档案专业知识管理

档案专业知识管理（精选12篇）

档案专业知识管理 篇1

摘要：档案管理与知识管理既有非常深刻的联系也有一定的区别。档案是知识管理的重要组成部分, 是知识管理的高级阶段, 知识管理为档案管理带来新的契机。本文主要分析知识管理与档案管理的关系, 指出档案管理面临的困境, 以及知识管理给档案管理带来的契机和启示。

关键词：档案管理,知识管理,启示

随着我国经济社会的发展, 档案的数量越来越多, 档案管理也面临新的困境。主要体现在传统档案管理方式不能适应档案管理的需求, 档案管理工作人员管理水平有待提高, 档案资源利用率不高。因此, 转变档案管理方法, 提高档案管理效果, 是档案管理发展的必然趋势。在知识管理理念不断深入发展的背景下, 档案管理应该运用知识管理带来的契机, 完善档案管理方法, 提高档案管理效率。

一、档案管理与知识管理的关系

(一) 档案管理是知识管理的重要组成部分。

知识是知识管理的对象, 但是知识管理可以分为显性的知识管理和隐性的知识管理。档案管理就是显性知识管理的一个部分, 因为档案记录的信息是经过工作人员分辨、整理保存下来的有效信息。通过对信息的管理和识别, 用人单位找到符合自己需要的人才, 也就是说档案信息要通过人的有效识别才能够发挥作用。这些信息整理、收集的过程其实就是对此类的知识进行概括、总结的过程, 从这个角度来讲, 档案信息记录也是对知识的综合和记录。所以说, 档案也是对知识的记录, 只是记录的方式有所不同, 因此, 档案管理是知识管理的重要组成部分。

加强档案的管理就是为了提高档案的价值, 满足单位对各种人才的需求。特别是在对社会发展记录、知识产权保护等方面具有不可替代的作用。知识管理最终的目的也是促进社会的发展, 提高知识利用率, 在这方面, 档案管理与知识管理的目标是一致的。

(二) 档案管理与知识管理区别。

虽然档案管理是知识管理的重要组成部分, 档案管理与知识管理也有一定的区别, 主要体现在以下几个方面:从管理的深度来讲, 档案管理主要是对文件、档案实体进行管理, 知识管理更加注重对文件所承载的信息和知识进行管理, 深度要超出档案管理;从管理的范围来讲, 档案管理的范围要比知识管理的范围狭窄, 知识管理的范围要广泛很多。从管理的重点来讲, 档案管理主要是为了保存文件和资料的完整性, 确保文件在当今以及今后都能够发生重要的价值;知识管理更加注重文件以及知识的现实价值。

(三) 档案知识型管理是档案发展的趋势。

在信息技术不断现代化的今天, 促进了知识信息化的交流发展, 因此, 档案管理也要在信息技术的带动下走知识型发展道路。传统的档案管理主要是对文件资料进行收集、鉴定、整理, 这限制了档案资源的信息化共享和利用价值。特别是管理机制的落后, 运作方式的陈旧, 技术水平的低下违背了社会信息化的发展, 不利于知识信息化时代档案资源的共享。所以, 档案管理在加强文件、资料管理的同时, 更要向知识管理方向发展, 加强档案信息化、技术化管理。实现知识来源、整理、保存、共享一体化的管理体系。因此, 档案管理实现传统管理方式向知识管理方式的转变, 才能够真正实现档案的价值, 发挥档案的作用。

二、知识管理对档案管理的启示

(一) 加强知识共享与创新。

在信息技术不断发展的今天, 知识交流与共享是社会发展的必然趋势, 档案作为知识的一种形式也要加强知识共享与创新。首先, 不管是加强档案的文件管理还是知识信息化管理都要实行档案管理的有序化, 对档案的信息进行有效的分类, 不能只是简单的对实体文件进行分类管理。其次, 建立档案信息化管理机制, 加强电子信息技术在档案管理中的运用, 提高档案知识化管理水平, 实现档案信息的共享与创新。第三, 加强档案管理方式创新, 传统的管理方式已经不能适应档案管理的要求, 因此, 要不断加强档案管理方式的创新, 提高档案管理技术水平。

(二) 实现档案信息化和知识化管理。

随着信息技术的不断发展, 任何管理方式都离不开信息技术的支撑。所以, 档案知识化管理也要对文件以及信息内容进行信息化管理, 在网络信息技术的支撑下实现档案信息的共享与传播, 而且信息技术在档案管理中的运用是档案知识化管理发展的必然趋势。所以, 档案管理部门要在文件资料、人员引进以及基础管理方面实现信息化管理。因此, 档案知识管理的信息化不仅要实现管理技术的信息化, 还要加强文件资料的信息化管理, 建立电子文档信息管理库, 这样才能够实现档案知识管理的信息化。

三、结语

随着我国经济社会的发展, 档案的数量越来越多, 档案管理也面临新的困境。主要体现在传统档案管理方式不能适应档案管理的需求, 档案管理工作人员管理水平有待提高, 档案资源利用率不高。档案管理与知识管理既有非常深刻的联系也有一定的区别。档案是知识管理的重要组成部分, 是知识管理的高级阶段, 知识管理为档案管理带来新的契机。本文主要分析知识管理与档案管理的关系, 指出档案管理面临的困境, 以及知识管理给档案管理带来的契机, 实现档案管理的新跨越。

参考文献

[1]周甜甜.从一元到多元:档案管理范式的演变[J].兰台世界, 2013 (3) .

[2]黄世喆.档案管理与知识管理 (之一) [J].档案管理, 2014 (4) .

[3]苏欣.档案信息管理与知识管理之融合[J].城建档案, 20013 (2) .

档案专业知识管理 篇2

无论是企业还是政府都会经常遇到这样的问题： 以前自己撰写过或见过别

人整理的一份非常有价值的报告和资料，在需要的时候却找不到了； 随着一位 关键员工的离职或休假，同重要合作伙伴或客户的良好关系受到损害，联系甚至 被迫中断，同时也失去了非常宝贵的实践经验；新员工加入某项目组，因没有相 关背景资料而很难上手，也不能充分借鉴前人的经验和智慧；在项目的开发和进 展过程中，员工需要向具有某种专长的专家咨询，却不知组织内部谁有这样的专 长。

英国知识管理大师安妮·布鲁金在《企业记忆——知识管理战略》中谈到：

“一家提供计算机服务的大公司近年来开发了7个文件管理系统——每一个开

发部门都认为他们是第一个开发者。他们还发现他们有51个同一客户的协议版 本！许多公司存档的专利被忘记了，得重新制作。一家石油公司的勘测记录被忘 记了，一位老雇员的偶然谈话告诉管理部门这一地区的勘探工作在20年前就完 成了，这为公司节省了数百万美元。公司依赖长期为其工作的雇员作为它们的‘企 业记忆’，可是当这些人离开，连接过去的纽带就被永远割断了。”①

比尔·盖茨在《未来时速》中也提到一个类似的例子：数年前，微软公司

在雷德蒙园区现存大楼的蓝图不见了，而这些蓝图是制作下一阶段建筑工作的背 景。于是有关人员打电话找刚退休的原微软房地产和设施部的主任，他让大家去 找一个电工，果然蓝图在这个电工那里。事实上，这个电工是世界上惟一拥有微 软所有建筑平面图的人。微软房地产和设施集团被这次事件惊动，从而决定利用 一个数字的存档系统来保存在20年间建筑工作中所积累起来的所有知识。②

传统社会往往依赖一两个人来记住这个群体的历史和传统，而现代组织却

需要用更好的方法来记录和传递他们的传说。上述案例实际上反映了企业记忆的 重要组成部分——档案及其管理工作与企业知识管理的关系，而过去我们对这两 者之间的相互影响却没有予以特别关注。在许多企业管理或企业知识管理的研究 中，鲜有企业档案管理的踪影。因此，笔者试图作一些创新性、补充性的研究，以起到抛砖引玉的作用。

一、企业档案是企业重要的知识资源

企业知识资源是指企业在其生产、经营活动中积累的知识及其管理体系。

因此，它实际上包括两个方面的内容：一是知识本身，它是知识资源的核心；二 是知识管理体系，包括企业知识管理观念、思想和文化、知识管理模式和组织流 程、知识管理技术与方法等。知识的分类方法有多种，根据其表达、传递方式，知识一般被划分为显性知识（Explicit Knowledge）和隐性知识（Tacit

Knowledge）两种类型。显性知识是指可以用正式语言清楚表达和传播的知识，主要存在于企业文献如图书、情报、档案之中。隐性知识是指不易用语言表达的、隐藏在组织层次或个人头脑中的知识，如企业的文化、思想，员工的技能、解决 问题的思路等。经济合作与发展组织（OECD）在《以知识为基础的经济》一书中

*本文系国家社会科学基金项目(03CTQ005)“现代企业制度下的企业档案信息管理研究”、北京市档案局科

研项目“企业档案管理与知识管理”成果之一。

2将知识归纳为四种类型：事实知识（Know-what），原理知识（Know-why），技能 知识（Know-how），人力知识（Know-who）。

企业档案是企业在生产、经营活动中直接形成的保存备查的原始记录，其

构成是以科技档案为主体，包括党群工作、行政管理、计划统计、经营销售、物 流管理、财务管理、人力资源管理等方面的档案。企业知识大量地沉淀在企业的 档案之中，美国Delphi咨询集团的一项调查表明：在组织所获取的知识中，大 约46%是以文本和电子文档的形式存在的。③ 企业档案是企业生产、经营活动的 真实的历史记录，不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的 知识，是企业重要的知识资源。

二、企业档案管理是企业知识管理的重要内容

知识经济是以知识为基础的经济，是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。在知识经济时代，知识是企业最重要的战略性资源。知识管理则是企业 适应知识经济发展而作出的战略性的反映，正如美国德尔集团创始人之一卡 尔·弗拉保罗认为知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为企 业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。从一定意义上讲，知识管理就是 企业管理其所拥有的知识和运用知识进行管理的过程。

既然企业档案是企业重要的知识资源，那么，企业档案管理本身就是对知

识的一种管理活动和过程。企业档案管理工作，包括对企业文件形成、积累、整 理和归档的监督、协助和控制，以及对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。这一管理过程，实际上是对企业文件档案这种显 性知识的获取、积累、储存、保护、控制和开发。企业档案管理对于积累和保存 企业知识，维护企业发展真实的历史面貌，保护企业合法权益不受侵犯，保持企 业核心竞争力等方面，都起到了重要的作用。笔者曾接受过国内某知名房地产公 司关于企业档案管理方面的咨询。该公司就是因为原来档案管理混乱，档案没有 实行集中统一管理从而导致一些客户档案遗失，公司因此接连在几起相关的房地 产诉讼中败诉，经济上蒙受重大损失。

运用知识进行管理是企业知识管理的又一个重要内容。可以说，企业对其

知识的管理是基础和手段，而运用知识服务于企业各项管理工作则是知识管理的 根本目的和归宿。企业档案中凝结着企业经营管理、科学研究、生产建设的经验，对企业各项管理工作具有直接和间接的凭证和参考价值。它为企业经营决策提供 现实和可靠的依据，是科技、生产活动的直接依据和参考。但是，档案中积累的 知识如果不被管理者开发、不能有效地被运用，那么，其价值只能是潜在的而非 现实的。因此，如何实现档案价值、实现档案知识共享是档案管理部门和人员必 须面对的重大理论和实践难题。面对日益剧增的、动态的电子文件和企业对档案 信息的大量、及时的需求，许多企业管理者发现，忠诚的档案“保管员”并不能 充分实现现代档案管理目标，档案管理者“必须停止扮演实体保管员的角色，而 成为概念、知识的提供者”④。运用档案中记载的知识服务企业各项管理，可以 有多种方式和方法。如一些企业将过去的产品开发档案编辑成“学习型历史文 献”，从中发掘过去的经验和教训，发现成功与失败背后的逻辑，并将其内在的 思想应用到自己的创造活动，用于新产品的开发，取得了显著的效果。如波音公 司在其737和747飞机项目受挫后，就要求开发人员从失败中获得教训。于是，开发人员利用档案，对737到747的开发过程进行了对比，从中得出许多有价值 的结论，并利用这些结论进行757和767飞机的开发。由于有这些历史经验的指 导，他们创造了波音公司历史上最成功、无差错的开发记录。

三、知识管理对企业档案管理的影响及我们的对策

随着经济全球一体化进程的加快和科学技术的迅猛发展，知识成为社会经济 发展的主要资本和动力。知识更新的加快以及非线性变化的环境迫使企业不得不 设计出非线性的战略以求生存和发展。因此，知识管理越来越成为众多企业适应 新经济时代要求的一种获取和保持竞争优势的重要选择。美国Delphi公司在一 项调查中发现，截至1998年4月，51%的美国公司已经实施了知识管理。KPMG 公司的一项调查也表明，在英国100家大公司中，已有43%的公司开始推行知识 管理。⑤ 我国一些企业也开始进行知识管理的实践。因此，探讨和研究知识管理 对企业档案管理的影响及我们的对策，是新时代档案学发展的现实要求。

（一）知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能

作为一种新的管理思想和方法，知识管理对企业战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着企业 知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也在发生相应的转变，企业需要拥有全新的档案管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认 为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并 强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资 源的共享。正如冯惠玲教授所指出的：“这种角色转变的要求导致档案人员将职 能重心从实体管理转向信息管理、知识管理，这是一种由外向内、由浅入深、由 物理控制向智能控制的转变，目的是保证数字时代社会记忆的完整和向人们提供 高质量的信息和知识服务。”⑥ 这就要求我们要转变观念，将档案管理真正看成 是企业知识管理的重要组成部分，在企业知识管理的整体要求和规划下完善档案 管理职能。职能的转变赋予企业档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色 的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。加拿大档案学者特里·库克认为：“如果我们在理论上作出科学可行的回应，那 么我们就可能抓住一个绝妙的时机，来提高我们的地位，受到现代档案工作者从 未受到过的礼遇，像古埃及中档案司神（THOT）一样，重新坐回上帝的身边，而 不是坐在凄凉冷清的文件办公室或是寂静的档案架前”⑦

（二）知识管理要求企业实现档案管理业务流程再造

业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设

计。1990年，美国的Michael Hammer 博士首先提出了“业务流程再造”（BPG, Business Process Reengineering），并将它引入企业管理领域。作为一种基于

信息技术的、为更好地满足顾客需要服务的、系统化的企业组织的工作流程的改 进思想及相关活动——业务流程再造突破了传统的劳动分工理论的思想体系，为 企业管理提供了一个全新的思路。

业务流程再造，既是企业知识管理的要求，也是实现企业知识管理的重要手 段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间 层次将逐渐减少并最终消失，企业将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的 组织。同时，企业对信息技术高度依赖和应用使企业产生大量的电子文件，电子 文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了企业档案管理 业务流程再造。

对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把企业文件档案看 作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企 业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运 转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强企业的知识

4管理，同时强化了对企业各项业务管理工作的服务功能，提高了整个企业的工作 效率。冯惠玲教授认为：在这一流程中需要两种“嵌入”，即将业务活动的要求 和档案管理的要求同时嵌入文件管理系统中。“在现代社会的机构中，业务流程 和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，也反映了该机构 的业务流程。在文档一体化系统中把这两个流程有机地融合起来，即在文件流程 中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，可以减少流程的中间 环节，提高流程中的并行程度与合作程度，从而提高业务工作效率，改善文件质 量。”“将档案管理的要求嵌入文件档案管理系统是实现文档一体化管理的重要 措施，体现了前端控制和全程管理的现代文件、档案管理理念，可以有效地提高 档案管理的质量和效率。”⑧

（三）知识管理对档案管理技术提出新要求

随着企业信息化程度的提高，企业的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智

能化，如：CAD、CIMS、ERP，电子商务等现代信息技术的在企业中的应用，导 致了大量电子化、数字化文件的出现，这对企业的档案管理提出了新的挑战。传 统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开 发，所以很难适应企业知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在企业生 产、管理中的大量应用，又为企业的档案管理提供了一个很好的转变契机，促使 企业档案管理从传统的实体管理向运用信息技术，积极开发档案信息资源，挖掘 档案中蕴涵知识的方向转变。目前，运用在知识管理中的主要技术有：数据仓库（data houseware）,群件（groupware），知识地图（knowledge map），超文 本技术（hypertext），元数据（metadata）等。所以，我们必须积极利用各种

信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动企业知 识管理水平的提高。

（四）知识管理要求强化档案知识智能化服务意识，实现档案知识共享 提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是企业档案知识管理的 最终目标，也是档案部门与企业其他部门和外界联系的纽带。

信息技术的发展，为企业档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独 有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设企业知识仓 库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务 的方式将更容易实现，在企业内部，可以通过构建企业内部网(intranet)来实现 知识的传递和共享。企业内部网是建立在网络互联的基础上，实现将企业内部原 本各自封闭的信息孤岛互相连接起来的目的，实现知识的传递和共享。对于企业 外部的知识传递，可以构建相应的企业外部网（extranet），实现企业和客户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户 则可以通过档案管理机构的主页或者企业的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。如施乐公司的内部知识库建立在企业的内部网络 上，由安装在服务器上的一组软件构成。员工可以利用该系统阅读公报和查找历 史事件，并彼此在虚拟的公告板上相会。该知识库里的内容包括：公司的人力资 源状况、公司内每个职位需要的技能和评价方法、公司内各部门和各地分公司的 内部资料、公司历史上发生的重大事件等历史资料、公司客户的所有信息、主要 竞争对手及合作伙伴的详细资料、公司内部研究人员的研究文献和研究报告。⑨

（五）知识管理要求提高档案管理人员素质，塑造“知识人”形象

现代企业管理飞速发展，在企业许多管理职位从业人员的素质都在不断提

档案专业知识管理 篇3

【关键词】档案资源；信息管理；知识管理；重要性

在档案管理过程中，档案信息管理是一个重要的阶段，对提升档案管理工作水平具有重要的影响，然而随着科学技术的逐渐发展，在档案管理工作中，很多新型的技术得到广泛的应用，获取了显著的效果。经过实践得出，档案管理工作的未来发展趋势是知识管理，有利于档案管理工作中不足之处的避免，但是这也对档案管理人员的素质提出了较高的要求，所以档案管理人员需要加强学习和积极参与业务培训活动，从而有效提高档案管理工作的效率和质量，促进我国档案事业的进一步发展。

一、分析档案信息管理和知识管理必要性

从目前我国发现现状来看，经济和科学技术都发展的非常迅速，尤其在经济活动变化中，有越来越多的知识因素参与在其中占据重要地位，所以说知识管理已经成为经济变革以及社会快速发展的必然要求，将其应用在档案信息管理中同样能让档案信息管理工作质量有所提高，让档案管理工作效率更快递提升上来，同样能让档案管理工作和现代社会发展步伐相一致，让档案管理工作开展的更加全面，也能充分发挥出档案信息的自身作用。从前的档案信息管理工作的工作流程都是非常复杂的，也缺少有效的管理方式，让很多有利用價值的档案信息都不能得到更好的应用，档案管理效率更是很低，实际的档案信息管理工作中有很多缺陷问题，让档案管理工作没有实效性；要是想让档案管理工作的问题都得到解决，就要在档案信息管理中充分融合知识管理理念，这样能够让档案管理工作很好地和时代发展相接轨，让其工作价值真正发挥出来。

二、分析档案信息管理和知识管理可行性

1、分析站在档案信息属性角度去。知识属性是档案中一个重要的属性，存在于档案中的知识都是我们可以看得见并且是摸的着的，而档案就是记载所有知识的载体，也是人们研究事物成果集中的体现。所以说档案管理的对象和知识管理的对象都是一样的，在档案信息管理中最基本的管理内容就是管理文档中那些显性的知识。2、分析站在档案信息属性的角度。本身知识管理久经历了一个比较漫长的时期，在这个过程中必然会有独特的管理理论和管理方法形成，既便是在某一个环节出现了问题，也都有了创新和完善。要想让知识管理体系更加系统化和科学化，最应该注意的就是管理方法一定要有较高的可行性，研究对象的选择上也要恰当，而且在研究对象明确了之后，还要依据自身的实际情况和条件去选择更合适的研究方法。知识管理所要求的基本条件，在上面已经简单介绍过了，这同样也是档案管理和知识管理之间相互融合最有利的技术保障以及理论保障，任何体格条件的缺失都是不可以的。

三、知识管理对档案信息管理的创新

1、知识管理可以完善档案信息管理职能。在档案信息管理过程中，知识管理方式是一种管理方式的变革，其对档案管理过程中的每一个环节具有十分重要的影响，但是在影响方式和影响程度上存在很大的不同。在档案信息管理管理的未来发展过程中，知识管理的作用越来越大，在运用知识管理方式进行档案信息管理时，明显的转变过去档案信息管理的内容和方式，具体表现在以下几个方面。首先是改变了以往只是对实体档案的管理，转变后的档案信息管理不再注重管理的载体，而是更加注重管理的内容，强调了对档案信息的开发和利用，采用高科技手段对档案信息实行现代化、智能化的管理，这也促进了档案信息管理在观念上的转变，将档案信息管理和知识管理进行有机结合，在知识管理的前提下不断改进档案信息管理的相关内容。2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造。业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。

四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识

不断提高档案信息管理工作的工作质量是知识使用管理的一个重要目的，同时也是连接档案管理部门和其他部门之间的重要桥梁，信息化的发展与进步为档案信息管理的发展与进步提供了一个重要的前提和基础，网络的发展更是使得档案管理工作在工作方式上有了以此非常重要的转变，知识管理不但能够促进知识的传递与共享也能使档案信息更加全面，相关的服务质量较以往也能够有非常明显的提升。因此，在档案信息管理的过程中一定要加强包括网络信息技术在内的各项现代化技术的应用，只有这样才能不断促进档案信息管理工作的智能化，提高服务质量。

五、结语

综上所述，档案管理工作的重要性随着社会的发展而逐渐显现出来，在知识时代下，需要运用知识管理的方式进行档案资源的管理，从而有效的提高档案管理工作的效率和质量，促使档案管理工作符合时代发展的需求，能够满足社会各行业发展对档案资源的需求。传统档案管理方式带有严重的滞后性，因此需要对其进行改革和创新，有利于促进档案管理工作水平的进一步提升，档案信息管理和知识管理的有效结合，有利于促进我国档案事业的长足发展。

参考文献

知识管理导向档案管理 篇4

一、不同管理模式下档案管理的差异

档案管理经过早期的史料管理模式, 现在已经基本完成向信息资源管理模式的转变。在史料管理模式下, 档案管理对象是存在于纸质载体上的文字、图表等形式的实体信息, 把档案作为一个实体来管理。以档案案卷为基本的保管单位形成了收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等多个业务环节, 注重档案的凭证价值, 体现出统一集中的管理思想。信息论进入档案界后, 学术研究和管理领域都纷纷转变传统的管理理念, 把档案作为重要的信息资源对待。作为信息时代产物, 它是基于信息实体保管的档案信息管理系统。信息模式下档案管理的特点是通过信息技术对档案数据进行收集加工、存储与传播, 实现档案的有序整合、检索利用和资源共享。严格讲, 现行档案管理模式是介于实体管理和信息管理之间的一种管理模式。随着档案管理的不断发展, 这种双轨模式下的档案管理也遭遇了发展的瓶颈。一方面, 由于在档案收集过程中过分强调卷宗材料的完结性, 轻视对现行未完结文件以及动态信息的收集整理, 导致信息收集滞后, 限制了档案的利用时效和利用范围;另一方面, 拘泥于对历史纪录的保管, 不能跳脱史料管理的桎梏, 重藏轻用限制了档案作用的高效发挥, 现行的档案管理模式已经明显无法满足大众的信息需求。

知识管理是信息管理的高级阶段, 知识管理模式下的档案管理是现行史料管理和信息管理模式的继承和发展。知识管理模式借助已有的档案信息管理平台, 并强化人力资源在其中发挥的重要作用, 最终实现具有数据分析和决策支持功能的知识共享。知识管理模式下, 档案管理不仅解决了收集滞后和重藏轻用的固有瓶颈, 还能发挥人力资源优势, 规整各类显性知识, 有效管理业务流程中的隐性知识, 使档案资源实现深度开发和利用。它从对档案实体和档案信息的管理转向档案所蕴含知识的管理, 采用知识管理的方法拓展档案管理中收集、整理、鉴定和服务等各个业务环节, 管理的最基本单位也由原来的卷宗细化为知识管理中的知识元。借助网络技术和计算机等管理工具, 对知识元实施管理将比案卷管理更加轻松自如, 档案管理也实现从提供信息服务到提供解决方案的转型, 达到最大化挖掘档案相关知识内在价值的目的。

二、知识管理导向档案管理的实施策略

1. 强调人本思想, 完善档案管理职能。

在知识管理模式下开展档案管理, 所遵循的基本思想和实施方法将对现行模式中诸如服务体系、人员管理、信息管理等业务环节产生不同程度的影响。例如, 新模式下的具体业务工作不仅要求档案员能够顺利完成任务, 更强调档案部门间的协作支持。现行模式下业务工作的缺陷在于:简单依照文献载体形态及流程按组织机构职能分解工作任务[2]54, 导致不同类型档案在收集加工、整理保管和服务利用过程中缺乏联系, 带给用户获取和利用知识资源的不便。档案员因为分工过细而只能长期负责单个环节, 这种片面强调管理的工作方式与知识管理“以人为本”思想背离, 既不利于管理知识也不利于管理档案员。其缺陷还体现在工作中缺乏兼容性和合作性, 出现工作难以协调, 化零不能为整的现象。档案部门在组织管理方面必须拓展思路, 引入适应时代发展的组织管理模式。构建知识团队, 设立知识主管, 对馆藏档案资源进行知识管理、知识创造和交流共享。这种管理结构能够弱化层次分工, 减少条块分割, 提高知识传递速度和准度, 聚变放大组织管理功能, 在档案知识管理的整体要求下完善档案管理的职能。

2. 提升人员素养, 促进自我充电。

知识管理的理念引入到档案管理工作中后, 知识将主导各个业务流程, 特别是在资源利用和共享过程中。要结合自身既有知识和经验, 针对特定用户的具体需求, 把有助问题解决的知识资源进行有的放失的设计, 形成一套完善的解决方案。档案员要从专业角度搜寻个性化资源, 前所未有的压力和对知识的渴求有效刺激了他们努力进行自我充电。相应的, 档案部门要组织档案员进行专业知识培训, 使他们具备一定的学科背景知识。实施知识管理模式后, 档案员处于业务工作中的核心位置, 具有知识的人力资源才是知识管理模式下档案管理中最重要的资源。

3. 拓宽收集领域, 加强资源体系建设。

知识经济环境中用户利用档案资源呈现出多样性和个性化特点, 迫切要求档案员能够提供高质量服务。用户不再仅仅满足于获取零散的枝节性档案信息, 而是要求得到体系化的档案资源, 要求档案员能够从繁杂的档案中捕获和析取有用信息形成解决方案后系统地传输给自己。现有收集归档范围内的档案材料已经无法满足用户日益增长的知识需求, 为此档案部门应当扩大采集领域, 加强档案资源体系建设。使用现代技术多渠道征集档案信息, 把网络上有关的历史背景、现实境况、人物资料等信息抓取到档案资源体系中;在资源广度和深度建设上下功夫, 与社会资源协同, 使档案资源体系能够有效涵盖社会各个角落的重要信息资源。另外, 档案部门除了要重视已拥有的存在于档案中的易于传播、交流和共享的显性知识外, 还要重视获取和挖掘隐性知识, 主要包括知识的提取和组织、知识分析 (把孤立的信息和经验转换成能使用的知识) 、知识利用和保存等。

4. 构建知识仓库, 深度挖掘隐性知识。

档案中蕴含的知识并不象档案实体和档案信息那样分门别类地存储, 而是需要对大量档案信息去粗取精并分析归纳后形成有用知识, 然后按专题或系列建立知识仓库。与现行的档案信息库不同, 知识库的内容不按档案类别存储, 而是按照用户需求形成专题或系列, 某种信息是否需要存储到知识库中取决于用户是否有需求。建立知识库时, 不仅要注重档案中显性知识的收集、整理和存储, 更要注重隐含在人员、业务环节等要素中隐性知识的挖掘, 如存在于档案员头脑中的以及长期默契配合过程中形成的隐性知识 (书写技巧、经验技能、价值取向及组织文化等等) 。隐性知识比显性知识更珍贵, 虽然难以文字化却是更具竞争力的知识资源。

5. 再造业务流程, 实施档案知识管理。

拓展档案收集范围, 构建知识仓库是实施知识管理的重要前提, 但我们不能仅仅为了收集而收集。具体工作中要以用户需求为根本出发点, 把知识管理的理念融入到各业务流程中, 在实践中探索如何实现知识的有效转移、共享及知识创新。档案员在工作过程中可能会出现一些新的想法、发现一条新的思路或找到一个新的问题解决办法, 这就是所谓的新知识, 新知识对于解决当前用户的问题以及在以后用户出现类似问题时无疑具有重要意义。为此, 档案部门要对档案员提供支撑平台, 激发联想, 拓展思路, 系统化地支持他们创造、整理、归纳和记录新知识。知识创新是一个十分复杂的动态过程和系统性问题, 有大量的疑难问题需要深入探索。档案员创造新知识总是要借鉴现有知识;而且知识创新强调团队协作, 新知识通常是合作过程中在大家交流协作、集思广益的基础上产生出来的。因此, 我们要突破以往的工作习惯, 摒弃单独打拼的陋习, 对现行业务流程进行改造。业务流程再造是指对组织中及组织间的工作流程与程序进行分析和再设计, 强调以业务流程为改造对象和中心、以关心客户的需求和满意度为目标、对现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计, 建立全新的过程型组织结构。档案作为一个不可分割的知识连续体, 在业务流程再造时需要一种“嵌入”, 就是把业务活动要求和用户需求信息同时嵌入到档案知识管理系统平台中。平台以档案业务流程为骨架, 以知识信息库为心脏, 整个平台犹如人体中的血液循环系统, 无论何时何地都能将知识提供给所需用户, 同时还能够收集用户经验并存入知识仓库中, 用于指导业务流程的再改进[3]5。依据这些动态信息, 档案员能够主动为用户提供针对性强的个性化服务。重组再造的新型业务流程有助于减少中间环节, 加强档案的知识管理, 提高流程的并行度与合作度, 强化业务管理的服务职能。新型业务流程既提高了整个档案管理工作的效率, 又使用户得到惊喜。

档案管理在社会管理中是一项重要的基础性管理工作, 只有实施知识管理才能适应知识经济时代需求, 更好地服务社会。现代信息技术是档案知识管理的重要工具, 对知识管理起着物质技术保障作用, 档案管理部门已经拥有的这些信息技术为实施档案知识管理提供了充分的技术保障。同时, 档案部门拥有庞大的电子信息资源, 在升级成知识资源后能通过网络快速大范围地传播和利用, 从而在最大程度上促成了知识的共享。档案部门具备的这些优厚便利的先决条件, 为实施知识管理模式下的档案管理提供了良好的环境。

摘要：知识经济向档案领域的渗透, 必然产生知识管理与档案管理的互动, 只有认识到档案管理和知识管理的内涵, 现行模式与知识管理模式下档案管理的区别, 才能有将知识管理导向档案管理的措施。

关键词：知识管理,档案管理

参考文献

[1]潘连根.数字档案馆的知识管理.浙江档案, 2005 (12) .

[2]蔡娜.知识管理在数字档案馆中的应用研究.档案学通讯, 2008 (3) .

知识管理环境的企业档案管理 篇5

企业的知识管理指的是通过对企业内部和外部各个信息和资源进行有效地识别、归类和管理，包括对企业和市场信息地收集、加工及应用，并且企业知识管理鼓励知识共享和知识创新，以期让知识带动企业经济增长，提高企业的竞争水平和科技发展能力。

企业知识管理的核心内容主要包括以下几个方面：①企业知识是企业重要的战略资源之一，是企业立足市场，投身竞争的核心竞争力，企业只有加强了对企业知识地开发和利用，才能有效避免知识流失的现象，提高企业自身的竞争力;②企业知识实现的主要途径是知识共享，企业实行知识共享可以极大地促进企业知识资源的丰富和拓展，更好地面对大数据时代市场潮流的冲击;③企业运用知识的目的一定是要为客户提供服务的。

档案专业知识管理 篇6

关键词：知识管理；企业档案；管理模式一、前言

二十一世纪作为信息时代，信息资源已经成为企业在市场中竞争的重要手段。企业档案管理是企业生产建设中全部信息资源有效整合的重要工作环节，企业档案将企业经营中产生的信息有效记录，已经成为了企业中的潜在价值，在企业实际建设中有重要性作用。企业如果想要竞争激烈的市场中占有一席之地，就需要对企业经营建设中的全部信息资源进行科学化管理，保证档案管理工作与企业经营建设步伐一致，增强企业对于经营风险的抵抗能力。

（一）传统企业档案管理存在的问题

1、企业档案管理改革工作进度缓慢。目前，世界经济格局逐渐向多样化发展，传统的企业档案管理模式已经与企业生产建设存在较大差距，因此部分企业开始将传统的档案管理模式进行改革，希望可以保证企业经济建设。但是企业档案管理模式改革需要较长的时间，新型的企业档案管理模式在没有形成的过程中，就约束了在该段时间内的企业档案管理工作[1]。

我国在明确开始建设社会主义市场经济时，就已经开始帮助企业进行现代化企业建设，让企业形成现代化的管理制度，明确企业工作人员实际工作内容及责任，企业管理及经营在科学的模式下形成。企业进行经营建设的最终目标就是创造企业价值，档案管理工作就是将企业创造的价值进行管理，帮最企业在经营建设中将经济效益最大化。我国市场格局在快速发展中，企业并没有将档案管理工作进行重视，造成档案管理改革工作进展缓慢，甚至部分企业并没有提出系统性的改革措施。

2、观念落后。企业档案管理工作不仅仅是将企业实际生产建设中的信息资源进行管理，更是企业在生产建设中的一种挂念。就我国目前信息技术发展水平角度进行分析，我国企业档案管理观念并没有与信息技术水平相一致。企业管理人员对于档案管理工作的认识还停留在档案管理工作最原始的阶段，对于企业信息资源科学管理的重要性并未给与重视，甚至部分企业档案管理工作还是以纸质的形式进行管理。

部分企业在发展中已经认识到信息资源管理的重要性，已经开始对档案管理工作进行改革，将档案管理工作向数字化转变。但是企业在档案管理改革中常常是在盲目的情况下开展，没有专业性的档案管理理念作为改革工作的支撑，造成企业仅仅关注对于档案管理体系的建设，对于档案管理工作中信息资源再次开发利用的程度有限，改革后的档案管理工作效果没有达到预想效果[2]。

3、机构地位低下。我国企业长时间对于档案管理工作都有着错误性的认识，让档案管理工作在企业的实际建设中没有得到应有的重视，与企业生产建设中的其他部门进行比较就会发现，企业管理人员对于档案管理工作有着明显性的认识错误，对于档案管理改革工作认识不够，档案管理工作人员实际也没有得到应有的经济报酬，档案管理工作并没有充足的资金进行保证，甚至部分企业的档案管理工作顺利开展都较为困难。

档案管理机构在企业实际生产建设中地位低下，会造成企业档案管理人员在实际工作中缺乏动力，部分档案管理专业性人才不愿意参与到企业生产金蛇中，企业档案管理工作难以顺利开展。在信息资源已经成为企业生产建设关键因素时，怎样提升企业档案管理工作水平一直将企业管理人员急需解决的问题。如果企业档案管理机构一直在企业中的地位低下，就会严重影响到企业在市场中的经营建设。

4、信息化没有落实。企业在逐渐向信息化转变过程中，部分企业的工作人员并没有做好准备，在接受到电子邮件后，部分工作人员还是使用传统的信息资源管理模式，对于电子邮件中的内容并没给与重视，造成信息化建设并没有在企业档案管理工作中发挥应有的作用[3]。

（二）知识管理与企业档案管理。知识管理能够推动企业进行信息化的转变，完成企业从产品生产到产品销售各环节的沟通，提高企业在激烈市场环境中的竞争力。在企业档案管理中使用知识管理模式最终目的就是将企业经营建设产生信息资源的潜在价值进行发现，提升企业经营规模，让企业对于档案管理工作有着重新的认识，档案管理不再仅仅是对企业生产建设信息进行记录，更参与到企业自身文化建设中，保证企业在市场竞争中获得最大化的经济效益，改变企业发展中的瓶颈。

（三）知识背景下企业档案管理模式

1、企业档案知识管理必要性。社会经济格局已经由原先的工业化建设转变为信息化建设，这就需要企业在建设中能够将信息资源合理利用，让先进的信息资源成为企业经济建设中的主要动力[4]。

知识管理企业档案管理模式是彰显企业文化建设的重要衡量标准，在经过系统性的管理后成为了企业实际生产建设中的潜在资源。企业管理人员对于档案管理工作进行重新认识就会发现其价值，档案管理工作能够将企业信息资源进行整合，将信息中的潜在价值参与到企业创新建设中，科学化的企业档案管理工作已经是企业提升在市场销售中竞争力的主要手段。

2、企业档案知识管理目标。在计算机在企业经济建设过程中广泛使用时，档案管理工作也在进行改革，档案管理信息化已经成为企业顺利经济建设不可回避的问题。知识管理背景下企业档案管理模式在建设中，应该要将建设目标进行明确，传统档案管理工作可以理解为企业生产建设的历史，新型的档案管理应该将企业经营建设中所产生的全部信息资源进行科学化管理，方便企业经营者进行查询，将信息资源进行信息文档式的管理，方便企业管理人员进行使用[5]。

3、企业实施档案知识资源管理重视的问题。在信息时代，企业应该加强对于档案管理工作的认识，档案管理不再是传统的企业历史，能应该能为企业经济建设提供新的途径。传统档案管理工作较为枯燥，工作人员在实际工作中也没有动力。在知识管理背景下企业档案管理工作中，档案管理人员会对社会经济建设格局有着充分的认识，在实际工作中在也不会被繁多的工作任务所约束，档案工作人员能够在实际工作中发现问题，保证档案管理工作效率的提升。

企业在推动数字化企业档案管理模式时，应该对数字化档案管理工作的重要性进行认识。数字化的档案管理工作不在受到时间及空间上的约束，企业人员也能够对信息资源进行更加高效的整合。数字化档案管理模式建设中，知识管理是模式建设质量的主要因素，因此企业应该拓宽知识管理资源的收集，保证企业有充足的信息资源，提升企业文化水平。

企业档案管理工作人员也应该进行转变，因此知识背景下的档案管理工作内容也开始发生了转变，档案管理人员应该加强自身文化租养，保证能够将企业档案中的潜在信息进行发掘，拓宽企业经济建设思路[6]。

二、结论

在知识时代中，谁掌握了信息资源就能够在市场竞争中脱颖而出。档案作为企业中最重要的信息资源，对其进行科学性管理在企业实际建设中有着重要性作用，档案管理工作也在面临着严谨的调整，本文就是希望可以帮助企业进行档案管理工作改革。

参考文献：

[1]张晓娟，马瑜，左田原，黄兰.知识经济时代的企业档案管理——一种知识资产观[J].档案学通讯，2012，04：76-79.

[2]秦伟强.浅析知识管理背景下的企业档案管理模式[J].现代商业，2013，03：93-94.

[3]李晓虎.企业档案管理模式在知识管理背景下的分析[J].中国商论，2015，15：38-40.

档案馆知识管理研究 篇7

一、档案馆应用知识管理的主要内容

(一) 从档案馆角度分析。

一是组织成员的个体层面:数字档案馆在实行知识管理的过程中, 需要采取一些能够激励组织成员的手段, 鼓励档案工作者将个人的专业知识和优秀经验应用到档案馆的建设中来, 每位档案工作者的知识汇聚起来, 档案馆建设中存在的难题会被这股知识正能量一一化解。二是组织整体的行为层面:科学合理的管理流程是建设数字档案馆所必需的, 知识库的建立, 知识交流社区的建立, 正确有序引导档案工作者们交流、学习, 创造一个良好的、开放的、高效的学习环境, 在档案馆建设的全过程中不断发现新知识, 传播知识, 让越来越多人都参与进来, 使知识库始终充满创新的活力。

(二) 从知识角度分析。

一是对知识本身的管理:知识本身的管理, 就是对档案馆中显性的知识管理、隐性的知识管理, 以及对显、隐性知识之间相互作用的管理。二是对知识相关要素的管理:主要是对知识环境、管理制度、档案工作者、科学技术、管理设备等的管理。三是对知识基本过程的管理。档案工作者运用自己独特的专业知识, 通过使用先进的技术设备, 管理档案馆中的知识的过程, 包括档案的收集、整理、利用、传播、创新等。知识的收集与积累是知识管理实施的前提条件, 知识的整理、利用、传播则为知识的创新提供基础。

二、目前档案馆知识管理的现状分析

(一) 知识管理理论研究跟不上档案实践的需要。

关于知识管理的研究, 档案界对于理论的探讨还是多于对实际应用的研究, 而且研究大多局限于表面, 没有能进一步挖掘。很多档案学者在研究中没有注意到将理论与实际相结合, 造成了档案理论研究与档案工作实践脱节, 使档案界对于知识管理的研究还停留在纯理论阶段。这些模糊的知识管理概念直接导致了档案工作者不能了解到知识管理的实际意义, 有些人直接将知识管理当做信息管理, 甚至还有些档案工作者把知识管理看成是商业行为。这些认识上的误区, 严重影响了知识管理在档案工作中的实施。

(二) 传统档案馆管理模式妨碍了知识的传播与共享。

传统档案馆的管理模式是通过档案馆的领导层来统一指挥影响其他馆员的, 档案馆员等级区分严格, 完全听命于领导的, 对环境没有控制权, 部门的设置也是按文献管理的程序来划分的, 部门间的分工细致, 职责明确, 但缺乏必要的联系。这种严格的等级制度和部门划分, 造成了档案馆中信息传播的阻塞, 直接导致档案馆管理机制僵化, 档案工作者创新意识薄弱, 信息的传播渠道不畅。传统档案馆的等级制度和部门设置已经严重阻碍了知识管理的发展。

(三) 档案馆知识管理存在一定风险。

知识管理的实施离不开资金的支持, 档案馆作为公益性组织, 它所创造的知识产品产生的经济价值无法估量。而且我国档案馆存在着资金不足的问题, 如何运用有限的资金去创造更多的知识财富是档案工作者所面临的一个难题。

三、档案馆知识管理策略研究

(一) 将知识管理的理论研究与其实践相结合。

档案馆知识管理是一种新型的管理模式, 没有现成的理论作为指导, 因此更加需要全体档案工作者在档案工作实践中不断探索它的规律。造成这一情况的原因是我国档案界长期以来过分关注理论研究, 而忽视了实践运用。理论都是来源于实践的, 脱离了实践的理论没有任何意义。比较好的解决办法是档案界先借鉴企业知识管理的成熟经验, 在实践的过程中不断总结经验, 使档案馆的知识管理内容得到充实, 直至形成比较健全、完善、成熟的档案馆知识管理体系。

(二) 正确认识并恰当运用知识管理。

有些档案工作者把知识管理看做是一种高层次的管理活动, 一般人员是无法参与的, 只能由档案工作者中那些学历高、文化程度高的人才能参与, 这就把知识管理过于抬高了, 不利于知识管理的普及化。还有些档案工作者把知识管理看得过于简单化, 在认识和实施知识管理的工作过程中只做表面文章, 把企业知识管理的成功经验直接套用到档案馆的知识管理中来, 这种做法又使得知识管理过于庸俗。因此, 档案工作者们要正确认识并且运用知识管理。

(三) 理论联系实际, 实事求是地运用知识管理思想。

档案馆的知识管理是科学合理的。档案工作者在实施知识管理的过程中, 要联系各自档案馆的具体实际, 以科学严谨的态度, 有计划、有目标、有次序地实行。既不能盲目地制定目标, 希望能够一蹴而就;也不能不采取任何措施, 畏首畏尾不敢行动。档案工作者在实施档案馆知识管理的过程中, 必须在实践中不断探索档案馆知识管理的发展规律。

(四) 强化与知识管理相关法律法规。

档案的使用者有权获得档案馆的知识信息, 同时, 档案馆知识信息的创造者也有权保护自己的知识信息不受侵犯, 这就不可避免地产生了知识信息的著作权与使用权的矛盾, 而档案馆在两者间起着桥梁的作用。档案馆要普及法律知识, 增强档案工作者的法律意识, 不断加强与完善和知识管理有关的法律法规的研究与制定。

参考文献

[1] .蔡娜.姚乐野.知识管理在数字档案馆中的应用研究[J].档案学通讯, 2008.3

高校档案知识管理属性分析 篇8

Peter Drucker指出, 知识是一种能够改变某些人或事物的信息, 这既包括使信息成为行动的基础的方式, 也包括通过对信息的运用使某个个体 (或机构) 有能力进行改变或进行更为有效的行为方式[1]。中国工程院王众托院士对知识的定义:知识是一种有组织的经验、价值观、相关信息及洞察力的动态组合, 它所构成的框架可以不断地评价和吸收新的经验和信息。它起源于并且作用于有知识的人们的头脑。在组织机构中, 它不但存在于文件或档案之中, 还存在于组织机构的程序、过程、实践与惯例之中[2]。

根据知识规范、客观、理性的程度, 知识被分为显性知识和隐性知识。显性知识是指能够以一种系统的方法传达的正式和规范的知识, 隐性知识是高度个体化、难以形式化沟通、难以与他人共享的知识。但是, 客观上, 任何知识都含有难以表述的部分, 因此Leonard用一个连续体 (Continuum) 来描述知识。连续体是反映出知识具有一种无完全的边界性, 它的一端完全隐性的, 只有表述为下意识或无意识的知识, 在另一端为完全显性的可编码的、结构化的知识, 这种知识可以直接表述, 并且通过媒介让他人使用, 但我们平时见到的大多数知识却在这种连续体的中间, 因此, 要对这类知识进行描述, 在充分运用认识显示知识的工具的同时, 要求能适应将隐性知识显示化[3]。

随着知识经济的被越来越多人认可, 现实世界中出现了大量的组织和管理知识的方式。最明显的是对一些显性知识, 如技术文件资料、图纸、专利等能自觉加以管理, 但是对隐性的知识由于其物理特征不明显, 编码困难, 则常常未予重视, 这就使得知识的收集出现了歧视, 往往也会损害或妨碍知识的获取、传播和应用。档案作为一种知识的存储形式, 就是为了一方面对既有的显性知识进行收集、整理, 另一方面, 对各种易逝的隐性知识也要加以甄别、显性化, 以达到利用的目的。

2 高校档案作为知识载体的表现形式

高校作为知识生产和传播的重要机构, 对知识产品的管理显得尤其重要。在当前高校的档案中, 主要有以下几类形式的知识形式:

(1) 高校科研档案。是高校在科研过程中形成的, 归档保存备查的文字、图表、声像、实物等各种载体的历史的、原始的记录。如常见的项目申报材料、立项材料、验收材料、结题材料等。这些材料的形成本身就是知识各界的过程, 档案材料的选取直接决定了档案的质量。

(2) 教学档案。高校教学档案是指教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像材料。常见的教学档案有各种教务文件、教学计划、总结、测评材料、听课记录等。这些档案是高校教学单位进行教学活动和课题研究的记录, 是衡量高校教学质量、教学管理水平的重要标志之一, 不仅反映出高校在过往教学活动中的经验, 同时为进一步提升教学水平、平衡教学效果有重要意义。

(3) 人事档案。高校人事档案记载个人经历、品德、业绩、能力、工资待遇等与个人发展紧密相关的知识内容, 是人事部门考察选拔管理人才的重要信息资源。

(4) 学生档案。反映学生成长、生活、学习等方方面面的知识内容, 与其它类型档案不同, 这类档案只是临时寄存就读高校, 但高校档案管理部门有义务对档案内容进行完善。

(5) 综合档案。这些档案是学校各个时期社会实践活动的原始记录, 真实地记载着学校的发展历史, 对于现实有凭证和参考作用, 同时由于档案中还蕴藏着十分丰富的信息资源, 包括了教育、教学、科研、管理等各个方面的内容。

(6) 其它档案。反映其它职能部门的记录, 对职能部门工作的开展、经验的借鉴、业绩的评定都具有重要意义。

这几种类型的档案一般都具有共同特征, 首先是档案的条目要求相对来说具有固定性, 一般是先有档案的表格或文件要求, 然后是档案人员根据这些要求逐一收集, 这样做一方面满足了同类档案可比性要求、层次结构较为清晰, 但也出现创新内容不足, 可能丢失信息的问题;其次是档案内容基本上是采集的一手显性知识, 即是对既有内容的描述或直接内容的收集, 而较少有对于一些不容易显性化但有重要意义的隐性知识的加工;最后是这种管理模式较为单一, 基本上就是将收集来的资料进行封存, 直到有人使用时才会按照规章翻阅。

3 高校档案知识管理过程

从第二节可以看出, 高校档案涉及的档案对象多、知识面广, 各知识点之间一般缺少系统性联系, 在当前高校的档案管理中还存在许多与信息社会发展要求不相适应的元素, 因此要能有效地实现档案在知识管理方面的职能, 就必须按照知识管理的过程, 实现知识的有效收集、整理、传递和利用, 也就是说要在分析知识主体工作流程的基础上, 研究知识的流动, 提炼知识, 促成档案内容的合理化, 达到档案管理的目的 (如实现知识共享, 有效促进个人知识结构化为组织知识, 有针对性地将隐性知识显性化, 并将知识融入组织管理流程, 实现知识的再次加工运用等) 。

3.1 知识收集和整理

知识收集包括各种各样的信息资源, 如电子文档资料、纸质文档资料、语音资料等的搜集。高校目前各职能部门都有收集档案的责任, 主要是从以下两个方面获取对应知识:一是对现有的一些显性知识的采集, 如主管部门下达文件、高校教职工基本信息、相关的法律法规、对一些重要事件的解决方法等以电子文档或纸质文档等形式添加到档案中, 形成知识仓库;另一方面通过观察、模仿、实际操作、形体上的沟通等方式, 掌握具有隐性知识的人的思维模式和某些技巧, 从而使个人的隐性知识能以实物形式保留下来, 实现隐性知识的显性化, 甚至还可以进一步将所掌握的隐性知识转化为可以言传的概念, 实现知识的“外化”过程。知识收集和整理是档案知识管理的第一步, 但也是最重要的一步。对于高校这样一个知识聚集程度很高的地方, 不可能对所有的知识都进行收集和整理, 这就要求一方面通过建立完善的档案制度, 确定必须要收集和整理的知识, 将其程式化, 同时要求档案从业人员具有很强的知识敏感程度、良好的阅读和分析知识的能力、极强地将知识以物理形式表述的能力。

3.2 知识传递

当前高校档案管理中存在着较为严重的如经费、编制、人员培训、外事工作等问题, 各个档案管理部门都有自己的数据库、自己的应用软件, 各自为政, 隔断了部门业务上的内在联系, 致使丰富的信息资源难以得到共享。随着电子技术的发展, 信息设施建设正影响着社会公众的信息需求心态, 档案作为知识载体同时肩负着知识传递、满足信息需要的义务。

值得注意的是, 随着信息化程度的提升, 信息技术在为档案服务社会化提供技术手段与技术支撑的同时, 也带来了档案信息安全方面的问题, 档案服务伦理问题也日显突出。档案服务伦理是档案机构为满足档案信息用户需求, 在开展各种档案服务活动时所反映出来的善恶价值取向, 以及应该遵循的原则规范、心理意识和行为活动的总和。因此, 在利用信息技术与网络媒介推进档案传递的过程中, 需要重视管理制度建设, 更需要关注档案服务人员工作责任心这一重要的职业伦理问题, 遵守提出诚信、公平、服务的理念[4]。

3.3 知识交流

知识交流是更进一步的知识传递。由于档案是对既有资料的一种存储和整理方式, 对于什么样的资料有保留的价值、在多长时间内有价值等都需要档案管理部门通过对其知识存量的分析作出决策。而单一的靠专人把守、信息输入等较低层次的档案管理方式明显不能从质的角度把握档案的重要意义。因此, 要对既有的档案内容进行知识间的交流, 包括与同类档案机构的交流和与不同类档案机构交流等方式。如召开研讨会、提升档案管理人员综合素质、加强档案内容的论证、对档案间关联度内容进行融合等, 从而实现以较少的物质空间承载大量的档案知识。就我国高校目前情况而言, 可能通过建立起校内和校间档案信息资源集中统一管理, 在档案管理方面体现了档案信息资源集约化管理的科学管理方法, 变各类专业档案的多头管理、分散保管为综合档案馆的集中统一管理, 最大限度地优化配置档案信息资源;并展开了档案信息资源整合工作。以档案的收集、整理为切入点, 明确档案部门与各主管部门在专业档案形成、流转和管理工作中的关系与职责, 建立新的流转机制。

3.4 知识利用

知识利用是知识搜集、传递、交流的目的。档案提供利用工作是指档案保管部门以其所收藏的档案财富为依据, 通过一定的方式和方法直接提供档案信息, 为大众服务。收藏档案的根本目的之一, 就是满足社会公众对档案信息资源的利用需求。对高校而言, 作为重要的知识产生和聚集地, 不论是教师还是学生, 都希望能较好地对既有知识有所了解或掌握, 因此, 充分开放档案, 对能为学生和教师业务能力提升的档案主动通过展示、介绍的方式使之为师生服务。在知识利用过程中, 要注意档案管理人员在档案知识识别方面的能力建设, 一方面, 对档案所承载的内容熟悉, 同时, 也要随时观察所产生的新的知识源, 以期对其进行分析、采纳, 形成新的档案知识。

4 几个要注意的问题

档案作为一种知识的存储方式, 其重要意义已有诸多述及。但考虑到档案知识内容的多样性、有些可以涉及到个人隐私、专利、商业或政治秘密等, 对这类知识的管理虽然可以遵循上述过程, 但仍然要把握好以下几点:

(1) 要有完善的档案管理制度。档案管理的成功离不开一套完善的管理制度, 因此, 应根据档案的具体特征, 建立一套完善的规范, 不管是档案管理人员还是档案的使用人员都要通过管理制度的约束。

(2) 在做好档案知识传递、交流和利用的同时, 要突出档案伦理的要求。由于涉及内容中包含敏感问题, 对伦理方面的把握程度极高。因此不管是档案管理部门还是使用人员, 都要严格把握档案的灰色地带, 以诚实、守信的原则要求自己。

(3) 提升档案人员的素质。作为一种复杂的综合性知识管理, 档案人员的基本素质直接决定了档案的质量和效率。由于档案内容的采用需要良好甄别能力, 对有些隐性知识的显性化的方式及程度要求很高, 而往往时间跨度会在内容采集上起决定作用, 因此, 良好的档案管理人员队伍建设势在必行。

(4) 要建立对档案人员的激励机制。在倡导档案人员素质提升的同时, 要提升档案人员的地位, 包括让档案人员明白岗位的重要性、职业的崇高性和工作的独立性, 让他们在工作岗位设计、薪酬待遇、职业提升方面都能享受相应的福利。

参考文献

[1]Peter Drucker.知识管理[M].北京:中国人民大学出版社, 1999.

[2]王众托.系统工程引论[M].沈阳:辽宁人民出版社, 1992.

知识管理对企业档案管理的要求 篇9

企业的知识管理指的是通过对企业内部和外部各个信息和资源进行有效地识别、归类和管理,包括对企业和市场信息地收集、加工及应用,并且企业知识管理鼓励知识共享和知识创新,以期让知识带动企业经济增长,提高企业的竞争水平和科技发展能力。企业知识管理的核心内容主要包括以下几个方面:①企业知识是企业重要的战略资源之一,是企业立足市场,投身竞争的核心竞争力,企业只有加强了对企业知识地开发和利用,才能有效避免知识流失的现象,提高企业自身的竞争力;②企业知识实现的主要途径是知识共享,企业实行知识共享可以极大地促进企业知识资源的丰富和拓展,更好地面对大数据时代市场潮流的冲击;③企业运用知识的目的一定是要为客户提供服务的。企业可以把知识管理作为一种经营管理形式,来加强企业自身的创新能力和造血能力。

2 知识管理对企业档案管理的新要求

2.1 知识管理要求企业进一步改进档案管理工作

对于大多数企业和管理者来说,企业要改进档案管理工作最有效的方式就是设计更好的工作流程,来提高消费者的消费体验,以显示企业管理的科学化和红专业化。企业进行档案改革是对传统档案管理思想的一项冲击,为企业提供了一种新的发展方向和发展思路,能让企业更好地整合现有资源,提高企业内部管理和外部管理的质量和水平,进而提升整个企业的知识管理工作水平。关于企业开展知识管理工作的步骤,主要有以下几点:首先,要突破以往知识管理思想的束缚,要摒弃以往对企业知识管理的认知,用新的观点和新的理念来看待企业这一改革活动,更加关注企业发展文件的系统性,重视文件的连续性;其次,要建立一个更加信息化的企业知识管理平台,利用现代信息技术来提高企业信息管理模式的运营效率和运行水平。因此,要加快企业档案一体化工作进程,提高企业档案的信息化水平,把文档的管理活动和要求同时运用信息化的方式进行整合,运用现代科技水平进行信息化的全程管理,提高企业知识的信息化程度和可利用率。

2.2 知识管理要求企业完善档案管理的职能

知识管理对企业运营的影响是多方面的,不仅可以对企业的管理战略和管理模式产生影响,甚至还能改变企业的工作流程和运营方式。如果对知识管理改变企业这一现象进行研究,就会发现在知识管理的要求下,企业档案管理的职能相比以往已发生了巨大地改变,因此,档案管理工作应该不断发展来适应这种改变。在具体的实践中,可以通过以下几个方面进行改造:第一,企业的档案管理模式转变道路要契合企业知识管理的要求,为知识管理服务,传统的企业档案管理是实体保存,这样的保存方式不利于人工查看,当然也影响了企业档案的利用效率,而在知识管理的要求当中,企业档案占据了非常重要的地位,因此,加快企业档案管理信息化系统化是适应知识管理的必要前提之一;第二,档案管理人员要完成角色转变,从以往的实体保管转向现代化管理,即从一个仅仅保证档案完好的保管员转变为拥有专业知识的档案分析员,新的档案分析员要能够保管企业档案里传递出来的信息,必要时候甚至可以提供知识和决策。此外,档案管理人员必须有着过硬的个人能力和专业素养,个人意志要符合企业的发展理念,不断参与到企业的发展和建设工作当中,发挥出知识管理应有的作用。为此档案管理员必须掌握现代管理知识,熟悉企业档案内容和使用方法,掌握举一反三的能力,不断提升自己的专业素质,从单纯的体力输出者转变为企业发展的智力输出者,为企业的发展提供智力和决策支持。

2.3 知识管理要求企业发展新的档案管理技术

当今社会,科技和知识的更新水平越来越快,更新周期也相应缩短。为了适应更加快节奏的技术和资源需求革新,企业档案管理工作也要广泛应用现代化技术来适应现代化的知识管理需求。通过对目前企业信息技术发展现状分析,笔者发现制约我国企业信息技术发展最主要的瓶颈在于投资力度不大、信息化硬件设施不到位等。企业应认识到知识管理的重要性,并且从自我分析中找到企业知识管理工作的缺点和不足,采取措施扫清发展障碍,来促进企业档案管理工作的进一步开展。笔者结合企业信息技术现状,给出以下几点建议:首先,企业应加大研发部门的投入,加强自身研发能力,或者与研发部门进行合作,共同开发企业档案管理技术,企业应根据自身特点来选择不同的道路,比如,自身财力雄厚的企业,应更多地倾向于自主开发档案管理技术;其次,企业应加强对信息资源的开发。随着企业信息化程度不断提高,企业的生产方式、管理方式等逐渐走向科学化和智能化,但是目前很多企业档案的信息化程度不深,做得远远不够,很难适应知识管理对企业档案信息化程度的要求,此时应主要运用现代信息技术,加快企业档案的信息化、系统化和平台化,积极加大档案资源地开发和利用,争取提高企业知识管理的效率和效益。

知识和信息是知识经济时代企业发展的核心和动力,是支撑企业发展的核心。企业档案作为一个企业生产发展最直观地反映和记录,只有受到企业管理者的关注和重视,才能在企业管理等各方面发挥更大的作用。

参考文献

[1]孙燕芝.用知识管理理念带动企业档案工作的发展[J].北京档案,2014(3).

档案管理与知识管理的关系研究 篇10

一、档案管理与知识管理之涵义

档案管理学认为, 档案管理有广义和狭义之分。广义的档案管理就是指档案的保管。狭义的档案管理, 是指对已经整理好存入库房的档案进行养护性的日常工作, 并保持档案的有序化和条理化。从档案管理的实质看, 除了对档案实体的管理外, 还有对档案的内容信息的管理, 很大程度上是对一种知识使用价值的管理。笔者认为, 档案管理是管理者对具有文献、服务功能和保存、应用价值的档案实体和档案信息进行有效管理的活动。

知识管理起源于商业和管理领域。1986年在联合国国际劳工大会上最早提出知识管理的说法。1994年由美国著名的恩图维星国际咨询公司明确提出知识管理的概念。但对这一概念的界定却是众说风云。美国德尔福集团创始人之一卡尔·弗拉保罗认为:知识管理就是运用集体的智慧提高应变和创新能力。美国学者Saffady认为知识管理就是系统、有效地管理和利用组织的知识资源。国内学者陈锐则认为知识管理是一种致力于将组织的智力资产记录型信息和员工头脑中的智慧转化为更大的生产力、竞争力的信息管理策略与理论。从以上定义中我们看到, 知识管理究其实质在于内容、活动和价值三个层面。因此, 我们界定为:知识管理是运用集体的智能以提升组织的绩效而创造、获取和利用知识的过程。

二、档案管理与知识管理之异同

(一) 档案管理与知识管理的差异性。

就其内容与形式来分析, 档案管理仅限于对文件、档案实体的管理。它采用专业的管理技术方法, 确保文件、档案资料的真实性和系统性, 保存其凭证价值和应用价值。在管理的过程中, 体现出规范化、制度化、程序化的特点。知识管理则不仅侧重文件、档案、其他类型知识的等显性内容信息的管理, 也侧重于对隐藏在文字背后的信息以及存在于知识个体内部的隐性知识的管理。它具备系统的管理体系, 但这种管理体系与与档档案案管管理理不不同同, , 是是一一种种具具有有创创新新能能力力的管理体系。同时, 更讲究管理方法和管理模式, 追求知识的应用价值, 更关注知识的实用性, 即知识的情报性价值、现实价值与利用价值。

(二) 档案管理与知识管理的共通性。

档案管理和知识管理都将为用户提供档案或知识服务, 实现档案或知识的价值, 作为其最终目的。但从二者的对象、目的、流程、技术等层面分析, 主要表现在以下四方面:

1. 管理对象。

知识管理的对象是知识, 即对显性知识与隐性知识的管理及对知识活动甚至对知识员工的管理。档案管理的对象是由文字、图表、声像等形式形成的文件、档案。文件、档案具有知识属性与信息属性, 是知识管理的重要对象。因此, 从这一角度看, 知识管理与档案管理具有相同的形态, 两者密不可分。

2. 管理目的。

我国1987年颁布的《档案法》规定, 档案工作实行统一领导、分级管理的原则维护档案的完整与安全, 便于社会各方面的利用。提供真实凭证和可资借鉴的文献资料等档案服务以满足社会组织或个人的档案需求, 是档案管理的根本目的。知识管理则通过为社会组织或个人实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径, 充分发挥知识的应用价值以提高组织的应变和创新力。可见, 为社会组织或个人提供知识服务, 实现服务功能这一点上, 档案管理与知识管理的目的是一致的。

3. 管理流程。

一般来说, 传统档案管理程序分为文件与档案的接收、分类整理、鉴定、保管、统计和利用等六个环节, 具有文件、档案的一体化集成管理功能。知识管理的流程一般有是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用八个环节。从收集、存储文件、档案或知识, 制作编目检索进行加工、整理、编辑, 开展鉴定、评价工作, 到归档保管, 实现应用价值和服务功能, 呈现出线性、集中、有序、优化的特点。相形之下, 档案管理和知识管理的管理流程基本相同。

4. 管理技术。

随着数字信息化时代的到来, 计算机信息技术得到了广泛的应用。档案管理机构均在不同程度上采用数字化的管理方式对文件、档案、知识实施管理, 为用户提供了快捷高效的服务, 档案管理与知识管理的全部活动 (制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用) 均以现代信息技术为支撑。这是两者在管理手段上的共通点。

三、档案管理与知识管理之交融

从档案管理与知识管理的涵义和两者的相似性, 产生在实际管理工作中出现水乳交融的现象, 以至于有人在企业管理框架下提出档案知识管理的理念。无论如何, 知识管理与档案管理的交融相佐关系已是一个不争的事实。

(一) 知识管理对档案管理的促进作用。

现代档案管理与传统的档案管理比较而言, 无论是内容还是形式层面发生了较大的变化, 这种变化的原因追根溯源在于吸纳、借鉴了知识管理的元素, 在管理领域和服务价值方面得到进一步发展和挖掘。

传统的档案管理一味夸大档案、文件与情报资料的区别, 更多地关注历史文献资料的长效保存, 而轻视文件、档案中蕴藏的信息的服务功能, 限制了文字背后潜在的实用价值发挥作用的领域。知识管理理念认为一切载体形态的知识都可以整合成不同载体形态的知识, 形成全面系统的知识资源体系, 而且提倡社会组织和个人在文件、档案管理活动中创造、共享、应用知识, 努力实现其应有的价值。知识管理所采用的现代信息技术, 通过现代化、智能化、人性化的手段, 主动地为用户提供高级、深层的信息、知识服务, 最终实现知识的价值, 改变了传统档案管理方式中落后的技术手段, 被动的档案服务以及档案文件价值实现的局限。同时, 在一定程度也促使档案管理职能发生相应的转变。这种转变, 正如冯惠玲教授所说:“导致档案人员将职能重心从实体管理转向信息管理、知识管理, 这是一种由外向内、由浅入深、由物理控制向智能控制的转变, 目的是保证数字时代社会记忆的完整和向人们提供高质量的信息和知识服务”, 为档案管理的创新提供了方法, 极大地促进了档案管理的发展。

(二) 档案管理对知识管理的反哺作用。

文件、档案是组织或个人重要的知识资源, 具有重要的历史价值和使用价值。就组织而言, 员工的流动性会造成重要信息的丢失, 存在于员工个体的隐性知识很难实施有效的管理, 将这种隐性知识转化为显性知识通常是组织所采取有效方法, 通过文字、图标、影像等形式记录下来作为档案保存, 以备不时之需。就个人而言, 在社会各项活动和学习研究过程中, 重要事件、研究成果和情感诉求均会物化成文件资料。其中, 组织与个人在长期社会活动中积累的经验、知识便得到了沉淀。同时, 组织或个人在对文件、档案蕴涵的知识使用过程中, 又会产生新的知识和新的档案价值, 又形成了新的知识源。这些图文信息通过档案管理方法手段得以实现, 为知识管理积聚了厚实的知识资源。

文件、档案一般以图文实物为载体为组织和个人提供服务, 突破了空间和时间的限制, 使得知识传播和交流在深度和广度上更具延展性, 具有口语传播方式无法比拟的优势。文件、档案尤其是数字化的文件、档案作为知识流传的一种媒介, 极大地促进了知识的传播、交流与共享, 为知识管理提供了极大的便利。

毋庸置疑, 知识作为人类生活经验的固化物, 档案作为一种蕴涵丰富知识的载体, 对人类文明的发展进步起着关键性的作用。处于知识经济和知识管理的语境下, 在档案管理工作领域借鉴知识管理的理念、方法和模式, 在知识管理工作领域吸纳档案管理的创新成果, 不断提升自身的价值, 将为社会提供更好的服务和发挥更大的作用。

摘要：在知识经济的时代语境下, 知识管理在档案管理的创新工作中愈来愈显示出重要的作用, 档案管理的创新实践又反作用于知识管理, 促进知识管理的发展。本文运用比较研究方法, 从学理的角度对档案管理与知识管理的关系作一深入分析, 论述两者交融在工作实践中产生的积极作用。

关键词：档案管理,知识管理,关系

参考文献

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基于知识服务的档案管理模式研究 篇11

关键词：知识服务；档案管理；研究

引言：基于知识服务的档案管理模式主要以知识编码以及人性化的服务理论为主要依据的。在管理期间，主要为用户实现良好的服务方式为主要目的。根据相关知识的编码方式，实现人性化的发展理念，从而构建科学、合理的档案管理模式。

一、基于知识服务的档案管理模式中的含义和意义

基于服务的档案管理模式主要是建立在相关的管理形式和相关制度上的，利用计算机技术对档案管理进行编码，使管理流程在这种简化形式下满足客户之间的需求。档案管理模式的实施和管理是以服务为主要模式建立的，不仅能为用户提供高效的、优质的管理形式，还能保障管理工作的质量服务，与传统的档案管理不同，它在进行数据管理期间，是对整个知识进行管理，以用户的服务为主要基础形式，在互联网形式上满足用户之间的互动方式。所以对该系统的建立实施优化对教育系统的发展具有重要作用。因为这种管理过程的实施是以电子设备为主要基础建设的，它能对各个知识模块实现编码以及加工等过程，是根据用户需要以及用户的相关利益来实现的。所以说，基于知识服务的档案管理模式转化了传统档案在积累以及评价等服务形式，实现了档案在管理期间的功能扩展。尽管在管理期间会投入相关的人力、物力，但为了满足用户在实际工作中的满意程度，保障其在信息资源上的有效利用，就要实现知识支撑形式。

二、基于知识服务的档案管理模式构建

（一）总体布局

基于知识服务的档案管理模式在总体布局方式上主要是根据动力基础以及目标成效来实现构建方式的。在动力基础实施形式上，首先，教育系统要建立相关的管理机制，因为管理机制的建立是教育系统在发展档案管理模式期间的基础条件，它能将相关的文化理念、管理制度以及组织的相关结构进行构建，并实现整个管理工作在运行期间的规范性。还要在教育档案管理中建设监督机制，在整个管理过程中，要实现良好的监督效果才能实现良好的保障工作，因为监督机制的建立对整个管理过程具有约束作用，它能够针对相关的管理问题进行分析，并提出合理的解决对策。整个档案管理工作中，最主要的就是管理流程，其中不仅要对档案中的相關资料进行收集、整理，还要进行相关的检索以及服务等过程。对于目标成效来说，最主要的目标就是实现动力基础，能够为教育实现的战略目标建立相关战略以及产品，使学习组织以及客户之间的响应形式连接起来，并促进其在成效目标上的实现。

（二）构建原则

1实现目标原则

教育系统在发展中的主要目的就是实现相关利益和学习，所以建立的服务档函也要与相关的利益与学习为主要方向。虽然在档案管理中，不能为教育生产实现较大利益，但可以将这种整理形式实现良好的价值体现，并努力实现其在发展与建设中的利益，从而保障教育目标在实现过程中的方便性和便捷性。档案管理在管理期间，随着外界的不断变化而变化发展的，在管理过程中，要随着时代的不断变化为发挥创新性，避免传统的管理方式。所以说，档案管理在实施过程中，档案管理部门要根据相关的目标意识建立一定的实施方案，不仅要实现管理人员的积极性，还要掌握整个管理过程的规范性和监督性，从而保障其在长远利益上的实现。

2集成系统原则

档案管理在实施过程期间，主要对知识进行服务管理。不仅要在体制建设中实现有效性，还要处理管理机制与管理过程之间的关系，并创建系统集成方式，实现档案管理工作。首先，要实现坚持与被坚持的发展原则，在档案管理过程中，档案管理过程要与教育的实施战略联系起来，为了实现它的积极目标，就要在管理体制上积极建立。保证整个过程的实施和了解，还要在档案管理工作中实现分层次以及分跨度管理模式，不仅要满足上级管理提出的相关要求，在管理职位选择上，还要根据它的发展要求来建立，从而实现档案管理工作的价值发展。然后，还要遵循指导与被指导方式，档案工作在管理期间，相关的管理机制发挥着指导作用，所以，要实现其内部管理与档案管理工作之间的统一、协调，就要保证档案工作与组织之间的良好关系，不仅要在这种关系建立中实现良好的交流与沟通，还要实现教育资源之间的整合与利用方式。

3整合资源原则

资源在整合期间，教育系统档案管理部门不仅要实现有序化的管理形式，还要实施资源整合形式。档案管理部门在实施期间，要以良好的思维建设实施资源管理工作。首先，档案管理部门要注重档案在生成、流通以及归档等过程的实施，并保证各个部门之间的管理行为、监督行为以及指导行为。这样在实现创新性发展管理中，才能实现教育的良好竞争力。还要对档案管理工作实现收集、整理以及检索等服务形式，根据档案在层次之间的管理，学校能针对发展的问题进行调整，从而实现其在发展期间的经济效益和档案管理的优化工作。

结论：知识服务的档案管理模式的建设对教育发展具有重要作用，因为在发展过程中，没有将档案管理工作放在重要位置，档案管理部门在学校发展中没有实现较高地位。不仅人员在实际工作中没有一定的积极意识，服务发展也存在一定变化。所以，由于教育系统的档案管理工作，不仅改善了教育系统的管理与服务，也促进了它在发展目标上的实现。

档案管理与知识管理的关系研究 篇12

1.两者管理对象重叠

档案管理的对象是文件、档案, 知识管理的对象是知识。组织的知识分为显性知识和隐性知识。显性知识一部分来源于组织在自身各项职能活动中直接形成 (包括制作和收到) 的文件、档案;另一部分来源于组织通过收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。也就是说, 文件、档案属于知识的范畴, 属于知识管理的重要对象。中国台湾学者杨舜仁说“知识管理顾名思义:为知识者, 才纳入管理, 而一般能够纳入信息系统管理的知识, 不外以电子形态或书面形态存在”, 因而, “知识存在的形态与文件管理之形态相同”。可见, 文件、档案是档案管理和知识管理共同的管理对象。档案管理与知识管理的密切关系主要源于这种管理对象的重叠。

2.两者管理目的相近

档案界一直将“便于社会各方面的利用”作为档案工作的根本目的和基本原则之一。为组织各项活动提供档案服务, 满足用户的档案需求, 是档案管理的根本目的, 也是档案管理的出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力, 为此知识管理必须力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人, 以便使他们能够做出最好的决策。档案管理和知识管理都将为用户提供服务, 以实现档案或知识的价值, 作为其最终目的。正如美国马里兰大学布鲁斯·德尔斯泰恩教授所言:“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似——都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”刘越男博士也说:“档案管理具有为社会提供知识服务的传统, 在促进知识共享这一点上与知识管理不谋而合。”也就是说, 在管理目的——提供服务这一点上, 档案管理与知识管理比较近似, 只存在服务的广度、深度、方式等方面的差异。

3.两者管理流程类似

长期以来, 我国档案界将传统档案管理业务划分为——六个环节 (或八个环节) :档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用服务, 或加上编目与检索、编辑与研究。实现文件、档案一体化管理和集成管理, 则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。两者管理流程相当类似:都是对分散的管理对象, 予以收集、存储, 使之集中化;然后对其进行加工、整理, 使之有序化;接着对其进行鉴定、评价, 使之优化;最后提供利用, 使之实现价值。

4.两者管理技术相同

在数字化环境下, 文件、档案产生和流转于各种各样的信息系统。对非数字化环境下产生的文件、档案, 为了使其适应要求, 也必须进行数字化处理。因此, 现代档案管理的全部活动都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物, 离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等。两者都需要应用的具体技术或工具包括元数据、数据库、文本挖掘、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息代理、信息推送、信息安全技术等。可见, 档案管理与知识管理有着共同的技术支撑——现代信息技术。

二、档案管理与知识管理相差相异

从管理层面来看, 档案管理主要是一项专业管理活动、一系列管理技术方法;而知识管理不仅如此, 更属于价值观念、管理范式、管理理念范畴, 还包括了组织更高层面的管理体系和方法论。

从管理深度来看, 传统档案管理主要是对文件、档案实体 (载体) 的管理;而知识管理更重视对文件、档案内容 (信息、知识) 的管理。

从管理范围来看, 档案管理的对象限于文件、档案;而知识管理不仅要管理文件、档案这种内源显性知识, 还要管理图书情报之类的外源显性知识及员工大脑中的隐性知识。

从管理侧重点来看, 档案管理更侧重于确保文件、档案的完整性、真实性与可靠性, 确保文件、档案的凭证性价值、长远价值与保存价值;知识管理则更关注文件、档案及其他类型知识的可用性, 关注文件、档案及其他类型知识的情报性价值、现实价值与利用价值。

从管理特点来看, 档案管理更强调对文件、档案进行严格的规范化、制度化、程序化管理;知识管理则鼓励一种较为宽松、便于创新的管理体系。“文件管理关注自身的良好定义的政策和可审计的程序, 而知识管理致力于以一个不受约束的、宽组织的创造力和知识交易的方式忽视组织传统。”

三、档案管理与知识管理相辅相成

1.知识管理提升档案管理

(1) 知识管理可以拓展档案管理的领域。

传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别, 将文件、图书情报等排除在管理职责之外, 从而极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管, 而不是为现实工作服务, 脱离于企业价值创造过程之外, 从而极大地限制了自身发挥作用的领域。知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围, 并将不同载体形态的知识进行整合与集成, 建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动中创造知识、共享知识、应用知识, 使知识直接服务于企业价值创造活动。这样, 档案管理就被融入一个更广阔的活动领域, 而与组织的发展战略、业务活动直接相结合, 成为企业日常工作中必不可少的组成部分。正如毕马威公司知识管理副主任塞里·休斯所言:“知识管理舞台正越来越拓展文件管理者的领域, 扩大其涉及和影响的范围。”

(2) 知识管理可以提升档案管理的价值。

传统的企业档案管理重保管轻利用, 通过查卷、借阅、复印等落后的手段, 被动地提供简单、浅层的档案服务, 不能充分地满足用户对信息、知识的需求, 不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。知识管理强调借助先进的信息技术, 通过现代化、智能化、人性化的手段, 主动地为用户提供高级、深层的信息和知识服务, 最终实现知识的价值, 提升企业的核心竞争力。知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注, 使得“知识管理专家能够增强文件管理工作者对信息和知识利用的理解”, 促进文件、档案的开发利用, 从而提升档案管理的价值, 提升档案管理机构与人员在企业组织体系中的地位。

2.档案管理促进知识管理

(1) 档案管理有助于沉淀、积累知识。

隐性知识占企业知识资源的大部分, 而且具有相当重要的价值。但是, 隐性知识存储于企业员工个人的大脑之中, 难于管理。根据野中郁次郎和竹内弘高的SCEI模型, 对于隐性知识的管理有两种途径:一是从隐性知识到隐性知识的“社会化” (socialization) ;二是从隐性知识到显性知识的“外部化” (externalization) 。但是, 隐性知识“社会化”之后还是隐性知识, 仍处于难于管理的状况, 而且当员工流动率较大时, 组织的隐性知识资源就易于流失。因此, 一些学者质疑“社会化”的真实有效性和普遍适用性。学者贝克曼就认为, “隐性知识只有通过外部化、文件化转化为组织的能力才能对组织产生价值”。至于“外部化”, 就是我们通常所说的隐性知识显性化, 即通过记录将隐性知识“物化”于文件、档案之中。档案管理强调企业在各项活动过程中产生必要的文件, 客观地记录企业各项活动的全部过程和结果, 防止组织记忆的丢失。员工在工作中会自然地运用其隐性知识来认识问题、解决问题, 对员工工作过程和结果进行客观的记录, 形成文件, 就可以将其隐性知识部分“物化”于文件之中。这些文件被归档保存下来, 就实现了组织知识的沉淀。例如, 开元电脑有限公司 (以下简称“开元公司”) 有一项“工作日志”制度, 要求员工在每日工作之后, 在内部系统上填报每日工作进展报告和工作心得, 通过日积月累, 形成项目管理知识和书面化的工作经验文档。 企业在各项活动中都会不断产生新的文件, 如果这些文件不被集中起来, 处于分散状态, 就容易丢失。文件的丢失即是知识的流失。档案管理强调对文件进行归档, 使之处于组织的集中统一控制之下。这个文件归档的过程, 就是一个积累知识的过程。由此可见, 档案管理强调产生文件、进行归档, 强调文件、档案的完整齐全和集中统一, 有助于知识的沉淀、积累, 为知识管理提供了知识资源基础。

(2) 档案管理有助于传播、交流知识。

信息和知识的传播、交流主要有两种途径:一是语言, 二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。 语言交流的优点是简洁、随意, 便于及时对某一问题进行深入探讨, 易于激发知识创新。语言交流的缺点在于:第一, 受到时间、空间的限制, 信息、知识传播的范围较小;第二, 信息几经传递以后, 容易发生损耗或失真, 难以保证信息的真实性;第三, 语言交流过程中, 时常不会生成相应的书面记录, 从而不利于组织记忆的留存、知识的沉淀, 是故美国著名档案学家谢伦伯格曾经批评电话是“掠夺历史的大盗”。 书面交流的缺点是过于正式、规范, 不便于即时对某一问题进行深入探讨;文件所要求的规范统一的格式与处理程序, 有时会无形中约束员工的知识创新思维。但是, 借助现代信息技术的书面交流可以不受时间、空间的限制, 信息、知识的传递速度快, 传播范围广;减少发生信息损耗或失真;便于及时记录信息、沉淀知识。可见, 文件是传播、交流和共享知识的主要媒介。文件管理一向关注提高文件流转的效率。这有力地促进了知识的传播、交流与共享。

(3) 档案管理有助于理解、挖掘知识。

档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则” (Principle of Provenance) 。传统的“来源”一般是指文件的形成者。电子时代的“来源”是指文件的形成者、形成目的、形成活动、形成过程等, “即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采用怎样的结构形式等方面的综合背景, 这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在”。对来源的尊重, 使得文件、档案在记录“内容知识”之外, 还隐含了更深层的“背景知识”。这种“背景知识”可以帮助人们更好地理解“内容知识”, 也可以为人们提供寻找知识的线索和评价知识的依据。因此, 加拿大著名档案学家特里·库克认为, 来源维护了文件、档案的证据价值与相互关系, “这种证据和职能的相互关系是档案人员的特殊权限范围, 也是使数据变成信息、信息变成知识的关键”。塞里·休斯说:“文件管理者能清楚地理解组织的知识基础, 而且长期涉及组织知识, 他们可能比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或休止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的, 哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。”德尔斯泰恩教授也指出:“文件管理工作者可以使知识管理者对信息的生成和管理具有敏锐而深刻的理解。” 档案管理对来源的尊重, 对“背景知识”的强调, 有助于人们理解、挖掘知识, 促进知识应用。

(4) 档案管理有助于保护知识产权。

企业的知识产权主要是指企业拥有的专利权、商标权、著作权等, 它是企业知识创新的成果, 是企业核心的无形资产、知识资本。保护企业的知识产权是维护企业合法权益、促进企业知识创新能力、提高企业核心竞争力的重要保证, 也是知识管理的一项重要内容。文件、档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程与结果, 是企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时, 它们能起到至关重要的凭证作用。涟源钢铁集团有限公司是一家位于湖南省中部的大型钢铁企业, 是国家重点支持发展的300家工业企业之一。该公司自1958年建成投产以来, 一直简称“涟钢”, 却未将“涟钢”注册为正式商标。2004年, 一位商人将“涟钢”恶意抢注之后, 向公司索要巨额商标转让费。公司将其诉诸法庭。在诉讼过程中, 公司档案馆提供了大量的档案, 这些档案证明, 多年来公司在对内对外的往来文件中一直都简称“涟钢”, 而且这一简称被上级主管部门、客户、新闻媒体、大众所认可和大量使用。从而以无可辩驳的凭证说明“涟钢”属于该公司的事实商标, 最终赢得这场法律诉讼的胜利。在这个案例中, 正是档案成为保护企业知识产权的有力武器。可见, 档案管理对文件、档案的原始性和证据价值的关注和维护, 有助于保护企业的知识产权, 促进企业的知识管理。

摘要：档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通;在管理层面、管理深度、管理范围、管理侧重点、管理特点等方面相差相异。档案管理与知识管理相辅相成:知识管理可以拓展档案管理的领域, 提升档案管理的价值;档案管理可以促进知识的沉淀、积累、传播、交流、理解、挖掘, 加强知识产权的保护。

关键词：档案管理,知识管理,关系

参考文献

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