档案知识组织

档案知识组织（精选10篇）

档案知识组织 篇1

誚刘树武

作为网络时代档案馆的新形态, 数字档案馆是采用现代信息技术进行档案数字资源的采集、加工、组织、存储、检索和提供利用的网络信息系统。数字档案馆如何科学有效地进行数字资源组织, 如何深入揭示数字档案资源库中的知识单元并对其进行合理组织以便用户快速存取, 为用户提供快速、准确的知识服务, 是数字档案馆建设面临的重大问题。良好的知识组织方式是数字档案馆真正发挥效用的必要条件之一。

一、数字档案馆知识组织的表现形式

1. 数据库。

数据库是最常见的知识存储形式, 分为全文数据库和元数据数据库两个层次。由于技术的推进和人们对全文检索的需求, 一般情况下, 知识服务机构使用带有元数据管理的全文数据库开展服务, 如CNKI、维普、万方数据等。数据库可以对大量规范化的数据进行有效管理, 提高组织效率。数字档案馆采用带有先进检索功能的全文数据库, 用户可通过对元数据的检索获取档案全文, 是一种目前应用较为普遍的方式。全文数据库和元数据数据库是知识组织的基础表现形式。

2. 知识库。

知识库是在数据库基础之上, 通过提炼知识单元形成的。在知识库中, 存储的不再是描述数字档案全文及其元数据, 而是从全文中提炼的知识单元及对知识单元的描述。知识库与数据库有互操作接口, 用户可以通过知识单元链接到其所在的全文, 也可以查看该全文的所有知识单元。知识库更深层次地揭示了知识单元之间、知识单元与知识母体之间、知识母体之间的联系。

3. 主题地图。

主题地图是在分类思想的基础上, 按主题形成分类层次, 通过可视化工具, 以图形的形式将按主题分类的层次展示出来。主题地图描述主题之间的结构, 包含自身的特征集合:主题名称、与其他主题间的关联、主题来源。一个主题地图就是一个由主题、关联以及资源出处组成的集合体。数字档案馆的主题地图参考主题、关联和资源出处的模式, 采用档案事件、与事件相关的要素以及事件的来源的规则进行绘制。主题地图用更加直观、更加系统的形式表现数字档案的主题内容及其关系, 是知识分类、知识聚类和知识关联方法较好的体现形式。通过主题地图, 用户能更快速把握档案知识单元之间的联系、知识单元的分布及来源, 有助于知识发现与知识创新。

二、数字档案馆知识组织的方法

1. 知识分类法。

分类法是被采用的最为普遍的一种方法。采用分类法进行知识组织, 需事先定义好类别, 且定义好类别后, 类别数确定, 不会改变。传统的信息组织方法包括分类法和主题法, 其中主题法虽然是从内容角度对信息资源进行标引和检索, 也借鉴了分类的思想。由于主题法大多采用自然语言作为关键词进行组织, 符合人们的思维习惯, 非常直观, 对网络信息的组织, 大多按主题进行分类, 采用自然语言检索。除按主题分类外, 还有按学科分类、按时间分类等。数字档案馆采用分类法进行知识组织, 应根据馆藏数字档案的特色, 参考《中国档案分类法》和网络信息资源分类方法, 建立成套的数字档案分类体系, 形成分类明确、层次清晰、次序井然的分类标准。分类法应用普遍, 但也存在着一些问题, 如按照一定的分类体系进行分

割, 虽有利于档案资料的管理和查找, 但同时也将某些蕴藏在档案资料内部的天然逻辑联系割裂开来。这就需要采用其他的知识组织方法来弥补这个缺陷。

2. 知识聚类法。

知识分类和知识聚类是两个反向的组织方法。与知识分类不同的是, 知识聚类根据“物以类聚”的原理, 不会事先确定类别及类别的数量, 知识根据自身特征的相似性聚集在不同的类别中。聚集后的数据对象为簇, 同一个簇中的知识具有极高的相似度, 而不同簇之间的知识应具有足够的不相似度。聚类的思想弥补了分类法将知识内部逻辑联系割裂开来的缺陷。知识聚类法的适用必须借助先进的聚类技术。对于数字档案馆, 知识聚类应在考虑档案的特性基础上进行。数字档案馆典型的知识聚类包括以人物聚类, 围绕某个人物生平事迹的知识聚类;以事件聚类, 围绕某个事件或主题的知识聚类;以事物聚类, 围绕某个有历史价值的物品的知识聚类;以时间聚类, 围绕某个有历史价值的时间段的知识聚类;以学科聚类, 围绕某个学科及其分支发展的知识聚类等。

三、做好数字档案馆知识组织的基础工作

1. 馆藏档案的数字化。

馆藏档案的数字化是数字档案馆知识组织的基础性工作。知识组织使用智能化的知识发现与组织系统对数字资源进行统计、分析、数据挖掘与知识重组, 并将其纳入已有的知识组织体系之中。大量基础性的数字档案资源及其组织体系是构造数字档案馆知识系统的“活水之源”。馆藏资源的数字化加工是我国许多建设中的数字档案馆工程的首要、基础性工作之一。在进行馆藏资源数字化的过程中, 应遵循以下原则:一是重点选择自身的特色馆藏;二是将价值较高的馆藏档案进行数字化, 尤其要重点选择那些具有文物价值与历史价值的珍贵的原始档案;三是优先考虑使用频率高的文献信息进行数字化;四是根据读者临时需要对某些馆藏档案进行数字化。档案数字化并不只是简单进行档案扫描后交电子文件存档, 而应尽可能做好档案的著录与标引工作, 对其内容进行深度揭示。有条件的档案馆可对馆藏档案进行扫描与OCR识别, 对档案内容进行文本化处理, 建立起档案全文数据库。

2. 对数字化馆藏资源进行深度标引。

数字档案馆知识组织的前提是进行知识的识别、选择、提取与描述。对数字档案资源库中知识的识别与提取主要通过知识标引来实现。标引是对数字档案的内容特征进行分析、选择与记录的过程。标引人员通常应掌握主题分析的方法和规律, 熟悉分类表或词表的结构特点、使用方法、标引规则。在对档案文档进行主题分析的基础上, 依据一定的分类体系、词表或规范, 形成符合档案内容特征的分类标识与主题标识。标引按照计算机设备的依赖程度, 可分为手工标引、机器辅助标引与自动标引等三种类型。对于数字资源的标引必须采用成熟的元数据标准。对于档案全文数据库, 一般要通过计算机自动进行关键词统计、分析, 在此基础上实现关键词标引, 形成关键词全文索引库。全文索引用档案文本中的语词对档案文档进行全面标引, 提高了档案检索的查全率与查准率。对数字化档案进行标引要注意充分利用档案馆现有的工作成果, 如档案现有的检索工具以及相应的档案目录数据库, 避免重复劳动。

论档案室藏组织原则 篇2

关键词：档案室藏组织原则

档案室藏组织原则，是对室藏档案进行调整组合、分布排列，使之有序存放并处于规律性的流动之中的一系列规定性概念。在科学的原则指导下，实现档案室藏组织简约高效运作，便于档案检索利用，是使档案管理工作适应社会大众化档案需求，并为构筑新的档案管理格局而做出的努力。

1、我们为什么需要关注档案室藏组织原则问题

1.1档案室藏组织实践的广度、深度和高度。档案室藏组织实践的广度是指该种实践的全面性、宏观协调性和实践目标的指向性。没有实践视角的广度，就没有实践的广泛性，而广泛的宏观实践有赖于实践目标的正确指向，以避免成为盲目的或狭隘的实践。档案室藏组织实践的深度，是指这种实践过程的长期性、曲折性和复杂性。不断深化的实践同样有赖于实践目标的指向，使其一以贯之，成为有始有终的过程完美的实践。实践的广度与深度取决于指导实践的理论高度。档案室藏组织实践有赖于科学发展观的指导，有赖于科学系统的档案室藏组织原则，以保证档案室藏组织实践的广度、深度和高度。

1.2立足于原创，开创档案管理实践的新领域。过去的中国档案学理论发展与实践过程，总是伴随着一种偏颇的意识：凡是新的都要从国外拿来。我们曾经从前苏联拿来“年代一期限一机构”的档案分类规则，从法国、德国拿来了近现代档案学理论。近十几年，又从国外拿来文件生命周期理论。实践证明，许多拿来的理论并不符合中国国情。如何从中国国情出发，立足于中国档案学自身实践，立足于档案学原创，开创档案学实践的新领域呢?档案室藏组织的实践与档案室藏组织原则理论的探索，就是其中的一个途径。尤其是广大中小企事业、机关的基层档案室，如何建立简约、高效、流动的档案室藏组织模式，如何通过某种途径优化档案室藏，提高档案利用效率，如何使得新的档案室藏组织结构与传统的档案管理有机结合、平稳过渡?就是笔者在本文做出的有益探讨。

1.3档案室藏组织实践与原则的互动性。档案室藏组织实践活动与原则构建的理论发展是一种什么样的互动关系呢?首先。档案室藏组织原则是档案室藏组织理论概念与档案室藏组织实践相结合的产物。档案室藏组织原则的制订，是档案室藏组织认识与实践相统一的过程。在档案室藏组织认识与实践相互积极作用的过程中，原则性的概括既是原有实践的结晶，又是新的实践的助推器。其次，档案室藏组织原则是该种实践若干活动节点的联结。人们关于档案室藏组织原则的认识，可以划分为档案分类、编目、检索、鉴定等若干个节点。而这些节点联结并联动的轨迹，就成为人们关于档案室藏组织原则认识的曲线，反映了人们关于档案室藏组织的规律性认识。其三，只有科学的档案室藏组织原则。才是档案室藏构筑活动最为可靠的基础。由于构筑档案室藏组织是广大范围内的为数众多的人们参与的实践，更需要科学的档案室藏组织原则的指导。正确的档案室藏组织原则是实践的产物，又是理论的结晶：既是档案室藏组织模式的框架，又是普遍意义上的档案室藏组织的参照体系。因此。人们关于档案室藏组织的实践，应当格外重视档案室藏组织原则的构建。科学的系统的可以广泛指导实践的档案室藏组织原则，是档案工作不断发展。与时俱进，使档案事业显示时代亮点的重要保证。

2、档案室藏组织原则

2.1分类为纲。维护档案室藏组织结构的有机联系。传统档案整理原则之一的“保持文件间历史联系”，是档案界上至学者下至普通管理人员的共识(理论)，而档案分类规则(的实践)却反其意而行之：因为突出档案保管期限特征而将同一类别、同一问题或同一职能范围内的案卷分开保管，由此而割裂了案卷之间的有机联系。这个已经延续了50多年的档案室藏组织方式继续延续着。出现在档案室藏组织方面的指导原则与工作实践的二律背反，造成档案管理人员相互矛盾的心态，使得档案工作实践陷入困惑之中。而行政指令性的规定，造成档案部门盲目依从，从而丧失创新的活力。管理原则与工作方法的背道而驰，又是档案检索效率无法提升的始作俑者。其问题的症结所在，是对档案有机联系本质的认识差别。那么，何谓档案之间的有机联系呢?档案之间的有机联系如何才能维护呢?档案是人们社会活动的产物，而人们的社会活动又是按照职能加以区别与联系的。比如，人事管理与劳资管理就是既相互区别又相互联系的两项社会管理职能：又如，党群工作与行政管理也是既相互区别又相互联系的不同的管理职能。这些社会职能体现在档案组织上，就构成了档案(职能)有机联系的主要特征。而档案不同保管期限只是(通过档案)反映了社会职能活动的重要程度。它仅仅是档案不同价值的体现，与档案有机联系关联不大。那么，我们在制订档案分类规则，并由此而决定档案目录编排、案卷流水方式，以及如何进行档案排架等档案室藏组织的时候，就必须遵循不割裂档案职能联系为首要原则，将传统的“期限——年代——类别(职能)”这个规则翻转过来，实行“年代——类别(职能)——期限”的档案室藏组织分类原则。

职能档案分类原则成为组织档案室藏的大纲，维护着案卷之间的有机联系。科学组织档案室藏，必须实行以分类为纲的档案室藏组织原则。只有普遍实行这一原则，才能充分体现“保持文件间历史联系”这一重要观念的内在实质，从而将档案室藏组织的原则(理论)与实践很好地结合起来。将分类规则(最适用的是职能分类规则)作为档案室藏组织建设的大纲，用来统领普遍的档案室藏组织工作。才能使档案室藏组织成一个有机整体，其状态如同开闭自如的渔网，或梗概相连合为一体的植物叶片，或排列有序的蜂巢。等等。就是档案室藏组织回归自然本性，实现天(档)人合一的最佳境界。

2.2效益为先。便于档案检索利用。虽然真理标准的讨论已经过去了三十多年，但是，在档案界。至少在档案检索这一工作环节，实践并没有成为检验真理的唯一标准。一种早已过时的观念。一种由此观念而固化的档案室藏组织方法，虽然很不便于档案检索，但是，长期以来，都少有人敢于触动。实践是检验档案室藏组织科学性的试金石，效益是证明档案室藏组织合理性的依据。制订档案室藏组织原则，应当在效益优先观念指导下，便于档案检索利用。以提高档案检索便利程度为着眼点，以提高档案管理效益为目标，改革档案室藏组织原则。制订简单易行的档案检索方法，是档案室藏组织工作的当务之急，中国铁路物资总公司创建的以职能简易分类类目和年代

为代表的两维档案室藏组织原则，以简单明快、易于操作作为档案检索特点，使得全系统企业档案查准率和查全率一直保持在95％以上。该检索方法又称为“直接(不用翻阅任何检索目录)检索法”或“一步检索法”，利用者查阅档案，在一般情况下“立等可取”。又由于全系统企业依靠“效益测算法”和相关规定，将每一次档案利用计算出具体效益的(货币)数值，更加彰显了档案管理效益。

2.3建立合理流动机制，不断优化档案室藏质量。由于长期以来形成的档案鉴定实践的神秘性和档案组织理论的僵化，档案鉴定工作在基层许多单位被视为谈之色变的禁区，许多单位十几年甚至几十年不鉴定档案。另一方面，已经成为习惯势力的保守的文件价值观念，使得众多无价值文件归档，少数单位甚至逢文必档，造成档案室藏膨胀不止，档案库房不堪重负。僵化的观念与古董式的档案室藏组织方法，造就了僵化的档案室藏形态，使之成为一潭死水。

世界上的任何事物都是在不断发展变化着的，都是处于新旧交替不断流动之中。这就是辩证法。档案室藏也是世界上客观存在着的一种事物，也应具备一般事物发展变化的特点，处于经常地流动与变化状态中：在每年新生的档案不断进入档案库房的同时，超过保管期限经过鉴定的档案及时从库房中清理出去，满50年的档案进馆保存。档案室藏在流动中保持一个基本常量，才是档案室藏组织的正常形态。更为关键的是，我们应当在更新档案室藏观念的同时，建立起流动形态的档案室藏组织原则，从体制上保持档案室藏的流动性。同时。我们还应当建立保障档案室藏流动性的监督机制。对不按照规定定期鉴定销毁档案，或拒将50年以上档案进馆的单位予以行政处罚，以开拓出正常的档案室藏流动局面。这就是档案室藏组织的“排淤”。另一方面，改革文件归档制度，杜绝纸质载体文件归档量猛增不止局面，以精减优化档案室藏。这就是“清流”。上述两项措施双管齐下，必然形成流动的档案室藏组织形态，并在流动中不断优化着档案室藏质量。这就是档案室藏组织应当具备的“吐故纳新”机制。

2.4倡导简约，提高档案室藏组织运作效率。冗长的档案整理工作流程，繁杂的档案鉴定审批制度，以及档案著录分类标引、档案统计、库房管理等方面的规则、标准、规定，使得少则几十人多则百余人的小公司也搞成了厚厚一大本的制度汇编。物极必反。某种事物与该事物的规定性繁琐到了极致，必然朝着简单回归。在简约成为社会大众时尚的今天，档案室藏组织真的应当回归社会简约主流，抛弃思想观念的沉重，抛弃繁琐落后管理体制方面的枷锁，返朴归真，融入档人合一”的和谐潮流中来。

中国铁路物资总公司在探索与实践档案简约组织过程中，已经取得一些经验与成果。首先，是以职能简易分类为特征的简约档案整理方法。职能简易分类，就是以职能划分档案类目、将职能最简化为特点而形成的一种新的档案分类方法。该分类方法只有8－12个一级类目(不设二级类目)，如党群工作、行政管理、企业经营、人事劳资、财务审计等。将档案依次按此方法分类，操作简单易行，十分便于日后档案检索。同时。归档文件实行“永久、定期(不标时限)”的简单“两分法”：归档文件不刻意要求线订，只求牢固：合计定稿和正本尾号页码为文件页数。这一系列简单易行的档案整理方法，在铁路物资系统企业普及后，每年的档案(归档文件)整理周期由过去的2－3个月缩短为2－3周，显著提高了工作效率。另外，档案鉴定工作程序删繁就简，成为提交鉴定报告、档案鉴定、销毁档案和善后(将继续保留文件插卷、上报工作小结)的“四步法”。总公司废除了繁琐的档案借阅登记手续，只保留借档人签字、档(或文)号、数量、借阅日期四项必要内容。档案简约管理适应了企业档案人员身兼多职、工作繁忙这一客观形势的变化，它是档案管理繁琐的物极必反，更是在新形势下的档案管理改革举措的“应运而生”。将档案室藏组织简约化，是新时期档案室藏组织的一个重要原则。

2.5维护档案室藏组织形态的相对稳定性。维护档案管理基础的稳定性。是传统档案管理的原则之一。从档案管理性质而言，管理形态应当相对稳定，这主要是从便于档案检索考虑的。然而，任何一家单位的档案管理方式都不可能几十年不变。管理人员的更替、不同管理风格的出现、国家相应规定的变化等等，都将促使档案组织形态发生变化。按照辩证法关于档案事物的规定性，事物的变化是绝对的，不变化是相对的。因此。档案室藏组织形态的不断优化是符合事物发展规律的，也是该事物的客观属性之一。档案室藏组织的改革或变化，除了应当遵循客观规律之外，还应符合本文提出的上述四个原则，尤其是以合理性作为相对稳定性的基础，搞好与以前管理方法的衔接，使档案室藏组织在相对稳定中逐步得到优化。

3、档案室藏组织原则的实践

3.1分类为纲，纲举目张，是一种便于检索的新型档案室藏组织方法。该种档案室藏组织方法可以比喻为地方志编写体例：横分门类(将室藏档案分类)，纵写历史(将室藏档案按年代排列)，就形成了这样的平面坐标：2000－2008年组成的档案室藏按年代形成纵向坐标轴，党群工作、行政管理到企业管理的类别形成横向坐标轴，组成两维平面的档案室藏坐标体系。使用这个坐标系检索档案，A例为：检索一份2005年党委会议文件，该文件的坐标值为：2005年(Y轴数值y¹)。党群工作(X轴数值x¹)，该文件在x¹、y¹交汇处的“z¹”点：B例为：检索一份2007年财务规章制度文件，该文件的坐标值为：2007(Y轴数值y¹)，财务审计(X轴数值x¹)，该文件在x¹、y¹交汇处的“z¹”点。以职能简易分类(和年代)组成的档案室藏架构，如同档案室藏组织大纲，将多年形成的档案室藏予以统领；如同一根红线，将各门类档案“穿”在一起，成为一个档案组织体系：又如同渔网的纲绳，维系着整个渔网，使之闭合自如。这就是以分类为纲的档案室藏组织的纲举目张。

3.2以“效益测算法”作为档案室藏组织效益的量化方法。以往任何轻视档案工作的思想观念，基本上出于档案利用效益的模糊性。档案室藏组织虽然为本单位各项管理活动做出很大贡献，直接或间接为本单位产生了许多效益，但是，许多人，其中包括一些档案管理人员，都是对此模糊的。模糊的效益观念使得档案室藏组织运动效益由淡化变成虚无，档案工作由有为变成无为无位，无法得到相应重视。那么，我们如何向人们呈现出档案工作效益呢?笔者所在的中铁物资企业集团，通过效益近似计算法，将每一次档案利用都计算出价值。而转换成价值的档案利用事例，都是相关人员认可的。如：利用一份自来水上水管道隐蔽工程档案。使得老旧管道破裂处很快修复，恢复供水。参照相关规定可按维修费用1／3计算为1000元：使用材料装运小车某一配件图纸，将加工成的零件装配到小车上，按维修成本1／5计算为300元。这样，以月(或季度)为时间单位，统计出档案利用为本单位创造出的价值，将档案利用效益以货币单位量化，让经济数据证明档案工作产出效益，是档案室藏组织原则实践活动浓墨重彩的一笔。

档案知识组织 篇3

军队档案保密士官在军队立档单位文书档案保密资料的收发传递、分阅处理、收集整理、保管利用等工作方面有着重要作用,是军队档案信息化建设的中坚力量。依托院校资源开展档案保密士官教育是提高人才队伍建设的一个重要途径。在基地教育实践中,我们发现由于士官学员进入学校学习,没有升学和就业的压力,没有岗位任职的挑战,思想上容易产生松懈现象,缺少自主学习的积极性。现目前,不断激发士官学员的学习动力,积极引导学员进行自主学习,已是士官教育的迫切任务。

1 热爱尊重学员,与学员建立民主关系

教员应当建立真诚、和谐的师生关系,以尊重、民主的态度对待学员。每个学员普遍的内在需要,都是希望与教员建立密切的关系并渴望得到教员的关爱,如果这种需要得到满足,就会增加师生感情,并促使学员积极主动地投入学习,增强学员对教员的信任度。

首先教员应了解学员,理解学员,尊重、信任学员,承认个性差异,挖掘个人潜能,要使每个学员都有机会表现自己。同时教员还要由过去的“主宰者”变成学员学习的引导者、激励者和点拨者,充分欣赏、激励学员,与学员朋友式相待,让学员真切感受到师生的平等。

其次教员还应做到态度亲切和蔼,以缩短师生之间的心理距离,让学员获得认知和情感上的满足;此外,教员还应具有热心、同情心以及富于激励和想象的倾向性,教学实践中,教员这两个重要的人格特征,对学员的学习积极性及学习的有效性具有十分重要的作用。

2 注重兴趣培养,唤醒学员迎接岗位挑战

兴趣是推动学员进行学习的内部动力,是影响学员学习自觉性和积极性的直接原因。“兴趣是最好的老师”,士官学员如果对专业学习产生了兴趣,就会引起学习动机,推动主动学习。

一是预设岗位,激发兴趣。士官学员在校学习一年,对于毕业后所要从事的保密档案岗位了解不多。入学之初,我们就预设保密档案岗位,就“保密档案岗位的职责是什么”、“保密档案管理员需要具备什么能力”、“在校学习期间应该学什么、怎么学”等开展研究讨论,往往能创造出浓厚的学习情境,激发学员强烈的学习兴趣和迎接岗位挑战的雄心壮志。二是不断创新,培养情趣。每一门课程都有其特点,教员只要善于挖掘,总能找到学员感兴趣的东西。要增强教学内容的新颖性和多样性,并针对学员心理,精心设计富有情趣的教学过程,不断改进教学方法,变换讲课方式,将枯燥的知识趣味化,从而培养和提高学员的学习情趣。三是迎接挑战,体验成功。“有专业才能上岗、上岗必须通过资格认证”这是我军档案保密工作岗位需要的大趋势。因此,我们以基地实施的“军队档案管理士兵职业技能鉴定”为内容,积极引导学员广泛开展技能大练兵,迎接职业资格考试,极大地激发了学员的学习积极性和紧迫性。

3 加强信心激励,激发学员自主学习的动力

根据对在校毕业学员的调查,发现士官学员存在信心不足的现象,作为院校教育工作者,我们应该从多方面对学员进行信心激励。

一是要以情带兵,及时鼓励学员。学员是学校的主体,是学校一切工作的出发点。我们应和学员建立真诚的友谊,用自己的真情关心关爱每一位学员,用真诚,无私坦荡的心怀,激起学员乐观、自信、善良和友好的品性,点燃学员积极的进取精神。在教学中,不轻易否定学员的努力,任何时候,教员都应及时鼓励学员:“你做得不错!”“你真不简单!”“你一定能行!”即使学员做得不够好,你也可以说:“你做到这一步确实不容易,你已经努力了。”自信心是需要逐步培养的,教员及时肯定鼓励学员,无疑会增强学员的自信心。

二是适当预期,激发学员的内在潜能。每一个学员都是具有独立人格的个体,他们都渴望得到别人的注意。在教学设计中要给学员创造独立的空间和展现才华的机会,精讲巧练,培养学员积极参与学习活动的意识。在教学过程中,我们让学员提一些更富批判性和创造性的问题,特别注意把提问的权力还给学员,对课堂提问要允许学员有错误,循循善诱,多关注现实和世界、社会和人生,引导学员发现错误,使学员在错误中走向成功。

三是以榜样的力量,激励学员实现自己的目标。在教学中,教员应因人而宜,为每个学员制定适合其发展的目标,平时更应多收集发生在学员们身边的无数感人的故事来教育和激励学员。榜样是无声的教育。先进的榜样对学员的激励作用不可低估。这样就会大大地激发学员的学习主动性和积极性。当然,信心激励可以是正面的激励,也可以是十分得体的反面激励,我们可以从不同角度来进行。从关心学员发展的角度出发,抓住时机、采用恰当的形式,对学员的激励是促进学员积极主动学习的强大动力。

参考文献

[1]张敏.军队档案管理专业士兵职业技能鉴定研究.保密档案局,2006重点课题.

[2]程世盛.我军档案专业士官任职教育中存在的共性问题及其因应对策.2009年中国军事教育学会.

[3]张战争.浅析军队保密档案专业士官队伍建设的现状和对策.信息管理,2008.6,21,(3).

[4]刘道玉.创造教育概论.第三版.武汉大学出版社.

浅谈企业档案知识服务 篇4

在知识经济时代，企业的自主创新是在占有信息或知识的基础上进行的，知识的运用与创新是企业生存与发展的核心竞争力。企业创新既需要全面了解和掌握本企业的经营战略、核心竞争力、市场竞争地位、营销策略、竞争优劣势等信息，也要充分了解竞争对手策略、宏观环境和产业环境的相关信息。如果说，创新能力和信息获取能力是构成企业竞争力的重要因素，那么，信息资源就是企业自主创新的战略资源，而企业档案资源正是企业重要的战略资源。

2 开发利用档案资源面临的问题

目前很多企业出于竞争和持续发展的需要，加快了信息化建设的进程，实施了产品设计的信息化、生产过程的信息化、产品销售的信息化、经营管理信息化、决策信息化等，以实现对资金流、物流、作业流、信息流所产生的信息进行数字化和网络化管理。这些情况导致了企业在信息资源的采集、传递、加工处理、共享和利用等方面发生了很大变化，对信息资源的需求和管理都提出了更高的要求。

3 档案知识服务

3.1 以知识为导向的档案管理。知识管理的核心在于知识共享与知识创新，只有知识得到了运用，其价值才得以发挥。而在运用过程中才可能产生新知识，进而知识创新，知识管理才具有生命的延续和发展。从知识管理的角度审视档案管理，重视的是档案内容的挖掘。档案管理要以知识管理为导向，将关注点从文件、档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识。档案部门要以满足用户需求、支撑企业业务发展、战略落地为目标，运用先进的思想理念与技术方法进行创新、拓展，探索出基于知识服务的档案管理模式。企业档案知识管理作为新的管理模式正逐步成为档案管理工作的一个创新点，建立以档案利用者满意为中心的档案知识服务体系是大势所趋。

3.2 从信息服务走向知识服务。信息服务是以向人们提供有用的显性信息为内容的信息传播过程，体现的是一种检索和传递的服务；知识服务是以信息知识的搜寻、组织、分析、重组等为基础，根据用户的问题和环境，融入用户解决问题的过程中，提出能够有效支持知识应用和知识创新的服务。信息服务中的核心部分如信息资源建设、信息组织、信息存储、信息检索以及信息传递等，在知识服务中同样不可或缺，都需要以IT技术作为支撑。而知识服务又出现了一些新的技术，如，网络导航、知识发现、智能代理等。

信息服务行业的核心竞争能力不在于其拥有多少信息资源，而在于是否具备快速地帮助用户集合有用信息，并将这些有用信息转化成知识，形成解决方案，进而将这些知识或者方案渗透到新的产品和服务中。传统的信息服务竞争能力主要体现在信息搜集、组织和传递方面，知识含量较少，难以适应知识经济发展和知识创新的需要。知识服务的本质是知识创新，核心是以人为本，重点是帮助用户发现问题和解决问题。显然，知识服务能满足知识经济时代信息用户的需求，信息服务的内容正从信息走向知识，信息服务也正朝知识服务的方向发展。这就使企业档案部门从提供实体和信息服务的初级阶段向提供档案知识服务的高级阶段迈进成为必然。

4 知识服务的内容和方式

企业档案知识服务是以信息知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础，根据用户环境，融入用户解决问题的过程之中，提供能够有效支持知识应用和知识创新的服务，是档案资源开发利用的高级阶段。为了满足企业用户日益增长的知识需求，企业档案部门应深入研究档案资源服务的发展变化，从服务理念、服务目标、服务对象、服务内容、服务方式、服务人员、服务环境、服务时间、用户角色和用户经历等方面，研究企业档案资源开发利用如何才能适应企业知识管理和创新的需求。亦即，服务理念要从以档案机构为中心转变为以用户为中心；服务目的要从提供档案转变为提供知识；服务方式要从被动服务转变为主动服务；服务手段要从手工转变为电子化智能化服务；服务主体要从档案人员转变为档案团队提供服务；服务策略要从标准化服务转变为个性化服务；服务过程要从阶段性服务转变为全过程服务。

在保留有效的传统的服务方式基础上，企业档案部门要面向用户进一步加强知识标引的规范化，提高知识组织体系的实用性，增强知识导航功能，完善知识检索功能，进而提高知识服务能力；要利用网络技术、多媒体技术大力开展网络化信息服务；利用定题研究、专题查询、模糊搜索、多媒体显示、全文检索等方式，主动地为用户提供满足需求的信息或知识服务。档案知识服务应该是档案工作的核心，要将适当的档案知识在适当的时间通过适当的方式传递给适当的人，以满足用户的档案信息、知识需求，充分实现档案的知识价值。

高校档案馆组织结构优化研究 篇5

一、高校档案馆组织结构现状

高等学校承担着三大任务, 即人才培养、科学研究和社会服务。这三项任务在高校组织内部进一步细分为各种具体的任务, 并为不同的机构和人员所承担。高校档案馆作为高校的一个职能部门承担高校在人才培养、科学研究、社会服务过程中形成的档案进行管理并提供服务的职能。

1. 高校档案馆特点及职能概述。

高等学校档案工作是高校重要的基础性工作, 被列入高校的整体发展规划, 高校档案馆是高校不可或缺的一个职能部门。高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。根据教育部和国家档案局最新颁布的《高等学校档案管理办法》, 高等学校的档案馆主要有以下几个方面的职能:第一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策, 综合规划学校档案工作;第二、拟定学校档案工作规章制度, 并负责贯彻落实;第三、负责接收 (征集) 、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;第四、编制检索工具, 编研、出版档案史料, 开发档案信息资源;第五、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;第六、开展档案的开放和利用工作;第七、开展学校档案工作人员的业务培训;第八、利用档案开展多种形式的宣传教育活动, 充分发挥档案的文化教育功能;第九、开展国内外档案学术研究和交流活动。

2. 高校档案馆组织结构现状。

我国高校档案馆基本组织结构形式有两种, 一种是按所管档案类型设置;另一种按业务流程设置。以这两种结构为基础形成金字塔形、层级制的组织结构, 从上至下形成一条单一的管理模式。这是一种结构化固定的管理模式, 一旦形成, 一般不轻易改变。目前高校档案馆采用的基本都是上述两种组织形式。这两种组织形式在中国高校档案事业的发展进程中发挥了重要的作用, 随着数字化校园建设的推进, 高校档案事业的内外部环境、用户需求都发生了变化, 现行的组织结构模式已经不能满足档案事业发展的要求。

3. 高校档案馆现行组织结构分析。

目前中国高校这种职能化、集权式、垂直化的组织结构客观上推动了中国高等学校的档案事业的发展, 并为以后高校档案事业的可持续发展奠定了良好的基础。高校档案馆是对高校档案行使管理职能的管理部门, 高校档案馆具有以下一些特点:第一、政策环境相对比较稳定, 管理的任务明确;第二、在当时的条件下, 技术条件也比较单一;第三、按照档案门类或者业务流程划分职能部门, 实行专业化管理;第四、各个职能部门的职责范围严格限定;第五、有明确的职权等级和规则制度;第六、有关工作的知识及对任务的监控集中在馆领导层;第七、强调纵向沟通, 协调和控制倾向于采用严密结构的层级组织。

1994年作为国家“八五”重点科研项目的中国教育和科研计算机网CERNET的启动, 高校信息化建设进入了全新的发展轨道。信息网络技术已经影响或改变了高校的传统的运转模式, 高校日常的管理、教学科研工作都已经离不开信息网络技术。对于高校档案馆而言, 信息网络技术带来的冲击已经日益明显, 传统的管理对象已经悄然发生变化, 由传统的单一的纸质档案转变为纸质档案和电子档案并存。国家档案局2002年颁布的《电子文件管理规范》以及2009年颁布的《高校档案管理办法》以法律的形式正式将电子档案列入了高校档案馆的管理范围。

(1) 现行组织结构的优点。直到20世纪80年代, 高校档案工作很少使用计算机管理, 高校档案的管理基本都是手工操作, 同时管理的档案实体量很大, 管理工作比较复杂、管理人员有限, 在这样的情况下, 直线职能制是比较适合当时高校档案馆的。在特定的条件下, 现行的组织结构具有如下优点:第一、工作程序和职责规范明确。在人员数量有限、技术条件落后的情况下, 基本通过手工操作的方式来管理大量的档案, 如果没有严格的工作程序和操作规范, 那么很难确保档案的齐全和完整。第二、能充分发挥专业人员的专业管理作用。第三、垂直型权责结构, 能实现很好的工作控制。第四、在人员有限的情况下能够实现对大规模档案的有序管理。第五、管理权力高度集中, 便于馆领导对全馆实施严格的管理。

(2) 现行组织结构存在的问题。高校档案馆现行的组织结构源于上世纪80年代, 受当时各方面条件的限制, 采取直线职能制的组织结构是当时必然的选择。这种组织结构总体上是适合当时的高校档案事业发展的要求的, 但是也存在一些问题。第一、各个职能部门相对独立性较小。各个职能部门受馆长直接领导, 部门职能工作范围有严格的限定, 职能部门的员工自主性较小, 从而缺乏主动创新的动力和机制, 无法应对目前动态化、个性化的用户需求。第二、不利于培养综合管理人才。专业化管理使得员工对本部门的工作非常熟悉, 但是各职能部门自成体系, 往往不重视工作中的横向信息沟通, 对其他职能部门的工作缺乏了解, 这样对于跨部门协调管理的人才的培养是不利的。这不利于档案馆的人才队伍的建设, 容易出现断档的现象。第三、本位主义现象明显、协调成本较高。在涉及到需要各个职能部门协作的项目的时候, 参与部门的员工往往会首先考虑本部门的利益而忽略项目的目标。本位主义现象带来协调困难, 缺乏协作精神, 使得档案馆在应对需要各部门协调的项目的时候效率低下。第四、组织通常弹性不足, 对环境的变化反应比较迟钝。高校档案馆现行的组织结构适用于环境稳定、任务职责明确的情况。在信息化环境下, 对于档案的利用需求从响应速度、信息数量、信息质量等方面都对高校档案管理部门提出了更高的要求, 传统的组织结构僵硬缺乏灵活性, 不能迅速做出调整以及时应对环境的变化。第五、按管理档案类型划分职能部门的组织形式存在业务流程重复的问题。如科技档案室、文书档案室、声像档案室都含有收集、指导、保管、利用、著录、标引等业务流程, 从而影响了人、财、物等资源的使用效率。第六、信息系统建设不健全, 影响了各个部门及组织整体运行的效率。目前档案管理部门的注意力多数集中在馆藏档案数字化和目录数据库化及服务利用网络化方面, 在档案信息资源的整合方面的探索和实践还比较少。在资源整合挖掘、馆际资源整合等方面缺乏相应的经验, 对各个信息化系统的整合工作也还在初步的探索和实践中。

二、国外档案馆组织结构现状

美国是高度发达的工业化国家, 信息化程度非常高, 在档案管理方面代表了世界最高水平。美国和中国由于体制的不同及经济发展水平存在的差距, 因而在政府、企业、教育等行业的档案管理的理念及管理体制上也存在很大的差异。美国和中国可以说分别是世界上档案工作分散制和集中制管理的最典型的代表。美国档案管理机构分为两种类型:一种类型为联邦级的档案管理机构, 主要包括国家档案馆及其设置在各地的分馆, 构成集中统一的管理体制;另一种类型为各地方政府、院校、企业、社会组织等自行设立的档案管理机构, 这类档案管理机构形成了一种分散的、多元的、无中心的管理体制。

图书、档案、资料一体化管理是美国档案管理体制的一个重要特色。美国大部分高校采用的是档案图书资料一体化的管理模式。如密西根大学的档案馆就是隶属于密西根大学图书馆, 全名为:本特利历史图书馆;耶鲁大学负责档案管理的机构是手稿与历史文件室, 同样也是隶属于耶鲁大学图书馆。在这种模式下, 档案、图书、资料可以采用同一的著录标准、管理流程及检索机制, 对于档案而言由于其特殊性, 管理利用方面采用了一些独特的程序。借助图书馆强大的理论和技术支持, 档案信息化建设及组织管理方面有着先天的优势。因而美国高校档案管理机构基本都是采用图书馆的管理模式, 即扁平化管理, 强调以“管理”为核心, 实行上下互动的管理过程, 通过合作、协商确定共同目标, 从而实施对档案部门的管理。美国大学档案管理机构呈现人力资源从后台向前台及用户服务转移, 用户服务已经延伸到每一个馆员的工作中。

扁平化是美国高校档案管理机构的一个特色。扁平化的组织结构对人员素质要求比较高, 每个馆员既要负责所管档案的收集整理, 同时还要负责档案信息的管理、汇编、研究等工作, 这不仅要求每个馆员具有专业知识同时知识结构要多元化。美国高校档案管理机构的人员主要由三部分组成:专业馆员、支持职员、临时学生助理, 其中专业馆员素质非常全面, 很多专业馆员具有多个学科背景, 一些专业馆员还具有两个硕士学位或者博士学位, 这和美国高等教育的普及水平有关, 更重要的是美国社会全民档案意识非常浓, 档案馆工作稳定并且社会认可度很高。在这种背景下, 许多高素质的专业人才进入档案管理机构工作, 并承担了全方位的工作任务。

其中有不少美国高校档案馆采用矩阵式的组织结构, 如Seton Hall University, 每个专业馆员承担着不同的工作任务, 他们的工作职责不是以部门为界限划分, 而是以档案馆整体工作为基础进行组织结构设置, 区别只是专业方向各有侧重;同时, 从纵向来看, 每项工作任务分别由若干名馆员承担, 其中一位馆员作为负责人主管该任务的协调和运转。每个项目组成人员经常进行业务交流, 重在达成共识, 提出问题解决的方案。

美国高校档案管理部门的灵活的组织结构对我国高校档案馆组织结构的优化有一定的启发作用, 但同时需要注意到, 中美两国高校所处制度、环境的差异、人员素质以及人员专业结构等方面还存在不小的距离, 因而在中国高校档案馆实施组织结构的优化, 需要充分考虑到中国实际情况, 循序渐进地推进高校组织结构的优化。

三、国内高校档案馆组织结构优化思路

Henry Mintzberg认为“对决定组织劳动分工和获得协调的一系列变量进行控制操作和安排就是组织结构设计的本质”。组织设计的实质是对管理人员的管理工作进行纵向横向的合理的分工。组织的高效率运行首先要求组织结构设计合理, 虽然“高明的管理人员能使任何一个组织发挥作用”, 但合理的组织结构必然会提高管理人员成功的机会。网络信息技术推动了高校档案工作模式的变革, 对传统档案管理理念产生了巨大的冲击, 在这种背景之下, 现有的组织结构模式已经不能适应信息化网络化条件下的高校档案事业的发展, 高校档案馆组织结构的革新势在必行。

高校档案馆人员规模较小, 适合矩阵结构对人员队伍不能过于庞大的要求。高校档案馆工作人员由正式馆员、外聘员工、学生助理三个部分组成。外聘员工面向档案馆的基础性业务工作, 主要从事已经标准化了的基础业务, 外聘员工队伍相对比较稳定, 对所从事的工作非常熟练精通。学生助理主要工作是协助正式馆员或外聘员工从事一些操作性强的工作。稳定的外聘员工和流动的学生助理队伍很好地支撑着高校档案馆的基础性业务的运转, 因此正式馆员得以从繁杂的事务性工作中解脱出来, 从而可以专注于组织管理及研究工作。

根据高校档案馆的这些特点, 对其组织结构进行优化, 基本思路如下:

1. 对业务流程进行重新设计。

首先对于采用按管理档案类型进行职能划分的高校档案馆要进行业务流程的整合。即对科技档案室、文书档案室、声像档案室的业务流程进行整合, 并按照业务流程的特点进行职能划分, 设置档案收集、整理编目、服务利用、信息资源四个基础业务职能部门。其中档案收集部的职能是负责全校各类档案的收集、检查及部门档案员业务指导工作, 并向整理编目部移交档案。整理编目部负责对收集部移交来的档案进行整理、分类、编号、著录, 并对不同载体类型的档案进行数字化加工。服务利用部负责档案的借阅和利用。信息资源部负责信息系统地开发与维护;对数字化档案信息资源进行开发、整合及利用。

2. 打破条块分割, 消除部门之间的壁垒, 强化部门之间的横向联合。

除了四个基础业务部门外, 其他的工作如史料研究、馆际资源共享、用户咨询、业务培训指导等以项目组形式, 与核心部门形成横向联系, 相关核心部门为项目组提供完成既定的任务所需的资源。根据工作需要所设立的项目组可以是中长期的也可以是临时的。临时性的项目, 项目完成后, 项目组成员即可回到原部门。每个项目组都由基础业务部门的不同专业人员参与, 指定一个员工作为项目负责人, 负责项目的组织计划安排, 项目组成员所在的职能部门对成员所参与的项目提供必要的支持, 项目完成后, 项目组成员回到各自的职能部门。项目组成员在参与全局项目时, 也还要对所在职能部门的工作负责。项目组由项目负责人全权负责, 项目负责人可以根据项目进展的需要定期召集项目组成员, 就项目进行过程中遇到的问题进行讨论。根据项目的需要, 如果需要相关职能部门提供支持的, 相关部门的负责人应该提供支持, 而不需要通过馆长进行协调。这对于全局性项目的实施效率至关重要。馆长只负责项目的计划和发起, 并指定项目负责人明确每个人任务, 再由项目负责人根据项目任务的需要从相关职能部门抽调相应的项目组成员。

3. 建立完备的业务管理平台。

为了适应新的组织形式, 需要有完备的业务管理平台的支持。新的业务平台至少必须具备档案信息管理、档案信息发布、档案服务利用、档案信息外部接口、用户身份认证这五个子系统, 通过将五个子系统有机整合为新的业务平台, 使新的组织形式下的档案管理业务能够通过该平台实现业务流程的平滑过渡, 并能够适应新的组织结构的机动灵活的特点, 为新组织结构的正常运转提供平台保障

4. 充分授权, 增强部门和项目组的自主权。

新的组织形式改变了原有垂直的权力结构, 组织形式呈扁平化, 强调部门横向联系, 这都需要馆领导给职能部门和项目组充分授权, 这样可以调动职能部门工作人员的积极性和创造性, 使得职能部门、项目组自主地能够根据内外部环境、用户需求及技术等因素的变化而采取灵活机动的工作方法, 从而能够大大提高档案馆的各项业务活动效率, 并且能够实现档案馆人、财、物等资源的配置的最优化。

5. 培养高素质的管理团队。

一定的组织结构必须要有高素质的人才和相适应的机制为基础。新的组织结构对管理人员和普通档案业务人员都提出了新的要求。在新的组织形式下, 管理人员需要提高决策管理水平, 提高对全局的把握和控制能力, 同时要有全局观及部门协作意识, 避免出现本位主义现象。普通档案业务人员要加强学习, 新的组织形式要求每一位档案业务人员都要成为专业型的档案业务管理人员, 精通本岗位的业务, 并且对其他岗位的工作也要有所了解;为了使用好档案网络信息平台, 还要熟悉网络、数据库等技术。

6. 建立人才激励机制。

一切科学技术的进步, 一切物质财富的创造, 一切社会生产力的发展, 一切社会经济系统的运行都离不开人的服务、人的劳动、人的管理。人是高校档案事业的核心, 必须充分调动人的积极性, 才能使新的组织形式发挥出其预期的效用。调动人才的积极性, 合适的人才激励机制是关键。新的人才激励机制应建立行政职务与技术职务双重导向的晋升制度, 创造公平竞争、优胜劣汰的环境, 鼓励优秀人才脱颖而出, 吸引高素质人才向档案管理部门流动, 从而全面提高档案管理部门人员队伍的素质。

技术、内外环境、战略要素的变化成为推动中国高校档案事业进行变革的主要因素。国内高校之间客观上存在着发展不均衡的问题, 因而在国内高校档案馆推行组织结构优化, 首先要根据实际情况因地制宜, 循序渐进。高校档案馆组织结构优化的主要目的是将其改造成能够对环境变化做出快速反应的、更好地贴近学校师生和社会大众的档案管理及服务部门。高校档案馆组织结构的变革是渐进的、不断完善的过程, 不会一蹴而就。经过一定的过渡阶段即人员结构逐渐趋向优化、业务流程经过必要的磨合、相关配套制度逐渐完善, 新的组织结构才能真正进入成熟稳定的阶段。

摘要：本文对国内外高校档案管理部门的组织结构现状进行了评述, 并结合国内高校档案管理部门现行组织构架的优势及在信息化环境下存在的问题, 提出了国内高校档案管理部门的组织结构优化的思路及方法。

关键词：高校档案馆,组织结构,优化

参考文献

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[2] .郭咸纲.互为客户式网络组织结构模式.清华大学出版社, 2005.10

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[4] .郑平.中、美企业档案管理比较研究.兰台世界, 2009, 16

[5] .李海军.王瑾.吴先年.美国档案管理体制及信息化工程建设.兰台世界, 2007.18

档案信息安全风险评估的组织管理 篇6

一、风险评估原则

根据我国构建国家信息安全保障体系的基本要求,档案信息安全风险评估应该坚持统一管理、逐级负责的方针,实行谁主管、谁负责的总体原则。同时,为保障档案信息的保密性、完整性和可用性等安全属性,开展风险评估工作还应遵循保密性原则、可恢复性原则、最小影响原则、可控性原则、完整性原则等,即在风险评估过程中不可泄密档案信息;应当明确风险评估过程中万一发生意外情况系统恢复的手段;对档案信息系统正常运作影响最小;对评估人员、评估工具和评估项目管理可控;既要对安全技术评估还需对安全管理评估。

二、风险评估开展方式

根据档案信息安全风险评估工作发起者的不同,可以将风险评估分为自评估和检查评估两种形式。我国《关于开展信息安全风险评估工作的意见》(国信办[2006]5号文件)中指出,“风险评估以自评估为主,自评估和检查评估相互结合、互为补充。自评估和检查评估可依托自身技术力量进行,也可委托第三方机构提供技术支持。”

新建、扩建或者改建的档案信息系统,在设计、验收、运行维护阶段均应当进行自评估;废弃、瘫痪而修复运行或者发生重大变更的档案信息系统,也应当及时进行自评估。自评估由档案信息系统的建设单位或者使用单位自主开展。

档案信息系统检查评估可以由信息化主管部门或上级档案行政主管部门开展,并实现双备案。由于检查评估涉及的单位多,可在各档案部门自评估的基础上开展检查评估,并主要对自评估结果进行验证。例如在《江苏省信息安全风险评估管理办法(试行)》中要求:“检查评估由县以上信息化主管部门在本行政区域内依法开展,也可以由信息系统建设、运营或者使用单位的上级主管部门依据有关标准和规范组织进行,双方实行互备案制度。”

无论是自评估还是检查评估档案信息安全风险评估可采取定期和不定期两种,可每一年开展一次自评估和每两年开展一次检查评估的定期评估,但在新建档案信息系统投入运行前、档案信息系统发生变化时需开展不定期自评估。档案信息系统的建设、运营或者使用单位需将开展信息安全风险评估工作制度化,定期组织实施信息系统安全风险自评估,并积极配合有关部门的检查评估,将开展信息安全风险评估作为档案信息系统规划、建设和落实等级保护工作要求的重要内容。

三、风险评估机构资质要求

承担档案信息安全风险评估工作的机构,可以是档案部门外部的社会专业机构,也可以是档案行业内部具备相应条件的相对独立部门。从美国等发达国家信息安全服务现状来看,一般以社会专业服务机构提供安全服务为主,特殊行业根据实际情况可成立内部风险评估机构。中国信息安全认证中心于2010年6月30日公布了首批国家级信息安全风险评估服务资质认证获证的18家组织名单,目前已达41家。国家级信息安全风险评估资质目前分为一级、二级、三级三个安全服务等级。

档案信息安全风险评估目前处于研究和起步阶段,档案管理部门自身不具备自评估条件,各级档案行政主管部门也不具备检查评估条件,因此目前无论是自评估还是检查评估均适合委托社会专业机构开展,而保障档案信息安全风险评估质量的前提是设定风险评估机构资质条件。鉴于档案信息对保密性要求高,从事档案信息安全风险评估机构应具备以下条件:

1、依法在中国境内注册成立并由中国公民、法人投资或者由其它组织投资的机构;

2、具有由国家权威机构认定的信息安全风险评估服务资

3、专业评估人员均为中国公民,无违法记录,其中主要评估人员2人以上,具有由国家权威机构认定的信息安全服务资质,具备独立实施风险评估的技术能力;

4、评估使用的技术装备、设施符合国家信息安全产品要求;

5、具有完备的保密管理、项目管理、质量管理、人员管理和培训教育等内部管理制度;

6、具有涉密信息系统集成资质。

档案行业内部从事信息安全风险评估的机构,除应具备上述条件外,还应具备必须独立于档案信息系统开发部门、运营部门和管理部门条件。

质,具备独立实施风险评估的技术能力,并在各省、市信息安全管理部门进行服务资质审查备案、登记的机构。

四、风险评估参与成员及其职责

档案信息安全风险评估工作开展初期档案部门缺乏相关风险评估专业人员、风险评估辅助软件和脆弱性检测工具等,需委托第三方风险评估机构进行开展评估或聘请风险评估专家进行现场指导,通过一段时间的实践和总结,逐步过渡到完全依靠自身力量进行风险评估。因此,在风险评估工作开展初期,主要涉及成员包括:档案信息化主管部门、档案管理部门、档案信息系统开发商、风险评估服务方和相关方。各成员主要现职如下:

1、档案信息化主管部门

档案信息系统是电子政务系统的重要组成部分,其主管部门应包括政府信息化主管部门和档案行政主管部门,其职责为:(1)负责制定档案信息安全风险评估的政策、法规、标准,对风险评估的实施进行指导、监督、检查;(2)领导和组织风险评估的检查评估,定期或不定期地开展风险评估工作;(3)对第三方风险评估服务机构资质提出要求并进行资格认证。

2、档案管理部门

档案管理部门为档案信息系统建设、运营或者使用单位,其职责为:(1)组织实施风险评估的自评估工作;(2)配合风险评估的检查评估工作;(3)改善信息安全防护措施,控制风险;(4)在档案信息系统生命周期不同阶段开展风险评估。

3、档案信息系统开发商

档案信息系统开发商职责为:(1)规范档案信息系统开发建设,减少在开发建设阶段引入新的风险;(2)在档案信息系统的分析、设计、验收及运行维护和废弃阶段配合档案部门进行信息安全风险评估;(3)根据对档案信息系统各阶段的风险评估结果,及时调整信息安全措施、积极有效地控制风险;(4)向风险评估人员提供相应的技术支持。

4、风险评估服务机构

目前我国专业从事信息安全风险评估的服务方主要有:(1)国家级信息安全测评中心;(2)省市级信息安全测评中心的分中心;(3)专业化信息安全风险评估机构,2006年《关于信息安全风险评估工作的意见》(国信办[2006]5号)的颁布,从事信息安全风险评估的公司如雨后春笋般地涌现。

风险评估服务方为第三方专业风险评估机构,应具有专业安全技术人员和项目管理人员,熟悉风险评估工作机制和相关技术,具有提供独立风险评估服务能力,其职责为:(1)完成对信息系统中信息资产、潜在威胁、脆弱性、威胁产生的影响等进行评估;(2)判断已有风险控制措施的有效性及尚且存在的安全风险,给出减小或规避安全风险建议。

5、档案信息化相关方

档案信息化相关方是指档案信息系统的互联方(如与档案信息系统互联的政务内网、OA系统等)、档案信息资源共享和交换方(如档案信息资源交换单位和共享用户等)、档案信息系统供应方(如硬件提供商、服务提供商等)等,其职责为:(1)配合档案信息安全风险评估工作的开展;(2)提供必要的安全需求和相关资料等。

6、风险评估专家组

档案信息安全风险评估专家组由在信息安全领域或档案行业中具有权威技术水平的专家组成,其职责为:(1)对风险评估方案进行评审;(2)负责在风险评估中提供相应的技术指导;(3)对评估结果进行评审。

五、风险评估实施步骤

档案信息安全风险评估由档案管理部门发起自评估,档案信息化主管部门发起检查评估。风险评估需遵守我国已颁布的《关于开展信息安全风险评估工作的意见》和GBT 20984-2007《信息安全技术信息安全风险评估规范》。

1、自评估实施步骤

(1)档案管理部门向主管部门提出申请

档案管理部门在开展风险评估工作前编写《风险评估申请报告》,内容包括:档案信息系统简述、评估范围、评估目标、评估计划、评估预算、技术保障和安全保障等,并向主管部门提出申请。主管部门组织专家进行项目论证,对《风险评估申请报告》进行审核并批复。

(2)成立风险评估小组

通过公开招标或邀标的方式选择由信息化主管部门认定的风险评估服务机构进行风险评估,并双方签订档案信息安全风险评估项目合同,然后由双方人员成立风险评估小组。档案信息安全风险评估小组由管理层、相关业务骨干、IT技术等人员组成。同时,组建由评估方、被评估方领导和相关部门负责人参加的风险评估领导小组,聘请相关专业的技术专家和技术骨干组成专家小组。

风险评估小组应做好评估前的评估工作详细计划、各类表格、检测工具等各项准备工作,进行风险评估全员动员、技术培训和保密教育,制定风险评估过程管理相关规定。根据被评估方要求,双方签署保密合同,并签署个人保密协议。

(3)评估实施阶段

风险评估小组根据对档案信息系统的了解制定《风险评估实施方案》,重点描述风险评估的实施过程、人员分工与配合、阶段性成果等内容。《风险评估实施方案》经过专家组论证后,通过风险评估领导小组负责人书面授权批准后,方可进行实施工作。

实施过程中必须进行书面形式的记录,内容包括评估环境描述、操作的详细过程记录、问题简要分析、相关测试数据保存等。敏感系统的测试,参加评估实施人员要求至少两人以上,实施前必须制定风险规避措施和应急处理措施,且必须通过风险评估小组负责人书面授权批准。在整个风险评估过程中产生的评估过程文档和评估结果文档,一般包括:《风险评估实施方案》、《资产清单》、《重要资产清单》、《威胁列表》、《脆弱性列表》、《风险处理计划》等,其将构成完整的《风险评估报告》。

(4)评估总结阶段

风险评估完成后,应形成完整的风险评估报告。风险评估报告至少包括以下内容:风险评估项目的目的、被评估对象和评估范围、评估内容;风险评估项目的组织形式、标准依据、实施方案、时间安排;本次风险评估对象的管理现状、已有安全措施;被评估对象资产价值、面临的威胁、存在的脆弱点、风险描述及分布;安全风险处置及改进建议。

(5)评估验收阶段

项目完成后由档案管理部门向主管部门提出验收申请,由主管部门组织专家组对风险评估结果进行验收,风险评估小组向专家组提供风险评估工作相应文档并汇报风险评估情况,介绍信息系统所面临的风险,清晰地表达所面临的威胁状况、威胁所利用的脆弱性、产生的影响等状况,并在描述安全风险之后所采取何种对策防范威胁、减少脆弱性,以及问题的轻重缓急程度,并最终形成项目验收报告。

2、检查评估实施步骤

检查评估则是由上级信息安全主管部门或档案信息化主管部门发起的、具有强制性的安全检查活动,旨在依据已经颁布的法规或标准,检查关键节点的信息安全风险是否在可接受的范围内,也是通过行政手段加强信息安全保障的重要措施。

检查评估是在自评估过程记录与评估结果的基础上,验证和确认档案信息系统实施自评估后所采取风险控制措施取得的效果。因此,在检查评估开展之前应先通过行政手段通知各档案管理部门在规定期限内进行安全风险自评估并已经采取安全风险防备措施。

检查评估也可委托风险评估服务机构实施,但评估结果仅对检查评估的发起单位负责。由于检查评估代表了主管部门,涉及评估单位也往往较多,因此要对实施检查评估机构的资质进行更严格管理,但检查评估实施步骤较自评估简单。

(1)成立检查评估工作组

由档案信息化主管部门及相关专家成立检查评估工作小组,对所管辖行政区域内的档案信息系统进行检查评估管理。

(2)确定检查评估内容

检查评估是在自评估实施的基础上,对关键环节或重点内容实施抽样评估,评估内容主要包括:自评估方法的检查、自评估过程记录检查验证、自评估结果跟踪检查和现有安全加固措施的检查验证等。

(3)选择第三方评估机构

通过公开招标或邀标的方式选择由信息化主管部门认定的风险评估服务机构进行检查评估,并双方签订档案信息安全风险检查评估项目合同。

(4)实施风险评估

根据检查评估内容对各档案信息系统进行风险评估,由专业评估机构借助辅助评估工具、安全检测工具等进行安全管理与安全技术验证。重点对自评估的实施过程、风险计算方法、评估结果等重要环节的科学合理性进行分析和验证,得出检查评估结果,并针对不同单位评估结果给出不同安全加固建议。

(5)检查评估总结

对若干档案信息系统检查评估完成后,对各单位检查评估结果进行分析,并召开风险评估工作总结会议,提出各单位自评估中普遍存在的问题,并提出合理化建议。同时,为制订档案信息全风险评估法规和标准提供依据。

六、建立风险评估工作长效机制

档案信息安全风险评估项是一项长期工作,需不断总结风险评估经验和教训,逐步培养档案行业内部的风险评估人员和机构,建立风险评估工作长效机制,为下一次风险自评估或检查评估打好坚实的基础。

参考文献

①范红等著:信息安全风险评估方法与应用[M].清华大学出版社,2006年5月第1版.

②吴亚非等著:信息安全风评估[M].清华大学出版社,2007年4月第1版.

③绿盟科技:绿盟科技风险评估实例[EB/OL].[M].http://www.itgov.org.cn.

档案知识组织 篇7

一、数字环境给高校档案信息资源组织带来的机遇

数字环境不仅为档案信息资源的组织工作提供了技术上的坚强后盾, 使得这些信息能够为更多人阅读利用;同时, 数字化的不断发展也扩大了档案信息的市场需求。相关从业人员可以利用这一特性迎合市场需求开发出更适宜的产品。数字时代为档案信息资源的组织与建设创造了条件, 并可大幅度地提高档案工作效率及实现档案信息资源的共享。档案工作应积极迎接网络技术的挑战, 更新观念, 塑造新的工作模式, 以获得新的发展契机。

1. 数字环境为档案信息资源组织提供了有力的工具和手段。

计算机技术等多种技术的发展与结合利用大大提高了档案信息及其产品的生产处理效率;也为这些信息在不同终端进行传播提供了良好的契机, 极大促进了信息资源组织的发展。网络技术作为传递手段, 使利用者不受时间、地点限制利用档案信息成为可能。从传统“阵地”服务拓展到空间服务;由定时服务限时服务, 变为利用者随时的自助服务。传统档案信息管理系统中, 市场对档案信息的管理要求较低, 但其对信息传播的速度要求在数字化环境的冲击下不断提高。因此, 传统的档案信息管理系统将无法满足现代社会的需求, 势必产生出一种符合现代社会要求的档案信息管理模式。在这种管理模式下, 档案的实践形式更具有独立性的特点, 具体而言, 就是这种管理模式不再是以往的的纯粹的物理形态, 而更能体现出数字化的特征, 这也体现出了数字化的时代特色。

2. 数字环境使深层次档案信息内容查询成为可能。

在数字环境下, 档案信息资源的利用方式发生了改变, 使其被更多人所认可。由于网络的强大作用, 档案信息资源不再局限于一个地方, 而是可以被大家共享, 越来越多的用户乐意开始尝试档案信息资源处理系统, 这也促进了档案信息产品的不断衍生发展。同时, 网络的发展也提高了社会对档案信息及其管理工作的要求, 档案实体已经无法满足大众的需求, 客户对档案信息的需求也不再仅限于其自身, 还有对信息查询等工作的要求。从20世纪80年代后, 档案工作相比以前增加了检索和编研两个内容。根据上个世纪末提出的“简化整理、深化检索、优化利用”的要求, 在2000年12月6日, 国家档案局颁布了《归档文件整理规划》, 这就意味着在实际的档案管理工作中, 档案实体管理的比重将日益降低, 而更深层次的档案信息资源的开发工作越来越受到重视, 这一比例将不断扩大。其中, 编研工作由横向朝纵向发展, 档案将会由被动趋向于主动为市场服务。

3. 数字环境淡化了文件与档案的界限。

数字环境下, 档案信息管理不再局限于传统的模式, 文件、档案、资源一体化发展加快, 也就是说, 在电子文件归档前, 文件与档案都可以被随时取出使用, 两者间的界限不再分明, 这利于各种信息资源的充分利用。当这些文件或档案被传上网络, 其利用程度就可见一斑了, 随之而来的就是巨大的经济和社会效益。文件生命过程的各阶段不具有明确的分界线, 可以无缝衔接, 并由此提出了各运动阶段文件管理整合设计而非单纯线性设计的需要和理念, 提供了“综合”的思维方法, 使文件管理者和档案工作者能够在数字化背景下置身于同一个世界, 更好地认识文件、档案和信息, 以及围绕它们所采取的行动, 及时地、更好组织档案信息资源[1]17。

二、数字环境给高校档案信息资源组织带来的挑战

1. 数字环境下档案信息数量剧增, 种类繁杂。

数字环境下, 信息之间的传达十分便利, 互联网技术等的普及, 更使得我们每天置身于成千上万的信息之中;而通讯技术的不断发展, 更加大了信息传输的便捷与高效。信息传播虽然多而快, 但是重复信息等的产生几率也在不断加大, 使信息质量不易判断。如何从浩如烟海的信息中获得有价值的信息资源?这给信息资源的组织带来挑战。

2. 数字环境下档案信息的安全问题有待解决。

网络环境下档案信息资源整合是基于一个相对开放、互联互通的环境而开展的, 开放的网络环境使大量以数字代码形式存在的信息资源时刻受到多方面的安全威胁。但是基于档案内向性的特点, 有些档案出于各种原因在一定时期内需要保密, 不能在网上公开传播。这就对档案信息资源管理提出了新的要求, 即在传统档案馆和网络技术相结合的条件下, 要保证档案信息的内容是原本完整的。这个问题是目前我们面临的主要问题之一并且急需解决的。数字环境下档案信息安全管理和高效运转的关系非常重要, 必须考虑共享与保密、逻辑性处理与物理性存储管理等问题。由于现代档案信息管理工作发展时间较短, 存在很多的技术问题, 比较明显的就是信息载体在保管和传递中容易被篡改, 使得这些信息不再真实可靠[2]。

3. 数字环境下档案信息稳定性差。

数字时代下, 信息更新速度快, 档案信息资源具有高度的动态性。一方面, 新资源在不断产生, 原有资源也在不断消失, 各类数字化信息瞬息万变。另一方面, 各种技术方式日益更新, 随着信息技术的不断更新, 电子档案的生成环境也在不断改变。这些都给档案信息资源的有效组织带来挑战。

三、数字环境下多层次高校档案信息资源组织模式的应用

模式是一种事物的静态形式或动态运行形式, 组织模式是指在一个组织中为了更好地促进组织目标的实现而采用的专业化的有据可依的管理方法、程序等的总和, 并在组织的运行过程中不断发现问题, 解决问题, 完善目标实现过程的一种管理机制。档案信息资源的组织模式包含了组织理念、组织构架和操作方法三方面内容。

1. 高校档案馆档案信息资源组织的含义。

高校档案馆档案信息资源组织, 是从高校档案馆中的各类案卷、文件中, 寻求同类信息的组合;并按利用者需求, 随时自由组合同类信息, 实现信息重组。如, 我们可以根据档案的保管期限属性、密级属性、保管单位等属性将档案信息资源进行聚类, 从而形成一维或多维的档案组织体系。数字时代下, 档案信息逐步由纸质载体迁移到光、电、磁质载体上, 基于光、电、磁质载体的档案信息可以更好地实现信息重组。数字档案信息克服了高校档案馆传统排架空间中的插卷困难, 保证了档案信息逻辑存储的有序性。

2. 高校档案馆档案信息资源组织方式———多维组织。

档案属性维度包含了多种因素, 主要是决定档案实体的排架结构和数字档案在虚拟空间中的存放架构。其中, 实体档案和数字档案的存放位置主要由这些档案的形成时间、档案归属地、档案性质等要素决定的。为了方面理解, 我们可以将各种要素作为存放空间中的各个维度, 各个维度共同组成了档案分类维度场。每个档案都可以在这个档案分类维度场中找到自己独有的位置, 而这些档案的维度也会不同程度影响其档案分类属性。

数字时代下档案信息资源组织的出路在于关联, 根据社会需求, 在档案信息资源各属性维度之间建立逻辑关联关系, 以便更好地服务于社会。关联关系揭示了维度之间存在着网状结构, 指出档案信息资源是由一组相互联结、相互作用的结点组成。关联关系有利于实现档案信息资源的全面分析与系统性分析, 形成知识系统。档案信息资源属性维度之间的关联关系可分成两类:一对一关联和一对多关联。一对一关联, 表示一个维度只与另一个维度对应;一对多关联表示一个维度可以与多个维度建立关联关系。创建档案维度关联, 将相关档案信息有机地编织在一起, 它以维度链路将档案内容组织成某种网状结构, 使用户可以根据自己的需求, 从任意维度, 从不同角度浏览和查询档案信息。

由于多维组织是一种虚拟组织, 所以一个档案可以重复利用, 当一个档案具有多种属性时, 可以重复归入不同类别。在这样的多维虚拟组织中, 当一个档案既有这种属性, 又有那种属性时, 档案既归入这种属性的文件夹, 同时又归入那种属性的文件夹, 因此, 档案之间的各种关联之处都可以通过该系统得以体现。举个例子, 在多维系统中存在密级和保管限期两个维度。如果某一档案既属于保管限期中的永久类, 又属于密级中的秘密级。其只按属性进行分类放置时, 就只能放入一类进行管理。但是, 在虚拟空间中, 它可以同时放在保管限期和密级两个维度上, 在不同的维度上拥有不同的坐标, 即在两个地方都能拥有一定的位置, 而不冲突。通过虚拟空间中的多维组织, 则可在保证档案信息与档案实体的两个属性进行排架。

参考文献

[1]赵红颖.图书档案数字化融合服务研究论纲[J].图书情报工作, 2013 (57) .

[2]封华.加强档案实体与档案信息安全的思考[A].档案工作者年会论文集[C], 2011.

[3]徐向玲.数字环境下的档案信息组织[J].兰台世界, 2006 (21) .

“组织水肿”相关知识 篇8

水肿发生的部位虽然各有差别, 但其发生机理是基本相同的。水肿的发生就是由某些疾病引起的这两方面的平衡障碍所造成。

一、血管内外液体交换障碍

正常情况下, 组织间隙液体与血液之间保持着动态平衡。这种平衡是由两方面的力量所决定的:一种是促使液体滤出毛细血管的力量, 即毛细血管血压和组织液渗透压;另一种是促使液体回流入毛细血管的力量, 即血浆胶体渗透压和组织液静水压。这两种力量对比决定着液体的滤出和回流时的方向和速度。

当组织液生成超过回流时, 就会造成水肿。引起组织液生成大于回流的因素主要有以下几方面:

(1) 毛细血管血压增高由于毛细血管血压增高, 使液体从毛细血管滤出到组织间隙增多, 而又阻碍液体回流入毛细血管, 这样就造成组织液积聚过多, 当其超过淋巴的代偿回流时, 就出现水肿。

(2) 血浆胶体渗透压降低血浆胶体渗透压是使组织液回流到毛细血管的一种力量, 因此, 当血浆胶体渗透压降低时, 组织液生成增多, 回流减少, 组织间隙液体积聚过多, 形成水肿。这种水肿常为全身性的。

(3) 毛细血管通透性增加在病理情况下, 通透性增加, 会使大量蛋白质漏出到组织液中。结果, 一方面血管内液体渗透压降低, 另一方面组织液胶体渗透压升高, 发生水肿。炎症引起的水肿, 就是因毛细血管通透性增加所致。

(4) 淋巴回流受阻组织液除了大部分从毛细血管静脉端回流外, 少部分还从淋巴管回流入血管。当淋巴管阻塞, 淋巴回流受阻时, 就可使含蛋白质的淋巴液在组织间隙中积聚而引起水肿, 称为淋巴水肿。

二、体内外液体交换障碍

正常人体主要通过肾的滤过和重吸收来调节水和钠盐的摄入量与排出量的动态平衡, 从而保证体液总量和组织间隙液量相对恒定。但是, 任何原因使肾小球滤过率减少而肾小管重吸收率并未减少, 或肾小球滤过率没有明显变化而肾小管重吸收明显增强, 再或肾小球滤过率减少而肾小管重吸收增强同时出现, 都会导致肾小球、肾小管平衡失调, 从而引起水、钠排出减少, 在体内积留。

(1) 肾小球滤过率下降。

(2) 肾小管重吸收增强。

档案知识组织 篇9

【关键词】数字档案；管理；知识发现与服务

在进行数字档案管理中，由于信息资源的广泛性，导致数字档案管理存在一定难度。由于这种档案管理是在国家基础上进行，所以人们会加强对档案的利用。在整个社会里，加强数字档案管理是为了实现信息资源共享，在这一目标的引导下，数字档案管理不断加强。文章通过对于数字档案管理中的知识服务和知识发现的探索，为数字化档案管理提供借鉴。

一、知识服务是数字档案信息服务的瓶颈

加强档案信息化建设在信息化建设中扮演着重要的角色，一方面可以提高利用档案信息利用率，另一方面，还可以实现档案信息的有效管理。对于用户来说，通过网络信息查询技术，一方面可以快速获得所需档案信息，另一方面还可以提高准确性。这样一来，可以大大减少数字档案资源较多带来的阻碍，还可以提高资源检索的效率。由于知识服务的重要性，导致其在数字化信息管理中重要地位。不过对于用户来说，要按照自己的工作性质和对信息的需求在广泛的数字档案信息中获取所需知识离不开技术方面的支持。对于用户来说，得到的信息可能存在分散性，所以并不会完全满足自身发展需求，也就是说，在面对浩如烟海的数字档案信息中，要想真正获得有用的信息，就要加强知识服务水平，提高科技水平。

二、知识发现与知识服务相关理念

（一）知识发现

在世界范围内，最早出现知识发现概念是在1989年的美国，在底特律的国际学术会议上提出了知识发现一词。六年后的加拿大举办了相似的国际学术会议，具体阐述了知识发现的理念。不过，在世界范围内普遍认为，提出知识发现这个概念的是1996年的Fayyad。有相当一部分人认为，知识发现就是通过档案来寻求可以利用的有价值的信息，而在档案里，知识就是有效的数据。所以要把数据转化成有效的信息。提高知识的利用价值，供人们决策，提高知识的发现率也就是对于知识利用程度的提高。

在现在看来，数据的挖掘和知识发现主要有三种关系：第一种关系中知识发现以数据的挖掘为前提。第二种观点里知识发现和数据服务有一定程度的关系，在任何时间里可以实现数据服务和知识发现的有机结合，共同发挥作用。第三种观点认为，知识发现是数据挖掘的拓展，是更深入层次的数据挖掘。

（二）知识服务

在1999年，学者任俊为的一篇论文里提出了支持服务这一理念。后来人们普遍认为，在知识服务中，重点就是服务，更深层次上讲，是利用信息进行服务。而要想有效开展服务，提高服务水平，就必须利用丰富的信息资源，进一步提高资源的利用率。在进行服务的过程里，通过一定的智能技术，可以帮助信息需求者在浩如烟海的信息资源里快速找到有效信息。通过这种观念可以得知，知识服务是信息服务的拓展和延伸。不过在现阶段的发展里，人们对于知识服务的看法仍然存在不同观点：有人认为，知识服务就是为需要知识的人提供有效的信息，实现信息有效提取和重组。换句话说，就是按照知识的不同内容和人对于知识的不同需求提供有针对性的有效服务。而还有一部分人持有不同的观点，他们认为，知识服务就是利用知识进行创新的发展过程，在创新中实现数字档案管理的发展。

三、数字档案管理中的知识发现与知识服务的一般模式

（一）数字档案信息空间

在管理数字档案的过程中，要进行知识服务就要加强对数字档案信息空间的理解。它是宏观信息空间的一个分支，是通过数字档案软件和硬件空间、时间和技术空间，还有服务空间等多种空间构成的组合体。对于信息空间这一概念来说，最开始是用于描述计算机应用系统。在计算机应用系统中，描述客观事物的运动过程就是信息，而数据则是对信息的编码。在应用系统运行时，借助于数据的处理和加工，实现系统功能和信息化管理。在这一背景下，计算机的软件和硬件以及数据共同发挥作用，构成了完整的计算机系统信息空间。

（二）数字档案信息空间组织模式

系统运营的内外部环境及其结构就是数字档案信息空间的组织模式，另外它还包含了两者之间的关系。要构建数字的信息空间组织模式，就要和数字档案实现有机结合，同时实现和知识服务的有机结合。全面建设网络体系和应用服务体系。在此基础上，建设安全体系和数据管理系统。通过多方面的完善实现，有机整体的高效运转。一般情况下，数字档案信息空间主要包含了网络音乐的空间，知识服务的空间，还有数据管理的空间庞大子空间。

（三）基于数字档案信息空间的支持服务系统

1、数字化管理。对于数字信息存取来说，它的主要功能是数据库的建立工作，还有实现数据库和相关系统的连接，另外还要建立数字档案信息资源的管理系统，在科技水平发展的背景下，实现数字化管理，构建完整的信息收集和存储系统，完善数字档案的更新和管理体系。

2、知识服务。要提供知识服务的前提是进行数字管理。对于数字档案的处理来说，可以按照不同种类进行划分，在了解用户所需要信息种类时，通过有序的数字管理更好地为客户提供服务。

四、总结

文章通过研究数字档案中的知识，发现和数字档案中的知识服务有机结合，实现对数字档案的综合研究。不过，本次研究仅仅是表面上的探究，还有一些方面没有提及。举例来看，技术层次和档案管理人员上有所欠缺也会导致数字档案管理工作的知识服务和发展工作受到阻礙。不过，在技术水平快速发展的今天，对于数字化档案管理研究程度不断加深。加强对档案信息的研究可以探索其中的隐藏资源，促使资源为社会所用，提高利用率，推动社会发展。所以，要想达到高层次的数字化档案管理，就要加大研究力度，实现知识服务和知识发现能力的提高，建设新的发展模式。

参考文献

[1]冯惠玲主编：《档案学概论》.中国人民大学出版社，2000 版.

档案知识组织 篇10

《宣言》的通过, 对于进一步普及公众对档案馆的了解起到了关键作用, 为世界各国档案馆在公众和决策者中提升其对档案馆的认知度提供了一个绝好的机会。

《宣言》对档案馆与现代社会的关系作了简明扼要的表述。《宣言》指出, 档案馆的关键作用体现在行政透明、民主问责和守护社会共同记忆中。在肯定了档案工作对于传统意义上满足历史研究需要的同时, 《宣言》还对高效的档案管理所起的作用进行了重新定位。《宣言》指出, 档案管理在支撑现代公共行政、私有领域的成功实践和对公民信息获取方面起到了重要作用。

《宣言》的最初版本由国际档案理事会的专业协会处与一个国际工作组于2007年在加拿大魁北克市完成, 旨在为不同语境、文化和档案传统的全球档案馆提供一个共同的表述。《宣言》于2010年在奥斯陆国际档案大会上一致通过, 在此前《宣言》的内容曾引起了激烈讨论, 其中国际档案理事会专业协会处为了使其作为一个整体被采纳做了大量工作。从国际档案大会通过《世界档案宣言》的那一天开始, 国际档案界就通过不懈努力, 致力于其被联合国教科文组织采纳。其中, 离不开塞内加尔驻联合国教科文组织大使、前塞内加尔国家档案馆馆长Papa Momar Diop和联合国教科文组织档案主管Jens Boel的共同努力, 他们与国际档案理事会遍及世界组织网络的档案工作者一道, 为《宣言》的顺利通过做了大量工作。