施工文件、项目竣工图、项目监理文件、项目竣工验收文件等。在工程项目建设各阶段由施工单位和设计、监理单位移交的档案资料, 对照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限》, 存在归档工程项目文件不齐全、不系统、排列混乱、目录和内容不符合等现象。产生以上问题的原因:一是工程项目管理过程中管理人员对工程档案管理不够重视, 兼职档案员工程资料管理不到位。档案审核检查不认真, 档案整理不符合归档要求。二是工程项目管理部门没有明确档案管理人员, 致使项目竣工后仍然分散在个人手中, 没有进行集中管理和归档, 造成工程档案归档不及时, 在建设工程项目《档案交接登记表》登记的档案资料欠缺较多。三是工程管理部门和档案管理部门协调不够, 档案部门业务指导工作不到位, 和建设管理部门业务联系、协调不够, 造成在工程建设中没有认真按照国家有关工程建设、工程档案管理要求去执行。

(3) 工程项目档案的形成是跨系统、跨部门, 而各系统、各部门还没有使用相同的档案管理软件, 存在着移交单位的系统文件格式标准和数据库和市政档案部门设置不同等问题, 建设工程项目《档案交接登记表》的电子档案资料数据, 档案部门的计算机档案管理系统不能实现共享, 档案人员要重新对档案资料进行案卷级和文件级的数据人工录入。

2 夯实档案工作业务建设, 提升档案管理水平

各类《档案交接登记表》数据反映的问题, 必须引起市政事业单位相关部门的重视, 应对档案工作业务建设中与档案收集、归档有关的薄弱环节进行整改, 夯实档案工作业务建设, 以提升档案整体管理水平。

(1) 管理体制。一是建立健全档案管理领导责任制, 分管档案工作领导要树立档案是市政事业单位资产的重要组成部分意识。二是档案机构和人员配备应适应档案管理需求。档案部门要统筹规划市政事业单位档案工作, 对市政事业单位形成的各种门类和载体的档案实行综合管理。三是建立系统档案管理网络, 遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则, 成立档案工作领导小组, 统一协调档案管理工作。

(2) 文件材料的形成与归档。市政事业单位形成的各种文件, 必须由各部门指定人员负责收集、积累、整理归档。产品试制定型、科研成果鉴定、设备开箱、基建工程竣工验收, 市政事业单位有关部门应通知档案部门派人参加, 验收登记技术文件材料, 以保证档案的完整与齐全。

(3) 档案的整理。市政事业单位各个部门和党、政、工、团组织在工作、生产、经营活动中形成的各种门类和载体的档案, 是一个整体, 作一个全宗保存档案的体系。档案部门要根据当地档案局制发的档案分类大纲的编制要求, 制定本单位档案分类大纲, 作为档案分类的依据。各门类档案的分类、整理、归档要严格按照相关规范要求进行。

(4) 档案的现代化管理。档案部门要采用现代化管理方法, 逐步应用电子计算机等现代化管理手段, 搭建档案信息管理平台, 实现计算机管理由单机管理到网络管理。为推进市政档案档案工作的现代化进程, 工程建设单位应积极推行办公自动化, 创建工程技术档案信息库, 大力发展网络信息建设, 实现工程技术档案网上建设、统计、更好地为市政建设服务。

(5) 档案的移交。各类《档案交接登记表》是专兼职档案人员在建设中参与档案收集与归档的信息汇总表, 全面反映出档案文件材料的完整与准确情况。为此, 各部门的专兼职档案员要把好档案交接阶段文件材料质量关, 应建立统一的档案材料归档规范化标准。

(6) 档案管理制度。建立和健全档案管理规章制度, 是市政事业单位档案管理一项极其重要的基础工作。市政事业单位常用的档案管理制度有:“档案保管制度”:包括档案的安全保护、库房管理制度。“档案保密制度”:包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。“档案利用制度”:包括利用范围、方式、要求、批准手续、效果登记和档案利用后的检查。“档案人员岗位责任制”:包括人员职责、权限、任务和奖惩要求。“图纸修改、补充制度”:包括修改内容、要求、批准手续。

谈谈市政工程档案的质量管理问题 篇7

一、工程资料缺失不完整现象严重, 档案遭遇先天不足的问题

市政工程基本都是政府投资工程, 由于急于上马, 常常没有完成报建手续就开工建设;有的是边开工边报建;有的是先开工后报建部分代建单位直到工程完工也不去补全报建手续, 显然工程资料就要遭遇先天不足;而市政工程又关系民生, 工程完工后不管档案资料齐全与否, 项目还是都要投入使用的, 工程资料欠账, 档案不符合规范就常常不了了之。

二、部分建设单位对档案工作重视程度不够, 不履行其职责的问题

有部分建设单位对城建档案不够重视, 主要体现在:第一, 无视《中华人民共和国建筑法》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》等相关法规, 不履行其组织、监督、检查和汇总勘察、设计、施工、监理等单位在工程建设过程中的文件形成、收集以及立卷归档工作的职责;第二, 在工程档案归档阶段, 也不组织勘察、设计、监理、施工等单位汇总收集工程竣工资料移交城建档案馆;第三, 施工单位到城建档案馆办理竣工档案归档时, 建设单位还不积极配合移交项目工程的前期文件材料, 甚至找种种理由或者想各种办法, 推诿本该由其负责移交的工程建设竣工档案, 导致项目建设工程资料归档不完整。

三、档案的收集整理工作责任不明确, 施工中工程文件管理不规范问题

市政项目工程参建单位多, 形成的档案数量多、种类也多。例如一条道路的建设会分成几期, 每期又分成若干个标段, 不同的标段由不同的施工单位承建, 每个施工单位形成各自施工的技术资料。根据《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》第二章, 管理与职责规定, 市政基础设施工程施工技术文件由施工单位负责编制, 但实际运作中档案的管理工作仍然是薄弱环节, 既没有明确领导责任, 也没有硬性规定和严厉制度作为保障, 建档工作没有责任到人, 档案收集整理不按步骤实施, 通常是到了工程竣工验收阶段, 既将零乱的文件资料拿出来开始建档, 档案的质量自然大打折扣, 要真实反映工程情况就非常被动。有时出现工程延期, 文件资料霉变、褪色、虫住, 档案资料原由混乱, 记忆不清, (把A标工程资料放入B标工程里) , 应归档的材料不齐全 (散存在个人或已丢失) 等问题。

四、部分管线建设单位拒绝向城建档案馆移交管线工程资料的问题

城建档案馆接收和馆藏的市政基础建设工程竣工资料, 只有附属于道路建设的管线工程, 对单独报建的电力、通讯、燃气、自来水、有线电视等管线工程, 则没有齐全、系统、完整的数据, 建设单位不但没有履行其作为业主应该组织、监督、检查、汇总和移交有关工程各方施工资料到城建档案馆的职能, 而且一直是用各种理由自己留存竣工资料, 对于这类不移交工程竣工档案的明显违法行为, 地方执法力度又不够严厉;这样的事实存在至今, 导致挖断管线停水、停电的事情时有发生。

五、资料员更换频繁项目工程资料缺乏专职管理, 档案有失完整真实性问题

市政工程相关单位, 尤其是施工单位, 普遍缺乏固定的档案资料员。工程开工之初, 随便指派一名员工或在外面找人兼职担任档案资料管理, 这样的人大部分没有经过档案专业培训, 即缺乏档案理论知识, 也不具备一定的档案专业水平, 由于他们身兼多项工作或者纯属兼职, 所以没有足够的时间在工地从事资料收集工作, 再遇上施工项目漏测漏验的情况, 资料员闭门造车编写档案数据的情况必然存在, 而数据资料的盖章、审查、签字不严格情况自然普遍, 造假的数据资料往往可以蒙混过关, 造成了档案与施工过程不同步, 档案不真实, 不准确、质量不高的现象。还有一种现象就是, 档案管理工作前期投入不足, 工程后期才开始档案资料的收集整理工作, 从而造成档案的复印件较多, 原件很少。特种载体档案严重缺失, 甚至有些工程的竣工验收根本就没有把档案的专项验收例如其中。

综上所述, 尽管城建档案馆做了大量的工作, 还有那么多法律法规保驾护航, 但是多年来, 部分市政基础建设单位不移交工程竣工档案的违法行为并未得到应有的追究与惩罚, 特别是管线建设部门, 这不仅亵渎了法律的尊严, 还助长了这种违法行为的长期存在, 导致城建档案馆馆藏数据不完整, 给政府决策以及社会发展带来诸多不便。规范工程资料管理, 保证工程实体质量, 体现工程资料为工程质量验收的重要组成部分, 依据国家和地方现行的有关法律、法规、解决市政工程档案接收工作中存在的主要问题。具体办法如下:

1. 严肃管理制度, 将报建手续完善移交工程竣工资料与工程结算相结合。

针对报建手续不完备的问题, 一是有关行政管理部门必须严格按照国家法律法规执行, 加强监管, 工程务必满足相关条件才能进行项目报批。二是将完善报建手续与工程结算紧密相连, 财政部门在结算前要核对工程报建手续是否完善 (由城建档案管理部门出具档案存档证明) , 发现有报建未完善及不向档案管理部门移交工程资料的, 应停止进行该工程的结算工作, 直至建设单位补办相关手续后才恢复受理该工程结算工作。

2. 做好做大宣传工作、提高档案管理意识。

城建档案管理部门应积极行动起来, 走向社会, 走进相关单位, 定期举办座谈会、咨询会, 培训班、通过相关媒体, 宣传国家、地方性法律法规及档案专业规范, 扩大城建档案的社会影响, 转变人们的思想观念, 形成城建档案是城市建设活动的真实记录, 是城市建设的历史, 它既有政治的价值, 更有经济和科技价值的共识。懂档案, 重视档案, 促进市政基础设施工程前期文件的齐全完整。宣传档案工作成绩突出的单位和个人, 激励更多的档案人认认真真做好手中这项平凡而重要的工作, 通过评先倡优的方式, 促使建设工程档案的整体水平有一个明显的提升。

3. 严格执行处罚措施, 严肃法律, 让违法单位付出违法代价。

依照相关规定, 建设单位在工程竣工验收后三个月内, 向当地城建档案馆移交一套符合要求的工程竣工档案, 对于未移交档案的行为, 也明确了相应的处罚措施。事实上, 能做到有法可依, 有法必依, 执法必严, 违法必究, 这种不移交档案的行为就一定能得到有效遏止, 对不办理规划报建、逾期不进行竣工测量、不办理规划验收、不按规定报送工程档案的行为, 规划管理部门马上暂停受理违规单位所有建设工程的报建审批业务, 同时, 城管执法部门按照有关规定对上述违法行为进行处罚, 让违法的建设单位付出违法成本, 并为其违法行为付出代价。

4. 实行工程档案资料员上岗证制度、备案制度、相对固定的制度。

针对档案资料员群体不稳定的问题, 建议采用档案资料员上岗证制度、备案制度、相对固定的制度。上岗证制度指新档案资料员必须参加由城建档案馆举办的培训班, 并在考试合格后取得《上岗证》。备案制度是指取得《上岗证》的档案资料员名单必须在建设行政主管部门备案。相对固定制度是指凡是进行工程建设的建设单位、监理单位以及施工单位, 必须在申报《施工许可证》时确定一名或以一名以上已经在建设行政主管部门备案的档案资料员担任该工程的档案资料员, 并要反映在《施工许可证》上。在工程竣工验收之前, 原则上不能更换档案资料员, 若有更换资料员的情况, 需向建设行政主管部门申请。

浅谈市政工程档案资料的管理 篇8

市政工程是指为城市基础设施服务的工程, 是城市的神经和脉络, 是城市赖以生存和发展的基础。因此, 市政工程档案既是工程建设的实际记录, 也是城市发展的历史缩影。近年来, 市政建设投资规模不断扩大、工程数量持续激增, 项目涵盖的类型也越来越多, 由原先的地面道路工程、给排水工程以及桥梁工程, 发展到现在的高架工程、地铁工程、隧道工程、城市绿化与园林工程和垃圾填埋处理工程等多层次、多方向、多元化的市政公用工程。因此, 城市建设的快速发展给市政工程档案管理工作带来机遇, 同时也面临了许多挑战, 如何加强市政工程档案的管理, 保证其完整、准确、系统, 并能得到妥善保管和有效利用, 是市政工程建设和管理单位必须引起关注的重要问题。

1 市政工程档案的作用和面临的问题

1.1 市政工程档案的作用

市政工程档案真实地反映了工程建设的全过程, 其档案资料被称为市政工程的“履历表”和“健康档案”。随着城市现代化建设的加快, 城市的基础设施建设也在不断的更新和发展, 不论是新建还是改扩建, 所有的规划都必须建立在现有市政设施基础之上, 而这一切的来源就是市政工程档案。如今城市立体化的发展使城市不断向地下和空中延伸, 这些新增的市政设施科学管理和维护的重要依据就是在建设过程中形成的工程档案, 也为日后工程维修和处理突发事件提供了有力的依据。因此, 市政工程档案资料是城市规划、建设和管理的依据, 也为城市可持续发展奠定了基础。

1.2 市政工程档案现存的问题

1.2.1 市政工程档案质量问题

目前市政工程建设存在着重建设, 轻档案, 各参建单位对工程档案缺乏足够的重视, 使得工程档案资料不规范、不齐全, 甚至出现造假现象, 同时档案管理人员大多没有参加专业知识培训, 管理水平低, 服务意识差, 工作往往处于被动应付状态, 从而大大影响了工程档案的质量。

1.2.2 市政工程档案管理体制问题

由于各参建单位对市政工程档案工作的不重视, 造成档案管理机制不健全, 同时由于缺乏一套完整的现代化信息管理机制, 使得工程档案管理相对落后。因此, 如何加强工程档案的科学管理, 建立完善的科学管理体制, 使之为城市建设发展提供完备、详实的软件资料, 是当前市政工程档案管理的重要研究课题。

2 加强市政工程档案管理措施

2.1 理顺机制, 规范实施

市政工程建设有其自身的特性, 一个项目是由参加建设的各方共同完成的, 其档案工作也一样, 从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交整个环节需要建设、设计、施工、监理、采购等单位密切协作配合。因此, 理顺机制, 明确职责, 确保各环节的有效衔接, 是做好市政工程档案工作的基本保障。

理顺管理机制, 变一级管理为档案室、项目部两级管理, 这样可以较好地解决管理机制差的问题。在每个工程项目部设立专职档案员, 负责该工程的档案收集、归档工作, 将工程档案的编制职责交到项目部, 并且要求档案工作与工程建设同步进行。档案室负责对项目部的档案管理工作进行指导、督促、检查。

市政工程档案的两级管理体制有其自身的优点:一是档案工作力量加强, 管理重心下放, 解决了市政工程档案编制工作不够到位的问题, 保证了及时收集和归档;二是档案工作责任进一步落实, 工程档案工作成为项目部的考核内容后, 使档案工作在项目部受到重视, 从项目部领导到一般工作人员都能自觉地做好文件材料的收集、归档工作。在项目各标段工程结束时, 项目部能主动组织标段工程档案的验收, 为整个工程项目档案的按时验收提供了保障;三是专业分工有利于档案员进一步掌握相关专业知识使工程档案的组卷更为合理、实用;四是项目部设在施工现场, 档案员对工程的进度和工程变更情况比较了解, 可以及时督促各单位做好变更文件的收集和相关图纸的修改工作, 以利于项目竣工图能够与市政工程实际状况相符, 从而确保项目竣工图的编制质量。

2.2 强化责任, 统一管理

加强对档案工作的集中统一管理, 是市政工程档案资料齐全、完整、规范的重要保证。各参建单位应当遵照统—领导、统一制度, 分级管理的原则, 各自成立档案工作领导小组, 统一协调档案管理工作。由相关领导统一管理, 成立档案室, 设立专职档案员, 在各业务部门指定专业技术人员担任专职或兼职档案员, 形成系统的档案管理体系。同时, 完善制度建设, 修订岗位责任制及档案管理制度, 做到职责分明, 层层把关。无论是在工程建设各阶段还是单位内的各个部门, 都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失, 使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

2.3 分门别类, 及时收集

市政工程因其自身规模, 建设时间跨度及涉及地域不同, 对档案资料的收集的内容、数量要求不同, 收集的方法也因具体工程而异。其基本收集方法主要有:

(1) 追踪收集。对于施工周期短, 形成档案资料快的工程, 专职或兼职档案人员可主动到现场询问和了解工程进展情况, 及时掌握工程信息, 并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。

(2) 分阶段收集。某些大型及跨年度的市政工程, 档案管理部门应当始终保持与兼职档案员及监理、施工单位的联系, 及时掌握工程进展情况, 并加强催收, 尽力避免档案原始材料的散失, 以确保工程档案的连续性、完整性。

(3) 强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位, 可以采用一些强制性的措施, 如收取档案资料押金, 以减少档案资料因人为因素造成的不必要流失。

(4) 综合性收集。市政工程因其自身的复杂性, 决定了档案收集和管理工作的多样性特点。因此要制定“因时因地因具体工程区别对待, 实地追踪收集、分阶段收集和强制性收集相结合”的总体思路, 要求档案管理工作人员以高度的责任心对待资料采集的每一细节, 使归档的资料真正具备原始性的特点。

2.4 科学开发, 合理利用

科学做好档案资料的收集、归档、积累和保存工作, 最终目的是为了在以后的工程建设和研究中利用档案资料;而更好地开发利用档案信息, 反过来也会促进档案管理工作。对于档案管理者来说, 如果能将档案信息及时提供给业务部门和相关单位, 使他们亲身体验到档案信息的价值, 就会促使他们更积极主动地配合做好工程建档工作。而且, 随着计算机的广泛应用, 档案管理工作基本实现了计算机管理模式, 档案管理人员应及时将档案资料输入电脑, 随时为业务部门和相关单位提供更全面的信息资源, 这些档案信息无疑为城市建设提供了很大的帮助。

同时, 把握归档文件的系统性, 也是实现市政工程档案有效利用的先决条件。市政工程项目归档材料只有在完整、准确的基础上, 按照国家相关规范进行系统化整理和编目, 科学分类, 合理组卷, 才能为今后工程管理和运行提供依据。

3 总结语

随着信息化速度的加快, 顺应时代发展建立市政工程档案, 使之更快捷、更方便的为城市建设提供新的操纵平台。理顺机制, 明确职责, 保持各环节的有效衔接, 是做好市政工程档案工作的基本保障。

市政档案 篇9

市政工程档案是指在城市基础设施建设工程中直接形成的, 具有查考和利用价值的各种数据、图表、文字、照片等各种载体形式的原始性信息记录。目前, 建设单位对归档市政工程文件的整理存在两种形式。一是建设单位向归档单位收集已整理的市政工程文件, 在原有的整理基础上进行补充、改正与完善;二是建设单位向归档单位收集未经整理的市政工程文件, 组织档案工作人员进行全套整理。在实际工作中, 为了减少工作量, 建设单位大多采用前者, 其整理工作在以下环节中存在一定的问题。

1. 立卷。

《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》规定“市政基础设施工程施工技术文件由施工单位负责编制, 建设单位、施工单位负责保存, 其他参建单位按其在工程中的相关职责做好相应工作”, 但施工单位资料管理员的档案技能水平参差不齐, 立卷质量难以保证, 即使专业的档案管理员协助立卷, 也会因个人的档案技能水平和认知程度而产生一定的差异。有时因反映同一类问题的市政工程文件太少, 归档单位为了减少案卷数量, 节约整理成本, 就把不同保管期限的文件放在同一卷中, 从而把保管期限短的文件的保管期限延长了, 这种情况虽然不多, 但是客观确实存在着, 从长远来看, 这种情况不利于档案库存的优化, 而且为以后的鉴定工作增加了难度。

2. 分类。

某些单位档案部门的市政工程档案分类方案采用的是“区域—工程项目划分法”, 此类划分法将区域作为一级类目, 如将成都市高新区的东部园区、南部园区、西部园区、北部园区四个区域划分为四个相互平行的一级类目, 将市政工程档案按照不同的工程项目划分成不同的类目, 区分工程项目的依据参照工程承包合同中写的工程名称。但是在实际工作中常会出现“一个工程, 多个施工方, 多个施工合同, 多个工程名称”的现象, 某些档案工作人员单纯地根据合同将同一工程的档案划分到两个甚至多个类目中去, 这样人为地打断了一个工程相互联系的各个工作环节, 降低档案的整理水平。

3. 编目。

对文件附件的漏录, 或编目的不完整、不准确, 以及尚未纳入编目和检索系统, 容易降低档案的检索效率, 甚至可能出现档案漏检的现象。归档文件是有一定联系的文件的组合体, 但有些档案编目人员在图省事、嫌麻烦的惰性心理的趋势下, “按照规定”只编目正文, 而对附件不予编目。若未对具有独立检索意义的附件进行编目, 当查档者不知所查文件原本是附属于某一文件时, 利用检索就会无据可查。某些档案人员为了加快档案编目进度, 节约工作时间而将同一类型的档案作为一件进行编目, 最为典型的就是将一个工程所有的设计修改通知单作为一件进行编目。但是每一份设计修改通知单的修改专业、修改部位、修改时间等内容都不相同, 若笼统地将一个工程的设计修改通知单看做一件, 随意编写形成时间, 这不仅是档案编目的失准, 还降低了档案的查准率, 档案利用人员即使找到了所需档案的大概位置, 但因编目条目的模糊, 还需逐页查找, 这不仅浪费了时间, 还会对同一案卷中的其他档案造成一定的磨损。

二、市政工程档案整理环节应采取的措施

市政工程档案整理的实质就是对市政工程档案进行有序化的组织。只有经过科学整理, 市政工程档案才能够保持档案内部相互间的有机联系及信息的准确揭示, 利于建设单位档案工作者了解和熟悉所管理的市政工程档案, 从而实现档案的有效利用。

1. 对处于积累阶段的市政工程档案进行预分类。

建设单位刚刚接收的工程档案处于积累阶段, 没有编入管理体系中, 仍然是无序化管理状态。在此阶段, 档案工作者要遵循市政工程档案的形成规律, 进行档案的预分类, 把市政工程档案依据不同的市政工程区分开来, 把互有联系的各个环节体现出来。档案工作者通过预分类检查档案哪些部分不齐全, 哪些部分有待充实, 及时通知归档单位补充齐全。通过预分类, 档案工作者还可以掌握每一个市政工程项目的积累情况, 对于那些成套性较好的市政工程档案, 档案工作者可以着手下一步整理工作, 反之则继续积累。

2. 共同立卷或将立卷工作后置, 避免重复工作。

一是建设单位档案工作人员协助施工单位资料管理员共同立卷。共同立卷要求立卷双方认真研究归档市政工程文件的内容, 达成共识后将一个市政工程项目的文件按照一定顺序分成若干案卷, 每一案卷即是一组具有有机联系的市政工程文件集合体。共同立卷可以实现市政工程文件的有效集成, 保持立卷方法的一致性, 同时也保证了立卷成果的可继承性, 消除了重复劳动。二是将立卷工作后置, 交与建设单位档案部门负责。立卷工作的后置, 要求归档单位将市政工程文件按照其生成顺序成套移交给建设单位, 建设单位档案部门组织相关人员对移交的市政工程档案进行立卷。立卷工作的后置, 虽然增加了建设单位档案部门的工作量, 但是对于节约立卷成本、保证立卷质量、保护市政工程档案, 都有重大意义。

3. 市政工程档案的分类要采取适当的分类方法。

首先, 市政工程档案的分类应在遵循市政工程档案形成的自然规则的前提下, 兼顾一定的灵活性。市政工程档案的分类, 追求的是对档案的科学管理, 因此分类应该遵循档案形成的自然规则, 根据档案的内容划分不同的类目。对于一些下位类目的内容可以划分到多个上位类目的情况, 档案工作人员要设定具体的划分标准。例如, 某建设单位对市政工程档案进行分类时, 按照市政工程所在的行政区域不同的方位划分了若干个上位类目, 但是不同的上位类目下包含有同一个工程, 如道路工程。一项规模较大的道路工程可以横跨一个行政区域的多个方位, 针对这种情况, 档案工作人员可以硬性规定以道路的起点所在区域方位来划定其类目。对于某些同时跨房屋建筑和市政工程两个类别的类目, 档案工作人员可将此项工程的全套文件划分到某一类别, 如将农贸市场全套档案划分到房屋建筑类别, 将发电站、机场工程全套档案归入市政工程类别。其次, 建设单位的市政工程档案的分类方案应具有稳定性、科学性。分类是对市政工程档案进行科学化管理的基础, 关系到市政工程档案管理工作的全局, 如果建设单位的市政工程档案分类方案发生变化, 则会牵一发而动全身, 有些已上架保存的档案甚至需要从整理工作开始重新做起。因此, 建设单位档案部门在制订分类方案时, 必须进行缜密的研究、全面的考察, 尽最大可能使分类方案的类目体系设计得科学、合理。同时, 要对本单位市政工程档案的形成发展趋势作出科学的预测, 将近期产生的类目及时反映出来, 使市政工程档案的分类方案具有更长的适用期, 以保证市政工程档案管理秩序的相对稳定。再次, 采用适当的分类方法。市政工程是市政工程档案分类的依据, 档案工作人员要积极与本单位负责市政工程的业务人员、技术人员沟通交流, 了解和掌握市政工程的相关信息, 运用科学的分类方法, 对市政工程进行分类。建设单位可以采用“行政区域—地理方位—工程项目”的分类方法, 对某一行政区域不同地理方位的市政工程档案进行分类。

4. 从编目细节上发挥档案人员的主观能动性, 最大限度保证编目质量。

针对档案编目工作中出现的问题, 不仅要提高分管领导和档案工作人员的档案意识、强化档案工作人员的专业素养、工作技能外, 还应该从细节上完善编目工作。首先, 编目前要做好对施工单位不规范编目工作成果的更正。第一, 案卷内文件页码号错乱、漏编页号的要重新编号。第二, 对文件的责任者要进行详细的考证。责任者的名称要统一规范, 避免出现同一责任者多种称呼的现象, 如“成都高新西区开发建设有限公司”、“成都高新建设开发有限公司”、“成都高投建设开发有限公司”都是同一责任者在不同时间段的行政名称, 编目时要统一。责任者还应包括区域和通用简称, 如“成都高新区经贸发展局”、“四川省财政厅”等。第三, 应该仔细校订每件档案中的错别字, 并有根据地改正。编目中若发现有明显的错别字或掉字的现象, 为了提高数据质量, 编目人员经过认真的校订之后, 编目时亦可直接改正。如:编目“高程实测纪录”, “纪”字错误, 应改为“记”。改正每一个错字、别字都应当有理有据, 不能凭编目人员的主观臆测, 以免造成检索中的误导。其次, 在编目中要注意细节的处理。第一, 文件级编目直接参照案卷实体来录, 既要尊重归档单位的编目成果, 又要对其不当之处参照案卷实体改正, 保证编目成果的准确性。第二, 编目中考证不清的文件日期, 编目时可根据这一条目所在案卷或本条目上下文考证出时间编目, 对于不能考证的时间, 我们一律用“0”来替代。如文件生成时间查无可考的, 卷内文件目录的“日期”一项则可录为“00000000”, 如文件的日期只能考证到2007年, “日期”一项可录为“20070000”, 以此类推。第三, 一份文件有多个责任者的只选择两个主要责任者, 格式如:“成都高新建设开发有限公司;成都市天同现代园林有限责任公司”。第四, 档案附件的题名可以用简短的文字在正文题名后括号内注明, 如市政工程原材料报审表后面附有原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量证明书、出厂检 (试) 验报告, 在编目时可以在“文件题名”中简单提出, 也可在“备注”一栏中概括指出。第五, 同一类型不同内容的档案, 档案人员也应该一一编目。

参考文献

[1]建设部文件[2002 (]221) 号, 《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》.

市政档案 篇10

一、采集和管理市政档案过程中的问题

(一) 采集市政档案的问题。

从现状来看, 市政工程有关的档案信息在具体采集的过程中并没有达到高效性的信息采集标准, 仍存在较多问题。市政项目在具体竣工之前, 城建档案馆先要借助验收的方式来查看档案。经过预先的验收, 建设单位就可以吸取城建部门给出的档案修正建议, 从而完善现有的市政档案。然而在现实中, 竣工阶段时很多市政工程仍缺乏完整的市政档案, 与之相应的档案管理及备案制度也很难达到健全标准。在这种状况下, 城建部门就无法保障预验收的质量, 以至于拖延了采集档案信息的时间。

市政项目中的多数工程都属于政府主导, 某些项目实际上并不具备健全的手续, 通常是直接开工然后再去补齐相应的手续。在这种状况下, 市政档案就很难保留完整的项目信息。在采集市政档案的环节中, 相关法规仍缺乏体系性, 导致某些项目欠缺指导性的文件, 采集得到的市政档案信息缺乏必备的参照价值。在档案采集时, 相关人员通常会消耗较多精力用来整理信息, 筛选有价值的档案信息然后用于存储。然而, 采集市政档案的某些工作人员并没有拥有优良的素质, 导致档案采集缺乏精确性。

(二) 档案管理现存的问题。

从市政工程的现状来看, 市政工程中的市政档案管理并没有符合高水准的管理需求。在新的时期内, 市政工程也需要相应提高整体的施工水准。然而与此同时市政档案却受到了弱化, 某些人员甚至忽视了档案管理。在管理档案的过程中, 管理人员仍倾向于选择传统的模式用于管理档案;即便察觉到市政档案已经破损或者残缺, 也并没有及时予以修补。在信息化形势下, 档案馆有必要更新现存的设备, 然而针对档案管理配套设备的更新通常需要耗费较多资金。受到财力的限制, 档案管理的相关部门通常排斥新时期的档案管理手段和技术。

二、探求完善思路

市政工程本身包括了繁杂的信息, 这些信息反映了市政工程在各个阶段的建设状况。由此可见, 市政工程保留下来的档案信息都应当构成珍贵的参考资料。有序管理市政档案, 这样做有利于后期调阅档案信息的方便性, 在此基础上服务于市政档案的有序利用。从现状来看, 市政工程档案仍有待完善相应的档案管理和档案采集措施, 具体而言包含了如下的完善思路:

(一) 引入信息化的新思路。

在信息化的新时代, 采集信息档案如果能够借助信息化的措施和手段, 那么有利于从根源上改进档案采集的实效性, 完善市政档案的日常管理。由此可见, 市政档案的相关管理部门就有必要逐步更新现有的管理手段, 引入新时期的信息化方式。在档案采集中, 相关人员可以借助信息化手段来获取市政档案中有价值的档案信息;在设置档案目录时, 同样可以运用信息化的途径。在条件允许时, 档案部门还可以构建局域网, 以此来推广信息化。

(二) 健全档案管理和采集的机制。

完善市政档案的集中管理和信息采集, 这个过程不能缺乏相关机制。对于档案部门, 需要从根本上完善现存的档案管理机制, 通过完善机制的方式来构建统一的市政档案采集标准。针对档案采集的各个流程都需要加以约束和规范, 确保档案管理效能的提升。在具体执行时, 档案管理人员也有必要认真遵照流程来管理档案, 确保市政档案具有完整性。

(三) 提升人员的综合素质。

档案管理的关键点在于人员素质, 如果市政档案的管理人员和采集人员忽视了自身水准的提高, 那么将会阻碍市政档案综合质量的提升。在自动化的新时期, 市政档案相关的管理机构就需要因地制宜, 给予档案管理人员必要的日常培训。通过完善培训, 有助于提升档案管理日常工作的整体质量, 同时也确保市政档案管理人员具备全新的认识。

三、总结

在市政工程中, 档案管理应当构成其中的基础环节。这是由于市政档案记载了市政工程的完整信息, 因此应当视其为市政管理中的关键点。通过查阅市政档案, 相关人员就可以明确市政建设的全过程。同时, 通过查阅现有的市政建设档案, 也能够为后期的市政建设提供合理的决策。然而截至目前, 市政工程相关的档案信息采集以及市政档案管理并没有达到完善, 有待长期的提高和改进。未来的实践中, 档案管理的相关人员还需要不断摸索经验, 从而服务于市政档案管理的整体质量提高。

摘要：本文论述了采集和管理市政档案过程中的问题, 结合工作实际探求了市政档案管理完善思路。

关键词：市政工程档案,采集,管理,问题,对策

参考文献

[1]殷志敏.关于市政工程档案管理问题的探讨[J].东方企业文化, 2015 (02) :45-46.

[2]龚志军.市政工程档案采集与管理中存在的问题[J].中国管理信息化, 2015 (14) :207-208.