自行采购（共3篇）
自行采购 篇1
行政单位采购活动主要包括两部分, 即政府集中采购部分和按照政策规定可以由行政单位自行采购部分。行政单位自行采购主要指没有列入政府集中采购目录、低于政府采购限额标准或经集中采购机构批准由行政单位自行组织进行的分散采购行为, 涉及货物、工程和各类服务。本文讨论的主要是行政单位的自行采购行为。
一、行政单位自行采购现状
(一) 自行采购决策存在主观性和盲目性
首先, “谁采购”, 即采购行为实施人的确定。这项多是由行政单位的负责人当时直接指定。通常会指定需要部门、和采购标的相关的专业部门、其他人员等。在采购行为实施人的确定上, 主观随意性较大。
其次, “采购什么”, 即采购计划的核定。多是在工作进展到需要时, 才去采购, 没有时间上提前量和内容上的预见性。一方面采购内容和数量的确定, 受采购需要部门、行政负责人的主观影响, 另一方面缺少部门预算的控制和资产管理部门的统筹规划, 采购计划有盲目性。
最后, “向谁采购”, 即采购商品或服务供应商的选择。由于采购行为实施人确定的主观性、采购内容核定的盲目性和缺少计划性, 加之, 多数单位对自行采购中采购商品或服务提供商的选择没有程序性的规定, 为兼顾工作进程的需要, 采购供应商的选择也倾向于主观和盲目。
(二) 采购过程缺乏监管
在采购过程中, 多数自行采购缺少与供应商的询议价程序。即使有, 也基本流于形式。少数人就能决定采购合同的签定。采购过程中, 存在采购人、验收人、使用人都是同一个人, 或是同一个部门的情形。对采购货物、工程或服务的质量、数量、金额、交货等方面, 是否符合使用需要, 是否和采购合同、采购计划相一致均无从监督。
有些自行采购结束后, 不及时履行财务报销手续, 货物或服务已经消耗使用了一部分或是已经全部使用完, 才履行报销手续。所采购货物、工程或服务交货时的情形, 已无从查证。加之有些采购过程记录缺失, 甚至不规范不完整, 比如缺乏采购或验收人员签名, 缺乏采购计划明细品目等, 也使得采购过程失去控制。
(三) 采购结束后无公示和跟踪问效
通常随着收货付款, 行政单位自行采购行为也就随之结束了。对一段时间的自行采购无公示, 行政单位所属的各部门不知道其他部门的采购情况。1968年加勒特·哈丁总结出一个著名论断“公共资源的自由使用会毁灭公共资源”, 即“公用地悲剧 (Tragedy of the Commons) ”。按这个论断, 一个行政单位的自行采购中, 如果缺乏对公共经费资源使用的管理, 其所属各部门会有“我不用, 别人也会用”的思想, 都有为了部门利益, 过度使用公共经费资源的主观要求。行政单位存在各部门争着去搞采购的现象。
同时, 采购结束后缺乏对采购的跟踪问效的机制。一方面, 不跟踪货物、工程或服务在使用中能否与采购计划相一致, 能否满足工作需要;另一方面, 采购后, 资产管理没有相应地跟上, 既无法掌握已经实施过的采购情况, 也无法为下一次的采购计划提供参考。
二、行政单位自行采购存在问题的解决途径
(一) 从多个方面着手, 做好自行采购前的各项工作
1. 制定科学的自行采购制度规定, 使自行采购有章可循, 最大限度地减少决策的主观性和盲目性
自行采购制度的设计主要是结合行政单位自行采购中的实际情况和客观要求, 在法律法规政策的框架下, 针对法律法规政策没有明确规定的内容, 按照简明、实用、有效的原则进行明确和规范, 做到依法合理、主次分明, 能看懂、能判别、易操作。
2. 把自行采购与资产管理、预算管理相结合, 合理核定采购计划, 提高采购效率
单位应当建立预算编制、资产管理、采购需求部门和采购实施部门等部门或岗位之间的沟通协调机制。采购计划应统一纳入年度部门预算。需求部门制订采购计划, 资产管理部门核对该部门现有资产用情况。采购部门审核采购计划, 并对采购所需资金做出经费估算。由预算管理部门审核采购物资是否在预算之内。采购实施部门根据各部门审核过的请购单编制正式采购计划。
3. 基于自行采购对象的特点, 遵循一定标准和程序核定供应商, 既能提高采购效率, 又能减少采购工作量
行政单位自行采购对象多是单次量小, 但频繁发生, 全年总量大的商品或服务, 比如:办公耗材、办公设备维修、水电维修及材料等。可以先把这些采购的商品和服务进行分类, 并从商品质量、服务要求、采购价格等方面确定需求标准, 进行公开招标。通过应标供应商的资质、生产或服务能力、市场信誉等的综合评估, 采用邀请、抽签或其他方式从外部专业人员或单位内部人员中确定评审人员, 经过现场评审和竞标议价等方式择优确定供应商。与之签定为期一年或二年的定点供应合同, 在行政单位内部进行公示。
(二) 自行采购进行中, 加强过程控制
1. 严格遵守议价程序, 重视合同的签定和履行
虽然在采购之前已经确定了自行采购供应商, 但具体采购时的议价程序不能省略。发生采购事项时, 采购部门应当充分了解当时该产品或服务的市场价格, 并与供应商争取同质低价的产品。同时, 行政单位应当加强对自行合同订立的管理和履行情况的监控。合同履行过程中, 因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的, 应当及时采取应对措施。对自行采购合同履行中签订补充合同, 或变更、解除合同等要特别关注, 应当按照国家有关规定进行审查。
2. 设立验收环节, 坚持不相容岗位相互分离的原则
单位要重视自行采购验收环节, 根据验收制度和采购计划, 由指定部门或专人对所购物品、工程或服务的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收, 并出具验收证明或签字。对于大额或大批的自行采购, 可以组织相关的多个部门共同验收并签字。因为采购需求部门是使用方, 建议其参加采购验收。单位应当明确相关岗位的职责权限, 确保采购需求制定与内部审批、合同签订与验收、验收与保管等不相容岗位相互分离。
3. 依据规范完整的采购过程记录, 及时办理报账手续
单位要对采购业务进行记录控制。对于供应商的确定、采购计划的制定和审批、每次采购询议价过程、合同文本、验收证明等和自行采购业务相关事宜, 都要做好记录和资料保存。同时, 采购制度中应对采购结束后报账的时间做出规定。采购验收后, 采购人应及时整理采购过程记录, 收集采购的相关资料, 在规定时间内, 凭规范完整的采购过程记录, 及时履行财务报销手续。
(三) 自行采购结束后, 做好公示和跟踪问效
1. 以内部公示的方式, 监督公共资源的使用
自2014年1月1日起施行的《行政事业单位内部控制规范 (试行) 》中指出“信息内部公开”是单位内部控制的控制方法之一。定期将自行采购需求部门, 采购内容、采购价格、采购完成时间、供应商、采购执行部门或执行人等进行内部公示, 可以使单位公共资源的使用更加公开、透明, 尽可能地避免“公共地悲剧”。同时, 内部公示对于加强对自行采购行为的监督管理有着重要意义。
2. 做好跟踪问效, 检查并优化自行采购运作机制
自行采购应把跟踪问效作为自行采购行为的一部分。一方面, 跟踪问效采购项目在使用中是否符合采购计划, 能否满足工作需要, 从而全面、系统、真实地反映采购项目的完成情况和供应商的履约情况, 另一方面, 以跟踪问效检验自行采购中形成的资产使用情况, 加强资产管理, 掌握资产的新增及保有情况。同时, 跟踪问效也是发现自行采购中存在问题, 改进监督机制、责任机制、竞争机制, 从而优化自行采购运作机制的重要措施。
摘要：行政单位的自行采购行为在行政单位采购总额中仍占较大比例。由于采购权力分散、缺乏统一具体的制度规定, 行政单位的自行采购活动存在着诸多问题。本文论述了当前行政单位自行采购的现状, 指出存在问题, 并在进行深入分析的基础上, 提出相应的对策, 对于提高行政单位自行采购管理水平具有重要的现实意义。
关键词：行政单位,自行采购,问题,对策
参考文献
[1]孙相群.加强预算管理提高政府采购精细化管理水平[J].天津经济, 2013, (2) .
[2]李伟霖.论办公耗材的采购和管理[J].中国教育技术装备, 2012, (17) .
自行采购 篇2
县财政局：
我局公安技术指挥中心自2010年11月份建成投入使用以来，现仍只有供电局一路高压电源供电。2011年2月市消防支队对大楼消防进行了验收检查，检查组提出单电源供电不符合消防验收强制性条件款要求。2月28日，县供电局对我局用电进行检查，提出“应急电源方面，未配置自备发电机，按照浙经信电力（2010）305号文件要求必须配备”。为解决磐安县公安技术指挥中心双电源供电问题，确保公安指挥中心安全运行，需按照原设计要求购置柴油发电机组一台。考虑指挥中心工程项目申报市“双龙杯”等工作时间较紧，为了方便购置以利尽早验收。特此报告，要求自行采购柴油发电机组一台。同时，我局邀请县审计局、县供电局等单位领导和专业技术人员共同组成采购小组（具体名单附后），负责柴油发电机采购工作，以确保政府采购的公开、公平、公正。特此申请，请予批准同意为盼。
附件：公安技术指挥中心柴油发电机组采购小组名单
磐安县公安局
二O一一年三月三日
附件：
公安技术指挥中心柴油发电机组采购小组名单
组长：陈金宝（县公安局政委）
副组长：付为棠（县审计局副局长）
成员：陈福堂 卢彩英（县公安局纪委书记、纪检组长）（县公安局）陈恺（县公安局）
自行采购 篇3
自《中华人民国和国招标投标法》 (以下简称《招标投标法》) 于2000年1月1日起实行至今已有12年, 目前业界对此法规范的行为有两种看法。
(1) 《招标投标法》对强制招标范围招投标行为的制约作用。
第一种看法认为此法仅对强制招标范围的招投标行为有制约作用, 其依据为:《招标投标法》第二条:“在中华人民共和国境内进行招标投标活动, 适用本法”。而所谓招投标, 是一种国际惯例, 是商品经济高度发展的产物, 是应用技术、经济的方法和市场经济的竞争机制的作用, 有组织开展的一种择优成交的方式。这种方式是在货物、工程和服务的采购行为中, 招标人通过事先公布的采购和要求, 吸引众多的投标人按照同等条件进行平等竞争, 按照规定程序并组织技术、经济和法律等方面专家对众多的投标人进行综合评审, 从中择优选定项目的中标人的行为过程。其实质是以较低的价格获得最优的货物、工程和服务活动。从这个角度来说, 市场上任何以竞争方式为获得工程建造服务的活动都属于招标投标范畴;另外的依据还有全国人民代表大会法律工作委员会编写的《招标投标法释义》一书 (以下称“《释义》”) 。《释义》第一部分《绪论———招标投标活动的基本法律规范》指出:“……在被界定为招标投标活动的, 实际上也是有两种情况, 一种是强制性招标, 另一种是自愿招标。而《招标投标法》对两种情况都是适用的, 所以这部法律在调整范围方面是有一定灵活性的, 这种灵活性又明显地表现在自愿招标方面……”《释义》第二部分第一章总则对《招标投标法》第二条说明如下:“……《招标投标法》以招标投标活动中的关系为调整对象。凡在我国境内进行的招标投标活动, 不论是属于该法第3条规定的法定强制招标项目, 还是属于由当事人自愿采用招标方式进行采购的项目, 其招标投标活动均适用本法。
(2) 强制招标和自愿招标区别。
第二种看法以林善谋的著作《招标投标法适用与案例评析》为典型代表, 其对强制招标和自愿招标的概念做出了如下分析, “招标投标制度最早起源于英国, 它是作为一种‘公共采购’或‘集中采购’的手段出现的。由于公共采购的开支主要来源于税收, 公共采购应当合理有效, 招投标制度便应运而生。国际金融组织提供的资金虽不同于私人资金, 但赋有特别的政策目标, 如国际开发协会的目的是通过向成员国中较贫困的发展中国家提供条件宽松的低息贷款帮助其经济发展, 因此, 国际金融组织也要求借款人采用招标方式进行采购。由此可见, 推行招标投标制度的根本目的是使用好财政性资金或政策性资金, 而跟私人资金的使用没有多大关系。大多数国家法律都规定使用财政性资金的项目必须进行招投标。这就是强制招标项目。当然, 使用私人资金项目的业主也可以自愿采用招标方式采购, 其可称之为自愿招标项目。”林善谋认为, 《招标投标法》的大部分条款是针对强制招标项目, 但也照顾到了强制招标项目和非强制招标项目的不同情况, 做了区别规定。这些规定主要有:
第十二条关于自行招标必须向有关行政监督管理部门备案的规定, 不适用于自愿招标项目。
第十六条关于必须在国家指定媒介发布招标公告的规定, 只适用于强制招标项目、自愿公开招标项目也应当发布招标公告, 但可以自由选择发布媒介。
第二十四条关于编制投标文件最短时间不得少于20天的规定, 只适用于强制招标项目, 自愿招标项目则只需确定一个合理的时间即可。
第三十七条关于评标委员会组成人数和专家人数所占比例的规定, 不适用于自愿招标项目。
第四十二条关于所有投标被否决后应当重新招标的规定, 只适用于强制招标项目, 自愿招标项目也可以不重新招标, 而采用其他方式进行采购。
第四十七条关于招标人应当向有关行政监督机关提交招标情况书面报告的规定, 不适用于自愿招标项目。
第五十二条关于招标人泄密应当承担的法律责任, 只适用于强制招标项目。
(3) 本人观点。
本人基本同意以上的第二种观点, 在所经历的多个项目招标过程中, 对于企业自主投资项目的招标行为, 政府建设主管部门并未进行过多的监管, 更多的是企业对自主的投资行为和控制行为负责。企业仅针对招标结果签订合同书, 然后报有关部门备案直接发包手续和有关合同备案的手续。此种招标投标行为更多地是以市场为主导, 但由于缺乏有利的监管, 也存在一定的问题, 例如, 过度的竞争而造成低于成本价的采购, 又或者易造成企业负责招标的人员的腐败, 从而损害了企业自身的利益。由于此种采购行为而导致在工程施工过程中出现诉讼纠纷的案例并不少见, 而此时针对诉讼所适用的法律应为《合同法》中有关要约与承诺的条款, 而并不适用《招标投标法》中对于招投标活动过程的行为进行制约的条款。那么, 企业自愿招标的行为属于什么采购方式呢?
2. 目前我国工程建设项目的各种采购方式
根据以上分析, 本人认为目前我国建筑市场上客观存在的采购方式有:招标采购和议标采购。尽管在2000年颁布实施《招标投标法》之后, 提“议标”的愈来越少, 因为“议标”作为一种采购方式而言并无可靠的法律依据。也有某些法律专家说“合同法是议标的法律依据”, 本人认为此种说法也非常牵强。事实上, 议标是招标的一种形式, 但它是国际上其他国家及在我国招标法颁布之前使用。因此, 为避免混淆, 本人认为其更恰当的概念应为“谈判性采购”。在工程采购实际的应用中, 此种方法是普遍使用的, 尤其是对于《招标投标法》确定的强制招标范围外的工程项目, 即符合上述第二种观点。
(1) 招标采购方式。
招标采购方式分为公开招标和邀请招标, 此为《招标投标法》调整的法律关系, 其适用范围即由该法确定的必须进行强制招标的项目:
《招标投标法》第三条:在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购, 必须进行招标:
(1) 大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目;
(2) 全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目;
(3) 使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。
(2) 议标采购方式。
议标采购方式也称之为非招标采购方式。这是目前我国在建筑领域实践中使用较多的采购方法。如前所述在招投标法实施以后已禁止此采购方式了, 但在实际操作中仍广泛使用。本人认为“议标”实质上即为“谈判性采购”, 是采购人和被采购人之间通过一对一谈判而最终达到采购目的的一种采购方式, 不具有公开性和竞争性, 因而不属于招投标法所称的招标投标采购方式。“谈判性采购”目前并无完善制定的法律依据, 但其类似于《政府采购法》中的“竞争性谈判”和“询价”的概念, 将企业自主招标行为类比为政府采购的自主行为, 此类比将采购主体由政府换为企业, 因此具有一定的说服性。
《政府采购法》第三章第二十六条明确提出了政府采购的方式有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价和国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。至此不难看出, 企业自行招标行为亦可选择竞争性谈判、询价, 甚至单一来源采购的方式。而这些方式也的确是目前客观上普遍存在的。这些采购方式为很多企业自主投资的项目带来实际操作上的便利性。例如, 这些方式不必通过招标公告、资格预审、标底制作、评标等过程, 节省了时间与相应的费用, 符合经济性与效率性的原则。但同时正由于这类采购制度的不完善, 易于产生非法交易, 竞争性和透明性较差, 也会造成招标人和供应商之间产生信息不对称等的问题, 少数人容易“暗箱”操作, 利用某些对信息了解不足而操作采购, 以满足个人或本部门利益。
3. 总结
目前, 我国对于不属强制招标范围内的自行招标行为欠缺相应的法律法规约束条件, 为更好地规范建筑市场的此类承包行为, 可以从以下两点进行完善。一是从宏观控制上, 参照《政府采购法》中的相应条款, 制定除招标发包以外的工程采购方式的法律条文, 为实施监管提供法律依据;二是从微观上, 企业自身加强对于投资项目的建设管理, 优化企业的组织架构, 对于经常性投资的企业 (例如大型的物流仓储公司) 应制定标准的工程采购流程以及系统的决策机制, 严格避免独权决策。