单证业务

单证业务（共4篇）

单证业务 篇1

单证缮制是外贸企业经营管理中一个非常重要的环节,单证缮制的质量直接关系到企业的经济利益。汽车企业外贸出口常见的单证包括: 形式发票PI,商业发票CI、装箱单PL、原产地证书、报关委托书、报关单和提单B / L等。

一、单证缮制的主要内容

( 一) 货物描述、数量和单位填制

货物描述、数量和单位是单证缮制中非常重要的内容,需要符合合同规定。一般外贸公司已形成相对固定的单据模板,制单员一般都参照现有模板对货物的数量和单位进行填制。如,以从事汽车整车和相关配件出口的公司为例,整车常用单位为辆( unit) ; 制作整车装箱单时,须计算整车体积,常用单位为立方米( CBM) ; 整车净重、毛重,常用单位为千克( KGS) 。在填制整车装箱单时,需根据合同规定,在现有的单据模板上修改整车数量及其对应的体积、重量等。配件装箱单中常用单位为包( package) 、箱( carton) 以及千克( KGS) 。制作配件报关单时,需参照《海关报关手册》,根据配件的海关编码查找其相应的单位,如火花塞所用的单位为个,轴承单位为套,油泵总成单位为台等。在填制其报关单时,须更改对应数量单位,避免出现单位不符等错误。

( 二) 价格和金额

1. 价格术语

价格术语是在长期的国际贸易实践中产生的,用于表示商品的价格构成。汽车企业出口单证中主要涉及FOB、CFR和CIF等贸易术语。FOB代表货物本身的价格,CFR代表成本和运费,即CFR = FOB + 运费,CIF代表成本加运费加保险费,即CIF = FOB + 运费+ 保险费。填制价格术语时,必须和合同、信用证或客户的要求一致。

在实际业务中,进口方对清关单据可能会提出特殊要求。如业务往来通常提供进口方的形式发票PI报FOB价,签订的合同价格为FOB价,而业务执行过程中,鉴于出口方所询海运运费有价格优势,进口方也会选择委托出口方代其安排船期发货。货物备妥后,出口根据相应的海运运费率及货物尺寸计算出海运运费并告知进口方于货物发运之前将其直接付给出口方。因此,出口方提供的清关单据中的商业发票的价格术语应该为CFR价格,而不是FOB价格。

2. 多种支付方式结合下的操作

在实际业务中,外贸公司常用的支付方式为汇付和信用证。通常,若成交额较小时,常采用汇付,具体为OA支付或分期支付,其中分期支付要求客户先支付部分预付款,尾款发货前支付; 若成交额较大,则采用L/C支付;部分业务也会采用汇付和信用证相结合的支付方式。如,某汽车出口公司与一也门客户签订的某合同规定“28% by T/T as down payment,72% by L/C at sight before shipment,total amount is USD 52200. 00 ”,在制作汇票时,其金额显示为USD37400. 00,与信用证上所列一致,而在商业发票上注明“USD14800. 00 paid by T/T,USD37400. 00 paid by L / C,Amount is USD 52200. 00”。

( 三) 运输单据制作

1. 托运报关单据

目前,国内大多数汽车出口公司是通过货运代理办理托运报关手续。业务员将报关单、商业发票、装箱单和代理报关委托书等单据交由货运代理办理托运报关手续,这些单据关系到出口清关手续和出口退税的办理,填制时须符合合同规定。

以某汽车出口公司的出口报关单为例,填报栏目中的“境内货源地”一栏填写需特别谨慎,因其直接涉及到出口退税,地点必须与货物增值税发票的出票人地点一致,通常根据国内购销合同进行填制,供方地点即为境内货源地。如该汽车出口公司生产基地有江西九江和江西景德镇两地,出口整车为九江生产的某车型,则报关单上的“境内货源地”应填制为九江,不能写景德镇。

2. 提单

提单是物权凭证、货物收据和运输契约的证明。对于信用证成交的业务,提单必须与信用证要求严格相符。如货物描述、收货人名称、地址、港口、车辆毛重和净重等须与信用证严格相符,同时信用证中的特殊要求也需仔细核对。

某信用证上规定: FULL SET OF CLEAN ON BOARD MARINE BILL( S) OF LADING ISSUED OR ENDORED TO THE ORDER OF YEMEN COMMERCIAL BANK,根据此条款,业务员在确认提单时,则要注意收货人一栏是否为“TO THE ORDER OF YEMEN COMMERCIAL BANK”,被通知人是否是开证行。此外,信用证上规定的其他要求,如是否要求注明信用证号码,注明运费已付等条款。

对于非信用证成交的业务,业务员在自己确认好提单后,还须和客户确认提单,如汽车出口业务中,有的进口方对于发运的样车,要求提单上面显示车辆的底盘号、铭牌年份等信息。

( 四) 产地证的填制

实际业务中,客户要求清关单据中出具贸促会或商检机构出具的产地证,如一般原产地证( 即C/O产地证) 、普惠制原产地证( FORM A产地证) 等。各产地证都有各自的出证机构和固定的格式,业务员根据不同客户的要求可以进入各个产地证的平台进行申领并填制,填制时,内容须符合信用证要求,对于非信用证成交的业务,在出具正式的产地证前要和进口方进行确认。

二、单证缮制的要求

( 一) 及时性

单据的制作需具备及时性,且各单据的出单日期必须符合逻辑。实际工作中,单据的及时制作要求业务员制定工作计划表,避免出现货物已备妥、船期已确定的情况下,相关单据还没有制作,或者匆忙赶制出现错误导致货物不能顺利发运、通关等。汽车出口单证的制作及跟踪具体流程为: 在船期前2 周,业务员须申领好许可证,准备好报检和报关单据; 待报关单据寄送给货代后,要及时跟踪并配合货代报关,同时确认提单; 货物顺利通关后,业务员准备议付单据或者清关单据。

各单据出单日期关系如下: 商业发票日期应在各单证日期之首; 箱单应等于或迟于发票日期,但必须在提单日之前; 产地证不早于发票日期,不迟于提单日; 商检证日期不晚于提单日期; 船公司证明日期等于或早于提单日; 保单的签发日期应早于或等于提单日期( 一般早于提单2 天) ,不能早于发票; 提单日期不能超过L/C规定的装运期,也不得早于L/C的最早装运期; 装船通知日期等于或晚于提单日后三天内; 受益人证明日期等于或晚于提单日。各种单据的日期顺序为: 发票> 箱单> 原产地证明书> 商检检验证书> 船公司证明> 保单> 提单> 装船通知> 受益人证明。

( 二) 完整性

1. 内容完整

内容完整包含两方面: 一是指每一种单据本身的格式、项目、签章必须完备齐全; 二是指单据之间的内容须完整一致。在单据制作过程中,通常以商业发票为全套单据的核心,其他单据如装箱单、产地证等都参照商业发票缮制。

2. 种类完整

种类完整指单据必须成套齐全。报关涉及到的单据包括: 合同、商业发票、装箱单、出口许可证、报关单、报关委托书等,只有所有报关单据准备齐全,出口货物才能顺利通关。

3. 份数完整

份数完整指在信用证项下的交易中,进口商要求出具的单据份数。以信用证对商业发票的规定为例: 业务员在制作商业发票时,准备5 份商业发票,其中正本1 份和副本4 份,即做到份数完整。此外,所有发票需做出声明: 货物与形式发票上描述的一致,如GOODS ARE IN ACCORDANCEWITHPROFORMAINVOICE NO. CH10001YEN DATED APR. 27. 2010,即做到内容完整。需注意的是,通常签有公司中英文条形章的发票默认为正本发票,但根据信用证要求,为区分正本和副本,对签有中英文条形章的5 份发票,其中一份需签ORIGINAL章,另外4 份需签COPY章,即做到签章完整。同时,对于正本发票,需经过贸促会( 中国国际商会) 认证。

( 三) 美观性

美观性是指单证格式的设计和缮制力求标准化和规范化,单证内容的排列要行次整齐,排版上要简洁、大方。一份简洁、美观的单据不仅反映出制单员个人对业务的熟练程度,积极的工作态度及优秀的职业素养,更代表其公司的良好形象。如在内容完善的情况下,尽量打印在一张纸内,内容较少时,排版上尽量显示为一张纸,而不是半张纸。

三、单证缮制的处理原则

通常在实际单据制作中,套用现有的固定格式时容易出现“应该修改的项目而没有改过来”等错误。如汽车出口业务,不同车型、不同订单批次、不同数量的出口单据,往往套用相同格式、抬头、签发人、收货人的单据,但由于是不同批次订单的票据在日期,数量和车辆型号、尺寸等方面有细微的差别,这些差别很容易被忽略。为了避免上述情况发生,在制作单据中尽量遵循“从上到下,从左到右”的处理原则。从上到下,即从一张单据的最上面的项目开始,做完上一行的项目再做下一行的项目,遇到一行有多个纵向项目,则要遵循从左到右的原则。这样,既能有效避免漏掉需要改动的项目,又可以通过把整张单据划分成单元小块来制作从而提高精确度,切实做到“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”基本上就可以避免这方面的错误。

综上,鉴于出口国别不同、客户要求不同、支付方式不同等,制单人员在制作出口单证时,应始终保持谨慎的态度,严格控制好出单时间,做到单证相符、单货相符和单同相符。

摘要：基于外贸业务中出口单证的重要性,结合汽车企业出口单证缮制的实际情况,分析单证缮制的主要内容,包括:货物描述、数量和单位填制;价格和金额;运输单据制作;产地证的填制。单据缮制要求具备及时性;完整性,即内容完整、种类完整和份数完整;美观性。缮制过程中要遵循从上到下,从左到右的处理原则。

关键词：汽车企业,出口业务,单证缮制

参考文献

[1]吴百福,徐小薇.进出口贸易实务教程[M].上海人民出版社,2007.

[2]童宏祥.新编外贸单证实务[M].华东理工大学出版社,2007.

[3]黎孝先,王健.国际贸易实务[M].对外经济贸易大学出版社,2011.

单证业务 篇2

一、办理加工贸易（进料加工、来料加工）手册备案所需单证资料：

（一）所需单证：

1、《中华人民共和国海关加工贸易手册》（加盖企业公章）；

2、经营单位主管经贸委、税务局签章的经营单位《加工贸易业务批准证》（来料加工项目不需税务部门盖章）一份；

3、进料加工提供进、出口合同各一份，来料加工提供来料加工合同一份（合同复印件须加盖经营单位公章）；

4、经营单位与加工单位不同的须提供《委托加工协议》（复印件须加盖双方单位公章）；

5、经海关预归类、预审价的加工贸易备案申请表（加盖企业公章）一份（请在本关网上下载）；

6、外经贸主管部门出具的加工厂加工能力证明（有效期为一年。第一次办理须提供原件，以后在有效期内再次办理的可提供复印件，复印件须加盖加工单位公章）；

7、经营单位的《加工贸易合同执行情况表》（加盖公章）（第一次办理的不需提供）；

8、海关需要的其他单证。

（二）第一次办理加工贸易手册备案的企业，还须提供以下材料：

1、加工企业:

（1）工商行政主管部门签发的营业执照复印件(企业盖章)；（2）加工企业的《对外加工企业登记表》；

（3）《对外加工生产企业海关登记通知书》（在海关企管部门办理领取）；（4）《企业印章印鉴备案表》（请在本关网上下载）；

（5）基本帐户开立证明正本或加工企业已签章的复印件。

2、经营单位:

（1）国家主管部门准予开展进出口业务的批准文件复印件；

（2）工商行政主管部门签发的营业执照复印件(企业盖章)；

（3）海关签发的《报关注册证明书》复印件；

（4）《企业印章印鉴备案表》（请在本关网上下载）；

（5）基本帐户开立证明正本或经营单位已签章的复印件。

备注：

1、加工贸易合同海关备案手续应在加工企业所在地主管海关办理。

2、杭州关区外的经营单位在金华海关办理合同备案手续时，需提供经营单位主管海关出具给的金华海关的异地加工关封。

3、凡加工过程复杂，单耗繁琐的需附工艺流程图及单耗说明。单耗是指加工贸易企业在正常生产条件下加工生产单位出口成品（包括深加工结转的成品和半成品）所耗用的进口保税料件的数量。单耗包括净耗和工艺损耗。

4、经营单位与加工单位不同时，应提供经营单位与加工单位签订的符合《中华人民共和国合同法》的委托加工合同（协议）一份（合同必须包含料件免费提供和未经海关许可并补缴关税不得内销条款），若由加工企业向海关办理合同备案手续，应持有经营单位出具的委托书。

5、首次承接加工贸易业务的加工生产企业，应事先到金华海关调查科咨询办理加工生产企业登记备案手续。

二、5000美金以下78种列名辅料备案手续

（一）为简化手续，对于进口合同金额在5000美元以下且进口料件属于78种列名辅料的加工贸易，在海关办理备案手续时，不需申领加工贸易手册，也不需到外经贸部门审批。

（二）所需单证：

1、《加工贸易5000美元以下辅料免税申请登记表》（请在本关网上下载）；

2、进口合同或发票；

3、出口合同；

（注：以上材料一式二份，装订整齐，向海关申报。）

（三）有关说明：

1、在《申请表》及出口合同上需加盖经营单位公章，出口合同需注明“辅料客供”条款。

2、经营单位与加工厂不同时，需提供双方的委托加工协议（复印件须加盖双方单位公章）。

3、与主料一起进口的辅料须纳入加工贸易手册管理，与主料一起办理加工贸易手册。

4、首次办理辅料手续的企业需向海关提供企业的营业执照副本、企业进出口经营权批复（原件及复印件）。

5、企业应详细填写免税申请登记表的内容，其中进口总价应折算成美金。

6、成品出口后，企业凭出口报关单向海关报核。

（四）进口5000美元以下列名辅料的范围如下：

1、拉链；

2、钮扣；

3、鞋扣；

4、扣绊；

5、搭扣；

6、摁扣；

7、垫肩；

8、胶袋；

9、别针；

10、大头针；

11、胶贴；

12、纸贴；

13、棉线；

14、提帮线；

15、缝纫线；

16、绣花线；

17、纸板；

18、纸封；

19、花边；20、滚条；

21、纸盒；

22、铁圈；

23、D型圈；

24、夹子；

25、胶类；

26、挂勾；

27、风勾；

28、衣架；

29、尼龙绳；30、开线绳；

31、晴纶绳；

32、铆钉；

33、汽眼；

34、纸牌；

35、商标；

36、装饰牌；

37、电脑牌；

38、装饰用标牌；

39、各种标签；40、电脑纸带；

41、防腐剂；

42、纸样；

43、假带、44、窗帘绳；

45、花纸；

46、洗涤带；

47、蝴蝶片；

48、干燥剂；

49、棉带；50、腰带；

51、吊牌；

52、玩具眼、鼻、头发；

53、鞋眼；

54、尼龙卷；

55、魔术贴；

56、条形码；

57、塑料袋；

58、密封圈；

59、横头卡；60、嵌线；61、彩纸；62、汗衫边；63、裤勾；64、珠子（结）；65、拷钮；66、胶纸衬；67、腰衬；68、说明书；69、橡筋；70、价格牌；71、品质带；72、尺码带；73、珠片；74、领插角；75、纸箱；76、五金配件；77、方型圈；78、小型生产用工具（扣模、胶针枪）

三、异地加工贸易手续办理申请：

（一）经营单位在金华海关关区，但加工单位不在金华海关关区的加工贸易，应到加工单位主管海关办理加工贸易合同备案。但须先到金华海关办理异地加工贸易申请，领取异地加工贸易关封：

1、操作流程：

企业向海关申领《中华人民共和国海关异地加工贸易申请表》——填制完整并盖章——到海关办理异地加工贸易关封。

2、经营单位凭以下单证向经营单位主管海关提出异地加工申请：

（1）经营单位所在地外经贸主管部门核发的《加工贸易业务批准证》正本及复印件；

（2）加工企业所在地外经贸主管部门出具的《加工贸易加工企业生产能力证明》正本及复印件；（3）填制完整的《中华人民共和国海关异地加工贸易申请表》正本；

（4）经营单位与加工企业的委托加工协议及复印件（双方盖章）。

（二）注：经营单位与加工单位同在杭州关区的，不需办理异地加工贸易关封。

四、加工贸易保税货物外发加工手续：

加工贸易生产企业进口料件原则限于本企业加工，如有特殊情况，某一工序须外发加工，必须事先经得金华海关同意后，方可外发加工该工序。

（一）申请资格：

1、开展外发加工的企业主要是各级外贸公司及工贸公司；

2、外发加工企业和承接外发加工企业的海关管理类别须在C级以上；

3、企业经营情况正常，审计、年检合格；

4、无走私违规情事发生；

5、海关认为需符合的其他有关条件。

(二)审批原则

1、料件进口特别是属重点敏感和限制类商品的，原则上不得直接外发加工；

2、外发加工仅限于整个生产过程中因环保、工艺上的特殊要求等原因而无法自身完成的某道次要工序或后处理工序，重要工序不得外发加工；

3、承接外发加工企业原则上应在本关区范围内寻找；

4、对加工贸易重点敏感商品、限制类商品外发加工，必要时收取风险担保金；

5、外发加工时限不得超过手册有效期；

6、对需外发加工的加工贸易合同，在合同备案时需向海关提出申请。

(三)受理单证

1、主管外经贸部门签署的意见；

2、《中华人民共和国海关保税货物外发加工申请表》（到海关领取，并加盖双方单位公章），申请表须填写外发加工的材料、加工制成品、残次品、边角料有关情况；

3、符合《中华人民共和国合同法》的委托加工合同（加盖双方公章）；

4、合同双方对外发加工的材料、加工制成品、残次品、边角料等货物的财务和仓库管理制度。

5、承接加工企业的《营业执照》、税务登记证、法定代表人身份证明及复印件；

6、加工贸易《登记手册》(手册未领取的除外)；

7、承接加工企业的海关登记编码及外经贸部门出具的《加工企业生产能力证明》；

8、按规定需提供的其他单证。

下面再简单说一下办理加工手册的全过程，及变更和核销的程序。

当然最不能忽略的就是办《免税证明》，这个现在有新规定，我不知道是不是所有的地方都是一样的。以后再介绍~

一、加工贸易合同备案

（一）申请备案的条件：

1、加工贸易经营企业必须是具有进出口经营权的各类进出口企业和外商投资企业，以及经批准获得来料加工经营许可的对外加工装配服务公司；

2、加工贸易加工企业必须是具有法人资格的生产企业，以及由经营企业设立的虽不具有法人资格，但实行相对独立核算并已经办理工商营业证（执照）的工厂；

3、经营企业和加工企业必须已经在海关注册登记；

4、申请备案的加工贸易合同已经由商务主管部门审核批准。

（二）申请备案时应提交的文件：

1、商务主管部门签发的有效的《加工贸易业务批准证》（1万美元以下的进口辅料除外）；

2、经营企业自身有加工能力的，应当提交其商务主管部门签发的《加工贸易加工企业生产能力证明》（企业在《加工贸易加工企业生产能力证明》有效期内再次备案的，可提供加盖企业印章的复印件）；

3、经营企业委托加工的，应当提供加工企业所在地县级（含）以上商务主管部门签发给加工企业的《加工贸易加工企业生产能力证明》（企业在《加工贸易加工企业生产能力证明》有效期内再次备案的，可提供加盖企业印章的复印件）；

4、国税部门备案证明（来料加工除外）；

5、经营企业签订的加工贸易合同；

6、经营企业委托加工的，应当提交经营企业与加工企业签订的委托加工合同；

7、加工贸易进出口商品国家有限制性规定的，需提供对口主管部门的许可证件；

8、加盖企业印章的空白加工贸易登记手册；

9、《加工合同备案申请表》；

10、《进口料件备案申请表》；

11、《加工出口成品备案表》；

12、《单耗备案申请表》；

13、经预录入的“企业加工合同备案呈报表”；

14、产品生产工艺流程；

15、为确定单耗和损耗率所需的资料；

16、从事异地加工贸易合同备案，还应提供经营企业主管海关签注意见的《中华人民共和国海关异地加工贸易申请表》；

17、海关认为需要提交的其他证明文件和材料。

（三）备案办理程序：

1、材料受理

申请人向海关递交材料。海关受理后进行初审。

2、海关审核 海关根据规定审核企业的加工贸易合同和各项资料是否符合国家和海关的有关规定。

3、设立台账

经海关审核通过的合同，需到中国银行设立银行保证金台账（AA类企业的所有合同，A、B类企业一万美元以下的合同除外）。

4、核发手册

按规定已设立银行保证金台账或不需设立台账的合同，由主管海关核发加工贸易登记手册，企业凭以办理加工贸易货物的进出口手续。

（四）办理时限：

自出具《受理通知书》起五个工作日内。

二、加工贸易合同变更

（一）申请合同变更的条件：

1、经营企业和加工企业已取得海关核发的加工贸易登记手册；

2、经营企业已签订加工贸易变更合同；

3、申请变更的加工贸易合同已由商务部门审核批准；

4、合同的变更应在原合同的有效期内。

（二）申请变更时应提交的文件：

1、商务主管部门签发的有效的《<加工贸易业务批准证>变更证明》；

2、经营企业签订的加工贸易变更合同；

3、海关核发的加工贸易登记手册；

4、合同变更申请书；

5、《加工合同备案申请表》、《进口料件备案申请表》、《加工出口成品备案表》、《单耗备案申请表》（填写变更部分）；

6、经预录入的“企业加工合同备案呈报表”（变更部分）；

7、为确定变更后的单耗和损耗率所需的资料；

8、海关认为需要提交的其他证明文件和材料。

（三）办理程序：

1、材料受理

申请人向海关递交材料。海关受理后进行初审。

2、海关审核

海关根据规定审核企业的加工贸易变更合同和各项资料是否符合国家和海关的有关规定。

3、变更台账

经海关审核通过的合同，需到中国银行设变更银行保证金台账（AA类企业的所有合同，A、B类企业变更后不超过一万美元的合同除外）。

4、核发手册

按规定已变更银行保证金台账或不需变更台账的合同，由主管海关核发变更后的加工贸易登记手册，企业凭以办理加工贸易货物的进出口手续。

（四）办理时限：

自出具《受理通知书》起二十个工作日内。

三、加工贸易核销

（一）申请条件：

1、具有法人资格的加工贸易经营企业；

2、加工贸易合同项下的进口料件已加工复出口；

3、合同履约后的余料、边角料、成品、残次品、副产品已核算清楚，能向海关如实申报；

4、合同履约后的余料、边角料、成品、残次品、副产品等已办理了内销征税、退运、放弃或余料结转等手续；

5、在加工贸易手册项下最后一批成品出口或者加工贸易手册到期之日起30日内提出；

6、加工贸易合同因故提前终止的，应当自合同终止之日起30日内提出。

（二）申请时应提交的文件：

1、合同核销申请表；

2、加工贸易登记手册，包括分册、续册；

3、齐全、有效的进出口报关单（按《登记手册》的进出口记录顺序编列）； 进出口报关单票数和相关内容应当与登记手册进出口登记栏的进出口记录一致；

4、核销核算表；

5、合同履约后的余料、边角料、成品、残次品、副产品等已办理过内销征税、放弃、销毁等手续的，应提供税单复印件等资料和证明文件；

6、备案后因故中止执行、未发生进出口而申请撤销的合同，应提供商务主管部门的批件；

7、遗失进出口报关单的合同，提交报关单留存联、补发联，或加盖原报关地海关印章的报关单复印件；

8、遗失《登记手册》的合同，应向海关提供遗失情况的书面说明。必要时提供手册遗失证明；

9、其他海关需要的资料，如排料图、线路图、配方表等。

（三）办理程序：

1、报核受理

企业向海关递交核销所需要的各项文件。海关审核后受 理。

2、海关核销

海关对企业报核的合同审核，并出具台帐核销联系单；企业凭海关开出的台账核销联系单到中国银行核销台账。

3、核销结案

海关凭银行开出的台账核销通知书核发加工贸易合同结案通知书。

（四）办理时限：

单证业务 篇3

一、重新认识单证员岗位

没有进入公司实习之前, 大部分同学对单证员的理解就是机械的填制各类单证, 工作缺乏创造性、难度不大, 待遇不高, 难以有好的前途, 是外贸环节中不太重要的工作岗位, 只能作为毕业后短期的工作过渡, 不能作为长期从事的事业来做, 事实上这种理解是非常狭隘而且错误的。通过在外贸公司的实习, 笔者看到单证员不仅需要及时、准确的填制各类单证, 且要协调处理好与检验检疫机构、海关、保险公司、船公司、货代、银行等各部门的工作, 他的工作质量会直接影响到能否顺利的完成交易, 成功收汇, 试想如果前面的谈判、生产、质量、装船等环节都顺利完成, 若可是后面的单证环节出了问题, 就有可能导致整笔交易前功尽弃, 可见单证员是外贸环节中一个不可或缺的重要岗位。外行看单证觉得简单, 但真正想把单证这份工作做好, 是需要花心思好好去摸索的。例如信用证, 各国各领域的, 很少有单证员敢说能把任何一份信用证都做到完美, 再例如从报关、制单、核销、再到退税, 能把这里面所有的流程都做精通, 那是需要长时间的实践摸索, 可见单证行业是一个内涵丰富, 很有发展前途的行业, 值得作为事业去长期奋斗。

二、准确把握单证员岗位要求

外贸单证员的主要工作有审证、制单、审单、交单和归档等一系列业务活动, 它贯穿于进出口合同履行的全过程, 要想做好单证员工作必须先准确把握单证员岗位的具体要求。第一, 外贸知识。单证员的工作中会接触到信用证、商业发票、装箱单、汇票、提单、外汇核销单等各类专业性非常强的单据, 这就要求单证员必须要很好的掌握国际贸易理论, 贸易政策和法律, 贸易合同、信用证和单据, 以及与贸易有关的运输、保险、报关等各环节知识。第二, 英语。外贸单据多数都是全英文的, 填制也要求用英文填制, 并且与外商的函电往来、口头交流都得用到英语, 这就要求单证员要有良好的英语基础, 不仅要学习好基础英语, 也要能掌握专业的商务英语, 同时做到口语流利。第三, 电脑。现在许多外贸公司里的单据都是通过计算机制作完成的, 所以要求单证员必须具备操作计算机和word、excel等办公软件的能力, 同时还要掌握电子报关、电子报检、网上备案核销、退税、网上申领许可证等和利用INTERNET进行电子商务活动的知识和技能。第四, 人际交往。单证员在工作中会接触到公司、工厂、商检、海关、银行等各环节各部门的人, 所以单证员要学会协调沟通, 不断提高自己的人际交往技巧, 积累人脉资源, 不断巩固及扩大客户群。

三、培养良好的工作习惯

要想能顺利适应单证员的岗位要求, 除了要有过硬的业务素质之外, 还要具备一些良好的工作习惯。第一, 要能认真、谨慎。单证员必须准确填制各类单据, 做到单证一致、单单一致, 确保整笔交易顺利完成。如果出现单证不符, 轻则银行会扣除几十美元的不符点费用, 重则会导致银行拒付, 整笔交易付诸东流。比如笔者在外贸公司实习时就经历了因为单证不符造成银行拒付的严重后果的案例。具体经过是对方公司根据合同规定通过中国银行按时开来信用证, 该信用证中表明其受跟单信用证统一惯例, 国际商会第600号出版物约束, 我公司应投保“WITH PARTICULAR AVERAGE (W.P.A, 水渍险) AND WAR RISKS (W.R, 战争险) , 但我公司确按照以往出口此类商品的做法, 习惯性的投保ALL RISKS (A.R, 一切险) 及W.R. (战争险) 。最后银行在对我公司提交的全套单据审核后, 认为单证不符, 拒绝付款。虽然我公司投保一切险比水渍险所支付的保费更多, 且对对方有利, 但银行只审核单据的表面是否与信用证的规定相符, 而不管当事人实际花费了多少和履行合同的行为对谁更有利。因此, 银行仍有权根据此不符点而拒绝付款。第二, 要能保守商业机密。单证员每天的工作里都会经手大量的客户资料, 而且对业务进程了如指掌, 做好一名单证员必须养成保守商业机密的良好习惯, 不可向无关人员泄露客户资料、交易信息等资料, 更不可在更换工作单位时把之前公司的客户资源当作跳槽的筹码。第三, 养成与人合作的习惯。单证员对内会与业务员、跟单员、财务及客户沟通, 对外会与商检、货代、保险公司、海关及银行等机构打交道, 所以单证员一定要养成与人合作的习惯, 能站在全局的立场来考虑问题, 充分依靠团队的力量来确保各业务环节准确、高效的运转。

四、重视实践+证书学习模式

单证员岗位对动手操作技能要求非常高, 能否尽快上手操作会直接影响到就业的成败, 而笔者对所在实习单位调查发现, 公司招聘单证员都要求至少2年以上的相关工作经验, 这一要求对于准毕业生来说显然是不可能完成的, 如何实现毕业后的顺利就业就要求商务英语专业学生在学习单证课程时不仅需要重视传统的书本知识, 也要格外重视实验实训课堂, 并且利用假期能走进公司, 感受公司氛围、熟悉制单流程, 真正做到理论与实践的融合、增强实践动手能力。此外, 笔者还了解到在外贸公司里多数都采用师傅带徒弟这种传统的培训模式, 少有专业的培训机会, 要想快速、系统、专业的提高业务水平, 还需要参加社会培训, 考取相关职业证书。目前, 国际商务单证员资格认证证书越来越受到外贸企业的重视, 很多公司都把该证书作为从业人员进入行业的一项硬性要求, 但据调查, 在现有从业人员中持有该证书的不到10%, 所以拿到国际商务单证员资格认证证书, 从短期看无疑是增加了求职的资本, 而从长期看, 要想通过考试, 拿到证书就必须经过严格的培训, 系统的复习, 这也就提高了日后在工作中的专业素质, 为更好的职场发展打下良好的基础。

总之, 单证员工作是一份充满挑战性的工作, 要想日后能顺利从事并做好该工作, 就必须立足单证课堂, 学好国际贸易、商务英语等与岗位要求相关的理论知识, 并利用一切校内外的实践机会, 提高自己动手制单的能力。除了知识性能力之外, 还必须从现在起培养认真谨慎、吃苦耐劳, 积极乐观的个性品质, 为实现从毕业到就业的零距离跨越打下良好的内在素质基础。

参考文献

[1].李同芳.外贸单证员的工作特点与基本要求[J].商业经济, 2010, 6

[2].崔艳芳.岗位需求与高职国际商务单证教学对策[J].广东青年干部学院学报, 2008, 8

单证业务 篇4

 进出口许可证：进出口货物许可证是国家管理货物出境的法律凭证。进出口许可证，包括法律、行政法规规定的各种具有许可进口或出口性质的证明、文件。

 合同：指两个或两个以上的当事人，以发生、变更或消除某种民事法律关系为目的的而达成的协议。

 发票：发票是指一切单位和个人在购销商品、提供劳务或接受劳务、服务以及从事其他经营活动，所提供给对方的收付款的书面证明，是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。

 汇票：是由出票人签发的，要求付款人在见票时或在一定期限内，向收款人或持票人无条件支付一定款项的票据。汇票是国际结算中使用最广泛的一种信用工具。

 一般原产地证书：简称产地证。是证明出口货物确系中国原产的证明文件，是进口国海关据此对进口商品适用何种税率的依据，由各地出入境检验检疫局或各地贸易促进委员会签发。

 商检证书：是检验机构对进出口商品进行检验、鉴定后签发的书面证明文件。该证明可起到检验证书的作用。

 装箱单：装箱单是发票的补充单据，它列明了信用证（或合同）中买卖双方约定的有关包装事宜的细节，便于国外买方在货物到达目的港时供海关检查和核对货物。

 托运单：托运单是托运人根据贸易合同和信用证条款内容填制的，常见托运单向承运人或其代理办理货物托运的单证。

 保险单：是一种正规的保险合同，除载明被保险人名称、被保险货物名称、数量或重量、唛头、运输工具、保险起讫点、承保险别、保险金额、出单日期等，还会在单据背面列明保险人的责任范围以及保险人与被保险人各自的权利、义务等方面的详细条款。

 海运单：是指证明海上货物运输合同和承运人接收货物或者已将货物装船的不可转让的单证。海运单的正面内容与提单的基本一致，但是印有“不可转让”的字样。有的海运单在背面订有货方定义条款、承运人责任、义务与免责条款、装货、卸货与交货条款、运费及其他费用条款、留置权条款、共同海损条款、双方有责碰撞条款、首要条款、法律适用条款等内容。 提单：是承运人或其代理应托运人要求所签发的货物收据，在托运人将货物交由承运人保管后签发，证明承运人已收到海运提单上列明的货物。它是承运人所签署的承运人与托运人之间运输契约的证明，代表所载货物的所有权，是一种货物所有权凭证。